Základní práce s tabulkami

Základní práce s tabulkami
Reg. č. CZ.1.07/1.3.44/02.0022
EXCEL
Vytvořte svůj první sešit
Obsah semináře
• Přehled: Tvorba pracovního sešitu
• 1.lekce : Co je to sešit
• 2.lekce : Vložení dat
• 3.lekce: Editace dat a revize sešitu
Přehled: Vytvoření sešitu
•Byli jste požádáni o zpracování sešitu v
Excelu, ale neznáte tento program a zajímá vás
jak vlastně funguje.
•Díky dnešnímu semináři se to dozvíte.
Cíle semináře
• Vytvoření nového sešitu.
• Zadávání textu a čísel.
• Editace textu a čísel.
• Vložení a smazání řádků/sloupců v sešitu.
1.lekce
Co je to sešit?
Co je to sešit?
Excel po startu?
•Po spuštění Excelu uvidíte velikou
prázdnou mřížku. Tato mřížka je
označena na horní straně písmeny a
levé číslicemi. Dále pak ve spodní části
záložky nazvané List1, List2, List3.
•Nyní se seznámíme s některými
základními možnostmi, které nám
Excel nabízí.
Sešity a listy
•Když spustíte Excel, zároveň tím
otevřete soubor, který se jmenuje Sešit.
Každý nově otevřený sešit obsahuje 3
listy podobně jako papírový sešit. Data
tedy zapisujeme do jednotlivých listů v
sešitech.
Prázdný list v novém sešitu.
Jméno pracovního listu najdeme na záložce ve spodní
části okna: List1, List2, List3. Mezi jednotlivými listy
můžeme přepínat kliknutím na příslušnou záložku.
Sešity
a listy
1. První sešit, který otevřete se automaticky
pojmenuje jako Sešit1. Toto pojmenování zůstane
do té doby, než jej přejmenujeme.
2. Záložky jednotlivých listů najdeme ve spodní části
sešitu.
Prázdný list v novém sešitu.
Přejmenováním jednotlivých listů sešitu nám pomůže
při orientaci v dokumentu.
Sešity a listy
•Sešit samozřejmě nemusí obsahovat
jen 3 listy. Jednotlivé listy můžeme
přidávat, ale také odebírat dle naší
potřeby.
Prázdný list v novém sešitu.
Pro pohyb mezi jednotlivými listy nám mohou dobře
posloužit i klávesové zkratky
Sešity a listy
•Může nastat situace, kdy potřebujete
otevřít nový čistý sešit. To provedete s
pomocí hlavní nabídky Soubor,
kliknutím na položku Nový a následně
na Prázdný sešit.
Otevření nového sešitu
Sloupce, řádky a buňky
Sloupce, řádky a buňky jsou to, co dělá z tabulkového
procesoru tabulkový procesor. Jsou podstatou a
stavebním kamenem Excelu.
•Každá buňka je součástí jednoho
sloupce a jedné řádky.
Sloupce a řádky
Sloupce, řádky a buňky
Sloupce a řádky mají tzv. hlavičku:
1. Sloupce jsou značeny alfabeticky na horní řádce
2. Řádky jsou značeny numericky na levé straně
listu.
Sloupce a řádky
Sloupce, řádky a buňky
•Prvních 26 sloupců je označeno
písmeny od A do Z. Každý nový list
obsahuje 256 sloupců. Po sloupci Z
následují označení v párech AA až AZ jak
vidíme na obrázku.
Hlavičky řádků jsou značeny od 1 do 65536.
Hlavičky řádků a sloupců
Sloupce, řádky a buňky
•Abecední označení sloupců a číselné
označení řádků nám říká, kde se zrovna
v pracovním listu pohybujeme.
Hlavičky řádků a sloupců
Hlavičky jsou kombinovány do do adres jednotlivých
buněk. Na pracovním listu je 16 777 216 buněk, byli
bychom tedy ztraceni, pokud bychom neměli jejich
unikátní označení.
Data putují do buněk
•Buňky jsou místa v dokumentu, kde
začneme se zadáváním dat..
Aktivní buňka je
ohraničena černě.
Data putují do buněk
Otevřete si nový sešit. Všimněte si, že buňka v levém
horním je ohraničena černě. Ohraničení nám značí,
kde naše data najdou své místo.
Aktivní buňka je
ohraničena černě.
Data můžeme zadávat do libovolné buňky jestliže na
ni klikneme. Ovšem pro úspěšný začátek je vhodné
použít levý horní roh dokumentu.
Data putují do buněk
Jakmile zvolíme kteroukoliv buňku, ta se označí a
Excel nám ukáže její souřadnice.
Aktivní buňka je
ohraničena černě.
Data putují do buněk
Například, když zvolíme buňku ve sloupci C řádku 5:
1. Označí se sloupec C.
2. Označí se řada 5.
3. Aktivní buňka je pojmenována v levém horním
rohu aplikace.
Buňka C5 je zvolena a je
aktivní.
Data putují do buněk
Zvolená buňa je označena černě a je známa pod
odkazem C5. C5 značíme tedy odkaz na buňku.
Odkaz na aktivní buňku můžeme vidět v poli s
názvem.
Buňka C5 je zvolena a je
aktivní.
Data putují do buněk
Předešlé informace jedou ta důležité, když se
pohybujeme v horní části dokumentu. Ale jak se při
práci pohybujeme v dokumentu níž a níž, tak mohou
být informace o buňkách velmi užitečné.
Buňka C5 je zvolena a je
aktivní.
Je také důležité znát označení buňky, když chceme
někomu sdělit, kde se důležitá data na listu nacházejí.
Cvičení
1. Přejmenujte list v novém sešitu.
2. Přepněte se na z jednoho listu na druhý pomocí záložek
3. Aplikujte barvu na záložku listu.
4. Přidejte, přesuňte a vymažte list(y).
5. Zkontrolujte odkaz na buňku a zkuste použít pole s odkazem na
buňku.
6. Uložte sešit.
Test 1, otázka 1
•Potřebujete nový Sešit. Jak jej vytvoříte? (Vyberte
správnou odpověď)
1.
2.
3.
V nabídce Vložit, klikneme na Sešit.
V nabídce Soubor, klineme na Nový sešit.
V nabídce Vložit, klikneme na Sešit
Test 1, Otázka 1: Odpověď
1. V nabídce Soubor, klineme na Nový sešit.
Test 1, otázka 2
•Okénko odkaz na buňku nám ukazuje obsah aktivní buňky.
(Vyberte správnou odpověď.
1.
2.
ANO
NE
Test 1, otázka 2: Odpověď
•NE
Odkaz na buňku nám ukáže souřadnice aktivní buňky. Také můžeme tento odkaz přepsat
a Excel nám označí buňku v udaných souřadnicích.
Test 1, otázka 3
•V novém sešitu musíme začít pracovat v buňce A1. (Vyberte
správnou odpověď)
1.
2.
ANO
NE
Test 1, otázka 3: odpověď
•NE
Mámě volnou ruku při tvorbě nového sešitu. Mlžeme začít kdekoliv na pracovním listu.
Doporučeno je začít co nejblíže levému hornímu rohu tabulky, kvůli přehlednosti.
2.lekce
Zadávání dat
Zadávání dat
•Do buněk můžeme zadávat dva
zadávat dva základní typy dat:
•čísla a text
Excel můžeme použít pro
zadávání různých typů dat.
•Excel můžeme použít např. pro tvorbu
rozpočtu, práci s daněmi, tvorbu
tabulek sportovních výsledků a mnoho
dalšího.
•Osobní a profesionální použítí je
takřka neomezené.
Začněme s popisem sloupců a řádek
•Než začneme zadávat data, je dobré,
popsat si jednotlivé sloupce tabulky, aby
byla tabula srozumitelná pro každého
čtenáře a hlavně abychom se v ní sami
vyznali, až budeme v budoucnu dělat
úpravy.
•Samozřejmostí je i popis řádků.
List s popiskami sloupců a
řádek.
Začněme s popisem sloupců a řádek
•Na obrázku:
1. Popisky sloupců odpovídají měsícům v roce.
2. Jako popisky řádků jsou použity názvy firem.
List s popiskami sloupců a
řádek.
Začněme s popisem sloupců a řádek
Tento list ukazuje, zda se zástupce z každé jednotlivé
společnosti zúčastnil měsíční pracovní porady.
List s popiskami sloupců a
řádek.
Začátek zadávání
•Řekněme, že vytváříme seznam prodejců. Tento seznam
bude obsahovat datum prodeje a množství pro každého
jednotlivého obchodníka. Budeme tedy potřebovat tyto
názvy sloupců : Jméno, Datum a množství.
Stisknutím TAB nebo Enter
se pohybujete z buňky do
buňky
Začátek zadávání
•V tomto případě nepotřebujeme popisky
řádek. Jimi budou samotné jména prodejců.
•Do buňky B1 zapíšeme „Datum“ a stiskneme
TAB. Dále pak zapíšeme „Počet“ do buňky C1.
Stisknutím TAB nebo Enter
se pohybujete z buňky do
buňky
Začátek zadávání
•Poté co zapíšeme popis sloupců,
klineme do buňky A2, abychom mohli
začít zapisovat jména prodejců.
•Napíšeme jméno prvního a stiskneme
ENTER, abychom se posunuli o jednu
buňku dolů na pozici A3. Zapíšeme další
jméno atd.
Stisknutím TAB nebo Enter
se pohybujete z buňky do
buňky
Zadání datumu a času
•Pro zadání data do sloupce B,
použijeme klasický datumový zápis
16.7.2011. Oddělení dnů, měsíců a roků
provedeme zápisem tečky. Excel o
Text se zarovnává doleva a
datum doprava
Zadání datumu a času
Když potřebujeme zadat čas, použijeme též
standardní evropsků zápis např. 16:00.
Text se zarovnává doleva a
datum doprava
Tip: Pro zadání dnešního data stačí v aktivní buňce
stisknout CTRL a středník ; . Pro čas CTRL a dvojtečku
:.
Zadáváme čísla
•Množství prodejů ve sloupci C
zapíšeme se symbolem Kč. Excel tak
automaticky detekuje, že v buňce má
použít číslo ve formátu měny.
Excel zarovná čísla na
pravou stranu buněk
Zadáváme čísla
•Ostatní čísla – jak je zadávat?
• Pokud chceme do buněk zadávat zlomky,
použijeme následující syntaxi 1 1/8 (jedna a jedna
osmina)
Excel zarovná čísla na
pravou stranu buněk
• Pokud pro samostatný zlomek použijeme zápis ¼
bez úvodní nuly, Excel jej nahradí nesprávně číslem
1,4. Aby byl zápis pochopen správně, musíme
předřadit zlomku 0.
Zadáváme čísla
•Ostatní čísla – jak je zadávat?
• Záporná čísla uzavíráme do závorek. Jakmile
zadáme (100), Excel zobrazí -100.
Excel zarovná čísla na
pravou stranu buněk
Cesta k rychlému zadání dat
•Here are two timesavers you can use to
enter data in Excel:
AutoFill. Enter the months of the year, the days of
the week, multiples of 2 or 3, or other data in a
series. As the animation shows, you type one or
more entries, and then extend the series.
Animation: Right-click, and click Play.
A quick way to enter data
Cesta k rychlému zadání dat
•Máme dvě možnosti jak ušetřit čas při
zadávání hodnot v Excelu:
Automatické vyplnění. Zadávání roků, dnů v týdnu,
násobky 2 nebo 3, nebo další řady čísel. Stačí zadat 1
nebo 2 čísla v řadě a zbytek neacháme doplnit
Excelem.
Cesta k rychlému zadání
dat
Cesta k rychlému zadání dat
•Druhá možnost je:
Automatické dokončení. Když zadáváme data, která
jsme již do dané tabulky jednou zapsali, Excel nám
nabídne automatické doplnění hodnoty. Stačí jen
vybrat ze seznamu a stisknout enter.
Cesta k rychlému zadání
dat
Návrh na testování
1. Zadávání dat do buněk s pomocí Enteru a TAB.
2. Oprava chyb při psaní.
3. Zadávání datumu a čísel.
4. Použití Automatického vyplnění.
5. Použití automatického doplnění hodnoty.
6. Oprava textu, který je pro buňku příliš dlouhý
Test 2, Otázka 1
•Stisknutím klávesy ENTER se aktivuje buňka napravo od
aktuální. (Vyberte správnou odpověď)
1.
2.
ANO
NE
Test 2, otázka 1: odpověď
•NE
ENTER aktivuje buňku níže od aktuální. TAB aktivuje buňku napravo od aktuální.
Test 2, Otázka 2
•Pro zapsání zlomku ¼ do buňky musíme první napsat
______. (Vyberte z možností)
1.
2.
3.
Jedna.
Nula.
Znaménko mínus.
Test 2, Otázka 2: Odpověď
•Nula.
0 ¼ je správný zápis. Jinak Excel vyhodnotí obsah buňky nesprávně.
Test 2, otázka 3
•Abychom zapsali řadu měsíců v roce aniž bychom museli
vypisovat celou řadu názvů měsíců, použijeme jakou z
následujících funkcí?
1. Automatické doplnění.
2. Automatické vyplnění.
3. CTRL+ENTER.
Test 2, otázka 3: odpovvěď
•AutoFill.
Use AutoFill to complete lists that you’ve begun, such as days, weeks, or times tables.
3. lekce
Editace dat a kontrola listů
Editace dat a kontrola listů
•Everyone makes mistakes sometimes,
and sometimes data that you entered
correctly needs to be changed later on.
Sometimes the whole worksheet
needs a change.
Edit data, insert columns,
and insert rows.
•In this lesson we'll learn how to edit
data and how to add and delete
worksheet columns and rows.
Editace dat
•Řekněme, že se spleteme při zadávání
jmen. V buňce A2 naší tabulky má být
jiné jméno. Nyní jme odhalili chybu a
musíme ji opravit.
Dvě možnosti jak zvolit
buňku
Editace dat
•Potřebujeme označit buňku. Jsou dvě
možnosti, jak to udělat:
1. Dvojitým kliknutím na buňku
2. Kliknutím na buňku a zápisem do příkazové řádky.
Dvě možnosti jak zvolit
buňku
Editace dat
•Kterou metodu použít?
•To zaleží na vašem pohodlí. Vyberte si tu, která
vám vyhovuje. Výsledek bude stejný.
Two ways to select a cell
Jakmile editujeme data ve více buňkách, můžeme
nechat kurzor na příkazové řádce a v tabulce se
pohybovat pomocí šipek na klávesnici. Dosáhneme
tím vyšší efektivity a tím i kratšího času při opravě
stávajících a zadávání nových buněk.
Editace dat
•Jak je ukázáno na obrázku, jakmile
zvoláte buňku:
3. Stavový řádek nám napíše že je v režimu Edit.
Jestliže nevidíme stavový řádek, můžeme si jej
zapnout v nabídce zobrazení.
Stavový řádek ukazuje
Editační mód.
Editace dat
•Když je sešit v editačním módu, nelze
použít některé příkazy, proto jsou v
nabídkách zašedlé.
Co můžeme v Edit módu dělat?
Psát písmena a číslice
Mazat v aktivní buňce
Stavový řádek ukazuje
Editační mód.
Editace dat
•Je možné též přepisovat v textu aktivní
buňky podobně jako při psaní v aplikaci
Word.
Stavový řádek ukazuje
Editační mód.
Editace dat
•Jakmile budeme mít opravu buňky
hotovou, nesmíme zapomenout
stisknout ENTER, aby změny zůstaly v
platnosti.
Stavový řádek ukazuje
Editační mód.
Odstranění formátování dat
•Nemilé překvapení! Někdo jiný upravil
náš sešit a doplnil některá data. Také se
mu podařilo změnit formátování buněk
a text v nich je teď silným písmem a
červeně, což se nám nelíbí.
Formátování v buňce
zůstává i při přepsání
hodnoty
•Důvod změny byl takový, že prodejce
vytvořil nadprůměrný zisk, ale změnou
objednávky se zisk výrazně snížil a my
nechceme, aby byl zvýrazněný.
Odstranění formátování dat
•Opravme tuto chybu.
1. Originální číslo je červené a silné
2. Smažeme hodnotu buňky (DEL).
3. Zadáme nové číslo. Ale…..červené a silné. Proč?
Formátování v buňce
zůstává i při přepsání
hodnoty
Co s tím?
Odstranění formátování dat
•Stalo se to, že jakmile se změní
formátování buňky, tak jej nesmažeme
spolu s obsahem. Je tedy potřeba
smazat i formátování buňky, abychom
se zbavili červeného silného písma.
Formátování v buňce
zůstává i při přepsání
hodnoty
•Dokud to neuděláme, tak formátování
buňky nám bude komplikovat práci.
Odstranění formátování dat
•Abychom se zbavili formátování,
použijeme nabídku Smazat formát.
•Můžeme též použít příkaz Smazat vše.
Vyčistí buňku i s obsahem.
Odstranění formátu buněk
Vložení řádků a sloupců
•Po zadání dat do tabulky se může stát,
že nám bude chybět sloupec, který má
obsahovat důležitou informaci.
•Případně zapomeneme na řádek, který
je důležitý.
•Není potřeba začínat od začátku.
Přidání řádků a sloupců je
jednoduché
Vložení řádků a sloupců
•Přidání jednoho sloupce provedeme v
nabídce Vložit. Klikneme na buňku
vpravo od místa vložení a přidáme nový
sloupec.
•Chceme-li přidat sloupec mezi B a C,
klineme na libovolnou buňku ve sloupci
C a přidáme potřebné sloupce.
Přidání řádků a sloupců je
jednoduché
Vložení řádků a sloupců
•Pro přidání řádku, je postup podobný.
Akorát musíme zvolit buňku ne vpravo,
ale na řádku pod vložením.
•Například vložení řádky mezi 4 a 5,
klineme na řádek 5 a přidáme potřebné
řádky.
Přidání řádků a sloupců je
jednoduché
Vložení řádků a sloupců
•Jak je vidět na animaci, Excel přidá
řádku nebo sloupec a posune označení
a příslušný počet přidaných řad a
sloupců.
Animation: Right-click, and click Play.
Přidání řádků a sloupců je
jednoduché
Vložení řádků a sloupců
•Označení sloupců v abecedním
pořádku zůstane zachováno a číselná
řada řádků také.
Přidání řádků a sloupců je
jednoduché
Návrh na testování
1. Editace dat.
2. Smazání formátování buněk.
3. Práce v editačním módu.
4. Přidání řádků a sloupců.
Test 3, otázka 1
•Bychom smazali formátováno buňky, musíme: (Vyberte
správnou odpověď)
1.
2.
3.
Smazat obsah buňky.
Použít nabídku Formát.
Použít nabídku Editace.
Test 3, otázka 1: Odpověď
•Použít nabídku Editace.
Kliknout na Smazat ….Formát.
Test 3, otázka 2
•Pro přidání sloupce, klikneme na buňku napravo od místa
přidání.
1.
2.
ANO
NE
Test 3, Otázka 2: Odpověď
•ANO
Pak na nabídku Vložit a Sloupec.
Test 3, otázka 3
•Pro přidání nového řádku klineme označíme buňku nad
řádkem přidání.
1.
2.
ANO
NE
Test 3, otázka 3: Odpověď
•NE
Musíme označit buňku pod místem přidání.
Děkuji za pozornost
Eduard Gratzl