HOTEL TIME as - Česká asociace Wellness

v
HOTEL TIME a.s.
Představení služeb a společnosti
Obsah
Obsah .................................................................................................................. 02
Představení společnosti ..................................................................................... 03
Nabídka produktů a služeb ................................................................................ 04
Zapojení systému ............................................................................................... 06
Cena systému ………………. .................................................................................. 07
Technické parametry ......................................................................................... 09
Propojení s ostatními systémy .......................................................................... 10
Zákaznická podpora a demoverze ..................................................................... 11
Kontaktní údaje ................................................................................................. 12
2
Představení společnosti
Společnost HOTEL TIME, a.s. byla založena v roce
2002 základním kapitálem 3 mil. Kč několika soukromými
osobami za účelem vytvoření a provozování moderního hotelového informačního a rezervačního systému s
důrazem na využití internetu jako nového obchodního kanálu. Za vznikem společnosti a systému stála nejen
vlastní zkušenost zakladatele společnosti s vedením vlastního ubytovacího zařízení, ale také regionální
informační kancelář, která od počátku systém HotelTime využívala pro zefektivnění komunikace s turisty a
ubytovacími zařízeními. Velmi záhy po vzniku systému se také začaly ukazovat vysoké přednosti systému v
oblasti managementu vzhledem k možnosti kontroly dat, zaměstnanců a chodu hotelu prakticky odkudkoliv.
Zároveň také výhody plynoucí z úspor jinak nutných investic ze strany ubytovacích zařízení do hardwarové
infrastruktury a její správy.
Společnost od roku
2002
neustále investovala a investuje do vývoje softwaru vzhledem k aktuálním
požadavkům zákazníků i aktuálnímu vývoji v hotelové oblasti. Za účelem vývoje nových technologií systému
HotelTime a sledování současných trendů se zástupci společnosti HOTEL TIME, a.s. pravidelně účastní
mezinárodních IT konferencí například Tech days v Paříži. Díky tomu je nyní systém již ve své třetí verzi a
obsahuje on-line spojení s internetovými rezervačními systémy nebo podrobný modul pro rezervaci dalších
služeb, jako jsou wellness nebo konferenční prostory.
Od roku 2005 licencuje společnost také modifikace software HotelTime pro jiné než hotelové provozy, jako je
například společnost poskytující masáže. HotelTime lze použít i pro informační centra, která prodávají volné
kapacity ubytovacích zařízení využívajících systém HotelTime.
V roce
2009
společnost HOTEL TIME, a.s. propojila systém s mezinárodním rezervačním portálem
Expedia.com/Hotels.com. V tomtéž roce společnost HOTEL TIME, a.s. vyhrála výběrové řízení vypsané Zlínským
krajem na dodání hotelového systému pro ubytovací zařízení a společně s Centrálou Cestovního Ruchu východní Moravy tak propojila ubytovatele na východní Moravě online.
V roce
2010 uvedla společnost na trh verzi svého recepčního hotelového softwaru HotelTime uzpůsobenou
pro provoz v rámci hotelových řetězců.
V roce
2011
společnost uvádí na trh svůj nejnovější produkt, pokladní a skladový systém Vento a spolu
s rezervačním a hotelovým systémem HotelTime a systémem WellnessTime pro wellness a sportovní zařízení
doplňuje tak komplexní softwarovou platformu.
HOTEL TIME, a.s. je garantovaným dodavatelem Asociace hotelů a restaurací České republiky a členem České
Asociace Wellness
3
Nabídka produktů a služeb
Hotelový a rezervační systém pro ubytovací zařízení
-
HotelTime FULL - Komplexní hotelový a rezervační systém vhodný pro všechny typy ubytovacích
zařízení.
-
HotelTime LITE - Limitovaný hotelový systém, vhodný pro chaty, malé pensiony do 10 pokojů a
ubytování v soukromí.
-
HotelTime Multi-property Solution - Centrální hotelový systém pro více ubytovacích zařízení,
vhodný pro hotelové řetězce.
Pokladní a skladový systém pro bary a restaurace
-
Vento - Pokladní a skladový systém pro všechny typy barů a restaurací a dalších gastronomických
zařízení. Systém je plně internetový a obsahuje kromě kasy - tedy pokladní části i administrační
část a kompletní skladové hospodářství.
Systém pro wellness a sportovní zařízení
-
WellnessTime - Komplexní rezervační systém pro wellnessy, spa, beauty salony, masážní salony,
sportoviště a jiná zařízení. Systém je plně internetový a obsahuje především kompletní část pro
recepci, manažerský reporting, fakturaci i on-line modul pro rezervace a prodej certifikátů.
4
Nabídka produktů a služeb
Ostatní produkty
-
Expedia Quick Connect - Obousměrný interface (propojení) systému HotelTime s mezinárodním
ubytovacím portálem Expedia.com
-
Online formulář na webové stránky - On-line rezervační formulář na webové stránky (v rámci
systému HotelTime ve verzi FULL i LITE je automaticky součástí systému bez provize, lze však po
individuální dohodě pořídit i samostatně).
-
Vývoj vlastních modulů a aplikací - Možnost objednat si vývoj preferovaného modulu či
aplikace např. pro iPhone, CRM, apod.
-
Vývoj a úpravy webů a portálů - Možnost objednat si vytvoření a vývoj webových stránek a
portálů.
-
Doplňkové služby - Grafické úpravy (CSS kaskádové styly), SEO a internetový marketing,
hotelové a manažerské konzultace.
5
Zapojení systému
Zapojení systému - instalace
Důležitou součástí pořízení jakéhokoliv systému je vyřešení otázky zapojení systému do provozu. Naší hlavní
předností je jednoduché zapojení systému protože:
-
Odpadají instalační komplikace, systém je plně on-line
Odpadají nároky na hardware, stačí běžné internetové připojení
Odpadá časová náročnost, pro nastavení systému stačí vyplnit dotazník
Odpadá finanční náročnost při pořízení, za systém se platí měsíčně
Odpadá zdlouhavý proces zaškolení uživatelů, obvykle stačí 2-3 hodiny
Standardně funguje například u systému HotelTime celý proces od rozhodnutí pořídit si systém do spuštění
systému od 1 dne do cca 30 dní, záleží při tom především na velikosti ubytovacího zařízení (od 1 do 130
pokojů), struktuře provozu a požadavcích zákazníka. U hotelových řetězců a větších zákazníků (nad 130 pokojů)
probíhá v úvodu navíc organizační schůzka, kde se stanoví podrobný implementační plán, který definuje a
systematicky řeší zapojení v krátkodobém a dlouhodobém horizontu. Postup je tedy vždy v tomto případě
individuální dle oboustranné dohody. Pro systém WellnessTime platí stejné podmínky jako pro systém
HotelTime, pro zapojení hraje roli počet místností, terapeutů a další specifikace klienta. U systému Vento se při
zapojení vychází z počtu lokalit, zda jde o software nebo i hardware a další specifikaci provozu klienta.
V případě instalace na místě je předpokládaná doba zapojení cca 1 – 2 dny u zákazníka. v případě, že klient
zakoupí pouze software, lze vyřešit zapojení na dálku tzv. instalačním balíčkem. Další postup včetně školení,
nastavení systému apod. se stanovuje na základě dohody mezi dodavatelem a zákazníkem. Příklad
standardního procesu zapojení vypadá takto:
Obchodní část
-
Uzavření licenční smlouvy
Zaplacení zálohy na systém
Předání dotazníku zákazníkovi na vyplnění pro přípravu systému
Předání kontaktů na oddělení zákaznické podpory
Zákaznická část
-
Schůzka s vedením, projednání priorit, seznámení s provozem, plán zapojení a školení
Nastavení systému dle dotazníku
Úvodní školení
Předání přístupových hesel
Asistence při spuštění ostrého provozu na vyžádání dle dohody
Zákaznická podpora uživatelů telefonicky a emailem
6
Cena systému
Pořizovací náklady
Při pořizování systému HotelTime a WellnessTime neexistují žádné vstupní náklady. Instalace a nastavení
systému je bezplatné, stejně jako proškolení uživatelů včetně recepce. Systém je placen formou měsíční
licence, jejíž velikost je úměrná velikosti hotelu nebo sportoviště a která zahrnuje i nadstandardní řadu služeb,
především pak uživatelskou podporu telefonicky či emailem nebo automatické spouštění aktualizovaných verzí
systému včetně úprav, týkající se změn legislativy. Podstatnou výhodou systému je také absence poplatků
(provizí) z rezervací realizovaných prostřednictvím on-line rezervačního systému HotelTime a WellnessTime
z vlastních webových stránek.
Díky využití internetu odpadají další náklady, jako jsou investice do vlastního hardware (serveru) v budově
anebo jeho spravování IT technikem, pravidelné zálohování dat a jejich bezpečnost. Instalace a nastavení
systému je bezplatné, stejně jako proškolení uživatelů včetně recepce.
Cena za licenci je kalkulována vždy individuálně a na základě zakoupené verze a podmínek uvedených ve
smlouvě. Výsledkem jednání je vždy fixní měsíční poplatek, který je fakturován měsíčně. Výše poplatku je
kalkulována u systémů takto:
HotelTime - podle verze systému a počtu pokojů ubytovacího zařízení
WellnessTime - dle počtu místností a počtu terapeutů.
Vento - dle verze systému a počtu lokalit. U systému Vento je navíc účtován instalační poplatek v případě, že
dochází k instalaci kasy na místě u zákazníka.
Měsíční poplatek tedy obsahuje vždy dvě části (instalace a měsíční licenční poplatek).
Instalace
Cena za instalaci systému HotelTime a WellnessTime činí 0,– Kč (nebude účtováno). Instalací se rozumí
především následující body:
-
Kompletní nastavení ubytovacího zařízení dle požadavků klienta a jeho obchodních podmínek v
rámci systému, předání přístupových kódů, konzultace o možnostech využití systému a on-line
funkcí
-
Instalace a konfigurace případných interfaců (s výjimkou software třetích stran)
Odborný dohled při nasazování systému po dohodě obou stran
7
Cena systému
Měsíční licenční poplatek
Měsíční poplatek je konečný, cena je fixně stanovena v licenční smlouvě a nepodléhá inflaci. Cena za systém
HotelTime se počítá dle počtu pokojů, pohybuje se od cca 1 000,– Kč bez DPH u malých ubytovacích zařízení, u
systému WellnessTime od cca 2 500,- Kč bez DPH dle počtu sportovišť,.a u systému Vento cca od 1 500, - Kč bez
dph dle počtu lokalit. Cena obsahuje kromě licence i:
-
Provoz a servis softwaru
Veškeré moduly softwaru dle zakoupené verze
Školení na místě dle dohody a potřeby, telefonickou a e-mailovou podporu při využívání systému
Uživatelská hotline k dispozici 7 dní v týdnu
Veškeré upgrady (nové verze) systému včetně případných budoucích interfaců a modulů
Na přání Vám rádi připravíme cenovou nabídku na míru!
8
Technické parametry
Hardware a internet
Z technického hlediska jsou všechny systémy provozovány na hardwarové infrastruktuře společnosti HotelTime,
není tedy nutné provádět jakékoliv investice do hardwarového nebo navazujícího softwarového vybavení jako
je nákup nových nebo posilování stávajících počítačů-serverů či nových operačních systémů, databázových
serverů a podobně. U systému Vento je doporučujeme pořízení kasy, administrativní část běží internetově a
využívá tedy stejných výhod jako ostatní systémy. K provozu systému je potřeba pouze běžné PC a připojení k
Internetu. Z hlediska hotelu postačí standardní připojení (např. aDSL linka), doporučuje se mít k dispozici
alternativní zdroj připojení (WiFi, telefonní linka, GPRS), nejlépe bez měsíčních paušálů. Systém HotelTime i
WellnessTime je také možné využívat na počítačích Apple MAC, alternativně na zařízeních jako jsou např. Apple
iPhone, iPad nebo přes chytré telefony se systémem Windows Mobile a telefony se systémem Android.
Hardwarová infrastruktura je umístěna v hostingovém centru společnosti Casablanca na adrese Vinohradská
184, Praha 3. Společnost HOTEL TIME, a.s. disponuje vlastními značkovými servery Dell (hlavní databázový
server v konfiguraci Dell PowerEdge R710 - 2xQuad Core Xeon E5530 2.4GHz, 8M Cache, 5.86 GT/s QPI, Turbo;
32GB RAM 1066MHz; 6x 450GB HDD SAS 15k rpm - RAID5; High Output Redundant Power Supply - 2 PSU 870W). Správa serverů je prováděna pomocí vlastních zaměstnanců a kromě limitovaného elektronického
přístupu je i osobní přístup podmíněn přístupem pomocí čipových karet, osobních dokladů a vlastnictví
bezpečnostního klíče.
Záloha systému a zabezpečení
Hardware je několikrát jištěn (duplicitní servery, náhradní zdroje elektrické energie včetně diesel agregátů, 24h
ostraha). Zálohování dat probíhá každých 30 minut a data jsou přenášena i na náhradní servery v jiné
geografické lokalitě. Pomocí náhradních serverů je možné obnovit provoz v případě výpadku přístupu do hlavní
budovy během několika desítek minut. Uživatelská komunikace se serverem probíhá šifrovaně pomocí
protokolu SSL, který společnost HotelTime zakoupila u společnosti Thawte a pravidelně ho obnovuje.
9
Propojení s ostatními systémy
Propojení systémů
S propojením systému HotelTime s jinými softwary máme bohaté zkušenosti. Samotnému propojení obvykle
předchází schůzka, kde je definováno přesné zadání přenosů za účasti dodavatelů softwarů, které budou
propojeny a zákazníka. Specifikace jednotlivých přenosů jsou pak přílohou licenční smlouvy a jsou předmětem
fakturace v rámci obchodní dohody. Po uzavření smluvních ujednání se přenos dat řeší technicky. Doba od
závazné objednávky přenosů po ostré spuštění je individuální a závislá na koordinaci všech zúčastněných stran.
Automaticky považujeme za součást propojování s jiným softwarem komunikaci s dodavatelem, testování
přenosů a úvodní školení pro ovládání naší části propojení. V případě, že máte vlastní software, který nelze se
systémem propojit, umíme Vám doporučit jiný vhodný software s ohledem na přiměřené náklady a míru
využitelnosti pořizovaného softwaru. Systém HotelTime umíme propojit například se systémy vyvíjenými
společností HOTEL TIME, a.s., tzn. pokladní a skladový systém Vento a systém pro Wellness, spa a sportovní
zařízení WellnessTime, dále pak se systémy třetích stran Allwin, WinTel, EVVA, Saflok, Vision - Vingcard, Onity,
Exakt, Expedia/Hotels.com, Pay TV room base, Byznys, Premier, Pohoda, Optimus Gastro, Septim, Food600,
ČNB a dalšími…
10
Zákaznická podpora
a demoverze
Zákaznická podpora
Pro získání pomoci v rámci používání a funkcí systému HotelTime, Wellnesstime a Vento
můžete využít jak telefonické, tak i e-mailové podpory:
Telefonická podpora - HOTLINE:
+ 420 604 200 006
Telefonická podpora je k dispozici v pracovní dny od 8:00 do 20:00. V sobotu, v neděli a
ve státní svátky je linka HOTLINE otevřena pro Vaše dotazy od 8:30 do 12:30.
E-mailová podpora:
[email protected]
E-mailová podpora je k dispozici v pracovní dny od pondělí do pátku od 8:00 do 17:30. Po obdržení Vaší zprávy
mimo uvedené časy bude zpráva automaticky zaregistrována a odpovíme Vám v nejbližším možném termínu.
Školení
Součástí systémů je i školení uživatelů systému. Provádíme profesionální školení jak pro skupiny, tak pro
jednotlivce. Úvodní školení systému je zdarma, školení nad rámec licenční smlouvy jsou zpoplatněny.
Manuály a demoverze
Uživatelské manuály jsou k dispozici uživatelům přímo v systému nebo je možné získat na vyžádání přes
oddělení zákaznické podpory. Uživatelům je dále k dispozici 24 hodin denně on-line demoverze systému
HotelTime, WellnessTime i Vento. Přístup do demoverze systému Vám poskytne na vyžádání oddělení
zákaznické podpory společnosti HOTEL TIME. .a.s.
11
Kontaktní údaje
HOTEL TIME, a.s.
U Vodárny 896/14
130 00 Praha 3 - Vinohrady
web: www.hoteltime.cz
email: [email protected]
facebook: www.facebook.com/hoteltime
gsm hotline: +420 604 200 006
tel: +420 226 216 206
fax: +420 224 817 708
Vedení společnosti:
Bc. Jan Hejný - předseda představenstva
Ing. Roman Lain - místopředseda představenstva
Jan Pravda - místopředseda představenstva
12