kontrolní systém města vsetín

Transkript

Město Vsetín, Městský úřad Vsetín, Svárov 1080, 755 24 Vsetín , IČ0: 00304450
SMĚRNICE číslo
QS 61-01
Město Vsetín
Městský úřad Vsetín
Výtisk č.:
0
Vydání:
2
Účinnost od:
2003-06-13
Přepis:
Počet stran:
Počet příloh:
Matochová
31
8
KONTROLNÍ SYSTÉM MĚSTA VSETÍN
Obsah:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Rozdělovník:
Odbor
Funkce
Jméno
Datum
Podpis
Titulní list
Záznam o seznámení ………..…………………………………………
Účel a cíl směrnice …....………………………………………………
Oblast platnosti …………………………………………………….…
Vymezení základních pojmů …..……………………………………...
Odpovědnost a pravomoci …..………………………………………..
4.1. Matice odpovědnosti předběžné řídící kontroly ….……………..
4.2. Matice odpovědnosti průběžné a následné řídící kontroly …..…..
4.3. Matice odpovědnosti interního auditu …..……………………….
Popis činností a postupů ………………………………………………
5.1. Řídící kontrola ……………………………………………………
5.2. Předběžná řídící kontrola ………………………………………..
5.3. Průběžná a následná řídící kontrola ……………………………..
5.4. Vnější kontrola vykonávána vedoucími zaměstnanci ……………
5.5. Interní audit ……………………………………………………...
Záznamy a dokumentace ……………………………………………..
Odkazy a související předpisy ………………………………………...
Revize …………………………………………………………………
Přílohy ………………………………………………………………..
Příloha č. 1 – Schéma systému finanční kontroly města Vsetín ………
Příloha č. 2 – Schvalovací protokol předběžné řídící kontroly ……….
Příloha č. 3 – Podpisové vzory ………………………………………..
Příloha č. 4 – Vyrozumění o pozastavení připravované operace ……..
Příloha č. 5 – Protokol z průběžné a následné řídící kontroly ………..
Příloha č. 6 – Oznámení o zahájení kontroly – příspěvkové organizace
Příloha č. 7 – Oznámení o zahájení kontroly – žadatelé-příjemci …….
Příloha č. 8 – Doložka k materiálům pro jednání orgánů města ………
02
03
03
03-04
05-10
05-06
07-09
09-10
10-19
10-11
11-13
13-15
15
15-19
19-20
20-21
21
21-31
22-24
25
26
27
28
29
30
31
- 1x odbor kancelář starosty v listinné podobě
- zaměstnanci města Vsetín v elektronické podobě
Zpracoval
Finanční
Vedoucí odboru
Jana Matochová
2005-06-15
Revize:2005-06-15
Ověřil
Kancelář starosty
Vedoucí odboru
Mgr. Robert Rafaj
Ověřil
Kancelář starosty
Manažer jakosti
Stanislav Kocourek
Schválil
pro Městský úřad
Tajemník
Ing. Milan Půček
Schválil
pro Městskou policii
Starosta
Jiří Čunek
Strana 1 (celkem 31)
Organizační směrnice QS 61-01
Záznam o seznámení
Potvrzuji seznámení s organizační směrnicí města Vsetín č. QS 61-01 o systému finanční kontroly:
FUNKCE
Revize: 2005-06-15
JMÉNO A PŘÍJMENÍ
PODPIS
1.
Účel a cíl směrnice
1.1.
Účelem směrnice o kontrolním systému města Vsetín je aplikovat zákon 320/2001 Sb., o
finanční kontrole ve veřejné správě (dále jen zákon) včetně jeho prováděcí vyhlášky č.
416/2004 Sb. (dále jen vyhláška) a stanovit jednotné kontrolní metody a postupy předběžné,
průběžné a následné finanční kontroly a interního auditu včetně konkrétní odpovědnosti
vedoucích zaměstnanců.
1.2.
Cílem této směrnice je vytvořit podmínky pro hospodárný, efektivní a účelný výkon veřejné
správy, zabezpečení včasného zjišťování, vyhodnocování a minimalizace provozních,
finančních, právních a jiných rizik vznikajících v souvislosti s plněním schválených záměrů a
cílů orgánů města.
1.3.
Kontrolní systém je nedílnou součástí sytému řízení. Získává objektivní informace o tom, zda
jednotlivé útvary a jimi metodicky řízené organizační složky a příspěvkové organizace
postupují v souladu s obecně závaznými právními normami a vnitřními předpisy a zda
uskutečňují operace hospodárně, efektivně a účelně.
1.4.
Kontrolní systém města dle této směrnice je součástí systému jakosti a šetrnosti k přírodě.
2.
Oblast platnosti
2.1.
Tato směrnice byla schválena Radou města Vsetín dne 6. června 2002 a je závazná pro
Městský úřad Vsetín, městskou policii a organizační složky zřízené městem Vsetín.
2.2.
Příspěvkové organizace zřízené městem Vsetím jsou povinny zpracovat vlastní směrnici
vnitřní kontroly, která bude respektovat zásady této směrnice.
2.3.
Interní audit dle kap. 7 této směrnice pro příspěvkové organizace zabezpečuje útvar interního
auditu města Vsetín.
2.4.
Tato směrnice ruší směrnici č. QS 61-01 o kontrolním systému města Vsetín, která nabyla
účinnosti dne 1.7.2002.
2.5.
Směrnice nabývá účinnosti dne 13. června 2003.
3.
Vymezení základních pojmů
Příkazce operace
Příkazcem operace je starosta města nebo jím pověřený vedoucí zaměstnanec.
Správce rozpočtu
Správcem rozpočtu je vedoucí finančního odboru, odpovědný za správu městského rozpočtu.
Hlavní účetní
Hlavním účetním je zástupce vedoucího finančního odboru, odpovědný za vedení účetnictví
města.
Interní audit
Interní audit je nezávislé a objektivní přezkoumání a vyhodnocení operací a vnitřního
kontrolního systému zajišťovaného pověřenými pracovníky.
Orgán veřejné správy
Orgánem veřejné správy smyslu zákona o finanční kontrole se rozumí město Vsetín.
Revize: 2005-06-15
Vedoucí orgánu
Vedoucím orgánu veřejné správy ve smyslu zákona o finanční kontrole je starosta.
Vedoucí zaměstnanec
vedoucí zaměstnanec je vedoucí odboru, ředitel městské policie.
Veřejné prostředky
Veřejnými prostředky jsou veřejné finance (příjmy a výdaje), věci, majetková práva a jiné
hodnoty ve vlastnictví města.
Veřejná finanční podpora
Veřejnou finanční podporou se rozumí poskytování dotací, příspěvků a návratných finančních
výpomocí z rozpočtu města.
Správnost finanční a majetkové operace (dále jen operace)
Správností finanční a majetkové operace se rozumí její soulad s právními předpisy a dosažení
optimálního vztahu mezi její hospodárností, efektivností a účelností.
Hospodárnost
Hospodárností je takové použití veřejných prostředků k zajištění stanovených úkolů, kdy
při co nejnižším vynaložení prostředků je dosaženo odpovídající kvality plněných úkolů.
Efektivnost
Efektivností je takové použití veřejných prostředků, kterým se dosáhne nejvýše možného
rozsahu, kvality a přínosu plněných úkolů ve srovnání s objemem vynaložených prostředků.
Účelnost
Účelností je takové použití veřejných prostředků, které zajistí optimální míru dosažení cílů při
plnění stanovených úkolů.
Veřejnosprávní kontrola
Veřejnosprávní kontrolou se rozumí kontrola prováděná u příjemců veřejné podpory nebo u
žadatelů o tuto podporu.
Finanční kontrola
Finanční kontrolou se rozumí jak kontrola vlastního hospodaření, tak i hospodaření zřízených
příspěvkových organizací.
Řídící kontrola
Řídící kontrolou se rozumí kontrola zajišťovaná odpovědnými vedoucími zaměstnanci
v rámci své řídící působnosti vymezené v organizačním řádu při přípravě, schvalování,
sledování, konečném vypořádání a vyúčtování operací a následném prověření správnosti
vybraných operací.
Kontrolní metoda1
Kontrolní metodou se rozumí použitá metoda nebo její vhodná kombinace s jinými
metodami. Kontrolní metoda slouží k zajištění objektivnosti a úplnosti informací o tom, zda
kontrolované osoby naplňují požadavky, na které je kontrola zaměřena.
Kontrolní postup2
Kontrolním postupem se rozumí systematicky uspořádané úkony, kterými se na základě
zvolených kontrolních metod shromažďují, třídí, vyhodnocují a dokumentují informace
k naplnění účelu finanční kontroly.
1
2
§ 6 zákona č. 320/2001 Sb., § 1 - § 6 vyhl. č. 416/2004 Sb.
§ 6 zákona č. 320/2001 Sb., § 10 až § 26 vyhl. č. 416/2004 Sb.
Revize: 2005-06-15
Odpovědnost a pravomoci
Směrnice upravuje kontrolní systém Městského úřadu Vsetín a Městské policie Vsetín,
odpovědnost a pravomoci jeho pracovníků, odpovědnost a pravomoci útvaru interního auditu a
úlohu jednotlivých útvarů v kontrolním systému.
3.1.
Matice odpovědnosti předběžné řídící kontroly
Odpovědnost a pravomoci vedoucích pracovníků pověřených zajišťováním předběžné řídící
kontroly je uvedena v matici odpovědnosti, která upravuje předmět připravované operace
(budoucího závazku) a rozsah provádění předběžné řídící kontroly s ohledem na přiměřenou
jistotu:
KONTROLA
P
SR
HÚ
PŘÍKAZCE OPERACE
SPRÁVCE ROZPOČTU
HLAVNÍ ÚČETNÍ
Smlouva o dílo
nad 100.000 Kč
P
SR
HÚ
příslušný vedoucí zaměstnanec
vedoucí finančního odboru
zástupce vedoucího finančního odboru
Kupní smlouva - prodej nemovitosti
při odchylce od
ceny obvyklé
P
SR
HÚ
Kupní smlouva - koupě nemovitosti
nad 1.000.000 Kč
P
SR
HÚ
Ostatní kupní smlouvy
nad 100.000 Kč
P
SR
HÚ
Nájemní smlouva - město je
pronajímatelem
při odchylce od
ceny obvyklé
P
SR
HÚ
Nájemní smlouva – město je nájemcem
nad 100.000 Kč
ročně
P
SR
HÚ
Darovací smlouva
nad 20.000 Kč
hodnoty daru
P
SR
HÚ
Smlouva o veřejné podpoře vyjma smluv
o poskytnutí příspěvku na nájemné
zahrnutých do rozpočtu města
nad 20.000 Kč
P
SR
HÚ
Smlouva o obstarání věci
nad 100.000 Kč
P
SR
HÚ
Smlouva o nákupu vody, paliv, energie
při změně ceny o
5% a více
P
SR
HÚ
PŘIPRAVOVANÁ OPERACE
SMLOUVY
PLATY ZAMĚSTNANCŮM A POVINNÉ POJISTNÉ
Podklady pro měsíční zúčtování mezd a
platů
Oběhem účetních dokladů
Zákonné pojistné placené
zaměstnavatelem
Dohody o provedení práce
Revize: 2005-06-15
nad 10.000 Kč
P
SR
HÚ
PŘIPRAVOVANÁ OPERACE
Dohody o pracovní činnosti
KONTROLA
P
SR
HÚ
PŘÍKAZCE OPERACE
SPRÁVCE ROZPOČTU
HLAVNÍ ÚČETNÍ
dohoda na dobu
delší než ½ roku
P
SR
HÚ
NÁHRADY
Cestovné
Náhrady cestovních výdajů cizincům,
návštěvám, delegacím apod.
Náhrady placené obyvatelstvu
vždy
P
SR
HÚ
nad 10.000 Kč
P
SR
HÚ
OBJEDNÁVKY A OSTATNÍ NÁKUPY (bez smluvního vztahu)
Objednávka na nákup materiálu, služeb
nad 100.000 Kč
Objednávka školení, vzdělávání,
účastnické poplatky na konference
P
SR
HÚ
Objednávka služeb zpracování dat
nad 100.000 Kč
P
SR
HÚ
vedoucí odboru kanceláře starosty
Objednávka programového vybavení
nad 100.000 Kč
P
SR
HÚ
vedoucí odboru kanceláře starosty
Objednávka oprav a udržování
nad 100.000 Kč
P
SR
HÚ
Nákup uměleckých předmětů
nad 10.000 Kč
P
SR
HÚ
Poskytnuté jistiny
Vždy
P
SR
HÚ
Hotovostní nákupy
nad 5.000 Kč
P
SR
HÚ
nad 50.000 Kč
P
SR
HÚ
vždy
P
SR
HÚ
vedoucí kanceláře starosty
DOTACE , ODVODY A DANĚ
Neinvestiční transfery obcím, DSO
Odvody za neplnění povinnosti
zaměstnávat ZPS
Příspěvky vlastním příspěvkovým
organizacím
Soudní a správní poplatky
Úhrada sankcí
Sociální dávky
Revize: 2005-06-15
nad 50.000 Kč
P
SR
HÚ
vždy
P
SR
HÚ
3.2.
Matice odpovědnosti průběžné a následné řídící kontroly
Odpovědnost a pravomoci vedoucích pracovníků pověřených zajišťováním průběžné a následné
řídící kontroly je uvedena v matici odpovědnosti, která upravuje předmět ověřované operace a
minimální četnost provádění průběžné a následné řídící kontroly s ohledem na přiměřenou
jistotu:
ČÍSLO ČINNOST
5.3.5. Hospodaření dle schváleného rozpočtu:
a) čtvrtletní kontrola hospodaření
a)
5.3.5.
b)
Aplikace „ČSOB Homebanking 24“:
b) ověření zabezpečení osobních certifikátů a hesel pro
přihlášení do aplikace
c) ověření, zda osobní certifikát je totožný
s pracovníkem, který právě aplikaci zpracovává
5.3.5.
c)
Peněžní hotovost a ceniny:
a) kontrola evidence
b) vypořádání inventarizačních rozdílů
c) kontrola zabezpečení hotovosti a cenin
d) kontrola zabezpečení při manipulaci
Nákup materiálu, zboží a služeb:
5.3.5. a) ověření nákupů podle dokladu o nákupu v hotovosti,
tj. množství a druh včetně ověření požadavku
d)
MINIMÁLNÍ
ČETNOST
ZABEZPEČUJE
a)
Tajemník
a)
3x ročně
b) Vedoucí FO
b) 1x ročně
c)
Vedoucí FO
c)
1x ročně
a)
b)
c)
d)
Zástupce ved. FO
Vedoucí FO
Vedoucí FO
Vedoucí FO
a)
b)
c)
d)
2x ročně
po zjištění
1x ročně
2x ročně
a)
Přísluš. zástupce
vedoucího
a)
4x ročně
a)
2x ročně
hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti
5.3.5.
e)
Vyřizování reklamací (např. vrácené faktury):
a) kontrola zavedení do evidence v sekretariátu
tajemníka a předání odpovědným osobám
b) kontrola lhůty vyřizování
Uplatňování reklamací (dodávky):
c) zdokumentování nekvalitních dodávek
d) dodržování lhůt pro uplatnění
a)
Ved. kanceláře
starosty
b) ÚIA
b) 2x ročně
c) Ved. zaměstnanci
d) ÚIA
c) po dodávce
d) 4x ročně
a) Zástupce ved. FO
b) Zástupce ved. FO
c) Zástupce ved. FO
a) 4x ročně
b) 2x ročně
c) 4x ročně
a) Pověřený prac.
a) 1x ročně
FO
b) Zástupce ved. FO
b) 1x ročně
Plnění závazků:
5.3.5. a) kontrola dodržování termínů splatnosti
b) kontrola, zda nedochází k upřednostňování věřitele
f)
c)
5.3.5.
g)
kontrola vyúčtování poskytnutých záloh
Správa pohledávek:
a) kontrola nově uzavřených smluvních vztahů, zda
došlo před uzavřením k ověřování v databázi dlužníků
b) ověření operativní evidence dlužníků s evidencí
účetní
c) kontrola provedených úkonů u jednotlivých dlužníků
d) kontrola informovanosti odborů o pohledávkách
nájemníků
e) kontrola dodržení lhůt při předávání spisového
materiálu k soudnímu vymáhání
ověřovat, zda věřitel není evidován v databázi dlužníků a
nejsou dány předpoklady pro zápočet
Revize: 2005-06-15
c) Zástupce ved. FO c) 2x ročně
d) Zástupce ved. FO d) 2x ročně
e) Zástupce ved. FO e) 2x ročně
f) Zástupce ved. FO f) 2x ročně
ČÍSLO ČINNOST
Zásoby:
a) ověření příjmu pořízených zásob na sklad
b)
5.3.5. c)
h)
d)
e)
5.3.5.
i)
5.3.5.
j)
MINIMÁLNÍ
ČETNOST
ZABEZPEČUJE
a) Přísluš. zástupce
a) 2x ročně
vedoucího
kontrola operativní evidence zásob a její návaznost na b) Zástupce ved. FO
účetní evidenci
ověření podkladů pro výdej zásob
c) Přísluš. zástupce
vedoucího
ověření hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti při
d) Ved. zaměstnanci
pořizování skladových zásob a jejich spotřebě
ověření zabezpečení skladových prostor proti ztrátám e) Ved. zaměstnanci
a poškození
Majetek:
a) kontrola operativní evidence dlouhodobého majetku a
její návaznost na účetní evidenci
b) ověření účelnosti nákupů spotřebního zboží (zejména
elektrospotřebiče) pro potřebu zaměstnanců úřadu
podle evidence majetku
c) ověření předávání podkladů pro vyřazení
dlouhodobého majetku
d) ověření rozsahu nepronajatých prostor včetně
vyčíslení ztrát
e) ověření zpracování plánu oprava a údržby majetku při
dodržení hlediska hospodárnosti, efektivnosti a
účelnosti
f) ověření zabezpečení majetku pro ztrátám a poškození
g) ověření správnosti ocenění majetku ve vztahu
k provedenému technickému zhodnocení
h) ověření správnosti ocenění finančního majetku
i) ověření úrovně pojištění majetku ve vztahu
k možným rizikům
j) inventarizace razítek úřadu a města
Zpracování mezd a platů:
a) ověření dodržování zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně
osobních údajů včetně zabezpečení kanceláře mzdové
účetní
b) kontrola vedení evidence mezd a platů a úplnost
podkladů pro zpracování mezd a mzdových náhrad
c) kontrola dodržování termínů pro zaslání přehledu o
vši pojistného a vyplacených dávkách včetně dodržení
termínu pro odvod rozdílu mezi pojistných a
vyplacenými sociálními dávkami
d) kontrola dodržování termínů odvodů zdravotního
pojištění na jednotlivé zdravotní pojišťovny
e) kontrola dodržování termínů pro podání přehledu o
platbách na zdravotní pojišťovny
f) ověření dodržování termínů k podání hlášení
zdravotním pojišťovnám (nástup do zaměstnání,
nástup na mateřskou dovolenou, nástup na důchod,
ukončení pracovního poměru, změna pojišťovny
apod.)
g) kontrola dodržování termínů pro odvod daně ze
závislé činnosti a správnost odvodu
h) ověřování dodržování podmínek pro poskytování
Revize: 2005-06-15
b) 2x ročně
c) 2x ročně
d) 2x ročně
e) 1x ročně
a) Zástupce ved. FO a) 1x ročně
b) Zástupce ved. FO b) 1x ročně
c) Ved. zaměstnanci c) 2x ročně
d) Ved. zaměstnanci d) 2x ročně
e) Ved. zaměstnanci e) 1x ročně
f) Ved. zaměstnanci f) 1x ročně
g) Zástupce ved. FO g) 1x ročně
h) Zástupce ved. FO h) 1x ročně
i) Vedoucí FO
i) 1x za 2 roky
j)
Ved. zaměstnanci
j)
1x ročně
a) Vedoucí FO
a) 1x ročně
b) Vedoucí FO
b) 1x ročně
c) Vedoucí FO
c) 1x ročně
d) Vedoucí FO
d) 1x ročně
e) Vedoucí FO
e) 1x ročně
f) Vedoucí FO
f) 1x ročně
g) Vedoucí FO
g) 1x ročně
h) Vedoucí FO
h) 1x ročně
ČÍSLO ČINNOST
i)
j)
5.3.5.
k)
5.3.5.
l)
3.3.
ZABEZPEČUJE
hospodářského zabezpečení při studiu při zaměstnání
dodržování termínů pro odvod zákonného pojištění za i)
škodu při pracovním úrazu a nemoci z povolání
kontrola evidence o době zaměstnání a výdělku
j)
Daňová agenda:
a) kontrola dodržení termínu pro podání přiznání k dani
z převodu nemovitosti
b) kontrola dodržení termínu pro podání přiznání k dani
darovací
c) dodržení termínů k podání přiznání k dani
z nemovitosti
d) dodržení termínu k úhradě daně z nemovitosti
e) kontrola dodržení termínů k úhradě platebních
výměrů
Účetní evidence:
a) kontrola zůstatku peněžní hotovosti na účtech
vedených u peněžních ústavů se zůstatky na
bankovních účtech v účetnictví
b) kontrola výběrů v hotovosti v návaznosti na vedení
pokladní evidence a na finanční účetnictví
MINIMÁLNÍ
ČETNOST
Vedoucí FO
i)
1x ročně
Vedoucí FO
j)
1x ročně
a) Vedoucí FO
a) 1x ročně
b) Vedoucí FO
b) 1x ročně
c) Vedoucí FO
c) 1x ročně
d) Vedoucí FO
e) Vedoucí FO
d) 1x ročně
e) 1x ročně
a) Zástupce ved. FO a) měsíčně
b) Zástupce ved. FO b) 2x ročně
Matice odpovědnosti interního auditu
Odpovědnost a pravomoci útvaru interního auditu jsou uvedeny v matici odpovědnosti, která
upravuje plánovanou i neplánovanou činnost útvaru:
ÚTVAR
INTER.
AUDITU
STAROSTA
TAJEMNÍK
ZADAVATELÉ
KONTROLOVANÝ
ZAINTER.
ODBOR
1. Vypracování plánu kontrol a
auditů na následující rok
Z
S
I
P
-
-
2. Schválení ročního plánu
Z
S
I
I
-
-
3. Vystavení příkazu
Z
S
I
I
I
I
4. Provedení kontroly nebo
auditu
Z
I
I
I
Z
P
5. Vyhotovení protokolu o
kontrole nebo auditu
Z
I
I
I
S
S
Z, S
I
I
P
P
P
7. Ověření provedení a účinnosti
opatření
Z
I
P
I
Z
I
8. Zpracování roční zprávy o
kontrolách a auditech
Z
S
P
I
-
-
ČINNOST
A) Běžná kontrolní činnost
plánovaná
6. Stanovení opatření
Revize: 2005-06-15
B) Neplánovaná kontrolní
činnost
9. Vyplnění formuláře Návrh na
provedení kontroly
P
I
-
Z
-
-
10. Rozhodnutí o kontrole
P
S
-
I
-
-
Seznam použitých zkratek v matici odpovědnosti:
Z – zajišťuje (zodpovídá)
S – schvaluje,
I – je informován
P – spolupracuje
4.
Popis činností a postupů
Systém finanční kontroly je členěn na vnitřní finanční kontrolu a vnější finanční kontrolu,
přičemž systém vnitřní finanční kontroly spočívá v kontrole řídící (předběžné, průběžné a
následné) a interním auditu a systém vnější finanční kontroly zahrnuje kontrolu zřízených
příspěvkových organizací a žadatelů a příjemců veřejné podpory (dotací, příspěvků,
návratných finančních výpomocí). Schéma kontrolního systému je uvedeno v příloze č. 1.
4.1.
Řídící kontrola 3
Provádění vnitřní kontroly na všech stupních řízení patří k základním pracovním povinnostem
vedoucích pracovníků v rozsahu jejich pověření a odpovědnosti vymezené v organizačním
řádu, v ostatních organizačně řídících aktech, případně v této směrnici.
Všichni vedoucí zaměstnanci mají v rámci svých pravomocí a odpovědnosti povinnost
zajišťovat vytváření a řádné fungování vnitřního kontrolního systému formou předběžné,
průběžné a následné kontroly, a to i v příspěvkových organizacích, jejichž metodické řízení
spadá do jejich kompetence.
4.1.1.
Povinnosti vedoucích zaměstnanců při vnitřní řídící kontrole
Vedoucí zaměstnanci jsou povinni zejména:
a) řídit se při provádění kontrolní činnosti zákonem o finanční kontrole, ostatními právními
předpisy a vnitřními předpisy, které upravují provádění řídící kontroly,
b) přesvědčovat se o plnění svých příkazů a opatření, zda byly řádně, včas a beze zbytku
realizovány, v případě potřeby je jejich povinností vlastní příkazy a opatření doplňovat a
aktualizovat,
c) organizovat a provádět kontrolu tak, aby byly včas odhalovány případné nedostatky,
zjištěny jejich příčiny a vymezena osobní odpovědnost pracovníků za vznik nebo trvání
nedostatků,
d) neprodleně hlásit starostovi závažné nedostatky, které zjistili, zejména porušení vnitřních
předpisů, které nelze považovat za běžné nedopatření nebo k němuž došlo úmyslně,
e) neprodleně tajemníkovi hlásit nedostatky, jejichž odstranění není v pravomoci vedoucího
zaměstnance, který je zjistil,
f) písemně oznámit starostovi každé zjištěné nakládání s veřejnými prostředky, které je
nehospodárné, neefektivní, neúčelné nebo je v rozporu s právními předpisy,
g) na základě výsledků své kontrolní činnosti přijímat opatření k omezení výskytu
zjišťovaných nedostatků,
3
§ 26 a 27 zákona č. 320/2001 Sb.
Revize: 2005-06-15
h) vypracovat zápis o provedené kontrole, jedná-li se o kontrolu, která byla vedoucímu
zaměstnanci nařízena nebo která byla provedena v souladu s plánem kontrolní činnosti,
i) zabezpečit, aby se stejní podřízení zaměstnanci nepodíleli na přípravě, provádění a
kontrole operací, tedy slučování funkce rozhodovací, výkonné a kontrolní zejména ve
vztahu k výběrovým řízením, uzavírání smluv, vzniku závazků, platbám a vymáhání
pohledávek,
j) vedoucí zaměstnanci nemohou dát příkaz k provedení operace bez předběžné kontroly
zajištěné příkazcem, správcem rozpočtu a hlavním účetním, pokud matice odpovědnosti
nestanovuje jinak.
Přenesením odpovědnosti za provádění kontroly na podřízené zaměstnance se vedoucí
zaměstnanci nezbavují odpovědnosti z kontroly ve své působnosti a za využívání jejich
výsledků v řízení.
4.2.
Předběžná řídící kontrola
4
Nejdůležitějším etapou řídící kontroly je předběžná kontrola operací, tj. kontrola provedená
před uzavřením a vznikem závazku. Cílem předběžné řídící kontroly posílit odpovědnost
řídících pracovníků a vytvořit podmínky pro prevenci před výskytem nehospodárných nebo
neoprávněných operací.
Schvalovací postupy hlavních činitelů předběžné řídící kontroly (příkazce, správce rozpočtu,
hlavní účetní) probíhají ve dvou fázích:
a) první fáze – příprava operace před schválením právního závazku k veřejným výdajům
nebo jiným plněním majetkové povahy, která je zajišťována příkazcem operace a
správcem rozpočtu
b) druhá fáze – předběžná kontrola zajišťována příkazcem operace a hlavním účetním,
která probíhá v období před uskutečněním platby nebo jiných plnění majetkové povahy a
navazuje na schvalovací postup správce rozpočtu.
4.2.2.
Příkazce operace
Příkazce operace prověří a na schvalovacím protokolu o předběžné řídící kontrole potvrdí
svým podpisem dle podpisových vzorů dle přílohy č. 3 :
a) nezbytnost připravované operace pro plnění úkolů,
b) věcnou správnost a úplnost podkladů,
c) dodržení zásady hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti,
d) soulad operace s právními přepisy,
e) posouzení rizik, která se mohou vyskytnout včetně návrhu na opatření,
f) v případě smluvních vztahů je povinností příkazce zabezpečit vyjádření právníka
k formální strance smlouvy.
Po dobu více než dvoudenní nepřítomnosti příkazce operace vykonává tuto funkci příslušný
zástupce vedoucího. Je-li příkazcem starosta, vykonává tuto funkci místostarosta, je-li
příkazcem tajemník, vykonává tuto funkci vedoucí kanceláře starosty.
4.2.3.
Správce rozpočtu
Po prověření operace příkazcem správce rozpočtu na schvalovacím protokolu o předběžné
řídící kontrole potvrdí svým podpisem, že operaci schválil a zajistil:
a) ověření dodržení pravidel stanovených právními předpisy5,
b) ověření rozsahu oprávnění příkazce,
c) ověření souladu s podpisovým vzorem.
d) ověření stanovené rozpočtové skladby,
4
5
§ 26 zákona č. 320/2001 Sb. a § 11 až 15 vyhlášky č. 416/2004 Sb.
zákon č. 250/2000 Sb.
Revize: 2005-06-15
e)
ověření souladu se schváleným, případně upraveným rozpočtem a jeho rozpisu pro
příslušnou položku rozpočtové skladby,
f) ověření souladu s rozpočtovým výhledem, je-li zpracován,
g) ověření souladu se schválenými programy a projekty,
h) po posouzení finančního dopadu na rozpočtové zdroje příslušného, případně
následujícího rozpočtového období.
Shledá-li správce rozpočtu na připravované operaci nedostatky, pozastaví ji a písemně o tom
vyrozumí příkazce operace formulářem o pozastavení připravované operace - viz. příloha č. 4.
Vyrozumění musí obsahovat důvody pozastavení, případně další doklady o oprávněnosti jeho
stanoviska. Operaci nelze bez odstranění nedostatků uskutečnit.
Formuláře o pozastavení připravované operace jsou číslovány jednotnou číselnou řadou
01-xx-xx, přičemž:
i) první dvojčíslí označuje správce rozpočtu,
j) druhé dvojčíslí označuje rok,
k) třetí dvojčíslí označuje pořadové číslo pozastavené operace,
V případech, kdy je malá pravděpodobnost výskytu nepřiměřených rizik pro hospodaření
s prostředky veřejné správy, lze sloučit funkci správce rozpočtu a hlavního účetního, tuto pak
provádí pouze správce rozpočtu.
Po dobu více než dvoudenní nepřítomnosti správce rozpočtu vykonává tuto funkci zástupce
vedoucího finančního odboru, není–li v matici odpovědnosti stanoveno jinak.
4.2.4.
Hlavní účetní
Hlavní účetní na základě schvalovacího protokolu o předběžné řídící kontrole, který obdrží od
správce rozpočtu zajistí:
a) ověření úplnosti a náležitostí předaných podkladů6,
b) ověření přesnosti operací ve směru k věřitelům,
c) ověření rozsahu oprávnění příkazce operace a správce rozpočtu a porovnání jejich
podpisů s podpisovými vzory,
d) podepsání schvalovacího protokolu a předání k provedení,
Shledá-li hlavní účetní nedostatky v dokladech, pozastaví operaci a písemně o tom vyrozumí
příkazce operace formulářem o pozastavení připravované operace - viz. příloha č. 4.
Vyrozumění musí obsahovat důvody pozastavení, případně další doklady o oprávněnosti
stanoviska. Veřejný výdaj nebo jiné plnění nelze bez odstranění nedostatků uskutečnit.
Formuláře o pozastavení připravované operace jsou číslovány jednotnou číselnou řadou
02-xx-xx, přičemž:
e) první dvojčíslí označuje hlavního účetního,
f) druhé dvojčíslí označuje rok,
g) třetí dvojčíslí označuje pořadové číslo pozastavené operace,
Po dobu nepřítomnosti hlavního účetního je tato funkce sloučena s funkcí správce rozpočtu.
4.2.5.
Schvalovací protokol předběžné řídící kontroly
Protokol (viz. příloha č. 2) je číslován jednotnou číselnou řadou xx-xx-xx, přičemž
a) první dvojčíslí označuje číslo odboru,
b) druhé dvojčíslí označuje rok,
c) třetí dvojčíslí označuje pořadové číslo připravované operace.
6
zákon č. 563/1991 Sb
Revize: 2005-06-15
4.2.6.
Zvláštní část předběžné řídící kontroly
Součástí předběžné řídící kontroly je i ověřování materiálů předkládaných ke schválení
orgánům města, u kterých usnesením těchto orgánů jsou stanoveny podmínky budoucího
závazku nebo jiného plnění majetkové povahy:
a) kupní smlouva o prodeji nemovitosti,
b) kupní smlouva o koupi nemovitosti,
c) nájemní smlouva – město je pronajímatel,
d) nájemní smlouva – město je nájemce.
Předkladatel materiálů je povinen u jednotlivých návrhů uvést (viz příloha č. 8):
e) plnění závazků žadatele,
f) navrhovanou cenu,
g) důvod odchylky od ceny obvyklé7. Povinností předkladatele je uvést důvod i v případě,
kdy navrhovaná cena je obvyklá, ale rozhodnutím orgánů města je cena změněna.
4.2.7.
Archivace
Je-li předmětem předběžné řídící kontroly závazek, na základě kterého nedochází k přímému
plnění (např. smlouvy, u kterých dochází k dílčímu plnění, objednávka apod.), jsou doklady
uloženy u hlavního účetního, který také odpovídá za jeho archivaci,
Je-li předmětem předběžné řídící kontroly závazek, na základě kterého dochází k přímému
plnění (např. smlouva, faktura, platební výměr apod.), jsou doklady uloženy ve finanční
účtárně, která také odpovídá za jeho archivaci.
Při archivaci dokladů je postupováno v souladu se zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví
v platném znění a Směrnicí o spisovém a skartačním řádu města Vsetín č. .
4.3.
Průběžná a následná řídící kontrola 8
Průběžnou a následnou řídící kontrolu zabezpečují vedoucí zaměstnanci nebo jimi pověření
zaměstnanci, kteří zajišťují přímé uskutečňování operací při hospodaření s veřejnými
prostředky.
4.3.1.
Průběžná kontrola je zaměřena na probíhající operace a jejím úkolem je zjišťovat, zda operace
probíhají v souladu se stanoveným cílem, případně včas přijímat regulační opatření k zajištění
podmínek tak, aby cíle bylo dosaženo.
4.3.2.
Následná kontrola operací je zpravidla prováděna nepřímou formou rozborové činnosti a
analýzou finančních výkazů, hlášení a zpráv, kdy je zajišťována zpětná vazba řídících
výkonných struktur pro účely přijímání rychlých a účinných operativních opatření k zajištění
optimálního výsledku.
4.3.3.
Zjistí-li odpovědní zaměstnanci, že s veřejnými prostředky je nakládáno nehospodárně,
neefektivně a neúčelně nebo v rozporu s právními předpisy, oznámí své zjištění písemně
tajemníkovi, který přijme opatření k nápravě zjištěných nedostatků. Jedná-li se o závažné
nedostatky při hospodaření s veřejnými prostředky, je neprodleně informován starosta.
4.3.4.
Při výkonu průběžné a následné kontroly se uplatní operační kontrolní postupy, které zajišťují
prověření, zda operace od předání podkladů k realizaci hlavním účetním až do jejího
7
8
§ 39 odst. 2) zákona č. 128/2000 Sb.
§ 27 zákona č. 320/2001 Sb.
Revize: 2005-06-15
konečného vypořádání a vyúčtování probíhá v souladu s právními předpisy a opatřeními
orgánů města, přijatými v rámci těchto předpisů.
4.3.5.
Za účelem minimalizace možných rizik jsou činnosti při uskutečňování operací odděleny od
činností při zpracování těchto operací v účetní evidenci. Toto pravidlo musí být dodrženo
zejména při:
a) provádění pravidelné kontroly hospodaření a ověřování souladu se schváleným
rozpočtem,
b) zajišťování bezhotovostního styku. Kontrola se zaměří na ochranu majetku před
neoprávněnými zásahy,
c) nakládání s peněžními prostředky v hotovosti a s ceninami. Kontrola se zaměří na
evidenci, inventarizaci, řešení a vypořádání inventarizačních rozdílů, ochrana a
zabezpečení majetku při manipulaci, přesunu a úschově,
d) prověřování souladu výdaje s doklady o příjmu zboží nebo služeb. Kontrola se zaměří na
fyzickou kontrolu nakoupeného zboží a služeb a ověření těchto skutečností s příslušnou
dokumentací a zda při nákupu byly dodrženy požadavky hospodárnosti, efektivnosti a
účelnosti,
e) vyřizování reklamací, kde se kontrola se zaměří do oblastí, zda jsou reklamace
uplatňovány nebo vyřizovány včas, zda jsou zdokumentovány, zaevidovány a předány
k vyřízení odpovědným osobám apod.,
f) plnění závazků, kde se kontrola se zaměřuje na dodržování splatnosti u splatných
závazků, zda nedochází k poškozování věřitele, přednostní úhradou jiných závazků, zda
nehrozí sankce z neplnění závazků, zda jsou správně vyúčtovány zálohy apod.,
g) správa pohledávek a jejich vymáhání. Předmětem kontroly je adresnost pohledávky, její
právní zajištění, dodržování platebních podmínek, předcházení vzniku nedobytných
pohledávek smluvními podmínkami, korespondence s dlužníky při vymáhání pohledávek,
předávání kompletních podkladů k soudnímu vymáhání, vymáhání příslušenství
pohledávek, využití možnosti započtení pohledávek nebo jejich zobchodování, úroveň
informovanosti příslušných zaměstnanců o dlužnících apod.,
h) prověřování stavu, pohybu a využívání zásob včetně jejich evidence, úplnosti a
průkaznosti záznamů o nich, při inventarizaci, zabezpečení ochrany majetku,
i) prověřování stavu, využívání, udržování a způsobu vyřazení a likvidace majetku včetně
jeho evidence, úplnosti a průkaznosti záznamů o něm, inventarizace, řešení a
vypořádávání rozdílů, zajištění podmínek pro využití, uložení a ochranu tohoto majetku
v souladu s právními předpisy. Kontrola se zaměří i na způsob ocenění majetku
v účetnictví, úroveň pojištění majetku ve vztahu k možným rizikům, provádění oprav a
udržování majetku, provedená technická zhodnocení majetku apod.,
j) zpracování mezd a platů včetně daňové agendy, agendy sociálního zabezpečení a
zdravotního pojištění a jejich evidence. Kontrola se zaměří na zabezpečení ochrany
osobních údajů, vedení příslušné pracovněprávní, daňové evidence, plnění termínů pro
podávání přehledů, hlášení a vyúčtování. Správnost daní a odvodů, včetně vedení
kompletní osobní dokumentace apod.,
k) zpracování agendy daně z převodu nemovitostí a daně darovací. Kontrola se zaměří
zejména na dodržování termínů stanovených pro podání daňových přiznání a splatnost
vyměřených daní.
l) zaznamenávání uskutečněných operací v účetnictví. Kontrola se zaměří na porovnání
dokladů s údaji v účetní evidenci, při dodržení věcné a časové souvislosti jednotlivých
účetních případů.
4.3.6.
Protokol z průběžné a následné řídící kontroly
O provedené průběžné nebo následné řídící kontrole zpracuje pověřený vedoucí zaměstnanec,
případně jiný pracovník dle matice odpovědnosti, písemný záznam na protokolu z průběžné a
následné řídící kontroly viz. příloha č. 5.
Protokol je číslován jednotnou číselnou řadou xx-xx-xx, přičemž:
Revize: 2005-06-15
a) první dvojčíslí označuje číslo odboru,
b) druhé dvojčíslí označuje rok,
c) třetí dvojčíslí označuje pořadové číslo kontroly.
Kopie protokolu je předávána útvaru interního auditu.
Za vedení evidence protokolů z průběžné a následné řídící kontroly odpovídá příslušný
vedoucí.
4.3.7.
Archivace
Doklady o provedené průběžné a následné řídící kontrole jsou uloženy u příslušných
vedoucích, kteří také odpovídají za jejich archivaci.
4.4.
Vnější kontrola vykonávaná vedoucími zaměstnanci
Vedoucí zaměstnanci zabezpečují kontrolní činnost v jimi řízených organizačních složkách a
příspěvkových organizacích v rámci své působnosti stanovené organizačním řádem. V této
oblasti také spolupracují při veřejnosprávních kontrolách organizovaných a zabezpečovaných
interním auditem.
4.4.1.
Povinnosti vedoucích zaměstnanců při vnější kontrole
Vedoucí zaměstnanci jsou povinni zejména:
a) soustavně kontrolovat plnění stanovených a rozhodujících úkolů v oblasti svého
působení,
b) porovnávat dosahované výsledky s výsledky minulých období a se stanovenými cíli,
c) provádět kontrolu dodržování vnitřních předpisů a kontrolu správnosti, věrohodnosti a
průkaznosti vykazovaných údajů v oblasti své působnosti,
d) na vyžádání pověřeného kontrolního pracovníka kontroly uvolnit odborné podřízené
zaměstnance na kontrolní akce, kteří se při výkonu této kontrolní činnosti řídí pokyny
vedoucího kontrolní skupiny,
e) poskytovat kontrolnímu pracovníku případně přizvaným pověřeným osobám dle §16
zákona o finanční kontrole potřebné věrohodné informace a odborné konzultace,
f) využívat poznatky z kontrolní činnosti ke zvyšování celkové úrovně řídící a metodické
práce v rámci své působnosti,
g) v případě zjištěných nedostatků neprodleně sjednat nápravu a přijmout účinná opatření,
která zabrání jejich opakování včetně vyvození důsledků vůči podřízeným pracovníkům
osobně odpovědným za jejich vznik,
h) o zjištěných nedostatcích a o přijatých opatřeních neprodleně informovat starostu.
4.5.
Interní audit
Interní audit je funkčně nezávislý útvar (případně k tomu zvlášť pověřený zaměstnanec),
organizačně oddělený od vnitřních řídících výkonných struktur. Je přímo podřízen starostovi.
4.5.1.
Interní audit zahrnuje zejména:
a) Finanční audity, které ověřují, zda údaje vykázané ve finančních, účetních a jiných
výkazech věrně zobrazují majetek, zdroje jeho financování a hospodaření s ním.
b) Audity systému, které prověřují a hodnotí systémy zajištění příjmů města, včetně
vymáhání pohledávek, financování jeho činností a zajištění správy veřejných prostředků.
c) Audity výkonu, které zkoumají výběrovým způsobem hospodárnost, efektivnost a
účelnost operací i přiměřenost a účinnost vnitřního kontrolního systému.
Revize: 2005-06-15
4.5.2.
Návrhy na provedení kontroly - auditu předkládají místostarostové, předseda kontrolního
výboru ZM, předseda finančního výboru ZM, tajemník a vedoucí zaměstnanci. O zařazení
návrhu do plánu kontrolní činnosti rozhoduje starosta.
4.5.3.
Základní úkoly interního auditu
K základním úkolů interního auditu patří zejména:
a) Zpracovat plánu kontrolní činnosti interního auditu, zpracovávat návrh střednědobého a
ročního plánu kontrol.
b) Provádět a organizovat vlastní kontrolní akce na základě schválených plánů nebo na
základě vyžádání starosty provádět další kontrolní akce mimo schválený plán.
c) Navrhovat uložení pokut třetím osobám za neplnění povinností vyplývajících ze zákona o
finanční kontrole9 a zákona 552/91 Sb. o státní kontrole.
d) V rámci kontrolního systému spolupracovat s jednotlivými odbory městského úřadu.
e) Zpracovávat výsledné materiály z kontrolních akcí, zejména protokoly o provedených
kontrolách, vyžadovat přijetí účinných opatření k odstranění nedostatků a kontrolovat
jejich plnění.
f) Zpracovávat zprávy o zjištěních z provedených kontrol účinnosti řídící kontroly
s doporučením k přijetí opatření k nápravě zjištěných nedostatků, předcházení a zmírnění
rizik a ke zdokonalování vnitřního kontrolního systému.
g) Zpracovávat po ukončení kalendářního roku roční zprávu o výsledcích finančních kontrol
dle zákona o finanční kontrole a příslušné prováděcí vyhlášky.
4.5.4.
Pracovníci oddělení interního auditu mají právo účastnit se zahájení kontrolních akcí
prováděných vnějšími orgány a účastnit se projednávání výsledků těchto kontrol.
4.5.5.
Vedoucí oddělení interního auditu
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
k)
l)
9
Dohlíží na správné fungování kontrolního systému a aktivně ovlivňuje kontrolní činnost a
metodicky ji usměrňuje.
Vydává podřízeným pracovníkům písemná pověření k provedení kontrol podle
schváleného plánu a dále k provedení kontrol na základě vyžádání starosty.
Zkoumá nezávislost pracovníků provádějící kontrolu ve vztahu ke kontrolovaným
osobám případně ve vztahu k předmětu kontroly.
Předkládá starostovi protokoly o provedených kontrolách s doporučením k přijetí
opatření.
Předkládá starostovi ke schválení návrh plánu kontrolní činnosti.
Předkládá starostovi roční zprávu o výsledcích finančních kontrol.
Je oprávněn nahlížet s vědomím příslušných vedoucích zaměstnanců do všech písemností
městského úřadu, nebrání-li tomu platné právní předpisy.
Je oprávněn vstupovat s vědomím vedoucích zaměstnanců do všech objektů a prostor
v majetku města.
Navrhuje přizvané osoby dle §16 zákona o finanční kontrole, zabezpečuje jejich poučení
a vybavení příslušným pověřením k provedení kontroly.
V případě neuznání námitek předkládá starostovi k rozhodnutí odvolání kontrolovaných
osob proti protokolu.
Ihned a bezodkladně oznamuje starostovi podezření z trestné činnosti zjištěné v průběhu
kontroly.
Informace o kontrolní činnosti a kontrolních zjištění poskytuje výhradě se souhlasem
starosty.
§ 20- § 21 zákona č. 320/2001 Sb.
Revize: 2005-06-15
4.5.6.
Oprávnění pracovníků provádějících kontrolu
Pracovníci provádějící kontrolu jsou zejména oprávněni:
a) vstupovat do objektů, zařízení a provozů a na pozemky, pokud mají vztah k předmětu
kontroly a není-li tato možnost vyloučena platnou právní normou,
b) požadovat po vedoucích kontrolovaných osob, aby ve stanovené lhůtě předložili
originální doklady a další potřebné podklady ke kontrole a poskytli úplné a pravdivé
informace o zjišťovaných a souvisejících skutečnostech,
c) zajišťovat v odůvodněných případech doklady, přičemž jejich převzetí musí být písemně
potvrzeno,
d) požadovat po kontrolovaných osobách, aby po provedené kontrole podaly ve stanovené
lhůtě písemnou zprávu o přijatých opatřeních k odstranění zjištěných nedostatků a o
plnění těchto opatření.
5.5.7.
Povinnosti pracovníků provádějících kontrolu
Pracovníci provádějící kontrolu jsou zejména povinni:
a) prokázat se kontrolované osobě pověřením k provedení kontroly,
b) dbát práv a právem chráněných zájmů kontrolovaných osob,
c) předat neprodleně převzaté písemnosti kontrolované osobě, pominou-li důvody jejich
zajištění,
d) zajistit ochranu odebraných originálních písemností proti jejich ztrátě, zničení, poškození
nebo zneužití,
e) zachovávat mlčenlivost o všech skutečnostech, o kterých se dozvěděli při výkonu
kontroly, tuto povinnost nemají vůči starostovi a dalším osobám a orgánům, u kterých to
vyplývá z platné právní úpravy a vnitřních předpisů.
5.5.7.
Vyloučení kontrolních pracovníků z kontroly
Kontrolu nesmějí vykonávat ti kontrolní pracovníci, u nichž se zřetelem na jejich vztah ke
kontrolovaným osobám nebo z předmětu kontroly jsou důvodné pochybnosti o jejich
nepodjatosti.
Kontrolní pracovník je povinen bezprostředně po tom, co se dozví o skutečnostech
nasvědčujících o jeho podjatosti, oznámit tuto skutečnost starostovi.
Kontrolované osoby oznámí starostovi skutečnosti nasvědčující podjatosti kontrolního
pracovníka, jakmile se o těchto skutečnostech dozví.
O podjatosti kontrolního pracovníka rozhodne starosta bez zbytečného odkladu. Do
rozhodnutí činí kontrolní pracovník pouze úkony, které nesnesou odkladu.
Proti rozhodnutí starosty Vsetín o podjatosti nelze podat samostatné odvolání.
5.5.8.
Průběh kontroly a protokol z kontroly
Kontrola je zahájena předložením písemného pověření k provedení kontroly kontrolované
osobě.
O kontrolních zjištěních se sepisuje protokol, který obsahuje zejména označení kontrolního
orgánu, jména kontrolních pracovníků s uvedením vedoucího kontrolní skupiny, označení
kontrolované osoby, místo a čas provedení kontroly, předmět kontroly a popis zjištěných
skutečností s uvedením nedostatků, označení ustanovení právních a vnitřních předpisů, které
byly porušeny a dokladů a materiálů, o které se kontrolní zjištění opírá. Součástí nebo přílohou
protokolu může být kontrolní list, zpráva o kontrolním zjištění, hodnocení výsledku auditu.
Revize: 2005-06-15
Kontrolní zjištění musí obsahovat popis zjištění nebo odkaz na zprávu o kontrolním zjištění
obsahující popis zjištění a výrok o zjištěném stavu:
a) odpovídá
b) odpovídá s těmito výhradami – vypsat výhrady, uvést opatření k nápravě a termín
k odstranění nedostatků
c) neodpovídá - uvést opatření k nápravě a termín k odstranění nedostatků
U kontrol prováděných formou auditu obsahuje kontrolní zjištění jeden z těchto výroků:
d) zcela splněno,
e) převážně splněno,
f) podmínečně splněno,
g) nesplněno.
Připomínky nebo náměty na zlepšení jsou obvykle uváděny v hodnocení auditu.
Protokol podepisují kontrolní pracovníci, kteří se kontroly zúčastnili.
Kontrolní pracovníci seznámí vedoucího kontrolované osoby s obsahem protokolu, předají mu
stejnopis protokolu a umožní mu vyjádřit se k provedené kontrole, seznámení s protokolem a
jeho převzetí potvrzuje vedoucí kontrolované osoby podpisem protokolu.
Odmítne-li vedoucí kontrolované osoby seznámit se s kontrolním zjištěním nebo toto
seznámení potvrdit, vyznačí se tyto skutečnosti v protokolu.
5.5.9.
Námitky proti protokolu
Proti protokolu může kontrolovaná osoba ve lhůtě pěti dnů ode dne seznámení s protokolem
podat písemné a zdůvodněné námitky vedoucímu kontrolní skupiny. O námitce rozhodne
vedoucí kontrolní skupiny.
Nebylo-li námitkám vyhověno, může se kontrolovaná osoba ve lhůtě 15 dnů ode dne doručení
rozhodnutí o námitkách odvolat ke starostovi. Starosta rozhodnutí o námitkách změní nebo
zruší, jinak odvolání zamítne a rozhodnutí potvrdí. Je-li námitce vyhověno, pověřený kontrolní
pracovník vyhotoví dodatek k protokolu, který bude mít stejné náležitosti jako protokol
samotný. Proti rozhodnutí starosty se nelze dále odvolat.
5.5.10. Oprava zřejmých chyb a omylů
Dodatek k protokolu vyhotoví pověřený kontrolní pracovník i v případě zjištění chyb v psaní,
výpočtech nebo jiných zřejmých nesprávností v protokolu. Dodatek se vyhotoví bez ohledu na
skutečnost, zda chyby a omyly zjistil kontrolní pracovník nebo kontrolovaná osoba.
5.5.11. Ukončení kontroly
Veřejnoprávní kontrola vykonávaná na místě je ukončena:
a) marným uplynutím lhůty pro podání námitek nebo odvolání,
b) dnem doručení rozhodnutí, proti kterému se nelze dále odvolat
5.5.12. Opatření vyplývající z kontrolních zjištění
Opatření, která vyplývají ze zjištění uvedených v protokolu nebo v jeho dodatku, přijme
statutární orgán kontrolované osoby bez zbytečného odkladu, nejpozději ve lhůtě stanovené
kontrolním orgánem. Pracovníci provádějící kontrolu nemají z titulu prováděné kontroly právo
přímého nařizování, jsou však oprávněni kontrolovat plnění přijatých opatření.
5.5.13. Oznámení kontroly
Revize: 2005-06-15
Zřízeným příspěvkovým organizací se zahájení finanční kontroly hospodaření s veřejnými
prostředky písemně oznámí zpravidla 7 dnů před datem jejího zahájení - viz příloha č. 6.
Žadatelům o veřejnou podporu nebo příjemcům veřejné podpory se zahájení finanční kontroly
hospodaření s veřejnými prostředky oznámí zpravidla 30 dnů před datem jejího zahájení - viz.
příloha č. 7.
5.5.14. Archivace
Doklady útvaru interního auditu jsou uloženy u tohoto útvaru, který také za jejich archivaci
odpovídá.
6.
Záznamy a dokumentace
6.1.
Záznamy
Záznamy vyplývající z činností uvedených v této směrnici jsou:
Identifikace
Dokumentu
QF 61-01-01
QF 61-01-02
QF 61-01-03
Zpracovatel
dokumentu
Název dokumentu
Schvalovací protokol předběžné
řídící kontroly
Vyrozumění příkazce operace o
pozastavení
Protokol z průběžné a následné
řídící kontroly
Uložení dokumentu
Místo
Doba
Kód
přístupu
P, SR, HÚ
HÚ, účtárna
5 let
I
SR, HÚ
SR, HÚ
5 let
I
VZ, ZV, T
VZ, ZV, T
5 let
I
Název, datum
Protokol z interního auditu
ÚIA
ÚIA
5 let
I
Název, datum
Zpráva o kontrolách a auditech
(roční)
ÚIA
ÚIA
5 let
E
Seznam použitých zkratek:
P
SR
HÚ
T
VZ
ZV
I
E
6.2.
příkazce operace
správce rozpočtu
hlavní účetní
tajemník
vedoucí zaměstnanec
zástupce vedoucího
interní
externí
Dokumentace interního auditu
P.Č. NÁZEV DOKUMENTU
1.
Návrh na provedení
kontroly
Revize: 2005-06-15
ZPRACOVAL
OVĚŘIL
SCHVÁLIL
VYDAL
ULOŽENO
SKARTACE
NAV
VÚIA
Starosta
NAV
IA
S5
P.Č. NÁZEV DOKUMENTU
ZPRACOVAL
OVĚŘIL
SCHVÁLIL
VYDAL
ULOŽENO
SKARTACE
IA
VÚIA
Starosta
ÚIA
ÚIA
S5
2.
Příkaz ke kontrole
3.
Protokol o kontrole včetně
příloh
ÚIA
VÚIA
VÚIA
ÚIA
ÚIA
KS
A5
4.
Protokol z interního auditu,
hodnocení auditu
ÚIA
VÚIA
VÚIA
ÚIA
ÚIA
KS
A5
5.
Dokumentace potřebná při
kontrole
KS
NAV
ÚIA
KS
NAV
KS
NAV
vrací se
6.
Kniha (evidence) kontrol
IA
VÚIA
ÚIA
ÚIA
S5
7.
Plán kontrol, auditů
VÚIA
Starosta
Starosta
ÚIA
ÚIA
S5
8.
Zpráva o kontrolách a
auditech (roční)
IA
VÚIA
Starosta
ÚIA
ÚIA
A5
9.
Korespondence
kontrolního oddělení
odeslaná
IA
IA
VÚIA
ÚIA
ÚIA
S5
10.
Korespondence
kontrolního oddělení došlá
ODES
ÚIA
S5
11.
Kniha pošty
ÚIA
ÚIA
S5
ODES
IA
VÚIA
Seznam použitých zkratek v matici dokumentace:
VÚIA
ÚIA
IA
KS
NAV
ODES
- vedoucí útvaru interního auditu
- útvar interního auditu
- interní auditor
- kontrolovaný subjekt
- navrhovatel kontroly
- odesilatel
7.
Odkazy a související předpisy
7.1.
Předpisy
Při provádění kontroly dle této směrnice se pověření pracovníci a pracovníci útvaru interního
auditu řídí zejména:
a) zákonem č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě,
b) prováděcí vyhláškou MF č. 416/2004 Sb.,
c) organizačním řádem,
d) metodickým návodem k provádění kontrolní činnosti obcí (Věstník vlády ČR pro OkÚ a
orgány obcí z 30.4.1999, částka 1, ročník 9),
e) kontrolním řádem NKÚ (§ 19 – 31 zákona 166/1993 v platném znění),
f) normami jakosti řady ISO 9000, ISO 14000.
7.2.
Aktualizace směrnice
Směrnice musí po stránce věcné i obsahové odpovídat aktuálnímu stavu a včas reagovat na
vnitřní i vnější změny. Aktualizaci je nutné provést při:
Revize: 2005-06-15
a) změně právních norem,
b) změně způsobu postupu činností,
c) organizačních změnách.
Za aktuálnost směrnice odpovídá vedoucí finančního odboru a vedoucí útvaru interního
auditu.
8.
Revize
List č.
Revize č. Popis změny
Datum revize Provedl
5
1
15.6.2005
9.
Přílohy
4.1. Smlouva o veřejné podpoře –
doplněno „vyjma smluv o poskytnutí příspěvku na nájemné zahrnutých do rozpočtu města“
Příloha č. 1 –
Příloha č. 2 –
Příloha č. 3 –
Příloha č. 4 –
Příloha č. 5 –
Příloha č. 6 –
Příloha č. 7 –
Příloha č. 8 –
Revize: 2005-06-15
Podpis
Matochová
schéma systému finanční kontroly města Vsetín
schvalovací protokol předběžné řídící kontroly
podpisové vzory
vyrozumění o pozastavení připravované operace
protokol z průběžné a následné řídící kontroly
oznámení o zahájení kontroly – příspěvkové organizace
oznámení o zahájení kontroly – žadatelé-příjemci veřejné podpory
doložka k materiálům pro jednání orgánů města
Příloha č. 1
SCHÉMA SYSTÉMU FINANČNÍ KONTROLY MĚSTA VSETÍN
SCHVÁLENÉHO RADOU MĚSTA VSETÍN DNE
STAROSTA
SYSTÉM VNĚJŠÍ FINANČNÍ KONTROLY
KONTROLNÍ ORGÁNY MĚSTA
ÚTVAR INTERNÍHO AUDITU
SYSTÉM VNITŘNÍ FINANČNÍ
KONTROLY
ŘÍDÍCÍ
KONTROLA
INTERNÍ AUDIT
§ 28 - 31
§ 26 – 27
Příspěvkové
organizace
Žadatelé-příjemci
veřejné podpory
Rozsah kontroly:
Rozsah kontroly:
- plný
- dle pověření
starosty
Kontrola:
- předběžná
- průběžná
- následná
Předběžná kontrola
- příkazce operace
- správce rozpočtu
- hlavní účetní
Průběžná a následná
kontrola
- vedoucí zaměstnanci
- ostatní zaměstnanci
zaměstnanci dle
pověření
Působnost:
- přezkoumání operací
- vyhodnocení operací
- doporučení starostovi
Provádění:
- finančního auditu
- audit systémů
- audit výkonů
Zpracování:
- plánu interního
auditu
- roční zprávy
Při kontrole se postupuje dle:
Při kontrole se postupuje dle:
- zákona 320/2001 Sb.
- vyhlášky č. 416/2004 Sb.
- zákona č. 552/1991 Sb.
- zvláštních právních předpisů
- směrnice o Systému finanční kontroly
- zákona 320/2001 Sb.
- vyhlášky č. 416/2004 Sb.
- směrnice o Systému finanční kontroly
Revize: 2005-06-15
SCHÉMA SYSTÉMU FINANČNÍ KONTROLY
ŘÍDÍCÍ KONTROLA
NÁSLEDNÁ
PRŮBĚŽNÁ
PŘEDBĚŽNÁ
Provádí
Spolupráce
Předmět kontroly
Kontrolní metoda
Kontrolní postup
Příkazce operací
--
Dle matice
Porovnání
Šetření
Ověřování
Schvalovací
Správce rozpočtu
--
Dle matice
Porovnání
Ověřování
Kontrolní výpočty
Schvalovací
Hlavní účetní
--
Dle matice
Porovnání
Ověřování
Schvalovací
Interní audit
Hospodárnost
Efektivnost
Účelnost operací
Soulad s právními
předpisy
Sledování
Šetření a ověřování
Analýza údajů
Operační
Revizní a hodnotící
Interní audit
Hospodárnost
Efektivnost
Účelnost operací
Soulad s právními
předpisy
Sledování
Analýza údajů
Předmět kontroly
Kontrolní metoda
Kontrolní postup
Pracovníci MěÚ
Přizvané osoby
V rámci MěÚ
Zřízené
příspěvkové org.
Sledování
Analýza údajů
--
Přezkoumání
hospodaření
zřízených
organizací
Sledování
Analýza údajů
Operační
Externí auditor
Podíl na
přezkoumání
hospodaření založ.
organizací
Sledování
Analýza údajů
Hodnotící
Interní audit
Pracovníci MěÚ
Přizvané osoby
V rámci MěÚ
Zřízené org.
Založené org.
Šetření podnětů a
stížností
Audit systému
jakosti
Sledování
Analýza údajů
Hodnotící
Interní audit
Pracovníci MěÚ
Přizvané osoby
V rámci MěÚ
Zřízené organizace
Výběrové
hodnocení
hospodárnosti,
efektivnosti a
účelnosti
Hodnotící
Vedoucí
zaměstnanec
Vedoucí
zaměstnanec
INTERNÍ AUDIT
VÝKONU
SYSTÉMU
FINANČNÍ
Provádí
Interní audit
Revize: 2005-06-15
Spolupráce
VEŘEJNOSPRÁVNÍ KONTROLA
NÁSLEDNÁ
PRŮBĚŽNÁ
Provádí
Vedoucí
zaměstnanec
Vedoucí
zaměstnanec
Revize: 2005-06-15
Spolupráce
Předmět kontroly
Kontrolní metoda
Kontrolní postup
Příspěvkové
organizace
Srovnávání
Sledování
Operační
Hodnotící
Příjemci veřejné
podpory
Operační
Příspěvkové
organizace
Srovnávání
Operační
Příjemci veřejné
podpory
Analýza údajů
Revizní
Interní audit
Interní audit
QF 61-01-01
SCHVALOVACÍ PROTOKOL PŘEDBĚŽNÉ ŘÍDÍCÍ KONTROLY č.
NÁZEV PŘIPRAVOVANÉ OPERACE (budoucí závazek – výdaj):
Příloha č. 2
Kč:
1. SCHVALOVACÍ POSTUP PŘÍKAZCE OPERACE
ANO
NE
ANO
NE
1.1. Připravovaná operace je nezbytná pro plnění úkolů
1.2. Podklady pro připravovanou operaci jsou správné a úplné
1.3. Připravovaná operace splňuje kritéria:
1.3.1. hospodárnosti
1.3.2. efektivnosti
1.3.3. účelnosti
1.4. Připravovaná operace je v souladu s právními předpisy
1.5. Připravovaná operace byla schválena v příslušných orgánech města
1.6. Při realizaci připravované operace mohou nastat následující rizika (stručný popis):
1.7 Opatření ke zmírnění rizik:
Ve Vsetíně dne
Podpis dle podpisového vzoru
2. SCHVALOVACÍ POSTUP SPRÁVCE ROZPOČTU
2.1. Připravovaná operace je v souladu se zákonem 250/2000 Sb.
2.2. Připravovaná operace je v kompetenci příkazce operace
2.3. Podpis příkazce operace odpovídá podpisovému vzoru
2.4. Připravovaná operace je v souladu se schváleným (upraveným) rozpočtem
2.5. Připravovaná operace je v souladu s rozpočtovým výhledem (je-li zpracován)
2.6. Připravovaná operace má dopad na rozpočet roku (let)
ve výši
UZ
Organizace
Kapitola
Paragraf
Položka
2.7. Rozpočtová skladba připravované operace
Ve Vsetíně dne
3. SCHVALOVACÍ POSTUP HLAVNÍHO ÚČETNÍHO
ANO
NE
3.1. Podklady k připravované operaci jsou v souladu se zákonem č. 563/1991 Sb.
3.2. Připravovaná operace je správná ve směru k věřitelům
3.3. Připravovaná operace je v kompetenci příkazce operace a správce rozpočtu:
3.4. Podpis příkazce operace souhlasí s podpisovým vzorem
3.5. Podpis správce rozpočtu souhlasí s podpisovým vzorem
Ve Vsetíně dne
Revize: 2005-06-15
PODPISOVÉ VZORY
Příloha č. 3
FUNKCE
JMÉNO A PŘÍJMENÍ
Tajemník
Ing. Milan Půček
Správce rozpočtu
Jana Matochová
Hlavní účetní
Dana Hložánková
Vedoucí odboru školství kultury
a tělovýchovy
Bc. Věra Goldová
- zástupce
Anna Oravcová
Vedoucí odboru sociálních věcí
Mgr. Alena Beková
- zástupce
Jiřina Bártková
Vedoucí odboru správních agend
Mgr. Valerie Ondřejová
- zástupce
Jana Horáková
Vedoucí odboru životního
prostředí
Ing. Jiří Trezner
- zástupce
MVDr. Jiří Šturala
Vedoucí odboru obecního
živnostenského úřadu
Ing. Daniela Lukyová
- zástupce
Mgr. Alena Šolková
Vedoucí odboru výstavby,
územního plánování a dopravy
Ing. arch. Renata Hrbáčková
- zástupce
Ing. Libor Kůra
Vedoucí odboru kanceláře
starosty
Stanislava Konečná
- zástupce
Zdeněk Janík
Ředitel městské policie
Bc. Martinák
- zástupce ředitele
Miroslav Janík
Revize: 2005-06-15
PODPIS
QF 61-01-02
VYROZUMĚNÍ PŘÍKAZCE OPERACE O POZASTAVENÍ č.
Příloha č. 4
NÁZEV PŘIPRAVOVANÉ OPERACE (budoucí závazek – výdaj):
Kč:
Příkazce operace
NEDOSTAKY SHLEDANÉ SPRÁVCEM ROZPOČTU
Připravovaná operace pozastavena dne:
Důvod pozastavení:
Termín k odstranění nedostatků:
Ve Vsetíně dne
NEDOSTAKY SHLEDANÉ HLAVNÍM ÚČETNÍM
Připravovaná operace pozastavena dne:
Důvod pozastavení:
Termín k odstranění nedostatků:
Ve Vsetíně dne
ODSTRANĚNÍ NEDOSTATKŮ
Nedostatky operace odstraněny dne:
Stručný popis nápravy:
Ve Vsetíně dne
Podpis příkazce operace
Ověřil dne
Podpis správce rozpočtu∗
Ověřil dne
Podpis hlavního účetního*
∗
Podpis pracovníka, který operaci pozastavil
Revize: 2005-06-15
QF 61-01-03
PROTOKOL Z PRŮBĚŽNÉ A NÁSLEDNÉ ŘÍDÍCÍ KONTROLY č.
Příloha č. 5
Číslo kontroly10: 5.3.5.
1. OVĚŘOVANÁ OPERACE (stručný popis, čísla dokladů od-do):
2. PRŮBĚŽNOU - NÁSLEDNOU ŘÍDÍCÍ KONTROLU PROVEDL:
2.1. Jméno a příjmení:
2.2. Pracovní zařazení:
2.3. Datum zahájení a ukončení kontroly:
3. KONTROLNÍ ZJIŠTĚNÍ - VÝSLEDEK PRŮBĚŽNÉ - NÁSLEDNÉ KONTROLY:
3.1. Průběžnou - následnou řídící kontrolou byly zjištěny závady:
ANO*
NE*
3.2. Stručný popis kontrolního zjištění – zjištěných nedostatků:
3.3. Dodržení zásady:
Hospodárnosti
ANO*
Efektivnosti
NE
ANO*
ANO*
Účelnosti
NE*
NE*
3.4. Opatření k nápravě:
3.41. uloženo (jméno a příjmení odpovědného pracovníka, který
odpovídá za splnění opatření ):
3.4.. lhůta k odstranění nedostatků
Ve Vsetíně dne
3.5. Vyjádření odpovědného pracovníka
Ve Vsetíně dne
Podpis odpovědného pracovníka
4. KONTROLU PLNĚNÍ OPATŘENÍ K NÁPRAVĚ PROVEDL:
4.1. Jméno a příjmení:
4.2. Opatření k nápravě splněno:
Ve Vsetíně dne
10
*
ANO*
NE*
Dle bodu 5.3.5. směrnice
Nehodící se škrtněte
Revize: 2005-06-15
Příloha č. 6
MĚSTSKÝ ÚŘAD VSETÍN
Útvar interního auditu
Kontrolní orgán odboru ……………………………….
Út
Kontrolovaný subjekt
Číslo jednací:
Vyřizuje:
Telefon:
Datum:
Oznámení o zahájení finanční kontroly podle zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve
veřejné správě.
Kontrolní orgán města Vsetín zahajuje dne
podle § 9 odst. 1) zákona o finanční kontrole kontrolu hospodaření s veřejnými prostředky u
příspěvkové organizace:
……………………………………………………………………………………………………...
Pověřenou osobou dle § 14 odst. 1) zákona o finanční kontrole je:
……………………………………………………………………………………………………..
Při zahájení kontroly zástupce kontrolovaného subjektu předloží doklad o oprávnění zastupovat
kontrolovaný subjekt a prokáže se průkazem totožnosti. V případě zastupování jinou osobou předloží
je vedle průkazu totožnosti předložena i ověřená plná moc zmocnitele.
Kontrolovaný subjekt je povinen předložit veškeré podklady, týkající se předmětu kontroly, a to
zejména:
Další doklady mohou být vyžádány v průběhu kontroly.
Razítko
Podpis
Jmenovka
Revize: 2005-06-15
Příloha č. 7
MĚSTSKÝ ÚŘAD VSETÍN
Útvar interního auditu
Kontrolní orgán odboru ……………………………….
Út
Kontrolovaný subjekt
Číslo jednací:
Vyřizuje:
Telefon:
Datum:
Oznámení o zahájení finanční kontroly podle zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve
veřejné správě
Kontrolní orgán města Vsetín zahajuje dne
podle § 9 odst. 2) zákona o finanční kontrole a § 12 odst. 2) písm. a) zákona č. 552/1991 Sb., o státní
kontrole kontrolu hospodaření s veřejnými prostředky u žadatele o veřejnou podporu – příjemce
veřejné podpory:
………………..…………………………………………………………………………………….
Pověřenou osobou dle § 14 odst. 1) zákona o finanční kontrole je:
……………………………………………………………………………………………………..
Při zahájení kontroly zástupce kontrolovaného subjektu předloží doklad o oprávnění
zastupovat kontrolovaný subjekt a prokáže se průkazem totožnosti. V případě zastupování jinou
osobou předloží je vedle průkazu totožnosti předložena i ověřená plná moc zmocnitele.
Kontrolovaný subjekt je povinen předložit veškeré podklady, týkající se předmětu kontroly, a to
zejména:
Další doklady mohou být vyžádány v průběhu kontroly.
Ve smyslu § 11 a § 14 zákona o státní kontrole Vás žádáme o poskytnutí nutné součinnosti při
provádění výše uvedené kontroly. V případě neposkytnutí součinnosti Vám může být dle § 19 zákona
o státní kontrole uložena pořádková pokuta. Pokud i přesto nedojde ze strany kontrolované osoby
k nápravě, je kontrolní orgán oprávněn dle § 17 odst. 1) zákona o veřejné kontrole uložit pokutu za
maření veřejnosprávní kontroly vykonávané na místě.
razítko
podpis
jmenovka
Revize: 2005-06-15
DOLOŽKA K MATERIÁLŮM PRO JEDNÁNÍ ORGÁNŮ MĚSTA
Příloha č. 8
Žadatel
Ověření závazků žadatele vedeno pod evid. č.:
Vyrovnané závazky žadatele
ANO
NE
Operace schválená rozpočtem města
ANO
NE
Cena operace je cenou obvyklou
ANO
NE
Usnesení - důvod odchylky od ceny obvyklé:
Revize: 2005-06-15

kontrolní systém města vsetín

Transkript

Podobné dokumenty

ORGANIZAČNÍ STRUKTURA ÚŘADU MČ PRAHA 7

Statut Technické univerzity v Liberci

Obchodní podmínky pro vedení účtů, bezhotovostní a

S odvoláním na příkaz ministra kultury č. 41 ze dne 22

xx. mezinárodní vědecká konference soudního inţenýrství