diplomová práce

Transkript

diplomová práce

VYSOKÁ ŠKOLA EKONOMICKÁ V PRAZE
DIPLOMOVÁ PRÁCE
2006
JI Í HORNÍK
Vysoká škola ekonomická v Praze
Fakulta informatiky a statistiky
Katedra systémové analýzy
Student
Ji í Horník
Vedoucí diplomové práce
doc. Ing. Vlasta St ížová, CSc.
Rok vypracování
2006
Téma diplomové práce
Systémy pro správu dokument (DMS) ve státní správ
Prohlášení
Prohlašuji, že jsem diplomovou práci zpracoval samostatn , a že jsem uvedl
všechny použité prameny a literaturu.
V Praze dne 17.12.2006
…………………..
podpis
Pod kování
Tato práce by nemohla vzniknout bez pomoci n kterých osob, kterým bych cht l touto cestou
za jejich podporu pod kovat.
Prvním komu pat í velký dík nejen za vedení a podporu p i psaní práce, ale také za
zprost edkování spolupráce se spole ností Siemens Business Services, je vedoucí diplomové
práce paní docentka Vlasta St ížová z Katedry systémové analýzy Vysoké školy ekonomické
v Praze.
Dalšími v po adí jsou moji spolupracovníci nejen z projektu ÚZSVM, ale všichni
zam stnanci SBS, které jsem za necelý rok v této firm potkal, a kte í m v ele p ijali za
svého kolegu. Z této skupiny bych jmenoval pouze své nejbližší kolegy z projektového týmu,
vedoucí projektu Ing. Miroslavu Frýdlovou, a konzultanty DMS Ing. Pavla Ranše a Ing.
Radima Pazderu, od kterých jsem se v rámci spolupráce se SBS nejvíce nau il.
Poslední, ale jist ne nejmenší dík, pat í mé p ítelkyni Zuzan Malíkové za její velkou
podporu a trp livost, kterou projevovala po n kolik m síc , kdy jsem veškerý volný as
v noval psaní této práce.
D kuji.
Obsah
1
Úvod ................................................................................................................................... 6
1.1
Slovo úvodem............................................................................................................. 6
1.2
Definice základních pojm ......................................................................................... 8
1.2.1
Dokument (Document)....................................................................................... 8
1.2.2
Správa dokument (DM - Document Management).......................................... 8
1.2.3
Systém pro správu dokument (DMS – Document Management System) ....... 9
1.2.4
Obsah (Content) ................................................................................................. 9
1.2.5
Správa obsahu (ECM – Enterprise Content Management) ................................ 9
1.2.6
Spisová služba (SSL) ....................................................................................... 10
1.2.7
Státní správa ..................................................................................................... 11
1.3
Úloha DMS na cest k e-Governmentu.................................................................... 11
2
Document Management Systems ..................................................................................... 14
2.1
Co je a co není DMS ................................................................................................ 14
2.2
DMS v architektu e IS organizace ........................................................................... 17
2.3
Jednotlivé komponenty správy obsahu a jejich podpora IT..................................... 23
2.3.1
Vstup obsahu do systému (Komponenta Capture)........................................... 23
2.3.2
Správa a ob h dokument (Komponenty Manage, Store a Workflow) ........... 27
2.3.3
Vyhledávání a zp ístupn ní (Komponenta Deliver)......................................... 33
2.3.4
Zálohování a elektronická archivace (Komponenta Preserve)......................... 36
2.4
Významné SW produkty ECM ................................................................................ 38
2.4.1
EMC Documentum .......................................................................................... 38
2.4.2
IBM a FileNet................................................................................................... 39
2.4.3
OpenText Livelink a Hummingbird ................................................................. 39
2.4.4
Stellent.............................................................................................................. 40
2.4.5
ELO Digital Office........................................................................................... 40
2.4.6
Microsoft Office Sharepoint Server ................................................................. 41
2.4.7
TreeINFO ......................................................................................................... 41
2.4.8
ešení pro SAP ................................................................................................ 42
2.4.9
Nuxeo ............................................................................................................... 42
3
DMS ve státní správ R ................................................................................................. 43
3.1
Legislativní rámec .................................................................................................... 43
3.1.1
Zákon . 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové služb .................................. 43
3.1.2
Ostatní zákony.................................................................................................. 45
3.2
Využití DMS v ú adu - vybrané p ípadové studie ................................................... 52
4
Informa ní systém spisové služby na ÚZSVM................................................................ 58
4.1
Charakteristika ÚZSVM .......................................................................................... 58
4.2
Cíle a p ínosy projektu ............................................................................................. 59
4.3
Technologická architektura ešení ........................................................................... 59
4.4
Analýza workflow proces ÚZSVM........................................................................ 61
4.5
Možnosti dalšího rozvoje ISSSL.............................................................................. 63
5
Záv r................................................................................................................................. 66
Použité informa ní zdroje ........................................................................................................ 68
Seznam obrázk a tabulek........................................................................................................ 72
Rejst ík ..................................................................................................................................... 73
P ílohy ...................................................................................................................................... 74
Systémy pro správu dokument ve státní správ
1 Úvod
1.1 Slovo úvodem
Není tajemstvím, že státní správa bývá, nejen v
eské republice, ob any asto vnímána jako nepružná a
n kdy dokonce až zbyte ná innost. as od asu m žeme zaslechnout i mnohem tvrdší soudy. Tyto názory, a
mnohdy mohou k ivdit velké spoust kvalitních lidí, kte í na ú adech pracují a snaží se svoji práci d lat co
nejlépe, mají sv j p vod v reálných zkušenostech ob an s nedodržením lh t, n kdy dokonce i s absencí
jakékoli reakce na jejich podn ty, s kauzami táhnoucími se neúm rn dlouho atd.
Cestou z této situace je dlouhodobá práce na zvyšování efektivnosti státní správy a zkvalit ování služeb
ob an m, kte í musí být vnímáni jako koncoví zákazníci státu.
Vzhledem k tomu, že v tšina operací ve státní správ , podobn jako v jakékoli jiné administrativní jednotce,
spo ívá ve zpracování informací, je nad je na zvýšení efektivity a produktivity práce ú edník vkládána do
po íta ov podporovaných informa ních systém (IS/ICT).
Vizí, ke které snahy o rozvoj státní správy sm ují, je tzv. e-Government, který spo ívá p edevším ve
vým n informací a služeb mezi státní správou a ostatními subjekty prost ednictvím moderních komunika ních
technologií. Nutno ovšem podotknout, že jednak jsme jako spole nost od této vize ješt pom rn vzdáleni (mj.
kv li nep ipravenosti zna né ásti ob an tyto služby erpat), a za druhé ani vytvo ení elektronických rozhraní
mezi jednotlivými subjekty nezaru í efektivnost celého systému. Krom efektivní komunikace mezi r znými
subjekty je nutné ješt efektivní fungování samotných t chto jednotek, v našem p ípad ú ad , obcí a dalších
organiza ních složek státu.
Pokud bychom si tedy ú ad rozd lili na rozhraní pro styk s ostatními subjekty (front-office) a
ást
podporující toto rozhraní (back-office), bylo by cílem první ásti poskytovat služby prost ednictvím mnoha
komunika ních kanál a cílem druhé ásti prost ednictvím standardizovaných proces tyto služby vytvá et.
Zvyšování efektivity jak front-office tak back-office složky není samoz ejm výhodné pouze pro ob any jako
zákazníky, kte í dostanou lepší služby v kratším ase, ale také pro samotné ú edníky, kte í dané služby mohou
vytvá et s vyšší produktivitou, a také pro spole nost jako celek, nebo
je šet eno prost edky da ových
poplatník .
Jak bylo již zmín no, tak nejv tší podíl práce ú ad tvo í zpracování informací. Tyto informace jsou velmi
asto ukládány a p enášeny prost ednictvím dokument
(v elektronické nebo listinné podob ). Klí em k
efektivnímu fungování administrativních organizací je tedy práv
vytvo ení jednoduchého a práci
nezpomalujícího systému práce s dokumenty. Po íta ovou podporu zpracování dokument p edstavují tzv.
systémy pro správu dokument (DMS – Document Management Systems).
Role systém pro správu dokument a souvisejících technologií p i zvyšování efektivnosti státní správy je
hlavním p edm tem zájmu této práce. Obsah této práce je proto rozd len do t í hlavních ástí, které jsou
se azeny od obecného ke konkrétnímu.
První ást uvádí tená e do problematiky DMS a souvisejících technologií bez ohledu na jejich aplikaci v
oblasti státní správy. Cílem je zde popsat možnosti t chto systém a jejich za azení do celkové architektury
informa ního systému organizace. Na vybraných produktech je prezentována typická funkcionalita DMS a
Strana 6 (celkem 81)
technologií, se kterými DMS spole n tvo í podporu pro tzv. správu podnikového obsahu (ECM – Enterprise
Content Management). Dále budou popsány jednotlivé etapy práce s dokumenty od jejich vstupu do organizace
po jejich archivaci a p ípadnou skartaci. P ínosem této ásti je p iblížení možností moderních technologií
zpracování dokument a vymezení základních kategorií v této oblasti.
Druhá ást se již zabývá využitím DMS ve státní správ . P edevším jde o podporu tzv. spisové služby, která
je povinná pro organiza ní složky státu a další tzv. ur ené p vodce. Smyslem a p ínosem této kapitoly je jednak
vymezení legislativních požadavk na práci s dokumenty ve státní správ (p edevším ve smyslu spisové služby)
a za druhé prost ednictvím vybraných p ípadových studií ilustrovat, jak a s jakým úsp chem je p i podpo e této
innosti využito po íta
a speciálního softwaru.
Ve t etí ásti je podrobn rozebrán projekt Informa ního systému spisové služby (dále IS SSL), který na
Ú ad pro zastupování státu ve v cech majetkových (dále ÚZSVM) dodává spole nost Siemens Business
Services s.r.o. (dále SBS). Díky ú asti autora na tomto projektu bylo možno získat a uvést n které podrobn jší
informace než ty, které by mohly být získány z klasické p ípadové studie. Po úvodních informacích o ÚZSVM a
o samotném projektu IS SSL budou analyzovány klí ové procesy spisové služby, které dodávaný systém
podporuje. Hlavním p ínosem této kapitoly je prost ednictvím navržených možností rozvoje IS SSL ilustrovat
postup jak na základ technologií podporujících spisovou službu (postupy dané zákonem) vystav t ešení, které
tuto spisovou službu p esahuje a blíží se spíše podpo e správy podnikového obsahu (ECM).
Cíle práce vyplývají mj. ze zadání a lze je explicitn vymezit takto:
•
Charakterizovat pojem DMS v kontextu dalších pojm z této oblasti (nap . ECM).
•
Shrnout teoretická hlediska správy dokument
z technologického, organiza ního i
legislativního úhlu pohledu.
•
Na základ p ípadových studií zhodnotit možné p ínosy a rizika projekt DMS ve státní
správ .
•
Na p íkladu projektu ÚZSVM analyzovat procesy vedení spisové služby a navrhnout
možnosti rozvoje informa ního systému spisové služby.
Celá práce by potom mohla posloužit informa ním manažer m ve státní správ
jako inspirace jak
prost ednictvím sofistikovaných technologií zvyšovat efektivitu administrativních inností a tím také výrazn
podpo it výkonnost nejen svého ú adu, ale také státní správy jako celku. Tyto inova ní aktivity bezesporu v
budoucnu zvolna povedou mj. k vnímání státní správy jako partnera poskytujícího svým zákazník m-ob an m
užite né služby efektivn ji než je tomu v sou asnosti.
1.2 Definice základních pojm
Vzhledem k tomu, že n které pojmy použité v této práci mohou být v praxi r zn definovány, je vhodné
hned na za átku up esnit definice klí ových pojm tak, jak zde budou chápány. Další pojmy budou také
vysv tleny p ímo v textu (pomocí poznámek pod arou) v okamžiku, kdy jsou poprvé použity nebo pokud by
jejich definice v konkrétním p ípad neodpovídala definici standardní.
1.2.1 Dokument (Document)
Pokud jde o systémy pro správu dokument , je jasné, že prvním pojmem, který musí být definován, je práv
dokument. I když je patrn intuitivn z ejmé, o co se jedná, uvidíme dále, že definovat pojem dokument není
zcela triviální. První, co napadne pr m rného po íta ov gramotného
lov ka, je zadat do internetového
vyhledáva e Google dotaz typu define:document. B hem n kolika málo sekund již m že íst, že dokument je
nap íklad:
•
Písemnost, která obsahuje informace
•
Soubor vytvo ený libovolnou aplikací (tedy text, ale i obrázek, video atd.)
•
Kus papíru obsahující d ležité údaje
•
Entita nesoucí libovolné informace
Pokud bychom vynechali p íliš specifické definice z konkrétních aplika ních oblastí, došli bychom k
záv ru, že dokument m že být opravdu cokoli, co nese n jakou informaci. Tedy text, zvuk, obraz i video.
Dokument potom m že existovat jak v elektronické, tak i v papírové form . M že být strukturovaný (nap .
faktura, výkaz) nebo nestrukturovaný (dopis, lánek).
Velmi d ležité je uv domit si, že dokument m že být uložen r zným zp sobem a to zejména jako: papír,
elektronický obraz (nelze pracovat jako s textovým souborem) a plný text v elektronické form (lze pracovat s
textem). Mezi t mito formami lze s ur itými omezeními p evád t pomocí technologií skenování [DI - Document
Imaging], optického rozpoznávání textu [OCR - Optical Character Recognition] a tisku.
V p ípad správy dokument dále pracujeme s ur itými strukturovanými daty (indexy). P íkladem index
m že být nap . název dokumentu, jméno autora, datum a as vzniku a další. Indexy mohou být jednak sou ástí
dokumentu, ale mohou také pocházet i z jiného zdroje. Vždy jsou však ješt uloženy v n jaké strukturované
form (papírové i elektronické). Indexy hrají zásadní roli p i vyhledávání a filtrování dokument .
Zatímco dokument je tedy pouze p vodní zdroj informace (nap . dopis), p i správ dokument
m že
existovat v r zných formách - papírový originál, papírové kopie, elektronické obrazy v r zných formátech,
textové dokumenty v r zných formátech, k dokumentu náležející indexy (metadata) atd. Jak je vid t i s abstrakcí
od dalších forem dokument
(nap . audio, video), hrozí p i práci s dokumenty vznik pom rn zna ného
nepo ádku. Udržet ve firemních dokumentech (resp. i dalších datech) po ádek je úkolem pro správu dokument
(resp. obsahu).
1.2.2 Správa dokument (DM - Document Management)
Je innost, která pokrývá procesy p íjmu, vzniku, životního cyklu, ob hu, vypravení, archivace a skartace
dokument v organizaci. Soust edí se p edevším na procesní a metodickou stránku v ci. Odpovídá na otázky kdo
a jakým zp sobem v organizaci s dokumenty nakládá. Definuje typy dokument a p ístupová práva jednotlivých
rolí/pracovník . Dále ur uje, jakými technologickými prost edky je práce s dokumenty v organizaci
podporována, používané formáty elektronických dokument , šablony pro standardní typy dokument atd.
1.2.3 Systém pro správu dokument (DMS – Document Management System)
V tomto textu je DMS chápán jako speciální software podporující evidenci dokument organice, ízení verzí
a p ístupových práv. V sou asné dob se z p vodn
istých DMS vyvíjejí integrované balíky podporující
kompletní ECM (viz dále). Z tohoto d vodu je asto problematické odlišit DMS od ECMS1.
Pokud však budeme dále hovo it o DMS, respektive systému pro správu dokument , je vždy myšlen ur itý
software, který podporuje innosti správy dokument definované v kapitole 1.2.2, p ípadn svou funkcionalitou
pokrývající i další innosti ECM (definováno v kapitole 1.2.5).
1.2.4 Obsah (Content)
Za obsah je v této práci považován informa ní obsah organizace, tedy veškerá její data, která jsou jak
potenciálním, tak aktuálním nositelem ur ité informace. Pod pojem obsah spadají jednak výše definované
dokumenty a krom nich také ostatní obsah, který nemá formu dokument (nap íklad data z ekonomického
systému, adresá ové služby, kalendá e apod.). Nabízí se otázka, podle jakého hlediska odlišit dokument od
ostatního obsahu? Jde o to, že dokument obsahuje krom údaj také pot ebný kontext pro jejich interpretaci. Na
druhou stranu ostatní data poskytují informaci pouze, pokud je použito dalšího nástroje pro jejich zobrazení ve
správném kontextu. Samoz ejm je možné také provést transformace z dokumentu na „holá“ data a obrácen .
P íkladem m že být vytišt ní sestavy nebo naopak indexace (vyt žení) strukturovaných informací z dokumentu.
1.2.5 Správa obsahu (ECM – Enterprise Content Management)
V sou asné dob se stále ast ji místo DMS hovo í práv o ECM. D vodem m že být to, že jak pot eby
firem, tak i funkcionalita p vodních DMS systém již dnes zna n p esahují hranice pojmu DMS. V úvodní
kapitole byl použit termín DMS a související technologie, který je z hlediska technologického v této práci
považován za synonymum ECM. V dnešních ešeních pro správu obsahu (ECM) tvo í DMS totiž pouze jakési
jádro, které je obaleno dalšími technologiemi, z nichž n které již byly jmenovány d íve a v dalším textu budou
relativn
podrobn
popsány. Dnes již nesta í pouze evidovat dokumenty, ale je nutné standardizovat a
po íta ov podporovat práci se všemi firemními informacemi. Z hlediska inností, které ECM obnáší, a
technologií, které tyto innosti podporují, si lze p edstavit zejména následující (dle [INT_ 5] a [INT_ 6] ):
•
Zachycení (Capture) - Tato komponenta ECM tvo í jakýsi vstup obsahu do systému ECM.
Pod pojmem obsah m žeme ve smyslu p edchozí definice rozum t: Papírovou
korespondenci, e-maily, dokumenty ve formátu XML p icházející od obchodních partner ,
data generovaná ekonomickým systémem, elektronické nebo papírové formulá e a další.
Zachytávány jsou pouze takové informace, jejichž vedení v systému ECM je ú elné. Nikoli
nap . reklamní letáky. Používané skupiny technologií jsou ty, které podporují: skenování,
zpracování formulá , rozeznání (OCR a další technologie), kategorizaci a indexaci.
1
Zkratka ECMS (Enterprise Content Management System) není v praxi p íliš využívána. O t chto produktech se
hovo í pouze jako o ECM.
•
Správa (Manage) – V režimu správy se obsah nachází v období, kdy je s ním nakládáno. V
této fázi jsou využívány p edevším technologie DMS pro uložení a ízení p ístupu k
dokument m, Workflow (Wf) pro podporu firemních proces , Groupware pro podporu
spolupráce, Web Content Management pro publikování informací na internetu i intranetu,
Records Management pro podporu práce s dokumenty podléhajícími legislativním
požadavk m (nap . z hlediska doby archivace).
•
Do asné uložení (Store) – Jsou využívána úložišt , která jsou kombinací databázových
technologií (obvykle pro metadata) a souborových systém (nap . pro obrazy dokument
nebo textové soubory). Do t chto do asných úložiš
je obsah umíst n z komponenty
„zachycení“ a je využíván komponentou „správa“. Když již není t eba mít obsah (nap .
dokument) dostupný, je rozhodnuto o jeho vy azení nebo p esunu do následující komponenty
„trvalé uložení“.
•
Trvalé uložení (Preserve) – tato ást ECM p edstavuje problematiku dlouhodobé archivace
materiál , se kterými se již nepracuje a bylo rozhodnuto o jejich uložení.
eší se zálohy a
obnova takových dat stejn jako migrace na soudobé nosi e (z d vodu fyzického i morálního
zastarávání nosi ).
•
Dodávání informací (Deliver) – je sou ástí ECM, která eší vyhledání a výstup informací ze
systému. Jedná se o smysluplné využití firemních informací – vyhledání relevantních
informací, znovupoužití, publikování, tisk nebo nap íklad dodávání personalizovaných
informací.
Pojem ECM m že být chápán ve t ech r zných významech jako:
1.
innosti uvedené výše. Tedy jakýsi procesní pohled. V této souvislosti lze použít i pojem
informa ní management, nebo bylo uvedeno, že pod pojmem obsah je myšlen obsah informa ní.
Jde tedy o definování druh obsahu a pravidel pro nakládání s nimi. ECM tedy pokrývá všechny
innosti správy podnikových informací.
2.
Softwarové produkty pro podporu t chto inností. Zde by se analogicky k DMS hodil spíše pojem
ECMS jako Enterprise Content Management System. Nicmén tento pojem je v praxi nahrazován
práv zkratkou ECM nebo n kdy historickým pojmem DMS.
3.
Odv tví, které dané softwarové produkty dodává. Mezi sou asné lídry2 tohoto trhu pat í spole nosti
IBM, OpenText, EMC i Hummingbird.
N kdy bývá pojem DMS chápán ší eji než jako sou ást správy firemního informa ního obsahu (op t
historická záležitost). V tomto p ípad ale dochází ke zna nému p ekryvu a nejasnosti v t chto pojmech.
1.2.6 Spisová služba (SSL)
Spisová služba je dle [KNI_ 6]: „Zajiš ování úkon spojených s p íjmem, ob hem, odesíláním, ukládáním a
vy azováním písemností3“. Vidíme zde tedy jistý p ekryv jak s definicí správy dokument , tak s definicí správy
2
Dle Gartner Magic Quadrant for Enterprise Content Management, 2005.
obsahu. Je také evidentní, že pojem spisové služby je o n co užší (speciáln jší) než správa dokument nebo
obsahu.
D ležité je, že orgány státní správy jako tzv. „ur ení p vodci“ jsou povinni vykonávat spisovou službu ze
zákona, a to bu
písemnou, nebo elektronickou formou. Pokud se rozhodnou pro elektronickou
(automatizovanou) formu, mohou pro podporu inností spisové služby využít bu to speciální software i
systémy DMS (resp. ECM). Využití specializovaného softwaru má výhodu v nižších po áte ních nákladech.
Druhou stranou mince je ale to, že tento software již v tšinou neposkytuje další funkcionalitu balík ECM, která
umožní dále zefektiv ovat vnit ní (back-office) procesy v organizaci. Vhodným modelem, p edevším pro v tší
organizace s v tším rozpo tem, by potom mohla být implementace spisové služby v jednom z „velkých“ ECM
balík a následný rozvoj funkcionality sm rem k maximální integraci informa ního obsahu organizace.
1.2.7 Státní správa
Státní správa [INT_ 3] je ve formálním pojetí soustavou institucí (ú ad ), které se starají o v ci ve ejné.
Spolu se samosprávou tvo í tzv. ve ejnou správu. Rozdílem od soukromého sektoru podstatným z hlediska
správy dokument je nap íklad více povinností kladených na innost ú ad legislativou (nap . povinnost vést
spisovou službu, povinnost poskytovat informace v ur ených lh tách a podobn ). Další rozdíly od privátního
sektoru plynou nap íklad ze zp sobu financování, ízení „shora“ apod.
V praxi bývá tento pojem nesprávn zam ován práv s pojmem ve ejná správa, který je ale z hlediska
materiálního širší. Použití t chto pojm jako synonyma je ve formálním (institucionálním) pojetí p ípustné,
nebo i samosprávné orgány (nap . obce) mohou áste n vykonávat státní správu (v p enesené p sobnosti).
1.3 Úloha DMS na cest k e-Governmentu
Již v kapitole 1.1 byl stru n zmín n e-Government jako cíl, ke kterému sm ují ( i spíše ke kterému by
m ly sm ovat) snahy o rozvoj státní správy. Tento pojem a jeho souvislost s DMS je t eba rozebrat více než by
bylo vhodné se mu v novat v úvodu práce. Proto je této problematice vyhrazena alespo samostatná kapitola (i
když by vydala nejmén na samostatný lánek).
Samotný pojem e-Government je pom rn zna n široký a jeho obsah proto m že být odlišn chápán. Jedná
se v podstat
o využití moderních informa ních a komunika ních technologií ve státní správ
s cílem
rychlejšího, levn jšího a spolehliv jšího poskytování služeb ve ejnosti. Tedy to, co bylo popsáno již v úvodu.
Podle této definice lze íci, že již te
n jaký e-Government existuje, a že „cesta k e-Governmentu“ není
rozhodn cesta k n jakému kone nému stavu, ale spíše neustálá inovace a snaha o optimální využití dostupných
technologií. Pokud by cílem bylo práv optimální využití dostupných technologií, lze konstatovat, že tento cíl je
dosažitelný a udržitelný, p i emž v sou asnosti zdaleka dosažen není. Soudobé technologie, p edevším internet,
již v podstat umož ují realizovat vize e-Governmentu ve smyslu elektronického kontaktu se státní správou.
Vytvo ení komunika ních rozhraní podobných t m z elektronické komerce (nap . G2C – Government to Citizen,
G2B – Government to Business a další) je ale pouze malou ástí elektronické státní správy (e-Governmentu),
podobn jako elektronická komerce je podmnožinou elektronického podnikání (e-Business).
3
Termín písemnost lze považovat za synonymum pojmu dokument.
Webový portál typu eského Portálu ve ejné správy (http://portal.gov.cz) je sice velice sofistikovaný,
moderní a perspektivní, ale stále „jen“ jeden z komunika ních kanál . Je tedy z ejmé, že pohled na
e-Government jako na pouhou možnost styku s ú ady p es internet by byl zna ným ochuzením tohoto pojmu.
Nejen že státní správa musí podporovat také maximální množství ostatních kanál (telefon, pošta, e-mail, osobní
styk a další), ale také je nutné tyto kanály vzájemn ú eln kombinovat. Zachování podpory tradi ních kanál je
dále nutné zejména proto, že stále existuje, a v dohledné dob s velkou pravd podobností existovat bude, zna ná
skupina obyvatel, kte í nejsou schopni nebo ochotni nejmodern jší technologie využívat. Úkolem „architekt “ eGovernmentu v této jeho ásti je tedy vytvo ení co nejv tší dostupnosti ve ejné správy pro ve ejnost.
Druhá ást e-Governmentu, v úvodu popsaná jako back-office, je z hlediska efektivity státní správy ješt
významn jší. Ministerstvo informatiky na svém webu [INT_ 1] hovo í o elektronizaci vnit ních agend státní
správy jako o klí ovém prvku, který je nutnou podmínkou pro to, aby ob ané mohli p istupovat ke službám
státní správy nezávisle na lokalit a použitém komunika ním kanálu.
Systémy DMS a související technologie (tvo ící spole n nástroje pro správu obsahu ve státní správ ) jsou v
tomto p ípad klí ovým prvkem architektury informa ního systému ve ejné správy (ISVS), který postupn
vzniká, aby podporoval moderní služby státní správou poskytované. V této architektu e tvo í významný
integra ní prvek jednak p i p evodu informací p ijatých p es jednotlivé komunika ní kanály na jednotnou formu
probíhající unifikovanými procesy back-office (nap . naskenování papírového dokumentu, p ijetí e-mailu,
záznam telefonátu apod.), za druhé je významným prvkem ízení samotných proces (Workflow/BPM).
Je evidentní, že v sou asnosti neexistuje, a ani v budoucnu z ejm existovat nebude, jednotný homogenní
informa ní systém ve ejné správy ve smyslu jedné velké aplikace s jednou databází poskytující všechny služby.
Naopak, vždy se bude jednat o zna n heterogenní prost edí integrované na r zných úrovních:
1.
Integrace na úrovni jednoho ú adu (nap . organiza ní složky státu)
2.
Integrace na úrovni mezirezortní a mezinárodní spolupráce (sdílení informací mezi n kolika
organiza ními složkami státu nebo na mezinárodní úrovni)
3.
Integrace rozhraní mezi státní správou a ve ejností.
Integrace na t chto t ech úrovních probíhá paraleln a kontinuáln . P íkladem první úrovn m že být
zavád ní a rozvoj systému správy dokument (resp. spisové služby) na Ú adu pro zastupování státu ve v cech
majetkových popisované v kapitole 4 tohoto textu. P íkladem integrace druhé úrovn m že být vytvo ení
centrálních registra ních míst projektu ZAP, která usnad ují založení firmy. V tomto p ípad
je hlavní
myšlenkou to, aby stát nepožadoval po podnikatelích opakovan informace, které již existují v databázích
n které z jeho organiza ních složek. P íkladem integrace komunika ních kanál (t etí úrove ) je v eské realit
zmi ovaný Portál ve ejné správy (PVS). Hlavní myšlenkou je zde to, aby ob ané p istupovali ke službám státní
správy p es jedno místo. Krom dalšího rozvoje PVS je dále možné pod vlivem vzoru velkých spole ností s
miliony zákazník uvažovat o z ízení integrovaných kontaktních center s využitím technologií známých z oblasti
CRM (Citizen/Customer Relationship Management) a podobn . Nicmén tyto p edstavy jsou v sou asnosti spíše
utopií.
V této práci se bude nej ast ji uvažovat v kontextu první úrovn , tedy integrace na úrovni jednoho ú adu.
D vod je hned n kolik. Za prvé tato integrace je nutnou podmínkou pro úsp ch integrace na zbylých úrovních.
Za druhé je v sou asnosti nejaktuáln jší z hlediska vynakládaného úsilí. Za t etí je práv projektu z této oblasti
v nována praktická ást této diplomové práce – kapitola 4.
Východiskem je tedy situace ú adu, který buduje (resp. inovuje) sv j informa ní systém. Tento informa ní
systém musí v budoucnu být schopen spolupráce s informa ními systémy ostatních prvk státní správy práv
tak, aby spole n tvo ily tzv. ISVS, ve kterém každá ást poskytuje ur itý podíl služeb. Vnit ním integra ním
prvkem bude systém pro správu dokument
a související technologie, které spole n umož ují ídit toky
informací uvnit organizace a také sledovat jejich životní cyklus.
2 Document Management Systems
2.1 Co je a co není DMS
Jak je vid t již z definice pojm v úvodu této práce, pojem DMS není vždy chápán zcela jednozna n . Je
tomu tak p edevším z historických d vod . Jinými slovy proto, že technologie, které jsou dnes souhrnn
ozna ovány jako Enterprise Content Management (ECM), vznikaly rozši ováním a „obalováním“ p vodních
DMS. Hranice mezi DMS a technologiemi jako Document Imaging, nebo Workflow management není p íliš
ostrá. Tato neostrost je d sledkem vzájemné integrace t chto technologií a je jist pozitivní. Výsledkem je, že
dnešní DMS nelze chápat odd len , ale jen v souvislosti s ostatními technologiemi, které jsou komponentami
ECM. V praxi je tak možné se setkat s tím, že ozna ení DMS je používáno i tam, kde by m l být používán
pojem ECM.
Cílem této podkapitoly je vymezit, která funkcionalita spadá pod úzké vymezení Document Management
Systems (DMS) a jaká stojí naopak mimo.
Historie DMS sahá do období, kdy p estával vyhovovat model odd leného zpracování podnikových úloh
[KNI_ 4]. Tento model byl v oblasti OIS (Office Information Systems) charakterizován nasazením odd lených
aplikací jako textový editor, tabulkový kalkulátor a dalších. Soubory, které uživatelé pomocí t chto aplikací
vytvá eli, byly uloženy na lokálních discích, vznikaly jejich r zné verze, které byly op t uloženy u r zných
uživatel . Jednotlivé dokumenty si uživatelé mohli p edávat nap íklad na disketách, nebo e-mailem jako p ílohu.
Z hlediska asu nelze tuto fázi za adit, protože zatímco n kde je stále realitou, jinde m že být dávnou minulostí.
Jisté však je, že udržet za t chto podmínek v dokumentech po ádek je s rostoucím po tem spolupracujících osob
ím dál tím obtížn jší.
Pro podporu spolupráce skupin pracovník vzniká ada aplikací souhrnn ozna ovaných jako „Groupware“.
Sou ástí groupware je potom také DMS, neboli systém pro správu dokument .
Základní myšlenkou DMS je centralizované uložení dokument mimo lokální disky a sledování jejich
životního cyklu od vzniku p es úpravy a sledování verzí až po archivaci. Postupn se možnosti uložení
rozši ovaly z dokument
vzniklých z kancelá ských aplikací na další typy. P edevším se jedná o obrazy
naskenovaných papírových dokument , fotografie, audio soubory, videa. Postupný vývoj vedl k tomu, že v DMS
jsou ukládány libovolné po íta ové soubory. V tomto p ípad m že docházet k p ekryvu s jiným typem aplikací
nazvaným Digital Asset Management (DAM). To pouze dokládá, jak je n kdy obtížné nalézt hranice mezi
pojmy z oblasti ECM.
D ležitou sou ástí DMS krom centralizovaného uložení dokumentu (nap íklad na diskovém poli) je také
uložení strukturovaných metadat (obvykle v rela ní databázi). V metadatech jsou pak uloženy práv informace
nap íklad o typu dokumentu, datu vzniku, autorovi, verzi, historii úprav nebo zobrazení dokumentu
i
p ístupových právech.
Výhodou tohoto ešení je, že dokument je v dané verzi uložen pouze jednou, ale na základ nap íklad typu a
p ístupových práv m že být vid n v n kolika složkách u n kolika uživatel .
Na následujícím obrázku je znázorn na zobecn ná architektura systém DMS. Konkrétní aplikace se mohou
svou architekturou lišit. Nap íklad n které jednoduché systémy mohou soubory místo na souborový systém
ukládat p ímo do databáze. Je také jasné, že následující schéma je zna n zjednodušené.
Obrázek 1 - Obecná architektura DMS
Obrázek 2 - Konkrétní p íklad architektury DMS.
Zdroj: Gangoor Sridhara, Network Appliance, Inc.
Pro ilustraci je uveden i Obrázek 2, který je p íkladem konkrétní architektury implementace DMS systému
Documentum a jeho provázání na další produkty.
Nyní je tedy možné odpov d t na otázku co je a co není DMS. Document management system je souhrnem
funkcionality, která podporuje ur itou ást správy dokument . Jedná se o centralizované uložení dokument a
jejich souvisejících metadat. V rámci DMS je navíc možno dokumenty vyhledávat a to obvykle jak podle
metadat, tak také plnotextov . DMS také ídí p ístupová práva k dokumentu, jeho verze, uzamykání dokumentu
ve chvíli, kdy je editován jiným uživatelem, sleduje historii dokumentu a podobn .
Je nutno podotknout, že takto úzce ohrani ený DMS by m l pom rn malý smysl a minimální p ínos pro
organizaci. Je proto nutné vždy uvažovat i o ostatních technologiích a jejich maximálním možném napojení na
DMS. Jde nap íklad o propojení s opera ním systémem, kdy se DMS z pohledu uživatele m že tvá it jako další
disk nebo složka, dále o propojení s kancelá skými aplikacemi, systémem elektronické pošty, ekonomickým
softwarem, softwarem pro document imaging a podobn . Toto za len ní DMS do informa ního systému
organizace je p edm tem zájmu kapitoly 2.2.
Následuje vý et typické funkcionality DMS podle lánku Fleissiga [INT_ 13].
•
organizace dokument do p ehledné struktury,
•
automatická tvorba a ízení verzí a revizí dokument ,
•
podpora práce více uživatel s jedním dokumentem – funkce check in / check out,
•
efektivní vyhledávání dokument ,
•
podpora vytvá ení standardizovaných dokument , p enos dat do dokumentu,
•
vytvá ení dynamických pohled na dokumenty,
•
podpora elektronického schvalování a uvol ování dokument ,
•
správa firemních šablon dokument ,
•
evidence historie práce s dokumenty,
•
publikace dokument na intranet,
•
podpora p evodu papírových dokument do elektronické podoby (skenování).
2.2 DMS v architektu e IS organizace
Již v p edcházející kapitole bylo uvedeno, že DMS nelze nikdy uvažovat odd len . Spolu s ostatními
technologiemi je jednak sou ástí správy informa ního obsahu (ECM), ale p edevším je komponentou celého
informa ního systému organizace. Pro vysv tlení úlohy DMS v tomto informa ním systému je vhodné využít
odpovídajícího modelu architektury informa ního systému.
Vhodným modelem, je pyramidový model zachycující základní stavební bloky architektury IS/ICT. Tento
model je všem student m a absolvent m FIS VŠE4 (a jist nejen jim) velmi dob e znám. Je popsán nap íklad v
[KNI_ 9] na stran 153. Výhodami této pyramidy (Obrázek 3) jsou bezpochyby její nad asovost, jednoduchost a
univerzálnost, které vyplývají z velké obecnosti. Naopak zmín ná obecnost m že být sama o sob chápána jako
nevýhoda tohoto modelu. Jako další výhodu lze uvést její namapování na pyramidu úrovní ízení organizace
(operativní, taktické a strategické ízení).
Obrázek 3 - Pyramidový model architektury IS/ICT, zdroj: [KNI_ 9]
Následuje charakteristika základních blok této pyramidy tak, jak je uvedena [KNI_ 9].
•
TPS vrstva (Transaction Processing System) - podporuje operativní úrove hlavní innosti.
Konkrétní aplikace, které vrstva obsahuje, se liší podle oboru podnikání firmy. Lze si zde
p edstavit jak systémy pro ízení výroby (CIM), tak pokladní systém v maloobchod ,
pracovišt bankovní p epážky nebo aplikace, se kterými pracuje operátor kontaktního centra.
Na této vrstv bývají procesy nejvíce unifikované, pracujeme se standardními daty a také zde
velké množství dat vzniká.
•
MIS vrstva (Management Information System) - podporuje taktické ízení hlavní innosti. Z
aplikací jsou nejd ležit jší ekonomické. Nap íklad se jedná o sledování náklad , finan ní
ú etnictví, ízení lidských zdroj apod. Tato vrstva je doménou systém ERP.
•
EIS vrstva (Executive Information System) - slouží jako podpora strategickému managementu
organizace. M žeme si p edstavit vyhodnocování firemních dat na velmi agregované úrovni,
4
Fakulta informatiky a statistiky Vysoké školy ekonomické v Praze.
sledování trend , ekonomické reporty, marketingové reporty a tak dále. V této vrstv hrají
prim technologie BI (Business Intelligence).
•
EDI (Electronic Data Interchange) eší napojení podnikového informa ního systému na
informa ní systémy jiných organizací. Jde o prvek integrace sm rem ven z podniku. D íve
byla vým na dat založena na protokolu EDIFACT, zatímco dnes se pro svou všestrannost a
lepší itelnost lov kem stále více prosazuje formát XML.
•
OIS (Office Information System) - je blok, který slouží pro podporu administrativní a týmové
práce. Zahrnuje kancelá ské aplikace (nap . neznám jší MS Office), groupware aplikace
(nap . Lotus Notes), podporu ízení projekt (nap . MS Project) a další.
U „klasických“ organizací (firem, podnik ), kde administrativní innost slouží jako podpora hlavních
proces neadministrativního charakteru (výroba, obchod, finan ní služby apod.), není pochyb o tom, že jak
DMS, tak i ostatní technologie zahrnované pod ozna ení ECM, pat í jednozna n do bloku OIS (Office
Information Systems). Maximáln se áste n p ekrývají s blokem EDI a to v tom smyslu, že jsou také využity
p i kontaktu s ostatním sv tem. P íkladem je p edevším e-mail a web.
Situace je však pon kud odlišná ve chvíli, kdy je uvažována organizace, která má administrativu jako hlavní
nápl své práce. Jejím posláním je p ijímat dokumenty, jejichž zpracováním vznikají nové dokumenty, které jsou
dále publikovány i odesílány ú astník m n jakého ízení a podobn . Státní ú ady jsou typickým p íkladem
takovýchto organizací.
V t chto organizacích nejenže ECM zabírá zna ný podíl na celkové architektu e informa ního systému, což
by odpovídalo v tšímu podílu bloku OIS na „pyramid “, ale také zde pozorujeme jisté rozvrstvení požadavk
podle úrovn
ízení. Dostáváme se do situace, kdy na rozdíl od toho, že všichni mají stejný textový editor,
stejného klienta elektronické pošty a tak dále, existuje na každé úrovni jiné OIS. T žko m žeme nap íklad
o ekávat, že editel bude skenovat došlou poštu (což by odpovídalo vrstv TPS), nebo že bude detailn sledovat
výkonnost jednotlivých ú edník (což odpovídá vrstv MIS). Tento editel bude ale nejspíše chtít dostávat
reporty o výkonnosti pod ízených útvar , statistiky dodržení lh t a podobn (což odpovídá vrstv EIS). Situaci,
kdy ECM pokrývá všechny vrstvy pyramidového modelu, vidíme z eteln na následujícím obrázku (Obrázek 4).
Obrázek 4 - Pokrytí jednotlivých blok pyramidové architektury technologiemi ECM
Je z ejmé, že i administrativní organizace musejí mít k dispozici i další aplikace. Nap íklad pro ízení
personalistiky, vnit ní ekonomiky (v etn napojení na informa ní systémy významných partner ) a podobn .
T mto systém m je na obrázku vyhrazeno bílé místo.
Z p edchozího textu je možno dovodit, jaký je vztah pojmu ECM k jednotlivým blok m pyramidového
modelu architektury IS/ICT. ECM je souborem technologií, které funk n tyto bloky napl ují. Tento pojem lze
podle mého názoru postavit narove
pojm m jako ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer
Relationship Management), SCM (Supply Chain Management) BI (Business Intelligence) a dalším, s nimiž
spole n pokrývá svou funkcionalitou služby poskytované v jednotlivých blocích pyramidového modelu.
Document Management System je komponentou ECM, tedy podobn jako nap íklad SFA (Sales Force
Automation) je komponentou CRM5 nebo jako je Data mining komponentou Business Intelligence6. Následující
obrázek nabízí pohled na vnit ní architekturu ECM tak, jak je tento pojem chápán asociací AIIM7. Zdrojem pro
následující obrázek byl p edevším plakát „ECM at work“ publikovaný práv AIIM.
5
Viz [KNI_ 3] strana 61.
Viz [INT_ 14]
7
Association for Information and Image Management
6
Obrázek 5 - Architektura ECM [upraveno dle: [INT_ 6]]
Na uvedeném obrázku zleva vstupuje obsah do ECM systému p es komponentu Capture. Zdrojem
informa ního obsahu mohou být jednak další podnikové aplikace (nap íklad ekonomický i personální systém)
nebo m že obsah pocházet z okolí organizace. Obsahem zven í m že být nap íklad dodavatelská faktura,
objednávka zákazníka nebo podání zaslané elektronickou i klasickou poštou. ást obsahu samoz ejm vzniká i
ze samotného procesu (nap íklad nov vzniklá odpov
na podání, ú ední rozhodnutí a podobn ). V tomto
p ípad považujme za zdroj obsahu interní aplikaci (nap íklad textový editor). Papírové dokumenty jsou zde
obvykle digitalizovány.
Po íta ové soubory vzniklé v komponent Capture jsou uloženy do komponenty Store a vzniklá metadata
do komponenty Manage. Tyto dv komponenty (na obrázku znázorn né šed ) tvo í v podstat DMS ve smyslu
jeho úzké definice (viz architektura DMS v p edchozí kapitole). Komponenta Manage ídí životní cyklus
dokumentu, jeho revize, verze a další záležitosti popsané již v p edchozí kapitole.
Z komponenty Store také soubory po ase p ebírá komponenta Preserve, v tšinou ve chvíli, kdy již s nimi
není t eba operativn pracovat. Komponenta Preserve tak p edstavuje jakýsi elektronický archiv. Hlavním
d vodem p enosu dat mezi t mito dv ma sou ástmi ECM jsou nižší náklady na megabyte uložených dat v
komponent Preserve, které je dosaženo za cenu nižší dostupnosti. Velkou výzvou elektronické archivace je
použití médií s velkou „trvanlivostí“ a vy ešení uložení dat v takovém formátu, aby byly dostupné i po velmi
dlouhé dob . Druhou „tvá í“ komponenty Preserve je operativní zálohování a obnovení (backup and recovery)
dat v komponent Store.
Jak uvádí auto i plakátu AIIM ECM at WORK, velkým p ínosem systému ECM je, že: „data, která do n ho
uložíte, z n j také dostanete“. O to, aby „dostávání“ dat ze systému bylo co nejp íjemn jší, se stará komponenta
Deliver, která zahrnuje n kolik zajímavých technologií. P edevším jde o fulltextové vyhledávání a vyhledávání v
metadatech. Dále se jedná o znovupoužití jednoho obsahu na více místech (nap . publikování jednoho
dokumentu na webu, intranetu, v informa ním kiosku a papírové podob zárove a zajišt ní, aby se aktualizace
na jednom míst projevila na všech místech sou asn ). Další podobou znovupoužití (syndikace) je to, že jeden
dokument m že být použit jako sou ást jiného dokumentu. Pokud by potom nebyla zachována vazba, každá
aktualizace by m la nep íjemné d sledky ve vyhledávání a ru ní aktualizaci všech dokument , kde je daná ást
použita.
Zajímavým aspektem komponenty Deliver jsou lokalizace a personalizace. Tyto dv záležitosti jsou velmi
d ležité. P edstavme si nap íklad intranetový portál, který umožní každému zam stnanci vybrat:
a)
jazyk, ve kterém se mu bude obsah zobrazovat (lokalizace)
b) vzhled portálu, barevná schémata a podobn (personalizace vzhledu)
c)
vlastní obsah, který ho zajímá (personalizace obsahu)
Pokud by toto portál neumož oval, mohl by nastat problém nap íklad v p ípad nadnárodních firem, které
mají tisíce zam stnanc ve stovkách lokalit v desítkách zemí. Pokud by taková firma cht la mít jednotné ECM
bez personalizace a lokalizace, musela by nutit všechny zam stnance pracovat v jednotném jazyku. To je ješt
p edstavitelné p i použití angli tiny. Mnohem horší by bylo, kdyby nap íklad všichni zam stnanci dostávali
zprávy lokálního významu z ostatních pobo ek. Potom by byli zahlceni velkým množstvím nerelevantních
informací, ve kterých by mohly zapadnout n které d ležité informace. Na druhou stranu v p ípad vlastních
portál nap íklad pro každou pobo ku by naopak bylo velmi problematické udržování sdíleného obsahu.
To samé, co bylo ilustrováno na p íkladu intranetového portálu, je ješt více z ejmé v p ípad firemního
webu. Dnes je celkem b žné vytvá et webový obsah v n kolika jazycích a umožnit uživateli mezi t mito jazyky
p epínat. Za t chto okolností by bylo jist
nep íjemné, kdyby webmaster musel n jaký rozsáhlejší web
aktualizovat odd len .
Jako další p íklad personalizace obsahu lze uvést b žné internetové portály, které si uživatelé nastavují jako
domovskou stránku. Na t chto serverech je naprosto b žné, že si uživatel definuje zdroje zpráv, které ho
zajímají. Stejný p íklad lze použít i pro syndikaci obsahu, protože ony zprávy asto pocházejí z jiného zdroje,
než je daný portál. N co podobného lze nastavit nap íklad v e-mailovém klientu. Manažer tak m že mít
nej erstv jší zpravodajství na dosah ruky.
Zatímco komponenta Deliver umož uje dokumenty vyhledávat i publikovat, již dále ne eší to, aby daný
dokument dostal ur ený pracovník ve chvíli, kdy je ho pot eba vy ídit, aby jej vy ídil co nejrychleji a p edal
dalšímu pracovníkovi dle ur eného pracovního postupu. Navíc aby bylo možno p id lovat dokumenty k vy ízení
jednotlivým pracovník m dle aktuálního vytížení a na druhou stranu sledovat a statisticky vyhodnocovat jejich
výkonnost. Všechny tyto otázky eší komponenta nazývaná Workflow.
Workflow je považováno za nástroj ízení podnikových proces (Business Process Management). Workflow
umož uje automatizovat proces na základ p edem vytvo eného popisu jak má proces probíhat. Navíc umož uje
proces optimalizovat na základ vyhodnocování vestav ných metrik. Obecn
e eno se komponenta Workflow
stará o to, aby každý ú astník procesu p isp l svým dílem práce. Více o workflow bude napsáno v následující
kapitole.
Poslední jmenovanou, ale velmi významnou komponentou ECM, je komponenta Security (bezpe nostní
infrastruktura). Krom technologií uvedených na obrázku se jedná p edevším o organiza ní sm rnice, obecná
pravidla bezpe nosti od bezpe nosti objektové a fyzické, p es ízení p ístupových práv, po zabezpe ení
podnikových ICT proti napadení virem a podobn . Tato obecná bezpe nost je samoz ejm aplikována i v oblasti
ECM, ale správa obsahu p ináší n které nové a velmi zajímavé specifické aspekty. Na obrázku jsou v oblasti
bezpe nosti uvedeny následující zkratky.
•
PKI neboli Public Key Infrastructure - Infrastruktura ve ejného klí e je využívána p edevším
v oblasti digitálního podepisování. Je to souhrn hardware a software využívaných k vytvo ení
prost edí, ve kterém je možno s jistotou ov it identitu uživatele pomocí t etí osoby
(certifika ní autorita). Dále ji lze využít k distribuci ve ejného klí e pro zašifrovávání
nap íklad e-mailových zpráv nebo dokument . V p ípad asymetrického šifrování je totiž
nutno zašifrovat zprávu ve ejným klí em p íjemce, aby jej on mohl dešifrovat svým
soukromým klí em. Ve ejný klí je možno získat ze serveru, který tvo í sou ást PKI. Další
aplikací, ke které je možno využít PKI, je tzv. smartcard logon, neboli p ihlašování se pomocí
karty. Funguje tak, že uživatel p i p ihlašování místo hesla (nebo spolu s ním) použije kartu
obsahující jeho privátní klí .
•
LDAP neboli Lightweight Directory Access Protocol je sí ový protokol, který se využívá pro
dotazování a modifikaci záznam
v adresá ových službách. Adresá em rozumíme jakýsi
telefonní seznam, pomocí kterého spravujeme uživatele. Využití je nap íklad v p i azování
rolí uživatel m, pomocí kterých se potom ídí nap íklad p ístupová práva, nebo workflow. Asi
nejznám jší adresá ovou službou podporující LDAP je MS Active Directory, nicmén
existuje celá ada dalších.
•
SSL neboli Secure Socket Layer je protokol, který zajiš uje bezpe nou komunikaci na
ve ejných sítích (Internetu). Využívá asymetrického šifrování pro p enos symetrického klí e.
P i samotné komunikaci již využívá šifrování symetrického, zejména pro jeho vyšší rychlost.
V rámci ve ejné sít vznikne pomocí šifrování virtuální tunel. Známé využití SSL je nap íklad
v zašifrované komunikaci mezi webovým prohlíže em a serverem pomocí protokolu https.
Za nástupce SSL je považován protokol TSL (Transport Layer Security).
•
DRM neboli Digital Rights Management je velmi zajímavou technologií s pravd podobn
velkou budoucností. Cílem technologií DRM je zabránit porušování autorských práv u
elektronických dokument (audio, video). V podnikových aplikacích jsou technologie DRM
využívané pro zabrán ní neautorizovaného p ístupu k dokument m (nap . obsahujícím
utajované informace).
Samoz ejm že do bezpe nosti spadá celá ada dalších technologií, na druhou stranu jejich detailní popis
nepat í do této kapitoly.
V této kapitole byl nejprve p ipomenut známý pyramidový model architektury informa ního systému,
potom byla vysv tlena úloha ECM v tomto modelu a také to, jak podporuje jednotlivé bloky pyramidového
modelu. Na toto východisko navazuje popis aplika ní architektury ECM, tedy jednotlivých jejích komponent
(v etn dvou komponent pokrývajících úzkou definici DMS). P edm tem následující kapitoly bude pon kud
detailn jší popis, ve kterém budou popsány jednotlivé technologie podporujících tyto komponenty.
2.3 Jednotlivé komponenty správy obsahu a jejich podpora IT
2.3.1 Vstup obsahu do systému (Komponenta Capture)
AIIM ve svém pohledu na správu obsahu rozlišuje t i základní typy obsahu. Tvo í jej:
•
Elektronická nestrukturovaná data (dokumenty, e-maily, zprávy Instant Messaging atd.)
•
Elektronické formulá e (strukturovaná data)
•
Papírové dokumenty/formulá e
Podle toho, do jaké skupiny daný obsah spadá, prochází v rámci komponenty Capture p es r zné
technologie.
Na konci komponenty Capture jsou fáze Kategorizace a Indexování. Zde se jedná o to roz adit p išlé
elektronické dokumenty podle jejich typ
(Kategorizace) a získat z t chto dokument
pot ebná metadata
(Indexace). Taxonomie dokument je dána specifickými pot ebami firmy. P edstavme si nap íklad následující
typy dokument : faktura, nabídka, objednávka a další. Je z ejmé, že o každém typu budeme shromaž ovat jiná
metadata a každý také bude mít jiné Workflow.
Poté, co máme dokumenty rozt íd né, nastává fáze Indexování. Indexování znamená vytvo ení metadat
popisujících dokument. O dokumentu vzniká strukturovaný záznam obsahující informace specifické pro typ
dokumentu a pro pot eby jeho dalšího zpracování. Nap . pro fakturu m že vzniknout následující záznam:
Dodavatel, ástka, datum doru ení, datum splatnosti, íslo faktury, v c, poznámka, datum vy ízení, zp sob
vy ízení. Potom bude nap íklad možné vyhledat všechny faktury od ur itého dodavatele, nad ur itou ástku,
splacené po splatnosti a podobn . Indexace m že být v zásad trojího typu:
•
Pln
Manuální - operátor vyplní všechna
obsahová pole (v c, poznámka …) do
p ipraveného formulá e v DMS. Systémové
položky
(unikátní
identifikátor,
datum
zaevidování) jsou i v tomto p ípad dopln ny
automaticky. Nevýhody manuální indexace
jsou pracnost (viz obrázek), subjektivita a
možná chybovost.
•
Poloautomatická - Je v sou asnosti velmi asto využívána u strukturovaných dokument . Jde
o to, že systém p ipraví jednotlivá pole a operátorovi je umožn no tato pole editovat a
dopl ovat. Možnosti technologií jsou r zné od ozna ení ásti dokumentu, kde se vyt žovaný
údaj nachází, p es rozpoznání árových kód po rozeznání klí ových slov, která ozna ují dané
místo (nap íklad „datum:“).
•
Pln automatická - Technologie pln automatické indexace jsou zatím v po átcích svého
vývoje a jsou proto velmi drahé a relativn málo spolehlivé. Lze je využít v podstat u
hromadného zpracování naprosto stejných dokument . Zvláštní disciplínou je zpracování
formulá .
Tyto dv fáze (Kategorizace a Indexace) nejsou z technologického hlediska až tak zajímavé. V podstat se
jedná o nahrání souboru do repository (úložišt ) a vytvo ení záznamu v SQL databázi. Podstatné je, že na
po átku této fáze jsou již dokumenty v elektronické podob . U papírových dokument je proto nejprve nutné
provést p evod do digitální podoby, nejprve do podoby obrazu (skenování a zpracování obrazu) a poté do
podoby plnotextové (optické rozpoznávání textu).
2.3.1.1
Skenování a zpracování obrazu
Skenování (scanning) a zpracování obrazu (document imaging) jsou dv fáze, kdy na za átku vstupuje do
za ízení (skeneru) papírová p edloha a na konci vystupuje zoptimalizovaný digitální obraz (image) dokumentu.
Z hlediska technologického je zde nejzajímav jší p edevším skener a jeho klí ové charakteristiky.
Skener je za ízení, které p evádí sv tlo odražené od papírového dokumentu na elektrické signály (obvyklé
technologie jsou CCD a CIS) a tyto signály jsou dále zpracovány po íta em, ve kterém vzniká elektronický
obraz skenované p edlohy [INT_ 11]. Z klí ových charakteristik skeneru (pot ebných zvažovat p i výb ru)
uvádím zejména následující:
•
Podporovaný opera ní systém a interface - tuto vlastnost není t eba komentovat. Interface se
myslí nap íklad USB2.0, FireWire i SCSI.
•
Konstrukce skeneru - je jednou z nejd ležit jších vlastností. Výb r záleží na tom, jaké typy
dokument a v jakém množství chceme skenovat. Jinými slovy jde o formát (A4, A3, v tší?),
gramáž (standardní kancelá ský papír = 80g/m2, nebo v tší gramáže), jednotlivé listy nebo
sešité dokumenty. V zásad rozlišujeme dv základní konstrukce:
o
Plochý skener (flatbed) - je vhodný pro skenování sešitých dokument nebo dokument
nestandardních velikostí a gramáže. Je univerzální (lze naskenovat cokoli do maximálního
formátu). Nevýhodou je vyšší náro nost obsluhy, kdy je nutné každou stranu dokumentu
p ipravit ke skenování ru n (položit na sklo). Tato konstrukce je obvyklá u skener pro
skenování nap íklad fotografií.
o
Skener s podava em (feeder) - jeho výhodou je p edevším rychlost skenování, která se
pohybuje v desítkách stránek za minutu a nižší náro nost obsluhy (p ipravuje se celá
dávka do podava e najednou). Kapacita podava e je potom další podstatnou vlastností. Na
druhou stranu není obvykle možné skenovat nestandardní dokumenty (co do velikosti a
gramáže) a p edevším není možno skenovat dokumenty n jakým zp sobem sešité. U
dokumentových skener je obvyklá konstrukce s podava em s tím, že n které modely
mají k dispozici také plochu a kombinují tak výhody obou konstrukcí.
•
Minimální a maximální formát dokumentu - minimální formát hraje roli p edevším u skener
s podava em, kde je dán vzdáleností podávacích vále k . Maximální formát (rozm ry
dokumentu v milimetrech) hraje roli u obou konstrukcí.
•
Rychlost skenování - je udávána ve stránkách (nap . A4) za minutu p i daném rozlišení a
barevné hloubce.
•
Kapacita denního cyklu - udává se v maximálním po tu naskenovaných stránek za den a
vyjad uje p edpokládané denní zatížení, na které je skener konstruován. Podobná
charakteristika je užívána také u tiskáren.
•
Oboustranné skenování - Je d ležitou charakteristikou, protože pokud jsou zpracovávány
dokumenty potišt né z obou stran a je možno využít podava e, ušet í oboustranné skenování
zna ný podíl ru ní práce. Obdobná charakteristika je op t využívána u tiskáren.
•
Barva a Maximální rozlišení - Jsou charakteristikami kvality výstupu. Barevná hloubka se
udává v bitech (po et barev, které skener rozlišuje = 2 na po et bit ). Jsou rozlišovány 3
základní režimy skenování a to: barva, stupn
jednotkách dpi (bod
šedé,
ernobílé. Rozlišení se udává v
na palec) podobn jako u tiskáren. Obvyklá kvalita skenovaných
dokument pro pot eby nap . spisové služby je 200dpi v ernobílé. D vodem je velikost
naskenovaného souboru, která s kvalitou roste. B žné dokumentové skenery jsou ale schopny
skenovat v 600 dpi v barv .
•
Cena - samoz ejm záleží na výkonu skeneru. Jsou rozlišovány následující t ídy:
o
Skupinové (Workgroup) - S cenou ádov stovky až jeden tisíc USD a výkonem cca 10 až
20 stran za minutu.
o
Útvarové (Departmental) - S cenou ádov 1000 až 5000 USD a výkonem 20 až 40 stran
za minutu.
o
Základní produk ní (Entry level production) - S cenou 3000 až 7000 USD a výkonem do
60 stran za minutu.
o
St ední t ída (Midrange) - S cenou 7000 až 15000 USD a výkonem okolo 100 stran za
minutu.
o
Vysokorychlostní (Highspeed) - Výkon v této t íd se pohybuje okolo astronomických
150 stran za minutu. Jejich cena se pohybuje v rovn ž astronomických desítkách tisíc
amerických dolar (cca do 50000).
Pro zájemce o dokumentové skenery lze doporu it stránky http://www.scanstore.com, na kterých se nachází
on-line pr vodce v etn cen. Dále lze doporu it webové stránky jednotlivých výrobc . Mezi špi kové výrobce
dodávající dokumentové skenery pat í firmy Bell&Howell, Canon, Epson, Fujitsu, HP, Kodak, Panasonic a
Xerox.
Document imaging je fáze, kdy obraz vyjde ze skeneru a je p edán softwaru, který jej vylepší (nap íklad
pomocí technologie VirtualReScan) a uloží jej v požadovaném formátu (u dokument se velmi asto jedná o
mnohastránkový TIFF nebo PDF).
2.3.1.2
Technologie rozpoznávání textu
Následující technologie slouží pro p evod zdigitalizovaného obrazu na text kódovaný dle n jaké standardní
tabulky (ASCII). Tyto technologie lze použít samoz ejm nejen na naskenovaný text, ale na jakýkoli jiný
elektronický obraz textu (nap íklad vyfotografovaný digitálním fotoaparátem). Nejznám jší a nejpropracovan jší
technologií rozpoznávání textu je OCR (Optical Character Recognition). OCR slouží pro rozpoznávání textu
tišt ného ve standardních fontech. P vodn m lo použití OCR dv fáze - u ení se a rozeznávání. V první fázi
systém musí uložit každý vzor znaku do své pam ti, ve druhé fázi je p e tený znak porovnán se vzorem a
dekódován. Systém tak není schopen rozeznat znaky, které ješt nemá „nau eny“. Zajímavé je, že první patent
OCR pochází již ze 30 let 20. století. Od té doby se však velmi zvýšila spolehlivost i pohodlnost práce s touto
technologií.
K otázce spolehlivosti nutno podotknout, že i velmi dob e vypadající ísla okolo 99,9% spolehlivosti mohou
znamenat relativn mnoho chyb. Jedna desetina procenta totiž znamená cca 2 znaky na normostránku špatn
rozeznané. V p ípad jednoho procenta je to již cca 20 znak na normostranu.
Mezi známé OCR produkty se
adí ABBYY FineReader,
i TextBridge od firmy Nuance. Tyto
sofistikované systémy jsou schopny krom textu také rozeznat nap íklad tabulky, odrážky a další grafické prvky
a jsou schopny rekonstruovat dokument v etn nap íklad sloupc a grafiky.
Vylepšením technologie OCR je tzv. ICR (Intelligent Character Recognition), která umožní krom
standardních font rozeznávat také ru n psané znaky. Pomocí vestav ných mechanism u ení se zvyšuje tento
software postupn
svou p esnost. Technologie má zatím p ijatelnou p esnost pouze u strukturovaných a
polostrukturovaných dokument .
Poslední dv technologie, které stojí za zmínku, jsou pon kud speciální. Jedná se o OMR (Optical Mark
Recognition) a BC (Barcode). První jmenovaná se používá p i vyhodnocování nap . dotazník nebo test , kde
jsou použity uzav ené otázky (multiple choice questions). Systém je schopen rozeznat, která odpov
je
zaškrtnuta. OMR je mnohem mén náro né než OCR, protože je zde nižší riziko chyby. Systémy árových kód
jsou velmi asto používané v DMS pro identifikaci dokumentu, kdy je do árového kódu zakódován unikátní
identifikátor dokumentu (eviden ní íslo).
Pokud jde o software pokrývající komponentu Capture jako celek, za zmínku stojí p edevším Kofax Ascent
Capture, který v této oblasti udává tón. Tento software na sv t používá více než sto tisíc organizací. Ascent
Capture tvo í základ produkt
ady Ascent a pokrývá celou oblast Capture. Myšlenkou tohoto software je, že na
vstupu jsou data, která p icházejí z r zných zdroj jako je skener, elektronická pošta, fax, instant messaging,
XML feedy atd. V Ascentu jsou pak tyto dokumenty zpracovány (Zpracování obrazu, rozpoznání textu,
automatická indexace), jsou p ipravena metadata a Ascent potom takto zpracované dokumenty p edává dále
(nap íklad do DMS). Tento software je maximáln kompatibilní se skenery r zných výrobc a dále s p edními
DMS systémy (FileNet, Documentum, LiveLink, Vignette a další), exporty je dále možno provád t v podstat v
libovolném formátu. Nutno podotknout, že tento systém je ur en pro skute n hromadné zpracování, emuž
odpovídá i cena licencí, která se pohybuje cca od 1000 do 50000 USD podle po tu dokument skenovaných
m sí n 8.
tená m se zájmem o komponentu Capture lze doporu it webové stránky firmy Kofax
(http://www.kofax.com), kde naleznou nap íklad webové seminá e (webinars) na téma zachytávání dokument a
další užite né informace.
2.3.2 Správa a ob h dokument (Komponenty Manage, Store a Workflow)
Po zpracování dokument
v komponent
Capture nastupuje fáze zpracovávání t chto dokument
v
organizaci. V této fázi jsou aktivní p edevším komponenty Manage, Store a Workflow. P edm tem této kapitoly
je p edevším popis technologií, které jednotlivé komponenty podporují.
Nejprve bude popsána komponenta Manage. Její popis bude pom rn stru ný, protože jsou jí v nována i
další místa této práce (nap íklad v kapitole 2.1). Technologie související s komponentou Manage jsou také dále
zmi ovány v kapitole 2.4 v nované významným produkt m z oblasti DMS.
Pro ilustraci si lze p edstavit dopis (nap íklad nabídku), který p išel do organizace a byl zpracován v
komponent
Capture. Jinými slovy byl naskenován a opat en metadaty (a
již manuáln
nebo
poloautomatizovan ). Naskenovaný obraz leží v repository komponenty Store v p edem definovaném formátu.
Vyt žená data (indexy) jsou p edána komponent Manage. Obvykle jsou uložena v rela ní databázi (nap íklad
Sybase, Oracle, MS SQL Sever a další). Indexy obsahují informace o typu dokumentu, unikátním identifikátoru,
datumu p ijetí, termínu vy ízení, odesílateli, stavu dokumentu, vlastníkovi - tedy kdo jej vy izuje. Podle t chto
údaj
se potom dokument zobrazuje v ur itých složkách, které p edstavují p eddefinované SQL dotazy.
Nap íklad složka nabídky m že být dále len na podle dodavatel . Kliknutí na složku vyvolá dotaz nad databází,
která vrátí seznam nap íklad všech nabídek od firmy ABC. Toto je vlastnost, která odlišuje DMS od klasického
souborového systému. Složky (adresá e) jsou zde totiž virtuální (soubor v nich není fyzicky uložen). Je nasnad ,
že není problém, aby si uživatel definoval vlastní pohledy na data, i data dále filtroval.
Ke složkám uživatel p istupuje p es klientskou aplikaci, která obvykle pokrývá pouze prezenta ní vrstvu
daného software. U dnešních systém se stává velmi oblíbeným tzv. webový klient, kdy tenkým klientem je
webový prohlíže . Dále je obvyklé, že dnešní DMS disponují n jakou formou integrace do standardních aplikací
(obvykle MS Office, Outlook, Pr zkumník Windows a podobn ). Cílem této integrace je, aby uživatel pracoval
se složkami DMS jako by to byly klasické složky na jeho lokálním PC. T etí možností je proprietární klientská
aplikace. Jedná se vlastn o jinou formu tenkého klienta, který nahrazuje webový prohlíže . M že používat
ovládací prvky známé z MS Windows nebo i webové rozhraní.
2.3.2.1
Uložení soubor - Komponenta Store
Z technologického hlediska je velmi zajímavá komponenta Store. Jedná se o centrální úložišt soubor pro
DMS. Architektura centralizovaného úložišt je výhodná zejména pro snazší údržbu a zálohování. V oblasti
podnikového ukládání dat (enterprise storage) je centralizovaná architektura pom rn b žná. Jsou zde využívány
dva základní p ístupy NAS (Network Attached Storage) a SAN (Storage Area Network). Proti sí ovým
architekturám stojí koncept DAS (Direct Attached Storage), kdy je úložišt p ipojeno p ímo k serveru a je
vyhrazeno pouze jemu.
8
Zdroj: www.winocular.com
Koncepce NAS je založena na myšlence, že v rámci podnikové sít existuje speciální za ízení (fileserver),
na které jsou ukládány soubory. Takové za ízení (fileserver) obvykle obsahuje n kolik pevných disk
zapojených jako RAID (Redundant Array of Independent/Inexpensive Disks), ale m že být využito i jiné
technologie. Pro p ístup k soubor m jsou využívány protokoly NFS (Network File System), CIFS (Common
Internet File System) - vylepšená verze SMB (Sever Message Block) a další. Takový fileserver m že mít podobu
jednak proprietárního hardware, nebo jím m že být standardní po íta (server) se speciálním softwarem.
P íkladem proprietárního za ízení m že být
eský fileserver Discobolos9 z produkce firmy CoNet s.r.o.
Proprietární za ízení jsou jednoú elová a obvykle jsou založena na n jakém velmi jednoduchém opera ním
systému. Naopak p i použití fileserveru založeném na klasickém po íta i bývá obvykle použit rozsáhlejší
opera ní systém (Windows, Novel, Linux a další) a na takovém stroji lze také instalovat další služby (nap íklad
tiskový server). Mezi výrobce za ízení NAS se adí známé spole nosti jako EMC, IBM, HP, Iomega, Netgear,
Western Digital a podobn . Nicmén tato za ízení dodávají i desítky mén známých firem. Zajímavé informace
o trhu NAS technologií jsou k dispozici na webu http://www.storagesearch.com/. Na zmín ném webu lze najít
mnoho dalších informací o technologiích ukládání dat. P íkladem mohou být nové pevné disky SSD (Solid State
Disk), které mohou v budoucnu nahradit zejména pevné disky v p enosných po íta ích.
Z výše zmín ných technologií stojí za povšimnutí zejména RAID a NFS. Tyto technologie jsou totiž dnes
standardem v oblasti ukládání dat (Store) a navíc jsou i velice zajímavé.
Koncept RAID (Redundant Array of Independent Disks - d íve Inexpensive Disks) se dnes za íná zvolna
rozši ovat z oblasti podnikové informatiky také mezi domácí uživatele (segment SOHO). P i pohledu na
nabídku základních desek pro domácí PC je vid t, že dnes velká ást z nich bude mít integrován RAID adi .
D vodem obliby RAID p ístupu je až geniální myšlenka, která dovoluje zvýšit bu
kapacitu, rychlost nebo
spolehlivost (nebo vše dohromady) diskového úložišt , a to za použití b žných (nap . SATA) pevných disk .
Základní ideou je d myslné kombinování rozložení dat na více disk . Podle použité strategie se koncepce RAID
d lí na n kolik možností (RAID0-7 a kombinace), které mají specifické vlastnosti a p ínosy. Jednotlivé úrovn
jsou shrnuty v následující tabulce:
Ozna ení
RAID0
RAID1
RAID2
RAID3
RAID4
RAID5
9
Charakteristika
Rozd lení (striping) mezi více disk bez odolnosti proti
chybám.
P í havárii jednoho disku se zhroutí celý systém, což
zvyšuje riziko ztráty dat.
Zrcadlení (mirroring). Data se zapisují redundantn na
n kolik disk . P i výpadku jednoho disku máme jeho
kopii 1:1.
Z ídka využívaná - vyžadovalo by 39 disk pro 32
bitový systém. Principem je rozd lení po bitech +
opravný kód.
Z ídka využívaná - rozd lení po bytech + jeden disk pro
tzv. paritu.
Rozd lení po blocích s dedikovaným diskem pro zápis
parity. P i výpadku disku jsou data dopo ítána dle
parity. Disk s paritou zpomaluje. Podobné jako RAID3.
Jedna z nejoblíben jších implementací. Rozd lení po
blocích s paritou (kontrolní sou et) distribuovanou na
http://www.discobolos.net
P ínos
Rychlost
S ítá se kapacita
Bezpe nost
Rychlost tení
Teoretická
možnost
extrémní
rychlosti
Kapacita
Díky opravnému kódu bezpe nost
Bezpe nost
Kapacita
Bezpe nost
Rychlost
Bezpe nost
Ozna ení
RAID6
Charakteristika
jednotlivé disky.
V podstat RAID5 s dvojnásobnou paritou.
P ínos
Roste kapacita
Jako RAID5 s vyšší bezpe ností. V
p ípad více disk v poli lze
„ustát“ i výpadek dvou disk
najednou.
Tabulka 1 - P ehled základních konfigurací technologie RAID [INT_ 19]
Krom t chto základních konfigurací se ješt n kdy užívají jejich kombinace. Zejména se jedná o RAID01 a
RAID10, u kterých dochází k zrcadlení rozd lených dat
i naopak rozd lení zrcadlených dat. Cílem je
kombinace výhod obou p ístup . K dalším zajímavým konfiguracím pat í RAID50 a RAID100. Krom nich
ješt existuje celá ada firemních a proprietárních patent .
V p ípad konfigurace 5 a 6 existují ješt jejich E-implementace (RAID5E a RAID6E), které po ítají s
jedním nebo více disky, které nejsou využity, dokud nedojde k selhání n kterého z využívaných disk . Po
selhání je automaticky aktivován záložní disk, na který jsou pomocí kontrolních sou t zrekonstruována data z
havarovaného disku.
Velkým p ínosem technologie RAID je to, že lze jednak zvýšit výkon úložišt a jednak snížit riziko selhání.
Na druhou stranu nelze po ítat s tím, že data na RAID úložišti jsou automaticky ochrán na. Vzhledem k
existenci dalších rizik (selhání souborového systému, viry, požáry apod.) je nutné i p i použití RAID provád t
zálohování. Ne vždy lze od RAID o ekávat ani zvýšení výkonnosti systému. RAID je vhodné p edevším pro
práci s velkými soubory, naopak nap . ve hrách m že dokonce zpomalovat. U RAID je také podstatn složit jší
migrace z jednoho PC na jiné v p ípad , že PC mají RAID adi e od jiného výrobce. Ve sv tle t chto okolností
je možno pochybovat o vhodnosti RAID pro domácí PC. V p ípad podnikového využití je však technologie
RAID velmi rozší ená, protože zmín né nedostatky zde nehrají významnou roli.
K protokolu NFS budou uvedeny pouze základní charakteristiky. Jedná se o sí ový protokol, který definuje
distribuovaný souborový systém. Cílem je umožnit p ístup k soubor m v síti tak, jako by byly uloženy na
lokálním disku po íta e. Protokol byl poprvé p edstaven firmou Sun Microsystems v roce 1984. Aktuální verze
má íslo 4. Konkurencí pro NFS je protokol CIFS, který je používán a prosazován spole ností Microsoft. NFS i
CIFS vychází z koncepce DFS (Distributed File System) - distribuovaného souborového systému. Rozhraní
souborového systému zahrnuje jednoduché operace se soubory jako vytvo ení, smazání, tení a editaci souboru.
Základním cílem sí ových souborových systém je, aby se uživateli jevily jako jednotné prost edí, ke kterému je
p istupováno p es standardní rozhraní (pr hlednost).
Koncepce SAN je pon kud odlišná od NAS. Storage Area Network tvo í samostatnou sí , jejímiž uzly jsou
jednotlivá za ízení pro ukládání dat (storage, fileservery, optické jednotky, jednotky magnetických pásek atd.).
Tato uzav ená sí je odd lena od LAN, která je použita pro komunikaci mezi servery a klienty. Základním cílem
SAN je, aby provoz mezi úložišti a servery nezat žoval sí LAN a nezpomaloval tak práci v této síti. Rozdílem
oproti NAS je také to, že zatímco u NAS server p istupuje na storage pro ur itý soubor (nap . p es protokol
CIFS) a vyhledání konkrétních dat je v režii storage za ízení, v sítích NAS je obvykle použit protokol SCSI
(nebo nap íklad ATA-over-Ethernet) a komunikace se za ízením probíhá na „nižší vrstv “ než je soubor. Tato
komunikace se potom podobá spíše komunikaci s pevným diskem uvnit PC.
2.3.2.2
Ob h dokument - Komponenta Workflow
Komponent Wokflow bude v této práci v nován pom rn velký prostor, nebo je jednak zna n rozsáhlá,
ale p edevším je klí ová z hlediska zvýšení efektivity práce s dokumenty v organizaci. Je možno íci, že
Workflow je tím, co vnáší po ádek do administrativních inností organizace. Zatímco centralizované uložení
dokument je p edpokladem pro nasazení Wokflow, samotné Workflow rozhoduje o úsp chu správy firemního
informa ního obsahu - odpovídá totiž na otázky kdo, co a kdy dostane ke zpracování. To z n j iní více než
nástroj na udržení po ádku, Workflow totiž vylu uje možnost postupovat jinak, než jak je dáno. Tuto vlastnost
DMS nemá. DMS je nástroj, který umož uje správné i chybné použití. Na druhou stranu Workflow obvykle
p ipouští pouze standardní použití (p edpokládejme, že správné).
Nejprve bude popsáno, co to vlastn Workflow je, poté jaké jsou typy Workflow, a nakonec jaká je
technologická koncepce Workflow. Zdrojem informací uvedených v této kapitole je p edevším výborná eská
kniha o workflow [KNI_ 2].
Nejjednodušší definice workflow zní takto: „Workflow automatizuje procesy“. Co si pod tím ale p edstavit?
Na Workflow (zkratka Wf) lze pohlížet jako na sadu softwarových nástroj (nebo ást funkcionality ECM),
která pomáhá zajistit, aby informa ní obsah (nap . dokument, nebo úkol) procházel p es podnikovou organiza ní
strukturu (p es jednotlivé pracovníky) standardním p edem definovaným zp sobem. Podmínkou je definice
konkrétního procesu.
Typickým p íkladem procesu, který si m žeme p edstavit, je nákup kancelá ského vybavení. Nap íklad
pracovník ve v tší organizaci pot ebuje zakoupit do svého odd lení spot ební materiál v cen 10 tisíc korun.
Pracovník na intranetu nalezne žádanku na nákup kancelá ského vybavení, kterou vyplní a odešle do systému dál se o nic nestará, ale na intranetu m že sledovat, v jaké fázi se jeho požadavek nachází. Mezitím již
požadavek dostal nad ízený pracovník (p i azený automaticky dle odhadované ceny za ízení) - nap . do složky s
názvem „žádanky ke schválení“. Pracovník m že žádanku zamítnout i schválit. Pokud ji schválí, p ejde
žádanka pracovníkovi odd lení nákupu, který do ur ité doby musí vytvo it na základ p ijatých žádanek
objednávky. Vytvo ené objednávky jsou stiskem tla ítka „odeslat“ zaslány na podatelnu, která se postará o jejich
vytišt ní a odeslání dodavatel m. P vodní zam stnanec potom m že vid t svou žádanku ve stavu „objednávka
odeslána“. Po p ijetí zboží m že proces pokra ovat nap íklad tak, že zam stnanec, který zboží p ejímá, má k
dispozici relevantní objednávky, zboží m že p ijmout nebo odmítnout. Pokud zboží p ijme, p vodní žádanka
zm ní sv j stav na „zboží p ijato“. P vodní zam stnanec dostane mailem zprávu, kde si jej má vyzvednout.
P ijetí zboží potom také posune dokument „faktura“ ze stavu, kdy eká na potvrzení p ijetí zboží a startuje další
proces - schvalování faktury.
Uvedený proces m že probíhat v r zných organizacích r zn , m že být dále optimalizován a podobn .
Nicmén z p íkladu je jasné, že první akcí p i zavád ní Workflow je analýza proces , jejich optimalizace (BPR)
a vytipování proces , které budou podporovány automatizovaným systémem ízení proces (BPM).
Pokud jde o typy Workflow, je tento p íklad p ípadem tzv. administrativního workflow. Typy, které jsou
rozlišeny v [KNI_ 2], jsou charakterizovány následovn .
Podle povahy proces :
•
Produk ní - p ímo podporuje klí ové procesy organizace - ty jsou obvykle dob e strukturované,
zmapované a mají standardní pr b h. Workflow je asto integrováno s jinými aplikacemi. Bývá
náplní práce ú astník procesu. P íkladem je likvidace pojistné události v pojiš ovn .
•
Administrativní - dob e zmapované procesy (obvykle podp rné), které probíhají standardním
zp sobem. Ú astníkem m že být každý pracovník organizace, ale workflow není hlavní náplní
práce ú astník .
•
Kolaborativní - Podporuje týmovou spolupráci. P íkladem je tvorba dokumentu (vnit ní p edpis,
dokumentace k software, metodika apod.), na níž se podílí více lidí. Tvorba se pak skládá z
n kolika iterací
ástí procesu (nap íklad p ipomínkování). Takové procesy bývají mén
strukturované a jejich pr b h se m že m nit - workflow musí být pružné.
•
Ad-hoc - toto workflow podporuje jedine né, nestandardizované procesy, jejichž každý pr b h je
unikátní. P edstavit si m žeme spolupráci specialist na nestandardním úkolu.
Ve výše použitém p íkladu je uvedeno, že pracovník vyplní formulá na intranetu nebo dostane mail s
ur itou informací. Jinému pracovníkovi zase m že p ijít faktura p ímo do ekonomického systému a podobn .
Tato otázka uživatelského rozhraní není zodpov zena jednozna n a vede na další d lení Wf podle technologie
na:
•
Mail-based - využívají infrastrukturu elektronické pošty, kdy poštovní klient se stává zárove
klientem Wf.
•
Document-based - je p ípad, kdy je workflow integrováno do systému DMS.
•
Web-based - p íkladem m že být zmi ované vypln ní formulá e na intranetu.
•
Process-based - tento typ workflow bývá využíván u produk ních proces . Lze si p edstavit
nap íklad integraci do ERP systému.
Jak je vid t z p edchozího, workflow obvykle neexistuje samostatn , ale je vždy komponentou n jakého
širšího systému (nap íklad DMS).
Workflow zahrnuje t i základní fáze použití:
1.
Definice workflow procesu - navazuje na procesní analýzu a BPR. Wf systémy obvykle mají
vlastní nástroj na modelování procesu, ale zárove by m ly umož ovat import definice procesu z
externího CASE nástroje, nebo modelovacích nástroj typu ARIS toolset.
2.
ízení workflow - workflow server sm uje informa ní obsah jednotlivým ú astník m dle
definovaných pravidel.
3.
Vyhodnocování - v této fázi m že manažer sledovat vytížení pracovník , dodržování lh t, po ty
zpracovaných dokument a úkol , úkoly u kterých hrozí nedodržení lh ty a podobn .
Obrázek 6 - Referen ní model Workflow [zdroj: [INT_ 21], [KNI_ 2]]
Na záv r bude popsána architektura Workflow management systému na referen ním modelu Workflow
(Obrázek 6) p evzatém ze zdroje [INT_ 21]. Popis referen ního modelu je áste n p evzat z [KNI_ 2].
Základem systému je tzv.
ídící služba workflow - software, který na základ
engine ídí pr b h
jednotlivých instancí proces . Tato ídící služba disponuje n kolika rozhraními (šipky na obrázku), pomocí nichž
komunikuje s ostatními aplikacemi. Rozhraní jsou realizována pomocí vým nných formát (nap . XML).
První ástí spolupracující s ídící službou jsou nástroje pro definici procesu. Díky tomuto rozhraní je možné
s r znými ídícími službami workflow kombinovat r zné defini ní nástroje. Smyslem rozhraní je odd lit fázi
definice od fáze ízení workflow. Podobným zp sobem je odd leno vyhodnocování (monitoring).
V informa ním systému také m že existovat více workflow ídících služeb. Tyto služby pak mezi sebou
spolupracují pomocí standardního rozhraní.
Asi nejzajímav jším rozhraním je rozhraní mezi ídící službou a klientskou, resp. vyvolanou aplikací. Tyto
dv aplikace totiž tvo í uživatelské rozhraní participant workflow procesu. Nap íklad klientskou aplikací m že
být poštovní klient, do kterého ídící služba zasílá úkoly, m že jím být také webový klient a podobn .
Vyvolanou aplikací m že být nap íklad tabulkový kalkulátor, ve kterém se otev e tabulka k editaci a podobn .
Obdobn jsou uživatelským rozhraním nástroje pro definici proces a nástroje pro správu a monitoring. S
t mito rozhraními ale nep ichází do styku participanti procesu, nýbrž tv rci procesního modelu, resp.
administráto i workflow systému.
Dále uvedené len ní dokument podle jejich vztahu k proces m je zpracováno podle návrhu Fleissiga v
lánku [INT_ 13].
•
Dokumenty jsou výstupem procesu - jinými slovy, dokumenty vznikají uvnit organizace.
P íkladem jsou procesy jako tvorba nabídky, tvorba informa ní strategie, vystavení faktury a
podobn . DMS spolu s Workflow management systémem podporují životní cyklus
dokumentu od jeho vzniku, p es jednotlivé verze, spolupráci autor , p ipomínkovací a
schvalovací proces po odeslání. Dále je možné evidovat p ijatou odpov
(nový p ijatý
dokument ze druhé skupiny) atd.
•
Dokumenty jsou vstupem startujícím proces - do této kategorie spadají dokumenty, jejichž
p ijetí v organizaci startuje ur ité procesy. P íkladem m že být p ijetí objednávky nebo
podání na ú ad. DMS potom podporují zaevidování dokumentu (jako v p ípad spisové
služby), jeho doru ení ke zpracovateli až po vytvo ení odpov di (nový dokument z první
skupiny). U této skupiny hraje zvláštní roli archivace.
•
Dokumenty, které podporují procesy - typickým p íkladem jsou vnit ní sm rnice a další
normy jako ISO dokumentace a podobn . Mohou být elektronicky zp ístupn ny manuály k
za ízení a další. Workflow m že nap íklad zajistit distribuci informace o aktualizování,
vzniku nového dokumentu a podobn .
Na komponent workflow je z ejmé, že integrací s ostatními technologiemi získávají DMS (p vodn úzce
pojaté) vlivem synergických efekt úpln jiný rozm r. Efekt automatizace proces , pro který je dostupnost
centráln uložených dokument nutnou podmínkou, je mnohem v tší než efekt samotné centralizace úložišt .
2.3.3 Vyhledávání a zp ístupn ní (Komponenta Deliver)
Velmi d ležitou sou ástí komponenty Deliver je vyhledávání. Bez n ho by p edchozí komponenty byly
mnohem menším p ínosem pro podnik, nebo
procházet celou strukturou složek DMS by nebylo vždy
nejefektivn jší. M že nastat p ípad, kdy t eba ani nevíme, zda máme n kterou informaci uloženu, nebo nevíme
kde. V tomto p ípad nastupuje vyhledávání v informa ním obsahu.
Vyhledávání lze v zásad rozd lit na dv skupiny. První je vyhledávání ve strukturovaných metadatech,
která jsou nej ast ji uložena v rela ní databázi založené na dotazovacím jazyku SQL. Druhou skupinou je tzv.
plnotextové (fulltext) vyhledávání. Oba principy budou stru n popsány v n kolika následujících odstavcích.
Rela ní databáze ([INT_ 22]) je zp sob organizace dat založený na rela ním modelu. Data jsou zde
organizována do tabulek, které jsou vzájemn propojeny tzv. relacemi. P edstavme si nap íklad tabulku produkt,
která ve sloupcích obsahuje atributy íslo produktu, kategorie, jméno produktu a druhou tabulku kategorie, která
obsahuje íslo kategorie, íslo nad azené kategorie, název a popis kategorie. Nyní si všimn me, že atribut íslo
kategorie je obsažen v obou tabulkách. Práv p es n j lze vytvo it relaci, která íká, že daný produkt pat í práv
do této jedné kategorie. Zatímco ve sloupcích jsou uvedeny atributy „t ídy“, jednotlivé výskyty (instance) „t ídy“
jsou obsaženy v ádcích.
Pojem rela ní databáze je dále asto nep esn používán také pro software, který umož uje s touto databází
pracovat (nap . MS SQL Server, nebo Oracle). Tento typ software by m l být správn ozna ován jako RDBMS
(Relational DataBase Management System - Systém ízení rela ní báze dat).
Abychom mohli z této struktury data vy ítat, musíme proto sestavovat tzv. dotazy. Pro sestavování dotaz
se nej ast ji používá práv SQL jazyk. Nejd ležit jším SQL p íkazem pro získávání dat z databáze je p íkaz
SELECT, který slouží k výb ru t ch ádk z jedné nebo více tabulek, jejichž atributy vyhovují zadané podmínce.
Pro definici, jaké ádky vybrat slouží klí ová slova (Nap . from, where, order by atd.). P íkladem jednoduchého
p íkazu potom je „SELECT document.title FROM documents WHERE owner = „Novák“ ORDER BY
document.creation_date“. Tento p íkaz by ze seznamu dokument vybral ty, které pat í panu Novákovi a se adil
by je podle data vzniku.
Pro plnotextové vyhledávání je nezbytné zapojit pon kud sofistikovan jší vyhledávací metody. D vodem je
to, že informace uložené v plném textu jsou zna n rozsáhlé a p edevším nestrukturované. Protože není možné v
reálném ase (milisekundy až sekundy) prohledat všechny plné texty uložené v podnikové databázi, vymysleli
informa ní inžený i zmín né sofistikované metody vyhledávání.
První a velmi asto využívanou metodou je metoda invertovaného souboru (n kdy ozna ováno jako index).
Podstatou metody invertovaného souboru je, že dokument nejprve projde fází indexace, kdy je rozložen na
jednotlivá klí ová slova. Z tohoto seznamu slov je vytvo ena matice klí ových slov, která pro každé slovo íká, v
jakém dokumentu se vyskytuje. Po zadání dotazu se prohledá pouze matice klí ových slov, což je samoz ejm
mnohem efektivn jší, než prohledávat vždy vše, a vrátí se seznam dokument , ve kterých je dané slovo
obsaženo.
Z p edchozího popisu je z ejmé, že takto konstruovaný vyhledávací stroj by poskytoval velmi nedokonalé
výsledky, nebo zkoumá pouze výskyt klí ového slova nebo fráze v dokumentu. Je proto t eba zapojit další
metody jako je hodnocení daných klí ových slov i samotných dokument , tezaury, zkoumání polohy a
vzdálenosti slov v textu a další. Velmi dobrým zdrojem informací o této problematice jsou skripta docenta
Raucha [KNI_ 7]. Výbornou p edstavu o fungování vyhledávacích stroj dává také lánek profesorky Elizabeth
Liddy [INT_ 25]. Spíše pro zajímavost lze ješt zmínit lánek zakladatel vyhledáva e Google, kde popisují
principy, na kterých je tento stroj založen [INT_ 26].
Pokud pomineme syndikaci a personalizaci, které jsou již v adekvátním rozsahu popsány na jiném míst v
tomto textu, zbývá v rámci komponenty Deliver pohovo it již jen o publikování. Publikování lze dále rozd lit
podle typu média na papírové a elektronické.
V p ípad papírového publikování tvo í hlavní skupinu technologií technologie tiskové. Podobn jako u
skener bude na tomto míst uveden základní popis a charakteristiky tiskáren. Po íta ovou tiskárnu definujeme
jednoduše jako periferní za ízení, které slouží k p evodu elektronických dat do papírové podoby [INT_ 27].
D ležit jší však budou klí ové charakteristiky tiskáren.
•
Technologie tisku - v sou asnosti dominují (u b žných tiskáren pro domácí i kancelá ské
použití) dva druhy tiskových technologií. Jedná se o inkoustový tisk a tisk laserový. Zatímco
inkoustový tisk je ast jší u domácností, domácích kancelá í a nejmenších firem (tzv. segment
SOHO - Small Office Home Office), laserový tisk je nej ast ji využíván ve st edních až
velkých firmách. Ostatní technologie zde nebudou rozebírány, protože jsou bu to zastaralé
(jehli kové tiskárny), ur ené pro zvláštní aplikace (termotiskárny) nebo ur ené pro
pr myslový velkoobjemový tisk, který je v tšinou outsourcován do specializovaných firem
(ofsetový nebo digitální tisk).
•
Kvalita tisku (barva/ ernobílá, rozlišení) - toto kritérium vždy záleží na tom, jaký typ
dokument chceme tisknout. Je jasné, že na tisk faktur není pot eba kvalitní barevná tiskárna s
extrémním rozlišením, která naopak bude pot eba nap íklad pro tisk marketingových
materiál . Také je nasnad , že rostoucí kvalita ovliv uje další kritéria - cenu, náklady nebo
rychlost. Rozlišení se udává v dpi (Dots per Inch - body na palec). Pro tisk standardního
dokumentu je používáno rozlišení 300 dpi, zatímco nap íklad pro fotografii již pot ebujeme
alespo 1200 dpi.
•
Rychlost tisku (a duplexní režim) - je velmi d ležitým kritériem p i použití tiskárny v
dnešním dynamickém obchodním prost edí. Kdo má as ekat na vytišt ní stostránkového
dokumentu t eba t icet minut? Rychlost se udává ve stránkách za minutu a ve vte inách do
vytisknutí první strany ( asto opomíjeno). Rychlost dále ovliv ují další vymoženosti jako je
duplexní (oboustranný) tisk, automatické podava e nebo nap íklad vestav ná sešíva ka.
•
Typy tiskových médií (formát, gramáž, materiál), zásobníky - Formát médií je obvykle
udáván v n kterých standardních rozm rech (A4, A3, obálka DL apod.). Obvykle je uvažován
maximální formát, ale v n kterých p ípadech m že hrát roli i formát minimální (daný
mechanikou posunující médium v tiskárn ). Gramáž je udávána v gramech na metr tvere ní.
Standard u kancelá ského papíru je 80 až 90 g/m2. Pokud jde o materiál, je d ležité uv domit
si, že krom papíru m žeme tisknout nap íklad na fólie, fotopapír a podobn .
•
Zát ž (stránky za m síc, kapacita zásobník a pam ) - p i výb ru tiskárny je t eba alespo
ádov
odhadnout po et stran vytišt ných na daném za ízení za m síc. Toto kritérium
nevyjad uje pouze výdrž materiálu, ale také slad ní ostatních kritérií (rychlosti, ceny,
pr m rných náklad na stránku apod.). Zát ži je také nutné p izp sobit kapacitu a po et
zásobník . Jde o to kolik a jaké typy médií používáme, jak asto a jak rozsáhlé jsou jednotlivé
tiskové úlohy. V souvislosti s velikostí úloh a zát ží tiskárny obecn je d ležitým kritériem
pam . Ta je uvád na v megabytech jako standardní (dodaná s tiskárnou) a jako maximální
(možnost rozší ení). Pam
•
je d ležitá p edevším u sí ových tiskáren (viz dále).
Rozhraní pro p ipojení k PC (Ethernet, USB, LPT) - z hlediska rozhraní jsou ur ující dva
základní zp soby použití tiskáren - lokální a sí ová. Lokální tiskárna obsluhuje pouze jedno
PC, ke kterému je p ipojena v tšinou p es sb rnici USB (rozlišovat 1.1 a 2.0 Hi-Speed USB
port) nebo port LPT (výjime n SCSI). Jako sí ovou lze použít i takovouto tiskárnu, pokud
PC, ke kterému je p ipojená, je nastaveno jako tiskový server. Z hlediska provozu se ale jeví
jako vhodn jší, když tiskárna disponuje vlastní sí ovou kartou a vestav ným tiskovým
serverem. Nej ast jším rozhraním sí ových tiskáren je Ethernet (konektor RJ-45).
•
Ekonomika provozu (náklady na tisk versus cena) - V souvislosti s ekonomikou provozu je
t eba si uv domit, že výrobci tiskáren používají cenovou strategii „p evzatou“ od výrobc
žiletek. Tedy že p ístroj (tiskárnu nebo holící strojek) dostane zákazník za minimální cenu,
kterou náklady dovolí. Cílem je získání zákazník na úkor konkurence. Když už ale zákazník
vlastní tiskárnu (nebo holící strojek) ur itého výrobce, který sám dodává jediný kompatibilní
spot ební materiál (tonery, inkoustové kazety, nebo nap íklad nové holící nástavce), není tento
materiál již rozhodn dodáván za minimální cenu, nebo na tomto poli má výrobce jistý
monopol. Tuto strategii našt stí „nabourávají“ výrobci neoriginálního spot ebního materiálu.
Náklady na tisk by bylo vhodné uvád t v K na stránku p i daném pokrytí. Ovšem výrobci
tento údaj standardn neuvád jí, protože by bylo obtížné zajistit srovnatelnost, a protože je
závislý na cen spot ebního materiálu, která se m ní. V tšinou je uvád n pouze po et stránek,
který lze potisknout s daným materiálem (cartridge). Zákazník vybírající tiskárnu tak musí
po ítat cenu cartridge (doporu enou) d lenou po tem stránek, aby dostal n jaký srovnatelný
ukazatel.
V dnešní dob se, vzhledem k poklesu ceny, stále více prosazují v kancelá ích barevné laserové tiskárny,
které poskytují velkou univerzálnost a vyváženost pokud jde o náklady, kvalitu a rychlost tisku. Tyto tiskárny
jsou pak asto sdíleny v síti pro více uživatel . V segmentu SOHO, kde není tak velký m sí ní cyklus (vytiskne
se mén stránek za m síc) zatím dominují p edevším tiskárny inkoustové, které je možno po ídit za nižší cenu.
Zvláštním p ípadem pro SOHO jsou tzv. multifunk ní za ízení, která šet í místo na stole a jejich po izovací cena
bývá v sou tu nižší.
Krom tisku je dnes stále d ležit jší publikování elektronických dokument . Podle toho, pro koho je
publikovaný informa ní obsah ur ený, rozlišujeme t i oblasti, do kterých publikujeme. T mito oblastmi jsou
internet (pro ve ejnost), extranet (pro obchodní partnery), intranet (pro zam stnance). Z technologického
hlediska jsou dnes pro všechny oblasti nej ast ji používány technologie internetu (resp. webu). Jedná se zejména
o (X)HTML, jazyky pro tvorbu dynamických stránek (PHP, JavaScript, ASP, JSP a podobn ), webové portály,
publika ní systémy a další technologie. Podrobný popis jednotlivých technologií bohužel nelze v této práci z
d vodu rozsahu uvést. Užite ným nástrojem je p edevším firemní portál.
Krom publikování nap íklad lánk a aktuálních informací m že firemní portál obsahovat mnoho dalších
zajímavých aplikací - nap íklad firemní adresá , elektronické formulá e pro automatizaci administrativních
inností, e-learningové aplikace, odkazy na externí informa ní zdroje, publikované vnit ní p edpisy a podobn .
Podstatnou výhodou portálového ešení je to, že integruje prezenta ní vrstvy r zných aplikací a tvo í tak
centrální místo kontaktu zam stnanc , partner nebo ve ejnosti (podle té které oblasti) s informa ním obsahem
organizace.
2.3.4 Zálohování a elektronická archivace (Komponenta Preserve)
Komponenta Preserve zahrnuje dlouhodobé uložení firemních (v tšinou historických) dat. D vodem pro
odd lení komponenty Preserve od komponenty Store je fakt, že k historickým dat m není t eba p istupovat tak
asto a tak rychle jako k dat m aktuálním. Tato skute nost umož uje použít technologie, které jsou v p epo tu
na megabyte pam ti lacin jší. Tato vlastnost je také významná z toho hlediska, že archivovaných dat bývá
obvykle v tší objem než dat aktuálních. Druhou složkou komponenty Preserve je zálohování a obnovení dat,
které je využíváno také komponentou Store.
Nejprve budou popsány principy technologií elektronického archivu, a poté n které aspekty podnikového
(enterprise) zálohování.
Elektronizace podnikových agend p inesla a p ináší obrovské výhody, ale sou asn znamená nové výzvy. V
oblasti archivnictví jde o to, že namísto skladování papíru, které je nákladné p edevším z hlediska prostoru, je
možné celý podnikový archiv vt snat na n kolik optických disk , které nezaberou více než jednu sk í . Výzvy,
které s sebou elektronická archivace p ináší, spo ívají krom hledání dostate n spolehlivého ešení p edevším
ve volb formátu, v jakém informace budou uchovány. S p ekotným vývojem informa ních systém také totiž
úzce souvisí zm ny ve specifikacích formát dat a podobn . Další výzvou jsou legislativní aspekty, kdy právo
umí velmi dob e uchopit papírové dokumenty, ale v oblasti elektronických dokument stále existují mezery.
Tato kapitola však bude zam ena p edevším na aspekty technologické.
Vzhledem k formátu uložení jsou možné v podstat t i r zné strategie (viz [INT_ 29]):
•
Vytisknout dokumenty na papír - velmi dob e zvládnutelné, ale ztrácíme výhody
elektronického zpracování.
•
Kontinuální migrace dat do nových systém - v podstat znamená jednou za 3 až 5 let provést
rozsáhlou migraci. Pro migrace dat jsou využívány technologie ETL (Extract Transform
Load), které umož ují tuto akci automatizovat.
•
Uložení do standardního otev eného formátu a uložení v elektronickém archivu. Pokud jde o
formáty, prosazují se zejména Unicode, XML, HTML, ODF, PDF a TIFF.
Pokud jde o média, ta m žeme d lit v zásad na optická a magnetická. Tato média obvykle mají charakter
WORM médií (Write Once Read Many). Výhodou je, že s jednou zapsanými daty již nelze dále manipulovat.
Lze je pouze íst.
Mezi WORM optická média se adí i známé disky CD-R a DVD±R. Disky bývají organizovány v
Jukeboxech, což jsou za ízení, která automaticky zakládají disk do tecí/zapisovací mechaniky a umož ují tak
tzv. near on-line p ístup k dat m. Také se minimalizuje riziko ztráty i poškození média, protože disk nep ichází
do styku s lov kem. Dále jsou používány WORM magnetické pásky a pevné disky, které jsou softwarov
chrán ny proti p epsání a vymazání. D ležitá informace zní, že odhadovaná životnost WORM disk (podle
metodologie NARA/NIST [INT_ 31]) se pohybuje v n kolika desítkách let (cca 20 pro CD-R). Nicmén výrobci
odhadují životnost za optimálních podmínek až okolo 100 let.
Zálohování, které tvo í druhou podstatnou ást komponenty Preserve, je definováno jako vytvá ení kopie
dat na jiné médium s cílem obnovení dat v p ípad zni ení p vodního média (disaster recovery). Od archivace se
zálohování liší tím, že zatímco archivace znamená p esun dat z p vodního média na nové médium, zálohování
znamená kopírování t chto dat (vzniká nová kopie). Zálohování se také liší od médií odolných proti chybám
(nap . n které typy RAID polí) tím, že zatímco odolná média zabra ují vzniku chyby, zálohování se selháním
po ítá.
Z hlediska strategie zálohování rozlišujeme tzv. plnou zálohu (fullbackup) a inkrementální zálohu. Rozdíl je
v tom, že plná záloha je kopií (1:1) stavu primárního média v daném ase, zatímco inkrementální záloha
vyjad uje zm ny skute nosti proti poslední plné záloze. Inkrementální záloha tak zabírá mnohem mén
asu než
záloha plná. Zálohovací strategie je potom kombinací inkrementálních a plných záloh. Jistou formou strategie je
také on-line zálohování (mirroring), kdy dochází k tomu, že data jsou zapisována na dv média najednou.
Záložní úložišt m že být umíst no ve vzdálené lokalit a propojeno s informa ním systémem sítí. V dnešní
dob je tento model stále b žn jší.
Pokud organizace vyt sní (outsourcuje) nap íklad správu server , p edpokládá se zálohování jako sou ást
služby, která je definována v SLA (Service Level Agreement). Potom je zálohovací strategie problémem
poskytovatele služby a podnikoví manaže i se touto otázkou nemusí dále zabývat. Média jsou obdobná jako ta,
která používáme p i archivaci (optické disky, pevné disky, magnetické pásky, NAS, p ípadn Solid State Disky Flash pam ti v p ípad osobního zálohování a podobn ).
2.4 Významné SW produkty ECM
Tato kapitola je v nována n kterým p edstavitel m software z kategorie ECM. Cílem je alespo stru n
popsat základní vlastnosti produkt nejlepších sv tových dodavatel a krom nich popsat také n která menší
ešení, která mají dobrou pozici na eském trhu. Za sv tové lídry ECM jsou dle spole nosti Gartner ([INT_ 34])
považovány firmy EMC, IBM (plus nedávno zakoupený FileNet), OpenText (v etn produkt Hummingbird) a
Stellent. Z dalších ešení známých na eském trhu budou popsány produkty firem ELO Digital Office GmbH,
Microsoft, TreeInfo s.r.o. a ECM ešení pro SAP firmy SAP AG. Posledním z popisovaných ešení je open
source platforma Nuxeo. Jako další zdroj informací o produktech jmenovaných firem byl použit P ehled ECM
vydaný v kv tnu 2006 v asopise Business World10.
2.4.1 EMC Documentum
Systém Documentum od spole nosti EMC pat í mezi nejkomplexn jší ECM ešení. Funkcionalita tohoto
balíku pokrývá všechny komponenty ECM, které jsme popsali v p edcházejících kapitolách. Je z ejmé, že jako
další podobné systémy se již nejedná pouze o DMS, ale o mnohem širší integrované ešení správy obsahu. Balík
Documentum je de facto rodinou produkt (modul ) pokrývajících r zné ásti ECM, které pracují nad spole nou
platformou Documentum 5.3. Platforma zajiš uje centrální repository, její zabezpe ení, vyhledávání, podporu
standard jako XML, WebDAV, WS, J2EE, JDBC a další. Další moduly jsou seskupeny podle funkcionality do
skupin BPM (Business Process Management), Collaboration, Compliance Management, Digital Assets
Management, Document Management, Web Content Management a další. Balík také nabízí vlastní nástroje pro
ERP systém SAP. Celá rodina produkt
ítá bezmála sto integrovaných aplikací.
Balík Documentum je dále dopln n dalšími rodinami produkt . P íkladem je produktová ada Captiva, která
pokrývá komponentu Capture, podobn jako d íve popsaný Ascent Capture firmy Kofax.
Tento systém je ur en pro st ední až velké podniky, emuž odpovídá i jeho cena. Pr m rná cena instalace se
pohybuje okolo deseti milion korun. V
eské republice se po et instalací pohybuje v desítkách, zatímco ve
sv t jsou to tisíce. Mezi referencemi produktové ady Documentum nalezneme spole nosti jako BMW, GM,
Volkswagen, Arizona State University, AMD, Adobe, HP, IBM, Siemens a další. V eské republice jej používá
nap íklad Zentiva nebo eská spo itelna.
10
P ehled ECM in Business World, Kv ten 2006, str 38 - 39.
Distributorem systému pro
procesem
za len ní
do
eskou a Slovenskou republiku je spole nost Efcon a.s., která nyní prochází
spole nosti
Ness
(http://www.ness.com/CZ/Solutions+and+Services/ECM.htm).
Podrobn jší informace o Documentu a ostatních produktech EMC m žeme najít na http://software.emc.com/.
2.4.2 IBM a FileNet
V íjnu 2006 byla dokon ena akvizice firmy FileNet firmou IBM. V budoucnu lze jist o ekávat integraci
jejich ECM platforem a je nanejvýše pravd podobné, že spojením t chto dvou vedoucích spole ností v oblasti
ECM vzniká velmi silný konkurent pro spole nost EMC.
P vodní ešení IBM v oblasti ECM byla a jsou založena na platform IBM DB2 Content Manager.
Kolaborativní ást ECM pokrývají produkty Lotus a portálové technologie zastupují produkty ady WebSphere.
ešení založená na DB2 Content Manageru jsou o n co „menší“ než ešení na platform Documentum.
Pr m rná cena zakázky se pohybuje okolo 3 milion korun a po ítá se ádov s desítkami uživatel . Integrací s
portály WebSphere i groupwarovými produkty Lotus celkové ešení samoz ejm roste jak co do ceny, tak do
pokryté funkcionality. Pro podporu správy dokument je ur en produkt Lotus Domino Document Manager 7.
Bližší informace o produktech IBM jsou dostupné na eském webu (http://www.ibm.cz).
Pokud jde o produkty FileNet, zde je základem platforma FileNet P8. Tato platforma podobn jako
Documentum zajiš uje bezpe né a škálovatelné prost edí pro aplikace ECM a BPM. Vý et standard , na kterých
je založena, je velmi podobný platform od EMC. Dominují zde technologie XML, J2EE, WS a další. Filenet P8
je dostate n robustní prost edí pro velké organizace. Typická cena instalace se pohybuje v jednotkách milion
korun. U aplikací je po ítáno ádov se stovkami uživatel .
Nadstavbou nad touto platformou jsou op t speciální aplikace podporující jednotlivé innosti ECM. Z nich
jmenujme nap íklad Content Manager, který poskytuje klasické služby jako Check-in/Check-out, integraci
dokument , správu verzí a podobn . Dalšími sou ástmi jsou Business Process Manager, který ídí workflow
nebo nap íklad Web Content Manager, podporující správu webu. FileNet obsahuje rozhraní pro integraci se
špi kovými produkty, jako jsou SAP, Siebel nebo IBM WebSphere.
Z
eských firem podporují produkty FileNet firmy Autocont (http://www.autocont.cz), Cleverlance
(http://www.cleverlance.cz),
Getronics,
PVT
a
další.
Více
informací
je
k
dispozici
na
webu
http://www.filenet.com.
2.4.3 OpenText Livelink a Hummingbird
Livelink spole nosti Opentext je dalším z velmi robustních ešení ur ených pro st ední a velké podniky.
Funkcionalitou op t pokrývá komplexní ECM. Tato produktová ada prochází ur itou konsolidací po nedávné
akvizici spole nosti Hummingbird. Zahrnuje funkcionalitu od Document Managementu p es Digital Assets
Management, Records Management, Web Content Management a E-mail Management až po Knowledge
Management. Samoz ejmostí je možnost integrace s produkty SAP, Lotus Notes, Microsoft, Peoplesoft a další.
Z portfolia produkt
Livelink popišme blíže alespo
Livelink ECM - Document Management. Tento
produkt je velmi propracovaný a nabízí veškeré vymoženosti moderních DMS.
ídí centrální repository s
n kolika možnostmi t íd ní obsahu od personalizovaných pracovních ploch p es klasické složky po složené
dokumenty. Produkt disponuje velmi kvalitním vyhledávacím strojem, podporou enormního množství
souborových formát , integrovaným workflow, až devíti úrovn mi p ístupových práv a podobn . Velmi dob e
zvládnutá je u n ho také integrace s desktopovými aplikacemi pod Windows. U dokumentu je detailn sledována
jeho historie a je umožn no jeho hodnocení a p ipomínkování.
Livelink je další z ešení ur ených pro nejv tší firmy. Cena licencí se i zde pohybuje v milionech korun a
po ítá se s více než 500 uživateli. V
eské republice tento produkt zastupují firmy Syconix
(http://www.syconix.cz/) a Ixtent (http://www.ixtent.cz/). K nejv tším zákazník m OpenTextu pat í firmy jako
Siemens, BP, 3M, Airbus, Fiat, m sto Londýn a podobn . Detailní informace jsou k dispozici na webu
http://www.opentext.com/.
Pokud jde o produkty Hummingbird, ty byly p ejmenovány na Livelink ECM - eDOCS a nyní obohacují
portfolio produkt
firmy OpenText. Více informací o t chto produktech a fúzi je k dispozici na
http://hummingbird.com/. Produkty Hummingbird v R v minulosti zvolilo nap íklad Ministerstvo obrany nebo
M stská ást Praha 8.
2.4.4 Stellent
Vlna akvizic v odv tví ECM se nevyhnula ani firm Stellent, kterou nejspíš v nejbližší dob zakoupí Oracle.
Oracle by se tak mohl v brzké dob posunout do kvadrantu mezi lídry v ECM odv tví. Popis funkcionality
systém od Stellent by byl pouhým zopakováním, že Stellent pokrývá komplexn všechny komponenty ECM.
Jedná se op t p edevším o DMS, BPM, WCM, DAM a další již známé pojmy.
Vlajkovou lodí je produkt Universal Content Manager. Ten se skládá ze Stellent Content Serveru, který op t
tvo í jakousi technologickou platformu. Jde o centrální repository pro uložení jakéhokoli typu obsahu od
dokument po e-maily nebo videa. Tato platforma poskytuje základní služby jako je workflow, bezpe nost,
verzování a check-in/check-out atd. Nad touto platformou pracují aplika ní moduly, kterými jsou v p ípad
Stellentu Web Content Management, Document Management, Collaboration Management, Records
Management a Digital Assets Management.
V
R zastupuje Stellent (http://www.stellent.com/) spole nost Profinit (http://www.profinit.cz/).
ešení
UCM je ur eno pro velké spole nosti a jeho cena se op t pohybuje v jednotkách milion K . Uvád nou referencí
v R je eská pošta, ve sv t pak nap íklad Agfa nebo Coca Cola Bottling Co.
2.4.5 ELO Digital Office
Rodina produkt n mecké firmy ELO Digital Office stojí na druhém konci spektra než výše zmi ované
produkty. ELO totiž nabízí ešení DMS i pro malé firmy a dokonce jednotlivce. Jeho nejlevn jší produkt
ELOoffice stojí do deseti tisíc korun a nabízí krabicové ešení DMS. Za tuto cenu však nepokrývá takové funkce
jako jeho tisíckrát dražší konkurenti. Jedná se o velmi jednoduché DMS s podporou skenování p es rozhraní
TWAIN. ELO také nabízí vestav nou TIFF tiskárnu, která elegantn
eší p evod dokument z jakékoli aplikace
do otev eného formátu. ELOoffice nabízí základní možnosti ízení p ístupových práv a šifrování dokument v
úložišti. Správa úkol spolu s integrací do MS Outlook áste n pokrývá funkcionalitu workflow. Je nabízena
integrace s MS Office. Integrace s MS Outlook umož uje archivovat e-maily.
Pokud organizace a její nároky rostou, je možné p ejít na ELOprofessional, které disponuje vyšším
výkonem p i v tším po tu uživatel
a zpracovávaných dokument . Zásadním p ínosem této verze je
plnohodnotné workflow. ELOproffesional dále disponuje nap íklad p ístupem p es internet, podporou árových
kód , skenováním ve velkém objemu a podobn .
Nejvyšší t ídou produkt ELO je ELOenterprise, které nabízí velmi vysoký výkon p i vysokém po tu
uživatel . Je založené na škálovatelné technologické architektu e. Umož uje nap íklad zapojení server do
clusteru, použití za ízení NAS a další pokro ilé technologie.
ELO má v
eské republice relativn velký po et instalací, který je dán zejména dostupností nejlevn jší
verze. Informace je možné dále hledat na webu http://www.elo-digital.cz/.
2.4.6 Microsoft Office Sharepoint Server
Pokud hovo íme obecn o kancelá ských aplikacích, nelze pominout amerického softwarového giganta
Microsoft. Produktový balík Office je dnes de facto standardem ve tvorb dokument . Na druhou stranu v
oblasti ECM nezaujímá Microsoft žádnou p ední pozici. Konzulta ní firma Gartner jej dokonce adí do skupiny
„výklenká “ (niche players). Bylo by jen logické, aby firma poskytující nejrozší en jší balík pro tvorbu
dokument poskytovala také platformu pro ízení jejich životního cyklu, ob hu a publikování.
Platforma, se kterou Microsoft (http://www.microsoft.com) vstoupil do boje na poli ECM, se nazývá MS
Office Sharepoint Server. Tato platforma p esahuje hranice ECM a krom n j se pyšní termíny jako business
intelligence, portály a podobn . Nicmén s nástupem tohoto produktu a integrace s MS Office 2007 se zdá, že
Microsoft bere ECM opravdu vážn . D ležitým aspektem je to, že Microsoft m že t žit ze situace, kdy
nejrozší en jší opera ní systém pochází z jeho dílny, nejrozší en jší kancelá ský balík také a pravd podobn i
nejrozší en jší e-mailový systém. V této situaci je SharePoint Server možná posledním kamínkem do mozaiky
pln integrovaného ešení administrativy v etn
ízení proces a centralizovaného uložení dokument .
2.4.7 TreeINFO
Systém TreeINFO je eským DMS z dílny spole nosti TreeINFO s.r.o. (http://www.treeinfo.cz/), který je na
trhu zastoupen spole ností Syconix (http://www.syconix.cz/). Krom
TreeINFO Syconix pracuje také se
špi kovými produkty z dílny OpenTextu.
TreeINFO je jednoduchým DMS založeným na klasické stromové struktu e složek, které jsou však
centralizované na serveru. K soubor m jsou p ipojena metadata umož ující vyhledávání a t íd ní. TreeINFO
dále umož uje vytvá et i metadata bez dokumentu. Tato funkcionalita je nazývána kartotékou. Vyhledávání je
možné nejen v metadatech, ale také plnotextov . Systém samoz ejm
podporuje schvalování a revize
dokument . Systém umož uje zam ení upravovaného dokumentu a sledování historie. Sou ástí je také vlastní
modul pro skenování a práci s naskenovanými dokumenty, modul workflow a webového klienta. Systém má
klasickou klient/server architekturu s databázovým a souborovým serverem.
TreeINFO je ur eno spíše pro malé až st ední organizace do sta uživatel . Cena implementace není bohužel
uvedena.
2.4.8
ešení pro SAP
Vzhledem k tomu, že SAP (http://www.sap.com) je obzvlášt
ve v tších firmách velmi rozší eným
podnikovým informa ním systémem, je jen logické, že velká ást nejlepších produkt ECM umož uje propojení
s tímto systémem.
Krom toho ale samotný SAP nabízí vlastní ECM na platform NetWeaver. Tato platforma zahrnuje pouze
n které komponenty ECM. Hlavní orientace je na
ízení podnikových proces
prost ednictvím podnikového portálu, áste n je pokryta i správa dokument
(BPM), spolupráci
a záznam . Nicmén SAP
nenabízí komplexní vlastní ešení ECM v etn nap íklad Web Content Managementu a dalších aplikací. I z
tohoto d vodu m že být n kdy vhodn jší využít ešení specializovaných dodavatel ECM.
2.4.9 Nuxeo
Nuxeo (http://www.nuxeo.org) je velice perspektivním produktem ECM z kategorie Open Source Software
(OSS). Rozhodn se nejedná o amatérské ešení. Naopak Nuxeo je schopno nabídnout robustní ECM platformu
založenou na otev ených standardech. Tato platforma je navržena pro použití v nejnáro n jších podnikových
aplikacích s mnoha stovkami uživatel . Funkcionalita platformy pokrývá všechny oblasti ECM. Jen namátkou:
Document Management, Records Management, Business Process Management, Vyhledávání a další. Nuxeo si
klade za cíl soupe it na trhu s produkty jako Documentum, FileNet nebo LiveLink.
V sou asnosti jsou k dispozici dva základní produkty:
•
Nuxeo Enterprise Platform - je ur ena pro vývoj velmi rozsáhlých podnikových aplikací
založených na vícevrstvé klient/server architektu e.
•
Nuxeo Rich Client Platform - je ur ena pro vývoj klientských aplikací.
Tyto dv platformy zatím nejsou uvoln ny v produk ní verzi. Verze EP 5.0 by m la být uvoln na na
p elomu
listopadu
a
prosince
2006.
Rozvoj
je
prozatím
plánován
do
zá í
2007
(viz
http://www.nuxeo.org/sections/about/roadmap/). V p ípad tohoto produktu je vhodné podotknout, že se nejedná
o „krabicový“ software a cena jeho implementace se m že pohybovat v závratných ástkách. U tohoto typu OSS
bývá zvykem, že a koli samotný software bývá zdarma všeobecn dostupný, dodavatelé vyd lávají velké ástky
za konzulta ní a implementa ní služby. Tyto služby jsou potom poskytovány na stejn profesionální úrovni jako
u komer ních aplikací.
Referen ní implementace tohoto systému se prozatím vyskytují p evážn
ve Francii (kde je Nuxeo
vyvíjeno). Platformu využívají velmi významné instituce jako je nap íklad Francouzská ministerstva vnitra a
kultury, SUEZ group, zpravodajská agentura AFP, Gaz de France a další.
3 DMS ve státní správ
R
3.1 Legislativní rámec
Je známo, že zákony bývají asto p ísn jší ke státní správ a samospráv (ve ejnému sektoru) než k sektoru
soukromému. Nicmén jak ve ve ejném, tak i v soukromém sektoru tvo í legislativa jeden z významných prvk
okolí organizace, který se vždy vyplatí pe liv analyzovat. Právní normy obvykle ur ují jakési minimum, které
musí ur itá organizace v dané oblasti spl ovat.
K t mto požadavk m lze v zásad p istoupit dv ma zp soby:
1.
Vyhov t minimálním požadavk m právních norem s co nejmenšími náklady (Orientace na nejnižší
náklady).
2.
Využít právních norem jako impulsu pro optimalizaci ur ité skupiny inností organizace (Orientace
na nejvyšší p ínos).
Prvnímu zp sobu odpovídá situace, kdy nap . pro podporu spisové služby bude zvolen software, který
p esn svou funkcionalitou odpovídá zákonu, jeho po izovací cena je v desetitisících korun, ale nelze od n j
ekat výrazné zefektivn ní práce a v n kterých p ípadech ani p ílišnou technickou vysp lost. Druhému zp sobu
odpovídá naopak situace, kdy pro podporu inností spisové služby bude zvoleno masivní ešení ECM s cenou v
ádu milion až desítek milion korun. Od n j potom lze po právu o ekávat vy ešení integrace podnikového
informa ního obsahu. Mezi t mito extrémy leží mnoho dalších ešení a vždy záleží na pot ebách konkrétní
organizace, pro jaké z nich se rozhodne. Vždy je ale t eba dodržet alespo p edepsané legislativní normy.
P estože dle lánku [INT_ 7] existuje cca. 2500 právních norem, které se n jak dotýkají výkonu spisové služby
ve všech resortech, soust edí se další rozbor na n kolik hlavních právních norem, které ovliv ují práci s
informa ním obsahem ve státní správ . Podrobný seznam relevantní legislativy je k dispozici v [KNI_ 1] od
strany 287.
3.1.1 Zákon . 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové služb
Zákon o archivnictví a spisové služb byl vydán dne 30. 6. 2004 s ú inností od 1. 1. 2005 a nahradil d ív jší
zákon . 97/1974 Sb., o archivnictví a další související normy. Poslední zm na byla provedena zákonem .
112/2006 Sb. Je však pouze minimální a formálního charakteru.
V tší ást zákona je v nována archivnictví, které však s problematikou správy dokument velmi souvisí.
Menší ást je potom v nována spisové služb .
Z ásti o archivnictví je d ležitá definice pojm
dokument, archiválie a p vodce. Dokument je dle
[LEG_8]: „každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, a již v podob analogové i
digitální“ (to odpovídá také definici v úvodní ásti této práce). Archiválií se dle tohoto zákona rozumí „takový
záznam, který byl vzhledem k dob vzniku, obsahu, p vodu, vn jším znak m a trvalé hodnot dané politickým,
hospodá ským, právním, historickým, kulturním, v deckým nebo informa ním významem vybrán ve ve ejném
zájmu k trvalému uchování a byl vzat do evidence archiválií“. P vodcem je dle archivního zákona každý, z
jehož innosti vznikne n jaký dokument.
Zákon dále d lí p vodce na ve ejnoprávní a soukromoprávní, p i emž op t platí, že ve ejnoprávní p vodci
mají více povinností. Vzhledem k zam ení této práce problematika soukromoprávních p vodc
nebude
podrobn ji ešena.
Povinností p vodce je uchovávat dokumenty a umožnit výb r archiválií. Výb r provádí místn p íslušný
archiv. Kritéria výb ru jsou dána zákonem. Výb r je provád n bu ve skarta ním ízení i mimo n j.
P i skarta ním ízení se na základ ukládacího znaku (Skarta ní znak /A-archiv, S – stoupa, V – výb r po
uplynutí skarta ní lh ty/ + Skarta ní lh ta / íslo vyjad ující po et rok od roku následujícího vznik dokumentu/)
vybírají dokumenty, které budou trvale uloženy v archivu. Elektronická podpora skarta ního ízení by m la být
sou ástí informa ního systému pro podporu spisové služby (nap . generování skarta ního návrhu na základ
typu a data vzniku dokumentu).
Zákon dále upravuje soustavu a fungování archiv . Tato problematika je také podrobn ji rozpracována ve
vyhlášce . 645/2004 Sb.
Zákon umož uje vykonávat spisovou službu jak v písemné, tak i v elektronické form . Z hlediska využití
technologií DMS (ECM) se p edpokládá spíše elektronická forma. Povinnost vykonávat spisovou službu mají
tzv. ur ení p vodci. T mi jsou dle [LEG_8]: organiza ní složky státu, státní p ísp vkové organizace, státní
podniky, organiza ní složky a právnické osoby založené nebo z ízené územními samosprávnými celky, pokud
vykonávají ve ejnou správu nebo zam stnávají více než 25 zam stnanc , školy a vysoké školy, právnické osoby
z ízené zákonem, zdravotnická za ízení, kraje, hlavní m sto Praha, obce s pov eným obecním ú adem a obce se
stavebním nebo matri ním ú adem, m stská ást nebo m stský obvod územn
m stská ást hlavního m sta Prahy, na n ž byla statutem p enesena alespo
len ného statutárního m sta a
ást p sobnosti obce s pov eným
obecním ú adem nebo p sobnosti stavebního ú adu anebo matri ního ú adu. Je vid t, že povinnost vést
spisovou službu se týká p edevším ve ejné správy. Ostatní subjekty mohou vést SSL dobrovoln , ale v tom
p ípad se musejí také ídit ustanoveními zákona.
Zákon je v Hlav III len n podle jednotlivých inností spisové služby [LEG_8]:
•
P íjem dokument , evidence, rozd lování a ob h – vedení podacího deníku a ozna ení
podacím razítkem a íslem jednacím. P edání adresátovi a evidence. Z hlediska efektivity je
klí ové, jak tyto
innosti prob hnou. Pro jejich podporu m že být využito technologií
árového kódu, skenování a workflow. Pro zajišt ní pr kaznosti dále poslouží technologie
elektronického podpisu. Cílovým stavem by potom bylo, že originály p ijatých dokument se
budou ihned zakládat do spisovny a práce bude probíhat nad jejich elektronickými kopiemi.
•
Vy izování a podepisování dokument – dokumenty týkající se jedné v ci tvo í jeden spis. V
elektronické podob m že odpovídat nap . složce v systému DMS, ve fyzické podob je
tvo en listy papíru uloženými v deskách. Cílem práce ú edníka je vy ídit v c a spis uzav ít.
V c je možno vy ídit nap . rozhodnutím, které podepisuje statutární orgán p vodce, nebo jiná
oprávn ná osoba. V tšinou ale vydání rozhodnutí p edchází spolupráce více osob. V této fázi
se uplatní technologie groupware, ale také DMS umož ující práci nad jedním dokumentem,
verzování apod. Pro zaru enou pr kaznost jednání je možno op t využít technologie PKI
(elektronický podpis). Až se dokument dostane p es r zná p ipomínkování a schvalování k
podepisující osob , je možno jej vytisknout (do té doby obíhala elektronická verze – resp.
m nila se její p ístupová práva, protože je uložena stále ve stejném míst v DMS), podepsat a
nechat vypravit, nebo podepsat pomocí PKI a vypravit elektronicky.
•
Odesílání dokument je evidováno a je využito pr kazné poštovní služby (doru enka apod.).
Doklad o doru ení je p iložen ke spisu. V elektronické podob mohlo dojít k automatickému
vypravení elektronickou podatelnou a vyžádání potvrzení, které je pr kazné za p edpokladu,
že adresát vlastní kvalifikovaný certifikát nutný k vytvo ení elektronického podpisu.
•
Ukládání dokument – Vy ízené a uzav ené spisy jsou do doby uplynutí skarta ní lh ty
uloženy na spisovn p vodce. Mohou být také uloženy v tzv. správním archivu, tedy jakési
spisovn pro dlouhodob jší použití. V p ípad efektivního ECM systému mohou být originály
dokument
ukládány centráln
již p i p ijetí. Technologie spadající pod hlavi ku ECM
podporují také elektronickou archivaci, jejíž výhody oproti archivaci papírové spo ívají
p edevším v nižších nákladech na uložení. Naopak nevýhodou v sou asnosti jsou nižší
životnost médií a morální zastarávání formát a technologií.
Další podrobnosti výkonu spisové služby jsou upraveny vyhláškou . 646/2004 Sb., o podrobnostech
výkonu spisové služby. Ta dále detailizuje jednotlivé kroky a ur uje nap íklad:
•
Podatelnu jako centrální místo evidence p ijatých dokument
(v elektronické podob je
možno ešit decentralizovan – nap . vložení protokolu o ústním podání referentem).
•
Výpravnu jako centrální místo odesílání dokument ven z organizace.
•
Skarta ní znaky (A, S, V) apod.
Zákonu . 499/2004 Sb. byla v nována v tší pozornost z d vodu snahy ukázat možnosti moderních
informa ních a komunika ních technologií v jednotlivých innostech spisové služby. Vzhledem k tomu, že
spisová služba je v organizacích ve ejné správy povinná, je v této práci považována za klí ovou aplikaci pro
technologie ECM. Je jasné, že lze vykonávat SSL i bez nich, ale zvlášt ve velkých organizacích s velkým
objemem zpracovávaných dokument mohou tyto technologie p isp t k mnohem vyšší efektivnosti, rychlosti,
bezpe nosti a pr kaznosti administrativních inností.
3.1.2 Ostatní zákony
Stejn jako ECM není jen spisová služba, musí se organizace ídit krom zákona o archivnictví a spisové
služb také dalšími zákony, které upravují její nakládání s informacemi. V této kapitole budou stru n zmín ny
n které z nich a jejich dopady na správu informa ního obsahu v organizacích státní správy.
3.1.2.1
Zákon . 500/2004 Sb., správní ád
Správní ád je velice obsáhlým zákonem, který upravuje postup orgán ve ejné správy. Cílem není jeho
vy erpávající analýza, ale pouze upozorn ní na ur ité body, které mohou mít vliv nebo mohou být p íležitostí
pro využití ECM v p íslušných organizacích.
P i správním ízení probíhá mnoho informa ních tok , které jsou realizovány prost ednictvím dokument .
Nap íklad i zde je definován pojem spis jako soubor dokument vztahujících se k dané v ci.
Dalším pojmem je protokol, který slouží jako záznam ústního jednání a dalších úkon . Protokol se potom
zakládá do spisu.
Podle ustanovení §19 odst. 3 je možno na p ání ú astníka ízení doru ovat na elektronickou adresu. P ijetí
písemnosti je potom potvrzeno zprávou opat enou zaru eným elektronickým podpisem. Paragraf 69 dále stanoví
povinnost vydat na žádost ú astníka rozhodnutí v elektronické form a opat it jej zaru eným elektronickým
podpisem.
Paragraf 26 ukládá povinnost zve ej ovat obsah ú ední desky zp sobem umož ujícím vzdálený p ístup.
Podání je dle §37 odst. 4 možno u init elektronicky s použitím zaru eného elektronického podpisu nebo i
bez n j, což vyžaduje potvrzení do 5ti dn .
Z tohoto stru ného vý tu je patrné, že povinnosti vyplývajícího ze správního ádu se v oblasti ECM týkají
zejména efektivní komunikace za využití technologií PKI, dále povinnosti zve ej ovat ur ité informace na
internetu. Obrovskou p íležitostí pro zvýšení efektivnosti je práv integrace PKI do ostatních komponent ECM
(zejména do DMS).
3.1.2.2
Zákon . 563/1991 Sb., o ú etnictví
Tento zákon byl za azen spíše pro ilustraci, že i ú etní záznamy jsou podstatnou sou ástí informa ního
obsahu organizace. Mezi subjekty povinné vést ú etnictví pat í samoz ejm také organiza ní složky státu. Je
pravd podobné, že ú etnictví bude vedeno v jiných systémech než ECM, ale práv z on ch ú etních systém
vznikají doklady, které jsou zajímavé z hlediska ECM. Mají totiž sv j ob h, musejí být za ur itých podmínek
archivovány i rychle vyhledány. Z tohoto hlediska je potom samoz ejm žádoucí integrace ú etního systému na
jednotný systém správy dokument .
V tomto zákon je tedy zajímavá p edevším definice ú etního záznamu (data, která jsou záznamem
veškerých skute ností, o kterých je ú továno) a souhrnného ú etního záznamu (tj. doklady, ú etní uzáv rka,
výro ní zpráva). Je z ejmé, že zatímco jednotlivé záznamy je vhodné držet v ú etním systému, souhrnné
záznamy ve form sestav (v papírové i elektronické form ) je vhodné evidovat, p ípadn ukládat v DMS. Odtud
potom m že probíhat jejich schvalování, distribuce na web, vypravení, elektronická archivace apod. Mimo to je
oblast ECM schopna vy ešit také nap . uložení záložních export z ú etního software, které jsou samoz ejm
také informa ním obsahem. Další kapitolou z oblasti ú etnictví je p ijímání externích doklad a jejich logistika
uvnit organizace, tedy zp sob, jakým se dostanou k ú etním k zaú tování, jakým zp sobem jsou schvalovány
atd. Dobrým p íkladem je práv schvalování dodavatelské faktury.
Velmi zajímavé jsou paragrafy 31 a 32 týkající se úschovy ú etních záznam . Známé jsou lh ty 10 let pro
ú etní uzáv rku a 5 let pro všechny doklady, knihy apod. Zákon p edpokládá jak písemnou, tak technickou
(elektronickou) formu ú etního záznamu. Je z ejmé, že ukládání ve form elektronické za p edpokladu, že je
dob e zvládnuté, m že uspo it obrovské náklady na zabezpe ení t chto dokument .
Pro p enos ú etního záznamu je nutný vlastnoru ní i elektronický podpis.
3.1.2.3
Zákon . 106/1999 Sb., o svobodném p ístupu k informacím. Ve zn ní zákona . 176/2006 Sb.
Zákon ur uje tzv. povinné subjekty, které mají povinnost poskytovat informace vztahující se k jejich
p sobnosti. Jsou to: státní orgány, územní samosprávné celky a jejich orgány, ve ejné instituce a další subjekty
za zvláštních podmínek.
Zajímavá je zde p edevším definice informace v §3, kde je použito slovo „obsah“ ve stejném smyslu jako je
použito v této práci: „Informací se … rozumí jakýkoliv obsah nebo jeho ást v jakékoliv podob , zaznamenaný
na jakémkoliv nosi i, zejména obsah písemného záznamu na listin , záznamu uloženého v elektronické podob
nebo záznamu zvukového, obrazového nebo audiovizuálního.“
Zve ejn ním se myslí mj. zp ístupn ní na ú ední desce s možností dálkového p ístupu. Pod tím si m žeme
p edstavit sou ást webu organizace. Tím se do mozaiky ECM dostává další sou ást (Web Content Management
– WCM), která m že být využita pro údržbu obsahu práv na takové ú ední desce. Integrace WCM s dalšími
komponentami (nap . DMS) je potom více než žádoucí.
Zajímavá je dále povinnost zve ej ovat informace v elektronické podob také v tzv. „otev eném formátu“,
neboli ve formátu jehož specifikace je ve ejn dostupná (což zatím nap . nativní formát nejpoužívan jšího
textového editoru nespl uje). Krom MS-Wordu tedy pot ebujeme nap íklad konverzi do HTML.
Paragraf 5 tohoto zákona m že být užite nou informací, jaké informace zve ej ovat na webových stránkách
organizace. Jedná se nap . o organiza ní strukturu, adresu elektronické podatelny apod. V p ípad t chto dvou
bod je dokonce zve ejn ní umož ující dálkový p ístup (www) povinné.
Na žádost o informace podle zákona . 106/1999 Sb. je organizace povinna odpov d t do 15 dn od p ijetí
žádosti. Ke sledování lh t poslouží systém spisové služby v etn popsaných technologií. Pokud žadatel není
spokojen s vy ízením žádosti, m že zaslat stížnost. Žádosti o informace v etn stížností pak budou evidovány v
evidenci spisové služby.
3.1.2.4
Zákon . 412/2005 Sb., o ochran utajovaných informací a o bezpe nostní zp sobilosti
Tento zákon ze dne 21. 9. 2005 má velký význam zejména pro takové orgány státní správy, které pracují s
utajovanými informacemi. Utajované jsou takové informace, jejichž vyzrazení nebo zneužití m že ohrozit zájmy
eské republiky. Odpov dnou osobou se rozumí osoba stojící v ele orgánu.
Jsou definovány následující stupn utajení podle závažnosti:
•
P ísn tajné
•
Tajné
•
D v rné
•
Vyhrazené
Zákon definuje druhy zajišt ní ochrany (tu n jsou vyzna eny ty, které se týkají správy dokument ):
•
personální bezpe nost – výb r osob, které p ijdou do styku s t mito informacemi
•
pr myslová bezpe nost – týká se zajišt ní bezpe nosti informací uložených u podnikatele
•
administrativní bezpe nost – systém opat ení p i tvorb , p íjmu, evidenci, zpracování,
odesílání, p eprav , p enášení, ukládání, skarta ním
ízení, archivaci, p ípadn
jiném
nakládání s utajovanými informacemi. D ležitá je p edevším metodika nakládání s t mito
dokumenty.
•
fyzická bezpe nost – systém opat ení, která mají neoprávn né osob zabránit nebo ztížit
p ístup k utajovaným informacím, pop ípad p ístup nebo pokus o n j zaznamenat. Jedná se o
bezpe nost prostor, ve kterých jsou informace uloženy, ze kterých jsou p ístupné, nebo kde
jsou projednávány.
•
bezpe nost informa ních a komunika ních systém – nap íklad proti útok m hacker , ale
i vir m apod.
•
kryptografická ochrana – rozumí se zašifrování informací uložených v úložišti i
p enášených p es komunika ní kanál.
Vzhledem k tomu, že informa ní systém obsahující utajované informace musí být certifikován a musí
spl ovat další náležitosti, které jeho tvorbu iní zna n nákladnou, jeví se jako vhodné tyto informace držet
odd len od informací b žných. Totéž se týká také systému komunika ního. Zabezpe ovat všechna data tak jako
utajované informace by bylo velmi nákladné. Budování systém pro práci s utajovanými informacemi je velmi
speciální téma, pro které v této diplomové práci není dostate ný prostor.
3.1.2.5
Zákon . 101/2000 Sb., o ochran osobních údaj
Krom utajovaných informací se v informa ním systému orgán státní správy mohou asto objevovat
informace, které spadají pod definici údaj osobních. Aby bylo z ejmé, jaké informace to jsou a jak s nimi v
informa ním systému naložit, byla za azena práv tato podkapitola.
Osobním údajem je takový údaj nebo více údaj , které umož ují ur it identitu subjektu za p edpokladu, že
toto ur ení nevyžaduje nep im ené úsilí. Citlivým údajem je potom dle zákona takový osobní údaj, který se
týká národnosti, rasy, etnického p vodu, náboženského, filozofického i politického p esv d ení, sexuální
orientace a podobn . Údaj, který nelze vztáhnout ke konkrétní osob , je nazván anonymním.
Zpracováním osobních údaj
se rozumí jakákoli innost, ale zejména jejich shromaž ování, ukládání,
zp ístup ování, vyhledávání, ší ení, zve ej ování apod. N které ze zákonem definovaných inností mohou být
vykonávány práv pomocí automatizovaných DMS a souvisejících technologií. Práv proto je analýza této
normy velmi významná. Subjekt, který osobní údaje zpracovává, se nazývá správcem osobních údaj .
Z významných povinností správce jsou klí ové zejména následující. Stanovit ú el, pro který jsou údaje
zpracovávány, a stanovit prost edky a zp sob jejich zpracování. Stanovený ú el je potom ur ující nejen pro
zp sob a rozsah zpracování, ale také pro dobu, po kterou jsou údaje uchovávány. Dále musí zajistit, aby
zpracovávané údaje byly úplné a p esné – toto má dokonce za povinnost ov ovat. Získávat osobní údaje lze
pouze se souhlasem subjektu daným v písemné form (za ur itých podmínek i bez n j). Správce je povinen na
vyžádání (jednou za rok bezplatn ) informovat subjekt o údajích, které o n m zpracovává.
Další významnou povinností správce je zabránit neoprávn nému p ístupu k osobním údaj m. Sou ástí
opat ení je i povinná ml enlivost zam stnanc správce. Za porušení ml enlivosti hrozí zam stnanci pokuta do
sta tisíc korun. Správci m že za porušení povinností hrozit pokuta až deset milion korun (za p edpokladu
opakovaného porušení).
Existuje také oznamovací povinnost kdy ten, kdo hodlá zpracovávat osobní údaje, musí sv j zám r oznámit
Ú adu pro ochranu osobních údaj . Tato povinnost se ale netýká ve ejn p ístupných údaj .
Zákon dále z izuje Ú ad pro ochranu osobních údaj , který provádí registraci správc a také vykonává
kontrolu.
3.1.2.6
Zákon . 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu
K tomu, aby mohlo být naplno využito pozitivních efekt práce s elektronickými dokumenty, je zapot ebí,
aby byly dokumenty v elektronické podob z hlediska právní váhy rovnocenné dokument m v podob papírové.
Tato rovnost je dosahována pomocí technologií PKI (elektronického podpisu). Elektronický podpis má také
oporu v legislativ , jejíž podstatnou sou ástí je zákon . 227/2000 Sb.
V rámci této práce budou vymezeny n které základní pojmy z tohoto zákona s ohledem na pot eby práce s
elektronickými dokumenty.
Elektronickým podpisem jsou data p ipojená k datové zpráv (nap íklad dokumentu). D ležité je, že tato
data jednozna n prokazují vztah podepsané osoby a datové zprávy. Této jednozna nosti je dosaženo za pomoci
matematických funkcí, které kombinují unikátní privátní klí ur ité osoby (velmi velké íslo) s otiskem datové
zprávy. Vzniká tak íslo, které mohlo vzniknout jen kombinací konkrétního klí e a konkrétní zprávy. Pokud
existuje takto vytvo ený elektronický podpis, má se za to, že podepisující osoba je seznámena s obsahem
dokumentu.
Zákon dále zavádí pojem elektronická zna ka, což je z technologického hlediska totéž jako elektronický
podpis. Na rozdíl od n j ji ale krom fyzické osoby m že vytvo it také osoba právnická a to i za použití pln
automatických prost edk . Elektronický podpis je tedy obdobou vlastnoru ního podpisu, zatímco elektronická
zna ka je obdobou ú edního razítka. Protože elektronická zna ka m že být vytvo ena pln automaticky, nelze
p edpokládat, že je podepisující (fyzická i právnická) osoba obeznámena s obsahem dokumentu.
Dalším d ležitým pojmem je kvalifikovaný certifikát. S jeho pomocí je možno spojit elektronický podpis s
konkrétní fyzickou osobou. Kvalifikovaný certifikát je soubor obsahující ve ejný klí podepisující osoby (proto
PKI – Public Key Infrastructure) a její identifika ní údaje. Navíc je toto spojení klí e a identifika ních údaj
zaru eno t etí osobou – tzv. certifika ní autoritou.
D ležitý je zejména §11, který íká, že v oblasti ve ejné správy je možné používat k podepisování pouze
zaru ený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem.
To v praxi znamená, že osoby jednající za orgán sm rem navenek musí mít, pokud cht jí komunikovat
elektronicky, možnost vytvo it práv takový „uznávaný elektronický podpis“. V p ípad listin vydávaných
orgánem státní správy je nutné, pokud mají být rovnoprávné s papírovými ve ejnými listinami, aby byly
opat eny zna kou založenou na kvalifikovaném certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem. Takoví
akreditovaní poskytovatelé jsou na trhu v sou asnosti t i a jejich seznam zve ej uje Ministerstvo informatiky
eské republiky11. Za jistých podmínek jsou jako kvalifikované uznány také certifikáty ze zahrani í (nap íklad
certifikáty uznané jako kvalifikované v jiném stát EU).
11
http://www.micr.cz/scripts/detail.php?id=601
Zákon o elektronickém podpisu potom ve své druhé až osmé ásti obsahuje zm ny ostatních právních norem
(nap íklad ob anského zákoníku) tak, aby byly úkony provedené elektronicky opat ené uznávaným
elektronickým podpisem rovnoprávné s úkony provedenými „klasickou“ formou (nap íklad na papírovém
formulá i).
Zákon . 227/2000 Sb. je dále rozší en na ízením vlády . 495/2004 Sb., které ukládá orgán m ve ejné
moci p ijmout opat ení, která jim umožní odesílat a p ijímat datové zprávy opat ené uznávaným elektronickým
podpisem. Jedná se zejména o z ízení elektronické podatelny, vybavení zam stnanc
certifikáty, vytvo ení postup
kvalifikovanými
zajiš ujících provoz elektronické podatelny a jeho bezpe nost, zve ejn ní
informací o elektronické adrese, informací o možnosti doru ení dat na p enosných médiích, seznamu
zam stnanc s kvalifikovaným certifikátem a podobn .
Dalším provád cím p edpisem zákona o elektronickém podpisu je vyhláška
. 496/2004 Sb., o
elektronických podatelnách, která stanovuje postupy orgán ve ejné moci p i p ijímání a odesílání datových
zpráv prost ednictvím elektronické podatelny. V této vyhlášce jsou detailn upraveny následující oblasti:
•
P íjem a doru ení datové zprávy – kdy se zpráva považuje za doru enou, co se stane, když
není itelná nebo obsahuje škodlivý kód, kam je po p ijetí uložena atd.
•
3.1.2.7
Odesílání datové zprávy – jakým zp sobem je zpráva odeslána.
Zákon . 365/2000 Sb., o informa ních systémech ve ejné správy
Vzhledem k tomu, že jakýkoli systém, který bude využit pro podporu nap . spisové služby nebo dalších
inností ve státní správ , bude vždy spadat pod hlavi ku informa ního systému ve ejné správy (ISVS), je
analýza zákona . 365/2000 Sb. jist na míst .
Zákon uvádí n kolik relevantních definic. P edn , informa ní systém je funk ní celek nebo jeho ást
zabezpe ující cílev domou a systematickou informa ní innost. Tedy nap íklad i informa ní systém orgánu
státní správy jako celek, nebo informa ní systém spisové služby jako jeho ást. Informa ní inností se rozumí
zejména shromaž ování, ukládání, vyhledávání, ší ení a další innosti provád né s daty.
Dále zákon definuje dv d ležité role. Jde o správce a provozovatele informa ního systému. Správcem je
subjekt, který ur uje ú el a prost edky zpracování informací a odpovídá za n j. Provozovatelem je potom
subjekt, který vykonává informa ní innosti související se systémem. Službou se rozumí innost informa ního
systému, která uspokojuje požadavky oprávn ného subjektu. Produktem se rozumí technické nebo programové
vybavení, jejich dokumentace, služba nebo jejich kombinace.
Z hlediska propojení odd lených systém ve státní správ a zp ístupn ní služeb ve ejnosti, které byly
popsány v kapitole v nované e-Governmentu, jsou zajímavé zejména pojmy referen ní rozhraní a portál ve ejné
správy. Referen ní rozhraní je souhrn technických, právních a dalších opat ení umož ující integrovat systémy
ve ejné správy, sdílet informace a poskytovat spole né služby. Portál ve ejné správy je informa ní systém
vytvo ený a provozovaný se zám rem usnadnit ve ejnosti dálkový p ístup k pot ebným informacím z ve ejné
správy.
D ležité je íci, že tento zákon se nevztahuje na tzv. provozní systémy, což jsou dle definice systémy
zajiš ující informa ní innosti nutné pro vnit ní provoz p íslušného orgánu, nap íklad ú etnictví, správu majetku,
a nesouvisející bezprost edn s výkonem ve ejné správy. V p ípad systém DMS je relativn složité íci, zda
spadají do kategorie ve ejných i provozních informa ních systém . Vzhledem k tomu, že informace v nich
uložené se týkají výkonu ve ejné správy, spadají DMS spíše do kategorie systém ve ejných. N které ásti ECM
ú adu jsou nepochybn systémy ve ejnými, nebo poskytují služby p ímo ve ejnost (nap íklad Web Content
Management).
V zákon je definována role Ministerstva informatiky mimo jiné jako koordinátora projekt informa ních
systém ve ejné správy a spolupráce t chto systém , tv rce a garanta standard , správce portálu ve ejné správy a
další. Orgány státní správy potom musí zajistit soulad svých informa ních systém se standardy definovanými
ministerstvem a spolupracovat s ním nap íklad p i kontrole
i koordinaci projekt . Navíc jsou povinné
zve ej ovat informace o jimi provozovaných informa ních systémech.
3.1.2.8
Návrh zákona o sdílení dat p i výkonu ve ejné moci
Zajímavostí na konec je právní norma, která ješt nenabyla právní moci, nicmén pokud vstoupí v platnost,
bude z hlediska práce s dokumenty ve státní správ významná. Cílem budoucího zákona je odstranit stav, kdy
ob an opakovan dokládá ve státní správ skute nosti, které již jsou uloženy na jiném míst (v systému jiného
orgánu). Dalším problémem, který by m lo p ijetí tohoto zákona odstranit, je stav, kdy stejné informace uložené
na r zných místech ve státní správ se od sebe svým obsahem liší nebo nejsou všude aktuální.
ešení t chto
problém by m ly p inést registry ve ejné správy. Pod pojmem registr si lze p edstavit nap íklad centrální
adresá ob an a ekonomických subjekt využívaný všemi orgány státní správy. Návrh usiluje o integraci
informa ního obsahu nap í státní správou.
Návrh tedy p edpokládá zavedení registr jako centrálních míst, kde jsou uloženy vybrané informace. Je
stanovena povinnost subjekt ozna ených jako p vodce tyto údaje aktualizovat. Osoby nazvané oprávn nými
mohou tyto údaje využívat. Veškeré zápisy do i tení z registru jsou evidovány. P edpokládá se automatizované
zasílání zpráv mezi registrem a jinými aplikacemi (informa ními systémy).
Návrh stanoví, že orgány státní správy si informace, které jsou obsaženy v registrech, shromaž ují samy.
Rozlišuje se náhled do informa ního systému a získání informací, kdy kritériem je ukládání informací do
systému žádajícího orgánu. Záznamy v evidenci p ijatých požadavk na informace (logy automatizovaného
systému) jsou udržovány 3 roky. Osob , u níž jsou vedeny osobní údaje dle zákona . 101/2000 Sb. je nutné
umožnit získání výpisu z evidence požadavk (jinými slovy výpis, kdo si o ní vyžádal jaké informace a za jakým
ú elem).
Registry státní správy budou z izovány postupn zvláštními zákony. Zákon bude také definovat, jaké údaje z
registru jsou údaji referen ními. Jejich výb r z registru je závazný. Registr musí evidovat stavy dat k jakémukoli
okamžiku od vzniku registru.
Tento návrh zákona lze považovat i za mírn kontroverzní, nebo budí jisté obavy o bezpe nost dat.
Dokladem m že být nap íklad lánek uve ejn ný na serveru Lupa.cz [INT_ 12].
3.2 Využití DMS v ú adu - vybrané p ípadové studie
Cílem této kapitoly je ilustrovat na vybraných p ípadových studiích možnosti použití systém pro správu
dokument v prost edí ú ad státní správy a samosprávy. V tšina p ípadových studií byla získána práv z
prost edí samosprávy (obce, kraje). Prost edí státní správy bude podrobn popsáno na studii ÚZSVM, která je
obsahem t etí ásti této práce (kapitola 4).
Na základ získaných p ípadových studií je možno uvést jakýsi obecný pohled na architekturu informa ního
systému ú adu, která se p eci jen drobn
odlišuje od architektury informa ního systému b žných firem.
Následuje popis zobecn né architektury informa ního systému fiktivního ú adu (Obrázek 7).
Obrázek 7 - Integrovaný IS fiktivního ú adu
Obrázek zachycuje informa ní systém fiktivního ú adu, ve kterém je využito systému DMS jako
centralizovaného úložišt dokument . Z d vodu zachování p ehlednosti byly zám rn vynechány n které prvky
(workflow, uživatelské rozhraní DMS systému v etn vyhledávání) a také n které integra ní vazby (nap .
autorizace uživatel
DMS a ostatních systém
pomocí adresá ové služby). Byly ponechány pouze vazby
vyjad ující ukládání dokument v centralizovaném DMS a jejich na ítání z tohoto úložišt . Za uživatelské
rozhraní DMS je pro zjednodušení považována integrace ovládacích prvk DMS do uživatelského rozhraní
ostatních aplikací.
Tento informa ní systém funguje jako jakýkoli jiný informa ní systém v tom smyslu, že poskytuje ur ité
služby jak interním tak externím uživatel m a je propojen také s externími informa ními systémy. Služby jsou
poskytovány prost ednictvím standardních aplikací (nap . textový editor, klient elektronické pošty, webový
portál atd.). Spolupráce s okolními systémy je realizována bu
prost ednictvím p ímého propojení aplikací
(typicky napojení ekonomického systému na banku p es speciální aplikaci i r zné aplikace zasílající i
p ijímající XML datové zprávy, zabezpe ující šifrování a podobn ) nebo m že být realizována p ístupem
interních uživatel p ímo k externímu systému (nap íklad p es webové uživatelské rozhraní). P íkladem druhého
zmín ného p ístupu m že být vyhledávání právních norem na portálu ve ejné správy. Systém ú adu dále
obsahuje ur ité speciální aplikace na podporu unikátních proces (jednání komisí, p estupková ízení atd.).
Dalším typem aplikací, se kterými se m žeme setkat v informa ním systému, jsou aplikace podp rné. Nap íklad
centrální adresá ová služba, aplikace pro ízení IT infrastruktury, podpora helpdesku, ízení projekt
atd.
Typickou aplikací, se kterou se m žeme setkat na ú adech, je ur itá podpora výkonu spisové služby. Výkon
spisové služby je v tšin ú ad státní správy p edepsán zákonem. Navíc spisová služba je vhodnou klí ovou
aplikací (killer application) pro implementaci DMS. M že být dokonce p ímo implementována v prost edí DMS
systému. Z t chto d vod má na výše zmín ném obrázku výrazné postavení.
Tím nejd ležit jším, co by m l obrázek vyjad ovat, jsou vazby (šipky), které nazna ují úlohu systému DMS
jako centrálního úložišt dokument v organizaci. To, aby DMS tuto funkci neplnil (nap . byl by využit pouze
pro ízení projekt nebo pro spisovou službu), je sice možné, ale je tak minimalizován p ínos DMS z hlediska
organizace jako celku. Na druhou stranu je jasné, že propojit DMS s ostatními aplikacemi najednou (metodou
velkého t esku) m že být v praxi velmi obtížné. Vhodným kompromisem je za ít u aplikací s nejv tším
p ínosem (SSL, ízení projekt ) a u aplikací jejichž integrace nevyžaduje extrémní úsilí nebo je ešena
standardn
(kancelá ský balík, e-mail) a následn
integraci rozši ovat na ostatní náro n ji integrovatelné
aplikace (ekonomický systém, systém pro správu webu, intranetu, speciální agendy atd.).
Po tomto obecném úvodu do problematiky DMS ve státních ú adech je vhodné ilustrovat obecné poznatky
na konkrétních bodech p ípadových studií. V tšina p ípadových studií byla vybrána z ú astník sout že „Chytrý
Ú ad 2006“12, jejíž první ro ník byl uspo ádán spole ností IDG Czech v íjnu 2006. Dalším významným
zdrojem p ípadových studií byl sborník konference Internet ve státní správ a samospráv 2006 (ISSS2006).
Zbylé p ípadové studie byly získány z webových stránek jednotlivých firem nebo institucí.
První studie [INT_ 35] popisuje globální pohled na místo DMS v architektu e IS ur ité instituce. Popisuje
ešení, jehož cílem je zlepšit zkušenost ob ana jako zákazníka ú adu ve ejné správy. Konkrétn jde o projekt
„Komunikace ob ana s ú adem“ realizovaný m stem Ostrava. Roli DMS v projektu nejlépe vystihuje následující
odstavec: “Krom vlastní komunikace s klienty se zadavatel snaží vy ešit i vnit ní organizaci práce. Základním
p edpokladem celého ešení je jednotná fronta práce, kde jsou shromaž ovány jednotlivé podání/požadavky a ty
jsou pak prost ednictvím interního workflow distribuovány na konkrétní odd lení a pracovníky. Ob h
papírových dokument se pak snaží minimalizovat v p ípadech, kde to je technicky a legislativn možné, jejich
digitalizací na vstupu a propojením s centrálním systémem pro správu dokumentu (DMS).“ Tento p íklad
12
http://www.businessworld.cz/bw.nsf/id/chytry-urad-2006
ilustruje, že jak DMS tak nap íklad Workflow jsou typickými back-office aplikacemi, které ale zásadn ovliv ují
výkon organizace a zprost edkovan i spokojenost ob ana se službami státní správy.
Pom rn rozší eným systémem podporujícím správu dokument je služba MS Sharepoint, na jejímž základ
je možno vytvá et r zné aplikace z oblasti ECM. P íkladem je implementace systému pro sdílení dokument na
Puncovním ú ad .13 Sdílení je podporováno webovou aplikací postavenou spole ností Baud s.r.o
(http://www.baud.cz) na technologiích Microsoft. Implementace trvala mén než dva m síce. Nová aplikace
nahradila zastaralé nevyhovující ešení založené na DOSové aplikaci Supertext. Nejd ležit jšími p ínosy
projektu byly tyto: vylepšené vyhledávání, možnost definovat úrovn p ístupových práv, zodpov dnost za
publikování dokument lze p i adit konkrétním zam stnanc m, centralizace správy.
P ípadové studii spisové služby je v nován zna ný prostor p edevším v kapitole 4. Nicmén ze získaných
p ípadových studií v této oblasti stojí za zmínku alespo dv následující.
První z nich [INT_ 36] popisuje využití outsourcingu, který poskytuje Magistrát hlavního m sta Prahy
menším ú ad m a institucím, které by si jinak nemohly dovolit robustní ešení v etn služeb, jako je technická
podpora atd. Dodavatelem outsourcingu je spole nost Exprit, která v minulosti vyvinula systém e-spis pro
pot eby MHMP. Tento systém tvo í technologický základ outsourcingu. Využití outsourcingu umož uje malým
ú ad m využívat profesionální aplikaci na podporu spisové služby a sdílet robustní a také pom rn drahé
prost edky technologické infrastruktury. Sdílené jsou samoz ejm také služby jako helpdesk, monitoring a
správa, profylaxe, zálohování dat a obnova po havárii atd. Velkým p ínosem je zavedení jednotné metodiky SSL.
Cílem projektu je poskytování služby ádov stovkám menších subjekt (ú ady M , školy, školky).
Druhý p ísp vek [INT_ 37] je velmi stru ný, ale p ínosný, nebo na základ zkušeností Ministerstva
životního prost edí uvádí rizika vyplývající z výkonu spisové služby, která nejsou p íliš asto konstatována.
Prvním problémem je, že p i implementaci spisové služby je snaha vy ešit i oblasti, které se spisovou službou
p ímo nesouvisí. Druhým problémem je, že ú ady asto nemají sjednocené vnit ní procesy práce s dokumenty a
tuto integraci o ekávají od systému spisové služby. Z t chto problém vyplývají pro projekt implementace
ISSSL rizika spo ívající v p ílišné komplexnosti (snaha vy ešit vše naráz) a malého obchodního p ínosu systému
(systém práci nezefektivní, ale komplikuje). Navrhované cesty jsou jasné vymezení rozsahu jednotlivých
projekt a striktní definice ešených proces , která minimalizuje výjimky. Jako riziko, které z stává i po t chto
opat eních, je odpor st edního managementu i výkonného personálu ke zm nám.
Se správou dokument jde ruku v ruce také problematika digitální archivace a dlouhodobého uložení
elektronických dokument . Z mnoha p ípadových studií na toto téma lze uvést digitální archiv stavebního ú adu
m sta Pardubice. Tato studie byla prezentována v rámci sout že Chytrý ú ad 2006. Zájem o p evod stavební
dokumentace do elektronické podoby byl na tomto ú ad
již od po átku 90. let 20. století. Dostupnost
technologií však umožnila tento zám r za ít realizovat až v roce 2003. O ekávanými p ínosy byly záchrana
ohrožených dokument a dostupnost dokumentace zam stnanc m nap í ú adem. Projekt byl realizován firmou
Canon a je založen na software Windream. Systém byl zprovozn n za 3 m síce (v etn customizace software).
Umož uje zpracovávat dokumenty do velikosti A0 ve vysokém rozlišení a je obsluhován jedním pracovníkem.
13
Dostupné na: http://www.microsoft.com/cze/casestudies/puncovni_urad.mspx.
Používaným formátem je PDF. Cestou rozvoje je poskytování stavební dokumentace v elektronické podob
t etím osobám.
V mnohem v tším rozsahu probíhá digitalizace a archivace dokument státní sociální podpory [INT_ 38].
Ro ní objem dokument v rámci této agendy je cca. 20 milion a jejich skarta ní lh ta je 15 let po vyplacení
dávky. Základním problémem, který digitalizace eší, je omezený prostor spisoven na jednotlivých pracovištích.
Dokumenty jsou digitalizovány p ímo v prostorách jednotlivých pracoviš . Po skenování jsou papírové
dokumenty uloženy do archivních krabic. K identifikaci je využito technologie árového kódu. Elektronické
úložišt je centralizované. Krabice jsou uloženy v centrální spisovn (zde se s nimi nenakládá). Pracuje se
výhradn s digitální podobou. V p ípad pot eby originálu je vyžádána zp t celá archivní krabice. Elegantn je
vy ešena distribuce etiket s árovým kódem, které jsou p edtišt né a distribuované centráln . Odpadá nutnost
po izovat tiskárny árového kódu na všechna pracovišt . V celém systému je implementována PKI, která
umož uje nap íklad identifikovat pracovníka, který dokument skenoval. Provoz centrální spisovny (úložišt
papírových originál ) je outsourcován. Poskytovatel pracuje pouze s identifikátorem krabice ( árový kód).
S digitalizací archivu dokument souvisí také projekt Prahy 9, který je jedním z rozvojových projekt
elektronické spisové služby e-spis. Dalšími rozvojovými projekty jsou elektronická podatelna a propojení
systém více ú ad (viz dále). V tomto projektu digitalizace byl kladen p edevším d raz na import dat do
systému spisové služby. Sou ástí projektu je také decentralizace podacích míst (skenování p ímo na vybraných
odborech místo podání na centrální podateln ).
Dalším rozvojovým projektem Prahy 9 je projekt „Jedno m sto - jedna podatelna“. Praha 9 je pilotním
pracovišt m tohoto projektu, jehož garantem je MHMP. Cílem je umožnit sdílení dokument mezi ú ady, které
využívají systém e-spis. Jádrem ešení je centrální transportní modul (vn ú adu), který p eposílá dokumenty
mezi jednotlivými pracovišti. Pracovník tak pouze zvolí možnost „p edat“ a zvolí partnerský ú ad. O zbytek se
starají instalované technologie. Je podporována také evidence p edání fyzického originálu. P íkladem
p edávaných dokument
jsou p iznání k poplatku ze ps , ohlášení kulturních akcí, žádost o poskytnutí
informace, stížnost, žádost o rodný list, ohlášení stavebních úprav a tak dále. Hlavními p ínosy projektu jsou
p ijetí podání na kterémkoli míst , rychlejší p edávání spis mezi spolupracujícími ú ady, rozší ení on-line
služeb ve ejnosti, budoucí integrace ú edního procesu.
Velmi asto popisovanou aplikací v rámci p ípadových studií ve ejné správy jsou systémy pro správu webu,
elektronické ú ední desky, p ípadn systémy pro správu intranetu. V této oblasti je zajímavá p edevším studie
webového portálu Ministerstva pr myslu a obchodu (MPO) [INT_ 39]. Zajímavé je zejména propojení
publika ního systému s DMS. Centrální datové úložišt MPO využívá ešení firmy Corpus solutions, které je
založeno na architektu e s tenkým klientem (webový prohlíže ) a poskytuje standardní DMS funkcionalitu a
workflow. Uživatelé na MPO pracují pouze se známými aplikacemi kancelá ského balíku, výjime n potom s
rozhraním aplikace DMS. P i ukládání vzniká vedle dokumentu ve formátu dané aplikace také XML podoba
dokumentu, která je výchozím zdrojem pro vznik webové stránky na základ dokumentu. Web je rozd len na
sekce s p id leným správcem. O konkrétním umíst ní dokumentu na webu rozhoduje správce sekce. Publika ní
systém podporuje práci s n kolika verzemi a ty umož uje publikovat po vymezenou dobu. Je možno stáhnout
dokument v p vodním formátu. Uživatelé mají v textovém editoru p ipravenu šablonu pro publikování na webu,
která obsahuje pouze prvky bezproblémové z hlediska p evodu do XHTML. Dokumenty vytvo ené v této
šablon jsou krom uložení v úložišti ješt p es XML p evedeny na XHTML a publikovány v dané ásti webu.
Metadata jsou vypl ována p i ukládání do textového editoru (integrace uživatelského rozhraní). Systém mj.
podporuje také jazykové verze. Tento systém podporuje také intranet, jehož struktura kopíruje složky DMS a
intranet je tak zcela „bezúdržbový“. Tato vlastnost je však vykoupena nemožností editovat obsah jinak než
zm nou v centrálním úložišti. Celý web je vybudován s dodržením standard XHTML, p ístupnosti a dalších a
za použití moderních technologií a designu (http://www.mpo.cz/).
P íkladem „obchodního“ modelu, kdy se v tší organiza ní složka stará o to, aby umožnila menším
organiza ním složkám státní správy, které jí jsou pod ízené, dodržet ustanovení zákona, která by pro menší ú ad
byla p íliš nákladná, je m sto Uherský Brod. M sto nechalo vyvinout jednoduchou aplikaci pro podporu ú ední
desky umož ující vzdálený p ístup. Tuto aplikaci potom poskytlo menším obcím, kterým tak umožnilo naplnit
požadavek §26 zákona . 500/2004 sb., který upravuje ú ední desku. Tento model „sdílení aplikace“ umož uje i
relativn malým ú ad m držet krok s dobou. P íklad je podobný nap íklad aktivitám Magistrátu hlavního m sta
Prahy p i sdílení aplikace e-spis.
Nejzajímav jší p ípadové studie pocházejí z oblasti speciálních agend. P íkladem je poskytování
elektronického výpisu z rejst íku trest [INT_ 40]. Základem je informa ní systém rejst íku trest (ISRT), který
využívá n které funkce z oblasti digitalizace dokument
(nap íklad vyt žování dat z došlých papírových
dokument ). Tato studie je nesmírn zajímavá z hlediska e-Governmentu a komunikace s okolím.
Podobnou aplikací je poskytování výpisu z individuálního konta pojišt nce
SSZ [INT_ 41]. Ani tato
služba by totiž nebyla možná bez elektronické práce s dokumenty. Zavedení služby p edcházely projekty
digitalizace a možnost elektronického podání p es Portál ve ejné správy.
Dalšími speciálními agendami jsou elektronické zadávání ve ejných zakázek, elektronická podpora usnesení
zastupitelstva m sta (nap . aplikace e-Usnesení m sta Hradec Králové), podpora ešení p estupk (aplikace
m sta Vyškov implementovaná v prost edí DMS GINIS14) a jim podobné projekty.
Na záv r této kapitoly budiž uvedeno obecné shrnutí analýzy vybraných p ípadových studií z oblasti práce s
elektronickými dokumenty v podob nej ast jších o ekávaných p ínos t chto projekt . Nej ast ji byly od
implementace DMS a navazujících aplikací o ekávány tyto p ínosy:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Bezpe né uložení dokument .
Neopot ebovatelnost dokument .
Snížení nárok na prostor (skladování dokument ).
Sdílení dokument nap í organizací.
Snadná manipulace s dokumenty.
Vylepšené vyhledávání dokument .
Zrychlení administrativních proces a dodržení lh t.
Sjednocení proces v organizaci.
Možnost poskytovat nové služby.
Efektivní správa webových stránek, intranetu a elektronické ú ední desky.
V tší pohodlí ob an .
Bez ohledu na to, jak jsou tyto cíle reálné i nikoliv, mohou posloužit jako inspirace pro od vodn ní
investic do ur itých technologií. Vždy je ale t eba mít na pam ti, že p ínos projekt leží spíše v procesech, které
jsou danou technologií podporovány než v technologii samotné. Je tedy nutné za ít u kvalitn promyšlených a
14
http://p-ji-ext.gordic.cz/portal/page?_pageid=298,46748&_dad=portal&_schema=PORTAL
analyzovaných proces , které mohou být navrhovány s pov domím o možnostech technologie, než za ít
nasazovat sofistikovaný systém na nesmyslné nebo nejednotné procesy.
4 Informa ní systém spisové služby na ÚZSVM
Tato ást diplomové práce popisuje projekt implementace informa ního systému spisové služby (ISSSL),
který na Ú ad pro zastupování státu ve v cech majetkových (ÚZSVM) dodává spole nost Siemens Business
Services s.r.o. (SBS).
Díky osobní ú asti autora na tomto projektu je možno rozebrat tento p íklad využití DMS ve státní správ
podrobn ji, než tomu bylo u p ípadových studií uvedených v kapitole 3.2.
Nejprve je v této kapitole charakterizován samotný Ú ad. Následuje shrnutí o ekávaných p ínos a cíl
projektu. Kapitola 4.3 ukazuje technologickou základnu aplikace, která vícemén
odpovídá zobecn ným
model m prezentovaným v p edchozích kapitolách. Poté jsou popsány nejd ležit jší procesy, které ISSSL v
Ú adu podporuje. Tyto procesy jsou nejprve charakterizovány schématem hierarchie proces (process hierarchy
diagram) a stru ným slovním popisem. V p íloze II jsou vybrané procesy modelovány pomocí notace BPMN
(Business Process Modeling Notation). Na t chto schématech nejsou zám rn modelovány všechny v tve
proces , aby bylo možno zachovat p ehlednost i na prostoru stránky A4. Jejich posláním v rámci této práce je
spíše ilustrovat, jak je ob h dokument v rámci ÚZSVM ešen, než aby sloužily p ímo jako podklad pro další
rozvoj systému. Notace Process Hierarchy Diagram a Business Process Modeling Notation jsou stru n popsány
v [KNI_ 4]. Poslední ást této kapitoly poukazuje na budoucí možnosti rozvoje systému z hlediska nové
funkcionality a integrace s jinými systémy.
4.1 Charakteristika ÚZSVM
Ú ad pro zastupování státu ve v cech majetkových (dále ÚZSVM i Ú ad)15 je organiza ní složkou státu a
samostatnou ú etní jednotkou. Byl založen k 1. 7. 2002, kdy nabyl ú innosti zákon . 201/2002 Sb., o Ú adu pro
zastupování státu ve v cech majetkových [LEG_5]. Nad ízeným orgánem ú adu je Ministerstvo financí
eské
republiky.
Služby poskytované ÚZSVM lze rozd lit na dv základní skupiny:
•
Právní služby - v tomto p ípad se jedná p edevším o p ímou ú ast v ízení p ed soudem,
rozhodci a jinými orgány, kde Ú ad zastupuje stát, jiné organiza ní složky státu i m sta a
obce. Ú ad jedná ve v cech týkajících se majetku. Dále ú ad zpracovává na požádání právní
stanoviska.
•
Hospoda ení s majetkem státu - Ú ad spravuje majetek státu, se kterým nehospoda í žádná
jiná organiza ní složka státu, nebo není jasné, která složka s tímto majetkem hospoda í.
Majetek ú ad nabývá nap . darovací smlouvou, záv tí, propadnutím i zabavením majetku a
dalšími tituly, ze kterých vyplývá p echod majetku na stát a není v nich ur ena konkrétní
organiza ní složka. Tento majetek Ú ad za adí do operativní evidence, kde je veden, dokud s
ním není naloženo. Majetek, se kterým nebylo do dvou let naloženo, nebo jej na ú ad p evedla
jiná organiza ní složka, je evidován v ú etní evidenci. Evidovaný majetek Ú ad posuzuje, zda
jej pot ebuje pro výkon své innosti. Pokud je rozhodnuto o nepot ebnosti, nabízí jej ostatním
15
Všechny uvedené informace jsou ve ejn dostupné na http://www.uzsvm.cz
organiza ním složkám státu. Pokud stát nemá o tento majetek zájem, je realizován na trhu
(prodán obchodní firm nebo soukromé osob ).
ÚZSVM je organizován na sedm územních pracoviš , která sídlí v budovách krajských soud . Osmé
územní pracovišt sídlí v budov úst edí ú adu v hlavním m st Praze.
editel m územních pracoviš jsou
pod ízeny jednotlivé funk ní odbory, které jsou dále len ny na odd lení. Na úrovni odboru jsou také tzv.
odlou ená pracovišt . Dohromady je ú ad rozprost en na více než sedmdesát lokalit a zam stnává p es 2000
zam stnanc . Z t chto ísel jasn vyplývá rozsah projektu (více než 2000 uživatel ).
4.2 Cíle a p ínosy projektu
Ve ejná obchodní sout ž na dodávku informa ního systému spisové služby (resp. EDMS) byla Ú adem
publikována v obchodním v stníku v pr b hu roku 2004 pod zna kou 191722-17/04. Z vyhlášení obchodní
ve ejné sout že vyplývá rozsah projektu pouze orienta n . Bylo požadováno dodání komplexního informa ního
systému za ú elem evidence, zpracování, sledování ob hu, vyhledávání a ukládání dokument v rámci všech
pracoviš Ú adu. Již z tohoto zadání je z ejmé, že Ú ad požadoval více než pouhou podporu spisové služby, ale
spíše komplexní ešení pokrývající oblast ECM. Systém navíc musel být dostupný na všech pracovištích Ú adu
pro více než 2000 uživatel . K systému samoz ejm byla požadována veškerá dokumentace, zajišt ní provozu,
údržby a rozvoje nejmén
po dobu p ti let od uvedení do provozu. Samoz ejmostí je soulad s platnou
legislativou a standardy ISVS (Informa ní systém ve ejné správy).
P esn jší požadavky na systém byly specifikovány v zadávací dokumentaci. Pokrytí oblastí ECM bylo
specifikováno konkrétn ji na: Document Imaging, vyt žování dat, správu dokument
(DM), Workflow, a
elektronickou archivaci. Zadání po ítalo se zpracováním mnoha typ dokument od dokument MS Office a
obraz skenovaných dokument , p es e-maily a faxy po audio a video soubory. Samoz ejmostí je op t evidence
papírových dokument . Požadována byla také integrace se stávajícími systémy UZSVM (VEMA, ISMS,
FÉNIX). Požadována byla mj. klient/server architektura jak s tlustým, tak tenkým klientem, Single Sign On a
další technické parametry.
Dle nabídky podané spole ností Siemens Business Services s.r.o. je hlavním cílem projektu ISSSL p isp t k
transformaci ÚZSVM na moderní ú ad. Mezi dalšími cíli bylo p edevším zvýšení bezpe nosti a zrychlení
vyhledávání informací.
Tyto obecné cíle je možné rozložit na cíle specifikované detailn ji. Dekompozicí bychom dosp li k mnoha
p ínos m DMS specifikovaným v p edchozích ástech této práce.
4.3 Technologická architektura ešení
Schéma technologické architektury informa ního systému spisové služby zachycuje za len ní prost edí
ISSSL do technologické infrastruktury informa ního systému Ú adu. Pro serverovou
ást systému jsou
vyhrazena dv prost edí, produk ní a testovací. Produk ní prost edí disponuje dedikovanými servery jak pro
SQL databázi tak pro samotnou aplikaci. Na testovacím prost edí jsou ob
ásti instalované na jednom stroji.
Testovací prost edí se, krom testování nové funkcionality a úprav p ed uvoln ním, používá také pro školení
zam stnanc Ú adu na systém ISSSL. Zatímco databáze je používána pro uložení metadat, samotné dokumenty
jsou uloženy na souborovém serveru (Fileserver), který již byl sou ástí infrastruktury ÚZSVM. Obrázek 8 dále
znázor uje pracovišt
podatelny s tiskárnou
árových kód , které je zárove
centrálním digitaliza ním
pracovišt m v každé lokalit . Z obrázku je dále z ejmé zapojení serveru Active Directory pro autorizaci
uživatel (princip Single Sign On) a poštovního serveru MS Exchange pro integraci se systémem elektronické
pošty.
Obrázek 8 - Architektura ISSSL [zdroj: Siemens Business Services]
4.4 Analýza workflow proces ÚZSVM
Systém ISSSL podporuje celou adu administrativních proces Ú adu pro zastupování státu ve v cech
majetkových. Vzhledem k rozsahu této ásti diplomové práce není ú elné uvád t vy erpávající analýzu všech
t chto proces . Místo toho bude modelován proces pr chodu podání ú adem od p ijetí na podateln po
vypravení odpov di výpravnou. Mimo analýzu tak z stávají další procesy jako: práce se spisem, reportování,
práce s agendami, dání na v domí, likvidace dodavatelských faktur, schvalování vnit ních p edpis , další
speciální schvalování atd.
Proces, který je zde modelován, je v rámci systému ISSSL nazýván obecným procesem spisové služby.
Dekompozice tohoto procesu je znázorn na na následujícím schématu.
Obrázek 9 - Dekompozice obecného procesu spisové služby
Procesy na druhé úrovni dekompozice jsou blíže charakterizovány v následující tabulce.
ID
Název
Vlastník
Vstup
Výstup
Popis
SSL_1
P íjem, zaevidování
a skenování
dokumentu
Podatelna
Podání
Papírový
dokument
Zevidovaný
zdigitalizovaný
dokument
íslo jednací
íslo eviden ní
Dokument (podání) p ichází na
centrální podatelnu ú adu v podob
poštovní zásilky i osobního podání.
P i p íprav je obálka otev ena a z
dokumentu jsou vyt ženy údaje na
eviden ní kartu.
Je vytišt n árový kód s íslem
eviden ním a jednacím a tento kód je
p ilepen na dokument.
Dokument je p ipraven ke skenování
(založen do skeneru).
Po naskenování a ov ení kvality je
naskenovaný dokument p ipojen
automaticky k eviden ní kart .
Eviden ní karta je p edána
automaticky na p íslušný útvar.
SSL_2
P id lení dokumentu
ke zpracování
Vedoucí
útvaru
Zaevidovaný
zdigitalizovaný
dokument
Dokument
p id lený
zpracovateli
Po naskenování na podateln dostává
dokument vedoucí útvaru, který jej
m že p id lit ke zpracování sám sob ,
svému po ízenému nebo p edat
vedoucímu pod ízeného útvaru k
p id lení. Proces kon í p id lením
dokumentu konkrétnímu zpracovateli.
SSL_3
Zpracování
dokumentu
Zpracovatel
Dokument
p id lený
zpracovateli
Dokument
založený ve spisu
Vlastní dokument
Zpracování p ijatého dokumentu
spo ívá v jeho prostudování a
za azení do již existujícího nebo
nového spisu.
Obvykle je odesílatelem podání
o ekávána odpov na podání.
Zpracovatel m že tedy vytvo it
odpov , která má stejné íslo
jednací jako p vodní podání. Je
zachována vazba odpov di na podání
a jsou sledovány lh ty.
V rámci tohoto procesu m že také
vzniknout vlastní dokument z iniciativy
ú adu bez vazby na p vodní podání.
SSL_4
P ipomínkování
Zpracovatel
Vlastní
dokument
Vlastní dokument
bez p ipomínek
Po vypracování odpov di nebo jiného
vlastního dokumentu následuje jeho
p ipomínkování. Zpracovatel vybírá
jednoho nebo více p ipomínkovatel ,
kterým zasílá žádost o vyjád ení.
P ipomínkovatel m že odpov d t bez
p ipomínky nebo s p ipomínkou.
P ipomínky jsou pr b žn zasílány
zpracovateli.
Po zapracování je možno nastartovat
další kolo p ipomínkování nebo
považovat dokument za
op ipomínkovaný, pokud další
p ipomínky nejsou.
Proces není sekven ní (všichni
mohou p ipomínkovat hned).
SSL_5
Schvalování
Zpracovatel
Vlastní
dokument
Vlastní
dokument bez
p ipomínek
Schválený
dokument
Dokument je po zpracování a
p ípadném p ipomínkování nutno
schválit.
Zpracovatel vybírá libovolné
schvalovatele z adresá e i podle
p eddefinovaného rozd lovníku
daného vnit ními p edpisy.
Schvalovatel má možnost schválit,
úpln zamítnout nebo vrátit k
p epracování.
Proces je sekven ní. Schvalovatelé
následují podle po adí, jak byli zadáni.
Pokud p edchozí dokument neschválí,
následující schvalovatel není žádán o
vyjád ení.
SSL_6
Kompletace a
vypravení
Výpravna
Schválený
dokument
Vypravený
dokument
Vypravená
odpov .
Dokumenty jsou dnes vypravovány
p evážn v listinné (papírové) podob .
Z tohoto d vodu je nutné je po
schválení vytisknout, opat it
relevantními podpisy a p edat na
výpravnu.
Výpravna se postará o ádné
vypravení a související evidenci. P ed
vypravením je dokument naskenován
k dané eviden ní kart tak, aby byl
zachycen aktuální stav dokumentu p i
vypravení (v etn podpis apod.).
Tabulka 2 - Popis subproces obecného procesu SSL
V p íloze II jsou tyto procesy zakresleny schématicky pomocí notace BPMN (Business Process Modeling
Notation). Tento moderní standard modelování proces byl teprve relativn nedávno p ijat jako standard OMG
(Object Management Group). Autorem standardu je BPMI (Business Process Management Initiative), která
zahrnuje nejvýznamn jší firmy z oboru modelování obchodních proces . Standard je nap íklad široce
podporován spole ností IBM. BPMN je kompilací toho nejlepšího z firemních standard . Jeho logika i zápis
jsou velmi podobné klasickému vývojovému diagramu (flowchart). Diagramy BPMN vynikají svou
jednoduchostí s cílem, aby byly pochopitelné i vyššímu managementu organizací.
Pro lepší pochopení je vhodné za adit i stru ný popis hlavních použitých prvk BPMN. Ty jsou zobrazeny
na následujícím obrázku.
Obrázek 10 - Nejd ležit jší prvky BPMN
Základním prvkem je bazén (pool), který slouží k ozna ení hierarchicky nad azeného procesu. Bazén
obvykle obsahuje plavecké dráhy (swimlane). T mi se ozna uje ú astník procesu, který je zodpov dný za
vykonání ur itých inností. Dalším symbolem jsou události (events), tedy jakési ídící prvky procesu. Ty se
rozd lují na po áte ní, pr b žné a koncové. Modelovaný proces se m že skládat z úkol (ned litelné jednotky
práce) a subproces
(d litelných až na úkoly). Subprocesy mohou být zabalené (collapsed) i rozbalené
(expanded). Rozbalený proces je potom detailn ji popsán v rámci stejného diagramu. Koso tvercový symbol
znázor uje (klasicky) rozhodování i v tvení a soub h procesu. Bývá nazýván brána (gateway). Artefakt
symbolizuje vstupy a výstupy procesu. Jednotlivé prvky jsou potom azeny do sekvence znázorn né sekven ním
tokem. Dopl ující informace lze do diagramu vkládat pomocí poznámky (annotation).
Pomocí práv popsané notace jsou popsány procesy uvedené v tabulce výše (Tabulka 2). Diagramy jsou z
d vodu rozsahu za azeny do p íloh (P íloha II).
4.5 Možnosti dalšího rozvoje ISSSL
Systém ISSSL je b hem svého provozu neustále rozvíjen a zdokonalován. Mezi rozvojové projekty pat í mj.
zp tná digitalizace dokument , které existovaly pouze v papírové podob p ed spušt ním ISSSL a jejich import
do systému. Dalším aktuálním rozvojovým projektem je vytvo ení e-learningového kurzu práce se systémem
ISSSL, který bude využíván p i školení nových uživatel systému formou samostudia. Aplika ní prost edí elearningu bude krom tohoto jednoho kurzu využito i pro kurzy na jiné systémy (nap . ISMS) i další vzd lávací
obsah (nap . kurz o Evropské unii).
P edm tem této kapitoly nejsou tyto již b žící rozvojové projekty, které jdou nad rámec samotné aplikace
ISSSL. Cílem této kapitoly je shrnout možnosti rozvoje systému jako takového. N které z následujících bod
jsou již naplánovány k realizaci i jsou v této dob implementovány, zatímco jiné jsou spíše na úrovni úvah o
budoucí podob systému. Pro vývoj systému tedy mj. existují tyto cesty:
•
Podpora dalších speciálních proces - ISSSL disponuje obecnou funkcionalitou schopnou
potenciáln
podporovat libovolné procesy práce s dokumenty. Nicmén
již v pr b hu
pilotního provozu se ukázalo, že n které speciální procesy by bylo možné zefektivnit
rozší ením funkcionality ISSSL o speciální agendu. Typickým p íkladem jsou proces žádosti
o dovolenou i o dopravu, které jsou v této dob do systému implementovány. T mto
dokument m byly v rámci ISSSL vytvo eny speciální eviden ní karty a umožn ny speciální
schvalovací procesy, které tyto žádankové procesy pomohou v maximální mí e zefektivnit. Je
p edpoklad, že na základ dalších zkušeností z provozu ISSSL mohou vyplynout požadavky
na další takovouto speciální funkcionalitu.
•
Tenký klient s webovým uživatelským rozhraním - je p íkladem funkcionality, se kterou je
v rozvoji ISSSL po ítáno. Existence webového klienta nejen že m že uživatel m potenciáln
umožnit práci z libovolného po íta e s internetovým prohlíže em, ale také m že, v p ípad
úplného nahrazení tlustého klienta, zna n zjednodušit uvol ování nových verzí aplikace.
P estože webové uživatelské rozhraní je jednozna ným trendem u moderních aplikací, ne
všechny aplikace se vzdávají tlustých klient (nap . MS Outlook). Tenký i tlustý klient tak
existují paraleln a záleží na uživateli, pro kterého z nich se v p ípad pot eby rozhodne. Je
p edpoklad, že v budoucnu za ne webové uživatelské rozhraní postupn nahrazovat klasické
GUI16 Windows. Výhodou je zejména platformní nezávislost, potenciální možnost p ipojení z
libovolného po íta e v Internetu a zjednodušení údržby aplikace. Nevýhody vyplývají
p edevším z menší vysp losti webových technologií v porovnání s klasickými GUI.
•
Integrace s webovým publika ním systémem a publika ním systémem intranetu - tyto
dva systémy v sou asné dob fungují izolovan a obsah jak webu tak intranetu je vícemén
statický. Publikování informací je v režii IT odd lení, které dostává žádosti o zve ejn ní
obsahu elektronickou poštou. Tento proces, p estože funguje vícemén uspokojiv , nemá
jasn definovaná pravidla (nap . lh ty, schvalování obsahu apod.). Již nyní lze vytipovat
ur ité oblasti, kde by bylo možno publikovat na web automaticky s pomocí ISSSL. P íkladem
takovéto funkcionality jsou vnit ní p edpisy, které mají v ISSSL vytvo enu speciální agendu.
Tyto p edpisy by mohly být automaticky vystavovány na intranetu podle platnosti. Mohla by
vzniknout v podstat bezúdržbová správa publikování vnit ních p edpis . Navíc by mohly být
zve ej ovány informace, které dnes zve ej ovány nejsou, a mohl by tak být obohacen
informa ní obsah jak webu, tak intranetu. Dalším druhem informací vhodných ke zve ejn ní
by mohly být statistiky systému ISSSL (nap . po et p ijatých žádostí o informace, pr m rná
doba odpov di atd.). Konkrétním návrh m v této oblasti však musí p edcházet podrobná
analýza.
•
Elektronická podatelna - p estože systém ISSSL již p i použití dnes dostupné standardní
funkcionality umož uje evidovat dokumenty doru ené elektronickou poštou, není tato
možnost automatizována v takové mí e, v jaké by mohla potenciáln být. Elektronická
podatelna mj. umož uje p ijímat podání krom
16
Graphical User Interface - Grafické uživatelské rozhraní.
e-mailu také prost ednictvím webového
formulá e. Zvýší se tak po et kanál , kterými je ú ad schopen komunikovat s ve ejností.
Nejv tší p ínos potom e-podatelna nabízí ve spojení s implementací PKI, kdy je možno
nahradit velkou ást papírové komunikace komunikací elektronickou a realizovat tak z toho
vyplývající úspory. T sná integrace systému spisové služby s poštovním systémem,
elektronickou podatelnou a PKI m že výrazn zvýšit výkonnost ú adu a zlepšit úrove jeho
služeb.
•
Implementace PKI - zkratka PKI17 je dnes b žn používána v souvislosti s elektronickým
podpisem.
Ozna uje
technologické
prost edky
umož ující
pracovat
s
prost edky
asymetrického šifrování, tedy zejména šifrovat dokumenty a komunikaci a vytvá et
elektronický podpis nebo elektronickou zna ku. S PKI souvisí i technologie asových razítek.
Pojem PKI tedy zahrnuje servery, software, ipové karty a jejich te ky a další technologie.
P ínosem PKI pro UZSVM by byla jednak zvýšená ochrana dat (šifrování v každém
okamžiku práce s dokumentem) a jednak možnost vytvá et elektronické podpisy, zna ky a
asová razítka a tak plnohodnotn elektronicky komunikovat s okolím.
•
Podpora práce off-line a synchronizace po p ipojení k systému - n kte í pracovníci
UZSVM pracují velmi asto v terénu, kde mohou po izovat nejr zn jší záznamy, protokoly,
fotografie, video a další druhy dokument . Ú elnost evidence t chto dokument v ISSSL je
nesporná. Sou asná podoba ISSSL však neumož uje provoz off-line. Po ízené materiály je
tedy nutno vždy zaevidovat až následn po návratu do kancelá e. Na druhou stranu je t eba
íci, že tento návrh jde proti myšlence použití pouze tenkého klienta, kdy by bylo možné i v
terénu být on-line a pracovat tak s ISSSL. Druhou dimenzí tohoto problému je nemožnost
práce s ISSSL v p ípad výpadku WAN. I když riziko takového výpadku je pouze teoretické,
možným ešením je využít lokálních server se systémem vzájemné replikace. Tyto servery
by mohly být také využity jako lokální cache pro zrychlení odezvy systému.
•
Podpora multimediálních dokument - je již dnes principáln možná, nebo k eviden ní
kart je možné p ipojit v podstat libovolný soubor. S rozvojem technologií bude v delší
budoucnosti jist možné tuto funkcionalitu dále rozvíjet ve smyslu automatizace zpracování
(nap . automatické vyt žování audiosoubor pomocí technologií rozpoznávání hlasu apod.).
•
Automatizovaná evidence telefonních hovor - je spíše teoretickou možností nahrávat a
evidovat v ISSSL externí telefonické hovory ú adu. Tato možnost by byla zajímavá zejména v
souvislosti s p echodem na telefonování p es IP sí , ale s rozvojem ISSSL souvisí pouze
okrajov .
Krom t chto bod je samoz ejmostí kontinuální optimalizace systému na základ m nících se požadavk
uživatel a zm n podmínek okolí (zejména legislativních).
17
Public Key Infrastructure - Infrastruktura ve ejného klí e
5 Záv r
P edm tem této diplomové práce je p edevším systém práce s dokumenty v organizacích státní správy.
Vzhledem k tomu, že v tšina aktivit v t chto ú adech má charakter administrativních úkon , m že kvalitní
systém práce s dokumenty podporovaný adekvátními nástroji IS/ICT výrazn
pozvednout systém ízení
organizace a také její výkonnost.
Druhou stranou téže mince a dalším pozitivním p ínosem informatizace státní správy obecn je pohodlí
ob ana p i komunikaci s ú ady. V této oblasti se jedná p edevším o zavád ní moderních a efektivních
komunika ních kanál založených na vzdáleném p ístupu. S tím souvisí také vzájemná komunikace a propojení
mezi jednotlivými ú ady a integrace služeb státní správy, které dále zvyšuje pozitivní zkušenost ob ana se státní
administrativou.
Tyto p ínosy by byly velice obtížn realizovatelné bez podpory informa ních systém
založených na
informa ních a komunika ních technologiích (IS/ICT).
Tak jako je ve výrobní organizaci úst edním prvkem informa ního systému aplika ní software typu ERP
(Enterprise Resource Planning), tvo í páte informa ního systému administrativní organizace systém pro správu
dokument
(DMS - Document Management System). S tím jak se postupem asu systémy DMS stávaly
komplexn jší a nar stala jejich funkcionalita, za alo se v souvislosti s nimi mluvit spíše o správ obsahu (ECM Enterprise Content Management).
V podmínkách státní správy
R je základním metodickým prvkem spisová služba (SSL) podle zákona .
499/2004 Sb., o archivnictví a spisové služb . Ten ukládá státním institucím vykonávat spisovou službu (práci s
dokumenty) ur itým p edepsaným zp sobem. Práci s dokumenty ve státních organizacích potom nep ímo
ovliv uje i celá ada další legislativy. Z tohoto d vodu je nutné p i nasazování DMS ve státní správ vycházet z
legislativních podmínek. Je ale t eba mít na pam ti, že systémy DMS resp. ECM mohou nabídnout mnohem více
než podporu spisové služby (kterou lze vykonávat i „papírov “). Možnosti moderních aplikací ECM jsou také v
této diplomové práci rozebrány.
Celá práce je logicky upo ádána od obecného ke konkrétnímu. Po obecném úvodu, ve kterém jsou
rozebírána východiska práce a základní pojmy, následuje první ást vlastního textu v novaná obecn fenoménu
DMS. V této ásti je nejprve vysv tlen vztah pojm DMS a ECM, popsána úloha DMS v architektu e organizace
a jsou zde rozebrány jednotlivé komponenty správy informa ního obsahu organizace v etn technologií, které
tuto innost podporují. Tato ást je zakon ena stru nou charakteristikou nejpoužívan jších systém typu ECM
resp. DMS. Bylo zajímavé sledovat konsolidaci, jakou prošel trh ECM aplikací práv v tomto roce.
V druhé ásti práce byla rozebírána specifika projekt DMS v prost edí eské státní správy a samosprávy.
P edevším byla analyzována legislativní východiska, která ovliv ují charakter výsledných aplikací pro podporu
práce s dokumenty. Druhá
ást potom pokra ovala analýzou získaných p ípadových studií zpracování
dokument ve státní správ a zobecn ním poznatk z ní vyplývajících.
T etí a poslední ást textu je potom v nována rozší ené p ípadové studii projektu implementace systému na
podporu spisové služby na Ú adu pro zastupování státu ve v cech majetkových. Tohoto projektu se autor
ú astnil jako len projektového týmu systémového integrátora na základ spolupráce se spole ností Siemens
Business Services s.r.o. V této poslední ásti textu jsou po charakteristice ÚZSVM popsány p ínosy a o ekávání
od projektu, technologická architektura ešení, dále jsou vymodelovány nejd ležit jší workflow procesy a na
záv r jsou zde shrnuty výhledové možnosti budoucího rozvoje systému do podoby integrovaného ECM ešení
tvo ícího páte informa ního systému ÚZSVM.
S tím, jak technologie ECM v sou asnosti dozrávají (viz nap . Gartner Hype Curve for Content
Management 2005), lze o ekávat rostoucí zájem nejen o samotnou správu dokument a integrované ECM ešení,
ale také o další technologie p inášející zvýšené výhody. P íkladem m že být práce s multimédii a streamování
multimediálního obsahu, nebo stále znám jší pojem integrace na úrovni obsahu (content integration).
Domnívám se, že v této oblasti lze o ekávat fascinující rozvoj a není d vod, pro by státní správa nemohla
stát v ele p i p ijímání t chto nových technologií.
Použité informa ní zdroje
Knihy a lánky
[KNI_ 1] BITTNER, Ivan, et al. Spisová a archivní služba ve státní správ , samospráv a v
podnikatelské sfé e. 3. aktualiz. vyd. Praha: Linde, 2005. 305 s. ISBN 80–7201-549–4.
[KNI_ 2] CARDA, Antonín, KUNSTOVÁ, Renáta. Workflow: Nástroj manažera pro ízení
podnikových proces . 2. rozš. vyd. Praha: Grada, 2003. 156 s. Management v informa ní
spole nosti. ISBN 80–247-0666–0.
[KNI_ 3] DOHNAL, Jan. ízení vztah se zákazníky: Procesy, pracovníci, technologie. 1. vyd. Praha:
Grada, 2002. 164 s. Management v informa ní spole nosti. ISBN 80–247-0401–3.
[KNI_ 4] KANISOVÁ, Hana, MÜLLER, Miroslav. UML srozumiteln . 2. aktualiz. vyd. Brno:
Computer Press, 2006. 176 s. ISBN 80-251-1083-4.
[KNI_ 5] KUNSTOVÁ, Renáta. Skupinová spolupráce, správa a ízení ob hu dokument . 1. vyd.
Praha: VŠE, 1999. 80 s. ISBN 80–7079-647–2.
[KNI_ 6] KUNTOVÁ, Olga, KUNT, Miroslav. Správa dokument v praxi: Spisové služby a
ú etnictví. Ostrava: Monatex, 2002. 171 s. ISBN 80–7225-078–7.
[KNI_ 7] RAUCH, Jan. Metody zpracování informací II : Ukládání a vyhledávání. 1. vyd. Praha :
Oeconomica, 2002. 90 s. ISBN 80-7079-870-X.
[KNI_ 8] SEIDLER, Martin. Jak nakládat s písemnostmi? : aneb registratury, spisovny a archivy
obchodních spole ností. 2. dopl. vyd. Ostrava: Monatex, 1999. 143 s. ISBN 80–7725-024–8.
[KNI_ 9] VO ÍŠEK, Ji í. Strategické ízení informa ního systému a systémová integrace. 1. vyd.
Praha : Management Press, 2002. 323 s. ISBN 80-85943-40-9.
Legislativa
[LEG_1] Zákon . 106/1999 Sb., o svobodném p ístupu k informacím
[LEG_2] Zákon . 101/2000 Sb., o ochran osobních údaj a o zm n n kterých zákon
[LEG_3] Zákon . 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu
[LEG_4] Zákon . 365/2000 Sb., o informa ních systémech ve ejné správy
[LEG_5] Zákon . 201/2002 Sb., o Ú adu pro zastupování státu ve v cech majetkových
[LEG_6] Na ízení vlády . 495/2004 Sb., kterým se provádí zákon . 227/2000 Sb., o elektronickém
podpisu a o zm n n kterých dalších zákon (zákon o elektronickém podpisu), ve zn ní
pozd jších p edpis
[LEG_7] Vyhláška . 496/2004 Sb., o elektronických podatelnách
[LEG_8] Zákon . 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové služb a o zm n n kterých zákon
[LEG_9] Zákon . 500/2004 Sb., správní ád
[LEG_10] Zákon . 563/2004 Sb., o ú etnictví
[LEG_11] Vyhláška . 645/2004 Sb., kterou se provád jí n která ustanovení zákona o archivnictví
a spisové služb
[LEG_12] Vyhláška . 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby
[LEG_13] Zákon . 412/2005 Sb., o ochran utajovaných informací a o bezpe nostní zp sobilosti
[LEG_14] Návrh zákona o sdílení dat p i výkonu ve ejné moci. Dostupný z WWW:
<http://www.micr.cz/legislativa/navrhy.htm>.
Internet
[INT_ 1] E-Government [online]. [cit. 2006–09-09]. Dostupný z WWW:
<http://www.micr.cz/egovernment/default.htm>.
[INT_ 2] E-Government: From Wikipedia, the free encyclopedia [online]. [cit. 2006–09-09].
Dostupný z WWW: < http://en.wikipedia.org/wiki/E-government >.
[INT_ 3] Úvod do ve ejné správy a správního práva. 2003, s. 1-2. Dostupný z WWW:
<juristic.zcu.cz/plzen/sw/ksp/sp1.doc>.
[INT_ 4] SEIDL, Roman. Zjednodušení administrativních postup p i zahájení a v pr b hu podnikání
(ZAP) [online]. 2006 [cit. 2006–09-16]. Dostupný z WWW:
<http://www.mpo.cz/dokument10507.html>.
[INT_ 5] Enterprise content management: From Wikipedia, the free encyclopedia [online]. 2006, 10.
8. 2006 [cit. 2006–09-17]. Dostupný z WWW:
<http://en.wikipedia.org/wiki/Enterprise_content_management>.
[INT_ 6] DUHON, Bryant, PATEL, Jeetu, TUCKER, Rick. ECM At Work - Wall Poster [online].
2005 [cit. 2006-09-17]. Dostupný z WWW: <http://www.aiim.org/articleaiim.asp?ID=29914>.
[INT_ 7]
EJKA, Miroslav. Spisová služba versus EDMS. SystemOnLine : Zpravodajský portál
asopisu IT systems [online]. 2001, íslo 7–8 [cit. 2006–09-30]. Dostupný z WWW:
<http://casopis.systemonline.cz/1456-spisova-sluzba-versus-edms-.htm>.
[INT_ 8] PIPEK, Martin. EDMS versus Spisová služba. SystemOnLine : Zpravodajský portál
asopisu IT systems [online]. 2001, . 7–8 [cit. 2006–09-30]. Dostupný z WWW:
<http://casopis.systemonline.cz/1457-edms-versus-spisova-sluzba-.htm>.
[INT_ 9] DROBNÝ, Jaroslav. Investice do spisové služby. Agroscience.cz [online]. 2004 [cit. 2006–
09-30]. Dostupný z WWW:
<http://www.agroscience.cz/phprs/phprs/view.php?cisloclanku=2004021303>.
[INT_ 10] Okruh otázek souvisejících se spisovou službou. ISVS.cz [online]. 2004 [cit. 2006–09-30].
Dostupný z WWW: <http://www.isvs.cz/produkty-a-sluzby/okruh-otazek-souvisejicich-sespisovou-sluzbou-1-dil-.html>.
[INT_ 11] Image Scanner: From Wikipedia, the free encyclopedia [online]. [cit. 2006–09-30].
Dostupný z WWW: < http://en.wikipedia.org/wiki/Image_scanner>.
[INT_ 12] Novotný vs. Mlyná : Máme se bát zákona o sdílení dat?. Lupa: Server o eském internetu
[online]. 2004 [cit. 2006–10-07]. Dostupný z WWW: <http://www.lupa.cz/clanky/novotnyvs-mlynar-mame-se-bat-zakona-o-sdileni-dat/>. ISSN 1213–0702.
[INT_ 13] FLEISSIG, Stanislav. DMS: systémy pro správu a ob h dokument . SystemOnLine:
Zpravodajský portál asopisu IT systems [online]. 2004, . 10 [cit. 2006-10-14]. Dostupný z
WWW: <http://www.systemonline.cz/site/bez/04_10Ixt.htm>.
[INT_ 14] Business Intelligence: From Wikipedia, the free encyclopedia [online]. [cit. 2006–09-14].
Dostupný z WWW: < http://en.wikipedia.org/wiki/Business_intelligence >.
[INT_ 15] Digital Rights Management: From Wikipedia, the free encyclopedia [online]. [cit. 2006–0914]. Dostupný z WWW: < http://en.wikipedia.org/wiki/Digital_Rights_Management >.
[INT_ 16] SSL: From Wikipedia, the free encyclopedia [online]. [cit. 2006–10-14]. Dostupný z WWW:
< http://en.wikipedia.org/wiki/Ssl >.
[INT_ 17] SCHWARZ, Josef. Sou asný stav a trendy automatické indexace dokument . Ikaros
[online]. 2003, ro . 7, . 3 [cit. 2006-10-15]. Dostupný z WWW:
<http://www.ikaros.cz/node/1300>. URN-NBN:cz-ik1300. ISSN 1212-5075.
[INT_ 18] LEACH, Paul, PERRY, Dan. CIFS : A Common Internet File System. Microsoft Interactive
Developer [online]. 1996, is. November 1996 [cit. 2006-10-21]. Dostupný z WWW:
<http://www.microsoft.com/mind/1196/cifs.asp>.
[INT_ 19] RAID: From Wikipedia, the free encyclopedia [online]. [cit. 2006–10-21]. Dostupný z
WWW: < http://en.wikipedia.org/wiki/Redundant_array_of_independent_disks >.
[INT_ 20] RFC3530: Network File System (NFS) version 4 Protocol [online]. [cit. 2006–10-21].
Dostupný z WWW: < http://tools.ietf.org/html/rfc3530 >.
[INT_ 21] HOLLINGSWORTH, David. The Workflow Reference Model. [s.l.] : Workflow
Management Coalition, 1995. 55 s. Dostupný z WWW:
<http://www.wfmc.org/standards/docs/tc003v11.pdf>.
[INT_ 22] Relational Database: From Wikipedia, the free encyclopedia [online]. [cit. 2006–11-04].
Dostupný z WWW: < http://en.wikipedia.org/wiki/Relational_database >.
[INT_ 23] SQL: From Wikipedia, the free encyclopedia [online]. [cit. 2006–11-04]. Dostupný z
WWW: < http://en.wikipedia.org/wiki/SQL >.
[INT_ 24] GULUTZAN, Peter. Standard SQL [online]. 2005 [cit. 2006-11-04]. Dostupný z WWW:
<http://www.dbazine.com/db2/db2-disarticles/gulutzan3>.
[INT_ 25] LIDDY, Elizabeth. How a Search Engine Works [online]. c2001 [cit. 2006-11-04].
Dostupný z WWW: <http://www.infotoday.com/searcher/may01/liddy.htm>.
[INT_ 26] BRIN, Sergey, PAGE, Lawrence. The Anatomy of a Large-Scale Hypertextual Web Search
Engine [online]. 1998 [cit. 2006-11-04]. Dostupný z WWW:
<http://infolab.stanford.edu/~backrub/google.html>.
[INT_ 27] Computer printer: From Wikipedia, the free encyclopedia [online]. [cit. 2006–11-04].
Dostupný z WWW: < http://en.wikipedia.org/wiki/Computer_printer >.
[INT_ 28] How to Buy a Printer [online]. 2006 [cit. 2006-11-04]. Dostupný z WWW:
<http://www.pcworld.com/article/id,125651-page,1/article.html>.
[INT_ 29] CHESTER, Bernard. Archiving Electronic Files [online]. 2006 [cit. 2006-11-04]. Dostupný
z WWW: < http://www.edocmagazine.com/article_new.asp?ID=31464>.
[INT_ 30] DUHART, James. Electronic Document Archival Dilemma [online]. 2002 [cit. 2006-11-04].
Dostupný z WWW: < http://www.edocmagazine.com/article_new.asp?ID=25505>.
[INT_ 31] NARA/Long-Term Usability of Optical Media [online]. 2005 [cit. 2006-11-04]. Dostupný z
WWW: < http://palimpsest.stanford.edu/bytopic/electronic-records/electronic-storagemedia/critiss.html>.
[INT_ 32] SLATTERY, Oliver et al. Stability Comparison of Recordable Optical Discs—A Study of
Error Rates in Harsh Conditions [online]. 2004 [cit. 2006-11-04]. Dostupný z WWW: <
http://www.itl.nist.gov/div895/gipwog/StabilityStudy.pdf>.
[INT_ 33] Backup: From Wikipedia, the free encyclopedia [online]. [cit. 2006–11-04]. Dostupný z
WWW: < http://en.wikipedia.org/wiki/Backup >.
[INT_ 34] LUNDY, James et al. Magic Quadrant for Enterprise Content Management, 2005 [online].
2005 [cit. 2006-11-05]. Dostupný z WWW: <
http://www.documentum.ru/pdf/Reviews/Gartner_Magic_Quadrant_for_Enterprise_Content
_Management_2005.pdf>.
[INT_ 35] ŠUBRT, Petr, B ÍZA, Ji í. Praktické poznatky ze zavád ní systému „Komunikace ob ana s
ú adem“. In ISSS2006. [s.l.] : [s.n.], 2006. s. 292-294. Dostupný z WWW:
<http://www.isss.cz/archiv/2006/download/isss2006.zip>.
[INT_ 36] SEDLÁ EK, Josef. Outsourcing provozu spisové služby pro ú ady m stských ástí Prahy,
Školy a školská za ízení ízená MHMP. In ISSS2006. [s.l.] : [s.n.], 2006. s. 260. Dostupný z
WWW: <http://www.isss.cz/archiv/2006/download/isss2006.zip>.
[INT_ 37] JAGER, Radim. Archivní a spisová služba a organizace práce. In ISSS2006. [s.l.] : [s.n.],
2006. s. 137. Dostupný z WWW: <http://www.isss.cz/archiv/2006/download/isss2006.zip>.
[INT_ 38] KU ERA, Roman, MARTINKA, Radomír. Digitalizace a archivace dokument státní
sociální podpory. In ISSS2006. [s.l.] : [s.n.], 2006. s. 171-172. Dostupný z WWW:
[INT_ 39]
ESENEK, Jaroslav. Vytvo ení zcela nové webové prezentace Ministerstva pr myslu. In
ISSS2006. [s.l.] : [s.n.], 2006. s. 98-102. Dostupný z WWW:
[INT_ 40] MARTAUS Jaroslav. Rejst ík trest - poskytování výpis v elektronické podob . In
ISSS2006. [s.l.] : [s.n.], 2006. s. 198-201. Dostupný z WWW:
[INT_ 41] FANTA Vladimír. Individuální konta pojišt nc . In ISSS2006. [s.l.] : [s.n.], 2006. s. 107108. Dostupný z WWW: <http://www.isss.cz/archiv/2006/download/isss2006.zip>.
[INT_ 42] SKOKAN Miroslav. Archivace elektronických dokument . In ISSS2006. [s.l.] : [s.n.], 2006.
s. 275-277. Dostupný z WWW: <http://www.isss.cz/archiv/2006/download/isss2006.zip>.
[INT_ 43] FRANGOS, Scott. Nuxeo Strikes at Core of ECM Market. CMS Wire [online]. 2006 [cit.
2006-12-02]. Dostupný z WWW: <http://www.cmswire.com/cms/enterprise-cms/nuxeostrikes-at-core-of-ecm-market--000839.php>.
[INT_ 44] BPMN Information Home [online]. Object Management Group, 2005 [cit. 2006-12-02].
Dostupný z WWW: <http://www.bpmn.org/>.
Seznam obrázk a tabulek
Obrázky
Obrázek 1 - Obecná architektura DMS .................................................................................... 15
Obrázek 2 - Konkrétní p íklad architektury DMS. Zdroj: Gangoor Sridhara, Network
Appliance, Inc. ......................................................................................................................... 15
Obrázek 3 - Pyramidový model architektury IS/ICT, zdroj: [KNI_ 9] .................................... 17
Obrázek 4 - Pokrytí jednotlivých blok pyramidové architektury technologiemi ECM ......... 19
Obrázek 5 - Architektura ECM [upraveno dle: [INT_ 6]] ....................................................... 20
Obrázek 6 - Referen ní model Workflow [zdroj: [INT_ 21], [KNI_ 2]]................................. 32
Obrázek 7 - Integrovaný IS fiktivního ú adu ........................................................................... 52
Obrázek 8 - Architektura ISSSL [zdroj: Siemens Business Services] ..................................... 60
Obrázek 9 - Dekompozice obecného procesu spisové služby.................................................. 61
Obrázek 10 - Nejd ležit jší prvky BPMN ............................................................................... 63
Obrázek 11 - Proces SSL_1: P íjem, zaevidování a skenování dokumentu ............................ 75
Obrázek 12 - Proces SSL_2: P id lení dokumentu ke zpracování.......................................... 76
Obrázek 13 - Proces SSL_3: Zpracování dokumentu .............................................................. 77
Obrázek 14 - Proces SSL_4: P ipomínkování dokumentu....................................................... 78
Obrázek 15 - Proces SSL_5: Schvalování dokumentu............................................................. 79
Obrázek 16 - Proces SSL_6: Kompletace a vypravení ............................................................ 80
Tabulky
Tabulka 1 - P ehled základních konfigurací technologie RAID [INT_ 19]............................. 28
Tabulka 2 - Popis subproces obecného procesu SSL............................................................. 62
Tabulka 3 - Slovní ek základních pojm ................................................................................. 74
Rejst ík
Architektura.......................................17, 53
Archivace .8, 10, 20, 33, 36, 37, 46, 54, 55,
70
Archivnictví.....................37, 43, 45, 66, 68
Back-office ..............................6, 11, 12, 54
Barcode....................................................26
BPMN..............................58, 62, 63, 71, 75
Business Intelligence...................18, 19, 69
Capture ........................9, 20, 23, 26, 27, 38
CRM ..................................................12, 19
Deliver.............................10, 20, 21, 33, 34
Digital Asset Management ......................14
Digital Rights Management ..............22, 69
Direct Attached Storage ..........................27
Document Imaging........................8, 14, 59
Document Management Systems ..............6
Documentum ...................16, 26, 38, 39, 42
Do asné uložení ......................................10
Dodávání informací.................................10
Dokument ..................................................8
ECM .. viz Enterprise Content Management
e-Government................................6, 11, 12
Electronic Data Interchange ....................18
Elektronická podatelna......................55, 64
Enterprise Content Management ....7, 9, 10,
14, 66, 70, 81
Executive Information System ................17
FileNet ...................................26, 38, 39, 42
Front-office................................................6
Groupware...............................................10
Hummingbird ........................10, 38, 39, 40
Indexování...............................................23
Indexy..................................................8, 27
Integrace ................................12, 40, 47, 64
Intelligent Character Recognition ...........26
ISVS ................................12, 13, 50, 59, 69
Lightweight Directory Access Protocol ..22
Livelink .............................................39, 40
Manage ........................................10, 20, 27
Management Information System ...........17
Network Attached Storage...................... 27
Obsah ........................................................ 9
Office Information Systems.............. 14, 18
Optical Character Recognition............ 8, 26
Optical Mark Recognition ...................... 26
Preserve................................. 10, 20, 36, 37
Public Key Infrastructure............ 22, 49, 65
Pyramidový model architektury........ 17, 22
RAID..................................... 28, 29, 37, 69
Records Management ............................. 10
Rela ní databáze ..................................... 33
Secure Socket Layer ............................... 22
Sharepoint ......................................... 41, 54
Siemens Business Services . 4, 7, 58, 60, 67
Skener ..................................................... 24
Skenování................................................ 24
Spisová služba 7, 10, 11, 12, 25, 33, 43, 44,
45, 47, 50, 53, 54, 55, 58, 59, 61, 65, 66,
68, 69, 70
Správa ...................... viz správa dokument
Správa dokument .................................... 8
Správa obsahu ........................................... 9
SQL........................... 24, 27, 33, 34, 59, 70
Storage Area Network ...................... 27, 29
Store ................................ 10, 20, 27, 28, 36
Syndikace................................................ 21
Systém pro správu dokument .................. 9
Tisk ....................................... 10, 34, 35, 36
Transaction Processing System .............. 17
Transport Layer Security ........................ 22
Trvalé uložení ......................................... 10
ÚZSVM ...................... 7, 52, 58, 59, 67, 75
Vyhledávání ... 8, 16, 20, 21, 33, 34, 38, 41,
48, 50, 52, 53, 54, 56, 59, 68
Web Content Management ..................... 10
Workflow10, 12, 14, 21, 23, 27, 30, 31, 32,
33, 54, 59, 68, 70
WORM.................................................... 37
Zachycení.................................................. 9
Zálohování ........................................ 36, 37
P ílohy
I. Slovní ek pojm
Vzhledem k tomu, že p i psaní textu z oboru informatiky se nelze vyhnout použití n kterých cizojazy ných
termín , je vhodné uvést slovní ek alespo základních pojm .
Pojem
Business Intelligence
Zkratka
BI
P eklad/Vysv tlení
Soubor technik a nástroj sloužících pro analýzu dat z
podnikových informa ních systém . P íkladem je Data
Mining i Data Warehousing.
Business Process Management
BPM
ízení podnikových proces .
Business Process Modeling Notation
BPMN
Grafická notace pro zakreslení modelu obchodního
procesu.
Capture
--Zachycení. Jedna z komponent ECM.
Customer/Citizen Relationship
CRM
Systém ízení vtah se zákazníky (resp. ob anem jako
Management
zákazníkem státu).
Deliver
--Dodání. Jedna z komponent ECM.
Document Management System
DMS
Systém (obvykle software) na podporu práce s dokumenty.
Enterprise Content Management
ECM
Správa podnikového informa ního obsahu. Tímto pojmem
se ozna uje soubor inností, software, nebo odv tví
IS/ICT.
Manage
--ízení obsahu. Zde jedna z komponent ECM.
Optical Character Recognition
OCR
Technologie umož ující rozpoznat text z naskenovaného
obrázku a p evést jej na textový soubor.
Preserve
--Trvalé uložení. Jedna z komponent ECM
Public Key Infrastructure
PKI
Soubor technologií, které umož ují využít asymetrické
kryptografie pro zajišt ní bezpe nosti a d v ryhodnosti
informací.
Redundant Array of
RAID
Diskové pole skládající se z více disk , které spole n
Independent/Inexpensive Disks
pracují jako jeden. Cílem je zvýšení bezpe nosti, výkonu
i kapacity. Tyto cíle jsou protich dné a záleží na
konfiguraci RAID, který je up ednostn n na úkor
ostatních.
Secure Socket Layer
SSL
Sí ový protokol zajiš ující bezpe ný (šifrovaný) p enos
dat v prost edí Internetu.
Store
--Do asné uložení. Jedna z komponent ECM
Workflow
Wf
ízení ob hu dokument . Jedna z komponent ECM
Web Content Management
WCM
Správa obsahu podnikového webu.
Write Once Read Many
WORM Ozna ení pro nep episovatelná média (nap . CD-R).
Tabulka 3 - Slovní ek základních pojm
II. BPMN zápis vybraných proces ISSSL na ÚZSVM
Obrázek 11 - Proces SSL_1: P íjem, zaevidování a skenování dokumentu
Obrázek 12 - Proces SSL_2: P id lení dokumentu ke zpracování
Obrázek 13 - Proces SSL_3: Zpracování dokumentu
Obrázek 14 - Proces SSL_4: P ipomínkování dokumentu
Obrázek 15 - Proces SSL_5: Schvalování dokumentu
Obrázek 16 - Proces SSL_6: Kompletace a vypravení
Centrum informa ních a knihovnických služeb
KNIHOVNA VŠE
ZÁZNAM O DIPLOMOVÉ PRÁCI
AUTOR
Ji í Horník
NÁZEV DP
Systémy pro správu dokument (DMS) ve státní správ
FAKULTA
Informatiky a statistiky
OBOR
ROK OBHAJOBY
INFORMA NÍ MANAGEMENT
2007
PO ET STRAN
81
PO ET P ÍLOH
2
VEDOUCÍ DP
ANOTACE
KLÍ OVÁ SLOVA
doc. Ing. Vlasta St ížová, CSc.
Práce charakterizuje systémy pro podporu správy dokument
(DMS) a jejich využití v prost edí státní správy.
Jsou popsány technologické i organiza ní aspekty práce s
dokumenty v tomto prost edí.
Speciální ást je v nována legislativ , která hraje v prost edí státní
správy velmi podstatnou roli.
Praktické otázky jsou ešeny na základ p ípadových studií z eské
praxe.
Document Management System, DMS, Enterprise Content
Management, ECM, spisová služba, správa dokument , správa
obsahu, dokument, státní správa, ú ad.
MÍSTO ULOŽENÍ
SIGNATURA

diplomová práce

Transkript

Podobné dokumenty

fronte VR 38 EUROPE - Viroplastic CZ, as

VR D30 3P/A - Viroplastic CZ, as

KETTNERIT,(CaF) (BiO)COs, NOVÝ NEROST ZE SKUPINY

Skotntzralost

Rozklikněte si též článek o našem projektu v časopise Chatař

Článek si můžete prohlédnout ZDE

Projekt „Můj obor za hranicemi České republiky“

EVO - Ssangyong

Logview V2 - RC modely letadel