Přeměna příležitostí na obchodní úspěchy

Dynamické soubory PDF aplikace Acrobat Oficiální zpráva
Přeměna příležitostí na obchodní úspěchy
Obsah
1: Rychlé změny
1: Standard pro bohatou
multimediální
komunikaci
2: Dynamická spolupráce
v reálném světě
3: Snadnéshromažďování
dat
3: Ochrana proti ohrožení
informací
3:Inteligentnější práce
dnes i zítra
4:Další informace
Znalostní pracovníci čelí zvýšeným tlakům rychle se měnícího obchodního prostředí a potřebují podávat
kvalitnější pracovní výkony rychleji a efektivněji. V minulosti obvykle stačilo dobře si plnit své úkoly. Dnes je
to ale často jinak. Zaměstnanci namísto toho hledají strategie, jak pracovat inteligentněji v globálních týmech
rozmístěných po celém světě a vytvářet skvělé výstupy, které budou vizuálně působivé a budou ostatní
inspirovat k akci.
Ať už se jedná o vedoucí pracovníky vytvářející podnikové strategie nebo o projektové týmy, které tyto
strategie naplňují, potřebují znalostní pracovníci pozvednout komunikaci a spolupráci na novou úroveň. Od
finančního ředitele finalizujícího výkazy těsně před termínem přes právní tým pracující na závěrečné řeči, která
by mohla pomoci vyhrát případ, po marketingové manažery snažící se získat skeptické zákazníky – všichni
potřebují překonat bariéry v komunikaci a spolupráci, aby mohli vybraným cílovým skupinám poskytnout
působivé a přesvědčivé materiály.
Při použití správného softwaru a technologií mohou znalostní pracovníci nejen zvýšit kvalitu své práce, ale také
znovu objevit potěšení z dobře provedených úkolů. Stejně důležité je i poznání, že parádní práci lze odvést
i bez přesčasů. Představy, že z kanceláře odejdeme brzy odpoledne a zároveň stihneme bezvadně splnit vše
potřebné, se najednou nevylučují.
Rychlé změny
Software Adobe® Acrobat® se od své první verze neustále přizpůsobuje potřebám milionů znalostních pracovníků
po celém světě. Podniky i vládní organizace již řadu let pomocí aplikace Acrobat zjednodušují svůj provoz,
vylepšují komunikaci a zdokonalují spolupráci s osobami v rámci své organizace i mimo ni.
Tento software jako první překonal překážky spojené se sdílením dokumentů a umožnil znalostním pracovníkům
vytvářet působivý obsah pro různé počítačové platformy a aplikace. Zatímco narůstal počet různých typů
dokumentů, cykly revizí se stávaly stále komplikovanějšími a projektové týmy byly čím dál častěji rozptýleny na
různých místech, aplikace Acrobat a soubory PDF umožňovaly revidování a schvalování dokumentů se stále větší
mírou automatizace. Díky tomu se také změnila kvalita finálních dokumentů s bohatým textem a grafikou, které
lze doručit uživatelům kdekoli na světě.
Aplikace Acrobat se časem vyvíjela společně s nároky kladenými na pracovníky se znalostmi a informacemi.
Jak bude vidět i z následujících příkladů, tito pracovníci často provádějí podobné typy činností, ať už se jedná
o spolupráci v projektových týmech, zabezpečování citlivých obchodních informací, shromažďování informací
od kolegů či zákazníků nebo hledání způsobů, jak poskytovat výstupy, které budou lépe vnímány a přijímány.
Standard pro bohatou multimediální komunikaci
Efektivní zprávy a vizuálně působivé výstupy jsou pro mnohé pracovníky se znalostmi a informacemi životně
důležité. Když lidé přemýšlejí o potřebě kvalitnější komunikace, obvykle jim přijdou na mysl kreativní agentury,
marketingové skupiny, společnosti působící v zábavním průmyslu nebo vydavatelství. Ve skutečnosti jsou ale
všichni znalostní pracovníci stále více posuzování ve vztahu ke svým schopnostem vytvářet působivé výstupy.
Lidé dnes často očekávají informace v působivé podobě včetně videa, interaktivních grafů, pěkných obrázků
a individualizovaných sdělení. Pro prodejce to může znamenat potřebu zabalit příručky s informacemi
o produktech a ohlasy od zákazníků do portfolií PDF, které si budou moci příjemci zobrazit kdekoli a kdykoli.
Účetní zase může naopak potřebovat převést statické tabulky na dynamické grafy v souborech PDF, které
budou prezentovat právě ta data, jež příjemce zajímají.
Profesionální reputace znalostních pracovníků se dnes může do značné míry odvíjet od toho, jak je jejich práce
vnímána a přijímána. Potenciální dopad interaktivních médií na klienty a jejich zákazníky, si například uvědomila
společnost Curiosity Group, která je špičkou v oboru designu, a vytváří působivé marketingové kampaně, jež
zahrnují kreativní tištěné materiály, bohatý obsah ve formátu Adobe Flash® a interaktivní dokumenty PDF. Díky
tomu, že společnost Curiosity Group může poskytovat video, dynamické formuláře a zajímavé grafiky v rámci
jednoho portfolia PDF, je velmi úspěšná s marketingovými kampaněmi pro velké společnosti v zábavním
průmyslu, jako je například Disney.
Dopad portfolií PDF na jejich práci ve škole i mimo ní v praxi zkoumají také studenti na California State University
v Monterey Bay. Ve škole představují portfolia PDF integrovaný studijní nástroj, který přednášejícím i studentům
pomáhá sledovat, prezentovat a hodnotit širokou škálu prací. Po promoci lze stejné portfolio PDF zabalit jiným
způsobem, aby prezentovalo nejlepší práce studenta kombinující video, zvuk, text a jiné dynamické prvky, díky
kterým bude takový absolvent při hledání práce vyčnívat nad ostatními.
Dynamická spolupráce v reálném světě
Znalostní pracovníci jsou hnacím motorem nejdůležitějších činností organizace. S tím, jak lidé formulují
a následně realizují projekty, vznikají velké objemy dokumentů, které je třeba revidovat, upravit, schválit
a následně distribuovat dalším lidem.
V jedné z největších světových společností v oboru stavebnictví se díky dynamickým procesům postaveným na
základě souborů PDF stává globální spolupráce realitou. Na každém z velkých projektů této společnosti pracuje
v průměru 600 zaměstnanců po celém světě. Díky tomu, že veškeré projektové materiály – výkresy budov,
projektové výkazy, procesní formuláře a další dokumenty – jsou převedeny do interaktivních, inteligentních
souborů PDF, mohou znalostní pracovníci v této firmě i mimo ni odesílat projektová data a mnohem rychleji
si vyměňovat dokumenty, komentovat je a v případě potřeby schvalovat.
Důležité projektové dokumenty mohou být v digitální podobě rozeslány jednotlivým členům týmu nebo mohou
být zveřejněny pomocí online služeb pro sdílení, díky který získají autorizovaní členové týmu okamžitý přístup
k podstatným materiálům odkudkoli a ihned také uvidí komentáře od ostatních. Výsledkem je, že projektové
náklady v této společnosti klesají o stovky tisíc dolarů, snižuje se počet chyb během projektů a klienti si
pochvalují rychlejší odezvu.
Pro vytížené právníky jsou smutnou realitou ohromné objemy informací, striktní kontroly dokumentů, velké
počty lidí, kteří dokumenty revidují, a nedostatek času. Největší kalifornská firma zabývající se soudním
zpravodajstvím, Barkley Court Reporters, ve snaze pomoci právníkům rychleji revidovat případy a nabídnout
„zelenější“ alternativu k procesům využívajícím papír poskytuje klientům přepisy výpovědí, naskenované
důkazní materiály a videozáznamy svědectví v souborech PDF.
Výsledné portfolio PDF obsahuje vše, co právníci potřebují – videa, fotografie, složité grafiky a zprávy – a to vše
v kompaktním souboru s možností prohledávání, který při zkoumání složitějšího případu může ušetřit celé dny
práce. Týmy právníků tak rychle získají kompletní přehled o případu a navíc tento proces díky eliminaci stohů
papírů šetří životní prostředí. Pokud na případu spolupracuje více právních firem, mohou sdílet relevantní
podrobnosti prostřednictvím online služeb, což eliminuje překážky ve spolupráci, kterým právníci jinak často
čelí, jakmile se pokusí pracovat mimo svou podnikovou síť.
Výhody dynamičtější, spolehlivější spolupráce jsou využívány ve stále větším počtu odvětví. V mnohých velkých
farmaceutických a biotechnologických společnostech po celém světě podporují aplikace Acrobat a soubory PDF
interaktivní procesy – například od počátečního výzkumu určité léčivé látky až po odeslání finálních žádostí
o registraci nového léku regulačním úřadům. Velký počet výzkumných dokumentů a regulačních formulářů
v souborech PDF pro každý nový lék může být vyplněn, zabalen, revidován, upraven a digitálně schválen
autorizovanými pracovníky na libovolném místě – stačí jim k tomu pouze bezplatný software Adobe Reader®.
Pracovníci ve výzkumu na jakémkoli pracovišti zároveň mohou zajistit, aby měli k potřebným materiálům přístup
jejich spolupracovníci a mohli je jednoduše okomentovat a upravovat v online úložištích dokumentů.
Dynamické soubory PDF aplikace Acrobat Oficiální zpráva
2
Snadné shromažďování dat
Informace jsou základem každodenních činností pracovníků se znalostmi. Vedoucí pracovníci v oblasti lidských
zdrojů potřebují průběžné informace od zaměstnanců, aby mohli zajistit rychlé a správné vyřízení jejich
pracovních požadavků. Totéž platí, pokud se podíváme na způsob, jakým vládní úřady slouží obyvatelstvu.
Realitou je, že spolehlivé shromáždění a zpracování informací je základem většiny dnešních obchodních procesů.
Inovativní úřad v londýnském obvodu Southwark vylepšuje svůj provoz a efektivitu při vyřizování žádostí od
občanů pomocí inteligentních, dynamických formulářů PDF. Díky automatizaci shromažďování dat a zpracování
formulářů týkajících se mnohých služeb tento úřad výrazně ušetřil na administrativních nákladech, zrychlil
některé procesy z 36 dnů na 1 den a vylepšil dodržování zákonných postupů. Procesy tohoto úřadu jsou
postaveny na interaktivních formulářích PDF, které poskytují spojení mezi občany, zaměstnanci úřadu
a základními službami samosprávy.
Dynamické soubory PDF aplikace Acrobat podporují celou řadu obchodních procesů a lze k nim získat přístup
online, což zajišťuje neustálou dostupnost informací. Pro velmi vytíženého organizátora nějaké akce, který se
snaží shromáždit registrační údaje od tisíců návštěvníků, bude například naprosto neocenitelná možnost
jednou publikovat formuláře a pak flexibilně a rychle přijímat odpovědi od jednotlivých lidí. Totéž platí pro
manažery v oblasti lidských zdrojů, prodejní a marketingové týmy a všechny další pracovníky, kteří potřebují
spolehlivě shromažďovat informace. Formuláře PDF navíc mohou zahrnovat předdefinovanou logiku, která
bude automaticky ověřovat, zda je do příslušných polí zadáván správný typ informací, takže shromažďování
informací bude maximálně usnadněno a urychleno.
Ochrana proti ohrožení informací
Vzhledem k tomu, že úniky informací a další hrozby pro podniková data jsou dnes častější než kdykoli dříve,
potřebují znalostní pracovníci vyšší míru důvěry v to, že údaje, které sdílejí se spolupracovníky, obchodními
partnery a zákazníky, jsou v bezpečí. Na základní úrovni to může znamenat například jednoduché uzamčení
obsahu dokumentu, aby jej revidující nemohli měnit, nebo přidání hesel, digitálních podpisů a dalších prvků,
které omezí, kdo může otevírat dokumenty a jaká práva má mít po jejich otevření. Cílem je samozřejmě to, aby
se citlivé informace nedostaly k neautorizovaným osobám.
V jedné velké ekonomické agentuře, jejíž profesionální zaměstnanci denně pracují s citlivými daty o světové
ekonomice, například pomáhají digitální podpisy souborů PDF zajistit bezpečnost při předávání dokumentů mezi
projektovými týmy. Zdokonalené ovládací prvky dokumentů lze navíc v souboru PDF zkombinovat s dynamickými
funkcemi, jako je například podpora obsahu ve formátu Adobe Flash, a tak do nich mohou manažeři agentury
například vkládat videa s klíčovými příspěvky z konference, jež příjemcům osvětlí důležitá témata.
Potřeba zabezpečit důvěrné obchodní informace je univerzální. Velká stavební společnost Bureau Veritas,
která slouží jako hlavní stavební inspektor energetické komise státu Kalifornie, používá soubory PDF
s pokročilými funkcemi, které pomáhají zajistit, aby k důležitým informacím o budovách měli v případě
potřeby přístup pouze autorizovaní manažeři. Díky bezpečnější spolupráci ušetří společnost Bureau Veritas
na typickém projektu více než 200 000 dolarů na administrativních nákladech a navíc k tomu zvyšuje
produktivitu i pracovní morálku svých zaměstnanců, protože se projekty řeší snadněji a efektivněji.
Inteligentnější práce dnes i zítra
Lepší přístupy ke komunikaci a spolupráci nejsou v dnešní době jen výhodou – jsou přímo nezbytné pro
úspěch. Ruční pracovní postupy a statická komunikace musí uvolnit místo dynamickým procesům a bohaté
multimediální komunikaci. Chtějí-li lidé uspět, musí stručně řečeno přijmout nové strategie pro spolupráci
a shromažďování a prezentování informací.
Znalostní pracovníci se při hledání nových způsobů, jak se spojit s jinými lidmi a přimět je k nějakým akcím,
uchylují k prověřeným, snadno použitelným nástrojům a online službám pro sdílení, jež jejich práci posouvají na
vyšší úroveň. Při využití souborů PDF a rozšířeného přístupu k různým online službám mohou lidé zvládnout více
práce za kratší dobu a vytvářet vynikající výstupy, díky kterým budou společně se svými organizacemi vyčnívat
nad konkurencí. To také vede k většímu uspokojení a novým příležitostem pro osobní a obchodní úspěchy.
Dynamické soubory PDF aplikace Acrobat Oficiální zpráva
3
Další informace najdete na adrese
www.adobe.com/cz/products/acrobat/dynamic_pdf
Adobe Systems s.r.o.
Radlická 714/113a
158 00 Praha 5
Česká republika
www.adobe.com, www.adobe.cz
Adobe, the Adobe logo, Acrobat, and Flash are either registered trademarks or trademarks of Adobe Systems Incorporated in the United States and/or other countries.
All other trademarks are the property of their respective owners.
© 2011 Adobe Systems Incorporated. All rights reserved. Printed in Czech Republic.
91048823 03/11
4