Uživatelská příručka

Transkript

Uživatelská příručka - allycon.com
Komentář k verzi příručky 14.03:

příručka se vztahuje k verzi allycon platné ke 31.2.2014

v příručce nejsou zařazeny snímky z aplikace, prosíme o práci s příručkou spolu s aktivním přihlášením
do systému
1 Úvod ....................................................................... 7
1.1 Mapa příručky .......................................................................................................... 7
2 Orientujeme se v allycon.com ................................ 9
2.1 Rozložení plochy ...................................................................................................... 9
2.1.1 Záložky modulů ................................................................................................. 9
2.1.2 Řádek kontextové nápovědy ............................................................................. 9
2.1.3 Ovládací lišta ..................................................................................................... 9
2.1.4 Nástrojový panel ................................................................................................ 9
2.1.5 Záložky karet ..................................................................................................... 9
2.1.6 Pracovní oblast .................................................................................................. 9
2.1.7 Pracovní okno.................................................................................................... 9
2.2 Způsoby ovládání ..................................................................................................... 9
2.2.1 Označení položky .............................................................................................. 9
2.2.2 Otevření položky.............................................................................................. 10
2.2.3 Kontextové menu............................................................................................. 10
2.2.4 Přetažení obsahu ............................................................................................ 10
2.2.5 Našeptávač ..................................................................................................... 10
2.3 Chování systému ................................................................................................... 10
2.3.1 vzdálené připojení ........................................................................................... 10
2.3.2 průběžné ukládání ........................................................................................... 10
2.3.3 Nevratnost akcí................................................................................................ 10
3 Spravujeme svůj osobní prostor v allycon.com
(modul Já)................................................................. 11
3.1 Nastavujeme si svůj profil (nástroj Můj profil) ......................................................... 11
3.1.1 Karta PROFIL .................................................................................................. 11
3.1.2 Karta ANGAŽMÁ ............................................................................................. 12
3.1.3 Karta UŽIVATELSKÉ NASTAVENÍ ................................................................. 12
3.1.4 Karta DOKUMENTY ........................................................................................ 13
3.2 Komunikujeme s ostatními uživateli (nástroj Má pošta) ......................................... 13
3.2.1 Karta ELEKTRONICKÁ POŠTA ...................................................................... 13
3.2.2 Karta FYZICKÁ POŠTA ................................................................................... 14
3.3 Plníme své úkoly (nástroj Mé úkoly)....................................................................... 15
3.3.1 Karta VLASTNOSTI......................................................................................... 15
3.3.2 Karta PODÍLNÍCI ÚKOLU ................................................................................ 17
3.3.3 Karta DOKUMENTY ........................................................................................ 17
3.3.4 Karta VÝSTUPNÍ DOKUMENTY ..................................................................... 17
3.4 Platíme za čerpané služby (nástroj Můj účet) ........................................................ 17
Uložil: Marcel Červený
28.3.2014 13:17:00
Uzivatelska_prirucka_v02.00_allycon
Posledení tisk:
28.3.2014 13:17:00
3.4.1 Karta UŽIVATELSKÝ ÚČET ............................................................................ 18
3.4.2 Karta VYÚČTOVÁNÍ........................................................................................ 18
3.4.3 Karta PLATBY A FAKTURY ............................................................................ 19
3.5 Pracujeme s osobním datovým diskem (nástroj my Disk) ....................................... 20
3.5.1 Vytváření podsložek ........................................................................................ 20
3.5.2 Upload souborů ............................................................................................... 20
3.5.4 Karta VERZE ................................................................................................... 21
3.5.5 Karta HISTORIE STAŽENÍ .............................................................................. 21
3.5.6 Karta UMÍSTĚNÍ .............................................................................................. 21
3.5.7 Stažení souboru .............................................................................................. 21
3.5.8 Nahrazení souboru .......................................................................................... 21
3.5.9 Odstranění souboru ......................................................................................... 21
3.5.10 Oddělit z řady verzí ........................................................................................ 21
4 Vytváříme a řídíme projekty - projektové řízení
(modul Projekty) ....................................................... 22
4.1 Zakládáme nový projekt –modul projekty ............................................................... 22
4.1.1 Karta INFORMACE ......................................................................................... 23
4.1.2 Karta VÁZANÉ PROJEKTY ............................................................................. 24
4.1.3 Karta LOGICKÝ RÁMEC ................................................................................. 24
4.1.4 Karta VYHODNOCOVÁNÍ PARAMETRŮ ........................................................ 26
4.1.5 Karta DOKUMENTY ........................................................................................ 27
4.2 Evidujeme rizika spojená s projektem (nástroj RIZIKA) ......................................... 27
4.2.1 Karta SWOT ANALÝZA ................................................................................... 27
4.2.2 Karta BUSINESS INTELIGENCE .................................................................... 27
4.2.3 Karta SKUPINY ZÁJMŮ .................................................................................. 27
4.2.4 Karta ANALÝZA RIZIK .................................................................................... 28
4.3 Plánujeme projekt – (nástroj Taktika) ..................................................................... 29
Taktický plán ............................................................................................................. 29
Cílem taktického plánu je stanovit závazné postupy pro operativní plán, podle
kterého se projekt realizuje. Taktický plán se automatizovaně propisuje do
operativního plánu – nástroj Operativa a žádné taktické úkoly v operativě nelze
změnit. Toto pravidlo koresponduje s metodou řízení projektu „ realizace přesně
podle plánu“............................................................................................................... 29
Při plánování projektu jsou všechny činnosti vnímány jako procesy- taktické úkoly
organizované ve WBS - Work Brakedown structure. Podle určitého typu procesů
v logické řadě obchodního případu je systémem dána neměnná základní struktura
WBS v oddílech a tří pomocných nástrojů ................................................................. 29
• PRAVIDLA............................................................ 29
• VÝBĚROVÁ ŘÍZENÍ ............................................. 29
• PRÁVNÍ RÁMEC .................................................. 29
• PRACOVNÍ OBLASTI .......................................... 29
• REALIZACE ......................................................... 29
WBS je doplněna o další funkce definující standard
projektu ..................................................................... 29
28.3.2014 13:17:00
Posledení tisk:
28.3.2014 13:17:00
• ROLE.................................................................... 29
• Nastavení Karty procesu ( pro 1-5 WBS Taktický
plán).......................................................................... 29
• Nastavení karty role ............................................. 29
Detail vysvětlení u karty procesu...................................................................................................... 30
4.3.1 Ovládání pracovní oblasti nástroje Plánování ................................................. 30
Zobrazení Gantt .............................................................................................................................. 30
Trvání jednotlivých položek taktického plánu můžeme editovat viz. Povolení přímé editace
............................................................................................................................................................ 30
Nastavení časové osy .................................................................................................................... 30
Volba časového rozsahu zobrazení Gantt Od-Do ...................................................................... 30
Povolení přímé editace .................................................................................................................. 30
Zobrazení vývojového diagramu - Výkony ................................................................................. 31
Velikost zobrazení můžeme korigovat viz. Nastavení měřítka ................................................. 32
. Nastavení měřítka ......................................................................................................................... 32
Zobrazení šablon ............................................................................................................................ 32
Tisk ................................................................................................................................................... 32
4.3.2 PROCES jako základní prvek plánovaní .......................................................... 32
Karta VLASTNOSTI ....................................................................................................................... 32
Karta VEDENÍ ................................................................................................................................. 34
Karta ZDROJE ................................................................................................................................ 34
Karta VÝKONY................................................................................................................................ 34
Karta ZMĚNY A REVIZE ............................................................................................................... 35
Karta RIZIKA ................................................................................................................................... 35
Karta MONITORING A ZLEPŠOVÁNÍ ........................................................................................ 35
Karta ŘÍZENÍ ŠABLON .................................................................................................................. 35
Karta ŘÍZENÍ ZÁZNAMŮ ............................................................................................................... 36
Karta PODÍLNÍCI PROCESU ....................................................................................................... 36
Karta DOKUMENTY ....................................................................................................................... 36
4.3.3 (1) PRAVIDLA ................................................................................................. 36
Vlastnosti ......................................................................................................................................... 36
Vytvoření taktického úkolu ............................................................................................................ 37
4.3.4 (2) VÝBĚROVÁ ŘÍZENÍ ................................................................................... 37
Vlastnosti ......................................................................................................................................... 37
4.3.5 (3) PRÁVNÍ RÁMEC ........................................................................................ 38
Posledení tisk:
28.3.2014 13:17:00
28.3.2014 13:17:00
Vlastnosti ......................................................................................................................................... 38
4.3.6 (4) PRACOVNÍ OBLASTI ................................................................................ 39
Vlastnosti ......................................................................................................................................... 39
Vytvořit oblast práce....................................................................................................................... 40
4.3.7 (5) REALIZACE ............................................................................................... 40
Vlastnosti ......................................................................................................................................... 40
Vytvořit fázi ...................................................................................................................................... 41
4.3.8 (6) Nastavení karty procesu ............................................................................ 41
Vlastnosti ......................................................................................................................................... 41
Vytvoření položky ........................................................................................................................... 41
Karta OBECNÉ ............................................................................................................................... 42
4.3.9 (7) ROLE ......................................................................................................... 44
Karta AKTIVITY .............................................................................................................................. 45
Karta KOMPETENČNÍ PROFIL ................................................................................................... 45
Karta DOKUMENTY ....................................................................................................................... 46
4.3.10 (8) Nastavení karty role ................................................................................. 46
Karta OBECNÉ ............................................................................................................................... 46
4.4 Sestavujeme projektový tým .................................................................................. 48
4.4.1 Vytvoření pozice .............................................................................................. 48
4.4.2 Přiřazujeme členovi týmu oprávnění................................................................ 49
4.4.3 Aktivace a nahrazení osoby ............................................................................ 49
4.5 Zadáváme projektové úkoly ................................................................................... 49
4.5.1 Vytvoření operativního úkolu ........................................................................... 49
4.5.3 Karta PODÍLNÍCI A VAZBY ÚKOLU................................................................ 51
4.5.4 Karta DOKUMENTY ........................................................................................ 52
4.5.6 Kopírování operativních úkolů ......................................................................... 52
4.6 Sledujeme projektový kalendář událostí................................................................. 53
4.7 Sledujeme projektovou poštu ................................................................................. 53
4.8 Evidujeme právní dokumentaci k projektu .............................................................. 53
4.8.1 Vložení nové smlouvy ...................................................................................... 53
28.3.2014 13:17:00
Posledení tisk:
28.3.2014 13:17:00
4.8.3 Karta SMLUVNÍ STRANY ............................................................................... 54
4.8.4 Karta OBSAHOVÁ STRÁNKA ......................................................................... 54
4.8.5 Karta PŘEDMĚT A PLNĚNÍ ............................................................................ 55
4.8.6 Karta POHYB ORIGINÁLU .............................................................................. 55
4.8.7 Karta DOKUMENTY ........................................................................................ 56
4.9 Sledujeme dokumenty vázané k projektu............................................................... 56
5 Vytváříme a řídíme organizace - procesní řízení
(modul Organizace) .................................................. 57
5.1 Zakládáme novou organizaci ................................................................................. 57
5.1.1 Karta INFORMACE ......................................................................................... 57
5.1.2 Karta ORGÁNY ............................................................................................... 58
5.1.3 Karta FINANCE ............................................................................................... 59
5.1.4 Karta VÝKONOVÉ INDIKÁTORY (KPI) ........................................................... 60
5.1.5 Karta VÁZANÉ ORGANIZACE ........................................................................ 61
5.1.6 Karta HODNOTY ............................................................................................. 61
5.1.7 Karta CERTIFIKACE ....................................................................................... 61
5.1.8 Karta DOKUMENTY ........................................................................................ 61
5.2 Evidujeme rizika spojená s organizací .................................................................... 62
5.2.1 Karta SWOT ANALÝZA ................................................................................... 62
5.2.2 Karta BUSINESS INTELIGENCE .................................................................... 62
5.2.3 Karta SKUPINY ZÁJMŮ .................................................................................. 62
5.2.4 Karta ANALÝZA RIZIK .................................................................................... 63
5.3 Vytváříme taktický plán organizace ........................................................................ 63
5.3.1 Ovládání pracovní oblasti nástroje Plánování ................................................. 63
5.3.2 PROCES jako základní prvek plánovaní .......................................................... 63
5.3.3 (1) PRAVIDLA ................................................................................................. 63
Vlastnosti ......................................................................................................................................... 64
5.3.4 (2) VÝBĚROVÁ ŘÍZENÍ ................................................................................... 64
Vlastnosti ......................................................................................................................................... 64
5.3.5 (3) PRÁVNÍ RÁMEC ........................................................................................ 65
Vlastnosti ......................................................................................................................................... 65
5.3.6 (4) PRACOVNÍ OBLASTI ................................................................................ 66
Vlastnosti ......................................................................................................................................... 66
Vytvořit oblast práce....................................................................................................................... 66
5.3.7 (5) REALIZACE ............................................................................................... 67
Vlastnosti ......................................................................................................................................... 67
Vytvořit fázi ...................................................................................................................................... 68
5.3.8 (6) Nastavení karty procesu ............................................................................ 68
Vlastnosti ......................................................................................................................................... 68
28.3.2014 13:17:00
Posledení tisk:
28.3.2014 13:17:00
Karta OBECNÉ ............................................................................................................................... 69
Karta AKTIVITY .............................................................................................................................. 73
Karta KOMPETENČNÍ PROFIL ................................................................................................... 73
Karta DOKUMENTY ....................................................................................................................... 73
5.3.9 (8) Nastavení karty role ................................................................................... 73
Karta OBECNÉ ............................................................................................................................... 74
5.4 Sestavujeme tým organizace ................................................................................. 76
5.4.1 Vytvoření pozice .............................................................................................. 76
5.4.2 Přiřazujeme členovi týmu oprávnění................................................................ 76
5.4.3 Aktivace a nahrazení osoby ............................................................................ 76
5.5 Zadáváme úkoly v organizaci ................................................................................. 77
5.5.1 Vytvoření operativního úkolu ........................................................................... 77
5.5.3 Karta PODÍLNÍCI A VAZBY ÚKOLU................................................................ 79
5.5.4 Karta DOKUMENTY ........................................................................................ 80
5.5.6 Kopírování operativních úkolů ......................................................................... 80
5.6 Sledujeme kalendář událostí organizace ............................................................... 81
5.7 Sledujeme poštu organizace .................................................................................. 81
5.8 Evidujeme právní dokumentaci organizace ............................................................ 81
5.8.1 Vložení nové smlouvy ...................................................................................... 81
5.8.3 Karta SMLUVNÍ STRANY ............................................................................... 82
5.8.4 Karta OBSAHOVÁ STRÁNKA ......................................................................... 83
5.8.5 Karta PŘEDMĚT A PLNĚNÍ ............................................................................ 83
5.8.6 Karta POHYB ORIGINÁLU .............................................................................. 83
5.8.7 Karta DOKUMENTY ........................................................................................ 84
5.9 Sledujeme dokumenty vázané k organizaci ........................................................... 84
6 Aukce.................................................................... 84
6.1 Vyhlašujeme novou Aukci ...................................................................................... 84
6.1.1 Vstupní informace pro novou aukci ................................................................. 84
6.1.2 Informace ........................................................................................................ 85
6.1.3 Dodavatelé ...................................................................................................... 86
6.1.4 Dokumenty ...................................................................................................... 87
6.1.5 Položky ............................................................................................................ 87
6.2 Vkládáme nabídku ................................................................................................. 87
6.2.1 Moje situace .................................................................................................... 88
6.3 Sledujeme aktivní aukce ........................................................................................ 88
6.4 Máme přehled o ukončených aukcích .................................................................... 89
28.3.2014 13:17:00
Posledení tisk:
28.3.2014 13:17:00
7 Průřezová témata ................................................. 89
7.1 Oprávnění přístupu k informacím ........................................................................... 89
7.2 Vazba mezi projekty a organizacemi...................................................................... 89
8 Zdroje a doporučení ............................................. 90
8.1 Metodologické kořeny systému a kompatibilní standardy ...................................... 90
8.2 Doporučená literatura............................................................................................. 90
8.2.1 Řízení projektů ................................................................................................. 90
8.2.2 Řízení procesů ................................................................................................. 90
8.2.3 Řízení osobní výkonnosti a rozvoje organizací ................................................ 91
8.2.4 Řízení a vedení druhých lidí ............................................................................. 91
Úvod
1
Vážení uživatelé,
děkujeme vám za důvěru a rozhodnutí pracovat se systémem allycon.com. Věříme, že používání tohoto
systému pomůže zjednodušit, zpřehlednit a lépe kontrolovat procesy a projekty, které vedete anebo kterých
se účastníte.
Cílem této příručky je usnadnit vám první kroky při práci se systémem a popřípadě vám doporučit další
informační a vzdělávací zdroje pro plnohodnotné využití možností systému. prosíme Vás o práci s příručkou
spolu s aktivním přihlášením do systému, tak aby jste mohli okamžitě popisované akce vyzkoušet v praxi.
1.1
Mapa příručky
Tento dokument se vztahuje k allycon.com verzi 11.0 release 1106
.. viz Elementy k příručkám
Co je vlastně allycon.com?
allycon je soubor metod vytvářející supersouvisloti v zabezpečené internetová aplikaci pro efektivní řízení
, komunikaci a dokumentaci aliančních projektů a organizačních struktur.
Umožňuje zejména
•
Podporu vedení, správu a dokumentaci aliančních projektů propojením reprezentantů Organizací
•
Komunikaci, kontrolu a regulaci práce v aliančních sítích pomocí tranzitivních práv
•
Využití zkušeností kopírováním šablon známých taktických plánů- standardů
•
Centrální řízení standardu ovládaných aktivit pomocí dynamické dědičnosti taktických plánů
Jak rozumět této definici?
SOUBOR METOD – v systému je implementováno mnoho metod zejména 5W+1H, Up & Down , WBS,
Logický rámec, SWOT analýza,
SUPERSOUVISLOST – jednotná synchronizace a distribuce zněn informací vázaných na více než dva
informační zdroje.
ZABEZPEČENÁ - Zabezpečením zde rozumíme ochranu dvojího druhu. Zaprvé ochranu proti ztrátě či
zničení dat a zadruhé ochranu proti zcizení či užití dat neoprávněnou osobou.
INTERNETOVÁ - Internetový charakter aplikace má hned několik výhod. Zaprvé dostupnost kdykoli a
kdekoli, kde je připojení k internetu. Zadruhé vysoká rychlost sdílení dat a informací - jakmile je informace
vložena, okamžitě je přístupna všem oprávněným uživatelů, na celém světě. Zatřetí jsou masivně sníženy
náklady na správu a údržbu výpočetní techniky na straně klientů.
28.3.2014 13:17:00
Posledení tisk:
28.3.2014 13:17:00
EFEKTIVNÍ - Efektivita je dána podílem přínosů užití aplikaci vůči vynaloženým nákladům a zde je systém
jedinečný.
ŘÍZENÍ - Řízením rozumíme
•
VEDENÍ A ROZHODOVÁNÍ strategických cílů a rizik,
•
PLÁNOVÁNÍ - Systém umožňuje bleskové plánování taktiky projektů a organizačních
struktur metodou shora v WBS Work Brakedown Structure. Umožňuje souběžné
plánování různých částí projektu či organizační struktury různými uživateli či
zainteresovanými subjekty
•
ORGANIZOVÁNÍ práce tj. zadávání, monitoring a vyhodnocování taktických a
operativních úkolů a kontrolu činnosti, výstupů a dosažených cílů.
•
ZAJIŠŤOVÁNÍ ZDROJŮ vytvářením odběratelsko-dodavatelského modelu smluvních
vztahů a výběrem dodavatelů pomocí elektronických aukcí.
•
PRÁCI S LIDMI A TÝMEM budováním týmové struktury a delegováním odpovědností a
pravomocí.
KOMUNIKACI - Systém je optimalizován pro evidenci a sledování veškeré komunikace elektronické i
papírové v rámci všech aktivit.
DOKUMENTACI – Systém je sám o sobě elektronickým záznamníkem a umožňuje dokumentovat
jednotlivé činnosti přikládáním elektronických souborů. Spolu s výstupy z Komunikace umožňuje úplný
sběr dat projektu či organizace.
ALIANČNÍ PROJEKTY - Složitými projekty zde rozumíme projekty, na kterých se podílí desítky až stovky
uživatelů v rámci desítek různých odběratelko dodavatelských subjektů. Příkladem můře být výstavba
rozsáhlých investičních celků, řízení, evidence a distribuce dotačních titulů a podobně.
SLOŽITÉ ORGANIZAČNÍ STRUKTURY - Složitými organizačními strukturami rozumíme správu a řízení
velkých holdingových organizací s několika hierarchickými úrovněmi a desítkami až stovkami subjektů.
ALIANČNÍ SÍTĚ – soustavy vázaných organizací a projektů vytvářející OBS – Organization Brakedown
Structure, PBS – Project Brakedown Structure a O-PBS Organization & Project Brakedown Structure
TRANZITIVNÍ PRÁVA –
•
podílníkům nadřízených úkolů umožňují kontrolu a regulaci práce podřízených úkolů
WBS v projektu či organizaci
•
organizaci umožňují kontrolu a regulaci práce svých podřízených vyslaných do aliančních
projektů jako reprezentanti organizace.
•
Týmům nadřízených organizací a projektů kontrolu a regulaci podřízených vázaných
organizací či projektů
KOPÍROVÁNÍ ŠABLON TAKTICKÝCH PLÁNŮ - umožňuje převzetí taktického plánu z existujících
projektů a tak využití Best Practice vlastních či cizích zkušeností a výrazné zkrácení času potřebného na
plánování
CENTRÁLNÍ ŘÍZENÍ STANDARDU taktické plány ovládaných projektů či organizací jsou řízeny z jednoho
centrálního projektu či organizace
DYNAMICKÁ DĚDIČNOST TAKTICKÝCH PLÁNŮ je funkce pomocí níž je z matečného projektu či
organizace automatizovaně v reálném čase propisován taktický plán do taktických plánů dědičných
projektů či organizací, včetně jeho změn.
28.3.2014 13:17:00
Posledení tisk:
28.3.2014 13:17:00
2
Orientujeme se v allycon.com
Pro snazší domluvu o orientaci v systému se pojďme sjednotit v pojmenování jednotlivých grafických prvků
a oblastí, které vidíme na obrazovce v části 2.1 Rozložení obrazovky, a jednotlivých činnostech, které
můžeme v systému provádět v části 2.2 Způsob ovládání. Specifické vlastnosti vyplývající z internetové
povahy aplikace zmíníme v části 2.3 Chování systému.
2.1
Rozložení plochy
Plocha aplikace v okně prohlížeče se skládá z rozsáhlé pracovní oblasti, ke které nahoře a vlevo přiléhají
různé ovládací prvky. V horní části plochy se nachází záložky modulů, řádek kontextové nápovědy a
ovládací lišta. Na levém okraji je nástrojový panel. Dle charakteru používaných nástrojů se v horní části
pracovní oblasti může objevit záložka karet (např. viz nástroj Informace k projektu). Záložky karet se
objevují též v některých pracovních oknech (viz např. vlastnosti v nástroji Úkoly).
Záložky modulů
2.1.1
Jsou umístěny na horním okraji obrazovky vpravo od loga /vlož logo allycon/. Obsahuje taby
jednotlivých modulů systému Já, Projekty, Organizace, Aukce. Pomocí lišty je možné přepínat mezi
jednotlivými moduly.
Řádek kontextové nápovědy
2.1.2
Řádek kontextové nápovědy je umístěn v horní části obrazovky hned pod záložkami modulů. Zobrazuje
nápovědu k aktuální aktivované části systému. U pravého okraje obrazovky zobrazuje rozbalovací
seznam aktuálně otevřených projektů, popřípadě organizací.
Ovládací lišta
2.1.3
Ovládací lišta systému je umístěna v horní části obrazovky hned pod řádkem kontextové nápovědy.
Obsahuje rozbalovací menu s položkami Modul, Akce a Zobrazení. V závislosti na charakteru okna
aktivního obsahu vpravo od položek zobrazují nástroje ovládání zobrazení.
Nástrojový panel
2.1.4
Lišta nástrojů je umístěna na levém okraji obrazovky. Její pomocí je možné přepínat a volit nástroje
jednotlivých modulů.
Záložky karet
2.1.5
Lišta tabů karet se nachází v horní části okna aktivního obsahu, hned pod ovládací lištou. Lišta se
zobrazuje v případě, že v okně aktivního obsahu jsou data zobrazována na více kartách.
Pracovní oblast
2.1.6
Okno aktivního obsahu zabírá největší plochu obrazovky aplikace a slouží ke vkládání a zobrazovaní
dat systému.
Pracovní okno
2.1.7
V některých situacích se nad pracovní oblastí aplikace otevře pracovní okno pro zobrazení či vkládání
dat. S pracovním oknem je možné, pomocí myši, standardně pohybovat (v rámci plochy internetového
prohlížeče).
2.2
Způsoby ovládání
Aplikace je ovládána převážně pomocí myši. Vstup dat je prováděn především klávesnicí, popřípadě
přetažením objektu myší (např. viz Tým nebo Dokumenty). V některých polích je systém nápomocný
výběrem z možných variant, popřípadě tzv. našeptávačem.
2.2.1
Označení položky
Označení položky, ikony či jiného aktivního elementu v aplikaci se provádí jednoduchým klikem levým
tlačítkem myši.
28.3.2014 13:17:00
Posledení tisk:
28.3.2014 13:17:00
Otevření položky
2.2.2
Výběr položky respektive aktivace elementu v systému se provede dvojklikem levým tlačítkem myši.
Kontextové menu
2.2.3
Kontextové menu se aktivuje jednoduchým klikem pravým tlačítkem myši ve vztahu k oblasti, kde se
myš nachází.
Kontextové menu obsahuje různé položky v závislosti na konkrétní oblasti (položce) na niž v daný
moment myš ukazuje. Vždy však obsahuje standardní položky k Adobe flash playeru.
Přetažení obsahu
2.2.4
Některé obsahy je možné přenášet metodou uchop a přesuň (drag and drop) tak, že při stisknutém
levém tlačítku pohybujeme myší až k cílové oblasti. Příkladem je vkládání souborů z mého disku do
jednotlivých oblastí dokumentů. Více viz Pracujeme s osobním datovým diskem (nástroj Moje soubory)
Našeptávač
2.2.5
Našeptávač je funkce, která pomáhá uživateli vybrat si z již uložených vstupních dat hledanou položku.
Během vkládání textu položky se pod vstupním polem rozbaluje okénko, kde se zobrazí maximálně
prvních sedm položek, které obsahují dosud napsaný řetězec znaků.
2.3
Chování systému
Nezapomínejme, že systém vyžaduje online spojení s internetem. Nutné parametry připojení najdete v
Instalační příručce. V případě, že dojde k přerušení spojení nebo výraznému poklesu rychlosti připojení,
systém se odpojí, Informace se zobrazí na obrazovce a máte možnost pokračovat v současné relaci
(např. po opětovném zapojení síťového kabelu, který vám omylem vypadl) nebo začít novou relaci.
Výhodou je tzv. průběžné ukládání dat do systému, teda pokaždé, když opustím každé editované pole,
tak se jeho obsah automaticky uloží.
2.3.1
vzdálené připojení
Celý systém je provozován v režimu SaaS Software as a service. Uživatel se připojí pomocí svého
počítače a internetu ke vzdálenému serveru.
2.3.2
průběžné ukládání
2.3.3
Nevratnost akcí
Je důležité si uvědomit že v důsledku multiuživatelského přístupu není možné vracet akce provedené
v systému zpět, neboť systém by nevěděl zda má na pokyn uživatele A vrátit systém do stavu
posledního zobrazení uživateli A nebo do posledního stavu provedeným uživatelem B. pokud nastane
akce, kterou uživatel potřebuje revokovat ( byť na poslední mu vyhovující verzi) musí jít kupředu a
změnu provést novou akcí.
28.3.2014 13:17:00
Posledení tisk:
28.3.2014 13:17:00
Spravujeme svůj osobní prostor v allycon.com (modul Já)
3
Jak jsme vyzdvihli dříve, jednou z klíčových vlastností systému je sdílení dat a dokumentů. Nicméně systém
každému uživateli poskytuje jeho soukromý prostor jak pro osobní profil, sledování uživatelem spravované
fyzické i elektronické pošty, přehled o osobním účtu aplikace a vlastní datově úložný prostor.
3.1
Nastavujeme si svůj profil (nástroj Můj profil)
Nástroj Můj profil slouží jako osobní vizitka v systému a vybrané informace (jméno, email a angažmá
v organizacích) jsou viditelné všem uživatelům systému.
Na kartě PROFIL můžeme zadat informace o sobě, kontaktní adresu a řadu kontaktů.
Karta ANGAŽMÁ umožňuje evidovat účasti uživatele v jednotlivých organizacích.
Pomocí karty UŽIVATELSKÉ NASTAVENÍ můžeme měnit aktuální heslo přístupu do systému.
Díky kartě DOKUMENTY můžeme ke svému profilu přiřazovat odkazy na libovolný soubor v systému.
3.1.1
Karta PROFIL
Oblast JMÉNO obsahuje položky:
položka
význam
Oslovení
jak má být daná osoba
oslovována
Jméno
křestní jméno
základní identifikace
uživatele
Příjmení
příjmení
základní identifikace
uživatele
Titul před
tituly, které chce uživatel
uvádět před jménem
zobrazují se v
identifikaci uživatele
Titul za
jménem
tituly, které chce uživatel
uvádět za jménem
zobrazují se v
identifikaci uživatele
funkce
poznámka
pro cizojazyčná jména
vhodné rozlišení, zda se
jedná o ženu, či muže
Oblast KONTAKTNÍ ADRESA obsahuje položky:
položka
význam
Organizace
Ulice
základní poštovní
adresa
Město
adresa
PSČ
adresa
Země
adresa
funkce
poznámka
použit našeptávač
organizace musí být
založena v systému
Oblast PRIMÁRNÍ KONTAKTY obsahuje položky:
položka
28.3.2014 13:17:00
význam
funkce
poznámka
Posledení tisk:
28.3.2014 13:17:00
Kód země
mezinárodní předvolba
telefonu
údaj se používá při
odesílání SMS
Telefonní
číslo
kontaktní telefon
údaj se používá při
odesílání SMS
Primární
email
osobní e-mail
allycon email
e-mail v systému
na tento mail přichází
zprávy ze systému
(faktury ap.)
na počátku je to mail, na
který se uživatel
zaregistroval
systém udržuje
automaticky
Oblast KONTAKTNÍ ADRESA obsahuje položky:
položka
význam
funkce
poznámka
1, (2, 3, 4)
identifikační číslo
kontaktu
systémová
zadejte
kontakt
vlastní kontakt
informační
např.: telefonní číslo,
Skype jméno, identifikátor
služby
typ kontaktu
identifikace druhu
služby
informační
např.: Skype, ICQ, 2.
telefon
Oblast DOPLŇUJÍCÍ INFORMACE je rozsáhlé volné textové pole, kam je možné vkládat libovolné
informace.
3.1.2
Karta ANGAŽMÁ
Karta ANGAŽMÁ umožňuje správu angažmá v organizacích. Uživatel je-li určitou organizací
angažován aktivně potvrzuje přijetí angažmá. Ve stejném místě může uživatel i přijaté angažmá
odmítnout. Angažmá se rovněž možné zrušit z Organizace vyřazením angažované osoby z týmu.
Pod tabulkou se nachází výběrové pole, které s pomocí funkce našeptávače prohledává databázi
evidovaných organizací, které nejsou v systému založeny. Název organizace je zobrazen normálním
písmem ( ne tlustě). Výběrem tohoto angažmá na vlastní riziko propagujete své členství v této
organizaci. Funkce slouží zejména pro případ kdy organizace není založena v systému a uživatel je
členem takovéto organizace a je členem týmu projektu jako reprezentant organizace
Platná Angažmá v organizacích založených v systému jsou v seznamu zobrazena zeleně
Zrušená angažmá v organizacích založených v systému jsou v seznamu zobrazena šedivě
Deklarovaná angažmá v organizacích nezaložených v systému jsou v seznamu zobrazena šedivě
Zrušená deklarovaná angažmá se v seznamu neobjevují vůbec
3.1.3
Karta UŽIVATELSKÉ NASTAVENÍ
Na kartě UŽIVATELSKÉ NASTAVENÍ můžete měnit své heslo přístupu do systému:
1. Do pole Aktuální heslo: zadáte heslo, kterým jste se přihlásili do systému. Pro bezpečnost vašich
hesel se místo znaků zobrazují pouze hvězdičky (*****)
2. Do pole Nové heslo: zadáte heslo, které chcete použít při příštím vstupu do systému.
3. Do pole Potvrzení: zadejte ještě jednou vaše nové heslo. Tento krok slouží jako ochrana proti
nechtěným překlepům.
4. Stiskem tlačítka Změnit heslo se provede kontrola shody polí Nové heslo a Potvrzení. Pokud se
hesla neshodují, systém vás na to upozorní zprávou a k žádné změně hesla nedojde. Pokud jsou pole
shodná, systém vás zprávou informuje, že heslo bylo změněno.
28.3.2014 13:17:00
Posledení tisk:
28.3.2014 13:17:00
3.1.4
Karta DOKUMENTY
Na kartě DOKUMENTY můžeme přidat přetažením dokument z my Disk nebo naopak dokument opět
přetažením umístit do nějaké složky my Disk. Ve skutečnosti nepřetahujeme celé soubory, ale
pracujeme jen s jejich zástupci. O možnostech práce se soubory v okně my Disk viz část Pracujeme s
osobním datovým diskem (nástroj Moje soubory)
3.2
Komunikujeme s ostatními uživateli (nástroj Má pošta)
Pomocí nástroje Má pošta můžeme spravovat vlastní elektronickou poštu systému a evidovat fyzickou
poštu. Jde tedy o poštu jak osobní, tak poštu zadávanou z tohoto místa do jednotlivých aktivit projektů či
organizací.
Elektronická pošta umožňuje zasílání zpráv včetně příloh v rámci systému i mimo systém a dokonce je
možné zastat prvních 70 znaků zprávy jako SMS na telefon příjemce.
Třídění a organizace pošty je řešeno pomocí filtrů.
3.2.1
Karta ELEKTRONICKÁ POŠTA
Karta ELEKTRONICKÁ POŠTA obhospodařuje veškerou elektronickou poštu v systému. Je podélně
rozdělena na dvě oblasti. První oblastí je seznam zpráv a druhou detaily vybrané zprávy.
Seznam zpráv obsahuje položky:
položka
význam
In/Out
Rozlišení došlé a
odeslané pošty
Předmět
Pojmenování zprávy
Aktivita
Spojení s konkrétním
projektem nebo
organizací
Odesílatel
Kdo zprávu zadal do
systému
Přijato
Datum a čas, kdy byla
zpráva přijata do
systému
systém udržuje
automaticky
Příjemci
Adresát zprávy
může jich být i více
Dokumenty
Výpis názvů dokumentů
přiložených ke zprávě
může jich být i více
funkce
poznámka
systém udržuje
automaticky
Identifikace o co jde
Dle všech polí lze třídit a filtrovat.
Oblast detailů zprávy zahrnuje tři karty. Na kartě OBSAH
položka
význam
funkce
Předmět
Pojmenování zprávy
Identifikace o co jde
Aktivita
Spojení s konkrétním
projektem nebo
organizací
Přijato
Datum a čas, kdy byla
zpráva přijata do
systému
28.3.2014 13:17:00
poznámka
Posledení tisk:
28.3.2014 13:17:00
Dále oblast ZPRÁVA, která obsahuje vlastní textovou část zprávy.
Na kartě DISTRIBUCE, nalezneme oblast SYSTÉMOVÍ PŘÍJEMCI, kde je tabulkově seznam uživatelů
systému, kterým byla zpráva odeslána.
položka
význam
funkce
poznámka
Jméno
Jméno uživatele
systému
Identifikace příjemce
Email
příznak odeslání na
systémový email
informační, není
možné měnit
Externí
email
příznak odeslání na
externí email
zapnuto / vypnuto
SMS
příznak odeslání textové
zprávy na mobilní číslo
zapnuto / vypnuto
zpráva na vnitřní email
uživatele odejde vždy
Dále oblast NESYSTÉMOVÍ PŘÍJEMCI slouží k zadání libovolné externí emailové adresy. Více adres je
možné zadat, když jednotlivé adresy oddělíme středníkem. Systém kontroluje formálně správnost
zadaných emailů. Dokud obsah pole nevyhodnotí jako formálně správný, tak není dostupné tlačítko
Odeslat a pole je orámováno červeně. Po zadání korektních emailů orámování zmizí a tlačítko k
odeslání bude aktivní.
Na kartě DOKUMENTY můžeme připojovat ke zprávě odkazy na soubory v systému způsobem viz.
Pracujeme s osobním datovým diskem (nástroj my Disk)
3.2.2
Karta FYZICKÁ POŠTA
Karta FYZICKÁ POŠTA slouží k evidenci došlé a odeslané pošty.
Na kartě OBSAH můžeme vkládat informace o poště v několika oblastech.
Oblast ZÁKLADNÍ ÚDAJE:
položka
význam
funkce
Předmět
pojmenování
zprávy
základní
identifikace
Počet
výtisků
pokud v zásilce
dorazilo více kopií
informační
Kategorie
rozdělení zpráv dle
charakteru
výběrové pole
Stavy: smlouva, rozhodnutí,
dokumentace, výpis,
faktura, vyjádření
Způsob
doručení
jak bylo doručeno
výběrové pole
Stavy: dobírka, email, EMS,
fax, pošta, kurýr, osobně,
pošta s doručenkou, pošta
doporučeně
Typ
rozlišení přijaté a
odeslané pošty
výběrové pole
Stavy: Přijatá, Odeslaná
Odesláno
den a hodina, kdy
byla pošta odeslána
volba přes ikonku
kalendáře
Obdrženo
den a hodina, kdy
byla pošta
obdržena
volba přes ikonku
kalendáře
28.3.2014 13:17:00
poznámka
6 možných stavů:
nezadáno, čekající, zadaný
připravený, hotový, zrušený
Posledení tisk:
28.3.2014 13:17:00
Oblast ODESÍLATEL
položka
význam
funkce
Odesílatel
jméno člověka nebo
organizace
informační
Předal
jméno osoby
informační
Adresa
Ulice a číslo
informační
Místo
směrovací číslo,
město (země)
informační
Značka
interní značka
odesílatele
informační
poznámka
např. spisová značka
Oblast OBSAH je rozsáhlé textové pole, kde je možné blíže popsat co je obsahem pošty. Pokud je
potřeba přidat rozsáhlejší podklady nebo datové soubory (např. scanovou kopii), bývají umisťovány na
kartu DOKUMENTY.
Oblast ADRESÁT
položka
význam
funkce
Příjemce
jméno člověka nebo
organizace
informační
Převzal
jméno osoby
informační
Adresa
Ulice a číslo
informační
Místo
směrovací číslo,
město (země)
informační
Značka
interní značka
adresáta
informační
poznámka
např. spisová značka
Oblast AKTIVITA umožňuje svázat daný záznam o fyzické poště spojit jedním či více projektům, resp.
organizacím. V poli Najít, pomocí našeptávače, zadejte požadovaný projekt, resp. organizaci. Tlačítkem
Přidat vložíte vybraný projekt/organizaci do seznamu připojených aktivit. Zrušení přiřazeného
projektu/organizace provedete tlačítkem Odebrat.
Záznam o poště uložíme tlačítkem Uložit.
Na kartě DOKUMENTY můžeme připojovat k záznamu odkazy na soubory v systému způsobem viz.
Pracujeme s osobním datovým diskem (nástroj my Disk)
3.3
Plníme své úkoly (nástroj Mé úkoly)
Nástroj Mé úkoly je sběrnice všech úkolů uživatele jako podílníka úkolu z projektů a organizací. Úkoly se
zobrazují jako seznam úkolů a je možné odtud otevřít katu úkolu a editovat je. Není možné odtud
vstupovat do nad úkolů či podúkolů otevřené karty úkol. Na jednotlivých kartách úkolu lze spravovat
VLASTNOSTI, PODÍLNÍKY ÚKOLU, DOKUMENTY a VÝSTUPNÍ DOKUMENTY.
Pro organizaci úkolů je možné efektivně použít filtry.
3.3.1
Karta VLASTNOSTI
Oblast IDENTIFIKACE
položka
28.3.2014 13:17:00
význam
funkce
poznámka
Posledení tisk:
28.3.2014 13:17:00
Název
pojmenování úkolu
Stav úkolu
výběrové pole s
předdefinovanými
položkami
6 možných stavů:
Priorita
výběrové pole s
předdefinovanými
položkami
možné hodnoty: 1 - 5
ID úkolu
systémové číslo
úkolu
systém generuje
automaticky
Autor
úkolu
osoba, která zadala
úkol do systému
systém zaznamenává
automaticky
Vytvořeno
den a hodina, kdy
byl úkol zadán do
systému
systém zaznamenává
automaticky
základní
identifikace
možno upravit jen v
modulu, kde byl úkol zadán
nezadáno, čekající, zadaný
připravený, hotový, zrušený
Oblast REALIZACE
položka
význam
funkce
Zahájení
datum zahájení
úkolu
volba přes ikonku
kalendáře
Ukončení
datum ukončení
úkolu
volba přes ikonku
kalendáře
Trvání
(dny)
kalendářní počet
dní mezi zahájením
a ukončením
možné editovat, při
změně se dopočítá
položka Ukončení
Plnění
úkolu (%)
poznámka
informační
Oblast ZADÁNÍ je rozsáhlé textové pole, kde je možné popsat co je obsahem úkolu. Pokud je potřeba
přidat rozsáhlejší podklady nebo datové soubory, bývají umisťovány na kartu DOKUMENTY.
Oblast PODÍLNÍCI ÚKOLU
položka
význam
funkce
poznámka
Vykonavat
el
osoba, která je
zodpovědná za
splnění úkolu
informační
provázáno s kartou
PODÍLNÍCI ÚKOLU
Schvalovat
el
osoba, která
schvaluje splnění,
popřípadě zadání
úkolu
informační
PODÍLNÍCI ÚKOLU
Zadavatel
osoba, která
zadává úkol
informační
PODÍLNÍCI ÚKOLU
Oblast KOMENTÁŘE K PRŮBĚHU REALIZACE
28.3.2014 13:17:00
Posledení tisk:
28.3.2014 13:17:00
Každý úkol ve vybaven nesmazatelnými komentáři k úkolu s přesným určením autora a času vložení
komentáře.
Oblast VYJÁDŘENÍ KE SPLNĚNÍ
Volné textové pole slouží pro záznam vyjádření k průběhu či splnění úkolu
Oblast VYJÁDŘENÍ KE ZPOŽDĚNÍ
Volné textové pole slouží pro report zdůvodňující zpoždění
Karta PODÍLNÍCI ÚKOLU
3.3.2
položka
význam
funkce
poznámka
Vykonavat
el
osoba, která vytvořila
tento proces
informační
obsah sdílen s kartou
VLASTNOSTI
Schvalovat
el
osoba, která oponovala
daný proces
informační
VLASTNOSTI
Zadavatel
osoba, která
přezkoumává daný
proces
informační
VLASTNOSTI
3.3.3
Karta DOKUMENTY
Karta VÝSTUPNÍ DOKUMENTY
3.3.4
3.4
Platíme za čerpané služby (nástroj Můj účet)
Pomocí nástroje můj účet řídíme vztah s poskytovatelem systému. Můžeme aktualizovat naše fakturační
údaje, sledovat jaké máme aktivované služby, jaké jsou vystavené a zaplacené faktury, náhled ceníku a
evidované smlouvy s poskytovatelem.
Jak, kdy a za co se platí:

v měsíci, kdy jsem se zaregistroval do systému je můj status FREE_MONTH a nic se neúčtuje

první den následujícího měsíce se vygeneruje první pro forma faktura (na částku 0) a změní se mi
stav na ACTIVE

první den následujícího měsíce se vygeneruje druhá pro forma faktura (na částku 19EUR bez DPH splatnost 15. den v měsíci) a stav dále zůstává ACTIVE

a tak to jde každý další měsíc

28.3.2014 13:17:00
Posledení tisk:
28.3.2014 13:17:00
3.4.1
Karta UŽIVATELSKÝ ÚČET
položka
význam
UŽIVATEL
JMÉNO UŽIVATELE
AKTIVNÍ OD
Adresa organizace
STATUS
Adresa organizace
SPOZOROVÁN
JMÉNO SPONZORA
STAV PLATEB
Poslední placené
období, zaplaceno
kým, aktuální
splatnost
FAKTURAČNÍ
ÚDAJE
Organizace,ulice,měst
o,PSČ,stát,země
Organizace nemusí
být založena v
systému
Daňová
identifikace
Plátce DPH,DIČ,země
registrace DPH, sazba
DPH
Placení DPH je
z pohledu EU
3.4.2
funkce
poznámka
Karta VYÚČTOVÁNÍ
V tabulce je zobrazen seznam uživatelem sponzorovaných účtů
položka
význam
funkce
poznámka
význam
funkce
poznámka
uživatel
Sponzorováno od
status
Zrušit sponzorství
Aktuální vyúčtování
položka
Účetní období
Cena za jednotku
Počet
sponzorovaných
účtů
Celkem účtů
částka
sleva
Po slevě
DPH(%)
DPH
celkem
28.3.2014 13:17:00
Posledení tisk:
28.3.2014 13:17:00
Pod tabulkou se nachází pole pro přidání sponzorovaného účtu. V poli funguje našeptávač a je možné
přidat pouze již zaregistrovaného uživatele systému s osobním certifikátem, vyhledávání funguje podle
jména uživatele.
3.4.3
Karta PLATBY A FAKTURY
Karta FAKTURY je rozdělena na dvě tabulky.
V první tabulce jsou zobrazeny jednotlivé měsíční fakturační záznamy:
položka
význam
funkce
poznámka
VÝZVA ODESLANÁ
FAKTURA
VARIABILNÍ
SYMBOL
VYTVOŘENO
ÚČETNÍ OBDOBÍ
SPALTNOST
ČÁSTKA
DATUM
ZAPLACENÍ
AKTIVNÍ DO
V DRUHÉ TABULCE AKTUÁLNÍ VYÚČTOVÁNÍ
položka
význam
funkce
poznámka
Účetní období
Cena za jednotku
Počet
sponzorovaných
účtů
Celkem účtů
částka
sleva
Po slevě
DPH(%)
DPH
celkem
V třetí tabulce vpravo dole jmený seznam sponzorovaných účtů
položka
význam
funkce
Uživatel 1
Jméno uživatele /
informační
28.3.2014 13:17:00
poznámka
Posledení tisk:
28.3.2014 13:17:00
účtu
Uživatel 2
Jméno uživatele /
účtu
informační
Uživatel 3
Jméno uživatele /
účtu
informační
Uživatel X
Jméno uživatele /
účtu
informační
3.5 Pracujeme s osobním datovým diskem (nástroj my Disk)
Pomocí nástroje Moje soubory může spravovat své soubory uložené v systému. Přes kontextové menu
na jednotlivých složkách můžeme vytvářet a přejmenovávat podsložky, nahrávat a stahovat soubory do
systému. Dále přes vlastnosti souborů sledovat jejich revize, historii a použití.
Soubory jednou uložené v systému allycon se již nemění. To, s čím pracujeme na různých umístěních,
jsou vždy jen odkazy na jeden soubor v systému.
3.5.1
Vytváření podsložek
Základní složka, kam je možné ukládat vaše soubory, ale i vytvářet další podsložky se jmenuje my Disk.
Kontextové menu na této složce umožňuje volbou Vytvořit složku vytvořit novou složku jako podsložku
složky stávající. Vytvořená složka nese název Nová složka a pomocí volby kontextového menu
Přejmenovat složku ji můžeme přiřadit jméno, které potřebujeme. Základní složku my Disk přejmenovat
nelze. Takto je možné vytvářet celou stromovou strukturu složek.
Pokud složka obsahuje nějaké podsložky, pak je před ikonou složky trojúhelníček. Kliknutím na tento
trojúhelníček můžeme rozbalovat, resp. skrývat podsložky ve složkové struktuře. Kontextové menu
ještě nabízí volbu Rozbalit vše, která ve stromě otevře všechny, i vnořené, podsložky.
3.5.2
Upload souborů
Nahrávání souborů do systému allycon se provádí do libovolné složky vašeho disku (my Disk) přes
kontextové menu volbou Upload souborů. Po této volbě se otevře standardní okno vašeho prohlížeče
pro otevírání souborů a vy budete moci vybrat jeden či více souborů z vámi dostupných úložišť dat a
nahrát (uploadovat) je do dané složky v systému allycon.
3.5.3
Karta VLASTNOSTI
Dvojklik na řádku záznamu o souboru ve vaší složce allycon, stejně jako kontextová volba Vlastnosti,
otevře pracovní okno s detaily a informacemi, které se v systému allycon o souboru uchovávají. Na
kartě Vlastnosti jsou položky:
položka
význam
funkce
poznámka
Název
Pojmenování souboru,
pod kterým byl nahrán
do systému
informační
název souboru nelze v
systému přejmenovat
Vytvořeno
Datum a čas nahrání
souboru do systému
informační
systém udržuje
automaticky
Autor
uživatel, který nahrál
soubor do systému
informační
systém udržuje
automaticky
Velikost
datový objem souboru
informační
systém udržuje
automaticky
Popis
Doplňující informace k
souboru
informační
uživatelsky volně
editovatelný
28.3.2014 13:17:00
Posledení tisk:
28.3.2014 13:17:00
3.5.4
Karta VERZE
Na kartě VERZE je k dispozici přehled o historii, které soubory se vyskytovali na tomto umístění.
3.5.5
Karta HISTORIE STAŽENÍ
Karta HISTORIE STAŽENÍ uchovává informace o všech jednotlivých staženích souborů uživateli
systému allycon.
3.5.6
Karta UMÍSTĚNÍ
Karta UMÍSTĚNÍ poskytuje přehled všech míst v systému, kde je umístěn odkaz na daný datový
soubor.
3.5.7
Stažení souboru
Stažení souborů ze systému allycon je možné z libovolného místa systému, kde je odkaz na daný
soubor. Najetím myší na záznam o souboru a přes kontextové menu volbou Stáhnout. Po této volbě se
otevře standardní okno vašeho prohlížeče pro ukládání souborů a vy budete moci vybrat místo z vámi
dostupných úložišť dat a stáhnout (downloadovat) jej do dané složky.
Navíc ještě existuje možnost stažení z karty VERZE (ve vlastnostech souboru).
3.5.8
Nahrazení souboru
Na různých místech systému, kde můžeme vložit odkazy na soubory (DOKUMENTY, VÝSTUPNÍ
DOKUMENTY) můžeme stávající soubor nahradit jiným souborem tak, že z oblasti my Disk přetáhneme
myší nový soubor nad soubor starý a tím bude provedena náhrada (nový za starý) a zároveň tato
náhrada bude zaznamenána do karty VERZE ve vlastnostech souboru.
Zároveň na všech místech, kde je umístěn soubor, který byl na jiném místě nahrazen výše uvedeným
způsobem, se za název souboru přidá hvězdička (*). Hvězdička tedy značí, že v systému existuje
alespoň jedno místo, kde je novější než aktuální verze. Přes kartu verze je možné dohledat tyto nové
soubory a případně funkcí Nahradit nejnovější verzí v kontextovém menu verzi aktualizovat na
nejnovější.
Pokud potřebujeme jako platnou verzi určit jinou než nejnovější verzi, půjdeme přes kontextové menu
do vlastností souborů a na kartě VERZE, přes kontextové menu volbou Označit tuto verzi za platnou,
tak učinit.
3.5.9
Odstranění souboru
Při volbě Odstranit soubor v kontextovém menu (nad daným souborem) se provede výmaz odkazu na
soubor v daném místě. Nezapomeňte, že tato operace neodstraní možné další odkazy na soubor v
systému allycon. Přehled o ostatních umístění odkazů poskytne karta UMÍSTĚNÍ.
3.5.10
Oddělit z řady verzí
Jsou situace, kdy není nutné u daného souboru evidovat veškeré předchozí pracovní verze. Volbou Oddělit
z řady verzí v kontextovém menu (nad daným souborem) prakticky vyčistíme kartu VERZE ve vlastnostech
souboru v daném umístění. Karty VERZE v jiných umístěních tohoto soboru nebudou touto akcí nijak
dotčeny.
28.3.2014 13:17:00
Posledení tisk:
28.3.2014 13:17:00
Vytváříme a řídíme projekty - projektové řízení (modul Projekty)
4
V rámci modulu Projekty můžeme vytvářet a řídit jednotlivé projekty a jejich složitější struktury. Jednotlivé
nástroje koncepčně podporují vedení projektů v jednotlivých stavech (viz Projekt>Informace>INFORMACE:
Stav)
Stav projektu
Popis / charakteristika stavu projektu
Přechodový dokument
Přechodový stav projektu
VIZE
Objeví se nápad/příležitost na nový projekt a ten je zaveden do systému. Pomocí
nástroje Informace viz Zakládáme nový projekt (nástroj Informace) můžeme
založit nový projekt a přiřadit mu potřebné informace a popisy. Na základě
projektového záměru začínáme vytvářet projektový plán pomocí nástroje
Plánování, sestavovat projektovou skupinu pomocí nástroje Tým.
Projektový záměr
Jsou vyplněny potřebné informace v nástrojích Informace a Rizika
Projektový plán
Jsou definovány rozhodující procesy projektu - fáze, managementy, plánované
procesy - pomocí nástroje Plánování. Je sestaven projektový tým pomocí
nástroje Tým a definovány pravomoci a zodpovědnosti pomocí položky Role.
Jsou definovány postupy a úkoly pro výběrová řízení (položka Tendr) a smlouvy
(položka Smlouvy)
REALIZACE
Na základě projektového plánu probíhá realizace projektu a jeho jednotlivých
činností, podporovaná operativními úkoly (nástroj Úkoly), jsou uskutečňována
výběrová řízení (modul Aukce)a uzavírány potřebné smlouvy (nástroj Smlouvy).
Postupně je ukládána dokumentace k projektu - viz nástroj Dokumenty.
Předávací protokol do
zkušebního provozu
DODÁNO
(Monitorování)
Závěrečný předávací
protokol
KONEC
ZRUŠENO
4.1
Je již použita většina potřebných nástrojů, většina úkolů je ve stavu hotovo.
Předmět projektu je předán klientům/uživatelům do (zkušebního provozu) a běží
úkoly z monitorování.
Vše hotovo! Skončilo monitorovací období (např. Záruční lhůta)
Hurá! Skončilo monitorovací období
V kterémkoliv stavu může být projekt zrušen
Zakládáme nový projekt –modul projekty
Při vstupu do modulu Projekty se v pracovní oblasti objeví seznam projektů .a aktivují se nástroje projektu
v nástrojovém panelu
•
28.3.2014 13:17:00
Strategie
Posledení tisk:
28.3.2014 13:17:00
•
Rizika
•
Taktika
•
Tým
•
Operativa
•
Pošta
•
Smlouvy
•
Dataroom
Nový projekt vytvoříme kdekoli v poli seznamu projektů přes kontextové menu (pravé tlačítko myši)
Vytvořit projekt. nebo na ovládací liště>akce>vytvořit nový projekt
Při založení nového projektu se automaticky otevře nástroj Strategie> karta Informace. Na jednotlivých
kartách strategie můžeme zadat charakteristiky projektu tak, jak nám vyhovují. Jediné povinné položky
jsou Název projektu a Zkrácený název.
4.1.1
Karta INFORMACE
Na kartě INFORMACE jsou k dispozici čtyři sekce. V první sekci se nachází položky Název projektu,
Zkrácený název, což jsou klíčová pole pro identifikaci projektu, jeho výběr a přiřazování ve zbylých
částech systému. Pole ID obsahuje systémové číslo projektu a je automaticky přiřazováno a
spravováno aplikací. Poslední položkou první sekce je Stav, jedná se o výběrový seznam s možnými
hodnotami nezadáno, Idea, Konec, Vize, Realizace, Zrušeno a Dodáno.
položka
význam
funkce
Název
projektu
primární identifikace
projektu
zobrazuje se v
našeptávačích
systému při výběru
projektů
Zkrácená
název
alternativní identifikace
projektu
?
ID
systémové číslo projektu
Stav
výběrové pole pro určení
stavu projektu
poznámka
systém generuje
automaticky
V druhé sekci je možné projektu přiřadit organizace pod hlavičkami LÍDR OBLASTI a INVESTOR, dále
je možné specifikovat UMÍSTĚNÍ a ČASOVOU OSU PROJEKTU, ve specifikaci Zahájení, Příprava,
Realizace, Monitoring a Ukončení.
Oblast LÍDR OBLASTI obsahuje položky:
položka
význam
funkce
poznámka
Organizace
identifikace
organizace
informační
organizace musí
být založena v
systému
Ulice
informační
Město
informační
PSČ
informační
28.3.2014 13:17:00
Posledení tisk:
28.3.2014 13:17:00
Země
informační
Ve třetí sekci je možné specifikovat PODÍLNÍKY PROJEKTU, INVESTIČNÍ PARAMETRY a
KATEGORIZACI.
Oblast IDENTIFIKACE obsahuje položky:
Název: - položka primární identifikace procesu. Je viditelná jak v Plánování, tak v Úkolech.
položka
význam
funkce
Název
procesu
zobrazuje se jak v
Plánování, tak v
Úkolech
Zkratka
procesu
Pořadí
číslo určující
zobrazované pořadí v
dané úrovni struktury
procesů
zobrazuje se jak v
Plánování, tak v
Úkolech
Číslo
číslo definující místo
procesu ve struktuře
zobrazuje se jak v
Plánování, tak v
Úkolech
4.1.2
poznámka
systém generuje
automaticky
Karta VÁZANÉ PROJEKTY
Karta VÁZANÉ PROJEKTY zobrazuje v grafické podobě strom projektů a jejich provázanost.
V
rámci daného projektu se zobrazují jeden nejblíže nadřazený a všechny podřazené projekty.
Dvojklikem nebo přes pokyn Otevřít projekt v kontextovém menu na ikoně vybraného projektu jej
můžeme otevřít pro prohlížení a editaci ( nadřízený projekt můžete otevřít pouze v případě pokud máme
příslušná oprávnění).
Projekty jsou na sebe vázány pomocí operativních úkolů, viz oddíl Zadáváme projektové úkoly a Karta
PODÍLNÍCI ÚKOLU.
4.1.3
Karta LOGICKÝ RÁMEC
Logický rámec je jedním z efektivních nástrojů pro plánování, realizaci, monitorování a vyhodnocování
projektu. Tato metodika je v systému allycon podporována pomocí karty LOGICKÝ RÁMEC způsobem,
který je plně kompatibilní s metodickými pokyny pro vypracování projektů financovaných dotacemi
evropských fondů.
Kartu tvoří čtyři oddíly:

VYŠŠÍ CÍLE - GLOBÁLNÍ - cíle, které jsou nad rámec projektu, projekt přispívá k jeho naplňování

SPECIFICKÉ CÍLE - ÚČEL PROJEKTU - konkrétní cíle, které budou projektem dosaženy

VÝSLEDEK - VÝSTUPY Z PROJEKTU - výstupy a výsledky, kterých bude realizací projektu
dosaženo

ČINNOSTI - seznam a popis činností projektu - co se bude dělat
Tabulka VYŠŠÍ CÍLE - GLOBÁLNÍ obsahuje ve sloupcích položky:
položka
význam
funkce
poznámka
ID
systémové číslo
vyššího cíle
informační
systém generuje
automaticky
28.3.2014 13:17:00
Posledení tisk:
28.3.2014 13:17:00
Vertikální
logika
popis jednotlivého
vyššího cíle
informační
např. dlouhodobé
cíle
Ověřitelné
ukazatele *)
popis ukazatele,
kterým lze dokázat
dosažení vyššího cíle
informační
ukazatele dopadů
Zdroje
informací
popis nebo odkaz na
zdroje dat, kde je
možné ověřit
dosaženou hodnotu
ukazatele
informační
Rizika /
předpoklady
N/A
N/A
většinou se
neuvádí
*) řada cílů může mít více než jeden zájem - je možné založit další řádek se stejným cílem a jiným
ukazatelem.
Tabulka SPECIFICKÉ CÍLE - ÚČEL PROJEKTU obsahuje ve sloupcích položky:
položka
význam
funkce
poznámka
ID
systémové číslo
specifického cíle
informační
systém generuje
automaticky
Vertikální
logika
popis jednotlivého
specifického cíle
informační
hodnocené na
konci projektu
Ověřitelné
ukazatele *)
popis ukazatele,
kterým lze dokázat
dosažení vyššího cíle
informační
ukazatele
výsledků
Zdroje
informací
popis nebo odkaz na
zdroje dat, kde je
možné ověřit
dosaženou hodnotu
ukazatele
informační
Rizika /
předpoklady
popis nutných
vnějších předpokladů
pro dosažení cíle
informační
skutečnosti
neovlivnitelné v
rámci projektu
ukazatelem.
Tabulka VÝSLEDEK - VÝSTUPY Z PROJEKTU obsahuje ve sloupcích položky:
položka
význam
funkce
poznámka
ID
systémové číslo
vyššího cíle
informační
systém generuje
automaticky
Vertikální
logika
popis jednotlivého
výstupu
informační
sledované v
průběhu projektu
Ověřitelné
ukazatele *)
popis ukazatele,
kterým lze ověřit
realizaci výstupů
informační
ukazatele výstupů
Zdroje
informací
popis nebo odkaz na
zdroje dat, kde je
možné ověřit
informační
28.3.2014 13:17:00
Posledení tisk:
28.3.2014 13:17:00
dosaženou hodnotu
ukazatele
Rizika /
předpoklady
popis nutných
pro realizaci výstupů
informační
skutečnosti
neovlivnitelné v
rámci projektu
ukazatelem.
Tabulka ČINNOSTI obsahuje ve sloupcích položky:
položka
význam
funkce
poznámka
ID
systémové číslo
činnosti
informační
systém generuje
automaticky
Vertikální
logika
popis jednotlivých
činností
informační
jen hlavní a ve
zkratce, detail
bude v plánování
Ověřitelné
ukazatele *)
seznam měřitelných
vstupů a zdrojů pro
provádění činností
informační
jen hlavní a ve
zkratce, detail
bude ve WBS,
rozpočtu a
harmonogramu
Zdroje
informací
popis nebo odkaz na
zdroje dat, kde je
možné ověřit
ukazatele
informační
Rizika /
předpoklady
popis nutných
pro realizaci činností
informační
skutečnosti
neovlivnitelné v
rámci projektu
ukazatelem.
Použití logického rámce se může výrazně odlišovat dle specifického charakteru jednotlivých projektů,
pro detailnější informace doporučujeme využít odborných metodik projektového řízení nebo služeb
realizačních konzultantů.
4.1.4
Karta VYHODNOCOVÁNÍ PARAMETRŮ
Na kartě VYHODNOCOVÁNÍ PARAMETRŮ můžeme nejprve definovat v textovém oddílu VÝKONOVÉ
INDIKÁTORY.
Následně v tabulce VYHODNOCOVÁNÍ KLÍČOVÝCH VÝKONOVÝCH INDIKÁTORŮ zaznamenat
konkrétní hodnoty indikátorů.
položka
význam
funkce
poznámka
ID
identifikace
organizace
informační
organizace musí
být založena v
systému
Popis
pojmenování
výkonového indikátoru
informační
Mj.
Měrná jednotka
indikátoru
informační
28.3.2014 13:17:00
Posledení tisk:
28.3.2014 13:17:00
Záměr
číselná hodnota
záměru
informační
(Z)
Plánovaný
výstup
číselná hodnoty
plánovaného výstupu
informační
(PV)
Bilance
rozdíl číselné hodnoty
plánovaného výstupu
a záměru
informační
B1= (PV) - (Z)
Aktuální
stav
číselná hodnota
aktuálního stavu
informační
(AS)
Bilance
rozdíl aktuálního stavu
a plánovaného
výstupu
informační
B2= (AS) - (PV)
Bilance
rozdíl aktuálního stavu
a záměru
informační
B3= (AS) - (Z)
4.1.5
Karta DOKUMENTY
4.2
Evidujeme rizika spojená s projektem (nástroj RIZIKA)
Evidence a analýza rizik patří k nezbytným součástím složitějších projektů. Systém allycon.com nabízí
čtyři karty pro evidenci a klasifikaci rizik. Je na uživateli jaké nabízené funkcionality využije pro svoji
metodiku práce s riziky. K dispozici jsou čtyři karty – SWOT ANALÝZA, BUSINESS INTELIGENCE,
SKUPINY ZÁJMŮ a ANALÝZA RIZIK.
4.2.1
Karta SWOT ANALÝZA
Na kartě SWOT ANALÝZA můžeme do textových polí zaznamenat SILNÉ STRÁNKY, SLABÉ
STRÁNKY, PŘÍLEŽITOSTI a HROZBY vztahující se k projektu.
4.2.2
Karta BUSINESS INTELIGENCE
V rámci karty BUSINESS INTELIGENCE můžeme do volného textového pole zaznamenat důležité
informace o projektu a může sloužit k monitorování obchodního průběhu projektu. K dispozici jsou dvě
pole pro lokální a anglickou variantu záznamu.
4.2.3
Karta SKUPINY ZÁJMŮ
Karta SKUPINY ZÁJMŮ umožňuje zaznamenat formou tabulky analýzu zainteresovaných (zájmových)
skupin v projektu. Použití polí je zcela na volbě uživatele (metodika). Následující doporučení je
inspirované metodikou dotačních projektů evropských strukturálních fondů.
položka
význam
funkce
poznámka
ID
pořadí záznamu
informativní
systém generuje
automaticky
Skupina /
subjekt
pojmenování subjektu
nebo skupiny lidí, na
které působí dopady
projektu nebo kteří
mohou jakkoli ovlivnit
informativní /
evidenční
28.3.2014 13:17:00
Posledení tisk:
28.3.2014 13:17:00
projekt a jeho aktivity
Role
co subjekt / skupina dělá
v projektu
informativní /
evidenční
Charakter
charakter subjektu /
skupiny vzhledem k
dopadům projektu
informativní /
evidenční
Zájmy *)
jaký je vztah subjektu k
projektu, cílům, dopadům
a činnostem *)
informativní /
evidenční
Dopad
zhodnocení
pravděpodobného
dopadu projektu na
zájmy daných skupin
informativní /
evidenční
většinou se dělí
na primární a
sekundární
nejčastěji:
+
pozitivní
-
negativní
+/- smíšený
?
Priorita
relativní priorita zájmů v
rámci daného subjektu /
skupiny
informativní /
evidenční
nejistý
nejčastěji
hodnoceno na
stupnici (nejvyšší)
1 .. 5 (nejnižší)
*) řada subjektů/skupin může mít více než jeden zájem - je možné založit další řádek se stejnou
skupinou a jiným zájmem.
4.2.4
Karta ANALÝZA RIZIK
Karta ANALÝZA RIZIK umožňuje zaznamenat formou tabulky analýzu rizik v projektu. Použití polí je
zcela na volbě uživatele (metodika).
položka
význam
funkce
poznámka
ID
pořadí záznamu
informativní
systém generuje
automaticky
Zadavatel
informativní
Aktivum
informativní
- stupnice
informativní
Hrozba
informativní
- stupnice
informativní
Dopad na
aktivum
informativní
- stupnice
informativní
Míra rizika
informativní
Opatření
informativní
- stupnice
informativní
Míra
zbytkového
rizika
informativní
28.3.2014 13:17:00
Posledení tisk:
28.3.2014 13:17:00
4.3
Plánujeme projekt – (nástroj Taktika)
Taktický plán
Cílem taktického plánu je stanovit závazné postupy pro operativní plán, podle kterého se
projekt realizuje. Taktický plán se automatizovaně propisuje do operativního plánu – nástroj
Operativa a žádné taktické úkoly v operativě nelze změnit. Toto pravidlo koresponduje
s metodou řízení projektu „ realizace přesně podle plánu“.
Při plánování projektu jsou všechny činnosti vnímány jako procesy- taktické úkoly organizované ve
WBS - Work Brakedown structure. Podle určitého typu procesů v logické řadě obchodního případu
je systémem dána neměnná základní struktura WBS v oddílech a tří pomocných nástrojů
•
PRAVIDLA
•
VÝBĚROVÁ ŘÍZENÍ
•
PRÁVNÍ RÁMEC
•
PRACOVNÍ OBLASTI
•
REALIZACE
WBS je doplněna o další funkce definující standard projektu
•
ROLE
•
Nastavení Karty procesu ( pro 1-5 WBS Taktický plán)
•
Nastavení karty role
Vytváření vlastního taktické plánu navazuje na základní systémovou strukturu WBS a provádí
se vkládáním pod procesů – taktických úkolů ve stromovém uspořádání procesů WBS. Každý
oddíl má své vlastní automatizované funkce. Oddíl 1. pravidla se propisuje do Operativy jedna
k jedné. Oddíl 2. výběrová řízení a 3. právní rámec stanový závazné taktické úkoly pro každé
výběrové řízení nebo smlouvu , které je definováno v nástroji smlouvy. oddíl 4. pracovní oblasti
se automatizovaně propíší pod každou fázi definovanou v taktickém plánu pod oddílem 5.
realizace. Oddíl 5 realizace definuje proces – Fáze, pod které se automatizovaně propisují
pracovní oblasti oddílu 4 taktického plánu a dále je doplňován o další taktické úkoly.
Každý proces taktického plánu fáze, pracovní oblast a taktický úkol má shodnou kartu
procesu. Základní IDENTIFIKACE procesu TP fáze, pracovní oblast a taktického úkolu obsahuje
položky:
Posledení tisk:
28.3.2014 13:17:00
28.3.2014 13:17:00
Název: - položka primární identifikace procesu. je viditelná jak v taktice, tak v operativě.
položka
význam
funkce
Název
primární identifikace procesu
zobrazuje se jak v
Plánování, tak v Úkolech
Zkratka
alternativní identifikace procesu
Zobrazuje se ve
vývojovém diagramu
Pořadí
číslo určující zobrazované pořadí v zobrazuje se jak v
dané úrovni struktury procesů
Číslo
číslo definující místo procesu ve
struktuře
poznámka
zobrazuje se jak v
systém generuje
Plánování, tak v Úkolech automaticky
Detail vysvětlení u karty procesu
Ovládání pracovní oblasti nástroje Plánování
4.3.1
Pracovní oblast nástroje Plánování kromě stromové WBS procesů poskytuje další možnosti
zobrazení a způsobů ovládání.
• zobrazení Ganttova diagramu,
• zobrazení vývojového diagramu
• zobrazení šablon
• tisk
!
Zobrazení Gantt
Cesta z ovládací lišty: Zobrazení > Zobrazit Gantt
Zobrazení Gantt patří ke standardnímu zobrazení nástroje Plánování. V prvním sloupci je vždy
zobrazena struktura taktického plánu a ve zbytku okna je časová osa a zobrazení trvání jednotlivých
položek taktického plánu v čase. Najetím myší na pruhový indikátor časového trvání položky se
automaticky zobrazí od jakého data do jakého data je položka naplánována.
Zobrazení (pohled) můžeme upravovat viz. Nastavení časové osy.
Trvání jednotlivých položek taktického plánu můžeme editovat viz. Povolení přímé editace
Nastavení časové osy
Cesta z ovládací lišty: Zobrazení > Nastavení časové osy
Nastavení časové osy je přepínač, který zapíná nástroje pro nastavení časové osy, které se zobrazí
na ovládací liště. Tyto nástroje jsou dostupné pouze při zobrazení Gantt.
Pokud je přepínač zapnutý, zobrazí se v úrovni ovládací lišty (vpravo od ní) nástroje pro nastavení
časové osy:
Volba časového rozsahu zobrazení Gantt Od-Do
Povolení přímé editace
Cesta z ovládací lišty: Zobrazení > Povolit přímou editaci
28.3.2014 13:17:00
Posledení tisk:
28.3.2014 13:17:00
Povolení přímé editace nám umožňuje pomocí myši přímo editovat období od-do, kdy má být daná
položka naplánována.
Najetím kurzorem myši na pruhový ukazatel doby trvání, se kromě informace od-do objeví i editační
čtverečky na začátku a konci pruhového ukazatele. S pruhovým ukazatelem můžeme provést tři
operace stisknutím levého tlačítka myši a tažením:
1. změna počátečního data položky - pomocí editační značky na počátku pruhu
2. změna konečného data položky - pomocí editační značky na konci pruhu
3. posun počátečního i konečného data položky (bez změny celkového trvání) - pohybem "uchop a
pusť" v kterémkoli místě pruhu (mimo editační značky na počátku a na konci)
Prvním nástrojem je rozsah zobrazovaného okna, kde jsou uvedené datumy, kterým dnem zobrazení
začíná a kterým dnem zobrazení končí. Pokud najedeme myší na daný datum, objeví se hned vpravo
ikonka kalendáře a poklepáním se otevře dialogové okýnko s kalendářem, kde můžeme daný datum
upravit. Po změně dat se časová lišta automaticky přeformátujeme do vhodného rozlišení.
Tlačítko Dnes nastaví počátek zobrazení - datum od na dnešek, respektive na počátek aktuálního
zobrazovaného období.
Výběrové pole úrovně detailu zobrazení se nachází hned napravo od tlačítka Dnes. Můžeme
vybírat z úrovní detailu: den, týden, měsíc, kvartál, rok.
Posuvník zoomu se nachází napravo od výběrového pole a umožňuje nastavovat úroveň zoomu
časové osy od 10 do 100%
Pozn.: Nastavení časové osy může být vhodné pro zobrazení detailu rozsáhlého Ganttova diagramu
nebo pro tisk.
Zobrazení vývojového diagramu - Výkony
Cesta z ovládací lišty: Zobrazení > Výkony
Zobrazení výkonů slouží ke grafickému znázornění vybraných klíčových procesů taktického plánu a
jejich vazeb.
Přenesení položky do vývojového diagramu
Pohybem typu "uchop a pusť (drag and drop) můžeme přenášet (kopírovat) myší vybrané položky
taktického plánu na plochu výkonového diagramu. V diagramu se každá položka zobrazí jako
obdélníková položka s informacemi:
- název položky
- barevná ikona druhu položky (fáze, pracovní oblast, taktický úkol)
- grafická ikona typu položky (viz. karta VÝKONY)
- slovní specifikace typu položky (viz. karta VÝKONY)
- číslo položky ve struktuře taktického plánu (jednoznačná identifikace)
- popis položky / procesu (viz. karta VLASTNOSTI)
Pozn.: 1. Na plochu výkonového diagramu nelze přenášet kořenovou položku TAKTICKÝ PLÁN,
názvy oblastí taktického plánu (PRAVIDLA, VÝBĚROVÁ ŘÍZENÍ, PRÁVNÍ RÁMEC, PRACOVNÍ
OBLASTI, REALIZACE), role a samozřejmě oblasti definování položek rozšiřujících informací karet.
2. Pokud jakýkoli text je delší než prostor k jeho zobrazení, zobrazí se jen jeho počáteční část
následována třemi tečkami (…) a pokud na takovýto text najedeme kurzorem myši, objeví se dočasné
okénko s celým textem.
Vytváření struktury vývojového diagramu
Pohybem typu "uchop a pusť (drag and drop) můžeme přenášet jednotlivé položky v diagramu a
vytvářet strukturu např. WBS (work breakdown structure). Pokud nějakou položku v diagramu
28.3.2014 13:17:00
Posledení tisk:
28.3.2014 13:17:00
přeneseme nad jinou položku, systém nám automaticky nabídne vytvoření vazby a červeně nabídne
místo, kde bude nová položka navázána.
Navázání položek je značeno čarou (spojnicí), která má na sobě ovládací prvek (přepínač) skrytí
detailu. Jednoduchým klikem levého tlačítka myši tak můžeme skrývat a zobrazovat strukturu pod
ovládacím prvkem.
Velikost zobrazení můžeme korigovat viz. Nastavení měřítka
. Nastavení měřítka
Cesta z ovládací lišty: Zobrazení > Nastavení měřítka
Nastavení měřítka je přepínač, který zapíná nástroje pro nastavení měřítka, které se zobrazí na
ovládací liště. Tyto nástroje jsou dostupné pouze při zobrazení Výkony.
Pokud je přepínač zapnutý, zobrazí se v úrovni ovládací lišty (vpravo od ní) nástroje pro nastavení
měřítka:
Tlačítko Zobrazit vše automaticky nastaví měřítko tak (malé), aby byli vidět všechny objekty v ploše
diagramu.
Posuvník zoomu se nachází napravo od výběrového pole a umožňuje nastavovat úroveň zoomu
časové osy od poměru 0,1 do 2 (od jedné desetiny do dvojnásobku standardu)
Tlačítko 1:1 nastaví standardní zobrazení diagramu výkonů
Pozn.: Nastavení měřítka může být vhodné pro zobrazení detailu rozsáhlého diagramu nebo pro tisk.
Zobrazení šablon
Cesta z ovládací lišty: Zobrazení > Zobrazit šablony
Akce otevře v pravé části pracovní plochy okno s dostupnými šablonami (jsou to všechny projekty
přihlášeného uživatele + publikované šablony jiných uživatelů). V levém sloupci okna je možné
vybírat dle názvů projektů/šablona a v pravém sloupci se zobrazuje náhled položek taktického plánu.
Nahrazení stávajícího taktického plánu z jiného projektu / šablony
Přes kontextové menu, zvolením Převzít standard můžeme nahradit stávající taktický plán taktickým
plánem z vybraného projektu / šablony. Z důvodu bezpečnosti je nutné převzetí standardu potvrdit
přes upozornění: "Chystáte se nahradit svůj plán novou šablonou. Pokud budete pokračovat, váš plán
i úkoly budou vymazány a nahrazeny vybranou šablonou!" Pokud operaci chcete provést, zvolte
tlačítko ano. Pokud jste se sem dostali omylem a nechcete změnu provést, zvolte tlačítko ne.
Okno se šablonami zavřete zpětným od kliknutím volby v ovládací liště. (Zobrazení > Zobrazit
šablony)
Tisk
Tisk slouží k vytištění pracovní oblasti projektů nebo diagramů. Je v současné době v beta verzi a je
dostupný ve vybraných oblastech systému z ovládací lišty: Prostředí -> Tisk (beta).
Tisk spolupracuje s tiskovým nastavením vašeho operačního systému.
4.3.2 PROCES jako základní prvek plánovaní
V systému allycon se na popis skutečnosti a plánování v projektech a organizacích nahlíží jako na
procesy, které dle kontextu a funkce mohou nabývat různých podob. Avšak podstata procesního
pohledu zůstává shodná, stejně jako možnosti popisu procesu v systému. Pro konkrétní proces je
vhodné použít, tedy vyplnit pouze ty charakteristiky, které jsou pro daný proces relevantní.
Karta VLASTNOSTI
Karta VLASTNOSTI popisuje základní charakteristiky procesu, se kterými dále pracuje systém.
28.3.2014 13:17:00
Posledení tisk:
28.3.2014 13:17:00
položka
význam
funkce
Název
procesu
zobrazuje se jak v
Plánování, tak v
Úkolech
Zkratka
procesu
Pořadí
číslo určující
procesů
zobrazuje se jak v
Plánování, tak v
Úkolech
Číslo
zobrazuje se jak v
Plánování, tak v
Úkolech
poznámka
systém
generuje
automaticky
Oblast POPIS poskytuje textové pole k bližšímu popisu procesu.
Oblast NASTAVENÍ
položka
význam
funkce
Typický
začátek
počet dnů od
zahájení
nadřazeného
procesu, kdy se
standardně spouští
uvedený proces
promítne se v
zobrazení
Ganttova
diagramu
Typická
doba trvání
standardní doba
trvání procesu
promítne se v
zobrazení
Ganttova
diagramu
poznámka
Oblast PODÍLNÍCI PROCESU
položka
význam
funkce
poznámka
Autor procesu
osoba, která
vytvořila tento
proces
informační
osoba musí být
registrovaným
uživatelem
systému
Oponent
osoba, která
oponovala daný
proces
informační
osoba musí být
registrovaným
uživatelem
systému
Garant
osoba, která
přezkoumává
daný proces
informační
osoba musí být
registrovaným
uživatelem
systému
Schvalovatel
osoba, která
schvaluje daný
proces
informační
osoba musí být
registrovaným
uživatelem
systému
28.3.2014 13:17:00
Posledení tisk:
28.3.2014 13:17:00
osoba, která
uvolňuje daný
proces do
provozu
Uvolnitel
informační
osoba musí být
registrovaným
uživatelem
systému
Oblast ČASOVÁNÍ PROCESU
položka
význam
funkce
poznámka
Vytvořeno
okamžik, kdy byl v
systému prvně
zadán proces
systémová
systém
generuje
automaticky
Oponováno
datum oponentury
informační
možné vložit i
zpětně
Přezkoumáno
datum přezkoumání
informační
možné vložit i
zpětně
Schváleno
datum schválení
informační
možné vložit i
zpětně
Uvolněno
datum uvolnění do
provozu
informační
možné vložit i
zpětně
Oblast ROZŠIŘUJÍCÍ INFORMACE
V této oblasti se zobrazují uživatelsky definované položky. Definování uživatelských položek viz (6)
Nastavení karty procesu - zde konkrétně (6.1.) ProcessCardConfiguration.
Uzamknout obsah v pod procesech - přepínač - v případě zaškrtnutí, se stejný obsah položky
objevuje v pod procesech pouze jako informace bez možnosti editování. V opačném případě je
možné v pod procesech zadávat rozdílný obsah položky (obsah v nadřazených procesech se
automaticky nepromítá v pod procesech)
Nepožadováno v pod procesech - přepínač - v případě zaškrtnutí, se v pod procesech v pravé části
řádku položka označí Nepovinné.
Karta VEDENÍ
Karta VEDENÍ je kompletně definovatelná pomocí ROZŠIŘUJÍCÍCH INFORMACÍ - viz (6) Nastavení
karty procesu.
Karta ZDROJE
Karta ZDROJE je kompletně definovatelná pomocí ROZŠIŘUJÍCÍCH INFORMACÍ - viz (6) Nastavení
karty procesu.
Karta VÝKONY
Karta VÝKONY umožňuje definovat typ procesu a další informace pro zobrazení diagramu procesů
(viz. Zobrazení > Výkony)
položka
význam
funkce
poznámka
Název
procesu
zobrazuje se jak v
Plánování, tak v
Úkolech
obsah sdílen s
kartou
VLASTNOSTI
Zkratka
procesu
28.3.2014 13:17:00
obsah sdílen s
kartou
VLASTNOSTI
Posledení tisk:
28.3.2014 13:17:00
Pořadí
číslo určující
procesů
zobrazuje se jak v
Plánování, tak v
Úkolech
obsah sdílen s
kartou
VLASTNOSTI
Číslo
zobrazuje se jak v
Plánování, tak v
Úkolech
systém
generuje
automaticky
Oblast POPIS poskytuje textové pole k bližšímu popisu procesu. Obsah je sdílen s kartou
VLASTNOSTI.
Oblast TYP poskytuje výběrové pole k určení typu procesu, k dispozici jsou:
typ
význam
ikona
Proces
Proces většinou určuje ucelenou činnost
vložit
Rozhodnutí
Rozhodnutí určuje větvení stromu činností
na dvě či více následných cest
vložit
Výsledek
rozhodnutí vstup
Informace na vstupu/výstupu procesů
mohou mít formu datového záznamu
vložit
Dokument
Tištěný či digitální dokument
vložit
Ostatní
činnosti
Činnosti, pro které není vhodný žádný jiný
symbol
vložit
Příprava
Možno použít též pro předpoklady či
předcházející procesy, které nejsou přímo
předmětem projektu
vložit
Konektor
spojovník graficky oddělených linií
diagramu
vložit
Nastavení karty procesu - zde konkrétně (6.1.) ProcessCardConfiguration.
Karta ZMĚNY A REVIZE
Karta ZMĚNY A REVIZE je kompletně definovatelná pomocí ROZŠIŘUJÍCÍCH INFORMACÍ - viz (6)
Nastavení karty procesu.
Karta RIZIKA
Karta RIZIKA je kompletně definovatelná pomocí ROZŠIŘUJÍCÍCH INFORMACÍ - viz (6) Nastavení
karty procesu.
Karta MONITORING A ZLEPŠOVÁNÍ
Karta MONITORING A ZLEPŠOVÁNÍ je kompletně definovatelná pomocí ROZŠIŘUJÍCÍCH
INFORMACÍ - viz (6) Nastavení karty procesu.
Karta ŘÍZENÍ ŠABLON
Karta ŘÍZENÍ ŠABLON je kompletně definovatelná pomocí ROZŠIŘUJÍCÍCH INFORMACÍ - viz (6)
28.3.2014 13:17:00
Posledení tisk:
28.3.2014 13:17:00
Karta ŘÍZENÍ ZÁZNAMŮ
Karta ŘÍZENÍ ZÁZNAMŮ je kompletně definovatelná pomocí ROZŠIŘUJÍCÍCH INFORMACÍ - viz (6)
Karta PODÍLNÍCI PROCESU
položka
význam
funkce
poznámka
Autor procesu
osoba, která
vytvořila tento
proces
informační
VLASTNOSTI
Oponent
osoba, která
oponovala daný
proces
informační
VLASTNOSTI
Garant
osoba, která
přezkoumává
daný proces
informační
VLASTNOSTI
Schvalovatel
osoba, která
schvaluje daný
proces
informační
VLASTNOSTI
Uvolnitel
osoba, která
uvolňuje daný
proces do
provozu
informační
VLASTNOSTI
Oblast DALŠÍ OSOBY S PŘÍSTUPEM umožňuje vedle podílníků procesu určit další osoby, které mají
přístup do tohoto předpisu procesu. Položka pole obsahuje výběrové pole s našeptávačem
Karta DOKUMENTY
4.3.3
(1) PRAVIDLA
Oblast PRAVIDLA zahrnuje procesy, které se zabývají metodikou, informacemi a principy jak vést
aktuální projekt. V systémech řízení jakosti nebo v popisech dle standardu ITIL se tyto procesy nazývají
příručkami či knihovnami.
Vlastnosti
V rámci vlastností PRAVIDEL je dostupná pouze jedna karta PODÍLNÍCI PROCESU, která slouží k
řízení přístupových práv k celé oblasti PRAVIDLA:
položka
význam
funkce
Autor procesu
osoba, která
vytvořila tento
proces
informační
28.3.2014 13:17:00
poznámka
Posledení tisk:
28.3.2014 13:17:00
Oponent
osoba, která
oponovala daný
proces
informační
Garant
osoba, která
přezkoumává
daný proces
informační
Schvalovatel
osoba, která
schvaluje daný
proces
informační
Uvolnitel
osoba, která
uvolňuje daný
proces do
provozu
informační
přístup do tohoto předpisu procesu. Položka pole obsahuje výběrové pole s našeptávačem.
Vytvoření taktického úkolu
Přes kontextové menu volbou Vytvořit taktický úkol bude vytvořen taktický úkol do vrstvy o jednu nižší
než byl úkol, na kterém jsme volbu provedli. Taktické úkoly v oblasti PRAVIDLA v první vrstvě vždy
mají tvar 1. x, kde x je pořadové číslo úkolu. V dalších vrstvách se přidává další číselná řada, úkoly v
druhé vrstvě jsou 1.x.y, kde x je číslo nadřazeného úkolu v první vrstvě a y je pořadové číslo ve druhé
vrstvě.
Přes volbu kontextového menu Posun číselné řady můžeme posunout celou řadu dané vrstvy o
zvolený počet jednotek. Přečíslují se i všechny pod úkoly v příslušné stromové struktuře.
Volba kontextového menu Rozbalit vše způsobí řádkové zviditelnění všech pod úkolů v dané větvi
stromové struktury, kde jsme volbu použili. Pokud chcete rozbalit celou strukturu plánu projektu,
použijte funkci na položce TAKTICKÝ PLÁN.
4.3.4
(2) VÝBĚROVÁ ŘÍZENÍ
Oblast VÝBĚROVÁ ŘÍZENÍ je určena pro plánování všech procesů spojených s výběrovými
řízeními/aukcemi. Jedná se zde vlastně o strukturovaný seznam úkolů, které by měli být splněny při
pořádání výběrového řízení v daném projektu. V okamžiku, kdy je požadováno výběrové řízení ke
smlouvě (viz oddíl PRÁVNÍ RÁMEC), automaticky se v nástroji Úkoly vygeneruje požadovaná struktura
úkolů k dané smlouvě, resp. k výběrovému řízení.
Vlastnosti
V rámci vlastností (2) VÝBĚROVÁ ŘÍZENÍ je dostupná pouze jedna karta PODÍLNÍCI PROCESU,
která slouží k řízení přístupových práv k celé oblasti VÝBĚROVÁ ŘÍZENÍ:
položka
význam
funkce
Autor procesu
osoba, která
vytvořila tento
proces
informační
Oponent
osoba, která
oponovala daný
proces
informační
Garant
osoba, která
přezkoumává
informační
28.3.2014 13:17:00
poznámka
Posledení tisk:
28.3.2014 13:17:00
daný proces
Schvalovatel
osoba, která
schvaluje daný
proces
informační
Uvolnitel
osoba, která
uvolňuje daný
proces do
provozu
informační
než byl úkol, na kterém jsme volbu provedli. Taktické úkoly v oblasti VÝBĚROVÁ ŘÍZENÍ v první
vrstvě vždy mají tvar 2. x, kde x je pořadové číslo úkolu. V dalších vrstvách se přidává další číselná
řada, úkoly v druhé vrstvě jsou 2.x.y, kde x je číslo nadřazeného úkolu v první vrstvě a y je pořadové
číslo ve druhé vrstvě.
4.3.5
(3) PRÁVNÍ RÁMEC
Oblast PRÁVNÍ RÁMEC je určena pro plánování všech procesů spojených s uzavíranými smlouvami a
dalšími právními úkony v rámci projektu. Jedná se zde vlastně o strukturovaný seznam úkolů, které by
měli být splněny v souvislosti s každou smlouvou v daném projektu. Potom v okamžiku, kdy je zadána
nová smlouva (viz nástroj Právo), se ke každé smlouvě v nástroji Úkoly automaticky připojí plánované
úkoly.
Vlastnosti
V rámci vlastností (3) PRÁVNÍ RÁMEC je dostupná pouze jedna karta PODÍLNÍCI PROCESU, která
slouží k řízení přístupových práv k celé oblasti PRÁVNÍ RÁMEC:
položka
význam
funkce
Autor procesu
osoba, která
vytvořila tento
proces
informační
Oponent
osoba, která
oponovala daný
proces
informační
Garant
osoba, která
přezkoumává
daný proces
informační
Schvalovatel
osoba, která
schvaluje daný
proces
informační
Uvolnitel
osoba, která
informační
28.3.2014 13:17:00
poznámka
Posledení tisk:
28.3.2014 13:17:00
uvolňuje daný
proces do
provozu
než byl úkol, na kterém jsme volbu provedli. Taktické úkoly v oblasti PRÁVNÍ RÁMEC v první vrstvě
vždy mají tvar 3. x, kde x je pořadové číslo úkolu. V dalších vrstvách se přidává další číselná řada,
úkoly v druhé vrstvě jsou 3.x.y, kde x je číslo nadřazeného úkolu v první vrstvě a y je pořadové číslo
ve druhé vrstvě.
4.3.6
(4) PRACOVNÍ OBLASTI
PRACOVNÍ OBLASTI jsou určeny pro plánování opakujících se procesů v jednotlivých fázích projektu
(viz oblast REALIZACE). Jedná se o strukturovaný seznam úkolů, které mají být provedeny v každé fázi
projektu. Potom v okamžiku, kdy je zadána nová fáze projektu (viz oblast Realizace), v rámci každé
fáze se v nástroji Úkoly automaticky připojí plánované PRACOVNÍ OBLASTI a jejich pod úkoly.
Vlastnosti
V rámci vlastností (4) PRACOVNÍ OBLASTI je dostupná pouze jedna karta PODÍLNÍCI PROCESU,
která slouží k řízení přístupových práv k celé struktuře PRACOVNÍ OBLASTI:
položka
význam
funkce
Autor procesu
osoba, která
vytvořila tento
proces
informační
Oponent
osoba, která
oponovala daný
proces
informační
Garant
osoba, která
přezkoumává
daný proces
informační
Schvalovatel
osoba, která
schvaluje daný
proces
informační
Uvolnitel
osoba, která
uvolňuje daný
proces do
provozu
informační
poznámka
28.3.2014 13:17:00
Posledení tisk:
28.3.2014 13:17:00
Vytvořit oblast práce
Přes kontextové menu volbou Vytvořit oblast práce bude vytvořen taktický úkol do vrstvy o jednu nižší
než byl úkol, na kterém jsme volbu provedli. Taktické úkoly v části PRACOVNÍ OBLASTI v první
vrstvě vždy mají tvar 4.x, kde x je pořadové číslo úkolu. V dalších vrstvách se přidává další číselná
4.3.7
(5) REALIZACE
Oblast REALIZACE je určena pro plánování lineárních procesů v projektu. Na nejvyšší úrovni je možné
dělit projekt na jednotlivé fáze, pod které je možné vytvářet celé struktury plánovaných úkolů.
Nezapomínejme na automatické plánování opakujících se procesů prostřednictvím pracovních oblastí.
Procesy typu fáze jsou označeny oranžovou čtvercovou ikonkou. Procesy typu taktický úkol jsou
označeny červenou čtvercovou ikonkou. Procesy typu pracovní oblast jsou označeny modrou
čtvercovou ikonkou.
Vlastnosti
V rámci vlastností (5) REALIZACE je dostupná pouze jedna karta PODÍLNÍCI PROCESU, která
slouží k řízení přístupových práv k celé struktuře REALIZACE:
položka
význam
funkce
Autor procesu
osoba, která
vytvořila tento
proces
informační
Oponent
osoba, která
oponovala daný
proces
informační
Garant
osoba, která
přezkoumává
daný proces
informační
Schvalovatel
osoba, která
schvaluje daný
proces
informační
Uvolnitel
osoba, která
uvolňuje daný
proces do
provozu
informační
poznámka
než byl úkol, na kterém jsme volbu provedli. Taktické úkoly v oblasti REALIZACE v první vrstvě vždy
mají tvar 5.x, kde x je pořadové číslo úkolu. V dalších vrstvách se přidává další číselná řada, úkoly v
28.3.2014 13:17:00
Posledení tisk:
28.3.2014 13:17:00
druhé vrstvě jsou 5.x.y, kde x je číslo nadřazeného úkolu v první vrstvě a y je pořadové číslo ve druhé
vrstvě.
Vytvořit fázi
Přes kontextové menu volbou Vytvořit fázi bude vytvořena fáze do první vrstvy oblasti REALIZACE.
Fáze je možné vytvářet (na rozdíl od taktického úkolu) pouze v první vrstvě stromové struktury. Tedy
fáze mají vždy označení ve tvaru 5.x (kde x je pořadové číslo fáze).
Fáze lze přiřazovat k jednotlivým osobám v týmu (viz Sestavujeme projektový tým)
Přes volbu kontextového menu Posun číselné řady můžeme posunout celou řadu fází o zvolený počet
jednotek. Přečíslují se i všechny pod úkoly v příslušné stromové struktuře.
(6) Nastavení karty procesu
4.3.8
Nastavení karty procesu umožňuje přidávat rozšiřující informace, tedy definovat nová pole, pro
jednotlivé karty každého procesu. Tj. zde definovaná položka rozšíří stávající karty všech procesů, tedy
i fází, pravidel, právního rámce, pracovních oblastí a taktických úkolů.
Vlastnosti
V rámci vlastností (5) Nastavení karty procesu je dostupná pouze jedna karta PODÍLNÍCI
PROCESU, která slouží k řízení přístupových práv k celé struktuře Nastavení karty procesu:
položka
význam
funkce
Autor procesu osoba, která vytvořila
tento proces
poznámka
informační
Oponent
daný proces
informační
Garant
osoba, která
proces
informační
Schvalovatel
osoba, která schvaluje
daný proces
informační
Uvolnitel
osoba, která uvolňuje
daný proces do provozu
informační
Vytvoření položky
Novou položku vytvoříme volbou Vytvořit položku v kontextovém menu na (6) Nastavení karty
procesu. Jednotlivé podpoložky souvisí s kartami procesu následovně:
Název
28.3.2014 13:17:00
Karta procesu
Posledení tisk:
28.3.2014 13:17:00
ProcessCardConfiguration
VLASTNOSTI
ProcessCardManagement
VEDENÍ
ProcessCardResources
ZDROJE
ProcessCardContent
VÝKONY
ProcessCardChanges
ZMĚNY A REVIZE
ProcessCardRisks
RIZIKA
ProcessCardImprovements
MONITORING A ZLEPŠOVÁNÍ
ProcessCardRecords
ŘÍZENÍ ŠABLON
ProcessCardSecurity
ŘÍZENÍ ZÁZNAMŮ
Karta OBECNÉ
položka
význam
Název
primární identifikace položky
Zkratka
položky
Pořadí
číslo určující pořadí položky
Číslo
Interní číslo pole v databázi
funkce
poznámka
systém udržuje
automaticky
Oblast POPIS poskytuje textové pole k bližšímu popisu významu položky.
Oblast NASTAVENÍ
položka
význam
funkce
Typ položky
nastavení typu
položky
volby: Volný text,
Ano/Ne, Osoba,
Fáze, Role,
Firma, Úroveň
kompetence
poznámka
položka
význam
tento proces / položku
Oponent
28.3.2014 13:17:00
daný proces / položku
funkce
poznámka
informační
osoba musí být
registrovaným
uživatelem systému
informační
osoba musí být
registrovaným
Posledení tisk:
28.3.2014 13:17:00
Garant
osoba, která
proces / položku
informační
osoba musí být
registrovaným
Schvalovatel
informační
osoba musí být
registrovaným
Uvolnitel
do provozu
informační
osoba musí být
registrovaným
položka
význam
funkce
poznámka
Vytvořeno
okamžik, kdy byl v
systému prvně
zadán proces /
položka
systémová
systém
generuje
automaticky
Oponováno
datum oponentury
informační
možné vložit i
zpětně
Přezkoumáno
informační
možné vložit i
zpětně
Schváleno
datum schválení
informační
možné vložit i
zpětně
Uvolněno
datum uvolnění do
provozu
informační
možné vložit i
zpětně
Karta PODÍLNÍCI PROCESU, která slouží k řízení přístupových práv k dané položce:
položka
význam
funkce
tento proces
poznámka
informační
Oponent
daný proces
informační
Garant
osoba, která
proces
informační
Schvalovatel
daný proces
informační
Uvolnitel
informační
28.3.2014 13:17:00
Posledení tisk:
28.3.2014 13:17:00
4.3.9
(7) ROLE
Oblast ROLE je určena pro definování rolí v rámci projektu. V rámci role je možné definovat a popsat
AKTIVITY dané role a požadovaný kompetenční profil na pracovníka, který by měl zastávat uvedenou
roli. V rámci VLASTNOSTÍ role je možné přiřadit nadřazenou a zastupující roli.
Role můžeme přiřazovat jednotlivým členům týmu pomocí nástroje Tým.
Karta VLASTNOSTI
Karta VLASTNOSTI popisuje základní charakteristiky role, se kterými dále pracuje systém.
položka
význam
funkce
Název
role
zobrazuje se jak v
Plánování, tak v
Úkolech
Zkratka
role
Pořadí
číslo určující
zobrazované pořadí
role
zobrazuje se jak v
Plánování, tak v
Úkolech
Číslo
role ve struktuře
zobrazuje se jak v
Plánování, tak v
Úkolech
poznámka
systém
generuje
automaticky
Oblast POPIS poskytuje textové pole k bližšímu popis role.
Oblast SOUVISEJÍCÍ ROLE
položka
význam
funkce
poznámka
Zastupující
role
role, která může tuto
roli zastoupit
informační
pole spojeno s
našeptávačem
Nadřízená
role
nadřízená role vůči
definované roli
informační
pole spojeno s
našeptávačem
položka
význam
funkce
poznámka
Autor procesu
osoba, která
vytvořila tento
proces
informační
osoba musí být
registrovaným
uživatelem
systému
Oponent
osoba, která
oponovala daný
proces
informační
osoba musí být
registrovaným
uživatelem
systému
Garant
osoba, která
přezkoumává
daný proces
informační
osoba musí být
registrovaným
uživatelem
28.3.2014 13:17:00
Posledení tisk:
28.3.2014 13:17:00
systému
Schvalovatel
osoba, která
schvaluje daný
proces
informační
osoba musí být
registrovaným
uživatelem
systému
Uvolnitel
osoba, která
uvolňuje daný
proces do
provozu
informační
osoba musí být
registrovaným
uživatelem
systému
položka
význam
funkce
poznámka
Vytvořeno
okamžik, kdy byl v
systému prvně
zadán proces
systémová
systém
generuje
automaticky
Oponováno
datum oponentury
informační
možné vložit i
zpětně
Přezkoumáno
informační
možné vložit i
zpětně
Schváleno
datum schválení
informační
možné vložit i
zpětně
Uvolněno
datum uvolnění do
provozu
informační
možné vložit i
zpětně
Nastavení karty role - zde konkrétně (6.1.) RoleCardConfiguration.
Karta AKTIVITY
Karta AKTIVITY je kompletně definovatelná pomocí ROZŠIŘUJÍCÍCH INFORMACÍ - viz (8)
Nastavení karty role.
Karta KOMPETENČNÍ PROFIL
Karta KOMPETENČNÍ PROFIL je kompletně definovatelná pomocí ROZŠIŘUJÍCÍCH INFORMACÍ viz (8) Nastavení karty role.
položka
význam
funkce
poznámka
Autor procesu
osoba, která
vytvořila tento
proces / roli
informační
VLASTNOSTI
28.3.2014 13:17:00
Posledení tisk:
28.3.2014 13:17:00
Oponent
osoba, která
oponovala daný
proces / roli
informační
VLASTNOSTI
Garant
osoba, která
přezkoumává
daný proces / roli
informační
VLASTNOSTI
Schvalovatel
osoba, která
schvaluje daný
proces / roli
informační
VLASTNOSTI
Uvolnitel
osoba, která
uvolňuje daný
proces / roli do
provozu
informační
VLASTNOSTI
přístup do tohoto předpisu role. Položka pole obsahuje výběrové pole s našeptávačem.
Karta DOKUMENTY
(8) Nastavení karty role
4.3.10
Nastavení karty role umožňuje přidávat rozšiřující informace, tedy definovat nová pole, pro jednotlivé
karty role. Tj. zde definovaná položka rozšíří stávající karty všech rolí.
Novou položku vytvoříme volbou Vytvořit položku v kontextovém menu na (6) Nastavení karty
procesu. Jednotlivé podpoložky souvisí s kartami procesu následovně:
Název
Karta procesu
VLASTNOSTI
AKTIVITY
KOMPETENČNÍ PROFIL
Karta OBECNÉ
Karta OBECNÉ popisuje základní charakteristiky položky role, se kterými dále pracuje systém.
položka
význam
Název
položky
Zkratka
položky
Pořadí
číslo určující pořadí
položky
28.3.2014 13:17:00
funkce
poznámka
Posledení tisk:
28.3.2014 13:17:00
Číslo
Interní číslo pole v
databázi
systém udržuje
automaticky
Oblast NASTAVENÍ
položka
význam
funkce
Typ položky
nastavení typu
položky
volby: Volný text,
Ano/Ne, Osoba,
Fáze, Role,
Firma, Úroveň
kompetence
poznámka
položka
význam
funkce
poznámka
Autor procesu
osoba, která
vytvořila tento
proces / položku
informační
osoba musí být
registrovaným
Oponent
osoba, která
oponovala daný
proces / položku
informační
osoba musí být
registrovaným
Garant
osoba, která
přezkoumává
daný proces /
položku
informační
osoba musí být
registrovaným
Schvalovatel
osoba, která
schvaluje daný
proces / položku
informační
osoba musí být
registrovaným
Uvolnitel
osoba, která
uvolňuje daný
proces / položku
do provozu
informační
osoba musí být
registrovaným
položka
význam
funkce
poznámka
Vytvořeno
okamžik, kdy byl v
systému prvně
zadán proces /
položka
systémová
systém
generuje
automaticky
Oponováno
datum oponentury
informační
možné vložit i
zpětně
Přezkoumáno
informační
možné vložit i
zpětně
Schváleno
datum schválení
informační
možné vložit i
zpětně
28.3.2014 13:17:00
Posledení tisk:
28.3.2014 13:17:00
Uvolněno
datum uvolnění do
provozu
informační
možné vložit i
zpětně
položka
význam
funkce
tento proces
poznámka
informační
Oponent
daný proces
informační
Garant
osoba, která
proces
informační
Schvalovatel
daný proces
informační
Uvolnitel
informační
4.4
Sestavujeme projektový tým
Každý projekt může být spravován větším či menším týmem projektových manažerů různých úrovní a
řadou členů týmu z různých organizací. Nástroj Tým nám umožňuje přehledně sestavit takový tým a
zároveň mu přiřadit řídící pravomoci a oprávnění pro práci se systémem.
V pracovní oblasti nástroje Tým můžeme pomocí kontextového menu a přetahováním myší vytvářet
grafickou strukturu našeho týmu. Dvojitým poklikem na pozici (nebo přes kontextové menu) můžeme
otevřít oblast vlastností pozice. Zde je možné přiřadit OSOBU, ORGANIZACI, OPRÁVNĚNÍ (k přístupu k
jednotlivým nástrojům daného projektu), ROLE, FÁZE a PRACOVNÍ OBLASTI.
Při najetí myší na jakoukoli pozici, která je obsazena konkrétním člověkem se nám zobrazí malá vizitka s
jeho jménem, e- mailovou adresou a veřejným angažmá uvedeným v jeho osobním profilu. Pokud
klikneme na čtvereček s malým i - vedle jména osoby, zobrazí se celá profilová informace (viz modul
Já>Můj profil>PROFIL). Zaškrtávací políčko před jménem osoby povoluje osobě přístup do projektu (dle
jejích specifických oprávněních)
4.4.1
Vytvoření pozice
Novou pozici vytvoříme přes kontextové menu volbou Vytvořit pozici.
Vytvořenou pozici můžeme pomocí myši (funkcí drag and drop) přesunout na požadované místo ve
struktuře týmu (při pohybu myši se červeně před zobrazuje pozice, do které pozice ve strumu se
jmenovka zařadí.
V levé části pracovní oblasti se otevře sloupec vlastností pracovní pozice.
Do oblasti OSOBA vložíme jméno člověka (za pomoci našeptávače). Pokud osoba je již evidována v
systému, můžeme ji vybrat ze seznamu, Pokud evidována není, můžeme ji přidat kliknutím na ikonku
insert (zelené kolečko se symbolem +)
28.3.2014 13:17:00
Posledení tisk:
28.3.2014 13:17:00
Do oblasti ORGANIZACE vložíme název organizace (za pomoci našeptávače). Pokud organizace je již
evidována v systému můžeme ji vybrat ze seznamu, Pokud evidována není, můžeme ji přidat kliknutím
na ikonku insert (zelené kolečko se symbolem +)
Propojení osoby s organizací (spojník vpravo od jména a názvu organizace) je možné aktivovat pouze v
případě, že osoba je evidována jako uživatel systému a organizace je zadána v systému v modulu
Organizace.
Přiřazujeme členovi týmu oprávnění
4.4.2
V rámci vlastností pozice můžeme nastavit oprávnění přístupu člena týmu k jednotlivým nástrojům
projektu.
V oblasti OPRÁVNĚNÍ zatrhnutím přepínače u jednotlivých nástrojů povolíme/zakážeme přístup do
jednotlivých nástrojů projektu - Informace, Rizika, Plánování, Tým, Úkoly, Pošta, Smlouvy, Dokumenty.
V oblasti ROLE můžeme dané pozici přiřadit jednu či více rolí (definovaných v taktickém plánu - viz.
nástroj Plánování). Při zadávání můžeme využít funkci našeptávače.
V oblasti FÁZE můžeme dané pozici přiřadit jednu či více fází (definovaných v taktickém plánu - viz.
V oblasti MANAGEMENTY můžeme dané pozici přiřadit jednu či více pracovních oblastí (definovaných
v taktickém plánu - viz. nástroj Plánování). Při zadávání můžeme využít funkci našeptávače.
Aktivace a nahrazení osoby
4.4.3
Člen týmu získává plný přístup až po aktivaci, kterou provedeme přepínačem před jménem člena týmu.
Pokud je přepínač aktivován (ve čtverečku je vidět zatržení), pak má daný člen týmu přístup do projektu
a do nástrojů projektu dle svého oprávnění.
Upozornění - Do týmu je možné "naplánovat" jakoukoli osobu, ale aktivovat je možné pouze
existujícího uživatele systému allycon. Pokud aktivace není možná, ověřte si, zda je daná osoba již
registrovaným uživatelem systému.
Osobu v projektu můžeme ihned nahradit jiným uživatelem pomocí kontextového menu kdekoli nad
pracovní plochou diagramu týmu a volbou Nahradit osobu. Otevře se pracovní dialogové okno:
1. Zadáme jméno původní osoby (pokud jsme aktivovali kontextové menu nad určitou pozicí, tak se
automaticky doplní jméno osoby na této pozici). Systém využívá našeptávač.
2. Zadáme jméno nové osoby. Systém využívá našeptávač.
3. Určíme, ve kterých částech má být osoba nahrazena, pomocí přepínačů pro oblasti Tým, Plánování a
Úkoly.
4. Potvrdíme náhradu tlačítkem Nahradit. Před potvrzením náhrady můžeme operaci zrušit jednoduše
zavřením dialogového okna.
4.5
Zadáváme projektové úkoly
Nástroj Úkoly představuje hlavní místo řízení projektu a jeho realizace. Projekt je již založen, jsou
definovány potřebné procesy (fáze, pracovní oblasti, plánované úkoly, standardy). V rámci nástroje Úkoly
vidíme stejnou strukturu jako v nástroji Plánování. Jednotlivé naplánované procesy zde není možné
měnit, ale je možné k nim přidávat DOKUMENTY, VÝSTUPNÍ DOKUMENTY a určovat PODÍLNÍKY
ÚKOLU.
Klíčovou funkcionalitou zde je však možnost pod plánované procesy vytvářet neomezenou strukturu
operativních úkolů. Přes kontextové menu na daném procesu je možné vytvořit operativní úkol (je poznat
dle modré čtvercové ikonky).
4.5.1
Vytvoření operativního úkolu
Operativní úkol vytvoříme přes kontextové menu volbou Vytvořit operativní úkol nad položkou, pod
kterou chcete operativní úkol vytvořit. Bezprostředně se otevřou karty úkolu k vyplnění.
28.3.2014 13:17:00
Posledení tisk:
28.3.2014 13:17:00
4.5.2
Karta VLASTNOSTI
Karta VLASTNOSTI popisuje základní charakteristiky úkolu, se kterými dále pracuje systém.
položka
význam
Název
primární identifikace úkolu zobrazuje se jak v
Stav úkolu
v jaké fázi plnění se úkol
nachází
Stavy: nezadáno, čekající,
zadaný, připravený,
hotový, zrušený
Priorita
číselné vyjádření priority
úkolu
Volby: 1 - 5, použitelné pro
filtrování a řazení
ID úkolu
systémová identifikace
úkolu
neměnitelné, použitelné
pro filtrování a řazení
systém generuje
automaticky
neměnitelné
systém generuje
automaticky
datum a čas vložení úkolu neměnitelné
do systému
systém generuje
automaticky
funkce
Autor úkolu uživatel, který vložil
záznam do systému
Vytvořeno
poznámka
Oblast REALIZACE
položka
význam
funkce
Zahájení
datum zahájení plnění
úkolu
informační,
použitelné pro
Ukončení
datum ukončení plnění
úkolu
informační,
použitelné pro
Trvání (dny)
počet dnů od zahájení
k ukončení
informační,
použitelné pro
Plnění úkolu
(%)
míra dokončení úkolu
Hodnoty: 0-100
poznámka
Oblast ZADÁNÍ / POPIS PROBLÉMU poskytuje textové pole k bližšímu popisu úkolu.
položka
význam
funkce
poznámka
Vykonavatel
osoba, která je
zodpovědná za
realizaci úkolu
informační,
použitelné pro
osoba musí být
registrovaným
uživatelem
systému
Schvalovatel
osoba, která
schvaluje daný úkol
informační,
použitelné pro
osoba musí být
registrovaným
uživatelem
28.3.2014 13:17:00
Posledení tisk:
28.3.2014 13:17:00
systému
osoba, která je
zodpovědná za
zadání úkolu
Zadavatel
informační,
použitelné pro
osoba musí být
registrovaným
uživatelem
systému
položka
význam
funkce
poznámka
Vytvořeno
okamžik, kdy byl v
systému prvně
zadán proces
systémová
systém generuje
automaticky
Oponováno
datum oponentury
informační
možné vložit i
zpětně
Přezkoumáno
informační
možné vložit i
zpětně
Schváleno
datum schválení
informační
možné vložit i
zpětně
Uvolněno
datum uvolnění do
provozu
informační
možné vložit i
zpětně
Oblast KOMENTÁŘE K PRŮBĚHU REALIZACE se skládá ze vstupního okna komentáře a z okna
náhledu předcházejících komentářů. Pole s výzvou napište svůj komentář, slouží k zadání komentáře a
kliknutím na text + vložit komentář je zapsaný text uložen do náhledu komentářů. Komentář je
automaticky uveden jménem přihlášeného uživatele a údajem o datu a času vložení komentáře.
!! Komentáře po vložení není možné zpětně editovat ani mazat!!
Oblast PLÁNOVANÝ VÝSTUP / NÁVRH ŘEŠENÍ poskytuje textové pole k bližšímu popisu úkolu.
Oblast VYJÁDŘENÍ K VÝSTUPU poskytuje textové pole k bližšímu popisu výstupů úkolu.
4.5.3
Karta PODÍLNÍCI A VAZBY ÚKOLU
položka
význam
funkce
poznámka
Vykonavatel
osoba, která
vytvořila tento
proces
informační
VLASTNOSTI
Schvalovatel
osoba, která
oponovala daný
proces
informační
VLASTNOSTI
Zadavatel
osoba, která
proces
informační
VLASTNOSTI
Oblast DALŠÍ OSOBY S PŘÍSTUPEM umožňuje vedle podílníků úkolu určit další osoby, které mají
přístup do tohoto úkolu. Položka pole obsahuje výběrové pole s našeptávačem.
28.3.2014 13:17:00
Posledení tisk:
28.3.2014 13:17:00
Oblast ŘÍDÍCÍ STANDARD zobrazuje pro plánované úkoly název odpovídajícího úkolu v nástroji
Plánování. Dvojklik na název otevře náhled do všech karet standardu specifikovaného v nástroji
plánování.
Oblast NAVÁZÁNÍ PROJEKTU umožňuje navázat projekt na stávající projekt dvěma způsoby.
Zcela nový projekt vytvoříme kliknutím na tlačítko Vytvořit. Následně se nám nabídne záznam s
položkami:
položka
význam
funkce
poznámka
Název
úkolu
název úkolu, na
který bude nový
projekt navázán
automaticky se
přebírá název
původního úkolu
zde nezměnitelné
Zkrácený
název
alternativní název
nového projektu
povinná položka
Název
projektu
základní
identifikace nového
projektu
povinná položka
Dědit
taktický
plán
možnost převzít
existující šablonu
taktického plánu
integrovaná funkce
našeptávače
volitelné
Osoba a
Osoba, která bude
v novém projektu
leader
objeví se v nástroji
Tým
povinná položka, nabídnut
aktuální uživatel, možné
měnit
firma
angažmá lídra
projektu
Tým
volitelné
Po kliknutí na tlačítko Vytvořit se vytvoří nový projekt a rovnou se otevře v nástroji Informace na kartě
INFORMACEI, kde je možné doplnit další informace k novému projektu.
Druhým způsobem je připojení již existujícího projektu: v poli vedle pokynu Navázat EXISTUJÍCÍ projekt
vložíme (s možností využití našeptávače) název projektu již založeného v systému a potvrzením
tlačítkem Navázat se projekt k danému projektu automaticky připojí jako hierarchicky podřazený.
4.5.4
Karta DOKUMENTY
Kartu DOKUMENTY doporučujeme používat pro zadávací a průběžnou dokumentaci úkolu.
4.5.5
Na kartě VÝSTUPNÍ DOMUMENTY můžeme přidat přetažením dokument z my Disk nebo naopak
dokument opět přetažením umístit do nějaké složky my Disk. Ve skutečnosti nepřetahujeme celé
soubory, ale pracujeme jen s jejich zástupci. O možnostech práce se soubory v okně my Disk viz část
Pracujeme s osobním datovým diskem (nástroj Moje soubory)
Kartu VÝSTUPNÍ DOKUMENTY doporučujeme používat pro závěrečnou dokumentaci úkolu.
4.5.6
Kopírování operativních úkolů
Systém umožňuje kopírovat operativní úkoly v rámci projektu, mezi projekty i mezi organizacemi
pomocí tzv. schránky.
Přes kontextové menu volbou Zkopírovat operativní úkol do schránky je provedené kopírování, které je
potvrzenou žlutou zprávou v pravém horním rohu na úrovni záložek modulů.
28.3.2014 13:17:00
Posledení tisk:
28.3.2014 13:17:00
Následně otevřete nebo přepněte na požadovanou cílovou oblast (nástroj Úkoly) a proveďte vložení
přes kontextové menu volbou Vložit operativní úkol ze schránky. Operativní úkol můžeme vkládat
opakovaně na různá umístění.
Operativní úkol ve schránce zůstává, dokud není nahrazen jiným úkolem nebo nedojde k odhlášení
uživatele ze systému.
4.6
Sledujeme projektový kalendář událostí
Tato funkcionalita není v současné verzi aktivní.
4.7
Sledujeme projektovou poštu
Nástroj Pošta slouží ke sledování pošty fyzické i elektronické, která je spojena s daným projektem. Jde
skutečně jen o náhledy - s možností aplikace filtrů. Vlastní vkládání, odesílání a přijímání pošty se
odehrává vždy v modulu Já>Moje pošta. Jedinou proveditelnou akcí je možnost přetáhnout, pomocí karty
DOKUMENTY, datovou přílohu na my Disk.
4.7.1
Karta ELEKTRONICKÁ POŠTA slouží ke sledování elektronické pošty související s otevřeným
projektem. Tedy se zobrazí všechny záznamy, kde je v poli Aktivita uveden název otevřeného projektu.
Forma zobrazení a ovládání pošty je shodná viz. Spravujeme svůj osobní prostor v allycon.com >
Komunikujeme s ostatními uživateli >Karta ELEKTRONICKÁ POŠTA, jen s tím rozdílem, že zde je
možné do záznamů pouze nahlížet a není možné je editovat nebo vkládat nové. Výjimku tvoří přiřazené
dokumenty ke zprávám, které je možné přenést do svého prostoru my Disk nebo rovnou stáhnout na
pracovní stanici.
4.7.2
Karta FYZICKÁ POŠTA slouží ke sledování fyzické pošty související s otevřeným projektem. Tedy se
zobrazí všechny záznamy, kde je v poli Aktivita uveden název otevřeného projektu. Forma zobrazení a
ovládání pošty je shodná viz. Spravujeme svůj osobní prostor v allycon.com > Komunikujeme s
ostatními uživateli >Karta FYZICKÁ POŠTA, jen s tím rozdílem, že zde je možné do záznamů pouze
nahlížet a není možné je editovat nebo vkládat nové. Výjimku tvoří přiřazené dokumenty ke zprávám,
které je možné přenést do svého prostoru my Disk nebo rovnou stáhnout na pracovní stanici.
4.8
Evidujeme právní dokumentaci k projektu
Nástroj Právo umožnuje vytvářet a evidovat strom smluvních vztahů k projektu. Přes kontextové menu je
možné do tabulky přidat novou smlouvu, která se následně zobrazí v dolní grafické části pracovní oblasti.
Nové smlouvy je možné též zadávat přes kontextové menu nad některou z již existujících smluvních stran
a vytvářet tak řetězené či jinak strukturované smluvní vztahy.
Pro jednotlivé smlouvy je možné evidovat jednotlivé SMLUVNÍ STRANY, definovat OBSAHOVOU
STRÁNKU, PŘEDMĚT A PLNĚNÍ, dále sledovat POHYB ORIGINÁLU a samozřejmě přikládat datovou či
oskenovanou podobu smlouvy přes DOKUMENTY.
4.8.1
Vložení nové smlouvy
Novou smlouvu vložíme přes kontextové menu nad seznamem smluv volbou Přidat novou smlouvu.
Automaticky se otevřou karty nové smlouvy, které můžeme vyplnit.
Pokud chceme vytvářet strom smluvních vztahů a vložit novou smlouvu s již stávajícím subjektem v
projektu, provedeme tak přes kontextové menu nad danou stranou v zobrazení stromu smluvních
vztahů.
Smazání smlouvy či smluvní strany provedeme obdobně přes kontextové menu.
4.8.2
Karta VLASTNOSTI
Karta VLASTNOSTI popisuje základní charakteristiky smlouvy, se kterými dále pracuje systém.
28.3.2014 13:17:00
Posledení tisk:
28.3.2014 13:17:00
položka
význam
funkce
poznámka
Název
smlouvy
Základní identifikace
smlouvy
Úplné číslo
smlouvy
systémová
systém generuje
automaticky
Interní ID
Interní identifikace
smlouvy
informační - lze
filtrovat a řadit
Úkol řešící
smlouvu
název úkolu
systémová
Typ
označení druhu
smlouvy
výběr dle českého
práva
systém generuje
automaticky
Oblast POPIS poskytuje textové pole k bližšímu popisu smlouvy.
Oblasti SMLUVNÍ STRANA I. a SMLUVNÍ STRANA II.
položka
význam
funkce
poznámka
Smluvní
strana
název organizace
pole s
našeptávačem
organizace musí
být zavedena v
systému
Manažer
smluvní
strany
jméno manažera
pole s
našeptávačem
osoba musí být
zavedena v
systému
Číslo
smluvní
strany
systémová
identifikace
needitovatelné
systém generuje
automaticky
Oblast ÚKOLY VYPLÝVAJÍCÍ ZE SMLOUVY informuje uživatele, že dle řídícího procesu v nástroji
Plánování sekce PRÁVNÍ RÁMEC, došlo v nástroji Úkoly k vytvoření úkolu s názvem shodným s touto
smlouvou.
Kliknutím na tlačítko Vytvořit proces tendru můžeme dle řídících procesů Plánování sekce VÝBĚROVÁ
ŘÍZENÍ vytvořit v nástroji Úkoly strukturu úkolů tendru k této smlouvě.
4.8.3
Karta SMLUVNÍ STRANY
Karta SMLUVNÍ STRANY obsahuje:
položka
význam
funkce
poznámka
Smluvní
strana
Identifikace
organizace / subjektu
informační
převzato z karty
VLASTNOSTI
Zastoup
ení
jméno zástupce
smluvní strany
pole s
našeptávačem
osoba musí být
zavedena v
systému
4.8.4
Karta OBSAHOVÁ STRÁNKA
V rámci karty OBSAHOVÁ STRÁNKA můžeme do volného textového pole zaznamenat důležité
informace o obsahu smlouvy.
28.3.2014 13:17:00
Posledení tisk:
28.3.2014 13:17:00
4.8.5
Karta PŘEDMĚT A PLNĚNÍ
Karta PŘEDMĚT A PLNĚNÍ obsahuje:
Oblast ČASOVÁNÍ SMLOUVY obsahuje položky:
položka
význam
funkce
Předpokláda
ný termín
podpisu
datum
výběr přes kalendář
Smlouva
uzavřena ke
dni
datum
Termín
plnění
zakázky od
datum
Termín
plnění
zakázky do
datum
Cena
celková nebo
orientační cena
Měna
měna ceny
poznámka
Oblast POPIS poskytuje textové pole k bližšímu popisu předmětu a plnění smlouvy.
4.8.6
Karta POHYB ORIGINÁLU
Oblast INTERNÍ POHYB ORIGINÁLU obsahuje:
položka
význam
funkce
Originál
předán
datum
Příjemce
originálu
jméno zástupce
smluvní strany
pole s
našeptávačem
Převzetí
potvrzeno
datum
poznámka
osoba musí být
zavedena v
systému
Oblast EXTERNÍ POHYB ORIGINÁLU obsahuje:
položka
význam
funkce
Originál u
partnera od
datum
Počet
výtisků
číslo
Způsob
doručení
jak bylo doručeno
28.3.2014 13:17:00
poznámka
výběrové pole:
Poštou, Osobně,
Nedoručeno
Posledení tisk:
28.3.2014 13:17:00
4.8.7
Karta DOKUMENTY
4.9
Sledujeme dokumenty vázané k projektu
Nástroj Dokumenty umožňuje globální pohled na veškeré dokumenty použité v projektu. Na celou
databázi je možné použít standardně filtry Zobrazení> Správa filtrů.
Dvojklik na záznamu nebo Vlastnosti přes kontextové menu nám umožní sledovat VLASTNOSTI, VERZE,
HISTORII STAŽENÍ a UMÍSTĚNÍ dokumentu v systému. Detailní popis viz Pracujeme s osobním datovým
diskem (nástroj my Disk)
Přes kontextové menu je možné dokumenty stahovat přímo do vašeho počítače.
28.3.2014 13:17:00
Posledení tisk:
28.3.2014 13:17:00
Vytváříme a řídíme organizace - procesní řízení (modul Organizace)
5
V rámci modulu Organizace můžeme vytvářet a řídit jednotlivé společnosti a jejich složitější struktury.
Jednotlivé nástroje umožňují řídit různé složky firmy a oblasti činností.
Můžeme zde sdružit základní fakta o společnosti jako statutární a řídící orgány, akcionáři, základní finanční
ukazatele, výkonové indikátory, vlastněné a vlastnické subjekty, základní principy organizace, certifikace a
dokumenty. Výhodou je podpora jednotné prezentace a aktualizace jak dovnitř, tak vně firmy. Údaje
uvedené v rámci nástroje INFORMACE představují základní kameny marketingové a statutární prezentace
společnosti.
Systém umožňuje evidovat a analyzovat rizika spojená s chodem a rozvojem organizace - nástroj RIZIKA.
Můžeme nastavit vlastní strukturu organizace, jejích klíčových složek a definovat procesní standardy nástroj PLÁNOVÁNÍ
Můžeme zaznamenat veškeré pracovníky organizace a jejich vztahy podřízenosti a nadřízenosti - nástroj
TÝM.
Můžeme zadávat, řídit a kontrolovat veškeré činnosti organizace, které nespadají pod projekty - nástroj
ÚKOLY.
Můžeme sledovat veškerou došlou a odeslanou poštu organizace, a to fyzickou i elektronickou - nástroj
POŠTA.
Můžeme evidovat veškeré smlouvy a právní dokumentaci organizace, například včetně uložení a pohybu
originálů - nástroj PRÁVO.
Můžeme bezpečně ukládat a řídit klíčové datové soubory organizace - nástroj DOKUMENTY.
5.1
Zakládáme novou organizaci
Při vstupu do modulu Organizace se v pracovní oblasti objeví seznam stávajících organizací, k nimž máte
přístup, a zde kdekoli můžeme přes kontextové menu (pravé tlačítko myši) Vytvořit organizaci.
Při založení nové organizace využíváme nástroj Informace. Na jednotlivých kartách můžeme zadat
charakteristiky organizace tak, jak nám vyhovují. Jedinou povinnou položkou je Název.
5.1.1
Karta INFORMACE
Na kartě INFORMACE jsou k dispozici čtyři sekce. V první sekci se nachází položky Název, což je
klíčové pole pro identifikaci organizace, její výběr a přiřazování ve zbylých částech systému.
položka
význam
funkce
poznámka
Název
organizace
zobrazuje se v
našeptávačích
systému při výběru
projektů
V druhé sekci je možné organizaci přiřadit kontakty: Sídlo je vnímáno jako adresa, na které je
organizace oficiálně registrována (např. v ČR tomu odpovídá adresa z výpisu obchodního rejstříku),
Poštovní adresa představuje místo, kam mají být zasílány fyzické poštovní zásilky a kde je možné např.
převzít doporučenou poštu. Obecným kontaktem může být osoba, která vyřizuje komunikaci s okolím
organizace - např. tiskový mluvčí, Office manažer ap.
Oblast KONTAKT obsahuje položky:
položka
význam
funkce
poznámka
Sídlo
název skupiny položek
není
-
Ulice, č.
název ulice a číslo popisné
sídla
informační
Město
28.3.2014 13:17:00
informační
Posledení tisk:
28.3.2014 13:17:00
PSČ
informační
Země
informační
Poštovní
adresa
není
Ulice, č.
název ulice a číslo popisné,
kam má být doručována
fyzická pošta pro organizaci
informační
Město
informační
PSČ
informační
Země
informační
Obecný
kontakt
-
není
-
Jméno
informační
např. tiskový
mluvčí
telefon
informační
Email
informační
Třetí sekce je vyčleněna pro oficiální identifikaci organizace.
položka
význam
funkce
Daňová ident.
(DIČ)
evidenční číslo nebo
označení, přidělené
organizaci daňovou
autoritou
informační
Identifikační
číslo
evidenční číslo nebo
označení, přidělené
organizaci registrátorem
informační
Registrátor
Jméno/identifikace
registrátora
informační
poznámka
Oblast DALŠÍ NASTAVENÍ obsahuje jeden přepínač, ovlivňující, zda má být organizace publikována
jako šablona. V případě aktivace přepínače bude taktický plán této organizace nabízen v Plánování ke
zkopírování v rámci seznamu šablon.
Oblast DOPLŇUJÍCÍ INFORMACE poskytuje textové pole k bližšímu popisu organizace.
5.1.2
Karta ORGÁNY
Karta ORGÁNY obsahuje informace k vedení a majitelům organizace.
Tabulka ORGÁNY obsahuje:
položka
význam
funkce
Jméno
Jméno osoby
informační
28.3.2014 13:17:00
poznámka
Posledení tisk:
28.3.2014 13:17:00
Pozice
Pozice nebo funkce v
organizační struktuře
subjektu
informační
např. obchodní
ředitel
Orgán
identifikace statutárního
orgánu
informační
např. předseda
představenstva
nebo člen dozorčí
rady
Od
datum od kdy je daná
osoba statutárním orgánem
organizace
informační
Poznámka
libovolná doplňující
informace
informační
např. konec
funkce
poznámka
Tabulka AKCIONÁŘI obsahuje:
položka
význam
funkce
Jméno/Název
Jméno osoby
informační
Podíl
Pozice nebo funkce v
organizační struktuře
subjektu
informační
Od
datum od kdy je daná
osoba statutárním
orgánem organizace
informační
Poznámka
libovolná doplňující
informace
informační
např. obchodní
ředitel
např. konec
funkce
Oblast DOPLŇUJÍCÍ INFORMACE poskytuje textové pole k bližšímu popisu organizace.
5.1.3
Karta FINANCE
V horní části karty je pro snazší orientaci uveden název organizace z karty INFORMACE.
Karta FINANCE obsahuje informace ve dvou tabulkách a prostor pro doplňující informace.
Tabulka FINANČNÍ ÚDAJE obsahuje:
položka
význam
funkce
poznámka
Údaj
pojmenování údaje
informační
např. základní
jmění
Hodnota
číselné vyjádření finančního
údaje
informační
Měna
v jaké měně je vyjádřen
předchozí údaj
informační
Od
datum, od kdy tento údaj
platí
informační
Do
datum, do kdy tento údaj
informační
28.3.2014 13:17:00
Posledení tisk:
28.3.2014 13:17:00
platí
Tabulka BANKOVNÍ SPOJENÍ obsahuje:
položka
význam
funkce
Banka
Název banky
informační
Pobočka
Identifikace pobočky
banky
informační
Adresa
Adresa pobočky / banky
informační
Měna
Základní měna vedeného
účtu
informační
IBAN
číslo účtu ve tvaru IBAN
informační
SWIFT
SWIFT kód banky
informační
poznámka
např. obchodní
ředitel
např. konec
funkce
pro zahraniční
platby
Oblast DOPLŇUJÍCÍ INFORMACE poskytuje textové pole k bližšímu popisu financí organizace.
5.1.4
Karta VÝKONOVÉ INDIKÁTORY (KPI)
Karta VÝKONOVÉ INDIKÁTORY (KPI) obsahuje informace o definici a hodnotách KPI - key
performance indicators
Oblast DEFINICE VÝKONOVÝCH INDIKÁTORŮ poskytuje rozsáhlé textové pole k popisu, jak jsou
jednotlivé výkonové indikátory pro danou organizaci konstruovány a získávány.
Tabulka VYHODNOCOVÁNÍ KLÍČOVÝCH VÝKONOVÝCH INDIKÁTORŮ obsahuje:
položka
význam
funkce
poznámka
ID
Identifikační číslo indikátoru
informační
systém přiřazuje
automaticky
Popis
Pojmenování indikátoru
informační
např. počet
klientů, tržní podíl,
apod.
Mj.
měrná jednotka indikátoru
informační
např. ks, %, apod.
Záměr
strategický záměr - číselné
vyjádření
informační
Plánovaný
výstup
zatím naplánováno - číselné
vyjádření
informační
Bilance
rozdíl: plánovaný výstup záměr
informační
Aktuální
stav
zatím zrealizováno - číselné
vyjádření
informační
Bilance
rozdíl: aktuální stav plánovaný výstup
informační
28.3.2014 13:17:00
Posledení tisk:
28.3.2014 13:17:00
Bilance
5.1.5
rozdíl: aktuální stav - záměr
informační
Karta VÁZANÉ ORGANIZACE
Karta VÁZANÉ ORGANIZACE zobrazuje v grafické podobě strom organizací a jejich provázanost. V
rámci dané organizace se zobrazují mateřské a dceřiné organizace. Dvojklikem nebo přes pokyn
Otevřít projekt v kontextovém menu na ikoně vybraného organizace jej můžeme otevřít pro prohlížení a
editaci (pokud máme příslušná oprávnění).
Projekty jsou na sebe vázány pomocí operativních úkolů, viz oddíl Zadáváme úkoly v organizaci a Karta
PODÍLNÍCI A VAZBY ÚKOLU.
5.1.6
Karta HODNOTY
Oblast VIZE/MISE poskytuje rozsáhlé textové pole k popisu celkového směřování a poslání organizace.
Oblast ZÁKLADNÍ HODNOTY ORGANIZACE poskytuje rozsáhlé textové pole k popisu hodnot
organizace, který může být formou etického kodexu, "firemního desatera" apod.
Uvedené informace by měli být podkladem a zdrojem pro zásady interní komunikace, PR a marketingu.
5.1.7
Karta CERTIFIKACE
Karta CERTIFIKACE obsahuje informace o držení a platnosti klíčových certifikátů organizace.
Tabulka CERTIFIKÁTY obsahuje:
položka
význam
funkce
poznámka
Název
Identifikace certifikátu
informační
systém přiřazuje
automaticky
Vydavatel
Pojmenování autority, která
vydala certifikát
informační
např. počet
klientů, tržní podíl,
apod.
Platný od
Datum prvního vydání
certifikátu
informační
např. ks, %, apod.
Poslední re
certifikace
Datum poslední platné
aktualizace certifikátu
informační
Příští re
certifikace
Datum následného obnovení
certifikátu
informační
může být uveden
jako plán,
doporučujeme
před uvedením
konce platnosti
současné
certifikace
Oblast DOPLŇUJÍCÍ INFORMACE poskytuje rozsáhlé textové pole k popisu re certifikačních plánů,
popřípadě konce platnosti certifikátů ap.
5.1.8
Karta DOKUMENTY
28.3.2014 13:17:00
Posledení tisk:
28.3.2014 13:17:00
5.2 Evidujeme rizika spojená s organizací
Evidence a analýza rizik patří k nezbytným součástím péče o vývoj a rozvoj organizace. Systém
allycon.com nabízí čtyři karty pro evidenci a klasifikaci rizik. Je na uživateli jaké nabízené funkcionality
využije pro svoji metodiku práce s riziky. K dispozici jsou čtyři karty – SWOT ANALÝZA, BUSINESS
INTELIGENCE, SKUPINY ZÁJMŮ a ANALÝZA RIZIK.
5.2.1
Karta SWOT ANALÝZA
Na kartě SWOT ANALÝZA můžeme do textových polí zaznamenat SILNÉ STRÁNKY, SLABÉ
STRÁNKY, PŘÍLEŽITOSTI a HROZBY vztahující se k organizaci.
5.2.2
Karta BUSINESS INTELIGENCE
V rámci karty BUSINESS INTELIGENCE můžeme do volného textového pole zaznamenat důležité
informace o organizaci a může sloužit k zaznamenání důležitých momentů v historii organizace. K
dispozici jsou dvě pole pro lokální a anglickou variantu záznamu.
5.2.3
Karta SKUPINY ZÁJMŮ
Karta SKUPINY ZÁJMŮ umožňuje zaznamenat formou tabulky analýzu zainteresovaných (zájmových)
skupin v organizaci. Použití polí je zcela na volbě uživatele (metodika). Následující doporučení je
inspirované metodikou dotačních projektů evropských strukturálních fondů.
položka
význam
funkce
poznámka
ID
pořadí záznamu
informativní
systém generuje
automaticky
Skupina /
subjekt
pojmenování subjektu
nebo skupiny lidí v
organizaci nebo v jejím
okolí, kteří mohou jakkoli
ovlivnit organizaci a její
aktivity
informativní /
evidenční
Role
co subjekt / skupina dělá
ve vztahu k organizaci
informativní /
evidenční
Charakter
charakter subjektu /
skupiny vzhledem k
organizaci
informativní /
evidenční
Zájmy *)
jaký je vztah subjektu k
organizaci, cílům,
dopadům a činnostem *)
informativní /
evidenční
Dopad
zhodnocení
pravděpodobného
dopadu čí vlivu
organizace na zájmy
daných skupin
informativní /
evidenční
většinou se dělí
na primární a
sekundární
nejčastěji:
+
pozitivní
-
negativní
+/- smíšený
?
Priorita
relativní priorita zájmů v
rámci daného subjektu /
skupiny
informativní /
evidenční
nejistý
nejčastěji
hodnoceno na
stupnici (nejvyšší)
1 .. 5 (nejnižší)
*) řada subjektů/skupin může mít více než jeden zájem - je možné založit další řádek se stejnou
skupinou a jiným zájmem.
28.3.2014 13:17:00
Posledení tisk:
28.3.2014 13:17:00
Karta ANALÝZA RIZIK
5.2.4
Karta ANALÝZA RIZIK umožňuje zaznamenat formou tabulky analýzu rizik v projektu. Použití polí je
zcela na volbě uživatele (metodika).
položka
význam
funkce
poznámka
ID
pořadí záznamu
informativní
systém generuje
automaticky
Zadavatel
informativní
Aktivum
informativní
- stupnice
informativní
Hrozba
informativní
- stupnice
informativní
Dopad na
aktivum
informativní
- stupnice
informativní
Míra rizika
informativní
Opatření
informativní
- stupnice
informativní
Míra
zbytkového
rizika
informativní
5.3
Vytváříme taktický plán organizace
Nástroj Plánování slouží k taktickému plánování organizace.
Při plánování organizace v systému jsou všechny aktivity vnímány jako procesy. Typy procesů jsou
rozděleny do šesti oddílů PRAVIDLA, VÝBĚROVÁ ŘÍZENÍ, PRÁVNÍ RÁMEC, PRACOVNÍ OBLASTI,
REALIZACE a ROLE.
Systém umožňuje vytvářet flexibilní organizační struktury.
5.3.1
Ovládání pracovní oblasti nástroje Plánování
Ovládání pracovní oblasti nástroje Plánování v modulu Organizace je shodné s ovládáním nástroje
Plánování v modulu Projekty viz. oddíl v části Plánujeme projekt.
5.3.2 PROCES jako základní prvek plánovaní
V systému allycon se na popis skutečnosti a plánování v projektech a organizacích nahlíží jako na
procesy, které dle kontextu a funkce mohou nabývat různých podob. Avšak podstata procesního
pohledu zůstává shodná, stejně jako možnosti popisu procesu v systému. Pro konkrétní proces je
vhodné použít, tedy vyplnit pouze ty charakteristiky, které jsou pro daný proces relevantní.
Popisy karet procesu nástroje Plánování v modulu Organizace je shodné popisy v modulu Projekty viz.
oddíl v části Plánujeme projekt.
5.3.3
(1) PRAVIDLA
Oblast PRAVIDLA zahrnuje procesy, které se zabývají metodikou, informacemi a principy jak vést
aktuální postupy v organizaci. V systémech řízení jakosti se tyto procesy nazývají příručkami či
knihovnami.
28.3.2014 13:17:00
Posledení tisk:
28.3.2014 13:17:00
Vlastnosti
V rámci vlastností PRAVIDEL je dostupná pouze jedna karta PODÍLNÍCI PROCESU, která slouží k
řízení přístupových práv k celé oblasti PRAVIDLA:
položka
význam
funkce
Autor procesu
osoba, která
vytvořila tento
proces
informační
Oponent
osoba, která
oponovala daný
proces
informační
Garant
osoba, která
přezkoumává
daný proces
informační
Schvalovatel
osoba, která
schvaluje daný
proces
informační
Uvolnitel
osoba, která
uvolňuje daný
proces do
provozu
informační
poznámka
Přes kontextové menu volbou Vytvořit taktický úkol bude vytvořen taktický úkol do vrstvy o jednu
nižší, než byl úkol, na kterém jsme volbu provedli. Taktické úkoly v oblasti PRAVIDLA v první vrstvě
vždy mají tvar 1.x, kde x je pořadové číslo úkolu. V dalších vrstvách se přidává další číselná řada,
ve druhé vrstvě.
5.3.4
(2) VÝBĚROVÁ ŘÍZENÍ
Oblast VÝBĚROVÁ ŘÍZENÍ je určena pro plánování všech procesů spojených s výběrovými
řízeními/aukcemi. Jedná se zde vlastně o strukturovaný seznam úkolů, které by měli být splněny při
pořádání výběrového řízení v rámci dané organizace. V okamžiku, kdy je požadováno výběrové řízení
ke smlouvě (viz oddíl Právo), automaticky se v nástroji Úkoly vygeneruje požadovaná struktura úkolů k
dané smlouvě, resp. k výběrovému řízení.
Vlastnosti
V rámci vlastností (2) VÝBĚROVÁ ŘÍZENÍ je dostupná pouze jedna karta PODÍLNÍCI PROCESU,
která slouží k řízení přístupových práv k celé oblasti VÝBĚROVÁ ŘÍZENÍ:
28.3.2014 13:17:00
Posledení tisk:
28.3.2014 13:17:00
položka
význam
funkce
tento proces
poznámka
informační
Oponent
daný proces
informační
Garant
osoba, která
proces
informační
Schvalovatel
daný proces
informační
Uvolnitel
informační
nižší, než byl úkol, na kterém jsme volbu provedli. Taktické úkoly v oblasti VÝBĚROVÁ ŘÍZENÍ v
první vrstvě vždy mají tvar 2.x, kde x je pořadové číslo úkolu. V dalších vrstvách se přidává další
číselná řada, úkoly v druhé vrstvě jsou 2.x.y, kde x je číslo nadřazeného úkolu v první vrstvě a y je
pořadové číslo ve druhé vrstvě.
5.3.5
(3) PRÁVNÍ RÁMEC
Oblast PRÁVNÍ RÁMEC je určena pro plánování všech procesů spojených s uzavíranými smlouvami v
rámci organizace. Jedná se zde vlastně o strukturovaný seznam úkolů, které by měli být splněny v
souvislosti s každou smlouvou v dané organizaci. Potom v okamžiku, kdy je zadána nová smlouva (viz
nástroj Právo), se ke každé smlouvě v nástroji Úkoly automaticky připojí plánované úkoly.
Vlastnosti
V rámci vlastností (3) PRÁVNÍ RÁMEC je dostupná pouze jedna karta PODÍLNÍCI PROCESU, která
slouží k řízení přístupových práv k celé oblasti PRÁVNÍ RÁMEC:
položka
význam
funkce
tento proces
informační
Oponent
daný proces
informační
Garant
osoba, která
proces
informační
Schvalovatel
informační
28.3.2014 13:17:00
poznámka
Posledení tisk:
28.3.2014 13:17:00
daný proces
Uvolnitel
informační
nižší, než byl úkol, na kterém jsme volbu provedli. Taktické úkoly v oblasti PRÁVNÍ RÁMEC v první
5.3.6
(4) PRACOVNÍ OBLASTI
PRACOVNÍ OBLASTI jsou určeny pro plánování opakujících se procesů v jednotlivých částech (fázích)
organizace (viz oblast REALIZACE). Jedná se o strukturovaný seznam úkolů, které mají být provedeny
v každé části (fázi) organizace. Potom v okamžiku, kdy je zadána nová část (fáze) organizace (viz
oblast REALIZACE), v rámci každé fáze se automaticky připojí plánované pracovní oblasti.
Vlastnosti
V rámci vlastností (4) PRACOVNÍ OBLASTI je dostupná pouze jedna karta PODÍLNÍCI PROCESU,
která slouží k řízení přístupových práv k celé struktuře PRACOVNÍ OBLASTI:
položka
význam
funkce
tento proces
poznámka
informační
Oponent
daný proces
informační
Garant
osoba, která
proces
informační
Schvalovatel
daný proces
informační
Uvolnitel
informační
Vytvořit oblast práce
Přes kontextové menu volbou Vytvořit oblast práce bude vytvořen taktický úkol do vrstvy o jednu
nižší, než byl úkol, na kterém jsme volbu provedli. Taktické úkoly v části PRACOVNÍ OBLASTI v první
28.3.2014 13:17:00
Posledení tisk:
28.3.2014 13:17:00
Volba kontextového menu Rozbalit vše způsobí řádkové zviditelnění všech podzolů v dané větvi
5.3.7
(5) REALIZACE
Oblast REALIZACE je určena pro plánování vlastní struktury organizace. Na nejvyšší úrovni je možné
dělit organizaci na jednotlivé části (fáze), pod které je možné vytvářet celé struktury plánovaných pod
částí a úkolů. Nezapomínejme na automatické plánování opakujících se procesů pomocí pracovních
oblastí.
Procesy typu fáze jsou označeny oranžovou čtvercovou ikonkou. Procesy typu taktický úkol jsou
označeny červenou čtvercovou ikonkou. Procesy typu pracovní oblast jsou označeny modrou
čtvercovou ikonkou.
Vlastnosti
V rámci vlastností (5) REALIZACE je dostupná pouze jedna karta PODÍLNÍCI PROCESU, která
slouží k řízení přístupových práv k celé struktuře REALIZACE:
položka
význam
funkce
Autor procesu
osoba, která
vytvořila tento
proces
informační
Oponent
osoba, která
oponovala daný
proces
informační
Garant
osoba, která
přezkoumává
daný proces
informační
Schvalovatel
osoba, která
schvaluje daný
proces
informační
Uvolnitel
osoba, která
uvolňuje daný
proces do
provozu
informační
poznámka
nižší, než byl úkol, na kterém jsme volbu provedli. Taktické úkoly v oblasti REALIZACE v první vrstvě
vždy mají tvar 5.x, kde x je pořadové číslo úkolu. V dalších vrstvách se přidává další číselná řada,
ve druhé vrstvě.
28.3.2014 13:17:00
Posledení tisk:
28.3.2014 13:17:00
Vytvořit fázi
Přes kontextové menu volbou Vytvořit fázi bude vytvořena fáze do první vrstvy oblasti REALIZACE.
Fáze je možné vytvářet (na rozdíl od taktického úkolu) pouze v první vrstvě stromové struktury. Tedy
fáze mají vždy označení ve tvaru 5.x (kde x je pořadové číslo fáze).
Fáze lze přiřazovat k jednotlivým osobám v týmu (viz Sestavujeme tým organizace)
Přes volbu kontextového menu Posun číselné řady můžeme posunout celou řadu fází o zvolený počet
jednotek. Přečíslují se i všechny pod úkoly v příslušné stromové struktuře.
5.3.8
(6) Nastavení karty procesu
Nastavení karty procesu umožňuje přidávat rozšiřující informace, tedy definovat nová pole, pro
jednotlivé karty každého procesu. Tj. zde definovaná položka rozšíří stávající karty všech procesů, tedy
i fází, pracovních oblastí, taktických i operativních úkolů.
Vlastnosti
V rámci vlastností (5) Nastavení karty procesu je dostupná pouze jedna karta PODÍLNÍCI
PROCESU, která slouží k řízení přístupových práv k celé struktuře Nastavení karty procesu:
položka
význam
funkce
Autor procesu
osoba, která
vytvořila tento
proces
informační
Oponent
osoba, která
oponovala daný
proces
informační
Garant
osoba, která
přezkoumává
daný proces
informační
Schvalovatel
osoba, která
schvaluje daný
proces
informační
Uvolnitel
osoba, která
uvolňuje daný
proces do
provozu
informační
poznámka
28.3.2014 13:17:00
Posledení tisk:
28.3.2014 13:17:00
Novou položku vytvoříme volbou Vytvořit položku v kontextovém menu nad podpoložkami (6)
Nastavení karty procesu. Jednotlivé podpoložky souvisí s kartami procesu následovně:
Název
Karta procesu
VLASTNOSTI
VEDENÍ
ZDROJE
ProcessCardContent
VÝKONY
ProcessCardChanges
ZMĚNY A REVIZE
ProcessCardRisks
RIZIKA
ProcessCardImprovements
MONITORING A ZLEPŠOVÁNÍ
ProcessCardRecords
ŘÍZENÍ ŠABLON
ProcessCardSecurity
ŘÍZENÍ ZÁZNAMŮ
Karta OBECNÉ
položka
význam
Název
položky
Zkratka
položky
Pořadí
položky
Číslo
databázi
funkce
poznámka
systém udržuje
automaticky
Oblast NASTAVENÍ
položka
význam
funkce
Typ položky
nastavení typu
položky
volby: Volný text,
Ano/Ne, Osoba,
Fáze, Role,
Firma, Úroveň
kompetence
poznámka
28.3.2014 13:17:00
Posledení tisk:
28.3.2014 13:17:00
položka
význam
funkce
poznámka
Autor procesu
osoba, která
vytvořila tento
proces / položku
informační
osoba musí být
registrovaným
uživatelem
systému
Oponent
osoba, která
oponovala daný
proces / položku
informační
osoba musí být
registrovaným
uživatelem
systému
Garant
osoba, která
přezkoumává
daný proces /
položku
informační
osoba musí být
registrovaným
uživatelem
systému
Schvalovatel
osoba, která
schvaluje daný
proces / položku
informační
osoba musí být
registrovaným
uživatelem
systému
Uvolnitel
osoba, která
uvolňuje daný
proces / položku
do provozu
informační
osoba musí být
registrovaným
uživatelem
systému
položka
význam
funkce
poznámka
Vytvořeno
okamžik, kdy byl v
systému prvně
zadán proces /
položka
systémová
systém
generuje
automaticky
Oponováno
datum oponentury
informační
možné vložit i
zpětně
Přezkoumáno
informační
možné vložit i
zpětně
Schváleno
datum schválení
informační
možné vložit i
zpětně
Uvolněno
datum uvolnění do
provozu
informační
možné vložit i
zpětně
položka
význam
funkce
Autor procesu
osoba, která
vytvořila tento
proces
informační
28.3.2014 13:17:00
poznámka
Posledení tisk:
28.3.2014 13:17:00
Oponent
osoba, která
oponovala daný
proces
informační
Garant
osoba, která
přezkoumává
daný proces
informační
Schvalovatel
osoba, která
schvaluje daný
proces
informační
Uvolnitel
osoba, která
uvolňuje daný
proces do
provozu
informační
(7) ROLE
Oblast ROLE je určena pro definování rolí resp. pracovních pozic v rámci organizace. V rámci role je možné
definovat a popsat AKTIVITY dané role a požadovaný kompetenční profil na pracovníka, který by měl
zastávat uvedenou roli. V rámci VLASTNOSTÍ role je možné přiřadit nadřazenou a zastupující roli.
Role můžeme přiřazovat jednotlivým členům týmu pomocí nástroje Tým.
Karta VLASTNOSTI
Karta VLASTNOSTI popisuje základní charakteristiky role, se kterými dále pracuje systém.
položka
význam
funkce
Název
role
zobrazuje se jak v
Plánování, tak v
Úkolech
Zkratka
role
Pořadí
číslo určující
zobrazované pořadí
role
zobrazuje se jak v
Plánování, tak v
Úkolech
Číslo
role ve struktuře
zobrazuje se jak v
Plánování, tak v
Úkolech
poznámka
systém
generuje
automaticky
Oblast POPIS poskytuje textové pole k bližšímu popis role.
Oblast SOUVISEJÍCÍ ROLE
položka
význam
funkce
poznámka
Zastupující
role
role, která může tuto
roli zastoupit
informační
pole spojeno s
našeptávačem
Nadřízená
nadřízená role vůči
informační
pole spojeno s
28.3.2014 13:17:00
Posledení tisk:
28.3.2014 13:17:00
definované roli
role
našeptávačem
položka
význam
funkce
poznámka
Autor procesu
osoba, která
vytvořila tento
proces
informační
osoba musí být
registrovaným
uživatelem
systému
Oponent
osoba, která
oponovala daný
proces
informační
osoba musí být
registrovaným
uživatelem
systému
Garant
osoba, která
přezkoumává
daný proces
informační
osoba musí být
registrovaným
uživatelem
systému
Schvalovatel
osoba, která
schvaluje daný
proces
informační
osoba musí být
registrovaným
uživatelem
systému
Uvolnitel
osoba, která
uvolňuje daný
proces do
provozu
informační
osoba musí být
registrovaným
uživatelem
systému
položka
význam
funkce
poznámka
Vytvořeno
okamžik, kdy byl v
systému prvně
zadán proces
systémová
systém
generuje
automaticky
Oponováno
datum oponentury
informační
možné vložit i
zpětně
Přezkoumáno
informační
možné vložit i
zpětně
Schváleno
datum schválení
informační
možné vložit i
zpětně
Uvolněno
datum uvolnění do
provozu
informační
možné vložit i
zpětně
Nastavení karty role - zde konkrétně (6.1.) RoleCardConfiguration.
28.3.2014 13:17:00
Posledení tisk:
28.3.2014 13:17:00
Karta AKTIVITY
Karta AKTIVITY je kompletně definovatelná pomocí ROZŠIŘUJÍCÍCH INFORMACÍ - viz (8)
Nastavení karty role.
Karta KOMPETENČNÍ PROFIL
Karta KOMPETENČNÍ PROFIL je kompletně definovatelná pomocí ROZŠIŘUJÍCÍCH INFORMACÍ viz (8) Nastavení karty role.
položka
význam
funkce
poznámka
Autor procesu
osoba, která
vytvořila tento
proces / roli
informační
VLASTNOSTI
Oponent
osoba, která
oponovala daný
proces / roli
informační
VLASTNOSTI
Garant
osoba, která
přezkoumává
daný proces / roli
informační
VLASTNOSTI
Schvalovatel
osoba, která
schvaluje daný
proces / roli
informační
VLASTNOSTI
Uvolnitel
osoba, která
uvolňuje daný
proces / roli do
provozu
informační
VLASTNOSTI
přístup do tohoto předpisu role. Položka pole obsahuje výběrové pole s našeptávačem.
Karta DOKUMENTY
(8) Nastavení karty role
5.3.9
Nastavení karty role umožňuje přidávat rozšiřující informace, tedy definovat nová pole, pro jednotlivé
karty role. Tj. zde definovaná položka rozšíří stávající karty všech rolí.
Novou položku vytvoříme volbou Vytvořit položku v kontextovém menu nad podpoložkami (6)
Nastavení karty procesu. Jednotlivé podpoložky souvisí s kartami procesu následovně:
Název
Karta procesu
VLASTNOSTI
28.3.2014 13:17:00
Posledení tisk:
28.3.2014 13:17:00
AKTIVITY
KOMPETENČNÍ PROFIL
Karta OBECNÉ
Karta OBECNÉ popisuje základní charakteristiky položky role, se kterými dále pracuje systém.
položka
význam
Název
položky
Zkratka
položky
Pořadí
položky
Číslo
databázi
funkce
poznámka
systém udržuje
automaticky
Oblast NASTAVENÍ
položka
význam
funkce
Typ položky
nastavení typu
položky
volby: Volný text,
Ano/Ne, Osoba,
Fáze, Role,
Firma, Úroveň
kompetence
poznámka
položka
význam
funkce
poznámka
Autor procesu
osoba, která
vytvořila tento
proces / položku
informační
osoba musí být
registrovaným
uživatelem
systému
Oponent
osoba, která
oponovala daný
proces / položku
informační
osoba musí být
registrovaným
uživatelem
systému
Garant
osoba, která
přezkoumává
daný proces /
položku
informační
osoba musí být
registrovaným
uživatelem
systému
Schvalovatel
osoba, která
schvaluje daný
proces / položku
informační
osoba musí být
registrovaným
uživatelem
28.3.2014 13:17:00
Posledení tisk:
28.3.2014 13:17:00
systému
osoba, která
uvolňuje daný
proces / položku
do provozu
Uvolnitel
informační
osoba musí být
registrovaným
uživatelem
systému
položka
význam
funkce
poznámka
Vytvořeno
okamžik, kdy byl v
systému prvně
zadán proces /
položka
systémová
systém
generuje
automaticky
Oponováno
datum oponentury
informační
možné vložit i
zpětně
Přezkoumáno
informační
možné vložit i
zpětně
Schváleno
datum schválení
informační
možné vložit i
zpětně
Uvolněno
datum uvolnění do
provozu
informační
možné vložit i
zpětně
položka
význam
funkce
Autor procesu
osoba, která
vytvořila tento
proces
informační
Oponent
osoba, která
oponovala daný
proces
informační
Garant
osoba, která
přezkoumává
daný proces
informační
Schvalovatel
osoba, která
schvaluje daný
proces
informační
Uvolnitel
osoba, která
uvolňuje daný
proces do
provozu
informační
poznámka
28.3.2014 13:17:00
Posledení tisk:
28.3.2014 13:17:00
5.4
Sestavujeme tým organizace
Každá organizace bývá spravován větším či menším týmem manažerů různých úrovní a řadou výkonných
pracovníků. Nástroj Tým nám umožňuje přehledně sestavit takový tým a zároveň mu přiřadit řídící
pravomoci a oprávnění pro práci se systémem.
V rámci týmu organizace je účelné zaznamenat veškeré pracovníky organizace a jejich vztahy
podřízenosti a nadřízenosti. Odlišné vazby vyplývající z různých aktivit organizace je vhodné řešit pomocí
projektů a projektových týmů.
V pracovní oblasti nástroje Tým můžeme pomocí kontextového menu a přetahováním myší vytvářet
grafickou strukturu našeho týmu. Dvojitým poklikem na pozici (nebo přes kontextové menu) můžeme
otevřít oblast vlastností pozice. Zde je možné přiřadit OSOBU, ORGANIZACI, OPRÁVNĚNÍ (k přístupu k
jednotlivým nástrojům daného projektu), ROLE, FÁZE a PRACOVNÍ OBLASTI.
Při najetí myší na jakoukoli pozici, která je obsazena konkrétním člověkem se nám zobrazí malá vizitka s
jeho jménem, emailovou adresou a veřejným angažmá uvedeným v jeho osobním profilu. Pokud klikneme
na čtvereček s malým i - vedle jména osoby, zobrazí se celá profilová informace (viz modul Já>Můj
profil>PROFIL). Zaškrtávací políčko před jménem osoby povoluje osobě přístup do dané organizace v
systému (dle jejích specifických oprávněních).
5.4.1
Vytvoření pozice
Novou pozici vytvoříme přes kontextové menu volbou Vytvořit pozici.
Vytvořenou pozici můžeme pomocí myši (funkcí drag and drop) přesunout na požadované místo ve
struktuře týmu (při pohybu myši se červeně před zobrazuje pozice, do které pozice ve strumu se
jmenovka zařadí.
V levé části pracovní oblasti se otevře sloupec vlastností pracovní pozice.
Do oblasti OSOBA vložíme jméno člověka (za pomoci našeptávače). Pokud osoba je již evidována v
systému, můžeme ji vybrat ze seznamu, Pokud evidována není, můžeme ji přidat kliknutím na ikonku
insert (zelené kolečko se symbolem +)
5.4.2
Přiřazujeme členovi týmu oprávnění
V rámci vlastností pozice můžeme nastavit oprávnění přístupu člena týmu k jednotlivým nástrojům
projektu.
V oblasti OPRÁVNĚNÍ zatrhnutím přepínače u jednotlivých nástrojů povolíme/zakážeme přístup do
jednotlivých nástrojů projektu - Informace, Rizika, Plánování, Tým, Úkoly, Pošta, Smlouvy, Dokumenty.
V oblasti ROLE můžeme dané pozici přiřadit jednu či více rolí (definovaných v taktickém plánu - viz.
V oblasti FÁZE můžeme dané pozici přiřadit jednu či více fází (definovaných v taktickém plánu - viz.
V oblasti MANAGEMENTY můžeme dané pozici přiřadit jednu či více pracovních oblastí (definovaných
v taktickém plánu - viz. nástroj Plánování). Při zadávání můžeme využít funkci našeptávače.
5.4.3
Aktivace a nahrazení osoby
Člen týmu získává plný přístup až po aktivaci, kterou provedeme přepínačem před jménem člena týmu.
Pokud je přepínač aktivován (ve čtverečku je vidět zatržení), pak má daný člen týmu přístup do projektu
a do nástrojů projektu dle svého oprávnění.
Upozornění - Do týmu je možné "naplánovat" jakoukoli osobu, ale aktivovat je možné pouze
existujícího uživatele systému allycon. Pokud aktivace není možná, ověřte si, zda je daná osoba již
registrovaným uživatelem systému.
Osobu v projektu můžeme ihned nahradit jiným uživatelem pomocí kontextového menu kdekoli nad
pracovní plochou diagramu týmu a volbou Nahradit osobu. Otevře se pracovní dialogové okno:
1. Zadáme jméno původní osoby (pokud jsme aktivovali kontextové menu nad určitou pozicí, tak se
automaticky doplní jméno osoby na této pozici). Systém využívá našeptávač.
2. Zadáme jméno nové osoby. Systém využívá našeptávač.
28.3.2014 13:17:00
Posledení tisk:
28.3.2014 13:17:00
3. Určíme, ve kterých částech má být osoba nahrazena, pomocí přepínačů pro oblasti Tým, Plánování a
Úkoly.
4. Potvrdíme náhradu tlačítkem Nahradit. Před potvrzením náhrady můžeme operaci zrušit jednoduše
zavřením dialogového okna.
5.5
Zadáváme úkoly v organizaci
Nástroj Úkoly představuje hlavní místo řízení organizace. Organizace je již založena, jsou definovány
potřebné procesy (fáze, pracovní oblasti, plánované úkoly, standardy). V rámci nástroje Úkoly vidíme
stejnou strukturu jako v nástroji Plánování. Jednotlivé naplánované procesy zde není možné měnit, ale je
možné k nim přidávat DOKUMENTY, VÝSTUPNÍ DOKUMENTY a určovat PODÍLNÍKY ÚKOLU.
Klíčovou funkcionalitou zde je však možnost pod plánované procesy vytvářet neomezenou strukturu
operativních úkolů. Přes kontextové menu na daném procesu je možné vytvořit operativní úkol (je poznat
dle světle modré čtvercové ikonky).
5.5.1
Vytvoření operativního úkolu
Operativní úkol vytvoříme přes kontextové menu volbou Vytvořit operativní úkol nad položkou, pod
kterou chcete operativní úkol vytvořit. Bezprostředně se otevřou karty úkolu k vyplnění.
5.5.2
Karta VLASTNOSTI
Karta VLASTNOSTI popisuje základní charakteristiky úkolu, se kterými dále pracuje systém.
položka
význam
funkce
poznámka
Název
úkolu
zobrazuje se jak v
Plánování, tak v
Úkolech
Stav úkolu
v jaké fázi plnění se
úkol nachází
Stavy: nezadáno,
čekající, zadaný,
připravený, hotový,
zrušený
Priorita
číselné vyjádření
priority úkolu
Volby: 1 - 5,
použitelné pro
ID úkolu
úkolu
neměnitelné,
použitelné pro
systém
generuje
automaticky
Autor úkolu
uživatel, který vložil
záznam do systému
neměnitelné
systém
generuje
automaticky
Vytvořeno
datum a čas vložení
úkolu do systému
neměnitelné
systém
generuje
automaticky
Oblast REALIZACE
položka
význam
funkce
Zahájení
datum zahájení plnění
úkolu
informační,
použitelné pro
28.3.2014 13:17:00
poznámka
Posledení tisk:
28.3.2014 13:17:00
Ukončení
datum ukončení plnění
úkolu
informační,
použitelné pro
Trvání (dny)
počet dnů od zahájení
k ukončení
informační,
použitelné pro
Plnění úkolu
(%)
míra dokončení úkolu
Hodnoty: 0-100
Oblast ZADÁNÍ / POPIS PROBLÉMU poskytuje textové pole k bližšímu popisu úkolu.
položka
význam
funkce
poznámka
Vykonavatel
osoba, která je
zodpovědná za
realizaci úkolu
informační,
použitelné pro
osoba musí být
registrovaným
uživatelem
systému
Schvalovatel
osoba, která
schvaluje daný úkol
informační,
použitelné pro
osoba musí být
registrovaným
uživatelem
systému
Zadavatel
osoba, která je
zodpovědná za
zadání úkolu
informační,
použitelné pro
osoba musí být
registrovaným
uživatelem
systému
položka
význam
funkce
poznámka
Vytvořeno
okamžik, kdy byl v
systému prvně
zadán proces
systémová
systém generuje
automaticky
Oponováno
datum oponentury
informační
možné vložit i
zpětně
Přezkoumáno
informační
možné vložit i
zpětně
Schváleno
datum schválení
informační
možné vložit i
zpětně
Uvolněno
datum uvolnění do
provozu
informační
možné vložit i
zpětně
Oblast KOMENTÁŘE K PRŮBĚHU REALIZACE se skládá ze vstupního okna komentáře a z okna
náhledu předcházejících komentářů. Pole s výzvou, napište svůj komentář, slouží k zadání komentáře a
kliknutím na text + vložit komentář je zapsaný text uložen do náhledu komentářů. Komentář je
automaticky uveden jménem přihlášeného uživatele a údajem o datu a času vložení komentáře.
!! Komentáře po vložení není možné zpětně editovat ani mazat!!
Oblast PLÁNOVANÝ VÝSTUP / NÁVRH ŘEŠENÍ poskytuje textové pole k bližšímu popisu úkolu.
28.3.2014 13:17:00
Posledení tisk:
28.3.2014 13:17:00
Oblast VYJÁDŘENÍ K VÝSTUPU poskytuje textové pole k bližšímu popisu výstupů úkolu.
5.5.3
Karta PODÍLNÍCI A VAZBY ÚKOLU
položka
význam
funkce
poznámka
Vykonavatel
osoba, která
vytvořila tento
proces
informační
VLASTNOSTI
Schvalovatel
osoba, která
oponovala daný
proces
informační
VLASTNOSTI
Zadavatel
osoba, která
proces
informační
VLASTNOSTI
Oblast DALŠÍ OSOBY S PŘÍSTUPEM umožňuje vedle podílníků úkolu určit další osoby, které mají
přístup do tohoto úkolu. Položka pole obsahuje výběrové pole s našeptávačem.
Oblast ŘÍDÍCÍ STANDARD zobrazuje pro plánované úkoly název odpovídajícího úkolu v nástroji
Plánování. Dvojklik na název otevře náhled do všech karet standardu specifikovaného v nástroji
plánování.
Oblast NAVÁZÁNÍ PROJEKTU umožňuje navázat projekt na stávající organizaci dvěma způsoby.
položkami:
položka
význam
funkce
poznámka
Název úkolu
název úkolu, na
který bude nový
projekt navázán
automaticky se
přebírá název
původního úkolu
zde nezměnitelné
Zkrácený
název
nového projektu
povinná položka
Název projektu
základní
projektu
povinná položka
Dědit taktický
plán
možnost převzít
taktického plánu
integrovaná funkce
našeptávače
volitelné
Osoba a
Osoba, která bude
v novém projektu
leader
Tým
měnit
firma
angažmá lídra
projektu
Tým
volitelné
28.3.2014 13:17:00
Posledení tisk:
28.3.2014 13:17:00
Druhým způsobem je připojení již existujícího projektu: v poli vedle pokynu Navázat EXISTUJÍCÍ projekt
vložíme (s možností využití našeptávače) název projektu již založeného v systému a potvrzením
tlačítkem Navázat se projekt k organizaci automaticky připojí.
Oblast NAVÁZÁNÍ ORGANIZACE umožňuje navázat další organizaci na stávající organizaci dvěma
způsoby.
položkami:
položka
význam
funkce
poznámka
Název úkolu
název úkolu, na
který bude nový
projekt navázán
automaticky se
přebírá název
původního úkolu
zde nezměnitelné
Zkrácený
název
nového projektu
povinná položka
Název projektu
základní
projektu
povinná položka
Dědit taktický
plán
možnost převzít
taktického plánu
integrovaná funkce
našeptávače
volitelné
Osoba a
Osoba, která bude
v novém projektu
leader
Tým
měnit
firma
angažmá lídra
projektu
Tým
volitelné
Druhým způsobem je připojení již existující organizace: v poli vedle pokynu Navázat EXISTUJÍCÍ
organizaci vložíme (s možností využití našeptávače) název organizace již založené v systému a
potvrzením tlačítkem Navázat se organizace ke stávající organizaci automaticky připojí jako
hierarchicky podřazená.
5.5.4
Karta DOKUMENTY
Kartu DOKUMENTY doporučujeme používat pro zadávací a průběžnou dokumentaci úkolu.
5.5.5
Na kartě VÝSTUPNÍ DOMUMENTY můžeme přidat přetažením dokument z my Disk nebo naopak
dokument opět přetažením umístit do nějaké složky my Disk. Ve skutečnosti nepřetahujeme celé
soubory, ale pracujeme jen s jejich zástupci. O možnostech práce se soubory v okně my Disk viz část
Pracujeme s osobním datovým diskem (nástroj Moje soubory)
Kartu VÝSTUPNÍ DOKUMENTY doporučujeme používat pro závěrečnou dokumentaci úkolu.
5.5.6
Kopírování operativních úkolů
Systém umožňuje kopírovat operativní úkoly v rámci organizace, mezi organizacemi i mezi projekty
pomocí tzv. schránky.
28.3.2014 13:17:00
Posledení tisk:
28.3.2014 13:17:00
Přes kontextové menu volbou Zkopírovat operativní úkol do schránky je provedené kopírování, které je
potvrzenou žlutou zprávou v pravém horním rohu na úrovni záložek modulů.
Následně otevřete nebo přepněte na požadovanou cílovou oblast (nástroj Úkoly) a proveďte vložení
přes kontextové menu volbou Vložit operativní úkol ze schránky. Operativní úkol můžeme vkládat
opakovaně na různá umístění.
Operativní úkol ve schránce zůstává, dokud není nahrazen jiným úkolem nebo nedojde k odhlášení
uživatele ze systému.
5.6
Sledujeme kalendář událostí organizace
/v současné verzi není aktivní/
5.7
Sledujeme poštu organizace
Nástroj Pošta slouží ke sledování pošty fyzické i elektronické, která je spojena s danou organizací. Jde
skutečně jen o náhledy - s možností aplikace filtrů. Vlastní vkládání, odesílání a přijímání pošty se
odehrává vždy v modulu Já>Moje pošta. Jedinou proveditelnou akcí je možnost přetáhnout, pomocí karty
DOKUMENTY, datovou přílohu na my Disk.
5.7.1
Karta ELEKTRONICKÁ POŠTA slouží ke sledování elektronické pošty související s otevřenou
organizací. Tedy se zobrazí všechny záznamy, kde je v poli Aktivita uveden název otevřené organizace.
Forma zobrazení a ovládání pošty je shodná viz. Spravujeme svůj osobní prostor v allycon.com >
Komunikujeme s ostatními uživateli >Karta ELEKTRONICKÁ POŠTA, jen s tím rozdílem, že zde je
možné do záznamů pouze nahlížet a není možné je editovat nebo vkládat nové. Výjimku tvoří přiřazené
dokumenty ke zprávám, které je možné přenést do svého prostoru my Disk nebo rovnou stáhnout na
pracovní stanici.
5.7.2
Karta FYZICKÁ POŠTA slouží ke sledování fyzické pošty související s otevřenou organizací. Tedy se
zobrazí všechny záznamy, kde je v poli Aktivita uveden název otevřené organizace. Forma zobrazení a
ovládání pošty je shodná viz. Spravujeme svůj osobní prostor v allycon.com > Komunikujeme s
ostatními uživateli >Karta FYZICKÁ POŠTA, jen s tím rozdílem, že zde je možné do záznamů pouze
nahlížet a není možné je editovat nebo vkládat nové. Výjimku tvoří přiřazené dokumenty ke zprávám,
které je možné přenést do svého prostoru my Disk nebo rovnou stáhnout na pracovní stanici.
5.8
Evidujeme právní dokumentaci organizace
Nástroj Právo umožňuje vytvářet a evidovat strom smluvních vztahů vázaných k organizaci. Přes
kontextové menu je možné do tabulky přidat novou smlouvu, která se následně zobrazí v dolní grafické
části pracovní oblasti. Nové smlouvy je možné též zadávat přes kontextové menu nad některou z již
existujících smluvních stran a vytvářet tak řetězené či jinak strukturované smluvní vztahy.
Nezapomeňte zvážit, které smlouvy a právní dokumentaci chcete připojit k organizaci a které k projektům
v organizaci.
Pro jednotlivé smlouvy je možné evidovat jednotlivé SMLUVNÍ STRANY, definovat OBSAHOVOU
STRÁNKU, PŘEDMĚT A PLNĚNÍ, dále sledovat POHYB ORIGINÁLU a samozřejmě přikládat datovou či
oskenovanou podobu smlouvy přes DOKUMENTY.
5.8.1
Vložení nové smlouvy
Novou smlouvu vložíme přes kontextové menu nad seznamem smluv volbou Přidat novou smlouvu.
Automaticky se otevřou karty nové smlouvy, které můžeme vyplnit.
Pokud chceme vytvářet strom smluvních vztahů a vložit novou smlouvu s již stávajícím subjektem v
organizaci, provedeme tak přes kontextové menu nad danou stranou v zobrazení stromu smluvních
vztahů.
Smazání smlouvy či smluvní strany provedeme obdobně přes kontextové menu.
5.8.2
Karta VLASTNOSTI
Karta VLASTNOSTI popisuje základní charakteristiky smlouvy, se kterými dále pracuje systém.
28.3.2014 13:17:00
Posledení tisk:
28.3.2014 13:17:00
položka
význam
funkce
poznámka
Název
smlouvy
Základní identifikace
smlouvy
Úplné číslo
smlouvy
systémová
systém generuje
automaticky
Interní ID
Interní identifikace
smlouvy
informační - lze
filtrovat a řadit
Úkol řešící
smlouvu
název úkolu
systémová
Typ
označení druhu
smlouvy
výběr dle českého
práva
systém generuje
automaticky
Oblast POPIS poskytuje textové pole k bližšímu popisu smlouvy.
položka
význam
funkce
poznámka
Smluvní
strana
název organizace
pole s
našeptávačem
organizace musí
být zavedena v
systému
Manažer
smluvní
strany
jméno manažera
pole s
našeptávačem
osoba musí být
zavedena v
systému
Číslo
smluvní
strany
systémová
identifikace
needitovatelné
systém generuje
automaticky
Oblast ÚKOLY VYPLÝVAJÍCÍ ZE SMLOUVY informuje uživatele, že dle řídícího procesu v nástroji
Plánování sekce PRÁVNÍ RÁMEC, došlo v nástroji Úkoly k vytvoření úkolu s názvem shodným s touto
smlouvou.
Kliknutím na tlačítko Vytvořit proces tendru můžeme dle řídících procesů Plánování sekce VÝBĚROVÁ
ŘÍZENÍ vytvořit v nástroji Úkoly strukturu úkolů tendru k této smlouvě.
5.8.3
Karta SMLUVNÍ STRANY
Karta SMLUVNÍ STRANY obsahuje:
položka
význam
funkce
poznámka
Smluvní
strana
Identifikace
organizace / subjektu
informační
převzato z karty
VLASTNOSTI
Zastoupení
jméno zástupce
smluvní strany
pole s
našeptávačem
osoba musí být
zavedena v
systému
28.3.2014 13:17:00
Posledení tisk:
28.3.2014 13:17:00
5.8.4
Karta OBSAHOVÁ STRÁNKA
V rámci karty OBSAHOVÁ STRÁNKA můžeme do volného textového pole zaznamenat důležité
informace o obsahu smlouvy.
5.8.5
Karta PŘEDMĚT A PLNĚNÍ
Karta PŘEDMĚT A PLNĚNÍ obsahuje:
Oblast ČASOVÁNÍ SMLOUVY obsahuje položky:
položka
význam
funkce
Předpokládaný
termín podpisu
datum
Smlouva
uzavřena ke dni
datum
Termín plnění
zakázky od
datum
Termín plnění
zakázky do
datum
Cena
celková nebo
orientační cena
Měna
měna ceny
poznámka
Oblast POPIS poskytuje textové pole k bližšímu popisu předmětu a plnění smlouvy.
5.8.6
Karta POHYB ORIGINÁLU
Oblast INTERNÍ POHYB ORIGINÁLU obsahuje:
položka
význam
funkce
Originál
předán
datum
Příjemce
originálu
jméno zástupce
smluvní strany
pole s
našeptávačem
Převzetí
potvrzeno
datum
poznámka
osoba musí být
zavedena v
systému
Oblast EXTERNÍ POHYB ORIGINÁLU obsahuje:
položka
význam
funkce
Originál u
partnera od
datum
Počet
výtisků
číslo
Způsob
doručení
jak bylo doručeno
28.3.2014 13:17:00
poznámka
výběrové pole:
Poštou, Osobně,
Nedoručeno
Posledení tisk:
28.3.2014 13:17:00
5.8.7
Karta DOKUMENTY
Sledujeme dokumenty vázané k organizaci
5.9
Nástroj Dokumenty umožňuje globální pohled na veškeré dokumenty vázané k organizaci. Na celou
databázi je možné použít standardně filtry Zobrazení> Správa filtrů.
Dvojklik na záznamu nebo Vlastnosti přes kontextové menu nám umožní sledovat VLASTNOSTI, VERZE,
HISTORII STAŽENÍ a UMÍSTĚNÍ dokumentu v systému.
Přes kontextové menu je možné dokumenty stahovat přímo do vašeho počítače.
6
Aukce
Systém allycon podporuje organizaci a provedení výběrových řízení pomocí aukcí - modul Aukce.
Máme možnost vyhlašovat různé typy aukcí - běžná (navyšování ceny) nebo reverzní (snižování ceny), na
jednotlivé položky nebo na celkovou cenu, jedno- nebo dvou- kolovou.
Podmínkou aukce je, že účastníci jsou zavedeni v systému a jsou přítomni vzdáleně u svých stanic.
6.1
Vyhlašujeme novou Aukci
Na úvodní obrazovce modulu je otevřen seznam aktivních aukcí (záložka Aktivní aukce). Pomocí
kontextového menu volbou Přidat můžeme přidat novou aukci. Po vyplnění potřebných údajů v otevřeném
pracovním okně a volbě Uložit, máme vytvořenou novou aukci a zároveň se nám otevře nová záložka se
jménem této aukce.
Na kartě aukce můžeme upravovat parametry aukce, přidávat soutěžící (Dodavatelé) do aukce,
přiřazovat dokumenty k aukci a vyplňovat jednotlivé položky aukce.
6.1.1
Vstupní informace pro novou aukci
Po pokynu přidat novou aukci se otevře dialogové okno s následujícími položkami:
položka
význam
vyplnění
poznámka
Stav
V jaké fázi se aukce
nachází
Čekání, Běží,
Revize, Ukončena
systém udržuje
automaticky
Název
Pojmenování aukce
Identifikace dané
aukce
Zadavatel
kdo vyhlašuje aukci
Identifikace
právnické či
fyzické osoby
Zahájení
Okamžik zahájení
vlastní aukce
Datum, čas,
časové pásmo
Konec
Okamžik ukončení
vlastní aukce, bez
odpočtů
Datum, čas,
časové pásmo
Start odpočtu
Okamžik od kdy začíná
odpočítávání aktuální
nabídky
Datum, čas,
časové pásmo
Interval odpočtu
Doba odpočtu – pokud
běží odpočet a ve zde
uvedené době nikdo
minuty
28.3.2014 13:17:00
Pokud je hodnota > 0, je
aktivní režim odpočtu
Posledení tisk:
28.3.2014 13:17:00
nepřihodí lepší nabídku,
aukce končí
Minimální/Maximální
cena
Volba cenového dna
resp. stropu
Minimální dekrement /
inkrement
Nejmenší částka, o
kterou můžeme změnit
svoji nabídku, daným
směrem
Reverzní
přepínač, zda se jedná o
klasickou aukci prodejní nebo reverzní nákupní
zatrženo =
reverzní,
nezatrženo =
klasická
Počet kol
jednokolová - aukce
systému vybere
konečného vítěze;
dvoukolová - aukce
systému provádí
předvýběr, bude
následovat další kolo,
dle propozic ke
konkrétní aukci
výběrové pole:
jednokolová,
dvoukolová
v případě dvoukolových
akcí je první kolo řízené
systémem a další kolo
pokyny zadavatele, viz
dokumentace ke
konkrétní aukci v
Dokumentech
Typ
Zda je možné soutěžit o
dílčí dodávky (položky)
Na celkovou cenu;
Na položky
Volbu typu není možné
následně měnit
Libovolná textová
informace, která se
zobrazuje v hlavičce
aukce
libovolný text
Zda se jedná o
minimální nebo
maximální cenu,
tak se řídí
směrem
přihazování
Pouze pokud se jedná o
aukci na celkovou cenu,
viz. Typ
Zda se jedná o
dekrement nebo
inkrement, tak se řídí
směrem přihazování
Koeficient
Zpráva pro účastníky
6.1.2
Informace
Záložka Informace obsahuje položky:
položka
význam
Číslo
Systémové číslo aukce
Stav
V jaké fázi se aukce
nachází
Čekání, Běží, Revize,
Ukončena
Název
Pojmenování aukce
Identifikace dané
aukce
Zadavatel
kdo vyhlašuje aukci
Identifikace právnické
či fyzické osoby
Zahájení
Okamžik zahájení
vlastní aukce
Datum, čas, časové
pásmo
28.3.2014 13:17:00
volby
poznámka
systém generuje
automaticky
Posledení tisk:
28.3.2014 13:17:00
Konec
Okamžik ukončení
vlastní aukce, bez
odpočtů
pásmo
Start odpočtu
Okamžik od kdy začíná
odpočítávání aktuální
nabídky
pásmo
Interval odpočtu
Doba odpočtu – pokud
běží odpočet a ve zde
uvedené době nikdo
nepřihodí lepší
nabídku, aukce končí
minuty
Minimální/Maxim
ální cena
Volba cenového dna
resp. stropu
Zda se jedná o minimální
nebo maximální cenu, tak
se řídí směrem
přihazování
Minimální
dekrement /
inkrement
Nejmenší částka, o
kterou můžeme změnit
svoji nabídku, daným
směrem
Zda se jedná o dekrement
nebo inkrement, tak se řídí
směrem přihazování
Směr
přihazování
Nahoru – prodejní
aukce, dolu – nákupní
aukce
Klasická; Reverzní
Počet kol
Zvolený počet kol
Jednokolová;
Dvoukolová
Typ
Aukce na jednoho
dodavatele nebo
Na celkovou cenu; Na
položky
Dodavatelů
Počet registrovaných
účastníků aukce
Pokud je hodnota > 0, je
aktivní režim odpočtu
Editaci informací můžeme provést přes ovládací lištu Akce > Upravit, kde se otevře dialog vstupních
informací pro novou aukci.
6.1.3
Dodavatelé
Záložka dodavatelé umožňuje zadavateli aukce přidávat do aukce účastníky: soutěžící (Competitor) a
pozorovatele (Customer).
Přidání účastníka do aukce
Přes kontextové menu nad seznamem účastníků volbou Přidat nebo přes ovládací lištu Akce > Přidat
můžeme přidat další účastníky aukce. Účastníky mohou být pouze platní uživatelé systému. Vyhledávat
můžeme účastníky podle Jména nebo jejich Organizace v otevřeném seznamu. Účastníka přeneseme
do aukce myší (drag and drop) a standardně zaujme roli soutěžícího (Competitor).
V seznamu účastníků vidíme položky:
položka
význam
Firma
Organizace spojená s
uživatelem allycon
volitelné
Jméno
Křestní jméno uživatele
povinné
Příjmení
Příjmení uživatele
povinné
28.3.2014 13:17:00
volby
poznámka
Posledení tisk:
28.3.2014 13:17:00
Uživatelský
přístup
Role účastníka v aukci
- aktivní soutěžící;
pasivní pozorovatel
Competitor; Customer
Přístup do aukce
přepínač přístupu
soutěžícího do aukce
zatrženo - soutěžící je
aktivován - má přístup
do aukce; nezatrženo
- soutěžící
deaktivován - aukci
nevidí
jen pro účastníky s
uživatelským přístupem
Competitor
Dvojklikem na řádku účastníka nebo přes ovládací lištu Akce > Upravit můžeme editovat záznam
účastníka aukce (např., změnit uživatelský přístup)
Aktivaci/deaktivaci soutěžícího můžeme provést přímo v seznamu soutěžících. V obou případech ještě
svoji volbu musíme stvrdit potvrzovacím dialogem (tlačítko ano, popřípadě volbu zrušit tlačítkem ne).
6.1.4
Dokumenty
Položky
6.1.5
Záložka Položky obsahuje informace o konkrétních položkách aukce:
položka
význam
Číslo
Pořadové číslo položky
v aukci
Název
Identifikace položky
zadavatelem
Jednotka
Zvolená měrná
jednotka
Množství
Násobek měrné
jednotky
Popis
Detailnější popis
položky
volby
poznámka
Pokud některé řádky nejsou vidět celé, stačí na daný řádek najet myší a během okamžiku se nám
zobrazí plovoucí pole s kompletními informacemi.
Přes kontextové menu nad seznamem účastníků volbou Přidat nebo přes ovládací lištu Akce > Přidat
můžeme přidat další položky do aukce.
6.2
Vkládáme nabídku
Vytvoření nové nabídky
Novou nabídku vytvoříme kliknutím na tlačítko „Vytvořit novou nabídku“. Cenu za danou položku
zapíšeme do kolonky „Cena za MJ“. Celková cena za danou položku se zobrazuje v kolonce „Cena“.
Celková cena nabídky se zobrazuje v pravém dolním rohu (pod tabulkou s položkami). Do pole poznámka
máme možnost zadat text poznámky k dané položce.
U aukce na položky máme možnost zaškrtnout tlačítko, že dané zboží nedodáváme. Pokud však již byla
odeslána nabídka s cenou u položky, není možné v další nabídce vybrat volbu „nedodáváme“.
28.3.2014 13:17:00
Posledení tisk:
28.3.2014 13:17:00
Veškeré vytvořené nabídky můžeme ještě před odesláním libovolně měnit. Nabídky se dají upravovat
podle některých ze stávajících nabídek.
Změna ceny nabídky podle vybrané nabídky
Zvýšení / snížení ceny nabídky podle vybrané nabídky provedeme tak, že vybereme nabídku (u vybrané
nabídky se nám zobrazují detaily o položkách), vyplníme počet procent, o které chceme danou nabídku
zvýšit nebo snížit a klikneme na tlačítko „Vytvořit novou nabídku“. Nová nabídka se vytvoří do nové
záložky a je pojmenována „Nová nabídka“.
Změna ceny nabídky podle poslední odeslané nabídky
Zvýšení / snížení ceny nabídky podle poslední odeslané nabídky provedeme tak, že vyplníme počet
procent, o která chceme danou nabídku zvýšit a klikneme na tlačítko „Vytvořit novou nabídku“. Nová
nabídka se vytvoří do nové záložky a je pojmenována „Nová nabídka“.
Změna ceny nabídky podle aktuální nejlepší nabídky
Zvýšení / snížení ceny nabídky podle aktuální nejlepší nabídky provedeme tak, že vyplníme počet
procent, o která chceme danou nabídku zvýšit a klikneme na tlačítko „Vytvořit novou nabídku“. Nová
nabídka se vytvoří do nové záložky a je pojmenována „Nová nabídka“.
Pokud je zdrojová nabídka nedostupná, dostaneme o této skutečnosti informaci, kterou potvrdíme
kliknutím na tlačítko „OK“.
Přejmenování nabídky
Nabídku si pro lepší orientaci můžeme přejmenovat tak, že levým tlačítkem dvakrát klikneme na
zobrazovaný název nabídky a napíšeme nové jméno nabídky. Potvrdíme klávesou Enter.
6.2.1
Moje situace
Záložka Moje situace obsahuje dvě tabulky pod sebou:
Tabulka stavu položek v aukci
Tabulka zobrazuje jednotlivé položky a dva sloupce – Nejlepší cena a Moje nejlepší cena.
Částky nejlepší cena jsou vždy zobrazeny zeleně, položky ve sloupci Moje nejlepší cena, které některá
konkurenční nabídka v daném okamžiku překonává, jsou zobrazeny červeně.
Tabulka historie vašich příhozů
Ve spodní tabulce se zobrazují vaše příhozy – v kolik hodin a za jakou cenu byla vytvořena nabídka.
Pokud je vaše cena v daném čase nejlepší zobrazuje se zelenou barvou, pokud vaší nabídku někdo
překonal, Cena se zobrazuje červeně.
6.3
Sledujeme aktivní aukce
Do aukce vstoupíme tak, že dvakrát klikneme na požadovaný řádek (je označen modře).
Smluvní podmínky
Před každým vstupem do aukce je potřeba souhlasit se smluvními podmínkami. Zde zaškrtneme tlačítko
„Souhlasím“ a potvrdíme kliknutím na tlačítko „OK“. Pod textem smluvních podmínek mohou být
dokumenty, které jsou součástí smluvních podmínek. Na dokument je možné kliknout pravým tlačítkem,
poté máme možnost daný dokument stáhnout.
Zpráva od administrátora aplikace
Nad záložkou s informacemi o aukci se zobrazují zprávy od administrátora aukce. Příchod zprávy je
signalizován zeleným zablikáním.
Záložka Informace
V této záložce se zobrazují informace o vybrané aukci. Je zde uveden stav aukce, zadavatel, datum
zahájení apod. Jednotlivé údaje se nedají editovat.
Záložka Dokumenty
28.3.2014 13:17:00
Posledení tisk:
28.3.2014 13:17:00
Dokumenty, které se zde zobrazují, máme možnost uložit na my Disk, stáhnout nebo stáhnout a otevřít.
Tuto nabídku vyvoláme kliknutím pravým tlačítkem na daný dokument.
Záložka Položky
Zde se zobrazují veškeré položky, které souvisí s danou aukcí. Jednotlivé údaje není možné měnit.
Záložka Moje situace
Zde je přehled o nabídkách k dané aukci. V horním okně se zobrazuje „Nejlepší cena“ a „Moje nejlepší
cena“ u jednotlivých položek. Ve spodním okně se zobrazují příhozy – v kolik hodin a za jakou cenu byla
vytvořena nabídka. Pokud je moje cena v daném čase nejlepší zobrazuje se zelenou barvou, pokud mojí
nabídku někdo překonal, moje částka se zobrazuje červeně.
6.4
Máme přehled o ukončených aukcích
Záložka Informace
Zde se stejně jako u aktivních aukcí zobrazují informace o dané aukci. Je zde uveden stav aukce,
zadavatel, datum zahájení apod. Jednotlivé údaje se nedají editovat.
Záložka Dokumenty
Dokumenty, které se zde zobrazují, máme možnost uložit na my Disk, stáhnout nebo stáhnout a otevřít.
Tuto nabídku vyvoláme kliknutím pravým tlačítkem na daný dokument.
Záložka Položky
Zde se zobrazují veškeré položky, které souvisí s danou aukcí. Jednotlivé údaje není možné měnit.
Záložka Moje situace
Záložka moje situace umožňuje prohlížet odeslané nabídky účastníka.
Průřezová témata
7
V předchozích oddílech jsme si prošli klíčové funkcionality jednotlivých částí systému allycon. Význačnou
přidanou hodnotou je fungování systému jako celku a spolupráce jednotlivých částí. Proto přikládáme
několik průřezových témat týkajících se globální funkcionality (např. systém oprávnění přístupu k
informacím) a návaznosti jednotlivých částí (např. vazba mezi projekty a organizacemi).
7.1
Oprávnění přístupu k informacím
Přístupy k informacím v systému jsou zabezpečeny proti neoprávněnému použití několika úrovněmi.
Oprávnění vidět, popřípadě zadávat a měnit informace je možné rozdělit minimálně do 4 úrovní:
1. PŘÍSTUP DO SYSTÉMU
Základní podmínkou je aktivní přístup do systému přes přihlašovací jméno, heslo a platný certifikát v
internetovém prohlížeči. Více viz Instalační příručka.
2. ČLENSTVÍ V TÝMU
Abyste mohli pracovat s určitým projektem nebo organizací, musíte být člen týmu projektu/organizace.
Zde vám pověřený pracovním přiděluje oprávnění užití jednotlivých nástrojů v projektu/organizaci.
POZOR! Pokud jste sami správcem týmu a jeho práv, neodeberte si omylem práva k nástroji tým.
3. PRÁVA Z PODÍLNICTVÍ V PROCESECH
V rámci nástroje Plánování (v projektech i organizacích) můžeme přiřadit podílnictvím na daném procesu
možnost uživatelům pracovat s uvedenými procesy. Zde jsou práva hierarchická, tj. s oprávněním k
určitému procesu máme zároveň oprávnění vidět všechny procesy podřazené.
4. PRÁVA Z VÁZANÝCH STRUKTUR
Zde se jedná pouze o právo číst informace, ale neměnit. V rámci organizací i projektů vidíte do všech
míst, kam vidí a kde pracují vaši podřízení v rámci organizačních a projektových týmů.
7.2
Vazba mezi projekty a organizacemi
Jednotlivé organizace a projekty je možné sestavovat do vázaných struktur takto:
28.3.2014 13:17:00
Posledení tisk:
28.3.2014 13:17:00

organizace může mít pod sebou navázánu další organizaci - pomocí operativního úkolu - nástroj Úkol
> Operativní úkol > PODÍLNÍCI ÚKOLU > NAVÁZÁNÍ ORGANIZACE

organizace může mít pod sebou navázán projekt - pomocí operativního úkolu - nástroj Úkol >
Operativní úkol > PODÍLNÍCI ÚKOLU > NAVÁZÁNÍ PROJEKTU

projekt může mít pod sebou navázán projekt - pomocí operativního úkolu - nástroj Úkol > Operativní
úkol > PODÍLNÍCI ÚKOLU > NAVÁZÁNÍ PROJEKTU
Takovéto struktury je možné zobrazit v organizacích cestou: modul Organizace > Informace > VÁZANÉ
ORGANIZACE
Takovéto struktury je možné zobrazit v projektech cestou: modul Projekty > Informace > VÁZANÉ
PROJEKTY
8
Zdroje a doporučení
Pro další informace k možnostem využití systému allycon k rozvoji vašeho podnikání doporučujeme

seznámit se s metodologickými zdroji a kořeny systému

k tomu můžeme doporučit literaturu

nebo řadu školení a tréninků

popřípadě různé služby přímé podpory realizace vašich nápadů a jejich implementaci do systému
8.1
Metodologické kořeny systému a kompatibilní standardy
Systém allycon je koncipovaný jako široce flexibilní komunikační, standardizační a řídící nástroj pro
správu rozsáhlých projektových a organizačních struktur. Je postaven na osvědčených metodikách a
standardech a zároveň umožňuje a podporuje užití těchto standardů při implementaci a provozu systému
u klientů. Zároveň je dostatečně otevřený pro zavedení specifických metodologií a postupů v rámci
jednotlivých aplikací systému.
Z podporovaných metodik a standardů uveďme alespoň:
ITIL - "Information Technology Infrastructure Library" (knihovna infrastruktury informačních technologií)
ISO 10006 - revize 1997, management kvality - Guidelines to quality in project management (ČSN ISO
10006 - česká alternativa)
CMM - Capatibility maturity model (model procesní vyspělosti organizace)
PMBOK - A Giude to Project Management Body Of Knowledge (průvodce znalostní bází projektového
řízení)
PRINCE2 - Projects IN a Controlled Environment (strukturovaná metodika efektivního řízení projektů)
ISEB - Project Management Syllabus (sylabus projektového řízení)
ISO 9001 - Standardizace systémů řízení jakosti
GTD - Geting Thinks Done - metoda osobní výkonnosti a organizace úkolů
8.2
Doporučená literatura
Doporučenou literaturu jsme rozdělili do několika oblastí:
8.2.1 Řízení projektů
NEWTON, Richard: Úspěšný projektový manažer, GRADA, Praha 2008
TAYLOR, James: Začínáme řídit projekty, Computer Press, Brno 2007
SVOZILOVÁ, Alena: Projektový management, GRADA, Praha 2006
8.2.2 Řízení procesů
ŠMÍDA, Filip: Zavádění a rozvoj procesního řízení ve firmě, GRADA, Praha 2007
CILLISON, Chris; PARCEL, Geoff: Knowledge management, Computer Press, Brno 2005
28.3.2014 13:17:00
Posledení tisk:
28.3.2014 13:17:00
8.2.3 Řízení osobní výkonnosti a rozvoje organizací
ALLEN, David: Mít vše hotovo; Jan Melvil Publishing, Brno 2008
ALLEN, David: Aby vše klaplo; Jan Melvil Publishing, Brno 2009
COVEY, Stephen R.: 7 návyků vůdčích osobností, PRAGMA, Praha 1997
COVEY, Stephen R.: 8. návyk, Management Press, Praha 2005
COVEY, Stephen M.R.: Důvěra, Management Press, Praha 2005
8.2.4 Řízení a vedení druhých lidí
JAY, Ros; TEMPLAR, Richard: Velká kniha manažerských dovedností, GRADA, Praha 2006
28.3.2014 13:17:00
Posledení tisk:
28.3.2014 13:17:00

Uživatelská příručka

Transkript

Podobné dokumenty

Edukační list - Doporučení pro matky propuštěných dětí

prezentace ke stažení zde... - Společnost pro strategické řízení

věStNíK KluBu za StarOu prahu

Poznámka

Výkaznictví příspěvkových organizací

Prezentace - markeeting.cz

Excel 50 - CentraLine

Karel Punčoch - sCOOL web 2016