dockodex chování - Kimberly
download 
Stížnost Transkript
kodex chování - Kimberly
KODEX CHOVÁNÍ VĚDĚT, CO JE SPRÁVNÉ. DĚLAT, CO JE SPRÁVNÉ. 1 Obsah Proč máme kodex chování.................................................................................................................................................... 4 Kodex platí pro každého z nás.............................................................................................................................................. 4 Sdělte bez obav, co vám dělá starosti .................................................................................................................................. 5 Zásady nepoužívání odvetných opatření ............................................................................................................................. 5 Čestné oznámení.................................................................................................................................................................. 5 Komu klást otázky nebo oznamovat záležitosti..................................................................................................................... 6 Porušení zásad účetních postupů a vnitřní kontroly.............................................................................................................. 7 Linka Kodex Chování............................................................................................................................................................ 7 Povinnosti týmových vedoucích a dalších příjemců hlášení o možných porušeních kodexu................................................ 8 Porušení zásad kodexu......................................................................................................................................................... 8 Chování k našim týmům........................................................................................................................................................ 9 Svoboda sdružování.............................................................................................................................................................. 9 Různorodost, přijímání ostatních a zákaz diskriminace........................................................................................................ 9 Globální lidská práva........................................................................................................................................................... 10 Bezpečnost na pracovišti.....................................................................................................................................................11 Zdvořilost na pracovišti........................................................................................................................................................ 12 Násilí na pracovišti.............................................................................................................................................................. 12 Drogy a alkohol................................................................................................................................................................... 13 Chování k ostatním............................................................................................................................................................. 14 Náš podnik.......................................................................................................................................................................... 14 Zákazníci a dodavatelé....................................................................................................................................................... 14 Spotřebitelé......................................................................................................................................................................... 15 Ochrana osobních údajů spotřebitelů a zaměstnanců........................................................................................................ 15 Sociální média .................................................................................................................................................................... 16 Konkurence......................................................................................................................................................................... 16 Informace zajímavé pro konkurenci ................................................................................................................................... 17 Životní prostředí.................................................................................................................................................................. 18 Státní správa....................................................................................................................................................................... 18 Mezinárodní obchod............................................................................................................................................................ 19 Chování ke společnosti....................................................................................................................................................... 20 Naše informace a podnikové prostředky ............................................................................................................................ 20 Střet zájmů ......................................................................................................................................................................... 20 Důvěrné informace ............................................................................................................................................................. 22 Používání podnikových prostředků..................................................................................................................................... 24 Dary, pohoštění a jiné výhody ............................................................................................................................................ 25 Dary, pohoštění a výhody pro vládní úředníky ................................................................................................................... 27 Uchovávání záznamů ......................................................................................................................................................... 28 Finanční výkaznictví ........................................................................................................................................................... 29 Prevence podvodného jednání . ......................................................................................................................................... 30 Jednat správně: to je cesta společnosti Kimberly-Clark ..................................................................................................... 31 Čísla linky Kodex Chování.................................................................................................................................................. 32 2 Vážení zaměstnanci společnosti Kimberly-Clark, Již léta je společnost Kimberly-Clark oceňována jako společnost, která jedná poctivě. V posledních letech jsme obdrželi četná ocenění za etické praktiky řízení, mezi něž patří uznání za to, že jsme jednou z „nejetičtějších společností světa“, jak uvedl institut Ethisphere. Jsem velmi hrdý, že zaměstnanci společnosti Kimberly-Clark jsou pyšní na naši dobrou pověst. Jednou z našich ústředních hodnot je být důvěryhodní, což ve společnosti Kimberly-Clark znamená, že budeme i nadále pokračovat ve svém dědictví, kterým je poctivost, bezúhonnost a odvaha jednat správně. Jednali jsme tak vždy v minulosti a touto normou jsme vázáni také do budoucna. Dobrá pověst je cenné aktivum. V propojeném a komunikujícím světě, v němž dnes pracujeme, je činnost společnosti a jejích zaměstnanců pod přísnějším dohledem než kdykoli v dějinách. Očekávat od každého zaměstnance společnosti Kimberly-Clark, aby každý den a ve všem, co děláme, dostál normám našeho Kodex Chování, ať už se nachází kdekoli, je velká výzva. Právě to však očekávám, protože takhle má vypadat společnost, ve které chceme všichni pracovat. Najděte si prosím čas na přečtení a pochopení Kodex Chování společnosti Kimberly-Clark. Ptejte se na to, co vás zajímá. Dodržujte jej. Očekávejte, že vaši spolupracovníci udělají totéž. Pokud to uděláme všichni, zůstaneme i nadále strážci více než 140leté tradice společnosti Kimberly-Clark. S pozdravem Thomas J. Falk Předseda představenstva a generální ředitel Vážení zaměstnanci společnosti Kimberly-Clark, jak ve svém dopisu uvádí Tom, naše dobrá pověst jako společnosti i jako jednotlivců je cenným aktivem. Jakožto hlavní právní zástupce zodpovídám za spolupráci s vámi při ochraně této pověsti. Ujistit se, že chápete své povinnosti plynoucí z právního prostředí, v níž se pohybujeme, je pouze část toho, co od nás společnost Kimberly-Clark jako od svých zaměstnanců očekává. V řadě situací očekává společnost Kimberly-Clark více, než vyžaduje zákon. Kodex chování společnost Kimberly-Clark je cenným návodem, který se zabývá etickými problémy, jež mohou čas od času vyvstat při kontaktech s kolegy, zákazníky, dodavateli, konkurenty a veřejností. Dopřejte si čas na přečtení kodexu a přemýšlejte o tom, jak se dotýká vás a vaší práce. Ujistěte se, že rozumíte svým povinnostem vyplývajícím z kodexu, k nimž patří povinnost ohlásit podezření na porušování zásad a spolupracovat na podnikovém vyšetřování. Pro případ dotazů či nejasností jsou v kodexu identifikováni spolupracovníci, kteří jsou vám k dispozici pro získání odpovědí. Pokud pocítíte potřebu promluvit si o určité situaci a najít odpovídající řešení, obraťte se na týmového vedoucího, na odborníka v personální oblasti nebo na kohokoli v právním oddělení. Chcete-li zůstat v anonymitě, můžete kontaktovat také linku Kodex Chování. Dále se můžete kdykoli obrátit také přímo na mne s otázkami nebo záležitostmi, které se týkají dodržování zásad Kodex Chování a podnikových norem upravujících bezúhonnost a etické chování. Jedná se o naši dobrou pověst, proto všichni spolupracujme na její ochraně. S pozdravem Thomas J. Mielke Hlavní právní zástupce 3 Proč máme kodex chování Společnost Kimberly-Clark poskytuje základní potřeby pro lepší život. Naše hodnoty „One K-C values“ jsou principy a ideály, díky nimž jsme dnes tím, čím jsme, a vymezují typ společnosti, kterou chceme být v budoucnu. Naše společnost je: Důvěryhodná – Ve společnosti Kimberly-Clark věříme v pokračování našeho dědictví, tedy poctivosti, bezúhonnosti a odvahy jednat správně. Snažíme se být jednou z nejúspěšnějších společností světa a jsme oddaní myšlence vítězit díky pracovitosti a fair play. Zodpovědná – Neseme odpovědnost za svůj podnik a za naši budoucnost. Našim podnikům i sami sobě stanovujeme ambiciózní cíle, které se pak snažíme dále překonávat. Cítíme osobní zodpovědnost za využití individuálního i týmového potenciálu. Inovativní – Naši zakladatelé nastolili kulturu, která povzbuzovala podnikatelského ducha, experimentování při vývoji produktů a tvořivost v marketingu. Jsme i nadále oddáni novým myšlenkám, které jsou přidanou hodnotou pro naše zákazníky a partnery. Uvědomujeme si, že to nejlepší dnes je startovní čárou, kterou musíme zítra překonat. Pečující – Toto vše, a navíc opravdová vzájemná úcta a péče o společenství, v nichž žijeme a pracujeme, dělá ze společnosti Kimberly-Clark podnik, pro který lidé po celém světě chtějí pracovat a s nímž chtějí obchodovat. Jsme přesvědčeni, že způsob, jakým podnikáme, je stejně důležitý jako samotný obor podnikání. Podnikání společnosti Kimberly-Clark je založeno na čestném jednání a dodržování vysokých etických norem. Tento kodex chování posiluje naše hodnoty, protože poskytuje návod k jednání se zákazníky, dodavateli, jinými zaměstnanci, konkurenčními firmami a veřejností poctivým, etickým a vhodným způsobem. Naplňování těchto hodnot a chování společnosti Kimberly-Clark (One K-C Behaviors) s cílem budovat důvěru, přijímat rozhodnutí, trvale vítězit, myslet na zákazníka, neustále zlepšovat a budovat talent je pro náš úspěch velmi důležité. Tento kodex nemůže popsat všechny zákony, nařízení nebo zásady společnosti Kimberly-Clark, které se vztahují na nás nebo na konkrétní situaci. Místo toho vytváří kodex etické normy, v rámci kterých se musí všichni zaměstnanci pohybovat. Tyto normy kladou často vyšší požadavky než minimální povinnosti vyžadované zákonem. Kodex představuje důležitou referenční příručku pro naše úsilí o etické a řádné provozování naší obchodní činnosti. V rychle se měnícím světě, ve kterém je pro vítězství na trhu inovace klíčová, chceme, aby naše týmy na cestě za vítězstvím riskovaly prozíravě. Současně jsme oddáni našim hodnotám, způsobu chování (One K-C Behaviors) a správnému jednání. Tento kodex poskytuje vedení, které naši zaměstnanci potřebují. Pro zaměstnance společnosti Kimberly-Clark je přečtení si a pochopení Kodex Chování důležitým prvním krokem na cestě poznání naší historie, kultury a našich očekávání. Na cestě za úspěchem ve společnosti Kimberly-Clark je pro vás klíčové pochopit etické normy uvedené v kodexu a dodržovat je. KODEX PLATÍ PRO KAŽDÉHO Z NÁS Každý z nás je povinen si tento kodex chování přečíst a porozumět mu. Tento kodex chování platí pro všechny zaměstnance společnosti Kimberly-Clark po celém světě. Tento kodex chování platí také pro členy představenstva společnosti Kimberly-Clark Corporation. Pokud místní zvyklosti, kultura nebo zákony stanovují odlišné normy než kodex, měli byste se o postupu poradit s právním oddělením. Každý z nás zodpovídá za své vlastní dodržování zásad kodexu, za ohlášení podezření na jejich porušení a za spolupráci při podnikovém vyšetřování možného porušení. 4 SDĚLTE BEZ OBAV, CO VÁM DĚLÁ STAROSTI ČESTNÉ OZNÁMENÍ Pokud se dozvíte o problému souvisejícím s kodexem chování, můžete se z celé řady důvodů rozhodnout, že o tom nikomu neřeknete. Je například možné, že si nejste jisti, zda k tomu skutečně došlo. Možná byste neradi někomu „dělali potíže“ nebo se obáváte odvety. Možná si myslíte, že je to zodpovědnost někoho jiného. Čestné oznámení znamená, že jednáte v dobré víře, že došlo k porušení Kodex Chování, i když samotné porušení nelze ověřit. Podání oznámení jako odvetné akce vůči jiné osobě, s cílem získat výhodu v osobním sporu či jinou osobu obtěžovat nebo zastrašovat nemá povahu čestného oznámení. Klamavé oznámení na základě Kodex Chování je samo o sobě porušením Kodex Chování. Pokud se domníváte, že je proti vám uplatňováno odvetné opatření, oznamte to jako porušení zásad kodexu. Avšak udělat tu správnou věc znamená promluvit. Pokud vám není příjemné uvést své jméno, můžete se o danou záležitost podělit anonymně. Zaměstnanci, kteří na takové záležitosti upozorňují, hrají důležitou úlohu v zajišťování etického pracoviště. Je vaší povinností tyto informace sdílet, aby mohla společnost rychle reagovat a přijmout odpovídající opatření. Věnování pozornosti veškerým neetickým nebo nezákonným činnostem na pracovišti a jejich bezodkladné oznámení je jedním z nejdůležitějších způsobů, jak přinést změnu. ZÁSADY NEPOUŽÍVÁNÍ ODVETNÝCH OPATŘENÍ Naše společnost je zavázána chránit práva těch osob, které v dobré víře oznámí porušení Kodex Chování. Naše společnost nepodnikne odvetná opatření proti osobě, která: •oznámí chování, jež je podle ní porušením našeho kodexu, našich zásad či zákona; •vznese dotaz týkající se dodržování předpisů či požádá o radu ohledně konkrétní obchodní praktiky, rozhodnutí či jednání; •bude spolupracovat při vyšetřování potenciálního deliktu. Za čestné oznámení záležitosti týkající se Kodex Chování ani za čestnou účast v podnikovém vyšetřování nemůžete přijít o zaměstnání či zaměstnanecké výhody ani být přeřazeni na nižší funkci, suspendováni, šikanováni nebo diskriminováni a ani vám nesmí být vyhrožováno. Také zaměstnanci pověření vyšetřováním jakéhokoli porušení předpisů jsou chráněni těmito zásadami nepoužívání odvetných opatření. Otázka V různých zemích jsou různé kultury a zákony. Platí kodex globálně pro každého? Odpověď Ano. Chování zakotvené v tomto kodexu platí pro všechny zaměstnance po celém světě, bez ohledu na lokalitu. Pokud místní zvyklosti, kultura nebo zákony stanovují odlišné normy než kodex, měli byste se o postupu poradit s právním oddělením. Otázka Můj vedoucí týmu se dopustil jednání, které se zdálo neetické, ale bojím se ohlásit podezření na porušení kodexu. Dostanu se do potíží nebo poškodím jeho pověst, když záležitost oznámím? Odpověď Ne. Pouhým oznámením záležitosti se nemůžete dostat do potíží ani poškodit pověst vedoucího týmu. Nebudete voláni k odpovědnosti za oznámení učiněná v dobré víře, a to ani tehdy, ukáží-li se jako neopodstatněná. Vyšetřování je vedeno objektivně, spravedlivě a důvěrně, aby byla zajištěna ochrana dobré pověsti zaměstnanců. Všechny záležitosti týkající se kodexu a oznámených represí budou plně prošetřeny. 5 KOMU KLÁST OTÁZKY NEBO OZNAMOVAT ZÁLEŽITOSTI Oznámení podezření na porušení zásad Kodex Chování má zásadní význam, protože umožní společnosti řádným způsobem zjistit, zda existuje problém, který je třeba řešit. Z toho důvodu máme všichni povinnost podezření na porušení zásad Kodex Chování oznámit. Všechna upozornění předejte na příslušnou úroveň a funkci, v souladu s dokumentem Protocol for Reporting and Escalation of Code of Conduct Issues (Protokol o oznamování a eskalaci případů porušení Kodex Chování). Pokud máte otázky týkající se kodexu nebo se domníváte, že byly porušeny zásady kodexu, máte k dispozici několik prostředků. Vedoucí vašeho týmu Můžete své otázky a pochybnosti předložit svému týmovému vedoucímu. Pokud nechcete o záležitosti, která vás znepokojuje, hovořit se svým týmovým vedoucím, nebo pokud nevěříte, že by váš vedoucí podnikl příslušná opatření, můžete využít tyto možnosti: Vedoucí jiného týmu. Kdokoli z týmu pro globální bezpečnost. Můžete se obrátit také na kancelář hlavního právního zástupce společnosti Kimberly-Clark: Telefon: +1-972-281-1216 Poštovní adresa: Kimberly-Clark Corporation PO Box 619100 Dallas, TX 75261-9100 U.S.A. K rukám: Právní oddělení Fax: +1-972-281-1492 Chief Compliance and Ethics Officer: Telefon: +1-920-721-6731 Poštovní adresa: Kimberly-Clark Corporation 2001 Marathon Avenue Neenah, WI 54956 U.S.A. K rukám: Chief Compliance and Ethics Officer Fax: +1-920-225-31266 Kterýkoli pracovník personálního oddělení. Můžete se obrátit na zástupce personálního oddělení pro svou obchodní jednotku nebo zemi. E-mail: [email protected] Linka Kodex Chování. Telefon: +1-888-288-8216 (USA a Kanada) +1-443-716-2301 (mezinárodní hovory na účet volaného) Poštovní adresa: Kimberly-Clark Corporation PO Box 619100 Dallas, TX 75261-9100 U.S.A. K rukám: Oddělení globální bezpečnosti Linka Kodex Chování je podrobněji popsána na následující stránce. Pomocí linky Kodex Chování můžete anonymně oznámit problematické záležitosti. Upozorňujeme, že v souladu s platnými zákony nemusí být linka Kodex Chování v některých zemích dostupná. Fax: +1-972-281-1236 Kterýkoli pracovník právního oddělení Můžete se obrátit na vedoucího právního zástupce své obchodní jednotky či země nebo na kteréhokoli pracovníka právního oddělení, se kterým jste někdy pracovali. Otázka Dělá mi starost záležitost, která není uvedena v Kodex Chování. Znamená to, že žádný problém neexistuje? Odpověď Kodex chování nemůže obsahovat odpověď na každou otázku nebo etickou situaci. Pokud máte dojem, že něco není v pořádku, zeptejte se svého týmového vedoucího nebo jedné z dalších osob uvedených v tomto oddílu Prostředky. 6 PORUŠENÍ ZÁSAD ÚČETNÍCH POSTUPŮ A VNITŘNÍ KONTROLY Nedodržení podnikových postupů pro účetnictví, vnitřní kontrolu účetnictví a audit může mít závažné následky pro společnost Kimberly-Clark a její zainteresované strany. Pokud máte pochybnosti týkající se těchto záležitostí, měli byste je ohlásit následujícím kontaktům: Hlavní právní zástupce Telefon: +1-972-281-1216 Poštovní adresa: Kimberly-Clark Corporation PO Box 619100 Dallas, TX 75261-9100 U.S.A. K rukám: General Counsel Fax: +1-972-281-1492 -NEBOPředseda kontrolní komise LINKA KODEX CHOVÁNÍ Aby měl každý zaměstnanec možnost anonymně ohlásit záležitosti týkající se Kodex Chování, byla zřízena linka Kodex Chování. Linka Kodex Chování umožňuje oznámit problematické záležitosti telefonicky nebo přes internet. Informace od vás převezme profesionální firma, která je nezávislá na společnosti Kimberly-Clark a která zaznamenává hlášení týkající se Kodex Chování také pro řadu dalších společností. • Tato linka je dostupná 24 hodin denně, 365 dnů v roce. • Své oznámení můžete předat v libovolném jazyce. •Své oznámení můžete podat anonymně, pokud se tak rozhodnete učinit prostřednictvím webového oznámení. Telefonní linka USA - +1-800-482-6020 Mimo USA - klikněte na tento odkaz a zobrazí se seznam čísel: Poštovní adresa: Kimberly-Clark Corporation PO Box 619100 Dallas, TX 75261-9100 U.S.A. K rukám: Corporate Secretary Fax: +1-972-281-1578 Globální telefonní čísla pro záležitosti týkající se Kodex Chování -NEBO- Webová stránka pro internetové oznámení záležitostí týkajících se Kodex Chování Internetová linka Linka Kodex Chování 7 POVINNOSTI TÝMOVÝCH VEDOUCÍCH A DALŠÍCH PŘÍJEMCŮ OHLÁŠENÍ O MOŽNÉM PORUŠENÍ KODEXU Týmoví vedoucí a další osoby, které přijímají hlášení o možných porušeních kodexu, hrají velmi důležitou úlohu v podpoře dodržování Kodex Chování. Společnost Kimberly-Clark doporučuje členům týmů, aby se se svými upozorněními obraceli na týmové vedoucí. Týmoví vedoucí a další příjemci hlášení o možných porušeních kodexu musí být připraveni a musí vědět, jak řešit veškeré problémy nebo oznámení týkající se Kodex Chování. Týmoví vedoucí mají povinnost: PORUŠENÍ ZÁSAD KODEXU Porušení Kodex Chování je závažným přestupkem. Porušení Kodex Chování, našich zásad či zákona může vést k disciplinárnímu řízení a ukončení pracovního poměru. Vždy závisí na typu a závažnosti porušení. V případech, kdy porušení Kodex Chování představuje zároveň porušení zákona, vám může být uložen peněžní trest, pokuta, můžete být trestně stíháni či mohou být uplatněna jiná zákonná opatření ze strany státního orgánu či soudu. • Ujistit se, že znáte kodex, rozumíte mu a chováte se v souladu s ním. •Přijmout opatření, aby zastavili porušování zásad kodexu nebo zákona členy týmu. • Dát členům týmu na vědomí, že jste k dispozici k projednání otázek a nejasností. • Brát otázky a upozornění členů týmu vážně. Když obdržíte oznámení o potenciálním porušení Kodex Chování: • Než odpovíte, neváhejte vyhledat pomoc. • Všechna upozornění předejte na příslušnou úroveň a funkci, v souladu s dokumentem Protocol for Reporting and Escalation of Code of Conduct Issues (Protokol o oznamování a eskalaci případů porušení Kodex Chování). • Podporujte členy týmu, kteří čestně upozorňují na problémy, a jednejte s nimi s respektem. • Nedovolte, aby měli členové týmu pocit, že jsou jejich upozornění ignorována. • Zajistěte, aby nedošlo k žádným odvetným opatřením vůči osobě, která ohlásila podezření na porušení zásad kodexu. 8 CHOVÁNÍ K NAŠIM TÝMŮM SVOBODA SDRUŽOVÁNÍ Je naší povinností respektovat práva zaměstnanců na svobodné sdružování, k nimž patří: Společnost Kimberly-Clark je přesvědčena o tom, že úspěch závisí na důvěře a vzájemném respektu. Hodnotou, která nás vede ve všech našich činnostech, je týmová práce. • právo na členství v organizacích v souladu s národními zákony a postupy, • právo na kolektivní vyjednávání prostřednictvím zástupců dle vlastní volby, • právo na odůvodněný přístup zvolených zástupců k našim zaměstnancům za účelem jejich zastupování, • právo účasti na jiných chráněných aktivitách, • právo na zdržení se takových aktivit. Další informace získáte v následujících dokumentech: Zásady dodržování lidských práv v zaměstnání Pokyny k zásadám dodržování lidských práv v zaměstnání RŮZNORODOST, PŘIJÍMÁNÍ OSTATNÍCH A ZÁKAZ DISKRIMINACE Zavázali jsme se, že bude naše pracovní síla globálně různorodá, abychom tak nabízeli rovnou pracovní příležitost. Budeme: •přijímat a povyšovat globálně různorodé pracovní síly a podporovat jejich odborný rozvoj; • najímat, školit, povyšovat a odměňovat na základě pracovních schopností, výsledků, zkušeností a chování zaměstnance, a to bez ohledu na rasu, etnickou příslušnost, barvu pleti, pohlaví, sexuální orientaci, věk, náboženství, přesvědčení, národnostní původ, genderovou identitu, zdravotní postižení, právem chráněnou dovolenou či status veterána nebo příslušnost k jiné skupině chráněné platnými právními předpisy; • si uvědomovat a využívat různorodost nadání, schopností a zkušeností každého jednotlivce; •otevření veškerým perspektivám a budeme pomáhat ostatním, aby se při vyjadřování těchto perspektiv cítili dobře. Další informace získáte v následujících dokumentech: Pokyny pro skupinu zaměstnaneckých zdrojů; Různorodost – sada nástrojů; Domovská stránka pro různorodost a přijímání ostatních; Zásady dodržování lidských práv v zaměstnání; Pokyny k zásadám dodržování lidských práv v zaměstnání; Rozvoj lidských zdrojů a zásady různorodosti; Stanovisko společnosti k obtěžování a jinému nevhodnému chování 9 GLOBÁLNÍ LIDSKÁ PRÁVA Společnost Kimberly-Clark se zavázala globálně uznávat lidská práva. Zavedli jsme určité normy na ochranu lidských práv a očekáváme, že tyto normy (viz níže) budou dodržovat i naši dodavatelé a obchodní partneři: • Umožnit svobodu sdružování a kolektivní vyjednávání. • Chránit před dětskou prací. • Chránit před nucenou prací a zneužíváním pracovní síly. • Nedovolit diskriminaci. • Jednat v souladu se zákony o pracovní době, mzdě a výhodách. • Poskytovat bezpečné a zdravé pracoviště. • Chránit životní prostředí. • Zamezovat korupci a úplatkářství. Další informace získáte v následujících dokumentech: Sociální soulad; Zásady dodržování lidských práv v zaměstnání; Pokyny k zásadám dodržování lidských práv v zaměstnání; Rozvoj lidských zdrojů a zásady různorodosti; Stanovisko společnosti k obtěžování a jinému nevhodnému chování. Otázka Zaslechl(a) jsem, jak vedoucí týmu vypráví spolupracovníkovi vtip na náboženské téma, který mu byl nepříjemný. Nechci se do ničeho zaplést. Co mám dělat? Odpověď Ohlaste to. Všichni zaměstnanci mají nárok na pracoviště, kde s nimi spolupracovníci a vedoucí týmů jednají s důstojností a respektem. Tuto záležitost byste měli ohlásit zástupci personálního oddělení nebo na linku Kodex Chování, i když je vám to nepříjemné. Komu klást otázky nebo oznamovat záležitosti Otázka Mám pocit, že se mi nedostalo povýšení kvůli pohlaví. Co mám dělat? Odpověď Ohlaste to. Zásady společnosti Kimberly-Clark vyžadují, aby byla rozhodnutí týkající se zaměstnanců přijímána nezávisle na pohlaví kandidáta. Pokud se domníváte, že s vámi bylo zacházeno nespravedlivě, oznamte tento problém. Komu klást otázky nebo oznamovat záležitosti TIP PRO SPRÁVNÉ CHOVÁNÍ Pokud uvidíte nebo zjistíte, že některý dodavatel či prodejce kteroukoli z těchto norem o lidských právech porušuje, ohlaste to. 10 BEZPEČNOST NA PRACOVIŠTI Ve společnosti Kimberly-Clark jsme přesvědčeni, že pomocí preventivních opatření lze odstranit a vyloučit vznik pracovních úrazů a nemocí z povolání. Žádný výrobní cíl, úspora nákladů, úspora času nebo konkurenční výhoda nestojí za úraz jakéhokoli druhu. Přijímáme následující závazky: •Zajistit, aby bylo téma bezpečnosti v centru naší základní hodnoty nazvané „péče“. • Začlenit naše přesvědčení, že veškerým úrazům na pracovišti a nemocem lze předcházet, do našich aktivit v oblasti výzkumu a technologií, vývoje produktů, výroby, dodávek a prodeje. • Zajistit pracoviště, které splňuje nebo předčí platné zákony a nařízení týkající se bezpečnosti a hygieny práce. • Vytvoření norem a technických směrnic pro bezpečnost a hygienu práce, které budou založeny na nejlepších postupech. • Úsilí o neustálé zlepšování výkonnosti v oblasti bezpečnosti a hygieny práce. • Podporovat, aby se všichni zaměstnanci společnosti Kimberly-Clark podíleli na zlepšování bezpečnosti. Další informace získáte v následujícím dokumentu: Globální bezpečnost a hygiena práce TIP PRO SPRÁVNÉ CHOVÁNÍ Ve své každodenní činnosti pamatujte na tyto tři základní povinnosti v oblasti bezpečnosti na pracovišti: 1. „Dávejte na sebe pozor.“ Odmítnu provést jakoukoli činnost, kterou považuji za nebezpečnou, nebo splnit úkol, k němuž nejsem dostatečně vyškolen(a) nebo k jehož provedení nemám správné nástroje. 2. „Dávejte pozor na své spolupracovníky.“ Ihned vystoupím proti komukoli, kdo provádí nebo hodlá provést činnost či úkol, který považuji za nebezpečný, a zabráním komukoli v plnění úkolu, pro který není dostatečně vyškolen. 3. „Naslouchejte svým spolupracovníkům“ Okamžitě zastavím prováděnou činnost, pokud někdo vystoupí proti mému plnění úkolu. Před pokračováním v práci budu záležitost řešit s respektem a dobrou vůlí a v případě potřeby požádám o pomoc jinou osobu. Otázka Můj nadřízený chce zrychlit výrobní proces pomocí nebezpečného postupu. Vím, že jsou naše cíle velmi důležité, ale myslím, že nový proces není bezpečný. Co mám dělat? Odpověď Ohlaste to. K ohrožení bezpečnosti nesmí nikdy dojít. Žádný výrobní cíl, úspora nákladů, úspora času nebo konkurenční výhoda nestojí za úraz jakéhokoli druhu. Každý zaměstnanec má právo odmítnout práci, kterou má důvod považovat za ohrožující zdraví či bezpečnost osob. Komu klást otázky nebo oznamovat záležitosti 11 ZDVOŘILOST NA PRACOVIŠTI Zavazujeme se zajistit zaměstnancům pracovní prostředí bez obtěžování, zastrašování a jiného nevhodného chování. Příklady obtěžujícího chování mohou zahrnovat: •Nevítané pokusy o sexuální sblížení, žádosti o sexuální pozornosti a další slovní nebo fyzické chování sexuální povahy. • Urážlivý hovor, žerty, obrázky a komentáře, které se týkají rasy, barvy pleti, pohlaví, sexuální orientace, genderové identity, věku, náboženství, přesvědčení, národnostního původu, tělesného postižení, statusu veterána nebo jiných chráněných kategorií. Příklady nevhodného chování mohou zahrnovat: NÁSILÍ NA PRACOVIŠTI Zavazujeme se zajistit pracoviště bez násilí. Povinnosti každého z nás: •Ohlásit každé jednání (fyzické nebo psychické), které představuje hrozbu nebo újmu pro zaměstnance násilným nebo potenciálně násilným způsobem. • Nemít ani nepoužít zbraň v prostorách společnosti nebo ve funkcích společnosti. Každá nahlášená situace, která obsahuje sebemenší možnost násilí na pracovišti, a to i v případě, že je myšlena žertem, bude prošetřena personálním oddělením a oddělením globální bezpečnosti. Další informace získáte v následujícím dokumentu: Globální bezpečnost – násilí na pracovišti. • ječení nebo zlostný křik, • nadávky, • hrubá mluva směrem k jiné osobě, • vyhrožování a zastrašování, • veřejné škádlení/zesměšňování, • záměrné vylučování osoby ze skupiny. Další informace získáte v následujících dokumentech: Zásady dodržování lidských práv v zaměstnání; Pokyny k zásadám dodržování lidských práv v zaměstnání; Stanovisko společnosti k obtěžování a jinému nevhodnému chování. 12 DROGY A ALKOHOL Zavazujeme se k udržování pracoviště bez drog. •V době, kdy jste v práci, neprodávejte ani neužívejte alkohol, nepředepsané léky, narkotika ani jiné „kontrolované látky“ definované trestními zákony, ani nebuďte pod jejich vlivem, s výjimkou podávání alkoholických nápojů ve spojení se schválenou událostí. • Účastněte se vzdělávacích programů společnosti Kimberly-Clark, které se týkají nebezpečí zneužívání látek a závislosti. • Pokud může mít zneužívání drog či alkoholu vliv na pracovní výkonnost vaši či ostatních, obraťte se na místní důvěrný program společnosti Kimberly-Clark pro pomoc zaměstnancům. • Pokud to umožňuje místní legislativa, je každý zaměstnanec povinen se podrobit testu, je-li v práci zjevně pod vlivem drog či alkoholu nebo má-li společnost důvod se domnívat, že zaměstnanec porušil tyto zásady. Další informace získáte v následujících dokumentech: Zásady týkající se alkoholu, drog a jiných kontrolovaných látek; Pokyny k zásadám týkajícím se alkoholu, drog a jiných kontrolovaných látek. Otázka Jsem vedoucí týmu. Já a jeden z členů týmu jsme večeřeli se zástupcem dodavatele. Člen týmu s touto osobou zástupce dodavatele slovně flirtoval. Považoval jsem to za osobní záležitost a nic jsem neřekl. Jednal jsem správně? Odpověď Ne. Pokud budete tolerovat nevhodné chování člena týmu, vysíláte tím signál, že takové chování je přijatelné. Člen týmu se na obchodním obědě musí chovat stejně jako v kanceláři. Měli byste si s členem týmu promluvit na téma vhodného chování. Otázka Zaslechl(a) jsem, jak spolupracovník vyhrožuje jinému zaměstnanci, který má strach tento incident ohlásit. Co mám dělat? Odpověď Incident okamžitě oznamte. Společnost Kimberly-Clark nebude tolerovat násilné jednání nebo vyhrožování násilím a všechny ohlášené případy vyšetří. Pokud víte o vyhrožování nebo riziku pro některého z našich zaměstnanců, je vaší povinností zasáhnout. Komu klást otázky nebo oznamovat záležitosti 13 CHOVÁNÍ K OSTATNÍM ZÁKAZNÍCI A DODAVATELÉ Zavazujeme se k férovému obchodování s našimi zákazníky a dodavateli. Naše obchodní činnost Poctivé jednání je základní hodnotou společnosti KimberlyClark od jejího založení. Jsme přesvědčeni, že čestnost a důvěryhodnost pomáhají vytvářet dlouhodobé vztahy. Této hodnotě zůstáváme v dnešním prostředí věrni celou řadou způsobů. •Naši zákazníci nebo dodavatelé nesmějí být uváděni v omyl, nesmí se jim podávat zkreslené informace, nesmějí být klamáni ani nepoctivým způsobem využíváni. • Pokud se dozvíte o chybě ve prospěch společnosti Kimberly-Clark či naopak, opravte ji. • Dodržte procesy získávání zdrojů společnosti Kimberly-Clark předtím, než jmenujete dodavatele. • Nakupujte od dodavatelů a prodávejte zákazníkům na základě příslušných obchodních kritérií, jako je kvalita, cena, služby, spolehlivost, závazek udržitelnosti a dodržování lidských práv. • Při nákupu zboží nebo služeb jménem společnosti jednejte se všemi potenciálními dodavateli spravedlivě a čestně. • Nikdy žádnému dodavateli nenaznačujte, že by naše vztahy s ním mohly být ovlivněny osobními laskavostmi, dary nebo příspěvky na dobročinné účely. (viz část Dary, pohoštění a jiné výhody tohoto kodexu). •Nenabízejte dary, pohoštění či výhody za účelem získání nebo udržení obchodu (viz část Dary, pohoštění a jiné výhody tohoto kodexu). •Dodavatelé společnosti Kimberly-Clark jsou povinni jednat při výrobě a distribuci našich produktů a zásob a při poskytování služeb v souladu se všemi platnými místními a národními zákony, pravidly, předpisy a požadavky. Veškeré smlouvy a nákupní objednávky společnosti Kimberly-Clark musí zavazovat dodavatele k dodržování dokumentu Supplier Social Compliance Standards („SSCS“; Normy pro dodavatele o sociálním souladu). Další informace získáte v dokumentech: Příručka nákupu společnosti Kimberly-Clark; Normy pro dodavatele o sociálním souladu. 14 SPOTŘEBITELÉ Nikdy nesmí dojít k ohrožení kvality produktu či bezpečnosti. •Dobré jméno společnosti Kimberly-Clark v souvislosti s bezpečností produktů a kvalitou je jedním z našich nejcennějších aktiv. Zavazujeme se dodávat produkty, které jsou pro naše zákazníky bezpečné a uspokojivé. • O zdraví, bezpečnost a duševní pohodu zákazníka nám jde především. Splníme nebo předčíme nároky plynoucí ze zákona, předpisů a průmyslových norem týkajících se bezpečnosti a kvality výrobků. Denně pracujeme na tom, abychom si získali důvěru našich spotřebitelů na základě našeho jednání a rozhodování. • Máme závazek vyrábět bezpečné, vysoce jakostní produkty napříč všemi našimi značkami. Udržujeme si důvěru spotřebitelů tím, že vyvíjíme a vyrábíme vynikající produkty – nákupem surovin počínaje a konečným produktem v rukou spotřebitele konče. • Každý z nás má svoji úlohu při poskytování bezpečných, vysoce kvalitních produktů našim spotřebitelům, kteří je očekávají. Seznamte se s jakostními normami, zásadami a postupy, které platí pro produkty a činnosti ve vaší lokalitě. • Nikdy neudělejte nic, co by mohlo podkopat důvěru, kterou v nás naši spotřebitelé mají, či cokoli, co by mohlo ohrozit kvalitu či bezpečnost našich produktů. • Pokud uvidíte něco, co by mohlo mít negativní vliv na kvalitu či bezpečnost produktu společnosti KimberlyClark, upozorněte na to a ihned to oznamte vedoucímu svého týmu či vašeho zařízení, obchodní jednotky či oddělení podnikové kvality / bezpečnosti výrobků. Další informace získáte v následujících dokumentech: Zásady jakosti výrobků a služeb společnosti; Pokyny k zásadám jakosti výrobků a služeb společnosti; Zásady bezpečnosti výrobků a služeb společnosti; Pokyny k zásadám bezpečnosti výrobků a služeb společnosti; Systém řízení jakosti. OCHRANA OSOBNÍCH ÚDAJŮ SPOTŘEBITELŮ A ZAMĚSTNANCŮ Součástí každodenní práce mnoha z nás je přístup osobním informacím o našich zaměstnancích a spotřebitelích našich výrobků. Zákony platné po celém světě ukládají společnosti a našim zaměstnancům povinnost tyto informace chránit a používat v souladu se zákonem. Pokud bychom tuto povinnost nesplnili, mohlo by to vést ke krokům ze strany státu, poškození našeho dobrého jména, potenciálním soudním řízením, pokutám a sankcím. Tyto informace je nutné uchovávat jako důvěrné a používat v souladu s podmínkami našich podnikových zásad a pokynů k zásadám o ochraně osobních údajů. Více informací naleznete v dokumentu Zásady ochrany osobních údajů a Zásady a pokyny k ochraně osobních údajů. Otázka Naše výrobní linka obdržela surovinu. Tato surovina však nevypadala jako materiál, s nímž mám ve zvyku pracovat; myslím, že by mohla být kontaminována. Vedoucí mého týmu řekl, že s touto zakázkou spěcháme a že si nemám dělat starosti a prostě materiál použít. Co mám dělat? Odpověď Zastavte práci a oznamte to. Nikdy nedělejte nic, o čem si myslíte, že by mohlo negativně ovlivnit jakost či bezpečnost našich produktů. Žádný výrobní cíl či snaha ušetřit čas nestojí za poškození důvěry, kterou v nás mají spotřebitelé. Zastavte činnost a kontaktujte vedoucího pracovníka jakosti ve vašem zařízení, aby určil, zda je surovina bezpečná a splňuje jakostní specifikace. Komu klást otázky nebo oznamovat záležitosti 15 SOCIÁLNÍ MÉDIA Obecně platí: Kanály sociálních médií jsou důležitou metodou sloužící k osobní a podnikové komunikaci. Při publikování či sdílení online však musíme být opatrní a uvážliví. •Nikdy nehovořte s konkurenty na témata, která by mohla mít vliv na cenová či marketingová rozhodnutí, jako jsou ceny, podmínky prodeje, obchodní plány, marže, náklady, cenové nabídky, výrobní kapacita, stav zásob, obchodní propagace či slevy. •Nelze očekávat soukromí, pokud se účastníte sociálních médii v práci či při používání vybavení společnosti Kimberly-Clark. • Pouze pověření zaměstnanci smějí využívat sociální média jménem společnosti Kimberly-Clark. Pokud takto pověřeni nejste, je třeba, abyste při zveřejňování svého sdělení uvedli, že jste zaměstnáni u společnosti Kimberly-Clark, a jasně dali najevo, že veškeré vámi vyjádřené názory jsou vaše vlastní, a nikoli názory společnosti Kimberly-Clark. • Dbejte, abyste při používání sociálních médií (či jinak) nikdy neodtajnili důvěrné či vlastnické informace společnosti Kimberly-Clark, včetně obchodních tajemství, informací týkajících se duševního vlastnictví, informací podléhajících autorskému právu či informací s ochrannou známkou. • Při komunikaci online buďte zdvořilí, uctiví a uvážliví. Nikdy nezveřejňujte nic hanlivého, diskriminujícího, obtěžujícího či odvetného. Máte-li jakékoli otázky týkající se uveřejňování sdělení online, můžete kontaktovat vedoucího svého týmu, personální oddělení nebo právní oddělení. Další informace získáte v dokumentu: Pokyny společnosti Kimberly-Clark k sociálním médiím. KONKURENCE Jsme vázáni korektní hospodářskou soutěží v souladu s antimonopolními zákony (též zákony o hospodářské soutěži) v každé zemi, státě a lokalitě svého podnikání. Soutěžíme energicky a eticky na základě nezávislých rozhodnutí o tom, jak soutěžit, abychom se k zákazníkům nechovali nespravedlivě či neničili volnou hospodářskou soutěž na trhu. Sankce za porušení antimonopolních zákonů mohou být tvrdé a zahrnují poškození dobrého jména, vysoké peněžní pokuty a vězení. Země mezi sebou stále více sdílejí informace s cílem tyto zákony uplatňovat – proto se může vyšetřování v jedné zemi rychle rozšířit do mnoha zemí • Nikdy s konkurenty nevyjednávejte fixní ceny, omezení výroby či prodeje nebo rozdělení teritorií, zákazníků či dodavatelů. • Tam, kde máme významnou tržní sílu, ji nesmíme zneužívat monopolizací, zavazováním (prodejem jednoho produktu pouze tehdy, zakoupí-li si kupující jiný produkt), nevhodnou cenovou diskriminací mezi konkurenčními zákazníky z řad distributorů, stanovením ceny nižší, než jsou naše náklady, či odmítnutím dodat produkty. • Nepožadujte po zákaznících, abych naše produkty prodávali za ceny, které my nastavíme. Můžeme navrhnout maloobchodní cenu, ale nemůžeme žádného zákazníka nutit, aby ji použil. • Neuzavírejte dohody s jinými společnostmi o bojkotu dodavatelů či zákazníků. • Požádejte právní oddělení o konkrétní pokyny týkající se zákonů ve vaší zemi a oznamte veškeré nevhodné rozhovory s konkurenty. Další informace získáte v dokumentu: Antimonopolní zásady; Pokyny k antimonopolním zásadám. Otázka Při rozhovoru s kamarádkou, která dříve pracovala pro společnost KimberlyClark, jsem se dozvěděl, že nyní pracuje pro konkurenci. Ptala se mě na produkty, které mají být uvedeny na trh, a na propagační ceny a nabídla mi, že mi sdělí marketingový a cenový plán své společnosti. Je v pořádku, když s ním budu o tomto mluvit? Odpověď Ne. Je třeba, abyste ihned rozhovor ukončili a obrátili se na právní oddělení. Vždy, když máte schůzku s konkurencí, je na místě obezřetnost, protože to může budit dojem nečestného chování. Pokud se takové schůzky účastníte, nikdy nesmíte mluvit na obchodní téma, například vámi zmíněné, protože by tento rozhovor mohl vést k nekalé dohodě o cenách či jako nekalá dohoda o cenách působit. Pokud dojde na téma cen, ihned odejděte a kontaktujte právní oddělení. 16 INFORMACE ZAJÍMAVÉ PRO KONKURENCI Při běžné obchodní činnosti se obvykle získávají informace o jiných společnostech, k nimž patří zákazníci, dodavatelé a konkurenti. Být vystaven tomuto druhu konkurenčních informací je normální součástí konkurenčního obchodního prostředí. Existují však právní a etické meze získávání konkurenčních informací: •Nesmíme se snažit získat informace nevhodnými nástroji, jako jsou úplatky či tajné sledování našich konkurentů. • Neměli bychom přijímat zaměstnance konkurence za účelem získání důvěrných informací ani vyzývat zaměstnance konkurenčních firem ke sdělení důvěrných informací o svých zaměstnavatelích. • Pokud dostanete nabídku informací o konkurenci, o nichž se domníváte, že jsou důvěrné, měli byste se zeptat, zda jsou důvěrné a jak byly získány. Pokud si nejste jisti, zda byly informace nabyty řádnou cestou, kontaktujte právní oddělení. • Jestliže je nabízený materiál v písemné podobě a nese označení např. „tajné“, „důvěrné“ či „chráněné“ nebo pokud je vám jinak zřejmé, že jde o důvěrný materiál, odmítněte jej, ihned si poznamenejte, co se stalo, a obraťte se na právní oddělení. Další informace získáte v následujících dokumentech: Zásady pro střet zájmů, dary a sdělování důvěrných informací; Pokyny k zásadám pro střet zájmů, dary a sdělování důvěrných informací; Globální normy pro informační technologie; Centrum konkurenčních informací K-C; Dohoda o utajení a nepřetahování zákazníků; Zásady správy záznamů; Řízení přístupu; Vlastnické informace. Otázka Slyšel jsem o schůzce pořádané konkurenční firmou na obchodní výstavě, které se zúčastním. Myslím, že mi nepovolí účast, pokud budou vědět, že jsem ze společnosti Kimberly-Clark. Mohu tam jít, když se budu vydávat za zákazníka? Odpověď Ne. Získávání informací o konkurenci pomocí utajení totožnosti není vhodné. Shromažďování informací o konkurenci je legitimní obchodní činnost, pokud je prováděno zákonným a etickým způsobem. Měli byste se také poradit s právním oddělením předtím, než se setkáte s konkurencí, protože jakákoli podobná interakce může vzbudit podezření z porušení antimonopolního zákona. Otázka Za účelem odvedení kvalitnější práce ve společnosti Kimberly-Clark jsem si ponechal některé dokumenty, které jsem používal u předchozího zaměstnavatele a které popisují různé používané postupy. Mohu je používat ve společnosti Kimberly-Clark? Odpověď To závisí na okolnostech. Pokud dokumenty obsahují důvěrné nebo vlastnické informace, nemůžete je používat ani sdělovat ve společnosti Kimberly-Clark. Společnost Kimberly-Clark očekává od všech svých zaměstnanců, že budou ctít důvěrnost a smlouvy o nevyzrazení důvěrných informací a jiné své závazky týkající se zachování důvěrných informací vůči předchozímu zaměstnavateli. Nemáte-li jistotu, obraťte se na svého bývalého zaměstnavatele, a pokud si nejste jisti i nadále, kontaktujte právní oddělení ještě předtím, než podezřelé informace přijmete, použijete či budete sdílet. 17 ŽIVOTNÍ PROSTŘEDÍ Společnost Kimberly-Clark se zavázala vést podnikání tak, aby chránila životní prostředí a prosazovala udržitelné využívání přírodních zdrojů. Povinnosti každého z nás: • Znát a dodržovat platné zákony a nařízení. • Seznámit se se všemi zásadami společnosti KimberlyClark, mezi něž patří dokumenty Protection of the Environment (Ochrana životního prostředí), Waste Minimization and Landfill Elimination (Minimalizace odpadu a eliminování zavážek) a Efficiency and Greenhouse Gas Reduction (Energetická efektivita a snižování skleníkových plynů) a normy přijaté jako součást podnikového systému Environment, Health and Safety Management System (Systém řízení životního prostředí, zdraví a bezpečnosti), a dodržovat je. • Podporovat udržitelné využívání přírodních zdrojů včetně ochrany vod, omezení a prospěšného opětovného použití či recyklace odpadu a úspor energie. Pravidelně hodnotíme výkon v těchto oblastech a vytváříme akční plány, abychom zajistili plnění požadavků v souvislosti s životním prostředím a omezili využívání přírodních zdrojů. Očekáváme od všech zaměstnanců, že budou jednat jako zodpovědní občané a strážci životního prostředí a budou dodržovat zákony, předpisy a normy týkající se životního prostředí. Další informace získáte v dokumentech: Zásady ochrany životního prostředí; Pokyny k ochraně biosféry; Zásady minimalizace odpadu a eliminace zavážek; Zásady energetické efektivnosti a snižování skleníkových plynů; Zásady výkupu vlákna; Pokyny k zásadám výkupu vlákna a webová stránka SharePoint pro globální udržitelnost. STÁTNÍ SPRÁVA Společnost Kimberly-Clark je globální a jako taková podléhá zákonům všech zemí, v nichž působí. Zavazujeme se dodržovat všechna platná nařízení vlády, vyhlášky a zákony. Je důležité si pamatovat, že dodržováním tohoto kodexu splňujeme pouze minimální přijatelnou normu. V místech, kde platí lokální či zvláštní ustanovení vyžadující ještě vyšší normu chování, mohou platit přísnější pravidla (např. při interakci s profesionály z oblasti zdravotní péče). Mimoto mnoho zemí někdy uplatňuje své zákony i na aktivity společnosti a personál za hranicemi. Pokud si nejste jisti, které zákony platí pro vaši situaci, vždy se poraďte s naším právním oddělením. Další pokyny: •Zajistěte, aby bylo jasné, že nehovoříte ani nevystupujete za společnost Kimberly-Clark, pokud jste tím nebyli pověřeni. • Pokud vás v souvislosti s vaší prací kontaktuje vládní úředník nebo pokud jste vyzváni k podání informací v souvislosti s průzkumem nebo šetřením vládní agentury, měli byste požádat o radu naše právní oddělení nebo pracovníka útvaru pro záležitosti regulace. • Nekontaktujte oddělení státní správy či státní zaměstnance za účelem ovlivnění legislativy, předpisů nebo rozhodování jménem společnosti Kimberly-Clark bez konzultace s právním oddělením. V mnoha zemích platí zákony regulující či dokonce zakazující takovou aktivitu (viz část Dary pohoštění a jiné výhody tohoto kodexu). Více informací získáte v dokumentech: Zásady veřejných prohlášení s důsledky pro podnik; Pokyny k podnikovým zásadám veřejných prohlášení s důsledky pro podnik; Protikorupční zásady; Pokyny k podnikovým protikorupčním zásadám. Otázka Viděl jsem ve společnosti Kimberly-Clark aktivity, které mohou ohrozit životní prostředí nebo vytvořit nebezpečnou situaci pro životní prostředí. Co mám dělat? Odpověď Ohlaste to vedoucímu svého týmu. Pokud víte o možném porušení zákona nebo podnikových zásad či postupů, je vaší povinností záležitost ohlásit. Incident či situace budou vyšetřeny a v případě potřeby napraveny. Komu klást otázky nebo oznamovat záležitosti 18 MEZINÁRODNÍ PODNIKÁNÍ Jako globální společnost, která často přesunuje lidi, produkty, technologii, software, informace, peníze, vybavení a náhradní díly za státní hranice, jsme zavázáni dodržovat veškeré platné zákony a předpisy bez ohledu na to, kde se nacházíme. Pokud se účastníte přesunu osob, produktů, technologií, softwaru, informací, peněz či vybavení za hranice: •Musíte znát a dodržovat veškeré platné zákony a předpisy o dovozu/vývozu. • Nesmíte praktikovat žádné zakázané chování. • Musíte ohlásit právnímu oddělení veškeré požadavky týkající se bojkotu. Pokud si nejste jisti svými povinnostmi, požádejte o aktualizované pokyny právní oddělení nebo vývozní oddělení. Více informací získáte v následujících dokumentech: Manuál pro kontrolu exportu a ekonomických sankcí; Nástroj pro klasifikaci zdravotní péče; Nástroj pro klasifikaci spotřebitele; Nástroj pro klasifikaci netkaných materiálů; Nástroj pro klasifikaci profesionála; Sledovaný seznam pro kontrolu vývozu informačních technologií; Manuál společnosti Kimberly-Clark proti bojkotování; Programy na ochranu dodavatelského řetězce. Otázka Spouštíme novou webovou stránku elektronického obchodu s cílem prodávat přímo spotřebitelům. Abychom naši databázi informací o spotřebitelích řídili efektivně, chceme najmout poskytovatele služeb sídlícího v jiné zemi. Je to problém? Odpověď To závisí na okolnostech. Poraďte se s právním oddělením. Pokud bude docházet ke sdílení databáze spotřebitelských informací s poskytovatelem služeb v jiné zemi, mohou nastat problémy v souvislosti s ochranou osobních údajů. Různé země/regiony využívají různé regulační struktury pro zachování důvěrnosti osobních údajů. V některých zemích bychom přenosem spotřebitelských dat ze země do země mohli porušovat předpisy o ochraně osobních údajů. 19 CHOVÁNÍ VŮČI SPOLEČNOSTI K-C NAŠE INFORMACE A PODNIKOVÉ PROSTŘEDKY Každý z nás má povinnost chránit podnikové prostředky a vyhnout se střetu zájmů se společností. STŘET ZÁJMŮ Při provozování obchodní činnosti společnosti máme všichni povinnost jednat v nejlepším zájmu společnosti a nedopustit, aby došlo ke střetům zájmů, ať již skutečným, potenciálním či domnělým. Ke střetu zájmů dochází, když osobní zájmy, aktivity či vztahy narušují naši objektivitu a loajalitu vůči společnosti KimberlyClark. Některé střety zájmů jsou zjevné, například provize za uzavření obchodu společnosti Kimberly-Clark s dodavatelem. Jiné střety zájmů mohou být méně zjevné, například obchodování s firmou vlastněnou blízkým příbuzným, přestože se zdá, že daná firma nabízí nejlepší hodnotu. O veškerých obavách, které máte ohledně skutečného, potenciálního či domnělého střetu zájmů, se poraďte s vedoucím týmu či s právním oddělením. Povinnosti každého z nás: •Vyhněte se činnostem, které vytvářejí (nebo jen zdánlivě vytvářejí) střet zájmů se společností. • Nikdy nevyužívejte svou pozici v Kimberly-Clark nečestně k osobnímu prospěchu. • Pokud si myslíte, že člen rodiny, jiný zaměstnanec společnosti Kimberly-Clark nebo její obchodní partner je ve skutečném, potenciálním či domnělém střetu zájmů, kontaktujte vedoucího týmu nebo právní oddělení a nechte daný vztah prověřit. pracovní dobu u společnosti Kimberly-Clark prací na vašem externím zaměstnání). • Za účelem osobního zisku obchodujete neoficiálně (ne ve prospěch společnosti Kimberly-Clark) s některým z prodejců, dodavatelů, zákazníků či kontraktorů společnosti Kimberly-Clark. Finanční zájmy •Vy nebo váš blízký příbuzný máte investice nebo jiné finanční zájmy v soukromé firmě dodavatele, konkurenta nebo zákazníka společnosti KimberlyClark. • Vy nebo člen rodiny vlastníte více než 1 % akcií konkurenta, dodavatele nebo zákazníka společnosti Kimberly-Clark. Otázka Kamarád, který je majitelem dodavatele společnosti Kimberly-Clark, mne požádal, abych investoval do jeho společnosti. Mohu tuto investici provést, pokud o svém podílu budu informovat společnost Kimberly-Clark? Odpověď Ne. Investice do dodavatele společnosti Kimberly-Clark je střetem zájmů a odtajnění vašeho podílu tento střet neodstraňuje. Otázka Dodavatel mě pozval, abych Následuje několik příkladů skutečného nebo možného střetu zájmů: promluvil na jednom z jejich setkání. Je to v pořádku? Externí zaměstnání Odpověď To závisí na okolnostech. •Vy nebo váš blízký příbuzný jste zaměstnanci konkurence, dodavatele nebo zákazníka, poskytujete mu službu nebo od něj přijímáte platbu. • Vy nebo váš blízký příbuzný vlastníte podnik, který obchoduje se společností Kimberly-Clark. • Máte zaměstnání či obchodní zájmy mimo naši polečnost, které narušují vaši schopnost dělat svoji práci u společnosti Kimberly-Clark (např. vás nutí trávit Než budete vystupovat na jakékoli externí akci, vyžádejte si souhlas vedoucího týmu. Během prezentace externím posluchačům nesdělujte žádné důvěrné informace. Nepřijímejte proplacení výdajů, pokud by to mohlo způsobit střet zájmů, jako je zajištění příznivého přístupu vůči dodavateli ze strany společnosti KimberlyClark. 20 Examples of actual or potential conflicts of interest continued: Veřejná služba •Jste dobrovolníkem charitativní nebo jiné organizace, která se zabývá záležitostí dotýkající se společnosti Kimberly-Clark. • Získáváte peněžní prostředky pro charitu v pracovní době (s výjimkou akcí sponzorovaných společností Kimberly-Clark). • Žádáte zákazníky nebo dodavatele o dary na dobročinné účely (s výjimkou akcí sponzorovaných společností Kimberly-Clark). • Zákazníci nebo dodavatelé vás žádají o dary na dobročinné účely (s výjimkou akcí sponzorovaných společností Kimberly-Clark). Projevy a prezentace •Je vám nabízen honorář za externí projevy nebo prezentace v souvislosti s vaší prací pro společnost Kimberly-Clark. Osobní vztahy •Jste nadřízeným nebo podřízeným blízkého příbuzného nebo partnera. • Uvažujete o přijetí blízkého příbuzného nebo partnera jako zaměstnance nebo smluvního dodavatele. Správní rady •Uvažujete o přijetí členství ve správní radě, ale obáváte se, že tento závazek může rušivě ovlivňovat vaši práci. • Jste členem správní rady, která připravuje rozhodnutí, jež může mít vliv na společnost Kimberly-Clark. Další informace získáte v následujících dokumentech: Zásady pro střet zájmů, dary a sdělování důvěrných informací; Pokyny k zásadám pro střet zájmů, dary a sdělování důvěrných informací; Manuál řízení zajišťování zdrojů a zásobování Otázka Můj bratr je smluvní dodavatel elektrotechnických prací a má sídlo blízko jedné z našich továren. Chce poskytovat služby této továrně. Může poskytovat služby v zařízeních Kimberly-Clark? Odpověď To závisí na okolnostech. Váš bratr může společnost Kimberly-Clark oslovit s nabídkou svých služeb, pokud nákup takových služeb nespadá do vaší kompetence a nemáte žádný přístup k výběrovému řízení. Jeho společnost bude muset projít zavedeným výběrovým řízením a splnit kritéria společnosti Kimberly-Clark. O takových situacích byste měli informovat svého týmového vedoucího. Otázka Moje žena vlastní společnost, která již mnoho let poskytuje logistické služby továrně, u níž jsem ředitelem nákupu. Informoval jsem o tom společnost Kimberly-Clark, když jsem u ní začal pracovat, a bylo mi řečeno, že to není problém. Za poslední 2 roky se však podnik mé ženy výrazně rozrostl a zajišťuje nyní pro továrnu 70 % logistických služeb. Je to stále v pořádku? Odpověď To závisí na okolnostech. Jedná se o jasný střet zájmů, který může společnost Kimberly-Clark poškodit. O další pokyny požádejte právní oddělení. Politické vztahy • V pracovní době pracujete na politické kampani. • Vyjadřujete politické názory v situaci, kdy se posluchači mohou domnívat, že hovoříte jménem společnosti Kimberly-Clark. TIP PRO SPRÁVNÉ CHOVÁNÍ • Poskytnete příspěvky nebo platby politickým stranám či kandidátům jménem společnosti Kimberly-Clark. Bez předchozího svolení neposílejte e-mailem fotografie podnikových procesů, zařízení nebo strojů třetím stranám. 21 DŮVĚRNÉ INFORMACE Naše podniky operují na rozmanitých komplexních a konkurenčních trzích. Každý zaměstnanec si musí být vědom toho, že bezpečnostní opatření na ochranu důvěrných informací a obchodních tajemství je třeba chránit stejně, jako jsou chráněna ostatní aktiva společnosti. Důvěrné informace je nutné udržovat v nejpřísnější tajnosti a při manipulaci s takovými informacemi je nutné vyvíjet přiměřenou opatrnost, aby nedošlo k náhodnému či nepatřičnému vyzrazení. • V letadle nepoužívejte přenosný počítač pro práci na podnikových záležitostech, pokud na obrazovku vidí jiná osoba. Zavazujeme se chránit důvěrné informace. V průběhu práce má řada z nás přístup k důvěrným informacím, k nimž patří: • Nedovolte nikomu vstup do zařízení společnosti bez řádného písemného povolení. •Obchodní plány, včetně potenciálních akvizic či dispozic. • Strategie tvorby cen. • Finanční informace. • Uplatnění patentů a obchodních značek. • Vývoj produktů či informace o výzkumu a vývoji. • Informace o zaměstnancích a platech. • Výrobní metody. Nikdy nevyzrazujte žádné důvěrné obchodní informace komukoli mimo společnost, ani členům vlastní rodiny, pokud takové vyzrazení neslouží legitimním obchodním účelům, není řádně autorizováno a, jeli třeba, nepodléhá písemné smlouvě o mlčenlivosti. Tyto informace je zakázáno používat jinak, než v rámci výkonu svých pracovních povinností. I v rámci společnosti a mezi spolupracovníky je třeba důvěrné informace sdílet pouze v nezbytně nutném rozsahu. Vyzrazení důvěrných informací, jako jsou akvizice, stažení produktu z prodeje, organizační změny, vztahy se zákazníky či dodavateli, finanční informace, osobní údaje zaměstnanců (adresa, telefonní čísla, osobní číslo zaměstnance) či jakékoli jiné citlivé informace mimo společnost může poškodit konkurenční pozici společnosti a její akcionáře. Vykonejte svůj díl práce při ochraně důvěrných informací: •Buďte opatrní v rozhovorech o firemních záležitostech na veřejnosti, například ve výtahu, v letadle a restauraci a při používání mobilních telefonů. • Všechny dotazy investorů, analytiků a médií předejte útvaru podnikové komunikace nebo útvaru vztahů s investory. • Dotazy zvenčí, které požadují důvěrné informace, předejte oddělení globální bezpečnosti. • Nepoužívejte neveřejné informace o společnosti Kimberly-Clark při obchodování s akciemi nebo cennými papíry. • Pokud máte jakékoli otázky o tom, zda je vhodné nakupovat či prodávat akcie společnosti, obraťte se na právní oddělení. Na mediální nástroje, jako jsou blogy, wikiweby, sociální sítě atd., se vztahují stejná pravidla jako na jinou komunikaci. Nezveřejňujte žádné informace o akvizicích, stažení produktů z prodeje, organizačních změnách, vztazích se zákazníky či dodavateli, finančních informacích či osobních údajích zaměstnanců (adresa, telefonní číslo, osobní číslo zaměstnance atd.), protože po zveřejnění jsou tyto informace přístupné komukoli na světě, včetně konkurentů, a to i když jsou následně smazány. Vždy považujte informace společnosti za důvěrné, pokud si nejste jisti, že společnost tyto informace zveřejnila. Mimo to platí, že veškeré soubory, záznamy a zprávy vytvořené či získané v průběhu výkonu zaměstnání jsou majetkem společnosti. Další informace získáte v následujících dokumentech: Postupy týkající se nedovoleného obchodování; Zásady veřejných prohlášení s důsledky pro podnik; Pokyny k zásadám veřejných prohlášení s důsledky pro podnik; Zásady uzavírání smluv; Pokyny k zásadám uzavírání smluv; Správa podnikových záznamů; Zásady tvorby, uchovávání a ničení záznamů; Globální bezpečnostní směrnice o vlastnických informacích; Zásady ochrany osobních údajů 22 Otázka Mám osobní blog, kde se dělím o své myšlenky a pocity s přáteli. Co bych měl vzít v úvahu, než uvedu jakékoli informace související s prací? Odpověď Buďte opatrní. Na mediální nástroje, jako jsou blogy, wikiweby a sociální sítě, se vztahují stejná pravidla jako na jinou komunikaci. Nesdělujte žádné důvěrné obchodní informace. Nepište například o akvizicích, stažení produktů z prodeje, organizačních změnách, vztazích se zákazníky nebo dodavateli, neuvádějte finanční informace, osobní údaje zaměstnanců (adresa, telefonní číslo, osobní číslo zaměstnance) ani jiné citlivé či důvěrné informace. Otázka V nedávné době jsem vyššímu vedení předložil informace o potenciální akvizici společnosti. Projektový tým mne požádal, abych tuto prezentaci umístil na stránky Sharepoint. Je to v pořádku? Odpověď Buďte opatrní. Než umístíte důvěrné informace na stránky Sharepoint, máte povinnost se ujistit, že je přístup omezen tak, aby tyto informace mohl zobrazit pouze projektový tým a další autorizovaný personál. Pokud se někdy stane, že získáte přístup k informacím na stránkách Sharepoint, o nichž se domníváte, že mají být důvěrné, ihned o tom uvědomte právní oddělení. TIP PRO SPRÁVNÉ CHOVÁNÍ Buďte opatrní, co sdílíte mimo společnost Kimberly-Clark. Za některých okolností může být nevhodné i sdílení jména, telefonního čísla či e-mailové adresy kolegy. Může dojít k poškození společnosti, vzniku právních problémů, a můžete dokonce poškodit svého kolegu. Obraťte se na právní oddělení předtím, než jakékoli potenciálně důvěrné informace společnosti Kimberly-Clark vynesete mimo tuto společnost. 23 POUŽÍVÁNÍ PODNIKOVÝCH PROSTŘEDKŮ Zavazujeme se chránit prostředky pod naším řízením. Podnikové prostředky jsou mimo jiné: • Zařízení, stroje, nářadí a náhradní díly. • Produktové sklady a zásoby. • Telefony, kopírovací a faxové přístroje. • Počítače, přenosné počítače, mobilní telefony, tablety, tiskárny a jiné technologické zdroje. • Systémy a nástroje pro přístup k e-mailu a internetu. • Důvěrné informace a záznamy. • Vynálezy a nápady. • Ochranné známky, autorská práva a patenty. • Obchodní tajemství a plány. • Pohledávky. • Obchodní vztahy. • Dobrá pověst. Povinnosti každého z nás je: •Využívat zdroje společnosti odpovědně, aby se zamezilo jejich nesprávnému použití či plýtvání; vždy respektovat a ochraňovat dobré jméno společnosti. • Přesně spravovat rozpočty, výdaje a jiné finanční prostředky. • Řídit se pravidly a zásadami společnosti KimberlyClark pro cestování a pro výdaje, které jsou navrženy pro maximální efektivitu a minimalizaci nákladů. • Věnovat pozornost bezpečnostním postupům a všímat si situací, které mohou vést ke ztrátě, odcizení nebo zneužití prostředků společnosti. • Pouze minimálně používat prostředky společnosti Kimberly-Clark k osobní potřebě. Příležitostné osobní použití počítačů k odesílání e-mailů či přístupu na webové stránky, kopírovacích a faxových přístrojů a telefonů je dovoleno, pokud neodvádí pozornost od pracovních povinností a je v souladu se zásadami a postupy společnosti Kimberly-Clark. • Neumožnit použití prostředků společnosti KimberlyClark jiným osobám, a to ani přátelům a příbuzným. • Při práci s počítačem společnosti Kimberly-Clark vždy používat vlastní ID a heslo a nikdy nesdělovat své heslo jiné osobě. • Na počítačích a mobilních zařízeních společnosti Kimberly-Clark je dovoleno používat výhradně softwaru s příslušnou licencí. Software je zakázáno kopírovat ze zařízení na zařízení, pokud to neumožňuje softwarová licence. • Zacházet s majetkem společnosti Kimberly-Clark opatrně a nepoužívat jej způsobem, který by vedl k jeho ztrátě či poškození. Další informace naleznete v následujících dokumentech: Podnikové finanční pokyny; Zásady přijatelného používání internetu; Zásady e-mailu; Směrnice k e-mailu; Zásady prostředků informačních systémů; Zásady pro nevyžádané nápady; Směrnice k ochraně majetku a aktiv; Bezpečnostní postupy; Prohlášení zodpovědnosti; Zásady o ochraně údajů; Globální IT normy. Otázka Právě jsem obdržel e-mail od svého vedoucího týmu, ve kterém si dělá legraci ze vzhledu jiného zaměstnance. Přišlo mi to zábavné, tak jsem e-mail odeslal několika dalším osobám ze seznamu kontaktů. Zneužil jsem zdrojů společnosti pouhým odesláním e-mailu? Odpověď Ano. Odesílání či přeposílání e-mailů s nevhodnými vtipy či obsahem je zneužitím zdrojů, a proto se jedná o porušení Kodex Chování. Pokud tyto e-maily obdržíte, smažte je. A pokud vám není nepříjemné o tom promluvit s vedoucím týmu, vysvětlete mu to a požádejte jej, ať již takové e-maily nikdy neposílá. Otázka Pracuji jako dobrovolník v místní nemocnici. Každý měsíc ode mne potřebují kopírování letáků. Pokud si z domova přinesu vlastní papír, smím použít vybavení kanceláře? Odpověď To závisí na okolnostech. Příležitostné náhodné použití je přijatelné, ale tento případ vypadá jako pravidelná činnost. I když byste používali vlastní papír, přesto používáte prostředky společnosti KimberlyClark, jako je toner, inkoust a síťové pásmo. Proto se poraďte s vedoucím týmu nebo právním oddělením o tom, zda jde o situaci, která je v zájmu společnosti Kimberly-Clark. 24 DARY, POHOŠTĚNÍ A JINÉ VÝHODY Přijímání či poskytování darů, pohoštění a jiných výhod může přestavovat potenciální, domnělý či skutečný konflikt zájmů, nebo dokonce porušovat místní zákony. „Dary, pohoštění a jiné výhody“ je označení pro cokoli, co má nějakou hodnotu. Jako příklady lze mimo jiné uvést stravování, ubytování, slevy, výhry, cestování, vstupenky, peníze v jakékoli podobě, akcie nebo produkty společnosti Kimberly-Clark. Informace o maximálním množství darů, míře pohoštění a jiných laskavostech, které můžete přijímat či poskytovat, naleznete v lokálních zásadách platných ve vašem regionu. Přijímání darů, pohoštění nebo výhod V době, kdy budete pracovat ve společnosti KimberlyClark, vám mohou zákazníci, dodavatelé, prodejci nebo jiné obchodní kontakty nabízet dary, pohoštění a jiné výhody. Ačkoli můžete mít pocit, že přijímání takových věcí by neovlivnilo vaše chování, může to v některých lidech vzbuzovat pocit, že by měli udělat něco na oplátku. Mohla by tím být ovlivněna jejich schopnost objektivního obchodního rozhodování v nejlepším zájmu společnosti Kimberly-Clark. Aby k takovým situacím nedocházelo, je nutné řídit se následujícími pravidly: Za jediné typy darů či pohoštění, které můžete přijmout od někoho, kdo obchoduje nebo může obchodovat se společností Kimberly-Clark, lze obecně označit následující: •Nepříliš časté dary malé hodnoty, jako jsou pera, kalendáře nebo drobné propagační předměty související s obchodem. • Příležitostná společná jídla v přiměřené ceně s obchodním kontaktem. • Příležitostná účast na sportovních, divadelních nebo jiných kulturních akcích s obchodním kontaktem. Pokud si nejste jisti, zda je vhodné dárek, jídlo či účast na akci přijmout, poraďte se o této záležitosti s vedoucím týmu nebo kontaktujte právní oddělení. Nikdo z nás nesmí: •Přijmout jakoukoli věc od obchodního kontaktu, pokud bychom měli pocit, že se musíme odvděčit nebo že musíme něco slíbit. • Přijmout jakoukoli věc jako poděkování za zajištění obchodu se společností Kimberly-Clark. Pokud obdržíte jakoukoli věc, která se neshoduje s těmito směrnicemi, měli byste přijatou věc vrátit a vysvětlit, že naše zásady nedovolují, abyste si ji ponechali. V případě, že byste vrácením věci porušili místní zvyklosti, projednejte s vedoucím týmu nebo personálním oddělením její darování na dobročinné účely nebo jiné řešení. Nejste-li si jisti, zda nabízený dar, pohoštění nebo jiná výhoda představuje porušení těchto pravidel či lokálních zásad, obraťte se na vedoucího týmu nebo na právní oddělení. Otázka Nabídnu dodavateli drahou vstupenku na světový pohár na účet společnosti Kimberly-Clark a později přijmu od stejného dodavatele ještě dražší vstupenku na olympijské hry. Není to snad v pořádku? Odpověď Ne. Obojí je špatné. Nesmíte nabízet dodavatelům drahé dárky. A že jste drahý dárek dali, neznamená, že můžete později přijmout dárek ještě dražší. Otázka Dodavatel, který by chtěl uzavřít obchod se společností Kimberly-Clark, mě nejméně dvakrát měsíčně zve na oběd. Je to v pořádku? Odpověď To závisí na okolnostech. Přijetí pozvání na oběd je v pořádku, pokud se chcete sejít obchodně, ale časté obědy nebo přehnaně nákladná jídla mohou vytvořit zdání střetu zájmů. Pokud vás dodavatel stále zve na oběd, poraďte se s vedoucím týmu. Informujte dodavatele o kodexu a s dodavateli se scházejte na oběd pouze příležitostně. Otázka Dodavatel mi nabídl, že mi domů přiveze přebytečný vyřazený materiál z dokončeného projektu. Projekt je dokončený a společnost Kimberly-Clark by vyřazený materiál stejně vyhodila. Je to v pořádku? Odpověď Ne. Nepřijímejte položky od dodavatelů společnosti Kimberly-Clark k osobnímu použití. 25 Poskytování darů, pohoštění nebo výhod Zavazujeme se získávat obchody na základě špičkových funkcí a přínosných vlastností a kvality našich produktů a služeb. Nabízení darů, pohoštění a jiných výhod za účelem získání nebo udržení obchodu je neetické a může být nezákonné. Existují však příležitosti, kdy je poskytnutí skromného dárku či pohoštění obchodnímu kontaktu přijatelné, protože se tak buduje či udržuje obchodní vztah a přátelství. Je třeba to ale dělat jen v nezbytném rozsahu. Obecně platí: •Neposkytujte dary, pohoštění a jiné výhody stejné osobě nebo společnosti častěji než jen příležitostně. • Omezte poskytování darů, pohoštění a výhod na rozumnou úroveň, vhodnou pro dané okolnosti. • Neposkytujte dary, pohoštění a výhody, pokud byste si tak chtěli druhou osobu zavázat k uzavření obchodu se společností Kimberly-Clark. • Neposkytujte dary a pohoštění, které by mohly narušit náš závazek vzájemného respektu. • Ujistěte se, zda neporušujete zásady pro poskytování darů a pohoštění platné v druhé společnosti. • Nikdy nedarujte peníze v hotovosti, šeky, poštovní poukázky, dárkové certifikáty, poukazy, půjčky či jiné druhy peněžních hodnot ani jejich ekvivalenty. • Zajistěte, abyste jednali v souladu s místními zásadami platnými ve vašem regionu/zemi. TIP PRO SPRÁVNÉ CHOVÁNÍ Přijímání drahých darů od dodavatele, v jednom případě porcelánu za 9 000 Kč, bylo důvodem k ukončení pracovního poměru. 26 DARY, POHOŠTĚNÍ A VÝHODY PRO VLÁDNÍ ÚŘEDNÍKY Téměř všechny země mají zákony proti podplácení a korupci. Mimo to se mohou protikorupční zákony některých zemí vztahovat nejen na jednání zaměstnanců společnosti Kimberly-Clark v těchto zemích, ale také na jednání dceřiných společností Kimberly-Clark a dalších subjektů jednajících jménem společnosti KimberlyClark nebo v její prospěch v zahraničí. Porušení těchto protikorupčních zákonů by mohlo společnost vystavit přísným trestům a významně poškodit naši dobrou pověst před veřejností. Nesmíte přímo či nepřímo nabízet, slibovat nebo poskytnout jakékoli hodnotné věci, bez ohledu na množství, za účelem vyvolání nebo ovlivnění oficiálního vládního rozhodnutí nebo zajištění nepatřičné výhody. K příkladům zakázaných plateb patří hotovostní dary, jídlo, pohoštění, obchodní příležitosti, produkty společnosti, nabídky zaměstnání, příspěvky charitativním organizacím a další. Mimo to nesmíte vládním úředníkům poskytovat žádné zvýhodněné či uspíšené platby. Všechny tyto aktivity by mohly být považovány za úplatkářství nebo korupci. Pokud lze daného vládního úředníka považovat za odborného pracovníka ve zdravotnictví, platí při jednání s takovou osobou ještě přísnější pravidla. Nedávejte ani nepřijímejte úplatky a ostatním v tom zamezte. Právní oddělení vás může poučit o tom, co je na základě zákona či tohoto kodexu zakázáno. Společnost Kimberly-Clark přijala také několik předpisů, které obsahují další doporučení. Další informace získáte v následujících dokumentech: Zásady pro střet zájmů, dary a sdělování důvěrných informací; Pokyny k zásadám pro střet zájmů, dary a sdělování důvěrných informací; Protikorupční zásady; Pokyny k podnikovým protikorupčním zásadám; Zdravotní směrnice pro spolupráci s odbornými pracovníky ve zdravotnictví. Otázka Kdo je vládní úředník? Odpověď Vládní úředník je zaměstnanec vlády, státem řízeného podniku nebo politické strany. Jedná se například o funkcionáře, inspektory životního prostředí a zdraví, celní úředníky, pracovníky pošty, členy legislativního orgánu a zaměstnance státních nemocnic. Otázka Jediný způsob, jakým mohu získat včas vízum pro obchodní cestu do jiné země, je poskytnout úředníkovi ambasády dané země příplatek. Mohu to udělat? Odpověď Ne. Takové platby jsou ve většině zemí zakázány zákonem a společnost nedovoluje provádět takové platby v jakékoli zemi. Otázka Do našeho závodu přijede starosta města, který se zúčastní slavnostního položení základního kamene nové budovy. Smím mu dát dárkovou tašku se vzorky výrobků? Odpověď To závisí na okolnostech. Místní zákony a etické kodexy mnohým místním úředníkům zakazují přijímat jakékoli dary, ať už jakkoli malé. Americký zákon o zahraničních korupčních praktikách (U.S. Foreign Corrupt Practices Act) zakazuje dary státním úředníkům, pokud je účelem daru ovlivnění nějakého rozhodnutí. Vzhledem k tomu, že se jedná o komplikovanou oblast a tresty mohou být tvrdé, měli byste se před nabízením jakýchkoli darů vládním úředníkům obrátit na právní oddělení. Otázka Bylo mi řečeno, že musím při odbavení našich produktů na celnici zaplatit celnímu úředníkovi něco navíc. Mohu to udělat? Odpověď Ne. Takové platby jsou ve většině zemí za všech okolností zakázány zákonem a společnost zakazuje provádět takové platby v jakékoli zemi. 27 UCHOVÁVÁNÍ ZÁZNAMŮ Zavazujeme se pořizovat podnikové záznamy, které přesně a poctivě prezentují naše aktivity a transakce, a poté tyto záznamy uchovávat po dobu vyžadovanou podle zákona nebo podle našich plánů uchovávání záznamů. Plány uchovávání záznamů jsou uvedeny na webu správy podnikových záznamů Corporate Record Administration. Podnikové záznamy jsou například: • Smlouvy. • Faktury. • Záznamy o zaměstnání. • Vyúčtování výdajů. • Laboratorní zápisníky. Otázka V našich zásadách uchovávání záznamů je uvedeno, že bychom měli uchovávat e-maily pouze po určitou dobu, ale já bych si chtěl všechny své e-maily přesunout na USB úložiště a nechat si je napořád. Nezabírá to místo na úložišti společnosti Kimberly-Clark. Není to v pořádku, jestliže vím, že budu potřebovat některé své e-maily po uplynutí doby na uchování? Odpověď Ne. Všichni z nás mají povinnost likvidovat záznamy, jako jsou e-maily, když už dále nejsme povinni je uchovávat ze zákona nebo na základě našich plánů uchovávání záznamů. • Dovozní/vývozní dokumentace. • Zprávy o výrobě a produkci. • Záznamy o jakosti. • Výzkumné a vývojové testy. • Záznamy o životním prostředí. • Sestavy prodejní činnosti. Společnost má předpisy vyžadované platnými zákony, které se týkají řádné správy, údržby a uchovávání záznamů. Tyto předpisy je každý z nás povinen dodržovat. Znamená to, že záznamy musí být pravdivé a přesné, musí být vedeny a zpřístupněny osobám, které je potřebují k práci, a po uplynutí doby jejich povinného uchování podle zákona nebo doby vyžadované našimi plány uchovávání záznamů musí být řádně zlikvidovány. 28 FINANČNÍ VÝKAZNICTVÍ Společnost Kimberly-Clark se zavázala odtajňovat finanční informace spravedlivě, přesně a včas. Vykazování finančních informací vyžaduje nejvyšší standard pravdivosti a poctivosti. Poctivost účetních a finančních záznamů společnosti je založena na přesnosti a ucelenosti základních informací, na základě kterých jsou vytvořeny záznamy do účetních knih a účtů společnosti. Škoda způsobená pověsti společnosti a jejím investorům podvodnými a klamnými výkazy může být velmi závažná. Nečestné finanční výkaznictví může vést také k občanskoprávnímu řízení nebo trestnímu stíhání dotyčných jednotlivců a společnosti. Vykazování jakýchkoli falešných nebo klamných informací v interních nebo externích finančních sestavách je přísně zakázáno. Všichni zaměstnanci hrají svou úlohu při zajišťování naší finanční důvěryhodnosti: •Zajistěte, aby byly transakce příslušně autorizovány a řádně a včas zaznamenány. • Náležitě ochraňujte majetek společnosti a pravidelně porovnávejte záznamy o aktivech s vlastními aktivy. • Podávejte či schvalujte k refundaci pouze oprávněné obchodní výdaje. • Dodržujte Corporate Financial Instructions (Podnikové finanční pokyny), abyste zajistili přesnost a spolehlivost účetních záznamů. • Účetní rozhodnutí provádějte na základě účetních norem a zásad společnosti Kimberly-Clark. • Neuvádějte žádná falešná či nepodložená tvrzení či záznamy do účetních knih a záznamů naší společnosti ani v rámci veřejné komunikace či v rámci jakékoli interní nebo externí korespondence. Pokud se dozvíte o jakémkoli opomenutí, falzifikaci či nepřesnosti oznamovaných informací, ihned tuto informaci ohlaste v souladu s dokumentem Protokol o oznamování a eskalaci záležitostí týkajících se Kodex Chování. Další informace získáte v následujících dokumentech: Zásady pořizování, uchovávání a likvidace záznamů; Správa podnikových záznamů; Zásady účetních předpisů a postupů; Podnikové finanční pokyny; Zásady vnitřní kontroly; CFI 27-50 Náhrady výdajů zaměstnanců; Zásady náhrad výdajů; Protikorupční zásady. Otázka Blíží se konec roku a v mém rozpočtu zůstaly peníze. Mohu si předplatit výdaje, o nichž vím, že je budu mít v příštím roce, takže by mohly být použity v letošním rozpočtu? Odpověď Ne. Výdaje musíte zaznamenat v řádném účetním období. Zaúčtujte činnosti v tom roce, kdy se konaly. Pokud potřebujete letos předem zaplatit za činnost, která se bude konat příští rok, požádejte místní finanční tým, aby položku zaznamenal jako předplacený výdaj. Otázka Vedoucí týmu požádal můj tým, abychom odpracovali tolik hodin, kolik bude třeba k dosažení výrobního cíle. Existuje však nepsané pravidlo, že přesčasy jsou zakázány a do časových výkazů lze zadat pouze 40 hodin. Co mám dělat? Odpověď Ohlaste to. V souladu s místními předpisy, zákonem a smlouvou o kolektivním vyjednávání byste vždy měli vykazovat skutečný počet odpracovaných hodin. Pokud váš tým pracuje přesčas, měli byste přesčasy vykazovat přesně. Nemáte-li souhlas k přesčasové práci, měli byste po skončení směny přestat pracovat. Nikdy neodpracovávejte hodiny mimo časový výkaz. Komu klást otázky nebo oznamovat záležitosti Otázka Vedoucí týmu mi přikázala vypracovat nákupní objednávku za 40 000 dolarů, ale má schvalovací oprávnění pouze do výše 20 000 dolarů. Mohu požadavek rozdělit na dvě nákupní objednávky, aby nebylo nutné žádat o schválení na vyšší úrovni? Odpověď Ne. Vypracujte nákupní objednávku v hodnotě 40 000 dolarů a vyžádejte si potřebná schválení. Pokud je vám nepříjemné odporovat vedoucí(mu) týmu, oznamte případ právnímu oddělení nebo na linku Kodex Chování. Komu klást otázky nebo oznamovat záležitosti 29 PREVENCE PODVODNÉHO JEDNÁNÍ Všechny podvodné činnosti jsou přísně zakázány. Společnost Kimberly-Clark očekává, že zaměstnanci: •Budou poctivě a čestně jednat při práci s materiály, financemi a systémy finančního výkaznictví společnosti. • Zabrání podvodnému jednání, odhalí a oznámí jej. Otázka Zákazník mě požádal, abych zaznamenal odbyt do tohoto měsíce za dodávky, které budeme dělat příští měsíc. Co mám dělat? Odpověď •Krádež hotovosti, zásob, produktu nebo jiného majetku. Nedělejte to. Může to mít vliv na naše finanční výsledky a jde o podvod. Promluvte si o tom s vedoucím týmu, aby věděl(a) o obtížích, se kterými se v případě tohoto zákazníka potýkáte. • Využití fondů společnosti k nákupu vybavení, zásob či materiálů k osobnímu prospěchu. Otázka O víkendu jsem nechtěně Podvod je například: • Přijetí peněz nebo darů od dodavatelů výměnou za uzavření obchodu se společností Kimberly-Clark. • Předložení falešných nebo klamných žádostí o náhradu výdajů. • Pobírání náhrady za pracovní úraz v době, kdy již úraz netrvá, nebo jím nejste ovlivněni. • Odepsání návratného majetku nebo dobytných pohledávek. použil(a) svoji firemní kreditní kartu k nákupu pohonných hmot do svého osobního auta. Budu mít potíže? Odpověď Ne. Všichni děláme chyby. Nezapomeňte tuto událost uvést v dalším vyúčtování výdajů a poskytnout platbu k pokrytí poplatku. Pokud však jde o opakující se problém, může dojít k disciplinárním postihům. • Užívání majetku společnosti k osobnímu prospěchu. • Zaznamenání prodeje před jeho realizací. • Falšování docházkových lístků nebo časových výkazů. • Zapisování neplatných položek do účetního systému. • Schválení nebo přijetí platby za nepřijaté zboží nebo neposkytnuté služby. • Schválení nebo přijetí platby za neodpracované hodiny nebo nerealizované a nedokumentované výdaje. • Padělání jakéhokoli druhu. 30 Jednat správně: to je cesta společnosti Kimberly-Clark. Četba tohoto kodexu je pouhým začátkem. Očekáváme, že každý bude vždy jednat eticky, legálně a v souladu s tímto kodexem chování. Jednat správně: to je cesta společnosti Kimberly-Clark. Každý z nás zodpovídá za své vlastní dodržování zásad kodexu, za ohlášení podezření na jejich porušení a za spolupráci při podnikovém vyšetřování možného porušení. Za oznámení záležitosti týkající se Kodex Chování v dobré víře nemůžete přijít o zaměstnání či zaměstnanecké výhody ani být přeřazeni na nižší funkci, suspendováni, šikanováni nebo diskriminováni a ani vám nesmí být vyhrožováno. Záměrem kodexu je poskytnutí návodu ke správnému jednání se zákazníky, dodavateli, jinými zaměstnanci, konkurenty a veřejností. Pro případné dotazy nebo pro oznamování porušení kodexu je vám k dispozici řada kontaktů. Viz sekci Komu klást otázky nebo oznamovat záležitosti tohoto kodexu. 31 ČÍSLA LINKY Kodex Chování Země Přístupový kód Číslo pro bezplatné volání Rakousko............................................................. 0800-200-288..................................................................... 800-482-6020 Ekvádor (Andinatel).............................................. 1-999-119............................................................................ 800-482-6020 Ekvádor (Pacifictel).............................................. 1-800-999-119.................................................................... 800-482-6020 Guatemala............................................................ 138-126 nebo 999-91-90.................................................... 800-482-6020 Honduras.............................................................. 800-0123............................................................................. 800-482-6020 Indie...................................................................... 000-117............................................................................... 800-482-6020 Japonsko (KDDI).................................................. 00-539-111.......................................................................... 800-482-6020 Japonsko (Softbank)............................................ 00-665-5111........................................................................ 800-482-6020 Nikaragua............................................................. 1-800-0164......................................................................... 800-482-6020 Paraguay.............................................................. 008-11-800.......................................................................... 800-482-6020 Rusko................................................................... 8^10-800-110-1011............................................................. 800-482-6020 Rusko (Moskva)................................................... 363-2400............................................................................. 800-482-6020 Saúdská Arábie.................................................... 1-800-10............................................................................. 800-482-6020 Turecko................................................................. 0811-288-0001.................................................................... 800-482-6020 Ukrajina................................................................ 8 ^ 100-11........................................................................... 800-482-6020 Venezuela............................................................. 0 800 2255 288................................................................... 800-482-6020 Vietnam................................................................ 1-201-0288......................................................................... 800-482-6020 Znak „^“ zobrazený u některých kódů znamená, že je třeba počkat na druhý oznamovací tón. Země......................................................... Číslo pro bezplatné volání Země......................................................... Číslo pro bezplatné volání Argentina....................................... 0-800-444-3594 Austrálie........................................ 1-800-082-171 Bahrajn.......................................... 8000-4149 Belgie............................................ 0800-7-2974 Bolívie............................................ 800-100420 Brazílie.......................................... 0800-891-4205 Kanada.......................................... 1-800-482-6020 Chile.............................................. 1230-020-5512 Čína (sever)................................... 10-800-711-0649 Čína (jih)........................................ 10-800-110-0590 Kolumbie....................................... 01-800-912-0114 Kostarika....................................... 0-800-011-1094 Česká republika............................. 800-142-323 Dominikánská republika................ 1-800-482-6020 Salvador........................................ 800-6267 Německo....................................... 0800-181-5936 Řecko............................................ 00-800-11-008-3594 Hongkong...................................... 800-903071 Maďarsko...................................... 06-800-18318 Indonésie....................................... 001-803-1-008-3594 Izrael.............................................. 180-941-3594 Itálie............................................... 800-788427 Jamajka......................................... 1-800-482-6020 Korea............................................. 00798-1-1-008-3594 Mexiko........................................... 001-800-482-6020 Nizozemsko................................... 0800-022-0375 Nový Zéland.................................. 0800-450-245 Panama......................................... 01-800-482-6020 Peru............................................... 0800-5-2697 Filipíny........................................... 1-800-1-111-0083 Polsko............................................ 0-0-800-111-1626 Portugalsko................................... 800-811-807 Singapur........................................ 800-110-1537 Jižní Afrika..................................... 0800-980072 Španělsko...................................... 900-97-1068 Švýcarsko...................................... 0800-561-031 Tchaj-wan...................................... 00-801-10-4085 Thajsko.......................................... 001-800-11-008-3594 Trinidad a Tobago.......................... 1-800-482-6020 Velká Británie................................ 0-0808-234-7569 Uruguay......................................... 000-411-008-3594 Malajsie......................................... 1-800-81-2478 Jak vytočit čísla s přístupovým kódem 1. Vytočte přístupový kód. 2. Počkejte na tón nebo pokyny. 3. Vytočte číslo pro bezplatné volání. Pokud není vaše země uvedena na seznamu, použijte webový záznamový formulář, který naleznete zde: https://iwf.tnwgrc.com 32 „Každodenním správným jednáním a dodržováním Kodex Chování můžete přispět k budování pozitivního a produktivního pracoviště. To je přesně ten typ pracoviště, který si všichni zasloužíme.“ - Thomas J. Falk Předseda představenstva a generální ředitel ® Registrovaná ochranná známka a *ochranná známka společnosti Kimberly-Clark Worldwide, Inc. Neenah, WI 54956. © 2014 KCWW Formulář č.: COC0001 www.kimbery-clark.com 33
