Ochrana osobních údajů zaměstnance

APLIKOVANÉ
PRÁVO 1/2007
MIROSLAV PINDEŠ
Ochrana osobních
údajů zaměstnance
Listina základních práv a svobod zaručuje každému právo na ochranu před
neoprávněným shromažďováním, zveřejňováním nebo jiným zneužíváním údajů
o své osobě.1) Tento ústavě právní princip je blíže rozpracován zákonem č. 101/2000
Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších
předpisů. Zároveň tento zákon reflektuje požadavky práva Evropských společenství týkající se možného narušení soukromí osob v souvislosti se zpracováním jejich
osobních údajů.2) Od svého vzniku byl zmíněný zákon několikrát novelizován,3)
zejména pak za účelem sjednocení právní úpravy s úpravou Evropských společenství.4)
Nutno však říci, že vedle obecného zákona o ochraně osobních údajů existují
i další právní předpisy, které upravují některé zvláštnosti pro zpracování osobních údajů, čímž mnohdy vybočují z obecného rámce zamýšlené ochrany. V zásadě
se jedná zejména o oblast bezpečnosti České republiky, obrany České republiky,
veřejného pořádku a vnitřní bezpečnosti, předcházení, vyhledávání, odhalování
trestné činnosti a stíhání trestných činů, významného hospodářského zájmu České republiky nebo Evropské unie, významného finančního zájmu České republiky
nebo Evropské unie, kterým je zejména stabilita finančního trhu a měny, fungování
peněžního oběhu a platebního styku, jakož i rozpočtová a daňová opatření, výkonu
1)
Viz čl. 10 odst.3 Listiny základních práv a svobod.
Tímto zákonem byla do právního řádu České republiky implementována ustanovení Směrnice
Evropského Parlamentu a Rady č. 95/46/ES o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů. Vedle citované směrnice byly zákonem
o ochraně osobních údajů implementovány principy ochrany osobních údajů vyplývající z Mezinárodní mluvy o ochraně osob se zřetelem na automatizované zpracování osobních dat č. 108 ze
dne 28. 1. 1981. Pro Českou republiku vstoupila v platnost dnem 1. 11. 2001 a uveřejněna byla ve
Sbírce mezinárodních smluv číslem 115/2001 Sb. m. s.
2)
3)
Poslední důležitá novela byla provedena zákonem č. 439/2004 Sb.
Komise EU ve své zprávě z roku 2002 konstatuje, „že legislativa v oblasti ochrany osobních
údajů je ve vysoké míře v souladu s acquis, že však je nicméně k dosažení plné shody s acquis
třeba zákon o ochraně osobních údajů z r. 2000 ještě upravit.“
4)
APLIKOVANÉ PRÁVO 1/2007
17
kontroly, dozoru, dohledu a regulace spojených s výkonem veřejné moci, nebo činností spojených se zpřístupňováním svazků bývalé Státní bezpečnosti atd.5)
Posláním zákona je zajišťovat ochranu osobních údajů a určení způsobu
jejich zpracovávání jak v České republice, tak pro přenos do zahraničí a reguluje
vztahy, které v souvislosti s nimi vznikají. Zákon se vztahuje na veškeré osobní
údaje, tedy nikoli jen na ty, které jsou vedeny v informačních systémech. Není rozhodující, zda se shromažďování a ukládání osobních údajů uskutečňuje prostřednictvím výpočetní techniky nebo manuálně.
Z hlediska osobní působnosti jsou povinny ochraňovat veškeré osobní údaje
fyzické a právnické osoby působící ve veřejné, ale i soukromoprávní sféře.
Naproti tomu se zákon nevztahuje na zpracování osobních údajů, které jsou
shromažďovány pro individuální (tzv. domácí) potřebu fyzických osob. Jedná se
o různé adresáře, údaje shromažďované v rámci své hobby apod. za předpokladu,
že nejsou předmětem obchodních aktivit, zároveň však nesmějí být zveřejňovány.
V rámci ochrany osobních údajů zákon uvádí tři základní kategorie:
a)
osobní údaj,
b)
citlivý údaj,
c)
anonymní údaj.
Za osobní údaje se považují jakékoliv informace týkající se určeného nebo
určitelného subjektu údajů.6) Subjekt údajů se považuje za určený nebo určitelný,
jestliže jej lze přímo nebo nepřímo identifikovat zejména na základě čísla, kódu
nebo jednoho či více prvků specifických pro jeho fyzickou, fyziologickou, psychickou, ekonomickou, kulturní nebo sociální identitu.7)
„Podle této definice lze zaměstnance jednoznačně určit nejen podle jména
a příjmení ve spojení s rodným číslem, ale i jen podle osobního čísla, které má přiděleno u zaměstnavatele a dokonce i podle jeho výrazného rysu psychického či fyzického
– např. jednoznačně se určí zaměstnanec i takto: „Ten vysoký asi dvacetiletý blonďák,
co sedí ve třetích dveřích zleva ve čtvrtém patře a koktá, když s ním mluvíte.“8)
Citlivým údajem je osobní údaj vypovídající o národnostním, rasovém
nebo etnickém původu, politických postojích, členství v odborových organizacích,
náboženství a filozofickém přesvědčení, odsouzení za trestný čin, zdravotním stavu
a sexuálním životě subjektu údajů a jakýkoliv biometrický nebo genetický údaj
subjektu údajů.
Anonymním údajem se rozumí takový údaj, který buď v původním tvaru
nebo po provedeném zpracování nelze vztáhnout k určené nebo určitelné fyzické
osobě.
V rámci pracovního procesu dochází nejenom ke shromaždování osobních
údajů zaměstnance. ale také k jejich uchovávání, dalšímu zpracovávání, blokování, likvidaci atd. K tomu zákon definuje jednotlivé činnosti, které zaměstnavatel
(správce) v této oblasti vykonává.
5)
K tomu viz blíže § 3 zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů v platném znění.
6)
Subjektem údajů se rozumí fyzická osoba, k níž se osobní údaje vztahují.
7)
Viz § 4 zákona č. 101/2001 Sb., o ochraně osobních údajů.
D’Ambrozová, H.: K některým povinnostem zaměstnavatelů při ochraně osobních údajů. Mzdy
a personalistika 9/2004, s. 32 a násl.
8)
18
APLIKOVANÉ PRÁVO 1/2007
Shromažďování osobních údajů je zákonem definováno jako cílevědomá činnost, jejímž cílem je získat určité údaje a informace.9) Podstatou uchovávání je
udržování osobních údajů v takovém stavu, který umožňuje kdykoli je dále zpracovávat. O blokování jde tehdy, je-li po určitou dobu znemožněn přístup k osobním
údajům. Tyto údaje tedy nadále existují, ale musí být přijata opatření, aby nemohly být po tuto dobu zpracovávány.
Cílem likvidace osobních údajů je jejich neexistence pro jakékoliv další
zpracování. Osobní údaje mohou být likvidovány tak, že budou fyzicky zničeny,
resp. že bude zničen nosič, na kterém jsou zachyceny. Jsou-li v elektronické podobě,
mohou být likvidovány vymazáním (např. prázdnými znaky, nebo překryty jiným
textem), jsou-li na papírovém nosiči, mohou být např. začerněny. Dále mohou být
učiněny trvale nedostupnými.
Správcem se rozumí jednak státní nebo jiný orgán, případně subjekt, jemuž
je zákonem uloženo, aby zpracovával osobní údaje, soukromý subjekt nebo fyzická
osoba, která zpracovává osobní údaje pro účely podnikatelské, nebo pro jakékoliv
jiné účely. Soukromé subjekty mohou osobní údaje zpracovávat, jen pokud to zákon
nezakazuje.
Vzhledem k tomu, že vznik pracovního poměru probíhá ve dvou fázích, musí
zaměstnavatel dodržovat základní principy, jež ze zákona na ochranu informací pro
něj vyplývají. O svých budoucích zaměstnancích před vznikem pracovněprávního
vztahu a o svých zaměstnancích za trvání pracovního poměru může shromažďovat
s jejich souhlasem jen takové osobní údaje, které mají přímý vztah k pracovnímu
poměru. Jakmile však pracovněprávní vztah skončí, je povinností zaměstnavatele
získané údaje zaměstnanci vydat zpět.
Poté, co pracovněprávní vztah skončil, může zaměstnavatel uchovávat osobní
údaje pouze pro účely státní statistické služby, pro účely vědecké a pro účely archivnictví. Při použití pro tyto účely je třeba dbát práva na ochranu před neoprávněným
zasahováním do soukromého a osobního života a osobní údaje anonymizovat.10)
Všichni pracovníci zaměstnavatele, kteří zpracovávají osobní údaje a kteří
přicházejí do styku s osobními údaji ostatních zaměstnanců, jsou povinni zachovávat mlčenlivost, která trvá i po skončení zaměstnání nebo příslušných prací.
Každý zaměstnavatel musí dříve, než začne osobní údaje zaměstnance shromažďovat, zpracovávat, uchovávat atd., zaměstnance informovat:
a)
o tom v jakém rozsahu a pro jaký účel budou jeho osobní údaje zpracovávány,
b)
kdo a jakým způsobem bude jeho osobní údaje zpracovávat (zda přímo zaměstnavatel, nebo i zpracovatel, se kterým má zaměstnavatel
uzavřenu smlouvu, případně komu mohou být jeho osobní údaje zpřístupněny),
c)
o jeho právu přístupu k osobním údajům a o právu na jejich ochranu.
9) § 4 písm. f) zákona zní: „Pro účely tohoto zákona se rozumí … f) shromažďováním osobních údajů
systematický postup nebo soubor postupů, jehož cílem je získání osobních údajů za účelem jejich
dalšího uložení na nosič informací pro jejich okamžité nebo pozdější zpracování.“
10) D’Ambrozová, H.: K některým povinnostem zaměstnavatelů při ochraně osobních údajů. Mzdy
a personalistika 9/2004, s. 32 a násl.
APLIKOVANÉ PRÁVO 1/2007
19
Tuto povinnost zaměstnavatel nemá jen tehdy, pokud jsou již zaměstnanci
výše uvedené informace dostatečně známy. Všichni zaměstnavatelé musí již v průběhu jednání se zaměstnancem ještě před uzavřením pracovního poměru zaměstnance řádně informovat o všech výše uvedených skutečnostech a řádně si nechávat
tuto informaci od zaměstnance podepsat, aby byli kdykoli schopni doložit plnění
povinností stanovených zákonem o ochraně osobních údajů.
V novele zákona o ochraně osobních údajů provedené zákonem č. 439/2004
Sb. byl definován pojem souhlasu zaměstnance, na jehož základě může zaměstnavatel coby správce osobních údajů provádět zpracování osobních údajů, jakož
i uzákonění povinnosti zaměstnavatele informovat při udělení souhlasu zaměstnance ke zpracování jeho údajů o účelu a době, po kterou budou osobní údaje zpracovávány.
Zákon o ochraně osobních údajů jednoznačně stanoví, že souhlasem je svobodný a vědomý projev vůle zaměstnance jako subjektu údajů, jehož obsahem je
svolení subjektu údajů se zpracováním jeho osobních údajů. Existenci souhlasu zaměstnance je zaměstnavatel povinen po celou dobu, kdy jsou osobní údaje
zaměstnance zpracovávány, prokázat.
Bez souhlasu zaměstnance může zaměstnavatel jeho osobní údaje zpracovávat jen tehdy:
a)
je-li zpracování nezbytné pro dodržení právní povinnosti zaměstnavatele stanovené mu právním předpisem,
b)
je-li zpracování nezbytné pro plnění smlouvy, jejíž smluvní stranou
je zaměstnanec, nebo pro jednání o uzavření nebo změně smlouvy
uskutečněné na návrh zaměstnance (např. zaměstnavatel zabezpečuje bydlení i pro dceru zaměstnance a k uzavření smlouvy je třeba
znát datum jejího narození),
c)
je-li to nezbytně třeba k ochraně životně důležitých zájmů zaměstnance; v tomto případě je třeba bez zbytečného odkladu získat jeho
souhlas; pokud zaměstnanec souhlas nedá, musí správce ukončit
zpracování a údaje zlikvidovat (musí se však jednat o skutečně životně důležité zájmy zaměstnance, což přichází v úvahu zpravidla v případě vážných pracovních úrazů),
d)
jedná-li se o oprávněně zveřejněné osobní údaje v souladu se zvláštním právním předpisem,
e)
pokud je to nezbytné pro ochranu práv a právem chráněných zájmů
zaměstnavatele; v těchto případech však musí zaměstnavatel zabezpečit, aby získaní osobních údajů bez souhlasu zaměstnance nebylo v rozporu s právem zaměstnance na ochranu jeho soukromého
a osobního života,
f)
pokud poskytuje osobní údaje o veřejně činné osobě, funkcionáři či
zaměstnanci veřejné správy, které vypovídají o jeho veřejné anebo
úřední činnosti, o jeho funkčním nebo pracovním zařazeni,
g)
jedná-li se o zpracování výlučně pro účely archivnictví podle zvláštního zákona.
V případě, že zaměstnavatel nedodrží ustanovení zákona o ochraně osobních údajů, může mu Úřad pro ochranu osobních údajů uložit ve správním řízení
pokutu.
20
APLIKOVANÉ PRÁVO 1/2007
Ochrana osobních údajů získaných
při uzavírání pracovního poměru
Jestliže jednání účastníků směřuje k uzavření pracovní smlouvy, hovoříme
o tzv. předsmluvních vztazích. Jedná se především o vzájemné vyměňování si informací stran budoucího pracovního poměru a o otázky ochrany získaných informací
a ochrany oprávněných zájmů subjektů.
Povinnost ochraňovat osobní údaje, resp. informace nastupuje již samotným
podáním návrhu na uzavření pracovní smlouvy. Tato povinnost ovšem nastupuje
pouze u takového návrhu, který obsahuje informace nezbytné pro uzavření pracovní smlouvy (např. rodné číslo, bydliště, číslo občanského průkazu atd.).
Informace získané v rámci uzavírání pracovní smlouvy mají sloužit především k posouzení, zda osoba splňuje představy zaměstnavatele o zaměstnanci pro
určitý druh práce. Zaměstnavatel může zjišťovat takové informace, které přispějí
k posouzení rozhodných skutečností pro uzavření pracovního poměru. To znamená,
že bude potřebovat znát kvalifikaci zaměstnance, jeho znalosti, zkušenosti, délku
praxe atd. V žádném případě nesmí zaměstnavatel získávat při výběru zaměstnance informace týkající se např. národnosti, rasového nebo etnického původu,
politických postojů, členství v odborových organizacích, náboženství, filozofického
přesvědčení, sexuální orientace, informace, které odporují dobrým mravům a osobní údaje, které neslouží k plnění povinností zaměstnavatele.
Ochrana osobních údajů v personální evidenci
Personální evidence slouží výhradně pro interní potřebu zaměstnavatele.
Zaměstnavatel je povinen zajistit ochranu osobních údajů zaměstnance před neoprávněným přístupem nepovolaných osob nebo před zneužitím. Do osobního spisu
smí nahlížet kromě zaměstnavatele pouze vedoucí organizačního útvaru, v jehož
přímé řídící působnosti je zaměstnanec zařazen a zaměstnanec, jehož se osobní spis týká. Z vnějších orgánů pouze orgány kompetentní k provádění kontroly
dodržování pracovněprávních předpisů a orgány činné v trestním řízení.
Zaměstnavatel je oprávněn poskytovat informace o zaměstnanci v rozsahu
daném § 60 zákoníku práce, v jiných případech pouze se souhlasem zaměstnance.
Při zpracování personální evidence prostřednictvím výpočetní techniky je
zaměstnavatel povinen zabezpečit ochranu osobních údajů dle zákona č. 01/2000 Sb.,
o ochraně osobních údajů.
Ochrana osobních údajů po skončení
pracovního poměru
Pracovní posudek
Po skončení pracovního poměru může zaměstnavatel na žádost zaměstnance vyhotovit a vydat posudek o jeho dosavadní činnosti. Požádá-li tedy zaměstnanec o vydání pracovního posudku, je zaměstnavatel povinen mu do 15 dnů tento
posudek vyhotovit a vydat. Jak vyplývá z výše uvedeného, není tedy stanovena
APLIKOVANÉ PRÁVO 1/2007
21
povinnost vydávat posudek vždy při skončení pracovního poměru, ale pouze na
žádost zaměstnance.11) Zaměstnavatel však není povinen vydat pracovní posudek
dříve, než v době posledních dvou měsíců před skončením jeho dosavadního pracovního poměru.12)
Forma žádosti zaměstnance o vydání posudku není stanovena. Je jen třeba, aby byla ve srozumitelné a v prokazatelné formě. Zaměstnavatel je povinen
prokázat skutečnosti, které v posudku uvedl a které třeba jsou – podle názoru
zaměstnance – nepravdivé. Posudek by měl obsahovat jen takové údaje, které se
týkají pracovní činnosti, nebo s ní přímo souvisejí. Tak např. chování zaměstnance
v místě bydliště a jeho rodinný život a soukromé události jsou věcí jeho samého
a údaje z této oblasti nemají v pracovním posudku místo, pokud by neexistovala
přímá souvislost mezi takovým údajem a výkonem pracovních povinností.
Pracovní posudek musí obsahovat pouze pravdivé informace, vztahující se
k hodnocení pracovní činnosti zaměstnance. V opačném případě musí být takové
informace považovány za nepravdivé, což může mít za následek požadavek opravy
ze strany zaměstnance, popřípadě podání žalobního návrhu na opravu nepravdivých informací uvedených v posudku.
Je důležité si uvědomit, že za nepravdivý posudek lze považovat i takový
posudek, ve kterém jsou uvedeny údaje, jimiž se neobjektivně nebo jednostranně
vyzdvihují kladné pracovní vlastnosti zaměstnance. Nicméně se v praxi nejčastěji
objevují nepravdivé údaje, kdy zaměstnavatel vyzdvihuje pouze záporné vlastnosti
zaměstnance či negativní pracovní činnost. V důsledku nepravdivých údajů může
dojít k situaci, že pracovník nebude přijat do pracovního poměru u jiného zaměstnavatele.13)
Nesouhlasí-li zaměstnanec s obsahem pracovního posudku nebo potvrzení
o zaměstnání, může se domáhat ve lhůtě tří měsíců ode dne, kdy se o jejich obsahu
dověděl, u soudu, aby zaměstnavateli bylo uloženo přiměřeně je upravit.14) To se
vztahuje i na telefonické informace, k jejichž sdělování zaměstnanec nedal souhlas
a které zaměstnance ohrozily.
V návrhu na opravu posudku musí zaměstnanec uvést, jak by měl být pracovní posudek upraven. Pro soudní řízení je tato skutečnost velice důležitá, neboť
soud je vázán návrhem zaměstnance. Např. navrhne-li zaměstnanec, aby určité
údaje byly z posudku vypuštěny, může se soud zabývat pouze tím, zda mají být
vypuštěny a nemůže je nahrazovat novým zněním, pokud to zaměstnanec nenavrhl. Pro úspěšnost žalobního návrhu je tedy velmi důležité, aby zaměstnanec uvedl
přesně požadované znění opraveného posudku, nebo jeho části. Shledá-li soud, že
žalobní návrh na opravu posudku je důvodný, uloží zaměstnavateli povinnost, jak
má posudek upravit ve formě přesného znění části, jejíž nesprávnost zaměstnanec
namítá.
11)
K tomu blíže viz § 60 odst. 1 zákoníku práce.
Pracovním posudkem jsou veškeré písemnosti týkající se hodnocení práce zaměstnance, jeho
kvalifikace, schopností a dalších skutečností, které mají vztah k výkonu práce.
12)
13) Viz Jouza, L.: Pracovní posudek nebo informace o zaměstnanci? Právní rádce 4/ 2004, s. 34
a násl.
14)
§ 60 odst. 4 zákoníku práce.
22
APLIKOVANÉ PRÁVO 1/2007
Jiné než výše uvedené informace je zaměstnavatel oprávněn o zaměstnanci
sdělovat jiným subjektům pouze s jeho výslovným souhlasem. Povinnost zaměstnavatele uchovávat osobní údaje podle zvláštních předpisů však není dotčena.15)
Obdobně tím nejsou dotčeny povinnosti zaměstnavatele vyplývající ze zákona č.
101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů.
Potvrzení o zaměstnání
Potvrzení o zaměstnání (zápočtový list) je v současné době jediným důkazem
o skončení pracovního poměru, kterým zaměstnanec prokazuje u jiného zaměstnavatele skončení dosavadního poměru.
Zaměstnavatel je povinen vydat zaměstnanci potvrzení o zaměstnání
a uvést v něm skutečnosti stanovené právním předpisem, a to bez předchozí žádosti zaměstnance.16)
Povinnost zaměstnavatele vydat pracovníkovi při skončení pracovního poměru potvrzení o zaměstnání je vázána na skutečnost, že pracovní poměr
skončil. Není ani rozhodné, jakou formou pracovní poměr skončil. Jinak řečeno
zaměstnavatel má tuto povinnost jak v případě, kdy pracovní poměr skončí dohodou, výpovědí, okamžitým zrušení, zrušením ve zkušební době atd.17) Zaměstnavatel je povinen vydat potvrzení o zaměstnání zaměstnanci nejpozději v den, kdy
zaměstnanci pracovní poměr končí. Zaměstnavatel nesmí vázat vydání potvrzení
o zaměstnání na splnění či existenci dalších skutečností ze strany zaměstnance,
jako např. navrácení zapůjčených předmětů, úhradu způsobené škody nebo nákladů apod.
Potvrzení o zaměstnání je pro samotného zaměstnance významným dokumentem, kterým zaměstnanec prokazuje existenci a délku dřívějšího pracovního
poměru i délku poskytování dávek nemocenského pojištění.
Potvrzení o zaměstnání musí obsahovat:
•
základní údaje o zaměstnání (označení zaměstnavatele),
•
druh vykonávaných prací,
•
dosaženou kvalifikaci (zejména tehdy, jestliže si zaměstnanec kvalifikaci během pracovního poměru zvýšil),
•
dobu, která byla zaměstnanci započtena pro účely dovolené na zotavenou, tj. léta odpracovaná po dosažení 18 let věku (§ 102 odst. 2
zákoníku práce).18)
V potvrzení o zaměstnání vydaném zaměstnavatelem zaměstnanci při skončení pracovního poměru je třeba kromě výše uvedených údajů uvést:
15) Např. zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, nebo zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů.
16) Na základě směrnice ES č. 96/46/EC o ochraně jednotlivců ve vztahu ke zpracování dat
a o volném pohybu osob nelze potvrzení vydat jiné osobě než zaměstnanci, jemuž pracovní poměr
skončil.
17)
Jednotlivé formy skončení pracovního poměru upravuje § 42 zákoníku práce.
18) K
tomu viz Gavlas, M.: Pracovní poměr aneb co by měl vědět každý zaměstnavatel i zaměstnanec.:
Elita Bohemia, Brno 1995, s. 227–228. ISBN 80-901927-0-X.
APLIKOVANÉ PRÁVO 1/2007
23
a)
skutečnosti rozhodné pro posouzení nároků na dávky nemocenského pojištění (především podpůrčí doba, po kterou bylo zaměstnanci
poskytováno nemocenské),
b)
údaje o započitatelné době zaměstnání v I. a II. pracovní kategorii
pro účely důchodového zabezpečení za dobu před 1. lednem 1993,
c)
odpracovanou dobu a další skutečnosti rozhodné pro dosažení nejvýše přípustné expoziční doby (např. pro účely zákona č. 98/1987 Sb.,
o zvláštním příspěvku horníkům),
d)
údaje o srážkách ze mzdy (důvod srážek, v čí prospěch jsou prováděny, jak vysoká je celková částka, která má být sražena, jaká je výše
dosud provedených srážek a jaké je pořadí pohledávek),
e)
údaje o dohodě o setrvání v pracovním poměru po určitou dobu po
vykonání závěrečné zkoušky nebo maturitní zkoušky, popřípadě po
uplynutí doby studia (přípravy), včetně údajů o tom, kdy tato doba
skončí, byla-li tato dohoda uzavřena před 1. červnem 1994,
f)
údaje o výši průměrného výdělku a o dalších skutečnostech rozhodných pro posouzení nároku na mzdové vyrovnání, na podporu v nezaměstnanosti a na podporu při rekvalifikaci.19)
Uvádějí se také údaje o pohledávkách zaměstnavatele vůči zaměstnanci
(např. o povinnosti podle § 143 zákoníku práce o náhradě nákladů za zvýšení kvalifikace).
Nesouhlasí-li zaměstnanec s obsahem potvrzení o zaměstnání, může se
domáhat ve lhůtě tří měsíců ode dne, kdy se o jeho obsahu dověděl, u soudu, aby
zaměstnavateli bylo uloženo přiměřeně jej upravit. Soud sám však nemůže zápočtový list doplňovat nebo upravovat. Kdyby se prokázalo, že zaměstnanci vznikla
v důsledku nesplnění povinnosti ze strany zaměstnavatele škoda, mohl by na něm
vymáhat i náhradu této škody podle ustanovení § 187 odst. 2 zákoníku práce.20)
Povinnost vydat písemnosti
Při skončení pracovního vztahu je zaměstnavatel povinen osobní údaje
o svém bývalém zaměstnanci zlikvidovat, jakmile pomine účel, pro který byly zpracovány. Zvláštní zákony, např. zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, stanoví výjimky
a příslušnou dobu archivace.
Pokud jsou tyto osobní údaje uvedeny na písemnostech, které náležely nebo
jsou spojeny s osobou zaměstnance, zaměstnavatel mu je při skončení pracovního poměru vydává. Zpravidla půjde o osobní dotazník, životopis, kopie či originály vysvědčení, diplomů, potvrzení o zdravotním stavu, výpis z trestního rejstříku
apod.
Pokud by zaměstnavatel, popřípadě jeho zaměstnanci z hlediska zákona
o ochraně osobních údajů bezdůvodně shromažďovali osobní údaje o svých bývalých zaměstnancích, dopouštějí se přestupku, za což jim hrozí pokuta ve správním
19)
§ 3 nařízení vlády č. 108/1994 Sb., kterým se provádí zákoník práce a některé další zákony.
Blíže k tomu viz Jakubka, J.: Zákoník práce, chyby a problémy ke sporným případům. Grada
Publishing, Praha 2000, s. 104–105. ISBN 80-7169-984-5.
20)
24
APLIKOVANÉ PRÁVO 1/2007
řízení, popřípadě náhrada újmy, která bývalému zaměstnanci vznikla. Je proto
ve vlastním zájmu každého zaměstnavatele, aby po skončení pracovního poměru
zaměstnance uchovával co nejméně jeho osobních údajů, a to pouze pokud zvláštní
zákon stanoví výjimky, například pro účely uplatňování práv v občanském soudním řízení, trestním řízení či správním řízení.21)
Seznam použité literatury / References
D’Ambrozová, H.: K některým povinnostem zaměstnavatelů při ochraně osobních
údajů. Mzdy a personalistika 9/2004.
Gavlas, M.: Pracovní právo. 2. vyd. Masarykova univerzita, Brno 2004. 671 s. ISBN
1081-284-2004.
Gavlas, M.: Pracovní poměr aneb co by měl vědět každý zaměstnavatel i zaměstnanec. Elita Bohemia, Brno 1995. ISBN 80-901927-0-X.
Jakubka, J.: Zákoník práce, chyby a problémy ke sporným případům. Praha: Grada
Publishing 2000, ISBN 80-7169-984-5.
Jouza, L.: Pracovní posudek nebo informace o zaměstnanci? Právní rádce 4/ 2004.
Maštalka, J.: Co a k čemu je osobní údaj? Daně a právo 4/2002.
Matoušová, M.: Jak plnit povinnosti při zpracování osobních údajů, Řízení školy,
č. 5/2005.
Zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a změně některých zákonů.
Zákon č. 65/1965 Sb., dřívější zákoník práce.
Zákon č. 262/2006 Sb., platný zákoník práce.
Věstník ÚOOÚ 3/ 2001 – K problémům z praxe – č. 1/2001.
http://europa.eu.int/index_cs.htm
http://europa.eu.int/eur-lex/lex/cs/index.htm
Klíčová slova
Zaměstnanec, zaměstnavatel, osobní data, ochrana osobních dat, osobní
údaj, citlivý údaj, anonymní údaj, personální evidence, pracovní posudek, potvrzení o zaměstnání.
Keywords
Employee, employers, personal data, protection of personal data, personal
datum, delicate datum, anonymous datum, personal evidence, credentials on his or
her work activities, certicate of emloyment.
21) Viz Jouza, L.: Pracovní posudek nebo informace o zaměstnanci? Právní rádce 4/2004, s. 34
a násl.
APLIKOVANÉ PRÁVO 1/2007
25
•••
Miroslav Pindeš
Employee’s Personal Data Protection
The Bill of Fundamental Rights and Freedoms guarantees everybody the right
for protection from unauthorized collection, publication or other abuse of their personal
data. This constitutional principle is elaborated by Act No. 101/2000 on personal data
protection.
Prior to the formation of employment relation and during the validity thereof, the
employer may collect only such personal data about their future employees/employees
as are directly related to their employment and with their consent. However as soon as
the employment relation is over, it is the employer’s duty to return the data collected
to the employee. The employer may only keep personal data after the termination of
employment for purposes of statistic information for the state, scientific purposes and
archiving. When the data is being used for these purposes, it is necessary to protect
those concerned from unauthorized interference with private and personal life and the
data must be rendered anonymous. All employer’s staff processing personal data and
working with personal data of other staff are obligated to remain silent which obligation
remains in existence even after their employment is terminated.
After termination of employment the employer may, upon employee’s request,
provide credentials on his or her work activities. The employee always receives a certificate of employment which is a proof of existence and duration of the employment and
of payments towards health insurance.
26
APLIKOVANÉ PRÁVO 1/2007