attachment_id=6092

Řízení vzdálených pracovníků
O Lektorovi
Ing. Michal Martoch
Konzultant a lektor pro práci a vzdělávání
na dálku, specialista na talent management
Tel: 604 372 052
Email: michal.martoch@ pracenadalku.cz
Web: www.pracenadalku.cz
Jak to chodí u nás
Jak pracujeme na dálku:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Používáme online kancelář Google Apps
Komunikujeme přes videokonference a telekonference
Sdílíme své pracovní plochy počítače
Vzděláváme se na dálku přes webináře a elearning
Všechny data uložena v cloudu (dostupná odkudkoliv)
Pro práci používáme notebooky a smart phone
Máme vysokorychlostní internet / internet v mobilu
Pracujeme převážně projektově s jasnou vazbou na výsledky a produktivitu
Pracujeme kdekoliv (v domácí pracovně, kanceláři, vlaku, u zákazníka)
95% komunikace se zákazníky probíhá vzdáleně
Vidíme se fyzicky každých 4-6 týdnů
Jak to chodí u nás
Co nám to dává:
•
•
•
•
•
•
•
•
100% nezávislost na místě
Každý pracovník si organizuje svůj vlastní čas
Nízké náklady na kanceláře a cestování
Vyšší produktivita práce a motivace pracovníků
Minimální nemocnost
Spolupráce s kýmkoliv a odkudkoliv (vzdálení odborníci, maminky, ZTP)
Šetříme svůj čas a proto máme více prostoru pro rodinu a koníčky
Možnost pracovat na zajímavých věcech a pro kohokoliv na světě
Jak začít pracovat na dálku v organizaci z pohledu manažera
•
Ideálně začněte auditem procesů a nákladů organizace
•
Vytipujte oblasti s největším potenciálem úspor / nefinančních přínosů
vyplývajících z podpory práce na dálku
•
•
Identifikujte potenciální problémy a rizika a najděte pro ně řešení
•
•
Najděte v organizaci příznivce myšlenky
Komunikujte napříč organizací vaše záměry a vysvětlete důvody PROČ a
dále přínosy pro organizaci i pracovníky
Nastavte pravidla pro práci na dálku či práci z domova a
zaveďte vhodný podpůrný software a hardware
•
•
•
Proveďte pilotní ověření s příznivci
Začněte s plošným zaváděním až po pilotním ověření
Proškolte všechny uživatele (fyzicky, vzdáleně nebo automaticky pomocí
návodů a video školení)
Mini audit současných firemních procesů a nákladů
PŘEDSTAVTE SI NĚKTEROU Z VAŠICH BRIGÁD NEB PRACÍ:
•
•
•
•
•
•
Produktivita práce
Porady a schůzky
Komunikace a telefonování
Vzdělávání a sebevzdělávání
IT infrastruktura
Emaily a ukládání firemních dat a dokumentů
www.pracenadalku.cz/ebook
www.pracenadalku.cz/ebook
Produktivita práce
1. Míváte obavy, jestli se zaměstnanci skutečně věnují práci?
2. Umíte vyhodnotit produktivitu práce svých jednotlivých zaměstnanců?
3. Mívají vaši pracovníci po práci pocit, že daný den nestihli nic udělat?
4. Máte softwarové nástroje pro zadávání a kontrolu odvedené práce?
5. Stává se vám ve firmě často, že nemůžete najít nějaká potřebná data?
6. Můžete si kdekoliv mimo firmu otevřít vnitro firemní data/dokument?
7. Používáte ve velkém počtu Excel tabulky namísto různých databází?
8. Máte řadu administrativních nebo jiných
činností, které se často opakují dokola?
9. Máte tyto administrativní činnosti
„automatizované“ s využitím softwaru (ERP, CRM,
vlastní databázové aplikace na míru, apod.),
nebo zde máte rezervy?
Porady a schůzky
10. Kolik hodin týdně věnujete poradám a jejich přípravě?
- z toho kolik hodin týdně (kumulativně) musíte vy a spolupracovníci na tyto porady
cestovat (na centrálu nebo do pobočky)?
11. Kolik hodin týdně (kumulativně) se účastníte vy nebo vaši zaměstnanci schůzek
se zákazníky nebo dodavateli?
- z toho kolik hodin týdně musíte na tyto schůzky fyzicky cestovat?
12. Kolik dnů do roka míváte velké celofiremní porady a kolik zaměstnanců se
těchto velkých porad účastní?
13. Používáte pro porady a schůzky telekonference nebo videokonference?
14. Používáte ve firmě sdílené plánovací kalendáře pro schůzky?
15. Stává se často, že někdo nemůže najít kontakt na nějakou osobu
(spolupracovník, dodavatel, zákazník)?
16. Trápí vás vysoké náklady na cestování (benzín, nákup/leasing aut, čas
pracovníků na cestě) a chtěli byste je snížit?
Komunikace a telefonování
17. Jaké máte náklady na telefonování měsíčně na celou firmu/ na 1 zaměstnance?
18. Trápí vás vysoké náklady za telefonování?
19. Používáte videokonference pro komunikaci uvnitř firmy?
20. Používáte chat pro komunikaci uvnitř firmy?
21. Používáte vzdálenou (sdílenou) plochu pro komunikaci uvnitř firmy?
22. Máte okamžitý přehled o tom, zda je váš kolega na pracovišti/k dispozici, aniž
byste mu museli telefonovat nebo psát email?
Komunikace a telefonování
23. Používáte videokonference pro komunikaci se zákazníky nebo dodavateli?
24. Používáte chat pro komunikaci se zákazníky nebo dodavateli?
25. Používáte vzdálenou (sdílenou) plochu počítače při komunikaci se zákazníky
nebo dodavateli?
26. Komunikujete ve firmě s kolegy/experty/klienty/partnery ze zahraničí?
27. Musí se do firmy osoby ze zahraničí často dostavovat fyzicky, nebo vy k nim?
28. Trápí vás vysoké náklady, se kterými jsou tyto zahraniční cesty spojeny, a chtěli
byste je snížit? (cestovní náklady, čas na cestě, ubytování, stravné)
Vzdělávání a sebevzdělávání
29. Kolik hodin za měsíc se průměrně 1 pracovník ve firmě vzdělává fyzicky (klasické
školení/seminář)?
- z toho kolik hodin se realizuje přímo v místě jeho pracoviště?
- z toho kolik hodin musí cestovat mimo firmu nebo do jiné pobočky?
30. Kolik hodin za měsíc se průměrně 1 pracovník ve firmě sebevzdělává přes
elearning?
31. Kolik hodin za měsíc se průměrně 1 pracovník ve firmě vzdělává přes
videokonference?
32. Školíte své zákazníky a dodavatele fyzicky?
33. Umožňujete vašim zákazníkům a dodavatelům sebevzdělávání přes elearningu?
34. Školíte své zákazníky a dodavatele přes videokonference?
35. Jaké náklady měsíčně vyžaduje vzdělávání pracovníků?(odběratelů, zákazníků)
36. Chtěli byste snížit náklady na školení vašich pracovníků?
37. Aplikujete ve firmě principy vzájemně se učící organizace?
IT infrastruktura
38. Zálohujete pravidelně data v počítačích zaměstnanců?
39. Zálohujete pravidelně servery?
40. Používáte ve firemním emailu antivirus a antispam?
41. Používáte na firemních počítačích pro zabezpečení firewall?
42. Provádíte pravidelně nezávislý bezpečnostní IT audit?
43. Máte data na serverech šifrovaná?
44. Máte data zálohovaná na více serverech?
45. Máte ve firmě servery fyzicky chráněné?
IT infrastruktura
46. Provádíte automaticky aktualizace bezpečnostních záplat na serveru i lokálních
počítačích zaměstnanců?
47. Máte ve firmě 24/7 k dispozici pohotovostní tým bezpečnostních expertů?
48. Jaké máte náklady na provoz vlastního serveru v současné době včetně ceny
serveru, ceny za licence, elektrické energie, mzdy správce, apod.?
49. Používáte VPN při vzdáleném přístupu?
50. Mají pracovníci k dispozici firemní notebook?
51. Mají pracovníci k dispozici firemní
smartphony nebo tablety?
52. Mohou zaměstnanci přistupovat do firemní
sítě i se soukromými notebooky, smartphony, tablety?
Emaily a ukládání firemních dat a dokumentů
53. Kolik procent elektronické komunikace tvoří ve firmě e-maily?
54. Jak máte ve firmě uložena data a e-maily v současné době?
( bezplatné e-mailové schránky, vlastní server, v cloudu, jiné)
55. Jaké máte ve firmě náklady na hostovaný email?
56. Používáte ve firmě smartphone) nebo tablety pro přístup k emailům,
dokumentům nebo kalendářům?
57. Jakou máte ve firmě velikost emailové schránky pro 1 uživatele
(málo – pořád musím mazat, mažu jen občas, nejsem nijak omezený)
58. Hledáte ve firmě často nějaké „ztracené“ emaily?
(ano – často, jen občas, ne nikdy)
Emaily a ukládání firemních dat a dokumentů
59. Archivujete ve firmě emaily a komunikaci podle zákonných předpisů?
60. Maji všichni zaměstnanci firmy přístup na svůj email odkudkoliv mimo firmu?
(ano, jen přes VPN, ne)
61. Mají všichni zaměstnanci přístup k firemním datům/ dokumentům odkudkoliv
mimo firmu? (ano, ne, částečně, jiné)
62. Máte možnost spolupracovat se svými kolegy na společných dokumentech
online v reálném čase? (ano, ne, nevím, co je tím myšleno)
63. Stává se vám ve firmě, že máte několik verzí dokumentu a nejste si jisti, která
je aktuální? (ano – často, jen občas, ne nikdy)
Vyhodnocení mini auditu
1) Co nemáte vyřešené vůbec?
2) Co máte naopak vyřešeno výborně?
3) Kde vidíte největší nedostatky nebo příležitosti ke zlepšení?
Jak začít pracovat na dálku ve vaší organizaci?
•
•
Ideálně začněte auditem procesů a nákladů organizace
•
•
Identifikujte potenciální problémy a rizika a najděte pro ně řešení
•
•
Najděte v organizaci příznivce myšlenky
Vytipujte oblasti s největším potenciálem úspor / nefinančních přínosů
vyplývajících z podpory práce na dálku
Komunikujte napříč organizací vaše záměry a vysvětlete důvody PROČ a
dále přínosy pro organizaci i pracovníky
Nastavte pravidla pro práci na dálku či práci z domova a
zaveďte vhodný podpůrný software a hardware
•
•
•
Proveďte pilotní ověření s příznivci
Začněte s plošným zaváděním až po pilotním ověření
Proškolte všechny uživatele (fyzicky, vzdáleně nebo automaticky pomocí
návodů a video školení)
Zamyslete se…
1) Co přinese práce na dálku / z domova pro vaši organizaci?
2) Co může práce na dálku / z domova přinést zaměstnancům vaší firmy?
3) Co může práce na dálku / z domova přinést manažerům vaší firmy?
Nejčastější motivace firem – finanční úspory
•
•
•
snížení nákladů na firemní prostory
•
•
•
•
•
•
snížení nákladů na provoz vozového parku
snížení nákladů na energie
snížení nákladů na cestování k zákazníkům, mezi pobočkami organizace, k
dodavatelům
snížení nákladů na komunikaci mezi zaměstnanci, se zákazníky a dodavateli
snížení nepřítomnosti/nemocnosti pracovníků
snížení fluktuace a nákladů na nábor pracovníků
zvýšení produktivity práce zaměstnanců
zvýšení zisku organizace
Anketa – jaké jsou hlavní finanční motivace vaší firmy?
Vyberte 3 hlavní:
1.
snížení nákladů na firemní prostory
2.
snížení nákladů na energie
3.
snížení nákladů na cestování k zákazníkům, mezi pobočkami organizace, k
dodavatelům
4.
snížení nákladů na provoz vozového parku
5.
snížení nákladů na komunikaci mezi zaměstnanci, se zákazníky a dodavateli
6.
snížení nepřítomnosti/nemocnosti pracovníků
7.
snížení fluktuace a nákladů na nábor pracovníků
8.
zvýšení produktivity práce zaměstnanců
9.
zvýšení zisku organizace
Nejčastější motivace firem – nefinanční
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
zvýšení konkurenceschopnosti organizace
kvalitnější služby pro zákazníky
motivovanější a loajálnější zaměstnanci
maximální využití pracovního času zaměstnanců
zvýšení časové flexibility zaměstnanců s ohledem na potřeby organizace
snadný přístup k odborníkům s vysokou kvalifikací z daleka
„magnet” pro mladé talentované lidí
odstranění rizika nehody při cestování pracovníků
méně stresu z důvodu omezení cestování
možnost zaměstnávat lidi z domova
Anketa – jaké jsou hlavní nefinanční motivace vaší firmy?
Vyberte 3 nejdůležitější:
1.
zvýšení konkurenceschopnosti organizace
2.
kvalitnější služby pro zákazníky
3.
motivovanější a loajálnější zaměstnanci
4.
maximální využití pracovního času zaměstnanců
5.
zvýšení časové flexibility zaměstnanců s ohledem na potřeby organizace
6.
snížení počtu chyb
7.
snadný přístup k odborníkům s vysokou kvalifikací z daleka
8.
„magnet” pro mladé talentované lidí
9.
odstranění rizika nehody při cestování pracovníků
10. méně stresu z důvodu omezení cestování
11. možnost zaměstnávat lidi z domova
Nejčastější motivace zaměstnanců
•
•
•
•
•
•
•
•
Více času na rodinu a své zájmy
Nižší náklady na cestování
Zajištění péče o děti / nemohoucího člena rodiny
Možnost práce i na MD/RD
Větší klid na práci
Nemusí se stěhovat za prací
Možnost organizovat si svůj pracovní a soukromý čas
Silná motivace dát firmě něco navíc (např. vyřídit urgentní práci v neděli večer)
Anketa – jaké jsou hlavní motivace vašich zaměstnanců?
Vyberte 3 nejdůležitější
1.
Více času na rodinu a své zájmy
2.
Nižší náklady na cestování
3.
Zajištění péče o děti / nemohoucího člena rodiny
4.
Možnost práce i na MD/RD
5.
Větší klid na práci
6.
Nemusí se stěhovat za prací
7.
Možnost organizovat si svůj pracovní a soukromý čas
8.
Silná motivace dát firmě něco navíc
Jak začít pracovat na dálku ve vaší organizaci?
•
•
Ideálně začněte auditem procesů a nákladů organizace
•
•
Identifikujte potenciální problémy a rizika a najděte pro ně řešení
•
•
Najděte v organizaci příznivce myšlenky
Vytipujte oblasti s největším potenciálem úspor / nefinančních přínosů
vyplývajících z podpory práce na dálku
Komunikujte napříč organizací vaše záměry a vysvětlete důvody PROČ a
dále přínosy pro organizaci i pracovníky
Nastavte pravidla pro práci na dálku či práci z domova a
zaveďte vhodný podpůrný software a hardware
•
•
•
Proveďte pilotní ověření s příznivci
Začněte s plošným zaváděním až po pilotním ověření
Proškolte všechny uživatele (fyzicky, vzdáleně nebo automaticky pomocí
návodů a video školení)
21 nejčastějších problémů/obav manažerů při práci na dálku
Největší překážka při zavádění práce na dálku
Nedostatečné kompetence liniových manažerů řídit
efektivně vzdálené pracovníky
13 nejčastějších manažerských problémů/obav
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Nedostatečně nastavené a komunikované očekávání a vize
Nepřipravenost komunikačních a organizačních procesů organizace
Obava o zajištění efektivní komunikace mezi pracovníky a pokles produktivity
Obava o narušení firemní kultury
Nízká ochota managementu a zaměstnanců se přizpůsobit
Obava o nedostatek těch "správných" zaměstnanců nebo rozpad týmu
Neznalost talentu a silných stránek pracovníků
Chybějící přehled o výsledcích zaměstnance a neschopnost je definovat
Nedostatečně nastavený systém odměňování kvalitně odvedené práce
Upřednostňování pracovníků v kanceláři na úkor těch „vzdálených“
Chybějící fyzický kontakt se zaměstnanci a pracovním týmem
Problémy s předáváním podepsaných dokumentů a fyzických předmětů
Strach z osobního selhání
6 nejčastějších technických problémů
•
•
•
•
•
•
Zastaralé počítačové vybavení a software
Nepřipravenost IT oddělení na připojení vlastního zařízení zaměstnanců
Nefunkční hardware a software
Nedostatečné počítačové znalosti pracovníků
Obava o ztrátu, odcizení nebo zneužití firemních dat
Riziko selhání internetového připojení
2 speciální problémy
•
•
Neznalost specifických úprav zákoníku práce
Neznalost domácích podmínek pracovníků
Jak na obavy?
•
•
•
Uvědomte si, že už to tak děláte
•
Naučte manažery jasně definovat a měřit
výsledky
•
•
Pomozte manažerům odstranit jejich obavy
•
Odnaučte manažery „emailovat“ ať mohou
skutečně spolupracovat
Bez podpory nejvyššího vedení to nepůjde
Pojmenujte správně obavy a strachy vašich
manažerů
Omezte soutěžení a učte je sdílet znalosti a
spolupracovat
Efektivní řízení vzdálených
pracovníků je nutné znovu
se naučit a současně mít
kvalitní podmínky
21 největších problémů a úskalí zaměstnanců při práci na dálku
21 největších problémů a obav zaměstnanců při práci na dálku
•
•
•
•
•
Problémy s nefunkčním softwarem počítače
Nedostatečné počítačové znalosti
Ztráta počítačových dat
Špatné / nefunkční internetové připojení
Psychická závislost na „chytrém“ telefonu
--------------------
•
•
•
•
•
Nedostatek motivace k práci / odkládání pracovních úkolů
Odbíhání k nepracovnímu čtení na webu, soc. sítím nebo zábavě
Příliš dlouhá pracovní doba
Přehlcení úkoly
Chybějící osobní kontakt s kolegy
21 největších problémů a úskalí zaměstnanců při práci na dálku
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Nedůvěra vedoucího v dostatečný výkon zaměstnance
Ignorace ze strany kolegů a vedoucího
Obavy o povýšení, zvýšení platu nebo prémie
Předávání podepsaných dokumentů a fyzických předmětů
Neschopnost oddělit osobní a pracovní život
Neupravenost a nepořádek
Pocit osamělosti v izolovaném prostředí
Nedostatek prostoru na práci
Obava z vyrušování a schopnosti se soustředit
Nechápavá rodina
Zvýšené náklady na provoz domácnosti (energie, voda, atd.)
Jak začít pracovat na dálku ve vaší organizaci?
•
•
Ideálně začněte auditem procesů a nákladů organizace
•
•
Identifikujte potenciální problémy a rizika a najděte pro ně řešení
•
•
Najděte v organizaci příznivce myšlenky
Vytipujte oblasti s největším potenciálem úspor / nefinančních přínosů
vyplývajících z podpory práce na dálku
Komunikujte napříč organizací vaše záměry a vysvětlete důvody PROČ
a dále přínosy pro organizaci i pracovníky
Nastavte pravidla pro práci na dálku či práci z domova a
zaveďte vhodný podpůrný software a hardware
•
•
•
Proveďte pilotní ověření s příznivci
Začněte s plošným zaváděním až po pilotním ověření
Proškolte všechny uživatele (fyzicky, vzdáleně nebo automaticky pomocí
návodů a video školení)
Komunikujte vizi organizace
•
•
•
•
Práce na dálku nesmí být benefit
Vytvořte vizi, kde má být organizace za 6 měsíců, za 1 rok, za 5 let
Cíl => Práce na dálku je běžnou součástí firemní kultury
Komunikujte vizi tak, aby ji snadno pochopili všichni zaměstnanci
Vysvětlete Proč a Jak
•
•
•
•
•
•
Jasně definujte a vyčíslete finanční i nefinanční přínosy pro organizaci
Popište konkrétní přínosy pro zaměstnance
Řekněte, jak budete kompenzovat případné nevýhody pro zaměstnance
Ukažte na příkladech dobré praxe, kde a jak to funguje jinde
Opakujte to stále dokola
Definujte kroky a časový harmonogram, jak to bude probíhat na manažerské
a jak na zaměstnanecké úrovni a informace zveřejněte
Jak začít pracovat na dálku ve vaší organizaci?
•
•
Ideálně začněte auditem procesů a nákladů organizace
•
•
Identifikujte potenciální problémy a rizika a najděte pro ně řešení
•
•
Najděte v organizaci příznivce myšlenky
Vytipujte oblasti s největším potenciálem úspor / nefinančních přínosů
vyplývajících z podpory práce na dálku
Komunikujte napříč organizací vaše záměry a vysvětlete důvody PROČ a
dále přínosy pro organizaci i pracovníky
Nastavte pravidla pro práci na dálku či práci z domova a
zaveďte vhodný podpůrný software a hardware
•
•
•
Proveďte pilotní ověření s příznivci
Začněte s plošným zaváděním až po pilotním ověření
Proškolte všechny uživatele (fyzicky, vzdáleně nebo automaticky pomocí
návodů a video školení)
Najděte v organizaci příznivce myšlenky
•
Top Management/ ředitel musí práci na
dálku podporovat (ideálně, když jsou
vzorem pro ostatní)
•
•
Hledejte mezi mladou generací
•
Pomohou vám s výběrem, testováním i
zaváděním vhodného softwaru
Hledejte průřezově celou firmou nebo
jedno zkušební oddělení
Svět práce se mění...
„PŘES 40% LIDÍ DO 30 LET DÁVÁ
PŘEDNOST INTERNETU A FLEXIBILITĚ
PŘED PLATEM!“
„70% MLADÝCH LIDÍ NEPOVAŽUJE ZA
NUTNOU FYZICKOU PŘÍTOMNOST V
KANCELÁŘI PRO ODVÁDĚNÍ DOBRÉ
PRÁCE“
Zdroj:
Cisco Connected World Technology Report
www.cisco.com/en/US/netsol/ns1120/index.
html#~2011
SOUHLASÍTE S UVEDENÝM?
Anketa: Máte ve firmě příznivce práce na dálku?
1.
Ano, všichni i s vedením. Právě to chceme co nejdříve
spouštět.
2.
Ano, v podstatě všichni, kromě vedení.
3.
Ano, ale je tam několik odpůrců.
4.
Ano, je to tak polovina lidí.
5.
Jen částečně, většinu lidí o to nemá zájem.
6.
Jen nás jen několik.
7.
Jsem sám, ostatní pracovat na dálku či z domova nechtějí.
8.
Jiná odpověď – napište jaká.
Jak začít pracovat na dálku ve vaší organizaci?
•
•
Ideálně začněte auditem procesů a nákladů organizace
•
•
Identifikujte potenciální problémy a rizika a najděte pro ně řešení
•
•
Najděte v organizaci příznivce myšlenky
Vytipujte oblasti s největším potenciálem úspor / nefinančních přínosů
vyplývajících z podpory práce na dálku
Komunikujte napříč organizací vaše záměry a vysvětlete důvody PROČ a
dále přínosy pro organizaci i pracovníky
Nastavte pravidla pro práci na dálku či práci z domova a
zaveďte vhodný podpůrný software a hardware
•
•
•
Proveďte pilotní ověření s příznivci
Začněte s plošným zaváděním až po pilotním ověření
Proškolte všechny uživatele (fyzicky, vzdáleně nebo automaticky pomocí
návodů a video školení)
Na co nezapomenout při tvorbě pravidel/zásad pro práci na dálku
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Jak budete řídit vzdálené pracovníky nebo projekty?
•
Na co dalšího bychom neměli zapomenout?
Jak budete předávat a kontrolovat práci na dálku?
Jak budete odměňovat vzdálené pracovníky?
Jak zajistíte bezpečnost dat?
Jak budete předávat fyzické dokumenty a předměty?
Jak si budete předávat a sdílet počítačová data?
Jakými nástroji budete komunikovat?
Jak budete nabírat nové lidi?
Jak budete motivovat vzdálené pracovníky?
Jak být v souladu se zákoníkem práce a zbytečně firmu ani pracovníky
neohrozit?
Odlišnosti v řízení na dálku oproti standardnímu řízení v kanceláři
Tváří v tvář
Na dálku
Komunikace s podřízenými a kolegy v rámci 1 kanceláře
Tváří v tvář
• Jednodušší udržování
neformálních vztahů
•
•
•
•
„Brainstorming“ na chodbě, u
oběda či kávy
Některé otázky se lépe probírají
osobně
Schopnost číst neverbální
komunikaci druhých
Lze snadno pracovat s
fyzickými předměty
•
•
Vyrušování ostatními
•
Zbytečné nebo zdlouhavé/nudné
osobní porady
•
Pomalejší schopnost domluvy týmu
u akutních událostí
•
Nedohledatelnost ústních dohod
Snížená schopnost soustředění v
rušné kanceláři
Komunikace s podřízenými a kolegy v rámci 1 kanceláře
Na dálku
• Minimální vyrušování ostatními
• Vysoká schopnost soustředění
• Efektivnější porady - paralelní
komunikace přes chat v
průběhu videokonferencí
•
•
Pořizování videozáznamů
•
Dohledatelnost psaných online
komunikací a dohod
Rychlá schopnost reakce na
akutní problémy
•
Snížená schopnost číst neverbální
komunikací druhých
•
Omezený prostor pro spontánní
setkávání a diskusi
•
Neformální vztahy se nerozvíjí
automaticky, ale je nutné je cíleně
podporovat
•
Omezená schopnost práce s
fyzickými předměty
Anketa: Víte, na co mají talent vaši kolegové/podřízení?
1.
Nevím, ani mě to nezajímá.
2.
Nevím, ale rád bych se to dozvěděl/a.
3.
Vím to jen u některých kolegů, podřízených a
nadřízených, ale neumím to pojmenovat.
4.
Ano vím to u všech kolegů, podřízených i
nadřízených, ale neumím to pojmenovat.
5.
Ano vím to u všech kolegů, podřízených i
nadřízených a umím to PŘESNĚ pojmenovat.
6.
Jiná odpověď – napište do chatu jaká.
Podpora talentu - nevyužitý potenciál pro růst firem
Využívání talentu pracovníků jako nástroj pro práci na dálku
TRADIČNÍ PŘÍSTUP
PŘÍSTUP PODPORUJÍCÍ TALENT
•
•
•
•
•
•
Pracovník zná svůj talent/silné str.
•
Pracovník nezáživné činnosti předává
kolegům, které to baví
•
•
Pracovník využívá svůj potenciál
•
Velký prostor pro vlastní aktivitu
•
•
•
•
Vedoucí nezná talent podřízených
Pracovník nezná své silné stránky
Pracovníci dělá, jen to, na co má
kvalifikaci bez ohledu na to, jestli je v
tom dobrý či nikoliv
Pracovník dělá mnoho nezáživných
činností
Pracovník nevyužívá svůj potenciál
Vedoucí chce mít poslední slovo
Malý prostor pro vlastní aktivitu
Vedoucí zná silné stránky podřízených
Vedoucí podporuje maximální zapojení
talentů a silných stránek pracovníků
Vedoucí dává prostor pro vyjádření
ostatním
Strengthsfinder - test pro nalezení talentu/silných stránek pracovníků
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Gallup a Donald O. Clifton, Ph.D.
40 let výzkumu
Synoptická spojení v mozku
Online test = > 34 talentů (ze stovek)
Pouze 5 nejsilnějších talentů
Nekonečné množství kombinací
Personalizovaný výsledek
50 tipů a doporučení
Využití výsledků SF
Více o testu: www.silnestranky .cz/testy.aspx
Anketa: Víte přesně, co podřízení/kolegové dělají každý den v práci?
1.
Nevím to u nikoho.
2.
Vím to jen u některých a to pouze částečně.
3.
Vím to jen u některých, ale u nich do hloubky.
4.
Vím to u všech, ale pouze částečně.
5.
Vím to u všech naprosto přesně do hloubky.
6.
Vím to naprosto přesně. Každý mi musí dávat
naprosto přesný pracovní report. Namátkově
pracovníky kontroluji.
7.
Jiné – jaké?
Zadávání, kontrola a předávání vykonané práce a výsledků
Tváří v tvář
• Používání flipchartu nebo jiné
•
Často jen ústní zadání – nejasností v
zadání
Sledování postupu práce přes
„rameno“
•
•
Chybí promyšlené písemné zadání
Neformální diskuse u kávy či
oběda o realizaci úkolu
•
Není jednoduchá online kontrola nad
aktuálním stavem realizace
•
Chybí zpětný písemný přehled o
realizovaných úkolech jedince
•
Menší důraz na měření výsledků
jedince
vizualizace
•
•
Častější chyby v dodaných
výsledcích
Zadávání, kontrola a předávání vykonané práce a výsledků
Na dálku
• Zadání musí být naprosto přesné
• Méně často dochází k dodání
špatného výsledků
•
Zaměření na konkrétní výsledky
pracovníka
•
Kontrola plnění v reálném čase v
rámci online checklistů
•
Jasný přehled o historií úkolů
daného pracovníka
•
V případě špatně odvedeného
úkoly „vychladnutí“ vedoucího
•
Omezená možnost slyšet aktuální
hovory ostatních a tím pomoci
•
Horší způsob fyzické vizualizace
Způsoby odměňování vzdálených pracovníků
•
•
•
•
Standardně jako v kanceláři
Úkolově
Podle výkazů hodin
Podílově na zakázce
Tipy pro nastavení systému odměňování kvalitně odvedené práce
•
•
Nespravedlivě nastavený systém demotivuje ty nejlepší
Stanovte si jasná kritéria pro odměňování a měření výkonu
•
•
•
•
•
Na základě výsledků
Jasně komunikujte očekávání v návaznosti na výši odměny
Nediskriminujte (pozitivně ani negativně)
Odstraňte překážky vytvářející neobjektivní nerovnosti
•
•
•
•
Na základě odpracovaných hodin (pevná část + prémie)
za stejnou práci má starší pracovník i bez vyšší kvalifikace více peněz
nově nastupující pracovníci mají vyšší plat než současní
Nebojte se rozloučit s pracovníky, kteří se nechtějí přizpůsobit
Personální audit
Tipy na úspěšné řízení pracovníků na dálku
•
•
•
•
Důvěřujte svým pracovníkům
•
Pokud máte pochybnosti, používejte:
Komunikujte s pracovníky otevřeně
Jakékoliv pochybnosti s pracovním výkonem ihned řešte, nežijte v domněnkách
Diskutujte s pracovníky pravidelně jejich pracovní výsledky a činnosti včetně
časové náročnosti
•
•
•
Výkazy práce a úkolovníky
Systémy pro projektové řízení
I výkazy práce hodnoťte kriticky => existují lidé, kteří tím umí výborně zakrývat
nicnedělání
Proč výkaz práce?
 Řeší se tím základní obava zaměstnavatelů i zaměstnanců
 Pracovník:
– Uvědomuje si své výsledky a na čem pracoval
– Nemá pocit přetížení nebo tlaku, že málo pracuje
– Má argumenty pro svého šéfa
 Zaměstnavatel:
– Vidí konkrétní činnosti a výsledky podřízeného
– Má důvěru v pracovníka
– Může vhodně rozdělovat úkoly
 Výkaz práce lze podle profese zaměřit na:
– Vykazování odpracovaných hodin (pevný měsíční plat)
– Vykazování měřitelných výsledků (provizní systém)
Výběr pracovníků ze současného týmu a přechod na vzdálenou práci
•
•
•
•
•
•
•
Začněte s nadšenci, kteří mají vhodné podmínky pro vzdálenou práci
Otestujte na nich vhodné pracovní postupy vyhovující vaší organizaci
Měřte jejich výsledky přes a po - dlouhodobě, až opadne první nadšení 
Dejte pracovníkům vhodné nástroje
U každého pracovníka diskutujte jeho osobní důvody, motivaci a možnosti
Nediskriminujte a nedávejte to jako benefit
Nezaměňujte následky a příčiny - je skutečně podprůměrně výkonný
zaměstnanec nevhodný pro vzdálenou práci?
Identifikace pracovníků, kteří nejsou pro vzdálenou práci vhodní
•
•
•
•
•
•
Mají špatné domácí podmínky (např. bydlení v garsonce s malým dítětem)
Jsou neloajální nebo se proslýchá, že chtějí odejít
Jsou extrémně pasivní a potřebují neustálý fyzicky dozor
Neumí pracovat samostatně a pořád se na něco ptají kolegů/vedoucího
Dělají si „melouchy“ v pracovní době
Nechtějí pracovat na dálku
ŘEŠTE TO INDIVIUÁLNĚ A ZAMĚŘUJTE SE
NA MOŽNOSTI, JAK TO MŮŽE JÍT
Nábor nových pracovníků na dálku - průběh přijímacího pohovoru
•
•
Uchazeč i zaměstnavatel souhlasí s pohovorem na dálku
•
•
•
•
•
•
•
Zašlete uchazeči přístupové údaje do systému a technické podmínky
Stanovte termín a způsob komunikace (Skype, vnitrofiremní videokonferenční
systém)
Obě strany by se měly připojit z klidného prostředí, kde mají soukromí
Moderátorem je zaměstnavatel
Moderátor by měl dokonale ovládat techniku
Vyzvěte uchazeče k zapnutí web kamery
Vyzkoušejte zvuk
Začněte pohovor jako při fyzickém setkání
Technické podmínky pro úspěšný pohovor na dálku
•
•
•
•
•
•
Počítač, notebook nebo profesionální videokonferenční systém (méně vhodný)
Videokonferenční software nebo Skype
Důležité: Webová kamera
Sluchátka nebo reproduktory
Mikrofon
Rychlost připojení k internetu 1Mb/s
(www.rychlost.cz)
Tipy pro manažery, jak úspěšně vést pohovory na dálku
•
Na pohovory na dálku si musíte zvyknout (u někoho záležitost několika
pohovorů, u jiného měsíců)
•
V případě nepřekonatelných technických problémů si domluvte náhradní
termín, netrapte se tím
•
•
•
Na začátku pohovor vše uveďte jako při fyzickém setkání
Pokud požadujete po uchazeči kameru, musíte ji mít taky
Fyzické dokumenty můžete s uchazečem sdílet na dálku na obrazovce
Tipy pro manažery, jak úspěšně vést pohovory na dálku
•
•
Neskákejte do řeči – vždy předávejte slovo
•
Při použití nezabezpečené komunikace (např. Skype) se vyhněte vysoce
důvěrným informacím
•
•
Pokud pohovor nahráváte, uchazeči to předem oznamte
Snažte se vědomě řídit řeč svého těla jako při fyzickém setkání (pokyvování
hlavou, úsměv, apod.)
Při testování na dálku nechejte kameru i zvuk na straně uchazeče zapnuté –
ochrana proti podvodům
Odlišnosti pohovoru na dálku od fyzického pohovoru
•
•
•
Snížená schopnost vnímání neverbální komunikace
•
•
•
Nutno důsledně moderovat, abyste si neskákali do řeči
Mohou nastat technické problémy (nutno s tím počítat)
V případě výpadku internetu se ihned připojte znovu – buďte v pohodě, ať
nevystresujete uchazeče
Využití chatu pro doplňování otázek a odpovědí
Možnost pořízení video záznamů pro posouzení kandidáta dalšími osobami
Vyberte a zaveďte vhodné IT nástroje pro práci na dálku
Zamyslete se…
•
•
Co vám osobně chybí za počítačové nástroje v organizaci?
•
•
Kde se ztrácí nejvíce informací?
Kde vidíte nejčastější problémy a kolize při komunikaci v týmech, s
podřízenými, s vedením?
Co by se dalo vylepšit při komunikaci se zákazníky?
Tipy pro zlepšení procesů s využitím IT nástrojů
•
Emaily všech pracovníků (mimo výrobu) jsou dostupné odkudkoliv a kdykoliv přes
notebook a smartphone/tablet
•
Všichni pracovníci mají okamžitý přehled, kdo co dělá a kde se právě nachází
přes online kalendář
•
Všechny dokumenty firmy jsou dostupné kdykoliv a odkudkoliv přes notebook
nebo smartphone
•
Každý pracovník má nainstalovaný na svém notebooku instant messaging (chat)
a aktivně ho využívá
•
Každý pracovník může kdykoliv využívat
videokonferenci v notebooku nebo smartphone
Tipy pro zlepšení procesů s využitím IT nástrojů
•
•
Firma má intranet s informacemi, fotkami, videi dostupné odkudkoliv
•
Všechny firemní databáze a data jsou dostupné bezpečně odkudkoliv přes
notebook nebo smartphone/tablet
•
Pracovníci mohou se zákazníky i dodavateli snadno a kdykoliv sdílet pracovní
plochu jejich notebooku, aby jim dokázali na dálku pomoci
•
Máte funkční vnitrofiremní komunitní síť, kde se může jakýkoliv pracovník vyjádřit
k libovolnému tématu a sdílet informace
•
Máte plně automatizované všechny opakující se procesy pomocí databázových
online aplikací, kde to je finančně návratné
Celá firma má zavedené řešení pro vzdělávání pracovníků a zákazníků na dálku,
aby nemuseli fyzicky docházet do centrály/kanceláře
Ukázka vybraných IT nástrojů pro práci na dálku
•
•
•
•
•
•
•
Videokonference softwarové
Sdílení pracovní plochy
Sdílení dokumentů v Google Apps
Přístup do dokumentů přes smartphone
Yammer – sociální síť
Elearning (např. BOZP)
Databázový systém Zoho
Softwarové videokonference
Sdílení pracovní plochy
Sdílení dokumentů v Google Apps
Přístup do dokumentů přes smartphone
Vnitrofiremní sociální síť - Yammer
Elearning
Databázový systém Zoho Creator
Jak začít pracovat na dálku ve vaší organizaci?
•
•
Ideálně začněte auditem procesů a nákladů organizace
•
•
Identifikujte potenciální problémy a rizika a najděte pro ně řešení
•
•
Najděte v organizaci příznivce myšlenky
Vytipujte oblasti s největším potenciálem úspor / nefinančních přínosů
vyplývajících z podpory práce na dálku
Komunikujte napříč organizací vaše záměry a vysvětlete důvody PROČ a
dále přínosy pro organizaci i pracovníky
Nastavte pravidla pro práci na dálku či práci z domova a
zaveďte vhodný podpůrný software a hardware
•
•
•
Proveďte pilotní ověření s příznivci
Začněte s plošným zaváděním až po pilotním ověření
Proškolte všechny uživatele (fyzicky, vzdáleně nebo automaticky pomocí
návodů a video školení)
Proveďte pilotní ověření s příznivci – tipy na práci s IT nástroji
•
•
•
•
Používejte videokonference při fyzických poradách - připojíte kolegy na dálku
•
•
•
Neposílejte žádné dokumenty fyzicky – skenujte i včetně podpisů smluv
•
Přemýšlejte, jak zapojit do pracovního procesu nejrůznější mobilní aplikace na
míru šité pro vaši organizaci
Začněte se spojovat přes Skype namísto fyzických schůzek
Aktivně používejte online kalendáře pro plánování kapacit a dostupnosti
Nabídněte zákazníkům online schůzky místo fyzické návštěvy (argument - nižší
náklady na cesťáky)
Pracujte pravidelně mimo kancelář, abyste byli nuceni pracovat na dálku
Zanalyzujte všechny Excel tabulky, které ve firmě používáte a zvažte, jestli by
vám neusnadnilo/nezrychlilo práci, kdyby bylo online a vzájemně provázané
Proveďte pilotní ověření s příznivci
•
•
•
•
•
•
•
Vyžadujte alespoň ústní podporu managementu
•
•
Zveřejňujte úspěchy pilotu v rámci celé firmy
•
6 měsíců by měla být dostatečná doba na prokázání pozitivních výsledků
Příznivce zaškolte na software a seznamte je s pravidly pro práci na dálku
Pravidelně vyhodnocujte úspory, přínosy a nové příležitosti
Úspory a přínosy co nejpřesněji vyčíslete finančně
Pravidelně vyhodnocujte problémy a hledejte na ně řešení
Vyhodnocujte a vyčíslete extra náklady nebo ztráty
Jednotlivé počítačové nástroje začněte používat postupně, když budete cítit, že
vám něco chybí
Zveřejňujte příklady dobré praxe, které vyhovují organizaci, konkrétnímu
oddělení či osobě
Jak začít pracovat na dálku ve vaší organizaci?
•
•
Ideálně začněte auditem procesů a nákladů organizace
•
•
Identifikujte potenciální problémy a rizika a najděte pro ně řešení
•
•
Najděte v organizaci příznivce myšlenky
Vytipujte oblasti s největším potenciálem úspor / nefinančních přínosů
vyplývajících z podpory práce na dálku
Komunikujte napříč organizací vaše záměry a vysvětlete důvody PROČ a
dále přínosy pro organizaci i pracovníky
Nastavte pravidla pro práci na dálku či práci z domova a
zaveďte vhodný podpůrný software a hardware
•
•
•
Proveďte pilotní ověření s příznivci
Začněte s plošným zaváděním až po pilotním ověření
Proškolte všechny uživatele (fyzicky, vzdáleně nebo automaticky pomocí
návodů a video školení)
Plošné zavádění práce na dálku / práce z domova
•
•
•
•
•
•
Vyžadujte přímé zapojení managementu
•
Ve fázi běžného používání (po 1 roce) vyžadujte práci na dálku i po odpůrcích
(v případě, že i přes pozitivní výsledky nebudou mít zájem se zapojit, tak je na
zvážení jejich další setrvání v organizaci)
•
•
Nabírejte již pouze zaměstnance s pozitivním přístupem k práci na dálku
Pracujte na začlenění práce na dálku do firemní kultury
Vytvořte pravidla/doporučení a na ty proškolte všechny zaměstnance
Požadujte jejich dodržování, ale nebojte se dělat výjimky
Kdo se nechce v první fázi zapojit, nenuťte ho
Odpůrce motivujte postupně pozitivními výsledky a poukazováním na jejich
neefektivitu (ideálně obecně, nikoliv konkrétně)
Proškolte všechny zaměstnance na používání softwarových i hardwarových
nástrojů
Plošné zavádění práce na dálku / práce z domova
•
•
•
•
•
•
Dále pravidelně vyhodnocujte úspory, přínosy a nové příležitosti
•
Využijte úspěchů a snížení nákladů firmy pro vaše pozitivní PR a marketing
Úspory a přínosy co nejpřesněji vyčíslete i finančně
Pravidelně vyhodnocujte problémy a hledejte na ně řešení, ty zveřejňujte
Pravidelně vyhodnocujte pravidla, chybějící zaveďte, nefunkční odstraňte
Vyhodnocujte a vyčíslete extra náklady nebo ztráty
Sdílejte příklady dobré praxe, které vyhovují organizaci, konkrétnímu oddělení
či osobě
•
Můžeme být rychlejší, kvalitnější nebo levnější než konkurence, protože
pracujeme na dálku
•
•
Naše služby vám přineseme až do domu, už žádné cestování
Naši zaměstnanci jsou flexibilní a reagují kdykoliv to právě potřebujete
Jak začít pracovat na dálku ve vaší organizaci?
•
•
Ideálně začněte auditem procesů a nákladů organizace
•
•
Identifikujte potenciální problémy a rizika a najděte pro ně řešení
•
•
Najděte v organizaci příznivce myšlenky
Vytipujte oblasti s největším potenciálem úspor / nefinančních přínosů
vyplývajících z podpory práce na dálku
Komunikujte napříč organizací vaše záměry a vysvětlete důvody PROČ a
dále přínosy pro organizaci i pracovníky
Nastavte pravidla pro práci na dálku či práci z domova a
zaveďte vhodný podpůrný software a hardware
•
•
•
Proveďte pilotní ověření s příznivci
Začněte s plošným zaváděním až po pilotním ověření
Proškolte všechny uživatele (fyzicky, vzdáleně nebo automaticky pomocí
návodů a video školení)
Kvalitní školení na začátku = půl úspěchu
•
Nedovolte, aby si lidé domýšleli, co je/není pravda. Je zodpovědností
managementu jasně definovat vizi, cíle i cestu. To bez školení nelze.
•
•
•
Většina lidí nejsou IT nadšenci, ale běžní uživatelé techniky a softwaru
•
•
Vytvořte si strategii trvale se učící organizace
Když jim něco nefunguje, tak to raději budou odmítat, než hledat řešení
Dobré praktiky (best practices) se standardně vytvářejí roky, pouze zaškolením
je můžete na pracovníky přenést téměř okamžitě!
Podporujte vzájemnou výměnu informací a znalostí mezi zaměstnanci (oceňujte
sdílení informací a dávejte najevo negativní postoj vůči zadržování informací
nebo know-how)
Vhodně kombinujte nejrůznější možnosti vzdělávání
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Vzájemné sdílení znalostí zaměstnanci mezi sebou
Informace Just in time – poradce přes internet
Individuální koučing nebo mentoring
Fyzické workshopy a školení
Vzdělávání přes videokonference ve formě webinářů
Opakované informace formou elearningu včetně testování znalostí
Diskusní fórum zaměstnanců
Vnitrofiremní komunitní síť
Elektronické nebo tištěné časopisy, elektronické nástěnky
Nezakazujte přístupy na sítě jako LinkedIn, Facebook či Twitter nebo
videoservery (s návody) – pouze stanovte co je v pořádku a co není
Buďte produktivní a pracujte
na dálku. Držíme vám palce ;-)
Poskytujeme komplexní služby pro efektivní práci na dálku
•
Programování softwaru přístupného odkudkoliv – webové portály a
mobilní aplikace
•
•
•
•
•
•
•
•
Zavádění Google Apps a Microsoft Office 365
Vzdělávání na dálku ve formě elearningu a webinářů
Zavádění systémů pro videokonference
IT podpora na dálku
Zavádění firemních sociálních sítí
Podpora talent managementu
Audity firemních procesů a nákladů
Školení a poradenství na míru ve výše uvedených oblastech
Více: www.pracenadalku.cz/sluzby-pro-firmy
O Lektorovi
Ing. Michal Martoch
Konzultant a lektor pro práci a vzdělávání
na dálku, specialista na talent management
Tel: 604 372 052
Email: michal.martoch@ pracenadalku.cz
Web: www.pracenadalku.cz
Prostor pro vaše dotazy