STUDIE PROVEDITELNOSTI PROJEKTU Technologické centrum

Transkript

STUDIE PROVEDITELNOSTI PROJEKTU
Technologické centrum ORP Jičín, el. spisová služba a
vnitřní integrace MěÚ Jičín (I.-III. část výzvy)
Program: Integrovaný operační program
Výzva:
06 – Rozvoj služeb eGovernmentu v obcích
Žadatel: Město Jičín
Květen 2010
1
2
Úvod ....................................................................................................................................................... 8
1.1
Základní informace k projektu .......................................................................................................................8
1.2
Účel, pro který je studie proveditelnosti zpracována a k jakému datu ........................................................10
1.3
Identifikační údaje předkladatele projektu, kontaktní osoby ......................................................................10
1.4
Investor ........................................................................................................................................................10
1.5
Cílové skupiny projektu ................................................................................................................................ 10
Rekapitulace výsledků studie.................................................................................................................. 12
2.1
3
4
Manažerský souhrn...................................................................................................................................... 12
Současný stav a historie projektu............................................................................................................ 13
3.1
Strategie a cíle .............................................................................................................................................13
3.2
Informace o vývoji projektu a o jeho současném stavu ...............................................................................16
3.3
Charakteristika projektu ..............................................................................................................................17
3.4
Varianty řešení .............................................................................................................................................19
3.5
Etapy projektu..............................................................................................................................................19
3.6
Návaznosti na další projekty a výzvy v rámci IOP ........................................................................................20
Analýza poptávky a koncepce marketingu ............................................................................................... 22
4.1
Analytická část .............................................................................................................................................22
4.1.1
Analýza poptávky výstupů projektu .....................................................................................................22
4.1.2
Definice nabídky výstupů projektu ......................................................................................................22
4.2
Návrhová koncepční část .............................................................................................................................23
4.2.1
Marketingová strategie........................................................................................................................24
4.2.2
Marketingový mix ................................................................................................................................25
4.2.3
Koncepce odbytu .................................................................................................................................27
5
6
7
Materiálové vstupy potřebné k projektové činnosti ................................................................................. 29
5.1
Charakteristika a popis dostupnosti hmotných dodávek potřebných k provozování služeb ........................29
5.2
Návrh základních požadavků, parametrů a kritérií výzvy veřejné zakázky na realizaci TC ORP ..................29
Lokalita a okolí ...................................................................................................................................... 30
6.1
Umístění projektu ........................................................................................................................................30
6.2
Životní prostředí v jeho okolí ........................................................................................................................31
6.3
Stav technické infrastruktury .......................................................................................................................32
6.4
Seznam subjektů zapojených do projektů, způsob jejich zapojení ...............................................................32
Technické řešení .................................................................................................................................... 34
7.1
Specifikace zadání pro TC.............................................................................................................................34
7.2
Obecné požadavky na Datové centrum .......................................................................................................34
7.3
Ostatní vstupy pro budování TC ORP ...........................................................................................................34
7.4
Vlastní koncept řešení .................................................................................................................................. 35
Strana 2 (celkem 161)
7.4.1
Návrh a popis architektury řešení ........................................................................................................35
7.5
Porovnání variant technologických řešení TC ORP:......................................................................................42
7.5.1
Srovnání nabídek jednotlivých dodavatelů ..........................................................................................42
7.5.2
Výhody a nevýhody jednotlivých řešení ..............................................................................................43
7.5.3
Analýza technických a bezpečnostních rizik ........................................................................................44
7.6
Doporučení a upřesnění pro účely zadávací dokumentace a realizační projektové dokumentace ..............49
7.6.1
Specifikace zadání technického řešení ................................................................................................49
7.6.2
Požadavky na implementaci, školení a technickou podporu ...............................................................54
7.6.3
Požadavky na dodavatele a provozovatele TC .....................................................................................54
7.7
Provozní zajištění TC ....................................................................................................................................54
7.7.1
Potřebné energetické a materiálové toky ...........................................................................................54
7.7.2
Záruky a servis .....................................................................................................................................54
7.7.3
Údržba a nákladnost oprav ..................................................................................................................55
7.7.4
Údaje o životnostech jednotlivých zařízení..........................................................................................55
7.7.5
Změny v provozní náročnosti vlivem opotřebení ................................................................................55
8
Organizace a režijní náklady ................................................................................................................... 56
8.1
Organizační model investiční fáze ...............................................................................................................56
8.2
Provozní model ............................................................................................................................................56
8.3
Role všech organizací v projektu ..................................................................................................................56
8.4
Organizace výběrových řízení ......................................................................................................................57
8.5
Právní opatření nutná pro realizaci projektu ...............................................................................................57
8.6
Popis obsahu provozních směrnic technologického centra a dalšího ICT vybavení a smluvních ujednání
(návrh SLA) pro jednotlivé provozované části / subdodavatele ...............................................................................58
9
Lidské zdroje, vlastníci a zaměstnanci ..................................................................................................... 61
9.1
Specifikace funkcí a pozic projektového týmu v investiční a provozní fázi projektu ....................................61
9.2
Požadavky na kvalifikaci, kompetence a odpovědnosti ...............................................................................62
10
Realizace projektu, časový plán ........................................................................................................... 64
10.1 Souhrnný přehled časových a nákladových charakteristik projektu ............................................................64
10.1.1 Povinné požadavky ..............................................................................................................................64
10.2
11
Harmonogram činností projektu ve fázi přípravy a realizace projektu ........................................................66
Finanční analýza projektu, finanční plán .............................................................................................. 68
11.1
Zajištění dlouhodobého majetku .................................................................................................................68
11.2
Řízení pracovního kapitálu (oběžný majetek) – vymezení struktury a velikosti oběžného majetku ............69
11.3
Přehled celkových nákladů v investiční fázi .................................................................................................69
11.4
Přehled celkových nákladů v provozní fázi ...................................................................................................72
11.5
Příjmy provozní fáze.....................................................................................................................................73
11.6
Finanční plán investiční a provozní fáze.......................................................................................................74
11.7
Přehled financování projektu .......................................................................................................................74
11.8
Výpočty a vyhodnocení finančních ukazatelů ..............................................................................................74
11.9
Závěry finanční analýzy................................................................................................................................ 76
12
Ekonomická analýza projektu ............................................................................................................. 78
12.1 Ekonomické vyhodnocení projektu pomocí sociálně ekonomické analýzy nákladů a užitku a citlivostní
analýzy .....................................................................................................................................................................78
12.1.1 Sociálně ekonomická analýza nákladů a užitku ...................................................................................78
12.1.2 Citlivostní analýza ................................................................................................................................81
12.2
Doporučení vybrané varianty.......................................................................................................................81
12.3
Doporučení vybrané varianty.......................................................................................................................81
12.4
Závěry ekonomické analýzy .........................................................................................................................82
13
13.1
14
Analýza rizik ....................................................................................................................................... 83
Rizika projektu v investiční a v provozní fázi a opatření pro jejich řešení či zmírnění ..................................83
Udržitelnost projektu ......................................................................................................................... 89
14.1
Institucionální rovina ...................................................................................................................................89
14.2
Finanční rovina.............................................................................................................................................89
14.3
Provozní rovina ............................................................................................................................................89
15
Závěr ................................................................................................................................................. 90
15.1
Shrnutí výsledků ...........................................................................................................................................90
15.2
Vyjádření k realizovatelnosti a finanční rentabilitě projektu .......................................................................90
15.3
Popis postupu návazných projektů ..............................................................................................................90
15.4
Závěry a doporučení..................................................................................................................................... 91
16
Zadávací dokumentace ....................................................................................................................... 93
16.1
Zadávací dokumentace k vyhlášení výběrového řízení na zhotovitele projektu ..........................................93
16.2
Řádný položkový rozpočet ...........................................................................................................................93
16.3
Výkaz výměr .................................................................................................................................................93
17
Elektronická spisová služba ................................................................................................................. 94
17.1 Úvod .............................................................................................................................................................94
17.1.1 Identifikační údaje předkladatele projektu, kontaktní osoby ..............................................................94
17.1.2 Cílové skupiny projektu........................................................................................................................94
17.2 Současný stav a historie projektu ................................................................................................................95
17.2.1 Zvažované varianty řešení ...................................................................................................................95
17.2.2 Etapy projektu .....................................................................................................................................96
17.3 Funkční požadavky na vybrané spisové služby.............................................................................................96
17.3.1 Definice dalších požadovaných funkcí .................................................................................................97
17.4 Poptávka a nabídka, Analýza trhu – nabídka služeb ...................................................................................98
17.4.1 Varianty poptávaného řešení ..............................................................................................................98
17.4.2 Doporučená varianta řešení ..............................................................................................................100
17.4.3 Orientační nabídka na trhu ................................................................................................................103
17.5 Organizace a režijní náklady ......................................................................................................................103
17.5.1 Organizační model .............................................................................................................................103
17.5.2 Provozní model ..................................................................................................................................104
17.5.3 Role všech organizací v projektu........................................................................................................104
17.5.4 Organizace výběrových řízení ............................................................................................................104
17.5.5
Smluvní ujednání (návrh SLA) pro provozované komponenty...........................................................104
17.6 Lidské zdroje, vlastníci a zaměstnanci .......................................................................................................104
17.6.1 Specifikace funkcí a pozic projektového týmu v investiční a provozní fázi projektu .........................104
17.6.2 Struktura mzdových nákladů .............................................................................................................105
17.7 Realizace projektu, časový plán .................................................................................................................105
17.7.1 Harmonogram činností projektu ve fázi přípravy a realizace projektu..............................................105
17.8 Finanční analýza projektu, finanční plán ...................................................................................................107
17.8.1 Přehled celkových nákladů v investiční fázi .......................................................................................107
17.8.2 Přehled celkových nákladů v provozní fázi ........................................................................................107
17.8.3 Příjmy provozní fáze ..........................................................................................................................108
17.8.4 Závěry finanční analýzy ......................................................................................................................108
17.9
Analýza rizik v investiční a v provozní fázi a opatření pro jejich řešení či zmírnění ....................................109
17.10
Udržitelnost projektu .............................................................................................................................111
17.10.1
Institucionální rovina .....................................................................................................................111
17.10.2
Finanční rovina...............................................................................................................................111
17.10.3
Provozní rovina ..............................................................................................................................112
17.11
Závěr ......................................................................................................................................................113
17.11.1
Vyjádření k realizovatelnosti a finanční rentabilitě projektu .........................................................113
17.11.2
Závěry a doporučení ......................................................................................................................113
18
Studie proveditelnosti – vnitřní integrace MěÚ Jičín........................................................................... 115
18.1 Úvod ...........................................................................................................................................................115
18.1.1 Základní informace k projektu ...........................................................................................................115
18.1.2 Účel zpracování ..................................................................................................................................115
18.1.3 Identifikační údaje předkladatele ......................................................................................................116
18.1.4 Investor ..............................................................................................................................................116
18.1.5 Cílové skupiny projektu......................................................................................................................116
18.2 Rekapitulace výsledků studie .....................................................................................................................117
18.2.1 Obsah studie ......................................................................................................................................119
18.3 Současný stav a historie projektu ..............................................................................................................120
18.3.1 Strategie a cíle ...................................................................................................................................120
18.3.2 Informace o vývoji projektu a jeho současném stavu .......................................................................120
18.3.3 Charakteristika projektu ....................................................................................................................120
18.3.4 Varianty řešení vnitřní integrace úřadu .............................................................................................122
18.3.5 Etapy projektu ...................................................................................................................................122
18.3.6 Návaznost na další projekty v rámci výzvy IOP ..................................................................................122
18.3.7 Návaznost na další projekty v rámci výzvy OP LLZ .............................................................................123
18.4 Analýza poptávky a koncepce marketingu ................................................................................................124
18.4.1 Analytická část ...................................................................................................................................124
18.4.2 Návrhová koncepční část ...................................................................................................................124
18.5 Materiálové vstupy potřebné k projektové činnosti ..................................................................................124
18.5.1 Charakteristika a popis dostupnosti hmotných dodávek ..................................................................124
18.5.2 Návrh základních požadavků, parametrů a kritérií výzvy ..................................................................125
18.6 Lokalita a okolí ...........................................................................................................................................126
18.6.1 Umístění projektu ..............................................................................................................................126
18.6.2 Životní prostředí v okolí .....................................................................................................................126
18.6.3 Stav technické infrastruktury .............................................................................................................126
18.6.4 Seznam subjektů zapojených do projektů, způsob jejich zapojení ....................................................126
18.7
Technické řešení .........................................................................................................................................127
18.7.1
18.7.2
18.7.3
18.7.4
Vlastní koncept řešení .......................................................................................................................127
Porovnání variant technologických řešení .........................................................................................134
Doporučení upřesnění pro účely zadávací dokumentace a realizační projektové dokumentace .....135
Provozní zajištění ICT vybavení ..........................................................................................................137
18.8 Organizace a režijní náklady ......................................................................................................................138
18.8.1 Organizační model investiční fáze .....................................................................................................138
18.8.2 Provozní model ..................................................................................................................................138
18.8.3 Role všech organizací v projektu........................................................................................................138
Město Jičín .........................................................................................................................................................138
Česká republika..................................................................................................................................................138
18.8.4 Organizace výběrových řízení ............................................................................................................138
18.8.5 Právní opatření nutná pro realizaci projektu .....................................................................................138
18.8.6 Popis obsahu provozních směrnic a smluvních ujednání pro jednotlivé provozované
části/subdodavatele TC .....................................................................................................................................139
18.9 Lidské zdroje, vlastníci a zaměstnanci .......................................................................................................139
18.9.1 Specifikace funkcí a pozic projektového týmu ...................................................................................139
18.9.2 Požadavky na kvalifikaci, kompetence a odpovědnosti .....................................................................140
18.9.3 Struktura mzdových nákladů .............................................................................................................140
18.10
Realizace projektu, časový plán .............................................................................................................140
18.10.1
Souhrnný přehled časových a nákladových charakteristik projektu..............................................140
18.10.2
Harmonogram činností projektu ve fázi přípravy a realizace projektu ..........................................140
18.11
Finanční analýza projektu, finanční plán ...............................................................................................141
18.11.1
Zajištění dlouhodobého majetku ...................................................................................................142
18.11.2
Řízení pracovního kapitálu (oběžný majetek) ................................................................................142
18.11.3
Přehled celkových nákladů v investiční fázi ...................................................................................142
18.11.4
Přehled celkových nákladů v provozní fázi ....................................................................................142
18.11.5
Příjmy provozní fáze ......................................................................................................................143
18.11.6
Finanční plán investiční a provozní fáze ........................................................................................143
18.11.7
Přehled financování projektu.........................................................................................................143
18.11.8
Výpočty a vyhodnocení finančních ukazatelů ................................................................................144
18.11.9
Závěry finanční analýzy ..................................................................................................................144
18.12
Ekonomická analýza projektu ................................................................................................................144
18.12.1
Ekonomické vyhodnocení projektu ...............................................................................................145
18.12.2
Doporučení vybrané varianty ........................................................................................................145
18.12.3
Závěry ekonomické analýzy ...........................................................................................................145
18.13
Analýza rizik ........................................................................................................................................... 146
18.13.1
Projektová rizika ............................................................................................................................146
18.13.2
Technická a realizační rizika ...........................................................................................................147
18.13.3
Legislativní a organizační rizika ......................................................................................................148
18.13.4
Ekonomická a investiční rizika .......................................................................................................148
18.14
Udržitelnost projektu .............................................................................................................................149
18.14.1
Institucionální rovina .....................................................................................................................149
18.14.2
Finanční rovina...............................................................................................................................149
18.14.3
Provozní rovina ..............................................................................................................................149
18.15
Závěr ......................................................................................................................................................150
18.15.1
Shrnutí výsledků.............................................................................................................................150
18.15.2
Vyjádření k realizovatelnosti a finanční rentabilitě projektu .........................................................150
18.15.3
Popis postupu návazných projektů ................................................................................................150
18.15.4
Závěry a doporučení ......................................................................................................................150
19
Příloha 1 – Analýza současného stavu ............................................................................................... 152
19.1.1
19.1.2
19.2
Dotazy k řízení chodu úřadu – správa organizační struktury (tajemník) ...........................................152
Důležité SW funkce ............................................................................................................................156
Potřeby z pohledu úřadu, směřující k problematice vnitřní integrace .......................................................158
19.3 datové podklady ........................................................................................................................................ 159
19.3.1 IS ve správě ÚMČ ...............................................................................................................................159
19.3.2 Agendy nepodpořené IS.....................................................................................................................160
19.3.3 Záměry na pořízení nebo vytvoření nových ISVS ...............................................................................160
19.4
Architektura SW ......................................................................................................................................... 160
19.5
Architektura HW ........................................................................................................................................ 161
19.6
Definice problémů systému a hodnocení jejich závažnosti ........................................................................161
1
Úvod
Tento dokument rozpracovává záměr budování Technologického centra a elektronické spisové služby
Obce s rozšířenou působností Jičín (dále jen ORP), který je schválen Radou města i Zastupitelstvem
města (usnesení Rady města č. 77 a ve stejném znění i Usnesení Zastupitelstva města č.19 ze dne
15.6.2009):
„1. Žádost o finanční podporu v rámci Integrovaného operačního programu na Technologická centra a
elektronické spisové služby v území a finanční spoluúčast města ve výši 15% z dotace max. výše 4 000
000,- Kč a podmínky pro poskytnutí dotace;
2. Dohodu o partnerství k projektu „Technologická centra a elektronické spisové služby“ mezi městem
Jičín a Královéhradeckým krajem, IČ 70889546 a s tím související finanční spoluúčast Jičína max. do
výše 20.000 Kč
3. Předložení individuálního projektu v rámci Operačního programu lidské zdroje a zaměstnanost na IP
4.1 - Vzdělávání v eGon Centrech krajů a obcí s rozšířenou působností a finanční spoluúčast města ve
výši 15% z dotace max. výše 2 779 000,- Kč a podmínky pro poskytnutí dotace.“).
Dále Rada města Jičín schválila dne19.5.2010 rozšíření podání žádosti i o část III. Vnitřní integrace úřadu
do výzvy č. 06 IOP
V případě poskytnutí podpory bude předložen Radě a zastupitelstvu města návrh na navýšení prostředků
vyčleněných na projekt, aby byla zajištěna hladká realizovatelnost projektu.
Dokument je realizován na základě uzavřené dohody o partnerství k projektu Technologické centrum a
spisové služby Královéhradeckého kraje.
Východiskem pro zpracování studie proveditelnosti je výzva IOP č. 06 - „ROZVOJ SLUŽEB EGOVERNMENTU
včetně příslušných příloh, vyhlášená Odborem strukturálních fondů MV ČR
V OBCÍCH“
Zdroje dat pro zpracování této studie:
1. Studie proveditelnosti „Studie proveditelnosti technologického centra a elektronické spisové
služby ORP Jičín“ zadaná Královéhradeckým krajem
2. Studie proveditelnosti „Studie proveditelnosti Vnitřní integrace úřadu Města Jičín“ zpracovaná
spol. Autocont z 18.5.2010
3. Informace poskytnuté zaměstnanci MěÚ Jičín
Studie proveditelnosti je zpracována dle metodiky výzvy IOP č. 06, ke dni 30.5.2010
1.1
Základní informace k projektu
Název:
Zkratka:
TC ORP
Projekt je součástí projektu regionálních center, tzv. eGON center, která mají složku technologickou,
vzdělávací a administrativní. Takto pojatá centra se stávají výrazným nositelem a šiřitelem znalostí
konceptu eGovernment v regionech.
Realizací eGON center se vytváří koncept rozvoje IS podle místních a regionálních podmínek v
technologické oblasti i v oblasti provozního a personálního zajištění jeho rozvoje.
Projekt zřízení technologického centra ORP, včetně zajištění povinných služeb poskytne potřebnou
technologickou infrastrukturu pro provoz: spisových služeb včetně pracovních datových úložišť,
elektronické spisovny a rozhraní na datové schránky ve vazbě na implementaci zákona 300/2008 Sb., o
elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, typových projektů samospráv systémových
služeb a dalších aplikací provozovaných pro potřeby samosprávy měst a obcí, centrálních projektů,
zejména pro implementaci potřebných komponent základních registrů,
Garant projektu:
Lokalita:
Doba realizace:
Doba udržitelnosti:
Rozpočet projektu:
Město Jičín
Město Jičín, území spadající pod obec s rozšířenou působností Jičín (76 obcí)
3/2010 (přípravná fáze) – 6/2011 (ukončení celého projektu)
5 let
6 324 356,78 Kč (včetně DPH) – celý projekt
Z toho:
3 293 099,60 – I. část Technologické centrum ORP Jičín
1 670 772,00 – II. část –Elektronická spisová služba
1 529 412,00 – III. Část – Vnitřní integrace úřadu
Hodnotící kritérium
Zdůvodnění
záměru
projektového
Odkaz na studii
proveditelnosti
Odkaz na žádost o finanční
podporu nebo na povinné /
nepovinné přílohy žádosti o
finanční podporu
Kapitola č. 3.1., 3.2., 3.3., 3.4.,
4.2.
Žádost Benefit 7, Kapitola č. 4.,
str. 8-11
17.1, 17.2
18.3.1,183.2,18.3.3,18.3.4
Vazba na tematickou strategii
SA
Kapitola č. 3.1., 17.1, 18.3.1
x
Umístění
projektu
v Hexagonu veřejné správy
Kapitola č. 3.1., 18.3.2
x
Volba klíčových aktivit
Kapitola č. 3.3., 17.7.1, 18.10.2
Benefit: Kapitola č. 4, str. 9-10
Kapitola č. 3.6., 15.3
x
Kvantifikace cílových hodnot
Kapitola č. 3.3., 18.3.3.6
Benefit: Kapitola č. 11, str. 26
Ekonomický dopad
Kapitola č. 12.1., 17.8, 18.11.8,
x
Technické parametry řešení
Kapitola č. 7, 17.3, 18.7
x
Vazba projektu na centrální
řešení
Kapitola č. 3.1., 17.3, 18.7
Kapitola č. 4.
Projektový tým
Kapitola č. 9., 17.6.1, 18.9
Kapitola č. 5.,6.
Finanční náročnost projektu
Kapitola č. 11.1, 11.3, 17.8.1,
18.11.3.
Kapitola č. 13., příloha č. 3
Řádný položkový rozpočet
Partnerství
Kapitola č. 6.4., 8.1, 17.4.2,
18.6.4
Kapitola č. 8.
Řízení
rizik
(identifikace,
návrhy opatření)
Kapitola č. 13., 17.9, 18.13
Kapitola č. 4.
Udržitelnost projektu
Kapitola č. 14, 17.10, 18.14.
Kapitola č. 4.
Horizontální kritéria
Kapitola č. 6.2, 18.6.2,
Kapitola č. 20
Provázanost
LZZ
projektu
s OP
1.2
Účel, pro který je studie proveditelnosti zpracována a k jakému datu
Studie proveditelnosti je zpracovávaná za účelem:
specifikace záměru vybudování TC ORP z hlediska stávajícího stavu řešené problematiky i jejího
budoucího vývoje,
specifikace záměru pořízení elektronické spisové služby nebo upgrade stávající elektronické
spisové služby pro potřebu ORP a jí zřizovaných organizací a umožnění přístupu k elektronické
spisové službě pro potřeby obcí a jimi zřízených organizací ve správním obvodu žadatele, které
nedisponují vlastní elektronickou spisovou službou nebo projeví zájem využít nově hostovanou
spisovou službu umístěnou na ORP,
prokázání, že pro samotný projekt byla vybrána nejlepší a ekonomicky nejvýhodnější varianta,
prokázání správnosti a reálnosti plánovaného rozpočtu,
prokázání opodstatněnosti jednotlivých způsobilých výdajů co do druhu a velikosti,
prokázání udržitelnosti projektu a schopnosti jeho financování ze strany žadatele po ukončení
finanční podpory ze strukturálních fondů.
Tento dokument rozpracovává záměr pořízení a implementace:
I. část - vybudování technologického centra ORP Jičín z hlediska stávajícího stavu řešené
problematiky i jejího budoucího vývoje,
II. část - pořízení elektronické spisové služby ORP Jičín pro MěÚ Jičín, jím zřizované organizace,
partnerské obce nacházející se na území ORP a jimi zřizované organizace
III. část - vytvoření vnitřní integrace systémů pro ORP Jičín
1.3
Identifikační údaje předkladatele projektu, kontaktní osoby
Název organizace:
IČ:
Adresa:
Telefon:
E-mail:
Web:
Kontaktní osoba:
1.4
Město Jičín
00271632
Žižkovo nám.18, 50601 Jičín
+420 493 545 470
[email protected]
www.mujicin.cz
Ing. Petr Brunner, vedoucí oddělení informatiky
Investor
Investor záměru je:
Název organizace:
IČ:
Adresa:
Telefon:
E-mail:
Web:
Kontaktní osoba:
1.5
Město Jičín
Město Jičín
00271632
+420 493 545 470
[email protected]
www.mujicin.cz
Cílové skupiny projektu
Mezi cílové skupiny patří:
•
ORP Jičín jakožto garant realizace a provozovatel TC, zároveň jako konzument služeb
poskytovaných TC,
•
zřizované a zakládané organizace ORP Jičín jakožto konzument služeb poskytovaných TC,
•
obce a jimi zřizované organizace ve správním území ORP, jakožto partneři projektu a zároveň
jako konzumenti služeb poskytovaných TC,
•
sekundárně občané prostřednictvím regionálních služeb TC, které budou realizovány po
vytvoření TC ORP, přičemž TC ORP vytváří infrastrukturu pro jejich realizaci.
2 Rekapitulace výsledků studie
Rozsah a obsah studie proveditelnosti je dán doporučenou osnovou, která je součástí příručky žadatele o
finanční podporu v rámci výzvy č. 06 Integrovaného operačního programu pro prioritní osu 2, oblast
intervence 2.1, „ROZVOJ SLUŽEB eGOVERNMENTU V OBCÍCH“ pro část I - Zřízení Technologického
centra obce s rozšířenou působností, včetně zajištění povinných služeb a část II - Pořízení elektronické
spisové služby Obce s rozšířenou působností a řešení spisové služby obcí ve správním obvodu obce
s rozšířenou působností.
V úvodu je představen předkladatel a garant projektového záměru Technologického centra a elektronické
spisové služby ORP Jičín, projektový záměr a cílové skupiny projektu.
Popis současného stavu a historie projektu je zaměřen na informace o vývoji projektu, jeho strategickém
rámci a návaznosti na další celostátní a regionální projekty.
Koncepce marketingu je zpracována s ohledem na cílové skupiny tak, aby tyto skupiny cíleně a efektivně
oslovila a zároveň byla plně v souladu s požadavky dotačního titulu.
Byl charakterizovány a popsány dostupné hmotné dodávky potřebné k provozování služeb a navrženy
základní požadavky, parametry a kritéria výzvy veřejné zakázky na realizaci TC ORP.
Umístění projektu je pospáno v kapitole Lokalita a okolí, která prostorově definuje umístění projektu, jeho
návaznost na okolí (spádová oblast ORP) a možnosti dané lokality.
Technický návrh představuje vlastní koncept a jeho jednotlivé komponenty řešení technologického centra
ORP v návaznosti na koncept kraje a provádí vymezení v budoucnu poskytovaných služeb.
Na technický koncept navazuje návrh organizačního modelu jak pro etapu výstavby, tak pro etapu
provozu (udržitelnosti) projektu.
Další kapitola je věnována řešitelskému a organizačnímu týmu z pohledu jeho složení a požadavků na
kvalifikaci a zkušenosti jednotlivých členů.
Dále je provedena finanční a ekonomická analýza projektu, která prokázala v porovnání s nulovou
variantou (tedy nerealizací projektu) realizovatelnost a společenskou efektivnost (dle všech spočtených
hodnot se jedná o společensky velmi přínosný projekt).
V dalších kapitolách je zpracován časový plán projektu s realizací TC ORP do konce roku tak, aby další
navazující projekty tzv. regionálních služeb, mohly být následně realizovány (TC ORP vytváří pro tyto
projekty technologický rámec), dále je zpracována udržitelnost projektu (60 měsíců) a identifikovány rizika
s návrhem jejich eliminace.
Závěrečná kapitola je zaměřena na shrnutí výsledků formou vyjádření se k realizovatelnosti a finanční
rentabilitě projektu a doporučení dalšího postupu.
2.1
Manažerský souhrn
Projekt technologických center (TC) je součástí projektu regionálních center, tzv. eGON center, která mají
složku technologickou, vzdělávací a administrativní. Takto pojatá centra se stávají výrazným nositelem a
šiřitelem znalostí konceptu eGovernment.
Z pohledu umístění v hierarchii veřejné správy se eGON centra dělí na eGON centra na úrovni obecních
úřadů obcí s rozšířenou působností (ORP) a na krajských úřadech.
Studie vymezuje pojem Technologické centrum a okruhu aplikací, které je možno v Technologických
centrech provozovat, a základních podmínek jejich provozu. Návrh odvozujeme od analýz, které proběhly
v minulém období, z kterých vyplývá mimo jiné nízká úroveň využití synergických efektů mezi stupni
veřejné správy. Zejména z průzkumu projektových záměrů samospráv však vyplývá i snaha měst a obcí
III. stupně řešit problémy informatizace komplexně v rámci svého správního obvodu. Cílem projektu je
tuto snahu podpořit realizací TC na všech krajích a co největším počtu ORP a umožnit tak obcím lépe
naplnit požadavek být dobrým hospodářem.
Technologická centra ORP budou určena zejména k provozu systémů
spisových služeb včetně pracovních negarantovaných datových úložišť a rozhraní na datové
schránky ve vazbě na implementaci zákona 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a
autorizované konverzi dokumentů,
typových projektů samospráv,
systémových služeb a dalších aplikací provozovaných pro potřeby samosprávy měst a obcí,
centrálních projektů, zejména pro implementaci potřebných komponent základních registrů,
V Technologickém centru je rovněž možné provozovat pro vlastní potřebu ORP jakékoliv aplikace,
primárně však slouží k zajištění informatizace celého správního obvodu.
Technologická centra ORP umožní posílit infrastrukturu ICT a podpořit ORP ve snaze o standardizaci IS
obcí v rámci správního obvodu a zajištění stanovené úrovně služby.
3 Současný stav a historie projektu
3.1
Strategie a cíle
Cílem TC ORP je vybudování infrastruktury pro provoz systémů:
spisových služeb včetně pracovních negarantovaných datových úložišť a rozhraní na datové
schránky ve vazbě na implementaci zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a
autorizované konverzi dokumentů,
typových projektů samospráv,
systémových služeb a dalších aplikací provozovaných pro potřeby samosprávy měst a obcí,
centrálních projektů, zejména pro implementaci potřebných komponent základních registrů.
Strategický rámec projektu TC vychází ze stanovené strategie efektivní veřejné správy dané
dokumentem EFEKTIVNÍ VEŘEJNÁ SPRÁVA A PŘÁTELSKÉ VEŘEJNÉ SLUŽBY - Strategie realizace
Smart Administration v období 2007–2015, dále na připravovanou realizaci základních registrů veřejné
správy a na návrhy typových projektů samospráv.
VIZE TECHNOLOGICKÉHO CENTRA ORP
Technologické centrum a okruh aplikací, které je možno v Technologických centrech provozovat, je
definován na úrovni technologické architektury a infrastruktury pro poskytování regionálních služeb
v oblasti eGovernmentu, jako součást eGON centra ORP.
Technologická architektura a infrastruktury TC musí tvořit robustní, škálovatelný, bezpečný, stabilní,
vysoce dostupný a parametrizovatelný celek s odolností proti výpadkům, umožňující provoz klíčových
aplikací a informačních systémů, v nepřetržitém režimu, tj. 5 dní v týdnu a 12 hodin denně.
Jednotlivé části infrastruktury TC jsou vzájemně integrovány, řízeny a monitorovány.
Mezi klíčové zákazníky, kteří čerpající služby patří:
ORP
zakládané a zřizované organizace ORP
obce
Z pohledu klíčových zákazníků čerpající služby TC především z pohledu budoucího rozvoje je dále
vhodné uvažovat:
stát (prostřednictvím distribuovaných řešení, jako jsou např. základní registry)
občané (čerpající služby typu životní situace prostřednictvím samoobslužných kanálů (self care
services)
další organizace v regionu.
TC ORP bude komunikačně propojeno s TC Královéhradeckého kraje.
STRATEGIE REALIZACE SMART ADMINISTRATION
Vláda vytyčila základní směřování ke zkvalitňování veřejné správy ve strategii Efektivní veřejná správa a
přátelské veřejné služby (Smart Administration). V kontextu projektu technologických center jsou zásadní
stanovené strategické cíle:
Zefektivnit činnost úřadů veřejné správy, snížit finanční nároky na chod administrativy a zajistit
transparentní výkon veřejné správy, což souvisí především s:
vytvářením synergických efektů v budování komplexní infrastruktury v rámci regionu (úroveň
kraje, ORP, obce a zřizovaných organizací),
vytvářením standardizovaných prostředí s možností virtualizace,
vytvářením standardizovaných typových aplikací (z pohledu minimálních nároků na funkcionalitu).
realizací vnitřní integrace úřadů
Přiblížit veřejné služby občanovi, zajistit jejich maximální dostupnost a kvalitu, což souvisí především
s návaznými projekty, tzv. Regionálními službami Technologických center“ jako jsou:
Zřízení nebo update stávající spisové služby na krajích či obcích a Integrace vnitřního chodu
úřadu, což souvisí s možností efektivního zjišťování stavu podání a vyřizování případu (vazba na
projekt CzechPOINT@home),
Digitální mapa veřejné správy, což souvisí s dostupností mapových podkladů v oblasti účelových
katastrálních map, technických map a územně analytických podkladů,
Digitalizace a ukládání dat, včetně zpřístupnění dokumentů z oblasti knižních fondů, stavebních
spisoven, zdravotnických spisoven nebo dokumentů významných svým obsahem či původem pro
kulturní, politické, náboženské či jiné oblasti,
CzechPOINT@home (portál občana jakožto systém podporující elektronickou komunikaci
veřejnosti s VS na lokální – místní úrovni; součástí jsou zpracované životní situace s návazností
na elektronické formuláře, rezervační systém schůzek na příslušném úřadě, zjištění stavu
podání).
Výše uvedené projekty jsou rozpracovány v dokumentech vycházejících právě ze strategie Smart
Administration, především se jedná o Strategii implementace eGovernment do území.
Projekt TC ORP má, z pohledu hodnocení prováděného podle vrcholů HEXAGONu, dopad do všech
vrcholů:
Obrázek 1 Vrcholy Hexagonu TC ORP
legislativa (vybudování infrastruktury bude využito pro naplnění realizace řešení v oblasti spisové
služby a archivace / zákon o archivnictví a spisové službě, datových schránek / zákon o
elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, základních registrů / zákon o základních
registrech. Realizace projektu přispěje k optimalizaci regulatorní, legislativní zátěže vyplývající
z zákonů, vyhlášek a nařízeních. Projekt přispěje ke zjednodušení, zefektivnění a urychlení chodu
úřadu z pohledu dodržování postupů daných zákony, vyhláškami a nařízeními
organizace (podpora jednotlivých činností je zajišťována na úrovni, kde se její realizace jeví jako
nejvhodnější (kompetence, kapacity, znalost apod. - z tohoto důvodu jsou různé povinné služby
poskytovány na různých úrovních pro různé klienty, v případě TC ORP lze zmínit např. provoz
spisových služeb pro zřizované organizace, provoz negarantovaného úložiště pro obce atd.). Aktivity
projektu přinesou zásadní změnu organizace výkonu veřejné správy ze současných procesů na
efektivní elektronické procesy. Dále projekt řeší efektivní vynakládání veřejných prostředků
potřebných pro provoz úřadu. Realizací projektu dojde k naplnění požadavku efektivní veřejné správy
– „obíhají informace, nikoli občan, úředník“. Provedením organizačních změn dojde k zefektivnění
procesů Úřadu, zvýší se celková kvalita a rychlost jeho služeb poskytovaných občanům a
organizacím a jejich spokojenosti. Dojde ke snížení duplicity činností.
občan (dopad na občana zejména při realizaci služby TC ORP Portál občana CzechPOINT@home,
což souvisí zejména s dostupností a transparentností informací). Zaměření projektu a jeho opatřeních
přinese ve svém důsledku zvýšení přidané hodnoty veřejné správy z pohledu občana, respektive
dojde ke zvýšení komfortu občana ve smyslu poskytovaných služeb – usnadnění styku občana
s veřejnou správou, transparentnost jednání a úkonů.
úředník (dopad na úředníka příp. politika je opět v navazujících projektech, jako je Spisová služba,
Vnitřní integrace úřadu a další). Vazba projektu na prvek „úředník“ je velmi silná. Úředník hraje
důležitou roli v celém procesu implementace technologického centra. Realizací projektu dojde ke
zvýšení kvality a efektivity práce zaměstnanců úřadu (úředníků), snížení korupce, zvýšení
transparentnosti a efektivity jednotlivých úředních úkonů.
technologie (zásadní dopad pro vytvoření adekvátní infrastruktury pro navazující projekty, bez které
by nebylo možno koordinovat aktivity jednotlivých aplikačně nebo datově zaměřených projektů jedná se o zásadní koncepční rámec). ). Informační a komunikační technologie je vnímána i ve
veřejné správě jako hlavní zdroj reformy a inovace. Efektivní využívání moderních informačních
technologií je jedním z prosazovaných přístupů, které mohou odstranit zbytečnou byrokracii a čas
všem uživatelům.Projekt přispěje k zefektivnění procesů veřejné správy, k modernizaci a
standardizaci jednotlivých úkonů. Projekt má jednoznačně pozitivní dopad na tento vrchol hexagonu.
finance (synergický efekt nejen v kontextu různorodosti navazujících projektů, ale také z pohledu
rozdělení regionu - kraj, ORP). Implementace výstupů projektu přinese zajištění efektivnosti práce
Úřadu a snížení nákladů veřejných financí vynakládaných na zajišťované veřejné služby.
STRATEGIE IMPLEMENTACE EGOVERNMENT DO ÚZEMÍ
Dokument MV ČR definuje záměry státu při implementaci eGovernmentu do území, a to formou soustavy
typových projektů, které je možné a důležité realizovat, aby byly všechny základní strategické dokumenty
naplněny. Projekty jsou koncipovány v souladu s Integrovaným operačním programem a Operačním
programem lidské zdroje a zaměstnanost. Tím naplňují požadavek odstranění územních disparit vývoje
informatizace ČR.
STRATEGIE ROZVOJE SLUŽEB PRO „INFORMAČNÍ SPOLEČNOST“
Strategie rozvoje služeb pro „informační společnost“ navazuje na analytické poznatky, rozvíjí a specifikuje
cíle v oblasti podpory eGovernment a racionalizace využívání ICT veřejnou správou.
Z pohledu koncepce budování TC ORP je zásadní stanovení cíle v oblasti infrastruktury:
•
„vytvoření robustní, bezpečné a efektivní infrastruktury, schopné zprostředkovat přístup k
datovým zdrojům s potenciálem dalšího rozvoje“.
TECHNOLOGICKÁ CENTRA ORP
Projekt TC ORP plně respektuje dokument Technologické centrum obce s rozšířenou působností
(Koncept a východiska), který vytváří základní rámec této studie a definuje povinné služby.
VAZBA NA CENTRÁLNÍ PROJEKTY
Vybrané připravované, nebo probíhající centrální projekty, se svými rozsahy a dopady dotýkají i projektu
TC ORP, zejména s ohledem na možné využití infrastruktury pro provozování jejich částečných
funkcionalit nebo využití jejich určitých služeb. Některé z nich nejsou dosud definovány tak, aby bylo
možno vazbu zcela vymezit. Jedná se zejména o základní registry veřejné správy a centrální místo
služeb (CMS).
3.2
Informace o vývoji projektu a o jeho současném stavu
Historie projektu spadá až do doby utváření krajských samospráv a vzniku obcí s rozšířenou působností,
kdy na poli informatizace byly vytvořeny základní dokumenty, jejichž cílem bylo nastavit základní rámec
ICT. Hlavními východisky projektu jsou:
Informační strategie města Jičín
Tato atestovaná informační strategie navazuje na globální strategii rozvoje města Jičín. Závěry ze
strategie města Jičín jsou čerpány z těchto zdrojů:
Programové prohlášení Rady města Jičín na volební období 2006-10
(http://www.mujicin.cz/vismo/dokumenty2.asp?u=5954&id_org=5954&id=585266&query=program
ov%E9&p1=28215 );
Strategický plán rozvoje města Jičín
(http://www.mujicin.cz/vismo/zobraz_dok.asp?u=5954&id_org=5954&id_ktg=2803&archi
v=0&p1=43271 );
Informační strategie a bezpečnostní politika Měú Jičín
(http://www.jicin.eu/urad/systemove_pozadavky_jicin.pdf ).
Projekt Technologického centra je plně v souladu s vyhlášenou výzvou č. 06 Ministerstva vnitra ČR
„ROZVOJ SLUŽEB eGOVERNMENTU V OBCÍCH“ (Prioritní osa 2 - Zavádění ICT v územní veřejné
správě, Oblast podpory 2.1 - Zavádění ICT v územní veřejné správě).
Zpracování studie proveditelnosti zároveň vychází z realizovaného průzkumu mezi obcemi.
Zásadní pro realizaci projektu je požadavek legislativy ‐ novely zákona č. 499/2004 Sb., který zavádí
povinnost vést spisovou službu pro územní samosprávné celky a jejich zřizované organizace. V
přechodných lhůtách novela obsahuje ustanovení:
"Určení původci uvedou své spisové služby, elektronické systémy spisové služby vykonávané v
elektronické podobě a spisové řády do souladu se zákonem č. 499/2004 Sb., ve znění účinném ode dne
nabytí účinnosti tohoto zákona, do 3 let ode dne nabytí účinnosti tohoto zákona".
3.3
Charakteristika projektu
V rámci TC ORP bude infrastruktura připravena na provoz uvedených aplikací a služeb. Na úrovni ORP
je nutné zajistit dohled a servis nad provozem po dobu 12 hodin/ 5 dní v týdnu.
TCP ORP budou určena k provozu systémů, povinných aplikací:
Negarantované úložiště nevyřízených a neuzavřených spisů jako výstupů dat ze systému
elektronické spisové služby nebo document management systemu v kapacitě dostatečné pro
vlastní potřebu ORP a potřeby všech obcí správního obvodu a jejich organizace. V rámci projektu
ukládání a digitalizace dat do ní obce a města ukládají neukončené a neuzavřené spisy
v elektronické podobě, tedy jak vlastní, tak přijaté písemnosti spadající do režimu evidence a
archivace podle zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, ve znění pozdějších
předpisů (povinná služba),
Elektronická spisová služba, pro vlastní ORP, jí zřízené a založené organizace (povinná služba).
Dále je možné TC ORP využít pro provozování aplikací v širokém spektru funkcí systémů samospráv,
aplikovaných podle konkrétního realizačního projektu, jakými jsou zejména:
Účetnictví,
rozpočet,
správa aktiv (majetek) ,
agendové systémy samosprávy.
Aplikace centrálních projektů:
Agendový systém RUIAN územní identifikace (sběr dat o změnách v území)
agendový systém ROB (ohlašovna, matrika),
agendový systém RPP (organizační struktura a kompetence).
Aplikace systémového charakteru:
(budou umístěny podle konkrétních projektů CMS a studie proveditelnosti TCK.)
Provoz schránek elektronické pošty,
provoz domény,
pravidelné zálohování vyhrazeného datového prostoru,
základní zabezpečení (firewall, antivir, antispam, zabezpečené přenosové kanály, VPN).
V Technologickém centru je rovněž možné provozovat pro vlastní potřebu ORP jakékoliv aplikace,
primárně však slouží k zajištění informatizace celého správního obvodu.
Na základě výzvy TC ORP byly stanoveny dílčí oblasti následovně:
Serverová část
Datové úložiště
Byly vybrány objektivně měřitelné indikátory, které jsou potřebné k předložení žádosti o dotaci z IOP a
k tomuto projektu jsou relevantní a kvantifikovatelné. Žadatel je povinen indikátory projektu dodržet, tzn.
je nutné naplnit zvolenou cílovou hodnotu.
Indikátory oblasti 2.1 a jejich kvantifikace:
Indikátor
Počet úřadů se zavedeným systémem elektronické
spisové služby a elektronicky řízeným oběhem
dokumentů
Počet vybudovaných datových úložišť pro potřeby
elektronizace veřejné správy
Měrná
jednotka
Současný
stav
Stav
realizaci
projektu
počet
1*
20
počet
0
1
po
Tabulka 1 - Indikátory výstupu projektu
*) MěÚ Jičín v současné době má nainstalován elektronický systém spisové služby. V rámci realizace
projektu dojde k upgradu této spisové služby a nákup licencí pro organizace zřizované městem Jičín (11
organizací), které budou využívat hostovanou ESS.
Vysvětlení k popisu vybraných indikátorů:
Počet úřadů se zavedeným systémem elektronické spisové služby a elektronicky řízeným oběhem
dokumentů – indikátor vyjadřuje počet úřadů obcí (všech typů) ve správním obvodu ORP, které využívají
elektronický systém spisové služby a elektronicky řízený oběh dokumentů. V rámci aplikace Strategie
Smart Administration a elektronizaci veřejné správy se tím rozumí zavedení a používání spisové služby
při oběhu dokumentů v úřadu.
Počet vybudovaných datových úložišť pro potřeby elektronizace veřejné správy – indikátor vyjadřuje
počet vybudovaných a využívání datových úložišť pro potřeby územní veřejné správy ve správním
obvodu ORP. To zahrnuje poskytování služeb dalším subjektům veřejné správy podle definovaných
podmínek a vazeb.
Základní údaje o lokalitě jsou uvedeny v kapitole 6. Lokalita a okolí.
Účelem projektu je zvýšení informatizace, zlepšení a rozšíření služeb zákazníkům, zajištění povinných a
nepovinných služeb TC.
Technologická centra ORP umožní posílit infrastrukturu ICT a podpořit ORP ve snaze o standardizaci IS
obcí v rámci správního obvodu a zajištění stanovené úrovně služby.
Klíčovými aktivitami projektu jsou:
Vypracování studie proveditelnosti
Zpracování žádosti o dotaci
Výběrová řízení na dodavatele
Uzavření partnerských smluv s obcemi
Publicita projektu
Dodávka technologií a zkušební provoz
Provoz TC nejméně po dobu udržitelnosti projektu
Podávání pravidelných monitorovacích zpráv
Očekávaným přínosem je zlepšení a rozšíření služeb zákazníkům, zefektivnění veřejné správy.
Předpokládanými výstupy projektu jsou:
Vybudování TC ORP,
Zřízení nebo update stávající spisové služby,
Negarantované úložiště.
Zřízení nebo update stávající spisové služby
Jedná se o projekt, jehož realizace paralelně probíhá s budováním TC ORP, přičemž spisová služba
bude využívat technologickou infrastrukturu TC.
Služba bude poskytována pro:
ORP
obce ve správním obvodu ORP a jimi zřizované organizace
Projekt je řešen včetně zajištění úložiště nevyřízených a neuzavřených spisů.
Negarantované úložiště
Negarantované úložiště je určené zejména pro ukládání dokumentů nevyřízených a neuzavřených spisů
v elektronické podobě. Je základem konstrukce TC ORP.
Služba je určena pro:
ORP
obce ve správním obvodu ORP a jimi zřizované organizace
3.4
Varianty řešení
Projekt Technologické centrum ORP je možno řešit v několika variantách:
Nerealizovat TC ORP vůbec (ORP nepodá projekt dle výzvy) – pak by se nesplnily požadavky
zákona o spisové službě
Nerealizovat TC ORP a pronajmout si jej jako službu (outsourcing) – protože podmínkou pro
poskytnutí dotace je nutné vlastnit technologii a příslušné licence, není tato varianta
realizovatelná
Realizace hlavního i záložního TC ORP vlastními silami v prostorách města – město nemá
druhou budovu mimo záplavové území
Realizace pouze hlavního TC ORP vlastními silami v prostorách města
Realizace hlavního i záložního TC ORP vlastními silami v v zabezpečených prostorách externího
správce
Realizace pouze hlavního TC ORP vlastními silami v v zabezpečených prostorách externího
správce
Z pohledu možnosti využití stávajících zařízení (HW) a SW je jednoznačně problematická nemožnost
garance minimální doby udržitelnosti především z pohledu nezajištění smluv o podpoře a servisu
existujících zařízení (HW) a SW v délce trvání pěti let.
3.5
Etapy projektu
Projekt bude realizován v rámci dvou etap. Harmonogram realizace je navržen ve třech fázích:
Přípravná fáze – vytvoření studie proveditelnosti a dalších potřebných dokumentů včetně jejich
schválení , uzavření potřebných partnerských smluv
Realizační fáze – vypsání veřejné zakázky a vlastní dodávka řešení, implementace a zkušební
provoz bude rozděleno do dvou etap:
o
o
První etapa zahrnuje a končí dodáním/převzetím HW a SW pro TC ORP od vybraného
dodavatele. Po jejím ukončení město Jičín předloží žádost o platbu a vyplacení dotace za
první etapu realizace.
Druhá etapa zahrnuje kompletní implementaci a zprovoznění TC ORP včetně provedení
funkčních testů a nezbytného školení. Po jejím ukončení město Jičín předloží žádost o
platbu a vyplacení dotace za druhou etapu realizace.
Provozní fáze – produktivní provoz po dobu udržitelnosti projektu
Přípravná fáze byla zahájena zpracováním této studie proveditelnosti a žádosti o dotaci (od 1.3.2010).
Vlastní realizační fáze bude zahájena po podání příslušného projektu ve 2.čtvrtletí.
Projekt je koncipován jako III. Etapový projekt:
I. etapa - Dodávka HW pro TC, realizace ESS
1.3.2010 – 30.11.2010
Příprava projektu, realizace výběrového řízení, Realizace dodávek HW pro TC a realizace implementace
elektronické spisové služby. 1. etapa bude ukončena převzetím HW a SW, poté projektový manažer
města zpracuje monitorovací zprávy a podá žádost o platbu v souladu s Příručkou pro žadatele a
příjemce a dle Podmínek Rozhodnutí o poskytnutí dotace.
ESS - 1. etapa bude ukončena převzetím licencí SW (upgrade ESS města Jičín i spisovek pro organizace
a obce), poté projektový manažer města zpracuje monitorovací zprávy a podá žádost o platbu v souladu
s Příručkou pro žadatele a příjemce a dle Podmínek Rozhodnutí o poskytnutí dotace za dodaný SW.
II. etapa - implementace HW pro TC a ESS
01.12.2010 - 31.01.2011
Realizace implementace HW pro technologické centrum, zprovoznění všech služeb.
2.etapa bude ukončena předáním TC ORP ze zkušebního do produktivního provozu, poté projektový
manažer
města podá žádost o platbu v souladu s Příručkou pro žadatele a příjemce a dle Podmínek Rozhodnutí o
poskytnutí dotace za zaškolení, zkušební provoz a předání do produktivního provozu, nechá zpracovat
audit a
zpracuje monitorovací zprávy pro MV.
ESS - bude ukončena předáním TC ORP ze zkušebního do produktivního provozu, poté projektový
manažer
města podá žádost o platbu v souladu s Příručkou pro žadatele a příjemce a dle Podmínek Rozhodnutí o
poskytnutí dotace za implementaci ESS, testovací provoz a zaškolení, nechá zpracovat audit a zpracuje
monitorovací zprávy pro MV
III. etapa - realizace vnitřní integrace úřadu
01.02.2011 - 30.06.2011
V rámci III. etapy projektu bude realizována vnitřní integrace úřadu. Poté dojde k podání závěrečné
monitorovací zprávy s žádostí o platbu.
Tato etapa je blíže popsána v dalších části této studie – kapitola 18
3.6
Návaznosti na další projekty a výzvy v rámci IOP
TC ORP je budováno s ohledem na další podporované aktivity IOP, pro které TC ORP vytváří
technologické zázemí, jedná se o tzv. regionální služby, mezi které patří především:
ELEKTRONICKÁ SPISOVÁ SLUŽBA ORP
Jedná se o projekt, jehož realizace paralelně probíhá s budováním TC ORP, přičemž spisová služba
bude využívat technologickou infrastrukturu TC.
Služba bude poskytována pro:
•
obec s rozšířenou působností a jí zřizované organizace,
•
obce a jimi zřizované organizace ve správním obvodu obce s rozšířenou působností, které
projeví zájem využít nově hostovanou spisovou službu umístěnou na ORP
Projekt je řešen včetně vazby na negarantované úložiště nevyřízených a neuzavřených spisů.
Projekt je v přípravné fázi a je schválený Zastupitelstvem města Jičín.
DIGITALIZACE A UKLÁDÁNÍ DAT
Digitalizace a ukládání dokumentů je projekt zaměřený na zpracování dokumentů pro potřebu fungování
úřadů a dále na záchranu, ochranu a zpřístupnění dokumentů z oblasti knižních fondů, stavebních
spisoven, zdravotnických spisoven nebo dokumentů významných svým obsahem či původem pro
kulturní, politické, náboženské či jiné oblasti, kterým hrozí nebezpečí fyzického poškození či rozpadu v
důsledku jejich častého používání.
TC ORP navazuje na projekt Digitalizace a ukládání hlavně v rámci propojení s Krajskou digitální
spisovnou (KDS), která navazuje na projekty implementace (či rozšíření) elektronické spisové služby u
různých subjektů kraje. Krajská digitální spisovna bude zajišťovat správu úředních dokumentů na úrovni
kraje v době od uzavření (vyřízení) do skartace či vyřazení do Národního digitálního archivu. Z právního
pohledu bude KDS provozována především podle zákon č. 499/2004 Sb. ve znění pozdějších předpisů,
Národního standardu pro elektronické systémy spisové služby a další platné legislativy.
Projekt je v přípravné fázi.
CZECH POINT@HOME
Projekt bude zaměřen na efektivnější komunikaci občana s VS včetně služeb typu popisu životních
situací a jejich navázání na elektronická podání formou formulářů, rezervace času úředníka, zjišťování
stavu případu či informací zveřejněných na elektronické úřední desce.
TC ORP je navrženo tak, aby pokrylo předpokládané požadavky na infrastrukturu pro realizaci tohoto
projektu. Královéhradecký kraj o tento projekt bude žádat prostřednictvím vyhlášených výzev IOP.
Projekt je v přípravné fázi.
ORP Jičín dále předpokládá realizaci i projektů v rámci výzev OPLZZ, které mají vazbu na TC ORP. Jsou
to zejména:
Výzva č. 40 - Vzdělávání v eGon Centrech krajů a obcí s rozšířenou působností
V rámci tohoto projektu bylo vytvořeno eGON Centrum obce s rozšířenou působností, zajišťující
školení (prostřednictvím vlastních školitelů proškolených Institutem pro místní správu Praha s bezplatným
využitím centrálního eLearningového výukového prostředí Institutu pro místní správu Praha) pro vlastní
úředníky, vlastní zaměstnance, členy zastupitelstva obce s rozšířenou působností a zaměstnance
zřizovaných organizací, kteří budou plnit úkoly spojené s jednotlivými prvky eGovernmentu. Dále pak
v rámci svého správního obvodu eGON centrum zajistí školení pro úředníky obcí základního typu a
úředníky obcí s pověřeným obecním úřadem, členy zastupitelstev těchto obcí a zaměstnance jimi
zřizovaných organizací, kteří budou z těchto prostředků školeni bezplatně.
Obec s rozšířenou působností může školit také úředníky, zaměstnance a členy zastupitelstev obcí a
zaměstnance organizací jimi zřizovaných, které se nacházejí ve správním obvodu jiné obce s rozšířenou
působností v rámci kraje.
Projekt je v řešení, žádost na realizaci tohoto projektu již byla podána, Zastupitelstvo ho schválilo.
Výzva č. 53 - Zvýšení kvality řízení v úřadech územní veřejné správy
Cílovými skupinami projektu jsou:
• obce s rozšířenou působností, jejich orgány a jimi zřízené nebo založené organizace a jejich
zaměstnanci;
• politici obcí z rozšířenou působností, včetně volených zástupců;
• obce ve správním obvodu dané obce s rozšířenou působností, jejich zaměstnanci; politici a volení
zastupitelé
V rámci výzvy budou podpořeny projekty zaměřené na zvýšení kvality veřejných služeb prostřednictvím:
• aplikace modelu Společný hodnotící rámec (model CAF)
• implementace principů projektového a/nebo procesního řízení
• strategického plánování a tvorby zásadních koncepcí rozvoje daného samosprávného celku
• řízení ekonomiky s akcentem na rozpočtový proces a strategické plánování
• vzdělávání ve výše uvedených oblastech.
Tento projekt je v přípravné fázi.
4 Analýza poptávky a koncepce marketingu
Tato kapitola se zabývá analýzou poptávky a nabídky, jako podklad pro vytvoření marketingové strategie,
marketingového mixu a popisu koncepcí odbytu.
4.1
Analytická část
Předmětem této kapitoly je analýza poptávky a nabídky realizace TC ORP.
Aby mohla být formulována poptávka po službách TC, je třeba znát, kdo bude cílovou skupinou
konzumentů služeb.
Mezi klíčové konzumenty služeb budou patřit:
ORP
obce ve správním území ORP
zřizované a zakládané organizace obcí ve správním území ORP
stát (prostřednictvím distribuovaných řešení, jako jsou např. základní registry)
občané (čerpající služby typu životní situace prostřednictvím samoobslužných kanálů)
další organizace v regionu.
4.1.1 Analýza poptávky výstupů projektu
Při poptávání zajištění služeb TC ORP byly zohledněny následující vstupy:
Stávající stav technické architektury a infrastruktury ORP.
Výzva IOP č. 06 na rozvoj služeb eGovernmentu v obcích.
Koncepce a východiska realizace technologických center popsaná v dokumentu MV ČR
„Technologické centrum obce s rozšířenou působností (Koncept a východiska)“.
Příručka pro žadatele a příjemce finanční podpory v rámci Integrovaného operačního programu
pro prioritní osu 2, oblast intervence 2.1, výzvy číslo 06 na rozvoj služeb eGovernmentu v obcích,
včetně souvisejících příloh.
Výsledek průzkumu požadavků na zajištění služeb TC ORP.
Poptávka na vybudování technologického centra ORP je zaměřena zejména na:
vytvoření robustní platformy (HW, SW, virtualizace) a nezbytné síťové infrastruktury
poskytování povinných služeb, které lze rozdělit na služby:
Negarantované úložiště nevyřízených a neuzavřených spisů jako výstupů dat ze systému
elektronické spisové služby nebo document management systému v kapacitě dostatečné pro
vlastní potřebu ORP a potřeby všech obcí správního obvodu a jejich organizace. (povinná služba)
Elektronická spisová služba, pro vlastní ORP, jí zřízené a založené organizace (povinná služba)
Další typové projekty – služby ORP a obcí ve správním obvodu ORP
Z příručky pro žadatele a příjemce finanční podpory v rámci Integrovaného operačního programu pro
prioritní osu 2, oblast intervence 2.1 vyplývají i další požadavky na informování o projektu a propagaci
projektu. Závazná pravidla pro provádění informačních a propagačních opatření, kterými se musí příjemci
řídit, jsou v příloze č. 4 této příručky.
4.1.2 Definice nabídky výstupů projektu
Nabídka výstupů projektu TC ORP obsahuje:
Poskytování služeb TC ORP pro své zákazníky včetně zajištění synergie s realizovanými či
probíhajícími projekty.
4.2
Zajištění vnitřní organizace a provozu TC.
Zajištění služeb hostované ESS pro zapojené obce a jimi zřizované organizace
Zajištění služeb hostované ESS pro organizace zřizované městem Jičín
Návrhová koncepční část
Na základě výše uvedené analýzy byl stanoven hlavní cíl projektu vytvoření TC ORP:
„Vytvoření dostatečné robustní, škálovatelné, bezpečné, stabilní, vysoce dostupné a konfigurovatelné
technické infrastruktury, odolné proti výpadkům, která umožňuje provoz klíčových aplikací, informačních
systémů a služeb, v režimu 5 dní v týdnu a 12 hodin denně a umožňující jejich integrovatelnost“.
Dekompozicí tohoto hlavního cíle byly stanoveny dílčí cíle pro oblasti:
HW a síťové infrastruktury
Dílčí cíle
Zajištění robustnosti řešení
Zajištění škálovatelnosti a konfigurovatelnosti
řešení
Zajištění rozšiřitelnosti
Zajištění odolnosti proti výpadkům
Možnosti rozložení zátěže
Zajištění integrovatelnosti jednotlivých HW
komponent
Zajištění a garantování dostatečné síťové
konektivity TC na okolní subjekty
Popis
Prostředí vytvářející velmi kvalitní základ HW infrastruktury
Prostředí umožňující nastavovat a konfigurovat jednotlivé komponenty
technické infrastruktury TC s ohledem na provozované aplikace
Prostředí umožňující rozšiřitelnost / doplňování jednotlivých HW komponent
Vybudování stabilního prostředí TC, odolného proti výpadkům a proti chybám
Prostředí umožňující rovnoměrně rozkládat zátěž mezi jednotlivé nody
Zajištění, aby jednotlivé komponenty technické infrastruktury byly vzájemně
kompatibilní
Zejména mezi krajským úřadem, zakládanými a zřizovanými organizacemi,
ORP, obcemi a dalšími vybranými subjekty
Tabulka 2 – Dílčí cíle, HW a síťové infrastruktury
SW architektury
Dílčí cíle
Provozování aplikací
poskytování služeb
Řízení procesů a služeb
orientovaných
na
Popis
Provozování aplikací v rámci TC, jejichž vnitřní architektura bude architektura
orientovaná na poskytování a konzumování služeb (např. SOA)
Řízení aplikačních procesů (aplikačních workflow) prostřednictvím katalogu
služeb organizace
Tabulka 3 – Dílčí cíle, SW architektury
Organizace a řízení TC
Dílčí cíle
Popis
Zajištění potřebné dostupnosti jednotlivých
aplikací a služeb TC
Umožnění postupného rozšiřování služeb
Zajištění potřebné dostupnosti aplikací, hostovaných v prostředí TC, na
základě uzavřených SLA
Umožnění postupného rozšiřování aplikačních a dalších služeb na základě
rostoucích požadavků zákazníků TC
Garantování, že jednotlivé hostované služby nejsou v rozporu s platnou
legislativou
Jedná se o zajištění a dodržování všech principů popsaných ve skupině cílů
"HW a síťová infrastruktura“
Jednoznačné stanovení odpovědnosti za data v rámci TC .
Jednoznačné stanovení odpovědnosti za aplikace a systémové služby
provozované v rámci TC
Na základě uzavřených SLA smluv, popř. jiných dohod a ujednání.
Garantování poskytování služeb TC v souladu
s legislativou
Zajištění systémové architektury po celou
dobu udržitelnosti TC
Zajištění a garantování zodpovědnosti za data
Zajištění a garantování zodpovědnosti za
aplikace
Zajištění a garantování zodpovědnosti za
provozované služby
Dodržování pravidel a podmínek začlenění a
provozování aplikace v rámci TC
Udržování pasportu aplikací a služeb
provozovaných v rámci TC
Zajištění dostatečné kapacity lidských zdrojů
pro provoz a údržbu TC
Řízení globální architektury TC jako celku
Vydefinování a následné dodržování pravidel a podmínek, za kterých může
být aplikace, nebo systémová služba, provozována v rámci TC.
Vytvoření a aktualizace seznamu aplikací a služeb, které jsou hostované v
prostředí TC.
Zajištění dostatečný počet kvalifikovaných lidských zdrojů (pracovníků) pro
provoz a správu globální architektury TC
Řízení všech vrstev TC. Jedná se zejména o vrstvy:
- HW a síťové infrastruktury
- aplikační architektury
- nabízených služeb
- lidských zdrojů provozující a udržující TC
Tabulka 4 – Dílčí cíle, Organizace a řízení TC
Tyto cíle jsou v plném souladu se strategií budování technologických center - jedním ze třech pilířů eGON
center.
Způsob, jakým se docílí naplnění jednotlivých dílčích cílů a specifikace metrik měřitelnosti jejich dosažení,
již nejsou předmětem tohoto dokumentu a měly by být popsány v informační strategii.
4.2.1
Marketingová strategie
Cílem marketingové strategie je popsat způsob dosažení výše uvedených cílů pro výše definované
segmenty zákazníků.
Důležitým faktem při budování TC ORP je poskytnout svým zákazníků jasně definovaný rámec
kvalitních a dostupných služeb, specifikovaných v rámci SLA.
Proto, aby mohly být služby TC ORP zajištěny v odpovídající kvalitě (jako je dostupnost služby, doba její
odezvy, doba jejího zprovoznění při jejím výpadku, atd.), je nezbytné, aby byly provozovány na robustní,
bezpečné a do budoucna rozšiřitelné infrastruktuře a architektuře.
Podle cílového segmentu zákazníků lze služby poskytované v rámci TC ORP rozdělit na interní (kde je
primárním zákazníkem MěÚ) a externí (obce, zakládané a zřizované organizace obcí a ORP, stát,
občané a další organizace v regionu).
Mezi interní služby / aplikace poskytované TC ORP patří:
Negarantované úložiště (povinná aplikace)
Elektronická spisová služba (povinná aplikace)
Účetnictví
Rozpočet
Výkaznictví
evidence majetku
evidence autorizované konverze
personalistika
docházka
stavební řízení
místní poplatky
evidence soudních sporů
sociální agenda
sociálně právní ochrana dětí
přestupky
správní řízení
matrika
Volby
legalizace, vidimace
přidělování adres (ČP, ČO, Ulice)
kopie dat centrálních registrů
školská matrika
systém elektronického zadávání zakázek
právní předpisy
schránky el. pošty
vyhrazený datový prostor
virtuální stroje
prostor pro replikaci distrib. systémů
Využití technologie virtuálních desktopů
službu provozu certifikační autority
síťové služby
Mezi externí služby / aplikace TC ORP patří:
4.2.2
Negarantované úložiště (povinná aplikace)
Elektronická spisová služba (povinná aplikace)
CZECHPOINT@HOME / CZECHPOINT@OFFICE
evidence autorizované konverze
správní řízení
legalizace, vidimace
přidělování adres (ČP, ČO, Ulice)
kopie dat centrálních registrů
školská matrika
systém elektronického zadávání zakázek
právní předpisy
schránky el. pošty
vyhrazený datový prostor
virtuální stroje
prostor pro replikaci distrib. systémů
terminal server
službu provozu certifikační autority
síťové služby
Marketingový mix
„Marketingový mix je soubor taktických marketingových nástrojů - výrobkové, cenové, distribuční a
komunikační politiky, které firmě umožňují upravit nabídku podle přání zákazníků na cílovém trhu“.
Obsahuje a konkretizuje všechny kroky, které organizace dělá, aby vzbudila poptávku po produktu.
Tyto kroky jsou rozděleny do čtyř proměnných:
•
Produkt (služba) - uspokojuje požadavky zákazníka.
•
Cena - hodnota vyjádřená v penězích, za kterou se produkt prodává (služba poskytuje).
•
Místo - jak se bude produkt prodávat (služba nabízet), včetně distribučních cest, jejich
dostupnosti, atd.
•
Propagace - jak se spotřebitel (konzument služby) o produktu dozví.
Následující kapitoly se detailněji zabývají popisem jednotlivých proměnných.
PRODUKT
Produktem (službou) v pojetí TC ORP to jsou především služby provozu elektronické spisové služby
splňující požadavky dané zákonem č. 499/2004 Sb., o spisové službě a archivnictví, ve znění pozdějších
předpisů a poskytování služeb negarantovaného úložiště nevyřízených a neuzavřených spisů. Kromě
těchto jsou to i další služby spojené s provozem TC ORP (management, monitoring, zálohování, …) a
dalších projektů v rámci realizace Strategie implementace eGovernmentu.
V rámci kapitoly 4. Analýza poptávky a koncepce marketingu jsou specifikovány jednotlivé zákaznické
segmenty a nabízené služby.
Jak je uvedeno výše, sada služeb bude provozována na robustní, bezpečné a do budoucna rozšiřitelné
infrastruktuře a architektuře splňující cíle popsané v kap. 4.2. Návrhová koncepční část.
Tato architektura bude připravena provozovat služby v režimu 12x5, včetně garantování vysokého stupně
zabezpečení.
Udržitelnost celé infrastruktury a architektury řešení je předpokládána minimálně po dobu 60 měsíců.
Detailní popis technické architektury, hostující jednotlivé aplikace, které poskytují sadu služeb, je
obsahem kap.7. Technické řešení.
Pravidla o poskytování a garantování služeb budou součástí SLA mezi jejich poskytovatelem a
konzumentem.
V případě poskytování služeb cílovým zákazníkům - občanům (např. služba typu CzechPOINT@home),
budou pravidla pro jejich poskytování a garantování zveřejněna prostřednictvím dostupných informačních
zdrojů, souvisejících s jejich poskytováním (např. v prostředí webového portálu poskytující danou službu
typu CzechPOINT@home).
CENA
Služby TC budou poskytovány zdarma.
Podmínkou pro čerpání dotace z fondu EU na jeho výstavbu je jeho neziskovost. To znamená, že pokud
by v budoucnu byla stanovena cena za poskytování vybraných služeb, nesmí dojít k převýšení jejich
provozních nákladů.
Ty jsou zohledněny v samostatné kapitole 11. Finanční analýza projektu, finanční plán.
Partnerské obce se budou účastnit na financování projektu ve výši vlastního podílu 15% na pořízení
elektronické spisové služby, případně na úhradě nezpůsobilých výdajů vzniklých při pořízení elektronické
služby. Předběžně byla tato spoluúčast odhadnuta na Kč 239 868,- pro všechny obce.
MÍSTO
TC ORP bude vybudováno v prostorách stávající serverovny města Jičín.
Toto centrum bude splňovat následující přísná kritéria na zajištění vyhovujícího umístění, která jsou
specifikována v dokumentu „Technologické centrum obce s rozšířenou působností (Koncept a
východiska)“:
teplota prostředí se pohybuje v rozmezí od 18°C do 24°C, relativní vlhkost v rozmezí 35%-65%,
v místnostech datových center budou instalována požární čidla kouře a teploty,
tyto prostory jsou napojeny na systém elektronické zabezpečovací signalizace,
v prostorách je zajištěn rozvod elektrické energie 230V/50Hz s „bezvýpadkovým“ zálohováním,
samostatně jištěný pro rozvaděč nebo prostor a je rovněž zajištěn benzin agregát,
vnější ochrana budovy Městskou policií 24 hodin denně a 7 dní v týdnu,
jsou prokazatelně evidovány osoby vstupující do vyjmenovaných technologických prostor,
prostory, v nichž se datová centra nacházejí, leží mimo zátopovou oblast tzv. stoleté vody.
Veškeré poskytované služby TC ORP budou nabízeny z jednoho místa.
PROPAGACE
Aby byla propagace poskytovaných služeb TC efektivní, je třeba ji zacílit na správný segment zákazníků.
Cílem propagace je získat zájem u potenciálního zákazníka využívat služeb TC ORP.
Z důvodů velmi podobného charakteru přístupu k poskytovaným službám je možné následující
zákaznické segmenty pro účely propagace služeb, sloučit v jeden a to „obce a organizace“. Jde o
zákaznické segmenty:
Zřizované a zakládané organizace ORP
Obce,
Zřizované a zakládané organizace obcí.
Propagace služeb TC ORP je zaměřena na následující zákaznické segmenty:
obce a organizace
občané
další organizace v regionu
EU (primárně z důvodu čerpání dotace na zprovoznění TC ORP)
Obce a organizace
Klíčové prostředky propagace poskytování služeb TC ORP obcím a organizacím jsou předpokládány:
Kampaň - oslovení obcí a organizací cílenou nabídkou za účelem uzavření smluvního vztahu
(SLA).
Osobní jednání cílené na konkrétní zákazníky - kde budou prezentovány aktuální informace o
službách a infrastruktuře TC ORP, o možnostech jeho rozšiřování, apod.
Webový portál ORP JIČÍN - obsahující základní informace o TC ORP včetně nabízených služeb
formou reklamy.
Občané
Klíčové prostředky propagace poskytování služeb TC ORP občanům jsou předpokládány:
Webový portál ORP - zveřejnění vybraných informací zaměřené na občany (např. dostupnost a
spolehlivost služeb CzechPOINT@home, včetně IT podpory řešení životních situací, apod.).
Publikování v tisku, odborných časopisech s informacemi o projektu a poskytovaných službách
občanům.
EU
Pravidla pro provádění informačních a propagačních opatření jsou uvedena v příloze č. 4 příručky pro
žadatele a příjemce finanční podpory, výzvy IOP č. 6. Bude se jednat zejména o označení pořízené
techniky informace o spolufinancování projektu ze zdrojů EU (samolepky) dle podmínek dotačního
programu. Dále budou informace o projektu umístěny na webových stránkách obce.
Žadatel označí veškerou dokumentaci (VŘ, smlouvy a další) logy programu dle pravidel.
Dále bude vyrobena a po ukončení projektu viditelně umístěna informační cedule.
Dle Nařízení 1828/2006 čl. 8, odst. 4 a usnesení Vlády ČR č. 1580/2008 bude žadatelem poskytnut
souhlas se začleněním na veřejně přístupný seznam příjemců dotace.
4.2.3
Koncepce odbytu
TC ORP je budováno za účelem poskytování služeb různým zákaznickým segmentům, jak je popsáno
v předchozích kapitolách.
Z dotazníkového průzkumu a na základě společného workshopu s jednotlivými ORP v rámci
Královéhradeckého kraje se dospělo k závěru, že za účelem pokrytí služeb celého kraje bude
vybudováno TC na úrovni kraje a každá z ORP bude budovat své vlastní TC ORP.
V rámci přípravy projektu eGon centrum Jičín se uskutečnila jednání s obcemi správního obvodu ORP
Jičín, kde byla projednávána jejich účast na projektu a definováno partnerství. Z důvodu zajištění
potřebné součinnosti budou s partnery uzavřeny potřebné smlouvy o partnerství vymezující práva a
povinnosti jednotlivých subjektů (min. v oblasti vzájemného poskytování služeb a dalšího provozu a
rozvoje projektu). Starostové obcí již písemně vyjádřili jejich zájem na využívání služeb TC ORP Jičín –
elektronické spisové služby (a to jednak v režimu hostované spisové služby či zájmem o pořízení vlastní
spisové služby pro účely obce a jimi zřizovaných organizací).
5
Materiálové vstupy potřebné k projektové činnosti
Předmětem kapitoly je charakteristika a popis dostupných hmotných dodávek potřebných k provozování
služeb a návrh základních požadavků, parametrů a kritérií výzvy veřejné zakázky na realizaci TC ORP.
5.1
Charakteristika a popis dostupnosti hmotných dodávek potřebných k
provozování služeb
Z pohledu dostupných hmotných dodávek potřebných k provozování TC ORP jsou uvažovány pro
datovou a aplikační vrstvu následující s přihlédnutím k využití virtualizačních technik:
Aplikační servery
Disková úložiště
SW pro virtualizaci
Služba oživení a instalace aplikačního serveru, diskového úložiště
5.2
Návrh základních požadavků, parametrů a kritérií výzvy veřejné zakázky na
realizaci TC ORP
Schéma veřejných zakázek:
budování TC ORP bude vzhledem k výši zakázky a dle zákona č. 137/2006 Sb., o Veřejných
zakázkách, realizována formou podlimitní veřejné zakázky v otevřeném řízení.
Základní parametry pro veřejnou zakázku jsou obsaženy v dalších částech této studie.
6 Lokalita a okolí
6.1
Umístění projektu
Charakteristika ORP JIČÍN
Správní obvod Jičín leží na severozápadě Královéhradeckého kraje. Na severu a západě sousedí s
Libereckým a Středočeským krajem, na jihu s obcemi správního obvodu Nový Bydžov, na východě se
správními obvody Hořice a Nová Paka. Správní území zahrnovalo k 31.12. 2004 78 obcí, což je druhý
nejvyšší počet v kraji. Od 1.1. 2005 došlo k přesunu obce Staré Smrkovice ze správního obvodu Jičín do
správního obvodu Hořice a snížení tak počtu obcí správního obvodu na 77. Na celkovém počtu obyvatel
se správní obvod podílí více než 8 procenty, na území kraje 12 procenty a patří mezi největší správní
obvody. Ve městech Jičín, Kopidlno, Lázně Bělohrad, Libáň a Sobotka žilo k 31.12. 2004 téměř 60
procent obyvatel správního obvodu. Na pětině území se rozkládají lesy, téměř 70 procent tvoří
zemědělská půda.
Území se rozkládá v Jičínské pahorkatině, největší řeka Cidlina jím protéká od severozápadu k
jihovýchodu. V severní části území se nachází Prachovské skály, brána do Českého ráje, který je naší
nejstarší chráněnou krajinnou oblastí. Erozními pochody silně rozčleněné pískovcové útvary tvoří dnes
romantická skalní města i řadu samostatných skalních útvarů bizardních tvarů. Jsou opravdových rájem
pro horolezce. Území dotvářejí četné prameny s potoky v hlubokých kaňonovitých údolích a rybníky, z
nichž mnohé jsou využívány k rekreaci. Centrum správního obvodu město Jičín má své pohádkové
kouzlo, a to především díky spisovateli Václavu Čtvrtkovi a jeho loupežníku Rumcajsovi. Každoročně se v
Jičíně koná festival „Jičín – město pohádky“ pro malé i velké návštěvníky. Nedaleko od Jičína se nachází
lázeňské městečko Železnice. Na východě území nalezneme malebné městečko Lázně Bělohrad. Zdejší
bohatá ložiska rašeliny dala základ vzniku slatinných lázní, kde se léčí onemocnění pohybového ústrojí.
Na opačném konci území správního obvodu je rodné město Fráni Šrámka Sobotka, z nedalekého
čedičovém vrchu na město shlíží barokní lovecký zámeček Humprecht.
Jičínsko je málo lidnatý zemědělský kraj s velkým počtem malých obcí (průměrně se 100 obyvateli na
obec) a jen s několika malými městy, z nichž největší je Jičín s 16.000 obyvateli. Průměrná hustota
obyvatelstva ORP je nízká, méně než 10 na km2. Ve správním celku ORP Jičín je 76 obcí, většina z nich
prvního typu. Jejich starostové jsou většinou lidé blížící se důchodu, neuvolnění z funkce, proto mohou
úřadovat jen po večerech (typicky od 17 do 19 hodin) a z toho plyne i nízký stupeň informatizace
obecních úřadů. Většina obcí si připojení do internetu pořídila teprve v r.2009 a to většinou jen
v omezené rychlosti 2 Mb. Bohužel řada obcí nepoužívá ani e-mail a komunikace s nimi je zdlouhavá,
neoperativní. Od projektu TC a ESS si slibujeme i zlepšení této komunikace. Školení starostů obcí, jejich
zaměstnanců, úředníků, zastupitelů a zřízených organizací začalo v 12/2009 v rámci projektu eGon
centra Jičín a doufáme, že i tím se podaří zvýšit informatizaci obcí. Od všech obcí byly vyžádány
informace o jejich ESS, konektivitě do internetu a dalších údajích potřebných pro analýzu a tuto studii.
Obrázek 2 - Mapa ORP Jičín
TC ORP bude realizováno v prostorách ORP JIČÍN, na adrese Žižkovo nám. 18, 506 01 JIČÍN.
Bude poskytovat sadu služeb pro své zákazníky, zejména pro:
Obce – město Jičín a obce na území ORP
zakládané a zřizované organizace obcí
6.2
Životní prostředí v jeho okolí
Technologické centrum ORP Jičín bude umístěno v technologické místnosti v budově Žižkovo nám.18
městského úřadu Jičín.
V rámci realizace projektu nebudou prováděny žádné stavební úpravy. Tím pádem nebude docházet
k překračování požadované meze hlučnosti, ani k znečišťování životního prostředí.
Nezbytnou podmínkou provozování technologického centra je jeho zásobování elektrickou energií.
Nicméně ani v tomto případě nebude docházet k negativnímu vlivu na životní prostředí. Veškeré
obměňované technologické části budou ekologicky zlikvidovány.
Realizace projektu nebude mít žádný negativní, ani pozitivní vliv na životní prostředí.
Předpokladem pro toto tvrzení je skutečnost, že budované Technologické centrum ORP bude
dimenzováno s dostatečným serverovým výkonem, dostatečným diskovým prostorem a dostatečnou
propustností komunikační infrastruktury, aby do něj mohly být postupně (případně ihned po vybudování)
přesouvány služby provozované ve stávající IT infrastruktuře městského úřadu. Po přesunutí budou
odpovídající technické prostředky stávající IT infrastruktury odstaveny. Díky tomu, že navrhované
moderní technologie TC ORP budou mít nižší spotřebu elektrické energie, dá se předpokládat, že
celková energetická bilance IT infrastruktury zůstane zachována, tzn. nedojde k navýšení spotřeby
elektrické energie.
6.3
Stav technické infrastruktury
Informační infrastruktura a komunikační infrastruktura představují základní pracovní nástroj veřejné
správy.
Základ informační infrastruktury tvoří technologické centrum ORP. Základem komunikační
infrastruktury je síť Internet a jednáme o připojení do KIVS (komunikační infrastrukturu veřejné
zprávy na Policii ČR v Balbínově ulici 24, Jičín, kam vede multimodové optické vlákno z budovy
Měú).
6.4
Seznam subjektů zapojených do projektů, způsob jejich zapojení
Do projektu budování TC ORP jsou zapojeny následující subjekty:
Členové projektového týmu z obcí ORP: obec Lužany, obec Běchary na základě partnerské
smlouvy.
Projektu se jako konzumenti služeb účastní organizace města Jičín, Měú Jičín, 19 obcí ze
správního celku ORP Jičín a jimi zřizované organizace na základě písemného vyjádření o zájmu
využívat služby TC ORP.
S těmito subjekty bude uzavřena partnerská smlouva o využívání služeb TC ORP.
Seznam obcí 1.typu (nemají ani stavební ani matriční úřad), které požádaly o přístup
k elektronické spisové službě v hostovaném režimu:
obec
1. Dřevěnice
2. Kbelnice
3. Konecchlumí
4. Kovač
5. Lužany
6. Ohaveč
7. Ostružno
8. Samšina
9. Sedliště
10. Soběraz
11. Újezd pod Troskami
12. Veliš
13. Vršce
14. Běchary
15. Železnice
telefon
e-mail
web
493 597 235
493 532 824
493 597 148
724 179 875
493 597 178
493 571 785
493 533 030
493 572 101
493 598 161
493 522 024
493 591 195
493 539 662
493 552 223
493 552 235
493 532 934
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
www.podchlumi.cz/kovac
www.luzany.cz
www.samsina.onas.cz
www.sedliste-jc.cz
www.sobrada.cz
www.velis.cz
www.bechary.cz
www.zeleznice.net
Seznam organizací obcí, které požádaly o přístup k elektronické spisové službě v hostovaném
režimu:
1. Základní škola a mateřská škola Lužany (zřízená obcí Lužany)
493 597 163
[email protected]
2. Masarykova základní škola (zřízená městem Železnice)
493 532 936
3. Základní škola Sobotka
493 571 539 [email protected]
[email protected] www.zszeleznice.cz
(zřízená městem Sobotka)
www.zs.sobotka.indos.cz , IČO 71001379
Seznam obcí 1.typu, které požádaly o nákup licence plné verze elektronické spisové služby
provozované na vlastní technologii obce:
1. obec Podůlší
2. obec Žeretice
3. Obec Bukvice
493 597 125
493 592 330
493 594 277
[email protected]
[email protected]
[email protected]
www.zeretice.org
www.obecbukvice.cz
(Keo)
(Keo)
(Munis)
Obec 2.typu (má stavební i matriční úřad), která požádala o nákup licence plné verze elektronické
spisové služby provozované na vlastní technologii obce:
1.Město Sobotka
493 572 201
[email protected]
www.sobotka.cz
(Ginis)
Seznam organizací zřízených městem Jičín, které požádaly o přístup k elektronické spisové
službě v hostovaném režimu:
1. Kulturní zařízení města Jičína, IČ: 13584430,
493 531 568
www.kzmj.cz
[email protected]
493 532 451
www.kackojicin.cz
[email protected]
493 531 356
http://1zs.mujicin.cz
[email protected]
493 531 566
http://4zs.jicin.cz
[email protected]
493 532 645
http://www.zusjicin.cz
[email protected]
493 532 046
http://3zs.jicin.cz
[email protected]
493 532 405
www.2zsjc.cz
[email protected]
493544744
www.tsjc.cz
[email protected]
493 533 462
www.sport-jicin.cz
[email protected]
493 546 212
http://www.ssmj.cz
[email protected]
493 532 833
http://knihovna.jicin.cz [email protected]
2. K-klub – středisko volného času, Valdštejnovo nám.99, Jičín, IČ: 71234918,
3. Základní škola a mateřská škola, Jičín,17.listopadu 109, IČ: 70886822
4. Základní škola, Železnická 460, Jičín, IČ: 70886784
5. Základní umělecká škola, Jičín, IČ: 67440690
6. Základní škola, Poděbradova 18, Jičín, IČ: 75019485
7. Základní škola, Husova 170, Jičín, IČ: 70886849
8. Technické služby města Jičín, IČ: 64814467
9. Sportovní zařízení města Jičín, IČ: 70974349
10. Sociální služby města Jičín, IČ: 70888167
11. Knihovna Václava Čtvrtka, Jičín, IČ: 00370967
Seznam obcí a měst, které požádaly pouze o negarantované úložiště dat provozované na TC ORP:
1.
2.
3.
4.
5.
obec Staré Místo
městys Podhradí
město Lázně Bělohrad
město Kopidlno
obec Češov
493 534 268
493 532 892
493 792 276
493 552 291
493 555 148
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
www.antee.cz/staremisto
www.obcecr.cz/podhradi
www.lazne-belohrad.cz
www.kopidlno.cz
7 Technické řešení
Předmětem této kapitoly je popis technického řešení TC ORP.
7.1
Specifikace zadání pro TC
Technologická centra budou integrální součástí systému eGovernment, propojeného infrastrukturou
KIVS. Implementace eGovernment vyžaduje vytvoření, provoz a údržbu infrastruktury pro zpracování
klíčových dat regionu prostřednictvím aplikací a systémů, jako jsou spisové služby, datové sklady,
digitální mapy veřejné správy (DMVS) atd. Na úrovni Krajů a ORP získá informatika výrazně regionální
charakter. Technologická centra budou postupně rozšiřována implementací nových funkcí.
Technologické centrum ORP využívá výhod „cloud computingu“ jako jsou výkon (sdílení hardwarových
prostředků umožňuje lépe přerozdělovat výkon mezi jednotlivé uživatele a služby), bezpečnost (celé
datacentrum je zabezpečeno mnohem lépe než jeden počítač), mobilita (uživatel se může k datacentru
připojit kdekoliv, nezávisle na platformě). Technologickým základem „cloud computingu“ je virtualizace.
CMS
TC ORP
TC K
TC ORP
7.2
TC ORP
Obecné požadavky na Datové centrum
Datové centrum TC ORP musí splňovat následující minimální požadavky:
o bude chráněno proti neoprávněnému přístupu
o
teplota prostředí se pohybuje v rozmezí od 18°C do 24°C, relativní vlhkost v rozmezí 35%-65%
o
v místnostech datových center budou instalována požární čidla kouře, teploty a infra čidlo
pohybu. Čidla budou zapojena do rack monitoring systému
o
tyto prostory jsou napojeny na systém elektronické zabezpečovací signalizace
o
samostatně jištěný pro rozvaděč, napájení je rovněž zajištěno diesel (benzin) agregátem
o
je zajištěna vnější ochrana budovy vlastníkem, nebo bezpečnostní službou 24 hodin denně a 7
dní v týdnu
o
jsou prokazatelně evidovány osoby vstupující do vyjmenovaných technologických prostor
o
prostory, v nichž se datová centra nacházejí, leží mimo zátopovou oblast tzv. stoleté vody, mimo
bezprostřední dosah produktovodů a jinak kritických míst a leží v místech, kde je možné
zabezpečit bezproblémové zásobování elektrickou energií
7.3
Ostatní vstupy pro budování TC ORP
o
ORP musí zajistit bezpečnost svého TC
o
TC K bude poskytovat pro TC ORP službu garantovaného úložiště
7.4
Vlastní koncept řešení
Technologické centrum ORP je infrastrukturním základem pro poskytování služeb TC ORP. Cílem je
zajištění co nejlepších podmínek provozu informačních systémů v režimu 12x5 hodin.
TC ORP vyžaduje vytvoření, provoz a údržbu infrastruktury pro provozování aplikací a služeb. TC ORP
bude integrováno s TC K na úrovni distribuce dat, aplikací a služeb navázaných na CMS (na obrázku
nahoře TC C).
Technologické centrum zahrnuje následující vrstvy:
o Komunikační infrastruktura – zajišťuje komunikaci vrstev TC uvnitř i vně
o
Systémová infrastruktura – zajišťuje výpočetní výkon a prostor pro ukládání dat aplikací a služeb
o
Systémové služby – zajišťují spolupráci mezi jednotlivými systémy, zajišťují bezpečný přístup ke
službám a aplikacím, apod.
o
Aplikační vrstva – obsahuje aplikační logiky hostujících aplikací, včetně databázových serverů
o
Bezpečnost – zajišťuje minimalizaci možných bezpečnostních incidentů
o
Servis, podpora a řízení infrastruktury TC ORP
o
Klientská – zohledňuje a reprezentuje klientovi služby a jeho uživatelské rozhraní
7.4.1
Návrh a popis architektury řešení
7.4.1.1 Současný stav
V současné době je technologická místnost Města Jičín vybavena několika servery s operačními systémy
Windows a Linux. Připojení do Internetu je zabezpečeno sw firewallem. Antivirovou ochranu,
antispyware, antispam a antimalware řeší produkt AVG. Antispam řeší také produkty Amavis a
SpamAssassin. Internetová konektivita je dostatečná – 50Mbs fullduplex po optice (záložní připojení je
realizováno technologií WIFI 30Mbs ).
Některé vyjmenované sw položky budou využity pro budování Technologického centra Města Jičín:
produkt AVG je dostačující a bude využit při budování TC ORP.
7.4.1.2 Datové centrum ORP
Vzhledem k prostorovým možnostem MěÚ Jičín bude vybudováno jedno nové Datové centrum pro účely
TC ORP. Všechny důležité komponenty řešení TC ORP budou koncipovány jako redundantní.
Principielně je schéma takto budovaného TC ORP na následujícím obrázku:
Místnost Datového centra TC ORP Jičín bude ve stávající serverové místnosti na adrese: Žižkovo
náměstí 18, Jičín 506 01, místnost 303, kam budou umístěny tři servery a jedno diskové pole, dva
Ethernet L3 switche, VPN router. Dále bude zapojen stávající benzínový motorgenerátor. Umístěn bude
též záložní zdroj napájení pro pokrytí energetických nároků DC.
R OZVADĚČ
Stávající serverovna bude rozšířena o jeden rozvaděč s minimálními parametry - výška 41U, hloubka
1000mm, bez bočnic a bez dveří.
M OTORGENERÁTOR
Bude využit stávající motorgenerátor. Motorgenerátor musí mít systém automatické regulace otáček a
dostatečný výkon, aby byla vyloučena nefunkčnost UPS vlivem jejich kolísání změnou zátěže.
Z ÁLOŽNÍ ZDROJ NAPÁJENÍ (UPS)
Datový rozvaděč v Hlavním datovém centru bude vybaven UPS s dostatečným výkonem, aby pokryl
energetické nároky po dobu nezbytně nutnou na náběh benzín agregátu.
Z tabulky spotřeby komponent Datového centra ve čtvrtém roce provozu a spotřeby stávajících
technologií vyplývá potřeba jedno/třífázové UPS s výkonem 5,5kVA.
Příkon a chlazení 5.rok
Příkon a chlazení 1.rok
Příkon(W)
Chlazení(BtU/h)
Měřený
Maximální Měřené
Maximální
Servery
Disková pole
Aktivní prvky
UPS
Klimatizace
Celkem hw
800
770
700
1500
3770
1800
980
1246
2000
6026
3450
2380
840
1200
5624
3244
1730
2456
7870
13054
Příkon(W)
Chlazení(BtU/h)
Měřený
Maximální Měřené
Maximální
Servery
Disková pole
Aktivní prvky
800
1540
700
1800
1960
1246
UPS
Klimatizace
1500
2000
Celkem hw
4540
7006
3450
4760
840
5624
6488
1730
1200
2456
10250
16298
N APOJENÍ NA EZS
Datové centrum musí být napojeno na systém EZS. Datové centrum bude napojeno na stávající EZS.
M ONITOROVACÍ SYSTÉM PRO ROZVADĚČE (R ACK M ONITORING S YSTÉM – RMS)
Rack monitoring systém bude napojen na všechny zásadní systémy technologických místností. Od
napájení (vstup i výstup u UPS), přes čidla teploty a kouřová spolupracuje také s klimatizační jednotkou a
je připojen do LAN a pomocí SNMP protokolu předává informace o všech událostech vyhodnocovacímu
systému (např. KIWI Syslog) a díky němu podávat administrátorovi systému varovná nebo kritická
hlášení.
K LIMATIZACE
Datové centrum musí být vybaveno klimatizací. Využije se stávající klimatizační jednotky.
S YSTÉMOVÁ INFRASTRUKTURA
Architektura vrstvy systémové infrastruktury pokrývá potřeby aplikací a služeb a je navržena pro budoucí
růst. Systémová infrastruktura TC ORP se skládá zejména ze serverové části, části datového úložiště a
jejich vzájemného propojení a to buď přímého, nebo využitím virtualizačních technik. Využitím virtualizace
serverů je dosaženo zajištění optimálního výkonu a požadované garance dostupnosti služeb.
S ERVERY
Služby a aplikace provozované v TC ORP jsou provozovány na serverech. Pro zajištění požadované
dostupnosti a výkonnosti bude vybudováno prostředí pro provoz aplikací na fyzických serverech i ve
virtuálním prostředí.
V IRTUALIZACE SERVEROVÁ
Serverová virtualizace zajistí:
o schopnost zajištění garance služby
o
možnost provozovat služby v záložním datovém centru
o
záloha a obnova v definovaném čase
o
lepší využitelnost hardware
o
nižší nároky na management prostředí
o
provisioning , schopnost rychle reagovat na budoucí potřeby ICT
o
nižší energetická náročnost
o
nezávislost na hardware fyzického serveru
o
škálovatelnost
o
možnost využívat fault tolerance služby i pro servery, které nelze provozovat v clusteru
TIERED STORAGE
Koncept ukládání dat využívá Tiered storage.
Tier
Technologie disků
Tier 1
SAS disky, 15000 RPM
Tier 2
SATA disky
Požadovaný způsob připojení pro T1 - T2 je SAN 4Gb, případně výkonnější.
Předpokládá se s nasazením jednoho diskového úložiště s čistou kapacitou 3,6TB na discích SAS
(RAID6) pro T1 a čistou kapacitou 2x 12TB na discích SATA (RAID6) pro T2.
Navržená kapacita vychází z požadavků ORP: milion dokumentů ročně při průměrném objemu 2MB na
dokument a provozu 5 let = 10TB diskové kapacity. Dále je nutné kalkulovat s prostorem na zálohy,
prostorem na další testovací virtuální stroje atd. Pokud by průměrná velikost dokumentů byla 5 MB, pak
by úložiště obsahovalo po 5 letech 25 TB pouze na datech! Je třeba předpokládat i skenování map a
výkresů pro stavební a jiná řízení, což by objemy dat navýšilo. Diskové úložiště musí umožňovat
jednoduchou a dostatečnou rozšiřitelnost.
V dokumentu Technologické centrum obce s rozšířenou působností, (Koncept a východiska) jsou
následující požadavky na TC ORP vztahující se k diskovým úložištím:
•
•
•
•
•
K serverům bude připojeno úložiště k ukládání dat databáze a aplikačního serveru.
Ukládání dat řešit prostřednictvím NAS (Networked Attached Storage) popř. SAN (Storage Area
Network), s implementovanou TIER architekturou a HSM (Hierarchical Storage Management)
designem. Produkční data ukládat na TIER 0 na rychlé FC disky (nebo rychlejší) diskového
úložiště (např. rychlost pro 4KB bloky alespoň 60 tis. IOPS pro RAID 6, R/W sekvenčně).
Propojení serverů a diskového pole bude redundantní pro zajištění vysoké dostupnosti dat.
Diskové pole musí být dostatečně výkonné a škálovatelné, aby pokrylo předpokládané budoucí
nároky aplikací, a musí umožňovat použití jako vysoce výkonných, tak kapacitních disků.
Klíčové komponenty systému pro ukládání dat budou řešeny jako redundantní
Minimální konfigurace: Čistá využitelná kapacita: 1TB
Navržená hw konfigurace diskových úložišť je navržena s ohledem na skutečné požadavky ORP. Splňuje
veškeré požadavky na redundanci komponent a přípojných cest, splňuje požadavky na výkonnost,
škálovatelnost, použitelnost jak vysoce výkonných, tak vysokokapacitních disků. Splňuje požadovaný
způsob připojení – v tomto případě SAN. Požadavek na Tier 0 pro TC ORP pokládáme za nadbytečný a
jen velmi těžko splnitelný. TC ORP na rozdíl od TC K nebude s největší pravděpodobností ani
v budoucnosti potřebovat úložiště s takovým výkonem.
Rozbor výkonnosti různých typů diskových úložišť:
Požadavek na sekvenční R/W diskové operace nad 4kB bloky dat 60.000 IOPs je v současné době
splnitelný pouze diskovými poli se stovkami disků nebo úložišti s technologií Flash. Bereme-li v potaz
horší údaj výkonnosti, což je čtení dat z disku, pracujeme u klasických disků typu FC nebo SAS s číslem
cca 180 IOPs na jeden disk, 60.000 IOPs pak splní pouze diskové úložiště s cca 330 disky (jenom cena
disků je pak kolem 6 mil.Kč bez DPH) nebo zmíněné diskové úložiště s disky případně CACHE pamětí
typu Flash. Obě varianty ale finančně výrazně přesahují možnosti rozpočtu TC ORP. Pro vysoké nároky
na výkon diskového systému je v současné době spíše používán systém vyrovnávacích pamětí typu
Flash nebo DRAM umožňující dočasné přesunutí bloků dat s vysokými nároky na IOPs. Pak není nutné
dimenzovat velikost Flash nebo DRAM paměti na všechna produkční data nebo celé databáze, ale
postačí kapacita výrazně nižší.
Rozbor požadavků jednotlivých typů aplikací provozovaných v prostředí TC ORP na IOPs:
V následující tabulce se pokoušíme o konsolidaci požadavků z několika typických aplikací, které budou
nasazeny v prostředí TC ORP. Nelze je pokládat za absolutní, ale kromě údajů o požadavcích
databázového serveru jsou velmi přesné. Databázový server může ve skutečnosti generovat požadavky
nižší (v případě většího počtu uživatelů, extrémně velké databáze nebo extrémní databázové úlohy, která
zpracovává všechna data, mohou být i větší), do tabulky jsme záměrně použili údaj poměrně vysoký.
Z tabulky je vidět, že i v případě, kdy všechny aplikace (databázový a poštovní server, file server a
virtuální servery) budou požadovat data z diskového úložiště současně, mohou se tyto požadavky dostat
na cca 1400 IOPs. Požadavky na takový výkon splňuje prakticky jakékoliv diskové úložiště osazené
pevnými disky typu SAS nebo SATA (v maximální konfiguraci desítkami takových disků).
Typická aplikace
IOPs
200 uživatelská databáze
800
600 uživatelských poštovních schránek
300
200 uživatelů souborového diskového systému
60
10 virtuálních serverů
250
Celkem pro 200 uživatelů a 10 virtuálních serverů
1410
Rozbor výkonnosti různých typů pevných disků:
FC disky se od SAS disků používaných v současných diskových úložištích liší především typem
použitého datového konektoru, který slouží pro přenos dat z disku do řadiče a opačně. FC disk s 15.000
otáčkami za minutu má tedy stejnou výkonnost jako SAS disk se stejným počtem otáček. FC SATA disk
má pak analogicky stejnou výkonnost jako SATA disk používaný v policích s disky SAS. V současné
době již dokonce existují SAS a SATA disky s přenosovou rychlostí 6Gb/s, tedy o 1/3 větší než většina
FC disků 4Gb/s. Nicméně výkonnost kteréhokoliv disku je závislá především na době potřebné na
vybavení jedné I/O operace a ta se pohybuje kolem 5ms i u těch nejvýkonnějších pevných disků
současnosti.
G ARANTOVANÉ ÚLOŽIŠTĚ
Garantované úložiště bude vybudováno v TC K jako jeho povinná služba. TC ORP vybuduje bezpečný
způsob připojení ke garantovanému úložišti podle jeho definice ve studii proveditelnosti TC K.
LAN
TC ORP bude osazeno minimálně dvěma Ethernet přepínači. Servery pro virtualizaci budou propojeny do
každého páteřního switche vždy minimálně jednou Gb linkou. Návrh sítě LAN je pak odolný proti
jednonásobné chybě hardware. Vícenásobná porucha hardware (výpadek obou Ethernet přepínačů
současně) může znamenat výpadek. Aktivní prvky datového centra budou chráněny proti poškození
bleskem.
LAN infrastruktura TC ORP bude využívat následující vlastnosti důležité zejména pro zajištění kvality
služeb, bezpečnosti a dostupnosti:
o podpora VLAN (802.1q - 2048 VLANs, 802.1ad - Q-in-Q)
o
podpora pro Microsoft NLB Cluster (Multicast)
o
podpora dynamického routingu (VRRP)
o
podpora Multiple Spanning Tree (802.1s)
o
podpora IPv6
o
podpora agregace portů (802.1ad - LACP)
o
podpora Advanced QoS
TC ORP bude osazeno centrálním routerem s IPS vlastnostmi. Centrální router bude na rychlosti
minimálně 1Gb propojovat MAN, LAN, KIVS a internet sítě.
SAN
Na následujícím obrázku je přehledně znázorněno rozložení jednotlivých stavebních prvků TC ORP Jičín
včetně SAN:
TC ORP Jičín
Elektrocentrála
Ethernet switche
Management a
Backup server
Silová
přípojka
Server
serverové
virtualizace
Rozvaděče
Server
serverové
virtualizace
Záložní zdroj
napájení (UPS)
+
X
!
N+ 1
VPN
HA
router
Bezpečnost
Dohled
Diskové pole FC 1
Dodávka energie
Datové centrum
MAN
KIVS
Internet
S YSTÉMOVÉ SLUŽBY
Zajišťují spolupráci mezi jednotlivými systémy, zajišťují bezpečný přístup ke službám a aplikacím, apod.
ZÁLOHOVÁNÍ A OBNOVA DAT
Zálohování a obnova dat jsou v konceptu TC ORP řešeny zálohováním dat na storage server
s odpovídající diskovou kapacitou a pomocí zálohovacího software. Záloha je prováděna metodou D2D.
Zálohování pokrývá servery systému WINDOWS, LINUX.
V ZDÁLENÝ PŘÍSTUP (VPN), TERMINÁLOVÝ PŘÍSTUP
Vzhledem k rozboru získaných dat od obcí a organizací zatím není nutné uvažovat o terminálových
službách. Navrhovaná infrastruktura je připravena pro rozšíření o možnost vzdáleného přístupu.
C ENTRÁLNÍ SLUŽBY
TC ORP je s centrálním technologickým centrem TC C (CMS) propojeno pomocí infrastruktury KIVS.
CMS je místo, kde dochází k výměně dat mezi centrálními informačními systémy. CMS zabezpečuje
provoz generických služeb (adresářové služby, identity management, jmenné služby DNS, služba
přesného času NTP), tak dalších centralizovaných služeb v budoucnu.
S ERVIS , PODPORA A ŘÍZENÍ INFRASTRUKTURY TC ORP
Cílem koncepce této vrstvy je zajištění takové úrovně podpory a řízení implementovaných a
provozovaných technologií a služeb, aby byl zajištěn provoz 12x5 a požadovaná dostupnost a kvalita
služeb.
H ELPDESK
Pro zajištění správy servisních požadavků a podpory uživatelů bude využíván Helpdesk.
S MLUVNÍ VZTAHY
Smluvní vztahy vychází ze schématu veřejných zakázek.
Veřejná zakázka -> smlouva o dílo + servisní smlouva
Základní parametry smluv o dílo:
1. Smluvní strany
2. Předmět plnění
3. Termíny plnění, harmonogram projektu
4. Cena plnění
5. Platební podmínky
6. Komunikace, pravomoci a odpovědnosti zástupců smluvních stran
7. Místo a způsob plnění
8. Předání a Akceptace Díla
9. Změnové řízení
10. Práva a povinnosti smluvních stran
11. Odpovědnost za škodu
12. Záruka
13. Prodlení, sankce
14. Platnost, odstoupení a zánik smlouvy
15. Řešení sporů
16. Závěrečná ustanovení
17. Přílohy:
•
Podrobný popis plnění /kalkulace ceny
•
Zásady vedení projektu - Zakládací listina projektu
Základní parametry servisní smlouvy jsou shodné se smlouvou o dílo. Místo bodu 8. Předání a akceptace
je u servisní smlouvy Způsob plnění. Příloha : - Obsah Služeb, včetně jejich parametrů.
P ATCH MAN AGEMENT A PROFYLAXE
Patch management je proces pro zajištění maximální ochrany systémů před známými zranitelnostmi a
jejich bezpečnou implementaci.
Využitím technologie virtualizace serverů pro plánování a testování disaster recovery procesů
dosáhneme možnosti testovat bezpečnostní opravy software a ověřit funkcionalitu.
Preferované je používání aplikací a systémů, na které poskytuje výrobce nebo dodavatel systém
automatického oznamování, případně automatického systému detekce přítomnosti nové bezpečnostní
opravy, nebo rozšíření funkcionality.
V intervalech předepsaných provozními směrnicemi je nutné provádět profylaxi hardwarových
komponent, zejména update potřebných firmware, kontrolu stavu baterií UPS apod.
Š KOLENÍ
Na úrovni odboru informatiky ORP je doporučeno základní zaškolení do úrovně operátora instalovaných
technologií.
L ICENCE
Na straně ORP bude stanovena odpovědnost za správu licencí používaného software.
M AINTENANCE
Je nezbytné mít zajištěnou maintenance nebo servisní podporu na všechny kritické komponenty systému
po celou dobu udržitelnosti projektu. Jedná se zejména o:
o bezpečnostní produkty (anti-x ochrana)
o
SAN a LAN komponenty
o
Serverovou virtualizaci
o
UPS
S ERVISNÍ PODPORA
Servisní podpora bude personálně řešena z kapacit IT oddělení.
M AN AGEMENT A MONITORING
Využije se možnosti monitorování zařízení přes SNMP dodaných technologií.
Servery a storage
U storage pro Tier 1 a Tier 2 je vyžadován management chybových stavů od výrobce storage. Na úrovni
TC ORP bude implementován management výrobce technologie.
Datové centrum
Datové centrum bude monitorováno rack monitoring systémem.
Ostatní
Všechny další implementované technologie budou využívat výše uvedené management nástroje, pokud
je to možné, případně vlastní. Preferováno je propojení managementů do systému managementu aplikací
nebo komunikační infrastruktury.
Bezpečnost
Vrstva bezpečnost zajišťuje minimalizaci možných bezpečnostních incidentů. Bezpečnost TC ORP se
prolíná všemi vrstvami a všemi prvky řešení. Tato kapitola popisuje vlastnosti řešení bezpečnosti
z pohledu síťových útoků, virového nebo podobného útoku.
Anti-x ochrana
Anti-x ochrana TC ORP bude budována jako host ochrana, tzn. bude instalována v operačním systému
serveru. Anti-x ochrana TC ORP splňuje následující prvky ochrany:
o antivirová ochrana
o
ochrana před spywarem nebo obdobným škodlivým kódem
o
brána - firewall pro hostitelský operační systém
o
vyžadována je centrální správa
Klientská vrstva
Klientská vrstva zajišťuje uživatelské rozhraní pro přístup k aplikační logice hostovaných aplikací, popř.
služeb.
Preferovaný přístup k aplikacím TC ORP je pomocí bezpečného webovského přístupu (SSL) ke službám
a hostovaným aplikacím. SSL certifikáty služeb (aplikací) budou součástí implementace služeb.
7.5
Porovnání variant technologických řešení TC ORP:
7.5.1 Srovnání nabídek jednotlivých dodavatelů
Nabídky dodavatelů budou porovnány co do kvality produktů a ceny v rámci etapy výběru dodavatele.
Jakékoliv srovnání v této fázi by nemělo, vzhledem k šíři a rozmanitosti produktů na trhu, odpovídající
vypovídací hodnotu.
7.5.2 Výhody a nevýhody jednotlivých řešení
1) Varianta 1- „Na zelené louce“ – kompletní vybudovaní TC ORP se všemi atributy serverové i
diskové virtualizace s možností licencovat diskovou virtualizaci až na kapacitu 50TB s replikací dat
TC ORP do TC K včetně virtuálních serverů bez využití jakéhokoliv stávajícího zařízení.
Vzhledem k tomu, že požadavky hw a sw vybavení technologiemi jsou vysoké, odpovídající kompletní
nové řešení by znamenalo investici ve výši cca 7Mil. Kč včetně DPH.
Výhody:
- Všechny hw komponenty jsou vybaveny „novou“ zárukou a maintenance, takže TC ORP
je jimi pokryto jako celek
-
Všechny hw komponenty jsou na stejné úrovni, co se týče spotřeby (každý nový hw se
od předchozí generace liší nižší spotřebou a vyšším výkonem)
-
Support takové infrastruktury lze řešit jako celek bez nutnosti hledat a nastavovat
pravděpodobně složité vztahy s poskytovatelem stávajícího supportu (pokud existuje a je
využíván)
-
Celková investice do TC ORP je vyšší, je nutné nakoupit veškeré hw vybavení serverů,
diskových úložišť, síťových aktivních prvků, odpovídající záložní zdroje napájení,
motorgenerátor, rozvaděče, zabezpečení technologické místnosti, veškeré sw licence,
hw i sw nainstalovat. Často není v prostorových možnostech ORP uvolnit další místnost
nebo její část pro nové technologie
-
Po nějakou dobu je nutné provozovat souběžně kompletně nové TC ORP a stávající IT
infrastrukturu ORP
-
Na celou hw i sw infrastrukturu TC ORP je nutné zaškolit administrátory ORP
-
Ceny licencí diskové virtualizace jsou vysoké a roční provozní náklady tomu odpovídají
Nevýhody:
2) Varianta 2 – „Integrace” se stávajícími technologiemi (hw, sw) IT systémů ORP, kompletní
vybudovaní TC ORP se všemi atributy serverové virtualizace
Výhody:
-
S výhodou lze využít všechny již zavedené, osvědčené hw i sw technologie bez nutnosti
školení administrátorů ORP (pokud jsou již proškoleni).
-
O částku za hw a sw, který bude využit ze stávajících technologií se sníží celková
investice do TC ORP
-
Lze zvolit optimální rozložení záruk a maintenance na jednotlivé hw i sw komponenty,
zohlednit přitom redundanci všech prvků a vybudovat po všech stránkách zabezpečené
TC ORP
-
Není nutné hledat další prostor pro umístění technologií TC ORP, postačí uvolnit
případně rozšířit stávající
-
Relativně nízké roční provozní náklady
-
Využitá hw zařízení mohou mít pouze omezenou dobu záruky, v případě jejich poruchy v
pozáruční době se mohou zvýšit náklady na provoz TC ORP
Nevýhody:
3) Varianta 3 – „Minimální” z hlediska investic, kompletní vybudovaní TC ORP se všemi atributy
serverové i diskové virtualizace s možností licencovat diskovou virtualizaci na kapacitu max.10TB
(kalkulace Varianty 3 je na 2TB virtualizované diskové kapacity), bez dvou FC diskových úložišť
(disková úložiště jsou řešena pouze interní kapacitou serverů)
Výhody:
-
Minimální investice do hw a sw
-
Nezávislost TC ORP na okolí
Nevýhody:
-
Nutnost řešit veškeré provozní požadavky (především na zvyšování dostupnosti aplikací
a dat obecně) v rámci TC ORP “vlastními” silami
-
Nutnost řešit kvalitní autonomní systém zálohování dat v rámci TC ORP
-
Vysoké roční provozní náklady
Jako optimální řešení byla zvolena varianta 2 „Integrace“. Důvodem je využití stávajících investic
do budování ITC.
7.5.3 Analýza technických a bezpečnostních rizik
Technická rizika návrhu hw a sw TC ORP
M OTORGENERÁTOR
Porucha motorgenerátoru neohrozí za běžné situace (nepřerušovaná dodávka elektrické energie
z rozvodné sítě) provoz TC ORP. Jeho technický stav bude podrobován pravidelným technickým
kontrolám včetně funkčních s doplňováním paliva, aby byl v případě výpadku dodávky el. energie
schopen provozu. Motorgenerátor musí být vybaven funkcí automatické regulace otáček. Bez této funkce
bude ohrožena funkčnost zásobování celého TC ORP elektrickou energií a to změnou otáček a frekvence
výstupního napětí MG při změně zátěže s následným výpadkem UPS. Je také smlouva s Dobrovolným
záchranným sborem o případném zapůjčení jejich motorgenerátoru. Nicméně úzkým hrdlem je
zálohování napájení konektivity do internetu – ISP disponuje jen 30 minutovými UPS. Na 30 minut je
dostačující i UPS 5,5kW.
UPS
Porucha elektroniky UPS neohrozí za běžné situace (nepřerušovaná dodávka elektrické energie
z rozvodné sítě) provoz TC ORP, napájení TC ORP bude v případě takové poruchy UPS pokračovat bez
výpadku z rozvodné sítě. Aby systém UPS takto zafungoval, bude správně vyřešen interní nebo externí
modul ByPass tak, aby porucha UPS znamenala automatické přepojení napájení hw TC ORP přímo na
rozvodnou síť (případně motorgenerátor).
K LIMATIZACE
Porucha klimatizační jednotky může způsobit nežádoucí zvýšení teploty v technologické místnosti a
poruchu serverů nebo diskových polí. Pro minimalizaci rizika je vhodné osadit serverovou místnost
dvěma klimatizačními jednotkami.
M ONITOROVACÍ SYSTÉM
Veškeré zásadní parametry technologické místnosti a zařízení v ní budou sledovány monitorovacím
systémem RMS. Automatizovaným vyhodnocováním nestandardních stavů lze předejít větším výpadkům.
S ERVERY
HW porucha jednoho serveru (taková, která způsobí celkový výpadek stroje a jeho nedostupnost
v infrastruktuře TC ORP) serverové virtualizace v hw redundantní konfiguraci TC ORP nezpůsobí
výpadek poskytovaných služeb delší než několik minut – virtuální stroj bude automaticky nastartován na
jiném uzlu. Porucha Management serveru nezpůsobí výpadek služeb TC ORP, pouze nebudou po dobu
jeho opravy k dispozici některé management nástroje. Zdvojování Management serverů není vhodné,
nárůst ceny neodpovídá přínosu.
D ISKOVÁ ÚLOŽIŠTĚ
Porucha jednoho pevného disku v každém RAID setu konfigurovaného diskového úložiště nezpůsobí
výpadek služeb poskytovaných TC ORP. RAID sety budou nakonfigurována jako RAID6, pak mohou bez
dopadu na poskytování služeb vypadnout až dva disky v každém z nich. Porucha jednoho řadiče
diskového úložiště nezpůsobí výpadek služeb poskytovaných TC ORP. Diskové úložiště bude vybaveno
dvěma diskovými řadiči.
E THERNET
HW porucha jednoho Ethernet switche nezpůsobí výpadek služeb poskytovaných TC ORP. HW porucha
jednoho routeru nezpůsobí výpadek služeb poskytovaných TC ORP.
Bezpečnostní rizika návrhu hw a sw TC ORP
Pro zajištění bezpečnosti technologických center jsou definovány bezpečnostní principy:
•
•
•
•
důvěrnost, tj. zajištění ochrany citlivých dat před nepovolaným přístupem. Za spolehlivý
prostředek je považováno šifrování. Tam, kde hrozí riziko neoprávněného přístupu k citlivým
datům, je navrhováno aplikovat vhodnou formu šifrování (např. využitím PKI);
dostupnost, tj. zajištění dostupnosti dat a systémů v takovém definovaném rozsahu a v době, ve
které je oprávněný uživatel požaduje. Jako vhodné opatření je navrhována např. redundance
zdrojů týkajících se jak informací, tak potřebné infrastruktury (mirorring, vyrovnávání zátěže,
replikace, hot-site, záložní zdroje energie, alternativní komunikační kanály atd.);
integrita, tj. neporušitelnost a celistvost informací/zpráv, u kterých je požadováno, aby při přenosu
a zpracování nedošlo k jejich neoprávněné změně. Navrhovaným bezpečnostním opatřením pro
zajištění integrity dat je např. elektronický podpis (resp. PKI);
odpovědnost, tj. požadavek na zajištění auditu, který prokazatelně dokládá určitou činnost. Za
opatření zajišťující odpovědnost jsou považovány auditní záznamy (logy), vedené o každém
zásahu v systému. Požadavek na vedení auditů je dále rozšířen o požadavek zajištění důvěrnosti
a integrity logů, tzn., že tyto záznamy jsou považovány za důvěrná data a mohou být přístupné
pouze oprávněným uživatelům, a dále že nemohou být mazány, upravovány či pozměňovány.
Prvním krokem při řešení bezpečnosti TC je vstupní analýza, která má za cíl identifikovat požadavky,
které jsou na TC kladeny z hlediska informační bezpečnosti. Určité požadavky s sebou přináší zákonné
předpisy, standardy a normy se vztahem k informační bezpečnosti, některé specifické požadavky si
vyžádá navrhovaná architektura řešení, další požadavky jsou podmíněny technickou náročností
navrženého řešení.
Na základě analýzy všech těchto požadavků a cílů projektu, obecně požadovaných vlastností a
provozních nároků kladených na TC je třeba zabývat se konkrétními bezpečnostními aspekty, jako jsou
např. požadavky vyplývající z právních předpisů pro ISVS, požadavek zajištění kontinuity a obnovitelnosti
provozu TC a s tím spojený požadavek na redundanci a zálohování systémů a dat, požadavek klasifikace
a ochrany ukládaných dat, požadavky na zabezpečení fyzického a logického přístupu k TC (identity
management), požadavky na zabezpečení komunikace, požadavky napojení na dohledové systémy
apod.
Požadavky zákonných předpisů:
Zajištění ochrany informací ve smyslu ustanovení zákona č. 365/2000 Sb. a vyhlášky č. 529/2006 Sb.
předpokládá mj. splnění požadavků na kvalitu a bezpečnost v rámci dlouhodobého řízení informačních
systémů veřejné správy (ISVS). Novelizovaný zákon č. 365/2000 Sb., o ISVS, ukládá orgánům veřejné
správy (dále jen OVS) povinnosti pro zajištění kvalitních dat veřejné správy a bezpečné technologické
výměny informací za předem stanovených podmínek.
Prováděcí právní předpis k tomuto zákonu - vyhláška č. 529/2006 Sb., o dlouhodobém řízení ISVS stanovuje pro OVS spravující ISVS povinný rozsah a obsah dokumentace. Tato dokumentace je
předkládána při atestaci, kterou OVS prokazuje splnění zákonných požadavků prostřednictvím:
•
informační koncepce, která má za cíl dokumentovat:
o
stanovené kvalitativní a bezpečnostní cíle a požadavky, a vytvářet plán řízení a naplnění
těchto cílů a požadavků v oblasti dat, služeb a technických a programových prostředků,
o
obecné principy pořizování, vytváření a provozování ISVS,
•
provozní dokumentace (zejm. bezpečnostní politiky), která popisuje funkční a technické vlastnosti
ISVS.
Oblast ochrany dat je řešena několika zákonnými normami, přičemž je kladen důraz na zabezpečení
informací v průběhu celého jejich životního cyklu, tj. veškeré zpracování informací (od pořizování až po
likvidaci):
•
•
Zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů;
Zákon č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti.
Systémy zpracovávající utajované informace dle zákona č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných
informací a o bezpečnostní způsobilosti, se řídí právními předpisy NBÚ a musejí být řešeny samostatně.
S účinností od 1. července 2009 jsou zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě,
vytvořeny právní podmínky pro vydání národního standardu pro elektronické systémy spisové služby
(dále jen „národní standard“), který stanovením základních požadavků na funkce těchto systémů vytváří
sjednocující parametry pro výkon spisové služby vztahující se k dokumentům v digitální podobě. Národní
standard je určen především veřejnoprávním původcům uvedeným v zákoně, kteří vykonávají spisovou
službu v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby povinně, a pouze vyžaduje-li to
zvláštní povaha jejich působnosti, mohou vykonávat spisovou službu v listinné podobě.
Zákonná úprava chrání autorská práva, když zakazuje neoprávněné užívání autorsky chráněného
programu. To znamená, že lze používat pouze legální SW v souladu s licenčním ujednáním:
•
•
•
Zákon č. 121/2000 Sb., o právu autorském, o právech souvisejících s právem autorským a o
změně některých zákonů;
Usnesení vlády č. 58 z 13. 1. 2003 o kontrole a evidenci počítačových programů;
Usnesení vlády č. 624 z 20. 6. 2001 o pravidlech, zásadách a způsobu zabezpečování kontroly
užívání počítačových programů.
Veškeré procesy řízení bezpečnosti TC by měly být založeny na předepsané dokumentaci (bezpečnostní
politika, směrnice a uživatelské příručky, havarijní plán, příp. bezpečnostní plán/projekt), která bude
popisovat a dokumentovat zavedený systém, stanoví jednoznačná pravidla a postupy řízení bezpečnosti
na všech úrovních a poskytne nástroj pro efektivní řízení informační bezpečnosti.
Dokumentace k informační bezpečnosti
Bezpečnostní politika - základní bezpečnostní dokument odrážející:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
požadavky na bezpečnost (legislativní, organizační, technologické);
organizační strukturu bezpečnosti TC;
definici pravomocí a zodpovědností;
definici aktiv (hodnot) v IS a jejich vlastnictví, včetně tzv. "informačních aktiv", což jsou v podstatě
data či informace;
klasifikaci zpracovávaných informací (rozdělení dat dle důležitosti a citlivosti, způsob nakládání
s daty a jejich ochrana v jednotlivých kategoriích);
přehled bezpečnostní dokumentace (politika, směrnice a postupy);
personální politiku (pravidla zvyšování bezpečnostního povědomí, vzdělávání a školení
uživatelů);
politiku objektové bezpečnosti (která obnáší pravidla fyzického přístupu a ochrany HW, aktivních
prvků sítě apod.);
politiku logického přístupu (pravidla pro přidělování/změnu/rušení přístupových práv);
řešení bezpečnostních incidentů (tzn. kdo, co, komu, jakým způsobem hlásí, kdo řeší,
vyhodnocuje a přijímá nápravná a preventivní opatření, kdo za co odpovídá);
pravidla případného outsourcingu (tj. na co je třeba pamatovat ve smlouvách, záruky, lhůty atd.).
Bezpečnostní politika informačního systému (také systémová bezpečnostní politika) by měla obsahovat
specifikaci bezpečnostních požadavků a konkrétních opatření pro určený systém (nebo subsystém).
Město Jičín vlastní certifikát o shodě s požadavky vyhlášky č. 529/2006 Sb.
Plán bezpečnosti
Plán bezpečnosti popisuje plán realizace přijatých bezpečnostních opatření, jejich implementace do
praxe. Představuje návrh konkrétních bezpečnostních řešení rozpracovaný do harmonogramu pro
implementaci jednotlivých opatření formou samostatných projektů, které obsahují:
•
•
•
•
•
•
kapacitní náročnost,
časovou náročnost,
nároky na zdroje,
finanční náklady,
priority projektů,
příp. termíny realizace a odpovědnosti.
Zpracování celkového bezpečnostního projektu následuje zpravidla po analýze rizik IS, návrhu, přijetí a
schválení bezpečnostních opatření.
Analýza rizik
Zpracování příslušné dokumentace v rozsahu požadovaném výše uvedenou vyhláškou by měla
předcházet realizace analýzy rizik TC za využití vhodné metodiky (viz např. ČSN ISO/IEC TR 13335), a to
jak po stránce procesní, tak po stránce technického a technologického vybavení TC, tzn. počítačové a
komunikační bezpečnosti. Ze závěrů analýzy rizik totiž vyplynou nejen rizika, ale také návrh
implementace bezpečnostních opatření, prvků a kontrol, vhodných k detekci, prevenci a eliminaci
zjištěných rizik. Zohlednění výsledků analýzy rizik IS v bezpečnostní politice a souvisejících dokumentech
je důležité při výběru a implementaci bezpečnostních opatření do provozu.
Oblasti, které by měly být analyzovány z hlediska bezpečnostních rizik v rámci procesní bezpečnosti,
zahrnují:
•
•
•
organizačně-administrativní opatření (systém managementu bezpečnosti, struktura, hierarchie,
odpovědnost, kompetence, kontroly a vyhodnocování úrovně a účinnosti systému, řízení
dokumentace a záznamů),
personální politiku (řízení lidských zdrojů, procesy náboru a při nástupu, v průběhu a při ukončení
pracovního poměru, bezpečnostní povědomí uživatelů, vzdělávání a školení),
fyzickou oblast zabezpečení nebo také objektovou bezpečnost TC (řízení fyzického přístupu do
TC a k systému, klíčové hospodářství, prvky ochrany objektu před vnějšími vlivy, EZS, EPS,
kamerové systémy, záložní zdroje energie, ochrana rozvodů, kabeláže, náhradní lokality atd.).
Pro řízení procesů lze využít např. rámce ITIL (ČSN ISO/IEC 20000) s dlouhodobě ověřeným a
používaným procesním modelem PDCA (Plan-Do-Check-Act), který pokrývá komplexně problematiku ITprocesů v celém životním cyklu. Model de facto sestává z výše uvedených čtyř navazujících etap, které
se cyklicky opakují:
•
•
•
•
Plan – ustavení ISMS,
Do – provozování ISMS,
Check – monitorování a kontrola ISMS,
ActT – vylepšení ISMS.
Technická/technologická bezpečnost se zaměřuje na opatření z oblasti HW-zařízení, nástrojů, technologií
a postupů v rámci ICT, které představují např. bezpečnostní síťové a komunikační prvky, autentizační
mechanismy, systémy detekce a prevence průniku (IDS/IPS), monitoring, dohledové systémy, HW/SW
firewally, anti-x nástroje, PKI a elektronický podpis, šifrovací SW, zálohovací systémy, UPS atd.
Analýza rizik by měla pokrývat následující cíle:
•
•
•
Identifikovat rizika
o
identifikovat aktiva v rámci rozsahu TC a jejich vlastníky,
o
identifikovat hrozby pro tato aktiva,
o
identifikovat zranitelnosti, které by mohly být hrozbami využity,
o
identifikovat dopady na aktiva (při ztrátě důvěrnosti, integrity a dostupnosti).
Analyzovat a vyhodnocovat rizika:
o
posoudit dopady na provoz TC,
o
posoudit reálnou pravděpodobnost selhání bezpečnosti,
o
odhadnout úrovně rizik,
o
určit, zda jsou rizika akceptovatelná nebo vyžadují zvládání dle kritérií,
Vybrat a implementovat vhodné cíle opatření a jednotlivá bezpečnostní opatření pro zvládání
rizik.
Požadavky na zajištění a obnovu funkčnosti
Jedním z klíčových požadavků na provozuschopnost, jenž se promítá do požadavků bezpečnosti, je
požadavek na zajištění stanovené doby odezvy a obnovy funkčnosti. Problematiku řízení mimořádných
událostí a havárií s dopadem na TC je nutno řešit komplexně, na základě podrobné analýzy podmínek,
požadavků a potřeb všech zainteresovaných stran. Pro pokrytí zjištěných požadavků dostupnosti bude
nezbytné zajistit:
•
•
•
redundantní (záložní) lokalitu/lokality pro TC v bezpečné minimální vzdálenosti a s potřebným
vybavením, HW, SW a komunikační infrastrukturou pro okamžité převzetí funkce primárního
centra,
implementaci vhodného zálohovacího systému (pro všechny komponenty v primárním i záložním
TC (datová a aplikační vrstva) jak pro zálohování a archivaci dat/databází, tak pro zálohu
instalačních sad/médií, „obrazů“ disků, konfigurací a nastavení, ať už se jedná o virtualizované
nebo fyzické prostředí, o způsob on-line nebo off-line zálohování a ukládání záloh v diskovém
úložišti či na zálohovací knihovny, s dostatečnou kapacitou pro předpokládaný objem, četnost a
frekvenci zálohování, s dostatečným výkonem a propustností, s ochranou proti výpadku, s
možností vzdáleného řízení a správy. Neodmyslitelnou součástí celého systému zálohování je
požadavek testování správnosti, čitelnosti a obnovitelnosti záloh včetně zabezpečení
zálohovaných dat v záložních úložištích a řešení bezpečné skartace.
procesní stránku řízení mimořádných událostí, počínaje určením vlastníků jednotlivých aktiv, přes
definici požadavků na zálohování (objem, frekvence, periodicita, priorita) , až po tvorbu a údržbu
havarijního plánu (včetně plánu zachování kontinuity a obnovy provozu), ve kterém jsou
zvažovány všechny kritické systémy a služby, všechny relevantní typy havárií a mimořádných
událostí v závislosti na zranitelnostech (výstup z analýzy rizik), jejich potenciální dopad a
odpovídající reakce na každou událost s cílem minimalizovat ztráty, rychle a efektivně odstranit
následky a v souladu s požadovanými lhůtami obnovit funkčnost TC. Součástí havarijního
plánování musí být také definice způsobů testování správnosti a účinnosti plánů a jejich
aktualizace v případě změn.
Požadavky z oblasti fyzické/objektové bezpečnosti na TC:
•
Umístění centra v lokalitě:
o
pod plnou kontrolou zadavatele (bez volného pohybu osob),
o
mimo záplavovou zónu, chráněné proti vytopení (nevhodné místo v suterénu nebo
naopak v podkroví budov),
•
•
•
7.6
o
odolné proti otřesům,
o
odolné proti povětrnostním vlivům a přírodním katastrofám,
o
odolné proti elektromagnetickému vyzařování.
Zajištění bezpečnostních perimetrů:
o
uvnitř budovy s pevnými zdmi,
o
vstupy opatřené systémem bezpečnostních zámků/čteček karet,
o
zabezpečená kabeláž, rozvody a linky (ne volně či snadno fyzicky přístupné, umístěné
např. ve žlabu, zasekané ve zdi, chráněné lištami apod.),
o
bezpečnostní mříže (v přízemí či nižších patrech snadno dostupných zvenčí),
o
EZS (elektrický zabezpečovací systém), příp. v kombinaci s kamerovým systémem,
umožňující monitoring vstupu, detekci incidentů násilného vniknutí do objektu, porušení
oken/dveří/pohybu v lokalitě, a reakci prostřednictvím napojení na centrální dispečink,
o
EPS (elektrický protipožární systém) vybavený vhodnými čidly (teplotní/kouřová), příp.
automatizovaný systém hašení určený pro elektrická zařízení (v bezobslužných
prostorách), propojený na centrální dispečink.
Zajištění organizačně-administrativní bezpečnosti (fyzický přístup):
o
kontrola a evidence vstupu oprávněného personálu do objektu,
o
klíčové, příp. kartové hospodářství (zajištění bezpečného úložiště klíčů/vstupních karet,
evidence vydávání, výměny, odevzdávání klíčů k objektům, dokumentovaná, vynucovaná
a ověřovaná politika nakládání s klíči/kartami pro fyzický přístup k objektům v lokalitě),
o
obsluha centrálního dispečinku (centrální pult ochrany, kamerový systém, EZS, EPS).
Zajištění provozního prostředí:
o
vytápění/klimatizace místností s výpočetní technikou,
o
dodávky energií (elektřina, voda, teplo...),
o
nepřerušitelný zdroj napájení (UPS) pro krátkodobé výpadky a překlenutí kolísání napětí,
o
náhradní/alternativní zdroj energie (agregát) s dostatečnou kapacitou, v bezpečné
lokalitě, včetně zajištění obsluhy, dostatečného množství pohonných hmot,
o
náhradní/alternativní komunikační kanál poskytující připojení pro napojení na KIVS při
poruše/poškození/zničení stávající kabeláže.
Doporučení a upřesnění pro účely zadávací dokumentace a realizační projektové
dokumentace
7.6.1 Specifikace zadání technického řešení
Technologická centra budou integrální součástí systému eGovernment, propojeného infrastrukturou
KIVS. Implementace eGovernment vyžaduje vytvoření, provoz a údržbu infrastruktury pro zpracování
klíčových dat regionu prostřednictvím aplikací a systémů, jako jsou spisové služby, datové sklady,
digitální mapy veřejné správy (DMVS) atd. Na úrovni Krajů a ORP získá informatika výrazně regionální
charakter. Technologická centra budou postupně rozšiřována implementací nových funkcí.
Technologické centrum ORP využívá výhod „cloud computingu“ jako jsou výkon (sdílení hardwarových
prostředků umožňuje lépe přerozdělovat výkon mezi jednotlivé uživatele a služby), bezpečnost (celé
datacentrum je zabezpečeno mnohem lépe než jeden počítač), mobilita (uživatel se může k datacentru
připojit kdekoliv, nezávisle na platformě). Technologickým základem „cloud computingu“ je virtualizace.
CMS
TC ORP
TC K
TC ORP
TC ORP
Obecné požadavky na Datové centrum
Datové centrum TC ORP musí splňovat následující minimální požadavky:
o bude chráněno proti neoprávněnému přístupu
o
teplota prostředí se pohybuje v rozmezí od 18°C do 24°C, relativní vlhkost v rozmezí 35%-65%
o
v místnostech datových center budou instalována požární čidla kouře, teploty a infra čidlo
pohybu. Čidla budou zapojena do rack monitoring systému
o
tyto prostory jsou napojeny na systém elektronické zabezpečovací signalizace
o
samostatně jištěný pro rozvaděč, napájení je rovněž zajištěno diesel (benzin) agregátem
o
je zajištěna vnější ochrana budovy vlastníkem, nebo bezpečnostní službou 24 hodin denně a 7
dní v týdnu
o
jsou prokazatelně evidovány osoby vstupující do vyjmenovaných technologických prostor
o
prostory, v nichž se datová centra nacházejí, leží mimo zátopovou oblast tzv. stoleté vody, mimo
bezprostřední dosah produktovodů a jinak kritických míst a leží v místech, kde je možné
zabezpečit bezproblémové zásobování elektrickou energií
Ostatní vstupy pro budování TC ORP
o ORP musí zajistit bezpečnost svého TC
TC K bude poskytovat pro TC ORP službu garantovaného úložiště
Část 1 - Technologické centrum ORP
Servery:
2x Server pro virtualizaci serverů v konfiguraci:
o dva čtyřjádrové procesory s výkonem dostatečným pro provoz až 20ti virtuálních serverů
o
minimálně 24GB RAM
o
dva pevné disky SAS minimálně 72GB/15k pro systém, hw RAID řadič s podporou RAID 0, 1
o
dva minimálně 4Gb/s FC HBA pro připojení k diskovému úložišti
o
provedení Rack
o
certifikace hw serveru pro serverovou virtualizaci
Operační systémy virtuálních serverů:
o
licence pro provoz minimálně 8 Windows serverů ve virtuálním prostředí
1x Server pro zálohování a management
o
jeden čtyřjádrový procesor s výkonem dostatečným pro provoz zálohovacího software
o
o
o
o
o
o
o
minimálně 6GB RAM
rozšiřitelnost až na 14 pevných disků, možnost kombinace SAS a SATA pevných disků
dva pevné disky SAS minimálně 72GB/15K rpm
sedm pevných disků s minimální kapacitou 1TB/7200 rpm
baterií zálohovaná cache paměť RAID řadiče s velikostí minimálně 512MB
licence pro vzdálený management serveru – sw nezávislá grafická konzole
provedení rack
Diskové pole:
1x diskové pole:
o Dual controller
o
Minimálně dva minimálně 4 Gb/s FC porty na řadič
o
Minimálně 2GB CACHE (minimálně 1GB na řadič)
o
Možnost osazení disky SAS a SATA v jedné polici současně
o
Možnost rozšíření na minimálně 96 disků 3,5“
o
Možnost snapclon a snapshot funkcionality
o
Možnost replikace a synchronního mirroru na úrovni pole
o
Licence (např. managementu) na neomezenou diskovou kapacitu
o
Certifikace pro serverovou virtualizaci
o
Certifikace pro MS SQL cluster
o
Certifikace pro MS Windows 2003 a všechny vyšší
o
Podpora RAID 0, 1, 3, 5, 6, 10
Minimální osazení diskového pole disky: 8x pevný disk SAS 600GB/15k a 16x pevný disk SATA II 2TB.
Virtualizace serverová:
Požadavkem je design řešení funkční i v případě výpadku jednoho fyzického stroje.
Licence pro nabízené 2 fyzické servery, včetně managementu pro servery nabízené výše a licencí pro
zajištění jednotlačítkového přechodu funkce TC ORP do TC K
o Hypervizor naistalovaný přímo na hardware, umožňující plnou virtualizaci jakéhokoliv x86 stroje
o
Umístění kompletního prostředí včetně OS a aplikací do virtuálních strojů bez závislosti na
provozovaném hardware
o
Virtualizace a agregace x86 strojů a k nim připojených síťových a datových úložišť do
unifikovaných souborů zdrojů
o
Škálovatelnost pro možnost podpory IT prostředí jakékoliv velikosti
o
Vysoce výkonný klastrový systém zajišťující přístup k datovým diskům virtuálního stroje několika
nainstalovaných host serverů současně
o
Symetrický multiprocesing zlepšující výkonnost virtuálního stroje a umožňující, aby jediný virtuální
stroj využíval několika virtuálních procesorů současně
o
Centralizované řízení zajišťující automatický provoz a vysokou dostupnost IT prostředí
o
Centralizované řízení umožňující integraci s produkty spravovanými třetí stranou přes rozhraní
různých webových služeb a rovněž vývoj produktů podle přání zákazníka
o
Centralizované řízení umožňující nastavení jednoduchého a plně automatického disaster
recovery řešení (konfigurace, testování, výpadek, obnova) včetně plné integrace s výrobci
diskových polí pro TC ORP
o
Dynamické a inteligentní přiřazení hardwarových zdrojů k zajištění optimálního propojení
business provozu a IT
o
Kontinuální dynamický balancing aplikačního výkonu nad dostupnými HW zdroji
o
Inteligentní alokace zdrojů na základě předdefinovaných pravidel
o
Migrace virtuálních strojů za provozu zajišťující tak plynulou správu a údržbu IT
o
Jednoduché, centralizované zálohovací zařízení pro virtuální stroje
o
Nepřetržitý monitoring všech host serverů ve zdrojovém poolu a v případě detekce selhání host
serverů automatické iniciování procesu restartování všech dotčených virtuálních strojů na
zbývajících host serverech
o
Podpora operačních systémů Windows 2000 a novější, Linux,
o
Support poskytovaný výrobcem sw
Aktivní prvky:
Součástí nabídky budou dva Ethernet switche umožňující bezobslužné převzetí veškerých funkcí včetně
VLAN druhým switchem v případě poruchy jednoho z nich
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
1 open module slot, 20 x 10/100/1000 porty, 1 RS-232C DB-9 console port, 4 x dual-personality
porty (metalické porty, které je možné použít pro připojení mini-gbic
Minimální přenosová rychlost 1 Gbit/s
Switching capacity minimálně 101 Gbps
Velikost tabulky adres minimálně 10,000 entries
Možnost managementu switche
Licence umožňující funkcionality OSPFv2, PIM Dense mode, PIM Sparse mode, VRRP,
podpora VLAN (802.1q - 2048 VLANs)
podpora IPv6
Součástí nabídky budou dvě bleskojistky zajišťující ochranu aktivních prvků před zásahem bleskem
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
umístění SPD ST 3
maximální pracovní napětí Uc 48 V DC / 34 V AC
jmenovitý proud IL 100 mA
C2 jmenovitý výbojový proud (8/20 s) linka – linka In 150 A
C2 jmenovitý výbojový proud (8/20 s) linka – PE In 2,5 kA
C2 ochranná napěťová hladina linka – linka při In UP 110 V
C2 ochranná napěťová hladina linka – PE při In Up 400 V
C3 ochranná napěťová hladina linka – linka při 1 kV/ s Up 155 V
C3 ochranná napěťová hladina linka – PE při 1 kV/ s Up 400 V
vložný útlum při 250 MHz 1,5 dB
doba odezvy linka – linka ta 1 ns
doba odezvy linka – PE ta 100 ns
kryti IP 20
připojeni vstup – výstup patch cord RJ 45 – patch cord RJ 45
montáž na plochu/lišta DIN
Součástí nabídky budou dva routery v zapojení do jednoho virtuálního celku s následujícími parametry:
Počet fyzických rozhraní
o 10/100/1000BASE-T – min. 1 rozhraní pro připojení do LAN
o 10/100 Base-TX – min 3 rozhraní pro připojení Policie, KIVS, Internet
o Podpora min. 4x SFP rozhraní 1000Base-X pro připojení optické MAN
Stavový firewall - požadovaný výkon
o
Minimálně 40Mbps
Překlad adres
o Source NAT
o Port Address Translation PAT
o Static NAT
o Destination NAT
Směrování IPv4
o Statické směrovací záznamy
Zabezpečení vysoké dostupnosti
o Možnost zapojení v clusteru o dvou fyzických jednotkách
o Podpora režimu Active/active (obě jednotky aktivní) nebo Active/Passive – (jedna jednotka
aktivní, druhá ve standby režimu)
o Synchronizace konfigurace mezi oběma jednotkami v clusteru
o Synchronizace otevřených relací na firewallu mezi oběma jednotkami v clusteru
Intrusion prevention systém
o Propustnost min 40 Mbps
o Detekce protokolových anomálií
o Detekce útoků dle stateful signatures – dle řetězců identifikujících hrozbu obsažených v záhlavích
aplikačních protokolů
Logging and Monitoring
o Monitoring datových toků pomocí technologií NetFlow nebo sFlow nebo J-Flow
o SNMPv3
o RADIUS accounting, možnost logování změn v konfiguraci
Administrace
o Autentizace administrátorů vůči RADIUS, LDAP, SecureID
o SSH
o Web management pomocí HTTPS
o Zálohování a obnova z ascii-editovatelného souboru
Šest optických modulů pro routery
UPS:
o
Součástí nabídky bude třífázový záložní zdroj napájení s výkonem minimálně 5,5kVA, účinností
min.92% při počítačové zátěži, minimální dobou provozu na baterie 15 minut a možností
modulárně rozšiřovat tuto dobu. Možnost managementu přes SNMP. Součástí nabídky bude
kompletní elektroinstalace mezi hlavním silovým rozvaděčem, motorgenerátorem a UPS.
Rack s výbavou:
o
Součástí nabídky bude rám minimálně 41U šířka 600mm hloubka 1000mm kompatibilní se všemi
nabízenými komponentami v rack provedení. Montážní materiál, případně potřebné police a jiné
komponenty (Patch panely 24 portů potřebná TP kabeláž). Jedna zásuvková lišta 6x 230V a
jedno PDU 6x 230V.
RMS + čidla:
o
Součástí nabídky bude Rack monitoring systém a jedno kouřové a teplotní čidlo.
Implementace:
o
Součástí nabídky bude položkový výčet veškerých potřebných prací potřebných pro kompletní
fyzickou instalaci všech navržených technologií, sw instalaci navržených licencí, zprovoznění
funkčních celků, nastavení datových replikací systému, převedení funkce TC ORP do TC K
včetně zkušebního obousměrného převodu a nutná administrátorská školení. Součástí prací
bude vytvoření kompletní a detailní dokumentace TC ORP. Součástí nabídky bude dále návrh
způsobu zajištění provozu TC ORP.
Software:
Součástí nabídky budou dvě serverové licence operačního systému umožňující chod až osmi virtuálních
serverů na serverech fyzických.
Součástí nabídky bude jedna serverová licence operačního systému pro zálohovací server.
Součástí nabídky budou dvě licence pro databázový server per procesor.
Součástí nabídky bude software pro zálohování dat s následující funkcionalitou:
o
o
o
o
o
o
o
granulární technologie
− Sharepoint – obnova i jednotlivých dokumentů z jediné zálohy Sharepoint databáze
Možnost kontinuálního zálohování
− Souborových Windows serverů
128bitové a 256bitové šifrování AES pro zálohy uložené mimo pracoviště nebo odeslané
prostřednictvím veřejných sítí
komplexní ochranu dat na heterogenních serverech
jednoprůchodovou zálohu, technologii důkladného obnovení
požadavek na certifikaci WINDOWS 2008 „Certified for WINDOWS 2008“
podpora WINDOWS SERVER 2008 R2
7.6.2 Požadavky na implementaci, školení a technickou podporu
Implementaci hw i sw technologií TC ORP doporučujeme svěřit renomovaným firmám, které vzejdou z
Veřejné soutěže. S vítěznými firmami doporučujeme uzavřít kvalitní Smlouvy o dílo se sankcemi za
nedodržení termínů nebo funkčnosti jednotlivých prvků nebo celků.
Základní školení vlastních administrátorů doporučujeme realizovat v průběhu budování TC ORP.
Technickou podporu doporučujeme svěřit renomované firmě, která má dostatečné technické i personální
zázemí, zkušenosti se stejnou technickou podporou a je tedy schopna provoz TC ORP dlouhodobě a
kvalitně zajišťovat.
7.6.3 Požadavky na dodavatele a provozovatele TC
Dodavatel TC (TC ORP) vzejde z Veřejné soutěže. Dodavatele doporučujeme vybírat z firem, jejichž
stabilita na trhu IT v České republice je velká tzn., že existují minimálně deset let a více. Kvality takových
firem doporučujeme prověřit i na několika vybraných referencích.
Stejně doporučujeme přistupovat také k výběru Provozovatele TC.
7.7
Provozní zajištění TC
7.7.1 Potřebné energetické a materiálové toky
Vzhledem k využití velkého množství současných technologií IT infrastruktury dojde k navýšení spotřeby
elektrické energie vybudováním TC ORP, které není ve srovnání se spotřebou veškerých ostatních IT
technologií Města Jičín zásadní. Celkové navýšení spotřeby je necelých 4000W. Spotřeba bude v čase
klesat přesunováním stávajících serverů do virtuálního prostředí a odstavením odpovídajících hw
serverů.
Další materiálové toky potřebné pro provoz TC ORP budou za případné rozšiřování diskové kapacity
úložišť.
7.7.2 Záruky a servis
Doporučujeme pořídit veškeré hw komponenty pro vybudování TC ORP vybavit standardní zárukou se
zajištěným servisem. Na sw komponenty není možné v řadě případů zakoupit delší podporu, než na
jeden rok, tyto investice je tedy nutné přesunout do provozních nákladů TC ORP v následujících letech.
7.7.3 Údržba a nákladnost oprav
V rámci Záruky na veškeré hw komponenty TC ORP budou všechny oprávněné záruční opravy řešeny
bezplatně.
7.7.4 Údaje o životnostech jednotlivých zařízení
Životnost serverů a diskových úložišť je 5let, životnost Diesel agregátu minimálně 10 let, při správné
údržbě i více, životnost záložních zdrojů napájení je 6 let (předpokládána je nutnost výměny baterií).
7.7.5 Změny v provozní náročnosti vlivem opotřebení
Vzhledem k tomu, že hw komponenty TC ORP budou nové se zárukou, provozní náročnost vlivem
opotřebení nebude během této doby narůstat.
8 Organizace a režijní náklady
8.1
Organizační model investiční fáze
Garantem budování projektu je Město Jičín
Partnery ORP jsou obce Běchary a Lužany. Vybraní zástupci obcí jsou rovněž zastoupeni v projektovém
týmu TC ORP. Za účelem budování TC ORP bude uzavřena partnerská smlouva o spolupráci mezi
ORP a jednotlivými obcemi.
Vedení města nepředpokládá spolufinancování vybudování TC ORP partnery projektu (mimo spoluúčast
obcí při financování realizace elektronické spisové služby).
Obce zapojené do realizace projektu na základě jejich zájmu o využívání Technologického centra a
elektronické spisové služby jsou obsaženy v kapitole 6.4. této studie.
8.2
Provozní model
Provozovatelem TC bude město, kdy zástupci provozu jsou členy projektového týmu.
Rozsah služeb souvisejících s prováděním profylaxe a údržby bude předmětem smluv o servisu a
podpoře mezi provozovatelem a dodavatelem řešení vybraného na základě veřejné soutěže.
V rámci jednání na městském úřadu ORP Jičín byly důkladně projednávány jednotlivé modely
spolufinancování provozu TC ORP v rozsahu předpokládaných budovaných služeb:
Provoz TC ORP bude zajištěn z prostředků města. Nepředpokládá se spolufinancování provozu
TC ORP partnery.
Provoz TC ORP bude zajištěn z prostředků města
Na základě výsledků jednání byl zvolen model, který nepředpokládá spolufinancování provozu TC
ORP partnery projektu v rozsahu předpokládaných budovaných služeb. Část elektronická spisová služba
bude spolufinancována obcemi na základě jejich podílu na nákladech pořizovaných komponent spisové
služby (hostovaná spisová služby či vlastní spisová služba).
Město Jičín uzavře po skončení záruční lhůty s dodavatelem technického řešení rozšířenou smlouvu na
zajištění údržby pořizovaných systému po dobu 5 let, tak aby byla zajištěna udržitelnost projektu. Tato
smlouva bude obsahovat požadovat na provedení servisního zásahu do 4 hodin od nahlášení. Tyto
podmínky zajistí vysokou funkčnost systému po celou dobu udržitelnosti projektu. Financování bude
zajištěno z rozpočtu města Jičín.
8.3
Role všech organizací v projektu
Na projektu se budou účastnit různé cílové skupiny, které v projektu vystupují v různých rolích.
ORP JIČÍN
ORP Jičín prostřednictví svého městského úřadu je garantem projektu. Prostřednictvím vlastních kapacit:
•
Zajišťuje financování projektu
•
zajišťuje provoz, servis a dohled,
•
garantuje poskytované služby,
•
je zadavatelem veřejných soutěží,
•
přebírá dodávky,
•
zajišťuje metodickou podporu uživatelům,
•
provádí školení.
ZŘIZOVANÉ ORGANIZACE ORP JIČÍN
Zřizované organizace ORP Jičín jsou z pohledu TC konzumentem služeb. Jedná se zejména o povinné
služby (realizované návaznými projekty):
•
Elektronická spisová služba, včetně úložiště nevyřízených a neuzavřených spisů.
OBCE A JEJICH ZŘIZOVANÉ ORGANIZACE
Obce a jejich zřizované organizace jsou z pohledu TC konzumentem služeb. Jedná se zejména o
povinné služby (realizované návaznými projekty):
•
Elektronická spisová služba, včetně úložiště nevyřízených a neuzavřených spisů
•
Využívání hostované spisové služby
•
Podílejí se na spolufinancování projektu – části elektronická spisová služba
•
Mají zástupce v projektovém týmu
ČESKÁ REPUBLIKA
Česká republika prostřednictvím Ministerstva vnitra ČR vystupuje v projektu je konceptor a realizátor
eGovernment v ČR. Prostřednictvím strategie Smart Administration a operačních programů vytváří
podmínky pro realizaci včetně finanční podpory.
8.4
Organizace výběrových řízení
Při zadávání veřejných zakázek souvisejících s realizací projektu se bude postupovat v souladu s:
•
zákonem č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, v platném znění;
•
v případě zakázek nespadajících do režimu zákona bude postupováno v souladu s vnitřní
směrnicí o veřejných zakázkách schválenou Radou města Jičína dne 21.6.2009 (č. 2006/13);
•
Závaznými postupy pro zadávání veřejných zakázek spolufinancovaných ze zdrojů EU,
nespadajících pod aplikaci zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, v programovém
období 2007 – 2013, schválenými usnesením vlády č. 48 ze dne 12. ledna 2009 (Limity a pravidla
zakázek malého rozsahu jsou uvedeny v příloze č. 7 Příručky pro žadatele).
Dojde k vyhlášení zadávacího řízení na generálního dodavatele všech částí – technologické centrum,
elektronická spisová služba a vnitřní integrace. Generální dodavatel bude moci realizovat projekt
s využitím subdodávek pro jednotlivé komponenty systému.
8.5
Právní opatření nutná pro realizaci projektu
Podmínkou budování TC ORP je sada právních opatření. Zásadními opatřeními jsou:
•
•
usnesení Rady města :
o
usnesení č. 77 (citováno v bodě 1 této studie) Rady na realizaci Technologického centra
ORP,
o
usnesení č. 106 Rady města o rozšíření projektu o vnitřní integraci
o
usnesení rady na výběr dodavatele – bude realizováno
usnesení Zastupitelstva města:
o
•
usnesení zastupitelstva na realizaci Technologického centra ORP a usnesení
zastupitelstva na příjem dotace (citováno v bodě 1 této studie),
Smlouva o poskytnutí dotace mezi Městem Jičín a Ministerstvem vnitra České republiky,
8.6
•
Smlouva o spolupráci mezi Městem Jičín a partnerskými obcemi, která bude uzavřena před
vlastním zahájení realizace projektu a bude určovat práva a povinnosti partnerů, včetně
finančního rámce zapojení obcí do projektu (v případě ESS)
•
Smlouva o dodávce a servisu mezi Městem Jičín a vybraným dodavatelem řešení (veřejná
soutěž).
•
Rozšíření servisní smlouva na zajištění údržby systému s podmíněnou odezvou do 4 hodin od
nahlášení události (oprava, zapůjčení náhradního řešení v místě zásahu)
Popis obsahu provozních směrnic technologického centra a dalšího ICT vybavení a
smluvních ujednání (návrh SLA) pro jednotlivé provozované části / subdodavatele
Pro TC ORP je výzvou definovaná dostupnost v režimu 5x12 (tj. 5 dní v týdnu, v délce 12 hod). Základní
definovanou garantovanou dobu odezvy tvoří 4 hodiny a garantovanou dobou odstranění problému do 24
hodin.
Z povahy těchto uvedených základních SLA parametrů je doporučeno realizovat SLA v režimu
garantované odezvy 4 hodiny a dobou odstranění problému do 24 hodin. Tyto klíčové SLA musí být
zakotveny ve smluvní ujednání mezi ORP a subjekty užívajícími služby ORP; dále v provozních
směrnicích ORP a v jednotlivých záručních podmínkách zařízení TC ORP.
Provozní směrnice TC ORP musí doplnit existující politiku zejména o bezpečnostní provozní procedury,
které musí být dodržovány, organizační opatření, odpovědnost osob působících v TC ORP. Musí
předepsat pravidla chování směrem k jednotlivým subjektům. Provozní směrnice musí definovat i pravidla
organizační a administrativní povahy, různé procedury v oblasti fyzické a personální bezpečnosti a práce
s dokumenty tak, jak jsou potřebné pro zajištění bezpečnosti během provozu TC ORP. Vzhledem
k předpokládanému modelu provozu TC ORP je nutné zpracovat směrnici zahrnující interakci se správci
systému, zejména identifikaci a autentizaci (akce uživatele, pravidla pro hesla, akce správy - prvotní
přidělení hesla, seznamy uživatelů, ať už interních či externích), audit (akce správce - kontrola a
uchovávání auditních záznamů, ošetřování incidentů), řízení přístupu (akce správce i uživatelů v oblasti
nastavování přístupových práv, pravidla pro vlastnická práva), akce uživatele a správce vyžadované v
oblasti zálohování, akce uživatele a správce v oblasti komunikační bezpečnosti apod. Provozní směrnice
musí pamatovat také na realizaci opatření z hlediska bezpečnostních funkcí z oblasti počítačové
bezpečnosti náhradními opatřeními.
Obsah provozních směrnic:
• Stručný popis TC ORP, jeho rozsahu, umístění, napojení na externí systémy, jeho funkčnosti.
• Údaj, v jakém bezpečnostním provozním módu TC ORP pracuje a jaký je nejvyšší stupeň utajení
informací v TC ORP zpracovávaných a ukládaných.
• Funkce (role) zavedené v TC K pro výkon správy bezpečnosti IS a činnosti, které zajišťují.
• Postup pro zařazení osoby do seznamu oprávněných osob a pro její vyřazení, kdo o zařazení/
vyřazení rozhoduje, kdo vede seznam uživatelů.
• Jmenný seznam uživatelů/správců, s uvedením přístupových práv konkrétních osob (skupin
uživatelů) k objektům IS/TC ORP.
• Schválená základní konfigurace, umístění jednotlivých komponent TC ORP, odpovědnost za
dodržování konfigurace HW a SW, systém řízení konfigurace (schvalování změn, aktualizace).
• Fyzické zabezpečení TC ORP.
• Pravidla pro správu auditních a provozních záznamů IS.
• Procedury vztahující se k provádění údržby HW a SW.
• Postup při haváriích: Pro případ havárie (způsobené například chybou obsluhy, poruchou
techniky nebo živelní pohromou), musí být, zejména:
o stručně a jasně popsán sled činností pracovníka při dané události,
o v bezpečnostních směrnicích musí být uvedena:
činnost následující ihned po havárii, vedoucí k minimalizaci škod,
činnost, která vede k likvidaci následků havárie a která obsahuje konkrétní
pracovní postup se jmény a způsobem vyrozumění a dosažení pracovníků
povolávaných na pracoviště,
způsob zálohování informačního systému,
způsob zajištění servisní činnosti,
způsob zajištění nouzového provozu informačního systému s vyjmenováním
minimálních funkcí, které musí být zachovány.
Pro provoz prostředků technické bezpečnosti tj. elektrické zabezpečovací signalizace,
elektrické požární signalizace apod., odkaz na příslušné směrnice.
Procedury pro kontrolu personálu údržby a jiného podpůrného personálu, který může
potřebovat přístup do oblasti, v níž je umístěn IS nebo vzdálené pracovní stanice a
terminály.
Kontaktní osoby pro jednotlivé oblasti bezpečnosti a provozu TC ORP.
o
o
o
Smluvní ujednání pro zajištění provozu TC ORP musí zajistit požadovanou kvalitu služeb.
Kritické HW prvky jsou redundantní, vzhledem k provedené analýze požadavků a návrhu TC ORP je na
HW a SW prvky TC K optimální smluvně požadovat garantovanou odezvu do 4 hodin.
Požadovaná dostupnost aplikací bude zajištěna jak HW redundancí komponent, tak provozem aplikací
v režimu vysoké dostupnosti ať už na úrovni virtualizace či clusteru.
9 Lidské zdroje, vlastníci a zaměstnanci
Předmětem této kapitoly je prokázání kompetencí a kvalifikací řešitelského týmu na straně zákazníka.
9.1
Specifikace funkcí a pozic projektového týmu v investiční a provozní fázi projektu
Nezbytným faktorem úspěšné realizace projektu je vybudování kvalitního projektového týmu. Tým pro
realizaci TC ORP je sestaven tak, aby jednotlivé role v rámci týmu byly adekvátně zabezpečeny.
Projektový tým má složení:
Tab. Složení projektového týmu
Role
Funkce
Jméno a příjmení
garant (sponzor) projektu
Tajemník, Měú Jičín
ing. Peter Bareš
vedoucí projektového týmu
informatik Měú Jičín
ing. Petr Brunner
systémový architekt
Bob Šviha
aplikační architekt
Bob Šviha
budoucí administrátoři systému
a helpdesku - provoz
Martin Janouch, Bob Šviha a 1 nový
informatik pro odpol.směny
administrátor dotace
Projekt.
Jičín
konzultant obcí zapojených v
projektu
starosta obce Běchary
ing. Jan Škoda
organizace veřejných zakázek
ředitel
Ing. Ludvík Blažek
právní poradenství
právnička města Jičín
JUDr. Zdeňka Brožová
propagace a publicita projektu
projekt
Jičín
manažer
manažer
účetnictví projektu – finanční hlavní účetní Města
manažer
dotační poradenství
projektový manažer
Města
ing. Martin Mitlöhner
Města ing. Martin Mitlöhner
Alena Křivková
Ing. Martin Sedláček
Tabulka 5 – Složení projektového týmu TC ORP
Během přípravné fáze byl vytvořen pracovní tým pro všechny fáze projektu. Výkonným manažerem
(sponzorem) pro všechny fáze projektu byl ustanoven tajemník městského úřadu v Jičíně. Jeho
odpovědností je řízení projektu a projektového týmu, kontrola jednotlivých aktivit, řízení krizových situací,
rozhodovací pravomoc. Dále zastupuje investora navenek společnosti, jedná jménem Úřadu města. Mezi
členy pracovního týmu patří i externí projektový manažer, který připravuje projektovou žádost, koordinuje
přípravné aktivity, v realizační fázi zpracovává monitorovací zprávy, řídí změny v projektu. V pracovním
týmu je také informatik města, který řeší technické zadání projektu. V investiční fázi projektu připravuje
technické specifikace, provádí kontrolu kvality díla, komunikuje s dodavatelem. Finančním manažerem
projektu je hlavní účetní města, která zajišťuje finanční řízení, fakturaci, připravuje finanční podklady pro
jednání projektového týmu. Zdárné dokončení projektu se bude odvíjet od vysokého pracovního nasazení
všech subjektů zainteresovaných na výsledku. Zvolený projektový tým má zkušenosti s veřejnými
dotačními tituly, včetně projektů financovanými ze zdrojů EU. Projektový tým může být narušen
vypadnutím některého člena z týmu. Z dlouhodobého hlediska lze člena týmu nahradit, ostatní členové by
pak nového člena v týmu zaučili. Pokud se jedná o krátkodobé výpadky členů týmu, bude zde fungovat
zastupitelnost v rámci týmu. Klíčová je pozice účetního, který musí bezpodmínečně zaúčtovat náklady
správně (investiční, neinvestiční).
Podrobná specifikace úloh jednotlivých členů projektového týmu je uvedena v žádosti projektu. Tým má
za úkol realizační činnosti, jednotliví pracovníci mají většinou přímou nebo nepřímou odpovědnost, pouze
u vybraných činností se setkáme s činností řídící, popř. schvalovací.
9.2
Požadavky na kvalifikaci, kompetence a odpovědnosti
Požadavky na projektový tým a osoby zajišťující provoz a podporu TC ORP jsou s ohledem na činnosti
vysoké. Odborná vybavenost členů týmu odpovídá rozsahu a obsahu projektu, jednotlivé kvalifikace
pracovníků budou blíže popsány v projektové žádosti o dotaci.
Navržený tým je dostatečně kvalitní a kapacitně odpovídá předpokládaným nárokům projektu. Ty jsou
dány činnostmi:
•
projektové řízení,
•
administrace dotace,
•
administrace veřejných zakázek,
•
podpora uživatelů TC ORP (městský úřad, obce, organizace),
•
zajištění školení uživatelů (vazba na vzdělávací část eGON centra),
•
komplexní správa hardware (pracovních stanic, serverů, datových úložišť a telekomunikační
infrastruktury),
•
servis hardware (instalace aplikačního SW, OS, atd., profylaxe, zajištění obnovy provozu,
výměna vadných součástek, reklamační řízení, upgrade SW, součinnost s dodavateli
infrastruktury),
•
komplexní správa sítí (instalace, testování a opravy kabeláží, instalace, konfigurace a správa
firewalů, návrh VPN propojení poboček, zabezpečení sítě, antivirová ochrana, vzdálený dohled),
•
správa softwarových licencí (nákupy licencí a multilicencí, upgrade licencí).
10 Realizace projektu, časový plán
Následující kapitoly jsou zaměřeny na specifikaci harmonogramu projektu.
10.1 Souhrnný přehled časových a nákladových charakteristik projektu
Následující tabulka představuje časový průběh investičních a provozních výdajů rozložených v čase.
Tabulka 6 - Časový průběh investičních a provozních nákladů
10.1.1 Povinné požadavky
Řešení zajištění teploty a relativní vlhkosti
V případě kdy v stávajících prostorách ORP není možné plnit požadavky na zajištění teploty a relativní
vlhkosti je nutné provézt odpovídající stavebně technická opatření.
Z pohledu technických opatření je možné uvažovat instalaci klimatizačních jednotek ve výkonu
odpovídajícím požadavkům technologie TC ORP, tj. řádově 6000BTU. Při uvažovaném chladícím výkonu
2,5 až 5,5kW v sestavě vnitřní a vnější jednotky je zjištěná cena sady složené z vnitřní a vnější jednotky
spolu, kompletní instalací v ceně 90.000,- Kč s DPH (pozáruční servis není zahrnut). Zajistí město Jičín
ze svého rozpočtu.
Čidla kouře a teploty.
V případě kdy v stávajících prostorách ORP není možné plnit požadavky na přítomnost čidel teploty a
kouře, bude nutné tato čidlo instalovat. Jičín má vyřešeno.
Z pohledu technického řešení je relativně nejsnazší cestou využití tzv. RMS (rack monitoring systému),
který slouží ke sledování prostředí v stojanu technologie (racku). Zjištěná cena tzv. je 20.000,- Kč s DPH
(pozáruční servis není zahrnut).
Elektronická zabezpečovací signalizace
V případě, kdy ve stávajících prostorách ORP není instalována elektronická zabezpečovací signalizace,
bude nutné EZS instalovat. Jičín má vyřešeno.
Zjištěná cena pořízení EZS včetně její instalace v rozsahu pokrytí prostor TC ORP (místnost do 20m2,
3xčidlo, řídící jednotka, signální jednotka) činní 42.000,- Kč s DPH (pozáruční servis není zahrnut).
Napájení
Z pohledu zajištění požadavků na bezvýpadkové napájení jsou uvažovány UPS a generátor. V případě,
kdy stávající řešení nevyhovuje požadavkům na zajištění bezvýpadkového napájení, bude nutné
instalovat UPS nebo generátor. Jičín má vyřešeno.
Zjištěná cena motor generátoru o stálém výkonu 6kW (3 fáze) činí řádově 59.000,- Kč s DPH (bez
instalace, pozáručního servisu)
Zjištěná cena UPS (2000VA, 20 min) činí řádově 28.000,- Kč s DPH (bez instalace, pozáručního servisu)
Fyzická ochrana
Prostor TC ORP, budova v níž se nachází TCP ORP musí být střežena (zajištěna vnější ochrana)
vlastníkem, nebo bezpečnostní službou 24 hodin denně a 7 dní v týdnu. Cenu nelze odhadnout. Zajistí
Městská policie Jičín.
Evidence osob vstupujících do prostor TC ORP
Vstup osob do TC ORP být evidován. V případě neexistence evidence osob vstupujících od prostor TC
ORP je nutné zajistit zřízení této evidence. V závislosti na místních podmínkách je možné zajistit evidenci
přijetím odpovídajících organizačních opatření či například instalaci vstupně identifikačních systémů.
Cenu nelze odhadnout. Jičín má vyřešeno.
Povodňová ochrana
Prostory TC ORP musí být umístěny mimo povodňovou zónu. Jičín má vyřešeno.
Prašnost, vibrace
Prostory TC musí minimalizovat působení vibrací, prachu na zařízení umístěná v TC. V případě problémů
s prašností je možné instalovat odpovídající filtry do klimatizačních jednotek pro omezení prašnosti.
Problém řešení vibrací obvykle vyžaduje řešení na úrovni stavebně technického projektu (cenu není
možné
stanovit).
Jičín má vyřešeno.
Základní fyzická bezpečnost
Z pohledu fyzické ochrany je předpokládáno, že prostor TC je tvořen samostatným uzamykatelným
prostorem, jehož konstrukce vylučuje možnost například násilného vniknutí. V případě neplnění této
podmínky je nutné zajistit odpovídající stavebně-technická opatření. Cenu těchto opatření není možné
stanovit odhadem (je nutné nejprve zpracovat stavebně technický projekt). Jičín má vyřešeno.
Stojan technologie
Pokud v prostorách TC ORP není volný stojan pro umístění technologie, je nutné zakoupit stojan pro
technologii. Odhadovaná cena je v rozsahu 10.000,- Kč s DPH (bez instalace, kabeláže napájení, atd.)
Přívod elektrické energie
Je doporučeno realizovat napájení dvěma nezávislými napájecími okruhy (se samostatným jištěním,
případně i zálohováním), tj. je nutné uvažovat tři zásuvky E IEC884-1 na každém okruhu. V případě
neplnění této podmínky je nutné zajistit odpovídající stavebně-technická opatření. Cenu těchto opatření
není možné stanovit odhadem (je nutné nejprve zpracovat stavebně technický projekt).
LAN konektivita
Technologie TC ORP bude zapojena do dedikovaných VLAN nejlépe prostřednictvím gigabitEthernet
rozhraní (např. metalické), počet dedikovaných portů pro technologii TC ORP je 8. V případě kdy již
stávající LAN přepínač nevyhovuje, je předpokládaná cena L3 přepínače s 24 porty 50.000,- s DPH (bez
instalace a pozáručního servisu). Jičín má vyřešeno.
Zálohování
V případě neexistence zálohovací strategie, je nutné řešit projekt zálohování na úrovni komplexního
projektu. Odhadovaná cena je v rozsahu 150.000,- s DPH např. za nákup páskové knihovny (LTO, 4
mechaniky, zásobník na 24 pásek, 19,2TB) doplněné o vhodná organizační opatření.
Vzdálený přístup k zařízením TC ORP
Propojení TC ORP a TC Královéhradeckého kraje
Připojení uživatelů hostované spisové služby k TC ORP
Vzdálený přístup, propojení TC ORP a kraje a připojení uživatelů je možné realizovat prostřednictvím
VPN přes internet. Pokud ORP není vybaveno odpovídajícím firewallem/VPN koncentrátor pro realizaci
VPN je předpokládaná cena firewallu/VPN koncentrátoru v rozsahu od 50.000,- do 200.000,- Kč s DPH
(bez instalace, konfigurace, pozáručního servisu, atd.).
Současně je doporučena kapacita připojení do sítě Internet 10Mbit/s. Cena za připojení se zásadně liší
v závislosti na místních podmínkách (dostupnosti infrastruktury poskytovatelů) a není možné odhadnout
zřizovací a provozní náklady. Jičín má vyřešeno svým firewallem a VPN sítě umí nastavit informatici.
Ochrana serverů
V závislosti na platformě provozovaného serveru a zvoleném operačním systému je nutné realizovat
vhodnou bezpečnostní politiku (omezení přístupu, antivir, atd.). Cenu není možné stanovit. Jičín má
vyřešeno.
Řízení a monitoring
Aplikace pro řízení a monitoring by měly být součástí dodávky jednotlivých zařízení. V případě
neexistence monitorovacích nástrojů může ORP využít monitorovací SW na bází open source / freeware
(volně dostupný SW). Jičín podá tento požadavek do podmínek výběr.řízení.
10.2 Harmonogram činností projektu ve fázi přípravy a realizace projektu
Harmonogram projektu realizace technologického centra ORP je navržen do třech fází:
-
Přípravná fáze – vytvoření studie proveditelnosti, včetně souvisejících dokumentů a příloh, její
schválení, uzavření partnerských smluv a vypsání veřejné soutěže.
-
Fáze realizace projektu – vlastní dodávka řešení, včetně zkušebního provozu.
-
Fáze provozu TC ORP – produktivní provoz po dobu udržitelnosti projektu.
Harmonogram realizace projektu TC
ORP
2009
10 11 12
1
2
3
4
5
2010
6 7
8
9
10 11 12
2011
1 2
Přípravná fáze
Zpracování studie proveditelnosti
Příprava výběrového řízení na realizaci
TC ORP a elektronické spisové služby
Uzavření partnerských smluv
Výběrové řízení (VŘ) na dodavatele
Schválení výsledků veřejné soutěže
zastupitelstvem
Fáze realizace projektu
Dodávka řešení
ukončení 1.etapy, monitor.zpráva, žádost
města o platbu
Zkušební provoz, školení
Ukončení zkuš.provozu a zahájení
produktivního provozu
ukončení 2.etapy, audit, monitor.zpráva,
žádost města o platbu.
Fáze provozu TC ORP
Tabulka 7 - Harmonogram projektu
Projekt bude realizován v rámci tří etap, jejichž cílem bude 1. vybudovat TC ORP a 2. zprovoznit
všechny jeho služby (zkušební provoz a zahájení produktivního provozu), popsané v rámci této studie.
3. etapa projektu je popsána v 17 kapitole této studie – Vnitřní integrace úřadu
1. etapa bude ukončena převzetím HW a SW, poté projektový manažer města zpracuje monitorovací
zprávy a podá žádost o platbu v souladu s Příručkou pro žadatele a příjemce a dle Podmínek Rozhodnutí
o poskytnutí dotace.
manažer města podá žádost o platbu v souladu s Příručkou pro žadatele a příjemce a dle Podmínek
Rozhodnutí o poskytnutí dotace za zaškolení, zkušební provoz a předání do produktivního provozu,
nechá zpracovat audit a zpracuje monitorovací zprávy pro MV.
3. etapa projektu je popsána v 17 kapitole této studie – Vnitřní integrace úřadu.
11 Finanční analýza projektu, finanční plán
Kapitola Finanční analýza projektu, finanční plán je kapitolou, kde bude provedena syntéza jednotlivých,
dosud analyzovaných částí.
Ve finanční analýze jsou uvažovány pouze přímé finanční toky vyplývající z realizace projektu, jejichž
příjemcem je nositel projektu ORP Jičín.
Všechny uvažované hodnoty jsou očištěny od redundantních částek.
Veškeré dopady a hodnoty jsou vyjádřeny za použití diferenční (přírůstkové) metody v podobě
hotovostního toku. Je tedy započítávána pouze změna (kladná či záporná) způsobená investicí oproti
nulové variantě. Skutečné hotovostní (či kvazihotovostní) toky jsou uvažovány jako příjmy a výdaje, nikoli
jako náklady a výnosy v účetním smyslu. Pro výpočet ukazatelů nejsou započítány náklady spojené s
předinvestiční fází projektu.
Veškeré uvedené hodnoty budou v reálných cenách roku 2010. Nicméně je nutné uvést další faktory,
které mohou mít vliv na skutečnou cenu v době realizace, jakými mohou být například:
Obecná depreciace cen technologií dostupných na trhu
Kurzové rozdíly (z velké části lze předpokládat nasazení importovaných technologií)
Inflace
Vliv výběrového řízení (obzvláště v případě realizace výběrového řízení prostřednictvím veřejné
zakázky)
Všechny ceny jsou uvedeny s DPH. Obec není z popisovaných aktivit plátcem DPH.
Všechny hodnoty jsou pro potřeby výpočtů uváděny v ročním rozlišení, nikoli však v kalendářních letech,
ale v roční vzdálenosti od zahájení projektu.
11.1 Zajištění dlouhodobého majetku
Níže je v tabulce uveden přehled dlouhodobého majetku pořizovaného v rámci projektu technologického
centra, včetně pořizovaných vedlejších služeb nutných k realizaci projektového záměru.
Tabulka 8: Přehled pořizovaného majetku – rozpočet části TC ORP
11.2 Řízení pracovního kapitálu (oběžný majetek) – vymezení struktury a velikosti
oběžného majetku
Provozní fáze nebude vyžadovat vytváření žádných zásob či podobných položek, pro zajištění provozu
budou potřeba jen běžné úhrady provozních nákladů (energie, pronájem připojení do Internetu, mzdy
apod.). Vzhledem k objemu v porovnání s aktivy ORP se nebude jednat o zásadní stálý nárůst oběžných
aktiv a není tedy nutné se specificky zabývat řízením pracovního kapitálu.
11.3 Přehled celkových nákladů v investiční fázi
Níže je v tabulce uveden přehled celkových nákladů v investiční fázi, všechny částky jsou s DPH.
V závislosti na upgradovaném typu spisové služby (zdůvodněno v bodě 17) je dále nutné zakoupit
následující SW:
Licence pro provoz databázového systému na virtuálním serveru se dvěma CPU bez nutnosti licencovat
zvlášť klientské přístupové licence k databázím - za předpokladu, že databázový server bude
provozovaný v režimu Active-Passive, lze řešit pořízením licence 2x Microsoft SQL server 2008 Standard
na serveru. Předpokládaná cena licence pro jeden fyzický procesor SQLSvrStd 2008 SNGL MVL 1Proc
je cca 163 000,- bez DPH. Pětiletá podpora je u tohoto produktu obsažena.
Licence Windows serverů pro provoz virtuálních serverů - za předpokladu, že na každém fyz. serveru
budou 4 virtuální servery, lze řešit nákupem 2x Windows Server 2008 R2 Enterprise Edition. Každá
licence umožňuje provoz až 4 virt. serverů. Předpokládaná cena 1 lic. WinSvrEnt 2008R2 SNGL MVL je
cca 50 000,- bez DPH. Pětiletá podpora je u tohoto produktu obsažena.
Položka
číslo
1
Popis
Množství
Servery pro virtualizaci:
o
dva čtyřjádrové procesory s výkonem dostatečným pro provoz
2
Cena za ks (s DPH)
140.083 Kč
až 20ti virtuálních serverů
2
3
o
minimálně 24GB RAM
o
dva pevné disky SAS minimálně 72GB/15k pro systém, hw
RAID řadič s podporou RAID 0, 1
o
dva minimálně 4Gb/s FC HBA pro připojení k diskovému
úložišti
o
provedení Rack
o
certifikace hw serveru pro serverovou virtualizaci
Server pro zálohování a management:
o
jeden čtyřjádrový procesor s výkonem dostatečným pro
provoz zálohovacího software
o
minimálně 6GB RAM
o
rozšiřitelnost až na 14 pevných disků, možnost kombinace
SAS a SATA pevných disků
o
dva pevné disky SAS minimálně 72GB/15K rpm
o
sedm pevných disků s minimální kapacitou 1TB/7200 rpm
o
baterií zálohovaná cache paměť RAID řadiče s velikostí
minimálně 512MB
o
licence pro vzdálený management serveru – sw nezávislá
grafická konzole
o provedení rack
Diskové pole:
o
Dual controller
o
Minimálně dva minimálně 4 Gb/s FC porty na řadič
o
Minimálně 2GB CACHE (minimálně 1GB na řadič)
o
Možnost osazení disky SAS a SATA v jedné polici současně
o
Možnost rozšíření na minimálně 96 disků 3,5“
o
Možnost snapclon a snapshot funkcionality
o
Možnost replikace a synchronního mirroru na úrovni pole
o
Licence (např. managementu) na neomezenou diskovou
kapacitu
o
Certifikace pro serverovou virtualizaci
o
Certifikace pro MS SQL cluster
o
Certifikace pro MS Windows 2003 a všechny vyšší
o
Podpora RAID 0, 1, 3, 5, 6, 10
o
Čtyři propojovací FC kabely 5m LC/LC
1
139.200 Kč
1
750.434 Kč
1
21.943 Kč
Minimální osazení diskového pole disky: 8x pevný disk SAS 600GB/15k
a 16x pevný disk SATA II 2TB.
4
5
Rozvaděč a vybavení:
o
rám minimálně 41U šířka 600mm hloubka 1000mm
kompatibilní se všemi nabízenými komponentami v rack
provedení. Montážní materiál, případně potřebné police a jiné
komponenty (Patch panely 24 portů potřebná TP kabeláž).
o
Jedna zásuvková lišta 6x 230V
o
Jedno PDU 6x 230V
UPS:
o
1
75.240 Kč
Součástí nabídky bude třífázový záložní zdroj napájení s
výkonem minimálně 5,5kVA, účinností min.92% při počítačové
zátěži, minimální dobou provozu na baterie 15 minut a
možností modulárně rozšiřovat tuto dobu. Možnost
managementu přes SNMP. Součástí nabídky bude kompletní
elektroinstalace
mezi
hlavním
silovým
rozvaděčem,
motorgenerátorem a UPS
6
Switche
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
7
1 open module slot, 20 x 10/100/1000 porty, 1 RS-232C DB-9
console port, 4 x dual-personality porty (metalické porty, které
je možné použít pro připojení mini-gbic
Minimální přenosová rychlost 1 Gbit/s
Switching capacity minimálně 101 Gbps
Velikost tabulky adres minimálně 10,000 entries
Možnost managementu switche
Licence umožňující funkcionality OSPFv2, PIM Dense mode,
PIM Sparse mode, VRRP,
podpora VLAN (802.1q - 2048 VLANs)
podpora IPv6
bleskojistka pro každý switch
Routery:
o
10/100/1000BASE-T – min. 1 rozhraní pro připojení do LAN
o
10/100 Base-TX – min 3 rozhraní pro připojení Policie, KIVS,
Internet
o
Podpora min. 4x SFP rozhraní 1000Base-X pro připojení
optické MAN
o
Minimálně 40Mbps
o
Source NAT
o
Port Address Translation PAT
o
Static NAT
o
Destination NAT
o
Statické směrovací záznamy
o
Možnost zapojení v clusteru o dvou fyzických jednotkách
o
Podpora režimu Active/active (obě jednotky aktivní) nebo
Active/Passive – (jedna jednotka aktivní, druhá ve standby
režimu)
o
Synchronizace konfigurace mezi oběma jednotkami v clusteru
o
Synchronizace otevřených relací na firewallu mezi oběma
jednotkami v clusteru
o
Propustnost min 40 Mbps
o
Detekce protokolových anomálií
o
Detekce útoků dle stateful signatures – dle řetězců
identifikujících hrozbu obsažených v záhlavích aplikačních
protokolů
o
Monitoring datových toků pomocí technologií NetFlow nebo
sFlow nebo J-Flow
2
120.442 Kč
2
113.700 Kč
8
9
o
SNMPv3
o
RADIUS accounting, možnost logování změn v konfiguraci
o
Autentizace administrátorů vůči RADIUS, LDAP, SecureID
o
SSH
o
Web management pomocí HTTPS
o
Zálohování a obnova z ascii-editovatelného souboru
o
Tři optické moduly pro router
RMS:
o
Software:
o
dvě serverové licence operačního systému umožňující chod až
osmi virtuálních serverů na serverech fyzických.
o
jedna serverová licence operačního systému pro zálohovací
server.
o
dvě licence pro databázový server per procesor.
o
software pro zálohování dat s následující funkcionalitou:
o
granulární technologie
o
Sharepoint – obnova i jednotlivých dokumentů
z jediné zálohy Sharepoint databáze
Možnost kontinuálního zálohování
o
Souborových Windows serverů
128bitové a 256bitové šifrování AES pro zálohy uložené mimo
pracoviště nebo odeslané prostřednictvím veřejných sítí
komplexní ochranu dat na heterogenních serverech
jednoprůchodovou zálohu, technologii důkladného obnovení
požadavek na certifikaci WINDOWS 2008 „Certified for
WINDOWS 2008“
podpora WINDOWS SERVER 2008 R2
licence serverové virtualizace pro 2 fyzické servery včetně
managementu fyzických a virtuálních serverů
o
o
o
o
o
o
o
10
11
Rack monitoring systém a jedno kouřové a jedno teplotní čidlo
Instalační a konfigurační práce
Studie proveditelnosti management žádostí, publicita
CELKEM
1
47.756 Kč
1
964.776 Kč
1
300.300 Kč
1
100.000 Kč
3.148.099 Kč
Tabulka 9 - Přehled celkových nákladů
11.4 Přehled celkových nákladů v provozní fázi
Níže je v tabulce uveden přehled celkových nákladů v provozní fázi, všechny částky jsou s DPH. Od
1.1.2011 bude obec účtovat o odpisech z tohoto důvodu jsou odpisy uvedeny v přehledu provozních
nákladů. Majetek bude obcí účetně odepisován lineárně 5 let.
Tabulka 10: Přehled provozních nákladů na maintanace
Provozní náklady - maintanance
Maintenance serverů
pro virtualizaci
109 994 Kč
Maintenance
diskového pole
78 486 Kč
Maintenance serveru
pro zálohování
28 800 Kč
Maintenance routerů
252 708 Kč
12 262 Kč
12 262 Kč
Maintenance software
serverové virtualizace
57 864 Kč
57 864 Kč
57 864 Kč
57 864 Kč
Maintenance software
pro zálohování
15 936 Kč
15 936 Kč
15 936 Kč
15 936 Kč
CASH FLOW
469 988 Kč
-
73 800 Kč
-
73 800 Kč
-
86 062 Kč
-
86 062 Kč
V roce 1 a 2 jsou předpokládány nižší náklady na maintanace z důvodu poskytované standardní záruční
doby 2 roky na dodané zařízení a produkty.
Přehled celkových provozních nákladů je následující:
Tabulka 11 - Přehled celkových nákladů v provozní fázi
Energie – v TC ORP je počítáno s výkonem 4 kw/hod (HW, klimatizace, bezpečnostní a kouřová čidla aj.)
Osobní náklady – tato položka zahrnuje především pravidelnou činnost spojenou s provozem TC ORP
v předpokládaném rozsahu 0,5 zaměstnance. Dále též může zahrnovat například fyzickou ochranou
budovy, v níž bude TC ORP umístěno (během provozních hodin úřadu bude ochrana zajištěna
zaměstnanci, mimo tuto dobu bude budova zajištěna bezpečnostním pracovníkem dohlížející nad
budovou).
Ostatní provozní náklady – zde jsou započítány nahodilé, nepředpokládané náklady související
s provozem TC ORP
Náklady na služby - maintanance – jedná se o rozšířené náklady na údržbu produktů, které jsou
podrobněji kalkulovány v tabulce uvedené výše.
11.5 Příjmy provozní fáze
Předkládaný projekt nepočítá s částečným pokrytím provozních nákladů na energii, osobních nákladů aj.
Tyto náklady budou hrazeny městem Jičín. Projekt počítá pouze s příspěvkem obcí na spolufinancování
pořízení elektronické spisové služby. Kalkulace těchto příjmů je uvedena v kapitole 17.
11.6 Finanční plán investiční a provozní fáze
Tabulka 12 - Přehled celkových finančních toků projektu – cash-flow projektu
11.7 Přehled financování projektu
Investiční etapa bude financována z dotace a rozpočtu ORP, provozní etapa z rozpočtu ORP. Část
nákladů na pokrytí výdajů na energii, ostrahu objektu atd. může být pokryta od obcí a zřizovaných
organizací, maximálně do výše provozních výdajů ORP.
Tabulka 13: Přehled financování projektu – část TC ORP
Celkové výdaje
Celkové způsobilé výdaje
Celkové nezpůsobilé výdaje
Celkové investiční způsobilé
výdaje
Celkové neinvestiční způsobilé
výdaje
Dotace 85% Celkem
Dotace 85% investiční
Dotace 85% neinvestiční
3 293 099,60
3 293 099,60
0,00
3 278 099,60
15 000,00
2 799 134,66
2 786 384,66
12 750,00
11.8 Výpočty a vyhodnocení finančních ukazatelů
Pro vyhodnocování přínosu projektu oproti nulové variantě jsou použity následující ukazatele s uvedenou
konstrukcí:
Čistá současná hodnota (NPV):
Čistá současná hodnota provozních toků projektu je suma jednotlivých diskontovaných finančních toků
n
NPVt = ∑
CFt
(1 + r ) t (respektive
t =0
souvisejících s investicí. A vypočte se
provozních toků – současná hodnota vstupní investice), kde:
NPVt
CFt
r
t
n
jako
současná
hodnota
je současná hodnota všech hotovostních toků vyplývajících z projektu od období 0 až „n“;
je tok plynoucí z investice;
je diskontní míra;
představuje období;
je poslední období.
Vnitřní výnosové procento (IRR):
Vnitřní výnosové procento je výše diskontní taková, že čistí současní hodnota toků plynoucích z projektu
n
0=∑
je rovna 0. Vypočte se iterativně aproximací ze vztahu
CFt
IRR
t
n
t =0
CFt
(1 + IRR) t , kde:
je vnitřní výnosové procento;
Doba návratnosti:
DN =
Doba návratnosti je počet let nutných ke splacení investice. Vypočte se
DN
I
CFb
I
CFb , kde:
je doba návratnosti (v letech);
je suma investovaných prostředků;
je čistý hotovostní tok projektu v běžném roce provozu.
Index rentability:
Vypočte se
NPV/I , kde:
NPV
je čistá současná hodnota projektu;
I
je suma investovaných prostředků
Stanovení diskontní míry
Pro časové rozlišení hotovostních toků je nutné stanovit patřičnou diskontní sazbu. Náklady kapitálu
obecně představují pro realizátora investice výdaj, který musí zaplatit za získání různých forem kapitálu,
které jsou použity na financování investice. Schématicky lze uvést vzorec výpočtu pro zkoumaný projekt:
WACC = wv*kv + wp*kp,
kde WACC průměrné kapitálové náklady (weighted average cost of capital);
wv, wp
váhy jednotlivých kapitálových složek (tj. procento z celkových zdrojů u zdrojů
cizích komerčních, vlastních a cizích veřejných);
kv
míra nákladů na vlastní kapitál;
kp
míra nákladů na veřejný zdroj (zpravidla stanovena administrativně
poskytovatelem dotace).
Všechny zdroje budou mít veřejný základ (dotace + rozpočet kraje), takže pro potřeby následujících
výpočtů budeme používat dlouhodobou reálnou společenská diskontní míru 5 % p.a. Všechny zahrnuté
hotovostní toky jsou v reálném vyjádření, proto není nutné dlouhodobou reálnou společenskou diskontní
sazbu převádět na nominální.
Základní hlediska
Vstupními hodnotami všech výpočtů jsou plánované finanční toky obsažené v předchozí části. A jelikož
se jedná o reálné hodnoty, je pro potřeby časového rozlišení finančních toků využito dlouhodobé reálné
společenské diskontní míry. Všechny uvažované hodnoty jsou roční.
Opět vycházíme ze všech předpokladů a analýz, které byly uvedeny v předchozích kapitolách.
Vyhodnocení finanční rentability projektu hodnotícími ukazateli
Čistá současná hodnota
Vstupní hodnoty:
CFt
r
n
viz tabulka Průběh peněžního toku projektu
5 % p.a.
5
Výsledná hodnota:
-2 744 018 Kč
Čistá současná hodnota investice vyšla záporně ve výši téměř 2,8 milionů Kč. Daná investice (projekt) je
tedy z čistě finančního pohledu (měřeného přímou ziskovostí) neefektivní. Jedná se ale o nekomerční
investici.
Vnitřní výnosové procento
Vstupní hodnoty:
CFt
viz tabulka Průběh peněžního toku projektu
n
5
Výsledná hodnota:
nelze vypočítat (čistá současná hodnota investice vyšla záporně ve výši téměř
2,8 milionů Kč, tudíž nelze stanovit vnitřní výnosové procento)
Doba návratnosti
Výsledná hodnota:
nelze spočítat - vychází záporné číslo (záporná hodnota jako taková je
výpočtově nelogická, tudíž je uvedeno, že vychází záporná hodnota a nelze
spočítat. Je zbytečné uvádět přímou hodnotu záporného čísla.)
Index rentability
Výsledná hodnota:
- 0,83
Dle indexu rentability není projekt komerčně přínosný.
11.9 Závěry finanční analýzy
Na základě všech vypočtených hodnot lze konstatovat, že projekt by byl pro jakéhokoli soukromého
investora nevýnosný, subjekt s čistě ziskovým zájmem by jej nikdy v této variantě nepodstoupil, neboť
negeneruje přímé zisky. Nicméně se jedná o veřejný projekt, který je třeba hodnotit pomocí socioekonomické analýzy.
12 Ekonomická analýza projektu
V této kapitole se zaměříme na širší (socio)ekonomickou analýzu projektu.
12.1 Ekonomické vyhodnocení projektu pomocí sociálně ekonomické analýzy nákladů a
užitku a citlivostní analýzy
12.1.1 Sociálně ekonomická analýza nákladů a užitku
V předchozí kapitole byla vyhodnocena efektivnost projektu z čistě finančního pohledu předkladatele
projektu, tento pohled je totožný s komerčním hodnocením projektů. Závěry z předešlé kapitoly tedy
nemají žádnou vypovídací hodnotu s ohledem na celkovou společenskou přínosnost projektu. V této
kapitole tedy budeme zkoumat socio-ekonomické dopady projektu.
Zaměření a cíle
Pro vyhodnocení socio-ekonomického přínosu se nejčastěji využívá metodika CBA, což je standardní
technika určená ke kalkulaci nákladů a přínosů a tím slouží jako podklad pro kvalifikované rozhodování. V
CBA se pokoušíme vyjádřit v peněžních hodnotách (monetarizovat) všechny dopady projektu (u kterých
to lze) tak, abychom byli s to porovnat pozitivní i negativní dopady na společné (monetární) bázi.
Základní hlediska
Prvním krokem postupu analýzy nákladů a přínosů je určení dotčených skupin včetně kritéria pro
začleňování. Pro tento projekt bylo jako základní kriterium začleňování vybráno území ORP Jičín. Toto
kritérium bylo zvoleno zejména na základě očekávané působnosti projektu i jeho zaměření.
Základními dotčené skupiny jsou:
•
ORP Jičín
•
obce a jimi zřizované organizace
•
zřizované a zakládané organizace města Jičín
•
subjekty na území ORP
•
občané.
Monetarizované přínosy a náklady
Kromě přímých finančních nákladů a přínosů je možné v peněžní podobě vyjádřit přínos pro ORP
spočívající v realizaci a provozu předkládaného projektu. Vzhledem k části zákonné povinnosti i dalším
politickým i nepolitickým rozhodnutím by ORP služby běžící na technologickém centru realizoval i bez
tohoto projektu. Potřebné vybavení by si pak musel komerčně pronajmout. Vzhledem z rozsahu
technologického centra by platba za jeho služby komerčnímu subjektu dle odhadů byla 1 450 000 Kč
ročně. Provoz projektu tedy bude ročně nepřímo generovat úspory v této velikosti.
Projekt dále zefektivní vnitřní procesy MěÚ Jičín, čímž bude docházet k úsporám času jak při práci
zaměstnanců úřadu, tak i klientů. Tyto úspory byly odhadnuty finančně na min. Kč 50 000 ročně.
Vyjma uvedeného nelze další přínosy projektu převést do finančního vyjádření při zachování potřebné
objektivity a spolehlivosti.
Nemonetarizované přínosy a náklady projektu
Vyjma všech finančních i na finanční částky převoditelných nákladů a přínosů projekt dále generuje,
popřípadě indukuje celou řadu nemoetarizovatelných přínosů. Jedná se zejména o následující:
•
zefektivnění fungování veřejného sektoru,
•
větší dostupnost veřejných služeb,
•
vyšší míra spolehlivosti služeb veřejné správy,
•
naplňování politiky eGoverment.
Průběh socio-ekonomických přínosů a nákladů
Tabulka 14 - Průběh socio-ekonomických přínosů a nákladů
Výpočty a vyhodnocení finančních ukazatelů
Pro vyhodnocování přínosu projektu oproti nulové variantě jsou použity následující ukazatele s uvedenou
konstrukcí:
Čistá současná hodnota (NPV):
Čistá současná hodnota provozních toků projektu je suma jednotlivých diskontovaných finančních toků
n
NPVt = ∑
CFt
(1 + r ) t (respektive
t =0
souvisejících s investicí. A vypočte se
provozních toků – současná hodnota vstupní investice), kde:
NPVt
CFt
r
t
n
jako
současná
hodnota
je současná hodnota všech hotovostních toků vyplývajících z projektu od období 0 až „n“;
je diskontní míra;
Vnitřní výnosové procento (IRR):
Vnitřní výnosové procento je výše diskontní taková, že čistí současní hodnota toků plynoucích z projektu
n
0=∑
je rovna 0. Vypočte se iterativně aproximací ze vztahu
CFt
IRR
t
n
t =0
CFt
(1 + IRR) t , kde:
je vnitřní výnosové procento;
Doba návratnosti:
Doba návratnosti je počet let nutných ke splacení investice. Vypočte se
I
CFb , kde:
DN =
DN
I
CFb
je doba návratnosti (v letech);
je suma investovaných prostředků;
je čistý hotovostní tok projektu v běžném roce provozu.
Index rentability:
Vypočte se
NPV/I , kde:
NPV
je čistá současná hodnota projektu;
I
je suma investovaných prostředků
Stanovení diskontní míry
Pro časové rozlišení hotovostních toků je nutné stanovit patřičnou diskontní sazbu. Náklady kapitálu
obecně představují pro realizátora investice výdaj, který musí zaplatit za získání různých forem kapitálu,
které jsou použity na financování investice. Schematicky lze uvést vzorec výpočtu pro zkoumaný projekt:
WACC = wv*kv + wp*kp,
kde WACC průměrné kapitálové náklady (weighted average cost of capital);
wv, wp
váhy jednotlivých kapitálových složek (tj. procento z celkových zdrojů u zdrojů
cizích komerčních, vlastních a cizích veřejných);
kv
míra nákladů na vlastní kapitál;
kp
míra nákladů na veřejný zdroj (zpravidla stanovena administrativně
poskytovatelem dotace).
Všechny zdroje budou mít veřejný základ (dotace + rozpočet ORP), takže pro potřeby následujících
výpočtů budeme používat dlouhodobou reálnou společenská diskontní míru 5 % p.a. Všechny zahrnuté
hotovostní toky jsou v reálném vyjádření, proto není nutné dlouhodobou reálnou společenskou diskontní
sazbu převádět na nominální.
Základní hlediska
Vstupními hodnotami všech výpočtů jsou plánované finanční toky obsažené v předchozí části. A jelikož
se jedná o reálné hodnoty, je pro potřeby časového rozlišení finančních toků využito dlouhodobé reálné
společenské diskontní míry. Všechny uvažované hodnoty jsou roční.
Opět vycházíme ze všech předpokladů a analýz, které byly uvedeny v předchozích kapitolách.
Vyhodnocení finanční rentability projektu hodnotícími ukazateli
Čistá současná hodnota
Vstupní hodnoty:
CFt
viz tabulka Průběh socio-ekonomického toku projektu
r
5 % p.a.
n
5
Výsledná hodnota:
1 515 144 Kč
Čistá současná hodnota investice vyšla kladně ve výši více než 1,5 milionu Kč. Daná investice (projekt) je
tedy ze společenského pohledu efektivní.
Vnitřní výnosové procento
Vstupní hodnoty:
CFt
n
viz tabulka Průběh socio-ekonomického toku projektu
5
Výsledná hodnota:
26 % p.a.
Daný projekt zhodnocuje společensky vložené veřejné prostředky více než 26 % ročně. Je tedy
společensky efektivní.
Doba návratnosti
Výsledná hodnota:
3,17 let
Společensky se tato investice vrátí za necelé 3,2 roky.
Index rentability
Výsledná hodnota:
0,46
Dle indexu rentability je projekt společensky přínosný.
12.1.2 Citlivostní analýza
Citlivostní analýza zkoumá proměnlivé a nejisté předpoklady předkládaného investičního projektu
prostřednictvím jejich vlivu na finanční ukazatele, kdy se zjišťuje, o kolik procent se změní výsledná
hodnota ukazatele, když se kritický faktor (předpoklad) změní o 1 procento (popřípadě jinou smysluplnou
jednotku).
Citlivostní analýza byla provedena pro tyto parametry finančního, respektive socio-ekonomického modelu
projektu:
1. zvýšení nákladů o 1%
2. snížení příjmů o 1%
3. zvýšení investice o 1%
4. všechny faktory společně
Po provedení příslušných výpočtů byly zjištěny následující hodnoty:
Z výsledků citlivostní analýzy vyplynulo, že v modelu výpočtu kriteriálního ukazatele finanční čistá
současná hodnota je rizikovým faktorem pouze roční úspora oproti pronájmu.
12.2 Doporučení vybrané varianty
V celé studii byla porovnávána navržená technologická varianta s nulovou variantou (tedy nerealizací
projektu). Dle výsledků socio-ekonomické analýzy lze doporučit předloženou variantu jako společensky
efektivní a realizovatelnou.
Tabulka 15: Vysledky citlivostní analýzy
1. zvýšení nákladů o 1%
2. snížení příjmů o 1%
3. zvýšení investice o 1%
4. všechny faktory společně
Citlivostní analýza
DN
VV
3,45 25,3%
3,43 25,6%
3,46 24,9%
3,48 24,6%
INDEX RENTABILITY
0,45
0,46
0,44
0,43
Všechny ukazatele vykazuji velice nízkou citlivost na změnu vstupních předpokladů. Nejcitlivěji reagují na
změnu všech vstupních předpokladů společně. Ve všech sledovaných případech zůstává hodnota
ukazatelů příznivá. Projekt je realizovatelný.
12.3 Doporučení vybrané varianty
V celé studii byla porovnávána navržená technologická varianta s nulovou variantou (tedy nerealizací
projektu). Dle výsledků socio-ekonomické analýzy lze doporučit předloženou variantu jako společensky
efektivní a realizovatelnou.
12.4 Závěry ekonomické analýzy
Ekonomická analýza prokázala, že předkládaný projekt je socio-ekonomicky přínosný. V navržené
variantě při uvedených vstupních podmínkách je jeho socio-ekonomická čistá současná hodnota1 515
144 Kč. Vnitřní výnosové procento 26 % p.a.. Doba návratnosti 3,17 roků a index rentability 0,46. Dle
všech uvedených hodnot se jedná o společensky velmi přínosný projekt.
13 Analýza rizik
13.1 Rizika projektu v investiční a v provozní fázi a opatření pro jejich řešení či zmírnění
Tato kapitola se hlouběji zabývá odhadnutými riziky celého projektu, jejich dopadem a návrhem opatření
pro jejich eliminaci.
Pro přehlednost byla jednotlivá rizika rozdělena do skupin:
•
Projektová rizika
•
Technická a realizační rizika
•
Legislativní a organizační rizika
•
Ekonomická a investiční rizika
Jednotlivá rizika projektu jsou zpracována formou tabulky, obsahující údaje:
•
Popis rizika – projevy rizika
•
Dopad na projekt – priorita, pravděpodobnost a možné dopady projektu – rozděleno do tří úrovní
(nízký, střední, vysoký)
•
Pravděpodobnost – pravděpodobnost míry naplnění rizika – rozděleno do tří úrovní (nízká,
střední , vysoká)
•
Opatření k omezení rizika - návrh opatření vedoucích k omezení vlivu rizika.
•
Kritérium úspěchu - měřitelný cíl nebo výstup projektu, který bude dosažen, pokud bude riziko
eliminováno.
HLAVNÍ PROJEKTOVÁ RIZIKA
V rámci této skupiny jsou uvedena hlavní identifikovaná rizika, související s průběhem projektu
realizování technologického centra ORP.
Popis rizika
Termíny
v harmonogramu
nebudou dodrženy
uvedené
projektu
Dopad na
projekt
Pravděp
odobnos
t
Opatření k omezení rizika
Kritérium úspěchu
Vysoký
Vysoká
Alokovat dostatečné množství
kvalitních kapacit, jak na straně
dodavatele, tak zákazníka.
Původní
termíny
harmonogramu projektu
budou dodrženy.
Aktivně
kontrolovat
veškeré
termíny harmonogramu a včas
řešit možné zpoždění termínu.
Prostory pro umístění TC
ORP nebudou
připraveny
v dostatečném předstihu
Vysoký
Nízká
Aktivně přistupovat k přípravě
prostor technologického centra
ORP.
Přizpůsobit
harmonogram
projektu budování TC ORP
vzhledem
k jeho
případným
úpravám.
Prostory pro budoucí TC
ORP budou připraveny
v dostatečném
předstihu.
Nebude zajištěna odpovídající
součinnost interních pracovníků
MěÚ
Střední
Střední
V dostatečném předstihu alokovat
odpovídající kvalitní zdroje na
straně zákazníka za účelem
poskytnutí
požadované
při
výstavbě
součinnost
technologického centra ORP.
Nedojde
k prodlení
z důvodů neposkytnutí
součinnosti
interními
pracovníky městského
úřadu.
Nedojde k alokaci dostatečného
množství kvalitních pracovníků
na straně dodavatele
Střední
Střední
Smluvně
ošetřit
kvalitní
pracovníky dodavatele na základě
jejich zkušenostmi při realizaci
obdobných zakázek a na základě
poskytnutých CV.
Nedojde
k opoždění
termínu realizace na
straně dodavatele a
projekt bude realizován
v odpovídající kvalitě.
Nedojde k dohodě o výčtu
poskytovaných služeb TC ORP
Střední
Nízká
Projednat a smluvně deklarovat
s jednotlivými
obcemi
a
zřizovanými
a
zakládanými
organizacemi ORP výčet všech
služeb (systémových, aplikačních
a agendových), které budou
nabízeny v rámci TC ORP.
Existuje dohoda mezi
ORP a obcemi a
zřizovanými
a
zakládanými
organizacemi
o
poskytování
služeb
technologickým centrem
ORP.
Tabulka 16 - Hlavní projektová rizika
TECHNICKÁ A REALIZAČNÍ RIZIKA
V rámci této skupiny jsou uvedena hlavní identifikovaná rizika, související s realizací a provozem
Popis rizika
Dopad na
projekt
Pravděp
odobnos
t
Dopad na projekt
HW architektura není optimální –
dochází k nestabilitě systému,
výpadkům
aplikací,
není
dostatečný diskový prostor, není
možné hw dále rozšiřovat.
Vysoký
Nízká
Navrhnout technickou architekturu
dostečně robustní, škálovatelnou,
rozšiřitelnou,
integrovatelnou,
založenou
na
technologii
virtualizace (nezávislost aplikací
na konkrétním HW).
Všechny specifikované
služby technologického
centra
ORP
jsou
pokryty.
Termín
dodání
jednotlivých
technických komponent nebude
dodržen
Střední
Aktivně,
s dostatečným
předstihem prověřovat veškeré
termíny
harmonogramu
související s dodávkou HW.
Nedojde
k časovému
posunu termínu dodání
HW komponent.
Střední
Nedochází k problémům
s jejich
stabilitou
a
výkonem.
Včas eskalovat a řešit možné
zpoždění termínu.
Vyhrazené systémové zdroje pro
provoz
centrálních
aplikací
nebudou dostatečné
Vysoký
Střední
Alokovat dostatečnou kapacitní
rezervu technologického centra
pro provoz centrálních aplikací.
sledovat
volné
Průběžně
systémové
zdroje
technologického
centra
a
v případě potřeby řešit jejich
navýšení.
Nenastane
problém
s přidělením
požadovaných
systémových zdrojů a
potřebné
diskové
kapacity
při
implementaci
centrálních aplikací.
Síťová konektivita mezi TC ORP
a
jeho
zákazníky
není
postačující
Vysoký
Nízká
Odhadnout potřebný datový tok
mezi technologickým centrem
ORP a jeho zákazníky a
v případě, že propustnost nebude
dostatečná,
zahájit
aktivity
zaměřené na její posílení.
Nedochází k prodlevám
a novým výpadkům při
konzumování
služeb
technologického centra
ORP.
technická podpora po dobu
udržitelnosti projektu
Střední
Nízká
Vyhradit
dostatečné
finanční
zdroje na pokrytí nezbytné
technické podpory ze strany
dodavatele.
Vzniklé závady
odstraněny včas
SLA).
jsou
(dle
Implementovat
známé
a
prověřené technologie, které lze,
částečně,
spravovat
alespoň
vlastními zdroji.
Pokrytí SW
dostatečné
licencemi
není
Nízký
Nízká
Na
základě
výčtu
služeb
technologického
centra
ORP
navrhnout odpovídající počet
licencí.
Vyčlenit
dostatečné
finanční
zdroje pro potenciální nákup
chybějících licencí.
Veškeré
požadované
služby technologického
centra ORP jsou pokryty
a provozovány a nejsou
v konfliktu s licenčními
ujednáními.
Mít pod kontrolou následné
rozšiřování
služeb
Neodpovídající prostory pro
vybudování
technologického
centra ORP
Vysoký
Nízká
Prostory technologického centra
ORP musí odpovídat podmínkám,
popsaných
v dokumentu
"Technologická centra krajů a
obcí s rozšířenou působností,
včetně spisových služeb (Koncept
a východiska), Zpracovatel: MV
ČR".
HW
navrhovat
dostatečně
Prostory
vyhovují
podmínkám
popsaných
v "Technologická centra
krajů a obcí s rozšířenou
působností,
včetně
spisových
služeb
(Koncept a východiska),
Zpracovatel: MV ČR".
robustně tak, aby bylo možné jej
v maximální možné míře „pouze“
rozšiřovat.
Prostory navrhnout dostatečně
velké – počítat s jistou rezervou
při jeho následném rozšiřování.
Prostory jsou navrženy
tak, aby byla vytvořena
určitá
rezerva
pro
možnost
jeho
následného rozšíření.
Tabulka 17 - Technická a realizační rizika
LEGISLATIVNÍ A ORGANIZAČNÍ RIZIKA
V rámci této skupiny jsou uvedena hlavní identifikovaná rizika, související s legislativou a organizací
Popis rizika
Dojde
dotace
k porušení
podmínek
Dopad na
projekt
Pravděp
odobnos
t
Vysoký
Nízká
Organizačně,
projektově
a
technicky zajistit, aby byly splněny
veškeré podmínky pro poskytnutí
dotace, zveřejněné na portále MV.
Dotace je přidělena a
vyplacena.
Zajistit udržení podmínek po celou
dobu udržitelnosti projektu.
Nepodaří se uzavřít partnerskou
smlouvu s obcemi o spolupráci
při budování technologických
center
Střední
Nízká
V
dostatečném
časovém
předstihu projednávat podmínky
uzavření
partnerské smlouvy
s jednotlivými obcemi.
Případná
kontrola
neshledala
porušení
podmínek, za kterých
byla dotace přidělena –
nedochází
k vrácení
dotace.
Partnerská
smlouva
s danými obcemi
je
uzavřena a plněna.
Eliminovat
rizika
plynoucí
z nepodepsání smlouvy.
Nepodaří se uzavřít SLA o
poskytování služeb TC
Střední
Nízká
Realizovat kampaň zaměřenou na
průzkum jednotlivých zákazníků
(obce
a
zřizovaných
a
zakládaných organizací), jaké
služby
chtějí
v rámci
technologického
centra
ORP
využívat.
Aktivně komunikovat se zákazníky
dostupnost jednotlivých služeb.
Na
každou
poskytovanou
službu
ORP je uzavřena SLA.
V případě anonymního
čerpání služby existují
zveřejněné
podmínky
jejího provozu.
Nedostatečná politická podpora
projektu
Střední
Nízká
Realizovat kampaň zacílenou na
politiky
ORP,
za
účelem
vysvětlení
důležitosti
a
prospěšnosti budování TC ORP
v souvislostí
se
strategií
eGovernmentu kraje.
Realizace projektu.
Nezájem ze strany obcí
Nízký
Nízká
Komunikovat se zástupci obcí
(včetně politiků) užitečnost a
prospěšnost TC ORP.
Uzavření
dohod
o
společném
budování
technologického centra.
Odstoupení partnerů od smlouvy
Nízký
Nízká
Zapojení jednotlivých zástupců
partnerů do projektu realizace a
rozvoje TC ORP.
Setrvání všech partnerů,
kteří uzavřeli s městkým
úřadem
dohodu
o spolupráci, po celou
dobu
udržitelnosti
projektu.
Tabulka 18 - Legislativní a organizační rizika
EKONOMICKÁ A INVESTIČNÍ RIZIKA
V rámci této skupiny jsou uvedena hlavní identifikovaná ekonomická a investiční rizika výstavby
Popis rizika
Dopad na
projekt
Pravděp
odobnos
t
Náklady
na
realizaci
TC
nepřiměřeně
přesáhnout
náklady, spočítané v rámci
studie proveditelnosti
Střední
Střední
Zajistit garanci cen nabídky
v souladu
s poskytnutou
výší
dotace.
Náklady na vybudování
TC
ORP nepřevyšují
očekávané výdaje.
Dotace na vybudování TC ORP
nebude poskytnuta
Vysoký
V případně
odůvodněného
nárůstu výdajů je nezbytné zajistit
jejich pokrytí vlastními zdroji.
Nízká
Organizačně,
projektově
a
vyplacena.
Tabulka 19 - Ekonomická a investiční rizika
14 Udržitelnost projektu
Udržitelnost je doba, po kterou musí příjemce podpory udržet výstupy projektu.
V tomto případě se jedná o vybudování technické architektury a infrastruktury TC ORP a provozování
základních služeb pro své zákazníky.
Efekty projektu budou udrženy v nezměněné podobě po dobu 60 měsíců od implementace
Nedodržení závazku udržitelnosti je považováno za porušení podmínek pro poskytnutí příspěvku, což
může vést i k požadavku na jeho vrácení.
Následující kapitoly se detailněji zabývají udržitelnosti projektu v rovinách:
•
Institucionální
•
Finanční
•
Provozní.
Pro Město Jičín je prioritou udržení a rozvíjení technologických center ve všech rovinách.
14.1 Institucionální rovina
Vybudováním TC se obecní úřad zavazuje, minimálně po dobu udržitelnosti projektu - což je po dobu 60
měsíců, poskytovat služby technologického centra svým zákazníkům.
Po celou dobu udržitelnosti bude vlastníkem projektu Město Jičín.
14.2 Finanční rovina
Jak je již uvedeno v kap. 11.5. Příjmy provozní fáze, předkládaný projekt nebude generovat žádný zisk.
Investiční etapa bude financována z dotace a finančních prostředků ORP, provozní etapa pak z rozpočtu
ORP.
ORP počítá s alokací a vyčleněním příslušných finančních částek ze svého rozpočtu na zajištění
udržitelnosti TC ORP.
14.3 Provozní rovina
Základem udržitelnosti projektu z provozní roviny je vyčlenění dostatečného množství kvalifikovaných
pracovníků jak ze strany městského úřadu, tak ze strany dodavatele řešení pro zajištění provozu TC
ORP.
Město Jičín má sestavený kvalitní projektový a realizační tým. Seznam jednotlivých kvalifikovaných
pracovníků projektového a realizačního týmu je uveden v kap. 9. Lidské zdroje, vlastnící a zaměstnanci.
Z technologického hlediska bude nutné zajistit pravidelnou obnovu a upgrade pořízených technologií tak,
aby technologické centrum jako takové bylo schopno poskytovat plánované služby, včetně pokrytí
potřebných SW licencí. Veškerý upgrade jak HW, tak SW bude na stejné, či vyšší úrovni, než původně
nakoupený.
Veškeré vybavení TC ORP zůstane v majetku žadatele po celou dobu udržitelnosti projektu. Popis
technické architektury, zajišťující její udržitelnost po celou dobu projektu, je uveden v kap. 7. Technické
řešení.
Udržitelnost projektu bude zajištěna také pravidelným servisem a údržbou těchto zařízení. Bude
uzavřena rozšíření servisní smlouva s požadovanou dobou odezvy do 4 hodin po nahlášení poruchy.
Tato smlouvy bude financována města Jičín minimálně po dobu udržitelnosti projektu.
Veškeré náklady spojené s provozem tohoto centra budou financovány z rozpočtu ORP. Při pořizování
nového hardwarového i softwarového vybavení budou dodrženy všechny podmínky pro zadávání
veřejných zakázek dle IOP a dle podmínek pro zadávání veřejných zakázek.
15 Závěr
Záměr budovat eGovernment v ORP Jičín je plně v souladu se strategií na národní úrovni vyjádřené
dokumentem EFEKTIVNÍ VEŘEJNÁ SPRÁVA A PŘÁTELSKÉ VEŘEJNÉ SLUŽBY pro období 2007–
2015. V tuto chvíli se jedná o jedinečnou příležitost, kdy je možné vlastní záměry podpořit i finančně, a to
prostřednictvím finančních zdrojů EU (operačních programů IOP a OP LZZ). Při využití finančních zdrojů
je možné získat dotaci ve výši 85% uznatelných nákladů, což může sehrát významnou roli při
rozhodování o realizaci či nerealizaci výše představených investičních záměrů vedoucích
k efektivnějšímu poskytování služeb.
Realizace a finanční podpora sebou přináší i závazky. Tyto závazky je potřeba vnímat zejména v
zajištění udržitelnosti projektu, na kterou se nevztahují dotační tituly (je financována z rozpočtu ORP).
Současně lze konstatovat, že projekt nebude v regionu ojedinělý, ale navazuje na TC kraje a další TC
ORP.
15.1 Shrnutí výsledků
Studie proveditelnosti je zpracovávaná za účelem:
•
specifikace záměru vybudování TC ORP z hlediska stávajícího stavu řešené problematiky i jejího
budoucího vývoje,
•
specifikace záměru pořízení elektronické spisové služby nebo upgrade stávající elektronické
spisové služby pro potřebu ORP a jí zřizovaných organizací a umožnění přístupu k elektronické
spisové službě pro potřeby obcí a jimi zřízených organizací ve správním obvodu žadatele, které
nedisponují vlastní elektronickou spisovou službou nebo projeví zájem využít nově hostovanou
spisovou službu umístěnou na ORP,
•
prokázání, že pro samotný projekt, byla vybrána nejlepší a ekonomicky nejvýhodnější varianta,
•
prokázání správnosti a reálnosti plánovaného rozpočtu,
•
prokázání opodstatněnosti jednotlivých způsobilých výdajů co do druhu a velikosti,
•
prokázání udržitelnosti projektu a schopnosti jeho financování ze strany žadatele po ukončení
finanční podpory ze strukturálních fondů.
Uvedené bylo výše v jednotlivých kapitolách prokázáno. Takto navržený projekt přispěje výrazným
způsobem k rozvoji eGovernment v regionu.
15.2 Vyjádření k realizovatelnosti a finanční rentabilitě projektu
negeneruje přímé zisky. Nicméně se jedná o veřejný projekt, který je třeba hodnotit pomocí socioekonomické analýzy, a ta prokázala, že předkládaný projekt je přínosný. V navržené variantě při
uvedených vstupních podmínkách je jeho socio-ekonomická čistá současná hodnota 1 515 144,- Kč.
Vnitřní výnosové procento 26 % p.a.. Doba návratnosti 3,17 roků a index rentability 0,46. Dle všech
uvedených hodnot se jedná o společensky velmi přínosný projekt.
V kombinaci se získáním dotace je projekt realizovatelný a přínosný.
15.3 Popis postupu návazných projektů
Harmonogram postupu navazujících projektů závisí na termínech vyhlášení jednotlivých výzev v rámci
IOP a OPLZZ. Navazující projekty:
• Elektronická spisová služba ORP - realizace 2010
• Digitalizace a ukládání (realizuje kraj) – předpoklad 2011
• CzechPOINT@home – předpoklad 2011
• Vzdělávání v eGON centerech ORP – probíhá (2009 – 2012)
• Vnitřní integrace úřadu ORP – předpoklad 2010 – 2011
• Zvýšení kvality řízení v úřadech územní veřejné zprávy – předpoklad 2010 – 2011
15.4 Závěry a doporučení
Na základě uvedených zjištění lze doporučit TC ORP k realizaci.
16 Zadávací dokumentace
16.1 Zadávací dokumentace k vyhlášení výběrového řízení na zhotovitele projektu
Část budování TC ORP bude vzhledem k výši zakázky a dle zákona č. 137/2006 Sb., o Veřejných
zakázkách, realizována formou podlimitní veřejné zakázky v otevřeném řízení.
Zadávací dokumentace bude připravena v souladu se zákonem č. 137/2006 Sb a závaznými postupy pro
zadávání veřejných zakázek spolufinancovaných ze zdrojů EU, nespadajících pod aplikaci zákona č.
137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, v programovém období 2007 – 2013, schválenými usnesením
vlády č. 48 ze dne 12. ledna 2009 (Závazné postupy jsou uvedeny v příloze č. 8 Příručky pro žadatele).
16.2 Řádný položkový rozpočet
Viz. kapitola 16.3.
16.3 Výkaz výměr
viz tabulka 14 v kapitole 11.3
17 Elektronická spisová služba
17.1 Úvod
ZÁKLADNÍ INFORMACE O PROJEKTU
Název:
Elektronická spisová služba ORP Jičín
Zkratka:
ESS TC
Popis:
Projekt Elektronická spisová služba ORP umožňuje pořízení elektronické spisové
služby ORP splňující požadavky dané zákonem č. 499/2004 Sb., o spisové
službě a archivnictví, ve znění pozdějších předpisů nebo upgrade stávající
elektronické spisové služby, splňující požadavky dané zákonem č. 499/2004 Sb.,
o spisové službě a archivnictví, ve znění pozdějších předpisů pro potřebu obce
s rozšířenou působností a jí zřizovaných organizací. Současně umožní přístup
k elektronické spisové službě splňující požadavky dané zákonem č. 499/2004
Sb., o spisové službě a archivnictví, ve znění pozdějších předpisů pro potřeby
obcí a jimi zřízených organizací ve správním obvodu žadatele, které nedisponují
vlastní elektronickou spisovou službou nebo projeví zájem využít nově
hostovanou spisovou službu umístěnou na ORP.
Garant projektu:
ORP Jičín
Lokalita:
ORP Jičín
Doba realizace:
9/2010-12/2010
5 let
Rozpočet projektu:
1 670 772,00 Kč (z toho 168 926,82 nezpůsobilé výdaje)
17.1.1 Identifikační údaje předkladatele projektu, kontaktní osoby
Název organizace:
Město Jičín
IČ:
00271632
Adresa:
Telefon:
+420 493 545 470
E-mail:
[email protected]
www.mujicin.cz
Web:
Kontaktní osoba:
17.1.2 Cílové skupiny projektu
Cílovými skupinami jsou:
obec s rozšířenou působností Jičín jakožto garant realizace a odběratel poskytované služby,
zřizované organizace ORP, které jsou odběratelem (klientem) poskytované služby. Soupis organizací
je uveden v kapitole 17.4.1. Varianty poptávaného řešení, (doplní jednotlivé ORP)
obce ve správním území ORP a jimi zřizované organizace, které jsou odběratelem (klientem)
poskytované služby.
V kapitole 17.4.2. Doporučená varianta řešení je uveden seznam obcí, které požádaly o zajištění
přístupu k elektronické spisové službě. Seznam je rozdělen na obce, které požádaly o elektronickou
spisovou službu v hostovaném režimu provozovanou na TC ORP a na obce, které projevily zájem o
nákup licence plné verze elektronické spisové služby provozované na vlastní technologii obce.
Vyjádření zájmu dané obce je doložen písemným rozhodnutím příslušného orgánu obce (zastupitelstva,
rady, nebo starosty obce).
17.2 Současný stav a historie projektu
Projekt Elektronická spisová služba ORP Jičín je plně v souladu s vyhlášenou výzvou č. 06 Ministerstva
vnitra ČR „ROZVOJ SLUŽEB eGOVERNMENTU V OBCÍCH“ (Prioritní osa 2 - Zavádění ICT v územní
veřejné správě, Oblast podpory 2.1 - Zavádění ICT v územní veřejné správě) a úzce souvisí s projektem
Technologické centrum ORP, který poskytuje pro provoz elektronické spisové služby potřebnou
infrastrukturu a negarantované úložiště nevyřízených a neuzavřených spisů.
Projekt je realizován na základě usnesení Rady města Jičín č. 77 a usnesení Zastupitelstva města č. 19.
Dalšími východisky studie proveditelnosti jsou:
Národní standard pro elektronické systémy spisové služby
Provedený průzkum stavu vybavenosti obcí a zřizovaných organizací elektronickými spisovými
službami a jejich požadavků na zajištění přístupu ,
Zásadní pro realizaci projektu je požadavek legislativy ‐ novely zákona č. 499/2004 Sb., který zavádí
povinnost vést spisovou službu pro územní samosprávné celky a jejich zřizované organizace (§ 63). V
přechodných lhůtách novela obsahuje ustanovení:
"Určení původci uvedou své spisové služby, elektronické systémy spisové služby vykonávané v
elektronické podobě a spisové řády do souladu se zákonem č. 499/2004 Sb., ve znění účinném ode dne
nabytí účinnosti tohoto zákona, do 3 let ode dne nabytí účinnosti tohoto zákona".
17.2.1 Zvažované varianty řešení
Projekt zahrnuje tři části. Zvažované Varianty řešení jsou uvedeny pro každou část samostatně:
I.
ELEKTRONICKÁ SPISOVÁ SLUŽBA PRO MĚSTSKÝ ÚŘAD JIČÍN
•
Upgrade stávající spisové služby úřadu
Varianta předpokládá provedení upgrade stávající spisové služby úřadu a rozšíření počtu
licencí na tzv. „multilicenci“. Stávající spisová elektronická služba Ginis je produkt
společnosti Gordic s.r.o. a plně vyhovuje dosavadním požadavkům uživatelů a legislativy
s výjimkou funkcí vyplývajících z novely zákona 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové
službě a zákonu 300/2008 Sb. o elektronických úkonech a autorizované konverzi
dokumentů. ESS je součástí IS GINIS a je úzce provázaná na ekonomiku, registry a
kartotéku osob, správní a sociální agendy, matriku.
•
Pořízení nové spisové služby úřadu
Varianta předpokládá pořízení nové spisové služby úřadu při zajištění funkčních
požadavků uvedených v kapitole 17.3 a zajištění plné kompatibility s architekturou a
databázovým prostředím úřadu. Součástí pořízení je nákup multilicence, implementace
včetně konfigurace dle současného stavu a provedení školení a migrace dat ze stávající
spisové služby
II.
ELEKTRONICKÁ SPISOVÁ SLUŽBA PRO ZŘIZOVANÉ ORGANIZACE ORP JIČÍN
•
Hostovaná spisová služba v TC ORP Jičín
Varianta předpokládá pořízení spisové služby centrálně žadatelem, ORP Jičín, s tím, že
se jedná o realizaci řešení formou hostingu, kdy spisová služba bude instalována v TC
ORP. Licence pro zřizované organizace jsou pořízeny ORP Jičín, které může udělit
zřizovaným organizacím podlicenci. Provoz hostované spisové služby je zajištěn ORP jako
služba poskytovaná zřizovaným organizacím. Zřizované organizace jsou klienti systému,
kdy podlicence a služba zajištění provozu po dobu udržitelnosti projektu jsou zřizovaným
organizacím poskytnuty bezúplatně.
Je nutné pro zřizované organizace pořídit multilicenci hostované spisové služby.
•
Nákup licence plné verze elektronické spisové služby provozované na vlastní
technologii zřizované organizace
Varianta předpokládá pořízení licencí plné verze elektronické spisové služby pro
zřizované organizace, které budou provozované na vlastní technologii zřizované
organizace. Zřizovaná organizace musí disponovat potřebnou HW a SW infrastrukturou a
musí samostatně zajišťovat provoz a správu spisové služby.
III.
ELEKTRONICKÁ SPISOVÁ SLUŽBA PRO OBCE VE SPRÁVNÍM OBVODU ŽADATELE
• Hostovaná spisová služba v TC ORP
Varianta předpokládá pořízení spisové služby centrálně žadatelem ORP Jičín, s tím, že se
jedná o realizaci řešení formou hostingu, kdy spisová služba bude instalována v TC ORP.
Licence pro obce jsou pořízeny ORP Jičín, které může udělit zřizovaným organizacím
podlicenci. Provoz hostované spisové služby je zajištěn ORP jako služba poskytovaná
obcím. Obce jsou klienti systému, kdy podlicence a služba zajištění provozu po dobu
udržitelnosti projektu jsou jim poskytnuty bezúplatně.
Je nutné pro obce pořídit multilicenci hostované spisové služby.
• Nákup licence plné verze elektronické spisové služby provozované na vlastní
technologii obce
Varianta předpokládá pořízení licencí plné verze elektronické spisové služby pro obce,
které budou provozované na vlastní technologii zřizované obce. Obec musí disponovat
potřebnou HW a SW infrastrukturou a musí samostatně zajišťovat provoz a správu spisové
služby.
Bylo by potřeba pro obce pořídit multilicenci plné verze spisové služby. Obce se bohužel
nedohodly na jednom dodavateli ESS. Každá obec požaduje ESS od jiného dodavatele.
Obce jinou ESS používat nechtějí, takže by vysoutěženou ESS nepoužívaly. Obcím by bylo
možno vysoutěžit jejich ESS v komoditním výběrovém řízení.
17.2.2 Etapy projektu
Projekt bude realizován jako dvouetapový. Harmonogram realizace je navržen ve třech fázích:
• Přípravná fáze – vytvoření studie proveditelnosti a dalších potřebných dokumentů včetně jejich
schválení , uzavření potřebných partnerských smluv
• Realizační fáze – vypsání veřejné zakázky a vlastní dodávka řešení, implementace a zkušební
provoz
• Provozní fáze – produktivní provoz po dobu udržitelnosti projektu
Přípravná fáze byla zahájena zpracováním této studie proveditelnosti. Vlastní realizační fáze bude
zahájena po podání příslušného projektu v polovině roku 2010. Ukončení realizační fáze je
předpokládáno v 12/2010.
17.3 Funkční požadavky na vybrané spisové služby
Funkční požadavky na spisovou službu jsou definovány v Příloze č. 1 – VZOROVÉ OSNOVY STUDIE
PROVEDITELNOSTI Příručky pro žadatele a příjemce finanční podpory v rámci IOP výzvy č. 06 – ROZVOJ
SLUŽEB EGOVERNMENTU V OBCÍCH. Jsou to:
ZÁKLADNÍ FUNKCE SYSTÉMU (ELEKTRONICKÉ) SPISOVÉ SLUŽBY VYHOVUJÍCÍ AKTUÁLNÍ
NOVELE ZÁKONA 499/2004 A 190/2009 SB. O ARCHIVNICTVÍ A SPISOVÉ SLUŽBĚ A ZÁKONU
300/2008 SB. O ELEKTRONICKÝCH ÚKONECH A AUTORIZOVANÉ KONVERZI DOKUMENTŮ.
•
Příjem a evidence doručených i vlastních listinných dokumentů
o Evidence doručených i vlastních elektronických dokumentů
o Zobrazení zpráv doručených do datové schránky a elektronické podatelny
Vytvoření dokumentu ze zprávy doručené do datové schránky nebo elektronické
podatelny
o Označení dokumentů evidenčním číslem a číslem jednacím
o Vedení podacího deníku
Oběh a vyřizování dokumentů – evidence předání a převzetí
o Sledování stavu vyřízení dokumentů
o Práce se spisy a uzavírání spisů
Práce s elektronickými dokumenty - Vložení, zobrazení a editace elektronických dokumentů
o Ukládání elektronických dokumentů způsobem zaručujícím věrohodnost původu
dokumentu, neporušitelnost jeho obsahu a čitelnost dokumentu,
o Automatická kontrola a doplňování časových razítek a elektronických značek dle
požadavků zákona
o Elektronické podpisy (podepsání souboru, ověření podpisu)
o Převádění dokumentu v analogové podobě na dokument v digitální podobě a naopak
o Automatická konverze dokumentů do ukládacího nebo výstupního datového formátu
Odesílání listinných i elektronických dokumentů
o Odesílání dokumentů poštou, elektronickou poštou a datovou schránkou
o Evidence doručení dokumentu
o Automatická evidence dodejky z datové schránky
Vyřízení a uzavření
Ukládání a skartace - evidence skrartačních znaků a lhůt
o Ukládání spisů a dokumentů
o Podpora skartačního řízení pro papírové i elektronické dokumenty ¨
o Předávání spisů a uzavřených dokumentů do e-spisovny
Požadavky na integraci s Datovými schránkami – plná integrace s datovými schránkami (dopad
zákona 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů a zákona č.
301/2008 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s přijetím zákona o elektronických
úkonech a autorizované konverzi dokumentů - projekt MV ČR „Datové schránky“)
Shoda s platnou legislativou, nároky kladené na systémy zadavatele, a její současná i budoucí
údržba, zejména respektování vydaných národních standardů a rozhraní za účelem ukládání
dokumentů
Součástí musí být i dokumentace a kompletní popis dodaných API rozhraní pro integraci s
dalšími systémy.
o
•
•
•
•
•
•
•
•
Protože pro provoz elektronických spisových služeb bude využívána infrastruktura technologického
centra ORP, je vyžadována kompatibilita s architekturou a databázovým prostředím ORP Jičín a
komunikace s negarantovaným úložištěm nevyřízených a neuzavřených spisů provozovaným v TC ORP.
17.3.1 Definice dalších požadovaných funkcí
Systém spisové služby musí dále splňovat tyto požadavky:
Možnost poskytovat hostované řešení
Možnost provozu serverové části ve virtuálním prostředí
Podpora integrace s informačními systémy obcí a zřizovaných organizací
Poskytovat otevřené komunikační rozhraní pro externí informační systémy (webové služby),
zejména ISDS a ISZR
Přístup prostřednictvím webového rozhraní
Podpora logického oddělení jednotlivých organizací v rámci databáze i samostatných databází
pro jednotlivé organizace (každá organizace vlastní databázi)
Provádění autorizované konverze z moci úřední (z datové zprávy do listinné podoby i naopak) dle
zákona 300/2009Sb.
Převod elektronického dokumentu do formátu PDF/A-1b
Podepisování elektronických dokumentů PDF/A zaručeným elektronickým podpisem založeným
na kvalifikovaném certifikátu a používání formátu PDF verze 1.7 (stanovují Vyhlášky Min.vnitra
191-4/2009Sb.)
Používání kvalifikovaných časových razítek (označování datových zpráv čas.razítkem dle zákona
190/2009Sb.)
Požadavky obcí: zajistit, aby nikdo kromě nich neviděl do jejich neuzavřených spisů. Tento
požadavek je legitimní a zajistit ho lze pomocí šifrování dat.
Požadavek zákona 101/2000Sb. na ochranu osobních údajů lze rovněž řešit šifrováním dat.
17.4 Poptávka a nabídka, Analýza trhu – nabídka služeb
17.4.1 Varianty poptávaného řešení
Poptávkové řízení pro výběr dodavatele v rámci všech třech částí projektu bude realizováno dle
Závazných postupů pro zadávání zakázek spolufinancovaných ze zdrojů EU, nespadajících pod aplikaci
zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, v programovém období 2007-2013“ a vnitřní směrnice o
veřejných zakázkách schválenou Radou města Jičína dne 21.6.2009 (č. 2006/13).
POROVNÁNÍ VARIANT ŘEŠENÍ
Hodnocení variant je provedeno pro každou část samostatně.
I.
ELEKTRONICKÁ SPISOVÁ SLUŽBA PRO MĚSTSKÝ ÚŘAD
1. Upgrade stávající spisové služby úřadu
Výhody využití stávající spisové služby Ginis spočívají hlavně v již existujícím propojení
do IS Měú, jehož je ESS nedílnou součástí zajišťující oběh dokumentů mezi všemi
agendami (účetnictví, spisovna, poplatky, přestupky, banka, pokladna, matrika, volby,
kartotéka osob, registr obyvatel), dále v tom, že zaměstnanci již absolvovali ucelenou
řadu školení a v tom, že nemalá část spisovky byla pořízena, naimplementována,
zaplacena a jde jen o její doplnění podle požadavků zákona. Výhoda je i v tom, že
informatici Měú Jičín již ESS dobře znají a administrují ji od roku 2006.
Nevýhody využití stávající spisové služby spočívají hlavně v nutnosti lokální instalace a
nastavení, ale dodavatel již nabízí i webového klienta.
Předpokládaná cena upgrade stávající spisové služby města Jičín vychází z nabídky
stávajícího dodavatele. Níže uvedená cenová nabídka obsahuje i náklady na pořízení 11
ks licencí pro hostovanou spisovou službu pro organizace zřizované městem Jičín.
hostovaná ESS pro 1 organizaci
hostovaná ESS pro organizace Města Jičín
upgrade ESS Ginis pro Město Jičín
CELKEM upgrade ESS Měú+organizace zřizované
1
11
1
cena ESS
implementace
Údržba - provozní
Celkem s DPH
bez DPH
bez DPH
náklady
12 600,00
11 300,00
28 680,00
5 500,00
138 600,00
124 300,00
315 480,00
60 500,00
529 120,00
65 400,00
713 424,00
175 624,00
1 028 904,00
667 720,00
189 700,00
236 124,00
Celkové náklady na upgrade stávající spisové služby činí Kč 713 424,- vč. DPH
2. Pořízení nové spisové služby úřadu
Výhody nákupu nové spisové služby nejsou žádné.
Nevýhody nákupu nové spisové služby spočívají hlavně v promrhání již vydaných peněz
města, školení, nepropojení s IS města, nutností importovat stávající data z GINISu do
jiné spisovky a v mnohem vyšší ceně. Toto řešení pro město Jičín nepřichází v úvahu !
Předpokládaná cena je kvalifikovaný odhad vyplývající z orientačního průzkumu trhu a je
cca 1.200.000 Kč bez DPH.
Udržovací roční poplatek (maintenance) cca 200.000 bez DPH.
II.
ELEKTRONICKÁ SPISOVÁ SLUŽBA PRO ZŘIZOVANÉ ORGANIZACE ORP
1. Hostovaná spisová služba v TC ORP
Výhody hostované spisové služby spočívají hlavně v jednoduchosti implementace,
správy, údržby, zálohování, vyšší bezpečnosti dat, jednotnosti a centralizovanosti dat
v TC ORP. Dále v tom, že již několik let se oddělení informatiky Měú Jičín stará o LAN a
data zřízených organizací, čili tímto způsobem bychom přirozeně doplnili stávající
pomoc.
Nevýhody hostované spisové služby spočívají hlavně v nutnosti mít pro práci s ESS
kvalitní internetové připojení v režimu 12x5, což je díky městské optické síti zajištěno.
1
11
1
cena ESS
implementace
Celkem s DPH
bez DPH
bez DPH
náklady
12 600,00
11 300,00
28 680,00
5 500,00
138 600,00
124 300,00
315 480,00
60 500,00
529 120,00
65 400,00
713 424,00
175 624,00
1 028 904,00
667 720,00
189 700,00
236 124,00 Cel
kové předpokládané náklady na zajištění hostované spisové služby pro organizace zřizované
městem Jičín (11 organizací) činní Kč 315 480,- vč. DPH
2. Nákup licence plné verze elektronické spisové služby provozované na vlastní
technologii zřizované organizace
Výhody nákupu licence plné verze spisové služby spočívají hlavně v možnosti pracovat
s ESS i bez funkčního připojení k internetu. Další výhoda: je možné budoucí propojení na
další SW organizací.
Nevýhody nákupu licence plné verze spisové služby spočívají hlavně v tom, že aplikace
u uživatele nemusí být aktuální nebo správně nastavená a dále, že organizace nemají
personál, který by byl po zaškolení schopen samostatně zajišťovat provoz a správu
spisové služby, protože nedisponují dostatečnou počítačovou gramotností.
Předpokládaná cena je kvalifikovaný odhad vyplývající z orientačního průzkumu trhu a je
28 000 Kč včetně DPH. O lokální ESS neprojevila zájem žádná organizace.
III.
1. Hostovaná spisová služba v TC ORP
Hostovanou ESS požaduje velká většina obcí, jež projevily písemný zájem. Výhody
hostované spisové služby spočívají hlavně v jednoduchosti implementace, správy,
údržby, zálohování, vyšší bezpečnosti dat, jednotnosti a centralizovanosti dat v TC ORP.
Dále v jednodušší metodické podpoře obcím oproti lokální spisovce.
Nevýhody hostované spisové služby spočívají v nutnosti mít pro práci s ESS kvalitní
internetové připojení v režimu 12x5. To si obce zajistily samy tím, že mají se svým
poskytovatelem připojení dohody SLA v jimi požadované úrovni. Tyto dohody tato studie
ani ORP Jičín neřeší, pouze jsme je v rámci průzkumu na obcích zjistili.
Typ ESS
hostovaná ESS
hostovaná ESS
hostovaná ESS
hostovaná ESS
hostovaná ESS
hostovaná ESS
hostovaná ESS
hostovaná ESS
hostovaná ESS
hostovaná ESS
hostovaná ESS
hostovaná ESS
hostovaná ESS
hostovaná ESS
hostovaná ESS
Obce s hostovanou Eelektornickou spisovou službou - limit 19 000,- kč dotace
cena ESS
implementace
organizace
Cen s DPH celkem údržba - provoz
bez DPH
bez DPH
Běchary
12 600
11 300
28 680
5 500
Dřevěnice
12 600
11 300
28 680
5 500
Kbelnice
12 600
11 300
28 680
5 500
Konecchlumí
12 600
11 300
28 680
5 500
Kovač
12 600
11 300
28 680
5 500
Ohaveč
12 600
11 300
28 680
5 500
Ostružno
12 600
11 300
28 680
5 500
Samšina
12 600
11 300
28 680
5 500
Sedliště
12 600
11 300
28 680
5 500
Soběraz
12 600
11 300
28 680
5 500
Újezd pod Troskami
12 600
11 300
28 680
5 500
Veliš
12 600
11 300
28 680
5 500
Vršce
12 600
11 300
28 680
5 500
Železnice
Masarykova základní škola Železnice
25 200
22 600
57 360
11 000
Lužany
Základní škola a mateřská škola Lužany
25 200
22 600
57 360
11 000
Celkem
487 560
214 200
192 100
93 500
obec
Celkové náklady na pořízené hostované spisové služby pro obce zařazené pod ORP Jičín, včetně jimi
zřizovaných organizací Kč 487 560,- vč. DPH
2. Nákup licence plné verze elektronické spisové služby provozované na vlastní
technologii obce
Výhody nákupu licence plné verze spisové služby spočívají hlavně v tom, že nebude
konektivita ani dostupnost našeho serveru vyžadována v režimu 12x5, obce budou moci
pracovat i bez připojení k internetu. Další výhoda: je možné propojení na další SW na
obci.
Nevýhody nákupu licence plné verze spisové služby spočívají hlavně v tom, že pro
uživatele bude složitější rozpoznat, zda jde o problém na TC ORP nebo jejich konektivity
a bylo by jasnější, kdy mají volat dodavatele konektivity a kdy TC ORP. Také v tom, že
aplikace u uživatele nemusí být aktuální nebo správně nastavená a dále, že obce nemají
personál, který by byl po zaškolení schopen samostatně zajišťovat provoz a správu
spisové služby, protože nemají dostatečnou počítačovou gramotnost. Rovněž je složitější
metodická podpora obcím oproti hostované ESS.
O lokální ESS projevily zájem jen 3 obce 1.typu a město Sobotka (má stavební úřad i
matriku), ale každá obec chce jinou ESS.
Typ ESS
ESS Keo-X
ESS Keo-X
ESS Munis
Obce s Elektronickou spisovou službou kompatibilní s IS obce - limit 19 000,- Kč dotace
cena ESS
implementace
organizace
obec
bez DPH
bez DPH
Podůlší
10 800
10 000
24 960
5 400
Žeretice
10 800
10 000
24 960
5 400
Bukvice
10 800
10 000
24 960
5 400
Celkem
74 880
32 400
30 000
16 200
Obce s Elektronickou spisovou službou kompatibilní s IS obce - (obce se stavební úřadem a matrikou) - limit 60 000,- dotace
cena ESS
implementace
organizace
obec
bez DPH
bez DPH
79 428
11 082
ESS Ginis *
město Sobotka
Základní škola Sobotka
44 110
22 080
Typ ESS
*) ESS Ginis pro město Sobotka obsahuje tyto části:
WESS
el.spisová služba, síťová verze
rozhraní na datové schránky
rozhraní na CzechPoint
WRAK
Registr konverzí
EPD
el.podatelna
Celkové náklady na pořízení licencí plné verze ESS na vlastní technologii obcí zařazených pod ORP
Jičín a jimi zřizovaných organizací činní Kč 154 308,- vč. DPH
17.4.2 Doporučená varianta řešení
Na základě porovnání byly pro jednotlivé části doporučeny tyto nejvhodnější varianty:
I.
Je doporučena varianta upgrade stávající spisové služby Ginis městského úřadu, protože je
jednoznačně výhodnější i levnější.
II.
Jako nejvhodnější je doporučena varianta hostované spisové služby v TC ORP provozovaná
ORP realizovaná v rámci upgrade stávající spisové služby městského úřadu, protože je
jednoznačně výhodnější i levnější.
Seznam organizací, které požádaly o přístup k elektronické spisové službě v hostovaném
režimu je uveden v Příloze 2.
O lokální ESS nepožádala žádná organizace zřízená městem Jičín.
III.
I pro tuto část je jako nejvhodnější doporučena varianta hostované spisové služby v TC ORP,
provozovaná ORP, realizovaná nákupem multilicence hostované spisové služby pro obce a jejich
organizace, protože většina obcí požádala o hostovanou ESS.
Pro obce, které projevily zájem o ESS Triáda, GINIS a Keo-X, může být vysoutěžena a
nakoupena licence plné verze elektronické spisové služby v komoditním výběrovém řízení.
Seznam obcí 1.typu (nemají ani stavební ani matriční úřad), které požádaly o přístup
k elektronické spisové službě v hostovaném režimu:
obec
1. Dřevěnice
2. Kbelnice
3. Konecchlumí
4. Kovač
5. Lužany
6. Ohaveč
7. Ostružno
8. Samšina
9. Sedliště
10. Soběraz
11. Újezd pod Troskami
12. Veliš
13. Vršce
14. Běchary
15. Železnice
telefon
e-mail
web
493 597 235
493 532 824
493 597 148
724 179 875
493 597 178
493 571 785
493 533 030
493 572 101
493 598 161
493 522 024
493 591 195
493 539 662
493 552 223
493 552 235
493 532 934
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
www.podchlumi.cz/kovac
www.luzany.cz
www.samsina.onas.cz
www.sedliste-jc.cz
www.sobrada.cz
www.velis.cz
www.bechary.cz
www.zeleznice.net
Seznam organizací obcí, které požádaly o přístup k elektronické spisové službě v hostovaném
režimu:
1. Základní škola a mateřská škola Lužany (zřízená obcí Lužany)
493 597 163
[email protected]
2. Masarykova základní škola (zřízená městem Železnice)
[email protected] www.zszeleznice.cz
(zřízená městem Sobotka)
www.zs.sobotka.indos.cz , IČO 71001379
493 532 936
3. Základní škola Sobotka
493 571 539 [email protected]
Seznam obcí 1.typu, které požádaly o nákup licence plné verze elektronické spisové služby
provozované na vlastní technologii obce:
1. obec Podůlší
2. obec Žeretice
3. Obec Bukvice
493 597 125
493 592 330
493 594 277
[email protected]
[email protected]
[email protected]
www.zeretice.org
www.obecbukvice.cz
(Keo)
(Keo)
(Munis)
Obec 2.typu (má stavební i matriční úřad), která požádala o nákup licence plné verze elektronické
spisové služby provozované na vlastní technologii obce:
1.Město Sobotka
493 572 201
[email protected]
www.sobotka.cz
(Ginis)
Seznam organizací zřízených městem Jičín, které požádaly o přístup k elektronické spisové
službě v hostovaném režimu:
1. Kulturní zařízení města Jičína, IČ: 13584430,
2.
493 531 568
www.kzmj.cz
[email protected]
K-klub – středisko volného času, Valdštejnovo nám.99, Jičín, IČ: 71234918,
493 532 451
www.kackojicin.cz
[email protected]
3. Základní škola a mateřská škola, Jičín,17.listopadu 109, IČ: 70886822
493 531 356
http://1zs.mujicin.cz
[email protected]
493 531 566
http://4zs.jicin.cz
[email protected]
4. Základní škola, Železnická 460, Jičín, IČ: 70886784
5. Základní umělecká škola, Jičín, IČ: 67440690
493 532 645
http://www.zusjicin.cz [email protected]
6. Základní škola, Poděbradova 18, Jičín, IČ: 75019485
493 532 046
http://3zs.jicin.cz
[email protected]
7. Základní škola, Husova 170, Jičín, IČ: 70886849
493 532 405
www.2zsjc.cz
[email protected]
8. Technické služby města Jičín, IČ: 64814467
493544744
www.tsjc.cz
[email protected]
9. Sportovní zařízení města Jičín, IČ: 70974349
www.sport-jicin.cz
[email protected]
493 533 462
10. Sociální služby města Jičín, IČ: 70888167
493 546 212
http://www.ssmj.cz
[email protected]
11. Knihovna Václava Čtvrtka, Jičín, IČ: 00370967
493 532 833
http://knihovna.jicin.cz [email protected]
17.4.3 Orientační nabídka na trhu
Zjištěním cen na trhu vyplynuly tyto ceny ESS pro obce a jejich organizace:
a) Hostovaná spisová služba pro 1 subjekt je v rozmezí od 7200 do cca 18.000 Kč bez DPH. Některé
ESS vyžadují pro přístup k terminálovému serveru licenci - je nutná licence CAL pro server za cca 3000
Kč pro každou organizaci a obec. To je cena bez školení a implementace, která se pohybuje od 3600 do
19000 Kč bez DPH za subjekt podle dodavatele.
b) Licence plné verze elektronické spisové služby provozované na vlastní technologii obce pro 1 subjekt
je podle dodavatele cca 11.000 – 18000 Kč bez DPH. Cena školení a implementace je cca 10000 –
19000 bez DPH podle dodavatele.
c) Upgrade spisové služby pro město Jičín, pořízení 11 licencí pro hostovanou spisovou službu pro
organizace zřizovaných městem a pořízení elektronické spisové služby pro obce v ORP Jičín bude podle
předběžných nabídek stát 1 670 772 Kč s DPH vč. standardní dvouleté podpory.
Upgrade spisové služby Města Jičín
cena ESS
implementace
Celkem s DPH
bez DPH
bez DPH
náklady
1
12 600,00
11 300,00
28 680,00
5 500,00
11
138 600,00
124 300,00
315 480,00
60 500,00
1
529 120,00
65 400,00
713 424,00
175 624,00
1 028 904,00
667 720,00
189 700,00
236 124,00
Typ ESS
hostovaná ESS
hostovaná ESS
hostovaná ESS
hostovaná ESS
hostovaná ESS
hostovaná ESS
hostovaná ESS
hostovaná ESS
hostovaná ESS
hostovaná ESS
hostovaná ESS
hostovaná ESS
hostovaná ESS
hostovaná ESS
hostovaná ESS
Typ ESS
ESS Keo-X
ESS Keo-X
ESS Munis
cena ESS
implementace
organizace
bez DPH
bez DPH
Běchary
12 600
11 300
28 680
5 500
Dřevěnice
12 600
11 300
28 680
5 500
Kbelnice
12 600
11 300
28 680
5 500
Konecchlumí
12 600
11 300
28 680
5 500
Kovač
12 600
11 300
28 680
5 500
Ohaveč
12 600
11 300
28 680
5 500
Ostružno
12 600
11 300
28 680
5 500
Samšina
12 600
11 300
28 680
5 500
12 600
11 300
28 680
5 500
Sedliště
Soběraz
12 600
11 300
28 680
5 500
Újezd pod Troskami
12 600
11 300
28 680
5 500
Veliš
12 600
11 300
28 680
5 500
Vršce
12 600
11 300
28 680
5 500
Železnice
25 200
22 600
57 360
11 000
Lužany
25 200
22 600
57 360
11 000
Celkem
487 560
214 200
192 100
93 500
obec
obec
Podůlší
Žeretice
Bukvice
cena ESS
implementace
organizace
bez DPH
bez DPH
10 800
10 000
24 960
5 400
10 800
10 000
24 960
5 400
10 800
10 000
24 960
5 400
Celkem
74 880
32 400
30 000
16 200
cena ESS
implementace
organizace
obec
bez DPH
bez DPH
ESS Ginis *
město Sobotka
44 110
22 080
79 428
11 082
Typ ESS
Tabulka 20 - Orientační nabídka trhu
17.5 Organizace a režijní náklady
17.5.1 Organizační model
Hostovaná spisová služba bude provozovaná ORP. ORP zajistí její pořízení, implementaci a provoz,
včetně hotline. Heldesk dodavatele bude v ceně maintenance, protože jen dodavatel jako vlastník
programovacího kódu je schopen vyřešit všechny problémy ESS.
17.5.2 Provozní model
ORP, oddělení informatiky je garantem, provozovatelem spisové služby. Provoz bude zajištěn odd.
informatiky ORP.
ORP předpokládá spolufinancování 15 procentní spoluúčasti obcí na dotaci jejich ESS, provoz bude
zajištěn prostředky ORP. Cena maintenance bude první a druhý rok zahrnuta v pořizovací ceně ESS, pro
další roky bude zajištěna jednotlivými subjekty nákupem – cena roční maintenance pro třetí až pátý rok
pro každou obec a organizaci se předpokládá cca 5500 Kč a bude vysoutěžena.
Příspěvek obcí na spolufinancování projektu je předběžné kalkulován ve výši Kč 239 868,00.
17.5.3 Role všech organizací v projektu
Projektu hostované spisové služby se účastní následující subjekty:
ORP
ORP je garantem projektu, zajišťuje provoz hostované spisové služby (zajišťuje metodickou podporu
uživatelů, provádí školení) a je také současně uživatelem.
Zřizované organizace města Jičín
Zřizované organizace jsou uživateli služeb hostované spisové služby.
Obce ve správním obvodu a jimi zřizované organizace
Zřizované organizace jsou uživateli služeb hostované spisové služby.
17.5.4 Organizace výběrových řízení
Při zadávání veřejných zakázek souvisejících s realizací projektu bylo postupováno a bude se i nadále
postupovat v souladu s:
zákonem č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, v platném znění;
v případě zakázek nespadajících do režimu zákona bude postupováno v souladu s vnitřní směrnicí o
veřejných zakázkách schválenou Radou města Jičína dne 21.6.2009 (č. 2006/13);
Závaznými postupy pro zadávání veřejných zakázek spolufinancovaných ze zdrojů EU, nespadajících
pod aplikaci zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, v programovém období 2007 – 2013,
schválenými usnesením vlády č. 48 ze dne 12. ledna 2009 (Závazné postupy jsou uvedeny v příloze
č. 8 Příručky pro žadatele)
17.5.5 Smluvní ujednání (návrh SLA) pro provozované komponenty
Spisová služba bude provozována v režimu 12x5. Spisová služba bude realizována v rámci TC ORP.
Garantovaná doba odezvy činí 4 hodiny s dobou odstranění 24 hodin.
17.6 Lidské zdroje, vlastníci a zaměstnanci
Kapitola je zaměřena na specifikaci funkcí a rolí v rámci realizace a provozu systému centrální hostované
spisové služby ORP.
17.6.1 Specifikace funkcí a pozic projektového týmu v investiční a provozní fázi projektu
realizaci je sestaven tak, aby jednotlivé role v rámci týmu byly adekvátně zabezpečeny. Projektový tým
má složení:
Město Jičín
Role
Funkce
garant (sponzor) projektu
Město Jičín, starosta
ing. Martin Puš
vedoucí projektového týmu
ing. Petr Brunner
systémový architekt
Bob Šviha
aplikační architekt
Bob Šviha
budoucí administrátoři systému
a helpdesku - provoz
Martin Janouch, Bob Šviha a 1 nový
informatik pro odpolední směny
administrátor dotace
projekt
Jičín
konzultanti dalších organizací
zapojených v projektu
starostové obcí Běchary
a Lužany
ing. Jan
Mitlöhner
organizace veřejných zakázek
Mgr. Eva Vogeltanzová
právní poradenství
Mgr. Eva Vogeltanzová
manažer
města
Škoda
a
ing.
Martin
Tabulka 21 - Složení projektového týmu SPS TC ORP
Požadavky na projektový tým a osoby zajišťující provoz a podporu jsou s ohledem na činnosti vysoké.
Odborná vybavenost členů týmu odpovídá rozsahu a obsahu projektu.
Navržený tým je dostatečně kvalitní (všichni jeho členové tyto činnosti již více než 5 let vykonávají v rámci
své profese) a kapacitně odpovídá předpokládaným nárokům projektu. Ty jsou dány činnostmi:
projektové řízení,
administrace dotace,
administrace veřejných zakázek,
podpora uživatelů,
zajištění školení uživatelů (vazba na vzdělávací část eGON centra),
servis (profylaxe, zajištění obnovy provozu, reklamační řízení, upgrade SW, součinnost s dodavatelem
řešení),
správa softwarových licencí (nákupy licencí, upgrade licencí).
Z pohledu zajištění provozu a podpory SPS je předpokládána alokace 0,5 člověka (0,5 úvazku).
17.6.2 Struktura mzdových nákladů
Mzdové náklady nejsou uznatelnými výdaji projektu. Alokované kapacity realizačního týmu a pracovníků
zajišťujících provoz budou hrazeny z rozpočtu ORP po celou dobu udržitelnosti projektu a jsou pokryty
současnými pracovníky. Předpokládané roční mzdové náklady pro zajištění provozu a podpory systému
Kč 202 500 (hrubá mzda 25 000 měsíčně + odvody zaměstnavatele, půl úvazku pro projekt).
17.7 Realizace projektu, časový plán
17.7.1 Harmonogram činností projektu ve fázi přípravy a realizace projektu
Harmonogram projektu realizace elektronické spisové služby je navržen do třech fází:
-
Přípravná fáze – vytvoření studie proveditelnosti, včetně souvisejících dokumentů a příloh, její
schválení, uzavření partnerských smluv a vypsání veřejné soutěže.
-
Fáze realizace projektu – vlastní dodávka řešení, včetně zkušebního provozu.
-
Fáze provozu – produktivní provoz po dobu udržitelnosti projektu (5let).
Harmonogram realizace projektu TC
ORP
2009
10 11 12
1
2
3
4
5
2010
6 7
8
9
10 11 12
2011
1 2
Přípravná fáze
Zpracování studie proveditelnosti
Uzavření partnerských smluv
Výběrové řízení na dodavatele, schválení
Instalace a konfigurace hostované spisové
služby. Upgrade současného řešení spisovky
Ginis
ukončení 1.etapy, monitorovací zpráva, žádost
města o platbu
Testovací provoz
Školení
Akceptace. Ukončení test.provozu a zahájení
produktivního provozu
ukončení 2.etapy, audit, monitor.zpráva, žádost
města o platbu
Fáze provozu SPS ORP
Tabulka 22 - Harmonogram projektu
Projekt bude realizován ve dvou etapách, jejichž cílem bude: 1. vybudovat elektronickou spisovou
službu TC ORP a 2. zprovoznit všechny jeho služby (testovací provoz a zaškolení), popsané v rámci této
studie.
1. etapa bude ukončena převzetím licencí SW (upgrade ESS města Jičín i spisovek pro organizace a
obce), poté projektový manažer města zpracuje monitorovací zprávy a podá žádost o platbu v souladu s
Příručkou pro žadatele a příjemce a dle Podmínek Rozhodnutí o poskytnutí dotace za dodaný SW.
manažer města podá žádost o platbu v souladu s Příručkou pro žadatele a příjemce a dle Podmínek
Rozhodnutí o poskytnutí dotace za implementaci ESS, testovací provoz a zaškolení, nechá zpracovat
audit a zpracuje monitorovací zprávy pro MV.
17.8 Finanční analýza projektu, finanční plán
17.8.1 Přehled celkových nákladů v investiční fázi
Součástí nákupu upgrade, hostované i plné verze ESS bude také standardní podpora – maintenance v délce standardní záruční lhůty 2 let. Pro další období udržitelnosti projektu město zajistí a bude
financovat rozšířenou maintenance s garancí servisního zásahu do 4 hodin.
Veškeré uvedené výdaje budou vynaloženy v roce 2010. Proplaceny z dotace budou v roce 2011.
Upgrade spisové služby Města Jičín
cena ESS
implementace
Celkem s DPH
bez DPH
bez DPH
náklady
1
12 600,00
11 300,00
28 680,00
5 500,00
11
138 600,00
124 300,00
315 480,00
60 500,00
1
529 120,00
65 400,00
713 424,00
175 624,00
1 028 904,00
667 720,00
189 700,00
236 124,00
Typ ESS
hostovaná ESS
hostovaná ESS
hostovaná ESS
hostovaná ESS
hostovaná ESS
hostovaná ESS
hostovaná ESS
hostovaná ESS
hostovaná ESS
hostovaná ESS
hostovaná ESS
hostovaná ESS
hostovaná ESS
hostovaná ESS
hostovaná ESS
Typ ESS
ESS Keo-X
ESS Keo-X
ESS Munis
organizace
obec
Běchary
Dřevěnice
Kbelnice
Konecchlumí
Kovač
Ohaveč
Ostružno
Samšina
Sedliště
Soběraz
Újezd pod Troskami
Veliš
Vršce
Železnice
Lužany
Celkem
obec
Podůlší
Žeretice
Bukvice
cena ESS
bez DPH
implementace
bez DPH
12 600
12 600
12 600
12 600
12 600
12 600
12 600
12 600
12 600
12 600
12 600
12 600
12 600
25 200
25 200
214 200
11 300
11 300
11 300
11 300
11 300
11 300
11 300
11 300
11 300
11 300
11 300
11 300
11 300
22 600
22 600
192 100
Cen s DPH celkem
28 680
28 680
28 680
28 680
28 680
28 680
28 680
28 680
28 680
28 680
28 680
28 680
28 680
57 360
57 360
487 560
údržba - provoz
5 500
5 500
5 500
5 500
5 500
5 500
5 500
5 500
5 500
5 500
5 500
5 500
5 500
11 000
11 000
93 500
cena ESS
implementace
organizace
bez DPH
bez DPH
10 800
10 000
24 960
5 400
10 800
10 000
24 960
5 400
10 800
10 000
24 960
5 400
Celkem
74 880
32 400
30 000
16 200
cena ESS
implementace
organizace
Typ ESS
obec
bez DPH
bez DPH
79 428
ESS Ginis *
město Sobotka
44 110
22 080
11 082
Tabulka 23 - Celkové náklady na ESS
17.8.2 Přehled celkových nákladů v provozní fázi
Spisová služba v hostovaném režimu bude provozována v TC ORP. 4 obce budou mít lokální ESS a
jejich data budou kopírována do negarantovaného úložiště v TC ORP. Veškerý SW je dodáván včetně
dvouleté podpory. Další maintenance pro 3. až 5. rok pro město Jičín bude činit ročně 245 923 Kč.
Maintenance pro 3. až 5. rok projektu nejsou uznatelným nákladem a budou hrazeny jednotlivými
organizacemi, obcemi a městy; k tomu se všechny subjekty smluvně zaváží a tím bude zajištěna pětiletá
udržitelnost projektu.
Maintenance si hradí každý subjekt sám přímo dodavateli jeho ESS se kterým bude mít uzavřenu řádnou
smlouvu.
Dalšími provozními náklady budou mzdové náklady na 0,5 pracovního úvazku informatika, který bude
provádět běžnou údržbu systému. Dalšími kalkulovanými náklady jsou náklady na energie a dále na další
služby spojené s provozem ESS. Obec bude od roku 2011 odepisovat pořízený majetek. Přehled nákladů
a výnosů tak obsahuj odpisy pořízeného dlouhodobého majetku.
Kalkulované provozní náklady a výnosy obsahuje následující tabulka:
Tabulka 24 - Kalkulované provozní náklady
Finanční toky jsou obsaženy v následující tabulce:
Tabulka 25 - Finanční toky
17.8.3 Příjmy provozní fáze
Z pohledu provozní fáze nejsou předpokládány příjmy. Dle partnerských smluv přispějí obce na pořízení
ESS ve výši 15% podílu na pořízení ESS.
Příjmy jsou kalkulovány v tabulce uvedené v předchozí kapitole ve výši Kč 239 868,17.8.4 Závěry finanční analýzy
negeneruje přímé zisky. Nicméně se jedná o veřejný projekt, který je třeba hodnotit pozitivně.
17.9 Analýza rizik v investiční a v provozní fázi a opatření pro jejich řešení či zmírnění
Tato kapitola se hlouběji zabývá expertně odhadnutými riziky celého projektu, jejich dopadem a návrhem
opatření pro jejich eliminaci.
Pro přehlednost byla jednotlivá rizika rozdělena do skupin:
•
Projektová rizika
•
Technická a realizační rizika
•
Legislativní a organizační rizika
•
Ekonomická a investiční rizika
Jednotlivá rizika jsou zpracována formou tabulky, obsahující údaje:
•
Popis rizika – projevy rizika
•
Dopad na projekt – priorita, pravděpodobnost a možné dopady projektu – rozděleno do tří úrovní
(nízký, střední, vysoký)
•
Pravděpodobnost – pravděpodobnost míry naplnění rizika – rozděleno do tří úrovní (nízká,
střední , vysoká)
•
Opatření k omezení rizika - návrh opatření vedoucích k omezení vlivu rizika.
•
Kritérium úspěchu - měřitelný cíl nebo výstup projektu, který bude dosažen, pokud bude riziko
eliminováno.
PROJEKTOVÁ RIZIKA
V rámci této skupiny jsou uvedena hlavní identifikovaná rizika, související s průběhem projektu
realizování elektronické spisové služby TC ORP.
Popis rizika
Termíny
v harmonogramu
nebudou dodrženy
uvedené
projektu
Dopad na
projekt
Pravděp
odobnos
t
Střední
Střední
Původní
termíny
budou dodrženy.
Aktivně
kontrolovat
veškeré
termíny harmonogramu a včas
eskalovat a řešit možné zpoždění
termínu.
Infrastruktura nebude připravena
v dostatečném předstihu.
Vysoký
Nízká
Aktivně přistupovat
infrastruktury.
Přizpůsobit
projektu
infrastruktuře.
k přípravě
harmonogram
připravované
Infrastruktura
připravena
v dostatečném
předstihu.
bude
MěÚ
Střední
Střední
odpovídající kvalitní zdroje na
straně zákazníka za účelem
poskytnutí
požadované
součinnosti.
Nedojde
k prodlení
součinnosti
interními
pracovníky městského
úřadu.
Vysoký
Nízká
Smluvně
ošetřit
kvalitní
pracovníky dodavatele na základě
jejich zkušenostmi při realizaci
obdobných zakázek a na základě
poskytnutých CV.
Nedojde
k opoždění
Tabulka 26 - Projektová rizika
TECHNICKÁ A REALIZAČNÍ RIZIKA
V rámci této skupiny jsou uvedena hlavní identifikovaná rizika, související s realizací a provozem
centrálně hostované spisové služby.
Popis rizika
Dopad na
projekt
Pravděp
odobnos
t
Spisová služba je dodána
v neodpovídající funkcionalitě.
Vysoký
Nízká
Realizace na základě smlouvy se
specifikací sankcí a pokut.
Funkční spisová služba.
provoz spisové služby nebudou
dostatečné
Vysoký
Nízká
rezervu technologického centra
pro provoz.
Nenastane
problém
s přidělením
požadovaných
systémových zdrojů a
potřebné
diskové
kapacity
při
implementaci a provozu.
Průběžně
sledovat
volné
systémové
zdroje
technologického
centra
a
v případě potřeby řešit jejich
navýšení.
Síťová konektivita mezi TC
ORP a jeho zákazníky není
postačující
Vysoký
Nízká
Odhadnout potřebný datový tok
mezi technologickým centrem
ORP a jeho zákazníky a
v případě, že propustnost nebude
dostatečná,
zahájit
aktivity
zaměřené na její posílení.
Nedochází k prodlevám
a novým výpadkům při
konzumování
služeb
ORP.
Střední
Nízká
Vyhradit
dostatečné
finanční
zdroje na pokrytí nezbytné
technické podpory ze strany
dodavatele.
Vzniklé závady
odstraněny včas
SLA).
jsou
(dle
Implementovat
známé
a
prověřené technologie, které lze,
alespoň
částečně,
spravovat
vlastními zdroji.
LEGISLATIVNÍ A ORGANIZAČNÍ RIZIKA
projektu.
Popis rizika
Dojde
dotace
k porušení
podmínek
Nepodaří se uzavřít smlouvu o
podpoře s dodavatelem řešení.
Dopad na
projekt
Pravděp
odobnos
t
Vysoký
Nízká
Organizačně,
projektově
a
vyplacena.
Střední
Nízká
Případná
kontrola
neshledala
porušení
byla dotace přidělena –
nedochází
k vrácení
dotace.
V
dostatečném
časovém
předstihu projednávat podmínky
uzavření smlouvy s dodavatelem.
Smlouva o podpoře je
s dodavatelem
řešení
Eliminovat
rizika
plynoucí
Výrazné
legislativní
změny
v oblasti spisové služby.
Střední
Střední
Podepsání
smlouvy
s dodavatelem řešení zahrnující
závazek dodržování shody s
legislativou.
Systém splňuje po dobu
udržitelnosti
projektu
shodu s legislativou.
EKONOMICKÁ A INVESTIČNÍ RIZIKA
V rámci této skupiny jsou uvedena hlavní identifikovaná ekonomická a investiční rizika projektu.
Popis rizika
Dopad na
projekt
Pravděp
odobnos
t
Náklady
na
realizaci
nepřiměřeně
přesáhnout
Střední
Nízká
v souladu
s poskytnutou
výší
dotace.
Náklady na realizaci a
provoz
nepřevyšují
Dotace na realizaci centrální
hostované
spisové
služby
nebude poskytnuta
Vysoký
V případně
odůvodněného
nárůstu výdajů je nezbytné zajistit
jejich pokrytí vlastními zdroji.
Nízká
Organizačně,
projektově
a
Alokace finančních
z vlastního rozpočtu.
vyplacena.
prostředků
17.10 Udržitelnost projektu
Udržitelnost je doba, po kterou musí příjemce podpory udržet výstupy projektu.
V tomto případě se jedná o pořízení a provoz spisové služby pro ORP Jičín, zřizované organizace ORP,
obce a jejich zřizované organizace.
Efekty projektu budou udrženy v nezměněné podobě po dobu 60 měsíců od implementace.
Nedodržení závazku udržitelnosti je považováno za porušení podmínek pro poskytnutí příspěvku, což
může vést i k požadavku na jeho vrácení.
Následující kapitoly se detailněji zabývají udržitelnosti projektu v rovinách:
•
Institucionální
•
Finanční
•
Provozní.
Pro městský úřad je prioritou udržení a rozvíjení spisové služby ve formě centrálního hostingu ve všech
rovinách.
17.10.1 Institucionální rovina
Město Jičín/obec byla zřízena zákonem o obcích č. 128/2000 Sb. v rámci reformy veřejné správy. A jako
taková může být zrušena pouze změnou zákona (tato legislativní změna se nepředpokládá).
Pořízením elektronické spisové služby se město Jičín zavazuje, minimálně po dobu udržitelnosti projektu
- což je po dobu 60 měsíců, poskytovat služby elektronické spisové služby svým zákazníkům.
Po celou dobu udržitelnosti bude vlastníkem projektu město Jičín.
17.10.2 Finanční rovina
Jak je již uvedeno v kap. 17.8 Finanční analýza projektu, předkládaný projekt nebude generovat žádné
příjmy.
Investiční etapa bude financována z dotace a finančních prostředků ORP, provozní etapa pak z rozpočtu
ORP po dobu udržitelnosti projektu.
17.10.3 Provozní rovina
pracovníků jak ze strany městského úřadu, tak ze strany dodavatele řešení pro zajištění provozu služeb
elektronické spisové služby.
Město Jičín má sestavený kvalitní projektový a realizační tým, který má s realizací obdobných projektů
dlouhodobé zkušenosti. Podrobný popis jednotlivých kvalifikovaných pracovníků projektového a
realizačního týmu je uveden v kap. 17.6. Lidské zdroje, vlastníci a zaměstnanci.
Z technologického hlediska bude nutné zajistit pravidelnou údržbu pořizovaného řešení tak, aby jak
řešení pro Městský úřad Jičín, tak i centrální hostovaná spisová služba pro zřizované organizace, obce a
jejich zřizované organizace byla schopna poskytovat plánované služby, včetně pokrytí legislativních
změn. Veškerý upgrade bude realizován tak, aby zachoval kvalitativně stejnou nebo vyšší úroveň, než
původně pořízený.
Veškerý pořizovaný majetek zůstane v majetku ORP Jičín po celou dobu udržitelnosti projektu.
Udržitelnost projektu bude zajištěna také pravidelným servisem, zajištěním mj. smlouvou o podpoře s
dodavatelem řešení.
Veškeré náklady spojené s provozem budou financovány z rozpočtu ORP. Při pořizování nového
softwarového vybavení budou dodrženy všechny podmínky pro zadávání veřejných zakázek dle IOP a
dle podmínek pro zadávání veřejných zakázek.
17.11 Závěr
17.11.1 Vyjádření k realizovatelnosti a finanční rentabilitě projektu
negeneruje přímé zisky. Nicméně se jedná o veřejný projekt, který je třeba hodnotit pozitivně s nulovou
návratností, ale s přidanou hodnotou poskytovaných služeb.
Navíc pro realizaci projektu je možné získat dotaci ve výši 85% uznatelných nákladů z IOP, prioritní osy 2
‐ Zavádění ICT v územní veřejné správě, oblasti podpory 2.1 ‐ Zavádění ICT v územní veřejné správě,
což zvyšuje atraktivitu této investice.
17.11.2 Závěry a doporučení
Rozvoj informatiky je nutno chápat jako nezbytnou součást strategického rozvoje celého regionu. V době
zvýšeného tlaku na efektivní výkon veřejné správy je informatika nepostradatelným nástrojem úspěšného
fungování každé ORP jako významného článku veřejné správy v České republice.
Záměr budovat eGovernment je plně v souladu se strategií na národní úrovni vyjádřené dokumentem
EFEKTIVNÍ VEŘEJNÁ SPRÁVA A PŘÁTELSKÉ VEŘEJNÉ SLUŽBY pro období 2007–2015.
Realizace projektu je vyžádaná legislativními požadavky, které jsou promítnuté do novely zákona č.
499/2004 Sb. a zákona č. 300/2008 Sb., které zavádí povinnost vést spisovou službu pro územní
samosprávné celky a jejich zřizované organizace a využívat datové schránky.
Projekt dále efektivně navazuje na budované technologické centrum ORP, které vytváří potřebnou
technologickou infrastrukturu.
Jak již bylo uvedeno výše, studie proveditelnosti s ohledem na legislativní povinnost elektronické spisové
služby porovnávala varianty lišící se způsobem pořízení a provozu. Porovnávanými variantami byly
vyhodnoceny jako nejvýhodnější tyto varianty:
I.
Je doporučena varianta upgrade stávající spisové služby městského úřadu Jičín.
II.
Jako nejvhodnější je doporučena varianta hostované spisové služby v TC ORP provozovaná
ORP realizovaná v rámci hostované spisové služby.
III.
I pro tuto část je jako nejvhodnější je doporučena varianta hostované spisové služby v TC ORP
provozovaná ORP. Jen 4 obce požádaly o lokální ESS.
18 Studie proveditelnosti – vnitřní integrace MěÚ Jičín
Název veřejné zakázky malého
rozsahu:
Zadavatel:
Název:
IČ:
Adresa sídla:
Osoby oprávněné jednat za
zadavatele:
Kontaktní osoby:
Telefon:
e-mail:
Zpracovatel:
Název:
IČ:
Adresa sídla:
zpracovatele:
Kontaktní osoby:
Telefon:
e-mail:
Studie proveditelnosti projektu Vnitřní integrace úřadu
MěÚ Jičín
Město JIčín
00271632
Žižkovo náměstí 18, Valdické Předměstí, 50601 Jičín 1
Martin Puš, starosta města
Petr Brunner, informatik
+420493545111
[email protected]
Autocont CZ a.s.
47676795
Nemocniční 12, Ostrava, 701 00
Ing.Jaroslav Dvořák
Ing. Pavel Kubický
+420 724 144 906
[email protected]
18.1 Úvod
18.1.1 Základní informace k projektu
Název:
Vnitřní integrace MěÚ Jičín
Zkratka:
VIU
Popis:
Projekt řeší problematiku kultivace vnitřních systémů chodu úřadu, zejména SW
zpracování jednotlivých agend, vazby na ekonomiku a správu aktiv obecně.
Cílem projektu je umožnit efektivní pořizování vstupních dat, zvýšit
transparentnost výkonu veřejné správy vůči veřejnosti a v důsledku zkvalitnit a
zefektivnit vlastní činnost úřadu. Výstupem projektu je úprava vnitřního prostředí
úřadu pro naplnění nutné vazby na Základní registry, zejména na Registr práv a
povinností a vnitřní integrace všech SW komponent optimálně do jednoho
uceleného informačního celku.
Projekt bude rovněž podporovat práci úředníků a zaměstnanců úřadů
sjednocením jejich pracovního počítačového prostředí a také postupnou
standardizací procesů vykonávaných jednotlivými orgány veřejné moci. Jeho
součástí bude analýza procesů v návaznosti na zavedení Technologických
center.
Garant projektu:
Lokalita:
Doba realizace:
Rozpočet projektu:
Město Jičín
ORP Jičín (76 obcí)
03/2010-6/2011
5 let
1.529.412 ,- Kč (včetně DPH)
18.1.2 Účel zpracování
Studie proveditelnosti je zpracována za účelem:
bližší specifikace záměru projektu Vnitřní integrace úřadu z hlediska stávajícího stavu řešené
problematiky i jejího budoucího vývoje;
prokázání, že pro samotný projekt, byla vybrána nejlepší a ekonomicky nejvýhodnější varianta;
prokázání správnosti a reálnosti plánovaného rozpočtu;
prokázání opodstatněnosti jednotlivých způsobilých výdajů co do druhu a velikosti;
prokázání udržitelnosti projektu a schopnosti žadatele pokračovat v jeho financování po ukončení
finanční podpory ze strukturálních fondů;
podání žádosti o poskytnutí dotace (jako nutná příloha).
18.1.3 Identifikační údaje předkladatele
Studie proveditelnosti projektu Vnitřní integrace úřadu
MěÚ Jičín
Zadavatel:
Název:
IČ:
Adresa sídla:
zadavatele:
Kontaktní osoby:
Telefon:
e-mail:
Město Jičín
00271632
Žižkovo náměstí 18, Valdické Předměstí, 50601 Jičín 1
Martin Puš, starosta města
Petr Brunner, informatik
+420493545111
[email protected]
Tabulka 30 - Identifikační údaje předkladatele
18.1.4 Investor
Investor je shodný s předkladatelem žádosti o dotaci, tj. město Jičín.
18.1.5 Cílové skupiny projektu
Mezi cílové skupiny patří:
MěÚ Jičín jako garant realizace a jeho úředníci;
Zřizované organizace MěÚ Jičín jako uživatelé některých služeb;
Občané a organizace ve městě Jičín jako uživatelé služeb úřadu města;
18.2 Rekapitulace výsledků studie
Technické řešení je připraveno v jedné variantě, která počítá s investičními náklady ve výši 1.529.412.Kč a s ročními provozními náklady ve výši 118 224,-Kč (uvedeno vždy včetně DPH).
Z toho předpokládaná částka spoluúčasti rozpočtu města činí 229.411,80 Kč.
Naplnění cílů projektu
Dokument s označením Vnitřní integrace úřadu (typizovaný projekt), který je přílohou výzvy IOP 06
definuje v kapitole 2.4. na straně č. 6 následující cíle projektu, jejich naplnění lze shrnout následovně:
1. Analyzovat stav současného systému řízení úřadu, navrhnout a realizovat jeho úpravy tak, aby bylo s
ohledem k velikosti úřadu dosaženo cílového stavu, tedy zajistit optimální způsob fungování úřadu,
prezentaci služeb vůči veřejnosti, řízení změn ve struktuře úřadu, managementu řízení a spolupráci se
základními registry prostřednictvím Integračních bodů přístupu k eGON službám
Přínos projektu k naplnění cíle: v rámci prací na studii proveditelnosti byla provedena analýza, která
definovala hlavní článek chybějící funkcionality, doporučila doplnění funkcionality systému a nastínila i
směr dalšího rozvoje ICT Města Jičín.
2. Integrovat všechny existující SW komponenty do technologického centra (TC) a zajistit jejich
vzájemnou provázanost a sjednocení či propojení jednotlivých aplikací optimálně do jednoho
informačního systému.
Přínos projektu: Záměrem města Jičín je vybudovat v rámci výzvy 06 Technologické centrum, projekt
Vnitřní integrace úřadu přispívá k naplnění tohoto cíle podstatným způsobem, doplňuje podstatné SW
produkty a definuje vazby, které je nutno rozvíjet v dalších etapách.
3. Provést upgrade stávajících SW komponent nebo nákup chybějících SW komponent pro optimalizaci
řízení chodu úřadu a schopnost zveřejnění maximálního množství informací o činnosti úřadu občanům a
institucím
Přínos projektu: všechny komponenty doporučené k doplnění směřují k naplnění tohoto cíle.
4. Připravit vlastní agendové informační systémy žadatele na komunikaci se základními registry
prostřednictvím Integračních bodů přístupu k eGON službám
Přínos projektu: cíl je naplněn zavedením SW pro management identit, potřebných evidencí, zejména
katalog agend a aplikací a systémem správy přístupový oprávnění.
5. Provést integraci SW komponent pro výkon agend a jejich elektronizaci
Přínos projektu: integrace bude provedena zejména na úrovni agend vnitřního chodu úřadu doplněním
dalších funkcionalit portálu úředníka.
6. Provést optimalizaci rolí jednotlivých uživatelů ICT při zajištění agend vykonávaných žadatelem, včetně
řešení bezpečných a transparentních přístupů
Přínos projektu: projekt zavádí programové vybavení, které takovouto optimalizaci umožní efektivně
realizovat.
7. Zajistit úpravy ICT komponent nebo uceleného řešení tak, aby vytvářely efektivní podporu procesů
probíhajících v rámci působností žadatele
Přínos projektu: doplněním identitního systému a zkvalitněním služeb portálu úředníka a rozvojem
základní komponenty portálu občana, je dosaženo optimální podpory procesů. V rámci finančních
možností výzvy 06.
8. Prezentovat poskytované služby prostřednictvím portálu
Přínos projektu: projekt vytvoří datové struktury, které je možné prezentovat prostřednictvím portálu
určeného veřejnosti. Zajistí transparentní přehled o službách a jejich zajištění, prostřednictvím
managementu identit (IDM).
Naplnění integračních bodů
Dokument s označením Vnitřní integrace úřadu (typizovaný projekt), který je přílohou výzvy IOP 06
definuje na v kapitole 2.8. Přístup k eGon službám, na straně č. 8 následující integrační body,
prostřednictvím nichž je přístup ke službám zajištěn:
1. Integrační bod č. 1 – úprava elektronické spisové služby ve vazbě na Informační systém datových
schránek a na elektronizaci procesů uvnitř úřadu.
Přínos projektu: Městský úřad Jičín má spisovou službu plně komunikující se systémem datových
schránek. Projekt Vnitřní integrace úřadu prohlubuje integraci spisové služby o další rozhraní.
2. Integrační bod č. 2 – nastavení pravidel pro autorizaci, identifikaci a autentizaci konkrétního úředníka:
Přínos projektu: projekt Vnitřní integrace úřadu implementuje nové komponenty, nezbytné pro naplnění
funkcí tohoto integračního bodu. Je to zejména možnost zpracováno referenční evidence organizační
struktury úřadu až do úrovně definice pozic a rolí, vazba na evidenci zaměstnanců, katalog služeb a
aplikací a systém řízení oprávnění přístupu zaměstnanců k agendám a aplikacím. Vytváří tak prostředí
naplňující integrační bod 2 a předpoklady pro zabezpečovaný přístup k citlivým osobním údajům
agendových systémů.
3. Integrační bod č. 3 – komunikace se základními registry
Přínos projektu: doplňované komponenty systému obsahují v maximální míře služby potřebné pro
komunikaci se základním Registrem práv a povinností (RPP) a jsou základem komunikace agend
s Registrem osob, Občanů a Územních identifikací a adres. Provedení integrace není možné bez detailní
znalosti požadované funkcionality připravovaných centrálních projektů. Ty dnes plně definovány
nejsou. Proto se řešení soustřeďuje na doplnění funkcí, které jsou již nezpochybnitelné a u nichž lze za
současné míry poznání funkcí informačního systému základních registrů (ISRR) vyčíslit náklady na jejich
pořízení.
4. Integrační bod č. 4 – komunikace s Portálem veřejné správy
Přínos projektu: doplňované komponenty systému obsahují v maximální míře služby potřebné pro
komunikaci prostřednictvím Portálu veřejné správy (PVS). Provedení integrace není možné bez detailní
znalosti požadované funkcionality připravovaných centrálních projektů. Ty dnes plně definovány
nejsou. Proto se řešení soustřeďuje na doplnění funkcí, které jsou již nezpochybnitelné a u nichž lze za
současné míry poznání vyčíslit náklady na jejich pořízení.
Přidaná hodnota projektu
Přidanou hodnotu navrhovaného systému lze spatřovat zejména v oblasti:
1. Schopnost popsat aktuální práva a povinnosti přístupu k agendám jednotlivých úředníků
městského úřadu
2. Popis požadavků agendy na práci s informačním systémem základních registrů (ISZR)
3. Podpora schopnosti agendových systémů komunikovat s ISZR (čtení, zápis)
4. Schopnost zjistit aktuální stav organizační struktury až do úrovně roli
5. Schopnost evidovat a zjistit aktuální stav přístupových oprávnění k rolím v agendě a funkcím v
aplikaci
6. Šíře pokrytí agend vnitřního chodu úřadu prostřednictvím portálu úředníka
7. Přehlednost a úplnost smluv a rozhodnutí učiněných úřadem
8. Schopnost zjistit stav řešení jakéhokoliv případu řešeného úřadem
Shrnutí obsahu dodávky nových komponent a doplnění funkcí
1. Doplnit jako základní komponentu systém pro správu referenční organizační struktury
2. Doplnit evidenci agend (procesů) tak, aby bylo možné komunikovat s budoucím RPP, tj. zejména
přijmout externí katalog agend, popsat práva v rámci agendy, propojit se systémem adresářových
služeb
3. Doplnit vazby v systému tak, aby si systémy sdílely data a stav organizace byl čitelný z jednoho
zdroje
4. Zajištění služeb personalistiky vůči evidenci organizační struktury
5. Podklady k prezentaci služeb a organizační struktury na portálu města
6. Doplnit formulářový systém zejména pro použití na žádosti různých typů a vnitřní chod úřadu
7. Portál úředníka rozvinout v základní rovině podpory projektů smluv v oblasti dotací a investic
8. Migrovat správu DMS do standardního úložiště
9. Doplnit funkcionalitu workflow mimo agendu spisové služby
18.2.1 Obsah studie
Materiálové vstupy projektu jsou především ve formě softwarového vybavení, dále pak ve formě lidských
zdrojů zajišťujících provoz, elektrické energie, papír atd..
Finanční analýza projektu mapuje finanční toky po dobu udržitelnosti projektu. Protože se jedná o
neziskový projekt, z čistě finančního hlediska vychází ve všech variantách jako finančně neefektivní.
Následující ekonomická analýza projektu zohledňuje nefinanční přínosy projektu.
Navržený harmonogram počítá s podáním žádosti o dotaci v květnu 2010 a následnými organizačními a
implementačními kroky tak, aby ostrý provoz postupně nabíhal v roce 2011. Doba udržitelnosti projektu
je stanovena nejméně na 5 let.
Studie identifikuje potenciální rizika projektu včetně jejich rozdělení do kategorií podle závažnosti. Jako
možná klíčová rizika je identifikováno nedodržení termínů implementace, nevhodně navržená technická
architektura a porušení podmínek udělení dotace. Klíčová rizika lze minimalizovat odborným vedením
projektu a výběrem kvalifikovaného dodavatele řešení.
Doporučení vývoje mimo projekt - směřovat k zavedení systému postupného čištění referenčních dat, tak
aby v době realizace IZSR byla data kvalitní.
18.3 Současný stav a historie projektu
Tato kapitola detailněji popisuje současný stav a historii projektu a to z pohledu centrálního (projekty a
strategie popsané Ministerstvem vnitra České republiky), tak z pohledu regionálního, tj. především
z pohledu MěÚ Jičín a Kraje Královehradeckého.
18.3.1 Strategie a cíle
Strategický rámec projektu vnitřní integrace úřadu vychází ze stanovené strategie efektivní veřejné
správy dané dokumentem „Efektivní veřejná správa a přátelské veřejné služby – Strategie realizace
Smart Administration v období 2007 – 2015“. Vlastní projekt Technologická centra a elektronické spisové
služby v území je součástí Intervence 2.1 Zavádění ICT v územní veřejné správě Integrovaného
operačního programu (IOP).
Cílem IOP je modernizace a zefektivnění činnosti a procesů v oblasti veřejné správy a navazujících
veřejných služeb a územního rozvoje jako předpokladu pro vytvoření moderní občanské společnosti a
zvýšení konkurenceschopnosti regionů a ČR jako celku.
Cílem oblasti intervence 2.1 je dosažení rychlejšího a spolehlivějšího poskytování veřejných služeb
nejširší veřejnosti a prostřednictvím elektronické správy pak umožnit občanům a podnikatelským
subjektům jednoduše a rychle komunikovat s úřady územní veřejné správy.
18.3.2 Informace o vývoji projektu a jeho současném stavu
Mezi základní dokumenty, které započaly rozvíjet myšlenky budování vnitřní integrace úřadu v rámci kraje
a ORP, patří:
• Městský úřad Jičín – Informační strategie – atestace IS Městského úřadu Jičín dle zákona č.
365/2000 Sb. O informačních systémech veřejné správy.
• Program rozvoje Královehradeckého Kraje – specifikace cíle 3: Zvýšení kvality technického
prostředí s důrazem na rozvoj síťové infrastruktury;
• Koncepce informatizace regionu – kapitola Regionální koncept.
V rámci zpracování Studie proveditelnosti hostingového centra Kraje Královehradeckého se uskutečnil
společný workshop se zástupci kraje a jednotlivých ORP, kde byl projednán záměr budování TC kraje a
jednotlivých ORP.
18.3.3 Charakteristika projektu
18.3.3.1 Základní údaje o projektu
Realizace projektu Vnitřní integrace úřadu MěÚ Jičín výrazně rozvíjí jeho procesní, administrativní a
provozní složku. Zapadá do logického rámce budování technologických center a je v souladu
s následujícími koncepčními dokumenty:
Program rozvoje Královehradeckého Kraje;
Koncepce informatizace Královehradeckého Kraje.
18.3.3.2 Lokalita
Projekty v rámci IOP v oblasti intervence 2.1 spadají do cíle Konvergence, takže mohou být realizovány
pouze na území ČR mimo hl. m. Prahy. Projekt Vnitřní integrace úřadu MěÚ Jičín se dotýká pouze
vlastního úřadu města a jeho zřázených a založených organizací.
18.3.3.3 Účel projektu
Oblast intervence 2.1 IOP se zaměřuje na modernizaci územní veřejné správy a zkvalitnění a
zefektivnění služeb veřejné správy prostřednictvím lepšího využití informačních a komunikačních
technologií v území, podporujících komplexní informatizaci a rozvoj informačních systémů v orgánech
územní veřejné správy. Vlastní modernizace odstraňuje současné slabé stránky:
• nedostatečné využívání moderních ICT v územní veřejné správě;
• neznalost a nízká míra využívání metod a modelů fungování elektronické veřejné správy;
• špatná infrastrukturní vybavenost pro šíření vysokorychlostního připojení k internetu;
• velký podíl dosud nedigitalizovaných dat;
• roztříštěné, nejednoznačné a nedostatečně popsané datové zdroje územní veřejné správy;
•
•
•
•
•
chybějící standardy pro výměnu a sdílení dat mezi subjekty veřejné správy;
malá nabídka služeb na úrovni interakcí a transakcí;
nedostatečné zabezpečení informačních sítí a služeb;
nedostatečná informovanost veřejnosti o možnostech, které jim eGovernment nabízí;
nedostatečná počítačová gramotnost.
Účelem projektu Vnitřní integrace úřadu MěÚ Jičín je především zefektivnit správu města a připravit měst
a jeho organizace na Komunkaci s ISZR.
Obrázek 3 Vrcholy Hexagonu TC ORP
Projekt má tak z pohledu hodnocení podle vrcholů Hexagonu veřejné správy dopad do všech jeho
vrcholů:
• technologie – zásadní dopad v doplnění SW technologií jako nepostradatelné složky systému
služeb, s cílem efektivní správy provozu a podpory optimalizace služeb;
• finance – efektivita provozu a správy systému přinese úsporu provozních nákladů;
• legislativa – systém umožní precizovat služby (agendy) poskytované veřejnosti a navazující na
legislativu v globálním i lokálním pohledu.
• organizace – podpora jednotlivých činností bude zajišťována na úrovni, kde se její realizace jeví
jako nejvhodnější (kompetence, kapacity, znalost apod.) – z tohoto důvodu jsou různé povinné
služby poskytovány na různých úrovních pro různé klienty.
• občan – dopad na občana je výrazný zejména při realizaci poskytování služeb MěÚ Jičín
veřejnosti, jako jsou územně analytické podklady a územně plánovací dokumentace, což souvisí
zejména s dostupností a transparentností informací;
• úředník – dopad na úředníka je v jasném vyprofilování jeho pracovní náplně, definici pravomocí
a odpovědnosti, které má vůči jednotlivým agendám.
18.3.3.4 Klíčové aktivity
Uvedené klíčové aktivity, jejich logika, načasování a způsob provedení přímo naplňují koncepční
dokument „Technologická centra krajů a obcí s rozšířenou působností včetně spisových služeb (koncept
a východiska)“ a svým výsledkem přispívají k implementaci přijaté „Strategie Efektivní veřejná správa a
přátelské veřejné služby“:
• vytvoření projektového záměru;
• zpracování Studie proveditelnosti (v rozsahu daném závaznou strukturou) jako povinné přílohy
žádosti o přidělení finanční podpory;
zpracování a předložení žádosti o udělení finanční podpory – postup je definován v dokumentu
“Příručka pro žadatele a příjemce”;
• vlastní proces implementace projektu Vnitřní integrace úřadu a povinných a nepovinných služeb
včetně zkušebního provozu;
• rutinní provoz implementovaných služeb po definovanou dobu udržitelnosti projektu.
Podrobný rozpad, načasování a provázání všech klíčových aktivit je uvedeno a detailněji popsáno níže.
•
18.3.3.5 Výstupy projektu
Výstupem projektu je fungování nově doplněných kommponent systému, úprava procesů správy agend,
aplikací, přístupových oprávnění, a nově zavedených aplikací po stanovenou dobou udržitelnosti
minimálně 5 let.
Jako vedlejší produkt studie proveditelnosti lze spatřovat definici rámce rozvoje dalších souvisejících
oblastí řízení ICT MěÚ Jičín.
18.3.3.6 Měřitelné indikátory
Indikátory pro oblast intervence 2.1 a její jednotlivé aktivity jsou definovány v příloze číslo 2 Příručky pro
žadatele pro předkládaný projekt je to indikátor:
• počet úřadů s provedenou integrací.
Část Výzvy 06
III. Vnitřní integrace úřadu ORP
Název indikátoru
Počet úřadů s provedenou integrací ICT
Stávající hodnota
0
Cílová hodnota
1 (Město Jičín)
Plánované dosažení
06 / 2011
Tabulka 31 - Indikátory
18.3.4 Varianty řešení vnitřní integrace úřadu
Varianta je vybrána z množiny řešení, které jsou pro vnitřní integraci úřadu MěÚ Jičín důležité (viz tabulka
kapitola 18.7).
Jedná se o kombinaci funkcionalit, které mohou být realizovány různými produkty na trhu. Konkrétní
řešení vznikne vlastní dodávkou dle vybrané nabídky.
Postup volby optimální varianty je popsán v kapitole číslo 18.7 Technický návrh.
18.3.5 Etapy projektu
Etapou projektu se rozumí technicky, finančně a časově nezávislá fáze projektu, která je logicky
kontrolovatelná. Projekt může být, ale nemusí být rozdělen do několika etap. Délka etapy projektu je
minimálně 3 měsíce. Jestliže by poslední etapa byla kratší než 3 měsíce, spojuje se s předchozí etapou.
Projekt je rozdělen na 3 finanční etapy.
Projekt realizace VIÚ Jičín bude realizován v rámci jedné etapy, která bude dále rozdělena do
následujících fází:
• Přípravná fáze – vytvoření studie proveditelnosti, včetně souvisejících dokumentů a příloh, její
schválení, uzavření partnerských smluv a vypsání soutěže;
• Fáze realizace projektu – vlastní dodávka řešení, včetně zkušebního provozu;
• Fáze provozu integrovaného systému města – produktivní provoz po dobu udržitelnosti projektu.
Jednotlivé fáze, jejich délka a celková doba realizace projektu TC jsou uvedeny a detailněji popsány v
kapitole 18.10.
18.3.6 Návaznost na další projekty v rámci výzvy IOP
Předkládaný projekt má přímou vazbu na další projekty realizované z IOP. V rámci výzvy 06 je přímo
provázán na část TC ORP a spisové služby, základní vazbou je požadavek komunikace se ISZR, rovněž
řešeným v rámci IOP.
Návaznost byla popsána v předchozích částech této studie.
18.3.7 Návaznost na další projekty v rámci výzvy OP LLZ
Projekt Vnitřní integrace úřadu je logickou součástí projektu TC MěÚ Jičín a úzce souvisí s jeho další
složkou, kterou je vzdělávání v oblasti eGovernmentu – finančním zdrojem je operační program lidské
zdroje a zaměstnanost (OP LLZ). Tato oblast se zaměřuje na vytvoření koncepce činnosti TC a systému
vzdělávání úředníků i občanů v používání služeb eGovernmentu.
Návaznost byla popsána v předchozích částech této studie.
18.4 Analýza poptávky a koncepce marketingu
Tato kapitola analyzuje poptávku “zákazníků“ – cílových skupin projektu po výstupech (službách)
projektem dodaných. Projekt vnitřní integrace má následující typy zákazníků – cílových skupin.
MěÚ Jičín jako garant realizace a jeho úředníci;
Zřizované organizace MěÚ Jičín jako konzumenti některých služeb;
Občané a organizace ve městě Jičín jako kozumenti služeb úřadu města;
18.4.1 Analytická část
Projekt je realizován za účelem efektivity provozu vnitřního chodu úřadu. Jeho potřeba byla analyzována
v rámci popisu současného stavu (příloha studie proveditelnosti). Pro cílové skupiny a. a b. je kapitola
nerelevantní, neboť implementace bude provedena nařízením managementu úřadu.
Cílové skupiny c. Se bude týkat výstup ve formě prezentace služeb úřadu a jeho organizační struktury na
www. Tato prezentace je bezplatná.
18.4.2 Návrhová koncepční část
18.4.2.1 Marketingová strategie
18.4.2.2 Marketingový mix
Marketingový mix je soubor taktických marketingových nástrojů, které firmě umožňují upravit nabídku
podle přání zákazníků na cílovém trhu. Obsahuje a konkretizuje všechny kroky, které organizace
vykonává, aby vzbudila poptávku po produktu.
Produkt
Produktem, který bude vyžadovat je prezentace organizační struktury a služeb poskytovaných městský
úřad Velké Meziříčí veřejnosti v internetové prezentaci města, rezentace možnosti komunikace
s občanem pomocí elektronické pošty a možnost využití formulářů na základní konstrukci „portálu
občana“.
Cena
Cena výše uvedeného produktu je nulová – je poskytován zdarma
Místo
Produkt bude dostupný kdekoliv a komukoliv na internetu prostřednictvím webových stránek MěÚ Jičín.
Propagace
Aby byla propagace poskytovaných služeb TC efektivní, je třeba ji zacílit na správný segment zákazníků.
Cílem propagace je získat zájem u potenciálního zákazníka využívat nabízenou službu. Zákazníkem
jsou obecně občané a organizace - veřejnost
Marketingový mix - klíčové prostředky propagace poskytování služby:
• Webová prezentace Jičín – zveřejnění vybraných informací zaměřené na občany (např.
dostupnost a spolehlivost služeb včetně IT podpory řešení životních situací, apod.;
• Publikování v tisku, odborných časopisech s informacemi o projektu a poskytovaných
službách občanům.
18.4.2.3 Koncepce odbytu
Pojem odbyt je pro projekt Vnitřní integrace úřadu nerelevantní, a tedy i celá tato kapitola, neboť
nabízené služby nejsou placené a ani jejich charakter nedává možnost měření odbytu.
18.5 Materiálové vstupy potřebné k projektové činnosti
Předmětem kapitoly je charakteristika a popis dostupných hmotných dodávek potřebných k provozování
služeb a návrh základních požadavků, parametrů a kritérií výzvy veřejné zakázky na realizaci TC ORP.
18.5.1 Charakteristika a popis dostupnosti hmotných dodávek
Kapitola není pro projekt Vnitřní integrace úřadu relevantní, neboť tento nepředpokládá žádné
materiálové vstupy.
18.5.2 Návrh základních požadavků, parametrů a kritérií výzvy
Vzhledem k výši zakázky a dle zákona č. 137/2006 Sb., o Veřejných zakázkách, bude soutěž realizována
formou nadlimitní veřejné zakázky v otevřeném řízení.
Prokázání kvalifikačních a profesních předpokladů bude v souladu se zákonem o zadávání veřejných
zakázek.
Při prokazování ekonomických a finančních kvalifikačních předpokladů se doporučuje požadovat výši
plnění pojistné smlouvy, obratu uchazeče a složení jistiny v rozsahu odpovídajícímu finančnímu objemu
zakázky.
S ohledem na charakter zakázky se doporučuje prokázání minimálních technických kvalifikačních
předpokladů formou:
• Seznamu významných dodávek obdobného charakteru realizovaných dodavatelem v posledních
třech letech v hodnotě minimálně 3 000 000 Kč bez DPH za každou z nich;
• Certifikátu systému řízení jakosti vydaného podle českých technických norem (České technické
normy řady ČSN EN ISO 9001:2001) akreditovanou osobou na oblast servisních služeb, řízení
projektů, helpdesku v oblasti výpočetní techniky a certifikát systému řízení jakosti podle České
technické normy řady ČSN ISO/IEC 20000 na poskytování IT služeb;
• Certifikátu na systém managementu bezpečnosti informací podle ČSN ISO/IEC 27001;
• Čestného prohlášení prokazujícího shodu požadovaného výrobku s technickými předpisy v
souladu se zákonem číslo 22/1997 Sb., o technických požadavcích na výrobky, že výrobky
nabízené dodavatelem musí splňovat podmínky pro uvedení na trh podle českých, obecně
závazných předpisů;
• Uchazeč doloží přehled certifikací a profesní způsobilosti u osob odpovědných za implementaci a
poskytování servisních služeb
18.6 Lokalita a okolí
18.6.1 Umístění projektu
Projekt bude realizován v rámci Technologického centra MěÚ Jičín.
18.6.2 Životní prostředí v okolí
V rámci realizace projektu nevzniknou žádné negativní dopady na životní prostředí. Zavedením nových
systémů, agend, digitalizací dokumentů a integrací v rámci úřadu dojde například ke snížení potřeby
tištěných dokumentů, které sebou přinese i omezení množství produkovaných odpadů a snížení spotřeby
elektrické energie..
18.6.3 Stav technické infrastruktury
Technická infrastruktura potřebná k projektu bude vytvořena realizací projektu Technologického centra.
SW komponenty dodané a implementované v rámci projektu Vnitřní integrace úřadu, budou provozovány
v tomto technologickém centru.
18.6.4 Seznam subjektů zapojených do projektů, způsob jejich zapojení
Do projektu budování VIU jsou zapojeny následující subjekty:
- Členové projektového týmu z obcí ORP: obec Lužany, obec Běchary na základě partnerské smlouvy.
- Projektu se jako konzumenti služeb účastní organizace města Jičín, Měú Jičín, 30 obcí ze správního
celku ORP Jičín a jimi zřizované organizace (seznam v Příloze).
18.7 Technické řešení
18.7.1 Vlastní koncept řešení
Zadání projektu Vnitřní integrace úřadu je vyvoláno potřebou města řešit problémy rozvoje informatizace,
které jsou v souladu s obsahem koncepčního dokumentu MVČR Výzvy IOP 06 „Vnitřní integrace úřadu“.
Naplnění vnitřní integrace jsme hodnotili zejména v následujících kriteriích kvality vnitřní integrace úřadu:
Odbor
1
Oddělení
Role
2
Agenda / 400
Kroky
oprávnění
Peronalistika
Zaměstnanec
5
9
Případ
SW oprávnění
Podání
DS, ePod
SW vybavení
Spisová služba
6
7
LDAP/AD
Agenda
Portál občana
Přidělení
plán
Ortál úředníka
Objekt
Majetek
Kontrola
3
Subjekt
4
Mapy (GIS)
Zpracování
0
Dokumenty
Uzavření
Workflow
8
Předpisy
1. Známe organizační strukturu, zaměstnance a pracovní
náplň.
2. Máme katalog agend, a nabízíme jej veřejnosti.
3. Rozpoznáme partnera a všechny případy, které s ním
řešíme.
4. Víme, kde se co děje díky referenční evidenci objektů.
5. Přístup k systému spravujeme bezpečně a z jednoho
místa.
6. Stav případů umíme detailně sledovat.
7. Umíme pracovat s logikou životních situací.
8. Vedeme detailních evidenci plateb a závazků.
9. Ovládáme systém identifikátorů a základních časových
řad.
10. Využíváme standardní šablony, datové zdroje, a
úložiště dokumentů.
Párování
Platby
Požadavek
Na rozpočet
Ekonomika
Jednotlivé moduly řízení uvedené v kapitole 6. přílohy výzvy IOP 06 - Vnitřní integrace úřadu - byly
v rámci analýzy současného stavu otestovány sadou dotazů. V následující tabulce je souhrn hodnocení
klíčových prvků, které mají pro integraci systémů zásadní význam a lze je implementovat :
1. Modul řízení organizace
1.1.Modelování
Prvek umožní připravit změny v organizační struktuře, katalogizaci agend, modely činností v agendách, vazbu na
organizační
legislativní předpisy, organizační strukturu ve variantách. Umožní předat budoucí stav řídícímu modulu.
struktury
Příprava na změny se provádí pouze "ručně" v kanceláři tajemníka a oddělení personalistiky. Změny jsou různého charakteru a obtížnosti.
Některé změny legislativy mohou být velmi rozsáhlé (např. včetně stavebních úprav). Prvek je důležitý při složitějších organizačních
změnách, je to modelovací nástroj. Doporučujeme problematiku řešit - s nižší prioritou! Může být nasazen v dalších etapách rozvoje ICT
města.
1.2. Referenční
Řídící modul pro evidenci (okamžitý stav) stromové organizační struktury úřadu umožní vytvoření stromové
Organizační struktura struktury odborů, oddělení, rolí (pozic) a pracovní náplně organizačních celků (přiřazení zaměstnanců - se děje
vazbou na referenční evidenci zaměstnanců, nebo ručně). Může nabídnout tvorbu pracovních náplní podle
katalogu prací MPSV.
Město nemá v systému referenční evidenci organizační struktury v použitelné elektronické formě. Jednotlivé systémy si zpravidla udržují
svoji strukturu. Je nezbytné doplnit řešení prostřednictvím personálního systému, nebo samostatně stojícím modulem.
1.3. Zaměstnanci
Evidence zaměstnanců existuje v různých komponentách systému - mzdový systém, web, LDAP atd.. V
personalistice a mzdách je zpravidla udržována nejpřesnější evidence, mohla by být pro systém referenční.
Mzdová a personální evidence je dominantní, doporučujeme využít jako referenční. Nutno tedy doplnit rozhraní (vazbu) pro využití
ostatními systémy.
1.4. Personalistika
Často nebývá využívána do důsledku ani v oblasti organizační struktury, i pokud je dodána.
Dosavadní řešení vyhovuje, je však potřeba v budoucnu rozvinout jeho využívání.
1.5. Adresářové
Řízení přístupových oprávnění k diskovému prostoru, datům a aplikacím. Jedna ze základních komponent (AD,
služby
LDAP)
Město má LDAP Linux. V rámci projektu chce město implementovat systém adresářové služby dle standardu X.509. Migrace bude řešena
v rámci předkládaného projektu.
1.6. Katalog agend,
Evidence agend (procesů, služeb), rodný list agendy, kroky, které agenda vyžaduje a za něž je možno (nutno) mít
včetně práv
odpovědnou osobu. V současných strukturách nebývá realizován, agendy se definují až na úrovni oddělení.
Důležitá je identifikace aplikace, která agendu podporuje. Základní funkcí prvku je přiřazení práva k agendě a
dílčímu úkonu agendy. Tak vzniká přehled práv a povinností na úrovni ORP.
Takový systém není použit. Implementace nového systému je nezbytná vzhledem k budoucí vazbě na ISZR - RPP je základním
doporučením studie proveditelnosti. Funkce katalogu lze dostatečně přesně vymezit, stejně jako definici "agendy" jako pojmu spojeného
ISZR.
1.7. Katalog
Evidence aplikací (procesů, služeb), které agenda vyžaduje a za něž je možno (nutno) mít odpovědnou osobu. V
aplikací, včetně
současných strukturách nebývá realizován. Vhodné je vybudovat úplný přehled použitých aplikací ve vztahu k
práv
agendě. Pokud je daná aplikace je způsobilá, bude možno přiřazovat práva k aplikaci v různých krocích. Minimální
je právo spuštění aplikace.
Existuje pouze „ruční“ evidence dosud systémově neřešeno. Doporučujeme prvek doplnit do systému ve vazbě na katalog agend.
1.8. Groupware
Zajišťuje komunikaci jednotlivců a skupin, kalendáře, e-mail, práce týmů…
Je řešeno na bázi Linux. Město nebude výměnu řešit v rámci probíhající etapy, je však možno uvažovat rozvoj tímto směrem.
2. Modul integrace spisové služby a dokumentů
2.1. Spisová služba celková funkce
Funkce evidence došlých a odeslaných dokumentů, sdružování do spisů. Ovládání čísel jednacích. Na ORP
zpravidla mají, spravuje organizační strukturu, může být referenční organizační strukturou, nebo by měla umět
organizační strukturu přijmout z jiného systému, musí dodávat čísla jednací, vyžaduje evidenci zaměstnanců.
Město má systém GINIS, plně funkční, poskytuje službu ČJ pro externí moduly. V budoucnu je možno jeho užívání rozvinout, přizpůsobit
možnosti využití externí referenční evidence organizační struktury a partnerů. Další body obsahují doporučené dílčí úpravy.
2.2. Dokumenty SpS Podpora práce s dokumenty v elektronické podobě v oblasti spisové služby.
Město používá úložiště Ginis. Bude provedeno doplnění systému a převedení správy dokumentů pod jiné - standardní - DMS, s využitím
dostupných konektorů GINIS.
2.3 Dokumenty mimo V současném systému vždy existuje nezanedbatelné množství dokumentů, které neprojdou spisovou službou, je
SpS
třeba je uložit v elektronické podobě v rámci DMS systému, včetně jejich popisných dat. Práce s těmito dokumenty
nebývá řešena - funkce DMS tedy nebývá řešena jako systém.
Takové dokumenty existují a nejsou ukládány v žádném standardním úložišti. Bude řešeno sjednocení správy dokumentů pod jedno
standardní úložiště.
2.4. Workflow SpS
Řeší dodání záznamu o dokumentu, nebo celého dokumentu úředníkovi, který jej má vyřídit.
Město používá WF Ginis funkční v rozsahu procesů spisové služby. Žádná zásadní opatření se nepředpokládají.
2.5. Workflow mimo
Komponenta je nezbytná k řešení problematiky informování o stavu případu. Po předání dokumentu k vyřízení na
SpS
stůl úředníka se odehrává proces řešení případu, který může být ze zákona řešen sadou povinných kroků, nebo je
prostě vyžaduje. Stav řešení případu je další stupeň WF, který řeší agendový systém, nebo není řešen vůbec. Úřad
tak zpravidla také nemá schopnost monitorovat detailně stav řešení případu a poskytnout žadateli podrobnější
informace elektronickou cestou.
Taková potřeba existuje, včetně sledování podrobného stavu podání a není podpořena SW. Doporučujeme doplnění systému o funkce
podporující možnost správy WF mimo rámec spisové služby a podporu sledování podrobného stavu podání.
2.6. Konektory SpS
Spisová služba (SpS) je důležitým prvkem systému a je nutno rozvíjet využití rozhraní - konektorů - na okolní
komponenty ICT.
Existují nevyužité možnosti integrace spisové služby GINIS a ostatních prvků ICT. Doporučujeme implementovat zejména konektor pro
převod dokumentů do standardního DMS, SW technologii podporující převod dokumentů do elektronické podoby, funkčnost časových
razítek a práci s ePodatelnou města.
3. Modul „portály“
3.1. Prezentace
města
Je realizována zpravidla prostřednictvím dodaného redakčního systému. Obsahuje zpravidla kontakty na úředníky a
organizační strukturu, někdy s popisem náplní jednotlivých organizačních celků. Nebývá propojena na referenční
datové zdroje - data se pořizují ručním záznamem - přepisem v redakčním systému. Je možné napojit je na
referenční data a nepořizovat tak údaje duplicitně.
Město vytváří svou prezentaci prostřednictvím redakčního systému, bez vazby na databáze kontaktů a zaměstnanců. Je možno dále
rozvinout. Problematiku nehodnotíme jako celek nezbytnou, doporučujeme řešit mimo rámec výzvy 06.
3.1.1. Prezentace
Jeden z definovaných požadavků v dokumentu „Vnitřní organizace úřadu“
služeb a organizační
struktury
Tuto část město pořizuje odděleně od datových zdrojů. Po vytvoření referenční organizační struktury (včetně katalogu agend, aplikací, práv
a oprávnění), bude datově připravena pro prezentaci na internetu.
3.2. Portál občana
Portál občana chápeme jako součást prezentace města na internetu zaměřenou na prezentaci portfolio agend
(služeb) veřejnosti, jeho funkce mohou být zejména:
Město má rozvinuty dílčí části takového portálu, jako celek problematiku neřeší. Z klíčových funkcí portálu občana doporučujeme rozvinout
pouze dílčí části ve smyslu níže popsaných funkcí, což nedoporučujeme řešit v rámci 06.
3.2.1. Životní situace Pomůcka usnadňující komunikaci občana s úřadem - popis postupu podle standardní osnovy, nebo dále
propracovaný popis služby. Navazuje na náplně odborů, legislativu, práva a povinnosti úředníků v jednotlivých
agendách. Problematika souvisí s PVS, kde jsou typové životní situace popsány.
Mají umístěno v rámci prezentace města. Doporučujeme dále rozvíjet mimo rámec výzvy 06.
3.2.2. Formulářový
Zpravidla formuláře žádostí, navazující na agendy, nebo životní situace. Po jejich vyplnění jsou postoupeny
systém
přenosovými prostředky k úředníkovi, který případ vyřizuje. Stupeň rozvinutí může být - formulář bez možnosti
vyplnění, s možností vyplnění, on line formuláře agendového systému, formulářový systém různých dodavatelů, s
propadem dat do příslušného agendového systému, s kontrolovanou identitou subjektu, nebo objektu, s logickými a
syntaktickými kontrolami.
Město nepoužívá žádný takový systém, přijalo by nějaký formulářový systém z důvodu potřeby vystavit formuláře na WWW, řešení je
vhodné až po provedení základních kroků vnitřní integrace úřadu. Doporučujeme řešit mimo rámec výzvy 06.
3.2.3. Rezervace
Funkce umožňující pracovat na portále s kalendářem úředníka a objednat schůzku. Tak doplňuje funkce
času
používaných vyvolávacích systémů.
Neřešeno, doporučujeme řešit mimo rámec 06.
3.2.4. Externí identita Systém umožňující ověřené přihlášení občana na portál a důvěrnou komunikaci s úřadem prostřednictvím
registrace uživatele.
Neřešeno, doporučujeme řešit mimo rámec 06.
3.3. Portál úředníka
Sjednocuje uživatelské pracovní prostředí úředníka na jeho stanici, integruje ovládání jím používaných aplikací a
agend z různých systémů na různém stupni, podle hloubky propracování systému uživatelských oprávnění.
Neřešeno, doporučujeme řešit. Město zahájí implementaci v omezeném rozsahu - v rámci problematiky správy právních aktů, smluv a
dotací a následného postupného rozšiřování užití systému mimo rámec výzvy 06. Portál vytvoří jiné prostředí pro řešení agend a WF mimo
rámec spisové služby.
4. Modul „vazby“
4.1. Vazba
Zaměstnanci Organizace
Cílem vazby je propojení referenční evidence zaměstnanců s organizační strukturou, nebo přenesení struktury
zaměstnanců do organizační struktury. Je možno řešit vybavením personálního systému příslušným rozhraním.
Cílovou komponentou, kde dojde k vlastnímu vytvoření vazby, může být SW spisové služby, pokud tyto komponenty
mají příslušné funkce rozvinuty, nebo jiná, speciální komponenta, která zajistí evidenci vazeb.
Není v současném systému řešena. Řešit dodávkou nové komponenty personálního systému.
4.2. Vazba
Prostředky adresářových služeb nebývají vhodné pro správu stromové organizační struktury. Data o organizační
organizační struktura struktuře vytvořená v referenčním systému lze do nich přenést prostřednictvím rozhraní, referenční zdroj
- LDAP
organizační struktury musí být takovým rozhraním vybaven, cílový SW musí umět takovou službu přijmout.
Není v současném systému řešena. Doporučujeme řešit implementaci adresářové služby a podstatně tak zefektivnit funkci systému.
4.3. Vazba - výdej
Č.J. agendě
Doplnění čísel jednacích (č.j.) do agendy, která stojí mimo spisovou službu je nutno na spisové službě požadovat,
aby vznikla konzistentní evidence č.j. pro všechny agendy. Je ovšem možno pracovat i mimo č.j., potom je nutno č.j.
nahradit jiným identifikátorem.
Současná spisová služba má příslušné rozhraní, využívá se v rámci vazby na SW VITA. Doporučujeme rozšíření využití připraveného
rozhraní. Bude řešeno mimo rámec výzvy 06.
4.4. Vazba - výdej
Referenční evidence organizační struktury - pokud existuje – musí mít rozhraní pro dodávku organizační struktury
organizační struktury do ostatních komponent, které ji potřebují.
V současném systému neřešeno. Velmi důležitá vazba - zavedením referenční evidence organizační struktury (viz výše) je možno postupně
řešit mimo rámec výzvy 06 rozvoj rozhraní důležitých komponent - SpS, ERP, ostatní agendové systémy.
4.5. Vazba - přiřazení Záznam, že aplikaci nebo detailně některou její dílčí funkci, má právo provádět určitý zaměstnanec. Bývá řízeno
práva k aplikaci
zpravidla detailně v rámci funkcí řízení oprávnění ve vlastní aplikaci.
Řešeno nesystémově - samostatně v rámci jednotlivých agendových systémů - ne v rámci celého systému. Je nezbytné tuto funkcionalitu
integrovat jako prioritní požadavek v rámci výzvy 06, pro nově doplňované aplikace řešit systémově.
4.6. Vazba - přiřazení Záznam, že agendu nebo detailně některý její krok má právo provádět určitý zaměstnanec. Bývá běžně zpracováno
práva k agendě
pouze ručně, zpravidla na úrovni vedoucího oddělení - vůči "svým" zaměstnancům.
Řešeno "ručně" na úrovni oddělení. Je nezbytné tuto funkcionalitu integrovat jako prioritní požadavek v rámci výzvy 06, pro nově
doplňované agendy řešit systémově - v rámci zavedení katalogu agend - viz výše.
4.7. ePUSA plnění
Vyžaduje plnění daty organizační struktury a zaměstnanců. Bývá zajištěno "ručním" přepisem.
dat
Data plní "ručně" v základní úrovni, zejména v oblasti krizového řízení. Plnění dat systému ePusa zajistí využitím příslušných rozhraní
referenční zdroj organizační struktury, zaměstnanců, a další komponenty.
4.8. Vazba agenda Registr je referenční evidence dané entity (subjektu, nebo objektu). Vazba bývá řešena pouze částečně. Agendové
IZSR - čtení, převzetí systémy nepožadují důsledně verifikaci údajů. To přináší jeden z největších problémů současných systémů a taky je
důvodem řešení základních registrů veřejné správy.
Neřešeno. Do budoucna bude řešeno prostřednictvím IZSR, vazby ani rozhraní však není dosud známo, nebude se tedy řešit ani v rámci
výzvy 06. Tento základní požadavek vnitřní integrace doporučujeme řešit doplněním katalogu agend s evidencí práv a povinnosti pracovat
se základními registry - agendy budou mít v katalogu příznak těchto služeb. Dořešení proběhne mimo rámec 06.
4.9. Vazba agenda Vyšší úroveň vazby umožní agendě zapsat změnu do registru (referenčního zdroje) práv a povinností.
IZSR - zápis práva
Neřešeno. Do budoucna bude řešeno prostřednictvím IZSR, vazby ani rozhraní však není dosud známo, nelze tedy řešit ani v rámci výzvy
06. Tento základní požadavek vnitřní integrace doporučujeme řešit doplněním katalogu agend s evidencí práv a povinnosti pracovat se
základními registry - agendy budou mít v katalogu příznak těchto služeb. Dořešení proběhne mimo rámec 06.
5. Modul Back Office
5.1. Integrace Back
Office
Základní komponenty jsou - ERP - Spisová služba - agendové systémy by měly být propojeny tak, aby umožnily
evidovat případy v celém jejich životním cyklu, a ve všech datových aspektech – číselná data, finanční údaje,
dokumenty, eventuálně potřebné mapové a multimediální podklady.
Je řešeno částečně - viz analýza současného stavu. Doporučujeme celkové propracování vazeb mezi agendovými systémy a účetnictvím,
nelze však jako celek realizovat v rámci výzvy 06. Reálné kroky v rámci výzvy jsou popsány v následujících bodech.
5.2. Agendy pokryté
Systémy typu VERA, Ginis pokrývají velkou část agend do různé hloubky, zejména v jejich finančních aspektech.
současným SW
Ne všechny agendy však pokrývají procesně a evidenčně. Ve spojení se spisovou službou jsou základem evidence
"případů", nebývají však integrovány a implementovány důsledně.
Je řešeno základním "SW balíkem", který se dotýká velké části agend, není však implementován důsledně ve všech aspektech systému.
Nutno analyzovat a zajistit potřebné úpravy implementace systému Ginis a rozvoj implementace.
5.3. Agendy vnější
Existuje nezanedbatelná oblast agend nabízených veřejnosti, které nejsou plně evidenčně a procesně pokryty
nepokryté SW
základním agendovým "balíkem". Je možno doporučit jejich pokrytí nějakým obecným produktem s příslušnou
evidenční a procesní funkcionalitou.
Takové agendy existují (viz analýza souč. stavu). Doporučujeme řešit dodávkou konfigurovatelného nástroje a následným postupným
rozvojem řešení.
5.4. Agendy vnitřní
nepokryté SW
Vnitřní agendy jsou procesy vyřízení nejrůznějších žádanek a požadavků, rezervací, námětů - služeb nezbytných
pro vnitřní chod úřadu. Bývají pokryty částečně a nesystematicky různými aplikacemi. Možno doporučit celkovou
integraci, jejich pokrytí nějakým produktem.
Takové agendy existují (viz analýza souč. stavu). Doporučujeme řešit dodávkou konfigurovatelného nástroje a následným postupným
rozvojem řešení.
5.5. Správa
Systém tvorby pohledávek a závazků, propojení plateb a příjmů peněz, informování potřebných úředníků, vymáhání
saldokonta
pohledávek, zaúčtování pohledávek, prezentace saldokonta partnera. Systém by měl pracovat detailně slučováním položek se ztrácí schopnost řídit.
Saldokonto závazků a pohledávek je řešeno v rámci Ginis, umožňuje další rozvoj. Doporučujeme dále analyzovat a řešit integraci. Nelze
řešit v rámci finančních prostředků výzvy 06.
5.6. Evidence
Nemovitý majetek je hodnota, která musí být důsledně evidována přesně identifikována ve vazbě na základní
majetku
registry s pečlivým monitorováním aktivit probíhajících na majetku, nebo v jeho okolí.
Město pracuje na převedení systému Gordic - EMA do nového systému. Doporučujeme další rozvoj. Nelze řešit v rámci finančních
prostředků výzvy 06.
5.7. Evidence případů Ve spojení se spisovou službou by měly implementované systémy umožnit evidovat "případy" a kdykoliv informovat
žadatele o stavu jejich vyřízení, s poskytnutím veškerých záznamů, které jsou s případem spojeny, včetně
finančních údajů o stavu pohledávky. Systémy nebývají integrovány a implementovány tak důsledně, aby celý
problém řešily.
Problematika je řešena pouze dílčím způsobem. Doporučujeme dále řešit, naplnění cíle však nelze dosáhnout s finančními prostředky EU 06. V rámci předkládaného projektu je navržena řada úprav směřujících k tomuto cíli. Rozvoj doporučujeme řešit prioritně.
5.8. Evidence práv a Agendy zakládající práva a povinnosti stran, nebývají systematicky zpracovány ve všech aspektech - administrativní
povinností, výnosů,
, dokumentační, finanční. Tvoří důležitý prvek ve vztahu k budoucímu registru práv a povinností. Vnitřní chod úřadu
smluv a rozhodnutí
je důmyslným komunikačním a koordinačním systémem. Smluvní vztahy s externími subjekty, příprava jednání
orgánů města (volených i nevolených) a evidence usnesení a úkolů z těchto jednání vyplývajících je vlastně
obrovským procesem správy vnitřních projektů. Aplikační podpora bývá řešena specializovanými agendami, často
napojenými na spisovou službu. Lze sem zařadit i problematiku správy přístupových certifikátů.
Doporučujeme důsledně řešit v rámci výzvy 06, v částech 5.8.1., 5.8.2..
5.8.1. Evidence
Příprava jednání rady města, zastupitelstva a dalších odborných útvarů a komisí, evidence jejich usnesení a plnění
usnesení a úkolů
úkolů.
Řešit pokud možno rozvojem funkcionality stávajících aplikací.
5.8.2. Projekty smluv Proces přípravy smluv, včetně „hlídání termínů“ připomínkového řízení a dalších náležitostí.
v oblasti dotací a
investic
Takovou evidenci město dosud vede pouze ručně. Město požaduje řešení v rámci výzvy 06.
5.8.3. Evidence
Evidence platnosti certifikátů
certifikátů
Takovou evidenci město dosud vede pouze ručně. Město požaduje řešení v rámci výzvy 06.
Tabulka 32 - Přehled klíčových prvků
Funkce těchto prvků je možné zajistit kombinací různých produktů, technologií a řešení. Výběrovým
řízením bude zvolena jejich optimální kombinace. Výsledky jsme shrnuli do skupin komponent podle
postavení v systému. Provedená analýza stavu VIÚ prokázala, že některé důležité funkční celky a
moduly v činnosti úřadu buď zcela schází, nebo vykazují nedostatky, které je nutno odstranit, pokud má
vývoj IS úřadu směřovat k naplnění požadavků vztahující se k funkcím eGoverment a tedy dle představ
rámce „Efektivní veřejná správa a přátelské veřejné služby – Strategie realizace Smart Administration
v období 2007 – 2015“.
18.7.1.1 Návrh a popis architektury řešení
Technické řešení jednotlivých bodů musí tvořit celek, který musí být v budoucnu schopný adaptace.
Oblasti řešení a jednotlivé moduly odpovídají procesu zpracování agend, požadavkům eGovernment na
registraci agend, zejména v oblasti práv a povinností přístupu jejich uživatelů k ISZR. Koncept řešení je
syntézou technologií se schopností koexistovat v jednou funkčním prostředí. V řešení doporučujeme
orientovat se na kompozici otevřených systémů budovaných na principu SOA architektury. Doporučení ze
strany dodavatele studie proveditelnosti je do budoucna se neorientovat na dodávku velkých jednolitých
SW „balíků“, které řeší veškeré potřeby uživatele. Celkový koncept musí být rozumnou, vyváženou
konstrukcí, která využije výhod obou přístupů. Architektura systému bude u nově pořízených komponent
důsledně třívrstvá SOA.
• Všechny prvky budou implementovány do technologického centra MěÚ Jičín.
• Funkce doplněné do současně provozovaných komponent budou technologicky řešeny
v intencích těchto doplňovaných systémů.
18.7.1.2 Variantní návrhy technického řešení
Varianta „na zelené louce“ – vnitřní integrace se všemi atributy nejmodernější architektury by
představovala zmaření dlouhodobého úsilí města o vybudování kvalitního systému, přitom celá řada
prvků systému je velmi kvalitních. Varianta nepřichází v úvahu ani z finančních důvodů.
Varianta výměny základních komponent (například agendových systémů, ERP, SpS) může být
v budoucnu řešením, vyžaduje další analýzu, z hlediska omezeného objemu finančních prostředků však
rovněž nepřichází v úvahu.
Celkové náklady na realizaci potřebných úvah podstatně převyšují možnosti dotace z prostředků EO –
výzva 06 a eventuálně možnosti dotovat projekt z rozpočtu města.
Varianta vnitřní integrace „minimální” z hlediska investic, je jedinou možnou variantou, která podle
podmínek výzvy musí prokazatelně zlepšit parametry systému:
2. Popis požadavků agendy na práci se základními registry
3. Schopnost agendových systémů komunikovat s registry (čtení, zápis)
4. Přehlednost a úplnost práce s právy a povinnostmi, smlouvami a rozhodnutími učiněných
úřadem
5. Schopnost zjistit aktuální stav organizace s co nejkratší periodou (nejlépe 1 den).
6. Schopnost zjistit stav řešení jakéhokoliv případu
7. Schopnost monitorovat všechny případy žadatele (partnera)
8. Možnost podat jakékoliv podání elektronicky
Volba výsledné varianty požadované funkcionality je ovlivněna i následujícími skutečnostmi
1. Nejistota projektů ISZR - vazba na registry je definována velmi nezřetelně. Není naprosto jisté,
jakým způsobem bude možno zajistit požadavek realizace vazby agendových systémů na
základní registry veřejné správy. Lze si představit například řešení u každé jednotlivé agendy
samostatně, nebo skupinově, ba dokumente pro všechny agendy v rámci jednoho ORP
dohromady. Z těchto důvodů není vhodné řešit úpravy agendových systémů směrem ke
komunikaci s registry.
2. Produkty „middleware“ - integrační platforma bude zřejmě v budoucnu nutným článkem SW
výbavy ICT města. V současném stavu však není jasné, jak budou vazby na základní registry
realizovány. Proto nákup takového produktu se nejeví jako primární. Je celé řada nutných kroků,
které je nutno vykonat dříve.
3. Finanční omezení je dáno částkou 1.529.412.-, z čehož vyplývá možnost
Doplnění jedné podstatné komponenty systému s nejvyšší prioritou, v co nejdokonalejší výbavě
Doplnění více komponent tak, aby rozvoj systému nebyl jednostranný – tuto variantu
doporučujeme.
Následující tabulka je výsledkem analýzy současného stavu a obsahuje prvky systému (funkce),
které je nutné dodat, aby přidaná hodnota byla optimální a dodávka byla z finančního hlediska
reálná:
Funkce VIÚ dle typového projektu
1. Systém řízení organizace
1. 1. Modelování organizační
struktury
1.2. Referenční Organizační
struktura
1.3. Zaměstnanci
1.4. Personalistika
1.5. Adresářové služby
1.6. Katalog agend, práv a
povinností
1.7. Katalog aplikací a oprávnění
1.8. Groupware
2. Integrace Spisová služba a
dokumentů
1. Spisová služba
2. Správa dokumentů SpS
3. Dokumenty mimo SpS
Řešit výzvou
06
ano
ne
Poznámka
Způsob dodávky
Produkt/technolo
gie
x
x
IDM
x
x
IDM
x
Pouze migrace
x
Dodat, včetně základní náplně
x
IDM
IDM
x
x
x
x
Migrovat do standardního úložiště
Dodat standardní úložiště
DMS
4. Workflow SpS
5. Workflow mimo SpS
6. Integrace spisové služby a okolí
6.1. Conector Ginis na standardní
DMS
6.2. Web rozhraní na ePodatelny
6.3. Podpora skenování dokumentů
6.4. Funkčnost časových razítek SpS
3. Portály
1. Prezentace města
1.1 Prezentace služeb a org.
struktury
2. Portál občana
2.1. Životní situace
2.2. Formulářový systém
2.3. Rezervace času
2.4. Externí identita
3. Portál úředníka
4. Vazby
1. Vazba Zaměst. - Organizace
(výdej)
2. Vazba organizační struktura LDAP
3. Vazba - výdej Č.J. (SpS) agendě
4. Vazba - příjem organizační
struktury
5. Vazba - přiřazení práva k aplikaci
6. Vazba - přiřazení práva k agendě
7. ePUSA plnění dat
8. Vazba agenda - IZSR - čtení,
převzetí
9. Vazba agenda - IZSR
5. Back Office
1. Integrace Back Office
2. Agendy pokryté současným SW
3. Agendy vnější nepokryté SW
4. Agendy vnitřní, nepokryté SW
x
x
x
x
WF
SpS
SpS
x
x
x
SpS
SpS
SpS
x
x
POR
x
x
x
x
x
x
Dodat základní komponentu
x
POR
Řešeno již v rámci bodu 1.3
x
IDM
x
x
x
x
x
IDM
IDM
IDM
x
Vytvořit předpoklady
x
Vytvořit předpoklady
x
x
x
Dodat produkt k postupnému
využití
Dodat produkt k postupnému
využití
x
5. Správa saldokonta
6. Evidence majetku
7. Evidence případů
8. Evidence v oblasti práv, povinností
x
8.1. Evidence usnesení a úkolů
x
8.2. Projekty oblasti dotací a investic
x
8.3. Evidence certifikátů
x
Tabulka 33 - Přehled nezbytných prvků systému
Agendy
Agendy
x
x
x
Agendy
SpS
Agendy
Agendy
Funkcionalitu, kterou je nutno dodat lze logicky rozdělit do následujících aplikací, nebo produktů:
1. Identity management (IDM)
Pro rozvoj vnitřní integrace úřadu je považována za nejdůležitější – ne-li nepostradatelnou komponentu.
IDM jsou různých kategorií funkčnosti, výbavy a ceny. Zásadní je tedy definovat požadavek na doplnění
takového produktu a vymezit finanční možnosti nákupu a implementace.
IDM umožňuje centralizovanou správu organizační struktury a přístupových práv v prostředí Linux,
Windows nebo vlastních aplikací, kterými mohou být v prostředí úřadu provozované agendy. Je zpravidla
napojen na personální systém, jako nositele zdrojových informací o uživatelích a následně dále přenáší a
aktualizuje adresářovou službu organizace (LDAP,AD).
IDM udržuje evidenci úživatelů, jejich zařazení v organizační struktuře, přiřazuje jednotlivé organizační
role, definuje činnosti, spravuje profily a řídí přístupová práva do aplikací. Vyspělejší systémy IDM
umožňují integraci se systémy jako například ePUSA, nebo jsou technologicky připraveny na budoucí
integraci s ISZR.
2. Portálová řešení (POR)
Portálová řešení slouží zejména ke zefektivnění práce uživatelů, zpřístupnění informací z různých, často
nesourodých zdrojů a jejich centralizace do jednovo místa. Jsou často doplněna o řešení třetích stran.
V neposlední řadě umožňuje full-textové vyhledávání nad celým obsahem.
V rozsahu činností úřadu lze tato řešení efektivně využít jako prezentační vrstvu pro efektivní chod uvnitř
úřadu, podporu projektového řízení, správu veškerých dokumentů či správu work-flow nad dokumenty.
Napojením vybraných agend nebo spisové služby pomocí externích konektorů lze docílit ještě
jednoduššího a efektivnějšího přístupu datům a informacím. Některé typy portálových řešení jsou
vybudovány na otevřené architektuře, takže implementace potřeb nebo agend, která jsou v součastné
době v rámci úřadu provozována „ručně“, lze tímto způsobem vyřešit. Příkladem může být například
„evidence usnesení a úkolů“, nebo rezervace zdrojů, jako je zasedací místnost.
3. DMS
Document management systém je systém určený ke správě elektronických dokumentů nebo dokumentů
převedených do digitální podoby například scanováním. Výstupy lze propojit s portálovým řešením a
spisovou službou. Cílem systémů DMS je poskytnout okamžitý přístup ke správným dokumentům bez
ohledu na jejich umístění a formát. Umožňují nejen aktuální dokumenty rychle získat, ale také zajistit
jejich bezpečnost díky přesnému vymezení přístupových práv jednotlivých uživatelů.
4. Spisová služba (SpS)
Spisová služba je definována zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě. Spisová služba
pracuje naprosto rovnocenně s analogovými i elektronickými dokumenty. Je možné tedy evidovat jak
papírový, tak elektronický dokument i např. obrazový nebo zvukový záznam. Údaje o jednotlivých
dokumentech se do systému pořizují ručním zadáváním, elektronickým vstupem nebo lze načíst data z
jiných programů (systémů, např.DMS). Systém musí splňovat zákonné požadavky na řádný příjem,
evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve
skartačním řízení. Systém spisové služby bývá velmi často součástí agendových systémů úřadu.
5. Agendy
Analýzou současného stavu byla indikována skupina vnitřních i vnějších procesů - agend, které nejsou
podporovány žádným SW. Jejich struktura a počet se může do budoucna měnit v závislosti na změnách
legislativy a organizaci práce úřadu. Pokrytí těchto procesů bude realizováno prostřednictvím SW
produktu, umožňujícího efektivní doplnění SW podpory takových agend. Významnou část tvoří agendy,
které se dotýkají práv a povinností v oblasti smluvních vztahů zejména v oblasti dotací a investic.
Evidence certifikátů je pro identifikaci práv a povinností úředníků v novém systému velmi důležitým
prvkem.
Pro stanovení orientační ceny dodaného řešení jsme posuzovali zejména produkty
• V obasti DMS
o Fille Net
o Documentum
o
o
o
o
o
•
V oblasti portálů
o Windows SharePoint Services
o Microsoft SharePoint Server 2007
o Redakční systémy – příklady:
o WebRedakce
o WebGet
o Edituj
o Joomla
o
•
eWay-CRM
Gordic DMS
Efiles document
Siemens DMS
Dynamica – Ready DMS
Microsoft SharePOINT
V oblasti manažerů identit
o
o
o
o
o
o
o
Microsoft Forefront identity manager
IBM Tivoli Directory Integrator
IBM Tivoli Identity Manager
Oracle identity manager
Novell Identity Manager
EOS4 Marbes consulting
Moduly Ginis jako rozšíření stávající spisové sužby
Pro řešení je nutno vybrat produkty zejména s ohledem na cenu, nabízenou funkcionalitu a
provozní náklady.
18.7.2 Porovnání variant technologických řešení
Varianty technologického řešení budou porovnány v rámci provedeného výběrového řízení.
18.7.2.1 Srovnání nabídek jednotlivých dodavatelů
Nabídky dodavatelů budou porovnány co do kvality produktů a ceny v rámci etapy výběru dodavatele.
Jakékoliv srovnání v této fázi by nemělo, vzhledem k šíři a rozmanitosti produktů na trhu, odpovídající
vypovídací hodnotu.
18.7.2.2 Výhody a nevýhody řešení
Varianta „na zelené louce“ – vnitřní integrace se všemi atributy nejmodernější architektury by
představovala zmaření dlouhodobého úsilí města o vybudování kvalitního systému, přitom celá řada
prvků systému je velmi kvalitních. Varianta nepřichází v úvahu ani z finančních důvodů.
Varianta výměny základních komponent (například agendových systémů, ERP, SpS) může být
v budoucnu řešením, vyžaduje další analýzu, z hlediska omezeného objemu finančních prostředků však
rovněž nepřichází v úvahu.
Celkové náklady na realizaci potřebných úvah podstatně převyšují možnosti dotace z prostředků EO –
výzva 06 a eventuálně možnosti dotovat projekt z rozpočtu města.
Varianta vnitřní integrace „minimální” z hlediska investic, je jedinou možnou variantou, která podle
podmínek výzvy musí prokazatelně zlepšit parametry systému:
2. Popis požadavků agendy na práci se základními registry
3. Schopnost agendových systémů komunikovat s registry (čtení, zápis)
4. Přehlednost a úplnost práce s právy a povinnostmi, smlouvami a rozhodnutími učiněných
úřadem
5. Schopnost zjistit aktuální stav organizace s co nejkratší periodou (nejlépe 1 den).
6. Schopnost zjistit stav řešení jakéhokoliv případu
7. Schopnost monitorovat všechny případy žadatele (partnera)
8. Možnost podat jakékoliv podání elektronicky
18.7.2.3 Analýza technických a bezpečnostních rizik
Technická a bezpečností rizika, vnější i vnitřní, budou ošetřena v rámci projektu technologického
centra. Pro uvažovanou dodávku není jejich hodnocení relevantní.
18.7.3 Doporučení upřesnění pro účely zadávací dokumentace a realizační projektové
dokumentace
Zakázku doporučujeme řešit prostřednictvím výběru jednoho dodavatele, s možností subdodávek.
Dodavatel zajistí koordinaci dodávky a celkovou integraci systému, tedy:
• Implementaci nových komponent (IDM, POR, Agendy)
•
Naplnění daty v rozsahu pilotního vzorku
•
Proškolení klíčových uživatelů zákazníka
•
Doplnění a ověření funkčnosti integračních můstků
18.7.3.1 Celková požadovaná funkcionalita na produkty
Systém pro údržbu a tvorbu organizační struktury
•
Zajišťuje rozhraní pro tvorbu vlastní organizační struktury
•
Je integrován s pesronálním systémem a využívá ho jako zdroj dat.
•
Nabízí služby ostatním aplikacím (agendovým systémům) a umožňuje jim řídit oprávnění
(případně funkčnost) na základě pozic objektů v organizační struktuře
•
Systém je integrován s Active directory, modifikuje attributy objektů v AD včetně příslušností ve
skupinách a organizačních jednotkách.
•
Systém umožňuje specifikovat oprávnění autentikovaných uživatelů pro změny prohlížení a
mazání objektů v organizační struktůře.
•
Systému umožňuje správu externích organizací (správa více organizačních struktur)
•
Umožňuje audit jednotlivých změn v organizační struktuře.
•
Umožňuje ověření uživatele a definici přístupvých oprávnění pro čtení, změny a mazání objektů a
atributů v organizační struktuře. (ověřování je integrováno s active directory).
•
Systém umožňuje propad attributů a oprávnění v rámci stromu organizační struktury.
•
Integrace spisové služby
•
Integrace stávající spisové služby a okolí
•
Propojení stávající spisové služby na standardní DMS
•
Web rozhraní na ePodatelny
•
Podpora skenování dokumentů
•
Schopnost vydávat časová razítka SpS
•
Schopnost evidence usnesení a úkolů
Portálové řešení
Požadavek na řešení komplexní sady nástrojů pro správu a řízení elektronického obsahu a procesů mimo
spisovou službu
Obecné požadavky na systém pro správu obsahu a procesů
• Systémy pro správu obsahu a procesů musí být vzájemně provázány.
•
Systémy pro správu obsahu a procesů musí mít standardizované (nebo obecně rozšířené) a
intuitivní webové komunikační rozhraní.
•
Webový interface musí podporovat běžné webové prohlížeče, kompatibilita musí být zajiěštěna s
Internet Explorer (min. IE verze 7 nebo vyšší verze)
Řešení bude obsahovat informace o všech potřebných nástrojích tak, aby byla zajištěna plná
funkcionalita poptávaného řešení včetně nástrojů pro zálohování a archivaci dat.
Požadavky na systém správy obsahu
• Systém musí být integrován se známými klientskými aplikacemi systému Microsoft Office.
•
•
Systém musí být propojitelný s poštovním systémem (informovat uživatele pomocí emailů, umět
zpracovat příchozí emaily a zařadit je do úložiště).
•
Systém musí poskytovat snadno ovladatelné funkce vytváření, schvalování a publikování
webového obsah.
•
Webový interface musí být škálovatelný – poskytovat možnost více pohledů na obsah a možnost
uživatelského přizpůsobení bez znalosti programového kódu.
•
Systém musí být integrován a Active directory.
•
Systém musí umožnit definovat vlastní zásady správy dokumentů zajišťující řízení přístupových
práv na úrovni jednotlivých položek.
•
Systém musí umožnit zadávat období platnosti dokumentů a definovat akce při vypršení platnosti
dokumentů.
•
Systém musí podporovat sledování změn a verzí jednotlivých dokumentů se zachováním
originálu dokumentu.
•
Systém umožní vytvářet dokumenty ze šablon.
•
Systém nesmí povolit uživatelům změny dokumentu, pokud je tento dokument editován jiným
uživatelem.
•
Systém musí ukládat elektronický obsah do společného úložiště.
•
Systém musí být založen na objektech, které je možné do systému vkládat a rozšiřovat tím jeho
funkce.
•
Systém musí podporovat distribuovanou architekturu a rozložení zátěže.
•
Systém musí být uživatelsky intuitivně konfigurovatelný s transparentním úložištěm dat.
•
Systém musí být otevřený, s podporou standardních formátů, API nebo SDK.
•
Systém musí mít možnost vytvářet definovatelná metadata k ukládaným dokumentům
•
Systém musí podporovat více jazyků vč. češtiny.
Systém musí mít integrované funkce vyhledávání obsahu s možností definice zdrojů obsahu,
nastavení relevance výsledků a správy přístupu k vyhledávaným datům.
Požadavky na systém pro správu procesů:
• Systém musí používat grafické prostředí pro vytváření procesů.
•
•
Systém musí zajišťovat garantovaný
předdefinovaného procesního modelu.
•
Systém musí umožnit integrované ověření uživatelů a jejich práv pomocí Active Directory.
oběh
všech
elektronických
informací
podle
•
Systém musí mít jednotné uživatelské prostředí pro zpracování procesní agendy.
18.7.4 Provozní zajištění ICT vybavení
18.7.4.1 Potřebné energetické a materiálové toky
Projekt vnitřní integrace úřadu nezvýší energetické a materiálové toky.
18.7.4.2 Záruky a servis
Na software pořizovaný v rámci projektu doporučujeme zakoupit maintenance. Maintenance není
uznatelným nákladem a je provozním nákladem.
18.7.4.3 Údržba a nákladnost oprav
Kapitola je pro projekt nerelevantní, neboť se jedná pouze o dodávku SW produktů.
18.7.4.4 Údaje o životnostech jednotlivých zařízení
18.7.4.5 Změny v provozní náročnosti vlivem opotřebení
18.8 Organizace a režijní náklady
18.8.1 Organizační model investiční fáze
Projekt Vnitřní integrace úřadu vyžaduje ve všech etapách spolupráci tajemníka, informatika a eventuálně
ekonoma. Předpokládá se zavedení procesu správy přístupových oprávnění k agendám a aplikacím, dále
proces katalogizace agend, správa organizační struktury. K podchycení přístupových oprávnění je nutné
spolupracovat i s organizacemi města.
18.8.2 Provozní model
Provozovatelem projektu bude městský úřad Jičín a to prostřednictvím informatiků odboru kanceláře
tajemníka, kdy zástupci provozu jsou členy projektového týmu.
Možné modely financování provozu v rozsahu předpokládaných budovaných služeb jsou následující:
• Provoz komponent implementovaných v rámci projektu bude zajištěn z prostředků ORP –
nepředpokládá se spolufinancování provozu TC ORP partnery/ zákazníky (konzumenty služeb).
• Na provozu se finančně nepodílí žádná další organizace.
Rozsah služeb souvisejících s prováděním profylaxe a údržby bude předmětem smluv o servisu a
podpoře mezi provozovatelem a dodavatelem řešení vybraného na základě veřejné soutěže.
18.8.3 Role všech organizací v projektu
Na projektu se budou účastnit různé cílové skupiny, které v projektu vystupují v různých rolích.
MĚSTO JIČÍN
Město Jičín prostřednictví svého MěÚ je garantem projektu. Prostřednictvím vlastních kapacit nebo
případně dodavatelů řešení:
• zajišťuje provoz, servis a dohled;
• garantuje poskytované služby;
• je zadavatelem veřejných soutěží;
• přebírá dodávky;
• zajišťuje metodickou podporu uživatelům;
• provádí školení.
ČESKÁ REPUBLIKA
Česká republika prostřednictvím MV ČR vystupuje v projektu jako tvůrce konceptu a realizátor
eGovernment v České republice. Prostřednictvím strategie Smart Administration a operačních programů
vytváří podmínky pro realizaci včetně finanční podpory.
18.8.4 Organizace výběrových řízení
Při zadávání veřejných zakázek souvisejících s realizací projektu se bude postupovat v souladu s:
• Zákonem č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, v platném znění;
• Závaznými postupy pro zadávání veřejných zakázek spolufinancovaných ze zdrojů EU,
nespadajících pod aplikaci zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, v programovém
období 2007 – 2013, schválenými usnesením vlády č. 48 ze dne 12. Ledna 2009 (Závazné
postupy jsou uvedeny v příloze č. 8 Příručky pro žadatele);
• Podle Vnitřního předpisu č. 4/2010 Směrnice o veřejných zakázkách
o Stanovuje pravidla pro rozhodování a schvalování veřejné zakázky: Záměr schvaluje
Rada města a Zastupitelstvo, veřejnou soutěž schvaluje Rada města.
18.8.5 Právní opatření nutná pro realizaci projektu
Podmínkou budování projektu je sada právních opatření. Zásadními opatřeními jsou:
• usnesení Rady MěÚ Jičín:
o usnesení rady na realizace studie proveditelnosti
o usnesení rady na realizaci projektu Vnitřní integrace úřadu;
•
•
•
o usnesení rady na výběr dodavatele;
usnesení Zastupitelstva MěÚ Jičín:
o usnesení zastupitelstva na realizaci Vnitřní integrace úřadu;
o usnesení zastupitelstva na příjem dotace;
Smlouva o poskytnutí dotace mezi městem Jičín a Ministerstvem vnitra České republiky;
Smlouva o dodávce a servisu mezi městem Jičín a vybraným dodavatelem řešení (veřejná
soutěž).
18.8.6 Popis obsahu provozních směrnic a smluvních ujednání pro jednotlivé provozované
části/subdodavatele TC
Pro potřebu provozu systému Vnitřní integrace bude však důležité vytvořit následující vnitřní směrnice,
které navážou na Provozní směrnice TC ORP:
• Směrnice o vedení změn v organizaci
• Směrnice o katalogizaci agend a aplikací
• Směrnice procesu vedení smluv,
• Směrnice vedení usnesení a úkolů orgánů města
• Úprava spisového řádu dle doplněných funkcí spisové služby
Služby paušální technické podpory
• Provádění změn dodaného software vyplývajících ze změn obecně platných předpisů České
republiky, včetně distribuce úprav dodaného SW. Distribuce upraveného SW bude provedena
před termínem účinnosti změn právních předpisů; pokud právní předpis nabude účinnosti dříve
než 30 dnů po uveřejnění ve Sbírce zákonů, bude distribuce upraveného SW provedena
nejpozději do 30 dnů ode dne uveřejnění ve Sbírce zákonů.
• Provádění obecných změn SW v důsledku vývoje HW a SW prostředků.
• Distribuce nových verzí elektronicky při nepřetržitém odběru systémové roční podpory.
• Elektronická distribuce nových verzí, a to zapsáním informace o zpřístupnění nové verze do
HelpDesk a zpřístupnění pokynů k jejímu elektronickému stažení objednatelem z datového
úložiště zhotovitele.
• Služba Hot-line pro řešení technických problémů.
• Služba HelpDesk pro zajištění veškeré písemné komunikace.
• Nutná konfigurace základního nastavení SW pro příspěvkové organizace objednatele
Služby paušální technické podpory jsou poskytovány k jedné „referenční“ instalaci SW a dodavatel
poskytne pracovníkům města nástroje pro automatizované kopírování do všech ostatních instalací.
Služby podpory na vyžádání
• Expertní a konzultační činnost:
o tvorba software (analytické a návrhové práce) podle požadavků objednatele;
o konzultační činnost a vypracování metodik pro zpracování dat;
o analytické a návrhové práce v oblasti datových modelů;
o záchrana a obnova dat.
Poskytování služeb technické podpory na vyžádání bude prováděno na základě písemných požadavků
objednatele. Dodavatel řešení je povinen na základě požadavku objednatele zpracovat a s objednatelem
odsouhlasit způsob realizace služeb a časový harmonogram jejich provádění.
18.9 Lidské zdroje, vlastníci a zaměstnanci
18.9.1 Specifikace funkcí a pozic projektového týmu
realizaci Vnitřní integrace úřadu Jičín je sestaven tak, aby jednotlivé role v rámci týmu byly adekvátně
zabezpečeny. Projektový tým má složení:
Role
Funkce
Garant (sponzor) projektu
tajemník Měú Jičín
Ing. Peter Bareš
Vedoucí projektového týmu
ved.odd. informatiky
Ing. Petr Brunner
Systémový architekt
Aplikační architekt
Administrátor dotace
Organizace veřejných zakázek
Právní poradenství
Informatik
Informatik
vedoucí OK
odborný poradce
vedoucí PO
Petr Brunner
Bob Šviha
zajištěno externí firmou
JUDr. Zdeňka Brožová
Tabulka 34 - Specifikace funkcí a pozic v projektovém týmu
18.9.2 Požadavky na kvalifikaci, kompetence a odpovědnosti
Odborná vybavenost členů týmu odpovídá rozsahu a obsahu projektu. Zkušenosti členů projektového
týmu jsou obsaženy v žádosti Benefit7. Navržený tým je dostatečně kvalitní a kapacitně odpovídá
předpokládaným nárokům projektu. Ty jsou dány činnostmi:
projektové řízení;
administrace dotace;
administrace veřejných zakázek;
podpora uživatelů implementovaného SW
zajištění školení uživatelů (vazba na vzdělávací část TC);
správa softwarových licencí (nákupy licencí a multilicencí, upgrade licencí).
18.9.3 Struktura mzdových nákladů
Mzdové náklady nejsou uznatelnými výdaji projektu. Alokované kapacity realizačního týmu a pracovníků
zajišťujících provoz budou hrazeny z rozpočtu MěÚ Jičín po celou dobu udržitelnosti projektu a jsou
pokryty současnými pracovníky.
18.10 Realizace projektu, časový plán
18.10.1 Souhrnný přehled časových a nákladových charakteristik projektu
Přehled celkových nákladů projektu a nákladů v investiční fázi je uveden v kapitole 18.11.
18.10.2 Harmonogram činností projektu ve fázi přípravy a realizace projektu
Projekt Vnitřní integrace úřadu bude realizován v rámci jedné etapy (celkově 3. Etapa projektu), jejímž
cílem bude implementovat dodaný SW a zprovoznit jeho funkce. Harmonogram projektu realizace je
navržen pro všechny tři fáze:
• Přípravná fáze – vytvoření studie proveditelnosti včetně souvisejících dokumentů a příloh, její
schválení, uzavření partnerských smluv a vypsání jednotlivých soutěží;
• Fáze realizace projektu – vlastní dodávka řešení, zkušební provoz;
• Fáze provozu Implementovaných systémů – produktivní provoz po dobu udržitelnosti projektu.
Harmonogram realizace projektu Vnitřní integrace úřadu
4
5
6
Přípravná fáze
Vytvoření studie proveditelnosti
Uzavření partnerských smuv
Schválení dotace
Příprava výběrových řízení
Schválení výběrových řízení
Realizace soutěže
Schválení výsledků soutěže
Předpoklad realizace TC
Dodávka systému řízení organizave
Zkušební provoz
Ukončení zkušebního a zahájení produktivního provozu
Dodávka integrace spisové služby
Zkušební provoz
Dodávka v oblasti portálů
Zkušební provoz
Dodávka v oblasti back office
Zkušební provoz
Zahájení fáze provozu vnitřní integrace úřadu
Závěrečné vyhodnocení projektu
7
2010
8 9 10 11 12 1
2
3
2011
4 5
6
7
8
9 10 11 12
…..
v termínu ukončení reaizace + 12 měsíců
Tabulka 35 - Harmonogram realizace projektu
Následující tabulka obsahuje klíčové milníky projektu:
Vytvoření studie proveditelnosti
Schválení projektu radou, včetně jeho financování a specifikace rozsahu
partnerských smluv
Akceptace studie proveditelnosti
Schválení přidělení dotace MV ČR
Schválení výběrových řízení radou
Schválení výsledků výběrového řízení zastupitelstvem
Dokončení realizace TC
Převzetí dodávky do zkušebního provozu – de částí
Ukončení zkušebního provozu a zahájení produktivního provozu
Proběhlo
05/2010
31.5.2010
08/2010
09/2010
12/2010
01/2011
06 / 2011
07/2011
Tabulka 36 - Přehled klíčových milníků projektu
18.11 Finanční analýza projektu, finanční plán
Ve finanční analýze jsou uvažovány pouze přímé finanční toky vyplývající z realizace projektu, jejichž
příjemcem je nositel projektu. Všechny uvažované hodnoty jsou očištěny od redundantních částek.
Veškeré dopady a hodnoty jsou vyjádřeny za použití diferenční (přírůstkové) metody v podobě
hotovostního toku. Je tedy započítávána pouze změna (kladná či záporná) způsobená investicí oproti
nulové variantě. Skutečné hotovostní (či kvazihotovostní) toky jsou uvažovány jako příjmy a výdaje, nikoli
jako náklady a výnosy v účetním smyslu. Pro výpočet ukazatelů nejsou započítány utopené náklady, tj.
náklady spojené s předinvestiční fází projektu. Vzhledem k velkému množství možných variant
technického řešení s ohledem na detailní komponenty, nikoli však funkčnost celku, nejsou v této studii
porovnávány jednotlivé varianty mezi sebou, je pouze porovnána navržená technická varianta s variantou
nulovou. Rozdíly ekonomické analýzy mezi jednotlivými technologickými variantami by neměly
dostatečnou vypovídací hodnotu k vzájemnému porovnání.
Veškeré uvedené hodnoty budou v reálných cenách roku 2009. Všechny ceny uvádíme s DPH (není
v tuto chvíli jasné, jakou částí si bude v jednotlivých položkách obec DPH uplatňovat). Všechny hodnoty
jsou pro potřeby výpočtů uváděny v ročním rozlišení, nikoli však v kalendářních letech, ale v roční
vzdálenosti od zahájení projektu.
18.11.1 Zajištění dlouhodobého majetku
Kapitola obsahuje vymezení dlouhodobého majetku, určení investičních nákladů. Dlouhodobý
hmotný majetek nebude pořízen. Pořízený dlouhodobý nehmotný majetek tvoří SW licence dodaných
produktů. Jejich konkrétní rozložení a cena je závislé na obchodní nabídce.
18.11.2 Řízení pracovního kapitálu (oběžný majetek)
Kapitola obsahuje vymezení struktury a velikosti oběžného majetku. Provozní fáze nebude
vyžadovat vytváření žádných zásob či podobných položek, pro zajištění provozu budou potřeba jen
běžné úhrady provozních nákladů (energie, opravy/údržba apod.). Vzhledem k objemu v porovnání
s aktivy obce se nebude jednat o zcela zásadní stálý nárůst oběžných aktiv a není tedy nutné se
specificky zabývat řízením pracovního kapitálu.
18.11.3 Přehled celkových nákladů v investiční fázi
Níže je v tabulce uveden přehled celkových nákladů v investiční fázi, všechny částky jsou s DPH.
VIÚ ORP - Město Jičín
bez DPH
Řízení identit v organizaci
Rozšíření funkcionality spisové služby a agend IS
Portálová řešení - žádanky, rezervace, DMS,
workflow mimo SpS
Licence portál + WF
Licence databázového serveru
Implementace
Implementace řízení identit
Implementace portál a workflow
Studie proveditelnosti, management žádostí,
propagace
Celkem VIÚ ORP
DPH 20%
včetně DPH
159 600 Kč
340 833 Kč
31 920 Kč
68 167 Kč
191 520 Kč
409 000 Kč
235 464 Kč
71 980 Kč
163 484 Kč
500 500 Kč
211 750 Kč
288 750 Kč
47 093 Kč
14 396 Kč
32 697 Kč
100 100 Kč
42 350 Kč
57 750 Kč
282 557 Kč
86 376 Kč
196 181 Kč
600 600 Kč
254 100 Kč
346 500 Kč
38 113 Kč
7 623 Kč
45 736 Kč
1 236 397 Kč
247 279 Kč
1 529 412 Kč
Tabulka 37 - Přehled celkových nákladů v investiční fázi
18.11.4 Přehled celkových nákladů v provozní fázi
Kapitola obsahuje problematiku servisních podmínek, amortizace. Níže je v tabulkách uveden
přehled celkových nákladů v provozní fázi, všechny částky jsou s DPH. Obec bude od roku 2011 účtovat
o odpisech majetku. Pořízený investiční majetek bude odepisován po dobu 5 let, lineárně.
V ceně produktů je podpora pro první rok. V následující tabulce jsou údržbové poplatky v čase.
Přehled celkových nákladů v provozní fázi
Rok
Ma i ntena nce doda ných produktů
0
118 224 Kč
1
118 224 Kč
2
118 224 Kč
3
118 224 Kč
4
118 224 Kč
Tabulka 38 - Přehled provozních nákladů
Tabulka 39: Přehled celkových provozních náladů a výnosů
18.11.5 Příjmy provozní fáze
Kapitola není relevantní. Předkládaný projekt nebude generovat žádné příjmy.
18.11.6 Finanční plán investiční a provozní fáze
Níže následují tabulky obsahující jednotlivé položky investiční i provozní fáze pro všechny uvažované
varianty. Pro účely výpočtu kriteriálních ukazatelů není zahrnuta položka „Studie proveditelnosti“, neboť
se jedná o tzv. „utopené náklady“, které se do výpočtu nezahrnují.
Přehled celkových finančních toků projektu
Tabulka 40 - Přehled celkových finančních toků projektu
18.11.7 Přehled financování projektu
Investiční etapa bude financována z dotace a rozpočtu ORP, provozní etapa pak z rozpočtu ORP.
Tabulka 41: Přehled financování projektu
Celkové výdaje
1 529 412,00
Celkové způsobilé výdaje
Celkové nezpůsobilé výdaje
Celkové investiční způsobilé výdaje
1 529 412,00
0,00
1 529 412,00
Celkové neinvestiční způsobilé výdaje
Dotace 85% Celkem
Dotace 85% investiční
Dotace 85% neinvestiční
0,00
1 300 000,20
1 300 000,20
0,00
18.11.8 Výpočty a vyhodnocení finančních ukazatelů
Posouzení variant řešení není pro tuto část výzvy relevantní. Celkové finanční toky projektu lze
předpokládat u všech variant stejné.
18.11.9 Závěry finanční analýzy
Posouzení variant řešení není pro tuto část výzvy relevantní. Celkové finanční toky projektu lze
předpokládat u všech variant stejné.
18.12 Ekonomická analýza projektu
Kromě finančního pohledu lze vyjádřit přínos pro město spočívající v realizaci a provozu předkládaného
projektu i ekonomicky. Přínosy však lze v projektu Vnitřní integrace úřadu vyčíslit - převést do finančního
vyjádření – jen velmi obtížně, při zachování potřebné objektivity a spolehlivosti. Proto používáme
slovní formu popisu ekonomických přínosů.
Vyjma všech finančních, i na finanční částky převoditelných nákladů a přínosů, projekt dále generuje,
popřípadě indukuje, celou řadu nefinančních přínosů. Jedná se zejména o následující:
1. V oblasti řízení organizace
a. Katalogizace agend – služeb – a jejich popis jsou základem pro následnou implementaci
controllingu chodu úřadu
b. Přehlednost organizačního uspořádání a detailní znalost lidských zdrojů umožní lépe
využít disponibilních zdrojů
c. Řízení oprávnění zamezí eventuálním ztrátám a postihům z úniků informací
2. V oblasti spisové služby
a. Doplněním práce s dokumenty a řízením procesů i mimo současnou působnost spisové
služby se chod úřadu dále zefektivní
3. V oblasti portálových řešení se zvýší informovanost
a. Občanů o poskytovaných službách, sníží se množství jejich návštěv a koordinace jejich
„pohybu“ po úřadu.
b. Větší dostupnost veřejných služeb.
c. vyšší míra spolehlivosti služeb veřejné správy;
d. Úředníků – zvýší se vědomí významu práce úředníka pro chod systému a tím tlak na
odpovědný přístup k zajištění služeb.
4. V oblasti Back Office
a. Zvýší se efektivita nepokrytých agend
5. V oblasti evidence práv a povinností
a. Zvýší se jednoznačnost výkladů a vazeb na iniciační dokumenty.
Kromě těchto vlivů platí obecně pozitivní vliv projektu na
•
úsporu čau a materiálu zaměstnanců úřadu
•
zefektivnění fungování veřejného sektoru
• naplňování politiky eGovernment
Výsledné přínosy závisí rovněž na výběru dodavatele a dodaných produktů. Za předpokladu
zachování trendu rozvoje eGovernment je velmi reálné, že oproti „nulové variantě“ je výhodnost
zřetelná, neboť by město Jičín předpokládané služby v budoucnu realizovalo i bez tohoto projektu
a tedy bez dotace – pouze z prostředků vlastního rozpočtu.
18.12.1 Ekonomické vyhodnocení projektu
Vzhledem k výše uvedeným skutečnostem není kapitola relevantní.
18.12.2 Doporučení vybrané varianty
„Nenulovou variantu“ jednoznačně doporučujeme k realizaci.
18.12.3 Závěry ekonomické analýzy
Na základě uvedených skutečností konstatujeme, že navržená nenulová varianta ekonomicky efektivní.
18.13 Analýza rizik
Tato kapitola se zabývá expertně odhadnutými riziky celého projektu, jejich dopadem a návrhem opatření
pro jejich eliminaci. Rizika plynoucí z projektu budování a provozu TC ORP lze rozdělit do několika
skupin:
• Projektová rizika
• Technická a realizační rizika
• Legislativní a organizační rizika
• Ekonomická a investiční rizika
Jednotlivá rizika jsou zpracována formou tabulky, obsahující údaje:
• Popis rizika – projevy rizika
• Dopad – priorita, pravděpodobnost a možné dopady jsou vyznačeny barevně:
o Nízký – zeleně
o Střední – žlutě
o Vysoký – červeně
• Pravděpodobnost – pravděpodobnost míry naplnění rizika.
o Nízká – zeleně
o Střední – žlutě
o Vysoká – červeně
• Akční plán – návrh opatření vedoucích k omezení vlivu rizika.
• Kritérium úspěchu – měřitelný cíl nebo výstup projektu, který bude dosažen, při eliminaci rizika.
18.13.1 Projektová rizika
V rámci této skupiny jsou uvedena hlavní identifikovaná rizika, související s průběhem realizace projektu.
Dopad
Pravd
ěpodo
b.
Termíny uvedené
v harmonogramu projektu
nebudou dodrženy
Vysoký
Vysok
á
P
2
Opozdí se projekt
Vysoký
Nízká
P
3
ORP
Střední
Střední
P
4
Střední
Střední
Čí
sl
o
P
1
Popis rizika
Tabulka 42 - Projektová rizika
Akční plán (ošetření rizika)
Aktivně kontrolovat veškeré termíny
harmonogramu a včas eskalovat a
řešit možné zpoždění termínu.
Aktivně přistupovat k přípravě
prostor technologického centra
ORP.
Přizpůsobit harmonogram projektu
budování TC ORP vzhledem k jeho
případným úpravám.
odpovídající kvalitní zdroje na straně
zákazníka za účelem poskytnutí
požadované součinnost při výstavbě
Smluvně ošetřit kvalitní pracovníky
dodavatele na základě jejich
zkušenostmi při realizaci obdobných
zakázek a na základě poskytnutých
CV.
Původní termíny
budou dodrženy.
Prostory pro budoucí TC
ORP budou připraveny
v dostatečném předstihu.
Nedojde k prodlení
součinnosti interními
pracovníky ORP.
Nedojde k opoždění
18.13.2 Technická a realizační rizika
V rámci této skupiny jsou uvedena hlavní identifikovaná rizika, související s realizací a provozem SW
technologií.
Popis rizika
Dopad
Pravd
ěpodo
bnost
T1
Termín dodání jednotlivých
technických komponent nebude
dodržen
Střední
Středn
í
T2
provoz centrálních aplikací
nebudou dostatečné
Vysoký
Středn
í
T3
Střední
Nízká
T4
Pokrytí SW licencemi není
dostatečné
Nízký
Nízká
T5
provoz dodaných komponent
nebudou dostatečné.
Vysoký
Nízká
Čísl
o
T6
udržitelnosti projektu.
Střední
Nízká
Aktivně, s dostatečným předstihem
prověřovat veškeré termíny
harmonogramu související s dodávkou
HW.
Včas eskalovat a řešit možné
zpoždění termínu.
rezervu technologického centra pro
provoz centrálních aplikací.
Průběžně sledovat volné systémové
zdroje technologického centra a
v případě potřeby řešit jejich navýšení.
Nedojde k časovému
posunu termínu
dodání HW
komponent.
Vyhradit dostatečné finanční zdroje na
pokrytí nezbytné technické podpory ze
strany dodavatele.
Implementovat známé a prověřené
technologie, které lze, alespoň
částečně, spravovat vlastními zdroji.
Na základě výčtu služeb
technologického centra ORP
navrhnout odpovídající počet licencí.
Vyčlenit dostatečné finanční zdroje pro
potenciální nákup chybějících licencí.
Mít pod kontrolou následné rozšiřování
služeb technologického centra ORP.
rezervu technologického centra pro
provoz.
Nenastane problém
s přidělením
požadovaných
systémových zdrojů
a potřebné diskové
kapacity při
implementaci
centrálních aplikací.
Vzniklé závady jsou
odstraněny včas (dle
SLA).
Veškeré požadované
služby
technologického
centra ORP jsou
pokryty a
provozovány a
nejsou
v konfliktu s licenční
mi ujednáními.
Průběžně sledovat volné systémové
zdroje technologického centra a
v případě potřeby řešit jejich navýšení.
Nenastane problém
s přidělením
požadovaných
systémových zdrojů
a diskové kapacity
při implementaci a
provozu.
Vyhradit dostatečné finanční zdroje na
pokrytí nezbytné technické podpory ze
strany dodavatele.
Vzniklé závady jsou
odstraněny včas (dle
SLA).
Implementovat známé a prověřené
technologie, které lze, alespoň
částečně, spravovat vlastními zdroji.
T7
Napojení aplikací na budoucí
centrální registry nebude
nárokovou službou v rámci
údržby systémů
Střední
Nízká
Jednat od průběžně s dodavateli
aplikací k napojením na registry
Aplikace budou
napojeny
18.13.3 Legislativní a organizační rizika
Čísl
o
Popis rizika
Dopad
Pravd
ěpodo
bnost
O1
Dojde k porušení podmínek
dotace
Vysoký
Nízká
O4
Nedostatečná politická podpora
projektu
Střední
Nízká
O7
Nepodaří se uzavřít smlouvu o
podpoře s dodavatelem SW
řešení
Střední
Nízká
Organizačně, projektově a technicky
zajistit, aby byly splněny veškeré
podmínky pro poskytnutí dotace,
zveřejněné na portále MV.
Realizovat kampaň zacílenou na
politiky kraje, za účelem vysvětlení
důležitosti a prospěšnosti budování TC
ORP.
V dostatečném časovém předstihu
projednávat podmínky uzavření
smlouvy s dodavatelem.
Eliminovat rizika plynoucí
O8
Výrazné legislativní změny
Střední
Středn
í
Podepsání smlouvy s dodavatelem
řešení zahrnující závazek dodržování
shody s legislativou.
vyplacena.
Případná kontrola
neshledala porušení
byla dotace přidělena
– nedochází
k vrácení dotace.
Realizace projektu.
Smlouva o podpoře
je s dodavatelem
řešení SpSl
Systém splňuje po
dobu udržitelnosti
projektu shodu
s legislativou.
18.13.4 Ekonomická a investiční rizika
V rámci této skupiny uvádíme hlavní identifikovaná výstavby technologického centra ORP.
Číslo
Popis rizika
E1
Náklady na realizaci
nepřiměřeně přesáhnout
E2
Dotace na realizaci projektu
nebude poskytnuta
Dopad
Pravděpo
dobnost
Střední
Střední
Vysoký
Nízká
v souladu s poskytnutou výší
dotace.
V případně odůvodněného nárůstu
výdajů je nezbytné zajistit jejich
pokrytí vlastními zdroji.
Organizačně, projektově a
Alokace finančních prostředků
z vlastního rozpočtu.
Náklady na vybudování
TC a realizaci SpSl
nepřevyšují
vyplacena.
18.14 Udržitelnost projektu
Udržitelnost projektu je doba, po kterou musí příjemce podpory zajistit a udržet výstupy projektu. V tomto
případě se jedná o provozování SW komponent dodaných v rámci projektu.
Efekty projektu budou udrženy v nezměněné podobě po dobu 60 měsíců od implementace. Nedodržení
závazku udržitelnosti je považováno za porušení podmínek pro poskytnutí příspěvku, což může vést i
k požadavku na jeho vrácení. Udržitelnosti projektu lze popsat v následujících rovinách:
institucionální,
finanční,
provozní.
Pro MěÚ Jičín je prioritou udržení a rozvíjení provozu ve všech rovinách. Nedodržení závazku
udržitelnosti je považováno za porušení podmínek pro poskytnutí příspěvku a může vést k požadavku na
jeho vrácení. MěÚ Jičín předpokládá, že efekty projektu budou udrženy v nezměněné podobě po dobu 60
měsíců od implementace komponent. Po uplynutí této doby se předpokládá, že komponenty (po
obměnách) budou dále funkční.
18.14.1 Institucionální rovina
Za realizaci projektu je plně zodpovědný MěÚ Jičín. Realizací projektu se MěÚ Jičín zavazuje provozovat
služby minimálně po dobu udržitelnosti projektu, tj. po dobu 60 měsíců. Po celou tuto dobu bude
vlastníkem projektu.
18.14.2 Finanční rovina
Jak je uvedeno v kapitole 11, předkládaný projekt nebude generovat příjmy. Investiční etapa bude
financována z dotace IOP a finančních prostředků ORP, provozní etapa pak z rozpočtu MěÚ Jičín. MěÚ
Jičín počítá s vyčleněním příslušných finančních částek ze svého rozpočtu na zajištění udržitelnosti
projektu Vnitřní integrace úřadu.
18.14.3 Provozní rovina
pracovníků jak ze strany ORP, tak ze strany dodavatele řešení. Seznam jednotlivých kvalifikovaných
pracovníků projektového a realizačního týmu ORP je uveden v kapitole 18.9 Lidské zdroje, vlastníci a
zaměstnanci.
Z technologického hlediska je nutné zajistit upgrade pořízených SW licencí tak, aby bylo možno
poskytovat plánované služby. Při pořizování nového softwarového vybavení budou dodrženy všechny
podmínky pro zadávání veřejných zakázek dle IOP a dle podmínek pro zadávání veřejných zakázek.
Veškeré vybavení zůstane v majetku žadatele po celou dobu udržitelnosti projektu.
Je nutné zajisti pravidelnou údržbu pořizovaného řešení tak, aby dodané a upravené komponenty byly
schopny poskytovat plánované služby, včetně pokrytí legislativních změn. Upgrade bude realizován tak,
aby zachoval kvalitativně stejnou nebo vyšší úroveň, než původně pořízený. Udržitelnost projektu bude
zajištěna také pravidelným servisem, zajištěním mj. smlouvou o podpoře s dodavatelem řešení.
18.15 Závěr
18.15.1 Shrnutí výsledků
Realizace eGovernment v Královehradeckém kraji a správním území ORP MěÚ Jičín je jednou z priorit
rozvoje regionu. Jedná se o dlouhodobý proces ve změně procesů a poskytování služeb veřejné správy,
realizované na všech úrovních – od malých obcí, obcích s pověřeným obecním úřadem, obcích
s rozšířenou působností až po kraj, včetně jejich zřizovaných organizací. Jedná se o změny nejen uvnitř
těchto subjektů, ale i v komunikaci s okolím. Aby deklarované služby mohly být poskytovány na
kvalitativně vyšší úrovni, je potřeba využít nejen možnosti, které umožňují prostředky ICT, ale také
revidovat procesy, funkce či kompetence, spojené i se vzděláváním úředníků či politické reprezentace.
Záměr takto budovat eGovernment v rámci správního území MěÚ Jičín je plně v souladu se strategií na
národní úrovni vyjádřené dokumentem EFEKTIVNÍ VEŘEJNÁ SPRÁVA A PŘÁTELSKÉ VEŘEJNÉ
SLUŽBY pro období 2007–2015. V tuto chvíli se jedná o jedinečnou příležitost, kdy je možné vlastní
záměry podpořit i finančně, a to prostřednictvím finančních zdrojů EU (operačních programů IOP a OP
LZZ). Při využití finančních zdrojů je možné získat dotaci ve výši 85% uznatelných nákladů, což může
sehrát významnou roli při rozhodování o realizaci výše představených investičních záměrů vedoucích
k efektivnějšímu poskytování služeb.
Rozsah a obsah Studie proveditelnosti je dán závaznou osnovou, která je součástí příručky žadatele o
finanční podporu v rámci výzvy Integrovaného operačního programu pro prioritní osu 2, oblast intervence
2.1, „TECHNOLOGICKÁ CENTRA A ELEKTRONICKÉ SPISOVÉ SLUŽBY V ÚZEMÍ“. Studie
proveditelnosti je zpracována na základě informací známých a dostupných v období dubna a května
2010.
18.15.2 Vyjádření k realizovatelnosti a finanční rentabilitě projektu
Ekonomické hodnocení projektu jsme provedli „slovní metodou“. Na základě uvedených skutečností
konstatujeme, že navržená nenulová varianta ekonomicky efektivní a rentabilní, mimo jiné i proto, že
navržená investice je budoucnu nevyhnutelná.
18.15.3 Popis postupu návazných projektů
Projekt vnitřní integrace úřadu navazuje na realizaci technologického centra města Jičín. Realizace
je podmíněna zdárným ukončením implementace technologického centra, jak je naznačeno
v harmonogramu – kapitola 18.10.2..
18.15.4 Závěry a doporučení
Doporučujeme řešit nejen rámec projektu výzvy 06, ale i návazné etapy rozvoje informatizace.
Seznam zkratek
Zkratka
API
CDP
CMS
CPU
DMS
DNS
EU
ESS
IOP
ISZR
LUN
MAN
MěÚ
MVČR
OAIS
OCR
OP LZZ
ORP
PO
PÚ
RAID
RMS
RPM
SAN
SATA
SLA
SNMP
SP
TC
TC K
TC ORP
TCP/IP
ÚAP
ÚPD
URL
VDI
VIÚ
VPN
WMS
Význam
Application Programming Interface
Continuous Data Protection
Centrální místo služeb
Central Processing Unit
Data Management Systém
Domain Name System
Evropská unie
Elektronická spisová služba
Integrovaný operační program
Informační systém základních registrů
Logical Unit Number
Metropolitan area network
Městský úřad
Ministerstvo vnitra České republiky
Open Archival Information Systém
Optical 151harakter recognition
Operační program Lidské zdroje a zaměstnanost
Obec s rozšířenou působností
Portál občana
Portál úředníka
Redundant Array of Independent Disks
Rack Monitoring System
Revolutions per Minute
Storage Area Network
Seriál ATA
Service Level Agreement
Simple Network Management Protocol
Studie proveditelnosti
Technologické centrum
Technologické centrum kraje
Technologické centrum obce s rozšířenou působností
Transmission Control Protocol and the Internet Protocol
Územně analytické podklady
Územně plánovací dokumentace
Uniform Resource Locator
Virtual Desktop Infrastructure
Vnitřní integrace úřadu
Virtual Private Network
Web Map Service – webová mapová služba
19 Příloha 1 – Analýza současného stavu
19.1.1 Dotazy k řízení chodu úřadu – správa organizační struktury (tajemník)
Předpokladem chodu úřadu je aktuální organizační řád, popisující a zakládající znalost organizační struktury,
činností a lidí, kteří je vykonávají. Práce s organizační strukturou je nenápadná každodenní úvaha o tom, jak váš
úřad pracuje. Je základem pořádku pro vás, ale i pro občany vašeho města. Bez kvalitního popisu organizační
struktury nebudou vědět kam jít, co kde vyřídit, vy budete zase odkázáni na svou paměť. Tím důležitější je, pokud
chceme komunikovat elektronickou cestou.
1.
Máte referenční organizační schéma (klasický „pavouk“)?
Ano, na webu
2.
Kdo jej vytváří? Kancelář tajemníka, neudržují pro PO a ostatní …
3.
Kdo jej vydává? Kancelář tajemníka …
4.
Máte organizační řád s popisem náplně práce jednotlivých odborů, oddělení, organizací?
ano
ano
Ano – udržuje vedoucí právního a personálního oddělení
5.
Z jakého zdroje čerpáte pracovní náplně a činnosti? (katalog činností, katalog prací MPSV… vlastní popis)
Všechny zdroje …
6.
Organizační schéma a organizační řád jsou aktuální a aktualizovány? Jak často? Z jakých důvodů?
Ano, organizační řád cca každý rok. Máme přehled o organizační struktuře včetně příspěvkových
organizací.
7.
Různé změny mohou být různě obtížné - je pro vás změna organizační struktury obtížným procesem?
Na úrovni jednotlivých zaměstnanců ano - je to časté, zejména „na sociálce“.
8. Posuzujete varianty změn organizační struktury – modelujete dopady navrhovaných změn? Využíváte nějaký
SW na kreslení organizačních schémat, modelování procesů apod.?
Problém není tak velký, abychom to nezvládli. Takové změny jsou málo četné, organizace je relativně
stabilní. Nyní připravují vznik nové organizace Správa nemovitostí a.s..
9.
Uchováváte nějak starší verze organizačního schématu a řádu? (např. jak úřad vypadal za určitého politika?)
Pamatujete si, jak to bylo minulý rok – potřebujeme to?
Ano, ukládáme si obrázek v Corel
Organizační řád – starší verze pouze jako papírové dokumenty.
10. Role ve vazbě na organizační strukturu (povolání, pozice - jako vedoucí, referent, právník) dle
katalogu prací (469/2002 Sb., 137/2009 ) – kdo to navrhne a stanoví? Vedete to
v personálním systému, nebo jiných databázových systémech?
Zpracovává to personální oddělení, mají VEMA, která se příliš nevyužívá pro personalistiku – je tam
jedna paní, která to stačí zpracovat.
Spisová služba Ginis, udržuje organizační strukturu až do role referenta. GINIS je na úřadě dominantním
systémem.
11. Jak evidujete přiřazení zaměstnanců na role, pracovní pozice, jak připravujete změny?
Po domluvě personální odděleni a pan tajemník. Evidujeme pouze manuálně
12. Máte zařazení zaměstnance na pozici evidováno v nějaké databázi (např. personální systém)?
Dtto (Excel?).
13. Máte podchyceno zastupování v organizaci?
Mají řešeno na obecné rovině pravidel vnitřní směrnicí tajemníka,
14. Je přiřazení rolí přístupné uživatelům uvnitř systému?
Intranet obsahuje zejména vnitřní směrnice. Přiřazení rolí se prezentuje prostřednictvím redakce
internetu.
15. Je přiřazení rolí přístupné uživatelům vně systému?
Mají do úrovně zaměstnanců, pokud je informace o výkonu agendy, bude uvedena na WWW. Snaží
se o to
16.
Jak často připravujete změny v tomto uspořádání? Udržíte přehled aktuální se zpožděním 1 den?
Děláme to měsíčně
17. Vytváříte automatizovaně popis pracovní náplně zaměstnanců dle katalogu prací? (nebo prostřednictvím rolí?)
Nevytváříme
18.
Jak často probíhají změny zařazení zaměstnance – v úrovni odboru, oddělení, je vaše evidence aktuální?
Každý měsíc jeden až tři lidé přejdou na něco jiného, nebo nastoupí noví zaměstnanci.
19. Je přijetí nového zaměstnance podporováno automatickým přiřazením práv a povinností, vybavením atd.?
Není – je nutno pořídit do každého systému zvlášť.
20. Máte řešenu bezpečnostní směrnici (přiřazení oprávnění přístupu k datům a funkcím agendy (nejen pouze u
automatizovaných funkcí)!?
Mají, včetně atestu dokumentace k informačnímu systému.
Agenda (služba, proces)
Agenda (činnost, administrativní služba) je řešení podání, o kterém je nutné rozhodnout (různou
formou jako rozhodnutí, smlouva, výnos). Jak tomu říkáte? Vyhovuje vám tento slovník? Jaký pojem
použijeme? V rámci veřejné správy lze rozeznat stovky agend. Povinnost jejich registrace
agend vyplývá ze zákona 111/2009 sb. o základních registrech veřejné správy. Pro orientaci
lze použít Katalog prací MPSV, nebo Katalog činností ORP MVČR. Agendy lze členit
21. Jak řešíte „vnější agendy“ – jsou iniciovány podáním občana, nebo organizace, nebo vnitřním impulsem
(zavedení řízení) směřujícím vůči okolí – vnější služby, jsou jedinečné, např. následujících typů
i. Smlouvy různého obsahu dle odborů – skenujeme, máme vazbu na GIS (T- Mapy),
vedeme pouze evidenčně, účtuje se do GINIS jako daně, dávky - proces je papír a
„ruční“ zaúčtování.
ii. Právní spory v různých věcech (např. byty) – byty řeší byťák, SW není, ostatní vše
ručně …
iii. Správní řízení dle odborů – odbor dopravy – modul přestupky systému GINIS …. OK
1. Správní agendy
2. Stavební - VITA
3. Vodoprávní VITA
4. Životní prostředí – ručně, GINIS nabízí modul pro ŽP – možno nakoupit
iv. Příjmy a poplatky dle odborů – Ginis je všude, pokladna , banka, platby ….
v. Sociální agendy – modul pro odesílání plateb
vi. Výběrová řízení dle odborů
vii. Přestupky - dle odborů
Chceme nasadit faktury na rozpočet a elektronicky, mají koupeno, nutno dokoupit
licence (KDF), elektronický podpis
Rozpočet mají koupený, ale nevyužívají
Dopravně správní agendy
OK nouze
Registr živnostenského podnikání
Nabídka od Ginis – propojení lepší nežli od ministerstva.
22. Jak řešíte „vnitřní agendy“ - jsou například následující
viii. Požadavky - technické, administrativní, opravy - většinou na oddělení informatiky telefonicky
ix. Rezervace vnitřních zdrojů - automobily, zasedačky, projektory - Excel, papírově
x. Cestovní příkazy a žádosti o povolení - papírově
xi. Požadavky (např. na školení, požadavek nákupu), - papírově
xii. Objednávky (např. nákup spotřebního materiálu, služeb atd…) – mají pouze excel,
chtěli by elektronicky, je možno GINIS,
xiii. Rozpočet - požadavek na zajištění financí, návrh rozpočtové změny …. Potřebují
zajistit aby byly podchyceny nejen na základě zbožného přání – změn je cca 300 do
roka
Chtějí zavedení modulu usnesení rady … dnes se dělá vše ručně!
xiv.
xv.
xvi.
xvii.
xviii.
xix.
xx.
Definice problému a jeho publikace – tel.
Požadavek (návrh) na svěření majetku- papírově
Pořádání vnitřní akce - školení atd … - mailem
Žádosti o přístupové oprávnění k funkcím SW - mailem
Vnitřní stížnosti, náměty, návrhy, iniciativy - tel.
Komunikace projektů - územní plán, výběrové řízení, příprava usnesení - papírově
Usnesení orgánů města - sdílený disk a dokumenty ve Wordu – zde chceme nasadit
modul Usnesení Zastupitelstva a Rady a modul Úkoly od Ginisu.
xxi. Pracovní týmy, pracovní porady, úkoly z porad … - nic - papírově
Přivítali bychom koncept integrovaného portálu úředníka, který by propojil již vytvořené agendy a doplnil ty, které
je potřeba s možností řízení WF na úrovni odpovědnosti za jednotlivé agendy, včetně podpory projektového
řízení, a funkčního nasazení správy dokumentů, které nemají přímou souvislost se spisovou službou (např.
příprava smluv).
Požadavky jsou vedeny v excelu, bylo by vhodné řešit, včetně požadavků na nákup.
Případ jako celek, tedy včetně finančních operací, které s ním souvisí, současný systém neumí
zpracovat. Mají podchyceny pouze případy, kdy osoba má závazek - z GINISU vyjedou dlužné částky,
přeplatky atd.
Jako velmi důležité vidíme řešení oblasti rozpočtu.
Agendy, jako např. pojištění majetku, jsou vhodné pro takové zpracování (ohlídat, kdo to měl pojistit,
pokud dojde ke škodě, je to problém). Je třeba být opatrný na správné nastavení odpovědnosti a
kontrolu plnění nutných kroků – například u příchozích faktur a odsouhlasení jejich proplacení. Je zde
prostor např. pro MS Project. Portál úředníka vytvoří úkol (např. nezapomeň pojistit majetek)!
Velmi důležité je řešit problematiku smluv (modul GINIS máme nakoupen ???) - paměť úřadu stojí a
padá se stávající garniturou.
Přivítali bychom správu certifikátů.
23. Víte, jaké konáte činnosti (agendy)? Máte nějaký soupis agend - katalog?
Nemáme
24. Máte katalog agend vedený v nějaké databázi?
Další dotazy (do č 50, kromě 43) na toto téma jsou bezpředmětné, pokud město nemá katalog služeb
25. Jak často a z jakých důvodů tento katalog aktualizujete?
26. Máte provázán výkon agend s organizační strukturou? (vazbu agend (činností) a organizační struktury)?
27. Udržujete tento popis? Jak často? Je nyní aktuální? (eGovernment to bude chtít denně prostřednictvím Registru
práv a povinností).
28. Máte popsáno, kdo, kde (kteří úředníci), jak a které vykonávají agendy?
29. Je tento popis evidován v počítačové databázi?
Každá agenda má určitou posloupnost kroků (úkonů) – proces, každý krok má určitou důležitost
30. Máte popsány kroky agend – žádných, některých (důležitých), všech?
31. Je tento popis veden v nějaké databázi?
32. Evidujete pracovní pozice (role funkce) ve vazbě na katalog agend (služeb)
33. Víte, jaké mají zaměstnanci v konkrétní agendě povinnosti a odpovědnost – v rámci jednotlivých kroků agendy?
34. Agenda vždy vyžaduje určité znalosti – máte evidenci kompetencí zaměstnanců k výkonu agendy?
35. Agenda má své nezbytné vybavení (tužky, papír, zařízení (kopírka, foto, kamera, GPS) – udržujete nějak přehled
o tom, jaké vybavení kdo potřebuje?
36. Modelujete procesy agend v rámci nějakého modelovacího systému? Aktualizujete tyto modely?
37. Agenda může vyžadovat komunikaci s jinými úředníky, i externími organizacemi – kolečko, další písemnou
komunikaci s žadatelem atd. – máte takový přehled o agendách
38. Máte detailnější přehled o průběhu agend?
náplně prací všech oddělení a odborů jsou detailně popsány v Organizačním řádu
39. Máte nějaký SW pro řízení procesů (tzv. workflow)? Vazba na další SW?
Je součástí jádra GINIS a pouze pro GINIS, automatické založení dokumentu, mají 165 úředníku,
z toho 120 používá, výjimky jsou na OK nouzi, RŽP a IISSDE (tj. odbory dopravy a správních agend).
40. Vytváříte systematicky popisy životních situací a agend, které se k nim vztahují?
cca 70, jsou na webu, zatím nebudou dělat dál
41. Máte přehled, které agendy jsou podporovány nějakým SW?
ne zcela
42. Máte přehled, které agendy nejsou podporovány žádným SW?
OŽP – kácení stromů, je ve sps,
Evidence požadavků na auto
Cestovní příkazy …
Žádosti o granty, všechny viz bod 1.3.2 (Agendy nepodpořené IS)
43. Máte evidován SW – jednotlivé aplikace, řídíte licenční politiku?
Máme – viz atest informačního systému
44. Víte, kdo jej smí užívat?
45. Máte stanovena pravidla přístupu k SW? Kdo má jaká přístupová práva k funkcím SW a s jakými daty pracuje?
46. Jak máte evidovaná uživatelská konta?
47. Máte tyto evidence zpracovány v nějakém databázovém prostředí?
Každá agenda může představovat účetní operaci? Vzhledem k velkému množství agend
a případů je dobrý přehled o těchto operacích důležitým podkladem hospodaření úřadu
(popište systém)
48. Máte detailní a úplný přehled pohledávek spojených s agendami? (popište situaci) - ano v Ginisu
49. Máte detailně řešenu vazbu na ekonomický systém? - ano
50. Jaké SW prostředky za tímto účelem používáte a jak jsou provázány v rámci celého procesu (včetně předpisů
plateb, platby, vymáhání…) – Ginis (DDP, BUC, POK, UCTO)
51. Jak řešíte oblast závazků a tedy požadavků na rozpočet, jeho krytí, řízení cash flow … - jen ručně, denně máme
stavy účtů a v BUC hlídáme, abychom nevyplatili více peněz než je na účtech.
52. Máte řešenu detailní evidenci majetku (podle skupin) v celém jeho životním cyklu (včetně údržby)? – v EMA
53. Umíte zpracovat celkové detailní saldokonto za partnera konsolidované za oblast pohledávek i závazků?
Pohledávky máme v DDP, ale závazky města podchyceny nejsou, je jich málo.
Každá agenda produkuje dokumenty a může používat pro jejich vytvoření navržené
šablony, nebo elektronické formuláře
54. Používáte nějaký systém pro správu dokumentů v elektronické podobě? – WorkFlow je součástí Ginisu a má
vazbu na spisovku Ginis (USU), ale není to samostatný modul, jen součást jádra Ginis.
55. Komunikuje s tímto systémem vaše spisová služba? - ano
56. Komunikují s tímto systémem vaše agendové systémy? Je tato komunikace otevřena pro všechny agendy? – jen
moduly Ginisu a VITY, ostatní ne.
V rámci agendy řešíte jednotlivé případy. Případ se může týkat více organizačních útvarů.
57. Jste schopni žadateli zprostředkovat elektronicky informace o stavu případů, které řešíte na jeho podání? - ne
58. Jste schopni zpřístupnit žadateli dokumentaci a údaje o finančních transakcích, které jsou s případem spojeny?
- ne
Případy zpracovávají zaměstnanci, kteří jsou zařazeni na nějaké pozici – plní nějakou roli
(např. referent).
59. Víte vždy přesně, který zaměstnanec v daném okamžiku řeší jaký případ? – ne, ale ví to jeho vedoucí odd.
60. Víte, kdo přidělil případ určitému zaměstnanci? – u výkonu státní správy ano (vedoucí odboru)
Životní cyklus případu je určen procesem agendy případ může být řešen různými systémy na
různých místech organizace, evidován různými SW systémy. Udržujete souvislost evidovaných případů?
– otázku vynechat, situaci odvodit podle výsledku. - ne
61. Popis případu by měl být tvořen systém základních číselných řad – lze konstatovat, že identifikátory navazují?
i. ČJ, identifikace v evidence agendy, V.S., ID subjektu, ID objektu, lokalizace …. –
částečně (ne granty, smlouvy, dotace)
62. Žadatelé a objekty (parcely, domy …) v agendě musí být přesně identifikovány, máte nějaký systém ověření
identity subjektu, objektu a adresy proti referenční evidenci? Je možné zaručit, že identifikace subjektů,
objektů a míst jsou v různých systémech stejné (lze rozpoznat všechny záznamy vedené úřadem za jednotlivce)?
Za hlavní systémy back office považujeme
• Ekonomický systém
• Spisová služba
• Velké agendy (např. poplatky ze psů, majetkové agendy, …)
• Registr a Evidence stran (partnerů)
• Registr a Evidence objektů
• Registr a Evidence adres
• Personalistika a mzdy
• Není jeden dominantní ani referenční systém
Ginis má obvyklé problémy s evidencí partnerů jsou evidováni vícekrát, existuje vazba VITA – GINIS,
ovšem vytváří duplicity, město to pociťuje jako problém. Bylo by vhodné najít řešení možnost řešení
(bavit se s Ginis)!
Objekty – smlouvy GIS, používají uživatelé aplikací, katastrální mapa, možnost dohledat majitele.
Máme dálkový přístup na katastr.
Byty – vede si městský bytový podnik, pasport bytů - nevíme, zda to má Bytový podnik.
Malý majetek (DHM) – mají ve starší verzi Gordic – EMA.
63. Máte evidenci majetku propojenou s GIS?
Ano, spojeno s GIS – smlouvy T-Mapy
Starý modul EMA – gordic …
Máme nový modul majetek GINIS, ale zatím není zcela implementován
64. Potřebujete informace o „aktivitách“ na majetku? (např. zjistit správce, zda tam probíhají nějaké záměry) - ne
65. Máte zpracovánu směrnici o nakládání s majetkem?
ano
66. Jak udržujete popis organizačních struktur a dalších, výše uvedených prvků u organizací MČ? – vedou si samy
organizace, protože jsou to samostatné subjekty se svým IČO.
67. Jaké nejdůležitější vnitřní směrnice máte, proč jsou pro vás důležité?
Mají jich hodně, spisový a skartační řád, oběh účetních dokumentů, Organizační řád, ….
19.1.2 Důležité SW funkce
19.
Evidence aplikací a jejich instancí (s vazbou na agendy a databáze?) - existuje, je udržována?
Ano – atest informačního systému
20. SW pro řízení přístupových oprávnění k funkcím a datům, eventuálně úkonům procesů
•
•
•
•
Zda vůbec, kde a jak je to řízeno?
LDAP, AD, HR, jiné? – máme LDAP
SW pro personalistiku?
Vazba mezi HR, AD, LDAP
21. Synchronizace dat s aplikacemi pro řízení uživatelských přístupů a správu identit
•
Existuje systém ovládání uživatelských oprávnění – řízení přístupu k funkcím a datům
aplikací? - ne
a. Jednoznačná identifikace uživatelských kont
•
FIM? Nebo každá aplikace řeší zvlášť? - zvlášť
•
Řešení přístupu externích pracovníků, dodavatelů, k aplikacím, datům a funkcím –
individuálně nastaví informatici tunel ve firewallu a povolí /přesměrují port pro IP adresu.
b. Propojení uživatele a pracovníka
•
•
Kde – v AD, LDAP. Vazba 1:1 nebo 1:N – AD nemáme, chceme ho. LDAP máme na
Linuxu, ale jen jako mailový seznam Měú - je možné ho převést na Windows server 2008
do TC ORP.
Řešení externích pracovníků, dodavatelů, …
c. Možnost nastavení odlišných oprávnění uživatele v každé instanci téže aplikace
•
ano
d. Sdružování oprávnění do profilů!
•
sdružování rolí do profilů? – v Ginisu a VITA ano, v jiných IS ne.
e. Hromadné řízení uživatelských přístupů a oprávnění
•
Nebo se vše dělá pracně ručně? Máte nějakou aplikaci? – nemáme, v každém IS
nastavujeme zvlášť
f. Export dat (např. zveřejnění telefonního seznamu)
•
•
z aplikace pro evidenci organizační struktur/AD atd. – ručně Word
publikace účelových seznamů - ne
Nemáme
22. Práce s databází elektronických formulářů – příjem formulářů
• Formuláře – umožní efektivně formalizovat procesy
• Používáte nějaký systém elektronických formulářů?
Nemáme – líbilo by se nám to, nikoliv ovšem pro životní situace, jejichž popis by měl vzniknout v centru (můžete
krátce specifikovat, jak byste systém užili?) – jako žádosti na www
23. Významný SW pro řešení činností (agend) – použité agendové systémy, existují nepokryté
činnosti?
•
Prosíme o soupis SW včetně stručné charakteristiky jejich funkcí
předaný na konzultaci v Hradci.
- viz Atest IS Měú Jičín
24. Popis funkcí použité spisové služby
•
•
•
•
Je to „otevřený“ systém? – relativně – prosím doplnit zda a jak využíváte rozhraní GINIS - Ginis
i Vita podporují webové služby a jsou jimi propojeny navzájem i s ISDS. Stejně by mělo být
napojení na ISZR.
Předání dat mezi spisovou službou – agendovým systémem – má vazbu na VITU
Předání dat mezi GINIS a IS datových schránek a naopak – je v pořádku? ano
Spisová služba má všechny potřebné standardní funkce? - ano
25. Integrace back office – rekapitulace výše zjištěného, stavu
Zahrnuje ERP, Agendy, HR, SpS, DMS, GIS
Jaké vzájemné vazby váš SW velmi kvalitně řeší? – ekonomické pohledávky (DDP), výkazy,
účetnictví, spisovku
• Jaké vzájemné vazby váš SW naopak kvalitně, nebo vůbec neřeší? – kartotéka subjektů trpí
duplicitami; objednávky jsou jen papírové, smlouvy jsou naskenované, ale nikoli OCR a
provázané jsou na GIS a nikoli na GINIS. Nemáme projektové řízení. Nemáme identity
management ani AD.
Dominantní je GINIS, řeší účetnictví, agendové systémy, dosud nemáme implementovaný rozpočet, ale
budeme jej zavádět. Spisová služba má vlastní úložiště dokumentů. GIS máme zejména pro oblast
majetku, včetně přímého přístupu na katastr. VEMA je využita převážně ve mzdové oblasti, nemá vazbu
na další systémy.
•
•
26. Integrace agendových systémů – rekapitulace zjištěného stavu
•
•
•
•
•
Datová integrace – strany (partneři), organizační struktura, objekty – správa kmenových dat
agend – existuje vícenásobné evidování dat, žádná evidence není dominantní, nebo referenční.
Integrace datových forem DMS, GIS, Data
Evidence a identifikace případu včetně logování – ne zcela, případ není v rámci SpS a
účetnictví jednoznačně identifikován (smlouvy, objednávky , subjekty)
Procesní integrace BO, integrační platforma – datová synchronizace systémů, regulace
redundance – není použito
Aplikační integrace - ucelené řešení Ginis
27. ePUSA, nebo v budoucnu jiný systém pro plnění dat o ÚVS
• Stav systému, je plněn, nebo ne?
Plníme ručně data, která jsou povinná - krizové řízení
28. Integrace ORP – zřízené organizace
• Je, není, částečně, ručně – jak
Spravujeme jejich sítě, máme 16 organizací, zajišťujeme exporty, importy, nové verze, HW do škol, hostujeme
meilové schránky, webové stránky, redakční systém, prostor pro prezentace. Máme metropolitní síť, poskytují
informace v GIS pro Technické služby (pasport zeleně), sbíráme data za Český ráj, turistický server . Jiná
integrace není, byla by vhodná aplikace typu projektového řízení a Přehled plánovaných akcí na veřejném
prostranství/prostorách města.
29. Integrace ORP – obce (jak na I. a II. tak i na sousední III.)
• Je, není, částečně, ručně – jak?
Školení, spisovka dle jejich výběru, TC a negarantované úložiště. Obcím zajistíme mít libovolnou hostovanou
službu.
30. integrace funkcí CzechPOINT
• nepředpokládá se
• Charakteristika využití, hodnocení systému
Mají na živnostenském
19.2 Potřeby z pohledu úřadu, směřující k problematice vnitřní integrace
•
Vnitřní adresace úřadu
•
Systém řízení služeb
Usnesení a porady (Ginis)
Evidence úkolů (Ginis)
Integrace agendových systémů pro zpracování faktur (Ginis)
Zpracování událostí – lze vynechat z Ginisu
•
Vnější integrace systému
Rozhraní RŽP a SSL Ginis – lze vynechat z nabídky Ginisu
Rozhraní OK nouze a SSL Ginis – již otestované, stačí koupit od Ginisu, důležité.
Rozhraní CzP a SSL Ginis – lze vynechat z nabídky Ginisu
Rozhraní Ginisu na registry (v budoucnu se tomu nevyhneme)
Rozhraní na PVS – lze vynechat z Ginisu
Rozhraní na CzP@office – autorizovaná konverze (lze vynechat z Ginisu)
REP – Česká pošta (lze vynechat z Ginisu)
19.3 datové podklady
19.3.1 IS ve správě ÚMČ
V této části jsou identifikovány používané IS. Pro analýzu integrace vnitřního chodu úřadu jsou
uvažovány ISVS, provozní informační systémy s vazbou na ISVSi ostatní provozní informační systémy
bez vazby na ISVS.
Použitelné SW komponenty – a jaké používáte vy?
Název
Poznámka
Míra podpory
/spokojenost
Plná, Dobrá,
Částečná,
Nevyhovující
Personalistika
VEMA nevyužívají
málo využívané
možnosti
Mzdy
VEMA
plná
Účetnictví
Ginis
plná
Majetek
EMA = evid.majetku
částečná
Spisová služba
Modelování organizační
struktury
Evidence organizační struktury
Ginis
plná
dobrá
IDM
LDAP Linux
-
DMS
Ginis
plná
GIS
T-Mapy
plná
Agendové systémy
Ginis atd.
plná
Pouze evidenčně v gisu-
částečná
LDAP/ AD
Smlouvy
Objednávky
-excel
nevyhovující
Přestupky, delikty, pokuty
Ginis(zřejmě ne všechny)
plná
Příjmy a poplatky
Ginis a další různě
plná
Stavební řízení
VITA
plná
Matrika
Ginis
plná
Ohlašovna
Ginis
Ginis-plná,
IISSDE je
oddělené
Na bázi Linux (Zatím neuvažovali
exchange, nutno konzultovat s TC !!!)
není
Workflow
Spisovka, jinak ne
je jen součástí
jádra Ginisu,
nikoli
samostatné
Formuláře
CzP, vlastního nic
na webu máme
HTML-formuláře
Evidence partnerů
Kartotéka Ginis trpí multiplicitami, ale je
tam možnost ověřit firmy v ARES, ISDS,
občany v Reg.obyvatel
částečná
Evidence adres, parcel, obcí
GIS
dobrá
Evidence majetku
EMA, dosud nepřevedeno do Ginisu,
pak bude provázanost majetku na
účetnictví
dobrá
Groupware
Exchange – přímá vazba na share point …. Portál úředníka
19.3.2 Agendy nepodpořené IS
Agenda
Způsob podpory
Poznámka
služební auta
Papírově, XLS
portál úředníka
cestovní příkazy
papíry
Kopecká
výpočet příspěvků cizích žáků v ZŠ
excel
ODBOR ŠKOL., Mádlová
stravenky
papír
pokladní
soukromé a soc.telefonáty
z Allwinu do Excelu
evidence výběrových řízení
excel
inv.odbor má „tajná“ VŘ - vyřešit
evid.smluv
v GISu
nepropojeno na ekonomiku a objednávky
evid. objednávek
excel + word
nepropojeno na ekonomiku a smlouvy
evid.dotací a jejich řízení
excel
Mitlöhner
evid.grantů (kultura,sport)
excel
chybí řízení, propojení na ekonomiku a
smlouvy, ale modul SMLOUVY Ginis máme
v plánu až po ISZR (kapacitní důvody)
rezervace místností, techniky, akcí
papír
(předpoklad: Portál úředníka), veř.prostranství
zábory komunikací, evidence akcí,
povolených reklamních poutačů „A“
excel
odbory dopr., OSA, kultury, Krejčí, organizace,
Měst.policie
rezervace lidí (kalendář úředníkaweb);
kalendář jednání komisí Rady a ZM
nic
nic
(předpoklad: Portál úředníka + web)
evid. kácení stromů
word
a další správní řízení + podpora SŘ
Podklady pro Radu a Zastupitelstvo
word
vazba na Ginis- nový modul USNesení a ÚKoly
dopisy ze soc.odboru (spisy OK
Nouze)
ručně
řešit lze modulem Ginisu: Rozhraní OK nouze a
spis.
notifikace občanům, že jejich žádost
o průkaz byla vyřízena
žádná
evid. kopání (optická síť)
vazba na GIS a Ginis-spisovku
19.3.3 Záměry na pořízení nebo vytvoření nových ISVS
Agenda
Uvažovaný produkt
Poznámka
předchozí agendy 1.3.2
Portál úředníka
s vazbou na ekonomiku a spisovku Ginis a GIS
projektové řízení
Project+Sharepoint
dtto
vazba na 4 zákl. reg.
web služby Ginis ?
ISZR navázat nejen na Ginis, ale i na další SW úřadu
formuláře
602XML server
z webu. Doručení : mailem, ISDS, písemně. Navázat na
Ginis-spisovku. Naprosto NUTNÁ bude vaše
SPOLUPRÁCE S HAIDA S.R.O. N.BOR (resp. Gordic
s.r.o.) !
ředitel mgr. Socha: 604 204 244
[email protected]
provázat SW úřadu
?
jednotná správa
uživatelů
MS Identity manager +
AD
ekonom. vazby
Ginis
sken.linka, el.faktury, vazba na Rozpočet, obj. a
smlouvy
19.4 Architektura SW
Posouzení existujících SW komponent, návrh jejich úprav nebo náhrady je základní aktivitou projektu.
Posouzení zahrnuje potenciální využití integrační platformy a nástrojů pro podporu toku pracovních
činností.
Typ SW
Využívané DB systémy
Využívané OS
Integrační platforma
Poznámka
MS SQL, MySQL pro Intranet
Linux a Windows 2003
-
19.5 Architektura HW
Současná HW architektura není v rámci analýzy vnitřního chodu úřadu popisována. Návrh TC je plně
řešen ve Studii proveditelnosti a předpokládá se s převedením provozovaných aplikací a systémů do
TC.
19.6 Definice problémů systému a hodnocení jejich závažnosti
Problémy současného nastavení systému vnitřního chodu úřadu jsou definovány a hodnoceny pro
každou analyzovanou oblast v kapitole 19.
Kategorie problému
stávající web-služby
organizacím
Popis problému
Poskytují maily organizacím – 16
organizací cca 100 schránek,
server je v DMZ
Závažnost
vyřešit přechod na Exchange
server a antiX-ochranu,
firewall !
multiplicity subjektů
v Kartotéce Ginisu jsou
firmy/občané vícekrát
velká, Ginis neumí zajistit
automatizované řešení, úředník
musí pro jistotu ověřovat, zda
nedošlo ke změně – ISZR by to
měl vyřešit – počkáme ?
zábor veřejných prostranství a
akcí
není jedna evidence, stává se,
že v 1 den je více akcí nebo 2
akce v jedné místnosti
malá
identity management a AD
chybí
v každém SW je nutno úředníka
zadat, chybí přehled
střední
Usnesení Rady a
Zastupitelstva (nasadit modul
Ginisu)
jsou jen ve Wordu
velká (vyřešíme nákupem
modulu Ginis)
Úkoly a jednání (nasadit modul
Ginisu)
úkoly z Rady nejsou
automatizovaně k dispozici
střední (vyřešíme nákupem
modulu Ginis)
projektové řízení
chybí, chaos v inv. projektech
střední až velká
evidence smluv
je jen vazba naskenovaných
smluv + metadat na GIS.
Vhodné přidat OCR a pak
fulltext vyhledávání
střední až malá
propojení spisovky a OKNouze
- to nabízí Ginis
ručně se denně přepisují adresy
na obálky z OK Nouze do
Ginisu
velká (vyřešíme nákupem
vazby na Ginis)
skenování důležitých
dokumentů do ESS
nepřevádíme
dokumenty/podání do el.podoby
a tudíž nevedeme spisy
v el.podobě
velká - nabídku mám od Ginisu
na cca 110.000 za SW Sirius a
k tomu musím dokoupit A3
skener nebo multifunkční stroj

STUDIE PROVEDITELNOSTI PROJEKTU Technologické centrum

Transkript

Podobné dokumenty

Studie proveditelnosti

Brožura mikroregionu Blaník

picoservice

technická diagnostika 1

PODÁNÍ ŽÁDOSTI O PODPORU