Top Tipy

–
Listopad 2014
Jak zastavit obtěžující “Vyrušování”
Jeff Whittle, TAB Metro Dallas, www.tabmetrodallas.com
Máte zavedeny pro své zaměstnance pravidelné „úřední“ hodiny?
Pokud ne, zjednodušujete to lidem, kteří vás pak mohou kdykoliv rušit a
ztěžujete to sobě, neboť nebudete mít dostatek soustředění a tím ani
času na svou práci.
Předpokládám, že trávíte hodně času „ve svém podnikání“ - možná i více,
než byste chtěli. Když se řekne "mít své úřední hodiny" myslím tím, že
byste si měli zavést jednoduchou „proceduru“, která vám uvolní ruce a
přinese tak více osobního času.
Když se například vrátíme k prvnímu dni vašeho studia na střední či
vysoké škole. Co vám sdělil váš profesor hned v úvodu? Poté, co vám
rozdal osnovy, oznámil všem i své "úřední hodiny". Tím zaručil, že ve své
kanceláři vám bude pravidelně k dispozici, ale jen v konkrétně stanovené
hodiny. Pokud byste chtěli mít konzultaci mimo tyto úřední hodiny, budou
vás vítat jen zamčené dveře do kanceláře, jako připomínka úředních
hodin profesora.
Nyní se vraťme zpátky do současnosti.
Během „obvyklého“ pracovního dne mají na vás vaši zaměstnanci různé
dotazy, chtějí s vámi řešit své problémy a otázky. To sice bývá obvyklé a
často v pořádku, ale když se na vás obrací „kdykoliv“ a chtějí hned znát
vaše stanovisko či návrh, budou vás zbytečně časově zatěžovat.
ŘEKLI O NÁS
Díky členství v TAB Boardu již nejsem
na podnikání sama. Mám k dispozici
široký tým zkušených podnikatelů, se
kterými
se
mohu
poradit
při
řízení firmy.
Cítím podporu kolegů v TAB Boardu,
což mi dodává energii do další práce.
Alexandra Nedvědová
EXTEL CZ, Praha
Když vás zaměstnanec často žádá o schválení, porozumění, dohodu
nebo jen podporu, může se z toho stát zvyk diskutovat o tom s vámi
kdykoliv. A tak řetězec mnoha přerušení vaší činnosti v průběhu dne, kdy
se zabýváte agendou jiných lidí, vede k tomu, že vaší vlastní práci
nestíháte a jste pak tlačen pracovat dlouho do večera nebo i o víkendu. A
to rozhodně není dobré a asi to není ani vaším cílem, že?
Ale co se stane, když svým zaměstnancům oznámíte svůj denní časový
harmonogram a budete ho dodržovat? Mohu vám říci, co se stane budete řešit stejné otázky, ale více organizovaným způsobem a uděláte
svou vlastní práci lépe a rychleji.
Dobří manažeři si proto plánují pravidelné schůzky, kde vyřeší se svými
zaměstnanci spoustu otázek najednou.
Zkuste to. Nahlaste vašemu týmu denní dobu, po kterou se budete
věnovat otázkám a problémům, které právě nastaly. Během této doby
nebudete plánovat své schůzky, nebudete telefonovat, číst e-maily ...,
budete prostě k dispozici každému, kdo vaši pomoc, potřebuje.
Udělejte to a důsledně. Ušetříte svůj čas a budete pracovat efektivněji.
Zpočátku to sice bude nějakou dobu trvat, než si lidé zvyknout dodržovat
vaše úřední hodiny. Budou zapomínat, nebude v tom úmysl a vy si
řeknete, když už jsou tady, je jednodušší to vyřešit. Ale to je špatně.
Můžete totiž očekávat, že budete testován. A můžete také očekávat, že
lidi budou ignorovat vaše úřední hodiny s jinými než opravdu důležitými
důvody. Pokud je nepošlete pryč, budete sami na vině, že to nefunguje.
Připomeňte proto nezvaným hostům své úřední hodiny, kdy jim dáváte
prostor pro jejich problémy a otázky.
Úspora času použitím ICT
technologií
I když používání některých ICT technologií a SW ve firmě jejich uživatele
časově zatěžuje (nevyžádané e-maily, rušivé reklamy apod.), mohou další
též vést k velké úspoře času. Vzpomeňte si na psací stroje, kde každá
chyba musela být pečlivě opravena nebo čas potřebný k zaslání dopisu či
faktury poštou - na rozdíl od psaní rychlého e-mailu.
V současné době existuje mnoho způsobů, jak podnikatelé využívají
moderní ICT technologie k úspoře svého času.
Dnešní podnikatelé často využívají digitální záznamníky a software pro
rozpoznávání řeči (který rychle přepisuje digitální audio záznam do
elektronického dokumentu) pro zachycení jejich nových nápadů nebo
jiných poznámek během dne. Nejen, že tak neztratí tyto podněty a
myšlenky, ale zároveň jim je umožní rychle a snadno přenést do počítače
ve formě dokumentu – a to pomocí softwaru pro rozpoznávání hlasu. Paul McGinnis, Precision Index Equipment
V minulosti naši pracovníci trávili spoustu času hledáním starých faktur –
například při zodpovídání dotazů nebo poskytování náhrad zákazníkům.
Nyní, když jsme naskenovali všechny faktury do počítače do formátu pdf,
můžeme téměř okamžitě (na kliknutí) získat informace, které
potřebujeme, a to bez plýtvání drahocenného času. - Trace Blakely,
United Parts Plus
Dávám jinou e-mailovou adresu významným zákazníkům, dodavatelům,
apod., a pak tyto zprávy chodí na můj mobilní telefon se speciálním
vyzváněcím tónem. Tak jsou nejdůležitější e-maily vyřízeny včas, zatímco
jiné e-maily mohou počkat na vyřízení později, nebo některé zcela
ignorovat. - Sam Minick, Minick Materials
Při sběru vizitek na akcích si zapisuji krátké poznámky na zadní stranu,
které mi později připomenou, kde/ kdy jsem dotyčnou osobu potkal.
Zároveň, když si pořídíte skener vizitek, můžete tyto kontakty rychle
přenést do systému pro správu kontaktů (Outlook, ACT, atd.). Tím se
zjednoduší jejich správa a zvýšíte svou produktivitu při následných
obchodních aktivitách. - John Almont, Communicator Tel Inc.
Top Tipy, listopad 2014 | Vydává: TAB Board CZ, Dělnická 2, 170 00 Praha 7 | kontakt: [email protected],
www.tabcz.cz | Texty a jejich části mohou být přetištěny pouze se souhlasem vydavatele. | Vydáno 27.11. 2014
www.tabcz.cz
Top Tipy
Odložené hovory
Michael Finkler, Team Restoration
Chcete-li maximalizovat svůj čas v
průběhu pracovního dne, osvědčil se
mi způsob telefonovat pouze v
určeném čase - 08:00, 11:30 a 16:00.
Můj záznamník i emailová zpráva
označuje dobu, kdy se ozvu nazpátek.
Mí zákazníci tento systém oceňují,
protože pak vědí, kdy mohou
očekávat můj zpětný telefonát.
Samozřejmě, pokud je to důležité,
moje zpráva obsahuje také postup pro
okamžité zpracování hovoru.
Vést svou firmu „z nadhledu“
Blair Koch, TAB-Denver West,
http://www.tabdenverwest.com/
Někdy je potřeba si v našem
podnikání
připomenout
některé
základní věci - jako je delegování a
nepřebírání výzev, které jsou v
kompetenci ostatních zaměstnanců.
Také je dobré alespoň jednou týdně
se potkat se svými vedoucími
pracovníky - třeba na obědě. Tím
získáte možnost si rychle ověřit jejich
stav a ujistit se, že jsou na „správné“
cestě z hlediska jejich úkolů. Další
věcí, kterou musíte udělat, je
naplánovat si čas i pro sebe (možná i
se svým týmem) a pracovat na rozvoji
svého podnikání. Toto je velmi
důležitá doba, kdy byste neměli
odpovídat na telefony, e-maily, atd.
Vaše úsilí musí být zaměřeno na váš
rozhodující faktor úspěchu a na to, co
je třeba udělat k dosažení zlepšení
vašeho podnikání a plnění osobní
vize.
Nenechte se zákazníky obírat o
čas
Bernadette O'Donnell, Amen
Packaging
Někteří prodejci si nejsou vědomi
svých nákladů, které generují své
společnosti tím, že nedávají pozor na
čas, který investují do zákazníků ve
vztahu k získaným tržbám. Nedávno
jsem analyzovala množství času, který
investují do svých zákazníků ve
srovnání s objemem prodejů které
byly uskutečněny. Náš prodejce byl
šokován tím, jak málo si “vysloužil” za
čas strávený s některými zákazníky.
Bylo to pro něj poučení. Nejenže se
pak už “zastavil” pokaždé, když měl
zákazník nereálné požadavky, ale
také naučil své zákazníky, aby si cenili
nejen svého, ale i jeho času.