Přečtěte si celou případovou studii ()

Přečtěte si celou případovou studii ()

Řešení pro zpracování
faktur zvyšuje
efektivitu práce ve
společnosti Van
Dillewijn Group.
Van Dillewijn Group
Výroba
Van Dillewijn Group – Case Study
Společnost
Rok založení
Místo
Služby
Webové stránky
Van Dillewijn Group
30. léta 20. století
Aalsmeer, Nizozemsko
Vývoj, výroba a distribuce obalových
materiálů pro květiny a rostliny.
www.dillewijn.nl
„Tato jistota má pozitivní vliv
na všechny aspekty našeho
podnikání. Jsem přesvědčen, že
i naši zákazníci zaznamenávají
výhody související s naším
novým systémem, profesionální
komunikací a službami.“
Přehled
Van Dillewijn Group je přední společností,
která se zabývá vývojem, výrobou a
distribucí obalových materiálů pro květiny
a rostliny. Tato nizozemská společnost
funguje již více než 75 let, během nichž
získala mezinárodní věhlas a provozuje pět
poboček dodávajících na trh s květinami
po celém světě všechny potřebné
komponenty. Hlavní sídlo společnosti Van
Dillewijn se nachází ve městě Aalsmeer,
hlavním městě květin v Nizozemsku.
Společnost zaměstnává celkem 120
lidí a generuje roční obrat 50 miliónů
eur. Jedinečné designové studio Van
Dellewijn nabízí pěstitelům, vývozcům,
velkoobchodníkům i maloobchodníkům
celou řadu proslulých potištěných i
nepotištěných obalových materiálů, jako
například flexibilní pouzdra, květináče/
kyblíky a další přepravní nádoby.
Při neustálé expanzi se velkou slabinou
společnosti Van Dillewijn stal její systém
pro zpracování faktur, který podrýval
její profesionalitu. Faktury byly během
schvalování přenášeny mezi jednotlivými
odděleními ručně, což vedlo ke zpoždění
a někdy dokonce úplnému opomenutí
plateb. To vedlo nejen k nárůstu nákladů
na zaměstnance a poškození dobrých
vztahů s dodavateli, ale také k uvalení
několika vysokých pokut od státních úřadů.
Potřeba vyřešit tento problém byla zcela
zřejmá. Proto se v roce 2010 společnost Van
Dillewijn obrátila na společnost Canon.
Po vyhodnocení potřeb objednavatele
společnost Canon uvedla do provozu
svůj systém pro zpracování faktur. Toto
řešení zpracovává a archivuje veškeré
faktury v digitální podobě – od skenování
a zachytávání až po archivaci a pracovní
postupy. Nabízí společnosti Van Dillewijn
úplnou kontrolu nad fakturami a zajišťuje
naprostou transparentnost všech transakcí.
V konečném důsledku představuje výhody
nejen pro samotné pracovníky, ale také
dodavatele a zákazníky.
Zastaralý systém
Bert Rijkmans, vedoucí oddělení IT a komunikace
společnosti Van Dillewijn Group, popisuje
problémy a tlak, kterým společnost Van Dillewijn
čelila za dob starého fakturačního systému:
„Předchozí systém vyžadoval, aby sekretářka
dostala e-mail a poté předala fakturu v tištěné
podobě finančnímu a nákupnímu oddělení.
Během celého procesu hrozilo nebezpečí, že se
faktura v důsledku lidské chyby ztratí. Proto jsme
začali pořizovat kopie dokumentů. To však vedlo
naopak ještě k většímu zmatku a nejasnostem
ohledně stavu faktur. Tím se stávalo, že fáze
kontroly a schvalování plateb pověřenými
pracovníky na sebe nenavazovaly.“
Dalším konzumentem času, který by mohl být
využit k potřebnějším věcem, bylo ruční zakládání
faktur. Pan Rijkmans konstatuje: „Nejenže při
tomto procesu neustále hrozilo riziko pochybení
nebo ztráty. Vše bylo navíc časově velmi náročné.
Po založení faktur vyžadovalo jejich opětovné
vyhledání zpravidla spoustu času. Zjistili jsme,
že když vezmeme v úvahu všechna oddělení, jen
tento proces sám o sobě vyžaduje množství času
odpovídající týdenní pracovní době zaměstnance
na plný úvazek. To znamená, že jsme tak ročně
promrhali 200 pracovních dní, které mohly být
využity k důležitějším věcem, například k podpoře
prodeje.“
„Nyní máme své závazky plně pod kontrolou a faktury zpracováváme
o 40 % rychleji než dříve. Zkrácením času potřebného na zpracování
faktur o 40 hodin ročně ušetříme 25.000 až 30.000 eur. Když k tomu
připočteme částku, kterou jsme odváděli na pokutách, řešení od
společnosti Canon nám přineslo úsporu 30 % z celkových nákladů.“
Bert Rijkmans, Information and Communications Executive.
Celá situace však měla mnohem dalekosáhlejší
následky. Začalo docházet ke zpochybňování
profesionální integrity společnosti Van Dillewijn.
Dodavatelé byli obchodováním se společností,
která nedokáže pravidelně a včas hradit faktury,
pochopitelně znepokojeni. Společnost navíc
musela ročně uhradit na pokutách 2.000 až 5.000
eur, což mělo negativní vliv nejen na pověst, ale
také na zisk. Pan Rijkmans vysvětluje: „Věděli jsme,
že se jedná o problém, který musíme urgentně
vyřešit. Potřebovali jsme však to správné řešení.
Kontaktovali jsme tedy řadu prodejců včetně
společnosti Canon a poté zvážili své možnosti.
Nakonec jsme se rozhodli pro společnost Canon.
Nejen proto, že její řešení bylo nejefektivnější a
dostupné, ale také proto, že společnost Canon již
měla zkušenosti s naším odvětvím a projevila vůli
dozvědět se o něm ještě více.“
Partnerství se posiluje a společnost
Van Dillewijn zefektivňuje své procesy
Společnost Van Dillewijn byla se společností
Canon a jejími službami obeznámena,
neboť v letech 2008 a 2009 instalovala pět
vysokorychlostních kancelářských skenerů Canon,
aby zefektivnila své interní procesy. Jak vysvětluje
pan Rijkmans, byli spokojeni jak se samotnými
produkty, tak se souvisejícími službami: „Skenery
od společnosti Canon jsou nesmírně spolehlivé
a perfektně splňují naše potřeby. Když už k
nějakému problému dojde, technici jej velmi
rychle opraví. Všechna zařízení pracují spolehlivě
a kvalitně. Proto jsme věděli, že společnost Canon
bude mít řešení našich problémů s fakturací. Její
konzultanti vždy problém důkladně analyzovali,
aby mohli najít optimální řešení.“
Pan Rijkmans nastiňuje přednosti řešení:
„Nyní, když využíváme řešení Canon Invoice
Processing (zpracování faktur) ve spojení se
skenery Canon, sekretářka jednoduše naskenuje
faktury, které obdržíme poštou nebo e-mailem.
Software převede dokumenty do digitální podoby,
importuje je a uloží do archivačního modulu
pro zpracování faktur. Autorizovaní pracovníci
z nákupního oddělení pak mohou k fakturám
snadno a rychle přistupovat pomocí jedinečných
kódů ještě před jejich ověřením. Dokumenty jsou
pak předány finančnímu řediteli ke schválení.
Účetní oddělení se nakonec postará o odeslání
platby dodavateli. Díky tomu máme naprostou
kontrolu nad celým procesem.“
Plně automatizovaný systém
prospěšný všem
Společnost Van Dillewijn nyní využívá plně
automatizovaný systém, který umožňuje okamžitě
dohledat libovolnou fakturu. Zaměstnanci tak
mohou zjistit její aktuální stav. Pan Rijkmans
konstatuje: „Zásluhou tohoto řešení můžeme
pomocí intuitivního fulltextového vyhledávání
dohledat kteroukoli fakturu. Pokud se u některé
faktury vyskytne problém, okamžitě vidíme, ve
které fázi k problému došlo a z jakého důvodu.
Můžeme tak začít problém okamžitě řešit. Už se
nestane, že by problém zůstal několik dní bez
povšimnutí.“
Rychlé vyhledávání dokumentů přináší výhody i
zákaznickému servisu. Pan Rijkmans vysvětluje:
„Když nás zákazník kontaktuje s dotazem ohledně
produktu nebo dodání, nemusíme už shánět
tištěné dokumenty. Díky řešení od společnosti
Canon nyní můžeme efektivně lokalizovat dodací
listy a sdělit zákazníkům všechny potřebné
informace týkající se dané objednávky. Tato jistota
má pozitivní vliv na všechny aspekty našeho
podnikání. Jsem přesvědčen, že i naši zákazníci
zaznamenávají výhody související s naším novým
systémem, profesionální komunikací a službami.“
Došlo také k výraznému poklesu pokut. Pan
Rijkmans k tomu říká: „Očekáváme, že se nám
tyto náklady podaří v blízké budoucnosti zcela
eliminovat a s pomocí řešení od společnosti
Canon už je nikdy nebudeme muset řešit.“
Pan Rijkmans dodává: „Díky společnosti Canon
nyní máme své závazky plně pod kontrolou a
faktury zpracováváme o 40 % rychleji než dříve.
Zkrácením času potřebného na zpracování faktur
o 40 hodin ročně ušetříme 25.000 až 30.000
eur. Když k tomu připočteme částku, kterou jsme
odváděli na pokutách, řešení od společnosti
Canon nám přineslo úsporu 30 % z celkových
nákladů.“
Canon Europe Ltd
Canon CZ s.r.o.
3 The Square
Stockley Park
Uxbridge
Middlesex
United Kingdom
UB11 1ET
Tel: +44 208 588 8000
Fax: +44 208 588 8001
Nám. Na Santince 2440
Praha 6
160 00
Tel:+420 22 5280 111
Fax:+420 22 5280 311
www.canon-europe.com
www.canon.cz