Case Study

Case Study
Google Apps: Jak vznikají výjimečné nápady?
Kterých témat se case study týká?
Karel Smrž
Business Director
OgilvyOne
Změna firemní kultury
Vysoké nároky na funkcionalitu
Úspora firemních nákladů
1
Kdo je Ogilvy
Ogilvy je mezinárodní komunikační agentura se sídlem na Manhattanu. Firma
2
Výchozí podmínky
Ogilvy působí ve 125 zemích se 497 kancelářemi a má přibližně 40 000 zaměstnanců
se zabývá vytvářením, posilováním a udržováním značek
svých klientů prostřednictvím různých kanálů (TV, print,
OOH, PR, CRM, digital). Je jednou z největších reklamních sítí na světě.
po celém světě. V České republice najdete Ogilvy Group, čítající celkem 8 samostatných
Řadí se na první místo v oceněních EFFIE (soutěž o nejefektivnější reklamu)
Jejich zaměstnanci často cestují za zákazníkem a tudíž
je potřeba mít nepřetržitý přístup k e-mailům, sdíleným
kalendářům a všem datům.
a získala i řadu cen v mezinárodních i lokálních soutěžích reklamní kreativity.
Pomohla vytvořit spousty reklamních značek, které zná celý svět.
“
Dokážeme pokrýt celé spektrum komunikačních aktivit podle potřeb
klienta. V naší řeči “třistašedesátku” dokážeme nabídnout celou
a nebo pouze její část. Vždy záleží na klientovi.
Karel Smrž, Business Director pro OgilvyOne
společností, na dvou lokacích - v Praze a v Brně.
3
Typický uživatel
4
Přechod na Google Apps
Valná většina zaměstnanců firem Ogilvy jsou standardní uživatelé. Pracují
Přechod na Google byl globálním rozhodnutím. První
s klasickými kancelářskými balíky jako je e-mail, textové dokumenty, tabulky či
testovací zemí byla Velká Británie, kde se Google Apps osvědčily a poté se rozšířily
prezentace. Nejsou nuceni používat speciální software, pokud si to určitá práce
do ostatních zemí. Celkově byl přechod rychlý, bez dlouhých příprav. 14 dní před
nevyžaduje. Kreativní oddělení však pracuje s grafickým či jinak specializovaným
migrací byli uživatelé informováni o přechodu na novou platformu. Zároveň se
softwarem.
rozeslal manuál, jak Google Apps používat a během jednoho víkendu se provedla
“
migrace všech e-mailových účtů. Emailová data se nemigrovala, takže zaměstnanci
Většina lidí jsou standardní uživatelé, ke své práci potřebují klasicky
kancelářský balík, pokud nejsou v kreativním oddělení. Pokud mým
lidem kancelářský balík stačí, zbytečně je nenutíme používat něco
jiného. Pokud potřebujeme specializovaný software nebo řešení,
tak zvážíme nákup licence.
Karel Smrž, Business Director pro OgilvyOne
museli používat po relativně krátkou dobu zároveň dvě platformy najednou. Ovšem
po několika týdnech se uživatelé přizpůsobili a nyní jsou s Gmailem spokojeni.
“
Osobně mám z přechodu na Google Apps dobrý pocit. Pro
mě je
datový limit 30 GB příjemným překvapením.
Sdílení dokumentů zlepšilo efektivitu. Odpadla
nutnost přikládat přílohy nebo sdílet přes jiná
řešení. Následovná spolupráce v reálném čase na jednom dokumentu
stojí také za zmínění. K tomu neodmyslitelně patří i nastavení oprávnění
pro celé složky či jednotlivé dokumenty, kdo je může číst, kdo může
komentovat a kdo upravovat. Zároveň Gmail funguje na všech ostatních
platformách jako jsou mobilní telefony, tablety. Mám veškeré zprávy vždy
a všude.
Karel Smrž, Business Director pro OgilvyOne
5
Nástroje využívané v rámci
Google Apps
E-mail od Googlu je využíván zaměstnanci společnosti Ogilvy po celém světě.
Spolu s Gmailem i aplikace chat, která usnadňuje a zrychluje komunikaci napříč
celou společností nebo komunikaci se zákazníky či s nezávislými spolupracovníky.
Další přínosem je pro zaměstnance Disk Google, který je nejjednodušším nástrojem
kalendáři mají ve firmě všichni jasno, kdy
si mohou domluvit schůzku a zároveň vědí, jaké zdroje
(data projektor, kancelář, jednací místnost, …) jsou
rezervovány. Sdílený adresář kontaktů v rámci Gmail účtu je další oceňovanou
Spolupráce, sdílení,
efektivita
6
“
V naší práci je obrovská konkurence a je potřeba bojovat o každou
zakázku.
Karel Smrž, Business Director pro OgilvyOne
pro sdílení dat. Díky
funkcí pro ulehčení práce, jelikož se postupně doplňují a jsou ihned přístupné.
“
Kvůli velké konkurenci je potřeba držet krok s dobou
a nezůstávat pozadu. Nové technologie si vyžadují nové přístupy. Díky
širokému záběru tvorby reklamy je potřeba neustálá komunikace a právě v těchto
situacích je cloudové řešení od Google na místě. Na produktech nebo službách
pracují interní zaměstnanci, ale také externí pracovníci. Ať už dlouhodobě nebo jen
Můj tým v OgilvyOne je vysloveně fandou inovací a vítá jakékoli novinky.
Máme blízko k technologiím a proto pro nás používání Google Dokumentů
není překážkou, naopak. Můžeme
se na dokumenty
podívat odkudkoli, kdykoli, na jakémkoli zařízení,
dokument je vždy aktuální formát a nemusí se
hledat v e-mailech.
krátkodobě. Do tvůrčí práce tak zasahuje spousta lidí a je proto potřeba efektivně
a bezpečně sdílet materiály.
Velmi často také zaměstnanci Ogilvy cestují za
zákazníkem a přístup ke všem datům je díky cloudu
mnohem jednoduší. Zároveň tak mají všichni aktuální soubory na
všech svých zařízeních (pc, tablet, smartphone) a nikdo nemusí řešit zdlouhavé
kopírování ze zařízení do zařízení nebo posílání a následovné stahování příloh
Karel Smrž, Business Director pro OgilvyOne
v e-mailech.
7
“
Bezpečnost dat
My víme velmi často o produktech nebo službách,
které přijdou na trh za rok, dva, a proto musíme
zabezpečit data tak, aby nikam neunikly.
Karel Smrž, Business Director pro OgilvyOne
Agentura Ogilvy pracuje s velkým množstvím firem, pro které vytváří reklamu,
marketing, PR, zároveň je seznámena s produkty a materiály, které se na
veřejnost můžou dostat až za dlouhou dobu. Data
proto musí být
přísně chráněna před konkurencí či veřejností. Google se
prokázal jako důvěryhodný partner pro zabezpečení dat. Firemní bezpečnostní
politika spočívá například ve změně hesla v pravidelných intervalech. Zavedení
dvoustupňové autentifikace záleží už jen na globálním rozhodnutí společnosti
Ogilvy.