Canon Managed Print Services otevírají hranice Představivosti.

Canon Managed Print Services otevírají hranice Představivosti.

Canon Managed
Print Services
otevírají hranice
Představivosti.
Imagination
Media
Imagination – Case Study
Název společnosti
Imagination London
Založena
Název společnosti
1978
Británie
Služby
Webové stránky
Kreativní komunikace a design
www.imagination.com
Přehled
Imagination (Představivost) je přední
světová nezávislá agentura pro komunikaci
a design. Byla založena v Londýně v
roce 1978 a s 13 pobočkami, více než 500
zaměstnanci a přibližně stejným počtem
externích spolupracovníků po celém světě
je dnes globální organizací. Specializuje
se na poskytování prvotřídních služeb
předním mezinárodním značkám. Při své
práci využívá Imagination práce mnoha
kreativních profesionálů – architektů,
3D i 2D designérů, filmařů, novinářů,
kreativních technologů, bloggerů,
odborníků na sociální média, uměleckých
ředitelů, textařů a kreativních stratégů.
Jedinečný prodejní argument (USP)
agentury zní „schopnost uchopit realitu
a pracovat s ní s využitím kreativních
schopností mysli“.
V období od léta 2010 do léta 2011 uplatnily
projektové týmy Imagination a Canon stejnou
kreativitu při uchopení a zpracování reality neutěšené
situace interního tiskového provozu agentury. Řešení
přišlo ve formě Řízených tiskových služeb (Managed
Print Services – MPS) od společnosti Canon. Během
11 měsíců se týmu podařilo zredukovat nesourodou
sbírku 90 výstupních zařízení od různých dodavatelů
na strojový park čítající pouhých 30 nejmodernějších
multifunkčních zařízení (MFD), velkoformátových
tiskáren i monofunkčních laserových tiskáren Canon.
Díky projektu přibylo i mnoho dalších užitečných
funkcí, bez kterých se dnes neobejde žádná kreativní
agentura, natož přední světová agentura, jako např.
konzistentní správa barev, funkce pro významné
snížení nákladů, bezpečnější a flexibilnější tiskové
postupy či schopnost přesného vyúčtování tisku.
Problém
Práce agentury Imagination sice zahrnuje nejrůznější
digitální „kouzla“, ale tisk má naprosto zásadní vliv
na její hladký provoz. Projektová manažerka Sue
Chick vysvětluje: „V naší organizaci produkujeme
vše od transakčních černobílých dokumentů –
např. faktur ve finančním oddělení – po barevné
prezentační materiály v kreativních odděleních.
Tiskneme na formáty od A4 po A0. Konzistentní,
vysoce kvalitní barvy jsou pro nás stejně důležité jako
rychlý produkční cyklus a efektivita.“
Ještě počátkem roku 2010 se agentuře Imagination
dařilo plnit většinu stanovených cílů i navzdory
nehomogennímu strojovému parku bez dostatečné
správy a dohledu. Absence centrálního tiskového
oddělení a celopodnikového manažera tisku se
však projevovala setrvalým nárůstem počtu tiskáren
v jednotlivých odděleních. Sue vzpomíná, že nebylo
nikterak neobvyklé, že jedno oddělení mělo třeba
13 tiskáren. V celé společnosti tak bylo přes 90
zařízení od různých výrobců, která vyžadovala
různé ovladače a servisní dohody. Také stáří těchto
přístrojů bylo různé, v některých případech i přes
deset let.
Nekontrolovaný nákup toneru a další faktory
působily růst provozních nákladů. Zakázky
převyšující schopnosti interních tiskových
provozů, jako např. plakáty, prezentační materiály,
publikace a komplikované výkresy, musely být
zadávány komerčním tiskárnám. Někdy však byly
takové zakázky zadávány na poslední chvíli, což
znamenalo vyšší náklady. Kromě snížení nákladů
potřebovala agentura Imagination také zajistit
stabilní vysokou kvalitu tisku a barevných výstupů,
která pro ni jakožto dodavatele předních světových
značek byla opravdu zásadní. Sue Chick uvádí:
„Zkrátka a dobře, na podnik, který je na tisku závislý,
jsme měli velmi zastaralý a neefektivní systém. To
bylo třeba změnit.“
Řešení
Canon patřil mezi osm dodavatelů, kteří se
zúčastnili náročného výběrového řízení. Velice
rychle se však prosadil mezi první tři. Současně byl
jedním ze dvou dodavatelů, kteří navrhovali řešení
pro řízené tiskové služby. „Koncepce MPS se
nám jevila jako velmi zajímavá, protože nemáme
vyhrazené tiskové oddělení, které by mělo za
úkol sledovat nejnovější vývoj v oblasti hardwaru,
softwaru a služeb, a podle toho udržovat naše
tiskové prostředí. Tím pádem jsme ale neměli
dostatek znalostí a know-how, abychom správu
tiskových služeb zajišťovali vlastními silami,“
vysvětluje Sue. „Věřili jsme, že nám MPS umožní
zajistit veškeré naše tiskové potřeby pod jednou
střechou, a současně mít pod kontrolou náklady,
zvýšit efektivitu a personálu vytvořit takové
podmínky, aby se mohl soustředit na to, co umí
nejlépe – používat svou představivost!“
Sue zdůrazňuje, že agentura Imagination vždy
hledala nejen dodavatele, ale také partnera
pro tisk. A právě zde zvítězil odlišný přístup
společnosti Canon. Na základě metodologie ITIL
(IT Infrastructue Library) rozdělil Canon projekt na
pět jasně vymezených, ale navzájem provázaných
oblastí – zjišťování, návrh, transformaci a
implementaci, podporu a správu a revizi. „To
dávalo smysl,“ říká Sue, „protože to v mnoha
ohledech odráželo způsob, jakým plánujeme a
poskytujeme služby předním světovým značkám.“
Prvním krokem byl důkladný audit tiskového
prostředí provedený MSP specialisty z Canonu v
úzké spolupráci s tříčlenným týmem Imagination
pod vedením Sue Chick. Canon monitoroval
stávající zařízení, aby poznal, jak jsou využívána,
a ptal se uživatelů na jejich zkušenosti, a to
především co se týká prodlev. Z auditu vyplynulo,
že víc než jednu třetinu strojového parku tvoří
barevná zařízení – což byl mnohem větší podíl,
než se předpokládalo. Vzhledem k významu
konzistentního a kvalitního barevného tisku
pro klienty Imagination zahrnul Canon vysokou
úroveň správy barev do konečných specifikací.
„Zaznamenali jsme přínos v mnoha ohledech. Snížili jsme náklady na tisk,
což se významně projevilo v našich finančních výsledcích. Máme méně
zařízení, která jsou navíc flexibilnější a odolnější. A máme ty správné
stroje přesně tam, kde mají být. Jsme schopni přesně rozúčtovat náklady
na tisk a dodávat klientům barevné tisky té nejvyšší kvality.“
Sue Chick, Project Manager.
Toto společně s dalšími zjištěními přispělo k
návrhu řešení, které Canon a Imagination nakonec
společně vypracovaly. Okamžitým zlepšením bylo
snížení počtu černobílých i barevných tiskáren z
celkového počtu přes 90 na přibližně 30 – přičemž
multifunkční, velkoformátové (A0) i monofunkční
laserové tiskárny byly rozmístěny vyváženým
způsobem. Nová zařízení, pečlivě vybraná podle
specifických požadavků daného oddělení a
umístěná tak, aby byla pro všechny uživatele snadno
dosažitelná, nahradila spoustu malých tiskáren.
Dalším významným přínosem bylo integrované
řešení Canon uniFLOW pro správu tisku a skenování,
které sleduje a eviduje každou tiskovou úlohu
včetně příslušných nákladů. Imagination má nyní
díky tomu přehled o tom, jak jsou jednotlivá zařízení
využívána, a může klientům účtovat přesné náklady
na tisk prostřednictvím jedinečných referenčních
kódů projektů. Další užitečná funkce, uniFLOW My
Print Anywhere, zvyšuje bezpečnost a kontrolu nad
tiskem a umožňuje uživatelům zaslat svou úlohu
na libovolné zařízení v síti a po zadání čtyřmístného
autentizačního kódu PIN vybrat a vytisknout pouze
ty úlohy, které potřebují. „uniFLOW je opravdová
výhoda,“ pochvaluje si Sue. „Umožnilo nám snížit
počet zařízení a šetří čas, protože už nemusíme
každou úlohu posílat pouze na jednu specifickou
tiskárnu. Zvýšila se tím i pružnost a spolehlivost
celého tiskového prostředí, což je pro nás vzhledem
k vysokým objemům tisku opravdu důležité.“
Náš obchodní model někdy vyžaduje sestavení
dočasných týmů pro konkrétní projekty našich
klientů, a funkce My Print Anywhere se nám při tom
skvěle osvědčila, protože našim zaměstnancům
poskytuje mobilitu, jaká dřív nebyla možná. Díky
tomu už nemusíme stěhovat tiskárny z místa na
místo pro potřeby takového dočasného týmu. Každé
oddělení nyní přímo zodpovídá za to, co tiskne. A
to významně omezilo plýtvání – především při tisku
černobílých výstupů. Dalších úspor, v některých
případech až o 50 %, jsme dosáhli automatickým
nastavením oboustranného tisku.
Všechny tyto inovace vyžadovaly velmi pečlivé,
plánované rozmístění přístrojů a rozsáhlé školení
přizpůsobené uživatelům. A i v této oblasti Canon
dalece překonal naše očekávání,“ pokračuje Sue.
„Členové projektového týmu i školitelé Canon byli
prostě fantastičtí. S neuvěřitelnou rychlostí připravili
optimální program školení, přesně reflektující
provedené změny. Přechod na nový systém tak byl
velice hladký.“
Tým si rozvrhl instalace na maximálně 3 za
týden, takže na jedno oddělení, v závislosti na
jeho velikosti, připadl jeden den. V rámci přípravy
personálu Canon ve spolupráci s Imagination
vypracoval a realizoval komplexní komunikační
plán zahrnující využití různých nástrojů jako
např. plakátů a publikací, které byly rozmístěny
v budovách a obsahovaly odkazy na online
portál Canonu, kde mohli zaměstnanci najít
další informace. I to snížilo zátěž IT oddělení.
„Komunikační plán byl významným faktorem
úspěšnosti transformace, protože zajistil lepší přijetí
změny zaměstnanci. Také jsme se postarali o to,
aby uživatelé, kterých se změny dotkly nejvíc, byli
do celého procesu zapojeni co nejdřív, aby se mohli
na všechny změny rychle adaptovat a následně
pomáhat při zaškolování ostatních kolegů.“ V
každém oddělení proběhlo školení v den instalace.
Pokud někdo chyběl, mohl absolvovat rychlý kurz
se školitelem Canon. A konečně byly k dispozici i
opakovací kurzy pro ta oddělení, která požadovala
podrobnější školení nebo osvěžení naučených
dovedností.
Úspěchy
Celé řešení bylo implementováno v létě 2011,
tedy 11 měsíců od úvodní schůzky, a to v rámci
stanoveného rozpočtu. „Skutečné výhody Managed
Print Services pak na sebe nedaly dlouho čekat,“
konstatuje Sue. „Zaznamenali jsme přínos v
mnoha ohledech. Snížili jsme náklady na tisk,
což se významně projevilo v našich finančních
výsledcích. Máme méně zařízení, která jsou navíc
flexibilnější a odolnější. A máme ty správné stroje
přesně tam, kde mají být. Jsme schopni přesně
rozúčtovat náklady na tisk a dodávat klientům
barevné tisky té nejvyšší kvality.“
Mezi nejvýznamnější výhody patří zavedení
průběžných procesů s možností správy, podpory a
revize tiskových prostředků Imagination. Vyhrazený
Canon Client Service Manager (CSM) slouží jako
jediný kontakt pro komunikaci mezi společností
Canon a Imagination, které poskytuje partnerským
způsobem proaktivní správu služby s využitím
kombinace vlastních odborných znalostí, nástrojů,
definovaných pravidelných výkazů a řídící struktury.
Vyhrazený MPS service-desk Canon poskytuje
každodenní správu a řešení problémů a reaguje na
vše od základních problémů koncových uživatelů
po složité dotazy týkající se softwaru.
CSM třídí a analyzuje výkazy a každý měsíc se schází
s manažerem IT podpory Imagination nad přehledy
využití strojového parku a záznamem incidentů a
porovnává tyto údaje s požadavky odsouhlasené
dohody o kvalitě služby (SLA). Kromě toho se konají
pravidelné čtvrtletní schůzky zaměřené na možnosti
další úspory nákladů a hodnocení výkonnosti
podle SLA. Na základě této pravidelné komunikace
poskytuje Canon doporučení pro adaptaci tiskových
prostředků na měnící se podnikové potřeby agentury.
CSM dohlíží na rovnoměrné využití strojového parku,
správu přesunů zařízení a v případě potřeby na
změnu konfigurací podle zásad využívání tisku a pro
další snížení nákladů, je-li to možné.
Při pohledu nazpět Sue Chick považuje za klíčový
důvod úspěchu celého projektu kvalitu pracovníků
Canon: „Měli jsme na Canon vysoké nároky –
požadovali jsme náhradu velmi nesourodého
hardwaru a tiskových postupů komplexním řešením
s vysokým výkonem, kvalitou i zúčtovatelností.
Neměli jsme ani prostředky ani odborné znalosti
na to, abychom něco takového zvládli vlastními
silami. Řešení Managed Print Services se nejenže
ukázalo jako to pravé, ale pracovníci Canon projevili
kromě rozsáhlých odborných znalostí také značnou
trpělivost a preciznost. Informovali nás o každé
fázi projektu a spolupracovali s námi na zkoušení
nových nápadů a koncepcí. Základem každé
nabídky Canon je opravdu upřímný zájem o klienta.“
„Členové projektového týmu
i školitelé Canon byli prostě
fantastičtí. S neuvěřitelnou
rychlostí připravili optimální
program školení, přesně
reflektující provedené změny.
Přechod na nový systém tak byl
velice hladký.“
Canon Europe Ltd
Canon CZ s.r.o.
3 The Square
Stockley Park
Uxbridge
Middlesex
United Kingdom
UB11 1ET
Tel: +44 208 588 8000
Fax: +44 208 588 8001
Nám. Na Santince 2440
Praha 6
160 00
Tel: +420 22 5280 111
Fax: +420 22 5280 311
www.canon-europe.com
www.canon.cz