Jak se dělá workshop

Jak se dělá workshop
František Bělohlávek, Traicon
Olomouc, květen 2010
Cílem semináře je naučit se:
• určit rozdíl mezi workshopem a
tréninkem,
• stanovit etapy řešení problému,
• plánovat a připravovat workshop,
• realizovat workshop,
• použití vybraných technik řešení
problému.
Seminář a workshop
seminář
• probíhá kdekoliv,
• výstupy: znalosti a
dovednosti,
• lektor prezentuje
nebo trénuje,
• hlavní zdroj poznání:
trenér.
workshop
• na konkrétním pracovišti,
• výstupy: řešení firemních
problémů,
• lektor moderuje a usměrňuje
diskusi,
• hlavní zdroj poznání:
účastníci.
Etapy řešení problému
??
?
definice
problému
sběr
informací
analýza
informací
kde je
problém?
o co jde?
proč je
to tak?
generování
řešení
jaké jsou
možnosti
?
stanovení
kritérií
podle
čeho
hodnotit?
hodnocení
a výběr
řešení
plánování
a realizace
kterou
možnost
vybrat?
kdo, kdy,
co a jak?
BAKEL Automotive: zadání
•
•
•
•
•
•
•
•
•
výroba dílů pro finální výrobce automobilů,
závod v SR, centrála a obchod v Německu,
závod vybudován před pěti lety na „zelené louce“,
dnes cca 600 zaměstnanců (obrobna 200, galvanovna 60, montáž 190),
přísun zakázek nerovnoměrný, víkendové směny, jindy není práce v týdnu,
předpokládaný nárůst pracovních sil na 1 200,
počet agenturních pracovníků: 15-30%,
zatím se dařilo plnit plán (s výjimkou jednoho roku),
problémy v organizaci práce ve výrobě … záměr GŘ uspořádat workshop.
Tok práce:
Logistika
Logistika
Dodavatelé
Odběratelé
Obrobna
Galvanovna
Montáž
OCCAMOVA BŘITVA
definice
problému
„Počet entic nelze zvyšovat nad
nezbytnost“
Otázky:
William
1. Týká se to nás?
z Ockhamu
2. Dá se s tím v rozumné době něco udělat?
3. Umíme získat informace?
4. Opravdu chceme řešit toto?
(A co se tím vlastně vyřeší?)
Příprava workshopu
1.
2.
3.
návštěva na pracovišti – 2 dny (účast na poradách,
rozhovory s vrcholovými manažery, manažery segmentů,
mistry, koordinátory směn, seřizovači, řadovými dělníky) definice problému: jak zlepšit komunikaci ve výrobě,
volba a úprava prostoru – stůl do „U“, raději mimo firmu,
připravit:
–
–
–
4.
techniku (dataprojektor, PC, plátno, vizualizér, fotoaparát),
3 flipcharty + papír
bloky, tužky, tištěné prezentace, fixy,
na místě vše připravit (asi hodinu předem).
Informace z návštěvy ve firmě:
definice
problému
• mnoho nových pracovníků, nezapracovaní dělníci,
seřizovači, koordinátoři směn,
• časté změny pracovní doby, vybírání dovolené,
• snídaně s ředitelem, stížnosti zaměstnanců,
• tvrdý přístup mistrů k zaměstnancům,
• mistři musejí řešit na poslední chvíli nedostatek lidí na
směně,
• problémy s plánováním – plánovači jen na jednu směnu,
skladník Hirš,
• neefektivní systém odměňování, silná základní složka,
• velmi dlouhé, málo efektivní porady.
Program workshopu:
Pred workshopom: pohovory s manažérmi, majstrami,robotníkmi(1)
• 8.00-9.00 zahájenie, očakávania účastníkov, ciele workshopu,
• 9.00-10.00 „Firma ako vozidlo“ – icebreaker,
• 10.00 zadanie problému: zlepšenie komunikácie (1),
• 10.00-10.30 pozitívne stránky komunikácie vo firme – skupinová
práca vo skupinách podľa úrovne riadenia,
• 10.30-12.00 problémy v komunikácii (2) – technika KJ,
• 13.00-14.30 analýza problémov (3) – Ishikawov diagram, práca vo 3
skupinách a prezentácia,
• 14.30-16.00 návrhy na riešenie problémov (4) – brainstorming,
práca vo 3 skupinách a prezentácia,
• 16.00-16.30 akčný plán (7) - práca vo 3 skupinách a prezentácia,
• 16.30-17.00 implementácia (8) – práca celého tímu.
Očekávání účastníků:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
meziúrovňová komunikace
méně stresu
zvládání vyhrocených situací
zpětná vazba
co je třeba zlepšit
řešení nedorozumění mezi lidmi
přijatelný způsob – žádná teorie
nové nápady jako vhodněji komunikovat mezi nadřízenými a podřízenými
prohloubení vztahů nadřízený x podřízený
vzájemné porozumění
kontrolor – dohlížet na plnění toho, co z nás vzejde
deformace informací – proč k nim dojde, něco děláme špatně – co?
poučení z chyb vlastních a z chyb ostatních lidí
soubor opatření ke zlepšení komunikace ve firmě
aktivní zapojení ostatních
Pozitivní stránky komunikace:
Podle SGL a mistrů:
• flexibilita – rychlost řešení problémů
• dělníci mají možnost komunikovat
s vrcholovým manažerem
• ochota pomoci ze strany jiných
segmentů – spolupráce mezi oddělením
• práce v solventní firmě
• dobrá komunikace mezi mistry
• dobrá informovanost – například
firemní časopis
• otevřenost v komunikace – začíná se
ztrácet s růstem firmy
• podpora personálního oddělení při
komunikace se zaměstnanci
Podle koordinátorů:
• sociální program firmy
• informace o úspěšnosti
(výsledky firmy)
• porady s nadřízenými
(pravidelně)
• vnitrofiremní telefony,
Lotus – technické
komunikační pomůcky
• podávaní informací
v podobě „info koutků“
• školení zlepšení
komunikace
• výroční pohovory
• HR partner
• firemní časopis
Podle seřizovačů a dělníků:
• Potevřenost (určitých osob)
– názory
• zájem o věc, společný cíl
• rychlé šíření dobrých zpráv
(obrobna) – celopodniková
setkání
• flexibilita – ochota lidí
• týmová práce
• HR partner
• stabilita a rozvoj závodu
• večírky (setkání rodín ...)
• sociální program
• zájem vedení o lidi
• odborný růst zaměstnanců
Technika KJ
sběr informací
1. popište problém,
2. rozdejte účastníkům popisovače a papírky,
3. vyzvěte účastníky, aby psali co nejvíce problémů
– každý problém na jeden papírek,
4. seberte papírky od účastníků a rozložte je na zemi,
5. vyzvěte účastníky, aby třídili papírky do dílčích témat,
podle kritérií:
–
–
které z myšlenek jsou podobné?
je tato myšlenka spojena s jinými ve skupině?
Kawakita Jiro
6. pokračujte v akci tak dlouho, až dosáhnete konsensu; pokud
některé myšlenky nezapadají do žádné skupiny, nechte je samostatně,
7. vytvořte názvy skupin, napište je na samostatný papírek a přidělte
k jednotlivým skupinám:
–
–
snažte se, aby skupin nebylo více než 9
spojit: nadřízený název nebo naopak rozdělit: jim podřízené názvy
8. až budete hotovi, obkružte skupiny a vyznačte hierarchické vztahy mezi
nimi (spojte provázky, pracujete-li na zemi).
Technika KJ: oblasti problémů
různá
zná
sdě
sdělení
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sdě
sdělení
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sdě
sdělení
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sdě
sdělení
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sděělení
sd
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sděělení
sd
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sděělení
sd
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sděělení
sd
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sděělení
sd
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sděělení
sd
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sdě
sdělení
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sdě
sdělení
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sdě
sdělení
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sděělení
sd
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sdě
sdělení
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sdě
sdělení
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sdě
sdělení
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sdě
sdělení
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sděělení
sd
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sděělení
sd
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sděělení
sd
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sděělení
sd
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sděělení
sd
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sděělení
sd
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sděělení
sd
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sděělení
sd
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sděělení
sd
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sdě
sdělení
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sděělení
sd
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sděělení
sd
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sdě
sdělení
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sdě
sdělení
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sděělení
sd
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sdě
sdělení
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sděělení
sd
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sděělení
sd
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sděělení
sd
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sděělení
sd
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sdě
sdělení
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sděělení
sd
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sdě
sdělení
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sdě
sdělení
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sděělení
sd
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sdě
sdělení
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sdě
sdělení
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sděělení
sd
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sděělení
sd
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sdě
sdělení
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sděělení
sd
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sdě
sdělení
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sděělení
sd
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sděělení
sd
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sděělení
sd
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sděělení
sd
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sděělení
sd
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sděělení
sd
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sděělení
sd
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sděělení
sd
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sděělení
sd
lení podle
účastní
astníků
sběr informací
Technika KJ: oblasti problémů
různá
zná
sdě
sdělení
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sdě
sdělení
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sděělení
sd
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sdě
sdělení
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sdě
sdělení
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sdě
sdělení
lení podle
účastní
astníků
organizační
struktura
různá
zná
sděělení
sd
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sděělení
sd
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sdě
sdělení
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sdě
sdělení
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sděělení
sd
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sděělení
sd
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sděělení
sd
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sděělení
sd
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sděělení
sd
lení podle
účastní
astníků
mezery v přenosu
informací
různá
zná
sdě
sdělení
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sdě
sdělení
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sděělení
sd
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sdě
sdělení
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sděělení
sd
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sdě
sdělení
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sdě
sdělení
lení podle
účastní
astníků
neefektivní
systém porad
různá
zná
sděělení
sd
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sděělení
sd
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sdě
sdělení
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sděělení
sd
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sdě
sdělení
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sdě
sdělení
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sdě
sdělení
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sděělení
sd
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sděělení
sd
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sděělení
sd
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sdě
sdělení
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sdě
sdělení
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sděělení
sd
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sděělení
sd
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sděělení
sd
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sdě
sdělení
lení podle
účastní
astníků
styl řízení
různá
zná
sdě
sdělení
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sděělení
sd
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sděělení
sd
lení podle
účastní
astníků
nevyhovující
motivace
různá
zná
sděělení
sd
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sdě
sdělení
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sděělení
sd
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sděělení
sd
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sdě
sdělení
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sděělení
sd
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sděělení
sd
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sděělení
sd
lení podle
účastní
astníků
slabý výkon
a jednání některých
zaměstnanců
různá
zná
sděělení
sd
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sdě
sdělení
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sděělení
sd
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sděělení
sd
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sděělení
sd
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sdě
sdělení
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sdě
sdělení
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sděělení
sd
lení podle
účastní
astníků
různá
zná
sděělení
sd
lení podle
účastní
astníků
nedostatečná
informovanost
v plánování
různá
zná
sděělení
sd
lení podle
účastní
astníků
sběr informací
Jak sestavit diagram „Rybí kost“?
1.
2.
3.
4.
5.
Napíšeme problém na pravou stranu papíru
Vedeme šipku zleva k problému
Do této šipky vedeme šikmo shora i zdola další,
menší šipky, které vyjadřují příčiny problému
Kaoru
Do těchto šipek vedeme další šipky, které
Ishikawa
popisují příčiny těchto příčin.
Pokračujeme tak dlouho, až se dostaneme k základním
příčinám a problém je vyčerpán.
analýza
informací
Rybí kost: styl řízení
Komunikácia
nepravdivé
informácie
včasnosť
informáci
íúplnosť
informáci
í
nejasné
cieľe odd.
(ne)odbornosť
komunikácia
Deľba úloh
mimo
kompetencií
schopnosť
počúvať
priveľa
delegovania úloh
chýba
motivácia
(vzor)
nerešpatkovanie
iných oddelení
(chýba autorita)
Vedúci oddelenia
analýza
informací
Rozhodovanie
chýba definovanie
zodpovednosti
schopnosť presadiť
ciele oddelenia
nie na základe
faktov
chýba pomoc,
smerovanie
chýba rozhodovanie
na základe faktov,
znalostí
Štýl
riadenia
angažovanosť
nejasné stanovenie výsledku
(prínos), cieľ
pomoc
(podpora)
nedostatok
pracovnej sily
Riešenie
problémov
Rybí kost: neefektivní management
analýza
informací
Jak vytvořit myšlenkovou mapu:
• uprostřed papíru, napíšeme hlavní pojem,
• HLAVNÍ POJEM BY MĚL
UDEŘIT!
• nakreslete od něho hlavní linie a
na ně napište nejdůležitější slova,
• odvozujte od nich další méně silné linie pro
Tony Buzan
méně důležité myšlenky a od nich tenké linie ...,
• použijeme aspoň tři barvy,
analýza
• používáme obrázky ,
informací
• zdůrazňujte důležitá místa na mapách,
• snažte se, aby mapy byly snadno zapamatovatelné.
Mentální napa: pracovní vztahy
analýza
informací
generování
řešení
Postup brainstormingu:
1. stanovte konkrétní otázku,
2. určete pravidla:
•
•
•
•
•
zákaz kritiky,
uvolnění fantazie,
vzájemná inspirace,
co největší množství nápadů,
rovnost účastníků,
z
Fá
a
e
r
ek
í
n
v
ti
3. vyzvěte účastníky k prezentování nápadů,
4. zapisujte všechny nápady,
5. odlište reálné a nereálné nápady,
6. nereálné nápady zrušte.
Alex F. Osborne
ká
c
i
t
i
r
k
e
Fáz
analýza
informací
Brainstorming: Čo všetko môžeme zmeniť
(zlepšiť) na prenose informácií a systéme porád?
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
pravidelné stretnutia zamestnancov +
HR partner
včasné plánovanie porád ||||
2.
požadovaný výstup (výsledok) porady
do pozvánky ||||
2.
porady pre viac zmien naraz |
dĺžka trvania porád (obmedzenie
času) |||||
1.
vylúčenie nepotrebných členov
z porady efektívne zloženie tímu
mailom posielať výsledky porady
(aspoň nastavovačom)
strážca času na porade
ak na porade sú otvorené body –
následne informácie o výsledku
časový limit pre tému a zúčastnených
||||
2.
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
pevné pravidlá porád |
stretnutie zamestnancov so ZR
informovanie zamestnancov
o obsahu „stretnutia všetkých
zamestnancov“ (ktorí tam neboli)
porady bez nadriadených
porady vonku
porady s občerstvením
zakázať porady mimo pracovnej doby
pracovné obedy
príjemná hudba na porade
vstup – 1 vtip (dobrá nálada)
priestor pre prípravu na poradu
každý, kto pozýva na poradu dá do
prasiatka 1 € pre deti v Afrike (pre
dobrý pocit z porady)
Akční plán
• Co přesně je
třeba udělat?
• Kdo to udělá?
• Kdy je to třeba
udělat?
• Kde se to bude
dělat?
generování
řešení
… a každý úkol je SMART:
Srozumitelný
Měřitelný
Akceptovaný
Reálný
Termínovaný (Trasovaný).
Akční plán
generování
řešení
Akčný plán vyplynul z brainstormingu:
• Vypracovanie zásad organizovania porád (výstup z workshopu)
• Zaviesť pravidelné porady koordinátorov s robotníkmi
• Navrhnúť Rade zamestnancov pravidelné stretnutia so zamestnancami po
segmentoch (1x za mesiac)
• Účasť HR partnerov na dohodnutých poradách
• Tréning v efektívnej komunikácii s nadriadenými a podradenými
• Doplniť pracovný poriadok a zvýšiť jeho zrozumiteľnosť
• Zvýšiť počet výrobných zamestnancov v súlade s potrebami vo výrobe
• Komunikovať možnosti plánovania dovoleniek a zlepšenie plánovania
• Navrhnúť viac stimulujúci systém odmeňovania
• Zaviesť systém preverovania kvality práce v rámci skúšobnej doby
• Zaviesť testovanie zručnosti pri nástupnom pohovore
• Zisťovať príčiny slabého výkonu – určiť systém
Implementace
generování
řešení
seznámit vrcholové vedení s výstupy workshopu
CW2
HRM
vedení sdělí své stanovisko
CW4
x
pravidelná aktualizace plnění
pravidelně
PM
informace o workshopu do nejbližšího firemního
časopisu
termín vydání
HRM
setkání týmu z workshopu – vyhodnocení a co
dále
Juni-Juli 2010
HRM
Literatura:
• František Bělohlávek: Jak vést svůj tým. Grada Publishing 2008,
ISBN 978-80-247-1975-7
• Tony Buzan: Mentální mapování. Portál, Praha 2007, ISBN 97880-7367-200-3
• James Manktelow: The Mind Tools E-book, Mind Tools Ltd.,
2009, ISBN 0-9545586-1-8
• Jaroslav Nenadál a kol.: Moderní systémy řízení jakosti.
Management Press, 2002, ISBN 80-7261-071-6
• Oldřich Šuleř: 100 manažerských technik. Computer Press, 2009,
• Petr Žák: Kreativita a její rozvoj, Computer Press, 2004, ISBN 80251-0457-5