archív dokumentů

ARCHÍV DOKUMENTŮ
uživatelská dokumentace
1. Účel.
Archív dokumentů je nadstandardním doplňkem aplikace Nugget v prostředí
Windows. Slouží k archivaci dokumentů různého typu (naskenovaných ale i jiných),
vztažených k zaměstnancům a uchazečům v databázi Nuggetu.
Dokumenty se ukládají přímo z klientského počítače tak; že jsou před uložením
rozděleny na elementy, šifrovány a nakonec komprimovány (na serveru se v původní
podobě ani na okamžik nevyskytnou) .
S archivovanými dokumenty je možno provádět pouze následující operace:
- přesun do databáze (import)
- extrahování z databáze (export)
- změna atributů.
- zrušení
Operace lze provádět s dokumenty individuálně nebo hromadně.
Také je možné si vytvořit Rejstřík dokumentů v databázi a Protokol změn dokumentů
(viz dále „Hromadné funkce“).
Abychom vyhověli potřebám uživatelů, kteří si dokumenty ukládají do souborů (.ARJ,
.ZIP, .RAR, .7Z) případně chráněných heslem, umožňujeme tyto soubory v archivu
dokumentů také archivovat.
Pojem „Dokumenty“ používaný dále zahrnuje tudíž i tyto soubory.
2. Přístup k dokumentům, autorizace.
K archívu lze přistupovat buď hromadně (systémová ikona na hlavním okně), anebo
individuálně (tlačítko DOKUMENTY v aktualizaci základního souboru zaměstnance
či uchazeče. Přitom v servisním programu lze odděleně nastavit autorizace na
dosavadní generované wordovské dokumenty a archívní dokumenty.
Navíc lze zvlášť nastavit autorizaci na rušení dokumentů (zde aut. „1“ umožňuje
rušení pouze v individuální aktualizaci, aut. „2“ i hromadné rušení).
Přístup k archívnímu dokumentu podléhá samozřejmě také autorizaci na zaměstnance
a navíc zde existuje autorizace na subsystém (M/P/R – Mzdy/Personalistika/Řízení
lidských zdrojů).
Záleží na tom,v jakém subsystému byl dokument nahrán.
M-dokument smí zrušit či aktualizovat pouze M-uživatel, P-dokument pouze
P-uživatel atd.
Ale M-uživatel jej může zpřístupnit P-uživateli k prohlížení (exportu) a naopak.
Zvláštní možnost má R-uživatel, který může rozhodnout, že konkrétní dokumenty
uchazeče se automaticky převedou k P-uživateli při spuštění funkce „Převzetí
uchazeče do pracovního poměru“.
3. Atributy dokumentů.
Každý importovaný dokument je uložen s atributy stálými (velikost, datum a čas
vzniku, přípona, datum a čas importu, uživatel, subsystém) a s atributy
aktualizovatelnými, především:
- přístup z druhého subsystému
- typ dokumentu
- číslo dokumentu
- název dokumentu
-1-
(podrobněji viz bod „Import dokumentů“)
Poznámka k terminologii:
Typem dokumentu rozumíme uživatelem definované pojmenování, které je v souladu
s uživatelským číselníkem Nuggetu TYPAD = „Typ archivního dokumentu“.
Příponou nazýváme položku „Typ souboru“ dle terminologie Windows (např. .PDF,
.JPG, .TXT, .XLS, .DOC, .ARJ atd.).
4. Typy dokumentů, velikosti dokumentů a velikost archívu.
Jelikož vždy je možno zaplnit jakýkoliv prostor na disku, systém hlídá jak velikost
jednotlivých dokumentů, tak celkovou velikost archívu.
Pokud se týká skenování, doporučujeme výhradně formát .PDF s „rozumným“
stupněm rozlišení a s možností ochrany heslem pro obzvlášť citlivé dokumenty.
Jde o to mít v archívu „ještě čitelné“ dokumenty a nikoliv barevné fotografie
v nejvyšším rozlišení, které rychle zaplní disk na serveru.
Naše zkušenost říká, že hustota 150 dpi je dostatečná i pro ty nejmenší typy písmen.
Pro většinu dokumentů postačuje hustota podstatně menší.
Pro standardní nastavení platí:
1 MB - je omezení maximální velikosti platné pro jednotlivé dokumenty s příponou
.PDF, .JPG, .DOC, .DOCX, .XLS, .XLSX, .ARJ, .ZIP, .RAR, .7Z, .TXT
1 GB - je omezení maximální velikosti celého archívu.
Nastavení limitů přizpůsobíme individuálním požadavkům zákazníka přímo
v programu.
Maximální možné limity jsou 10 MB pro dokument a 10 000 GB pro archív.
Jsme schopni a ochotni rozšířit i typy jednotlivých archivovaných dokumentů
uvedených výše.
Velikost databáze se dá určit pouze přibližně:
průměrná velikost dokumentu násobená počtem dokumentů; řádově ještě jednotky
procent navíc zaberou přístupové klíče a indexy, na druhou stranu nějaké procento se
ušetří komprimací (záleží na typu dokumentu).
5. Import dokumentů
Dokumenty lze importovat do databáze buď hromadně (pro více zaměstnanců) anebo
individuálně (pro jednoho zaměstnance).
U hromadného importu (bod A.) je nutno dodržet Normovaný tvar jména
dokumentu, neboť hromadný import probíhá automaticky, bez zásahu uživatele.
Dokumenty s jiným než normovaným názvem se při importu ignorují.
U individuálního importu (bod B.) lze použít Normovaný tvar jména dokumentu,
ale i název méně formální, neboť u individuálního importu může řadu údajů při
importu zadat nebo změnit uživatel.
A. Název dokumentu pro hromadný import je vždy v normovaném tvaru
NORMOVANÝ TVAR JMÉNA DOKUMENTU:
NNNNNNN[.P][x][TTTTT][-RRR…][#CCC…][_ZZZ…].AAAA
Kde povinné údaje jsou 3:
-2-
NNNNNNN = 1 až 7 číslic osobního čísla zaměstnance či uchazeče
TTTTT
= typ dokumentu
Nesmí začínat znakem x a nesmí obsahovat znaky # a _.
Je kontrolován na uživatelský číselník TYPAD – Typ archívního
dokumentu (viz obr.1).
OBR 1.
Typ dokumentu se nemusí uvádět v jediném případě, pokud v číselníku existuje
položka „prázdný typ dokumentu“ (mezery se nezadávají)
.AAAA
= přípona, např. .pdf, .jpg a pod.
Následující údaje jsou nepovinné:
.P
pouze
= číslo souběžného pracovního poměru (dokument bude přiřazen
k zadanému PP)
x, X
= znak „x“ nebo „X“ - exkluzivita subsystému
tj M-DOKUMENT nebude dosažitelný v PERS., P-DOKUMENT
nebude dosažitelný ve MZDY, a R-dokument se nebude přebírat do
PERS při nástupu uchazeče
-RRRR …
= pomlčka plus libovolný počet znaků pro rozlišení jinak stejného
jména dokumentu
Tyto znaky se do databáze nepřebírají, jsou zapomenuty po
Importu
-3-
#CCC…
= znak # plus 1 až 20 znaků čísla dokumentu
_ZZZ…
= znak _ plus 1 až 50 znaků doplňujícího názvu dokumentu
Při nadefinování typů archívních dokumentů z obr. 1 lze osobnímu číslu 327
hromadně nahrát dokumenty s těmito názvy:
327.jpg
… nespecifikovaný typ dokumentu
327TR.pdf
… výpis z trestního rejstříku
327NESCH-1.pdf
… neschopenka první díl
327NESCH-2.pdf
… neschopenka druhý díl
327.2xNESCH_z 20.3.2015.jpg
… neschopenka pouze k pracovnímu poměru 2,
nedostupná personalistům (nahrává-li ji
mzdová účtárna s doplňujícím názvem)
327xCV.pdf
… životopis pouze pro personalisty (nahrává-li
personalista)
327xPPUJ#555-12-x7_bydlení.pdf … podniková půjčka s číslem dokumentu a
doplň. názvem, nepřístupný z druhého
subsystému.
B. Název dokumentu pro individuální import
Lze použít NORMOVANÝ NÁZEV DOKUMENTU.
Výhodou je kontrola na osobní číslo (dokument nepřiřadíme omylem jinému
zaměstnanci).
Lze ale použít jakýkoliv jiný název dokumentu, který nezačíná číslicí a obsahuje
povinně příponu (viz obr. 2)
např.
Karlův životopis.jpg
Maruščino vysvědčení.pdf
To je možné proto, že při individuálním importu se potvrzuje dohrání každého
dokumentu a všechny aktualizovatelné atributy včetně typu dokumentu lze zadat až
v tomto okamžiku.
OBR 2
-4-
6. Adresáře pro import a export dokumentů
Všechny exporty z archívu (dokumenty, adresář dokumentů, protokol změn, protokol
chyb) se provádějí do adresáře DOKUMENTY, který bude podadresářem
standardního pracovního adresáře.
Všechny importy dokumentů se budou provádět z dalšího podadresáře IMPORT.
Standardně např.
pro CLIENT-SETVER adresář klienta:
….\NUGGETSW\MZDYPRGC\MZDY001\DOKUMENTY
….\NUGGETSW\MZDYPRGC\MZDY001\DOKUMENTY\IMPORT
a
pro SINGLE verzi:
…\NUGGETSW\MZDYPRG\MZDY001\QTEMP\<uživatel>\DOKUMENTY a
…\NUGGETSW\MZDYPRG\MZDY001\QTEMP\<uživatel>\DOKUMENTY\IMPO
RT
7. Export dokumentů
Ze seznamu dokumentů v aktualizaci zaměstnance či uchazeče se vyberou dokumenty
k exportu a stiskne tlačítko EXPORT (viz obr. 3)
OBR 3.
Po exportu budete automaticky přepnuti do adresáře DOKUMENTY a můžete
exportované dokumenty prohlížet (double-click) tisknout, přeposlat apod.
-5-
8. Aktualizace atributů
Všechny aktualizovatelné atributy lze i po dohrání do archívu změnit (viz. obr 4).
OBR 4.
9. Hromadné funkce (viz obr. 5)
OBR 5.
Pro hromadné funkce lze zadat filtr na osobní čísla, typ dokumentu, datum
intervalem Od - Do.
-6-
Je třeba si uvědomit, že tyto datumy u všech hromadných funkcí, týkajících se
dokumentů, znamenají datumy vzniku dokumentu a nemají žádnou vazbu na datum,
kdy byl dokument importován do Nuggetu.
Naproti tomu datumy u funkce Výpis z protokolu změn znamenají datumy, kdy byly
příslušné změny v Nuggetu provedeny.
Protokoly z funkce Import nových dokumentů, Rejstřík uložených dokumentů i Výpis
z protokolu změn se ukládají do adresáře DOKUMENTY.
10. Rušení dokumentů
Kvůli maximální bezpečnosti archívu se při funkci rušení dokumenty pouze
znepřístupní. K fyzickému vymazání dokumentů dojde až při vyvolání funkce
„REORGANIZACE ARCHÍVU“ v servisním programu, kdy také dojde k uvolnění
prostoru v archívu po zrušených dokumentech.
Doporučení pro správce systému:
Mějte pod kontrolou funkci 6. Vymazání dokumentů z archívu u Hromadné práce
s dokumenty např. tím, že autorizaci na rušení dokumentů nastavíte všem uživatelům
= 1 (nelze při absolutní autorizaci na údaje) a = 2 nastavíte důvěryhodnému uživateli
pouze v případě, že bude skutečně hromadný výmaz dokumentů zapotřebí.
11. Parametrizace.
Pro maximální bezpečnosti archívu a možnost řešení případných reklamací vyžaduje
Nugget kontrolu nad parametry a proto se všechny parametry pro každého zákazníka
ukládají do programu.
Jsou to seznamy povolených typů dokumentů (přípon) a jejich povolených velikostí
(max. 10 MB, pro každou příponu lze nastavit jinou velikost) a maximální velikost
archívu (max. 10 000 GB).
Pozdější úpravy parametrů na vyžádání jsou možné a tyto nebudou zvlášť
zpoplatněny.
Pro vybrané zákazníky je třeba nastavit také sdílení archívu nad více databázemi
(MZDY001, MZDY002,…). Jedná se o zákazníky, kteří mají databázi rozdělenou,
přitom dodržují unikátnost osobních čísel a mají k dispozici i funkci „přesun mezi
knihovnami“. V tomto případě neuvažujeme kopírování a zmnožení dokumentů mezi
databázemi a dáváme přednost výhradně sdílenému archívu.
Nugget SW, 10.4.2015
-7-