Case Study

Case Study
Google Apps ve firmě, kde mají uživatelé vysoké nároky na funkcionalitu
Kterých témat se case study týká?
Stanislav Grünfeld
ředitel realizace SW řešení
AMI Praha a.s.
Změna firemní kultury
Vysoké nároky na funkcionalitu
Úspora firemních nákladů
1
Kdo je AMI Praha?
2
Výchozí podmínky
Ačkoliv má firma s přibližně 50 zaměstnanci jediné sídlo v Praze, klade velký
AMI Praha a. s. je společnost působící na trhu už od roku 1996
a zabývá se vývojem
software na zakázku, nasazování portálových
řešení a v poslední době zejména oblastí identity managementu, tj. řízení
životního cyklu uživatelů a uživatelských rolí.
důraz na schopnost rychle přemístit své síly přímo ke klientovi. Stejně tak musí
zaměstnanci často provádět servisní zásahy, proto musí být z domu
schopni plně pracovat se všemi dostupnými prostředky.
Obchodníci cestující po celé republice mají neustálý přístup k e-mailům a
dokumentům.
Součástí firmy je interní IT oddělení s manažerem, který se stará o informační technologie v rámci společnosti. Jelikož má AMI Praha velké
požadavky na IT,
tak do značné míry využívala různá hostovaná řešení a outsourcing, která měla pokrýt
potřeby firmy. Před implementací Google Apps sloužil jako řešení poštovního serveru
nejmenovaný český produkt s výhledovým rozšířením o groupware funkce jako sdílené
kalendáře, apod. Z projektu trvajícího několik měsíců ale nakonec sešlo kvůli technickým obtížím a problémům na straně dodavatele.
“
Našim klientům poskytujeme profesionální služby a individuální přístup. Díky
tomu výsledná řešení zvyšují bezpečnost, optimalizují
a zrychlují procesy, snižují náklady či zvyšují zisk.
Výsledkem naší práce jsou desítky spokojených klientů a řada prestižních
ocenění.
Ing. Kamil Douděra, generální ředitel
“
Chtěli jsme řešení, které nám bude úplně vyhovovat a se kterým budeme zcela spokojení. Po několika
měsících trápení jsme začali hledat na trhu nového dodavatele a po delším
posuzování jsme se rozhodli pro Google. Jedním z důvodů bylo, že mnoho
zaměstnanců Google Apps ve firmě již používalo, dokázali se tak přirozeně
adaptovat na nové řešení. Mezi další důvody patřily i funkcionalita a nízké
náklady.
Ing. Kamil Douděra, generální ředitel
3
Redukce nákladů
a spolehlivý e-mail
Firemní e-mail byl původně řešen vlastním serverem, o který se starala externí
společnost, a na něm byl nasazený konkurenční systém. Vznikaly tak dvojí poplatky - za licence a správu a údržbu serveru. Zlom nastal ve chvíli, kdy celý server
spadl a trvalo několik dní, než se jej podařilo obnovit.
S Google Apps odpadly veškeré náklady související
s vlastním serverem a jeho správou, naopak přibyla
garance dostupnosti všech služeb na 99,9 %. Přechod na
řešení Google vyřešil i správu e-mailu na mobilních zařízeních, kde byly možnosti
předchozího systému nedostačující a chyběly základní funkce jako sdílené
kalendáře, push notifikace a bezproblémová synchronizace.
Nástroje využívané v rámci
Google Apps
4
Alfou a omegou je pro AMI Praha řešení e-mailu, kde je kladen důraz na spolehlivost a dostupnost odkudkoliv. Část zaměstnanců stále trvá na používání Outlooku, nicméně díky doplňku Google pro synchronizaci bylo možné bez problému
kompletně přijít na nové řešení. Další velmi využívanou službou jsou kalendáře,
kde si každý
zaměstnanec spravuje svůj osobní kalendář
a může jej sdílet s ostatními. Dále se využívají kalendáře pro rezer-
vaci zdrojů jako jsou zasedací místnosti nebo projektory a pro lepší přehled jejich
obsazenosti.
Další nedílnou součástí jsou sdílené dokumenty, kde se uplatnila hlavně
možnost spolupráce více zaměstnanců na jednom dokumentu a jeho dostupnost odkudkoliv. Google Talk se velmi rychle stal oblíbeným
firemním messengerem. Do budoucna firma plánuje i vyřešení online struktury
projektů v rámci Google Apps a nasazení intranetu za pomocí Webů Google. Řada
zaměstnanců ocenila také integraci
služeb Google v telefonech
s operačním systémem Android, které jsou ve firmě velmi rozšířené.
“
IT oddělení bylo dříve zaměstnanci vnímáno jako nemoderní, jelikož
nám jako IT firmě chyběly samozřejmosti typu online rezervace zasedacích místností, sdílené kontakty, apod. Dnes celou situaci vní-
mají pozitivně, zvedla se kultura celé firmy i laťka
našeho interního fungování.
“
Jako vedoucímu pracovníkovi mně sdílené
kalendáře výrazně
pomohly v organizování schůzek oddělení. Díky nim
jednoduše vidím, kdo je, nebo není dostupný. Zvlášť během Vánoc to bylo
velice aktuální téma.
Stanislav Grünfeld, ředitel realizace SW řešení
Stanislav Grünfeld, ředitel realizace SW řešení
5
Plynulá a rychlá migrace
na Google Apps
přesunuly i zbývající e-maily celé firmy. Jednotliví uživatelé si pak sami začali
s.r.o.,
Autorizovaný Enterprise a Premium SMB partner
společnosti Google pro implementaci a podporu řešení Google Apps.
zakládat sdílené kalendáře a přirozeně je plnit. Následovalo několikatýdenní
Netmail je integrátor cloudového řešení firemních informačních systémů v ČR.
období přesouvání ostatních dat, jako dříve zvlášť udržovaný adresář
Společnost poskytuje komplexní servis při implementaci od návrhu architektury
zaměstnanců, rezervační systém zasedacích místností a další. Celý migrační
informačního systému, change management, migrací dat, školení koncových
proces netrval déle než měsíc a po něm nebylo po starém řešení ani památky.
uživatelů až po vývoj aplikací na míru zákazníkovi, či navázání Google Apps na
Během prvního víkendu po pilotním provozu proběhla migrace poštovních dat
zaměstnanců. Celý proces proběhl bez problémů, proto se následující víkend
Implementaci Google Apps zajišťovala společnost Netmail
stávající aplikace, které firma používá. Netmail realizoval již stovky implementací
a její tým certifikovaných specialistů v současnosti poskytuje podporu tisícům
uživatelů.
“
Jsme relativně malá firma, nemuseli jsme proto dělat
dotazníky, abychom věděli, že jsou zaměstnanci
spokojení. I ve formálním vyhodnocení všichni na základě předem
definovaných kritérií vyjadřovali spokojenost. Shodli jsme se, že Google Apps
splnily jejich očekávání a do dnešního dne k němu nejsou žádné výtky.
Stanislav Grünfeld, ředitel realizace SW řešení