Obchodní dopis

Normalizovaná
úprava obchodních
a úředních dopisů
1. Normy pro úpravu písemností
2. Náležitosti předtisků pro
obchodní a úřední korespondenci
3. Vzor předtisku obchodního dopisu
1. Normy pro úpravu písemností
Základy obecné formální úpravy česky psaných obchodních a úředních písemností jsou obsaženy ve dvou technických normách:
1)
Formální úpravu textu upravuje ČSN 016910 (Úprava písemností
zpracovaných textovými editory – duben 2007).Podle § 13 a
Obchodního zákoníku z 1. 1. 2001 jsou podnikatelské subjekty
povinny uvádět údaj o sídle podniku a o jeho registraci v
obchodním rejstříku nebo v jiné evidenci, včetně spisové značky
na veškeré obchodní korespondenci. Tento údaj může být
umístěn na dopisních papírech buď v záhlaví pod adresou
odesílatele, nebo v zápatí mezi doplňujícími údaji.
2)
Kvalitu a rozměry dopisních papírů, přesné znění odvolacích
údajů a jejich umístění určuje ČSN 88 6101 (Dopisní papíry pro
obchodní a úřední korespondenci.
2. Náležitosti předtisku obchodního dopisu:
2.1. Záhlaví (Hlavička dopisu)
2.2. Adresové pole s adresovým pásmem
2.3. Odvolací údaje
2.4. Doplňující údaje
2. 5. Vzor předtisku pro obchodní dopis
2. 1. Záhlaví (Hlavička)
V záhlaví se uvádí přesný název odesílajícího podniku
nebo organizace, její právní forma, případně obchodní
značka nebo firemní znak. Dále jeho úplná adresa
včetně PSČ a číslo poštovní přihrádky, pokud ji podnik
má.Může zde být i logo podniku nebo organizace.
Úprava adresy odesílatele není stanovena normou, musí
být vytištěna tak, aby bylo možné v pravém horním rohu
umístit podací razítko.
2. 2. Adresové pole s adresovým pásmem
 Adresové pole je prostor vyhrazený pro umístění
poštovní adresy adresáta. Jeho výška je stanovena na
38,1 mm, což je prostor, do něhož se vejde 9 řádkových
roztečí při jednoduchém řádkování. Je vymezeno čtyřmi
orientačními body. Na dopisních papírech s předtiskem
může být vlevo i vpravo, záleží na typu okénkové obálky,
která se použije.
 Adresové pásmo je prostor uvnitř adresového pole,
určující maximální ploch, do které lze vepsat adresu
adresáta. Je možné do něj napsat 6 řádků při
jednoduchém řádkování. Jeho výška je 25,4 mm. Šířka
je stanovena na 76,2 mm. Umožňuje napsat na jeden
řádek 30 znaků a mezer o základní znakové rozteči 2,54
mm. Adresové pásmo je vymezeno třemi orientačními
růžky.
Orientační body a orientační růžky zajišťují
správné umístění adresy a zamezují
napsání nenáležitých údajů do
adresového pole. (Ve Wordu se tyto
značky označují jako skrytý text, takže
jsou viditelné na obrazovce, ale netisknou
se. Skrytý text je viditelný na obrazovce
jen tehdy, pokud máme v okně –
Možnosti- nastaveno zobrazování
skrytého textu.
2. 3. Odvolací údaje:
Odvolací údaje mohou být předtištěny buď ve sloupcové
úpravě vpravo nebo vlevo vedle adresového pole,
případně v řádkové úpravě pod adresovým polem. Do
odvolacích údajů patří: Váš dopis zn.:, Ze dne:, Naše
zn.:, Vyřizuje:, Tel.:, Fax:, E-mail:, Datum: (odvolací údaj
Naše značka může být nahrazen Číslem jednacím).
Odvolací údaje slouží ke třídění korespondence.
Sloupcové odvolací údaje předtištěné vlevo:
Váš dopis zn.: Ko/112
Ze dne:
13.5. 20..
Naše značka: Chl/256/20..
Vyřizuje:
Tel./Fax:
Mobil:
E-Mail:
Chládek
685 877 245
602 325 477
[email protected]
Datum:
20.5.20..
Sloupcové odvolací údaje předtištěné vpravo:
Váš dopis zn.: TO/114
Ze dne:
10.8.20..
Naše zn.:
Pe/ 210
Vyřizuje:
Tel./FAX:
Mobil:
E-Mail:
Pekárek
776 325 110
602 698 576
[email protected]
Datum:
20..-08-26
Řádkové odvolací údaje:
Údaje se začínají psát vždy pod prvním písmenem předtisku. Nesmí zasahovat jeden do druhého, případně se
rozdělí do dvou řádků.
VÁŠ DOPIS ZNAČKY/ZE DNE NAŠE ZNAČKA VYŘIZUJE/LINKA
OLOMOUC
Ji/řed./15.6.20..
29.6.20..
Kr/30
Kropáček/12
Význam jednotlivých odvolacích údajů:
VÁŠ DOPIS ZN.: tento údaj se vyplňuje pouze tehdy,
pokud ze zadání vyplývá předchozí korespondence
mezi oběma subjekty. Najdeme ho v dopisu na který odpoVídáme, a to u odvolacího údaje „Naše značka“.
ZE DNE: uvádí se datum odeslání dopisu, na který odpovídáme.
NAŠE ZNAČKA: tvoří ji zpravidla první dvě písmena
pracovníka, který písemnost vyřizuje, za lomítkem se
uvádí pořadové číslo odesílané písemnosti, za dalším
lomítkem letopočet.
(Může být nahrazena „Číslem jednacím“).
VYŘIZUJE: uvádí se příjmení pracovníka, který písemnost
vyřizuje a na něhož se adresát může obrátit v případě
nejasností.
TEL./FAX: vyplňuje se telefon na osobu, která písemnost
vyřizuje.
E-MAIL: uvádí se e-mailová adresa
Datum: datum odeslání dopisu – může se psát sestupně:
2013-02-03, nebo vzestupně: 02-03-2013, nebo: 1.2.2013,
bez mezer za tečkami.
4. Doplňující údaje
V zápatí stránky jsou předtištěny údaje o bankovním
spojení, identifikačním číslu, daňovém identifikačním
číslu, internetové adrese, apod.
Od 1. 1. 2001 jsou podnikatelé povinni uvádět i údaj o
registraci v Obchodním rejstříku a o sídle firmy.
Vzor předtisku
pro obchodní dopis
Použité zdroje:
Literatura:
Ing. Kroužek J. a PhDr. Kuldová O.: Písemná a
elektronická komunikace pro SŠ a veřejnost 1, Praha:
Fortuna, 2003 (aktualizováno v r. 2007), ISBN 80-7168836-3.
ČSN 88 6101 Dopisní papíry pro obchodní a úřední
korespondenci, Český normalizační institut, Praha, 2007.
ČSN 01 6910 Úprava písemností zpracovaných
textovými editory, Český normalizační institut, Praha,
2007.