Finanční efektivita potravinářského podniku a výroby

Transkript

Projekt
Vzděláváním a novými informacemi k
prosperitě
Podkladové materiály ke školení
Finanční efektivita potravinářského
podniku a výroby
- praktické cvičení s použitím IT
techniky
Tento projekt
Vzděláváním a novými informacemi
k prosperitě
13/018/1310b/671/000333
JE SPOLUFINANCOVÁN EVROPSKOU UNIÍ
EVROPSKÉHO ZEMĚDĚLSKÉHO FONDU PRO ROZVOJ
VENKOVA
V rámci opatření Další odborné vzdělávání a informační
činnost
Programu rozvoje venkova
Evropský zemědělský fond pro rozvoj venkova: Evropa
investuje do venkovských oblastí
MANAGEMENT A ŘÍZENÍ FIRMY
Pokud má firma efektivně fungovat, je třeba nastavit jisté „pevné body“, které budou vodítkem pro Vaše lidi a které
povedou k maximální možné produktivitě uvnitř Vaši firmy. Touto problematikou – nastavováním „pevných bodů“ se
naše firma zabývá již roky. Mezi základní nástroje řízení firmy patří:
Základní manažerské nástroje
1. „3K“
o
kvantita - sledování čísel
o
kvalita - sledování hodnocení (reference, doporučení) kontinuita –

počet nových zákazníků v trendu + počet všech zákazníků v trendu

počet objednávek za rok (počet vystavených faktur)

průměrná hodnota 1 nákupu = tržby celkem děleno počet objednávek
2. Popis pracovních míst + organizační struktura
3. Kontrola
o
Reporting

obchodníci týdenní

administrativa denní

princip priority dne

vizitační dny v terénu
o
Kontrola cash flow a finanční řízení firmy - (firma může být v zisku dle účetnictví a přesto nemít na
účtu peníze, aby byla solventní => sledujte cash flow každodenně, plánujte, kontrolujte)
o
Check-listy, to do listy - pro kontrolu plnění pravidelně se opakujících činností, úkolů
4. Porady
o
funkce nejen kontrolní, ale také rozhodovací, delegovací, informativní, zlepšovací
o
porady musí být pravidelné!!! + zápisy z porad a zpětná kontrola plnění úkolů
o
kroužky jakosti
5. Plány
o
finanční plán a z něho vycházející finanční budget na nejbližší rok
o
personální plán
o
plán organizační struktury a přijetí nových lidí
o
osa strategie
6. MBO – management by objectives
o
každá pozice, oddělení, firma má cíle, ty se měří, znázorňují v trendech
o
určují se nejen trendy, ale také taktické plány (postupy, jak dál)
7. Intenzivní personalistika
o
efektivní výběr, zaškolování a práce s lidmi (efektivní postupy při VŘ, plán zaškolení)
o
pravidelné vzdělávání zaměstnanců - opět naplánované
o
formulář win-win + dohoda
8. Formulář „akční plán“
o
pro snadnější a přehlednější naplánování konkrétních kroků změn
o
akční plány pro kontrolu úkolů
9. Systém 20-70-10
o
diferenciace (stanov výkonnostní měřítka a podle výsledku rozděl lidi, výrobky, zákazníky na 20-7010%)
10. Hlavní cíl firmy - stanov!!!
1. HLAVNÍ ZÁMĚR firmy:

JAK ZAMÝŠLÍM ZVÍTĚZIT V TOMTO BYZNYSU?
2. HLAVNÍ HODNOTY firmy:

JAKÉ CHOVÁNÍ JE ŽÁDOUCÍ PRO DOSAŽENÍ HLAVNÍHO ZÁMĚRU?
Otevřená komunikace
o
je třeba podporovat otevřenost, možnost vyjadřovat vlastní názory
o
mnohé firmy v důsledku špatných výsledků propouští, škrtá v nákladech, v lepším případě inovuje ale podpora otevřené diskuze, názory a nápady přináší dlouhodobě lepší výsledky ve výsledovce, než úspory,
škrty a propouštění, za stálého přežívání uzavřené, nekomunikativní atmosféry ve firmě - je třeba říkat si
pravdu, upřímně říkat, co si kdo myslí!!!
o
JEDNO Z NEJLEPŠÍCH OPATŘENÍ: 1-2DENNÍ WORKSHOP (10-100LIDÍ) S EXTERNÍM
PORADCEM, ABY ZAMĚSTNANCI LÉPE PROJEDNALI,
o
JAK DĚLAT NĚKTERÉ VĚCI, JAK ELIMINOVAT BYROKRACII A PŘEKÁŽKY, KTERÉ BRZDÍ
ROZVOJ A INICIATIVU. ZAČÁTKU KAŽDÉHO WORKSHOPU SE ZÚČASTNÍ ŠÉF A VYSVĚTLÍ PRINCIP
WORKSHOPU (OTEVŘENOST). ZÁROVEŇ SE ZAVÁŽE KE DVĚMA VĚCEM:
3
PO SKONČENÍ WORKSHOPU NA MÍSTĚ ODPOVÍ KLADNĚ ČI ZÁPORNĚ NA 75% DOPORUČENÍ
- ZBYLÝCH 25% VYŘEŠÍ DO 30TI DNŮ
o
POTÉ ŠÉF ODEJDE, ABY NEBRÁNIL OTEVŘENÉ DISKUZI. OBJEVÍ SE AŽ NA KONCI
WORKSHOPU, ABY SPLNIL SVŮJ SLIB (KOMTERM)
Inovuj
o
inovuj, odliš se, nebo zemři... (to je zákon obchodu)
o
inovace, kvantifikace, harmonizace
Marketing
o
můžete mít skvělé obchodníky, prodejní síť, ale bez skvělého marketingu budou jejich výkony vždy
hrubě pod potenciálem možných výsledků. Slabý marketing znamená často pouhou 1/5!!!, ano 1/5!!! možných
dosahovaných výsledků v prodeji. Vynásobte své tržby číslem 5 - a zjistíte, jaký je Váš potenciál, pokud
budete soustavně a bez přestání zlepšovat a pracovat na Vašem marketingu
o
MĚJTE SVÉ VLASTNÍ VÝVOJOVÉ ODDĚLENÍ MARKETINGU - TESTUJTE, TESTUJTE,
TESTUJTE
Work flow maping
o
najděte nejlepší způsob toku informací, materiálu, peněz atd.
Interpretace trendů a akčních opatření
o
řízení firmy a lidí přes čísla
Řešení problémů
o
získejte o dané věci názor od kompetentních osob a pak AKCE!
1. jděte na pracoviště
2. pozorujte lidi, materiál, nástroje, procesy
3. přijměte dočasná opatření
4. najděte nejlepší způsob řešení
5. systematizujte řešení
o
Stále a průběžné školení a koučink
o
o
Vlastní příklad
Otázky
PTEJTE SE, PTEJTE SE, PTEJTE SE! POKLÁDEJTE MNOHO OTÁZEK (metoda 5x Proč?)
Stanovte si své vlastní, fungující principy řízení, kterých se budete držet
Dodržujte osobní produktivitu
v čele s prioritami dne dle Charlese Schwaba
Zkuste se zamyslet nad následujícími body. Nepatříte i Vy mezi osudově chybující management při řízení firmy?
Základními problémy ve firmách často bývají následující chyby:
1. Domněnka, že název pozice/autorita je řízení samo
o
dát úkol neznamená řídit podnik (oddělení). Je potřeba vzít odpovědnost za to, že příkaz bude přesně
udělán
2. Chyba neučit se od svých zaměstnanců/podřízených
o
kdo sám stále mluví a nikdy se neptá, zbavuje se největšího zdroje informací, jenž leží přímo v
podřízených
o
takový člověk dává spíš přednost pochlebování před výkonností
3. Klamný názor, že velikost podniku je důležitější než jeho výsledky
o
je lepší mít malý podnik, jenž roste, než velký, který skomírá
o
má-li firma obrat za rok 100mil. Kč a náklady 120mil.Kč, zkrachuje - je lépe mít obrat 12mil.Kč,
náklady 10mil. Kč a prosperovat
o
VELIKOST NEZNAMENÁ VÝKONNOST A ÚSPĚCH. FIRMA SE POSUZUJE PODLE VÝSLEDKŮ!!!
4. Spoléhám se na domněnky, ne na fakta
o
mnoho manažerů řídí firmy přes diskuze a názory a ne přes přesná čísla, která jsou pak
interpretována
o
není vždy pravda, že názor většiny je ten nejlepší - manažer má sledovat čísla, zjistit všechna fakta
(vyslechnout názor všech), A PAK SE MUSÍ ROZHODNOUT A MUSÍ VZÍT ZODPOVĚDNOST ZA VLASTNÍ
ROZHODNUTÍ
o
podnik má být řízen fakty, čísly, ne diskuzemi
o
běžte na "pracovní místo", Japonci říkají na gemba, a udělejte si vlastní obrázek o situaci, věcech,
lidech
5. Pochybnost nad vlastní pozicí - že ředitel, manažer a podobné pozice nejsou přímými producenty
o
přímou přidanou hodnotu vytváří obchodník na schůzce, když prodá svůj produkt/službu, přímou
hodnotu vytváří dělník, když vyrobí výrobek. Nicméně je třeba mít na paměti, že loď dopluje do cíle, jen když
4
o
o
o
6.
o
o
o
o
7.
o
o
o
o
8.
o
o
9.
o
o
o
o
10.
o
o
o
o
o
11.
o
o
o
o
o
o
12.
má dobrého kapitána, který pevně a zkušeně drží kormidlo. Jako kapitán nemůže dělat vše na lodi, tak ani
manažer ve firmě.
podnik prosperuje, když má školené, zkušené vedoucí, kteří se starají o celou organizaci jako dobrý
hospodář
manažer může svým moudrým rozhodnutím či opatřením zdvojnásobit tržby či snížit náklady
armáda nedělá generála, generál dělá armádu
Mylná domněnka, že nízké mzdy přinesou nižší náklady (úspory)
této chyby se dopouští většina vedoucích pracovníků!!!
když má dělník (obchodník atd.) měsíční mzdu 25.000Kč a vydělá 50.000Kč pro firmu, mám šetřit na
jeho mzdě?
a když má dělník (obchodník atd.) měsíčně mzdu 15.000Kč a vydělá pro firmu 10.000Kč, ušetřil
jsem?
V prvním případě je čistý zisk 25.000Kč, v druhém čistá ztráta 5.000Kč - nešetřete na svých
výkonných lidech!!!
Základní chyba pořizovat nové budovy, stroje, vybavení atd., když stávající jsou využívány z 50-60% své
kapacity
je daleko jednodušší zdvojnáosbit provozní kapacitu stávajících strojů než zdvojnásobit jejich počet
mnoho firem vynaloží 1mil. Kč a víc ročně na nákup nového majetku, třebaže nevyužívá plně kapacit
stávajícího provozu, ale odmítnou investovat 100tisíc Kč do konzultačních či tréninkových služeb, aby tak
zvýšili pracovní výkon podniku.
žádná firma nemá věnovat ani korunu na nákup nových strojů, pokud nemá jistotu, že stávající
zařízení jsou využívána na 100%.
PRAVIDLO: NEJPRVE PLNĚ VYUŽIJ VŠE, CO MÁŠ, PAK TEPRVE ŽÁDEJ O VÍC.
V podniku vládne rivalita mezi odděleními
jednotlivá oddělení v podniku nejsou soupeři, ale partneři, kteří mají společným úsilím dosahovat cílů
je povinností manažera, aby udělal vše, co je v jeho silách pro podporu spolupráce jednotlivých
oddělení
Existuje více než jeden ředitel podniku
loď, která má dva kapitány nebo vlak, který má dva strojvedoucí - šlo by to?
kde dva dělají totéž, je jeden zbytečný. Mnoho firem trpí, protože jsou dva rovnoprávní ředitelé,
mnohdy jeden dá úplně jiný příkaz než druhý, lidé jsou zmateni, koho mají poslouchat, pod koho spadají dělá to více škody než užitku. Má-li člověk dva pány, je tím demoralizován, znervózněn, produktivita klesá
celé desítky firem byly zruinovány tím, že je řídily dvě hlavy - takovým způsobem nelze dosáhnout
optimální výkonnosti a výsledků
výkonná autorita nesmí být nikdy rozdělena na dvě části, chce-li podnik redukovat náklady a zvyšovat
výkonnost
Zvyk odkládat věci, rozhodnutí atd.
jednou z nejpodstatnějších úloh šéfů je dospět rychle k jasnému a pevném rozhodnutí
mnoho manažerů/majitelů se snaží nejednat ukvapeně... A tak dlouho nejednají vůbec. Je to ztráta
pro všechny.
"Počkejme a uvidíme" je výsledek bázlivosti, nedostatku přesných znalostí, pohodlnosti a slabé vůle a firmy stojí ročně milióny Kč
Rázně se rozhodnout neznamená být ukvapený - je třeba získat maximum informací, faktů a pak
důkladně jednat, neodkládat věci, až se sami vyvrbí. Rozhodnout se znamená dělat svoji práci dobře a
nechodit kolem horké kaše.
odlož, váhej - to je heslo mnohých podnikatelů a manažerů. Naše firmy mají mnoho odkladů, mnoho
systémů a málo výkonnosti - mnohé z firem, které zkrachovali, měli systém - ale neměly rozhodnost,
výkonnost.
Přílišné spoléhání na systém
velké organizace jako Pošta, ČD jsou systematicky vedeny, mají obrovské manuály pravidel a
předpisů. Ale nikdo by neřekl, že jsou to výnosné organizace. Systém má zabezpečit pravidelný způsob
vykonávání věcí. Ale tento přístup může být naprosto chybný.
mohli bychom např. pravidelně cestovat z Prahy do Ostravy přes Brno - to by byl náš systém. Ale
ztratili bychom při tom mnoho času a peněz. Bylo by to absurdní. Takto absurdně se však chová mnoho firem
ve svém provozu.
zkušený manažer dokáže najít rovnováhu mezi individualitou a systémem
lidé ani pracovní pozice ani výzvy v průběhu let nejsou stejné, neměly bychom tedy přistupovat
standardně ke všemu, co se v podniku děje - spíše stanovte pevné principy, na kterých fungování podniku
bude stát, než pevné systémy a postupy, které paralyzují lidi, výkonnost, nadané jedince
lidé přetvoření v systém, ve stroje, nemají nic společného s výkonností a zdravým fungováním
přes polovinu firem funguje v zaběhlé rutině, jako by hlavní věcí v obchodě bylo, jak dělat stejně a
systematicky stále tytéž věci. Hlavní věcí v obchodě je ale schopnost být prospěšný a užitečný zákazníkovi.
Čím více lidem je podnik užitečný, prospěšný, tím více prosperuje sám
Ředitel/majitel tráví většinu dne za pracovním stolem
5
o
o
o
pokud se manažer spoléhá jen na reporty svých lidí, na jejich názory, je na nejlepší cestě k úpadku
manažer musí být pravidelně mezi lidmi - zaměstnanci i zákazníky - a dělat si svůj vlastní obrázek a
názor na vše co se v podniku i v okolí děje. Potom lépe porozumí číslům (faktům), názorům lidí atd.
manažer, který spotřebuje 2x tolik kalhot (od sedění), jako párů bot, který jen sedí a diktuje, je špatný
manažer
Je to totéž, jako by kapitán seděl v kajutě a nechal se informovat, jak si na tom stojí loď, a z kajuty dával
příkazy.
Spoléhal by se jen na informace z "druhé ruky" a rovněž z "druhé ruky" by řídil. Taková loď by daleko
nedoplula.
vždy mě zaujme přístup kaizen manažera (jehož úkolem je jít na pracoviště a celý den se dívat, co se
děje na daném pracovním místě), nebo lidí jako T.Baťa či onen šéf v továrně Henryho Forda, který vydělával
nejvíc peněz z firmy, ale chodil v ošuntělých montérkách, umazaných od práce, který neměl ani svůj stůl a
celý den strávil sledováním výrobního procesu a jeho zdokonalováním
o
správný manažer je všude první, vše vidí, vše si sám vyzkouší, zlepšuje. Sám se dále učí a jiné učí
tomu, co sám zjistil. Má ihned zastavit všecko chybné a dávat popud ke zlepšení a ke konání správného.
13. Zeď kolem vlastní firmy
o
vezměte nejlepší firmu, postavte kolem ní zeď a za pár měsíců je po ní.
o
přesto mnoho firem takto žije. Postavili kolem sebe zeď. Více myslí na sebe a na své pohodlí, než na
zákazníka, na své okolí. Každá firma žije jen díky zákazníkům. Přesto se mnoho prodavačů, zaměstnanců
obecně tváří znechuceně, když vejde nebo zavolá zákazník - přerušil je totiž v rozhovoru s kolegou.
o
mnoho malých firem skončilo, vymlouvajíc se na nadnárodní kolosy. Ale i tyto kolosy vyrostly z
malých podniků.
o
Měli však jediný rozdíl oproti jiným malým firmám - tyto kolosy měli ve vedení lidi, kteří se stále učili, šli
dopředu, zajímali se, měnili se, v centru jejich pozornosti a zájmů byl a je zákazník. Kolik malých firem se
chovalo a dnes stále chová jako ti malí soukromníci, které smetla vlna pokroku - kteří nabízeli žalostný servis
a obsluhu, za nic nechtěli změnit své staré zvyklosti. Nedali se poučit, nikdo je nemohl přimět ke změně - víc
se podobali tvrdým kamenům, než lidem. Kolik z těchto malých firem stejně jako dříve zkrachovalých
soukromníků jsou pyšné, z neznámého důvodu, dívají se spatra na ostatní obchodníky, opovrhují obchodní
zdatností, šikovností, výkonností reklamy jiných. Nechtějí nic slyšet o nových a lepších způsobech jak
podnikat. Kolik majitelů a manažerů ignoruje "obchodní vědu" a chtějí to dělat po svém - domnívajíc se, že
uspokojovat zákazníky je pod jejich úroveň a nabízet zákazníkovi komfort nebo něco navíc je zbytečnost,
kterou si namlsaní zákazníci nezaslouží.
Takové podniky sklidí, jak zasejí. Rozdávají skoupě, skoupě budou sklízet.
je mnoho manažerů a majitelů, kteří se pokládají za nejmoudřejší lidi, za "udržovatele" pravého
podnikání, ačkoliv ve skutečnosti jsou představiteli vymírajících dinosaurů. Nebyli schopni přizpůsobit se
vývoji společnosti a trendům v podnikání a tak je "převálcují" noví podnikatelé a manažeři, kteří mají ponětí o
lepších metodách a v centru jejich podnikatelské snahy je být prospěšný zákazníkům, sloužit veřejnosti.
o
firma je tu od toho, aby přinášela užitek lidem, okolí, zákazníkům. Nepřináší-li, dlouho prosperovat
nebude a ani si to po pravdě řečeno nezaslouží. Protože nepochopila základní zákon života, a také podnikání
a obchodu:
o
"Život je služba. Podnikání je služba. Obchod je služba. Jsem tu proto, abych byl druhým prospěšný,
ne naopak."
14. Neochota se měnit, přizpůsobovat
o
je faktem, že svět se rychle mění a manažeři a podnikatelé se musí měnit v něm. Musíme tančit podle
nových "nápěvů", ať se nám to líbí nebo ne. Měli bychom za své přijmout tento fakt:
o
"Důležité hodnoty a etika podnikání se nemění a těch se mám držet. Ale metody a postupy a poptávka se
mění, a v těm se musím přizpůsobovat." Mnoho lidí si myslí, že když se změní, zklamou sami sebe. Ve
skutečnosti je vývoj podmínka života. Zklamete sami sebe, pokud zradíte své hodnoty a svědomí, ne pokud
budete dělat věci novým způsobem.
o
o
o
podnikatelský život je přizpůsobování se vnitřních poměrů vnějším. To znamená, že podnik musíme
přizpůsobit okolnímu světu - nemůžeme očekávat, že se nám podaří svět přizpůsobit sobě.
kdo se vzpírá přizpůsobit, kdo se drží zpátky a odporuje novým myšlenkám, sráží zisk svých firem,
mzdy svým zaměstnancům, dividendy majitelům
hrstka tvrdohlavých a pomalých lidí může zadržovat pokrok celé velké firmy a postupně vést až ke
krachu.
6
Nemůžete vést válku mezi pokrokem a nehybností.
v poměrech, jako jsou dnešní, si nemůže žádná firma dovolit zůstat stát na místě nebo nechat
zpátečnické lidi, aby jí udávali tempo.
15. Zaměstnáváte ztrátové lidi
o
v každé firmě jsou zaměstnanci, kteří tvoří zisk a ti, kteří zisk utrácejí. Vždy je tam několik lidí, kteří
drží firmu nad vodou a několik, které drží firma.
o
firma s 1000 zaměstnanci má možná ve skutečnosti pouze 600 zaměstnanců, jelikož 200 se jí vůbec
nevyplatí a dalších 200 je dotčeno výsledkem práce oněch 200 neproduktivních jedinců - takže firma má
vlastně jen 600lidí
o
vedoucí výroby, který ročně bere 600tisíc Kč a způsobil firmě ztrátu 1mil. Kč, stojí firmu vlastně
1,6mil.Kč ztráty
o
obchodník, který vydělal minulý rok přes 600tisíc Kč, ale přišel loni o 10 zákazníků, kteří dohromady
dělali na tržbách za 1,5mil Kč, je ztrátou pro firmu v hodnotě 2,1mil. Kč
o
mnoho manažerů myslí jen na sebe, jezdí v drahých autech, stojí firmu mnoho peněz - ale přitom ji
vedou k ztrátě
o
Pokud firmu stojí manažer ročně 1mil.Kč, a mnoho dalších souvisejících nákladů, a firma za minulý rok
vykazuje ztrátu 2,5 mil.Kč, je takový ředitel pro firmu jen pasivní položkou na pravé straně bilance.
kdyby Vaše auto mělo tolik nepotřebných součástí, jako má firma často nejen nepotřebných, ale
naopak dokonce ztrátových lidí, nesjeli byste ani malý kopeček o délce 500m. To je důvod žalostných
statistik. 9 z 10ti podniků končí do pěti let od založení. A z nich přeživší opět z 90% zkrachují do dalších pěti
let. Všechny nepotřebné či ztrátové věci je třeba uvést do chodu nebo vyhodit, nebo na to doplatí celý podnik
a všichni další poctiví lidé.
16. Hloupá ohleduplnost a povýšenost
o
mnoho lidí si myslí, že jsou pupkem světa - mnohem více by jim i lidem v okolí prospělo, kdyby si čas
od času řekli: "Jsem jen obyčejný mravenec. Takových jsou na světě milióny." Trošku ostřeji řečeno: Jsem jen
malé hovno.
o
mnoho firem má přeplněné sklady - špatně nakoupili, a nebo... Si někdo myslel, že příliš velký a když
tedy nakupuje, tak nakoupí mnoho (bude z toho přece mít slevu a navíc všichni uvidí, že si to může dovolit)
o
mnoho lidí by kleslo v očích sebe samých, kdyby měli objednat málo nebo laciněji a tak kupují po
"galonech" a to nejdražší a nejluxusnější, co je
o
obchody jsou přeplněné neprodejným zbožím - nakoupené ze zbytečných ohledů k dodavatelům
o
mnoho firem je plných lidí, kteří tráví čas ve svých kancelářích, protože je pod jejich úroveň aktivně
nabízet své zboží či služby druhým lidem, které neznají. Podvědomě si myslí, že v kanceláři za stolem mají
větší úroveň než na ulici, kde prošlapou mnoho párů bot na cestě za zákazníky
o
mnoho podniků zkrachovalo proto, že si majitelé či manažeři nechtěli připustit, že něco neznají,
neumí či nevědí.
o
povýšenost a sobectví jsou zakořeněny v lidském srdci, je třeba proti nim bojovat
o
žádejte od sebe i od druhých fakta, ne přihlouplé poklony a omluvy
17. Nekladete si otázky
o
položit si otázku je základ pokroku. A pokrok je v obchodě třeba. Firmy, které opakují tytéž inzeráty,
přestože je na ně chabý ohlas (nebo dokonce úplně zanevřely na inzeráty, protože se nikdo neozval) jsou
jako dinosauři neodvratně určeny k zániku. Lpí pevně na zastaralých metodách, stávají se pomalejšími,
ztuhlejšími. Proč?
o
Protože dělají stále tytéž věci, obyčejné věci. A proč to dělají? Protože je to nejjednodušší.
•
•
je mnohem obtížnější jít do neznámého prostoru, do nejistoty. Je mnohem obtížnější položit si novou otázku a
hledat na ni odpověď, hledat nové řešení nefungujícího inzerátu apod.
mnoho lidí a mnoho firem udržuje v životě status-quo. Při každé změně si kladou otázku: Je to nezbytné?
Je to nutné právě teď? Firemní management by lépe udělal, kdyby se ptal aktivně sám:
Co je nezbytné právě teď? Co je nutné udělat právě teď?
•
každý manažer by si měl pravidelně, alespoň 1x za měsíc, klást tyto otázky:
1. Jak prodávat víc zboží?
2. Jak povzbudit obchodníky k lepší práci?
3. Jak úspěšně inzerovat?
7
4.
5.
6.
7.
8.
Jak školit své lidi?
Jak zvýšit motivaci, oddanost, spolupráci a nadšení zaměstnanců?
Jak docílit větší výroby, vyšších mezd, nižších výrobních nákladů, zvýšených zisků a dividend?
Co jsem provedl tento týden nového?
Byl jsem v tomto týdnu skutečně užitečný manažer?
To je obchodní dynamika. To je tvůrčí impuls. Tu se tvoří dobrý podnik - správně položenými otázkami.
•
mnozí manažeři a majitelé postrádají nebo pozbyli ctností dávných dnů - ale je to přitom kázeň a láska, které
jediné vedou k trvalému štěstí a prosperitě jedince i firmy
KDYŽ JSME POHLÉDLI DO OČÍ FAKTŮM, JE TŘEBA SE DÁT PLNOU PAROU DO REVITALIZACE VAŠEHO
PODNIKU. PUSŤME SE DO PRÁCE. SKONCUJME SE STATICKÝM POSTOJEM A STAŇTE SE DYNAMICKÝMI
PODNIKY!!!
Ukázky výkazů
Zpracováno v souladu s vyhláškou
VÝKAZ ZISKU A ZTRÁTY
Obchodní firma nebo jiný
název účetní jednotky
(v celých tisících Kč)
č. 500/2002 Sb., ve znění pozdějších předpisů
ke dni
IČ
Sídlo, bydliště nebo místo
podnikání účetní jednotky
Označení
TEXT
Číslo
řádku
a
b
c
I.
A.
Tržby za prodej zboží
01
Náklady vynaložené na prodané zboží
02
+
Obchodní marže
II.
Výkony
II.
1.
(ř. 01 - 02)
(ř. 05 až 07)
Tržby za prodej vlastních výrobků a služeb
0
04
0
0
0
0
05
3. Aktivace
07
(ř. 09 + 10)
08
B.
1.
Spotřeba materiálu a energie
09
B.
2.
Služby
10
+
C.
C.
1.
minulém
2
0
06
Výkonová spotřeba
sledovaném
1
03
2. Změna stavu zásob vlastní činnosti
B.
Skutečnost v účetním období
Přidaná hodnota
(ř. 03 + 04 - 08)
11
0
0
Osobní náklady
(ř. 13 až 16)
12
0
0
13
Mzdové náklady
8
C.
2.
Odměny členům orgánů společnosti a družstva
14
C.
3.
Náklady na sociální zabezpečení a zdravotní pojištění
15
C.
4.
Sociální náklady
16
D.
Daně a poplatky
17
E.
Odpisy dlouhodobého nehmotného a hmotného majetku
18
Tržby z prodeje dlouhodobého majetku a materiálu
III.
III.
1
III.
2
(ř. 20 + 21)
Tržby z prodeje dlouhodobého majetku
20
Tržby z prodeje materiálu
21
Zůstatková cena prodaného dlouhodobého majetku a materiálu
F.
F.
1
F.
2
G.
IV.
H.
V.
I.
*
19
(ř. 23 + 24)
22
Zůstatková cena prodaného dlouhodobého majetku
23
Prodaný materiál
24
Změna stavu rezerv a opravných položek v provozní oblasti
a komplexních nákladů příštích období
25
Ostatní provozní výnosy
26
Ostatní provozní náklady
27
Převod provozních výnosů
28
Převod provozních nákladů
29
Provozní výsledek hospodaření
[ř. 11 - 12 - 17 - 18 + 19 - 22 - 25 + 26 - 27 + (-28) - (-29)]
30
Označení
TEXT
Číslo
řádku
a
b
c
VI.
J.
Tržby z prodeje cenných papírů a podílů
31
Prodané cenné papíry a podíly
32
VII.
Výnosy z dlouhodobého finančního majetku
VII. 1.
Výnosy z podílů v ovládaných a řízených osobách a v účetních
jednotkách pod podstatným vlivem
34
VII. 2.
Výnosy z ostatních dlouhodobých cenných papírů a podílů
35
VII. 3.
Výnosy z ostatního dlouhodobého finančního majetku
36
VIII.
Výnosy z krátkodobého finančního majetku
37
Náklady z finančního majetku
38
Výnosy z přecenění cenných papírů a derivátů
39
L.
Náklady z přecenění cenných papírů a derivátů
40
M.
Změna stavu rezerv a opravných položek ve finanční oblasti
K.
IX.
X.
N.
XI.
O.
XII.
P.
*
(ř. 34 až 36)
(+/-)
33
0
0
0
0
0
Skutečnost v účetním období
sledovaném
1
minulém
2
0
0
0
0
41
Výnosové úroky
42
Nákladové úroky
43
Ostatní finanční výnosy
44
Ostatní finanční náklady
45
Převod finančních výnosů
46
Převod finančních nákladů
47
Finanční výsledek hospodaření
[(ř. 31 - 32 + 33 + 37 - 38 + 39 - 40 - 41 + 42 - 43 + 44 - 45 + (-46) - (- 47)]
48
9
0
Q.
Daň z příjmů za běžnou činnost
(ř. 50 + 51)
Q. 1.
- splatná
50
Q. 2.
- odložená
51
Výsledek hospodaření za běžnou činnost
**
(ř. 30 + 48 - 49)
49
52
Mimořádné výnosy
53
R.
Mimořádné náklady
54
S.
Daň z příjmů z mimořádné činnosti
S. 1.
- splatná
56
S. 2.
- odložená
57
XIII.
(ř. 56 + 57)
Mimořádný výsledek hospodaření
*
(ř. 53 - 54 - 55)
Převod podílu na výsledku hospodaření společníkům (+/-)
T.
***
Výsledek hospodaření za účetní období (+/-)
****
Výsledek hospodaření před zdaněním (+/-)
55
58
0
0
0
0
0
0
0
59
(ř. 52 + 58 - 59)
60
0
0
(ř. 30 + 48 + 53 - 54)
61
0
0
ROZVAHA
0
ke dni
IČ
Označení
AKTIVA
Číslo
řádku
a
b
c
AKTIVA CELKEM
(ř. 02 + 03 + 31 + 63)
A.
Pohledávky za upsaný základní kapitál
B.
Dlouhodobý majetek
B. I.
Dlouhodobý nehmotný majetek
B. I.
001
Brutto
1
Korekce
2
0
Netto
3
0
(ř. 05 až 12)
Netto
4
0
003
0
0
0
0
004
0
0
0
0
Zřizovací výdaje
005
0
2.
Nehmotné výsledky výzkumu a vývoje
006
0
3.
Software
007
0
4.
Ocenitelná práva
008
0
5.
Goodwill
009
0
1.
10
0
0
002
(ř. 04 + 13 + 23)
Minulé úč.
období
Běžné účetní období
6.
Jiný dlouhodobý nehmotný majetek
010
0
7.
Nedokončený dlouhodobý nehmotný majetek
011
0
8.
Poskytnuté zálohy na dlouhodobý nehmotný majetek
012
0
B. II.
(ř. 14 až 22)
Dlouhodobý hmotný majetek
B. II.
0
0
Pozemky
014
0
2.
Stavby
015
0
3.
Samostatné movité věci a soubory movitých věcí
016
0
4.
Pěstitelské celky trvalých porostů
017
0
5.
Dospělá zvířata a jejich skupiny
018
0
6.
Jiný dlouhodobý hmotný majetek
019
0
7.
Nedokončený dlouhodobý hmotný majetek
020
0
8.
Poskytnuté zálohy na dlouhodobý hmotný majetek
021
0
9.
Oceňovací rozdíl k nabytému majetku
022
0
1.
Dlouhodobý finanční majetek
B. III.
B. III.
0
013
(ř. 24 až 30)
0
023
0
0
Podíly v ovládaných a řízených osobách
024
0
2.
Podíly v účetních jednotkách pod podstatným vlivem
025
0
3.
Ostatní dlouhodobé cenné papíry a podíly
026
0
4.
Půjčky a úvěry - ovládající a řídící osoba, podstatný vliv
027
0
5.
Jiný dlouhodobý finanční majetek
028
0
6.
Pořizovaný dlouhodobý finanční majetek
029
0
7.
Poskytnuté zálohy na dlouhodobý finanční majetek
030
0
1.
Označení
AKTIVA
Číslo
řádku
a
b
c
C.
Oběžná aktiva
C. I.
Zásoby
C. I.
1.
Materiál
(ř. 32 + 39 + 48 + 58)
(ř. 33 až 38)
Korekce
2
Netto
3
Netto
4
031
0
0
0
0
032
0
0
0
0
033
0
2. Nedokončená výroba a polotovary
034
0
3. Výrobky
035
0
4. Mladá a ostatní zvířata a jejich skupiny
036
0
5. Zboží
037
0
6. Poskytnuté zálohy na zásoby
038
0
C. II.
Dlouhodobé pohledávky
C. II.
1.
Pohledávky z obchodních vztahů
040
0
2. Pohledávky - ovládající a řídící osoba
041
0
3. Pohledávky - podstatný vliv
042
0
043
0
4.
(ř. 40 až 47)
039
Pohledávky za společníky, členy družstva a za účastníky
sdružení
11
0
Minulé úč.
období
Běžné účetní období
Brutto
1
0
0
0
0
0
5. Dlouhodobé poskytnuté zálohy
044
0
6. Dohadné účty aktivní
045
0
7. Jiné pohledávky
046
0
8. Odložená daňová pohledávka
047
0
C. III.
Krátkodobé pohledávky
C. III.
1.
(ř. 49 až 57)
Pohledávky z obchodních vztahů
049
0
2. Pohledávky - ovládající a řídící osoba
050
0
3. Pohledávky - podstatný vliv
051
0
4. sdružení
052
0
5. Sociální zabezpečení a zdravotní pojištění
053
0
6. Stát - daňové pohledávky
054
0
7. Krátkodobé poskytnuté zálohy
055
0
8. Dohadné účty aktivní
056
0
9. Jiné pohledávky
057
0
048
Pohledávky za společníky, členy družstva a za účastníky
C. IV.
Krátkodobý finanční majetek
C. IV.
1.
Peníze
(ř. 59 až 62)
058
0
0
0
0
0
0
059
0
2. Účty v bankách
060
0
3. Krátkodobé cenné papíry a podíly
061
0
4. Pořizovaný krátkodobý finanční majetek
062
0
D. I.
Časové rozlišení
D. I.
1.
Náklady příštích období
(ř. 64 až 66)
063
0
0
0
2. Komplexní náklady příštích období
065
0
3. Příjmy příštích období
066
0
PASIVA
Číslo
řádku
a
b
c
PASIVA CELKEM
A.
Vlastní kapitál
A. I.
Základní kapitál
A. I.
1.
Základní kapitál
(ř. 68 + 86 + 119)
(ř. 69 + 73 + 79 + 82 + 85)
(ř. 70 až 72)
5
6
068
0
0
069
0
0
0
0
070
072
Emisní ážio
Minulé
účetní období
0
3. Změny základního kapitálu
A. II.
1.
Běžné
účetní období
0
071
Kapitálové fondy
0
067
2. Vlastní akcie a vlastní obchodní podíly (-)
A. II.
0
0
064
Označení
0
(ř. 74 až 78)
073
074
12
2. Ostatní kapitálové fondy
075
3. Oceňovací rozdíly z přecenění majetku a závazků
076
4. Oceňovací rozdíly z přecenění při přeměnách společností
077
5. Rozdíly z přeměn společností
078
A. III.
Rezervní fondy, nedělitelný fond a ostatní fondy ze zisku
(ř. 80 + 81)
079
A. III.
1.
Zákonný rezervní fond / Nedělitelný fond
080
2. Statutární a ostatní fondy
A. IV.
0
0
0
086
0
0
087
0
0
0
0
081
Výsledek hospodaření minulých let
A. IV.
0
(ř. 83 + 84)
082
1. Nerozdělený zisk minulých let
083
2. Neuhrazená ztráta minulých let
084
A. V.
Výsledek hospodaření běžného účetního období (+/-)
B.
Cizí zdroje
B. I.
Rezervy
B. I.
1.
Rezervy podle zvláštních právních předpisů
085
(ř. 87 + 92 + 103 + 115)
(ř. 88 až 91)
088
2. Rezerva na důchody a podobné závazky
089
3. Rezerva na daň z příjmů
090
4. Ostatní rezervy
091
B. II.
Dlouhodobé závazky
(ř. 93 až 102)
B. II.
1.
Závazky z obchodních vztahů
093
2. Závazky - ovládající a řídící osoba
094
3. Závazky - podstatný vliv
095
092
Závazky ke společníkům, členům družstva a k účastníkům
4. sdružení
096
5. Dlouhodobé přijaté zálohy
097
6. Vydané dluhopisy
098
7. Dlouhodobé směnky k úhradě
099
8. Dohadné účty pasivní
100
9. Jiné závazky
101
10. Odložený daňový závazek
102
Označení
PASIVA
Číslo
řádku
a
b
c
B. III.
Krátkodobé závazky
(ř. 104 až 114)
B. III.
1.
Závazky z obchodních vztahů
104
2. Závazky - ovládající a řídící osoba
105
103
13
Běžné
účetní období
Minulém
účetní období
5
6
0
0
3. Závazky - podstatný vliv
106
4. Závazky ke společníkům, členům družstva a k účastníkům sdružení
107
5. Závazky k zaměstnancům
108
6. Závazky ze sociálního zabezpečení a zdravotního pojištění
109
7. Stát - daňové závazky a dotace
110
8. Krátkodobé přijaté zálohy
111
9. Vydané dluhopisy
112
10. Dohadné účty pasivní
113
11. Jiné závazky
114
B. IV.
Bankovní úvěry a výpomoci
B. IV.
1.
(ř. 116 až 118)
Bankovní úvěry dlouhodobé
116
2. Krátkodobé bankovní úvěry
117
3. Krátkodobé finanční výpomoci
118
115
C. I.
Časové rozlišení
(ř. 120 + 121)
C. I.
1.
Výdaje příštích období
120
2. Výnosy příštích období
121
119
0
0
0
0
Sestaveno dne:
Právní forma účetní jednotky:
Předmět podnikání účetní
jednotky:
Podpisový záznam:
PŘEHLED O PENĚŽNÍCH TOCÍCH
ke dni
IČ
Stav peněžních prostředků a peněžních ekvivalentů na začátku účetního období
P.
0
Peněžní toky z hlavní výdělečné činnosti (provozní činnost)
Účetní zisk nebo ztráta z běžné činnosti před zdaněním
Z.
Úpravy o nepeněžní operace
A. 1
0
A. 1
1
Odpisy stálých aktiv a umořování opravné položky k nabytému majetku
A. 1
2
Změna stavu opravných položek, rezerv
A. 1
3
Zisk z prodeje stálých aktiv
A. 1
4
Výnosy z dividend a podílů na zisku
A. 1
5
Vyúčtované nákladové úroky s vyjímkou kapitalizovaných a vyúčtované výnosové úroky
A. 1
6
Případné úpravy o ostatní nepeněžní operace
A. *
Čistý peněžní tok z prov.činnosti před zdaněním, změnami prac. kapitálu a mim.položkami
A. 2
Změny stavu nepeněžních složek pracovního kapitálu
14
0
0
A. 2
1
Změna stavu pohledávek z provozní činnosti, přechodných účtů aktiv
A. 2
2
Změna stavu krátkodobých závazků z provozní činnosti, přechodných účtů pasiv
A. 2
3
Změna stavu zásob
A. 2
4
Změna stavu krátkodobého finančního majetku nespadajícího do peněžních prostř. a ekvivalentů
Čistý peněžní tok z provozní činnosti před zdaněním a mimořádnými položkami
A. **
A.
3
Vyplacené úroky s vyjímkou kapitalizovaných
A.
4
Přijaté úroky
A.
5
Zaplacená daň z příjmů za běžnou činnost a doměrky daně za minulá období
A.
6
Příjmy a výdaje spojené s mimořádným hospodářským výsledkem včetně daně z příjmů
A.
7
0
Přijaté dividendy a podíly na zisku
Čistý peněžní tok z provozní činnosti
A. ***
0
Peněžní toky z investiční činnosti
B. 1
Výdaje spojené s nabytím stálých aktiv
B. 2
Příjmy z prodeje stálých aktiv
B. 3
Půjčky a úvěry spřízněným osobám
B. ***
Čistý peněžní tok vztahující se k investiční činnosti
0
Peněžní toky z finanční činnosti
Dopady změn dlouhodobých,resp. krátkodobých závazků
C. 1
Dopady změn vlastního kapitálu na peněžní prostředky a ekvivalenty
C. 2
C. 2
1
Zvýšení peněžních prostředků z důvodů zvýšení základního kapitálu, emisního ážia atd.
C. 2
2
Vyplacení podílů na vlastním jmění společníkům
C. 2
3
Další vklady peněžních prostředků společníků a akcionářů
C. 2
4
Úhrada ztráty společníky
C. 2
5
Přímé platby na vrub fondů
C. 2
6
Vyplacené dividendy nebo podíly na zisku včetně zaplacené daně
C. ***
Čistý peněžní tok vztahující se k finanční činnosti
F.
Čisté zvýšení resp. snížení peněžních prostředků
R.
Stav peněžních prostředků a pen. ekvivalentů na konci účetního období
15
0
0
0
0
Efektivní využívání a správa IT
Než se podíváme na vybrané podstatné trendy ve správě IT, zmiňme ještě několik významných faktorů, které mění
tvář dnešních IT v organizacích. Tím prvním a nejviditelnějším jsou zřejmě z hlediska běžných uživatelů mobilní
technologie, díky nimž lze nyní snadno i na cestách - například u zákazníků - mít k dispozici ihned všechny potřebné
informace.
Dalším je pak takzvaný cloud - což je, ve stručnosti, skupina technologií, která se snaží z hlediska uživatele izolovat
poskytované služby od konkrétní infrastruktury, která stojí za nimi. Zní to složitě? Všichni ale známe například webový
e-mail nebo službu YouTube - a nikdo z nás nejspíš neřeší, na jakých běží serverech, kde jsou tyto umístěny, jak jsou
propojeny a podobně. Dodejme, že cloud můžeme mít i ve firmě - ale můžeme také cloudové služby nakupovat od
externích poskytovatelů.
Spolu s tím, jak se vyvíjejí možnosti informačních technologií, vyvíjejí se i způsoby jejich výběru, nasazování,
využívání a správy. Analytici společnosti Gartner upozorňují, že je vhodné průběžně analyzovat situaci a včas
opouštět nejen zastaralé technologie, ale také zastaralé přístupy a postupy, které snižují efektivitu IT v organizaci.
Několik populárních termínů
A o čem se v případě správy informačních technologií nyní hodně mluví? Často například o takzvané agilní správě
IT (Agile IT management), která staví na iterativních, postupných metodách návrhu a správy IT. Plánování IT si tu lze
představit jako plánování řady jednotlivých přizpůsobitelných prvků – systémů, které lze v průběhu budování pružně
vyměnit za jiné, schopné fungovat se zbytkem IT infrastruktury.
Agilní přístup k budování a správě systémů pak umožňuje pružně reagovat na nově přicházející požadavky ze strany
byznysu a upravovat stávající řešení tak, aby pokud možno co nejefektivněji nabízelo právě ty služby, které aktuální
situace firmy – a trhu – vyžaduje.
Dalším populárním termínem je Lean IT management. V zásadě jde o samozřejmost: O zamezení plýtvání, o
efektivní využívání zdrojů. V praxi to ale tak samozřejmé není: Nejde totiž jen o efektivitu využití externích zdrojů, ať
už jde o software, hardware nebo služby, ale také o efektivní využití práce zaměstnanců IT oddělení, o schopnost
soustředit se na ty činnosti, které budou mít pro organizaci největší přínosy.
V širším pojetí pak Lean IT slibuje eliminovat i další slabiny, které přispívají ke snížené produktivitě zaměstnanců,
špatným službám pro zákazníky, vysokým nákladům na provoz nebo ztrátě obchodních příležitostí. Takovými
slabinami mohou například být jak předimenzování, tak poddimenzování infrastruktury, nedostatečné zajištění
bezpečnosti přístupu k datům, nedostatečně automatizované řešení problémů, nedostatečné využití know-how
zaměstnanců apod.
A vynechat tu nemůžeme ani populární termín DevOps, který u vývoje softwaru propaguje maximální komunikaci a
spolupráci mezi vývojáři a IT odborníky, kteří zabezpečují provoz invormačních technologií. Přístup DevOps má
zajistit hladší vývoj softwaru, který v rámci IT infrastruktury firmy zajistí maximální přínosy – ať už v oblasti samotného
provozu IT, nebo v poskytování konkrétních aplikačních služeb koncovým uživatelům.
Aby IT fungovalo bezbolestně
Velký důraz je nyní kladen také na maximální automatizaci řízení IT, a to s využitím analytických systémů, které jsou
schopny predikovat možné problémy a buď před nimi varovat, nebo provést nějakou automatickou korekci. Dodejme
přitom, že vysokou míru automatizace již od svého počátku slibují cloudová řešení. V uplynulých letech se o
cloudech nejen hodně mluvilo, ale dočkaly se také – v různých posobách – skutečně širokého nasazení. To přispělo i
k posunu role správy IT ve firmách: Kromě správy klasických IT je nyní třeba řešit i správu služeb v cloudu, případně
cloudové infrastruktury, pokud firma provozuje cloud vlastními silami.
Rolí správců IT je tak mnohde i role brokerů IT služeb – analýza, nákup a integrace cloudových služeb externích
poskytovatelů. Přičemž v případě integrace jde mnohdy rovněž o propojení s interními systémy firmy, ať už
klasickými, nebo cloudovými. Vzniklá hybridní řešení, pokud jsou postavena správně, se pak mnohdy mohou
pochlubit vysokou škálovatelností, spolehlivostí i pružností – přesně v souladu s požadavky, která současná doba na
IT, jako základní infrastrukturní podporu byznysu, klade.
Je zřejmé, že nové přístupy znamenají nutnost řady změn, nicméně v okamžiku, kdy víte, jak na ně, nemusejí být tyto
změny bolestivé. A již během krátké doby mohou IT ve firmě - a tím celému jejímu byznysu - přinést významné
výhody.
16
Světoví výrobci dávají přednost informačnímu systému s
propracovanou funkcionalitou
Zaměření na průmysl
QAD Enterprise Applications (QAD) je řešení, které se zaměřuje na potřeby společností v konkrétních výrobních
odvětví se zakázkovou i hromadnou výrobou: automobilový průmysl (včetně výroby plastů, skel, airbagů apod.),
spotřební zboží, potravinářství, farmacie a zdravotnický materiál i přístroje. Zaměření na průmysl nám dovoluje
dodávat řešení šitá na míru potřebám výrobců v našich vertikálách.
Výsledkem zaměření na tyto specifické požadavky průmyslu je sada řešení, která rychleji reaguje na požadavky
oboru, a přesněji řeší požadavky zákazníků, než širší, méně zaměřené či univerzální aplikace. QAD je kompletní sada
software, který podporuje všechny klíčové procesy globálních výrobců.
QAD je používáno na více než 5500 místech po celém světě. Umožňuje měření a řízení všech klíčových podnikových
procesů, a zahrnuje osvědčené postupy pro podporu společností, ať už v jednom závodě, nebo v rámci celé globální
organizace.
Minerva pracuje s vizí, že každá společnost využívající ERP systém QAD se stává efektivním podnikem. Definujeme
efektivní podnik jako ten, ve kterém každý podnikový proces funguje s maximální efektivitou, a každý proces
sjednocuje perfektně strategické cíle zákazníků. Minerva pomáhá podnikům dosáhnout tuto vizi poskytováním řešení,
která zlepšují efektivitu obchodních procesů a nasazení příslušných technologií.
Co získají zákazníci?
• Podnikové procesy podporující best practices: podpora podnikových procesů – snadné zviditelnění pomocí
procesních map, a flexibilní, aby odpovídaly každé společnosti s jejími jedinečnými procesy.
• Navržené pro nadnárodní firmy s vestavěnou podporou pro místní specifika: jazyky, měny, obchodní zvyklosti
a právní požadavky.
• Flexibilita nasazení: Splňuje potřeby jakékoliv výrobní organizace s volbou On Demand, On Premise a
hybridní možností nasazení.
• Rychlá implementace: QAD Rapid poskytuje rychlou a účinnou implementaci standardních procesů
• Jednoduché ovládání: Snadné a intuitivní ovládání a rychlá implementace
Uživatelské prostředí
QAD. NET poskytuje společné uživatelské rozhraní pro všechny aplikace QAD. Je vybaveno osvědčenými postupy
pro ovládání a nasazení funkcí a mnoho způsobů, jak si uživatelé mohou přizpůsobit uživatelské rozhraní pro své
konkrétní úlohy a preferovaný styl práce. QAD .NET je postaveno na technologii Microsoft. NET.
Hlavní vlastnosti
• Přístup ke všem QAD produktům
• Vizualizace a procházení podnikových procesů pomocí přizpůsobitelných procesních map
• Integrace s aplikacemi Microsoft Office
• Uspořádání oken v rámci pracovního prostoru tak, aby odpovídala podnikovému procesu nebo preferenci.
• Snadný přechod mezi QAD aplikacemi
• Snadné přiložení jakéhokoli typu souboru k záznamu pomocí standardního „drop & drag“
• Konfigurace obrazovky přidáním polí a definování „pop-up rámů“ administrátorem
• Možnost použití integrované pošty v rámci ERP systému
• Přizpůsobení nabídek, možnost efektivně přidat pole a uspořádání okna
• Přístup k více pracovním plochám a programům současně
• Kompletní vyhledání s „drill-down“
Rozsáhlá sada prohlížení umožňuje uživatelům zobrazit informace ve formátu, které potřebují, a vytvářet nové reporty
bez IT podpory.
17
Procesní mapy a proces standardizace
Většina globálních společností usiluje o soudržnost a standardizované operace v rámci svého podnikání. QAD
Enterprise Applications podporuje tuto snahu podporou integrace procesních map. Jedná se o výkonnou sadu "best
practice" obchodních procesů a nástroj pro on-line vizualizace procesu a dokumentace.
Procesní mapy poskytují grafické znázornění pracovních postupů, které zahrnují odkazy na programy, prohlížení,
dokumentace nebo jiné mapy. Jsou dostupné v celém ERP. Procesní mapy usnadňují rychlý vývoj a zavádění
firemních best practices. Uživatelé mohou editovat procesní mapy jakékoliv části organizace nebo modelovat
jedinečné prostředí dle nastavených pravomocí.
•
•
•
Zvedněte výkon koncového uživatele: Vytvořte pokyny v procesu vizuální a snadno dostupné, zvyšujte
povědomí o standardních postupech pro rutinní a pro zvláštní úkoly.
Snižte chyby a prodlevy: Uživatelé mají rychlý přístup k informacím týkajícím se postupů zpracování,
podrobné dokumentace i pokynů - eliminuje dohady.
Zvyšte nadnárodní komunikaci mezi zaměstnanci: Procesní mapy jsou dostupné celosvětově a jsou
editovatelné, aby odpovídaly regionálním jazykovým požadavkům.
Procesní mapy v QAD Enterprise Applications umožňují každé společnosti konfigurovat obchodní procesy v
aplikacích tak, aby odpovídaly konkrétním konkurenčním výhodám. Procesní mapy mohou fungovat jako nástroj
navigace, podpora vzdělávání, a také jako nástroj pro plánování procesů. Procesní mapy mohou zobrazit pobočku
nebo zřetězené procesy.
Významné vlastnosti:
•
•
•
•
•
Odkazy na více akcí do jednoho uzlu
Zahrnuje odkazy na každý typu dokumentu a zobrazení v aktuálním nebo novém prohlížeči
Poskytuje navigační cestu k správné funkčnosti založené na procesu
Poskytuje snadné zaučení a rychlý rozvoj map a řízení
Podporuje vícejazyčnost
Kontakt: Minerva Česká republika, a.s., www.minerva-is.eu, [email protected]
18
ERP pro kvalitu i bezpečnost potravin
V současné době diskutuje odborná i laická veřejnost bezpečnost potravin a normy pro označování jejich
složení, především co se týče alergenů, specifických látek a podobně. Většině producentů přinesly tyto
novinky spoustu starostí, neboť i přes tlak trhu na cenu jejich produktů jsou nuceni k dalším investicím, aby
byli schopni veškeré požadavky splnit.
Další oblastí, kde se začaly intenzivně zavádět nové technologie i v obchodním vztahu business-to-business,
je komunikace. Zejména ze strany obchodních řetězců roste tlak i na ty nejmenší dodavatele, aby začali
komunikovat bezpapírovou formou, která je jedním ze základů zrychlení logistického procesu, a tak se každý
výrobce dnes učí pojmy jako EDI, SSCC, Barcode, EAN, GTIN či GLN.
Výše zmíněným nárokům se musí samozřejmě přizpůsobit i informační systémy. V mnoha případech,
především u systémů oborově zaměřených, obsahují již v základní nabídce funkce, které umožní dostát
celému spektru požadavků. Při výběru systému by měl mít zákazník na zřeteli, které referenční firmy z jeho
oboru umí výrobce systému předložit, neboť právě rozsah zákaznického portfolia je důležitým vodítkem, zda
má o požadavcích přinejmenším povědomost či spíše disponuje prověřenými řešeními.
Pojďme si představit pár takových příkladů, k jejichž modelaci využijeme jeden běžný pamlsek – dort.
I kuchařský Neználek ví, že dort se skládá z pečeného korpusu (nazvěme jej první polotovar vlastní výroby),
z krému (druhý polotovar vlastní výroby) a zdobení (tedy třetí polotovar vlastní výroby).
Bezpečnost ← dohledatelnost
Cílem implementace softwaru v této oblasti je zajistit plnou zpětnou dohledatelnost odpovídající filozofii
International Food Standards požadovanou již v rámci Basic Level Requirements, a to ve směrech:
1. šarže výrobku → šarže polotovaru → šarže suroviny
2. šarže suroviny → šarže polotovarů → šarže výrobků
Laicky řečeno, musí být dosaženo stavu, který zajistí, že když spotřebitel zjistí závadu na konkrétním kusu
výrobku, z obalu identifikuje šarži a popíše problém. Tento problém nahlásí obchodu, kde výrobek zakoupil,
obchod se obrátí na výrobce a dle popisu závady výrobce může usoudit, že jde o chybu v postupu výroby
nebo ve vstupní surovině. Je-li problém kritický, musí být stažena z trhu celá výrobní dávka, která by mohla
být závadná či nebezpečná. A nastává hra o čas.
V informačním systému musí být odpovědná osoba během několika okamžiků schopna identifikovat, do
kterých šarží výrobku byla závadná šarže suroviny zapracována a kam byly tyto šarže expedovány. A poté
se již roztáčí kolečko telefonátů a informačních mailů. Celý proces v našem případě ještě komplikují
polotovary – korpus a krém, které se vyrábějí pro více šarží či druhů finálního výrobku.
Stejný úkol musí producent zvládnout i v případě, že mu dodavatel suroviny nahlásí problém, který ohrozil
kvalitu producentových výrobků.
Pro zvládnutí těchto elementárních úkolů musí mít moderní ERP systém do detailu propracovanou strukturu
a zároveň disponovat konzultanty, kteří je umí implementovat do firemního procesu, což mnohdy není
jednoduché.
Výstup ← vstup
Vše začíná na vstupu surovin od dodavatele, kdy je jasně identifikována každá jednotka číslem šarže spolu
s datem exspirace a s těmito údaji je i zaskladněna. V průběhu výroby se dále přiřazuje číslo šarže
i jednotlivým polotovarům a do systému se uvádí, jaká šarže jednotlivých recepturních materiálů či surovin
do ní vstupuje. Rovněž finálnímu výrobku se přiřadí číslo šarže, k němuž se při vyskladňování polotovarů
dále přiřadí i šarže těchto polotovarů.
Konečně v expedici je na dokumentech pro odběratele, jako jsou dodací list či faktura, zaznamenáno, jakou
šarži hotového výrobku v danou chvíli odebral. To je poslední článek celého řetězce zajištujícího bezpečí nás,
spotřebitelů.
V ideálním případě by veškeré zásoby měly být vyskladňovány metodou FEFO (First Expired First Out), která
výrobci zabezpečí, že na skladě zůstane stará zásoba suroviny, která je určena již jen k likvidaci. I k tomuto
přispívá využívání evidence šarží v ERP systému.
19
Bezpečnost a normy ← alergeny, složení výrobků
Fenoménem posledních dní je ve sdělovacích prostředcích nabytí účinnosti nařízení Evropské komise č.
1169/2011 o poskytování informací o potravinách. Tedy další tlak na výrobce potravin, tentokrát ve způsobu
a obsahu značení jakosti, energetických hodnot, obsahu alergenů i regionálního původu na obalech.
I v této oblasti mohou moderní informační systémy podat producentovi pomocnou ruku a snížit náročnost
jeho administrativy.
Náš modelový dort nám opět poslouží jako příklad. Celá receptura se skládá z mnoha vstupů (mouka, vejce,
vaječná melanž, oříšky, tajné koření, mléko, tvaroh, puding…) Jednotlivé recepturní položky jsou v systému
evidovány jako skladové karty. Taková skladová karta na sobě nese několik informací: kvantitativní
(informace o množství, finančním stavu, informace o skladovém pohybu) a kvalitativní (označení, popis
karty…).
Mezi kvalitativní informace, které jsou ke každé kartě vedeny, bychom mohli zařadit právě i podklady pro
splnění nových norem. Ukažme si princip konkrétně na alergenech. Každá karta suroviny na sobě nese
atributy určující systémem ANO-NE, zda je v ní obsažen některý alergen.
Podobným principem můžeme u jednotlivých surovin evidovat i podklad pro nápočet povinně sledovaných
a uváděných složek energetických hodnot (KJ, Kcal, Bílkoviny, Sacharidy, Cukry, Tuky, Nasycené mastné
kyseliny, Nenasycené mastné kyseliny, Sůl, Sodík).
Technolog či vývojové oddělení stanoví v ERP systému recepturní rozpad, přičemž zaznamená, které
suroviny a v jakém množství jsou standardně pro výrobu našeho dortu použity. Na základě této receptury
dokáže sofistikovaný algoritmus v ERP systému spočítat energetické hodnoty výrobku a zjistit, jaké
alergenní složky bude obsahovat. Tento podklad poté dokáže zobrazit generátor tiskových výstupů, čímž je
připraven tisk buď na etiketu nebo na výstup v podobě listu Specifikace produktu. A to vše v souladu
platnými normami a nařízeními.
Bezpečnost ← evidence měření z kontrolních bodů
Ve sféře potravinářské výroby a logistiky je pro zaručení bezpečnosti potravin aplikován systém kritických
kontrolních bodů HACCP. Tato metodika stanovuje povinné dokumentace sledování průběhu výroby.
Vzhledem k rozmanitosti výrobních postupů v rámci oboru je ve sféře středních a malých firem neobvyklé,
aby informační systém obsahoval plnou připravenost pro konkrétní obor. Nejčastěji se při prováděcí analýze
u konkrétního klienta rozebírá nastavení interních kritických bodů a míra sledovanosti, přičemž se stanoví
řešení na míru dané společnosti. Mnohdy se také přistoupí k zachování stávajících metodik dokumentace –
povětšinou předformátovaná tabulka v běžném tabulkovém či textovém editoru. V takovém případě se
doporučuje do ERP systému vložit tuto dokumentaci způsobem, který umožní snadné dohledání pro
případnou revizi a který zaručí, že bude propojena s interními záznamy uvnitř systému k dané výrobní
dávce. Pro tyto účely disponuje většina ERP systémů podporou document managementu nebo jsou zpravidla
schopny se propojit na nějaké specializované externí řešení.
Popsaná pomoc ERP systému týkající se evidence a bezpečnosti je však pouze částí celkové problematiky,
kterou umí správně nastavený systém pro výrobce potravin řešit. V mnoha ohledech dnes systém dokáže
dokonce efektivně nahradit člověka. Nicméně lidská chuť a lidský čich, zkušenost či rodinné dědictví určitých
specifických technologií stále ještě dělají potraviny tím, čím mají být. A jen spojením kvalitních lidí
a kvalitního systému lze dosáhnout dokonalého výsledku.
České IT – Trendy v průmyslové výrobě
Kamil Pittner , 25. červen 2015 14:30 0 komentářů
20
Průmyslová výroba je v ČR silným odvětvím, přičemž jedním z tahounů je výroba automobilů, na kterou je navázána řada
dalších dodavatelů z různých oblastí výroby. Společným jmenovatelem úspěšných výrobních podniků je přitom důraz na
efektivní a kvalitní produkci, kontrolu nákladů a skladových zásob a maximální možnou míru automatizace.
Nic z toho by se neobešlo bez moderních informačních technologií a softwarových řešení, především ERP, APS, PLM a EDI
komunikace. Proto patří výrobní podniky mezi nejpočetnější a nejdůležitější zákazníky IT firem, které tam mají největší
přehled o tom, jaké jsou aktuální trendy v oblasti IT pro výrobu.
Podle Jana Mlejnského ze společnosti Asseco Solutions je v současné době stěžejním požadavkem aktivní řízení plánování,
sledování a vyhodnocování nákladovosti, a to včetně dříve adresně nesledovaných nákladů jako jsou například energie,
včetně hlídání efektivity práce. „Kdybych měl vyzdvihnout jediné téma, přiklonil bych se k tématu Pokročilého plánování
výroby. Všichni jej chtějí, ale ne všichni si uvědomují, že je pro realizaci nutné přijmout nové nebo změnit stávající interní
zvyklosti,“ podotýká Mlejnský. V těsném závěsu podle něj, z pohledu množství požadavků, jde on-line sledování a
vykazování rozpracovanosti výroby. Není podstatné, zda zdrojem informací je čidlo přebírající informace z výrobního zařízení
nebo zaevidování pracovníkem, důležitým faktorem je včasnost těchto informací.
V posledních letech je podle Romana Kopeckého z Algotechu „hybatelem“ výrobního odvětví zejména oblast
automobilového průmyslu: „Výrobci aut stále více automatizují své procesy a zvyšují nároky na své dodavatele. To se pak v
řetězci dodavatelů přenáší dál. Díky provázanosti mezi obory se tak podobné IT požadavky objevují i v jiných výrobních
odvětvích.“ V současnosti jsou tedy podle jeho zkušeností zejména poptávaná řešení, která požadavky automobilového
průmyslu splňují. Kromě dodávky samotného ERP řešení jsou to zejména nadstavby EDI komunikace či rozšíření využití
čárových kódů. Čerstvým trendem je také optimalizace back-office i u výrobních podniků, kdy se řeší například zefektivnění
komunikace.
Řízení kvality a plánování
Mnoho firem pořizuje informační systém, protože potřebují standardizovat procesy a získat mimo jiné dostatek detailních
informací pro řízení a optimalizaci výrobních procesů. „Výrobní podniky jsou tlačeny svými odběrateli co do požadavků na
udržení standardu kvality. Informační systém jim tak umožňuje monitoring kvality výrobků a pomáhá jim získat potřebnou
certifikaci při vstupu na nové trhy,“ popisuje Pavel Kačala ze společnosti Control.
„Podpora řízení kvality, terminály ve výrobních procesech, řízení dokumentace předvýrobní a výrobní fáze (CAD/CAM),
optimalizace dělení materiálu nebo řízení skladových zásob jsou běžnými požadavky výrobních společností,“ vyjmenovává
Daniel Holec z Karat Software. V dnešní době podle něj pokračuje trend pečlivého vyhodnocování efektivity výrobních
procesů, hledání řešení zvyšování průchodnosti výrobou bez nutnosti dodatečných investic či zkracování průběžné doby
výroby. Zvýšení efektivity výroby lze dosáhnout mimo jiné prostřednictvím pokročilého APS plánování, automatizovaných
skladových systémů či propojení s MESS systémy monitorující efektivitu strojního zařízení. „Trendem nejenom ve výrobním
odvětví je také podpora řízení celofiremní dokumentace s DMS či řízení podpory procesů s pomocí BPM či Workflow,“
doplňuje Holec.
Životní cyklus a CAD
Podle Jana Dubce ze společnosti Fugasoft, která je partnerem firmy J.K.R. pro oblast výroby, je zájem hlavně o komplexní
řešení agend výrobních firem: „Jde o evidenci obchodních příležitostí, obchodních případů a zakázek, na které navazuje
zajištění výrobní dokumentace v CAD systémech a její přenesení do ERP systému.“ Stranou pozornosti prý nezůstává
automatizace zajišťování materiálů, tedy centrální objednávání a zakázkové rezervace, plánování a evidence výkonů ve
výrobě, automatizace skladových pohybů v návaznosti na výrobu, rozbory výkonů a kvality.
S všeprostupující automatizací souhlasí i Martin Jirmann z Abra Software: „Celým odvětvím hýbou automatizace a mobilita.
Jedná se například o využití terminálů do výroby založených na průmyslových tabletech s OS Android.“
U společnosti TD-IS je podle Lenky Medkové patrný velký zájem o řešení PLM, tedy Product Lifecycle Management, a jeho
integrace na CAD/CAM software. „Základní procesy má většina firem už tak nějak pokryté ERP systémem. PLM podporuje a
sjednocuje celou řadu procesů v průmyslovém podniku,“ popisuje Medková. PLM také prý pomáhá zvyšovat
konkurenceschopnost efektivním odstraněním činností bez přidané hodnoty, zkrácením jednotlivých cyklů, dohledatelností a
jednoznačným stanovením odpovědnosti. Důležité je také zajištění kvality a souladu s předpisy, správa a zabezpečení
duševního vlastnictví a podobně. „Pro řadu firem jsou důvodem i požadavky na kvalitu výrobku kladené jejich zákazníky,
zákaznické audity, certifikace a v neposlední řadě samozřejmě podpora růstu,“ vyjmenovává Medková.
21
Tlak konkurence
Výrobní sféra je pod velkým konkurenčním tlakem a to se promítá i do jejich požadavků na ERP systém. „Jedním z typických
požadavků, kterým se věnuje významný čas během výběrových řízení, je sledování a vyhodnocování nákladů. Cílem je znát
detailně a přesně strukturu nákladů, protože to pak umožňuje podnikům správně nastavit cenové modely,“ přibližuje Pavel
Bláhovec z IFS Czech. Požadavkem je podle něj tyto informace získávat průběžně, již během výrobního procesu, a znát je
na všech úrovních. Ze vzdáleného pohledu jde celkem o očekávaný požadavek, který se ovšem zesložití v okamžiku, kdy je
výrobek složen z mnoha dílů, a také za situace, kdy dochází k různým změnám, montážím a demontážím.
Z pohledu IBM zákazníci v této době nejvíce řeší projekty v oblasti analytiky a reportingu. „Pozadu nezůstávají ani
prediktivní nástroje, konkurenční boj se stále zvyšuje, firmy soutěží už nejen na lokálních trzích ale utkávají se o zakázky v
globálním měřítku,“ říká Roman Hlaváč z IBM. Zejména konkurence z levných asijských trhů prý nutí české výrobní podniky
optimalizovat své výrobní postupy, analyzovat velké množství dat a s pomocí prediktivních nástrojů včas přizpůsobit svou
strategii.
Pragmatická řešení
„Protože je nutné držet krok s trhem a připravit výrobky k prodeji v co nejkratší době a s co nejnižšími náklady, sází výrobní
firmy na ERP systémy, které zaručí plynulý a přesný chod výroby,“ říká Martin Bubeníček z firmy DC Concept. Trendem v
této oblasti je podle jeho slov nástroj pro pokročilé plánování výroby APS, který firemní procesy nejenom zautomatizuje, ale
zároveň zvýší jejich efektivitu a optimalizaci. „APS automaticky sestaví různé typy výrobních plánů a výhledů. Navíc vytvoří
simulace událostí i změn. Firmy se tak efektivněji připraví na nenadálé situace a zvládnou se lépe přizpůsobit podmínkám
trhu,“ popisuje Bubeníček. Nástroj je možné napojit na většinu informačních systémů, ale v popředí zájmu jsou komplexní
ERP systémy, které jej mají v sobě.
„Největší poptávku cítíme po pragmatických BI řešeních. S důrazem na slovo „pragmatických“,“ říká Tomáš Rutrle ze
společnosti Komix. Zákazníci podle jeho zkušeností netouží po velkých projektech trvajících rok a déle. Naopak žádají
systémy, které lze nasadit velmi rychle, za rozumné peníze a které jim co nejdříve přinesou užitek.
Plánování průtoku
„U našich zákazníků se nyní nejčastěji skloňuje téma plánování výroby. Jak je však v segmentu malých a středních firem
typické, vysvětlení tohoto pojmu je velmi široké – od pouhé informace o stavu skladových zásob, případně požadavků do
doobjednání materiálu pro požadovanou výrobu, až po skutečné kapacitní plánování, včetně evidence jednotlivých zdrojů,“
říká Klára Cerovská z firmy Altus software. Cílem výrobních společností je podle ní pochopitelně realizace slíbených
dodávek v domluvených termínech za podmínky minimalizace skladových zásob a výrobních nákladů.
V Berghof Systems se podle Milana Hrušky v současné době u zakázkových typů výrob setkávají nejčastěji se zadáním
„zvýšit průtok výrobou bez navýšení zdrojů“. Další oblasti, které jsou podle něj pro tyto podniky zajímavé, je snižování
skladových zásob, zvyšování spolehlivosti dodávek, snižování rozpracované výroby a plánování do omezených kapacit: „V
oblasti sériové výroby to bývá nejčastěji snížení skladových zásob se současným zvýšením dodací spolehlivosti.“
Jaroslav Rokyta | 01.12.2014 |
K osvědčeným postupům se vyplatí přihlížet aneb Nevynalézejte kolo!
22
Při řízení podnikového IT není nutné znovu vynalézat kolo. Chytrý manažer nejdříve zjistí, jak to dělají
jinde, aby nemusel opakovat chyby, kterých se dopustili ti, kdo jeho cestou prošli před ním. Zároveň by měl
mít na paměti, že nejvyšším šéfem IT je byznys a jeho potřeby.
Pokud bych měl charakterizovat jedním slovem pocity, které se dostaví při ohlédnutí za třiačtyřicetiletou
praxí v IT, volil bych rozpaky. Vyvolává je přetrvávající přezíravý přístup některých českých IT manažerů
k osvědčeným postupům (best practice) a k jejich využívání v praxi. Chci se proto zamyslet nad příčinami
tohoto přístupu i nad možnostmi jak tento stav napravit.
Žádný oběd není zadarmo
V oblasti technologií a technického zajištění vůbec udělal tento obor za dobu mého působení neskutečný
skok kupředu. Skok, který je snad srovnatelný pouze s rozvojem letectví. Od doby prvního letu bratří
Wrightů do vzletu prvních tryskových letadel uplynula téměř stejná doba.
Ruku v ruce s technikou ovšem nejde růst spokojenosti a uznávání hodnoty IT na straně zákazníka, tedy
byznysu, či orgánů veřejné zprávy. Přestože je k dispozici celá řada znalostních rámců, nabízejících
osvědčené postupy, přestože renomovaní a spolehliví dodavatelé softwaru nabízejí stále sofistikovanější
softwarové nástroje za rozumné ceny, přesto převládá přístup „nestojíme o žádné teoretické vyčteninky,
všechno si uděláme sami“.
Uvědomuji si, že to může být pohled značně zkreslený. Je a ani nemůže být jiný než subjektivní.
Pravděpodobně jsem nespolupracoval s reprezentativním výběrem organizací všech typů, abych mohl
zobecňovat. Nemění to však nic na faktu, že výše uvedený přístup byl v mé praxi převažující.
Nejvíce – a dlužno říci vždy nemile – mě překvapil u manažerů relativně mladých, většinou nositelů titulu
MBA. Tam bych skutečně nečekal představy o tom, že si všechno uděláme sami, protože tak to máme
zadarmo!
Jeden příklad za všechny: Člen středního managementu velkého organizace v podnikatelské sféře
zodpovědný za akceptační testování aplikací před předáním do provozu, tímto způsobem reagoval na
nabídku nákupu dvou licencí softwarového nástroje MS Project pro podporu projektového řízení. Jejich
testy byly skutečně tak rozsáhlé, že je bylo možno chápat jako samostatné projekty přechodu do provozu.
Jeho první dotaz se týkal ceny MS Project. Odpověď zněla cca 25 tisíc korun za jednu licenci Professional.
Na to reagoval břitkou námitkou: „To je moc drahé, já tu mám dva šikovné kluky, kteří mi to za rok
naprogramují!“ Ani na vteřinu si neuvědomil, že dva lidé za rok rovná se minimálně jeden milion korun za
naprogramování něčeho, co je na trhu za 50 tisíc!
Na jednu stranu je to přístup do jisté míry pochopitelný, protože to, na čem si rozbiju nos, si pamatuji velmi
dobře. Na druhou stranu, proč si ten nos rozbíjet, když už se to stalo jiným a existují způsoby, jak se tomu
vyhnout?! Škola života je skvělá, ale školné bývá velmi vysoké!
V řadě manažerských kanceláří lze spatřit různé certifikáty z oblasti řízení IT služeb – např. Managers
Certificate in Service Management – ovšem reálný svět řízení IT služeb zůstal zcela intaktní. Nemohu
posoudit, jak tomu je v organizacích, které dosáhly certifikace podle ISO/IEC 20000, protože v době, kdy
23
jsem odcházel do důchodu, jich nebylo příliš a s žádnou z nich jsem nespolupracoval. Pokud se tam
vyvíjela situace jako v oblasti certifikace podle ISO 9000 na začátku devadesátých let, kdy to bylo
zaklínadlo v oblasti řízení kvality, nedělám si žádné iluze.
Manažeři se školili a firmy vypracovávaly dokumentaci primárně proto, aby získali certifikáty a ne proto, aby
zlepšili kompetenci a výkonnost jak svoji, tak své organizace.
Proč tomu tak je? Domnívám se, že příčin je několik.
Zlaté české ručičky, skok přes propast a dělba moci
Zaprvé jsme byli celou dobu od masivnějšího nástupu počítačů zhruba v druhé polovině šedesátých let až
do listopadu 1989 nuceni fungovat v prostředí trvalého nedostatku a nespolehlivosti. Zejména od počátku
normalizace byla obchodní a informační bariéra tak nepropustná, že se k nám nedostaly téměř žádné
informace o vývoji v oblasti IT strategií, analýzy, návrhu a zavádění aplikací ani v projektovém řízení.
Přičemž úkoly v těchto oblastech jsme řešit museli.
Taková situace vedla k permanentní improvizaci a spoléhání se na vlastní síly a na několik hrdinů, kteří
měli znalosti hlubší a rozsáhlejší a bez nichž „neproběhlo úspěšně zpracování ani jedné měsíční uzávěrky“.
Navíc jsme byli nuceni softwarově a organizačně překlenovat technické nedostatky disponibilního vybavení
– zpravidla JSEP (Jednotný systém elektronických počítačů) či SMEP (Systém malých elektronických
počítačů RVHP – Rady vzájemné hospodářské pomoci). Na špičkové vybavení z USA (např. IBM 370, IBM
AS/400) bylo tehdy uvaleno embargo, takže jich tu bylo jen pár v prominentních firmách.
Odtud tedy přístup: Vše si uděláme sami. Tehdy nutnost, dnes naprosto nezdůvodnitelná setrvačnost.
Zadruhé je to tradiční nedůvěra k něčemu, co nám bylo vnucováno, nejprve z východu, a po Listopadu ´89
ze západu. Tuto apriorní nedůvěru lze pochopit. Jednak tu nebyla tradice poradenských společností, které
mají renomé, odborné kompetence, a kterým se věří, jednak je třeba si uvědomit, že jsme přeskočili ze
světa sálových počítačů rovnou do světa otevřených systémů a unixového prostředí. Jen v míře velmi
omezené jsme zažili svět minipočítačů a středních systémů (např. PDP-11 nebo VAX od Digital Equipment
Corporation či výše zmíněný IBM AS/400). Západní poradenské firmy takový skokový přechod, jaký je
popsaný výše, neznaly.
Zatřetí jsou to subjektivní obavy manažerů z oslabení moci v důsledku dělby pravomocí. Entity typu proces
a projekt v organizaci objektivně existují, i když často nejsou identifikovány, neříká se jim tak, ani se tak
neřídí. Místo toho se vše řídí v prostředí tuhé funkčně-liniové organizační struktury, která má své limity a
v interdisciplinárních činnostech vyvolává neefektivity.
Jde to jinak
S opačným přístupem jsem se setkal jako konzultant globální poradenské firmy, člen projektového týmu
v nejmenované civilizované zemi. Projekt se týkal systému na podporu finančního řízení globální finanční
firmy a probíhal na počátku devadesátých let. Práce byly řízeny striktně projektově. Velký dojem na mě
udělalo první setkání týmu po oficiálním zahájení projektu. Manažer projektu šel bez velkých okolků přímo
k věci:
24
•
Kdo z vás ví o podobném projektu z nedávné doby? Potřebujeme o nich co nejvíce
informací
•
Jaký byl záměr a kritické faktory úspěchu?
•
Jak na to šli – použité postupy, metodiky, nástroje?
•
Co se osvědčilo a co nikoli?
•
Na jaké překážky naráželi a jak se s nimi vyrovnali?
•
Jak to nakonec dopadlo – v termínu, v rozpočtu, splnil projekt svůj účel, pokud ne – proč?
Zkrátka masívní investice do pátrání a sběru všech relevantních informací a do jejich sdíleného
využívání v další činnosti.
Důvod je nasnadě: neopakovat chyby, kterých se již někdo dopustil a u kterých je známo, jak se jim
vyhnout – čili poučení z praxe, snaha navázat tam, kde si odbyli svůj očistec jiní.
Co s tím?
Na úvod dvě elementární zásady, kterým by se mělo podřídit celé řízení IT služeb:
•
Don’t reinvent the wheel. NEVYNALÉZEJTE KOLO!
•
„Nejvyšším šéfem IT“ je byznys a jeho potřeby, nikoli technologičtí nadšenci z IT
útvarů. Byznys pohled je určující!
V dnešním digitálním světě informací čelí organizace mnoha problémům. Zcela legitimní a reálný je
požadavek na ně kladený, aby se co nejrychleji přizpůsobovaly měnícím se tržním podmínkám a aby jim
v tom informační technologie poskytovaly co nejlepší podporu. To současně staví před IT profesionály
řadu otázek ohledně efektivní správy všech složek technologické infrastruktury a hlavně aplikací, které jsou
pro fungování firmy nezbytné.
Jako další faktory vstoupily do hry internetové prodeje, virtualizace, BYOD či cloudová řešení, kdy
zákazníci řeší problémy přímo s IT útvary firmy, se kterou obchodují, nebo která jim poskytuje IT služby. To
vytváří velký tlak na spolehlivost a škálovatelnost používaných informačních technologií. Redundance ve
funkcionalitě systému, nedostatečně sladěné cíle, neúnosně dlouhé časy nasazení, špatná dostupnost
systémů a jejich spolehlivost, to vše jsou všechny problémy, které je třeba při řízení IT služeb řešit.
Bez ohledu na to, jakým způsobem k ustavení managementu služeb vedení přistoupí, musí zajistit:
•
srozumitelnou a sdílenou strategii, která dává směr a měřítka,
•
motivovaný tým, orientovaný na účinnou a hospodárnou podporu byznysu,
•
srozumitelně definované procesy a funkce s jednoznačně vymezenými rozsahy kompetencí
a zodpovědností mezi funkčně-liniovými na jedné straně a procesními a projektovými manažery
na straně druhé,
•
dostatečnou úroveň technologické podpory v plánování vývoji, zavádění i provozování
služeb,
•
trvale dobré vztahy s dodavateli, partnery, výrobci a prodejci,
•
efektivní získávání, udržování a sdílené využívání znalostí a zkušeností.
25
Vedení musí mít jasnou a sdílenou vizi cílového stavu IT. Protože v každé organizaci nějaké fragmenty,
odpovídající osvědčeným postupům, již existují, je rozumné provést:
•
analýzu stávajícího stavu a následně
•
rozdílovou analýzu (GAP analysis).
Tak se jednoznačně zjistí, co dosud chybí ve srovnání s cílovým stavem, a je dán jasný rozsah úkolů, které
organizaci čekají. Navíc je lze snadno rozdělit na konzistentní a provázané dílčí kroky – dílčí projekty a
prvky souhrnného projektu/programu zlepšení ITSM (řízení IT služeb). Díky tomu známe i nároky na
kapacity, znalosti a dovednosti potřebných zdrojů, víme, kolik to bude stát a kdy budeme hotovi. Dokážeme
také průběžně sledovat pokrok směrem k cílovému řešení, měřit dosažená zlepšení a zamezit plýtvání
s financemi na nevyžádaná „elegantní řešení nepravděpodobných situací“.
Základním úkolem manažerů všech stupňů je tedy vytvořit prostředí, v němž se udržuje rovnováha mezi
čtyřmi základními perspektivami, kterými jsou lidé, procesy, technologie a partneři (viz obr. 1).
Obr. 1: Lidé, procesy, technologie, partneři
Jednotlivé perspektivy vyžadují splnění následujících úkolů:
26
Lidé a kultura – vytvořit prostředí, motivovat lidi a udržet tuto motivaci tak, aby se
•
pracovníci IT cítili být součástí byznysu. Přirozenou součástí takové firemní kultury je ochota sdílet
informace, učit se z chyb a hledat neustále příležitosti ke zlepšení.
Procesy – zajistit srozumitelné a jednoznačné popisy procesů a funkcí s jednoznačným
•
vymezením pravomocí a odpovědností mezi funkčně-liniovými manažery a procesními a
projektovými manažery
•
Technologie (technologie, produkty a nástroje) – zajistit vybavení podporující procesy a
funkce v byznysu i v IT včetně nástrojů na podporu vývoje (modelovací nástroje pro vývoj aplikací,
řízení kapacit a dostupností) a dohledových nástrojů.
Dodavatelé, partneři, výrobci a prodejci – zajistit, aby se zaměřili na potřeby byznysu.
•
Vše uvedené je samozřejmě pod dohledem finančního řízení, které má rovněž za úkol hlídat dosažení
předpokládaných přínosů.
V tom, co se vyplatí a nevyplatí, je dobrým, ale pohříchu často zanedbávaným vodítkem ukazatel
celkových nákladů na vlastnictví TCO (Total Cost of Ownership). Ty představují souhrn nákladů na pořízení
a využívání určitého produktu, tj. konkrétního výrobku nebo služby. Jestliže poskytnutá hodnota převyšuje
celkové náklady na vlastnictví, pak asi nebude problém zdůvodnit nákup příslušného výrobku a/nebo
služby.
Pokud se rozhodneme udělat si pořádek v řízení IT služeb (ITSM), není skutečně důležité, jestli pro to
použijeme ITIL, COBIT, MOF nebo jiný rámec osvědčených postupů. Důležité je definovat, jak chceme
fungovat, dopředu vymezit veškeré procesy, procedury, politiky a pravidla, nástroje, pomůcky atd. a najít
způsob, jak budeme vše udržovat aktuální. Pak už stačí jen vyžadovat dodržování dohodnutého.
Konec konců, budete-li nakonec usilovat o certifikaci podle ISO/IEC 20000, nebude auditora zajímat nic
jiného, než popis vašeho působení a důkaz, že probíhá tak, jak máte popsáno. V principu nejde o nic
složitého, přičemž je sympatické, že se klade značný důraz na používání selského rozumu (jak je konečně
v anglosaském světě obvyklé).
27
Microsoft Office 2010
OBECNÉ
1.
Jaké jsou novinky v Microsoft Office 2010?
•
•
•
•
•
•
•
•
Novinky v kancelářském balíku Microsoft Office 2010 lze rozdělit do dvou základních kategorií.První se
týká všech aplikací a druhá obsahuje novinky pouze ve vybraných aplikací. Tady jsou:
Společné novinky:
Všechny aplikace se ovládají pomocí pásu karet.
Všechny aplikace mají nové ovládací dialogové aktivní okno nazvané Backstage.
Ve všech aplikacích je vidět větší propojení s Internetem.
Možnost ukládání dat do internetového úložiště SkyDrive
Webové verze vybraných aplikací Office WebApps
Nové možnosti grafických úprav objektů
Nové způsoby vkládání dat ze schránky
K dispozici je i 64-bitová verze.
•
•
•
•
•
•
Word
Nové možnosti navigace a orientace v dokumentu
Textové efekty
Nové objekty v obrázcích SmartArt
Obnova předchozí verze
Obousměrné překlady dokumentů
Vkládání snímků obrazovky
•
•
•
Excel
Minigrafy uvnitř buněk
Datové průřezy v kontingenčních tabulkách
Možnost zpracování milionů řádků díky doplňku PowerPivot
•
•
•
PowerPoint
Nové profesionální přechody a animace
Vysílání prezentace po Internetu
Oddíly prezentace
28
•
•
•
Možnost exportu do videosouboru
Vkládání videa z YouTube
Střih videa přímo na snímku
•
•
•
•
•
OneNote
Zjednodušení práce v navigačním panelu
Ukládání informací na správná místa
Prohledávání poznámek
Použití stylů
Obousměrné překlady
•
•
•
•
•
•
Outlook
Více poštovních účtů Exchange v jedné aplikaci
Zobrazení zpráv ve formě konverzace
Kontrola příjemců, kteří jsou mimo kancelář.
Outlook Social Connector pro propojení se sociálními sítěmi
Rychlé kroky pro snadnější vykonání více operací najednou
Snadnější plánování schůzek
2.
Jaké existují edice Microsoft Office 2010?
Všechny dostupné sady a aplikace v nich obsažené zobrazuje následující tabulka:
Balené sady
Aplikace
Pro studenty
a domácnosti
Pro
podnikatele
Professional
Word
Excel
PowerPoint
OneNote
Outlook
Publisher
Access
InfoPath
Communicator
SharePoint
Workspace
29
Multilicenční sady
Professional
Academic
Standard
Professional
Plus
•
•
•
•
•
Mimo tyto aplikace, které jsou součástí vybraných edic si lze ještě pořídit samostatně tyto aplikace:
Visio Standard
Visio Professional
Visio Premium
Project Standard
Project Professional
3.
Mám instalovat32-bitovou, nebo 64-bitovou
verzi?
Microsoft Office 2010 je první verzí tohoto kancelářského balíku, která umožňuje vybrat si mezi instalací
32-bitové a 64-bitové edice. Například 64-bitové verze u operačních systému si již našly svoje zákazníky a u
Windows 7 je dokonce většina instalací 64-bitová. U balíčku Microsoft Office s instalací 64-bitové edice
dokonce i sama společnost Microsoft ale doporučuje její instalaci zvážit.Pokud nepotřebujete zpracovávat
miliony dat v Excelu nebo otevírat soubory větší než 2GB, volte spíše edici 32-bitovou.
4.
Co je to aktivace?
Aktivace je způsob ověření legálního pořízení kopie Microsoft Office 2010 a je povinná pro všechny typy
zákazníků (domácí, firemní i multilicenční). Bez aktivace je možné systém Microsoft Office 2010 provozovat
po dobu 30 dní. Při instalaci je nutné zadat instalační klíč a je možné nastavit automatické provedení
aktivace. Stav aktivace zjistíte také po klepnutí na tlačítko Soubor – Nápověda.
5.
Jaké jsou možnosti pořízení Office?
Protože většina firemních a multilicenčních zákazníků má svoje IT specialisty, kteří se zabývají nákupem
SW, v tomto tipu se zaměřím na zákazníky domácí. Pro ně je asi nejvýhodnější možnost pořídit si sadu
Microsoft Office 2010 Pro studenty a domácnosti, která obsahuje aplikace Word, Excel, PowerPoint a
OneNote. Velkou výhodou této edice je možnost instalace až na 3 počítače v domácnosti. Podmínkou
pořízení této verze je její využívání výhradně pro nekomerční potřeby. Při nákupu máte dále možnost si
zvolit, zda si chcete pořídit balení i s instalačním médiem, nebo balení, které obsahuje pouze produktový
30
klíč. V druhém případě se jedná o levnější variantu s možnosti stažení instalačního balíčku z internetových
stránek společnosti Microsoft.
6.
Co která aplikace umí?
Ačkoliv kancelářský balík Microsoft Office zná téměř každý uživatel počítače, některé sady obsahují
produkty, s nimiž jste se možná ještě nesetkali, proto se vám bude zřejmě hodit následující rychlý přehled
všech aplikací:
Word – nejpoužívanější textový editor na světě, slouží k psaní dopisů, zpráv, referátů, seminárních a jiných
školních prací, životopisů apod.
Excel – tabulkový kalkulátor, který umožňuje snadným způsobem zpracovávat data v přehledných
tabulkách s možností tvorby působivých grafů
PowerPoint – prezentační manažer sloužící k tvorbě efektních prezentací
Outlook – emailový klient pro práci s elektronickou poštou, pro správu kontaktů, plánování času a úkolů
OneNote – pokročily elektronický sešit pro ukládání a psaní poznámek v přehledné formě
Publisher – jednoduchý grafický SW pro tvorbu publikací, letáků, diplomů, brožurek, pozvánek apod.
Access – databázový SW pro zpracování velkého množství dat za pomoci relačních databází
InfoPath – SW pro tvorbu a distribuci elektronických formulářů
Visio – aplikace pro tvorbu diagramů, nákresů budov, rozvodů instalací, plánků prostor apod.
Project – nástroj pro profesionální projektový management, sledování stavu projektů, jejich plánování
apod.
7.
Lze mít více verzí Office na jednom počítači?
V případě, že potřebujete mít z nějakých důvodů na jednom počítači nainstalováno více verzí kancelářského
balíčku Microsoft Office (např. 2007 a 2010 nebo 2003 a 2010), je nutné při instalaci sady Microsoft Office
2010 zvolit tzv. Vlastní instalaci a zde vybrat možnost ponechat předchozí verze produktu. Jedinou
aplikací, kterou nelze zachovat v obou verzích, je emailový klient Outlook. Zároveň není možné mít
nainstalovanou jednu verzi v 32-bitové podobě a druhou v 64-bitové.
8.
Jak odinstalovat Office z počítače?
Pokud chcete Microsoft Office ze svého počítače odinstalovat, je nutné tak učinit v Ovládacíchpanelech
v panelu Přidat nebo odebrat programy (Windows XP), resp. Programy a funkce (Windows Vista a
Windows 7).
9.
Jak doinstalovat další aplikace nebo funkce?
Je možné, že při práci s Microsoft Office zjistíte, že vám chybí některý volitelný doplněk, který je možné
pomocí instalátoru doplnit. Spusťte tedy znovu instalaci Office a v nabídce vyberte možnost Přidat či
odebrat součásti.
31
10.
Jak opravit instalaci Microsoft Office?
Stejným způsobem jako v předchozím tipu je možnost volby opravy instalace Microsoft Office 2010, např.
v případě,že máte podezření na chybnou či poškozenou instalaci.
11. Kde najdu důležité informace o Microsoft
Office?
Veškeré důležité informace o produktu Microsoft Office naleznete na webové stránce
http://office.microsoft.com, zde kromě základních informací o produktech naleznete ke stažení a prohlédnutí
také desítky obrázků, šablon nebo výukových lekcí.
32
12.
Co jsou to Office WebApps?
Office WebApps jsou webovou odlehčenou verzí aplikací Word, Excel, PowerPoint a OneNote. Umožňují
vytvářet dokumenty Office i bez nainstalované a zakoupené licence na jakémkoliv počítači připojeném
k Internetu. Nevýhodou je značně omezená funkčnost a nutnost připojení k síti Internet v okamžiku práce
s dokumenty.
13. Jak se dostat ke svým dokumentům
odkudkoliv?
Pokud chcete mít ke svým dokumentům, tabulkám či prezentacím přístup z jakéhokoliv počítače
připojeného na Internet, využijte webové úložiště SkyDrive od společnosti Microsoft. K veškerým
souborům, které do tohoto úložiště umístíte, pak máte přístup odkudkoliv. Služba je dostupná zdarma na
adrese www.skydrive.com a na toto úložiště lze ukládat soubory přímo z aplikací sady Microsoft Office
2010.
33
14. Proč vznikly a jak poznám nové formáty
souborů?
Již od verze Microsoft Office 2007 se můžete setkat s novými formáty souborů, které přinesly nové
možnosti a funkce. Mezi ty nejvýznamnější patří menší velikost souborů, založení na jazyku XML, možnost
využití diagramů SmartArt apod. Nové formáty souborů poznáte podle písmene x na konci přípony souboru
(doc-docx, xls-xlsx, ppt-pptx). Novější typy souborů (Office 2007/2010) ale nelze ve starších verzích aplikací
(2003 a starší) standardně otevírat, proto vám zajisté přijdou vhod následující dva tipy.
15.
Jak uložit soubor ve starší verzi?
Pokud víte, že příjemce vámi vytvářeného souboru má pouze starší verzi Microsoft Office a měl by
problémy s otevřením nového formátu souborů, je možné v nabídce Soubor – Uložita odeslat uložit
vytvářený dokument ve formátu starší verze. S takto uloženým souborem již příjemce nebude mít z hlediska
otevření žádný problém, ale některé funkce nemusí fungovat zcela stejně jako na vašem počítači ve vyšší
verzi (např. objekty SmartArt).
16.
Jak otevřít soubor z novější verze?
Pokud jste naopak vlastníky starší verze Microsoft Office, např. 2003, a chcete otevírat bezproblémů i nové
formáty souborů, je možné pořídit si zdarma dostupný doplněk nazvaný CompatibilityPack, který slouží
jako převodník novějších formátů do starších a umožní vám tyto nové soubory ve starších verzích aplikací
otevřít. Je nutné ale počítat s možnými problémy z hlediska zobrazení pokročilých objektů.
17. Lze prohlížet dokumenty Office i bez jejich
instalace?
Pokud na svém počítači nemáte nainstalovaný kancelářský balík Microsoft Office nebo si jej z nějakých
důvodů nechcete pořizovat, i tak je možné soubory Office na vašem počítači prohlížet, a to těmito způsoby:
34
Pomocí webových verzí aplikací Word, Excel, PowerPoint a OneNote pod názvem WebApps.
Pomocí zdarma dostupných prohlížečů těchto souborů nazvaných WordViewer, ExcelViewer a PowerPoint
Viewer, najdete je ke stažení na stránkách společnosti Microsoft.
Instalací některé z dalších dostupných kancelářských balíků, např. OpenOffice.
18.
Existují i jiné kancelářské programy?
Microsoft Office je sice celosvětově nejrozšířenějším balíkem kancelářských aplikací, ale podobně jako i u
jiných produktů existují i v této oblasti konkurenční produkty. Mezi ty nejznámější patří např. OpenOffice
(dostupný zdarma), Corel WordPerfect Office nebo Lotus Symphony.
19. Jaké jsou požadavky pro běh Microsoft Office
2010?
Oficiální HW a SW požadavky pro běh systému Microsoft Office 2010 jsou stejné jako pro běh předchozí
verze 2007. Dalo by se tedy říct, že pokud vám na počítači běží Microsoft Office 2007, poběží vám i
Microsoft Office 2010.
Procesor: 500Mhz
RAM: 256MB, doporučeno 512MB
Rozlišení obrazovky: 1024x576
Volné místo na pevném disku: 3GB
Operační systém: Windows XP SP3
20.
Poběží mi Office 2010 i na netbooku?
Netbooky (notebooky malých rozměrů) získávají čím dál větší popularitu. Z hlediska HW požadavků jsou
všechny dnes prodávané netbooky s Office 2010 z hlediska HW dostačující, a to i v oblasti rozlišení
displeje, protože Office 2010 jsou podporovány už od rozlišení 1024x576 bodů.
21.
Existuje nějaká verze zdarma?
Zdarma dostupná verze Microsoft Office 2010 neexistuje, jedná se o komerční produkt. Jedinou výjimkou je
verze Microsoft Office 2010 Starter. Tato edice je dostupná pouze při koupi nového počítače a obsahuje
aplikace Word a Excel ve verzi Starter, které jsou podstatným způsobem omezeny ve funkčnosti.
Nenaleznete zde např. SmartArt, karty (a jejich příkazy) Odkazy, Revize, Zobrazení, ve Wordu chybí
Poznámky pod čarou, Citace, Komentáře apod., v Excelu karta Data, kontingenční tabulky apod.
35
22. Jak nainstalovat Microsoft Office 2010 na PC
bez CD/DVD mechaniky?
Toto bývá častý problém zejména majitelů netbooků, kde žádná CD/DVD mechanika není. V tom případě
máte možnost si stáhnout instalátor Microsoft Office přímo z Internetu nebo si jej na jiném počítači
zkopírovat z instalačního DVD na USB flash disk.
23.
Jak si vyzkoušet Office 2010?
U Microsoft Office 2010 máte možnost si stáhnout zkušební verzi, která je po instalaci plně funkční 60 dní,
nebo si vyzkoušet odlehčené webové verze pod názvem Office WebApps. Zkušební verzi ke stažení
naleznete na stránce http://office.microsoft.com
24.
Lze převést zkušební verzi na plnou?
Pokud se během používaní zkušební sady Microsoft Office 2010 rozhodnete pro její zakoupení, máte
možnost po získání produktového klíče jej zadat do systému a celý kancelářský balík tak bez nutnosti
reinstalace povýšit na plnou verzi. Tato možnost se provádí v instalátoru ve volbě Zadat produktový klíč.
25.
Jak uložit soubor ve formátu PDF?
Soubor PDF od společnosti Adobe se stává stále populárnějším formátem pro výměnu dat a předávání
informací. Mezi jeho největší výhody patří zajištění zobrazení vždy stejného obsahu na různých HW a SW
konfiguracích počítačů nebo mobilních zařízení. Další výhodou je velmi omezená možnost editace takového
souboru. Proto se mj. také často využívá v případě, kdy je nutné veřejně sdělit nějaké informace, ale
nechcete je dát ostatním k dispozici s možností úprav. Ve formátu PDF tak naleznete například drtivou
většinu návodů ke spotřební elektronice apod. Microsoft Office již od verze 2007 podporuje vytváření PDF
souborů. Stačí, když klepnete na položku Soubor – Uložit a odeslat – Vytvořit dokument PDF/XPS a zde
na tlačítko Vytvořit soubor PDF/XPS.Formát XPS měl být konkurencí od Microsoftu pro PDF formát,
nicméně se příliš neujal.
36
26. Jak nastavit počet zobrazených naposledy
použitých souborů?
V nabídce Soubor – Naposledy otevřené se zobrazují naposledy použité a otevřené soubory. Počet
zobrazených naposledy otevřených souborů lze změnit v této cestě: Soubor- Možnosti – Upřesnit. Zde
nalezněte položku Zobrazit tento počet naposledy použitých dokumentů a nastavte si požadovanou hodnotu.
Maximální hodnota je 50 dokumentů.
27.
Jak skrýt na pásu obsah karet?
Pro minimalizaci pásů karet stačí dvakrát kliknout na název jakékoliv karty. Návrat zpět do normálního
zobrazení provedete opět dvojím kliknutím. Kliknutí provedené jedenkrát pouze kartu dočasně skryje.
28.
Jak vytvořit novou kartu?
Významnou novinkou ve verzi 2010 je možnost vytvoření vlastní karty na pásu. Pokud totiž z každé karty
využíváte např. jeden až dva příkazy, je poměrně obtěžující neustálé přepínání karet nebo hledání vybraného
příkazu. Proto je zde možnost vytvořit si kartu vlastní, pojmenovat si ji vlastním názvem a umístit na ni
libovolné příkazy z celé aplikace. Postup pro vytvoření nové karty a přidání vlastních příkazů je následující:
1. Klikněte na nabídku Soubor – Možnosti a v nabídce zvolte kategorii Přizpůsobit pás karet.
2. V otevřeném okně klikněte v pravé dolní části na tlačítko Nová karta. V hierarchii karet se vytvoří nová
karta včetně jedné prázdné skupiny příkazů. Kliknutím na tlačítko Přejmenovat v dolní části okna máte
možnost si přejmenovat kartu i skupinu příkazů.
37
3. Pro přidání příkazů si v levém sloupci vyberte požadovaný příkaz a kliknutím na tlačítko Přidat mezi
sloupci si přidejte příkaz přímo do zvolené skupiny. Všimněte si, že v horní části levého sloupce si můžete
vybrat kategorii příkazů, pro zobrazení úplně všech příkazů dané aplikace zvolte možnost Všechny příkazy.
4. Po vložení požadovaných příkazů, přejmenování apod. stačí kliknout na tlačítko OK, nová karta bude
vytvořena a zařazena mezi stávající karty na pás karet.
29. Jak si přizpůsobit panel nástrojů Rychlý
přístup?
Panel nástrojů Rychlý přístup slouží v sadě Microsoft Office k zobrazení nejčastěji používaných prvků,
funkcí a nabídek a najdete ho standardně v levém horním okraji aplikace nad tlačítkem Soubor.
Protože každému uživateli vyhovuje jiné uspořádání příkazů, můžete tento panel plně přizpůsobit svým
požadavkům. Po kliknutí na šipku na konci panelu na výběr máte buď nejběžnější příkazy (Nový,
Otevřít...), které aktivujete kliknutím na jejich název, nebo si můžete kliknutím na příkaz Další příkazy
vybrat ze všech příkazů dané aplikace.
38
30.
Jak zobrazit podrobné vlastnosti dokumentu?
U každého dokumentu, který v systému Microsoft Office vytváříte, se ukládají určité vlastnosti dokumentu,
které si můžete prohlédnout v nabídce Soubor – Informace. Najdete zde takové informace, jako jsou např.
velikost, celková doba úprav, autor, datum vytvoření souboru apod.
39
31.
Jak uložit soubor na web?
Všechny aplikace ve verzi 2010 podporují ukládání na webové úložiště společnosti Microsoft s názvem
SkyDrive. Pro využití této služby stačí mít zdarma dostupný účet u společnosti Microsoft nazvaný LiveID a
můžete začít tuto službu na adrese www.skydrive.com využívat. Ve webovém prostředí úložiště si můžete
vytvářet složky a podsložky a z aplikací sady Microsoft Office pak pomocí nabídky Soubor – Uložit a odeslat
– Uložit na web vaše dokumenty rovnou na SkyDrive uložit.
40
32. Jak zobrazit nápovědu systému Microsoft
Office 2010?
Podrobnou nápovědu pro každou aplikaci zobrazíte v nabídce Soubor – Nápověda nebo po stisku klávesy
F1. Nápověda v systému Microsoft Office 2010 je velice úzce propojena s Internetem a portálem
Office.com. Výhodou tohoto řešení je zejména aktuálnost zobrazovaného obsahu.
41
33.
Co to jsou kontextové karty?
V každé aplikaci sady Microsoft Office jsou dostupné základní karty na pásu karet, které jsou
zobrazeny vždy. Navíc však v každé aplikaci existují tzv. kontextové karty, které se zobrazí teprve po
klepnutí a označení určitého objektu, např. obrázku, videa, grafu apod. Výhodou je, že tyto karty
nezabírají místo na pásu karet a zobrazí se teprve těm uživatelům, kteří s daným objektem pracují.
Pokud tedy například nikdy v životě nebudete používat tabulky ve Wordu, je zbytečné, aby vám
karta s příkazy pro práci s tabulkou zabírala cenné místo na pásu karet.
34.
Jak ochránit dokument heslem?
Aplikace sady Microsoft Office disponují prostředky, pomocí kterých je možné dokument
uzamknout pod heslem tak, aby ten, kdo heslo nezná, nemohl s dokumentem pracovat anebo mohl
pracovat pouze omezeně. Funkci využijete například tehdy, sdílíte-li jeden počítač s ostatními
uživateli a nechcete, aby se dostali právě do tohoto dokumentu. Pak jej můžete tímto způsobem
zabezpečit.
1. Otevřete dokument, který si přejete ochránit heslem.
2. Klikněte na tlačítko Soubor a v nabídce zvolte příkaz Uložit jako.
3. V zobrazeném okně klikněte v dolní části na tlačítko Nástroje a z nabídky vyberte Obecné možnosti pro
zobrazení okna pro zaheslování.
4. V horní části okna Obecné možnosti se nacházejí dva dialogy pro zadání hesla – Heslo pro otevření a
Heslo pro zápis. Do těchto dialogů je možné doplnit heslo. Není nutné doplnit obě hesla, stačí pouze jedno z
nich:
a) Heslo pro otevření – toto heslo zabezpečí, že již při otvírání dokumentu bude uživatel požádán o heslo.
Pokud je nezadá správně, do dokumentu se ani nedostane.
b) Heslo pro zápis – toto heslo zabezpečí, že dokument nikdo bez znalosti hesla neuloží. Pokud bude zadáno
pouze toto heslo, uživatel se do dokumentu sice dostane, ale nebude ho moci změnit a uložit.
Obě hesla mohou být rozdílná, takže jiné heslo může být nastaveno pro čtení a jiné pro zápis. Pokud chcete
mít zabezpečeno, že si dokument bez znalosti hesla nikdo ani nepřečte, stačí nastavit Heslo pro otevření.
5. Klikněte na tlačítko OK.
6. Aplikace zobrazí kontrolní dialog, kde je nutné ještě jednou, pro kontrolu, zadat to samé heslo. Klikněte
opět na OK, aplikace se vrátí do okna Uložit jako a zde je nutné kliknout na tlačítko Uložit. Teprve teď je
dokument uložen s ochranou pomocí hesla a celý proces zaheslování je hotov.
Nyní můžete zkusit dokument zavřít a znovu otevřít a uvidíte, že aplikace bude vyžadovat, abyste před
otevřením zadali heslo, pochopitelně pouze pokud jste zvolili Heslo pro otevření.
42
35.
Jak odstranit ochranu heslem?
Odstranění hesla provedete stejným způsobem jako v předchozím tipu, jen s tím rozdílem, že při
nastavování hesla stávající heslo reprezentované pomocí černých koleček smažete a dokument (tentokrát již
bez hesla) znovu uložíte.
36.
Jak vrátit zpět nepovedenou operaci?
Prostřednictvím funkce Zpět je možné vrátit nejen poslední provedenou operaci, ale i několik operací
nazpět, což je obrovská výhoda. Tlačítko Zpět (standardně jej najdete v horním levém rohu aplikací v panelu
nástrojů Rychlý přístup nad tlačítkem Soubor) je rozděleno na dvě oblasti – na „zakroucenou“ modrou šipku
a rozevírací nabídku. Každým kliknutím na modrou šipku budete vráceni o jeden krok zpět. Pokud chcete
vrátit práci zpět o několik kroků, klikněte na malou šipku dolů u tlačítka Zpět. Zobrazí se nabídka se
seznamem posledních prováděných operací. Pouhým kliknutím myši na některý z řádků vrátí Word všechny
předcházející operace zpět – nebudete tak muset mnohokrát po sobě klikat na šipku tlačítka Zpět.
43
37.
Jak změnit úroveň přiblížení?
V závislosti na nastaveném rozlišení obrazovky, velikosti pásu karet, velikosti písma v dokumentu a mnoha dalších parametrech
se může zdát pohled na zobrazený papír na obrazovce příliš velký, nebo malý. Procentuální náhled na papír lze změnit v pravé
dolní části aplikace. Počet procent je možné buď nastavit posuvníkem, nebo kliknutím na číselné vyjádření a nastavit hodnotu
přesně. Zvětšení nebo zmenšení lze nastavovat s přesností na jedno procento.
38.
Jak odeslat soubor emailem?
Pokud chcete otevřený soubor poslat jako přílohu emailu, není nutné jej ukládat, otevírat
emailového klienta a vkládat tento soubor jako přílohu. Stačí v aplikaci klepnout na tlačítko Soubor
– Uložit a odeslat – Odeslat e-mailem – Odeslat jako přílohu. Daná aplikace automaticky otevře
výchozí poštovní program (např. Outlook), vytvoří novou zprávu a vloží do ní otevřený soubor jako
přílohu.
44
39. Jaké jsou nejčastější klávesové zkratky pro
práci v celém systému Microsoft Office?
V následujících tabulkách jsou uvedeny nejčastější klávesové zkratky pro ovládání celého systému
Microsoft Office. Tento výčet není samozřejmě úplný a kompletní jej najdete ve zmiňované nápovědě po
stisknutí klávesy F1.
Zobrazení a použití oken
POŽADOVANÁ AKCE
KOMBINACE
KLÁVES
Přechod do dalšího okna
ALT+TAB, TAB
Přechod do předchozího okna
ALT+SHIFT+TAB,
TAB
Zavření aktivního okna
CTRL+W nebo
CTRL+F4
Vysílání otevřené prezentace vzdáleným posluchačům pomocí webové aplikace PowerPoint
CTRL+F5
Přesunutí do podokna úloh z jiného podokna v okně aplikace (po směru hodinových ručiček). Klávesu F6 může být nutné stisknout
vícekrát.
POZNÁMKA Pokud se po stisknutí klávesy F6 požadované podokno úloh nezobrazí, přejděte stisknutím klávesy ALT na pás
F6
karet a poté stisknutím kombinace kláves CTRL+TAB přejděte do požadovaného podokna úloh.
Přechod do podokna úloh z jiného podokna v okně aplikace (proti směru hodinových ručiček)
SHIFT+F6
Přechod do dalšího okna aplikace PowerPoint, pokud je jich otevřeno více.
CTRL+F6
Přechod do předchozího okna aplikace PowerPoint
CTRL+SHIFT+F6
Zkopírování vzhledu obrazovky jako obrázku do schránky
PRINT SCREEN
Zkopírování vzhledu vybraného okna jako obrázku do schránky
ALT+PRINT SCREEN
Změna písma nebo jeho velikosti
POŽADOVANÁ AKCE
KOMBINACE KLÁVES
Změna písma
CTRL+SHIFT+F
Změna velikosti písma
CTRL+SHIFT+P
Zvětšení velikosti písma u vybraného textu
CTRL+SHIFT+>
Zmenšení velikosti písma u vybraného textu
CTRL+SHIFT+<
Pohyb v textu nebo buňkách
POŽADOVANÁ AKCE
KOMBINACE
KLÁVES
Přesunutí kurzoru o jeden znak doleva
ŠIPKA VLEVO
Přesunutí kurzoru o jeden znak doprava
ŠIPKA VPRAVO
45
Přesunutí o jeden řádek nahoru
ŠIPKA NAHORU
Přesunutí o jeden řádek dolů
ŠIPKA DOLŮ
Přesunutí kurzoru o jedno slovo doleva
CTRL+ŠIPKA
VLEVO
Přesunutí kurzoru o jedno slovo doprava
CTRL+ŠIPKA
VPRAVO
Přesunutí kurzoru na konec řádku
END
Přesunutí kurzoru na začátek řádku
HOME
Přesunutí o jeden odstavec nahoru
CTRL + ŠIPKA
NAHORU
Přesunutí o jeden odstavec dolů
CTRL+ŠIPKA DOLŮ
Přesunutí kurzoru na konec textového pole
CTRL+END
Přesunutí kurzoru na začátek textového pole
CTRL+HOME
V aplikaci PowerPoint systému Microsoft Office přesunutí na další zástupný symbol nadpisu nebo textu. Pokud se jedná o poslední
zástupný symbol na snímku, bude vložen nový snímek s rozložením, které je shodné s původním rozložením snímku.
CTRL+ENTER
Zopakování poslední akce Najít
SHIFT+F4
Najít a nahradit
POŽADOVANÁ AKCE
KOMBINACE KLÁVES
Otevření dialogového okna Najít
CTRL+F
Otevření dialogového okna Nahradit
CTRL+H
Zopakování poslední akce Najít
SHIFT+F4
Pohyb a práce v tabulkách
POŽADOVANÁ AKCE
KOMBINACE KLÁVES
Přechod na následující buňku
TAB
Přechod na předchozí buňku
SHIFT+TAB
Přechod na následující řádek
ŠIPKA DOLŮ
Přechod na předchozí řádek
ŠIPKA NAHORU
Vložení znaku tabulátoru do buňky
CTRL+TAB
Začátek nového odstavce
ENTER
Přidání nového řádku na konec tabulky
TAB na konci posledního řádku
Zobrazení a použití podoken úloh
POŽADOVANÁ AKCE
KLÁVESOVÁ ZKRATKA
Přesunutí do podokna úloh z jiného podokna v okně aplikace. (Klávesu F6 může být nutné stisknout vícekrát.)
F6
Je-li podokno úloh aktivní, výběr další nebo předchozí položky v podokně úloh
TAB, SHIFT+TAB
Zobrazení úplné sady příkazů v nabídce podokna úloh
CTRL+ŠIPKA DOLŮ
Přechod mezi položkami ve vybrané podnabídce nebo mezi přepínači ve skupině voleb v dialogovém okně
ŠIPKA DOLŮ nebo ŠIPKA NAHORU
Otevření vybrané nabídky nebo provedení akce přidružené k vybranému tlačítku
MEZERNÍK nebo ENTER
Otevření místní nabídky nebo otevření rozevírací nabídky u vybrané položky galerie
SHIFT+F10
Je-li zobrazena nabídka nebo podnabídka, výběr prvního nebo posledního příkazu v nabídce nebo v podnabídce
HOME, END
Přesunutí nahoru nebo dolů ve vybraném seznamu položek galerie
PAGE UP, PAGE DOWN
Přesunutí na začátek nebo konec vybraného seznamu položek galerie
HOME, END
Zavření podokna úloh
CTRL+MEZERNÍK, C
Otevření schránky
ALT+H, F, O
Použití dialogových oken
46
POŽADOVANÁ AKCE
KOMBINACE KLÁVES
Přesunutí fokusu na další přepínač nebo skupinu voleb
TAB
Přesunutí fokusu na předchozí přepínač nebo skupinu voleb
SHIFT+TAB
Přepnutí na další kartu v dialogovém okně (karta již musí být v otevřeném dialogovém okně vybrána)
ŠIPKA DOLŮ
Přepnutí na předchozí kartu v dialogovém okně (karta již musí být v otevřeném dialogovém okně
vybrána)
ŠIPKA NAHORU
Otevření vybraného rozevíracího seznamu
ŠIPKA DOLŮ, ALT+ŠIPKA DOLŮ
Otevření seznamu v případě, že je zavřený, a výběr příslušné položky v seznamu.
Počáteční písmeno položky v rozevíracím
seznamu
Přechod mezi položkami v otevřeném rozevíracím seznamu nebo mezi přepínači ve skupině voleb
ŠIPKA NAHORU, ŠIPKA DOLŮ
Provedení akce přiřazené vybranému tlačítku nebo zaškrtnutí či zrušení zaškrtnutí vybraného políčka
MEZERNÍK
Výběr přepínače nebo zaškrtnutí či zrušení zaškrtnutí políčka
Podtržené písmeno možnosti
Provedení akce přiřazené výchozímu tlačítku dialogového okna
ENTER
Zavření vybraného rozevíracího seznamu nebo zrušení příkazu a zavření dialogového okna
ESC
Použití dialogových oken Otevřít a Uložit jako
POŽADOVANÁ AKCE
KOMBINACE KLÁVES
Otevření dialogového okna Otevřít
ALT+F a pak O
Otevření dialogového okna Uložit jako
ALT+F a pak A
Přesun mezi možnostmi v otevřeném rozevíracím seznamu nebo mezi možnostmi ve skupině možností
Klávesy se šipkami
Zobrazení místní nabídky pro vybranou položku, například složku nebo soubor
SHIFT+F10
Přepnutí mezi možnostmi nebo oblastmi v dialogovém okně
TAB
Otevření rozevíracího seznamu s cestou k souboru
F4 nebo ALT+H
Aktualizace seznamu souborů
F5
WORD
40.
•
•
•
•
•
•
Jaké jsou novinky v aplikaci Word 2010?
Ve Wordu jakožto hlavní aplikaci celého kancelářského balíku bylo provedeno poměrně velké množství
příjemných a práci usnadňujících vylepšení. Mezi nejvýznamnější novinky aplikace Word 2010 patří tyto:
Nové možnosti navigace a orientace v dokumentu
Textové efekty
Nové objekty v obrázcích SmartArt
Obnova předchozí verze
Obousměrné překlady dokumentů
Vkládání snímků obrazovky
47
41.
Jak můžu spustit Word?
Po instalaci balíku Microsoft Office 2010 se zástupci všech nainstalovaných programů umístí do nabídky
Start - Všechny programy -Microsoft Office, kde je můžete následujícím způsobem spustit.
1. Klikněte na tlačítko Start, umístěné v levé dolní části obrazovky.
2. V rozevřené nabídce zvolte položku Všechny programy.
3. Systém otevře nabídku s nainstalovanými programy. Zde vyhledejte nabídku programové skupiny
Microsoft Office a v ní klikněte na ikonu Microsoft Word 2010.
Druhou možnostíje v nabídce Start zadat příkaz winword a potvrdit jej stiskem klávesy Enter. Tento postup
je také vhodný v případě, že nemůžete ani na pracovní ploše počítače, ani v nabídce Start zástupce pro
spuštění této aplikace najít.
42.
Jak využívat šablony ve Wordu?
Tvůrci Wordu vytvořili pro nejpoužívanější typy dokumentů tzv. šablony. Šablona je prázdný formulář,
například fax, životopis apod., který stačí pouze doplnit potřebnými údaji. Šablona tak velmi usnadňuje
práci a čas – není nutné zabývat se tvorbou grafické úpravy dokumentu, stačí pouze údaje doplňovat.
Zatímco ve verzi 2003 a starších verzích nebyl na šablony ještě kladen takový důraz, od verze 2007 jsou
šablony důležitou součástí aplikace Word. Díky neustále rostoucímu množství šablon na webu Office.com a
možnosti přístupu k těmto šablonám přímo z aplikace Word jejich důležitost nabrala na významu. V rámci
zpracovaných šablon na vás čekají stovky typů šablon pro nejčastější použití (brožury, dárkové poukazy,
faktury, kalendáře, rozpisy, štítky, smlouvy, vizitky a další). Jejich využití velice doporučuji, dokáží opravdu
ušetřit spoustu drahocenného času.
Postup při použití šablony je následující:
1. Klikněte na tlačítko Soubor.
2. V otevřené podnabídce vyberte položku Nový, podobně jako u vytvoření nového dokumentu.
3. Word v zobrazení Backstage zobrazí možnost otevření šablon, a to jak lokálně nainstalovaných (těch je
minimálně), tak zejména těch uložených na webu Office.com, kterých je většina.
48
4. Klikněte na požadovanou kategorii šablon a otevřou se již konkrétní šablony, kliknutím na vybranou
šablonu se v pravé části zobrazí její náhled. Po kliknutí na tlačítko Stáhnout nebo po dvojkliku na miniaturu
šablony se šablona stáhne a otevře v aplikaci Word.
5. Nyní stačí jen do šablony doplnit vlastní údaje.
43.
Jak nastavit podrobnější možnosti tisku?
Jedním ze základních předpokladů textového editoru je možnost vytisknout vytvořený dokument na
tiskárně. Přitom dokument napsaný ve Wordu bude po vytištění na tiskárně vypadat stejně, jak je před
tiskem vidět na náhledu.
Ještě před vytištěním dokumentu je možné prohlédnout si jej přesně tak, jak bude vypadat po vytištění. Tuto
operaci doporučuji provádět zejména u delších nebo složitějších tisků, protože může zavčas odhalit mnohé
chyby, například v zalomení stránek, nastavení okrajů atd.
K přechodu do režimu náhledu slouží nové zobrazení Backstage. Po kliknutí na tlačítko Soubor- Tiskse
kromě možnosti nastavení tiskárny v pravé části zobrazí i náhled souboru před tiskem. Protože používání
náhledu je jednou z nejčastějších operací, opět doporučuji přidat tuto funkci na panel Rychlý přístup.
49
Přímo z náhledu je možné tisknout kliknutím na tlačítko Tisk. Pro návrat do běžného režimu Wordu
klikněte na záložku jakékoliv karty. V horní části nastavení je možné navolit počet kopií tisku. Standardně je
nastavena 1 kopie. Jejich počet lze do dialogu i přímo vepsat.
VÝBĚR TISKÁRNY
První položka možností nastavení se jmenuje Tiskárna a slouží k výběru tiskárny, na které se tisk provede.
Dnes už je poměrně obvyklé, že uživatelé mají přístup na více tiskáren, proto zde vyberte tu, kterou chcete k
vytištění dokumentu použít. Pod tímto výběrem je příkaz Vlastnosti tiskárny, kterýotevře podrobné okno s
nastavením tiskárny. Toto okno je u každé tiskárny jiné, protože je součástí instalace tiskového ovladače
výrobce tiskárny.
Rozsah stránek
Další možností je nastavení rozsahu stránek, které budou vytištěny. K dispozici jsou čtyři varianty:
• Tisknout všechny stránky. Volba zajistí, že bude vytištěn kompletně celý dokument, ať již je jakkoliv
dlouhý.
• Tisknout výběr. Vytiskne se pouze označený text do bloku.
• Tisknout aktuální stránku. Vytiskne pouze tu stránku, v níž byl kurzor předtím, než bylo zobrazeno okno
Tisk.
• Tisknout vlastní rozsah. Je možné zvolit, které konkrétní stránky z dokumentu budou vytištěny. Pokud je
nutné určit jednotlivé na sebe nenavazující stránky, pak se jejich čísla uvedou do dialogu a oddělí se čárkou
(například 3, 15, 24). Pokud má být ale vytištěna souvislá oblast po sobě jdoucích stránek, pak se první a
poslední tištěná stránka oblasti oddělí pomlčkou (např.: 5-23). Tato dvě nastavení lze kombinovat a zadat
například: 3,6-9,12-16,18,21-28.
Oboustranný tisk
Poměrně častou vlastností dnešních tiskáren je schopnost oboustranného tisku. Existují totiž desítky a stovky
dokumentů, jako jsou formuláře, smlouvy apod., kde je využití oboustranného tisku velice žádoucí. Zároveň
se při oboustranném tisku šetří náklady na papír. Proto se také možnost nastavení dostala mezi hlavní
položky nastavení tisku. Uživatel zde má možnost nastavit, zda se bude dokument tisknout oboustranně, a v
případě, že tiskárna touto vlastností nedisponuje, existuje možnost nastavit ruční oboustranný tisk. V tomto
případě je nutné po vytištění všech lichých stran papíry obrátit a vložit opačně do zásobníku tiskárny.
Většina výrobců má pro tyto postupy obrázkové návody, jež jsou součástí procesu ručního oboustranného
tisku.
Kompletováno
Slouží k nastavení pořadí tisku stránek při více kopiích. Pokud je aktivní výběr Kompletováno, bude
vytištěna vždy jedna kompletní kopie celého dokumentu a po vytištění poslední strany bude navazovat další
kopie. Jestliže je vybrána možnost Nekompletováno, budou vytištěny všechny strany za sebou v takovém
počtu, jaký byl počet kopií (například při pěti kopiích pětkrát první stránka, poté pětkrát druhá stránka atd.).
Orientace papíru
Zde je možné vybrat, zda se má dokument vytisknout na šířku, nebo na výšku. Většina dokumentů se tiskne
na výšku, nicméně v případě tisků některých dokumentů, např. diplomů, je nutné v tomto nastavení orientaci
papíru změnit.
Velikost papíru
V tomto nastavení uživatel upřesňuje velikost papíru vloženého v tiskárně. Opět v drtivé většině se jedná o
formát A4 (21cm x 29,7cm), ale pokud budete tisknout obálky, oznámení, fotografie apod., změna formátu
se provádí právě zde.
Okraje
Kromě klasického nastavení okrajů přímo při psaní dokumentů je možné změnit velikost okrajů i zde.
Standardně jsou nastaveny okraje 2,5 cm na všech stranách, ale je možné si vybrat z několika
předdefinovaných okrajů, popř. nastavit i svoje vlastní.
Počet stránek na list
Dalším prvkem, který v nastavení tisku stojí za zmínku, je počet stránek na jeden list papíru - rozevírací
nabídka na konci nastavení. Jedná se o užitečnou volbu, která dovolí „zhustit“ na jeden vytištěný list papíru
50
několik stránek najednou. Takovou možnost můžete využít například v okamžiku, kdy potřebujete pouze
náhled na rozvržení stran nebo když pro „pracovní“ účely postačí zmenšená podoba tisku.
Vzhled stránky
Poslední, co lze na tomto zobrazení nalézt, je položka Vzhled stránky. Po kliknutí na tento odkaz se otevře
stejnojmenné okno, v němž máte možnost na třech záložkách (Okraje, Papír, Rozložení) podrobněji nastavit
vzhled dokumentu jako celku. Ale většinu hlavních a nejpoužívanějších položek najdete přímo ve
výšepopsaném nastavení tisku.
44.
Jak vypnout aktivní internetové odkazy?
V případě psaní adres internetových stránek nebo emailových adres Word automaticky zaktivuje tyto názvy
a vytvoří z nich aktivní odkazy. Po klepnutí na daný odkaz se poté otevře příslušná webová stránka nebo
emailový klient s adresou. Pokud chcete toto výchozí chování vypnout, je nutné v nabídce Soubor –
Možnosti – Kontrola pravopisu a mluvnice klepnout na položku Možnosti automatických oprav.
V nově zobrazeném okně klepněte na záložku Automatickéopravyformátupři psaní a zde deaktivujte
položku Internetové a síťové cesty hypertextovými odkazy.
45.
Jak nastavit automatické opravy?
Word má ve své databázi stovky slov, v nichž uživatelé dělají časté překlepy, a vedle těchto slov má
uvedeny správné tvary. Jakmile při psaní textu dopíšete jakékoliv slovo a vložíte mezeru, Word jej
zkontroluje, a pokud zjistí, že odpovídá chybnému slovu, okamžitě provede opravu z databáze. Uživatel si
často oprav ani nevšimne, a tak mnohdy ani neví, že při psaní udělal chybu, kterou Word bleskově opravil.
Tato databáze kromě slov obsahuje i různé symboly. Například symbol smějícího se panáčka z dvojtečky,
pomlčky a závorky :-) Word bleskově změní na symbol smajlíka. Takových podobných symbolů je
mnoho.
Do zmíněné databáze se můžete dostat a případně některá slova přidat či odebrat.
51
Jak se dostat do databáze automatických oprav?
1. Klikněte na tlačítko Soubor a v dolní části nabídky zvolte Možnosti.
2. V levé části okna Možnosti aplikace Wordklikněte na skupinu Kontrola pravopisu a mluvnice.
3. V pravé části klikněte na tlačítko Možnosti automatických oprav.
4. Word zobrazí okno Automatické opravy.
V dolní části okna je tabulka s dvěma sloupci. Zde se nachází kompletní seznam slov, jež databáze
automatických oprav obsahuje. Jak bylo napsáno, Word automaticky při psaní textu zaměňuje slova v levém
sloupci za slova v pravém sloupci.
Do databáze lze jakékoliv spojení často chybně psaného slova dopsat prostřednictvím textového
poleNahrazovat. Správný tvar napište do poleZa. Poté stačí kliknout na tlačítko Přidat. (Tlačítko Přidat se
kryje s tlačítkem Nahradit – v závislosti na situaci.)
Z databáze lze ale velmi snadno jakékoliv slovní spojení odstranit. Stačí požadované slovo vyhledat a
kliknout na něj tak, aby se zobrazilo v políčku Nahrazovat a jeho správný tvar v políčku Za. Poté stačí
kliknout na tlačítko Odstranit v pravé dolní části okna. Slovo bude z databáze odstraněno.
46.
Jaká je minimální a maximální velikost písma?
Velikost písma je udávána v bodech. Nejsou to tedy žádné centimetry, milimetry,
palce anebo jiné jednotky. Minimální velikost písma je 1, maximální 1638 bodů. Je to z důvodu maximální
výšky stránky, která činí 22 palců, což je přesně velikost 1638 bodů. Z toho vyplývá, že nabídka zobrazená
při formátování písma zobrazuje pouze vybrané hodnoty od velikosti 8 do velikosti 72.
52
47.
Jak napsat ve Wordu chemický vzorec?
Chemický vzorec se z hlediska běžného psaní ve Wordu liší dolním indexem udávajícím počet molekul
daného prvku. Pomocí funkce dolního indexu, kterou najdete na kartě Domů ve skupině Písmo, stačí
označit čísla, která se mají stát dolním indexem, a klepnout na danou ikonu.
48.
Jedno slovo
Dvě a více slov
Celý odstavec
Celý řádek
Celý dokument
Klávesami
49.
Jaké jsou možnosti označování textu?
Na slovo dvakrát klikněte levým tlačítkem myši.
Jednou levým tlačítkem myši klikněte na první slovo, které si přejete označit, držte
tlačítko stisknuté a táhněte směrem k dalšímu slovu vpravo nebo vlevo. Tímto
způsobem je možné označit i rozsáhlý blok.
Kdekoliv v odstavci třikrát klikněte levým tlačítkem myši.
Nastavte kurzor myši za levý okraj dokumentu tak, aby se šipka myši zobrazila
zrcadlově překlopená, a klikněte levým tlačítkem myši. Řádek, u kterého byla myš
nastavena, bude označen.
Někdy je třeba provést změnu v celém dokumentu. Označovat celý soubor
některým z uvedených způsobů může být v případě desítek stran nepříjemné. Pro
označení celého dokumentu do bloku nastavte myš za levý okraj dokumentu tak,
aby se šipka zrcadlově překlopila. Poté klikněte třikrát za sebou levým tlačítkem
myši. Označit celý dokument lze také pomocí klávesové zkratky Ctrl + A
Blok lze označit i prostřednictvím klávesnice. Nastavte se na začátek budoucího
bloku a stiskněte klávesu Shift. Za současného držení klávesy Shift stiskněte a
držte některou z kurzorových kláves (šipek). Blok se začne označovat.
K čemu slouží styly?
Jednoduše řečeno, styl je souhrn vlastností textu, který lze aktivovat pouze jediným krokem. Jinými slovy,
dejme tomu, že veškeré nadpisy v dokumentu máte tučným písmem, větší velikostí než normální text,
odlišným typem písma, a navíc zarovnané například na střed. Pokud byste každý nadpis museli ztučnit,
zvětšit, vystředit a změnit jeho typ písma, pak by vás tyto operace zřejmě u dvacátého nadpisu přestaly
bavit. Styl vám umožní definovat všechny tyto vlastnosti a uložit je pod jediným názvem, např. „Můj
nadpis“. Při práci v dokumentu pak pouze na určený text aplikujete styl a všechny jeho vlastnosti se aktivují.
Seznam stylů se zobrazí po kliknutí na rozevírací nabídku. Tu naleznete na pásu karet na kartě Domů ve
skupině Styly. Nabídka obsahuje několik základních a předdefinovaných stylů Wordu. Před použitím stylu
je nutné označit text do bloku.
53
50.
Jak vytvořit nový styl?
Lze předpokládat, že u většiny rozsáhlejších dokumentů se nespokojíte pouze se styly, které jsou standardní
součástí Wordu. Zřejmě budete chtít mít k dispozici vlastní styly odstavce.
Pro jednoduché vytvoření vlastního stylu postupujte následujícím způsobem:
1. V dokumentu vytvořte text tak, jak bude později vypadat samotný styl. Například upravte nadpis podle
toho, jak by měly vypadat všechny nadpisy v celém dokumentu (velikost písma, typ písma, zarovnání atd.).
2. Označte text do bloku.
3. Klikněte myší na rozevírací nabídku stylů na kartě Domů ve skupině Styly.
4. Klikněte na příkaz Uložit výběr jako nový rychlý styl.
5. Zadejte vlastní název stylu (např. „Odstavcový styl - velký“) a klikněte na tlačítko OK.
Styl bude přenesen do seznamu stylů podle vlastností textu, který jste označili. Od této chvíle je možné ho v
dokumentu kdykoliv později použít.
51.
Jak upravit styl?
Pokud již máte vytvořený svůj vlastní styl nebo chcete upravit jeden z předpřipravených stylů, stačí na
vybraný styl klepnout pravým tlačítkem myši a klepnout na položku Změnit. V zobrazeném okně Úprava
stylu a zejména po klepnutí na tlačítko Formát v dolní levé části tohoto okna máte k dispozici všechna
nastavení, která lze u stylu konfigurovat.
54
52.
Jak najít výskyt slova v dokumentu?
Čím delší a obsáhlejší je textový dokument, tím je orientace v něm obtížnější. V takových situacích přijde
vhod funkce Hledání, která dokáže v dokumentu nalézt zadaný textový řetězec, slovo nebo několik slovních
spojení podle zadaného vzoru. Navíc ve verzi 2010 byla ve Wordu funkce hledání kompletně přepracována
a nyní je hledání a orientace ve výsledcích hledání mnohonásobně snazší.
Jak tedy najít v dokumentu výskyt určitého slova?
1. V pásu karet klikněte na kartu Domů a ve skupině Úpravy klikněte na příkaz Najít. Nebo lze také okno
pro hledání spustit klávesovou zkratkou Ctrl+F.
2. Word v levém okraji zobrazí okno Navigace a přepne se na
třetí,
poslední záložku v tomto okně. Zde se vyskytuje dialog
Prohledatdokument, do něhož zadejte hledaný text. Může to
být jedno
slovo, více slov nebo jen část jednoho slova. Na rozsahu
nezáleží.
Po zadání konkrétního výrazu klikněte na klávesu Enter.
Pokud se hledané slovo v dokumentu vyskytuje, Word jej
najde,
zobrazí počet nalezených výskytů a nově zobrazí i část textu
před a po
výskytu slova. To umožňuje mnohem lépe rozlišit, v jakém
kontextu
se slovo vyskytuje. Výhodou také je, že na kterýkoliv
nalezený
výskyt můžete kliknout levým tlačítkem myši a Word se
automaticky přepne na toto umístění v dokumentu. Přitom
okno
Navigace zůstane stále na obrazovce, aby bylo možné
pracovat s
dalšími výskyty daného slova.
Pomocí černých šipek nahoru a dolů se můžete mezi
jednotlivými výskyty přepínat, včetně aktuálního zobrazení v
samotném
dokumentu.
Jste-li s hledáním spokojeni a nalezené slovo a jeho pozice
vyhovují
vašim požadavkům, je možné okno zavřít.
Všimněte si, že v dialogovém okně Navigace se v místě pro
zadání
hledaného slova nachází malá šipka. Po kliknutí na tuto šipku
se vám
zobrazí nabídka, v které můžete upřesnit vaše vyhledávání.
Uživatel zde má možnost upřesnit možnosti vyhledávání,
aktivovat
rozšířené vyhledávání, nahradit text (viz další tip) nebo přejít
okamžitě
na určitou stránku, oddíl, komentář apod.
Také si můžete vybrat, jaký formát dat se bude vyhledávat.
Standardně se samozřejmě v textovém editoru vyhledává text,
ale jak
vidíte z obrázku, je možné také vyhledávat grafické objekty,
tabulky,
rovnice apod.
53. Jak nahradit slova v
dokumentu?
Jestliže je třeba nahradit v celém dokumentu nějaké konkrétní
slovo
jiným slovem, je pro tuto operaci určena funkce Nahradit.
Umožní
vyhledat v dokumentu všechna slova podle zadaného řetězce a nahradit je jiným zadaným slovem, resp.
řetězcem.
1. V pásu karet klikněte na kartu Domů a ve skupině Úpravy klikněte na příkaz Nahradit. Podobně jako u
hledání lze využít klávesovou zkratku, tentokrát Ctrl+H.
2. Do dialogu Najít vepište hledané slovo, které má být zaměněno.
3. Do dialogu Nahraditčím vepište text, kterým bude předchozí text nahrazen.
55
4. Po vyplnění obou dialogů můžete kliknout na jedno z tlačítek Nahradit, Nahradit vše nebo Najít další.
• Najít další – nalezne další textový řetězec v pořadí, který je shodný s řetězcem zadaným v dialogu Najít.
Neprovede ale žádné nahrazení, pouze vyhledání.
• Nahradit – nahradí nejbližší nalezený řetězec řetězcem uvedeným v dialogu Nahradit čím.
• Nahradit vše – prohledá celý dokument a zamění všechny definované řetězce podle zadání.
I v tomto případě platí, že nahrazovací okno zůstává i po nahrazení slov na obrazovce tak dlouho, dokud je
nezavřete.
54.
Jak vložit titulní stranu?
Novinkou ve Wordu od verze 2007 je možnost vložit titulní stránku dokumentu. Nemusíte již složitě
vytvářet nadpisy, vkládat obrázky a další grafické objekty, protože Word má profesionálně vypadající
šablony v sobě uloženy. Chcete-li do dokumentu vložit titulní stranu, postupujte takto:
1. Na pásu karet klikněte na kartu Vložení a ve skupině Stránky na Titulnístrana.
2. V rozevírací nabídce klikněte na jeden ze stylů titulní strany.
3. Titulní stránka je vložena na začátek dokumentu.
4. Zbývá jen upravit text, obrázky a barvy na titulní straně.
56
V základní nabídce je 19 různých titulních stran, pokud však kliknete v dolní části na nabídku Dalšítitulní
stránky z webu Office.com, rozbalí se další nabídka titulních stran uložených na tomto webu.
V případě, že potřebujete titulní stranu odebrat, není nutné pracně a ručně mazat všechny objekty na titulní
straně. Stačí, když ve stejné nabídce, v níž jste titulní stranu vytvářeli, kliknete v dolní části na příkaz
Odebrat aktuální titulní stranu.
55.
Jak vložit zalomení konce stránky?
Jednou z vlastností profesionálních dokumentů, knih, výročních zpráv či jiných tiskovin je způsob zalomení
takového díla. V profesionální polygrafii či v nakladatelstvích se zalomením rozumí rozvržení a vyvážení
stránek, obtékání obrázků, rozdělení textu tak, aby na jedné stránce nebylo zbytečně moc místa, zatímco na
druhé by byl text přespříliš nahuštěn. Díky zalomení je většina knih, které čtete, uspořádána tak, že jedna
věta z odstavce z předchozí stránky nepřetéká do druhé stránky a nepůsobí zde „osamoceně“ apod.
Nastavte se kurzorem v textu na takovou pozici, od které proběhne zalomení a kde bude stránka ukončena.
Většinou se jedná o mezeru mezi odstavci či o začátek řádku, v němž se již nachází text.
1. Na pásu karet klikněte na kartu Vložení.
2. Ve skupině Stránky klikněte na položku Konec stránky.
3. Word automaticky vloží zalomení konce stránky a v psaní textu můžete pokračovat až na další stránce.
56.
Jak ve Wordu vytvořit tabulku?
Tabulky již dnes neodmyslitelně patří ke každému textovému editoru. Dávno pryč jsou doby, kdy se tabulky
v dokumentu musely vytvářet pomocí vodorovných a šikmých čar a k jejich úspěšnému dokončení bylo
třeba až kouzelnické trpělivosti.
Rovněž poslední verze Wordu umožňuje provádět s tabulkami rozsáhlé operace. Libovolný počet řádků a
sloupců, různé typy čar, slučování a rozdělování řádků a sloupců, poměrně široká škála grafických možností
a mnoho dalších funkcí jsou samozřejmostí.
57
Ve Wordu je několik možností, jak navrhnout a vytvořit tabulku.
Základním předpokladem je dobře vědět, jak má tabulka v
fázi vypadat. I když ji lze kdykoliv později téměř jakkoliv
modifikovat, vždy je lepší navrhnout tabulku co nejvíce
podobnou původním požadavkům.
Pokud přesně víte, jak bude budoucí tabulka vypadat, pak asi
způsob je vytvořit ji pomocí příkazu na pásu karet. Jedná se o
nejpoužívanější postup vložení tabulky do Wordu.
1. Na pásu karet klikněte na kartu Vložení.
2. Ve skupině Tabulky klikněte na ikonu Tabulka.
3. Zobrazí se další podnabídka, v níž můžete pomocí tažení myši
nastavit, kolik bude mít tabulka řádků a sloupců.
4. Klikněte levým tlačítkem myši, tabulka bude vytvořena.
konečné
nejlepší
v matici
57. Jak změnit styl
vloženého obrázku?
Word umožňuje provádět na vloženém obrázku mnoho úprav. Jednou z nich je i změna stylu obrázku.
Stylem obrázku se rozumí jeho oříznutí, ohraničení, stínování a přidání efektů. Abyste nemuseli všechny
tyto operace dělat ručně, Word má připraveno 28 stylů pro rychlé použití. Tato funkce je ve Wordu často
využívána a dokáže s obrázkem provést úpravy profesionálního vzhledu.
Postup při změně stylu je následující:
1. Označte obrázek – klikněte na něj levým tlačítkem myši.
2. Na kontextové kartě Formát ve skupině Stylyobrázků klikněte na rozevírací šipku.
3. Z nabídky stylů si jeden vyberte a klikněte na něj.
4. Styl je aplikován.
58.
Jak otočit obrázek?
Obrázky, tvary, WordArt a další objekty vložené do dokumentu lze i otáčet. Postup je velmi jednoduchý.
1. Klikněte na objekt, který chcete pootočit.
2. Klikněte na zelený bod nad obrázkem a tlačítko myši držte stisknuté.
3. Pohybujte myší ve směru požadovaného otočení.
4. Pusťte tlačítko myši.
58
59.
Jak nastavit obtékání textu okolo obrázku?
Obtékání grafických objektů je naprostou nutností u každého textového editoru. Asi těžko si lze představit
na stránce plné textu obrázek, který by nebyl obtékán. Word
nabízí
poměrně širokou škálu různých způsobů obtékání textu, včetně
toho, kdy
text může být buď nad, nebo pod grafickým objektem.
Word nedělá rozdíl mezi obtékáním čáry nebo obrázku. Vše,
co je
grafickým objektem, je možné nechat obtékat, a to několika
způsoby.
1. Klikněte na grafický objekt, který má být obtékán.
2. Na kontextové kartě Formát ve skupině Uspořádat si
pomocí
příkazu Zalamovat text vyberte požadovaný způsob obtékání.
60.
Jak změnit velikost obrázku?
Změnu velikosti každého objektu můžete provést pomocí některého z úchopných bodů. Úchopný bod je
malý tvar na okrajích grafického objektu nebo po jeho stranách. Pokud na grafický objekt kliknete jednou
levým tlačítkem myši, zobrazí se všechny úchopné body daného objektu. Například obrázek bude mít v
každém rohu jeden úchopný bod a uprostřed každé strany další.
1. Klikněte na obrázek jednou levým tlačítkem myši (aby se zobrazily úchopné body).
2. Nastavte se myší nad některý úchopný bod tak, aby se tvar myši změnil na tvar oboustranné šipky.
3. Stiskněte a držte levé tlačítko myši.
4. Táhněte směrem dovnitř obrázku – obrázek se bude zmenšovat (pokud byste táhli směrem ven z obrázku,
obrázek by se zvětšoval).
5. Po dosažení požadované velikosti uvolněte levé tlačítko myši – obrázek bude mít novou velikost.
V případě potřeby změny obrázku na jinou velikost je tak možné učinit po klepnutí na obrázek na kartě
Formát ve skupině Velikost.
59
61.
Jak oříznout obrázek?
V případě, že potřebujete oříznout obrázek na požadovanou velikost, stačí jej do Wordu vložit, klepnout na
něj a na kontextové kartě Formát v poslední skupině příkazů Velikost klepnout na položku Oříznout. Na
výběr máte mezi oříznutím pomocí myši nebo oříznutím do tvaru obrazce.
62.
Jak získat přístup k velké galerii obrázků?
Po instalaci balíku Microsoft Office 2010 se současně nainstaluje i sada
které vytvořili tvůrci Wordu. Každý takový obrázek se nazývá klipart a je
kdykoliv vložit do dokumentu. Se vzrůstající významností Internetu se
klipartů přemístila právě sem, konkrétně na web Office.com. Výhodou je, že
přímo z tohoto webu kliparty zobrazovat a vkládat do dokumentu. Pro
stovek a tisíců klipartů je samozřejmě nutné mít aktivní připojení k síti
1. Nastavte se na místo v dokumentu, kam má být klipart vložen.
2. V pásu karet klikněte na kartu Vložení.
3. Klikněte na ikonu příkazu Klipart, která se nachází ve skupině Ilustrace.
4. V pravé části aplikace se otevře panel Klipart, z něhož máte možnost
snímku obrázky.
5. V poli Hledat zadejte název hledaného obrázku.
6. Vyberte si z výsledku vyhledávání obrázek. Přetažením pomocí levého
nebo poklepáním levým tlačítkem myši na něj se obrázek vloží do snímku.
obrázků,
možné jej
většina
Word umí
využití
Internet.
vkládat do
tlačítka myši
63. Jak vytvořit aktivní odkaz na
webovou stránku?
Ve výchozí konfiguraci je textový editor Word nastaven tak, že při psaní internetové adresy nebo e-mailové
adresy „pochopí“, že se jedná o hypertextový odkaz na Internet, změní typ a barvu písma u adresy a
„vyrobí“ z ní hypertextový odkaz.
Zkuste kdekoliv v textu napsat jakoukoliv internetovou adresu. Podmínkou je, aby adresa začínala tak, jak
má, tzn. buď http://, nebo www. Jakmile adresu dopíšete, Word ji okamžitě změní na internetový (resp.
hypertextový) odkaz. Text bude modrý, podtržený, a pokud na text nastavíte šipku myši, změní se na symbol
„ručičky“, kterou jistě znáte z prohlížeče. Příklad: http://www.computermedia.cz.
Naprosto stejným způsobem lze vytvořit hypertextový odkaz na e-mailovou adresu. Opět stačí e-mailovou
adresu napsat kamkoliv do dokumentu. Po jejím dopsání ji Word změní na hypertextový odkaz. Příklad:
[email protected].
64.
Jaké jsou možnosti formátování písma?
Po napsání běžného textu je nejčastější úpravou, kterou uživatelé s textem dělají, právě formátování písma.
Tím se myslí změna vzhledu. Jelikož se jedná o nejčastější úpravu, naleznete příkazy pro formátování hned
na první kartě na pásu karet –Domů ve skupině Písmo.
60
1. Slouží pro nastavení typu písma
2. Umožňuje nastavit velikost písma
3. Zvětší velikost písma
4. Zmenší velikost písma
5. Slouží pro nastavení velikosti písmen
6. Vymaže veškeré formátování a ponechá pouze holý text v základním formátu
7. Nastaví řez tučné písmo
8. Nastaví řez kurzívy
9. Nastaví podtržené písmo
10. Přeškrtne vybraný text
11. Nastaví dolní index
12. Nastaví horní index
13. Aplikuje jeden z vybraných textových efektů
14. Nastaví barvu zvýraznění textu
15. Nastaví barvu textu
65.
Jaké jsou možnosti formátování odstavce?
Hned vedle skupiny příkazů Písmo se nachází skupina Odstavec, kde naleznete příkazy pro formátování
odstavce.
1. Tvorba odrážek
2. Číslování textu
3. Víceúrovňové číslování
4. Snížení úrovně textu
5. Zvýšení úrovně textu
6. Řazení textu
7. Zobrazení netisknutelných znaků
8. Zarovnání vlevo
9. Zarovnání na střed
10. Zarovnání vpravo
11. Zarovnání do bloku
12. Řádkování a vzdálenost odstavců
13. Stínování
14. Ohraničení odstavce
66.
Jak vložit záhlaví a zápatí?
61
Záhlaví a zápatí tvoří velmi důležité prvky dokumentu. Všechno, co bude umístěno v záhlaví nebo v zápatí,
se bude objevovat na každé stránce dokumentu. Do záhlaví či zápatí se proto nejčastěji vkládají údaje o
stránkování dokumentu, datu vytvoření, názvu firmy, dále hlavička, logo apod. Záhlaví a zápatí však může
být na sobě nezávislé, a dokonce je možné nastavit odlišné záhlaví u sudých a lichých stránek
Oblast záhlaví a zápatí je za normálních okolností pro editaci nepřístupná. Aby bylo možné záhlaví nebo
zápatí změnit, je nutné se do této oblasti dostat poklepáním levého tlačítka myši na tuto oblast (většinou
2,5cm od horního a dolního okraje).
Word se přepne do režimu editace záhlaví a zápatí a text v normální části dokumentu zešedne. Do záhlaví a
zápatí je teď možné napsat libovolný text nebo vložit obrázek a pak jej běžně naformátovat a upravit. Pro
ukončení režimu editace stačí opět poklepat na běžnou část dokumentu.
EXCEL
67.
•
•
•
Jaké jsou novinky v aplikaci Excel 2010?
V aplikaci Excel 2010 se sice nesetkáte s takovým množstvím novinek, jako např. ve Wordu nebo
PowerPointu, ale zato jdou představené novinky více do hloubky a jsou mnohem komplexnější. Jaké to tedy
jsou?
Minigrafy uvnitř buněk
Datové průřezy v kontingenčních tabulkách
Možnost zpracování milionů řádků díky doplňku PowerPivot
68.
Jak můžu spustit Excel?
Start - Všechny programy -Microsoft Office.
1. Klikněte na tlačítko Start, umístěné v levé dolní části obrazovky.
Microsoft Office a v ní klikněte na ikonu Microsoft Excel 2010.
Druhým způsobem je v nabídce Start zadat příkaz excel a potvrdit jej stiskem klávesy Enter. Tento postup je
také vhodný v případě, že nemůžete ani na pracovní ploše počítače, ani v nabídce Start zástupce pro spuštění
této aplikace najít.
62
69.
Jakrychle vytisknout tabulku?
Nejjednodušší způsob, jak lze vytisknout obsah listu, je pomocí příkazu Rychlý tisk. Tento příkaz není
standardně na panelu nástrojů Rychlý přístup zobrazen, nicméně v jednom z tipů v úvodní kapitole je
postup přidání nových příkazů popsán. Pro vytištění stačí klepnout na tlačítko tiskárny a Excel vytiskne
veškerý obsah listu, na kterém právě stojíte.
Přitom tisk proběhne na tiskárnu, která je ve Windows nastavena jako výchozí, budou nastaveny standardní
okraje a tisk bude proveden v jedné kopii. Uvedené parametry není možné pomocí tlačítka tiskárny měnit
(nicméně tlačítko si pamatuje poslední nastavené hodnoty přes standardní postup vytištění sešitu). Proto se
toto tlačítko používá hlavně u jednoduchých tabulek, které je třeba rychle a snadno vytisknout. Pokud
nechcete používat tohoto zástupce, můžete spustit Rychlý tisk také přes tlačítko Soubor-Tisk-Rychlý tisk.
70.
Jak vytisknout tabulku z Excelu?
Jestliže jste úspěšně absolvovali všechna nastavení, zatržítka a konfigurace, je konečně čas k tisku.
1. Klepněte na tlačítko Soubor.
2. V otevřené nabídce klepněte na položku Tisk.
3. Excel zobrazí okno s možností konfigurace tiskové úlohy. Pomocí rozevírací nabídky Tiskárna můžete
určit tiskárnu, na kterou bude tabulka vytištěna. V nabídce se standardně zobrazuje tiskárna, která je v
systému Windows nastavena jako výchozí.
Chcete-li tabulku vytisknout několikrát, zadejte do dialogu Kopie odpovídající číslo. V sekci Nastavení se
nachází volba Kompletováno. Jestliže bude Kompletováno povoleno, bude vytištěna vždy jedna kopie celé
vícestránkové tabulky a poté bude následovat další a další. Pokud ovšem bude vybrána možnost
Nekompletováno, vytisknou se nejprve všechny první stránky, pak všechny druhé stránky atd.
Klepnutím na tlačítko Tisk v horní části okna Backstage dojde k vytištění tabulky tak, jak bylo nastaveno.
Pro vytištění sešitu je také možné využít klávesovou zkratku Ctrl + P.
71.
Jak sloučit více buněk do jedné?
Funkce Sloučit buňky slouží ke spojení dvou a více jinak samostatných buněk. Z několika sloučených buněk se po sloučení
stane pouze jedna „velká“ buňka. Ta se pak chová úplně stejně a má tytéž vlastnosti jako jakákoliv jiná buňka v Excelu. Tuto
funkci naleznete na kartě Domů ve skupině Zarovnání a jmenuje se Sloučit a zarovnat na střed.
63
72. Jak nastavit formátování na základě
podmínky?
Excel nabízí jednu alternativu formátování - tzv. podmíněné formátování. Na rozdíl od funkcí je při splnění
podmínkyvýsledkem nikoliv výsledek vzorce, ale vizuální změna formátu buňky - tučné písmo, odlišná
barva pozadí, jiné orámování apod.
Nastavení podmíněného formátování:
1. Otevřete si tabulku, u které chcete nastavit podmíněné formátování.
2. Označte do bloku hodnoty, které chcete naformátovat.
3. Na pásu karet klepněte na kartu Domů a ve skupině Styly na Podmíněné formátování.
4. V rozbalené nabídce klepněte na Nové pravidlo.
Excel zobrazí okno Nové pravidlo formátování, v němžmáte možnost nastavit přesně pravidla
podmíněného formátování tak, aby plně odpovídalo vašim potřebám.
73.
Jak rychle naformátovat buňku?
Excel má pro vás (stejně jako v případě formátu tabulky) připraveny desítky stylů k okamžitému použití. Chcete-li
použít již vytvořený, postupujte následovně:
1. Označte do bloku buňky, kterým chcete přiřadit nový styl.
2. Na kartě Domů ve skupině Styly klepněte na příkaz Styly buňky.
3. V Excelu se zobrazí nabídka desítek stylů.
4. Na vybraný styl klepněte.
5. Styl bude použit na předem označené buňky.
64
74.
Jak rychle naformátovat celou tabulku?
V minulém tipu jste se dočetli, jak rychle naformátovat jednu buňku. Ačkoliv by styl buňky šel použít i na
více buněk najednou, a tím pádem i na celou tabulku, Excel má pro formátování tabulky jako celku
připravené vlastní styly. Najdete je na kartě Domů ve skupině Styly pod příkazem Formátovat jako
tabulku.
75.
Jak vložit nový řádek/sloupec?
Nový řádek lze do listu vložit kamkoliv, a to i do již vytvořené tabulky.
1. Klepněte pravým tlačítkem myši na název řádku (tj. jeho číslo), před který chcete vložit nový prázdný
řádek.
2. V zobrazené nabídce zvolte položku Vložit buňky.
65
Řádek bude vložen. Přitom vlastnosti buněk na novém řádku převezme Excel z řádku, na kterém jste stáli
kurzorem. Zůstane tedy zachován typ a velikost písma, barvy, čáry, ohraničení, zarovnání buněk atd.
Také sloupec lze rovněž vložit do již hotové tabulky.
1. Klepněte pravým tlačítkem myši na název sloupce, před který chcete vložit nový prázdný sloupec.
2. V zobrazené nabídce zvolte položku Vložit buňky. I zde platí, že veškeré vlastnosti právě vloženého
sloupce budou převzaty ze sloupce, na kterém jste stáli kurzorem.
Vkládat řádky a sloupce do tabulky můžete také pomocí příkazu Vložit, který najdete na ve skupině Buňky
na kartě Domů.
76.
Jak odstranit řádek/sloupec?
Odstranit jeden celý řádek nebo sloupec je velice snadné.
1. Klepněte pravým tlačítkem na název sloupce nebo řádku, který chcete odstranit.
2. V otevřené podnabídce klepněte na položku Odstranit.
77.
Jak zjistit nejvyšší a nejnižší hodnotu v sešitě?
K této operaci využijeme funkce MIN a MAX, které slouží k určení minimální nebo maximální hodnoty ze
seznamu buněk.
1. Nastavte se do buňky, v níž bude vzorec (a tedy i výsledek) umístěn.
2. Na pásu karet na kartě Domů ve skupině Úpravy klepněte na šipku u symbolu Sumy.
3. Excel zobrazí nabídku, ze které se běžně klepnutím na položku Další funkce můžete dostat do seznamu
všech funkcí. Ovšem v tomto případě (v případě funkce MAX a MIN) je možné tyto funkce aktivovat přímo
z nabídky. Stačí klepnout na položku Maximum nebo Minimum.
4. Excel označí přímo v tabulce do bloku ty buňky, které jsou podle logiky Excelu připraveny k provedení
funkce (tzn., že v těchto buňkách bude provedeno vyhledání nejmenší nebo největší hodnoty). Pokud Excel
označil buňky správně, můžete přejít k dalšímu kroku.
Pokud ovšem Excel označil buňky nesprávně, je nutné je ručně označit. To provedete tak, že prostě a
jednoduše označíte do bloku ty buňky, z nichž má být spočítáno maximum nebo minimum.
Určitou zvláštností při této operaci je, že se buňky budou označovat do tzv. blikajícího bloku.
6. Po správném označení buněk stiskněte klávesu Enter.
Tím je funkce (např. MAX) zadána. Ze seznamu označených hodnot bude po aplikaci funkce MAX
zobrazeno nejvyšší číslo.
Stejně jako funkci MAX můžete vytvořit funkci MIN. V kroku č. 3 tak zvolíte namísto položky Maximum
položku Minimum.
66
78.
Jak vypočítat průměrnou hodnotu?
Průměr ze zadaných hodnot lze spočítat stejným způsobem jako v předchozím tipu, pouze s tím rozdílem, že
v rozbalené nabídce funkcí vyberete funkci Průměr.
79.
Jak zjistit počet číselných hodnot v tabulce?
Také tato funkce se nachází v kontextové nabídce předchozích dvou tipů a nazývá se Počty. Jak již z názvu
tipu vyplývá, funkce zobrazí ze zadané oblasti počet buněk, ve kterých se nachází nějaká číselná hodnota,
ale buňky,v nichž se textová hodnotanachází, nezapočítává.
80.
Jak zjistit počet neprázdných buněk?
Někdy je ale zapotřebí zjistitpočet neprázdných (vyplněných) buněk, nezávisle na tom, v jakém formátu či
podobě se v tabulce nacházejí. K tomuto zjištění je nejjednodušší označit požadovanou oblast a ve stavovém
řádku v dolní části obrazovky se podívat na hodnotu Počet. Pokud byste chtěli tuto funkci využít ve
vzorcích, jmenuje se POČET2.
81.
Jak prohledat sešit?
K vyhledání údajů napříč sešitem slouží příkazNajít. Pomocí něj lze požadovaný údaj najít jak v textové
buňce, tak v číselné buňce nebo i ve vzorci.
1. Na pásu karet klepněte na kartu Domů a ve skupině Úpravy na příkaz Najítavybrat.
2. Následně v rozevřené nabídce klepněte na položku Najít.
3. Excel zobrazí okno Najít a nahradit. Sem napište slovo nebo číslo, které potřebujete najít. Slovo nebo
číslo nemusí být kompletní. Stačí jakákoliv jeho část (například „Srp“ místo „Srpen“ nebo „183“ místo
„251836“). Čím kompletněji bude řetězec zadán, tím přesněji bude samozřejmě text vyhledán.
Nyní můžete klepnout na tlačítko Najít další a řetězec bude vyhledán.
Pokud chcete vyhledávání nastavit detailněji a zpřesnit tak vyhledané výsledky, můžete tak učinit klepnutím
na tlačítko Možnosti. V tomto případě tedy nepostupujte podle kroku č. 3 klepnutím na tlačítko Najít další.
1. Zobrazí se „druhá“, dosud skrytá část okna Najít a nahradit s rozšířenými možnostmi hledání. Podle
toho, zda si přejete hledat po řádcích, nebo sloupcích, vyberte odpovídající položku v rozevírací
nabídce Hledat. Tato volba má význam zejména u rozsáhlejších tabulek, u nichž lze předpokládat, v
jaké části pravděpodobně hledaná hodnota bude, a podle toho alespoň částečně hledání
nasměrovat. Pochopitelně v obou případech nastavení dojde k prohledání kompletně celého listu.
67
5. V rozevírací nabídce Oblast hledání vyberte jednu z možností – Vzorce, Hodnoty, Komentáře. Pokud
zvolíte Vzorce, bude hledání probíhat v celé tabulce, ale nebude se vztahovat na výsledky vzorců. Tedy
pokud budete hledat číslo „50“ a výsledek nějakého vzorce bude právě „50“, pak toto číslo nebude nalezeno,
na druhé straně ale budou prohledávány řetězce vzorců, tzn. slova jako „SUMA“ apod. Pokud naopak
zvolíte položku Hodnoty, nebude prohledáván řetězec vzorce, ale jeho výsledek. I v tomto případě bude
prohledáván celý zbytek tabulky. Volba Komentáře se prakticky nepoužívá.
6. Podle potřeby můžete označit zatržítka Rozlišovat malá a velká písmena a Pouze celé buňky. Jejich
zatržení ovšem nedoporučujeme, protože zužují kritéria vyhledávání. Zatržítko Rozlišovat malá a velká
písmena způsobí,že hledaný řetězec bude muset velikostí písmen přesně odpovídat zadání v dialogu Najít.
Pokud bude označeno zatržítko Pouze celé buňky, pak bude muset zadání hledaného řetězce odpovídat
obsahu celé hledané buňky, nebude tedy možné na základě části řetězce vyhledat kompletní buňku.
7. Po zadání a nastavení všech potřebných parametrů klepněte na tlačítko Najít další.
Bude-li požadovaný řetězec (slovo nebo číslo) nalezen, Excel se na něj postaví kurzorem. Následně je
možné znovu klepnout na tlačítko Najít další a hledání bude pokračovat ve zbytku tabulky.
Jestliže ale Excel požadovaný řetězec nenalezne, zobrazí informační hlášení, že nemůže najít požadovaná
data, která byla předmětem hledání.
82.
Jak vytvořit graf?
Vytváření grafů je jednou z nejčastějších operací, která se v Excelu provádí, a je jedním z důvodů, proč se
v Excelu tabulky zpracovávají. Excel disponuje velice podrobnými možnostmi tvorby a konfigurace grafu,
proto se v následujících řádcích omezím jen na nejdůležitější informace.
Postup pro vytvoření grafu je následující:
1. Vytvořte tabulku se zdrojovými daty a označte tabulku do bloku.
2. Na pásu karet klepněte na kartu Vložení a ve skupině Grafy na typ grafu, např. sloupcový. Správný výběr
typu grafu je základem tvorby grafů. Při výběru špatného typu se vám může stát, že z grafu nevyčtete
požadované údaje.
3. V rozbalené nabídce klepněte např. na první typ grafu ve skupině Prostorovýsloupcový. Graf bude
vytvořen.
Po vytvoření tímto způsobem se graf umístí do speciálního rámu ohraničeného jednoduchou plnou čarou.
Kdykoliv je možné na tento objekt klepnout tlačítkem myši a graf bude „aktivní“ – okolo grafu se zobrazí
rámeček s rohovými úchopnými body a zároveň budou v tabulce v sešitě barevně odlišena data, ze kterých
graf čerpá.
68
Bezprostředně po dokončení vytváření grafu bude graf zobrazen tak, jak jej vygeneruje Excel. Graf v takové
podobě je sice „použitelný“, ale zdaleka není optimálně vizuálně upraven. Často je graf příliš malý, popisy
os kategorií jsou zbytečně velké a zabírají příliš mnoho místa, jednotlivé sloupce či výseče grafu by mohly
být výrazněji barevně nebo rastrově odlišeny, chybí nadpis grafu apod. Všechny tyto další úpravy lze ale
samozřejmě možné v Excelu provádět.
83.
Jaknaformátovat popisky grafu?
Po vytvoření grafu je popiskům os, nadpisu a údajům v legendě přiřazeno písmo určité velikosti, ale
zpravidla však není vyhovující, co se velikosti nebo formátu obecně týče. Změnit jej můžete takto:
1. Klepněte na text popisků, u kterých si přejete změnit velikost a typ písma.
2. Nyní můžete provést změnu velikosti písma a případně typu písma na pásu karet na kartě Domů ve
skupině Písmo.
84.
Jak vytvořit graf stiskem jedné klávesy?
Pokud potřebujete rychle zobrazit data v tabulce v grafickém formátu a nejde vám tolik o estetickou úroveň
vytvořeného grafu, stačí označit oblast, která tvoří zdrojová data budoucího grafu, a stisknout klávesu F11
85.
Jak přiřadit buňce či oblasti vlastní název?
V Excelu je možné přiřadit určité oblasti buněk vlastní název, který je pro vás lépe zapamatovatelný, a lze
jej navíc využít i při tvorbě vzorců apod. Stačí, když označíte buňku nebo oblast, kterou chcete pojmenovat,
a v poli názvů (oblast nad názvem prvního sloupce, kde se zobrazuje název buňky) zadáte váš vlastní název
a potvrdíte jej stiskem klávesy Enter.
69
86.
Jak využít funkci KDYŽ?
Podmínka je velmi důležitou funkcí tabulkového procesoru. Pomocí podmínky je možné vytvořit ve
funkcích jakousi výhybku mezi dvěma možnostmi, ze kterých si vzorec podle výsledku sám vybere, jakým
způsobem bude pokračovat.
Dejme tomu, že budete mít tabulku prodeje z různých poboček, přičemž limit pro prodej za daný rok byl
stanoven na 200 kusů. A chcete vytvořit takovou tabulku, aby bylo pomocí textové hodnoty vyjádřeno, zda
byl úkol splněn.
Podmínka se definuje následujícím způsobem:
1. Nastavte se do buňky, v níž bude vyhodnocení podmínky – ve které se bude nacházet vzorec.
2. Klepněte na šipku dolů u tlačítka automatického shrnutí na kartě Domůa v zobrazené nabídce zvolte
položku Další funkce. Další možností je přímo na řádku vzorců klepnout na tlačítko funkce (fx) .
3. V okně Vložit funkci zvolte v nabídce kategorie funkce Logické a následně v hlavním seznamu funkcí
uprostřed klepněte na podmiňovací funkci KDYŽ. Jakožto jedna z nejpoužívanějších funkcí bývá funkce
KDYŽ k nalezení mezi naposledy použitými funkcemi.
4. Poté klepněte na tlačítko OK.
5. Excel zobrazí okno Argumenty funkce, ve kterém je třeba doplnit tři údaje:
a) Podmínka – doplňte znění podmínky. Podmínku je nutné doplnit tak, aby po jejím výpočtu bylo možné
jednoznačně určit, zda byla, nebo nebyla splněna. Na příkladu je pomocí podmínky nutné zjistit, zda buňka
F2 bude menší, nebo rovna 200, tedy F2>=200.
b) Ano – napište, co se má provést, pokud výše uvedená podmínka bude splněna. V našem případě napište
text Ano.
c) Ne – doplňte, co se má provést, pokud výše uvedená podmínka nebude splněna. V našem případě napište
text Ne.
6. Klepněte na tlačítko OK – podmínka je zadána a vyhodnocena. V buňce G2 by se měl objevit text Ne.
Jestliže zkusíte změnit hodnotu v buňce F2 na číslo větší než 200, pak se okamžitě v buňce G2 objeví text
Ano - začne pracovat první část podmínky.
87.
Jak v buňce zobrazit aktuální datum?
Pro zobrazení aktuálního data v buňce slouží funkce DNES. Přesný zápis do buňky musí vypadat takto:
=DNES()
88.
Jak v buňce zobrazit aktuální datum a čas?
Pokud chcete v buňce kromě aktuálního data zobrazit i aktuální čas, vložte do buňky tento vzorec: =NYNÍ()
70
89.
Jak seřadit data v tabulce?
Zejména u tabulek s větším počtem řádků je někdy potřeba tabulku abecedně seřadit podle určitého sloupce.
Excel umí třídit jak podle textového obsahu buněk, tak i podle číselných hodnot. Třídění může být vzestupné
(od A do Z či od 1 do 100) nebo sestupné.
1. Označte celou tabulku do bloku (i když budete řadit data pouze podle jednoho sloupce).
2. Na pásu karet klepněte na kartu Data a ve skupině Seřadit a filtrovat na příkaz Seřadit.
3. Excel otevře okno Seřadit.
4. V nabídce Seřaditpodle určete sloupec, podle nějž má být provedeno řazení. Na výběr bude tolik
sloupců, kolik je jich v tabulce označeno do bloku. Sloupce budou označeny Sloupec A, Sloupec B atd.
Pokud ovšem tabulka, kterou chcete seřadit, obsahuje záhlaví (nadpisy sloupců), pak se v nabídce budou
zobrazovat přímo tyto názvy, a snadněji tak získáte informaci o tom, podle kterého sloupce bude řazena.
Proto je psaní záhlaví doporučeno.
5. V poli Pořadí určete, zda se bude jednat o řazení vzestupné, nebo sestupné.
6. Klepněte na tlačítko OK – tabulka bude seřazena.
90.
Jak seřadit data podle více kritérií?
V některých tabulkách se může stát, že bude několik položek v tabulce shodných (například se vyskytne několik stejných jmen
nebo příjmení). V takovém případě Excel neví, jak má shodné položky seřadit, a proto je dobré při nastavování řazení přidat další
řazení pomocí tlačítka Přidat úroveň. Tyto další úrovně se při řazení stanou aktivními právě tehdy, pokud v předchozím řazení
Excel nalezne stejné hodnoty. Pokud bude několik řádků v seřazovaném sloupci shodných, aktivuje Excel druhou úroveň řazení.
Kdyby se náhodou stalo, že i druhý sloupec bude obsahovat shodné položky, pak Excel aktivuje případně zadanou třetí podmínku
atd.
91.
Jak nastavit barvu písma v buňce?
Text nebo číslo v buňce lze obarvit velice snadno.
1. Označte do bloku buňky, na které se barva textu bude vztahovat. Pokud to bude pouze jedna buňka,
nastavte se na ni.
2. Na kartě Domů ve skupině Písmo klepněte na malou šipku směřující dolů u ikony velkého podtrženého
písmene. Otevře se paleta barev, které jsou k dispozici pro „obarvení“ textu.
71
3. Vyberte požadovanou barvu a klepněte na ni. Barva textu označených buněk bude nastavena.
92.
Jak přidat do sešitu nový list?
Nový list do sešitu vložíte následujícím jednoduchým způsobem:
1. Na konci řady záložek listů klepněte na záložku s obrázkem prázdného listu
2. List bude vložen do sešitu.
93.
Jak přejmenovat list v sešitu?
Excel standardně pojmenovává listy List1, List2, List3 atd.
ale můžete pojmenovat vlastním názvem, který lépe
obsah listu.
1. Nastavte se na list, který si přejete přejmenovat.
2. Poklepejte na záložku tohoto listu tak, aby se název listu
černého bloku.
3. Nyní můžete začít psát nový název. Starý název se
po napsání prvního písmene.
4. Po napsání názvu stiskněte klávesu Enter.
List bude přejmenován.
Každý list
vystihuje
označil do
smaže ihned
94. Jak změnit orientaci textu v
buňce?
V buňce je možné v případě zápisu textové hodnoty změnit i
zapsaného textu. Stačí klepnout na vybranou buňku pravým tlačítkem
72
orientaci
myši a ze
zobrazené nabídky vybrat příkaz Formát buněk a přepnout se na záložku Zobrazení. K nastavení orientace
slouží pravá horní část okna nazvaná Orientace. Zde je možné nastavit sklon textu buď pomocí myši, a to
klepnutím do půlkruhovitého výřezu, nebo lze sklon přesně nastavit pomocí stupňů v dialogu – viz obrázek.
Taktéž je zde možné nastavit psaní textu po jednotlivých znacích pod sebe.
95.
Jak zobrazit hodnotu ve formátu měny?
Pokud potřebujete v buňce za daným číslem nebo výsledkem zobrazit také symbol měny, např. Kč,
v žádném případě jej nedopisujte ručně. Excel by od té chvíle totiž nepovažoval danou buňku za číselnou,
ale textovou a nebylo by s ní dále možné běžným způsobem pracovat. K těmto nastavením se používá
formát buněk. Označte si buňku nebo oblast, kterou chcete zobrazovat i s názvem měny, a klepněte na ni
pravým tlačítkem. Ze zobrazené nabídky si vyberte příkaz Formát buněk a přepněte se na záložku Číslo.
Ze zobrazeného seznamu zvolte položku Měna, vyberte si typ měny a počet desetinných míst a volbu
potvrďte tlačítkem OK.
96.
Jak vložit do buňky minigraf?
Zajímavou novinkou v Excelu 2010 jsou tzv. minigrafy. Pomocí těchto minigrafů máte možnost jednoduše a
rychle zobrazit graficky vývoj nějaké datové řady. Oproti standardnímu grafu je kromě velikosti a rychlosti
také rozdíl v tom, že minigrafy nejsou vytvořeny v listu jako objekt, ale jsou součástí vybrané buňky.
Pro vytvoření minigrafu postupujte takto:
1. Vytvořte si vzorovou tabulku s číselnými hodnotami.
Zajímal by nás rychlý grafický nástin vývoje tržeb, proto klepněte do buňky, kde chcete mít vložený
minigraf,a na kartě Vložení ve skupině Minigrafy např. na typ Spojnicový.
73
2. V dialogovém okně vyberte oblast, z níž se mají čerpat data, v případě našeho příkazu to budou buňky
B2:M2. Je zde také možnost nastavit, do jaké buňky se minigraf vloží. Pokud před vložením minigrafu jste
byli na správně buňce, není nutné zde znovu adresu buňky zadávat, Excel minigraf vloží automaticky do
aktivní buňky.
3. Po klepnutí na tlačítko OK se minigraf vloží do buňky, a tak má uživatelmožnost jednoduše vidět graficky
vývoj hodnot.
5. Po vytvoření minigrafu se objeví nová kontextová karta Návrh, v níž je možné dále minigraf
upravovat. Je možné změnit typ minigrafu, upravit oblast zdrojových dat, změnit styl a barvu
minigrafu a samotný minigraf i vymazat.
97.
Jak označit nesouvislou oblast buněk?
Excel umožňuje označit současně několik bloků a pracovat s nimi jako s jedním celkem (například
naformátovat všechny najednou, smazat, zkopírovat apod.) Jak vytvořit více bloků?
1. Běžným způsobem vytvořte první blok.
2. Stiskněte a držte klávesu Ctrl.
3. Začněte označovat druhý blok. Přitom stále držte klávesu Ctrl. Již při označování si všimněte, že první
označený blok je stále na svém místě a zůstává označen.
4. Po označení druhého bloku můžete se stále stisknutou klávesou Ctrl začít označovat třetí a další blok.
Počet celkově označených bloků není nijak omezen.
5. Uvolněte klávesu Ctrl.
6. Po označení všech potřebných bloků je možné s nimi začít pracovat stejně jako s jediným blokem, např. je
hromadně naformátovat.
74
98.
Jak označit celý sešit?
Poměrně snadno lze označit do bloku celou tabulku, lépe řečeno celý list. U takového bloku je zaručeno, že
bude obsahovat skutečně vše, co se na daném listě nachází, i kdyby to bylo uloženo na řádku s pořadovým
číslem 1000000.
Celou tabulku označíte do bloku tak, že klepnete jednou levým tlačítkem myši do šedého prostoru nad čísla,
která označují řádky, a vlevo od písmen označujících sloupce. Tento prostor naleznete v levém horním rohu
oblasti buněk. Jedná se o jedinou prázdnou oblast bez písmena či čísla, kde se protínají popisky sloupců a
řádků.
Celý sešit do bloku lze také označit pomocí klávesové zkratky Ctrl+A.
99.
Jak označit celý sloupec?
Velmi snadno je možné označit jeden či více sloupců. Opět se jedná o označení kompletně celého sloupce,
to znamená od prvního do úplně posledního řádku tabulky.
K označení stačí klepnout na název takového sloupce v záhlaví sloupců. Například chcete-li označit sloupec
C, klepněte v záhlaví na šedé políčko C. Nikdy neoznačujte sloupec tak, že začnete od buňky C1 a tažením
myši budete označovat jednotlivé buňky až po poslední buňku!
75
100. Jak označit celý řádek?
Postup označení celého řádku je velmi podobný označení sloupce. I zde platí, že řádek bude tímto způsobem
označen kompletně celý, tedy od písmene A až do konce.
K označení stačí klepnout v záhlaví řádků na číslo řádku, které potřebujete označit.
101. Jak pozměnit obsah buňky?
Úprava obsahu buňky se hodí v případě, kdy zjistíte, že v obsahu buňky (text, číslo nebo vzorec) je špatně
například jen jeden znak a ten chcete opravit. Nemusíte tak buňku mazat a zadávat její celý obsah znovu.
Postup je následovný:
1. Nastavte se na buňku, jejíž obsah má být opraven.
2. Stiskněte na klávesnici klávesu F2. Excel přejde do režimu editace buňky a v buňce začne blikat kurzor.
3. Proveďte požadovanou změnu a stiskněte klávesu Enter.
102. Jak zobrazit skutečný obsah buňky?
Termín „skutečný obsah“ je zde použit proto, že ne vždy musí být skutečný obsah takový, jaký vidíte v
buňce. Může být pozměněn formátem, může být delší apod. Nehledě na to, že například v případě vzorců se
v buňce zobrazí výsledek vzorce a ne vzorec, který je ale skutečným obsahem. Tento vzorec (a další
původní obsahy) zjistíte v řádku vzorců nad záhlavím sloupců. Skutečný vzorec si také můžete zobrazit
poklepáním myši na výsledek v buňce.
76
POWERPOINT
103. Jaké jsou novinky v aplikaci PowerPoint 2010?
•
•
•
•
•
•
PowerPoint je jedním z nejvíce vylepšených programů kancelářského balíku Microsoft Office 2010. Na jaké
novinky se tedy v nové verzi můžete těšit?
Nové profesionální přechody a animace
Vysílání prezentace po Internetu
Rozdělení prezentace do oddílů
Možnost exportu do videosouboru
Vkládání videa z YouTube
Střih videa přímo na snímku
104. Jak můžu spustit PowerPoint?
Start- Všechny programy -Microsoft Office.
1. Klikněte v levé dolní části obrazovky na tlačítko Start.
Microsoft Office a v ní klikněte na ikonu Microsoft PowerPoint 2010.
Druhým způsobem jezadat v nabídce Start příkaz powerpnt a potvrdit jej stiskem klávesy Enter. Tento
postup je také vhodný v případě, že nemůžete ani na pracovní ploše počítače, ani v nabídce Start zástupce
pro spuštění této aplikace najít.
77
105. Jak využívat šablony v PowerPointu?
Pro vytvoření nového souboru můžete použít i tzv. šablonu. Šablonou se rozumí graficky předpřipravená
prezentace, do které stačí pouze doplnit vlastní údaje. Šablona tak velmi usnadňuje práci a čas – není nutné
zabývat se tvorbou grafické úpravy prezentace, ale stačí pouze údaje doplňovat.
Každopádně, ať již máte vytvořenou vlastní šablonu nebo chcete použít šablonu tvůrců PowerPointu, stačí
pro její využití postupovat následujícím způsobem:
1. Klepněte na tlačítko Soubor.
2. V otevřené podnabídce vyberte položku Nový, podobně jako u vytvoření nového souboru.
3. PowerPoint zobrazí okno s dostupnými šablonami a jejich kategoriemi.
4. Klepnutím na vybranou kategorii si můžete prohlížet jednotlivé šablony, po klepnutí na vybranou šablonu
se v pravé části okna zobrazí její náhled.
106. Jak odebrat pozadí u obrázku?
Tato funkce je novinkou ve verzi 2010 a umožňuje jednoduchým způsobem odebrat z obrázku pozadí,
ponechaný objekt je pak možné dále využít v prezentaci. Postup pro odebrání je velice jednoduchý:
1. Vložte na libovolný snímek obrázek, u kterého chcete odebrat pozadí, a klepněte na něj myší.
78
2. Klepněte na kartě Formát na ikonu Odebrat pozadí, PowerPoint vloží na obrázek fialové zabarvení a
obdélník s 8 úchopnými body. Pomocí těchto bodů co nejpřesněji označte část obrázku, kterou si chcete
ponechat.
3. Klepněte na pozměněné kartě Formát na tlačítko Zachovatzměny.
4. Pozadí je odebráno a na snímku zůstal pouze požadovaný objekt.
107. Jak uložit prezentaci jako video?
Další novinkou v PowerPointu 2010 je možnost vytvořit z prezentace video. Celá prezentace se včetně všech
objektů a nastavení časování, animací, přechodů apod. přemění ve video. Díky stále více populárnímu HD
rozlišení je tato možnost i zde, a tak máte možnost vytvořit z vaší prezentace video ve vysokém rozlišení
včetně animací a přechodů. Postup je následovný:
1. Vytvořte si libovolnou prezentaci nebo si otevřete prezentaci určenou k převodu do formátu videa.
2. Klepněte na tlačítko Soubor a vyberte možnost Uložit a odeslat, ze zobrazené nabídky vyberte volbu
Vytvořit video.
3. V pravé části okna máte možnost nastavit podrobnější nastavení pro export videa, jako je např. právě jeho
rozlišení. Pro přehrávání v počítači je možné vybrat video v HD rozlišení, nicméně pokud chcete vytvořené
video například posílat emailem a podobně, kvalitu výsledného videa rozhodně snižte.
4. Klepněte na tlačítko Vytvořit video, PowerPoint zobrazí dialogové okno pro uložení videa (máte zde
možnost vybrat místo pro uložení a název videa) a po klepnutí na tlačítko Uložit se začne video vytvářet.
Doba vytváření videa je závislá na výkonu vašeho počítače a délce a komplexnosti převáděné prezentace.
79
5. Po dokončení převodu se vám ve vybrané složce video zobrazí a vy jej máte možnost přehrát na
jakémkoliv přehrávači podporujícím formát WMV (Windows Media Video).
Výsledné video je jeden kompaktní celek a nelze jej běžnými způsoby nijak upravit.Pokud tedy naleznete po
exportu do formátu videa nějakou chybku nebo chcete něco ve videu změnit, je jednodušší úpravy provést v
samotné prezentaci a export provést znovu.
108. Jak vysílat prezentaci po Internetu?
Velice zajímavou funkcí, která se v PowerPointu objevuje poprvé, je možnost vysílání prezentace po
Internetu. Asi si říkáte, k čemu je to dobré a jak to všechno funguje. Typicky pro PowerPoint je realizace
této možnosti velice jednoduchá a provedete ji takto:
1. Otevřete si prezentaci určenou pro vysílání po Internetu.
2. Klepněte na kartu Prezentace a ve skupině Spustit prezentaci na příkaz Vysílat prezentaci.
3. PowerPoint zobrazí stejnojmenného průvodce, ve kterém klepněte na tlačítko Spustit vysílání.
4. PowerPoint se pokusí spojit a přihlásit na server služby PowerPoint Broadcast Service a bude po vás chtít
zadat informace o vašem LiveID účtu. To je zdarma dostupný účet pro všechny služby společnosti
Microsoft. Pokud tedy využíváte jakoukoliv službu společnosti Microsoft, kde je nutné se přihlásit (Hotmail,
SkyDrive, Messenger apod.),přihlaste se pomocí tohoto účtu. V případě, že tento účet nemáte, stačí v
přihlašovací obrazovce klepnout v levém dolním rohu na zástupce Získat účet služby .NET, otevře se
internetový prohlížeč se stránkou, jež vás provede vytvořením účtu. Po jeho vytvoření již můžete zadat vaše
uživatelské jméno a heslo do tohoto okna.
80
5. Po úspěšném přihlášení a chvilce nahrávání prezentace na server se objeví okno, v němž je zobrazen
důležitý odkaz pro vysílání této prezentace. Odkaz můžete pomocí zástupců v dolní části obrazovky
zkopírovat nebo rovnou odeslat emailem vybraným příjemcům. Poté, co tak učiníte, stačí klepnout na
tlačítko Spustit prezentaci a vysílání může začít. Všichni vaši přátelé a kolegové, kteří dostali
vygenerovanou adresu, ji mohou zadat do internetového prohlížeče (na mobilu, na PC, na notebooku) a
uvidí vysílání vaší prezentace, kterou vy ovládáte. To znamená, že jakmile např. přejdete z třetího snímku na
čtvrtý, všichni připojení kolegové tuto změnu automaticky na svých zařízeních uvidí také.
6. Vysílání prezentace můžete kdykoliv ukončit klepnutím na tlačítko Konec vysílání.
109. Jak vytvořit automaticky spouštěnou
prezentaci?
Pokud uložíte prezentaci ve standardním formátu s příponou pptx a prezentaci někomu pošlete, je nutné, aby
si dotyčný uživatel nejprve prezentaci v PowerPointu otevřel a ručně ji spustil. Což může být pro některé
neznalé uživatele nejenom časově náročné, ale někdy i poměrně složité. Proto je možnost si při ukládání
prezentace zvolit typ souboru Předvádění aplikace PowerPoint (soubor s příponou ppsx). Jedná se o
naprosto stejnou prezentaci, jako když ji uložíte standardním způsobem, jen s tím rozdílem, že pokud někdo
tento soubor otevře, automaticky se spustí PowerPoint a přehrávání tohoto souboru.
81
110. Jaké jsou nejčastější klávesové zkratky v
PowerPointu?
V následujících tabulkách je zobrazen seznam některých základních klávesových zkratek a funkčních kláves
tak, jak je uveden v nápovědě pro aplikaci PowerPoint 2010.
Přesunutí mezi podokny
POŽADOVANÁ AKCE
KOMBINACE KLÁVES
Pohyb mezi podokny v normálním zobrazení ve směru hodinových ručiček
F6
Pohyb mezi podokny v normálním zobrazení proti směru hodinových ručiček
SHIFT+F6
Výběr textu a objektů
POŽADOVANÁ AKCE
KOMBINACE KLÁVES
Výběr jednoho znaku vpravo
SHIFT+ŠIPKA VPRAVO
Výběr jednoho znaku vlevo
SHIFT+ŠIPKA VLEVO
Výběr textu do konce slova
CTRL+SHIFT+ŠIPKA VPRAVO
Výběr textu do začátku slova
CTRL+SHIFT+ŠIPKA VLEVO
Výběr o jeden řádek nahoru (s kurzorem na
začátku řádku)
SHIFT + ŠIPKA NAHORU
Výběr o jeden řádek dolů (s kurzorem na
začátku řádku)
SHIFT+ŠIPKA DOLŮ
Výběr objektu (je-li vybrán text uvnitř objektu)
ESC
Výběr dalšího objektu (je-li vybrán objekt)
Stiskněte opakovaně klávesu TAB nebo klávesy SHIFT+TAB, dokud nevyberete
požadovaný objekt.
Výběr textu uvnitř objektu (je-li vybrán objekt)
ENTER
Výběr všech objektů
CTRL+A (na kartě Snímky)
Výběr všech snímků
CTRL+A (v zobrazení Řazení snímků)
Výběr veškerého textu
CTRL+A (na kartě Osnova)
Odstranění nebo kopírování textu a objektů
POŽADOVANÁ AKCE
KOMBINACE KLÁVES
Odstranění jednoho znaku vlevo
BACKSPACE
Odstranění jednoho slova vlevo
CTRL+BACKSPACE
82
Odstranění jednoho znaku vpravo
DELETE
Odstranění jednoho slova vpravo
POZNÁMKA Pro provedení této akce musí být kurzor mezi slovy.
CTRL+DELETE
Vyjmutí vybraného objektu nebo textu
CTRL+X
Zkopírování vybraného objektu nebo textu
CTRL+C
Vložení vyjmutého nebo zkopírovaného objektu nebo textu
CTRL+V
Vrácení poslední akce zpět
CTRL+Z
Zopakování poslední akce
CTRL+Y
Zkopírování pouze formátování
CTRL+SHIFT+C
Vložení pouze formátování
CTRL+SHIFT+V
Zobrazení dialogového okna Vložit jinak
CTRL+ALT+V
Pohyb v textu
POŽADOVANÁ AKCE
KOMBINACE
KLÁVES
Přesunutí kurzoru o jeden znak doleva
ŠIPKA VLEVO
Přesunutí kurzoru o jeden znak doprava
ŠIPKA VPRAVO
Přesunutí o jeden řádek nahoru
ŠIPKA NAHORU
Přesunutí o jeden řádek dolů
ŠIPKA DOLŮ
Přesunutí kurzoru o jedno slovo doleva
CTRL+ŠIPKA
VLEVO
Přesunutí kurzoru o jedno slovo doprava
CTRL+ŠIPKA
VPRAVO
Přesunutí kurzoru na konec řádku
END
Přesunutí kurzoru na začátek řádku
HOME
Přesunutí o jeden odstavec nahoru
CTRL+ŠIPKA
NAHORU
Přesunutí o jeden odstavec dolů
CTRL+ŠIPKA
DOLŮ
Přesunutí kurzoru na konec textového pole
CTRL+END
Přesunutí kurzoru na začátek textového pole
CTRL+HOME
Přesunutí na další zástupný symbol nadpisu nebo textu. Pokud se jedná o poslední zástupný symbol na
snímku, bude vložen nový snímek s rozložením shodným s rozložením původního snímku.
CTRL+ENTER
Přesunutí a zopakování poslední akce Najít
SHIFT+F4
Pohyb a práce v tabulkách
POŽADOVANÁ AKCE
KOMBINACE KLÁVES
Přechod na následující buňku
TAB
Přechod na předchozí buňku
SHIFT+TAB
Přechod na následující řádek
ŠIPKA DOLŮ
Přechod na předchozí řádek
ŠIPKA NAHORU
Vložení tabulátoru do buňky
CTRL+TAB
Začátek nového odstavce
ENTER
Přidání nového řádku na konec tabulky
TAB na konci posledního řádku
Formátování a zarovnání znaků a odstavců
83
POŽADOVANÁ AKCE
KOMBINACE KLÁVES
Zobrazení dialogového okna Písmo pro změnu písma
CTRL+SHIFT+F
Zvětšení velikosti písma
CTRL+SHIFT+>
Zmenšení velikosti písma
CTRL+SHIFT+<
POŽADOVANÁ AKCE
KOMBINACE KLÁVES
Zobrazení dialogového okna Písmo pro změnu formátování znaků
CTRL+T
Změna velikosti písma v režimu Věta, Malá písmena a Velká písmena
SHIFT+F3
Použití tučného písma
CTRL+B
Použití podtrženého písma
CTRL+U
Použití kurzívy
CTRL+I
Použití dolního indexu (automatické mezery)
CTRL + ROVNÁ SE
Použití horního indexu (automatické mezery)
CTRL+SHIFT+KLÁVESA PLUS
Odebrání ručního formátování znaků, například horního nebo dolního indexu
CTRL+MEZERNÍK
Vložení hypertextového odkazu
CTRL+K
POŽADOVANÁ AKCE
KOMBINACE KLÁVES
Kopírování formátu
CTRL+SHIFT+C
Vložení formátu
CTRL+SHIFT+V
POŽADOVANÁ AKCE
KOMBINACE KLÁVES
Zarovnání odstavce na střed
CTRL+E
Zarovnání odstavce do bloku
CTRL+J
Zarovnání odstavce doleva
CTRL+L
Zarovnání odstavce doprava
CTRL+R
Spuštění prezentace
POŽADOVANÁ AKCE
KOMBINACE KLÁVES
Spuštění prezentace od začátku
F5
Provedení další animace nebo zobrazení dalšího snímku
N, ENTER, PAGE DOWN, ŠIPKA VPRAVO, ŠIPKA
DOLŮ nebo MEZERNÍK
Provedení předchozí animace nebo návrat k předchozímu snímku
P, PAGE UP, ŠIPKA VLEVO, ŠIPKA NAHORU nebo
BACKSPACE
Přechod na snímek číslo
číslo+ENTER
Zobrazení prázdného černého snímku nebo návrat do prezentace od
prázdného černého snímku
B nebo TEČKA
Zobrazení prázdného bílého snímku nebo návrat do prezentace od
prázdného bílého snímku
W nebo ČÁRKA
Zastavení nebo opětovné spuštění automatické prezentace
S
Ukončení prezentace
ESC nebo POMLČKA
Smazání poznámek na obrazovce
E
Přechod na další snímek, je-li další snímek skrytý
H
Nastavení nového časování při zkoušce
T
Použití původního časování při zkoušce
O
Použití kliknutí myší k přechodu na další snímky při zkoušce
M
Znovu zaznamenat mluvený komentář a časování snímku
R
Návrat k prvnímu snímku
Stisknutí a podržení pravého a levého tlačítka myši po
dobu 2 sekund
Zobrazení nebo skrytí ukazatele
A nebo =
Změna ukazatele na pero
CTRL+P
84
Změna ukazatele na šipku
CTRL+A
Změna ukazatele na gumu
CTRL+E
Zobrazení nebo skrytí rukopisných revizí
CTRL+M
Okamžité skrytí ukazatele a navigačního tlačítka
CTRL+H
Skrytí ukazatele a navigačního tlačítka za 15 sekund
CTRL+U
Zobrazení dialogového okna Všechny snímky
CTRL+S
Zobrazení hlavního panelu počítače
CTRL+T
Zobrazení místní nabídky
SHIFT+F10
Přechod na první nebo další hypertextový odkaz na snímku
TAB
Přechod na poslední nebo předchozí hypertextový odkaz na snímku
SHIFT+TAB
Aktivace vybraného hypertextového odkazu (ekvivalent kliknutí myší)
ENTER při vybraném hypertextovém odkazu
Přehrávání mediálních klipů v průběhu prezentace
POŽADOVANÁ AKCE
KOMBINACE KLÁVES
Přehrání nebo pozastavení média
ALT+P
Zastavení přehrávání média
ALT+Q
Přechod na následující záložku
ALT+END
Přechod na předcházející záložku
ALT+HOME
Zvýšení hlasitosti zvuku
ALT+ŠIPKA NAHORU
Snížení hlasitosti zvuku
ALT+ŠIPKA DOLŮ
Hledání dopředu
ALT+SHIFT+ŠIPKA VPRAVO
Hledání dozadu
ALT+SHIFT+ŠIPKA VLEVO
Posunutí dopředu
ALT+SHIFT+CTRL+ŠIPKA VPRAVO
Posunutí dozadu
ALT+SHIFT+CTRL+ŠIPKA VLEVO
Ztlumení zvuku
ALT+U
Procházení webových prezentací
POŽADOVANÁ AKCE
KOMBINACE
KLÁVES
Přechod vpřed po hypertextových odkazech ve webové prezentaci, v adresním řádku nebo na panelu
Odkazy
TAB
Přechod vzad po hypertextových odkazech ve webové prezentaci, na adresním řádku nebo na panelu
Odkazy
SHIFT+TAB
Aktivace vybraného hypertextového odkazu (ekvivalent kliknutí myší)
ENTER
Přechod na další snímek
MEZERNÍK
111. Jak vložit nový snímek do prezentace?
Kdykoliv při tvorbě prezentace můžete přidat nový snímek, a to i např. mezi dva již existující snímky. Tato
operace je naprosto nezbytná, neboť každá prezentace začíná obvykle pouze s jedním snímkem a teprve
podle potřeby si uživatel snímky přidává.
Snímek je možné do prezentace přidat několika způsoby.
A) Přidání snímku pomocí ikon v pásu karet:
1. Na pásu karet klepněte na kartu Domů.
85
2. Ve skupině příkazů Snímky klepněte na ikonu příkazu Nový snímek pro vložení nového snímku.
B) Přidání snímku klepnutím pravým tlačítkem myši:
1. V Normálním režimu nebo v režimu Řazení snímků klepněte
tlačítkem myši na miniaturu snímku, za který chcete vložit nový
2. Ze zobrazené nabídky vyberte položku Nový snímek.
pravým
snímek.
Pokud si přejete přidat snímek mezi již existující snímky, musíte mít
ten snímek (tj. klepnout na něj pravým tlačítkem myši), za který má
snímek vložen.
aktivní vždy
být nový
112. Jak odstranit snímek
z prezentace?
Při vytváření prezentace může samozřejmě nastat i situace, kdy se vám daný snímek v prezentaci nehodí, je
zbytečný a je potřeba jej odstranit. Pro provedení této operace postupujte následovně:
Klepněte pravým tlačítkem myši na miniaturu snímku, který chcete odstranit, a z nabídky vyberte příkaz
Odstranit snímek nebo stiskněte klávesu Delete.
Můžete označit více snímků pro jejich odstranění najednou, a to držením klávesy Ctrl + postupným
klepnutím levého tlačítka myši na vybrané snímky.
113. Jak skrýt snímek v prezentaci?
Také může nastat situace, že v rámci vámi vytvářené prezentace nechcete daný snímek zobrazit, ale protože
předpokládáte, že jej někdy v budoucnu ještě využijete, můžete jej pouze skrýt. V případě spuštění
prezentace se tento snímek nezobrazí, ale v režimu editace prezentace se bude zobrazovat i nadále. Od
neskrytých snímku jej poznáte šedým nádechem na jeho miniatuře a přeškrtnutým číslem snímku.
Skrytí snímku v prezentaci provedete takto:
1. Klepněte pravým tlačítkem myši na miniaturu snímku, který chcete skrýt.
2. Ze zobrazené nabídky vyberte klepnutím poslední položku – Skrýt snímek.
114. Jak změnit pořadí snímků?
Pokud je potřeba, v PowerPointje možné prohodit jednotlivé snímky mezi sebou. Prohození je možné
provést buď přímo v normálním zobrazení (a to v režimu Snímky i Osnova), nebo v režimu zobrazení
Řazení snímků.
Prohození snímků v zobrazení Řazení snímků:
1. V seznamu snímků stiskněte a držte levé tlačítko myši na miniatuře snímku, který si přejete přesunout na
jinou pozici.
2. Táhněte myší směrem mezi snímky, kam si přejete snímek přesunout. Při tažení se zobrazuje svislá čára,
která udává budoucí polohu přesouvaného snímku.
86
3. Jakmile dosáhnete požadované pozice, uvolněte levé tlačítko myši. Snímek bude přemístěn.
Obdobný způsob je možný i v Normálním zobrazení, jen se přetahování snímku provádí v levé části okna,
kde jsou zobrazeny miniatury snímků svisle.
115. Jak změnit rozložení snímku?
PowerPoint nabízí při vkládání nových snímků možnost vybrat si, jak bude nový snímek rozložen.
Rozložením je myšleno přednastavené umístění a poloha objektů na snímku (jako jsou např. textová pole,
grafy, obrázky apod.).
Volba rozložení při vkládání nového snímku se provádí takto:
1. Na kartě Domů ve skupině Snímky klepněte u ikony Nový snímek na šipku směřující dolů.
2. V zobrazené nabídce vyberte jedno z požadovaných rozložení.
87
116. Jak vytisknout vybrané snímky?
Pokud v prezentaci nemáte oddíly, a přesto byste chtěli vytisknout vybrané snímky, stačí ve stejném okně, tj.
Soubor – Tisk v textovém poli Snímky zadat čísla snímků, které chcete vytisknout.
117. Jak nastavit animaci objektu na snímku?
Efekt animace slouží k animování objektu v rámci jednoho snímku. Například po zobrazení snímku jako
celku vám na něj může postupně přiletět i jeho obsah (tabulka, graf, textové pole, obrázek apod.). Animace
88
jsou jedním z pilířů aplikace PowerPoint a je nutné zcela pochopit jejich funkci a význam a zároveň se s
nimi naučit efektivně pracovat. Přidání animace na libovolný objekt je jednoduchý proces.
Postup při přidání efektu animace:
1. Klepněte na snímku na objekt, pro který chcete nastavit animaci.
2. Na pásu karet na kartě Animace ve skupině Animace rozbalte pomocí šipky dolů galerii animací.
3. Zobrazí se čtyři základní skupiny animací, z nichž každá sdružuje jiné typy efektů.
4. Vyberte požadovaný efekt (velice často bývá používáno Přilétnutí nebo Prolnutí ze skupiny Úvodní).
5. Efekt animace je k objektu přiřazen. Náhled použité animace je vidět již při jejím přidávání k danému
objektu
118. Jak smazat animaci objektu?
Také odstranění animace z objektu je velice jednoduchá záležitost, kterou lze provést tak, že si vyberete
příslušný objekt a na kartě Animace v galerii animací zvolte první „animaci“ nazvanou Žádná.
119. Jak zobrazit přehledně animace na snímku?
Pokud je na snímku objektů více, začne být situace z hlediska animací trochu nepřehledná. Nepoznáte na
první pohled, jaká animace je nastavena pro který objekt nebo v jakém pořadí jdou animace za sebou
(důležité kvůli začátku spuštění animace), popř. jakou
akcí je
animace spuštěna. U jednoho objektu jsou všechny tyto
informace
vidět na kartě Animace, u více objektů najednou
nikoliv.
Pro správu animací v rámci snímku slouží tzv. Podokno
Po jeho aktivaci (karta Animace – skupina Rozšířené
animací) se v pravé části aplikace PowerPoint zobrazí
stejnojmenné okno, v němž je přehledně vidět, jaké je
animací, délka trvání animace a pomocí ikonky je
charakterizován i typ vybrané animace. Přes pravé
myši můžete pomocí kontextové nabídky na
jednotlivých animacích provádět další úpravy a
animací.
možnosti
pořadí
tlačítko
nastavení.
120. Jak nastavit, co spustí animaci?
Na kartě Animace naleznete ve skupině Časovánípříkaz pro podrobnější nastavení časování animace
objektu,a to v nabídce začátek, která má tři volby:
89
• Při klepnutí – animace se spustí při kliknutí myši nebo aktivační klávesy na klávesnici (Enter, mezerník,
šipka doprava). Při tomto nastavení se celá prezentace zastaví a čeká se na aktivaci animace, špatně
nastavené časování bývá jedním z nejčastějších problémů, proč celá prezentace v případě potřeby neběží
sama od začátku až do konce.
• S předchozím – animace objektu se spustí zároveň s předchozí animací. Je tedy možné nastavit souběžné
spuštění dvou a více animací najednou. Např. na hlavní stránce může najednou přiletět název prezentace a
jméno autora, i když se jedná o dvě samostatná textová pole. U tohoto nastavení není nutné klepat na myš
nebo využívat aktivační klávesy, vše běží automaticky.
• Po předchozím – animace objektu čeká, až se kompletně dokončí animace předchozí, a teprve poté se
spustí. Např. přiletí název prezentace, a jakmile je textové pole s názvem prezentace na svém místě
(přiletělo, kam má), tak se automaticky spustí animace příletu jména autora. Taktéž u tohoto nastavení není
nutné klepat na myš nebo využívat aktivační klávesy, vše běží automaticky.
OUTLOOK
121. Jaké jsou novinky v aplikaci Outlook 2010?
Mezi nejvýraznější novinku ve verzi 2010 patří zejména nové ovládání pomocí pásu karet. Vlastnost, kterou
ve verzi 2007 měly pouze aplikace Word, Excel a PowerPoint, mají nyní všechny aplikace v sadě Microsoft
Office. Mezi další novinky patří např. tyto:
•
Možnost více Exchange účtů v jednom poštovním profilu
•
Zobrazení zpráv ve formě konverzace
•
Kontrola příjemců, kteří jsou mimo kancelář.
•
Outlook Social Connector pro propojení se sociálními sítěmi
•
Rychlé kroky pro snadnější vykonání více operací najednou
•
Snadnější plánování schůzek
122. Jak můžu spustit Outlook?
Start - Všechny programy -Microsoft Office, kde je můžete následujícím způsobem spustit.
1. Klikněte v levé dolní části obrazovky na tlačítko Start.
Microsoft Office a v ní klikněte na ikonu Microsoft Outlook 2010.
Druhým způsobem je v nabídce Start zadat příkaz outlook a potvrdit jej stiskem klávesy Enter. Tento postup
je také vhodný v případě, že nemůžete ani na pracovní ploše počítače, ani v nabídce Start zástupce pro
spuštění této aplikace najít.
90
123. Jaké jsou nejčastější klávesové zkratky v
Outlooku?
V následujících tabulkách je zobrazen seznam některých základních klávesových zkratek a funkčních kláves
tak, jak je uveden i v nápovědě pro aplikaci Outlook 2010.
Přechod do složky Pošta
CTRL+1
Přechod do složky Kalendář
CTRL+2
Přechod do složky Kontakty
CTRL+3
Přechod do složky Úkoly
CTRL+4
Přechod do složky Poznámky
CTRL+5
Přechod do seznamu složek v navigačním podokně
CTRL+6
Přechod na zástupce
CTRL+7
Přechod na další zprávu (je-li otevřená zpráva)
CTRL+TEČKA
Přechod na předchozí zprávu (je-li otevřená zpráva)
CTRL+ČÁRKA
Přepnutí mezi navigačním podoknem, hlavním oknem aplikace Outlook, podoknem čtení a panelem úkolů
CTRL+SHIFT+TAB nebo SHIFT+TAB
Přepnutí mezi oknem aplikace Outlook, menšími podokny v navigačním podokně, podoknem čtení a
výběry na panelu úkolů
TAB
Přepnutí mezi oknem aplikace Outlook, menšími podokny v navigačním podokně, podoknem čtení a oddíly
na panelu úkolů a zobrazení přístupových kláves na pásu karet aplikace Outlook
F6
Přepnutí mezi řádky záhlaví zprávy v navigačním podokně nebo v otevřené zprávě
CTRL+TAB
Přechod v rámci navigačního podokna.
Klávesy se šipkami
Přechod do jiné složky
CTRL+Y
Přechod do pole Hledat
F3 nebo CTRL+E
V podokně čtení přechod na předchozí zprávu
ALT+ŠIPKA NAHORU nebo CTRL+ČÁRKA
nebo ALT+PAGE UP
V podokně čtení posunutí textu o stránku dolů
MEZERNÍK
V podokně čtení posunutí textu o stránku nahoru
SHIFT+MEZERNÍK
Rozbalení nebo sbalení skupiny v seznamu e-mailových zpráv
ŠIPKA VLEVO nebo ŠIPKA VPRAVO
Přechod na předchozí zobrazení v hlavním okně aplikace Outlook
ALT+B nebo ALT+ŠIPKA VLEVO
Přechod vpřed na další zobrazení v hlavním okně aplikace Outlook
ALT+ŠIPKA VPRAVO
Výběr informačního řádku a zobrazení příkazů nabídky (jsou-li k dispozici)
CTRL+SHIFT+W
Hledat
AKCE
KLÁVESOVÁ
ZKRATKA
Hledání zprávy nebo jiné položky
CTRL+E
Vymazání výsledků hledání
ESC
Rozbalení hledání tak, aby zahrnovaly položky Všechny položky pošty, Všechny položky kalendáře nebo Všechny položky
kontaktů (podle aktuálního modulu)
CTRL+ALT+A
Použití možnosti Upřesnit hledání
CTRL+SHIFT+F
Vytvoření nové složky hledání
CTRL+SHIFT+P
Hledání textu v rámci otevřené položky
F4
Hledání nebo nahrazení textu, symbolů nebo jiných příkazů formátování. Funguje v podokně čtení u otevřené položky.
CTRL+H
Rozšíření hledání na položky v aktuální složce
CTRL+ALT+K
Rozšíření hledání na podsložky
CTRL+ALT+Z
E-mail
91
AKCE
KLÁVESOVÁ ZKRATKA
Přepnutí do složky Doručená pošta.
CTRL+SHIFT+I
Přepnutí do složky Pošta k odeslání.
CTRL+SHIFT+O
Výběr účtu, ze kterého chcete odeslat zprávu
CTRL+TAB (fokus na poli Komu) a pak klávesa TAB pro přechod na tlačítko Účty
Kontrola jmen
CTRL+K
Odeslání
ALT+S
Odpověď na zprávu
CTRL+R
Odpověď na zprávu všem
CTRL+SHIFT+R
Odpověď se žádostí o schůzku
CTRL+ALT+R
Předání zprávy dál
CTRL+F
Označení zprávy jako vyžádané
CTRL+ ALT+J
Zobrazení blokovaného externího kontaktu (ve zprávě)
CTRL+SHIFT+I
Vystavení složky
CTRL+ SHIFT+S
Použití stylu Normální
CTRL+SHIFT+N
Kontrola nových zpráv
CTRL+M nebo F9
Přechod na předchozí zprávu
ŠIPKA NAHORU
Přechod na další zprávu
ŠIPKA DOLŮ
Vytvoření zprávy (z prostředí pošty)
CTRL+N
Vytvoření zprávy (ze zobrazení aplikace Outlook)
CTRL+SHIFT+M
Otevření přijaté zprávy
CTRL+O
Odstranění a ignorování konverzace
CTRL+SHIFT+D
Otevření adresáře
CTRL+SHIFT+B
Přidání rychlého příznaku k neotevřené zprávě
INSERT
Zobrazení dialogového okna Nastavit příznak pro zpracování
CTRL+SHIFT+G
Označení jako přečtené
CTRL+Q
Označení jako nepřečtené
CTRL+U
Otevření tipu pro e-mail ve vybrané zprávě
CTRL+SHIFT+W
Nalezení nebo nahrazení
F4
Hledání dalšího výskytu
SHIFT+F4
Odeslání
CTRL+ENTER
Tisk
CTRL+P
Předání dál
CTRL+F
Předání jako přílohy
CTRL+ALT+F
Zobrazení vlastností pro vybranou položku
ALT+ENTER
Vytvoření multimediální zprávy
CTRL+SHIFT+U
Vytvoření textové zprávy
CTRL+SHIFT+T
Označení pro stažení
CTRL+ALT+M
Zrušení označení pro stažení
CTRL+ALT+U
Zobrazení průběhu operace Odeslat a přijmout
CTRL+B (v průběhu operace Odeslat a přijmout)
Kalendář
AKCE
KLÁVESOVÁ ZKRATKA
Vytvoření nové události (ve složce Kalendář)
CTRL+N
Vytvoření nové události (v zobrazení aplikace Outlook)
CTRL+SHIFT+A
Vytvoření nové žádosti o schůzku
CTRL+SHIFT+Q
Předání události nebo schůzky dál
CTRL+F
Odeslání žádosti o schůzku pomocí zprávy
CTRL+R
Odpověď všem na žádost o schůzku pomocí zprávy
CTRL+SHIFT+R
Zobrazení 10 dnů v kalendáři
ALT+0
92
Zobrazení 1 dne v kalendáři
ALT+SHIFT+1
ALT+SHIFT+2
ALT+SHIFT+3
ALT+SHIFT+4
ALT+SHIFT+5
ALT+SHIFT+6
ALT+SHIFT+7
ALT+8
ALT+9
Přechod na datum
CTRL+G
Přepnutí do zobrazení měsíce
ALT+= nebo CTRL+ALT+4
Přechod na další den
CTRL+ŠIPKA VPRAVO
Přechod na další týden
ALT+ŠIPKA DOLŮ
Přechod na další měsíc
ALT+PAGE DOWN
Přechod na předchozí den
CTRL+ŠIPKA VLEVO
Přechod na předchozí týden
ALT+ŠIPKA NAHORU
Přechod na předchozí měsíc
ALT+PAGE UP
Přechod na začátek týdne
ALT+HOME
Přechod na konec týdne
ALT+END
Přepnutí do zobrazení celého týdne
ALT+MINUS nebo CTRL+ALT+3
Přepnutí do zobrazení pracovního týdne
CTRL+ALT+2
Přechod na předchozí událost
CTRL+ČÁRKA nebo CTRL+SHIFT+ČÁRKA
Přechod na další událost
CTRL+TEČKA nebo CTRL+SHIFT+TEČKA
Nastavení opakování pro otevřenou událost nebo schůzku
CTRL+G
AKCE
KLÁVESOVÁ ZKRATKA
Vytočení nového volání
CTRL+SHIFT+D
Vyhledání kontaktu nebo jiné položky (hledání)
F3 nebo CTRL+E
Zadání jména do pole Prohledat adresáře
F11
Přechod na první kontakt, který začíná určitým písmenem, v zobrazení tabulky nebo seznamu kontaktů
SHIFT+písmeno
Výběr všech kontaktů
CTRL+A
Vytvoření zprávy s vybraným kontaktem jako předmětem
CTRL+F
Vytvoření položky deníku pro vybraný kontakt
CTRL+J
Vytvoření nového kontaktu (ve složce Kontakty)
CTRL+N
Vytvoření nového kontaktu (v jakémkoli zobrazení aplikace Outlook)
CTRL+SHIFT+C
Otevření formuláře kontaktu pro vybraný kontakt
CTRL+O
Vytvoření distribučního seznamu
CTRL+SHIFT+L
Tisk
CTRL+P
Aktualizace seznamu členů distribučního seznamu
F5
Přechod do jiné složky
CTRL+Y
Otevření adresáře
CTRL+SHIFT+B
Použití funkce Rozšířené hledání.
CTRL+SHIFT+F
V otevřeném kontaktu otevření dalšího kontaktu uvedeného v seznamu
CTRL+SHIFT+TEČKA
Vyhledání kontaktu
F11
Zavření kontaktu
ESC
Odeslání faxu vybranému kontaktu
CTRL+SHIFT+X
Otevření dialogového okna Kontrola adresy
ALT+D
Ve formuláři kontaktu zobrazení informací E-mail 1 v poli Internet
ALT+SHIFT+1
ALT+SHIFT+2
93
124. Jak nastavit emailový účet POP3/IMAP?
Každý poštovní server, který vám poskytuje služby emailové komunikace, je založen na určitém protokolu.
Mezi nejrozšířenější protokoly patří právě POP3 nebo IMAP. Služby založené na těchto protokolech
poskytují například i Seznam.cz, Centrum.cz a další známí poskytovatelé emailových schránek. Proces
přidání takového účtu do aplikace Outlook, aby bylo možné v ní s emailovou schránkou (např. ze
Seznam.cz) pracovat, je jednoduchý. Stačí klepnout na tlačítko Soubor – Informace –Přidat účet. Otevře
se jednoduchý průvodce, ve kterém v prvním okně zvolíte poslední položku – Konfigurovat ručně
nastavení serveru nebo další typy serveru, ve druhém okně vyberete první položku E-mail v Internetu a
ve třetím kroku již zadáte údaje o své e-mailové schránce. Údaje, které možná znát nebudete, jsou POP3 a
SMTP server. POP3 se používá pro přijímaní pošty, SMTP pro odesílání. Proto adresu POP3 serveru by
vám měl sdělit váš poskytovatel emailových služeb (pro Seznam.cz je to pop3.seznam.cz) a adresu SMTP
serveru váš poskytovatel připojení k Internetu. Často se stává, že z důvodu usnadnění nabízí poskytovatel
poštovních služeb i SMTP server a nejinak je tomu u Seznam.cz. Vzorovou konfiguraci vidíte na obrázku.
Základním rozdílem mezi POP3 a IMAP účtem je ten, že v případě POP3 si stahujete zprávy z poštovního
serveru do Outlooku na vašem počítači a při práci s IMAP účtem je Outlook připojen k serveru a pouze
zobrazuje to, co vaše poštovní schránka na serveru obsahuje.
125. Jak ponechat kopii
zprávy na serveru POP?
Nevýhodou POP3 řešení je fakt, že pokud si večer
stáhnete emaily a druhý den ráno se v práci do
podíváte, emaily tam neuvidíte, protože jsou
do vašeho domácího počítače. Naštěstí existuje
94
doma
schránky
staženy
v Outlooku v nastavení POP3 účtu volba Zachovat na serveru kopie zpráv, takže své zprávy uvidíte
z jakéhokoliv počítače. K nastavení této položky se dostanete pomocí tlačítka Další nastavení (viz
obrázek v minulém tipu) při vytváření účtu POP3, kde se na záložce Upřesnit tato volba nachází, popř. je
možné tuto volbu nastavit kdykoliv později ve vlastnostech účtu.
126. Jak nastavit emailový účet ze serveru
Exchange?
Exchange Server je produkt společnosti Microsoft a je využíván zejména ve firemním prostředí. Oproti
IMAP a POP3 službách nabízí mnohem více služeb, možností a nastavení, ale jedná se o placený produkt
(pro školy je ale např. zdarma v rámci služby Office365 for education). Pokud tedy vaše organizace má
Exchange server, stačí v průvodci z minulého tipu v prvním kroku zadat vaši emailovou adresu a jméno, toť
vše.
127. Jak nastavit emailový účet Hotmail?
Emailová služba Hotmail je zdarma dostupný email pro veřejnost od společnosti Microsoft. Tato služba
nepracuje primárně ani na protokolu POP3 (ikdyž lze jej také nastavit), IMAP nebo Exchange, ale využívá
svůj vlastní protokol. Proto je nutné si do Outlooku nejprve doinstalovat doplněk Outlook Hotmail
Connector. Po jeho instalaci stačí v nové nabídce Outlooku zadat svůj email a heslo do služby Hotmail a
můžete pracovat s touto schránkou i v aplikaci Outlook. Účet Hotmail je svou podobou velice blízký účtům
běžícím na serverech Exchange, pokud se tedy nechcete omezovat pouze na práci s emailem, ale chcete také
využívat kalendář nebo kontakty, je zřízení Hotmail účtu nejjednodušší volbou.
128. Jak změnit vlastnosti účtu?
Pokud z nějakého důvodu chcete změnit vlastnosti emailového účtu, je tak možné učinit v nabídce Soubor –
Informace, kde se v horní části nachází rozbalovací nabídka pro výběr aktivního účtu a hned pod ní velké
tlačítko Nastavení účtu. Po kliknutí na toto tlačítko se zobrazí okno Nastavení účtu, kde na záložce E-mail je
vidět seznam všech účtů, a kliknutím na tlačítko Změnit máte možnost změnit typ zabezpečení, šifrování,
adresy POP3/IMAP a SMTP serverů apod.
95
129. Jak smazat nepotřebný účet?
Pokud již z nějakých důvodů nepotřebujete pracovat s určitou emailovou schránkou v aplikaci Outlook, je
možné tento účet odstranit. Odstraní se tím samozřejmě pouze účet z aplikace Outlook, vaše emailová
schránka zůstane zachována. Důležité je si jen uvědomit, zda se nejedná o POP3 účet a zda nemáte všechny
zprávy stažené do aplikace Outlook. Po zrušení účtu v Outlooku a následném přihlášení přes webové
rozhraní emailové schránky byste totiž nalezli jen prázdnou složku Doručená pošta.
130. Jaká je maximální velikost poštovní schránky?
Maximální velikost poštovní schránky je vlastnost, která s aplikací Outlook nemá nic společného a je závislá
na kapacitě, kterou vám přidělil poskytovatel vaší emailové schránky (Seznam.cz, Centrum, Microsoft
(Hotmail), Google (Gmail) apod.). V dnešní době ale všichni větší poskytovatelé emailových účtů nabízejí
schránky o kapacitách v řádu GB, takže se při běžném používání nemusíte vyčerpání kapacity obávat. U
serverů typu Exchange je tato volba závislá na administrátorovi takového serveru a stav a kapacitu vaší
schránky je možné vidět v nabídce Soubor – Informace.
131. Jak vložit snímek obrazovky do emailu?
I do poštovní zprávy lze vložit tzv. snímek obrazovky. Jedná se o přesný otisk aplikace nebo celé obrazovky,
kterou v té chvíli vidíte u sebe na počítači. Tato funkce má využití v případě, že potřebujete od někoho, aby
pomocí emailu vyřešil váš problém, a bylo by moc složité vysvětlovat, co u sebe na obrazovce vidíte nebo
jaká se zobrazuje chybová hláška. Proto stačí v režimu psaní emailové zprávy klepnout na kartu Vložení a
96
ve skupině Ilustrace na položku Snímek obrazovky. Ze zobrazené nabídky si pak jen vyberte, který snímek
chcete do emailu vložit.
132. Jak najít potřebný email?
Čím více budete mít ve své poštovní schránce emailových zpráv, tím horší bude orientace v nich. Proto je
v Outlooku zabudována naprosto zásadní funkce – vyhledávání. Stačí jen ve složce, v níž chcete email
hledat (Doručená pošta, Odeslaná pošta….), zadat nad seznam zpráv do pole Prohledat hledaný text. Je
jedno, zda se jedná o jméno odesílatele, předmět emailu nebo část obsahu nějaké zprávy, Outlook umí hledat
ve všech těchto oblastech. Vyhledávání zpráv je v Outlooku také možné spustit pomocí klávesové zkratky
Ctrl + E.
133. Jak využívat pokročilé vyhledávání?
Pokud byste však přímo vyžadovali prohledávání např. pouze v předmětech zprávy, lze tak učinit po
klepnutí do pole Prohledat na kartě Hledání ve skupině příkazů Upřesnit. Jak vidíte na obrázku, je možné
hledat pouze mezi odesílateli, v předmětu zprávy, ve zprávách s přílohou apod. a napříč všemi složkami,
nebo naopak pouze v aktuální složce.
134. Jak nastavit emaily jako konverzaci?
Zajímavou novinkou, jak lze zobrazovat doručné zprávy, je forma tzv. konverzace. Při takto zapnutém
zobrazení se zprávy neřadí tak, jak je běžné (dle data doručení), ale seskupují se do jedné položky zprávy od
97
stejného příjemce se stejným předmětem. Toto zobrazení je z hlediska získávání a čtení zpráv mnohem
přehlednější. Pokud si chcete zapnout zobrazení emailů ve formě konverzace, je tak možné učinit klepnutím
pravým tlačítkem myši na oblast Uspořádat podle, která se nachází nad seznamem emailových zpráv. Ze
zobrazené nabídky potom vyberte možnost Zobrazit jako konverzace.
135. Jak využít propojení se sociálními sítěmi?
V Outlooku 2010 je jednou z novinek mj. i Outlook Social Connector, který slouží k zobrazování informací
o vašem kontaktu ze sociální sítě. Stačí, když si otevřete zprávu od vybraného kontaktu a v dolní části této
zprávy se nachází položka Další informace o uživateli. Po klepnutí na toto okno se panel rozbalí a kromě
možnosti zobrazení společných událostí v kalendáři, zobrazení emailů s přílohou od tohoto uživatele apod.
je také možné si zobrazit její status a novinky ze sociálních sítí. Mezi podporované sítě patří samozřejmě
Facebook, mezi dalšími jsou jimi LinkedIn, MySpace nebo Windows Live.
136. Jaké nastavit podrobné možnosti odpovědí na
email?
Veškerá nastavení týkající se zpráv odpovídajících na doručenou zprávu naleznete v nabídce Soubor –
Možnosti – Pošta v sekci Odpovědia zprávy předané dál. Je zde možné např. nastavit, zda chcete
v odpovědi nebo předávané zprávě zahrnout i text původní zprávy apod.
98
137. Jak nastavit Outlook jako výchozí aplikaci pro
email?
Ačkoliv ve výchozím stavu je při každém spuštění Outlooku kontrolováno, zda se jedná o výchozí aplikaci
pro emailovou komunikaci, je možné, že jste tuto kontrolu vypnuli a nyní chcete opět nastavit Outlook jako
výchozí aplikaci. To provedete v nabídce Soubor – Možnosti – Obecné, kde se úplně dole nachází
zaškrtávací pole Nastavit aplikaci Outlook jako výchozí pro e-mail, kontakty a kalendář.
138. Co je to funkce Než odešlete?
Funkce nazvaná Než odešlete je zajímavou novinkou v aplikaci Outlook, která však vyžaduje, aby váš
poštovní server byl založen na Exchange Serveru 2010 a tato funkce byla administrátorem povolena. Tato
funkce umí ještě před samotným odesláním emailové zprávy zkontrolovat a upozornit na tyto chyby a stavy:
• Zadaná špatná adresa příjemce
• Příliš velká zpráva k odeslání
• Adresát má plnou schránku
• Příjemce má nastaveny automatické odpovědi (je na dovolené apod.)
139. Co to jsou rychlé kroky?
Rychlé kroky jsou novinkou v Outlooku 2010 a umožňují vám zautomatizovat a zrychlit nejčastější operace,
které v Outlooku provádíte, a najdete je na kartě Domů ve skupině Rychlé kroky. Ve výchozím nastavení
jsou k dispozici tyto rychlé kroky:
Přesunout do-přesune zprávu do zvoleného adresáře a označí ji jako přečtenou.
Předat nadřízenému-předá zprávu vašemu nadřízenému (za předpokladu, že používáte Exchange server, kde
je možné tyto pracovní vztahy nastavit).
Týmový e-mail-předá zprávu ostatním členům vašeho týmu (za předpokladu, že používáte Exchange server,
kde je možné tyto pracovní vztahy nastavit).
Hotovo-přesune zprávu do zvoleného adresáře a označí ji jako přečtenou.
99
Odpovědět a odstranit-otevře odpověď na zprávu a původní zprávu smaže.
Vytvořit nový – slouží k vytvoření nového rychlého kroku.
140. Jak nastavit upozornění na nový email?
Možnosti aplikace Outlook v oblasti upozorňování na nový email jsou opravdu pestré - od nepatrné změny
ikony na hlavním panelu přes upozorňující okno doplněné o zvukovou výstrahu. Všechna tato nastavení se
provádí v nabídce Soubor – Možnosti – Pošta v sekci Doručení zprávy.
141. Jak napsat nový email?
Tato operace je zcela jistě nejčastější, kterou budete v Outlooku provádět. Stačí v dolním levém rohu
klepnout na položku Pošta a v horní části pod tlačítkem soubor na kartě Domů na příkaz Nový e-mail.
100
Otevře se nové okno pro jeho napsání, včetně položek pro adresu příjemce, předmět či text samotné zprávy.
Případně lze využít klávesovou zkratku Ctrl + Shift +M, která otevře stejné okno z jakéhokoliv místa
v aplikaci Outlook.
142. Jak nastavit kontrolu pravopisu před
odesláním zprávy?
I v Outlooku existují automatické opravy a kontrola pravopisu, a dokonce je možné si nechat zkontrolovat
pravopis před samotným odesláním zprávy. Aby se tato činnost prováděla vždy a automaticky, je nutné
zaškrtnout v nabídce Soubor – Možnosti – Pošta sekce Vytváření zpráv položku Před odesláním vždy
zkontrolovat pravopis.
101
143. Jak vytisknout email?
Pokud si z nějakého důvodu potřebujete vytisknout email, je tak možné učinit po označení nebo otevření
vybrané zprávy přes nabídku Soubor – Tisk nebo pomocí klávesové zkratky Ctrl+P.
144. Jak přidat odesílatele do blokovaných adres?
Pokud vám často chodí nevyžádaná pošta (tzv. spam) od jednoho a samého odesílatele, je možné jej přidat
do seznamu blokovaných adres a jakákoliv budoucí zpráva z této emailové adresy bude automaticky
přesunuta do složky Nevyžádaná pošta. Stačí, když na vybranou zprávu klepnete pravým tlačítkem myši a
ze zobrazené nabídky vyberete příkaz Nevyžádaná pošta – Blokovat odesílatele.
102
145. Jak přidat odesílatele do povolených adres?
Pokud vám naopak chodí e-mailové zprávy od známého odesílatele a aplikace Outlook na základě svých
filtrů zprávu označí jako nevyžádanou poštu, je možné ve stejné nabídce jako v předchozím tipu vybrat
položku Nikdy neblokovat odesílatele. V tom případě vám jakákoliv zpráva od tohoto příjemce již nikdy
nepřijde do složky Nevyžádaná pošta.
146. Jak vytvořit novou složku?
Se vzrůstajícím počtem e-mailových zpráv se často stává, že uživatel ztrácí nad e-maily přehled a kontrolu.
Proto je vhodné si vytvořit složky a případně podsložky, do kterých budete buď ručně, nebo automaticky
(viz jiný tip v této kapitole) třídit zprávy dle odesílatelů, dle typu (osobní, pracovní) apod. Novou složku
vytvoříte tak, že klepnete pravým tlačítkem na složku Doručená pošta a z kontextové nabídky vyberete
příkaz Nová složka. Nyní jen stačí zadat název složky a potvrdit klávesou Enter.
147. Jak zjistit počet emailových zpráv ve složce?
Pokud si chcete zjistit, kolik máte ve vybrané složce (např. Doručená pošta) celkem emailových zpráv, stačí
danou složku označit a podívat se do levé části stavového řádku na údaj Položky. Ten udává, kolik položek,
a v případě složky Doručená pošta tedy zpráv, se ve složce nachází.
148. Jak zobrazit největší
zprávy?
Pokud chcete pročistit emailovou schránku a odstranit nepotřebné a
velké soubory, je možné všechny doručené zprávy seřadit dle
největší po nejmenší. Je možné tak učinit ve vybrané složce (např.
pošta) klepnutím pravého tlačítka myši na položku Uspořádat podle
seznamem zpráv a ze zobrazené nabídky vybrat možnost Velikost.
zprávy se automaticky seřadí od největší po nejmenší, a tak máte
přehled o tom, kteréže zprávy vám zabírají ve schránce nejvíc místa.
103
zbytečně
velikosti od
Doručená
nad
Všechny
okamžitě
149. Jaká je maximální velikost odeslané zprávy?
Maximální velikost přílohy v emailové zprávě je v aplikaci Outlook 2010 nastavena na 20MB, což odpovídá
zaběhnutým pravidlům, že email není pro odesílání větších zpráv určen. V takových případech použijte pro
uložení tak velké přílohy raději některé z internetových úložišť.
150. Jak přidat emailu příznak důležitosti?
V Outlooku je možné jednotlivých zprávám přidávat příznaky důležitosti. Mnohem snáze tak zjistíte, jaké
zprávy jsou nutné k vyřízení co nejdříve, jaké již máte vyřízené apod. Stačí, když klepnete v seznamu zpráv
pravým tlačítkem myši na ikonku prázdné vlaječky a ze zobrazené nabídky si vyberete příznak, který chcete
zprávě přidělit.
151. Jak dělit zprávy do kategorií?
Kromě příznaků je možné zlepšit orientaci ve zprávách pomocí kategorií. Jedná se o obdélník nacházející se
vlevo od ikony vlaječky, který může mít přiřazenou libovolnou barvou. Můžete si tak například nastavit, že
pracovní emaily budou červená kategorie, osobní zelená apod. Stačí, když opět kliknete pravým tlačítkem
myši na ikonu obdélníku a ze zobrazené nabídky si vyberete barvu a typ kategorie. Pokud kliknete na
položku Všechny kategorie, zobrazí se okno, v němž je vidět nejenom přehled všech existujících kategorií,
ale je zde také možnost kategorie vytvářet, editovat, přejmenovávat a mazat.
104
152. Jak vytvořit nové pravidlo pro emailové
zprávy?
Pravidla jsou důležitou součástí aplikace Outlook a většina uživatelů, kteří s Outlookem dennodenně pracují
a mají ho jako svůj pracovní nástroj, by se z hlediska organizace a přehlednosti emailů bez pravidel
neobešla. Pomocí pravidel máte nespočet možností, jak se má zpráva na základě nějaké podmínky chovat,
resp. co s ní má aplikace Outlook provést. Dejme domu, že byste chtěli oddělit emaily na základě
odesílatele, a to tak, že pokud vám bude psát nějaká konkrétní osoba (zde např. uživatel Jiří Chytil), tak se
má tento email automaticky přesunout ze složky Doručená pošta do předem vytvořené podsložky Jirka.
Stačí, když si označíte zprávu od daného uživatele a na kartě Domů ve skupině Přesunout kliknete na
položku Pravidla a ze zobrazené nabídky si vyberete volbu Vytvořit pravidlo. Outlook otevře okno
Vytvořit pravidlo, kde jsou zobrazeny nejčastější podmínky pro vytváření pravidel. Stačí tedy zaškrtnout
podmínku, na kterou je zpráva po doručení zkontrolována a zároveň nastavit, co se má s danou zprávou při
splnění podmínky stát. Po nastavení podmínek a akcí dle vašich požadavků klepněte na tlačítko OK.
Aplikace Outlook se vás dotáže, zda chcete spustit pravidlo i pro již existující emaily. Pokud pole
zaškrtnete, nově vytvořené pravidlo se spustí a pokud nalezne jakoukoliv zprávu od uživatele Jiří Chytil,
automaticky ji přesune do složky Jirka. Pokud volbu nepovolíte, pravidlo bude platné až pro všechny
budoucí emaily.
105
153. Jak upravit existující pravidlo pro zpracování
emailu?
Pokud máte již vytvořená pravidla a některé z nich byste potřebovali změnit (např. uživatel má jinou
emailovou adresu apod.), je tak možné učinit na kartě Domů ve skupině Přesunout pomocí příkazu
Pravidla. Po kliknutí na položku Spravovat pravidla a upozornění se otevře nové okno Pravidla a
upozornění, ve kterém je možné pravidla vytvářet, měnit, kopírovat, mazat nebo ručně spouštět.
154. Jakoznačit zprávu jako nepřečtenou?
Pokud z nějakých důvodů potřebujete již přečtenou zprávu označit jako nepřečtenou, stačí, když na ni
v seznamu zpráv klepnete pravým tlačítkem myši a z kontextové nabídky vyberete příkaz Označit jako
nepřečtené.
155. Jak ručně provést odeslání a kontrolu nových
emailů?
U některých poštovních serverů (např. typu POP3) je kontrola nových zpráv prováděna na základě
nastaveného intervalu (na rozdíl např. od serverů Exchange, kde vám zpráva díky technologii push přijde do
Outlooku okamžitě). Pokud nechcete čekat na další kontrolu, je možné ji provést ručně, a to pomocí příkazu
Odeslat a přijmout u všech složek, který se nachází ve skupině Odeslat a přijmout na kartě Odesílání a
příjem.
106
156. Jak nastavit interval pro kontrolu zpráv?
V předchozím tipu jsme si ukázali, jak spustit
kontrolu nových zpráv. Pokud si chcete
nebo změnit nastavený interval, klepněte na
Odesílání a příjem a ve skupině Odeslat a
na položku Skupiny pro odesílání a přijímaní.
zobrazené nabídky vyberte příkaz Definovat
pro odesílání a přijímání. Outlook zobrazí
stejnojmenné okno, ve kterém jsou vidět
účty a v dolní části okna pro každou
skupinu/účet i interval a v němž Outlook
přítomnost nových zpráv. V případě potřeby jej
změnit na požadovanou hodnotu a stisknout
Zavřít.
ruční
prohlédnout
kartu
přijmout
Ze
skupiny
skupiny a
kontroluje
tedy stačí
tlačítko
157. Jak filtrovat emaily?
Pokud potřebujete ve vaší emailové schránce, resp. složce
Doručená
pošta vyfiltrovat a zobrazit emaily na základě nějakých
podmínek,
je tak možné učinit na kartě Domů ve skupině Najít
pomocí
příkazu Filtrovat emaily. Po klepnutí na tento příkaz se
zobrazí
nabídka předem vytvořených filtrů, popř. je možné
klepnout na
položku Další filtry, kde si na kartě Hledání můžete
vybrat
z ještě většího počtu filtrů. Důležité je vědět, že zapnutí
filtru pouze
skryje (a nesmaže) zprávy, které nesplňují danou podmínku. Po deaktivaci filtrovaného zobrazení (např.
klávesou Esc) se vše vrátí do původní podoby se všemi zprávami.
158. Jak připojit k emailu přílohu?
Další z naprosto běžných operací, která se vykonává dennodenně, je posílání emailové zprávy s přílohou. To
provedete tak, že v režimu psaní zprávy na kartě Zpráva klepnete ve skupině Zahrnout na položku Připojit
soubor. Otevře se okno pro vybrání souboru z vašeho počítače, najděte tedy a vyberte požadovaný soubor a
klepněte na Vložit. Nikdy však neposílejte jako přílohy objemná videa či jiné velké soubory. Nejenom, že
by se zpráva nemusela odeslat, ale také velice snadno můžete příjemci zaplnit e-mailovou schránku.
Mnohem vhodnější je větší soubory posílat přes některé z internetových úschoven, pro posílání fotek pak
107
využít služeb webových fotogalerií (Rajče, SkyDrive) a pro videa server YouTube. Dotyčným příjemcům
těchto souborů pak stačí jen poslat ve zprávě odkaz na stránku, kde se daný soubor nachází.
159. Jak zobrazit přílohu bez jejího otevření?
Některé typy příloh je možné v Outlooku zobrazit přímo, bez nutnosti jejích otevření. Mezi podporované
typy patří soubory z aplikací Word, Excel, PowerPoint nebo obrázky. Stačí, když v seznamu zpráv kliknete
na vybranou zprávu a v jejím náhledu jednou klepnete na soubor v příloze. Outlook sám zobrazí obsah
tohoto souboru.
108
160. Jak nastavit automatický podpis zprávy?
Abyste nemuseli u každého emailu vždy ručně dopisovat stejnou zdvořilostní frázi na konci zprávy (např.:
S pozdravem Jan Novák), je možné si v Outlooku nakonfigurovat tzv. automatický podpis. Jedná se o text,
který se automaticky přidá ke každé odeslané zprávě. Kromě samotného pozdravu lze do podpisu
samozřejmě přidat i jakýkoliv další text (název společnosti, název pozice, telefon apod.). Tato vlastnost se
nastavuje v nabídce Soubor – Možnosti – Pošta ve skupině Vytváření zpráv po kliknutí na tlačítko
Podpisy. Zde stačí napsat text podpisu, případně jej naformátovat a nastavit, pro jaký emailový účet jej
109
chcete použít. Dále se dá nastavit, zda se má podpis přiřadit k novým zprávám nebo i k odpovědím nebo
přeposlaným emailům.
161. Jak odeslat zprávu více příjemcům najednou?
Další naprosto běžnou situací je odesílání emailu více příjemcům najednou. Stačí, když v okně pro psaní
zprávy v položce Komu napíšete adresu prvního příjemce a do položky Kopie zadáváte adresy dalších
příjemců, a to oddělené symbolem středníku. Při tomto typu odesílání zprávy více příjemcům budou všichni
vědět, že jste danou zprávu poslali i ostatním.
162. Jak odeslat zprávu skrytým příjemcům?
Pokud ale chcete odeslat zprávu více příjemcům najednou, ale aby po doručení zprávy nevěděli, že jste ji
poslali i někomu dalšímu, slouží k tomu položka Skrytá. Ta ve výchozím nastavení psaní zpráv není
zobrazena a je nutné ji aktivovat na kartě Možnosti ve skupině Zobrazit pole.
110
Uživatel, resp. emailová adresa, která je zadána do tohoto pole, se nebude po doručení zprávy příjemcům
zobrazovat. Pokud byste poslali zprávu tak, jak je vidět na obrázku, budou platit následující fakta:
• Petr i Martina ví, že jste poslali zprávu Janovi.
• Jan neví, že jste poslali zprávu Petrovi a Martině.
• Martina neví, že jste zprávu kromě Jana poslali i Petrovi.
• Petr neví, že jste zprávu kromě Jana poslali i Martině.
163. Jakodložit doručení zprávy?
V určitých situacích se může hodit mít možnost naplánovat odeslání určité zprávy. To znamená, že napíšete
zprávu se vším všudy, ale místo okamžitého odeslání přes tlačítko Odeslat na kartě Možnosti klepnete ve
skupině Dalšímožnosti na položku Odložit doručení. Zobrazí se okno Vlastnosti, ve kterém máte v sekci
Možnosti doručování volbu Nedoručovat před. V ní nastavte nejbližší možný termín, kdy se má zpráva
odeslat. Můžete si tak předem připravit zprávu s přáním někomu k narozeninám (abyste na něj nezapomněli)
apod.
111
164. Jak nastavit automatické odpovědi?
Automatické odpovědi se využívají v případě, že předem
budete mimo dosah vaší emailové schránky, a chcete dát
odesílatelům tuto skutečnost vědět. Ve světě emailové
se totiž považuje za jakési pravidlo či slušnost, že na
odpovídá nejpozději do 2 pracovních dnů. Aby si tedy
obchodní partneři nemysleli, že se chováte neslušně
na dovolené), je možné nastavit právě automatickou
všechny emaily doručené v termínu vaší dovolené. Tuto
nastavíte v nabídce Soubor – Informace – Automatické
112
víte, že
případným
komunikace
email se
např. vaši
(zatímco jste
odpověď pro
zprávu
odpovědi.
113

Finanční efektivita potravinářského podniku a výroby

Transkript

Podobné dokumenty

Informační entity, jejich identifikace a popis

Vyšetření STATIM

Uživatelská příručka k webové aplikaci Novell Filr 1.2

Ukázka 2. dílu učebnice

Uživatelská příručka k aplikaci Filr 2.0 Web

Návod k instalaci a použití

Uživatelská příručka k webové aplikaci Novell Filr 1.0