5 Funkce a moduly virtuální místnosti SEATS

Obsah:
1 Důležité informace před vstupem do virtuální místnosti ........................................................... 3
1.1 Nastavení zvuku a mikrofonu ............................................................................................ 3
1.2 Instalace Adobe Flash Playeru / Adobe Air ....................................................................... 5
1.3 Testování počítače ............................................................................................................ 5
1.4 Další technické požadavky na PC ..................................................................................... 6
2 Přihlášení do virtuální místnosti SEATS ......................................................................................... 6
3 Nastavení pro Adobe Flash Player ................................................................................................... 7
4 Ukázka virtuální místnosti .................................................................................................................. 8
5 Funkce a moduly virtuální místnosti SEATS ................................................................................. 9
5.1 Základní komunikace ........................................................................................................ 9
5.1.1 Posluchárna a audiovizuální komunikace ............................................................................ 9
5.1.2 Veřejný a soukromý chat ...................................................................................................... 10
5.1.3 Moderovaný chat ................................................................................................................... 10
5.2 Sdílení............................................................................................................................. 11
5.2.1 Možnosti sdílení ..................................................................................................................... 11
5.2.2 Sdílení souborů a dokumentů .............................................................................................. 11
5.2.3 Whiteboard.............................................................................................................................. 12
5.2.4 Sdílení obrazovky vašeho počítače .................................................................................... 13
5.2.5 Panel kreslení ......................................................................................................................... 13
5.3 Nastavení ........................................................................................................................ 14
5.3.1 Rozložení místnosti ............................................................................................................... 14
5.3.2 Místnost ................................................................................................................................... 15
5.3.3 Nastavení ................................................................................................................................ 15
5.3.4 Info ........................................................................................................................................... 16
5.4 Pokročilejší funkce .......................................................................................................... 16
5.4.1 Předávání práv ....................................................................................................................... 16
5.4.2 Nahrávání................................................................................................................................ 17
5.4.3 Rozpoznávání řeči ................................................................................................................. 17
5.4.4 Okamžitý report v případě potíží ......................................................................................... 18
5.4.5 Spuštění plánovaného webináře ......................................................................................... 18
1 Důležité informace před vstupem do virtuální místnosti
Před vstupem do virtuální místnosti si prosím ověřte následující :
1.1

Nastavení zvuku

Instalace Adobe Flash Playeru a Adobe Air

Otestování počítače hardware testem
Nastavení zvuku a mikrofonu
Zkontrolujte prosím, zda jsou sluchátka s mikrofonem ve správných zdířkách (aby souhlasily kresby
a barvy konektorů a zdířek). Podívejte se do celkové hlasitosti (většinou je na spodní liště systému
Windows vpravo ikonka reproduktoru nebo ji najdu v ovládacích panelech – Start/Ovládací panely)
a odškrtněte tlačítko „Ztlumit“ nebo „Ztlumit vše“ a zvyšte hlasitost.
V případě, že vlastníte operační systém Windows 7 (8) můžete níže na obrázku vidět nastavení
a výběr správného mikrofonu. Stačí kliknout pravým tlačítkem na ikonku reproduktoru a vybrat
zařízení pro přehrávání (playback devices).
1.2 Instalace Adobe Flash Playeru / Adobe Air
Flash je bezpečná aplikace od společnosti Adobe. Jejím stáhnutím umožníte vašemu prohlížeči lépe
zobrazovat mnoho webových stránek a aplikací. Flash si můžete stáhnout zdarma na:
http://get.adobe.com/flashplayer/. Odškrtněte Free Google Toolbar (pokud ho nechcete instalovat
také). Pokud Váš prohlížeš Adobe Flash Player obsahuje, na této webové stránce Vám toto sdělí.
V případě, že využíváte desktopovou verzi aplikace SEAT, je nutná instalace Adobe Air. Ten si
můžete stáhnout na https://get.adobe.com/air/ stejně tak jako Adobe Flash Player.
1.3 Testování počítače
Hardware test je program vyvinutý pro testování kamery, mikrofonu a kvality připojení Vašeho
počítače. Provede Vás kompletním nastavením tak, abyste byli připraveni na poslech a přenos ve
virtuální místnosti. Výsledkem by mělo být zpoždění maximálně do 50 ms pro vlastníky místnosti, viz
obrázek níže.
Váš počítač otestujete zde: http://www.icord.cz/avtest/testav.html
1.4 Další technické požadavky na PC
Operační paměť: 1Gb
Procesor: 2GHz
Rychlost připojení internetu – min. 2 MB/s (v případě, že je vyvolaný pouze vlastník
místnosti, pokud jsou vyvolaní další lidé připojení musí být xkrát vyšší – nejvýše je možné
mít 6 lidí v aktivním hovoru, tzn. nejnižší možné připojení při vyvolaných 6 lidech je 12
MB/s)
Doporučujeme nainstalovaný SEATS desktop
Webová kamera (integrovaná nebo externí), sluchátka s mikrofonem (headset / náhlavní
souprava).
Nedoporučujeme používat integrovaný mikrofon v notebooku či webkameře v kombinaci se
zapnutými reproduktory. Důsledkem může být zpětná vazba (echo), kterou uslyší ostatní účastníci
hovoru.
2 Přihlášení do virtuální místnosti SEATS
Do virtuální místnosti SEATS se lze přihlásit jak na webu, tak i přes desktopovou verzi, kterou si
můžete stáhnout desktopovou verzi do počítače. Přihlašovací údaje jsou vždy váš e-mail a heslo
zadané při registraci.
Odkaz pro webové rozhraní: http://seats.applicloud.com/roomadmin
Po vyplnění přihlašovacích údajů klikněte na „Přihlásit se“.
Systém SEATS umožňuje heslo uložit na vámi používaném
počítači pomocí zaškrtnutí „Zapamatovat si údaje“.
,
Veškeré instalace (Windows, MacOS, Android a iOS - tablet a mobilní telefon) naleznete zde:
http://seats.applicloud.com/Install/ (Desktopová verze dostupná vlastníkům místnosti pro
pořádání online relací je pouze na PC s operačním systémem Windows a MacOS. Pro
mobilní telefony a tablety je nutné nainstalovat aplikaci z příslušných STORE)
3 Nastavení pro Adobe Flash Player
Povolení systému Adobe Flash Player pro používání mikrofonu a kamery.
Po (prvním) přihlášení se otevře vaše virtuální místnost
spolu s tímto okénkem (anglicky: Allow-Povolit, DenyOdmítnout). Jde o dotaz, zda může systém využívat
mikrofon a kameru – klikněte na „Povolit“ („Allow“).
Pro uložení nastavení nemusíte při každém novém
přihlášení kameru a mikrofon opět povolovat, ale klikněte
kdekoli ve virtuální online kanceláři pravým tlačítkem myši
a následně na „Nastavení“, označte „Povolit” a
„Zapamatovat” a okno zavřete (anglicky: Settings... >
Allow > Remember).
4 Ukázka virtuální místnosti
35
1
37
2
3
4
5
6
34
36
24
26
21
22
27 28 29 30 31 32
33
25
23
20
7
8
19
13
9
10
16
18
14
12
17
15
1 – Nahrávání webináře, 2 – Nastavení, 3 – Ohlášení chyby výrobci aplikace, 4 – Odhlášení z místnosti,
5 – Záložka pro sdílení veškerých souborů, 6 – Tab se souborem, 7 – Moderovaný chat, 8 – Vložení
souboru do chatu ve formě odkazu, 9 – Kopírování chatu, 10 – Možnost smazání veřejného chatu, 11 –
Rozpoznávání řeči, 12 – Poslání zprávy do chatu, 13 – Veřejný chat 14 – Rozpoznávání řeči (text), 15 –
Smajlíci v posluchárně, 16 – Rozpoznání zařízení (PC, tablet, mobil), 17 – Řazení lidí v místnosti dle
kritérií, 18 – Fronta volajících, 19 – Seznam jmen v posluchárně (kurzívou jsou označeni ti, kteří se
odpojili na mobilním zařízení) – vyvolání lidí se provede kliknutím na jméno hosta, 20 – Posluchárna, 21 –
Ikonka Admina (nebo předání práv hostovi), 22 – Rozpoznání zařízení (PC, tablet, mobil), 23 – Vyhození
hostů z místnosti, 24 – Zvětšení/zmenšení souboru, 25 – Listování souborem, 26 – Paleta barev, 27 –
Smazání nakreslené šablony, 28 – Ukazovátko, 29 – Kreslení čar, 30 – Zvýrazňovač, 31 – Psaní textu,
32 – Vyfocení aktuální stránky a uložení do PC jako obrázek, 33 – Náhledy souborů, 34 – Videookno
s uživateli, 35 – Možnost vypnutí/zapnutí kamery a mikrofonu, 36 – Posuvník hlasitosti mikrofonu, 37 –
Možnost unikátního webináře.
11
5 Funkce a moduly virtuální místnosti SEATS
5.1 Základní komunikace
Ve virtuální místnosti SEATS lze komunikovat pomocí audia/videa a textového chatu. Pro
dotazy, které chce lektor řešit na konci webináře, je možné využít moderovaný chat. Novinkou je
i soukromý chat – hosté mohou chatovat s vlastníkem místnosti a naopak.
5.1.1 Posluchárna a audiovizuální komunikace
Komunikace prostřednictví hlasu a obrazu je vyobrazena níže na obrázku. Při přihlášení do
místnosti zůstává vlastník místnosti i hosté v posluchárně, kliknutím na jejich (vaše) jména se vám
zobrazí okno s informacemi o uživatelích, možnost vyvolat je (vás) do aktivního hovoru,
odeslat jim soukromou zprávu v chatu nebo je povýšit na administrátora, pokud jsou na PC
nebo na tabletu. Maximální počet vyvolaných lidí je 6. Standardně je přenos nastaven
z webové kamery na vašem počítači (při povolení Adobe Flash Player). Kameru i mikrofon lze
vypnout ikonkami ve videookně.
Počet hostů v místnosti.
Ikonka pro
admina.
Rozpoznané zařízení, z kterého hosté
(vlastník) přicházejí – PC, tablet,
mobilní telefon.
Jmenný
seznam lidí
v místnosti.
Fronta volajících
– pro přijetí
hosta klikněte na
zelený telefonek.
Seřazení volajících dle abecedy, typu zařízení,
času příchodu do místnosti a nastavení smajlíka.
Ikonka
mikrofonu
a kamery
Smajlíci. Pokud je smajlík červený, hosté
nevidí posluchárnu a nelze vkládat smajlíky.
Video okno
Přesunutí
uživatele do
posluchárny.
Posuvník pro
hlasitost.
Kliknutím na jméno v posluchárně můžete sebe nebo
hosta vyvolat do aktivního hovoru, odeslat mu
soukromou zprávu nebo ho povýšit na admina.
Žlutá barva kolem videookna
indikuje zvuk (hlas).
5.1.2 Veřejný a soukromý chat
Kromě audiovizuální komunikace lze během hovoru využít i také veřejný či soukromý chat.
Veřejný chat je určen všem účastníkům online setkání. Soukromý chat lze využít vždy od hosta
k vlastníkovi místnosti a opačně, nelze komunikovat soukromě mezi hosty. V případě nové zprávy
se tab se jménem hosta (všichni) rozsvítí červeně, viz obrázek níže. V obou chatech lze sdílet
soubor z úložiště (knihovny) souborů v místnosti. Tento soubor je možné stáhnout a uložit.
Veřejný
chat.
Moderovaný chat.
Soukromý
chat.
Sdílení souboru v chatu.
Zkopírování chatu do schránky.
Smazání celého veřejného chatu.
Aktivace rozpoznávání řeči – otevře
se google prohlížeč.
5.1.3 Moderovaný chat
Pomocí této funkce můžete ovlivnit, které zprávy se v okně veřejného chatu zobrazí a které budou
zamítnuty. Toto řešení se používá třeba v rámci otázek na konci online setkání. Moderovaný chat
zprovozníte zatrhrnutím Nastavit moderovaný chat. Hostům se chatovací okno ohraničí červenou
barvou.
Přijaté zprávy od účastníků ke schválení.
Smazaní zprávy – neobjeví
se ve veřejném chatu.
Schválení zprávy – objeví
se ve veřejném chatu.
Možnost smazat veškeré
zprávy z moderovaného chatu.
5.2 Sdílení
5.2.1 Možnosti sdílení
Na sdílené ploše má vlastník místnosti k dispozici ikonky s možnostmi sdílení – sdílení souborů,
anket, interaktivní tabule (whiteboard), sdílení obrazovky počítače. Také lze sdílení spustit
pomocí záložky (plus) vpravo nahoře. Obě varianty jsou vyobrazeny níže na obrázku.
5.2.2 Sdílení souborů a dokumentů
Soubory je možné pouze nahrát do knihovny souborů a uložit je. Můžete sdílet běžně užívané
formáty dokumentů jako je MS Office, PDF, obrázky a další.
Úložiště souborů hostů, kterým vlastník
místnosti předal právo nahrávat soubory.
Nahrání souboru do
knihovny souborů.
Vytvoření složky pro
ukládání souborů.
Filtrovat soubory můžete dle
názvu (podle abecedy), dle typu
souboru, velikosti souboru a data
vložení.
Možnost smazat soubor
z knihovny souborů.
Otevření souboru na
sdílené ploše.
Do souboru lze malovat (paleta barev) ikonkou tužky, zvýrazňovačem a psát ikonkou Téčka
(panel kreslení). Také můžete využít ukazovátko s vaším jménem. Zvětšovat a zmenšovat
soubor si může každý nezávisle na sobě ikonkami lupy. Ikonkou fotoaparátu lze soubor (aktuální
stránku) stáhnout do PC jako obrázek. Vlastník místnosti má navíc k dispozici ikonku náhledů
všech stránek souboru. Ikonkou koše smažete vše. Pokud chcete smazat pouze část (čáru, text),
kliknete pravým tlačítkem na daný text, čáru a jiné.
5.2.3 Whiteboard
Interaktivní tabule neboli whiteboard je novinkou v našem systému. Jedná se o bílou stránku
(tabuli), do které je možné psát a kreslit, případně využít sdíleného kurzoru. Je možné poté celou
tabuli stáhnout do počítače jako obrázek.
Panel kreslení
Možnost udělat
screenshot a uložit
si ho do PC.
5.2.4 Sdílení obrazovky vašeho počítače
Sdílet plochu vašeho počítače můžete pouze v desktopové verzi pomocí této ikonky
. Vlastnit
musíte také program JAVA. U MacOS je tento program standardem, pro operační systém
Windows si ho můžete stáhnout zde: www.java.com (download). Pro sdílení plochy doporučujeme
obecně 2 monitory. Pokud máte pouze 1 monitor, je důležité nastavit výšku a šířku okna sdílené
plochy – toto provedete v nastavení parametrů, viz kapitola 4.3.4.
Po kliknutí na ikonku sdílení plochy se vám aplikace ONLINE seat minimalizuje na lištu –
opětovným kliknutím na ikonku ONLINE seat se aplikace opět maximalizuje. V pravém dolním rohu
se poté objeví upozornění, že sdílení plochy běží a vypnout ho můžete dvojklikem, viz obrázek
níže. Při sdílení plochy se vám automaticky změní rozložení místnosti pouze na soubory, audio
bude stále fungovat.
5.2.5 Panel kreslení
Panel kreslení umožňuje kreslit, psát či zvýrazňovat části souborů s možností změny barvy.
Veškeré změny na dokumentu se v rámci panelu kreslení projevují jako šablona a nemění podobu
uloženého dokumentu. Jednotlivé části lze odstranit kliknutím pravého tlačítka na daný nákres. Pro
uložení této změny si můžete soubor ikonkou fotoaparátu vyfotit a uložit jako obrázek do PC.
Kreslení čar.
Zvýrazňovač.
Psaní textu.
Sdílený kurzor
Paleta barev.
Smazání celé šablony – části
můžete smazat klepnutím pravého
tlačítka na příslušnou čáru, obrázek
nebo text.
Možnost udělat
screenshot a
uložit si ho do PC.
Náhledy souboru.
5.3
Nastavení
Nastavení naleznete v pravém horním rohu – ikonka ozubených koleček. K dispozici máte
možnost nastavit rozložení místnosti, zvuk příchozích hostů, styl příchodu hostů, umožnit
hostům (při předání práv admina) sdílet soubory z PC, nastavit si mikrofon, kameru
a sdílení obrazovky, zjistit URL své místnosti, kvalitu připojení, také zde naleznete vstup do
administračního rozhraní a mnoho dalšího.
5.3.1
Rozložení místnosti
Rozložení
celé
místnosti –
standardní,
bez chatu,
bez souborů
či pouze
soubory
Velikost
videooken.
5.3.2
Místnost
Příchod hostů: manuálně
(řadí se ve frontě),
automaticky, na unikátní
pouze pozvaní, uzamčení
místnosti.
Zvuk při příchodu
hostů.
Vstup do administračního
rozhraní.
Po předání práv hostovi –
zaškrtněte toto pole, pokud
chcete, aby mohl sdílet ze
svého PC své
5.3.3
Nastavení
soubory.
Výběr
mikrofo
nu
v PC.
Výběr
kamery
v PC.
Umístění části
sdílené plochy.
5.3.4 Info
Pomalé připojení značí
250 ms a více.
Kliknutím na tuto
ikonku se Vám URL
místnosti zkopíruje do
schránky. Poté
klávesami CTRL+V ji
vložíte do textového
souboru.
5.4 Pokročilejší funkce
V horní liště virtuální místnosti jsou k dispozici další podstatné funkce pro ovládání:
Nahrávání webináře
Odhlášení z aplikace
Oznámení chyby výrobci aplikace
Plánovaný webinář (start webináře)
5.4.1 Předávání práv
Novinkou v systému pro webináře a online setkání je možnost předat určité právo administrátora
místnosti ovládat dané funkce. Předání práv se uskutečňuje v posluchárně kliknutím na jméno u
vybraného hosta na tlačítko povýšit na Admina – u jeho jména se objeví zelená ikonka
s písmenkem A. Práva hostovi odeberete stejným způsobem.
Host má po předání práv k dispozici tyto funkce:

Vidí posluchárnu

Může vyvolávat účastníky do aktivního hovoru

Sdílení souborů z podadresáře

Pokud vlastník místnosti zaškrtne v nastavení místnosti, že může host nahrávat soubory
z PC, objeví se tato možnost hostovi v knihovně souborů (viz kapitola 4.2.2 a 4.4.3), také
může soubory nyní smazat

Sdílení interaktivní tabule (whiteboard) a YouTube videí

Vždy zobrazený panel kreslení (bez předání práv host vidí panel kreslení, pouze pokud je
v aktivním hovoru)
5.4.2 Nahrávání
Nové a vylepšené nahrávání spustíte pomocí této ikonky
.Nahrává
se
celé
okno
aplikace s audiem/videem a sdílenou plochou z pohledu „neviditelného hosta“, který se při
zapnutí nahrávání automaticky spustí (během 3 vteřin). S oknem aplikace lze při nahrávání
libovolně hýbat. Po ukončení nahrávání se video zkonvertuje do formátu MP4 a uloží se do
statistik v administračním rozhraní, kde si ho můžete poté stáhnout (zkonvertování může trvat
několik minut, dle délky online setkání).
5.4.3 Rozpoznávání řeči
K této funkci je zapotřebí webový prohlížeč Google Chrome. Po kliknutí na tuto ikonku
se vám otevře ve webovém prohlížeči Google Chrome stránka pro povolení použití mikrofonu,
ikonka zčervená a začne blikat. Tuto funkci lze využít pouze v aktivním hovoru a taktéž si ji může
spustit host. V chatu - v tabu rozpoznávání řeči - se poté objeví text přepisující Váš hlas. Důležité
je, nastavit si správný jazyk pro přepisování textu, viz kapitola 4.3.1.
5.4.4 Okamžitý report v případě potíží
Pokud shledáte v systému chybu či nestandardní funkčnost, je možné každých 10 minut
informovat výrobce aplikace pomocí této ikonky.
S vaší zprávou přijde i LOG (výpis ze
systému), kterým se bude výrobce aplikace neprodleně zabývat.
5.4.5 Spuštění plánovaného webináře
Pro pořádání webinářů unikátních (plánovaných) - jen pro pozvané, musíte využít administrační
rozhraní https://seats.applicloud.com/ , kam se přihlásíte stejnými přihlašovacími údaji jako do
virtuální místnosti. V den (v době) konání webináře (ne dříve), kliknutím na čepičku
, se
Vám ukáže daný webinář, který musíte spustit kliknutím na zelené sluchátko, viz obrázek níže.
Jinak není možné zahájit webinář a hosté se Vám tam nebudou moci hlásit. Ikonka čepičky je po
zahájení žlutá
a v posluchárně uvidíte tento znak
, který uzavře Vaši místnost pouze pro
pozvané (ti co dostali unikátní odkaz do e-mailu). Plánovaný webinář skončí vypnutím virtuální
místnosti SEATS.
Zahájení webináře.
Vstup do
administračního
rozhraní – odkaz na
webináře.