účetnictví - DATA

Transkript

účetnictví - DATA

ÚČETNICTVÍ
Uživatelská příručka
DATA Software s.r.o. Opava
DATA Software
Účetnictví
OBSAH
Uživatelská příručka _________________________________________________________ 1
1.
Úvod ________________________________________________________________ 5
1.1.
Členění příručky __________________________________________________________ 5
1.2.
Základní informace o použití modulu _________________________________________ 5
1.3.
Instalace _________________________________________________________________ 7
Přínosy _____________________________________________________________________________ 5
Stručný popis ________________________________________________________________________ 5
2.
Parametrizace a údržba systému __________________________________________ 9
2.1.
Hierarchie adresářů systému MAGIS ________________________________________ 9
2.2.
Nastavení uživatele ________________________________________________________ 9
2.3.
Nastavení parametrů účetnictví_____________________________________________ 12
2.4.
Přepínání mezi roky ______________________________________________________ 14
2.5.
Změna měny ____________________________________________________________ 15
2.6.
Změna jazyku aplikace ____________________________________________________ 15
2.7.
Změna jazyku data _______________________________________________________ 15
2.8.
Nastavení hospodářského roku _____________________________________________ 15
2.9.
Nastavení výstupních zařízení ______________________________________________ 16
Adresář uživatele______________________________________________________________________ 9
Přihlášení uživatele a jeho práva __________________________________________________________ 9
Seznam práv _________________________________________________________________________ 9
Obecné parametry MAGIS _____________________________________________________________
Parametry sestav _____________________________________________________________________
Seznam událostí účetnictví _____________________________________________________________
Globální a lokální parametry účetnictví ___________________________________________________
12
14
14
14
Výběr roku _________________________________________________________________________ 15
Vygenerování nových parametrů ________________________________________________________ 15
Výstupní zařízení ____________________________________________________________________ 16
Pořízení nového výstupního zařízení _____________________________________________________ 16
Typy výstupních zařízení ______________________________________________________________ 17
3.
Účtování ____________________________________________________________ 18
3.1.
Číselníky _______________________________________________________________ 18
Účtový rozvrh _______________________________________________________________________
Řady dávek _________________________________________________________________________
Dokladové řady ______________________________________________________________________
Hospodářská střediska _________________________________________________________________
Seznam činností _____________________________________________________________________
Seznam zakázek _____________________________________________________________________
Identifikace účtů 1,2 __________________________________________________________________
Vazby účtů na analytiky _______________________________________________________________
Vazby řady dávek na analytiky __________________________________________________________
Vazby analytik na analytiky ____________________________________________________________
Kurzy skutečnost _____________________________________________________________________
Kurzy plán __________________________________________________________________________
Automatické zápisy ___________________________________________________________________
Inventarizační komise _________________________________________________________________
2
18
20
21
22
23
24
25
25
25
26
26
27
27
27
DATA Software
Účetnictví
Daňové skupiny______________________________________________________________________
Firmy ______________________________________________________________________________
Cizí účty ___________________________________________________________________________
Převody cizích účtů ___________________________________________________________________
Střediska pro cizí účty (podokno) ________________________________________________________
Tisk číselníků _______________________________________________________________________
28
28
28
29
29
30
3.2.
Zpracování______________________________________________________________ 30
3.3.
Výstupy ________________________________________________________________ 39
Postup při zpracování _________________________________________________________________
Práce s dávkou ______________________________________________________________________
Další možnosti při zpracování dávek _____________________________________________________
Import – off line _____________________________________________________________________
Pořízení dalšího dokladu do dávky _______________________________________________________
Ruční pořízení dávky (pořizování interních dokladů) _________________________________________
Pořízení dávky počátečních stavů při přechodu z jiné aplikace _________________________________
Zjednodušené pořizování interních dokladů ________________________________________________
Předběžná předvaha __________________________________________________________________
Kontrola dávky ______________________________________________________________________
Zaúčtování dávky ____________________________________________________________________
Otevření dávky ______________________________________________________________________
Uzavření účetního období ______________________________________________________________
Opravy chyb ________________________________________________________________________
Odúčtování dávky ____________________________________________________________________
Zrušení dávky _______________________________________________________________________
Hromadné funkce ____________________________________________________________________
Přehledy účetních zápisů _______________________________________________________________
Přepočet účetních knih ________________________________________________________________
Přepočet hodnot účtů podle nastavených kurzů na jiné měny ___________________________________
Účetní sestavy _______________________________________________________________________
Generátor sestav _____________________________________________________________________
Tisk _______________________________________________________________________________
Archiv _____________________________________________________________________________
4.
30
30
31
32
32
33
33
33
34
34
35
36
36
36
37
37
37
37
38
38
39
48
48
49
Výkaznictví __________________________________________________________ 50
4.1.
Kontrola, oprava a definování účetních výkazů _______________________________ 50
Kontrola, oprava a tisk rozvahy _________________________________________________________ 50
Kontrola,oprava a tisk výkazu zisku a ztrát ________________________________________________ 53
4.2.
Vytvoření vlastních výkazů ________________________________________________ 53
Vytvoření nového výkazu ______________________________________________________________ 53
Vytvoření nového řádku definice ________________________________________________________ 54
Možnosti při vytváření definic __________________________________________________________ 58
5.
Saldokonto __________________________________________________________ 59
5.1.
Číselníky _______________________________________________________________ 59
Nastavení skupin vazeb ________________________________________________________________ 59
Nastavení saldokontních účtů v účetním rozvrhu ____________________________________________ 60
5.2.
Postup při párování saldokontních účtů ______________________________________ 60
5.3.
Srovnání finančního a účetního saldokonta ___________________________________ 68
6.
Plánování ___________________________________________________________ 69
6.1.
Číselníky _______________________________________________________________ 69
Nastavení řad skupin plánu _____________________________________________________________ 69
Nastavení účtů pro plánování v účetním rozvrhu ____________________________________________ 69
6.2.
Zadávání plánu __________________________________________________________ 70
6.3.
Sestavy s plněním plánu ___________________________________________________ 71
3
DATA Software
Účetnictví
7.
Přechod na nový rok___________________________________________________ 71
8.
Roční závěrka ________________________________________________________ 71
Archivace základních číselníků __________________________________________________ 72
9.
Kontroly ____________________________________________________________ 73
9.1.
Kontrola dokladů ________________________________________________________ 73
9.2.
Kontrola účetních knih ____________________________________________________ 73
9.3.
Kontrola souvztažnosti ____________________________________________________ 73
9.4.
Kontrola knih – výmaz nulových dokladů ____________________________________ 73
9.5.
Kontrola číselníků ________________________________________________________ 73
10.
Události _____________________________________________________________ 73
10.1. Generuj události _________________________________________________________ 73
10.2 Prohlížení ozn. aplikací ___________________________________________________ 74
10.2. Prohlížení def. událostí ____________________________________________________ 74
10.3. Prohlížení událostí _______________________________________________________ 74
11.
Systémová údržba _____________________________________________________ 74
11.1. Vyrovnání dokladu v dávce ________________________________________________ 74
4
DATA Software
Účetnictví
1. Úvod
1.1.
Členění příručky
Příručka je určena jako uživatelská dokumentace modulu Účetnictví, který je součástí komplexního
informačního systému MAGIS. Příručka popisuje význam zpracovávaných údajů, veškeré funkce modulu a
ovládání programu. Prvky ovládání, které jsou v programu unifikovány a jsou společné pro většinu funkcí
(případně i pro další moduly systému), jsou popsány v samostatné kapitole Ovládání programu.
Příručka není učebnicí podvojného účetnictví.
1.2.
Základní informace o použití modulu
Modul Účetnictví je informační systém, který v tržní ekonomice uspokojuje informační potřeby velké
skupiny uživatelů v podniku. Týká se to nejen přímých uživatelů subsystému (účetní, ekonomové, referenti
saldokont, podnikoví manažeři atd.), ale i dalších skupin uživatelů (dodavatelé, odběratelé, banky, finanční
úřady, auditor, akcionáři). Je zdrojem životně důležitých informací o hospodaření a majetku podniku.
Účetní modul je určen pro vedení podvojného účetnictví a saldokonta subjektů bez ohledu na jejich velikost,
právní formu organizace a organizační strukturu. Zajišťuje veškeré základní funkce účetnictví (účtová osnova,
účetní doklady, deník, hlavní kniha, rozvaha, předvaha, bilance, výkaz zisků a ztrát, ostatní výkazy, saldokonto),
ale i funkce, které jsou méně obvyklé u účetních systémů (např. zpracování časových řad zvolených ukazatelů,
volná definice organizační struktury atd.).
Vykazuje velikou přizpůsobivost konkrétním individuálním podmínkám (organizačním, metodickým,
technickým a jiným) uživatele.
Přínosy
Modul Účetnictví uživateli umožňuje udržovat a využívat integrovaný systém finančního řízení. Podle zavedené
metodiky účetnictví v podniku je možno definovat vhodnou podrobnost účetního sledování (rozsah analytik).
Kromě základních funkcí účetnictví modul dále umožňuje:
• volnou tvorbu účtové osnovy s řadou parametrů
• u každého účtu možnost nastavení sledování dalších analytik , tj. střediska, zakázky, činnosti, IČO
klienta, pracovníka atd.
• volné definování slučovacích hospodářských středisek (úrovně slučování nejsou omezeny)
• zpětné a předběžné účtování (celý rok)
• definování plánů (modul Plán)
• volné definovaní výkazu zisků a ztrát, bilance a dalších výkazů (modul výkaznictví)
• přehled o hospodaření v členění podle středisek, zakázek i činností
• tvorbu a tisk různých jiných výstupních sestav dle požadavků uživatele
• tiskové výstupy s volitelnými výběry na tiskárnu nebo do souborů (možnost prohlížet)
• sledování saldokonta podle účtů, automatické párovaní dle různých párovacích kritérií, ruční párovaní
• vstup účetních položek z řady dalších subsystémů v rámci komplexního informačního systému
Stručný popis
Systém se skládá z těchto základních částí:
Parametrizace a údržba systému (Číselníky)
•
•
Účtování
5
DATA Software
•
•
Účetnictví
Výkaznictví
Saldokonto
Číselníky
V této části dokumentace je popsáno nastavení parametrů, které umožňují definovat různé funkce účetního
programu, a tím ho přizpůsobit nejrůznějším podmínkám uživatelů. Parametry jsou uspořádány do tzv.
číselníků.
Z hlediska rozsahu platnosti rozlišujeme parametry s platností:
globální, tj. pro veškeré pracovní stanice v rámci instalace účetního programu nebo v rámci komplexního
informačního systému
lokální, tj. liší se pro jednotlivé pracovní stanice
Nejdůležitějšími parametry a číselníky jsou :
• účtová osnova (globální)
• řady dávek
• dokladové řady
• číselník středisek (globální)
• číselník činností organizace (globální)
• číselník zakázek (globální)
• číselník daňových skupin(globální)
• adresář odběratelů a dodavatelů (globální)
• předdefinované účetní zápisy (lokální i globální)
• řady skupin vazeb
• číselník cizích účtů (globální)
• číselník převodů na cizí účty (globální)
• parametry účetnictví (globální i lokální)
• parametry zařízení (lokální)
• parametry sestav (lokální)
• parametry prostředí (lokální)
Některé z těchto číselníků (např. adresář, číselník středisek) mohou být v rámci komplexního informačního
systému sdíleny dalšími moduly.
Vstupy
Modul účetnictví poskytuje dvě možnosti zadávání vstupních dat :
• ručním pořízením účetních dokladů,
• importem účetních dokladů vytvořených v jiných subsystémech.
Zpracování vstupů se provádí ve třech fázích: pořizování a oprava účetních dokladů nebo jejich import z jiného
subsystému, kontrola, zaúčtování.
1. fáze přestavuje buď ruční pořizování dokladů nebo jejich import. Oba druhy vstupů jsou propracovány tak,
aby poskytly obsluze vysoký komfort. To znamená, že jsou možné dodatečné opravy pořízených položek.
Při ručním pořizování se provádí průběžně kontrola na číselníky (kontroluje se přítomnost účtů v účtové
osnově, pořízení nenulové částky i variabilního symbolu). Zápis může být prováděn do jakéhokoliv účetního
období, běžného, budoucího i zpětně do minulého.
V případě importu účetních dokladů, které byly vystaveny v jiném subsystému, je možné definovat formát,
umístění a název souboru těchto dokladů. K dispozici je řada předefinovaných formátů účetních položek,
případně lze definovat formáty vlastní.
Ve 2. fázi se provádí kontrola účetních položek na katalogy a případně je vypsán protokol chyb.
Dávku účetních dokladů nelze bez provedení kontroly v další fázi zpracovat.
Vlastní zpracování a zaúčtování do účetních knih se provádí ve 3. fázi.
Jestliže se v již zaúčtované dávce objeví chyba, lze dávku odúčtovat,opravit a zaúčtovat znova nebo také
úplně zrušit.Totéž platí i pro jednotlivé doklady. Takto lze pohodlně provádět opravy zaúčtovaných dokladů.
6
DATA Software
Účetnictví
V provázaném informačním systému, kdy je velká většina účetních dokladů získávána importem
z navazujících subsystémů, je možné popsané fáze provádět automatizovaně (např. ve zvolených časových
intervalech) a je tak možno dosáhnout zaúčtování většiny účetních položek v reálném čase.
Výstupy účetnictví, výkazy
Modul Účetnictví obsahuje bohaté možnosti definice nejrůznějších výkazů a přehledů. Většina výkazů je řešena
obecně s možností jejich úpravy uživatelem.
Obvyklé sestavy, jako deník, analytická evidence, předvaha, hlavní kniha, výkaz zisku a ztrát, bilance, Cashflow jsou v modulu předdefinovány.
Výstupy mohou být definovány s ohledem na požadovanou podrobnost sledování, tj. na střediska, zakázky,
činnosti, ...
Je možno definovat výkazy pro znázornění časových řad vybraných ukazatelů.
Saldokonto
Saldokonto představuje nástroj pro zpracování a vyrovnávání pohledávek a závazků. Většina účetních položek
na saldokontním účtu se spáruje automaticky při párování podle financí. Zbývající položky lze ručně dopárovat.
Plány
Modul umožňuje pořizovat (nebo importovat) položky podnikových plánů, zaúčtovat je a sestavovat různé
plánové výkazy. Je možné porovnání plánů a skutečností.
Ostatní
Účetní systém má možnost bohatého nastavení přístupových práv. Ve velkém podniku je možné zpracování
rozdělit mezi samostatné účetní a omezit jejich přístup k informacím na nezbytnou míru.
Jsou rovněž řešeny otázky zálohování a obnovy datových souborů, archivace, zpracování tiskových výstupů
(prohlížení / tisk) a další servisní funkce.
Rozhraní na jiné subsystémy
Modul umožňuje vstup účetních položek z jiných subsystémů (majetek, mzdy, finance atd.) nebo z vlastního
modulu, který běží na jiných lokálních počítačích nebo vzdálených sítích. Je řešena podpora pro distribuované
zpracování firmy se vzdálenými filiálkami.
1.3.
Instalace
1.
Instalace klienta Pervasivu na pracovní stanice
2.
Na síť se nakopíruje adresář MAGIC830
3.
Vytvoříte strukturu adresářů viz. hierarchie adresářů systému Magis
4.
Do adresářů nahrajete soubory parametrů, číselníky, aplikaci,logo apod.
5.
V pracovním adresáři uživatele vytvoříte adresář UCET, musí obsahovat soubor magic.ini
6.
Zkontrolujte a doplňte soubor magic.ini
MAGIC_ENW
Owner
název instalace
StartApplication = 1
Terminal
každý uživatel musí mít jiné číslo terminálu
CTL Recovery = Y
Data Recovery = Y
ConstFile = \MAGIS\CTLPARAM\MGCONSTW.ENG
HelpFile = \MAGIS\CTLPARAM\MGHELPW.ENG
ColorDefinitionFile = \MAGIS\CTLPARAM\CLRW7.ENG
7
DATA Software
Účetnictví
FontDefinitionFile = \MAGIS\CTLPARAM\FNTW7.ENG
KeyboardMappingFile = \MAGIS\CTLPARAM\ACT_STD.ENG
DocumentTemplateFile = \MAGIS\CTLPARAM\DOC_STD.ENG
UsersPath = \MAGIS\SPOLECNY\USR_STD.ENG
NativeTranslationFile = \MAGIS\CTLPARAM\WIN_LAT.ENG
CommandProcessor = C:\WINDOWS\COMMAND.COM
MAGIC_LOGICAL_NAMES
MgCestaParam = .\MAGIS\SPOLECNY\
MgCestaPrava = \MAGIS\SPOLECNY\usr_std.eng
MgPodnik = 00
MgDivize = 00
MAGIC_GATEWAYS
MGDB00 =MAGIS\MAGIC830\DEVELOPMENT\MGBTRV.DLL
MGDB21 = MAGIS\MAGIC830\DEVELOPMENT\MGMEMORY.DLL
7.
Soubor uwctl.mcf nahrajte do adresáře MAGIS\CTL
8.
Na ploše vytvořte ikonu účetnictví procházením najděte program MGRNTW.EXE v adresáři
MAGIC830, po vytvoření ikony ve vlastnostech ikony zadáte, kde začít (v pracovním adresáři stanice).
Př.: MAGIS\UCET\PRACADR\STANICE1\UCET
Ikonu vývojové verze vytvoříte obdobně, ale s programem MGGENW.exe
9.
Pokud stanice využívá síťový klíč, musíte spustit v adresáři MAGIC830\UTIL program hinstal/i a potom
restartovat počítač.
Na serveru (Novell) musí být v souboru AUTOEXEC.NCF příkaz :
LOAD HASPSERV –SAPTOFILE –ADDRPATH=SYS:\MAGIC830
(SYS název svazku,MAGIC830 cesta k adresáři MAGIC)
V adresáři SYSTÉM na serveru musí být soubor HASPSERV.NLM (Najdete ho v adresáři
MAGIC830\UTIL)
Po spuštění haspservu se v zadaném adresáři (MAGIC830) vytvoří dva soubory NEWHADDR.DAT a
HASPADDR.DAT
Jestliže se tyto dva soubory nevytvoří, lze v adresáři MAGIC830\UTIL spustit soubor SAP2FILE.EXE.Ve
stejném adresáři se vytvoří soubor HASPADDR.DAT, soubor NEWHADDR.DAT vytvoříte zkopírováním
a přejmenováním souboru HASPADDR.DAT. Tyto dva soubory nakopírujte do adresáře MAGIC830. Tento
postup by se musel opakovat při každém restartování serveru.
10. Po spuštění účetnictví :
Systém Změna podniku/divize
Vyplňte :
podnik 00,divizi 00 a název účetnictví
Klepněte na příkazové tlačítko PARAM
Stiskněte klávesy CTRL M
Klepněte na příkazové tlačítko NASTAV
vygenerují se parametry
Zkontrolujte všechny parametry a logická jména
Př. Nastavení cest :
UcCestaRead
.\view.exe
UcCestaReadW
.\view.exe
8
DATA Software
Účetnictví
2. Parametrizace a údržba systému
2.1.
Hierarchie adresářů systému MAGIS
Popis nastavení základních parametrů zpracování nutných pro provoz systému.
Adresář
Podadresář
Podadresář
obsahuje
MAGIS
UCET
MGPARAM soubor základních parametrů systému
CTL
aplikaci UWCTL.MC
CTLPARAM
soubory parametrů
IMAGE
loga,soubory *.BMP
PRACADR
pracovní adresáře uživatelů
SPOLECNY
společné soubory (adresář firem, číselník daň.
skupin, parametry)
EXPIMP
exportní soubory
MAGIC830
soubory nutné ke spuštění aplikace
2.2.
Nastavení uživatele
Adresář uživatele
Každý uživatel modulu účetnictví musí mít svůj pracovní adresář v podadresáři PRACADR, ze kterého spouští
aplikaci. Sestavy, které uživatel vytvoří, jsou buď v pracovním adresáři,nebo v adresáři,který je nastaven na
cestě uc_cestaprac..
Pracovní adresář uživatele obsahuje soubor magic.ini a pracovní soubory (např. soubory chyb a kumulační
tabulky)
Přihlášení uživatele a jeho práva
Uživatel se hlásí do aplikace svým uživatelským jménem (případně heslem) a jsou mu přiřazena uživatelská
práva.
1.
2.
3.
4.
5.
Nastavení práv uživateli :
Přihlášení do aplikace jako supervisor
ALT F
Uzavření aplikace
ALT S
Settings
ALT U
Users Groups
nastavení skupin uživatelů
F4 nová skupina
zvolte číslo skupiny,název skupiny a ve sloupci Rights vyberte F5 práva z příslušné aplikace
ALT I
User IDs
přiřaďte práva nebo skupinu práv již existujícímu uživateli
klávesou F4 zadáte nového uživatele
zadáte uživatelské ID,jméno uživatele a případně heslo( F5) a vyberte práva a skupiny,které mu chcete
přiřadit
Seznam práv
Číslo
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
Kód
S0603
S0613
S0623
S0604
S0605
K1
K1s
K2
K3
K4
K5
K6
K7
K8
Právo
Uživatel
Uživatel DOS
Uživatel WIN
Správce nastavení
Správce zařízení
Účtový rozvrh
Účtový rozvrh strom
Účtový rozvrh oprava
Účtový rozvrh cizí účty
Řady dávek
Řady dávek oprava
Dokladové řady
Dokladové řady oprava
Řady skupin vazeb
9
Poznámka
nastavení parametrů úč.,tiskáren
DATA Software
Účetnictví
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
26.
27.
28.
29.
30.
31.
32.
33.
34.
35.
36.
37.
38.
39.
40.
41.
42.
43.
44.
45.
46.
47.
48.
49.
50.
K9
K10
K11
K12
K13
K14
K15
K16
K17
K18
K19
K20
K21
K211
K212
K25
K26
K27
K28
K22
K23
K24
K29
K30
K31
K32
K33
K34
K35
K36
K37
K38
V
V1
V2
V3
Řady skupin vazeb oprava
Řady výstupů
Řady výstupů oprava
Číselník DPH
Číselník DPH oprava
Hosp. střediska
Hosp. střediska oprava
Hosp. střediska slučování
Hosp. střediska sluč.oprava
Činnosti
Činnosti oprava
Zakázky
Zakázky oprava
Zakázky slučování
Zakázky sluč. oprava
Vazby účtů na analytiky
Vazby účtů na analytiky oprava
Identifikace účtů
Identifikace účtů - oprava
Seznam dodavatel odběratel
Uzávěrky
Uzávěrky oprava
Vazby řad na analytiky
Vazby řad na analytiky oprava
Vazby analytik na analytiky
Vazby analytik na analytiky oprava
Kurzy
Kurzy oprava
Automatika
Automatika oprava
Inventura Word
Inventura Word oprava
Účetnictví
Dávky
Dávky oprava
Dávky vstup do cizí - vlastník
51.
52.
53.
54.
55.
56.
57.
58.
59.
60.
61.
62.
63.
64.
65.
66.
67.
68.
69.
70.
V31
V4
V5
V6
V6.Z.FV
V6.Z.FP
V6.Z.BV
V6.Z.PO
V6.Z.VY
V6.Z.ID
V6.Z.MA
V6.Z.ZA
V6.Z.MZ
V6.O.FV
V6.O.FP
V6.O.BV
V6.O.PO
V6.O.VY
V6.O.ID
V6.O.MA
Dávky vstup do cizí – modul
Dávky vstup po zaúčtování
Dávky kontrola
Dávky zpracování
Dávky zaúčt.- FV
Dávky zaúčt.- FP
Dávky zaúčt.- BV
Dávky zaúčt.- PO
Dávky zaúčt.- VY
Dávky zaúčt.- ID
Dávky zaúčt.- MA
Dávky zaúčt.- ZA
Dávky zaúčt.- MZ
Dávky odúčt.- FV
Dávky odúčt.- FP
Dávky odúčt.- BV
Dávky odúčt.- PO
Dávky odúčt.- VY
Dávky odúčt.- ID
Dávky odúčt.- MA
10
objeví se menu účetnictví
vstup do dávky vytvořené jiným
uživatelem
DATA Software
Účetnictví
71.
72.
73.
74.
75.
76.
77.
78.
79.
80.
81.
V6.O.ZA
V6.O.MZ
V14
V15
V7
S605
V8
V9
V16
V10
V11
Dávky odúčt.- ZA
Dávky odúčt.- MZ
Otevřít zaúčtovanou dávku
Dávky kopíruj dávky
Dávky zpracování cizího modulu
Dávky rušení
Dávky tisk
Dávky vstup rozhraní
Dávky vstup export/import D
Dávky rušení řádku dávky
Dávky zpracování dávkové
82.
83.
84.
85.
86.
87.
88.
89.
90.
91.
92.
93.
94.
95.
96.
97.
98.
99.
100.
101.
102.
103.
104.
105.
106.
107.
108.
109.
110.
111.
112.
113.
114.
115.
116.
117.
118.
119.
120.
121.
122.
123.
124.
125.
126.
V12
V13
V20
V21
V22
V211
V23
V24
V25
V26
V211
T01
T02
U1
U2
U3
G1
G2
G3
G4
G5
G7
Y1
Y2
Y3
Y4
Y5
Y6
Y7
Y8
Y81
Y9
Y10
Y11
Y12
Y13
Y14
O01
O02
P
P01
P011
P02
P021
P022
Účetní knihy přepočet
Účetní knihy přehled
Saldokonto
Saldo skupiny
Saldo vstup do cizí skupiny
Saldo změna období
Saldo rozpojení vazeb
Saldo párování položky
Saldo rozpojení položky
Saldo přepočet
Saldo období
Výstupy
Výstupy zpracování
Uzávěrka účetní
Uzávěrka účetní uzavření
Uzávěrka účetní otevření
Podnikové výkazy
Výkazy výběrová kritéria
Výkazy oprava hodnot
Výkazy prohlížení
Výkazy zpracování
Výkazy tisk
Účetní sestavy
Sestava Účetní deník
Sestava Analytická evidence
Sestava Obratová předvaha
Sestava Předběžná předvaha
Sestava Předvaha podle účtu
Sestava Předvaha podle anal.
Sestava Výsledovka
Sestava Výsledovka výkazy
Sestava Inventurní soupis
Sestava Rekapitulace salda
Sestava Předběžná před. analytik
Sestava Analýza souvztažnosti
Sestava Opis účetní dávky
Sestava Inventura Word
Otevření roku
Otevření roku nastavení čís.
Plánování
Plány řady skupin
Plán Řady skupin oprava
Plán skupiny
Plán skupiny oprava
Plán skupiny zprac. do účta
11
právo měnit cesty na jedn. rozhraní
distribuované zpracování
možnost zpracovávat více dávek
najednou
vytvoření dávek ve skupině vazeb
přepočet párování
možnost zpracovávat výkazy
DATA Software
127.
128.
129.
130.
131.
132.
133.
134.
135.
136.
137.
138.
139.
140.
141.
142.
2.3.
Účetnictví
M01
J01
Gs01
Gs02
KP01
IU
IU01
IU02
IU05
IU03
IU04
IU10
PR01
E01
Y901
SP01
Změna měny
Změna jazyku
Generátor sestav - inicializace
Generátor sestav
Komponenty – detail finance
Pomocné
Interní doklady účetní
Interní doklady účetní – platnost
Interní doklad – oprava všech dávek
Kontrola salda na finance
Kontrola struktury účetních položek
Načtení položek z verze 6
Překlady textu do angličtiny
PS exporty
PS výsledovka
Strojosvit – doplnit analytiky
Nastavení parametrů účetnictví
Systém Systémová údržba Parametry účetnictví
Obecné parametry MAGIS
jsou uloženy v souboru MAGIC.INI.(ten je v pracovním adresáři každého uživatele)
MgCestaparam cesta ke souboru parametrů Mgparam.dat
Mgpodnik
2 místa, 00 standardní naplnění
Mgdivize
2 místa,součást podniku,00 není žádná divize
Mgsklad
3 místa,HOM,např.100
MgdivizeN
název aktuální divize
MgpodnikN
název aktuálního podniku
Soubor MGPARAM obsahuje:
Skupiny parametrů :
SpLOG- Logická jména
Název instalace podniku
Sp1001 MgCestaSpol
Sp1002 MgCestaUcet
Sp1003 MgCestaFinance
Sp9002 MgCestaRead
Sp9001 MgCestaReadW
Sp9003 MgCestaEdit
Sp9004 MgCestaEditW
Sp1010 MgCestaImag
Sp1031 MgCestaUcetC
cesta k adresáři SPOLECNY(soubory firmy.dat ...)
cesta k databázi účetnictví
cesta k databázi financí
cesta k prohlížeči sestav pro DOS
cesta k prohlížeči sestav pro Windows
cesta k editoru pro DOS
cesta k editoru pro Windows
cesta k adresáři Image
cesta k základním číselníkům aktuálního účetního období
SpEx kódování češtiny
Sp4011 Způsob překódování češtiny do Excelu
LW
SpMA Masky
další část společných parametrů zde se zadávají masky pro účet,středisko,činnost,zakázku,doklad a
dokladovou řadu
jen pro účetnictví :
SpDE jen pro účetnictví
délky kódu účtu ,střediska,činnosti,zakázky,dokladové řady
UcPr - :
Uc1000 Lokální parametry ÚO
A data ÚO se přepínají podle lokálních par.
12
DATA Software
Účetnictví
Uc1001 Účtování do aktuálního účetního období(ÚO)
Uc1002 Účtování do dalšího účetního roku
Uc1003
Uc1004
Uc1005
Uc1006
Uc1007
Uc1008
Uc1009
Uc1011
Uc1012
Uc1013
Uc1014
Uc1015
Uc1016
Uc1017
Uc1018
Uc1019
Uc1020
Uc1021
Uc1022
Uc1023
Uc1030
Uc1031
Uc1032
Uc1033
Uc1035
Uc1036
účtování od aktuálního ÚO výš
možnost vytvářet účetní doklady do nového
roku ještě ve starém roce
Účtování na slučovací střediska
A (při existenci sluč. střed. zrychluje
zpracování)
Účtování na ostatní analytiky
N výsledovka se nepočítá za
střediska,činnosti,zakázky
Účtování na divize
A existují divize,bude se na ně účtovat,
povoluje vstup do číselníku divizí
Číselník středisek je společný pro všechny divize
N
Číselník činností je společný pro všechny divize
N
Číselník zakázek je společný pro všechny divize
N
Přepočet měny na jinou měnu podle kurzů
A potom lze některé sestavy tisknout v jiné a
měně
Kontrola zakázky na číselník zakázek
A kontroluje vyplněné zakázky na číselník
zakázek
Kontrola strany zápisu obratu
A(např. 5 účty jen na DAL kontrola)
Kontrola platnosti položek v číselnících
A kontroluje platnost zakázek, středisek,
činností a účtů v číselnících
Výmaz vyplněných polí podle ÚR
A není-li vyplněna povinná analytika
v účetním rozvrhu,ve financích vyplněné pole se
při importu účetních položek vymaže
Kontrola analytik na vazby s účty
A kontroluje účty podle číselníku vazeb účtů
na analytiky
Počet míst zleva při kontrole střediska v interním dokladu
Kontrola identifikací 1 v ÚR na číselník
Kontrola identifikací 2 v ÚR na číselník
Povolení stránkování v ID
Kontrola analytik na vazby s řadou dávek
A kontroluje dávky podle číselníku vazeb
dávek na analytiky
Roční obraty včetně měsíčních v předvaze
A v předvaze jsou roční i měsíční obraty
Kontrola analytik na analytiky podle číselníku vazeb A kontroluje analytiky podle číselníku vazeb
vazeb analytik na analytiky
Kontrola souvztažností
A při kontrole dávky probíhá také kontrola
souvztažností
Vymazat středisko při výpočtu výsledovky
A urychluje zpracování výsledovky, když se
v účetnictví nepoužívají střediska
Vymazat činnost při výpočtu výsledovky
v účetnictví nepoužívají činnosti
Vymazat zakázku při výpočtu výsledovky
v účetnictví nepoužívají zakázky
Při odúčtování vymazat rozpojené vazby
A
Při pořizování inter. dokladů použít rozš. formulář A
Vypnout konverzi, nastavení a kontrolu struktur
N při spuštění účetnictví jsou vypnuté
kontroly
Uc1037 U zakázek zapnout slučovací zakázky
A
Uc1038 U číselníků zakázat duplicitu kódů
A např. v účtovém rozvrhu je zakázáno použít
dvakrát stejný účet s analytikou
Uc1040 Zapnout podrobné sledování událostí
A zapisuje veškeré změny v dokladech a
spuštění zásadních funkcí do událostí
Uc1041 Zapnout rychlé zaúčtování
A umožňuje rychlejší zaúčtování, avšak na
úkor toho, že během zaúčtování nemůže další
účetní provádět také zaúčtování
13
DATA Software
UcLOG
Uc0001
Uc0002
Uc0003
Uc0004
Uc0005
Uc0006
Uc0007
Uc0008
Účetnictví
UcCestaArchiv
UcCestaHelp
UcCestaFin
UcCestaUcetM
UcCestaDDF
UcCestaV6
UcCestaUcetCM
UcCestaPrac
cesta na aktuální účetnictví
cesta k souborům nápovědy
cesta k finančnímu
cesta k účetnictví minulého roku
cesta k souborům ODBC
databáze účetnictví verze 6
databáze číselníků minulého období
cesta k pracovnímu adresáři
UcOB
Uc3001 Aktuální účetní měsíc zpracování
Uc3002 Aktuální plánovací období
Uc3003 Účetní období v saldokontu
(MMRRRR)
(MMRRRR)
(MMRRRR)
UcSa
Uc2001 Kontrola středisek při párování
UcKO
Uc1201 Syntetika účtu pro DPH
Uc1202 Znaménka u výsledovky
343 nepoužívá se
Výběr F5, možnost zvolit znaménko př. náklady - ,
výnosy + , zisk +
UcP1Mz
Uc6001 Délka pracovní doby
ranní směna
odpolední směna
noční směna
UcVstu
vstupní formáty
UcVazb
různé formy párování
UcVyst
výstupní formáty
UcPlVs
parametry,týkající se plánování
UcSEST
kódy všech účetních sestav
Parametry sestav
Systém Systémová údržba Parametry sestav
V okně parametry sestav uvidíte, jak byla sestava naposledy vytištěna. Je zde také možné změnit název sestavy
Seznam událostí účetnictví
Systém Systémová údržba Události
V okně seznam událostí účetnictví je zaznamenáno datum,čas a jméno uživatele, který provedl zaúčtování nebo
odúčtování dávky
Globální a lokální parametry účetnictví
Pokud je nastaven parametr Uc1000 na Ano, cesty k adresáři účetnictví a číselníků se nastavují podle lokálních
parametrů účetnictví. (Systém Změna účetního roku – PARAM). Lokální parametry mají vždy přednost
před globálními parametry. Přidáte-li parametr do lokálních parametrů , platí jen pro konkrétní rok. Tímto
způsobem můžete nastavit pro různé účetní roky různé parametry.
Lokální parametry jsou v souboru parametrů MGPARAM rozlišeny tím, že ve sloupci sklad je kód roku 03
(2003), 04 (2004).
2.4.
Přepínání mezi roky
Po spuštění aplikace účetnictví a přihlášení se objeví úvodní obrazovka s logem Magis a účetnictví. Tato
obrazovka Vás informuje o tom, ve kterém podniku (pokud jich zpracováváte víc) a kterém účetním roce se
nacházíte.
Úvodní okno obsahuje tyto údaje :
14
DATA Software
Podnik
Divize
Úč. rok
Měna
Instalace
Adresář dat
Uživatel
Účetnictví
číslo podniku
číslo dovoze
účetní rok
aktuální měna
některé sestavy ( hlavní kniha, výsledovka) lze tisknout i v jiné měně.Pokud u údaje měna je
CZK EUR, znamená to, že měna je přepnutá na EUR hodnoty účtů v sestavách se tisknou
v EUR.
název firmy
cesta k datovým souborům roku
uživatelské ID přihlášeného uživatele
Výběr roku
Účetní data jsou rozdělena do adresářů podle let. Každý účetní rok má odpovídající adresář.
1.
Systém Změna účetního roku nebo kliknutí na ikonu
2.
V okně Výběr roku je kurzor na řádku s rokem, do něhož se chcete přepnout
3.
Klikněte na příkazové tlačítko VÝBĚR
4.
V úvodní obrazovce zkontrolujte rok a adresář dat.
5.
Kliknete –li na příkazové tlačítko PARAM, uvidíte jak jsou nastaveny cesty k adresářům aktuálního a
minulého období a jaké je aktuální období v účetnictví, plánování a saldokontu
Další parametry lze přidávat vytvořením nového řádku klávesou F4 v režimu modifikace. Ve sloupci
kód para lze vybrat parametr ze seznamu možných parametrů klávesou F5.
Vygenerování nových parametrů
Po nainstalování nové verze účetnictví je dobré vygenerovat nové parametry.
1.
Systém Změna podniku
2.
Klikněte na příkazové tlačítko PARAM
3.
V okně Parametry účetnictví – podnik klikněte na příkazové tlačítko NASTAV
4.
V okně Nastavení parametrů klikněte na OK. Myší můžete zatrhnout Vymazat staré parametry
2.5.
Změna měny
Pomocí této funkce máte možnost si zvolit přepočet některých sestav (hlavní kniha, výsledovka II, analytická
evidence) na jinou měnu. Kurzy jsou čerpány z číselníku „Kurzy skutečnost“ a „Kurzy plán“. Aby tato funkce
byla funkční je potřeba zapnout parametr „Uc1009“
2.6.
Změna jazyku aplikace
Možnost si zvolit jazyk aplikace. Podmínkou je však nastavení v prostředí Magicu (Languages) cestu na
překladový slovník, kde jsou všechny české názvy z aplikace a k tomu příslušný ekvivalent v cizím jazyku.
2.7.
Změna jazyku data
Možnost si zvolit jazyk výstupu pouze pro sestavu výsledovky. Podmínkou je však nastavení v prostředí Magicu
(Languages) cestu na překladový slovník, kde jsou všechny české názvy z aplikace a k tomu příslušný ekvivalent
v cizím jazyku.
2.8.
Nastavení hospodářského roku
Hospodářský rok znamená, že účetní období nezačíná lednem a nekončí prosincem. Firma se může rozhodnout
účtovat v rámci hospodářského roku. Hospodářský rok je nutno nastavit
1.
Systém Otevření a uzavření účetního roku Nastavení hospodářského roku
15
DATA Software
Účetnictví
Zde se nastaví účetní období hospodářského roku a jemu odpovídající období kalendářního roku a
měsíce. V hlavičkách sestav se tiskne jak účetní období, tak kalendářní měsíc a rok
Příklad zadání :
Účetní
období
rok
Účetní
období
měsíc
Kalendářní
rok
Kalendářní
měsíc
2004
00
2004
04
2004
01
2004
05
2004
02
2004
06
2004
03
2004
07
2004
04
2004
08
2004
05
2004
09
2004
06
2004
10
2004
07
2004
11
2004
08
2004
12
2004
09
2005
01
2004
10
2005
02
2004
11
2005
03
2004
12
2005
04
2.9.
Kalendářní
den od
Kalendářní den
do
Nastavení výstupních zařízení
Výstupní zařízení
Systém Systémová údržba Výstupní zařízení
Ve výstupních zařízeních musí být nadefinovány tyto výstupy :
obrazovka
soubor
tiskárny (lokální, síťová)
grafický tisk
grafický náhled
Excel
Pořízení nového výstupního zařízení
Uživatel
identifikační číslo uživatele, pro kterého je výstupní zařízení nadefinováno
nevyplněný uživatel
výstupní zařízení mohou využívat všichni uživatelé
ID zařízení
popis výstupu - např. Tiskárna laser, obrazovka grafický náhled apod.
Typ zařízení
F5
výběr : obrazovka
Soubor
Tiskárna I
R tiskárna II
Graf. tisk
Náhled graf.
Excel
16
DATA Software
Účetnictví
výběr tiskárny
F5 výběr ze seznamu tiskáren ( zvýrazněná tiskárna je výchozí tiskárna ve Windows)
nevyplníte-li tiskárnu, před tiskem se objeví dialog výběru tiskárny
Soubor parametrů
cesta k aktuálnímu souboru parametrů pro konkrétní výstupní zařízení
a jeho název (adresář CTLPARAM, soubor compr01.par)
každé zařízení může mít svůj soubor parametrů
klepnete-li na příkazové tlačítko PARAMETR,objeví se na obrazovce obsah souboru
parametrů
Soubor atributů
cesta k aktuálnímu souboru atributů pro konkrétní výstupní zařízení
(adresář CTLPARAM, přípona ATR,)
Soubor převodů
cesta k aktuálnímu souboru převodů pro konkrétní výstupní zařízení
(adresář CTLPARAM,přípona ATT)
Pokud jsou databáze v DOSovské češtině,musí se zadat soubor převodů,
abyste viděli data správně česky.
př.: K převodu dat z DOSu do Windows slouží soubor LAT_WIN.ATT,
pro tiskárny, které „neumí česky“, se využívá soubor LAT_BEZ.ATT
(aplikace v LATIN) a soubor KAM_BEZ.ATT (aplikace v kódu Kamenických)
počet řádků na stránce u konkrétního výstupního zařízení
Počet řádků
Typy výstupních zařízení
Obrazovka – používá se textovému prohlížení sestav
Id zařízení: obrazovka, Typ zařízení : Obrazovka, Výstupní zařízení: nevyplňuje se,
Soubor parametrů: MAGIS\CTLPARAM\compr01.par,
Soubor atributů : MAGIS\CTLPARAM\lj4.atr (laserové a inkoustové tiskárny), epson.atr (jehličkové tiskárny)
Soubor převodů: MAGIS\CTLPARAM\lat_win.att
Délka stránky: 60
Tiskárna – používá se k tisku textových sestav na tiskárnu
Id zařízení: název (typ) tiskárny, Typ zařízení : R Tiskárna II, Výstupní zařízení: Klávesou F5 vybrete tiskárnu ze
seznamu tiskáren ve Windows
Soubor atributů : MAGIS\CTLPARAM\lj4.atr (laserové a inkoustové tiskárny), epson.atr (jehličkové tiskárny)
Soubor převodů: MAGIS\CTLPARAM\lat_win.att
Délka stránky: 60
Soubor – používá se k výstupu dat do souboru v případě, že nebudete chtít sestavu znovu vytvářet a chcete se
k ní vracet
Id zařízení: Soubor Typ zařízení : Soubor, ostatní údaje není nutno vyplňovat
Grafický náhled – používá se ke grafickému prohlížení sestav, vyplňují se jen údaje:
Id zařízení: grafický náhled Typ zařízení : Náhled graf.
Výstupní zařízení: Klávesou F5 vyberte tiskárnu ze seznamu tiskáren ve Windows
Grafický tisk – používá se k tisku grafických sestav na tiskárnu, vyplňují se jen údaje:
Id zařízení: grafický tisk Typ zařízení : Graf. tisk
Výstupní zařízení: Klávesou F5 vyberte tiskárnu ze seznamu tiskáren ve Windows. Zůstane-li tento údaj
nevyplněn, můžete si tiskárnu zvolit až před tiskem sestavy .
Excel – používá se k vytvoření souboru v Excelu
Id zařízení: Excel Typ zařízení : Excel, ostatní údaje není nutno vyplňovat
Soubor výstupních zařízení najdete ve stejném adresáři jako číselníky. Cesta : MgCestaUcetC
Sestavu Inventarizační zápis za středisko lze tisknout i ve Wordu. ,ale do seznamu výstupních zařízení se Word
nevyplňuje.
17
DATA Software
3.
Účetnictví
Účtování
3.1.
Číselníky
Číselníky jsou v rámci programu dostupné z řádku nabídek :
Číselníky
Nastavení číselníků
Pro úspěšný chod programu je nutné vyplnit tyto číselníky
• Řady dávek
• Dokladové řady
• Účtový rozvrh
• Číselník středisek
• Číselník činností
• Číselník zakázek
• Řady skupin vazeb
Ostatní číselníky :
• Řady výstupů
• Řady skupin plánu
• Vazby účtů na analytiky
• Vazby řady dávek na analytiky
• Vazby analytik na analytiky
• Identifikace účtů 1
• Identifikace účtů 2
• Daňové skupiny
• Firmy
• Cizí účty
• Převody cizích účtů
• Kurzy skutečnost
• Kurzy plán
• Automatické zápisy
• Inv. komise
Účtový rozvrh
Číselníky Účtový rozvrh
Popis jednotlivých údajů
Zkratka
Účet
Celý název
Možné hodnoty
Kód účtu
Poznámka
(1)
60 znaků
Název účtu
Typ sal.
Saldokontní účet
Ano,Ne
Identi 1
Identifikace 1
Ano,Ne
možnost zvolit vlastní rozlišení účtů
Identi 2
Identifikace 2
Ano,Ne
možnost zvolit vlastní rozlišení účtů
Typ daň
Ano,Ne
zatím se nevyužívá (účty, které mají vztah
k daním z příjmu)
Typ plán
Ano,Ne
zatím se nevyužívá, plánuje se pozdější využití
v plánování
Zůstat.
Strana zůstatku účtu
M,D
Zápis
Povinná strana zápisu M,D,nic
účtů
(2)
(3)
(4)
18
DATA Software
Druh účtu- Druh účtu podle
výkazu
Účetnictví
1.znak
R,V,A,P
(5)
2.znak
A,P,R,NN,V
Účet převod Kód účtu
Ostatní
analytiky
účtu
Číslo účtu (6)
Režim vyplňování
ostatních analytik
účtu
Středisko
L,A,P
Činnost
L,A,P
Zakázka
L,A,P
IČO
L,A,P
Zaměstnanec
L,A,P
DPH
L,A,P
Saldokonto Režim vyplňování
saldokontních údajů
(7)
(8)
Ban.
Spl.
Va.
Specifický
na divizi
číslo divize (13)
Platnost
MM/RRRR(9)
Uživatel
Kód uživatele
(10)
Změna
Účtováno
na účet
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
Datum
(11)
Ano,Ne (12)
v parametrech účetnictví se dá nastavit počet míst (5 nebo 6),před pořízením analytického účtu musí být
v účetním rozvrhu vždy pořízen příslušný syntetický účet
Ano
chcete-li účet zařadit do saldokontních účtů
Ne
nechcete-li zařadit účet do saldokontních účtů
M
D
strana, na které má účet konečný zůstatek, možnosti
M
je možno účtovat jen na stranu má dáti
D
je možno účtovat jen na stranu dal
nic
je možno účtovat na obě strany
1 znak
R
rozvahový
V výsledkový
N
vnitropodnikový
P
podrozvahový
2 znak
A
aktivní
P
pasivní
R
rozvažný
19
DATA Software
Účetnictví
N
nákladový
V výnosový
účet, na který chci převést celý zůstatek stávajícího účtu ,převod se provede až při přechodu na nový rok
L
lze zadat
N
nelze zadat
P
nutno zadat
Režim vyplnění údajů saldokonta vzhledem ke straně účtování
Ban.
Číslo bankovního účtu
strana MD
N
nelze vyplnit
A
lze vyplnit
P
nutno vyplnit
strana D
N,A,P
Spl.
Datum splatnosti
strana MD
N,A,P
strana D
N,A,P
Var.
Variabilní symbol
strana MD
N,A,P
strana D
N,A,P
pro stranu Má dáti i pro stranu Dal se zadává režim naplňování saldokontních údajů
Období, ve kterém lze na účet účtovat Zadává se období od (měsíc od)a období do(měsíc do).
identifikační číslo uživatele, který účet do účetního rozvrhu pořídil nebo ho změnil
Datum poslední změny účtu.
Ano
účet obsahuje účetní zápisy, nelze ho zrušit a nelze ho úplně změnit číslo účtu a název se nedá
opravit
Ne
účet neobsahuje účetní zápisy
Tento údaj je vidět jen při divizním zpracování. Je-li vyplněno číslo divize, kontroluje se, zda je účet
pořízený pouze v této divizi, nesmí být použit v jiné divizi. Účetní rozvrh lze vytisknout bez účtů, u
kterých je nastavena divize.
(6)
(7)
(8)
(9)
(10)
(11)
(12)
(13)
Pokud chcete hromadně změnit nastavení u více účtů najednou, klikněte na příkazové tlačítko PARAMETRY.
Zadáte rozsah účtů, u kterých chcete změnit nastavení, vyplňte měněné hodnoty a klikněte na příkazové tlačítko
OK.
Klepnete-li na příkazové tlačítko Vzor 2004, objeví se seznam všech platných účtů pro rok 2004. Z tohoto
seznamu lze vyvolat funkci automatického generování vzorových účtů do účtového rozvrhu (příkazové tlačítko
GENER). Při generování lze zvolit možnost vygenerovat pouze syntetické účty nebo syntetické účty
s analytickými účty.
Pokud použijete tlačítko Strom, zobrazí se seznam účtů ve stromové struktuře.
Při pořizování nového účtu si lze klávesou F5 v poli účet vybrat účet ze seznamu platných účtů. Automaticky se
doplní název a číslo účtu. Pokud budete pořizovat nový účet přímo, nabídne se název účtu z vzorového seznamu.
Z číselníku lze při pořizování účetního rozvrhu vybírat klávesou F5 tyto údaje :
Typ sal.,Zůstat.,Zápis.,Druh účtu,Účet pro převod,Ostatní analytiky účtu,Platnost
Řady dávek
Číselníky Řady dávek
Zkratka
D
Kód řady
Název řady
Celý název
Kód divize
Kód řady dávek
Možné hodnoty
2 místa
Poznámka
každá divize může mít svou vlastní řadu dávek
divize je nezávislý subjekt podniku
5 míst
Rozlišuje dávky podle druhu zpracování
identifikace řady
40 míst
20
DATA Software
Účetnictví
dávek
Kód vlastníka
Vl
Uc,Sk,Fi,Mj,Mz
(1)
Volné číslo
8 míst (2)
Horní mez
8 míst (3)
Formát
3 místa (4)
Cesta
k importnímu souboru
X míst
(1)
Uc
Sk
Fi
Mj
Mz
Celá cesta včetně názvu souboru
Účetnictví
Sklad
Finance
Majetek
Mzdy
Označuje moduly, ze kterých se převádí účetní položky do účetnictví. Každá z těchto řad dávek má jiný
režim přístupu.
(2)
(3)
(4)
Číslo,které bude mít následující řada dávek.
Nejvyšší číslo, které může řada dávek dosáhnout.
Definuje strukturu souboru
D01
D10
I01
I04
I11
import z financí, zásob, majetku
import z mezd
uzavření roku
počáteční stavy saldokonta
počáteční stavy
Z číselníku lze při pořizování řad dávek vybírat klávesou F5 tyto údaje :
číslo divize,vlastník,formát
ZPĚT
Klepnete-li na příkazové tlačítko Zpět,dostanete se do předchozího okna.
Účtováno na řadu:
Ano
řada obsahuje dávku, není možno ji zrušit a je ztížena
její modifikace
Ne
řada neobsahuje dávku
Dokladové řady
Číselníky Dokladové řady
Zkratka
D
Kód řady
Celý název
Kód divize
Kód dokladové řady
Příznak generování
čísla dokladu
Volné číslo Volné číslo dokladu
Horní mez
Předpis
2místa
Poznámka
každá divize může mít své dokladové řady
5 míst (1)
60 míst
Název
dokladové
řady
G
Možné hodnoty
Horní mez
generování
Typ zpracování
A,N (2)
8 míst (3)
8 míst (4)
A,N (5)
souvisí s automatickým párováním
21
DATA Software
Účetnictví
dokladu
Redukce
Výpočet stavů
redukce
týká se zvláštních dokladových řad, kterými
chcete sledovat účetní pohyby mezi jednotlivými
odděleními
MM/RRRR (6)
Platnost
(1)
Jednoznačné číslo dokladové řady.
(2)
A
N
(3)
Číslo, které bude mít následující dávka v dokladové řadě.
(4)
Nejvyšší číslo dokladu, které může tento doklad dosáhnout.
(5)
Podle vyplnění předpisu probíhá párování. U dokladových řad faktur je důležité vyplnit Ano
(Když je u těchto řad předpis Ne,nespárují se automaticky částečné úhrady apod.)
Ano
u dokladových řad, které se týkají faktur
Ne
u ostatních dokladových řad
(6)
Období, ve kterém lze účtovat na dokladovou řadu. Celý rok (00/2001-15/2001)
číslo dokladové řady se generuje samo
číslo dokladové řady je nutno zadat ručně
Z číselníku lze při pořizování dokladových řad vybírat klávesou F5 tyto údaje :
číslo divize,G,předpis,redukce,platnost
Účtováno na řadu
Ano
ztížena její a
řada obsahuje dávku, není možno ji zrušit a je
modifikace
Ne
Hospodářská střediska
Číselníky Hospodářská střediska
Zkratka
Možné hodnoty
Poznámka
Kód divize
2 místa
každá divize může mít svá hospodářská střediska
Střed
Kód střediska
5 míst
Typ
Typ střediska
Z,S (1)
D
Celý název
(souvisí s parametrem účetnictví účtovat na
slučovací střediska)
60 míst
Název
střediska
zatím se nepoužívá, bude využito k přečíslování
středisek jako nové číslo střediska
Středisko
přečís
Platnost
MM/RRRR (2)
Uživatel
(3)
Změna
(4)
(1)
Z základní
S slučovací
(2)
Období, ve kterém lze na středisko účtovat.
(3)
Identifikační číslo uživatele, který účet do účetního rozvrhu pořídil nebo ho změnil.
(4)
Datum poslední změny střediska.
22
DATA Software
Účetnictví
Z číselníku lze při pořizování středisek vybírat klávesou F5 tyto údaje :
Divizi,Typ střediska,Platnost
Účtováno na řadu
řada obsahuje dávku, není možno ji zrušit a je ztížena její
modifikace
Ne
Klepnete-li na příkazové tlačítko Slučování,v dolní polovině obrazovky se objeví
další okno.Týká se střediska, na němž byl kurzor v horní části obrazovky
(aktuálního střediska)
vyplníte-li slučovací střediska (střediska v dolní části obrazovky), bude částka, která
se účtuje na aktuální středisko, zaúčtovaná také na všechny slučovací střediska
Slučování
Zkratka
Ano
Celý název
Možné hodnoty
Úr
Úroveň slučování
X míst (1)
Sluč
Kód slučovaného
střediska
(2)
Poznámka
Doplní se podle vybraného střediska
Typ
střediska
Název sluč.
Střediska
Uživatel
Kód uživatele
(3)
Změna
Datum změny
(4)
(1)
(2)
Pořadové číslo střediska.
kód slučovacího střediska, tj. střediska, na které chci také zaúčtovat částku, která se účtuje na aktuální
středisko
Identifikační číslo uživatele, který středisko do číselníku pořídil nebo ho změnil.
(3)
(4)
Seznam činností
Číselníky Seznam činností
Činnosti se používají jako další doplňková analytika. Chcete-li v účtovém rozvrhu vyplnit u účtu činnost, musí
být tato činnost vyplněna v číselníku činností.
Zkratka
D
Čin
Celý název
Možné hodnoty
Kód divize
2 místa
Kód činnosti
3 místa
Název
činnosti
60 míst
Platnost
MM/RRRR (1)
Uživatel
Kód uživatele
Poznámka
každá divize může mít svůj číselník činností
(2)
Změna
Datum změny
(3)
(1)
Období, ve kterém lze na tuto činnost účtovat
(2)
Identifikační číslo uživatele, který činnost do číselníku pořídil nebo ji změnil.
(3)
Datum poslední změny činnosti.
Z číselníku lze při pořizování činností vybírat klávesou F5 tyto údaje :
Divizi
23
DATA Software
Účetnictví
Seznam zakázek
Číselníky Seznam zakázek
Zakázky se také používají jako další analytika. Každá divize může mít svůj číselník zakázek Vyplníte-li zakázku
u účtu v účetním rozvrhu, musí být zakázka pořízena také v číselníku zakázek.
Zkratka
Celý název
Kód divize
D
Zakázka
Kód zakázky
Možné hodnoty
2 místa (1)
Poznámka
každá divize může mít svůj číselník zakázek
12 míst
Název
zakázky
60 míst
Platnost
MM/RRRR (2)
Uživatel
Kód uživatele
(3)
Změna
Datum změny
(4)
(1)
Divize, pro kterou chci používat zakázku.
(2)
Období, ve kterém lze na tuto činnost účtovat.
(3)
Identifikační číslo uživatele, který činnost do číselníku pořídil nebo ji změnil.
(4)
Z číselníku lze při pořizování zakázek vybírat klávesou F5 tyto údaje :
divizi,platnost
V číselníku zakázek je také možné omezit rozsah záznamů platností
Pokud v parametrech je zapnutý parametr Uc1037 U zakázek zapnout slučovací zakázky je možné u zakázek
také používat slučovací střediska (stejný princip jako u středisek).
Klepnete-li na příkazové tlačítko Slučování,v dolní polovině obrazovky se objeví další
okno.Týká se zakázky, na němž byl kurzor v horní části obrazovky (aktuální zakázky).
Vyplníte-li slučovací zakázky (zakázky v dolní části obrazovky), bude částka, která
se účtuje na aktuální zakázku, zaúčtovaná také na všechny slučovací zakázky.
Zkratka
Celý název
Úroveň slučování
Úr
Kód slučované
zakázky
Sluč
Možné hodnoty
Poznámka
X míst (1)
(2)
Doplní se podle vybrané zakázky
Typ zakázky
Název sluč.
zakázky
Uživatel
Kód uživatele
(3)
Změna
Datum změny
(4)
(1)
(2)
(3)
(4)
Pořadové číslo zakázky.
kód slučovací zakázky, tj. zakázky, na které chci také zaúčtovat částku, která se účtuje na aktuální
zakázku
Identifikační číslo uživatele, který zakázku do číselníku pořídil nebo ho změnil.
Datum poslední změny zakázky.
24
DATA Software
Účetnictví
Identifikace účtů 1,2
Číselníky Identifikace účtů 1,2
Jedná se o dva číselníky. Identifikace je dvojznakový údaj, kterým lze označit účty v účetním rozvrhu. Jednomu
účtu můžete přiřadit dvě identifikace.Identifikací se mohou označit daňové a nedaňové účty, účty jednicových
nákladů apod. Označuje se skupina účtů, za kterou potřebujete vytisknout zvlášť sestavy.
Podle identifikací lze tisknout tyto sestavy : analytická evidence, hlavní kniha, hlavní kniha analytik, výsledovka,
výsledovka II výkazy
V parametrech účetnictví musí být nastaveny parametry Uc1017 a Uc1018 ( kontrola identifikací v účetním
rozvrhu) na Ano
Zkratka
Celý název
Možné hodnoty
Ide
Kód identifikace
2 místa
Název
identifikace
Název identifikace
60 míst
Poznámka
Vazby účtů na analytiky
Číselníky Vazby účtů na analytiky
V tomto číselníku lze nadefinovat, že některý účet (účty) může být zaúčtovaný pouze na analytiku danou
v číselníku. Negace znamená, že na danou analytiku zaúčtovaný být nemůže. Pokud účetní zápis nesplňuje
nadefinované vazby, doklad nelze zaúčtovat.
Zkratka
Celý název
Možné hodnoty
Poznámka
Účet OD DO
Účet OD DO
5-6 míst
Podle nastavení parametru
Typ analytiky
Typ analytiky
1 místo
S-středisko, C-činnost, Z-zakázka
D.
Divize
2 místa
Analytika
Analytika
12 míst
hodnota zvolené analytiky, lze vybrat
z číselníku
Neg.
Negace
√
invertuje výběr
Rok
Rok
4 místa
Měsíc OD DO
Měsíc OD DO
2 místa
možné hodnoty: 00-15
Vazby řady dávek na analytiky
Číselníky Vazby řady dávek na analytiky
V tomto číselníku lze nadefinovat, že řada dávek (FP,FV BV …) může být zaúčtovaná pouze na analytiku danou
v číselníku. Negace znamená, že na danou analytiku nemůže být zaúčtovaná řada dávek. Pokud účetní zápis
nesplňuje nadefinované vazby, doklad nelze zaúčtovat.
Zkratka
Celý název
Možné hodnoty
Poznámka
Řada dávek
Řada dávek
5 míst
výběr F5 z číselníku řad dávek
Typ analytiky
Typ analytiky
1 místo
S-středisko, C-činnost, Z-zakázka
D.
Divize
2 místa
Analytika
Analytika
12 míst
z číselníku
25
DATA Software
Účetnictví
Neg.
Negace
√
Rok
Rok
4 místa
Měsíc OD DO
Měsíc OD DO
2 místa
invertuje výběr
možné hodnoty: 00-15
Vazby analytik na analytiky
Číselníky Vazby analytik na analytiky
V tomto číselníku lze nadefinovat, že analytika (středisko, zakázka , činnost) může být zaúčtovaná pouze na
jinou analytiku (středisko, činnost, zakázku) danou v tomto číselníku. Negace znamená, že na danou analytiku
nemůže být zaúčtovaná definovaná analytika.. Pokud účetní zápis nesplňuje nadefinované vazby, doklad nelze
zaúčtovat.
Př. Lze zvolit, že středisko 100 musí být účtováno pouze na zakázku 243001 apod.
Zkratka
Celý název
Možné hodnoty
Poznámka
D
Divize
2 místa
Číslo divize
Analytika
Analytika
středisko,činnost,
zakázka
Analytika Od DO
Analytika Od Do
číslo
analytiky,12 míst z číselníku klávesouF5
Typ analytiky
Typ analytiky
středisko,činnost,
zakázka
Analytika
Analytika
číslo analytiky
z číselníku klávesouF5
Neg.
Negace
√
invertuje výběr
Platnost Od
Platnost Od
účetní období
možné hodnoty : 00/2004 – 15/2004
Platnost Do
Platnost Do
účetní období
možné hodnoty: 00/2004 – 15/2004
Kliknutím na příkazové tlačítko DOPLNIT VŠE, se definovaná vazba doplní automaticky do dávky. V dalším
dialogu zvolíte, jestli se má doplnit jen do některé dávky nebo jen u zvoleného čísla účtu. Rozhodnete se , zda se
má doplnit jen do prázdných hodnot, přepsat všechny hodnoty nebo vymazat všechny hodnoty. V našem případě
by to znamenalo, že ke všem účetním zápisům se střediskem 100 by se doplnila zakázka 243001.
Kurzy skutečnost
Číselníky Kurzy skutečnost
V tomto číselníku se zadávají kurzy cizí měny, na kterou chceme přepočítat hodnoty na účtech.
Zkratka
Celý název
Možné hodnoty
Poznámka
D
Divize
2 místa
Číslo divize
Měna
Měna
EUR , USD…
kód měny
celý název měny
Název měny
Účetní období
měsíc/rok
00/rok – 15/rok
Účet Od
číslo účtu lze vybrat z číselníku klávesouF5
Účet Do
Množství jednotek
1
1
hodnota kurzu pro účetní období
Kurz
26
DATA Software
Účetnictví
<, >
Směr výpočtu
< hodnota se nejprve vynásobí množstvím jednotek a potom vydělí kurzem
> hodnota se nejprve vydělí kurzem a potom vynásobí počtem jednotek
Kurzy plán
Číselníky Kurzy plán
Číselník se vyplňuje stejně jako Kurzy skutečnost. Hodnoty v tomto číselníku slouží pro přepočet plánu.
Automatické zápisy
Číselníky Automatické zápisy
Zde si můžete nadefinovat automatické vytvoření účetních zápisů na základě Vámi definovaných podmínek.
V horní části se zadává účet, případně středisko nebo zakázka podle něhož mají být vytvořeny účetní zápisy,
které se definují ve spodní části okna
Zkratka
D
Celý název
Divize
Možné hodnoty
2 místa
Poznámka
Číslo divize
Účet MD
Typ analytiky MD
středisko,
zakázka, činnost
Analytika MD
číslo analytiky
číslo lze vybrat z číselníku klávesouF5
Účet DAL
Typ analytiky DAL
středisko,
zakázka, činnost
Analytika DAL
číslo analytiky
číslo lze vybrat z číselníku klávesouF5
Výběr
M, D
Má dáti, Dal
Účet
automatické zápisy MD
Typ analytiky
Analytika
Účet
automatické zápisy DAL
Typ analytiky
Analytika
Př. podle hodnot. které jsou na účtu 321 100 na straně DAL za středisko 11, chci vygenerovat účetní zápisy, MD
111 100 a DAL 112 100.
V horní části okna vyplníte účet Dal 321 100, typ analytiky středisko, analytika 11, výběr D,
do spodní části okna vyplníte Automatika MD – účet 111 100, typ analytiky středisko, automatika D – účet 112
100, analytika středisko
Kliknete-li na příkazové tlačítko GENERUJ, otevře se dialogové okno, ve kterém si zvolíte číslo dávky, druh
dokladu a číslo účetního dokladu, pod kterým se mají automatické zápisy vygenerovat. Po kliknutí na OK se ve
zvolené vstupní dávce vytvoří účetní zápisy.
Pokud je nadefinováno více automatických účetních zápisů, můžete použít příkazové tlačítko GENERUJ VŠE,
automatické zápisy se vygenerují najednou
Inventarizační komise
Číselníky Inv. komise
27
DATA Software
Účetnictví
Zde zadané údaje se využívají při tisku inventarizace pohledávek
Zkratka
Celý název
Divize
D
Možné hodnoty
2 místa
Poznámka
Číslo divize
Rok
rok
Účet Od
Účet Do
Předseda DIK
jméno předsedy komise
Členové DIK 1-8
jména až osmi členů komise
Daňové skupiny
Číselníky Daňové skupiny
Číselník je společný s dalšími aplikacemi MAGIS(Finance,zásoby)
Zkratka
Kód daně
Celý název
Symbol daně
(1) D0
D1
D2
DZ
Poznámka
2 místa (1)
20 míst
Název daně
Procento
Možné hodnoty
Procento daně
0%
5%
22%
0%
(0%,5%,22%)
daň.skupina pro zaokrouhlení
Firmy
Číselníky Firmy
Číselník je společný s dalšími aplikacemi MAGIS. Zde je možné při instalaci nastavit jednoduchý adresář firem
a nebo rozšířený adresář firem (CRM). Tento modul má samostatnou dokumentaci.
Zkratka
Celý název
Možné hodnoty
Poznámka
ID firmy
Jednoznačná
identifikace firmy
13 míst (1)
doporučení: používejte velká písmena bez
diakritiky
IČO
10 míst
Název firmy
30 míst
Sídlo firmy
22 míst
Adresa
(2)
firmy
(1)
Jednoznačný údaj, podle kterého budete firmu vyhledávat.
(2)
Lze vyplnit ulici,PSČ,město,zástupce,telefon a fax.
Cizí účty
Pomocí tohoto číselníku lze převést hodnoty na účtech vašeho účetního rozvrhu na Vámi definované účty.
28
DATA Software
Zkratka
Celý název
Účetnictví
Možné hodnoty
Poznámka
Cizí účet
12 míst
Hyp. zak
Ano,Ne
Zde je možnost zakázat nebo povolit převod na
speciální kód do Hyperionu
Hyperion
30 míst
Speciální kód při převodu do Hyperionu
Skup.
5 míst
kód skupiny cizích účtů
Označení
30 míst
+,-
Zapnutí možnosti vynásobit hodnotu cizího účtu
-1
48 míst
popisuje obsah cizího účtu
Možné hodnoty
Poznámka
Účet
6 míst
účet v účetním rozvrhu
Název účtu
5 míst
kód skupiny cizích účtů
+,-
Typ rozúčtování na cizí účty
48 míst
kód cizího účtu
Oper.
Název
cizího účtu
Převody cizích účtů
Zkratka
Celý název
Typ
převodu
M cizí účet
-1
Op.
Zů
kód cizího účtu
D cizí účet
-1
Op
Zů
Převody cizích účtů je ještě možné omezit až na střediska (viz níže tabulka).
Střediska pro cizí účty (podokno)
Zkratka
Celý název
Možné hodnoty
Divize
Kód divize
2 míst
Středisko
od
Kód střediska od
5 míst
Středisko
do
Kód střediska do
5 míst
Poznámka
29
DATA Software
Účetnictví
Tisk číselníků
Číselníky lze vytisknout kliknutím myši na příkazové tlačítko TISK. Zvolte si typ tisku, druh výstupního zařízení
a klikněte na příkazové tlačítko OK.
3.2.
Zpracování
Účtování Práce s dávkou
Účetní položky můžete zpracovávat on-line – to znamená, že se vytvářejí při pořízení prvotních dokladů
(FV,FP,BV,PO,ZA) v dávkách založených při otevírání měsíce aplikací finance. Účetní položky je možno
průběžně účtovat, takže můžete každý den sledovat stav na účtech.
Of-line zpracování probíhá v účetnictví dávkovým zpracováním účetních položek vyexportovaných z aplikace
finance. Exporty dávek se zpravidla provádějí jednou za měsíc. I častější export je možný.
Postup při zpracování
1.
Pořízení dávky (ruční), import dávky (of-line účtování) , automatické naplnění dávky (on-line účtování)
2.
Kontrola dávky a oprava chyb
3.
Zaúčtování dávky
4.
Uzavření účetního období – po zaúčtování všech dokladů za účetní období.
Práce s dávkou
V okně seznam dávek jsou všechny dávky vytvořené v aktuálním roce. Každý druh dokladu má svoji dávku a
své číslování dávek. To znamená, že dávky FP (faktury přijaté), FV (faktury vydané), PO (pokladna), BV
(bankovní výpisy), ZA (zápočty) mají samostatnou číselnou řadu.
Dávka je zaúčtovaná, jestli je ve sloupci Zaúčt. Ano. Pokud je tam Část, je část dokladů zaúčtovaná a část ne.
Pokud je zapnutý parametr „Uc1041“ - Zapnout rychlé zaúčtování (nastavena hodnota „A“), tak je možné
zaúčtovaní pouze pro 1 uživatele (není funkční víceuživatelský přístup během zaúčtování).
Je-li ve sloupci Zav hodnota Ano, potom období, do kterého dávka spadá, je uzavřené. Chcete-li v této dávce
něco změnit, musíte nejprve otevřít období a potom odúčtovat dávku nebo doklad.
Ve sloupci Poč. dokl. je počet dokladů v dávce, ve sloupci Poč chyb počet chyb v dávce.
DOKLADY
Kliknutím na příkazové tlačítko DOKLADY, zobrazíte seznam dokladů v dávce. V horní polovině obrazovky je
seznam dokladů v dávce, ve spodní polovině obrazovky vidíte účetní obraty konkrétního dokladu.
Každý doklad lze kontrolovat, zaúčtovat a odúčtovat zvlášť, bez nutnosti tyto operace provádět s celou dávkou.
Z dokladu, který vznikl z financí, lze příkazovým tlačítkem Detail Fin vyvolat přímo finanční doklad
Např. fakturu ve financích a podívat se na platby, daně, zálohy apod. Můžete s dokladem pracovat stejně jako ve
financích.
Kliknutím na příkazové tlačítko TISK a výběrem tisku můžete každý doklad vytisknout. To má význam hlavně u
interních dokladů.
Kliknete–li na příkazové tlačítko CHYBY, zobrazí se chyby konkrétního dokladu.
Kliknete-li na příkazové tlačítko VYPOČTI, zjistíte hodnotu Vámi zvoleného účtu na konkrétním dokladu. Tato
funkce má smysl u dokladu, který obsahuje hodně účetních položek např. bankovní výpis.
TISK
30
DATA Software
Účetnictví
Kliknutím na příkazové tlačítko TISK ,lze vytisknout seznam dávek
Varianty tisku : Podle dávky
Podle řady
Podle období
tisk dávek od čísla dávky do čísla dávky
tisk dávek jedné dokladové řady
tisk dávek od data do data
Další možnosti při zpracování dávek
Rozsah nad seznamem dávek
Chcete-li vidět na obrazovce dávky jen za určité období nebo jen za některý druh dokladu (např. FV, FP),
klepněte myší na příkazové tlačítko ROZSAH. Objeví se okno Výběr , zde máte možnost zadat čísla dávek nebo
období dávek, které chcete vidět na obrazovce.
Pokud chcete vidět opět všechny dávky, myší v okně Výběr zaškrtněte políčko vypnout rozsah.
Rušení dávky
Dávku lze zrušit klávesou F3 v režimu modify. (CTRL M). Nejprve se zruší nezaúčtované doklady dávky a po
dalším stisku klávesy F3 se zruší i dávka.
Rychlý výpočet obratů účtů na obrazovce
Jestliže chcete rychle vypočítat obrat na účtu, klepněte myší na příkazové tlačítko VYPOČTI. Výpočet můžete
omezit rozsahem dávek, účtů nebo čísly dokladů. Na obrazovce se objeví hodnoty na zvolených účtech.
Kopie dávky
Pokud chcete kopírovat dávku, musíte nejprve vytvořit novou dávku. Potom klepněte myší na příkazové tlačítko
KOPÍRUJ. V dalším okně vyberete dávku, případně druhy a čísla dokladů, které chcete kopírovat. Máte možnost
zaškrtnout políčko vynulovat částky.
Lze kopírovat i dávku z minulého roku. Při výběru roku se zadá minulý rok. Číslo dávky nelze vybrat klávesou
F5, musíte ho znát.
Zaúčtování, Odúčtování
Kliknutím na příkazové tlačítko Změna zaúčt, se změní příkazové tlačítko Zaúčtování ( Odúčtování) na Zaúčt.
vše ( Odúčt. vše). Kliknutím na Zaúčt vše se zaúčtují jen ty doklady, které jsou bez chyby. Chybné doklady
zůstanou nezaúčtované.
Pokud jsou v dávce některé doklady zaúčtované a některé doklady nezaúčtované a Vy potřebujete odúčtovat
celou dávku, klikejte na příkazové tlačítko Změna zaúčt. tak dlouho, pokud se příkazové tlačítko Odúčtování
nezmění na Odúčt. vše
Zamkni
Kliknutím na příkazové tlačítko Zamkni, zamknete vybrané dávky. Zamčené dávky nelze odúčtovat. Pro
odemčení dávky použijete příkazové tlačítko Odemkni, musíte však znát heslo.
Export D
Export pro distribuované zpracování – tato funkce umožňuje vyexportovat každou dávku, současně je možnost
provést kompresi vyexportovaného souboru a soubor hned odeslat mailem. Používá se v případě, že firma má
pobočky, které si samostatně zpracovávají účetní dávky a které nejsou zpracovávány na firemní síti. Po
ukončení účetního období pošlou pobočky data do celofiremního účetnictví.
Pokud si vyberete více dávek, proběhne export za všechny vybrané dávky.
Kliknete-li na příkazové tlačítko Export D,otevře se dialogové okno Výběr exportu.
Vyplňte :
Divizi pro export
Cestu k exportu
Název souboru dávek
Název souboru položek
Provést kompresi souboru
Poslat mailem
číslo divize
nechte implicitní hodnotu (MgCestaExport)
nechte implicitní hodnotu
u vyexportovaných souborů bude provedena komprese ( zmenší se jeho
velikost)
otevře se dialog pro odesílání pošty, vyplníte adresáta a soubory se odešlou
Při exportu vzniknou dva datové soubory – hlavičky a položky. Export lze využít jen v rámci aplikace Magis.
31
DATA Software
Účetnictví
Export Dt
Kliknutím na příkazové tlačítko Změna Imp/Exp se změní Export D na ExportDt.
Je to také export dávek, ale do jednoho textového souboru. To mohou využít firmy, které chtějí exportovat dávky
do jiných účetních systémů.
Import D
Import pro distribuované zpracování – tato funkce umožňuje vyexportovanou dávku importovat do seznamu
dávek. Dávka se automaticky založí.
Kliknete-li na příkazové tlačítko Import D,otevře se dialogové okno Výběr importu.
Vyplňte :
Rozbalit před importem kompres. soubor
Název souboru dávek
Název souboru položek
Mazat položky během importu
vybrat, jestliže se provedla u exportovaných dávek komprese
maže položky z importního souboru
Emport Dt
Kliknutím na příkazové tlačítko Změna Imp/Exp se změní Import D na ImportDt.
Je to také import dávek, ale z jednoho textového souboru. To mohou využít firmy, které chtějí importovat dávky
z jiných účetních systémů.
Výběr + Kliknete-li na +, všechny dávky se označí. Dávky, které nepotřebujete mít označení, kliknutím myši na
odznačíte. K odznačení všech dávek se používá -.
Označené dávky lze zaúčtovávat, odúčtovávat nebo exportovat hromadně.
Import – off line
5.
Stiskněte klávesu F4 vytvoří se prázdný řádek
6.
Vyplňte kód divize (možno vybírat z číselníku divizí F5kurzor na vybraném řádkuEnter)
7.
Vyplňte řadu dávky (možno vybírat z číselníku řad dávek F5) Číslo dávky se vygeneruje automaticky.
8.
Myší klepněte na příkazové tlačítko IMPORT
9.
Zadejte (případně zkontrolujte) účetní období a datum výběru od do (musí být v souladu s exportním
souborem)
V poli cesta a název souboru musí být celá cesta na adresář, ve kterém se nachází soubor,jenž chceme
naimportovat (exportuc.dat). Je-li cesta k souboru špatně zadaná, nelze nastavit výběr ani dávku
zkontrolovat.
10. Chcete-li si ověřit správnost exportního souboru, klepněte myší na příkazové tlačítko OBSAH
11. Klepněte na příkazové tlačítko OK, dávka se naimportuje.
12. V seznamu dávek zjistíte, kolik dávka obsahuje dokladů a položek
13. Chcete-li vidět doklady dávky, klepněte na příkazové tlačítko DOKLADY.
14. V horní polovině obrazovky je seznam dokladů, v dolní polovině obrazovky je seznam účetních položek
dokladu, na němž je kurzor.
Pořízení dalšího dokladu do dávky
1.
Kurzor musí být na dávce, do níž chcete pořizovat další doklady. Pokud je dávka zaúčtovaná, musíte ji
klepnutím na příkazové tlačítko OTEVŘÍT otevřít.
32
DATA Software
Účetnictví
2.
Stiskněte klávesy CTRL + END, kurzor se přemístí na poslední doklad dávky.
3.
Stiskněte klávesu F4, vytvoří se prázdný řádek
4.
Doplňte dokladovou řadu
F5 ji lze vybrat z číselníku dokladových řad
Pokud není pořízena dokladová řada, číslo dokladu a účetní období, nelze pořizovat účetní položky (obraty).
5.
Doplňte číslo dokladu.
6.
Klepněte myší na příkazové tlačítko OBRATY
7.
Poř.- pořadové číslo položky se generuje samo, doplňte stranu, číslo účtu, částku a případně
další rozšiřující analytiky.
8.
Doklad nebo celou dávku zaúčtujte klepnutím na příkazové tlačítko ZAÚČTOVÁNÍ.
Ruční pořízení dávky (pořizování interních dokladů)
1. Stiskněte klávesu F4, vytvoří se prázdný řádek v seznamu dávek
2. Doplňte řadu dávek, lze ji vybrat F5 z číselníku řad dávek
3. Číslo dávky se vygeneruje samo (pokud je parametr u dokladové řady (gener) Ano). Zadejte účetní období,
do kterého pořizovaná dávka patří.
4. Další postup - viz. Pořízení dalšího dokladu do dávky od bodu 3
Pořízení dávky počátečních stavů při přechodu z jiné aplikace
1.
Stiskněte klávesu F4, vytvoří se prázdný řádek v seznamu dávek
2.
Doplňte řadu dávek POCS, lze ji vybrat F5 z číselníku řad dávek
3.
Číslo dávky se vygeneruje samo (pokud je parametr u dokladové řady (gener) Ano). Zadejte účetní období
00/rok
4.
Další postup - viz. Pořízení dalšího dokladu do dávky od bodu 3
Druh dokladu - zvolte VD, účty můžete všechny pořídit do jednoho dokladu, u každého účtu stačí vyplnit
pouze jeden řádek.
5.
Po pořízení všech účtů se do dávky musí doplnit účet 701
Systém Otevření a uzavření účetního roku Doplň do dávky poč. účet
Vyplňte:
Účet
701 – lze vybrat klávesou F5 z účetního rozvrhu
Dávka
F5 vyberte číslo Vámi pořízené dávky
Dokladová řada Od Do
Od * Do *
Číslo dokladu Od Do
Od * Do *
6.
Dávku zaúčtujte
Zjednodušené pořizování interních dokladů
Ostatní Evidence interních dokladů
1.
Vyberte si pořizování ID (interních dokladů) : za divizi
všechny
za střediska
výběr za jedno nebo více středisek
za doklad
výběr za dokladovou řadu
za vlastníka
výběr za jednoho uživatele
za platnost
R nezaúčtované ID, S zaúčtované ID,
C částečně
2.
V okně Interní úč. doklady zvolte dokladovou řadu ID, napište číslo dokladu ( pokud je v parametrech
zadaná generace ID, doplní automaticky), účetní období, závod = středisko.
33
DATA Software
Účetnictví
3.
Klepněte na příkazové tlačítko POLOŽKY, vyplňte částku MD, středisko, částku DAL, středisko,
poznámku, variabilní symbol
4.
Po pořízení všech položek dokladu svítí na konci řádku v okně Interní úč. doklady červeně R (realizace).
Takový doklad ještě není zaúčtovaný.
5.
Klepněte na příkazové tlačítko PLATNOST a zvolte typ zpracování S (schválení) a číslo dávky, do které
chcete interní doklad zaúčtovat
6.
R se změní na S a doklady se zapíší do zvolené dávky.
7.
Chcete-li v zaúčtovaném ID něco opravovat, klikněte myší na příkazové tlačítko PLATNOST a zvolte
odschválení.
8.
Chcete-li ID vytisknout, klepněte na příkazové tlačítko TISK.
9.
Pokud se některé doklady stále opakují, máte možnost využít příkazového tlačítka KOPÍRUJ a tím vytvořit
stejný doklad s jiným číslem dokladu.
Předběžná předvaha
Chcete-li předem vědět, jak budou vypadat účetní knihy po zaúčtování položek některé dávky (nebo
dávek),můžete si vytisknout tzv. předběžnou předvahu
Účtování Tisk Předběžná hlavní kniha
Účtování Tisk Předběžná hl. kniha analytik
Účtování Tisk Předběžná hl. kniha ze všech pol.
Kontrola dávky
1.
Kurzor je na dávce, kterou chcete zkontrolovat (řádek je tučně ohraničen)
2.
Klepněte na příkazové tlačítko KONTROLA, dávka se kontroluje, průběžně je vidět stav zpracování,
číslo kontrolovaného dokladu, počet zkontrolovaných položek a počet chyb
3.
Pokud byly nalezeny chyby :
•
Objeví se upozornění, v Seznamu dávek v poli Poč chyb je vidět počet chyb
•
•
Klepněte na příkazové tlačítko CHYBY, objeví se seznam chyb dávky :
Zde vidíte číslo chybné dávky, dokladovou řadu, číslo dokladu, pořadí účetní položky v dokladu, název
i kód chyby.
Chyby lze také vytisknout klepnutím na příkazové tlačítko TISK.
•
Seznam chyb:
Chybně vyplněn kód dokladu
Chybně vyplněné číslo dokladu
Neexistuje dokladová řada
Dokladová řada není platná v seznamu dokladových řad
Neexistuje řada dávek
Řada dávek není platná v číselníku dávek
Číslo dokladu je větší než maximální číslo v seznamu
dokladových řad
Účetní období je uzavřené
Účetní období je nevyplněné
Účetní rok v dokladu je různý od aktuálního roku
Strana MD je různá od strany Dal
Částka dokladu neodpovídá součtu položek
U účetních položek chybí hlavička dokladu
K hlavičce dokladu nejsou žádné položky
34
A01
B01
A02
A03
A12
A13
B02
C01
C02
P01
D01
D02
D03
D04
DATA Software
Účetnictví
Kód položky není vyplněn
Doklad nebo číslo dokladu saldokonta není vyplněno
Účetní období položky je různé od dokladu
Datum vystavení není vyplněno
Atribut zaúčtování je nutné vyplnit (Ne,Ano)
Účet není vyplněn
Účet neexistuje v účetní osnově
Účet není platný v účtové osnově
Účet není analytický
Účet je specifický pro jinou divizi
Na stranu (MD nebo Dal) nelze účtovat
Stranu je nutné vyplnit
Částku je nutné vyplnit
Kód daň. skupiny je nutné vyplnit
Kód daň. skupiny neexistuje v číselníku daň. skupin
Středisko je nutné vyplnit
Středisko neexistuje v číselníku středisek
Středisko není platné v číselníku středisek
Na slučovací středisko nelze účtovat
Činnost je nutné vyplnit
Činnost neexistuje v číselníku
Činnost není platná v číselníku činností
Kód zakázky je nutné vyplnit
Kód zakázky neexistuje v číselníku zakázek
Kód zakázky není platný v číselníku zakázek
Kód firmy je nutné vyplnit
Kód firmy neexistuje v adresáři firem
Kód pracovníka je nutné vyplnit
Bankovní spojení je nutné vyplnit
Splatnost je nutné vyplnit
Variabilní symbol je nutné vyplnit
Vystavení v položce dokladu není vyplněno
Účetní rok v položce dokladu není vyplněn
Účetní měsíc v položce dokladu není vyplněn
Atribut zaúčtování v položce dokladu není vyplněn
Účetní rok v dokladu je různý od aktuálního roku
Chybná souvztažnost, kombinace 1:N nebo 0:N
Chybí vazba
Nelze vyplnit středisko
Nelze vyplnit činnost
Nelze vyplnit zakázku
Interní fin. doklad není vyplněn
Vystavení v položce dokladu není vyplněno
Účetní rok v položce dokladu není vyplněn
Účetní měsíc v položce dokladu není vyplněn
Atribut zaúčtování v položce dokladu není vyplněn
•
•
E01
E02
D02
E03
E04
F01
F02
F03
F04
F05
G01
G02
H01
I01
I02
J01
J02
J03
J04
K01
K02
K03
L01
L02
L03
M01
M02
N01
N02
N03
N04
O01
O02
O03
O04
P01
S01
V01V09
J05
K04
L04
N05
001
002
003
004
Klepněte na příkazové tlačítko VÝBĚR, dostanete se přímo na chybný doklad dávky , stiskněte klávesy
CTRL + M, klepněte na příkazové tlačítko OBRATY a můžete chybné položky opravovat
Všechny chyby v dávce se musí opravit. V případě velkého počtu chyb lze dávku zrušit, chyby opravit
nejprve ve financích a znovu ji do účetnictví naimportovat.(viz. Zrušení dávky)
Zaúčtování dávky
1.
Kurzor je na dávce, kterou chcete zaúčtovat
2.
Klepněte na příkazové tlačítko ZAÚČTOVÁNÍ
35
DATA Software
Účetnictví
3.
Pokud chcete pokračovat ve zpracování ,klepněte myší na příkazové tlačítko OK nebo stiskněte klávesu
ENTER.
4.
Stav zaúčtování dávky v Seznamu dávek se změní na Ano a aktualizuje se datum zaúčtování
5.
Po zaúčtování se všechny účetní položky dávky objeví v účetních knihách.
Otevření dávky
Pokud dávku zaúčtujete a během měsíce do ní chcete přidávat další doklady, musíte ji otevřít.
1.
Kurzor je na dávce, kterou chcete otevřít
2.
Klepněte na příkazové tlačítko OTEVŘÍT
3.
Pokud chcete pokračovat ve zpracování ,klepněte myší na příkazové tlačítko OK nebo stiskněte klávesu
ENTER.
4.
Stav zaúčtování dávky v Seznamu dávek se změní na Cast , lze do ní přidat další doklady.
5.
Po přidání všech dokladů musíte dávku zase zkontrolovat a zaúčtovat.
Uzavření účetního období
Účtování Měsíční závěrka
Účetní období se uzavírá po měsíční účetní závěrce. Po uzavření účetního období již nelze doklady v uzavřeném
období.
V okně Účetní uzávěrky je seznam všech účetních období. Vidíte,které období je uzavřené a zkontrolované nebo
naopak.
1.
Kurzor je na účetním období,které chcete uzavřít
2.
Klepněte na příkazové tlačítko UZAVŘENÍ
3.
V dalším okně zatrhněte myší výběrové tlačítko u uzavření účetního období
4.
Chcete-li při uzavírání účetního období provést kontrolu účetních knih, zatrhněte myší výběrové tlačítko u
kontroly účetních knih
5.
Klepněte na příkazové tlačítko DALŠÍ
6.
V dalším okně (Výběr měsíce OD pro kontrolu) klepněte opět na příkazové tlačítko DALŠÍ
7.
Pokud máte zatrhnuté výběrové tlačítko u kontroly, proběhne nejdříve kontrola účetních knih
Objeví se okno Rozbor načtených hodnot, kde vidíte srovnání původních a načtených hodnot
Klepněte na příkazové tlačítko DALŠÍ.
8.
V okně Upozornění kontroly klepněte na příkazové tlačítko DALŠÍ.
9.
V okně Uzavření vybraného měsíce, v překryvném seznamu uzavřít účetní období zadejte Ano
10. Klepněte na příkazové tlačítko DALŠÍ.
11. Účetní období se uzavře,objeví se opět okno Účetní uzávěrky
12. Klepnutím na příkazové tlačítko OTEVŘI lze uzavřené období opět otevřít. V okně Uzavření vybraného
měsíce, v překryvném seznamu uzavřít účetní období zadejte Ne.
Opravy chyb
36
DATA Software
Účetnictví
Při dodatečném zjištění chyb v zaúčtované dávce jsou dvě možnosti :
1.
Chyby opravíte dodatečným účetním zápisem (interním dokladem)
2.
Dávku můžete odúčtovat, opravit chyby a znova zaúčtovat
3.
Pokud chcete do zaúčtované dávky pořídit nový doklad, klepněte na příkazové tlačítko OTEVŘÍT.
Další postup viz. Pořízení dalšího dokladu do dávky.
Odúčtování dávky
1.
Kurzor je na dávce, kterou chcete odúčtovat
2.
Klepněte na příkazové tlačítko ODÚČTOVÁNÍ
3.
Klepněte na příkazové tlačítko ANO
4.
Stav zaúčtování se v Seznamu dávek změní na Ne a datum zaúčtování je 00/00/00
Zrušení dávky
1.
Kurzor je na dávce, kterou chcete zrušit. Dávka je odúčtovaná.
2.
Stiskněte klávesu F3
3.
Po dotazu chcete-li zrušit nezaúčtované doklady dávky,klepněte na příkazové tlačítko OK.
LZE ZRUŠIT JEN NEZAÚČTOVANOU DÁVKU !!!
Hromadné funkce
Dávky lze kontrolovat, zaúčtovávat nebo odúčtovávat současně
3.
Označte dávky, které chcete zpracovávat současně, v Seznamu dávek v poli Výběr tak, že na toto pole
klepnete myší. V poli se objeví X.
4.
Všechny dávky, které mají ve výběru X, se budou zpracovávat současně.
5.
Další možností provést hromadné zaúčtování je, že v seznamu dávek si mohu provést rozsah např. na
zvolené úč. období a potom stisknout buton + a všechny dávky se automaticky označí. Buton – automaticky
všechny vybrané dávky zase naopak odznačí.
Přehledy účetních zápisů
Účetní zápisy
Účtování Účetní zápisy
Přehled účetních zápisů ze zaúčtovaných, nezaúčtovaných nebo všech účetních položek. Zobrazí se tyto údaje:
divize, dávka, druh dokladu, číslo dokladu, pořadí, zaúčtování, účetní období, účet, strana, částka, středisko,
činnost, zakázka.
Výběr zobrazených položek je možný podle dávky, dokladu nebo účtu
Nad účetními doklady lze vytvořit uživatelskou sestavu v generátoru sestav.
Hlavní kniha
Účtování Hlavní kniha
Přehled stavu jednotlivých účtů za zvolené období ve tvaru : divize, účetní období, účet, název účtu, MD, DAL
Zvolíte-li období např. 01 až 02, uvidíte stavy účtů v období 01 i v období 02.
Nad stavy účtů lze vytvořit uživatelskou sestavu v generátoru sestav.
Hlavní kniha obrazovka
Účtování Hlavní kniha obrazovka
Stav zvolených účtů se objeví na obrazovce i s koncovým stavem účtů za zvolené období.
Hlavní kniha - položky
37
DATA Software
Účetnictví
Přehled stavu jednotlivých účtů za zvolené období ve tvaru : divize, účetní období, účet, název účtu, Poč. stav,
MD, DAL, Kon. stav
Nad stavy účtů lze vyvolat přímo seznam položek, které patří do vybraného stavu.
Nad položkou lze vyvolat přímo doklad s položkami.
Nad stavy účtů a položkami lze vytvořit uživatelskou sestavu v generátoru sestav, jsou zde funkční i uživatelské
tisky.
Hlavní kniha – položky (strom)
Přehled stavu jednotlivých účtů za zvolené období ve tvaru : divize, účetní období, účet, název účtu, Poč. stav,
MD, DAL, Kon. Stav. Tato sestava má stejnou funkci jako předchozí, ale účty jsou zobrazeny ve stromové
struktuře. Při zadávání rozsahu účtů a období je také možnost zadat, zda chcete vidět pouze přírustky a nebo
roční hodnoty. Vpravo od stromu účtu jsou zobrazeny hodnoty.
Pokud kliknete na buton :“Položky“, který je přímo v seznamu účtů, vyvoláte seznam položek, která patří
k daném účtu bez ohledu na měsíc.
Pokud však kliknete na buton „Pol“ v jednotlivých řádcích stavů účtů vyvoláte přímo seznam položek, které
patří do vybraného stavu a měsíce. Seznam položek lze omezit např. pouze na stranu MD a to tak, že nejdříve
kliknete ve sloupci na název „MD“ a potom na buton „Pol.MD“ (automaticky se změní z „Pol“ na „Pol MD“).
Nad položkou lze vyvolat přímo doklad s položkami.
Nad stavy účtů a položkami lze vytvořit uživatelskou sestavu v generátoru sestav, jsou zde funkční i uživatelské
tisky.
Výsledovka
Účtování Výsledovka
Obrazovka s údaji divize, účetní období, účet, středisko, činnost, zakázka, účtováno MD, účtováno DAL,
slučováno MD, slučováno DAL.
Nad stavy účtů lze vytvořit uživatelskou sestavu v generátoru sestav.
Přehled stavu účtů
Účtování Přehled stavu účtů
Přehled stavu účtů po jednotlivých měsících, výběr lze omezit na divizi, účet nebo rok
Přehled lze vytisknout klepnutím myši na příkazové tlačítko TISK
Přepočet účetních knih
Účtování Přepočet účetních knih
Přepočítává obratovou předvahu a výsledovku (Přepočet stavů výkazů).
Pro přepočtení účetních knih se můžeme rozhodnout na základě chybného výsledku kontroly struktury. Pokud
kontrola struktury nenajde chybu, není nutné přepočítávat účetní knihy. ( Systém - Systémová údržba Kontrola struktury)
Po několikanásobném odúčtování a zaúčtování dávek je vhodné provést kontrolu struktury.. Dalším důvodem
pro přepočet může být rozdílnost hospodářského výsledku v předvaze a výsledovce.
Vyplňte období : 00/2001(rok) až 12/2001(rok), přepočet hlavní knihy = přepočet předvahy, přepočet stavů
výkazů=přepočet výsledovky.
Přepočet hodnot účtů podle nastavených kurzů na jiné měny
1.
Tato funkce je na právo M01 změna měny. V seznamu parametrů musí mít parametr Přepočet měny na
jinou měnu podle kurzů Uc1009 hodnotu A.
38
DATA Software
Účetnictví
2.
Nejprve je nutné v číselníku kurzů vyplnit kurz cizí měny
3.
Systém Změna měny
Zvolte měnu, na kterou chcete hodnoty přepočítat
4.
Účtování Tisk hlavní kniha
Účtování Tisk Výsledovka II – výkazy
5.
Při prohlížení hodnot v cizí měně je zobrazen kód cizí měny
Další možností je vytisknout analytickou evidenci hlavní knihy. Tato sestava je napojena na číselník kurzů
měn v aplikaci finance. Využívá se hlavně ke kontrole bankovních účtů a pokladny v cizí měně. V číselníku
musí být vyplněn kurz na každý den, kdy byl výpis z bankovního účtu nebo pohyb v pokladně.
3.3.
Výstupy
Účetní sestavy
V modulu účetnictví jsou vytvořeny nejvíce používané účetní sestavy.(účetní deník, analytická
evidence,předvahy,výsledovky). Dále máte možnost vytvářet si vlastní uživatelské sestavy.
Postup při vytváření a tisku sestav najdete v odstavci Tisk obecně, zde najdete u jednotlivých sestav jen
odlišnosti od standardního zpracování.
Účetní deník
Účtování Tisk Účetní deník
Seznam účetních zápisů za Vámi zadaný výběr. ( Na konci sestavy jsou součty.)
Sestava obsahuje tyto údaje :
Divizi, číslo dávky, druh dokladu, pořadí (pořadové číslo účetního zápisu v účetním dokladu),účetní období,
účet, částka MD, částka DAL,středisko, činnost, zakázka, datum vystavení, datum zaúčtování.
Dialogové okno pro tisk účetního deníku
• Zvolte si, podle čeho budete účetní položky pro sestavu vybírat.Chcete-li vybírat podle dávky,klepněte
myší na kartu Podle dávky apod.(každá karta představuje jedno dialogové okno s možností dalšího výběru)
1-Podle účtu
účet
Od
F5
účetní období
Do
výběr všech účtů :
Od :* Do :*
účet můžete vybrat z účetního rozvrhu (řádek zvoleného účtu je v rámečku,myší
klepněte na příkazové tlačítko Výběr)
F5
Od
Do
výběr všech úč.období : Od :* Do :*
2-Podle dávky
dávka
F5
Od
Do
výběr z číselníku dokladových řad
výběr všech dávek :
Od :*
Do :*
dokladová řada
F5
Od
Do
výběr všech dokl. řad :
Od :*
Do :*
číslo dokladu
F5
Od
Do
Výběr všech dokladů :
Od :*
Do :*
dokladová řada
F5
Od
Do
výběr všech dokl..řad :
Od :*
Do :*
číslo dokladu
F5
Od
Do
Výběr všech dokladů :
Od :*
Do :*
3-Podle dokladu
• Další možnosti tisku:
Zvolte, podle čeho má být seznam účetních položek tříděný.
Třídění:
1 – Podle data vystavení
39
DATA Software
Účetnictví
2 – Podle účtu
3 – Podle dávky
4 – Podle dokladu
Divize
kód divize, 2 místa
(výběr z číselníku divizí)
jen někteří uživatelé mají povoleno více divizí (je jim přiděleno právo)
F5
Zaúčtované položky
Ano
sestava se vytvoří jen ze zaúčtovaných položek
Ne
sestava se vytvoří z nezaúčtovaných položek
Vše(*) sestava se vytvoří ze všech položek
F5
Součet položek
výpočet a tisk součtů za účty, dávky,doklady podle definovaného výběru
(při zaškrtnutí výběrového tlačítka Uvést součty za změnu)
• Ostatní analytiky
Pokud potřebujete vytisknout seznam položek jen za některá střediska (zakázky, činnosti), klikněte myší na
výběrové tlačítko (prázdný čtvereček pod ostatními analytikami). Potom zadejte rozsah pro analytiky.
Od
Do
výběr všech středisek :
Od :*
středisko
F5
činnost F5
Od
Do
Výběr všech činností :
Od :*
Do :*
zakázka F5
Od
Do
Výběr všech zakázek :
Od :*
Do :*
Do :*
Analytická evidence
Účtování Tisk Analytická evidence hlavníknihy
Seznam účetních položek za Vámi definovaný výběr ve tvaru:
Doklad, číslo dokladu, pořadí, dávka, divize, účetní období, účet, částka MD, částka DAL, středisko, činnost,
zakázka, DPH, poznámka.
Dialogové okno pro tisk analytické evidence
• Možnosti výběru
Podle účtu
Podle dávky
Podle dokladu
Podle dávky + účtu
Podle účtu + řady dokladu
Divize:
Účet:
Účetní období:
Den:
00/2004(rok) až 12/2004
1 až 31 (jen při tisku naležato do Excelu)
Částka:
sestavu lze omezit rozsahem částek
• Další možnosti tisku:
Rozlišení účtu:
Ident1 F5
výběr z číselníku identifikací 1
Ident2 F5
Název
výběr podle názvu
Zaúčtované položky Ano,Ne,*
Ostatní analytiky
Třídění
1-Podle účtu
2-Podle střediska
3-Podle činnosti
40
DATA Software
Účetnictví
4-Podle zakázky
5-Podle účtu+měsíce
6-Podle finančního. dokladu
Uvést poč. stavy účtu
myší klikněte na výběrové tlačítko
Uvést součet za doklad
Uvést součet za syntetiku
Uvést součet za řadu dokladu myší klikněte na výběrové tlačítko ( lze vybrat buď součet za doklad nebo
součet za řadu dokladu, obojí není možné)
Tisk grafický naležato
tato sestava obsahuje navíc Id firmy, název firmy, poznámku
Hlavní kniha
Účtování Tisk Hlavní kniha
Sestava, kde se za zvolený rozsah účtů vytiskne počáteční stav účtů na začátku roku,počáteční stav účtů na
začátku měsíce,stav účtů na MD a D za účetní měsíc a konečný stav účtů na konci účetního období.
Dialogové okno pro tisk hlavní knihy
Možnosti výběru
Divize:
Účet:
Účetní období:
Rozlišení účtu:
00/2004(rok) až 12/2004
Ident1 F5
Ident2 F5
Název
Druh účtu
podle výkazu
rozvahový ®, výsledkový(V), vnitropodnikový (N), podrozvahový (P)
podle třídy
aktivní (A), pasivní (P), Rozvážný ®, Nákladový (N), Výnosový (V)
Typ účtu :
analytické
sestava se vytiskne za všechny účty
syntetické
sestava se vytiskne jen za syntetické účty
třídy
sestava se vytiskne za jednotlivé třídy účtů
Třídění
1-Podle účtu
2-Podle identifikace
Další možnosti tisku – myší zaškrtněte odpovídající výběrové tlačítko
Zůstatek jako rozdíl MD –DAL
konečný stav účtu se počítá vždy jako MD-D.
Zaškrtnete-li toto vývěrové tlačítko, objeví se další možnosti:
Počáteční stav měsíce
tiskne se také počáteční stav aktuálního měsíce
Tisk součtu skupin
skupina je první a první dvě čísla účtu (př. 3,31,32,33 …)
Název účtu
úplný (název na 60 znaků)
zkrácený od pozice – (př. 20 – zobrazí se prvních 20 znaků názvu účtu)
zkrácená od znaku
Nezaškrtnete-li toto tlačítko, konečný stav účtu je ve dvou částkách MD, DAL, zůstatek se objeví buď podle
nastavení účetního rozvrhu (parametr zůstatek podle účetního rozvrhu) nebo podle kladné hodnoty v jednom
sloupci, dále máte tyto možnosti:
Tisk na jeden řádek
pokud nezaškrtnete toto políčko, textová sestava se rozpadá do dvou řádků
Tisk součtu skupin
součty za první dvě čísla účtu (př. 01,02, …)
Zůstatek podle účetního rozvrhu konečný zůstatek se vytiskne podle strany, která je zadaná pro zůstatek
v účetním rozvrhu
Tisk ve zjednodušené formě :
hlavní kniha se vytiskne jako součet obratů vybraných účtů na MD,
součet na D a rozdíl MD – DAL pro všechna vybraná účetní období
Větší mezery mezi řádky v graf. tisku.: při grafickém tisku jsou mezi řádky větší mezery z důvodu lepší
čitelnosti
Hlavní knihu lze vyexportovat v textovém tvaru :
Ostatní Exporty Export účetní knihy
41
DATA Software
Účetnictví
tato funkce umožňuje vyexportovat hlavní knihu do textového souboru, současně je možnost provést kompresi
vyexportovaného souboru a soubor hned odeslat mailem.
Vyplňte :
Divizi pro export
Cestu k exportu
Název souboru exportu
Provést kompresi souboru
Poslat mailem
číslo divize
nechte implicitní hodnotu (MgCestaExport)
soubor musí mít příponu txt
u vyexportovaného souboru bude provedena komprese ( zmenší se jeho
velikost)
otevře se dialog pro odesílání pošty, vyplníte adresáta a soubory se odešlou
na zvolené zařízní se vytiskne sestava Export účetních stavů.
Při exportu vznikne textový soubor.
Hlavní kniha analytik
Účtování Tisk Hlavní kniha analytik
Je to hlavní kniha,kterou lze tisknout za střediska,činnosti a zakázky Sestava končí závěrečnou tabulkou součtů
nákladů, výnosů a jejich rozdílem.
Dialogové okno pro tisk hlavní knihy analytik
Možnosti výběru
Divize:
Účet:
Účetní období:
Rozlišení účtu:
00/2001(rok) až 15/2001
Ident1 F5
Ident2 F5
Název
!!!Pokud nechcete vybírat účetní položky podle názvu nebo identifikací, musí být v těchto polích * !!!
Typ účtu :
analytické
syntetické
třídy
Druh pohybu na středisko :
Základní
jen za základní střediska
Slučovací
jen za slučovací střediska
Základní + slučovací
za základní i slučovací střediska
Poměrová
za poměrová střediska
Základní + poměrová
za základní a poměrová střediska
Další výběr
42
DATA Software
za podnik
za analytiky
za účty
Účetnictví
předvaha za celý podnik, nebo za výběr středisek a zakázek ( každý účet je v sestavě jen
jednou)
můžete zvolit rozsah sestavy za střediska,činnosti a zakázky
záleží na zadaném pořadí :
PŘ. 1.středisko,2.činnost sestava bude členěna :
středisko1
činnost1
účet1
účet2
činnost2
účet1
účet2
činnost3
účet1
účet2
středisko2
činnost1
účet1
účet2
činnost2
účet1
účet2
činnost3
účet1
účet2
1.zakázka,2.středisko
zakázka1
středisko1
účet1
účet2
středisko2
účet1
účet2
středisko3
účet1
účet2
zakázka2
středisko1
účet1
účet2
středisko2
účet1
účet2
středisko3
účet1
účet2
sestava bude členěna takto :
1.středisko,2.činnost
účet1 středisko1
středisko2
účet2
středisko1
středisko2
F5
činnost1
činnost2
činnost1
činnost2
činnost1
činnost2
činnost1
činnost2
Další možnosti tisku : stejné jako u hlavní knihy
Hlavní kniha
Účtování Hlavní kniha - položky
Přehled hlavní knihy, který obsahuje i počáteční a konečný stav daného měsíce. Používá se pro tisk přehledu
účtu, kde se vytiskne počáteční stav účtu za měsíc, obraty za měsíc a konečný stav účtu za měsíc. V řádcích jsou
jednotlivé měsíce. Dále je možno se podívat i na účetní položky, ze kterých se skládá aktuální řádek ( příkazové
tlačítko Položky). V seznamu účetních položek se přes příkazové tlačítko Doklad dostanete i na konkrétní účetní
doklad.
Dialogové okno pro výběr hlavní knihy
Možnosti výběru
Divize:
Účet:
Účetní období: 00/2004(rok) až 12/2004
Typ účtu: analytické, syntetické, třídy
43
DATA Software
Účetnictví
Vybrat jen účty s obraty: zobrazí se jen ty měsíce, ve kterých bylo účtováno
Výsledovka
Účtování Tisk Výsledovka
Tisk stavu účtů ve tvaru :
Účet, strana, název účtu, Plán – měsíc, rok, Skutečnost – měsíc,rok, % plnění. Na konci sestavy je tabulka
nákladů, výnosů a zisku za Vámi zvolený výběr účtů.
Možnosti výběru
Divize:
Účet:
Účetní období:
Rozlišení účtu:
00/2004(rok) až 12/2004
Ident1 F5
Ident2 F5
Název
Typ účtu :
analytické
syntetické
třídy
Rozsah na plnění plánu:
sestava se vytiskne za účty, jejichž plnění plánu je v rozsahu např. od 20% do
50%
Druh pohybu na středisko :
Základní
jen za základní střediska
Slučovací
jen za slučovací střediska
Základní + slučovací
za základní i slučovací střediska
Poměrová
za poměrová střediska
Základní + poměrová
za základní a poměrová střediska
Omezení podle typu účtu
Omezení platnosti zakázek
Třídění
Všechny
Rozvahový
Výsledkový
Vnitropodnikový
Podrozvahový
Všechny
Uzavřené
Neuzavřené
1-Podle účtu
2-Podle identifikace
3-Podle druhu + účtu (druh třídy účtu – třída je nastavena v účetním rozvrhu u každého účtu)
(lze za sebou vytisknout všechny nákladové účty 5,8, a potom výsledkové účty 6,9) Navíc se
ještě tiskne zisk (rozdíl řádku řádků druhu N a řádků druhu V)
Další výběr :
Za podnik
Za analytiky
výsledovka za celý podnik nebo Vámi definovaný rozsah středisek, činností a zakázek
výsledovka za jednotlivá střediska, činnosti, zakázky. Třídění lze ovlivnit číslem před
analytikou ( Př. výsledovka podle středisek, v rámci střediska zakázky – u střediska bude 1,
u zakázky bude 2).
Požadavky na sestavu
Zůstatek podle účetního rozvrhu
Závěrečná tabulka sestavy
na konci sestavy (za podnik) a po každé vybrané analytice ( např. středisku)
je rekapitulace nákladů a výnosů a zisk jak za zvolený měsíc, tak za celý rok
Závěrečný součet
poslední řádek sestavy je součet účtů v jednotlivých sloupcích
Chcete-li při tisku změnit znaménka ve výsledovce ( výnosy – kladná hodnota, náklady – záporná hodnota),
musíte nastavit parametr Uc1202. Hodnoty se vybírají klávesou F5.
Výsledovka II – výkazy
Účtování Výsledovka II – výkazy
Možnosti výběru
Možnosti výběru a další výběr je stejný jako u výsledovky.
44
DATA Software
Účetnictví
Ve variantách 1,2 a 4 se ve sloupcích tiskne tolik měsíců, kolik je zadáno v účetním období Od Do, nejvýše však
13. Tuto sestavu tak lze využít i pro rozvahové účty. (Zvolíte období 00/rok až 12/rok – tak se vytisknou i
počáteční stavy)
Tato sestava umožňuje tisk více roků najednou. Je-li vybraných účetních období více než 13, automaticky se
další období objeví na nové stránce. (Př. Lze zvolit období od 11/2002 do 03/2004)
Všechny varianty lze tisknout i v Excelu, potom se v dialogu objeví zaškrtávací políčko Při výstupu do Excelu
použít u součtů vzorce. Po zaškrtnutí tohoto políčka se nahradí součtové řádky vzorci pro Excel
Po nastavení přepočtu měn lze tisknout Výsledovku II i v cizí měně. U částek je možný zapnout oddělovač tisíců
Varianta plánu a skutečnosti:
1. Skutečnost po měsících
ve sloupcích sestavy jsou měsíce, v řádcích hodnoty účtu (výkazu) za měsíc
2. Plán po měsících
stejná sestava jako skutečnost, v řádcích jsou hodnoty plánu
3. Plán a skutečnost
v řádcích sestavy jsou účty (výkazy) a ve sloupcích je skutečnost, plán, rozdíl
mezi plánem a skutečností, % plnění plánu za měsíc a v dalších sloupcích
jsou tytéž údaje za celý rok
4. Skutečnost po analytice ( osa x) ve sloupcích sestavy je vybraná analytika ( středisko, zakázka činnost),
v řádcích hodnoty účtu (výkazu) za vybranou analytiku
5. Plán po analytice ( osa x)
stejná sestava jako skutečnost, v řádcích jsou hodnoty plánu za vybranou
analytiku
6. Plán a skutečnost po měsících
v řádcích sestavy jsou účty (výkazy) a ve sloupcích se tiskne nahoře
kurzívou plán a dole skutečnost
7. Skutečnost po analytice ( osa y) v řádcích sestavy je vybraná analytika ( středisko, zakázka, činnost), ve
sloupcích hodnoty účtu za vybranou analytiku
8. Plán po analytice ( osa y)
v řádcích sestavy je vybraná analytika ( středisko, zakázka, činnost), ve
sloupcích hodnoty plánu za vybranou analytiku
9. Plán a skut.+skut.min. roku
v řádcích sestavy jsou účty (řádky výkazů), ve sloupcích
skutečnost, plán běžného roku a také skutečnost a plán minulého
roku za vybranou analytiku.
10. Skut. po analytice (měsíc+rok) v řádcích sestavy jsou účty (řádky výkazů), ve sloupcích je vybraná analytika
(středisko, činnost, zakázka). Tyto sloupce jsou uvedené 2x. Jednou jsou
hodnoty za měsíc a podruhé za rok.
11. Skut. po měsíci; řádek po analytice
v řádcích sestavy je kombinace účtů (řádky výkazů) + zvolených analytik
(středisko, činnost, zakázka), ve sloupcích jsou skutečné hodnoty podle
měsíců.
12. Plán po měsíci; řádek po analytice
stejná sestava jako předchozí varianta, avšak hodnoty jsou plánované.
13. Skut. a plán po měsíci; řádek po analytice
v řádcích sestavy je kombinace účtu (výkazu) + analytik (střediska, činnost,
zakázka) a ve sloupcích je skutečnost, plán, rozdíl mezi plánem a skutečností,
% plnění plánu za měsíc a v dalších sloupcích jsou tytéž údaje za celý rok
45
DATA Software
Účetnictví
Varianty 4,5,7,8,11,12,13 lze tisknout pouze za podnik.
U variant 1,2,6,11,12 je možné i zatrhnout volbu „Hodnoty k datu“. Po zvolení této varianty jsou hodnoty
v jednotlivých měsících roční (od začátku roku, včetně poč. stavu ke konci daného měsíce).
Výpočet z položek:
Pokud ještě nejsou všechny doklady zaúčtované, výsledovka se vypočte i
z nezaúčtovaných položek.
Výpočet podle výkazu:
Chcete-li mít ve výsledovce jiné pořadí účtů nebo ji tisknout jen za některé
účty, můžete si sami nadefinovat řádky sestavy se svými názvy řádků a účty.
Viz Vytvoření vlastních výkazů Potom zatrhnete myší tlačítko výpočet podle
výkazu a sestava se vytiskne ve Vámi zvoleném tvaru.
Zůstatek podle účtového rozvrhu:
Pokud zvolíte tento parametr, rozdíl stran se počítá podle nastaveného
zůstatku účtu v účetním rozvrhu (D=D-MD, M=MD-D).ovlivňujete tak
znaménka jednotlivých hodnot. Pokud tento parametr nezvolíte, rozdíl se
počítá vždy jako MD-D.
Započítat plán od:
Pokud zvolíte tento parametr, objeví se pole, kde můžete zadat měsíc od
kterého se má do plánovaných hodnot zahrnovat plán. Do předchozích
měsíců automaticky zahrne do plánovaných hodnot skutečnost. (tzv.
zpřesňování plánu).
Plán řada:
Pokud máte více variant plánu, zde můžete zadat, kterou variantu plánu
použijete do sestavy..
Buton Kontrol:
Po spuštění tohoto butonu se provede kontrola, zda jsou všechny účty
nadefinovány (které jsou v rozsahu výběru) v definici zvoleného výkazu.
Kontrola se provádí podle skutečnosti v hlavní knize.
Buton Výkaz:
Po spuštění tohoto butonu se provede automaticky přesun do definice daného
výkazu (viz výkazy).
Zaškrtněte myší políčko Výpočet podle výkazu (ano/ne)
Vyplňte :
Vlastník
Def. řádku
Řádek výkazu od do
Vynechat prázdné řádky
Tisk jen 1. řádku
Výběr klávesou F5 z oblasti výkazů
Výběr klávesou F5 kódu vytvořeného výkazu
Výběr klávesou F5 z definice řádků vybraného výkazu
Řádky výkazu, jejichž hodnota je nulová, se v sestavě nevytisknou
Slouží ke kontrole složitějších výpočtů ve výkazu (např. výpočet režie)
Tisk jen součtů (R)
Vytisknou se pouze součtové řádky
Chcete-li při tisku změnit znaménka ve výsledovce ( výnosy – kladná hodnota, náklady – záporná hodnota),
musíte nastavit parametr Uc1202. Hodnoty se vybírají klávesou F5.
46
DATA Software
Účetnictví
Výsledovka II – výkazy rozpis
Účtování Výsledovka II – výkazy rozpis
Tato sestava slouží pro kontrolu předchozí sestavy. Zobrazuje podrobněji účetní položky, ze kterých se tvoří
předchozí sestava ( číslo dokladu, pořadí, číslo dávky, středisko, činnost a zakázku u jednotlivých účetních
zápisů)
Souvztažnosti účtů
Účtování Tisk Souvztažnosti účtů
Sestava Vám umožňuje najít účty proti kterým byl zaúčtovaný konkrétní účet. Hledat můžete podle účtu, dávky,
dokladové řady, čísla dokladu, u položkové sestavy i podle účtované částky.
Rozsah pro MD a DAL
Divize:
Účet:
Účetní měsíc:
00 až 15/rok
Dávka od do
Dokl. řada od do
Čís. dokl. od do
Částka od do
Ano,Ne,*
Rozsah pro Má dáti
Účet
Po zaškrtnutí políčka ostatní analytiky :
Středisko
Činnost
Zakázka
Rozsah pro Dal
Účet
Po zaškrtnutí políčka ostatní analytiky :
Středisko
Činnost
Zakázka
Třídění můžete zvolit podle strany MD nebo podle strany DAL
Varianty :
1. Položky
2. Stavy (položky)
vytiskne se účet MD ,účet DAL ,účetní období, účtovaná částka a název účtu D
vytiskne se účet MD středisko, činnost, zakázka, účet DAL, středisko, činnost,
zakázka , účetní období, účtovaná částka, poznámka, divize, dávka, dokladová řada,
číslo dokladu, pořadí. Hledané „protiúčty“ se sčítají po analytických účtech
3. Stavy ( účty + střed.)
sestava je stejná jako varianta Položky, ale obsahuje navíc číslo střediska
4. Stavy (účty + střediska + činnosti)
sestava je stejná jako varianta Položky, ale obsahuje navíc číslo střediska a činnosti
5. Stavy (účty + střediska + činnosti + zakázky)
sestava je stejná jako varianta Položky, ale obsahuje navíc číslo střediska, činnosti a
zakázky
Aby tato sestava byla přesná, musí se dodržet při vytváření souvztažností kombinace 1:N nebo 0:2. Jestliže se při
vytváření sestavy zjistí, že byla porušena tato zásada, tvorba sestavy se automaticky předčasně ukončí.
Pro kontrolu všech souvztažností byla přidána funkce Kontrola všech souvztažností, která umí některé
souvztažnosti automaticky opravit (Systém Kontrola souvztažnosti)
V Práci s dávkou , u jednotlivých obratů dokladu je přidáno pole Souvztažnost. Toto pole lze opravovat i po
zaúčtování dávky. Položky, které patří z hlediska souvztažnosti k sobě, mají v poli Souvztažnost stejné číslo
Není-li pole Souvztažnost vyplněné, automaticky se doplní při kontrole dávky.
47
DATA Software
Účetnictví
Pokud je v parametrech účetnictví nastaven parametr Uc1023 na hodnotu Ano, probíhá při kontrole dávky i
kontrola souvztažností
Předběžná hlavní kniha
Účtování Tisk Předběžná hlavní předvaha
Sestava se používá pro předběžné zobrazení předvahy, když ještě všechny účetní položky za dané období nejsou
zaúčtované.
Možnosti výběru
Podle účtu
Podle dávky
Podle dokladu
Ano,Ne,* (vše)
Ostatní analytiky
Další výběr
stejný jako u obratové předvahy
Předběžná hlavní kniha analytik
Účtování Tisk Předběžná hl. kniha analytik
Stejná sestava jako hlavní kniha analytik, ale lze ji vytisknout i z ještě nezaúčtovaných účetních položek.
Výběr položek pro sestavu je stejný jako u předběžné obratové předvahy , další výběr je popsán u obratové
předvahy analytik.
Předběžná hlavní kniha ze všech položek
Účtování Tisk Předběžná hl. kniha všech pol.
Sestava se zpracovává se zaúčtovaných i nezaúčtovaných položek. Rozsah sestavy lze omezit střediskem. Dialog
pro zadání sestavy je jednodušší než u předchozích dvou sestav. Výběr se nemusí zadávat dvakrát. Sestava
vypadá stejně jako Hlavní kniha.
Generátor sestav
Pomocí generátoru sestav lze vytvářet vlastní uživatelské sestavy. Generátor sestav najdete v těchto funkcích :
Účtování – Účetní zápisy
Účtování –Hlavní kniha
Účtování –Výsledovka
Účtování –Účetní zápisy
Číselníky –Účtový rozvrh
Generátor sestav vyvoláte stiskem kláves CTRL+G nebo ikonou semaforu v horní liště. Návod, jak postupovat
při tvorbě vlastní sestavy naleznete ve zvláštní příručce.
Tisk
Klepnete-li na příkazové tlačítko Tisk, objeví se dialogové okno pro tisk.
PRO TISK A PROHLÍŽENÍ VŠECH SESTAV JE SPOLEČNÁ VOLBA VÝSTUPNÍHO ZAŘÍZENÍ :
• Výstupní zařízení
F5
volba výstupního zařízení
Obrazovka
1. Klepněte na příkazové tlačítko OK
2. Sestava se objeví na obrazovce
48
DATA Software
Účetnictví
Grafický náhled
2. Sestava se objeví na obrazovce v grafickém tvaru
Tisk na tiskárnu :
2. Sestava se vytiskne na tiskárně
Grafický tisk :
2. Sestava se vytiskne na tiskárně (obsahuje LOGO firmy ,rámečky...)
Excel
2. .Otevře se okno Archív souborů : Exportní soubory
3. Nabídne se název souboru, který můžete přepsat
4. V poli popis můžete popsat, o jakou sestavu jde
5. Klepněte na příkazové tlačítko Výběr
6. Otevře se Excel a zobrazí se list s názvem sestavy.
Tisk do souboru :
2.Otevře se okno Archív výstupů :Sestavy
3. Nabídne se název souboru, který můžete přepsat
4. V poli popis můžete popsat, o jakou sestavu jde
4. Klepněte na příkazové tlačítko Výběr
5. Sestava se objeví v okně textového editoru
Archiv
Chcete-li stejnou sestavu vidět nebo vytisknout ještě jednou, nemusíte ji znova vytvářet.
1. Klepněte na příkazové tlačítko Archiv v dialogovém okně pro tisk
49
DATA Software
Účetnictví
2. Myší nebo šipkami si vybereme sestavu, do které se chcete podívat
3. Klepněte na příkazové tlačítko Otevři
4.Prohlížení a tisk souboru
Tisk na obrazovku :
2. Sestava se objeví v okně textového editoru
3. Prohlížení a tisk souboru
Sestava se nikde neuchovává. Chcete-li si ji znova prohlédnout, je nutné opět klepnout na příkazové tlačítko OK
4. Výkaznictví
Tato oblast modulu umožňuje definovat, zobrazit a tisknout nejrůznější výkazy a přehledy. Výkazy jsou řešeny
obecně s možností jejich úpravy uživatelem.
Základní výkazy (tj. Výkaz zisků a ztrát a rozvaha v plném i zkráceném rozsahu) jsou již nadefinovány.
4.1.
Kontrola, oprava a definování účetních výkazů
1.
Výkazy Nastavení výkazů
2.
Objeví se okno Oblast výkazů
Zvolte oblast Uc (Účetnictví)
Řádek ,který chcete vybrat, je tučně ohraničen. Stiskněte klávesu ENTER nebo klepněte myší na příkazové
tlačítko VÝBĚR.
Objeví se okno Seznam výkazů
Definice každého výkazu se skládá z definice:
řádků pro každý řádek výkazů se určí, který účet nebo jiný řádek má řádek výkazu obsahovat
sloupce definuje počet a obsah sloupců výkazu
hlavní určuje období (nebo divizi), za které potřebujete výkaz vypočítat
Definici řádku nebo sloupce jednoho výkazu lze použít i v jiných výkazech.
Výkaz zisků a ztrát má kód dotazu VZZ.
Rozvaha má kód dotazu ROZ.
Kontrola, oprava a tisk rozvahy
Kurzor přesuňte na řádek s výkazem,který chcete kontrolovat. V našem případě ROZ.
Řádek týkající se rozvahy v okně Seznam výkazů má tyto hodnoty :
Vl
Uc
3.
Poř
Kód
výkazu
Def. hlavní
Def.
řádek
Def.
sloup.
Název výk.
ROZ00
OB99
ROZ1
PRED1
Rozvaha
Klepněte na příkazové tlačítko ŘÁDKY nebo stiskněte klávesy ALT + R
50
DATA Software
Účetnictví
Zde můžete zkontrolovat jednotlivé řádky výkazu.
Řádek dotazu(podřádek) :
číslo řádku oficiálního výkazu
Typ dotazu :
řádek/sloupec
do řádku (sloupce)výkazu se přičítají předchozí nebo následující
řádky
(od řádku (sloupce) do řádku(sloupce))
účet
do řádku výkazu se přičítá účet
O.(typ operace)
+
řádek se přičítá
řádek se odečítá
N
řádek se používá k nastavení funkcí
4.
5.
Klepněte na příkazové tlačítko SLOUPCE nebo stiskněte klávesy ALT +S
Pro rozvahu stačí nadefinovat jeden sloupec. Hodnoty tohoto sloupce :
Řádek dotazu :
001
001 (podřádek)
Typ dotazu :
P.typ připojení
Dotaz od :
HLu
ze které účetní sestavy se vybírají hodnoty pro výkaz (Hlavní kniha)
O.:
+
Klepněte na příkazové tlačítko HLAVNÍ nebo stiskněte klávesy ALT +H
V této obrazovce musí být nadefinován jeden řádek pro každé období, za které chci výkaz zpracovávat.
Příklad hlavní definice pro rozvahu na celý rok 2004
Řádek dotazu
00 1
01 1
02 1
…
…
12 1
6.
Typ dotazu
O účetní období
O účetní období
O účetní období
Dotaz od
00/2004
01/2004
02/2004
Dotaz do
00/2004
01/2004
02/2004
O
+
+
+
Název
Poč. stav 2004
Leden 2004
Únor 2004
O účetní období
12/2004
12/2004
+
Prosinec 2004
Klepněte na příkazové tlačítko OSTATNÍ nebo stiskněte klávesy ALT +O
Objeví se okno Ostatní parametry výkazu Zde mají být vyplněny pouze tyto údaje :
Operace sloupce 3 +12
v nastavení hodnoty dotazu má být vyplněno :
Dotaz na řádky : PoUcR1
Nastavení automatiky tisku v tisících: zde máte možnost zapnout automatický tisk v jednotkách a nebo
v tisících (není závislý na nastavení v listech) a při tisku se objeví dialog pro tisk v jednotkách a nebo
tisících.
7.
Pokud chcete použít funkci pro automatické zaokrouhlování výkazů na tisíce, klikněte na příkazové tlačítko
ZOKROUHLENÍ.
Objeví se okno „Parametry pro zokrouhlení“, zde mají být vyplněny tyto údaje:
Řádek výkazu pro kontrolu zaokrouhlení: zde se uvádí řádek, na který má kontrolovat rozdíl, který vznikne
automaticky ze zaokrouhlení, pro Výkaz zisků a ztrát zde uveďte číslo řádku 60 (Výsledek hospodaření)
pro Rozvahu řádek 84 (Výsledek hospodaření). V tomto poli je funkční výběr z řádku definic.
Sloupec výkazu pro kontrolu zaokrouhlení: zde pro výkaz VZZ uveďte číslo 1 a pro ROZ číslo 3
Zapnout on-line dotaz: zde doporučujeme zapnout tuto funkci. Pří výpočtu výkazu se automaticky zeptá,
kde má umístit vzniklý rozdíl. Objeví se nové okno, kde zadáte číslo řádku, kam se má promítnout vzniklý
rozdíl (např. u VZZ řádek „1 Tržby“ a u ROZ řádek „49 Pohledávky“) a jakou operaci má použít
s rozdílem (+ nebo ,-).
Další pole v tomto okně při zapnutém on-line dotazy nejsou přístupné. Po výpočtu se však v těchto polí
objeví vzniklý rozdíl.
Pokud však je vypnutá funkce „Zapnout online dotaz“ máte možnost si ručně v 1. variantě nastavit, kde
má umístit vzniklý rozdíl. Pokud je rozdíl větší než 1, budou přístupné i 2. a 3. varianta při zapnutém
online dotazu, kde je možné vzniklý rozdíl rozmělnit mezi více řádky.
51
DATA Software
8.
Účetnictví
Klepněte na příkazové tlačítko ZPRACUJ nebo stiskněte klávesy ALT +Z
Objeví se okno Zpracování výkazu :
Neobsahuje-li toto okno žádné řádky ( to je při prvním zpracování výkazu), klepněte na příkazové tlačítko
NASTAV. Řádky se vygenerují podle hlavní definice.
Kurzor musí být na řádku s obdobím, za které chcete výkaz zpracovat.
Před zpracováním každého měsíce je nutné zkontrolovat, jestli nebyly do účtového rozvrhu zadány účty,
které výkaz neobsahuje.
To se zkontroluje klepnutím na příkazové tlačítko KONTROL nebo stiskněte klávesy ALT +K
Nastavené hodnoty v těchto oknech neměňte !
Objeví se okno Kontrola výkazu :
Objeví se okno Nastavení kontroly řádků :
9.
Klepněte na příkazové tlačítko OK
Klepněte na příkazové tlačítko ZPĚT
Po kontrole se objeví okno Seznam výskytů účtů v dotazu :
v poli Upozornění text začíná slovem : upozornění
to není chyba
chyba
v poli výskyty uvidíte počet výskytu účtu v definici
řádku ,
v poli Úč hodnota Ano znamená , že na účet je a
účtováno, Ne není účtováno
Pokud má být účet uveden ve výkazu a v poli Upozornění u tohoto účtu je chyba :účet není uveden
v dotazu,musí se přidat do definice řádku.
Klepněte na příkazové tlačítko ZPRACUJ nebo stiskněte klávesy ALT +Z → vypočítají se hodnoty výkazu
Objeví se okno Probíhá zpracování výkazů. Po ukončení zpracování se klepnutím na příkazové tlačítko
ZPĚT dostanete opět do okna Zpracování výkazů.
Klepnete-li na příkazové tlačítko ZPRACUJR, vypočítají se hodnoty výkazů po jednotlivých analytických
účtech.
Klepnete-li na příkazové tlačítko ZPRACUJT, vypočítají se hodnoty výkazů s automatickým zaokrouhlením
na tisíce (viz výše nastavení ZAOKROUHLENÍ). Při výpočtu se objeví okno (zapnutá funkce „Online
dotaz“ v Zaokrouhlení), kde zadáte do 1 .varianty číslo řádku pro vzniklý rozdíl a operaci (+,-). Po skončení
výpočtu se objeví dialogové okno, která Vás bude informovat, zda zaokrouhlení bylo úspěšné (musí být
nula). Pokud není nula, klikněte znovu na tlačítko „ZpracujT“ a opakujte znovu celý proces s tím rozdílem,
že např. změníte znaménko operace. Pokud bude rozdíl větší hodnoty než 1, máte možnost při opakování
výpočtu rozmělnit částky do více řádků. Částku rozdílu ručně rozhodíte do více řádků (1,2 a 3. varianta).
10. Klepněte na příkazové tlačítko HODNOTY nebo stiskněte klávesy ALT +H → v dalším okně vidíte
vypočtené hodnoty výkazu
Klepnete-li na příkazové tlačítko HODNOTYR ( objeví se jedině tehdy, když jste předtím vypočítali
hodnoty tlačítkem ZpracujR),uvidíte v v řádcích výkazu hodnoty analytických účtů. Tento pohled se
využívá při hledání chyb ve výkazech..
11. Klepněte na příkazové tlačítko LISTY nebo stiskněte klávesy ALT +L
Objeví se okno Listy výkazu :
Kód listu
=x
znamená x-tou stranu tiskové sestavy
U předvahy musí být listy vyplněné tímto způsobem :
Typ
Vámi zvolený název listu
Blok název hlavní definice rozvahy
Sloupec
název definice sloupce
Řádek
název definice řádku
Výstup
počet sloupců a řádků na listu
Od Do
Od – první číslo řádku (sloupce) na stránce Do - poslední číslo řádku (sloupce) na straně
Kód
listu
1
Typ
Blok
ROZ01
OB99
Od Do Sloupec
Od
Do
Řádek
Od
Do
PRED1
001
001
ROZ1
1
27
52
Výstup
Sl Řád
1 1
DATA Software
2
3
4
ROZ02
ROZ03
ROZ04
Účetnictví
OB99
OB99
OB99
PRED1
PRED1
PRED1
001
001
001
001
001
001
ROZ1
ROZ1
ROZ1
28
61
91
60
90
110
1
1
1
1
1
1
V dolní části obrazovky si můžete zvolit, jak bude výstup vypadat. Maska hodnot by měla být N10.2, klepnutím
myší na výběrové pole si zvolíte, jestli chcete tisknout hodnoty v tisících apod. Pokud chcete tisknout výkaz
v tisících, nesmíte zapomenout ještě změnit masku (např. N10Z)
Dále si můžete zvolit, že výkaz nebude obsahovat kontrolní součty nebo že se řádky, které mají hodnotu nula,
vůbec nevytisknou.
12. Chcete-li výkaz vytisknout, klepněte na příkazové tlačítko TISK. nebo stiskněte klávesy ALT +T,zvolte
výstupní zařízení a klepněte na příkazové tlačítko OK:
V okně dialogu tisku máte možnost vyplnit variantu tisku hodnot v tisících. Při volbě této možnost nebere
ohled na nastavení v listech výkazů. Možnost této volby je podmíněna zapnutím v příkazovém tlačítku
„OSTATNÍ“ (viz výše).
V okně Nastavení výkazů lze vyplnit údaje, které je potřeba tisknout v hlavičce výkazu. Po vyplnění údajů
klepněte na příkazové tlačítko OK.
13. Pokud chcete vytisknout jednotlivé řádky výkazu i s hodnotami účtů, ze kterých se výsledné číslo skládá,
klikněte myší na příkazové tlačítko ZPRACUJ R. Po výpočtu klikněte na příkazové tlačítko HODNOTY R,
uvidíte kromě výsledných hodnot za celý řádek i hodnoty a čísla účtů, ze kterých se skládá výsledná
hodnota. Pro vytištění výkazu použijte příkazové tlačítko TISK R.
Při tisku do Excelu máte možnost zatrhnout Při výstupu do Excelu použít u součtů vzorce , potom jsou
všechny součty nahrazeny vzorci.
Kontrola,oprava a tisk výkazu zisku a ztrát
Postup při kontrole a zpracování výsledovky je stejný jako u rozvahy.
Definice řádku obsahuje v typu dotazu jen účty a řádky.
Definice sloupce je pro výsledovku stejná jako pro rozvahu (PRED1).
Hlavní definice je také stejná jako u rozvahy (OB99).Obsahuje 13 řádků, 0 až 12 období.
Po klepnutí na příkazové tlačítko OSTATNÍ musí být v okně Ostatní parametry výkazu v nastavení hodnoty
dotazu v údaji Dotaz na řádky vyplněno PoUcV1.
Postup práce při zpracování výkazu, kontrole a tisku je stejný jako u rozvahy.
4.2.
Vytvoření vlastních výkazů
Tyto funkce jsou určeny pokročilejším uživatelům.
Při vytváření vlastního výkazu musíte vytvořit:
definici řádku nového výkazu
definici sloupce nového výkazu
hlavní definici nového výkazu
definici tisku nového výkazu (příkazové tlačítko LISTY)
Princip zadávání dotazu je pro všechny tři definice stejný, ale každý nový výkaz musí mít definici řádku, sloupce
i hlavní definici. Přitom lze využít již vytvořených definic.
Při výpočtu výkazu se zpracovává nejprve definice řádku, potom sloupce a nakonec hlavní definice.
Vytvoření nového výkazu
1.
2.
Vyberte si oblast výkazů (účetnictví,výkaznictví) objeví se okno Seznam výkazů
3.
Stiskněte klávesu F4 vytvoří se nový řádek
4.
V poli Poř. Zadejte zkratku výkazu, podle které jsou výkazy v seznamu tříděny
v poli Kód výkazu si zvolte kód výkazu
53
DATA Software
Účetnictví
do pole Definice hlavní (řádek, sloupec) buď zadáte kód již dříve vytvořené hlavní definice
(řádku,sloupce) nebo klepnete na příkazové tlačítko HLAVNÍ, zadáte kód a název dotazu a klepnete myší
na příkazové tlačítko ZPĚT
5.
Dále pokračujte vyplňováním řádků jednotlivých definic
viz. Vytvoření nového řádku definice od bodu 6
Vytvoření nového řádku definice
6.
7.
8.
Klepněte na příkazové tlačítko ŘÁDKY (nebo SLOUPCE nebo HLAVNÍ) výkazu
Objeví se okno Definice dotazu
4.
Stiskněte klávesy CTRL + M
5.
6.
V poli Řádek dotazu zadejte číslo řádku, stiskněte tabulátor a zadejte číslo podřádku (např. 001 TAB 001)
Doporučujeme čísla řádku zadávat ve tvaru 001,002 apod. kvůli třídění.
V poli Typ dotazu vyberte F5 z číselníku druhů dotazů typ dotazu
Typy dotazů
A
dokladová řada
C
činnost
D
divize
F
funkce
I
interval platnosti
K kategorie
O
účetní období
P
typ připojení
R
řádek/sloupec dotaz
S středisko
T
strana pohybu
U
účet
V kód výkazu
Z zakázka
Pokud se do typu operace zadá jedna z operací (A,C,D,K,O,S,T,Z), provádí se výpočet za zvolenou ( dokladovou
řadu, činnost., divizi, kategorii, období, středisko, stranu pohybu, zakázku).
I
Interval platnosti omezuje podmínky výběru definované v podřízené definici(intervalem platnosti v
definici sloupce lze zadat výpočet jen některých definovaných řádků v daném sloupci)
Př.
V definici sloupce máme nadefinováno 6 sloupců, v definici řádku 300 řádků výkazu.Chceme , aby se
ve sloupci 5 vypočetly jen řádky 200 a 300.
Řádek
dotazu
Typ dotazu
Dotaz
OD
005
001
P Typ
připojení
Vyu
005
002
S Středisko
5
005
003
I Interval
platn.
200
Středisko
od
Dotaz Středisko
DO
do
O.
N
5
S Název
. řádku
Středisko
5
Ozn.
Uz. Tisk
N
A
N
N
A
+
N
A
005
I Interval
300
+
N A
004
platn.
F
Funkce
Funkce se zadává vždy před řádkem, na kterém ji chci využívat, a po posledním řádku využívajícím tuto funkci
je nutné ji vypnout. Vybíráte si ji klávesou F5 v poli Dotaz od .
Můžete použít tyto funkce :
Ra001 rozpis výběru na syntetiky (ve výkazu se vytvoří tolik řádků, kolik je syntetických účtů)
Př. Na řádku výkazu chci mít součty za syntetické účty začínající na číslici 5
54
DATA Software
Účetnictví
Řádek
dotazu
Typ
dotazu
Dotaz
OD
Středisko
od
Dotaz
DO
Středisko O. S.
do
001
001
F Funkce
Ra001
N
001
002
U Účet
5*
+
001
003
F Funkce
Název
řádku
Ozn.
5 třída
1
N
Uz. Tisk
N
A
N
A
N
A
Ra002rozpis výběru na účty ( použitím této funkce vytvoříte ve výkazu tolik řádků, kolik je
analytických účtů za vybranou oblast, analytický účet je možný omezit i přímo zadáním střediska do
sloupců Středisko od nebo Středisko do, středisko se nemusí omezovat pomocí funkce.
Ku001
kumulace kladné hodnoty
Ku002
kumulace záporné hodnoty
Vy004
ve druhém sloupci se ve výkazech objeví hodnota za měsíc zpracování,
(v prvním sloupci je hodnota od začátku roku po aktuální měsíc zpracování),
tato funkce se používá v definici sloupce
Funkce Ku001 a Ku002 se využívají u účtů, jenž mohou mít zůstatek na konci měsíce buď na straně MD nebo
DAL(např. účet 336,343 apod.) Jestliže má účet zůstatek na MD, v aktivech se zapíná funkce Ku001 a
v pasívech Ku002 u tohoto účtu.
Př. využití této funkce v rozvaze, účty 396 102 až 396 104 mají zůstatek na MD, účty 396 201 až 396 204 mají
zůstatek na DAL
Řádek
dotazu
Typ
dotazu
Dotaz OD Středis Dotaz DO
ko od
Středisko O.
do
043
010
F Funkce
Ku001
N
043
011
U Účet
396 102
+
043
012
U Účet
396 103
043
013
U Účet
043
014
S.
Název
řádku
Ozn.
Uz. Tisk
N
A
1
N
A
+
1
N
A
396 104
+
1
N
A
F Funkce
Ku002
N
N
A
043
015
U Účet
396 201
+
1
N
A
043
016
U Účet
396 203
+
1
N
A
043
017
U Účet
396 204
+
1
N
A
043
018
F Funkce
N
A
N
Funkce Vy001,Vy002,Vy003 se používají k tvorbě výkazu Casch Flow.
Vy001 výběr minulého výběru ( období 00 až OD –1)
Vy002 výběr hlavního výběru ( období 00 až DO)
Vy003 rozdíl hlavního a minulého výběru
T
Strana pohybu do řádku definice se přičítá jen zvolená strana účtu
P
Typ připojení tento typ operace má význam hlavně pro sloupce, ale lze ho použít i v řádku, zde
zadáváte, ze které účetní sestavy chcete vycházet při tvorbě výkazu
55
DATA Software
HLs
HLu
POu
REs
REu
REv
VV1
VV2
VV3
VV4
VV5
VYs
VYu
VYv
Účetnictví
Předvaha saldokonto
Předvaha účetnictví
účetní položky
Výsledovka redukce slučování
Výsledovka redukce účtování
Výsledovka redukce vše
Výkazy sloupec 1
Výkazy sloupec 2
Výkazy sloupec 3
Výkazy sloupec 4
Výkazy sloupec 5
Výsledovka slučování
Výsledovka účtování
Výsledovka účtování a slučování
V odvolání na řádek jiného výkazu do řádku výkazu lze načíst řádek jiného výkazu
56
DATA Software
Účetnictví
V polích Dotaz Od a Dotaz Do klávesou F5 vybíráte podle typu dotazu jeho rozsah
V poli O. klávesou F5 vybíráte operaci, která se má provést :
Operace :
+
součet přičítá vypočtenou hodnotu do řádku výkazu
rozdíl odečítá vypočtenou hodnotu ze řádku výkazu
S součin násobí interní sloupce
D
podíl dělí interní sloupce
N
nastav zahajuje a ukončuje použití funkce
M
nastav vyšší
pokud v řádku nižší definice (definice řádku) nastavíte jiný rozsah
zpracování než ve vyšší definici (definici sloupce), pak M vrací původní nastavení
Př. Chcete přepsat do výkazu tento složitější výpočet. V definici sloupce je nadefinováno 6 sloupců.Každý
sloupec představuje jedno středisko.V řádku 110 chcete mít hodnotu tohoto výpočtu :
účet 521 1*(za středisko definované ve sloupci)/521 198 (za středisko definované ve sloupci)+ 521 1*( za
všechna střediska)-521108 (za všechna střediska)*512 181 + 518 48 ( obojí za všechna střediska)
Řádek
dotazu
Typ
dotazu
Dotaz
OD
Středisko Dotaz
od
DO
Středisko O. S. Název
do
řádku
110
001
U Účet
521*
+
1
N
A
110
002
U Účet
521 198
+
2
N
A
110
003
S
Středisko
*
+
2
N
A
110
004
U Účet
521 108
-
2
N
A
110
005
U Účet
521 1*
+
2
N
A
D
2
N
A
110
006
Ozn. Uz. Tisk
110
007
U Účet
512 181
+
1
N
A
110
008
U Účet
518 481
+
1
N
A
110
009
F Funkce
568 81
+
1
N
A
S
1
110
010
110
011
S
Středisko
M
Na podřádku 003 jsme změnili definici sloupce ( místo jednoho střediska se výpočet provádí za všechna
střediska). Na podřádku číslo 011 se opět vracíme k původní definici sloupců.
S.
číslo interního sloupce
interní sloupce se používají při složitějších výpočtech viz. předchozí příklad
(v jednom interním sloupci je dělenec a ve druhém dělitel)
V poli Název řádku uvedete název řádku (sloupce )výkazu
Jestliže do pole Ozn.napíšeme Z, název řádku (sloupce) výkazu se vytiskne tučně.
Pole Uz.
A
N
řádek se nepoužívá ve výpočtu
řádek se používá ve výpočtu
57
DATA Software
Pole Tisk
A
N
Účetnictví
řádek se tiskne ve výkazu
řádek se netiskne ve výkazu
Možnosti při vytváření definic
Export definice
Chcete-li použít definici řádku, sloupce ,hlavní definici (obecně definici dotazu) v jiném výkazu, můžete řádky
definic jednotlivých dotazů postupně vyexportovat z jednoho výkazu a potom je importovat do vlastního výkazu.
1.
2.
3.
Klepněte na příkazové tlačítko ŘÁDKY (nebo SLOUPCE nebo HLAVNÍ) výkazu, který chcete exportovat.
4.
Klepněte na příkazové tlačítko OPERACE nebo stiskněte klávesy ALT +O
5.
Objeví se okno Zápis
Klepněte na kartu Exportovat
zadejte :
kód dotazu, který chcete exportovat
např. ROZ1
řádek dotazu, který chcete exportovat např. od 001 do 110 (celá rozvaha)
lze vybrat klávesou F5
cestu a název souboru
např. ROZEXP
Import definice
1.
2.
3.
Klávesou F4 vytvořte řádek s novým výkazem, zadejte jeho název.
4.
Klepněte na příkazové tlačítko ŘÁDKY (nebo SLOUPCE nebo HLAVNÍ) výkazu, který chcete importovat.
5.
Klepněte na příkazové tlačítko OPERACE nebo stiskněte klávesy ALT +O
6.
Objeví se okno Zápis , vyplňte kód dotazu a jeho popis, klepněte na příkazové tlačítko ZPĚT.
Klepněte na kartu Importovat
zadejte :
cestu a název souboru
vyexportované řádky se objeví ve vašem výkazu
Kopírování řádků
Kopírování řádků funguje v rámci definice.Pokud chcete opakovat stejné operace na dalším řádku, nemusíte je
znovu pořizovat, ale stačí je zkopírovat do nového řádku.
Př. Chci kopírovat řádek 1 do řádku 3
Postupujte podle bodů 1 až 5 jako u importu definice
7.
8.
Kurzor je na řádku 1
9.
Klepněte na příkazové tlačítko OPERACE nebo stiskněte klávesy ALT +O.
10. Objeví se okno Operace s řádky
Klepněte myší na kartu Kopírovat
Kód dotazu se vyplní automaticky.
Řádek dotazu se vyplní taky automaticky od 1 do 1.
11. Klepněte na příkazové tlačítko OK, objeví se okno Zadej nový kód řádku dotazu.
Údaj vyplníte takto : přepiš řádek 1 na řádek 3 (druhý údaj přepište na 3)
12. Klepněte na příkazové tlačítko OK.
Řádek 3 nesmí být vytvořen předem, vytvoří se sám při kopírování.
58
DATA Software
Účetnictví
13. Klepněte na příkazové tlačítko ZPĚT
Přepisování řádků
Tuto funkci lze použít, jestliže chcete změnit číslo již vytvořeného řádku.
Př. Chci přepsat řádek 1 na řádek 3
6.
7.
8.
9.
Objeví se okno Operace s řádky
Klepněte myší na kartu Přepsat
Údaj vyplníte takto : přepiš řádek 1 na řádek 3 (druhý údaj přepište na 3)
Řádek 3 nesmí být vytvořen předem.
Rušení řádků :
Př. Chci zrušit řádek 1
6.
7.
8.
9.
Objeví se okno Operace s řádky
Klepněte myší na kartu Zrušit
Údaj vyplníte takto : přepiš řádek 1 na řádek 1
5. Saldokonto
5.1.
Číselníky
Aby saldokonto správně fungovalo, musíte vyplnit číselník vazeb, v číselníku dokladové řady vyplnit u řad
týkajících se faktur předpis(Ano) a doplnit účetní rozvrh o některé údaje.
Nastavení skupin vazeb
Číselníky Řady skupin vazeb
Tento číselník definuje způsoby párování. Doporučujeme nastavit tyto způsoby párování :
59
DATA Software
Účetnictví
párování podle financí
ruční párování
párování podle variabilního symbolu
Zkratka
Celý název
Kód divize
D
Kód řady
Kód řady
Možné hodnoty
2 místa (1)
Poznámka
každá divize může mít svůj číselník zakázek
5 míst
60 míst (2)
Název řady
vazeb
Volné číslo
Horní mez
Dolní mez
Formát
(3)
Platnost
MM/RRRR
(1)
číslo divize, pro kterou nastavujete párování
(2)
název řady vazeb např. párování podle financí, párování podle variabilního symbolu
(3)
lze vybrat F5
párování podle financí
párování podle var. symbolu
ruční párování
FI5, FI6, FI8 – nejnovější párování (doporučujeme)
VAR,VAP
bez formátu
FI5 –Tento typ párování se nastaví v případě, že se položka bankovního výpisu nebo pokladny rozúčtovává na
více účetních položek podle faktur
FI6 - Tento typ párování se nastaví v případě, že se položka bankovního výpisu nebo pokladny je jeden účetní
zápis a k ní jsou připárovány faktury. Částka banky se neshoduje s částkami faktur
Nastavení saldokontních účtů v účetním rozvrhu
Pole Typ sal. se u saldokontních účtů v účtovém rozvrhu nastaví na Ano.
Lze vyplnit i režim zadávání saldokontních údajů v poli Saldokonto. Viz. Účtový rozvrh str.18
5.2.
1.
Postup při párování saldokontních účtů
Saldokonto Nastavení období
Zvolte období,do kterého chcete párovat saldokonto. (Zvolíte-li období 03/2004, saldokonto se páruje za
období 01/2004-03/2004)
Párování podle financí a variabilního symbolu
2.
Saldokonto Práce se saldokontem
Objeví se okno Výběr párování účetních položek,
v okně jsou řady skupin vazeb (stejné řady,jaké jsou v číselníku Řady skupin vazeb)
Výběr párování účetních položek
Zkratka
Celý název
2 znaky
Divize
Skup.
Možné hodnoty
Skupina vazeb
5 znaků(1)
60
Poznámka
DATA Software
Název skupiny vazeb
Název
(1)
Účetnictví
60 znaků
Formát vazeb z číselníku řady vazeb
Číslo skupiny
(1)
8 znaků
F5 - ZOOM
Údaje skupiny
Možné hodnoty
Úč. období
MM / RRRR
Uzavření skupiny
A, N(1)
Vlastník
10 znaků(2)
Popis skupiny
200 znaků(3)
Počet vazeb
10 znaků(4)
Kontrolní číslo
11.2 des. číslo
A
Ano
N
Ne
, *, 00 – 15 / *, 0000, 1990 – 2100
toto číslo skupiny vazeb (dávka vazeb) je uzavřeno,účetní položky s tímto číslem
skupiny vazeb se nedají měnit ani odúčtovat
účetní položky s tímto číslem skupiny vazeb se dají měnit
(2)
Identifikační číslo uživatele
(3)
účty,které jsou párovány ve skupině
(4)
počet vazeb vytvořených ve vybrané skupině
3.
Poznámka
Vyberte si, podle čeho (podle které skupiny vazeb) chcete párovat ( řádek s vybraným párováním je
tučně ohraničen,stisknete klávesu ENTER nebo myší klepnete na příkazové tlačítko VÝBĚR).
DOPORUČUJEME NEJDŘÍVE ZADAT PÁROVÁNÍ PODLE FINANCÍ
4.
Tabulátorem přesuňte kurzor na pole Číslo skupiny
5.
Objeví se okno Výběr a nastavení čísla skupiny
Zkratka
Celý název
Možné hodnoty
Č. skupiny
Číslo skupiny
8 znaků
Úč. obd.
Účetní období
MM / RRRR
200 znaků
Popis
zpracování
Uz.
Poč. vazeb
Uzavřena
Počet vazeb
Poznámka
pořadové číslo skupiny
, *, 00 – 15 / *, 0000, 1990 – 2100
účty,které se v této skupině párují
Ano, Ne
8 čísel
Vlastník
10 znaků
Kontrolní
číslo
7.2des – číslo
61
Počet spárovaných úč. položek ve skupině
Id uživatele
DATA Software
6.
Účetnictví
Buď si vyberte již vytvořenou skupinu (kurzor přemístíte na řádek s vybranou skupinou a stisknete
klávesu ENTER nebo myší klepnete na příkazové tlačítko VÝBĚR),
nebo vytvořte novou skupinu klávesou F4 :
číslo skupiny se automaticky generuje
zvolíte účetní období, do kterého chcete párovat
DOPORUČUJEME VOLIT SKUPINY PO MĚSÍCÍCH
Např.
1.skupina
období 01/2004 účet 311***
2.skupina
období 01/2004 účet 321***
3.skupina
období 02/2004 účet 311***
4.skupina
období 02/2004 účet 321***
7.
Klepněte myší na příkazové tlačítko VÝBĚR (vrátíte se do okna Výběr párování účetních položek)
8.
Klepněte znovu myší na příkazové tlačítko VÝBĚR, objeví se dialogové okno Výběr saldo. položek
To platí pro formáty skupiny vazeb AUT,FIN,VAR,VAP,ručním párováním se zabývá samostatný
odstavec.(bod 17)
9.
Volíte :
účty nebo účet,které chcete spárovat (lze je vybrat z účetního rozvrhu klávesou F5)
doporučujeme párovat po jednom syntetickém účtu (např. od 311*** do 311***)
10. Klepněte myší na příkazové tlačítko OK
proběhne párování – otevře se okno Probíhá načtení finančních vazeb,v dolní části okna je údaj počítadlo
a počet vazeb, tyto údaje zobrazují počet účetních a počet spárovaných položek ve skupině vazeb
11. Po skončení párování klepněte myší na příkazové tlačítko ZPĚT nebo stiskněte klávesu ESC
Vrátíte se zpět do okna Výběr párování účetních položek
V dolní části okna vidíte :
- do jakého účetního období jsou položky spárované
- jestli je skupina vazeb uzavřená
- ID uživatele, který skupinu pároval
- popis skupiny ,tj.výčet účtů, které se párovaly
- počet vazeb je počet vytvořených vazeb ve skupině
Párování podle financí testuje existenci spárovaného dokladu. Pokud tento doklad ve financích neexistuje,
tak se na tuto vazbu nebere zřetel.
12. Klepněte-li myší na příkazové tlačítko VAZBY, otevře se dialogové okno Výběr pro přehled vazeb
F5 lze vybrat číslo skupiny , implicitně se objevuje číslo skupiny vybrané v předchozím okně
Klepněte myší na příkazové tlačítko OK
Objeví se okno Přehled vazeb a v něm jsou všechny spárované účetní položky,náležící k vybranému
číslu skupiny vazeb.
Tímto způsobem se podíváte na všechny spárované doklady. Pokud Vás zajímají nespárované
doklady,přejděte k bodu 14.
Toto okno je určeno jen pokročilejším uživatelům.Je v něm soubor vazeb, to znamená, že u sebe je
vždy jen jedna platba dokladu (dva řádky). Pokud je doklad hrazen částečně nebo jinak než jedním
finančním dokladem, neuvidíte tyto vazby u sebe.
Př.:
Bankovní výpis 1 (BV1)
2000 Kč
Faktura vydaná 1 (FV1)
1000 Kč
Faktura vydaná 2 (FV2)
1000 Kč
V okně Přehled vazeb se objeví .
BV1
FV1
a někde dále v seznamu vazeb
BV1
FV2
1000 Kč
1000 Kč
1000 Kč
1000 Kč
62
DATA Software
Účetnictví
Přehled vazeb
Zkratka
Celý název
Možné hodnoty
Dávka vazeb
Pořadí V.
Pořadí vazby
Uzavřená
číslo skupiny vazeb
8 znaků
číslo vazby (páru)
1 znak
1, 2 pořadí položky v páru
Ano, Ne(1)
8 znaků
Číslo dávky
Dokl. řada
8 znaků
Ano, Ne
Učt.
Uz.
Poznámka
5 znaků
Čís. dokladu Číslo dokladu
10 znaků
Poř.
Pořadí položky
4 znaky
určuje pořadí a jednoznačnost položky
v dokladu
Úč. období
Účetní období
MM / RRRR
, *, 00 – 15 / *, 0000, 1990 – 2100
Číslo účtu
XXX . XXX
Účet
S.
Strana účetního pohybu
M, D
9. 2des. – číslo
Umístěná
částka
Má dáti, Dal
spárovaná částka účetní položky
V dolní části obrazovky vidíte :
Zkratka
Finanční
doklad
Var.symbol
Celý název
Možné hodnoty
5 znaků
10 znaků
Variabilní symbol
10 znaků
12 znaků
Id. Firmy
Bank.
spojení
Poznámka
Bankovní spojení
22 znaků
Splatnost
DD/MM/RR
Neumístěná
částka
10.2des – číslo
nespárovaná částka účetní položky
Účtována
částka
10.2des – číslo
celková částka účetní položky
63
DATA Software
Účetnictví
Klepnete-li myší na příkazové tlačítko ROZPOJ nebo stisknete-li klávesu F9, objeví se dialogové okno.
Klepnutím myší na příkazové tlačítko OK potvrdíte zrušení vazeb.Zruší se dva řádky se stejným číslem
pořadí V.(řádek ,na kterém je kurzor , a řádek s nim související)
Klepnete-li myší na příkazové tlačítko FIN DETAL objeví se přímo okno daného finančního dokladu
přímo z modulu Finance.
13. Chcete-li opustit okno Přehled vazeb, klepněte myší na příkazové tlačítko ZPĚT a v dalším okně znovu.
14. Stejně jako párování podle financí zadejte párování podle variabilního symbolu (formát skupiny vazeb
VAR,bod 2-11)
15. Účetní položky se spárovaly podle financí a podle variabilního symbolu. Teď je vhodné vytisknout sestavy
saldokonta, kde se dá zjistit, které účetní položky jsou nespárované, případně k čemu by šly připárovat.
DOPORUČUJEME Inventurní soupis verze 2
Inventurní soupis ver. 2
Saldokonto Tisk inventurní soupis ver. 2
Objeví se dialogové okno Výběr pro inventarizaci
Zvolíte: (Tučným písmem je označen doporučený výběr)
účet
od
do
klávesou F5 lze účet vybrat z účetního rozvrhu
účetní období
od
do
úč. období , za které chcete sestavu vytisknout
zadává se ve tvaru MM/RRRR
stav položky
*
všechny
otevřené
obsahují neumístěnou částku
DOPORUČENO volit
uzavřené
neobsahují neumístěnou částku
typ setříděni
podle dokladu
podle variabilního symbolu
nespárované položky se stejným variabilním
symbolem se vytisknou vedle sebe
výstupní zařízení
viz. Tisk str. 39
16. V sestavě kontrolou částek na stranách MD a DAL zjistíte, které účetní položky půjdou spárovat ručně.
Ručním párováním by se měly vyloučit všechny úhrady (tj. banka,pokladna,případně interní doklady
obsahující platbu).
Ruční párování
17. Postupujte stejně jako u párování podle financí od bodu 2. až do bodu 7. V bodě 3. vyberte ruční párování
(RUC),vytvořte si skupinu vazeb pro ruční párování.
18. Klepněte na příkazové tlačítko VYBĚR,objeví se dialogové okno Výběr saldokontních. položek
19. Zvolte :
(Tučným písmem je označen doporučený výběr)
položky,které chcete vidět v dalším okně (všechny,otevřené,uzavřené)
v kartě výběru podle účtu
doporučujeme párovat po jednom účtu
úč. období, do kterého se mají účetní položky spárovat,objevuje se období podle nastavení
období v saldokontu(viz. bod 1)
v kartě výběru podle dávky
úč. období, do kterého se mají účetní položky spárovat
číslo dávky
lze ho vybrat F5 ze seznamu dávek
dokladovou řadu lze ji vybrat F5 z číselníku dokladových řad
číslo dokladu
v kartě výběru podle dokladu
64
DATA Software
Účetnictví
úč. období, do kterého se mají účetní položky spárovat
dokladovou řadu lze ji vybrat F5 z číselníku dokladových řad
číslo dokladu
pokud vyplníte dokladovou řadu a číslo dokladu v dolní části dialogového okna, bude kurzor
po skončení párování na tomto číslu dokladu
20. Klepněte myší na příkazové tlačítko OK
proběhne výběr a objeví se okno Saldokontní položky
21. Podle čísla dokladu najdete účetní položku, kterou chcete spárovat,pokud jste ji nezadali v kartě výběru.
22. Stiskněte klávesu F8 nebo klepněte myší na příkazové tlačítko PÁRUJ, otevře se dialogové okno nastavení
výběru.
23. Vyberte si:
Dokladovou řadu případně číslo dokladu účetní položky, kterou hledáte.
Účetní období, do kterého se měla být zaúčtována hledaná položka.
V rozbalitelném seznamu stav položky zvolíte, chcete-li hledat mezi otevřenými, uzavřenými
a všemi položkami.
Jestliže zatrhnete výběrové tlačítko přímo spouštět výběr, při dalším párování se dialogové
okno nastavení výběru neobjeví.Toto okno lze potom vyvolat z okna Výběr saldo položek
klepnutím na příkazové tlačítko NASTAV.
Po nastavení výběru klepněte na příkazové tlačítko OK.Objeví se okno Výběr saldo položek.
24. V okně Výběr saldo položek se nabízí položky vyhovující vašemu výběru. Můžete si vybrat položku
k připárování zaškrtnutím políčka výb. (klepnete na toto políčko myší),párovanou částku můžete změnit
vyplněním údaje Umístit
V horní části obrazovky vidíte původní položku – číslo dokladu,umístěnou a účtovanou částku
25. Stiskněte klávesu ENTER nebo příkazové tlačítko Výběr. Vybrané položky se spárují. Dostanete se zpět do
okna Saldokontní položky.
26. Potřebujete-li k dokladu připárovat ještě další položku, postupujte znova od bodu 21.
Příklad ručního párování
Ze sestavy Inventurní soupis ver. 1 už víte, co chcete párovat a s čím.
Chci spárovat :
BV
FP
VD
číslo dokladu 981003
částka 5400 Kč
částka 5250 Kč
částka 150 Kč
bod 19.Dialogové okno Výběr saldokontních položek, karta výběru podle dokladu
účty
od
321 001 do
321 001
dokl. řada
od
*
do
*
čís.dokl.
od
*
do
*
hledání položky: dokl. řada
BV
číslo dokl.
981003
Klepněte na příkazové tlačítko OK ,objeví se okno Saldokontní položky a kurzor bude na dokladu
981003.
Klepněte na příkazové tlačítko PÁRUJ bod 23.
bod 23 v dialogovém okně Nastavení výběru zvolte :
stav položky
otevřené
dokladová.řada od
FP
do
FP
číslo dokladu
od
9800214
do
9800214
Klepněte myší na příkazové tlačítko OK,objeví se okno výběr saldo položek, myší zašktněte políčko
Výb a klepněte na příkazové tlačítko VÝBĚR.Faktura je připárovaná k bankovnímu výpisu. Zbývá
připárovat interní doklad.
V okně saldokontní položky je kurzor na BV číslo 981003. Znovu klepněte myší na příkazové tlačítko
PÁRUJ a zvolte bod 23 :
stav položky
otevřené
dokladová.řada od
VD
do
VD
číslo dokladu
od
1005
do
1005
65
DATA Software
Účetnictví
Klepněte myší na příkazové tlačítko OK,objeví se okno výběr saldo položek a v něm doklad VD 1005,
myší zašktněte políčko Výb a klepněte na příkazové tlačítko VÝBĚR.Všechny tři položky již jsou
k sobě připárovány.
27. Klepnete-li v okně Saldokontní položky na příkazové tlačítko VAZBY, objeví se okno Připárované položky
a v něm vazby k účetní položce, na níž je kurzor (položka je v tučném rámečku). Pokud k této položce
neexistují vazby,neobjeví se nic.
Připárované položky
Zkratka
Celý název
Možné hodnoty
5 znaků
Číslo dokladu
10 znaků
Poř.
Pořadí
4 znaky
Uz.
Uzavřená
Dokl.
Čís. dokl.
Úč. ob.
St.
Poznámka
Druh účetního dokladu
Určuje pořadí a jednoznačnost
položky v dokladu
Ano, Ne(1)
Účetní období
MM / RRRR
Strana účetního pohybu
M, D
, *, 00 – 15 / *, 0000, 1990 – 2100
Má dáti, Dal
Účtovaná
celková částka účetní položky
Spárovaná
spárovaná částka účetní položky
Var. symbol
10 znaků
Skupina
8 znaků
skupina vazeb, v rámci které byla úč.
položka spárovaná
Dolní část obrazovky se vztahuje k účetní položce v tučném rámečku :
Zkratka
Čís. dávky
Celý název
Možné hodnoty
Číslo dávky – označuje doklady
stejného zpracování
Poznámka
8 znaků
Čís. vazby
8 znaků
Úč. vazba
Ano, Ne
28. Chcete-li rozpojit jednu účetní položku :
umístíte na ni kurzor
klepnete myší na příkazové tlačítko ROZPOJ nebo stiskněte klávesu F9
objeví se další okno, klepnete na příkazové tlačítko OK
Myší nebo mezerníkem zatrhněte výběrové tlačítko u současného rušení vazeb,
Stisknete-li klávesu F7,uvidíte všechny další finanční vazby položky, na které je kurzor.
Kliknete-li na příkazové tlačítko ROZPOJ, rozpojí se všechny položky připárované k položce, na které
je kurzor.
29. Chcete-li rozpojit všechny vazby jedné položky, musíte mít v okně Saldokontní položky kurzor na této
položce.
Klepněte na příkazové tlačítko ROZPOJ nebo stiskněte klávesu F9.
V dalším okně potvrďte klepnutím na příkazové tlačítko OK.
66
DATA Software
Účetnictví
Další saldokontní sestavy
Analýza období
Saldokonto Analýza období
Tato sestava slouží ke zjištění stavu saldokonta za libovolné minulé období. Když zvolíte období leden
v červenci ,budou v této sestavě spárované jen položky, které se spárovaly do ledna.
Rekapitulace saldokonta
Saldokonto Rekapitulace saldokonta
Objeví se dialogové okno Výběr pro rekapitulaci
Zvolíte:
účet
od
do
klávesou F5 lze účet vybrat z účetního rozvrhu
účetní období
od
do
úč. období , za které chcete sestavu vytisknout
typ sestavy
sloupcový
stav saldokonta po měsících
řádkový
stav saldokonta a jeho porovnání s účetním stavem účtu, dále částky na straně MD,D
SAL
stav saldokonta
UČT. stav účetnictví
Inventurní soupis
Saldokonto Tisk inventurní soupis ver. 1
Objeví se dialogové okno Výběr pro inventarizaci
Okno obsahuje stejné položky výběru jako předchozí sestava , navíc jsou v této sestavě úrovně třídění a možnost
výběru zobrazení sestavy.
stav položky
lze vybrat otevřené, uzavřené, *-všechny
dokladová řada lze vybrat, jen tisk některých druhů dokladů, např. BV, PO
typ setřídění
podle dávky
podle čísla dokladu
podle účtované částky
podle neumístěné částky
podle variabilního symbolu (var. symbol se bere jako řetězec)
podle ID firmy
bankovního spojení
splatnosti
čísla variabilního symbolu (var. symbol se bere jako číslo)
požadavky na sestavu
lze si vybrat,jak má sestava vypadat
Uvést součet za změnu setřídění
podle vybraného třídění bude sestava obsahovat součty
za toto třídění (např. za druh dokladu, za číslo dokladu …)
Uvést neumístěné za období
sestava bude obsahovat neumístěné částky u účetních položek
za zvolené období
Uvést připárované položky
u spárovaných položek v sestavě jsou i připárované účetní
položky,řádky s těmito položkami jsou označeny <
Uvést doklad připojeného modulu sestava obsahuje kromě druhu dokladu,čísla úč. dávky a čísla
čís. dokladu také finanční kód dokladu (např. FV,FP,BV,PO)
Tisk naležato – v sestavě je přidán sloupec poznámka a sloupce párovaná částka MD a D
Inventurní soupis za středisko
Saldokonto Tisk inventurní soupis
67
DATA Software
Účetnictví
Výběr pro inventarizaci je stejný jako u předešlých sestav,
přibyl jen výběr střediska
od
do
lze ho vybrat F5 z číselníku středisek
Inventarizační zápis za středisko Word
Saldokonto Inventarizační zápis za středisko Word
Vyplňte :
Divize :
Účet od do
Úč. období k
Středisko
Započata dne
Ukončena dne
číslo divize
číslo účtu, který chcete vytisknout
měsíc/rok
číslo střediska
datum započetí inventury
datum ukončení inventury
Vytvořit pouze dokumenty
Skrýt aplikaci
K vytvoření dokumentu v aplikaci Word je zapotřebí dokument inventura.doc (šablona) v adresáři
magis\gformul. Samotná sestava se vytvoří v pracovním adresáři.
Inventarizační zápis za středisko Excel
Pokud je zadáno více účtů, vytvoří se pro každý účet nový sešit. Tato sestava je pouze v Excelu. Může se
tisknout i v jiném jazyce, ale musí být vytvořený překladový slovník.
5.3.
Srovnání finančního a účetního saldokonta
Pro zjednodušení hledání v účetním saldokontu se dá využít sestava kontrola saldokonta na finance. Ve financích
se k sobě párují doklady (např. BV a FV nebo PO a FV), ale nekontroluje se ,zda jsou tyto doklady zaúčtovány
na stejný účet nebo stejné středisko. Potom se může stát, že se v účetnictví nespárují všechny doklady spárované
ve financích.
Proto se využívá sestavy , která účetnictví a finance porovná a zobrazí rozdíly.
Postup při jejím vytváření :
1.
FINANCE
•
Zkontrolujte logické jméno CestaExport, mělo by být nastaveno na …MAGIS\EXPIMP\
•
Faktury vydané Časová analýza pohledávek nebo Faktury přijaté Časová analýza závazků
vyplňte:
Typy faktur: FD
Datum zdanitelného plnění : Od datum ZP nejstarší možné nezaplacené faktury
Do poslední den v měsíci kontrolovaného účetního období
Úhrada (D/K) : K Datum do
Faktury před termínem splatnosti :
Ano
Rozsah pro zař. faktur 1 :
0 – 9999 (Pokud máte rozsahy nadefinovány jinak, můžete je ponechat)
•
Stiskněte klávesu ENTER
Objeví se okno Stav pohledávek
•
Stiskněte klávesy CTRL +P a v okně Tisk stavu pohledávek zvolte sestavu Podle účtu
•
Otevře se další okno Tisk stavu pohledávek podle účtu
vyplňte :
Chcete načíst pohledávky podle konkrétního zadaného účtu ?:
Ano
Číslo účtu :
311 (FV),321 (FP)
Vytvořit soubor do účta ?
Ano
2.
ÚČETNICTVÍ
•
Nastavte logické jméno UcCestaFin na adresář …MAGIS\EXPIMP\
•
Ostatní Kontrola salda na finance
68
DATA Software
Účetnictví
•
Otevře se okno Kontrola saldokonta
•
Myší zaškrtněte výběrové políčka Provést načtení položek a V přehledu uvést chybné položky.
Objeví se okno Upřesnění výčtu účtů, v tomto okně nechejte jen řádky se sledovanými saldokontními účty,
ostatní vymažte klávesou F3.Mohou se zde objevit všechny účty, které jsou v kontaci faktury na stejné
straně jako saldokontní účet.
Klepněte myší na příkazové tlačítko OK. V okně Přehled kontroly saldokonta vidíte výsledek srovnávání.
•
Myší klepněte na příkazové tlačítko TISK, v okně Výběr kontrola vazeb v překryvném seznamu si vyberte
setřídění sestavy (podle střediska nebo podle finančního dokladu).Sestavu lze také omezit jen na některé
účty (účet od do),dále zaškrtněte výběrové pole Uvést chybné položky a vyberte si výstupní zařízení
•
Klepněte na příkazové tlačítko OK
•
Vytvoří se Sestava Kontrola saldokonta na finance
Na každém řádku se objeví nejdříve druh a číslo dokladu ve financích, potom účet, středisko a neumístěná
částka. Za těmito údaji je číslo dávky v účetnictví, číslo účetního dokladu,pořadí v účetním dokladu,rozdíl
mezi částkami ve financích a účetnictví a stav.
Stavy mohou být:
Různé neumístěné :
Neexistuje finance :
Neexistuje účetní :
Různé účty :
Různé středisko :
Doklad je jinak spárovaný ve financích a jinak v účetnictví.
Ve financích je doklad spárovaný, v účetnictví není.
V účetnictví je doklad spárovaný, ve financích není.
Doklad je zaúčtovaný na jiný účet v účetnictví a jiný ve financích.
Položka je zaúčtovaná na jiné středisko ve financích a jiné v účetnictví.
U každé položky musíte zjistit jak je spárovaná ve financích , jak v účetnictví, opravit chyby, případně ji
spárovat ručně.
6. Plánování
Tato oblast modulu účetnictví umožňuje zpracovávat plán. Plán můžete zadávat roční, čtvrtletní nebo měsíční,
podle potřeby ho členit na střediska nebo zakázky.
6.1.
Číselníky
Jestliže chcete využívat plán, musíte vyplnit číselník Řady skupin plánu a v účetním rozvrhu nastavit příznak Pl
na Ano.
Nastavení řad skupin plánu
Číselníky Řady skupin plánu
Di
Řada
00
PL1
Název
Volná skup.
Plán – varianta1 200001
Vl.
Formát
Cesta pro rozhraní
Uc
Vyplňte :
Di
kód divize
Řada označení řady plánu např. PL1, řadami lze odlišit různé varianty plánu např. základní plán, upravený
plán
Název název řady plánu
Volná skup.
od čísla vyplněného ve volné skupině se číslují dávky plánu
Vl
Vlastník vyplňuje se Uc
Formát Tento údaj se zatím nevyužívá
Cesta pro rozhraní
Tento údaj se zatím nevyužívá
Nastavení účtů pro plánování v účetním rozvrhu
69
DATA Software
Účetnictví
Pole PL se u účtů, u kterých chceme stanovit plán, nastaví na Ano
6.2.
Zadávání plánu
1.
Plánování Práce s plánem
Objeví se obrazovka Skupiny plánu
Di
Řada
Skupina Období Vlastník/
Vystaven
00
PL1
001
01/2000
Stav zprac.
Kontrol.součet Chyby
Střed. Čin.
Dat.zprac.
Počet položek
Zakázka
U
Výběr
Popis
153500
01/06/2000 28/06/2000
12
Vyplňte :
Di
kód divize
Řada vybírá se klávesou F5 z číselníku Řady skupin plánu
Skupina skupinou můžeme rozlišit např měsíce plánu (leden skupina 01, únor 02 apod.)
Období Pokud zadáváte roční plán, zvolíte období 01.
Pokud zadáváte měsíční plány, v období je vyplněn měsíc plánu. Musíte mít tolik řádků plánu, kolik je
měsíců.
Vlastník/
Vystaven
datum pořízení plánu
Stav zprac.
R – nezaúčtovaný plán
U – zaúčtovaný plán
Datum zprac.
datum zaúčtování
Kontrol.součet součet částek všech položek plánu
Chyby počet chyb
Výběr x, pokud je řádek součástí výběru
Střed./Čin./Zakázka
popisný údaj, zda jde o plán za středisko, činnost nebo zakázku
2.
Klepněte na příkazové tlačítko OBRATY
Objeví se obrazovka Obraty skupiny
Pořadí
Účet
Částka
Částka vnitro
Střed.
1
50101
20000
1
2
50101
10000
2
3
501110
200000
1
4
501110
150000
2
Čin.
Zakázka
Vyplňte:
Pořadí pořadové číslo řádku
Účet
číslo účtu
Částka plánovaná částka pro účet
Částka vnitro
nevyplňuje se
Středisko
číslo střediska, pokud chcete plánovat na střediska
Čin.
číslo činnosti, pokud chcete v rámci plánu rozlišovat činnosti
Zakázka
číslo zakázky, pokud chcete plánovat na zakázky
3.
Po pořízení všech účtů klepněte na příkazové tlačítko ZPĚT. (Vrátíte se na obrazovku Skupiny plánu.)
4.
Klepněte na příkazové tlačítko KONTROLA
Pořízené položky plánu se zkontrolují.
70
DATA Software
Účetnictví
5.
Klepněte na příkazové tlačítko ZAÚČTOVÁNÍ
Stav zpracování se změní na U a položky plánu jsou zaúčtované.Rozhodnete-li se odúčtovat položky
plánu, klepněte na příkazové tlačítko ODÚČTOVÁNÍ. Tak lze plán opravit nebo přidat nové účty.
6.
Klepnete-li na příkazové tlačítko CHYBY, objeví se obrazovka Seznam chyb.Podle pořadí můžete určit,
na kterém řádku se chyby vyskytla. V textu se dozvíte, o jakou chybu se jedná.
Pokud myší klepnete na příkazové tlačítko VÝBĚR, kurzor se objeví přímo na chybném řádku a vy
můžete řádek opravit.
7.
Příkazové tlačítko OZNAČ slouží k označení více řádků obrazovky Skupiny plánu.( V poli Výběr se
objeví x) Pokud označíte více řádků, můžete tyto řádky hromadně zpracovávat.
8.
Příkazové tlačítko KOPÍRUJ
Jednou pořízené položky plánu lze kopírovat i do jiné varianty plánu, aby se tytéž položky nemusely
znovu pořizovat.
6.3.
Sestavy s plněním plánu
Účtování Tisk výsledovky
Účtování Tisk výsledovky II
V těchto sestavách uvidíte naplánované částky na jednotlivých účtech a procento plnění plánu, jak pro jednotlivé
účty, tak i celkově.
7. Přechod na nový rok
1.
2.
Systém →Otevření a uzavření účetního roku →Založení nového adresáře a kopírování katalogů a parametrů
V okně Založení nového roku vyplňte rok (př. 2004)
Cesty pro nový rok : Zákl. číselníky : ..\..\..\magis\ucet\
Data :
..\..\..\magis\ucet04\
Základní katalogy:
Překopírovat :
nezaškrtnout políčko
Prodloužit platnost : zaškrtnout políčko
Ostatní katalogy:
Překopírovat :
zaškrtnout políčko
Prodloužit platnost :
Upravit číselné řady
Upravit rok ve výkazech
Klepněte myší na příkazové tlačítko OK, v dalším okně potvrďte volbu klepnutím na příkazové tlačítko
ANO.
Založí se adresář pro nové účetnictví, platnost v základních číselnících (účtový rozvrh, střediska, zakázky,
činnosti) se prodlouží, ostatní katalogy se založí v novém adresáři, upraví se čísla dávek a rok ve výkazech.
Systém →Změna účetního roku
V okně Výběr roku zvolte nový rok (např. 2004), klepněte myší na příkazové tlačítko VÝBĚR. Tím se
dostanete do účetnictví roku 2004. Výběrem roku se dostanete do účetnictví zvoleného roku.
8. Roční závěrka
1.
2.
Vybrán musí být rok, ve kterém chcete účetnictví uzavírat
Systém →Otevření a uzavření účetního roku →Nastavení předkontace
V okně Předkontace pořídíte tyto dva řádky.
Příklad nastavení závěrky za rok 2004
Divize
Účet.
období
Dokladová
řada
Číslo dokladu
Účet
71
Souvztažný účet OD DO
DATA Software
Účetnictví
00
14/2004
ID
*
710 100
500 000
699 999
00
15/2004
ID
*
702 100
000 000
710 100
•
Číslo dokladu by mělo navazovat na poslední číslo interního dokladu v uzavíraném roce. Po vytvoření
dávky za období 14/2004 si zjistěte poslední číslo dokladu v této dávce a ve druhém řádku ( období 15/2004)
vyplňte v čísle dokladu číslo o jedno větší než zjištěné číslo.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
Systém →Účtování →Práce s dávkou
Stiskněte klávesu F4, vytvoří se prázdný řádek v seznamu dávek
Doplňte řadu dávek UZ, lze ji vybrat F5 z číselníku řad dávek
Číslo dávky se vygeneruje samo . Zadejte účetní období 14/2004 .
Klepněte myší na příkazové tlačítko IMPORT a potom v okně Výběr rozhraní na OK.
Po skončení importu dávku zkontrolujte a zaúčtujte.
Vytvořte sestavu hlavní kniha za období 14/2004 a zkontrolujte, zda jsou 5 a 6 účty nulové. Na účtu 710 100
je hospodářský výsledek.
Klávesou F4, vytvořte další dávku UZ a zadejte účetní období 15/2004.
Klepněte myší na příkazové tlačítko IMPORT a potom v okně Výběr rozhraní na OK.
Po skončení importu dávku zkontrolujte a zaúčtujte.
Vytvořte sestavu hlavní kniha za období 15/2004 a zkontrolujte, zda jsou všechny účty nulové (kromě
podrozvahových).
Systém →Saldokonto →Přepočet párování
V okně Výběr saldo. účtu zadáte uzavíraný rok (př. 2004) a saldokontní účty. Potom klepněte myší na
příkazové tlačítko OK.
Systém →Saldokonto →Rekapitulace saldokonta
Zadejte rozsah saldokontních účtů, období 00/2004 – 12/2004, typ sestavy řádkový. Zkontrolujte, zda není u
některých účtů rozdíl. Konečný stav v řádku SAL i ÚČT musí být stejný u všech saldokontních účtů.
Vyberte nový rok
Systém →Otevření a uzavření účetního roku →Nastavení předkontace
V okně Předkontace pořídíte tento řádek.
Příklad nastavení počátečních stavů v roce 2005
Divize
00
Účet.
období
00/2005
Dokladová
řada
ID
Číslo dokladu
250001
Účet
701 100
Souvztažný účet OD DO
000 000
710 100
Systém →Otevření a uzavření účetního roku →Nastavení převodového můstku
V okně Převodový můstek najděte účet 710 100 a do sloupce účet pro převod napište účet 431 100.
Převodový můstek musí být nastaven ve „starém“ účetnictví ( v našem příkladě v roce 2004)
20. Systém →Účtování →Práce s dávkou
21. Klávesou F4, vytvořte dávku POCS a zadejte účetní období 00/2005. (Dávka počátečních stavů účtů, které
nejsou saldokontní.)
22. Klepněte myší na příkazové tlačítko IMPORT a potom v okně Výběr rozhraní na OK.
23. Po skončení importu dávku zkontrolujte a zaúčtujte.
24. Klávesou F4, vytvořte dávku UCP a zadejte účetní období 00/2005. (Dávka počátečních stavů účtů, které
jsou saldokontní.)
25. Klepněte myší na příkazové tlačítko IMPORT a potom v okně Výběr rozhraní na OK.
26. Po skončení importu dávku zkontrolujte a zaúčtujte.
27. Zkontrolujte v hlavní knize za leden 2005 počáteční stavy účtů. Součet účtů 0-4 musí být ve sloupci
počáteční stavy nulový. Na účtu 431 je hospodářský výsledek minulého období.
Archivace základních číselníků
Po uzavření minulého účetního období lze archivovat základní číselníky (účtový rozvrh, seznam středisek,
seznam zakázek) Tato funkce přesune neplatné záznamy aktuálního období k minulému období a upraví
automaticky cesty k základním číselníkům za minulé období.
1. Archivace se provádí v roce, který chcete archivovat. Archivujete-li rok 2003, musíte pracovat v roce 2003.
2. Systém →Otevření a uzavření účetního roku →Archivace základních číselníků
3. V okně Archivace zákl. číselníků zaškrtnete políčko Překopírovat : (Př. je pro rok 2003)
Opravit můžete jen cestu Kam, doporučujeme nechat nastavenou cestu.Základní číselníky se potom kopírují
72
DATA Software
Účetnictví
k datovým souborům daného roku
Zaškrtněte také políčko Zapsat novou cestu do parametrů
V dalším dotazu zadejte Ano
9. Kontroly
9.1.
Kontrola dokladů
Tato kontrola kontroluje ve zvolených dávkách jestli k položkám dokladu existuje hlavička dokladu, jestli
k hlavičce dokladu existují položky dokladu, jestli je správně příznak zaúčtování apod.
Systém →Systémová údržba →Kontrola dokladů
Divize :
Dávka od
do
Zvolte číslo dávky nebo dávek, lze vybrat i klávesou F5. Zvolíte –li hvězdičky,
kontrolují se všechny dávky.
Provést opravy
Zaškrtnete-li toto políčko, provedou se opravy automaticky
Výstupní zařízení :
na zvolené zařízení se vytiskne seznam dokladů, které byly opraveny
9.2.
Kontrola účetních knih
Znovu přepočítává hodnoty jednotlivých účtů a kontroluje je na hodnotu účtů ve výsledovce a hlavní knize.
Pokud tato kontrola objeví chyby, je nutné zadat přepočet účetních knih. ( Účtování →Přepočet účetních knih)
Systém →Systémová údržba →Kontrola účetních knih
Objeví se okno : Chcete provést kontrolu struktury datových souborů a pokračovat ve zpracování ? Zadejte Ano.
9.3.
Kontrola souvztažnosti
Nepřesné souvztažnosti automaticky opravuje ( v rámci dokladu kombinace 1:1 hledá stejné částky)
Systém →Systémová údržba →Ostatní kontroly →Kontrola souvztažností
9.4.
Kontrola knih – výmaz nulových dokladů
Kontroluje účetní knihy , jestli neobsahují účty s nulovými hodnotami. Pokud obsahují, tak je vymaže.
Systém →Systémová údržba →Ostatní kontroly →Kontrola knih-výmaz nulových dokladů
Divize :
Účetní období
Výběr účetní knihy
Parametry tisku :
9.5.
Zvolte účetní období pro kontrolu
zaškrtnete-knihu, kterou chcete zkontrolovat
na zvolené zařízení se vytiskne seznam účtů, které byly opraveny
Kontrola číselníků
Kontroluje číselníky a vypíše duplicity kódů. (např, že v účtovém rozvrhu je stejný kód účtu vícekrát s jinou
platností).
Systém →Systémová údržba →Ostatní kontroly →Kontrola číselníků
10. Události
10.1.
Generuj události
73
DATA Software
Účetnictví
Tato funkce automaticky před spuštěním událostí vygeneruje všechny potřebné kódy a jejich názvy, které se
používají v událostech.
Systém →Systémová údržba →Události→Generuj události
10.2
Prohlížení ozn. aplikací
Po spuštění této funkce se objeví okno, kde je seznam všech aplikací a jejich kódů, které se sledují v událostech.
Systém →Systémová údržba →Události→Prohlížení ozn. aplikací
10.2.
Prohlížení def. událostí
Po spuštění této funkce se objeví okno, kde je seznam všech kódů a jejich názvů použitých v událostech.
Systém →Systémová údržba →Události →Prohlížení def. událostí
10.3.
Prohlížení událostí
Po spuštění této funkce se objeví seznam všech událostí za jednotlivé aplikace. Na tímto seznam je možné spustit
jednotlivé funkce:
Rozsah výpisu: touto funkci je možné provést filtr (rozsah) nad daným seznam
Detail: zobrazí se na obrazovce detail události
Tisk: tisknout můžete jednotlivé varianty a to:
1. Měsíční přehled změn.: V této funkci se zadává ve výběru měsíční období a po spuštění této
funkce se vytiskne přehled změn v aplikaci za zvolené období. Pokud se ve výběru zatrhne i
možnost vypsat podrobnosti o změnách údajů, tak se vám vytiskne u každé změny i původní
hodnota pole a nová hodnota
2. Změny dokladu: Princip je stejný jako u předchozí funkce s tím rozdílem, že výběr je možné
omezit podle konkrétního datumu a případně podle druhu dokladu
3. Vlastní přehled událostí: V této funkci je možné se vytisknout událostí podle vlastního
nastaveného výběru
4. Běh aplikace: Ve výběru máte možnost zadat rozsah na datum a čas a typ aplikace. Po
zadaném rozsahu se vám vytiskne přehled, jak vybraná aplikace ve vybraném časovém
horizontu se zapínala a vypínala a z kterého počítače+uživatele byla spuštěna.
Systém →Systémová údržba →Události →Prohlížení událostí
11. Systémová údržba
11.1.
Vyrovnání dokladu v dávce
Tato systémová funkce umožňuje automaticky doplnit protiúčet do položek k jednotlivým dokladům v dávce.
Použije se např. v případě, když se pro počáteční stavy saldokonta v účetnictví provede přímo import otevřených
položek FV z financí. Po tomto importu bude v položkách pouze 1 strana MD („311“) a pomocí této funkce
doplníte protiúčet (“701“) .
Systém →Systémová údržba →Vyrovnání dokladu v dávce
74

účetnictví - DATA

Transkript

Podobné dokumenty

zde - Odborná charakteristika katedry

2011 - Letní slavnosti staré hudby

Travní biomy Travní biomy-základní dělení Rozšíření travního biomu

česky - Sharp

OCHRANA RÉVY VINNÉ

Řídící jednotka s mikroprocesorem pro pohon Návod k